Documentos electrónicos, Esquema de metadatos y modelo de Política de gestión documental

Expediente electrónico (V):

Gestión Documental y Digitalización

Documentos electrónicos, Esquema de

metadatos y modelo de Política

Madrid, 1 de julio de 2015

Miguel A. Amutio Gómez

Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC

Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

1. Documento-e

y transformación

digital

Documento-e y transformación digital

Proporción creciente

del soporte electrónico:

Documento electrónico

Expediente electrónico

Archivo electrónico

Registro electrónico

Factura electrónica

Receta electrónica

Contratación electrónica

Notificación electrónica

...

La gestión de los

documentos electrónicos

es clave para la

transformación digital de

la Administración (para la

tramitación interna por medios

electrónicos).

DTIC y transformación digital

Una oportunidad que había que aprovechar.

2. Un marco

legal exhaustivo

relativo al

documento-e

Gestión de la información

Servicios Públicos

Protección de datos

de carácter personal

Seguridad

Interoperabilidad

Accesibilidad

Transparencia

Reutilización de la

información

Gestión

documental

Ley 30/1992

…

Ley 30/1992 Ley 11/2007 …

LO 15/1999 LO 15/1999 RD 1720/2007 …

RD 3/2010 ENS RD 3/2010 ENS …

RD 4/2010

RD 4/2010 Normas técnicas de interoperabilidad

Ley 37/2007

Interoperabilidad

Ley 37/2007 RD 1495/2011 Norma técnica de Interoperabilidad

RD 1708/2011 RD 1708/2011 RD 4/2010 ENI …

RD 1494/2007 RD 1494/2007

Ley 19/2013 Ley 19/2013

(Fuente: Elaboración propia)

+ Reglamento eIDAS: art.46, efectos jurídicos de los documentos-e, Mercado Único Digital (DSM): promoción del documento-e en la UE. Acción 2.15 del Programa ISA…

Principio de seguridad jurídica

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html

Normas técnicas Guías de aplicación Esquemas Modelos Otros documentos

Punto focal de información de archivo-e

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html

3. ¿Dónde estamos?

La gestión del documento-e: ¿dónde estamos?

El soporte normativo y documental es muy

completo y exhaustivo; sin embargo, ¿qué ocurre?

4. ¿Qué hacer?

5 acciones claves

Responsables

Expertos

en

archivos

Expertos

en TIC

Usuarios

[1] Implicar a los actores interesados

Tratamiento

horizontal y

multidisciplinar

[2] Elaborar y aprobar la política de gestión de documentos-e

Guía de aplicación de la NTI de Política de gestión de documentos-e

Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_de_documentos_electronicos.html

Modelo de Política de gestión de documentos-e

Políticas de gestión de documentos-e: MINHAP

Política Ponencias complementarias

Políticas de gestión documentos-e: C.A. CANARIAS

Políticas de gestión documentos-e: CARTAGENA

Políticas de gestión de documentos-e: UPNA

http://www2.unavarra.es/gesadj/seccionNormativa/5gestiondedocumentos.pdf

https://sede.um.es/sede/gestion-documental/inicio.seam

Políticas de gestión documentos-e: UM

[3] Aplicar los metadatos para la gestión del documento-e

Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de

algunas características del documento y facilitan la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.

Sirven para identificar, autenticar y contextualizar

documentos, y del mismo modo a las entidades, los procesos y los sistemas que los

crean, gestionan, mantienen y utilizan.

Proporcionan información estructurada o semi-estructurada

que hace posible la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo.

Mínimos obligatorios y complementarios.

Se articulan en un ‘esquema de metadatos’.

Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico

(e-EMGDE) que podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la

adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.

Esquema de metadatos para la gestión del documento-e (e-EMGDE)

[4] Utilizar herramientas adecuadas

Herramientas de soporte a la gestión diaria de los

documentos para el desarrollo de los procesos (básicamente para el

control, almacenamiento y gestión de la documentación de los archivos de

oficina).

Herramientas orientadas a proporcionar un repositorio

seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio.

[5] Formación

Marco legal

Política

Normas y procedimientos

operativos

Herramientas

Para vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel al soporte electrónico.

3. Retos y

conclusiones

Conclusiones La transformación digital requiere abordar la gestión de los

documentos-e.

El soporte normativo, teórico y documental es muy completo y exhaustivo.

Es necesario un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique a responsables, expertos en gestión documental y archivos, en TIC y usuarios.

Continuar el esfuerzo de desarrollo: revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento-e (e-EMGDE); tratamiento de los metadatos complementarios,…

Avanzar en la provisión de servicios y herramientas para la gestión de documentos-e. También de medios adecuados al trabajo diario con documentos-e.

Vigilar lo que pueda consolidarse en la UE sobre el documento-e.

[Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias entidades.

Muchas gracias

Portal de la Administración Electrónica:

http://administracionelectronica.gob.es