Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort C - Basis ... · PL C, 03.05.2011, v9 1 Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort C - Basis Konzernstandard BCM (Bahn Content Management)

1 PL C, 03.05.2011, v9

Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort C -

Basis Konzernstandard BCM (Bahn Content Management)

Deutsche Bahn AG

Compliance, Datenschutz, Recht und Konzernsicherheit

Jens-Uwe Gehrke, Fachverantwortlicher myCube

Frankfurt, 25.11.2014,

C-Award 2013 – Team

myCube – Kategorie

Wirtschaftlich

Aus 42 Einzel-

anforderungen

werden 6

Gruppen

gebildet

Im GJ 2011 existierte im Ressort C keine einheitliche

Vorgehensweise für den Umgang mit elektronischen Dokumenten

2 Projekt myCube - Masterchartsatz

• In Gruppenlaufwerken, Lotus Notes-Datenbanken, Drittanwendungen und als lokale

Kopien auf Festplatten wurden Dokumente in den Bereichen oft redundant gehalten.

• Der Austausch von Dokumenten zwischen den Bereichen wurde größtenteils über E-

Mail-Korrespondenz realisiert.

• Neben der fehlenden bereichsübergreifend geregelten Ablagemöglichkeit, gab es bis

zur Einführung von myCube keine Möglichkeit, die vielen Arbeitsprozesse der

Bereiche durch ein elektronisches System zu unterstützen.

• Suchfunktionen, Fristenkontrolle sowie Aufbewahrungs- und Löschfristen konnten im

Rahmen der Gruppenlaufwerke nicht automatisiert werden – zudem bestand keine

Schnittstelle zu Lotus Notes.

Ausgangslage

Inhalte und

Strukturen Bedienung

Sicherheit

Schnittstellen

Workflow

Archivierung

Anforderungen


BCM ist die Grundlage für ein einheitliches und zeitgemäßes bahnweites

Dokumentenmanagement auf Basis SER Doxis4 über den gesamten Lebenszyklus von

Dokumenten

Möglichkeit der Dokumentenablage aus

Standardanwendungen

(z.B. Notes für E-Mail Archivierung, Office, SAP)

Dokumentenverwaltung

Aktenverwaltungen

Unterstützung revisionssicherer Archivierung

Nach Betrachtung verschiedener DMS-Systeme erfüllt der

Konzernstandard ‘BCM‘ am besten die gewünschten Anforderungen

Die technische Lösung PR-BCM auf Basis der DOXiS4 iECM Suite ist seit 01.01.2011 als

unternehmensweite Lösung für dokumentenzentrierte Verarbeitung von Informationen als Standard im Bahnkonzern

definiert.

Mit dem Ziel eine einheitliche Vorgehensweise zum Umgang mit

Dokumenten sicherzustellen, wurde das Projekt myCube aufgesetzt

4

Projekt myCube - Masterchartsatz

Zielsetzung

Vorgehen

Bereichsübergreifenden einheitlichen Umgang mit elektronischen

Dokumenten gewährleisten

Redundanzen in der Ablage elektronischer Dokumente vermeiden

Wirtschaftlichkeit des Ressorts C durch effizienten Umgang mit

elektronischen Dokumenten steigern

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren

und somit auch fördern

Benchmarkanalyse bestehender Dokumentenmanagementsysteme sowie

vorherrschender Systeme im Deutsche Bahn Konzern

Nach Abstimmung mit relevanten Gremien Definition des Projektes myCube

Pilotierung myCube im Bereich Datenschutz

Sequentielle, bereichsspezifische Bearbeitung der Konzeption, Schulungen

sowie Einführung von myCube

Rollout myCube im Ressort C und Anbindung Dezentrale

4

myCube unterstützt die DB aktiv auf dem Weg zur Erreichung

der Strategie DB2020


myCube setzt sich aus dem Standard BCM, Lotus Notes Schnitt-

stelle (ICC), Arbeitsumgebungen sowie Übergreifende Akte und

Personenscharfe Rechte zusammen


Konzern-

standard

BCM

Lotus Notes

Schnittstelle

(ICC)

