INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER 1 ........ ........ INDONESIA DOKUMEN TENDER Pengadaan Bibit Ayam dan Bebek
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
1
........ ........ INDONESIA
DOKUMEN TENDER
Pengadaan Bibit Ayam dan Bebek
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
2
A. INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
a. DOKUMEN PENGADAAN
Dokumen lelang terdiri atas beberapa dokumen sebagai berikut:
1. Instruksi Kepada Peserta Tender
2. Persyaratan Umum dan Teknis
b. PESERTA PENGADAAN
Pelelangan pekerjaan pengadaan bibit ayam dan bebek ini dapat diikuti oleh semua penyedia jasa pengadaan barang, sesuai informasi yang diperoleh melalui website, iklan koran, atau mendapatkan undangan dari panitia tender.
c. PEMAHAMAN DOKUMEN
1. Peserta tender bertanggung jawab untuk menguji dan memahami seluruh bagian
dari dokumen tender yang ada.
2. Peserta tender bertanggung jawab untuk menganalisis kekuatan internal badan
usaha mereka terkait dengan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi yang
diberikan.
d. PENJELASAN TENDER PENGADAAN (PRE-BID MEETING/AANWIJZING)
1. Panitia akan memberikan penjelasan–penjelasan terhadap pelaksanaan
pengadaan, prosedur-prosedur pelelangan serta syarat-syarat lainnya dalam
rapat penjelasan yang bisa dilaksanakan melalui rapat terbuka terhadap seluruh
peserta tender.
2. Rapat penjelasan pengadaan ini akan diadakan pada hari dan tanggal seperti
yang tercantum pada undangan kepada calon peserta tender.
3. Peserta tender yang hadir pada rapat penjelasan pekerjaan tersebut diharapkan
bersifat aktif untuk mempertanyakan segala sesuatu yang berkaitan dengan
ketidakjelasan/ketidaklengkapan/ketidaksamaan/keterangan yang bertentangan
di dalam dokumen tender. Hal ini dimaksudkan dalam upaya memahami seluruh
maksud dan tujuan serta isi dari dokumen tender yang diterima.
4. Segala pertanyaan yang timbul dari peserta tender yang disampaikan secara
tertulis dan akan dijawab oleh panitia tender secara tertulis pula, kecuali
dinyatakan lain didalam rapat penjelasan tender tersebut.
5. Apabila terjadi keputusan perubahan-perubahan barang dan spesifikasi dan atau
perubahan tatacara maka akan dicantumkan dalam berita acara penjelasan.
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
3
e. SYARAT DAN KETENTUAN
1. Syarat dan ketentuan Teknis
− Bibit ayam dan bebek yang telah di vaksin,flu burung dan berumur 2-3 bulan
− Bibit ayam kampong dan bebek tegal
− Bibit ayam dan bebek telah mendapat surat dari instasi terkait
− Pengiriman bibit ayam dan bebek di lakukan secara bertahap,di mulai satu
minggu surat perintah kerja di berikan.
2. Syarat dan ketentuan Administratif
− Tidak ada fasilitas pembayaran uang muka pemenang tender, pembayaran
dilakukan secara bertahap berdasarkan progress atau 100% setelah
pekerjaan selesai.
− Pembayaran akan dilakukan dalam jangka waktu maksimal 14 hari setelah
penyerahan invoice yang disertai dokumen pendukung.
− Syarat administratif lain tertera dalam poin 6 yaitu tata cara pemasukan
dokumen penawaran.
B. PENYUSUNAN, PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN
a. Penyusunan Dokumen Penawaran (Catatan seluruh dokumen berikut ini
harus berisi dokumen asli yang dilengkapi dengan satu buah foto kopi).
b. Isi Dokumen Penawaran adalah sebagai berikut:
1. Dokumen Administrasi (dalam sampul A) yang meliputi (pada dasarnya
adalah profil perusahaan lengkap):
− Surat Pengantar Dokumen Penawaran (form terlampir);
− Foto copy Akte Pendirian Perusahaan lengkap dengan perubahan dan
pengesahan kehakiman;
− Foto copy keanggotaan asosiasi yang masih berlaku (jika ada);
− Foto copy NPWP;
− Foto copy surat ijin usaha perdagangan (SIUP);
− Foto copy tanda daftar perusahaan (TDP);
− Neraca dan rugi laba terbaru yang ditandatangani pimpinan perusahaan,
(dikecualikan untuk perusahaan skala UKM atau badan usaha
dagang/U.D.);
− Surat pernyataan, bahwa perusahaan tidak sedang dalam keadaan pailit
(form terlampir);
− Rekening Koran 3 Bulan terakhir Copy;
− Pajak Bulanan dan SPT tahunan Copy;
− Surat pernyataan bahwa perusahaan bukan milik pegawai dan terkait
dengan/pengurus/keluarga/donor ................ (form terlampir).
