DOKUMEN MANAJEMEN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PANGKALAN DATA SEKOLAH DAN SISWA Disusun Oleh Rifqi Maula Iqbal 5113100018 M. Shahbana Satriawan 5113100050 Ilham Gurat Adillion 5113100077 Kelas MPPL A Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2016
39
Embed
DOKUMEN MANAJEMEN PERANCANGAN PERANGKAT … · Register yang merupakan suatu modul untuk menangani pendaftaran ... PDSS merupakan sistem informasi berbasis web penyedia layanan ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
DOKUMEN MANAJEMEN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK
PANGKALAN DATA SEKOLAH DAN SISWA
Disusun Oleh
Rifqi Maula Iqbal 5113100018
M. Shahbana Satriawan 5113100050
Ilham Gurat Adillion 5113100077
Kelas MPPL A
Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya 2016
A. Kerangka Acuan Proyek (KAK) Latar Belakang
Tuntutan efisiensi biaya pada proses SNMPTN Tuntutan efisiensi waktu pada proses SNMPTN Tuntutan efisiensi sumber pada proses SNMPTN Kebutuhan akan akurasi informasi perguruan tinggi Kebutuhan akan proses seleksi yang baik pada calon mahasiswa baru
Maksud dan Tujuan
Terciptanya proses SNMPTN yang terstruktur , masiv dan akurat Terciptanya kelancaran sebuah sistem pendidikan
Sasaran Terwujudnya Proyek Sistem Informasi Pangkalan Data Sekolah dan Siswa
yang dapat memanajemen proses SNMPTN oleh dinas pendidikan
Nama Organisasi Pengguna Jasa Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur
Sumber Pendanaan
APBN (senilai 100 Juta)
Lingkup,Lokasi Kegiatan, Data, Fasilitas Penunjang , Serta Alih
Pengetahuan
Lingkup Kegiatan
a. Pengembangan modul-modul utama pada web sistem informasi tenaga kerja
dan transmigrasi provinsi Jawa Timur sebagai berikut: i. Register yang merupakan suatu modul untuk menangani pendaftaran
pengguna baru ii. Masuk yang merupakan suatu modul untuk log in atau masuk kedalam
web. iii. Mengisi kolom nilai serta pendaftaran lainnya merupakan repreentasi
dari fitur pendaftaran
b. Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk web sistem
informasi kepegawaian dinas tenaga kerja dan transmigrasi pem yang dibangun meliputi:
a. Migrasi data b. Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test) c. Database Dictionary d. Database Security e. Security Level f. Form Input/Output g. User Manual, User Requirement, User Interface
c. Validasi dan normalisasi data yang sudah ada, dengan jumlah ± 4.000 data. d. Pengadaan Server (hardware)
Lokasi Kegiatan
Jalan Jagir Sidoresmo V, Wonocolo, Jawa Timur, Indonesia
Data Fasilitas Penunjang
-Data Seluruh Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia -Data Seluruh SMA di Jawa Timur Alih pengetahuan
Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, dan seminar terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi
Metodologi Metodologi yang digunakan untuk merealisasikan proyek ini adalah dengan
menganalisis kebutuhan dan dituangkan dengan arsitektur MVC (Model, View, Controller)
Jangka Waktu Pelaksanaan
Jangka Waktu Pelaksanaan kurang lebih 75 hari kerja dengan rincian 50 Hari Kerja untuk Developing, 20 Hari Kerja Untuk Testing , dan lima Hari Kerja untuk Launching.
Kualifikasi a. Bersedia menandatangani Perjanjian Kerahasiaan Data dan Informasi sesuai
dengan kebijakan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat. b. Memiliki latar belakang dan pengalaman yang luas dalam bidang Perancangan
dan Pembangunan Aplikasi dengan skala besar, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.
c. Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk beberapa organisasi berbeda.
d. Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
e. Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat. f. Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna. g. Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
Tenaga Ahli Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah : a. Ketua tim (Project Manager)
Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 4 (empat)tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai, Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.
b. Sistem Analis Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.
c. Programmer/ Developer Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang.
d. Quality Assurance Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang
e. Trainers Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
Keluaran
Source Code Web Application Web Sisfor PDSS Dokumentasi SOP Laporan Akhir
Laporan
Laporan ini Terdiri dari 1)Laporan Pendahuluan
-Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh -Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya
2)Laporan Progress -Rekap Hasil Sementara Proses Pengerjaan Proyek -Prosentase Progress Kerja untuk Masing Masing Tim
3)Laporan Akhir
-Rekap Semua Laporan yang dibuat dalam proyek ini.