Arbeitsumge-

bungen

Übergreifende

Akte /

Personen-

scharfe Rechte

Vorteile Doxis4 ECM

Keine redundante Dateiablage


Dokumente sind oft

redundant gespeichert

Gruppenlaufwerke

Access Datenbanken

Lotus Notes Datenbanken

Persönliche Laufwerke

Dokumenten-

ablage aus

Standard-

anwendungen

Persönlicher

Postkorb

Unterstützung

dokumenten-

basierter

Prozesse

Dokumenten- und

Aktenverwaltung


Ressort C

Erfüllung der

Vertraulichkeitsrichtlinie

Erfüllung Schutzbedarf HOCH

(ITK Sicherheit)

Sichere Anbindung

dezentraler Einheiten

Versionierung relevanter Dokumente

Revisionssichere Archivierung

Konsequente Anwendung

Konzernstandard BCM

Systemseitige Einhaltung der

Löschfristen

Umfassendes rechtskonformes

Rollen- und

Berechtigungskonzept

Systemseitige Einhaltung der

Aufbewahrungsfristen

Sicherer Dokumentenaustausch

mit externen

Rechtsanwaltskanzleien

(z. B. Stuttgart 21)

Compliance

Konzernsicherheit Recht

Datenschutz

myCube unterstützt aktiv die Arbeit aller Führungskräfte und

Mitarbeiter in den vier Themenfeldern des Ressorts C

Mit der speziellen Erweiterung für das Ressort C ‘Übergreifende

Akte‘ können Anwender in myCube bereichsübergreifend arbeiten


CR CC CD CZ

User A User B User C User D KeyUser bestimmt

Verantwortlichen für

die Akte

Verantwortlicher kann

User aus dem

gesamten Ressort auf

seine Akte

berechtigen

Übergreifende Akte

Anlage der

Übergreifenden Akte

durch die KeyUser

Darüber hinaus können für die Bereiche (Bsp. CR) personenscharfe

Rechte für die kleinste Berechtigungsebene vergeben werden


Gruppe

CRI

CR CC CD CZ

CRI-Akte

CRP-Akte

CRH-Akte

User A

User B

Gruppe

CRP User C

User D

Gruppe

CRH User E

User F

Kleinste

Berechtigungsebene

ist die Akte

Anlage der Gruppen

durch die KeyUser im

jeweiligen Bereich

Akten können

Gruppen & Usern aus

dem gleichen Bereich

zugeordnet werden

12

Transparenz und Akzeptanz

bei allen Führungskräften und

Mitarbeiter schaffen

Um die erfolgreiche Implementierung von myCube sicherzustellen

wird ein ganzheitliches Change Management Konzept umgesetzt

Rollen- und

Aufgabenverständnis

transparent gestalten und klar

kommunizieren

Führungskräfte und

Mitarbeiter befähigen, myCube

in ihrer täglichen Arbeit

erfolgreich anzuwenden

…maßgeschneidert für alle beteiligten Rollen und Bereiche

Konzern-

sicherheit Recht Compliance

User

Key User

Anforderungen aufnehmen Definition Rollen + Aufgaben

Qualifizierung

Unterstützung Ausübung Rolle

Sounding Board

Lessons learnt Forum

Review WS

Allgemeine Unterstützung

Regelmeetings Infoveranstaltungen/ -schreiben

Fachadmins

Datenschutz

TPL

Ziele des Change Managements

Projekt myCube - Masterchartsatz

Die Befähigung aller Mitarbeiter und Führungskräfte zur

Bedienung von myCube erfolgt im Rahmen von Schulungen

Admins

11 Personen – je 2 Tage KeyUser

Schulung (Berlin und Frankfurt)

1 Veranstaltung & 3 Tage Schulung

SER (Programmumgebung) (Berlin)

KeyUser

75 Personen – je 2 Tage Schulung

8 Veranstaltungen

(Berlin und Frankfurt)

User

335 Personen – je 1 Tag Schulung

36 Veranstaltungen


Dezentrale User

~ 168 Personen – je ½ Tag Schulung

kombinierte Veranstaltungen



Admins

KeyUser

User

Unterstützung

- Austausch Admins

und Keyuser

- Hilfestellungen

für Anwender

Cockpit C Geschützter, interner Bereich

Dezentrale

User


Die Verzahnung Change- und Projektmanagement fördert den

Veränderungsprozess im Projekt myCube

Zusammenspiel von Change Management

Auswirkungen des Projekts

auf Mitarbeiter werden von

Beginn an berücksichtigt

…und Projektmanagement

2.