2. Dokumen Penawaran berisi (dalam sampul B)
− Surat penawaran yang ditanda tangani pimpinan perusahaan diatas
materai Rp 6.000,00 (enam ribu rupiah);
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
4
− Dokumen biaya, mencakup rekapitulasi biaya dan analisa harga satuan
termasuk biaya pengemasan dan distribusi ke lokasi yang ditentukan oleh
panitia tender;
− Metodologi pelaksanaan termasuk jadwal pelaksanaan dan persiapan
pengepakan barang (packaging);
− Daftar pengalaman perusahaan dalam pengadaan jasa sejenis termasuk
daftar perusahaan pengguna jasa dan kontak person (jika ada);
− Surat kuasa bila ada, melampirkan surat kuasa apabila surat penawaran
ditandatangani oleh bukan direktur perusahaan sesuai akte perusahaan.
(form terlampir).
3. Sampul
− Seluruh dokumen dimasukkan dalam amplop berwarna bebas.
Dipisahkan antara dokumen administrasi dan dokumen penawaran
(setiap document disertai dengan sebuah foto kopi dan
dikelompokkan/dibundel dalam dokumen asli dan dokumen copy).
− Seluruh dokumen disampaikan kepada alamat ................ sesuai yang
tertera dalam Surat Undangan Tender.
c. Pemasukan Dokumen Penawaran
1. Dokumen penawaran disampaikan paling lambat pada
Hari/tanggal : Senin – 1 Februari 2010 Jam : 10.00 WIB
Tempat : Jln ........, Desa, Kecamatan ........, ........ Jaya, …..
2. Dokumen penawaran yang terlambat disampaikan dari waktu yang ditentukan di atas, tidak akan diterima dan tidak diikutsertakan dalam proses seleksi dan evaluasi penawaran.
d. Penarikan, Pengubahan, Penggantian dan Penambahan Dokumen Penawaran
1. Dokumen penawaran yang telah dimasukan kedalam kotak/tempat pemasukan dokumen penawaran tidak dapat diambil oleh peserta seleksi;
2. Apabila peserta seleksi akan menarik/mengubah/mengganti/menambah dokumen penawaran yang sudah dimasukan ke dalam kotak/tempat pemasukan penawaran harus dilakukan sebelum waktu penutupan penyampaian dokumen penawaran;
3. Dokumen penarikan/pengubahan/penggantian/penambahan dimasukan ke dalam sampul tertutup, diberi tanda “PENARIKAN”/“PENGUBAHAN”/ “PENGGANTIAN”/“PENAMBAHAN”;
4. Tidak ada dokumen susulan yang dapat diterima oleh panitia pengadaan setelah batas waktu penyampaian dokumen penawaran berakhir/ditutup.
e. Pembukaan Dokumen Penawaran
1. Dokumen penawaran akan dibuka secara terbuka oleh tim ........ ........ dan dihadiri seluruh peserta tender;
2. Tim ........ ........ akan melakukan evaluasi kelengkapan administrasi dan dokumen biaya yang ditawarkan dan menyusun peringkat peserta lelang;
3. Jika harga penawaran melampaui standar harga ........ ........ akan dilakukan proses negosiasi dengan minimal 3 penawar terbaik;
4. Harga Estimasi ........ ........ akan di umumkan pada saat pembukaan tender;
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
5
C. PENETAPAN, PENGUMUMAN, DAN PENUNJUKAN PEMENANG
a. Pemenang seleksi tender akan ditetapkan oleh ................ dan akan disampaikan kepada peserta lelang melalui surat resmi dari ..................
b. Seleksi dan penentuan pemenang tender sepenuhnya menjadi hak Tim ........ ........ dan keputusan yang dibuat tidak bisa diganggu gugat.
c. Apabila peserta tender merasa diperlakukan diskriminatif selama mengikuti proses pelelangan dan memiliki bukti adanya proses tidak transparan dan menyimpang diantara sesama peserta tender atau dengan salah satu anggota tim ........ ........, maka peserta tender yang bersangkutan dapat mengirimkan surat komplain resmi disertai bukti pendukung yang dapat dipertanggungjawabkan kebenaran dan keabsahannya secara hukum.
D. KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI TEKNIS DAN BIAYA
Apabila dianggap perlu maka, dapat dilakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap
proposal penawaran harga dari pemenang seleksi.
E. JADWAL KEGIATAN PENGADAAN
No. Kegiatan Tanggal Waktu Tempat Keterangan
1. Undangan
Pengadaan
19 Januari 2010 - - iklan koran setempat, dan
informasi tender di website
........ ........ Indonesia
2. Pengambilan
dokumen
pengadaan
20 Januari 2010 –
29 Januari 2010
09.00 -
16.00
........,
Banda
........,
Website
Di kantor ........ ........, setiap
peserta yang mengambil
dokumen harus mengisi
daftar tanda terima
pengambilan dokumen
3. Pemasukan
Penawaran &
Batas Akhir
Pemasukan
1 Februari 2010 10.00 ........ Surat penawaran
dimasukkan ke dalam kotak
tender, contoh barang di
simpan di gudang, peserta
tender Mengisi daftar
penyerahan dokumen dan
contoh barang
4. Pembukaan surat
penawaran,
dokumen
1 Februari 2010 10.30 ........ Dipimpin oleh Tim Teknis
Pelaksana dan dilaksanakan
oleh Panitia, dihadiri seluruh
peserta tender, mengisi
daftar hadir
5.
Evaluasi proposal
penawaran
1 Februari 2010 ........ Dilaksanakan oleh Panitia
pengadaan, dibuat notulen
singkat/tabel evaluasi
penawaran
6. Klarifikasi,
wawancara, dan
negosiasi harga
2 Februari 2010 ........ Dilaksanakan jika semua
surat penawaran yang
masuk masih di atas
patokan harga ........ ........,
mengisi negotiation forms
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
6
7. Comparative bid
analysis, disertai
draft purchase
contract
agreement
2 - 3 Februari
2010
internal ........ Disampaikan oleh Panitia
kepada ........ ........, CST
harus dicatat dan di beri
nomor, panitia secara
internal, contract agreement
di review oleh Legal Officer,
8. ........ ........
mengumumkan
hasil lelang dan
menetapkan
pemenang
lelang,
3 Februari 2010 ........ Secara tertulis kepada
peserta lelang,
pengumuman tender di
posting di website ........
........
9. Penerbitan
Purchase Order
disertai purchase
contract
agreement
4 Dec 2009 ........ Purchase Order dan contract
agreement ini bersifat
mengikat dan berlaku
selama pekerjaan
pengadaan ini berlangsung ,
PO & contract harus di catat
dan di beri nomor
10. Penyampaian
complain letter
dari peserta
tender lainnya
jika menemukan
penyimpangan
prosedur tender
3 Februari 2010 ........ Disampaikan oleh peserta
tender
11. Proses Re-
Tender ,jika
diketemukan
penyimpangan
prosedur yang
disertai lampiran
bukti pendukung
Jika terjadi ........ Di mulai dari poin no. 2
hingga poin no. 12.
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
7
F, Spesifikasi Barang Pemenang Tender akan menyediakan A. 2.100 bibit bebek tegal dan tempat pengiriman sebagaimana tabel dibawah. B. 2.904 bibit ayam jantan dan betina yang telah di vaksin/bebas dari flu burung pengiriman
sbb:
NO. NAMA DESA KECAMATAN
ALOKASI BIBIT BEBEK TEGAL
JLH PETERNAK BEBEK/PETERNAK
JUMLAH BIBIT
1 20 12 240
2 19 12 228
3 30 12 360
4 34 12 408
5 62 12 744
10 12 120
TOTAL 175 2,100
KECAMATAN ALOKASI BIBIT AYAM KAMPUNG MENURUT DESA
AYAM JANTAN AYAM BETINA JUMLAH
36 180 216
34 170 204
0 0 0
280 1,400 1,680
114 570 684
60 60 120
524 2,380 2,904
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
8
LAMPIRAN – LAMPIRAN
Lampiran 1. Bentuk Surat Pemberitahuan undangan Pengadaan
Lampiran 2. Bentuk Surat Pengantar Penawaran
Lampiran 3. Bentuk Surat Penawaran Biaya
Lampiran 4. Bentuk Surat Kuasa
Lampiran 5. Bentuk Surat Pernyataan Badan Usaha/Perusahaan Tidak Sedang
Dalam Keadaan Pailit
Lampiran 6. Bentuk Surat Pernyataan Perusahaan Bukan Milik Pegawai/
Pengurus/ Keluarga ........ ........ Indonesia
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
9
Lampiran 1
BENTUK SURAT UNDANGAN PENAWARAN
Nomor : IRICAL/LOG/10/I/0002 19 Januari 2010 Lampiran : 1 (satu) Perihal : Penawaran Pengadaan Bibit Ayam dan Bebek Kepada Yth. : Pimpinan ......... Di
Tempat
Dengan Hormat, Diberitahukan bahwa ........ ........ sebuah LSM internasional yang berkantor pusat di Inggris- akan melakukan pengadaan bibit ayam dan bebek di Kabupaten Parimana. Kegiatan ini merupakan proyek ................ yang ditujukan untuk membantu korban gempa di Sumatera Barat. Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak/Ibu untuk dapat mengajukan penawaran pengadaan bahan tersebut dengan ketentuan seperti dalam tender dokumen terlampir. Demikian kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.