B. Project Charter
XDProject Charter Document
Project Name
:Proyek Sistem Informasi Pangkalan Data Sekolah Siswa (PDSS)
dan
Company :Aksamedia
Focus Area
:Website Design dan Information System Website
Product/Process
:Website
Project Time :Desember 2012- Maret 2013
Cost Estimation :Rp 100.000.000,00
Prepared by
Document Owner(s) Project Organization Role Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Timur
Project Manager
Aksamedia Developer
PTN bagian kemahasiswaan Stakeholder
Semua Sekolah SMA Stakeholder
Project Charter Version Control
Version Date Author Change Description 1.0 1 Desember
2012
Document Created
1. Project Charter Purpose
Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan website yang dapat menangani sistem
pendaftaran mahasiswa baru Provinsi Jawa Timur yang masif dan akurat demi
kelancaran sebuah sistem pendidikan. Website berisi informasi perguruan tinggi
se- Indonesia (daftar prodi, kapasitas dan passing grade), serta formulir
pendaftaran SNMPTN. Mengingat pengguna PDSS ini tidak semuanya mahir
dalam teknologi, PDSS menyediakan tutorial sebagai bahan panduan dalam
pemanfaatan semua fitur dalam PDSS ini.
2. Project Executive Summary
Project Goals
Objectives
Scope
Assumptions
Risks
Costs
Timeline
Approach
Organization
3. Project Overview
PDSS merupakan sistem informasi berbasis web penyedia layanan pendaftaran
SNMPTN, PDSS memuat banyak modul di antaranya: Data Pendaftar, Data Rekap
Nilai, dan Data Perguruan Tinggi. PDSS mulai dibuat Desember 2012 dan selesai
pada Maret 2013. Alamat web PDSS dapat diakses dengan alamat pdss.ac.id
4. Project Scope
4.1 Goals And Objectives
Goals Objectives Proyek akan menampilkan
informasi PTN secara akurat
1. Melakukan interview pada badan akademik di masing masing PTN
2. Melakukan interiew pada Dinas
Pendidikan 3. Mengembangkan website
mengenai informasi (kapasitas, passing grade, akreditasi, dan daftar prodi) PTN. Proyek akan memberikan layanan
pendaftaran SNMPTN secara masif 1. Menyiapkan server dan database
sebagai storage, dan penunjang jalannya sistem
2. Mengenmbangkan website dengan arsitektur MVC
4.2 Departmental Statements of Work
Departmental SOW Owner/Prime Due Date/Sequence Interview Kebutuhan Stakeholder
Project Manager, Stakeholder
Melakukan Wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Melakukan analisis hasil wawancara
System Analist Hasil wawancara dianalisis oleh system analyst agar developer/mengerti bagaimana mengimplementasikan dalam aplikasi mengenai kebutuhan yang dimaksud Pembuatan dan
Pengembangan fitur dan modul yang akan dibuat
Stakeholder, developer Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan serta mengembangkan modul modul yang menangani fitur tersebut
Melakukan desain Interface sesuai dengan kebutuhan
Developer, Stakeholder Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang terlah di sepakati.
Melakukan Testing Aplikasi Trainers, Stakeholder Trainers melakukan testing Aplikasi apakah untuk menilai sisi ergonomi Penentuan Kualitas
Kelayakan Aplikasi Quality Assurance, Stakeholder
Quality Assurance melakukan uji kualitas dan mutu untuk menentukan harga aplikasi tersebut
Launching Aplikasi Developer, Project Manager, System Analist
Aplikasi diperkenalkan pada publik untuk pertama kalinya
Implementasi aplikasi Tim Proyek Tim melakukan implementasi aplikasi web
Testing Aplikasi 15/2/2013 - Dokumentasi feedback tester terhadap website
High
Launching Aplikasi 1/3/2013 High
5. Project Conditions
5.1 Project Assumptions
Proyek ini diasumsikan sebagai proyek yang bertujuan memfasilitasi siswa
o SMA dalam proses pendaftaran SNMPTN yang bersifat masif dan akurat. o Proyek ini diasumsikan sebagai proyek yang dapat membantu seluruh
perguruan tinggi negeri di Indonesia dalam upayanya menjaring mahasiswa
baru yang berkompeten.