Projektstart

3. Projekt-

planung

1.

Projekt-

definition

5.

Projekt-

evaluation

4. Projekt-

durchführung

Projekt-

management

Analyse

Konzeption

Evaluation

Umsetzung

Change

Management

Kommunikation

des Projekts

nach außen

verläuft geplant

und zielgerichtet

Erfolgsmessung mit

„harten“ und „weichen“

Indikatoren

Nachhaltigkeit

durch Commitment

der Betroffenen

Die Einführung der Anwendung myCube verbessert die

Zusammenarbeit im ganzen Ressort – Nutzen Organisation


Nu

tzen

bei

Ein

füh

run

g d

es S

yste

ms (

Au

sw

ah

l)

Sicherstellung von Dokumentenklassifizierungen nach RiL 135.2001 (Vertraulich, DB intern, etc.)

Revisionssichere Dokumentenablage und Archivierung (ggf. inkl. Zertifizierung)

Konsequentes Rollen- und Berechtigungskonzept über alle Bereiche des Ressorts C

Anbindung von dezentraler Organisation und Geschäftspartnern bei hochsensiblen Projekten

Konzernstandard BCM ist mehrsprachig ausgelegt: Deutsch, Englisch, Französisch u .Italienisch

Standardisierte Prozessabläufe der Bereiche können mittels Workflowfunktion unterstützt werden

Helpdesk Unterstützung (Ticketing) kann mittels Workflowfunktion abgebildet werden

Migration von bestehenden digitalen Dokumenten ins BCM werden projektseitig unterstützt

Die Einführung der Anwendung myCube verbessert die

Zusammenarbeit im ganzen Ressort – Nutzen Anwender


Nu

tzen

bei

Ein

füh

run

g d

es S

yste

ms (

Au

sw

ah

l)

Einfache Zuordnung von Dokumenten zu Vorgängen/Themen

Schnelle und komfortable Suche von Dokumenten und E-Mails

Nachvollziehbarkeit durch Versionierung (Auditsicherheit)

Werkzeugpalette bietet Möglichkeiten Zettel, Stempel oder Zeichnungen auf ein Dokument zu legen

Gleichzeitige Verwendung von Dokumenten durch mehrere Anwender (Check in / Check out Funktion)

Intelligente E-Mail Integration: Lotus Notes Modul (ICC) findet die richtige Akte für eingehende E-Mails

Dokumente sind auch im Offlinebetrieb bearbeitbar und somit „immer dabei“

Keine redundante & speicherintensive Datenablage mehr (Lotus Notes, BKU-GrpLw, x-Laufwerke)

Mandant HARFA

Derzeit bildet BCM als Basisplattform für myCube weitere

Mandanten des DB Konzerns ab


Mandant DB Dialog Mandant DB Vertrieb

Mandant Immo-Akte Mandant Projektbau

Mandant Ressort C

Plattform BCM

CR Team CZ

Mandanten sind vollständig voneinander getrennt

Keine mandantenübergreifende Suche / Workflows

Getrennte Ablageumgebungen innerhalb eines Mandanten möglich

Suche / Workflows über mehrere Ablageumgebungen möglich

Rechts- oder revisionssichere Archivierung nur je Mandant / Verfahren

CC CD

Recht

Innerhalb des Mandanten nutzen die Bereiche ihre eigenen,

geschützten Ablagestrukturen und können sich im ressortweiten

Bereich austauschen


Konzernsicherheit

Team C

Datenschutz Compliance

Ressortweiter Bereich für übergreifende Themen

Dez.

Orga

Portal C Offener, konzernweiter Bereich

Cockpit C Geschützter, interner Bereich

Information

Kommunikation

Wissen

BCM Mandant

des Ressorts C

Dez.

Orga

Dez.

Orga

Dez.

Orga


Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort C - Basis ... · PL C, 03.05.2011, v9 1 Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort C - Basis Konzernstandard BCM (Bahn Content Management)

Documents