Hormat Kami, ........ ........ Indonesia, ........ sub office ............................ Panitia Pengadaan
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
10
Lampiran 2
BENTUK SURAT PENGANTAR DOKUMEN PENAWARAN
KOP PERUSAHAAN Nomor : ……………
Lampiran : ……………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
........ ........ INDONESIA
di ……
Perihal : Penyampaian Dokumen Penawaran (Dok. Administrasi, Dok. Teknis, dan Dok. Biaya)
Sehubungan dengan surat undangan dari Panitia via telepon perihal pengadaan bibit ayam dan
bebek dengan ini kami mengajukan penawaran dalam rangkap 1 (satu) yang masing-masing terdiri
dari dokumen administrasi dan penawaran dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Kami telah menerima dan mempelajari dokumen seleksi (beserta adendum) serta Berita Acara
Hasil Rapat Penjelasan.
2. Kami bertanggung jawab atas:
b. Kebenaran dan keabsahan data yang dilampirkan pada dokumen penawaran kami.
c. Hasil pekerjaan (kuantitas dan kualitas) serta biaya, yang akan dilaksanakan sesuai dengan
proposal yang tercantum didalam dokumen penawaran kami..
d. Pekerjaan yang ada akan diselesaikan tepat waktu sebagaimana dijadwalkan didalam
proposal yang tercantum pada kualitas dan kuantitas hasil pelaksanaan dengan biaya
sebagaimana tercantum didalam dokumen penawaran kami.
3. Kami setuju bahwa:
a. Segala biaya yang dikeluarkan untuk penyusunan penawaran, rapat penjelasan, peninjauan
lapangan, klarifikasi dan negosiasi, kami tidak akan meminta penggantian kepada pemberi
tugas/panitia pelelangan;
b. Pemberi tugas/panitia pelelangan tidak terikat untuk menyetujui penawaran kami, dan tidak
terikat untuk memberikan alasan penolakan penawaran;
c. Kami bersedia tunduk pada ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam dokumen
pelelangan.
4. Penawaran ini berlaku selama enam puluh (60) hari kalender sejak tanggal pembukaan
penawaran.
........, …. Januari 2010
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
11
Lampiran 3
BENTUK SURAT PENAWARAN BIAYA
KOP SURAT PERUSAHAAN Nomor : …………………
Lampiran : …………………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
........ ........ INDONESIA
di ….
Perihal : Dokumen Biaya
Setelah membaca dan mempelajari Rencana Kerja dan syarat-syarat serta mengikuti prebid
meeting dan site visit untuk pekerjaan pengadaan bibit ayam dan bebek yang bertanda tangan
dibawah ini : Nama : Jabatan : Dalam hal ini mewakili perusahaan : Alamat : Bersama ini kami mengajukan penawaran untuk pekerjaan tersebut diatas adalah sebesar Rp .................................( dengan huruf) Dengan ini kami menyatakan pula bahwa : 1. Apabila dalam penghitungan pada perincian perhitungan (terlampir) terdapat kesalahan
perhitungan, dan menyebabkan ketidak sesuaian dengan besaran yang kami tuliskan pada surat ini, kami tidak akan mengajukan perbaikan dan hal tersebut merupakan resiko yang akan kami tanggung untuk menjaga obyektifitas pelaksanaan pelelangan pekerjaan ini.
2. Dalam penyusunan dokumen harga/keuangan ini kami telah mempertimbangkan seluruh resiko apabila terjadi kenaikan harga, dan tidak akan memperlambat jadwal kerja dan mengurangi kualitas pekerjaan.
3. Dokumen harga/keuangan ini telah kami susun dengan sebenarnya dan sudah termasuk didalamnya Pajak Pertambahan Nilai (PPN), Pajak Penghasilan (PPh), sesuai ketentuan pajak yang berlaku, premi asuransi dan biaya-biaya lainnya.