o Proyek ini diasumsikan sebagai website PDSS yang dapat berkembang sesuai
studi kasus dan kebutuhan stakeholder di setiap tahunnya
5.2 Project Issues
# Issue Priority Owner Description Status & Resolution 1 Data Hilang High Tim Proyek Dimungkinka
n sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga
Melakukan back up berkala baik di media penyimpanan berupa perangkat keras ataupun awan (cloud)
2 Hang pada komputer saat proses developing
High Web Developer, Web Designer
Karena virus , spek komputer terlalu kecil ,atau tingginya beban komputer membuat komputer mengalami hang atau tidak berfungsi sementara
Memastikan spesifikasi komputer tempat pengerjaan memadai, memastikan pembagian pengerjaan proyek yang efektif pada sumber daya komputer
3 Akses Low Trainer/Tester
Cuaca, atau Memindahkan jadwal
Internet
tidak memadai pada saat testing
gangguan koneksi internet , sehingga bandwith tidak begitu besar
testing
4 Penggelapan dana proyek
High Tim Proyek, dan Stakeholder
Tidak Cairnya dana yang dijanjikan oleh Dinas Pendidikan pada Tim proyek terkait
Membuat surat pertanggungjawaban dan laporan pertanggungjawaban sevalid mungkin
5 Anggota Tim Mendapatkan Musibah
High Project Manager
Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim
Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
5.3 Project Risks
# Risk Area Likelihood Risk Owner
Project Impact – Migration Plan
1 Kesulitan dalam memilih dari banyak kebutuhan yang menjadi prioritas utama
High System Analist, Stakholder
Mempresentasikan progress secara rutin pada stakeholder terkait, dan berusaha mendapatkan feedback semaksimal mungkin.
2 Waktu pengerjaan terlambat dari target
High Stakeholder Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim
3 Kurangnya sosialisasi mengenai sistem dalam web PDSS
High Project Manager, Stakeholder
Mengundang audience utamanya stakeholder, sebanyak banyaknya pada saat launching PDSS
5.4 Project Constraints
Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan
stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.
Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan
sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada
kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum
dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada
proyek selanjutnya.
Proyek hanya menangani kebijakan umum pendaftaran SNMPTN yang
Sekiranya diberlakukan di semua perguruan tinggi negeri PDSS hanya menangani pendaftaran SNMPTN.
6. Project Structure Approach Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan
melakukan interview dan survey seintensif mungkin. Interview dengan pihak
stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan interview
sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut
kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana
pengembangan proyek aplikasi web serving.
