www.it-novum.com © it-novum GmbH Seite 1 www.it-novum.com © it-novum GmbH Seite 1 Enterprise Content Management als zentrale Informationsverwaltung in einer klassischen Unternehmens- Umgebung
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Enterprise Content Management
als zentrale Informationsverwaltung in einer klassischen Unternehmens-
Umgebung
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Agenda
Kurzvorstellung it-novumOpenSource DiamantHerausforderung ECMLösungsbeispiele mit Alfresco & Ko
PortalWCMDMSArchiv
Zusammenfassung
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it-novum: Ihr Partner für Open Minded Business Lösungen
>55 Mitarbeiter, ø 16% Wachstum pro Jahr>50% externe Kunden, Kunden aus Mittelstand und GroßkonzernenNiederlassungen in D-A-CH*Datacenter der KAP-Konzerngruppe (SAP CCC - CustomerCompetenceCenter, SAP BusinessPartner, Nagios Enterprise Partner)Synergieeffekte & Innovationen durch Konzernzugehörigkeit
Projektmanagement und Beratung
Einführung und Schulung
Integration und Schnittstellen
Support undSubscription
Hosting und Managed Services
Konzeption und Architektur
„Best-Source“
Abdeckung der kompletten Wertschöpfungskette
* D seit 1960, seit 2000 als it-novum GmbH , AT seit 2008, CH in 2009 geplant
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Dat
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fer
Frontend & PortaleOffice-Anwendungen, Browser, mobile Geräte
InfrastrukturBetriebssystem, Virtualisierung, Storage, Datenbanken, Backup, Mail…
CRM ECM ERP ITSM Kunden spez.
Workflow & Prozessengine
Dashboards, Kennzahlen, Reporting und Analyse
it-novum Lösungsportfolio
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Open Source Diamant: Mehr Wertbeitrag für IT-Projekte
AbhängigkeitVom Hersteller/LieferantVon Releasezyklen
SicherheitSicherheitslücken im CodeStabilität des „Intellectual Assets“
FlexibilitätIndividuelle AnforderungenSchnittstellen / Integration
KostenLizenzen, WartungImplemetierung, Support
InnovationProzessunterstützung„Kooperative Individualentwicklungen“
abhängigkeit
Open SourceClosed Source
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Herausforderung ECM„The technologies used to capture, manage, store, deliver and preserve
information to support business processes“ – AIIM 2003
alle Dokumente und Informationenim Kontextfrei von Typ, Quelle und Nutzungjederzeitüberall
ein revisionssicheres Archiv, d.h. leistungsfähiges ECM als Werkzeug füreffiziente Geschäftsprozesse
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Ziel: Informationsverfügbarkeit
Alfresco
Office-Applikationen
E-MailExchange, Lotus Notes, etc.
DatenbankenReports
Unternehmens-Applikationen
TIFF/PDF
TIFF/PDForiginär
TIFF/PDForiginär
TIFF/PDF
API
MAPI/API
ODBC
API
TIFF/Spooldaten
TeamworkOrdnerStrukturenVorlagenInhalte
ScannerMFGFaxDruckerTIFF/PDF
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Informationsaustausch am Beispiel E-Mail
Ein geschäftsrelevanter E-Mail ProzessWiederfindbarkeitNachvollziehbarkeit Vermeidung Redundanzen
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Anwend. BProzess B
Anwend. CProzess C
Prozess übergreifender Informationsaustausch
Anwend. AProzess A
Anwend. DProzess D
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Informations- und Versionsmanagement
Anwend. BProzess B
Anwend. CProzess C
Anwend. AProzess A
Anwend. DProzess D
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Papier ECM/DMS ECM/DMS
BearbeitungZugriff und AblageVerteilung/Durchlauf
Einsparpotentiale
Quelle: Andersen Consulting, ITN
(eigene Erfahrung)
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Die Open Source Alternative für ECM: AlfrescoUnser Ziel ist es, mit Alfresco ein Open Source Enterprise Content Managementanzubieten, das kommerzielle Produkte wie Documentum oder Microsoft®SharePoint® in Funktionsumfang und Nutzen übertrifft
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Architektur Alfresco
Alfresco Share
Alfresco Surf
AlfrescoDocument
Management
AlfrescoWeb ContentManagement
JavaServerFaces (JSF)
REST & WebServices API CMIS MS Office
SharePoint ProtocolCIFS, WebDAV,
FTP & NFS JAVA
Alfresco Repository
Components
Pages Templates
Sites People CollaborationComponents YUI
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Beispiele: DMS und CIFS IntegrationDas Alfresco-Repository entspricht einem freigegebenen Laufwerk. Sie könnenalso einfach dieselben Anwendungen wie bisher weiterbenutzenz.B. Microsoft Office, Open Office, Dreamweaver oder AutoCAD
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Dateisystem in AlfrescoAlfresco verwandelt das einfache, freigegebene Laufwerk in ein virtuelles Datei-system, in dem Sie mithilfe einfacher Assistenten die von Ihnen benötigtenContent-Anwendungen erstellen können
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Integration in MS OfficeAlfresco lässt sich in Microsoft Office und Open Office integrieren. Sie könnenfolglich wie gewohnt in Ihrer Office-Umgebung weiterarbeiten, ohne sich in einneues Programm einarbeiten zu müssen
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So sieht es aus: Alfresco Portal
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Alfresco Simple Workflow
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Alfresco Advanced Workflow
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SAP Archiv Link – Architektur allgemein
SAPGUI ECMClient
Index Download
ECMServer
SAP Kommunikationsschnittstelle ECM
ECM Archiv
Link
BAPI
FB
Tabellen
SAPServer
Hard Coded (ABAP)
HTTP„KGS“Content
ServerModule
FI, SD, PP, MM, HR,..