4. Kami bersedia untuk melakukan klarifikasi. 5. Hal-hal yang kami ajukan dalam dokumen harga ini mengikat kami sepenuhnya. 6. Kami terikat untuk melaksanakan Pekerjaan dimaksud dengan melibatkan seluruh personil yang
telah kami cantumkan pada dokumen teknis dan berkas-berkas pada dokumen administrasi dan bersedia dilakukan klarifikasi serta bertanggung jawab sepenuhnya terhadap hasil pekerjaan personil kami.
7. Dokumen biaya yang kami ajukan ini berlaku selama 60 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak tanggal surat ini.
Demikian dokumen biaya ini kami sampaikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
........, …. Januari 2010
Nama Perusahaan
( )
Nama dan Jabatan
Pimpinan Perusahaan/
Wakil yang diberi kuasa,
Di atas Materai Rp. 6.000,-
Bertanggal, tanda tangan, Cap perusahaan
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
12
Lampiran 4
BENTUK SURAT KUASA
KOP PERUSAHAAN
SURAT KUASA
Nomor : …………………..
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Jabatan : Direktur Utama/Direktur PT ………………..
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama perusahaan berdasarkan Akte
Notaris ……….. di ……. No. tanggal …………….. beserta
perubahannya yang berkedudukan di ….. (alamat perusahaan), yang
selanjutnya disebut Pemberi Kuasa.
Memberi kuasa kepada :
Nama : …………………………………………………………………………….
Jabatan : …………………………………………………………………………….
Yang diangkat berdasarkan Akte Notaris ……………… di …………….
No…………..tanggal ………. Beserta perubahannya yang berkedudukan di
…………. (alamat perusahaan), yang selanjutnya disebut Penerima Kuasa.
Untuk dan atas nama Pemberi Kuasa diberi wewenang untuk melakukan proses tender
Pekerjaan Pengadaan Bibit Ayam dan Bebek.
Surat Kuasa ini tidak dapat dilimpahkan lagi kepada orang lain.
........, …. Januari 2010
Penerima Kuasa
…………………
(nama dan jabatan)
Pemberi Kuasa
Materai Rp. 6.000,-
Bertanggal, tanda tangan,
Cap perusahaan
…………………
(nama dan jabatan)
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
13
Lampiran 5
BENTUK SURAT PERNYATAAN PERUSAHAAN TIDAK SEDANG DALAM
KEADAAN PAILIT
KOP SURAT PERUSAHAAN Nomor : …………………
Lampiran : …………………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
........ ........ INDONESIA
di ….
Dengan hormat Perihal : Pernyataan Tidak dalam Keadaan Pailit, Tidak Mempunyai Kredit Macet dan Tidak
Masuk Daftar Hitam Perbankan, dan Belum Pernah Dihukum Berdasarkan Putusan Pengadilan Karena Kredit Macet.
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama :
Jabatan : Perusahaan : Alamat : NPWP :
Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : 1. Perusahaan kami tidak berada dalam keadaan pailit, tidak mempunyai kredit macet dan tidak
masuk dalam daftar hitam perbankan. 2. Perusahaan dan atau Pengurus Perusahaan dan atau Penanggung jawab Perusahaan kami
belum pernah dihukum berdasarkan putusan pengadilan atas tindakan yang berkaitan dengan Putusan Pengadilan Karena Kredit Macet
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
........, …. Januari 2010
PT/CV...... .............................
Tandatangan & cap perusahaan
(Nama jelas ) Jabatan
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
14
Lampiran 6
BENTUK SURAT PERNYATAAN PERUSAHAAN BUKAN MILIK
PEGAWAI/PENGURUS/KELUARGA ........ ........
KOP SURAT PERUSAHAAN Nomor : …………………
Lampiran : …………………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
........ ........ INDONESIA
di ….
Dengan hormat Perihal : Pernyataan bahwa perusahaan peserta lelang bukan milik pegawai/pengurus/keluarga
........ ........ INDONESIA SURAT PERNYATAAN Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama :
Jabatan : Perusahaan : Alamat : NPWP :
Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : Perusahaan, Pengurus Perusahaan dan/atau Penanggung jawab Perusahaan kami tidak memiliki hubungan dan keterkaitan langsung dengan pegawai, manajemen, dan/atau donor ........ ........ INDONESIA.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
........, …. Januari 2010
PT/CV...... .............................
Tandatangan & cap perusahaan
(Nama jelas ) Jabatan
Sumber: www.islamic-relief.com