7. Project Team Organization Plans
Project Team Role Project Team Member(s)
Responsibilities Project Manager Rifqi Maula Iqbal Melakukan interview
terhadap stakeholder proyek Melakukan pembagian tugas Control Project Team
Bertanggung jawab atas berjalannya proyek
Financial Web Developer Shahbana Satriawan •Melakukan pengembangan website
Web Designer Ilham Gurat Adillion •Desain interface website
Website Analyst Mohammad Rijal • Melakukan analisa terhadap rancangan website
B. Kurva S Aktivitas berdasarkan progress output pekerjaan proyek
Rincian aktivitas terdapat di Manajemen Waktu
F. Manajemen Mutu
A. Perencanaan Mutu
Produk Kriteria Kualitas Sistem Informasi PDSS Provinsi Jawa Timur Software dapat dikembangkan
sesuai dengan periodenya Software dapat menangani 20.000
pengguna , dengan kecepatan pelayanan minimal 10 KB/s
B. Jaminan Mutu
No Aktivitas Produk Standar Mutu 1 Identifikasi Fitur
Sistem SKPL 80% Fitur teridentifikasi
2 Pembuatan Sistem
PDSS Pra Uji Semua modul terselesaikan
Dokumentasi Source Program terselesaikan
Dokumentasi Database Terselesaikan
Dokumentasi Hosting Terslesaikan
3 Testing Sistem PDSS Pre Lauching Semua uji modul terselesaikan
Dokumentasi Source uji Program terselesaikan
Dokumentasi uji Database Terselesaikan
Dokumentasi uji Hosting Terslesaikan
4 Launching Sistem PDSS Sistem mendapatkan hak
cipta Sistem memiliki
dokumentasi Launching
C. Pengendalian Mutu
No Aktivitas Produk Standar Mutu Hasil Pengujian Tindakan 1 Identifikasi
Fitur Sistem SKPL 80% Fitur
teridentifikasi 90% Fitur
Teridentifikasi Penyesuaian Proses
2 Pembuatan Sistem
PDSS Pra Uji
Semua modul terselesaikan
Dokumentasi Source
Semua Modul Terselesaikan
Diterima
Program terselesaikan
Dokumentasi Database Terselesaikan
Dokumentasi Hosting Terslesaikan
3 Testing Sistem
PDSS Pre Launching
Semua uji modul terselesaikan
Dokumentasi Source uji Program terselesaikan
Dokumentasi uji Database Terselesaikan
Dokumentasi uji Hosting Terslesaikan
Semua Modul Teruji dengan baik
Penyesuaian Proses
4 Launching Sistem
PDSS Sistem mendapatkan hak cipta
Sistem memiliki dokumentasi Launching
Jalannya launching sistem cukup lancar, sistem mendapat hak paten/hak cipta
Diterima
G. Manajemen Sumber Daya Manusia
1. Analisis Jabatan
a. Struktur Organisasi
b. Deskripsi
i. Project Manager
1. Jobdesk : Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan tim dalam
pengerjaan proyek
2. Hasil : Manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen sumberdaya,
manajemen resiko, laporan pertanggungjawaban
3. Persyaratan : S1 perguruan tinggi terakreditasi A atau setingkat,
berpengalaman dalam pengembangan software sekurang-kurangnya
4 tahun.
ii. System Analyst
1. Jobdesk : Melakukan perancangan dan pemantauan pembuatan
system sesuai dengan kebutuhan pengguna
2. Hasil : SKPL, DPPL
3. Persyaratan : S1 perguruan tinggi terakreditasi A atau setingkat,
berpengalaman dalam pengembangan software sekurang-kurangnya
3 tahun.
iii. Programmer/Developer
1. Jobdesk : Dibagi menjadi Web Designer, Web Developer dan
Dokumentator, Mengembangkan system baik dari segi program,
database, jaringan dan tampilan
2. Hasil: Sistem, dokumentasi system
3. Persyaratan : S1 perguruan tinggi terakreditasi A atau setingkat,
berpengalaman dalam pengembangan software sekurang-kurangnya
3 tahun.
iv. Quality Assurance/Tester
1. Jobdesk : Melakukan pengetesan terhadap system baik secara formal
pada penjadwalan tes maupun informal pada saat pengembangan
2. Hasil : laporan evaluasi sistem
3. Persyaratan : S1 perguruan tinggi terakreditasi A atau setingkat,
berpengalaman dalam pengembangan software sekurang-kurangnya
2 tahun.
v. Trainer
Project Manager
ProgrammerQuality
AssuranceTrainer
System Analyst
1. Jobdesk : melatih user untuk menggunakan system
2. Hasil : panduan penggunaan system, evaluasi kemampuan user
3. Persyaratan : S1 perguruan tinggi terakreditasi A atau setingkat,
berpengalaman dalam pengembangan software sekurang-kurangnya
2 tahun.