DOC id
Indexwert
Workitemmit Index
„KGS“ Activator
API
IndexdownloadHTTP
RFC
Indexupload
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SAP Archiv Link – Architektur ITN
SAPGUI ECMClient
ITN Connector
ECMServer
SAP Kommunikationsschnittstelle ECM
BAPI
FB
Tabellen
SAPServer
HTTP HTTP
ITN Content Server
ModuleFI, SD, PP, MM, HR,..
DOC id
Indexwert
createcreate
view view
RFC RFC
API API
Indexdownload
ECM Funktionalitäten
Indexupload
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Alfresco und revisionssichere ArchivierungFür die revisionssicher Archivierung müssen Hardware, als auch Software sowiedas Verfahren GDPdU konform funktionieren.Alfresco wird beim Abspeichern der zu archivierenden Datei das Flag„schreibgeschützt“ zusammen mit dem Flag “Letzer Zugriff“ (Haltedatum)setzen, um die Retention Times auf der Storage (NetApp) zu erzwingen
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Anwendungsszenario 1: Versionierung, Ver-teilung und Automatisierung von Dokumenten
V1 ……. Vn
Freigabe-prozesse
Ablage-prozesse
Publish-prozesse
L1 ... R1...
RechnungenLieferscheinePacklisten
BeschreibungenQS-Dokumente
AutorisierterZugriff per WEB
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Anwendungsszenario 2: Alfresco-Plattform im Druckfreigabeprozess
Online-Auftragstasche
mit Kommentar-
funktion
Kommentar-protokollierung
Datei-versionierung
automatisierteDarstellung
frei konfigurierbarerFreigabeprozessKunde
ApogeePrepress
Server
PowerSwitch
PitStopServer
DruckDialogProduktion JDF
vert
ikal
e Pr
ozes
se(k
aufm
änni
sche
Pro
zess
e)
Horizontale Prozesse(produktionsorientierte Prozesse)
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Anforderung Kommerzielle SW Alfresco
Lizenzkosten
Betriebskosten – Subscription & Support (Abhängig von Projekt)
Input-Management (Capturing, Indizierung, Delivery)
Output-Management (Ausgeben (senden, drucken, faxen) , COLD, PDF)
Integration eBusinessportale
Herstellerunabhängig
Eigenentwicklung von Plugins möglich (kundenspezifische Anwendungen)
Kurze Projektlaufzeiten
Dokument-, Web- und Collaboration Management (Web 2.0)
Workflow (Simple-, Advanced Workflow)
Eigenständige Erweiterung des Quellcodes
Geringer Schulungsaufwand
Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)
Anwenderfreundlich
Mehrwerte Alfresco vs. kommerziellen Lösungen
Standard bzw. einfachnicht möglich bzw. hoch Optional bzw. aufwendig
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Positionierung Alfresco
alsmächtiges Framework offen modern (Architektur)flexibelanpassbarpreisgünstig
CommunityEnterprise
eben ein wirklicher Enterprise Content Manager
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Unsere Mehrwerte
alsBest Source - Best Practice Anbieter
Closed Source erfahren - Mircosoft Gold PartnerOpen Source minded - Alfresco Partner
hohes SAP Know How - SAP CustomerCompetence Centerhohe Projekterfahrung
interner Dienstleistermehr als 400 Kunden
ECM Erfahrung in vielen DMS und SAP ProjektenIntegration
eben der ideale ECM Partner
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Vielen dank!
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