c. Work Breakdown Structure
2. Responsibility Assignment Matrix (RAM)
Task Project Manager
System Analyst
Programmer Quality Assurance
Trainers
Konsep R P R P Develop Website
R P P R P
Desain Interface
R P P R P
Penjaminan Mutu
R P P R P
Launching dan Support
R P P P R P
R = Responsible organizational unit
P = Performing organizational unit
3. Stakeholder Assignment Matrix
Task Departemen Pendidikan
Sekolah Menengah Atas
Perguruan Tinggi
Siswa
Konsep A A A A Develop Website
A I I I
Desain Interface
A I I I
Penjaminan Mutu
R R R R
Konsep
Develop Website
Desain Interface
Penjaminan Mutu
Launching dan Support
Launching dan Support
S P P P
A = Accountable
P = Participant
R = Review Required
I = Input Required
S = Sign-off Required
H. Manajemen Resiko
1. Identifikasi Resiko
Karakteristik Resiko Uncertainty : tidak ada resiko yang 100% pasti muncul, sehingga tetap harus
diperhitungkan meski kemungkinannya kecil Loss : resiko yang diapatkan karena kehilangan beberapa komponen penting
(misal tenaga kerja ada yang keluar)
Kategori Resiko Resiko proyek : berefek pada perencanaan proyek. Resiko teknikal : berefek pada kualitas dan waktu pembuatan perangkat lunak. Resiko bisnis : berefek pada nilai jual produk
2. Analisis Resiko
Setelah melakukan identifikasi resiko, maka tahap berikutnya adalah pengukuran resiko dengan cara melihat potensial terjadinya seberapa besar severity (kerusakan) dan probabilitas terjadinya resiko tersebut. Penentuan probabilitas terjadinya suatu event sangatlah subyektif dan lebih berdasarkan nalar dan pengalaman. Beberapa risiko memang mudah untuk diukur, namun sangatlah sulit untuk memastikan probabilitas suatu kejadian yang sangat jarang terjadi. Sehingga, pada tahap ini sangtalah penting untuk menentukan dugaan yang terbaik supaya nantinya kita dapat memprioritaskan dengan baik dalam implementasi perencanaan manajemen risiko. Kesulitan dalam pengukuran risiko adalah menentukan kemungkinan terjadi suatu risiko karena informasi statistik tidak selalu tersedia untuk beberapa risiko tertentu. Selain itu, mengevaluasi dampak severity (kerusakan) seringkali cukup sulit untuk asset immateriil. Dampak adalah efek biaya, waktu dan kualitas yang dihasilkan suatu resiko.
Dampak Biaya Waktu Kualitas Sangat Rendah Dana Mencukupi Sedikit menyimpang
dari target Kualitas sedikit berkurang namun masih bisa digunakan
Rendah Tinggi Membutuhkan dana tambahan
Sedikit menyimpang dari target
Gagal memenuhi target stakeholder
Sedang Membutuhkan dana tambahan
Penundaan berdampak pada stakeholder
Beberapa fungsi tidak bermanfaat
Tinggi Membutuhkan dana tambahan yang signifikan
Gagal memenuhi deadline
Gagal memenuhi target banyak stakeholder
Sangat Tinggi Membutuhkan dana tambahan yang subtansial
Penundaan merusak proyek
Proyek tidak berguna
Setelah mengetahui probabilitas dan dampak dari suatu resiko, maka kita dapat mengetahui potensi suatu resiko. Untuk mengukur bobot resiko kita dapat menggunakan skala dari 1 – 5 sebagai berikut seperti yang disarankan oleh berbagai referensi:
Skala Prioritas Dampak Sangat Rendah Hampir tidak mungkin terjadi Dampak Kecil Rendah Tinggi Kadang terjadi Dampak Kecil pada
biaya,waktu,kualitas Sedang Mungkin tidak terjadi Dampak sedang pada
biaya, waktu,dan kualitas Tinggi Sangat Mungkin Terjadi Dampak substansial
pada biaya, waktu,dan kualitas
Sangat Tinggi Hampir Pasti Terjadi Merusak keberhasilan proyek
Setelah resiko yang dapat mempengaruhi pengembangan teridentifikasi maka
diperlukan cara untuk menentukan tingkat kepentingan dari masing-masing resiko. Beberapa resiko secara relatif tidak terlalu fatal (misal resiko keterlambatan penyerahan dokumentasi) sedangkan beberapa resiko lainnya berdampak besar. (misal resiko keterlambatan penyerahan software). Beberapa resiko sering terjadi (salah satu anggota tim sakit sehingga tidak bisa bekerja selama beberapa hari). Sementara itu resiko lainnya jarang terjadi (misal kerusakan perangkat keras yang dapat mengakibatkan sebagian program hilang).
Probabilitas terjadinya resiko sering disebut dengan risk likelihood; sedangkan dampak yang akan terjadi jika resiko tersebut terjadi dikenal dengan risk impact dan tingkat kepentingan resiko disebut dengan risk value atau risk exposure. Risk value dapat dihitung dengan formula :
Risk exposure = risk likelihood x risk impact
Idealnya risk impact diestimasi dalam batas moneter dan likelihood dievaluasi sebagai sebuah probabilitas. Dalam hal ini risk exposure akan menyatakan besarnya biaya yang diperlukan berdasarkan perhitungan analisis biaya manfaat. Risk exposure untuk berbagai resiko dapat dibandingkan antara satu dengan lainnya untuk mengetahui tingkat kepentingan masing-masing resiko.
Akan tetapi, estimasi biaya dan probabilitas tersebut sulit dihitung, subyektif,
menghabiskan waktu dan biaya. Untuk mengatasi hal ini maka diperlukan beberapa pengukuran yang kuantitatif untuk menilai risk likelihood dan risk impact, karena tanpa ini sulit untuk membandingkan atau meranking resiko tersebut untuk berbagai keperluan. Akan tetapi, usaha yang dilakukan untuk medapatkan sebuah estimasi kuantitatif yang baik akan menghasilkan pemahaman yang mendalam dan bermanfaat atas terjadinya suatu permasalahan.
Beberapa manajer resiko mempergunakan sebuah metode penilaian yang sederhana
untuk menghasilkan ukuran yang kuantitatif pada saat mengevaluasi masing-masing resiko. Beberapa manajer memberikan kategori pada likelihood dan impact dengan high, medium
atau low. Akan tetapi bentuk ini tidak memungkinkan untuk menghitung risk exposure. Sebuah pendekatan yang lebih baik dan populer adalah memberikan skor pada likelihood dan impact dengan skala tertentu misal 1-10. Jika suatu resiko kemungkinan besar akan terjadi diberi skor 10, sedangkan jika kecil jika kemungkinan terjadinya kecil maka akan diberi nilai 1.
Penilaian likelihood dan impact dengan skala 1-10 relatif mudah, akan tetapi kebanyakan manajer resiko akan berusaha untuk memberikan skor yang lebih bermakna, misal skor likelihood 8 akan dipertimbangkan dua kali likelihood dengan skor 4.
Hasil pengukuran impact, dapat diukur dengan skor yang serupa, harus dimasukkan pada perhitungan total risk dari proyek tersebut. Untuk itu harus melibatkan beberapa biaya potensial seperti :
Biaya yang diakibatkan keterlambatan penyerahan atas jadwal yang sudah ditentukan Biaya yang berlebihan dikarenakan harus menambah sumber daya atau dikarenakan
mempergunakan sumber daya yang lebih mahal
3. Prioritas Resiko
Kepercayaan Terhadap Penilaian Resiko
Beberapa penilaian risk exposure relative kurang. Untuk diperlukan investigasi lebih lanjut sebelum tindakan diambil.
Penggabungan Resiko
Beberapa resiko saling bergantung dengan lainnya. Dalam hal ini maka beberapa resiko tersebut perlu dianggap sebagai satu resiko.
Jumlah Resiko
Perlu batas jumlah resiko yang dapat dipertimbangkan secara efektif dan dapat diambil tindakannya oleh seorang manajer proyek. Untuk itu perlu dibatasi ukuran daftar prioritas.
Biaya Tindakan
Beberapa resiko, yang suatu saat dapat dikenali, dapat dikurangi atau dicegah segera dengan biaya atau usaha yang sedikit tanpa menganggap nilai resikonya. Untuk resiko lainnya perlu dilakukan perbandingan antara biaya yang diperlukan dengan benefit yang diperoleh dengan mengurangi resiko tersebut. Satu metode untuk melaksanakan perhitungan ini adalah dengan menghitung risk reduction leverage (RRL) dengan mempergunakan persamaan sebagai berikut: RRL = REbefore – REafter
Risk Reduction Cost
REbefore adalah nilai risk exposure semula, REafter adalah nilai risk exposure yang diharapkan setelah diambil tindakan dan risk education cost adalah biaya untuk implementasi tindakan pengurangan resiko. Risk reduction cost harus dinyatakan dengan unit yang sama dengan nilai resiko yaitu nilai moneter yang diperlukan atau dengan nilai skor. Jika nilai yang diharapkan ternyata lebih besar maka RRL yang lebih besar memperlihatkan bahwa kita perlu berharap untuk meningkatkan rencana pengurangan resiko disebabkan reduksi risk exposure yang diharapkan lebih besar dibandingkan dengan biaya rencana.
4. Pengelolaan Resiko
Risk Avoidance
Yaitu memutuskan untuk tidak melakukan aktivitas yang mengandung resiko sama sekali. Dalam memutuskan untuk melakukannya, maka harus dipertimbangkan potensial keuntungan dan potensial kerugian yang dihasilkan oleh suatu aktivitas.
Reduction
Risk Risk reduction atau disebut juga risk mitigation yaitu merupakan metode yang mengurangi kemungkinan terjadinya suatu resiko ataupun mengurangi dampak kerusakan yang dihasilkan oleh suatu resiko.
Risk Transfer
Yaitu memindahkan resiko pada pihak lain, umumnya melalui suatu kontrak (asuransi) maupun hedging.
Risk Deferral
Dampak suatu resiko tidak selalu konstan. Risk deferral meliputi menunda aspek suatu proyek hingga saat dimana probabilitas terjadinya resiko tersebut kecil.
Risk Retention
Walaupun resiko tertentu dapat dihilangkan dengan cara mengurangi maupun mentransfernya, namun beberapa resiko harus tetap diterima sebagai bagian penting dari aktivitas. Penanganan resiko: 1. High probability, high impact: resiko jenis ini umumnya dihindari ataupun ditransfer. 2. Low probability, high impact: respon paling tepat untuk tipe resiko ini adalah
dihindari. Dan jika masih terjadi, maka lakukan mitigasi resiko serta kembangkan contingency plan.
3. High probability, low impact: mitigasi resiko dan kembangkan contingency plan.
4. Low probability, low impact: efek dari resiko ini dapat dikurangi, namun biayanya dapat saja melebihi dampak yang dihasilkan. Dalam kasus ini mungkin lebih baik untuk menerima efek dari resiko tersebut.
Contigency Plan
Untuk resiko yang mungkin terjadi maka perlu dipersiapkan contingency plan seandainya benar-benar terjadi. Contigency plan haruslah sesuai dengan proposional terhadap dampak resiko tersebut. Dalam banyak kasus seringkali lebih efisien untuk mengalokasikan sejumlah sumber daya untuk mengurangi resiko dibandingkan mengembangkan contingency plan yang jika diimplementasikan akan lebih mahal. Namun beberapa skenario memang membutuhkan full contingency plan, tergantung pada proyeknya. Namun jangan sampai tertukar antaracontingency planning dengan re-planning normal yang memang dibutuhkan karena adanya perubahan dalam proyek yang berjalan. Tabel resiko proyek software dan strategi mengurangi resiko ( Asums: Issues adalah
Resiko):
5. Implementasi Manajemen Resiko
Setelah memilih respon yang akan digunakan untuk menangani resiko, maka berikutnya masuk ke tahap implementasi metode yang telah direncanakan tersebut yakni dengan cara monitoring resiko. Monitoring Resiko adalah kegiatan yang meliputi Mengidentifikasi, menganalisa dan merencanakan suatu resiko merupakan bagian penting dalam perencanaan suatu proyek. Namun, manajemen resiko tidaklah berhenti sampai disana saja. Praktek, pengalaman dan terjadinya kerugian akan membutuhkan suatu perubahan dalam rencana dan keputusan mengenai penanganan suatu resiko. Sangatlah penting untuk selalu memonitor proses dari awal mulai dari identifikasi resiko dan pengukuran resiko untuk mengetahui keefektifitas respon yang telah dipilih dan untuk mengidentifikasi adanya resiko yang baru maupun berubah. Sehingga, ketika suatu resiko terjadi maka respon yang dipilih akan sesuai dan diimplementasikan secara efektif.