CUPRINSArgument2CAPITOLUL I. PREZENTAREA GENERALA A SOCIETATII
S.C. FIVE HOLDINGS.A.41.1.Scopulsi obiectul de activitate la S.C
Five Holding S.A.51.1.1 Scopul societatii51.1.2Obiectul de
activitate al societatii S.C.
FiveHoldingS.A.51.2.Structuraorganizatorica a societatii S.C. Five
Holding S.A.51.3. Principalii indicatori economico-financiari ce
caracterizeaza activitatea societatii71.4 Norme privind protectia
muncii in domeniul finanaciar contabil9CAPITOLUL II. ASPECTE
TEORETICE PRIVIND DOCUMENTE SI REGISTRE OBLIGATORII IN DERULAREA
UNEI AFACEI112.1.Identificareadocumentelor si registrelor
obligatorii in derularea uneiafaceri112.1.1 Clasificarea
documentelor economice contabile112.2.Documentejustificative112.3.
Intocmire,verificare,corectare, pastrare si
arhivare.132.3.1Intocmirea132.3.2 Verificarea132.3.3.
Corectarea132.3.4. Clasarea si pastrarea142.4 Documentele
justificative142.5.Registrecontabile172.5.1.Tipuri de registre
contabile172.6.Documente de sinteza192.6.1.Bilantul202.6.2.Contul
de profit si pierdere20CAPITOLUL III. ASPECTE PRACTICE PRIVIND
DOCUMENTELE SI REGISTRELE OBLIGATORII IN DERULAREA UNEI
AFACERI22Concluzii25Bibliografie26
ArgumentConform Legii contabilitatii orice operatie patrimoniala
se consemneaza in momentul efetuarii ei intr-un act scris care sta
la baza inregistrarilor incontabilitate ,dobandind astfel calitatea
de document justificativ.Se asigura astfel datelede intrarein
sistemul informational contabil.Importanta acestei teme este ca
prin documente se poare concretiza faptul ca se justifica
operatiile inregistrate in evidente, stau la baza inregistrarilor
in contabilitate, consemneaza date necesare pentru control si
analiza economico-financiara, si constituie in caz de litigii probe
in justitie.In raport cu operatiile pe care leconsemneaza
,inpractica se utilizeaza documente numeroase si
variate.Documentele contin mai multe elemente principale, se
intcmesc la locul unde se produce operatia economica si dupa
completare sunt supuse operatiei de prelucrare. Evitarea sau
inlaturarea erorilor se realizeaza prin operatia de verificare a
documentelor,careimbraca mai multe forme:verificarea formei,
aritmetica si de fond. Erorile constatate cu ocazia intocmirii,
verificarii, inregistrarii documentelor justificative se corecteza.
Documentele utilizate trebuie sa constituie un sistem unitar si
rational, caresaaiba la baza reguli precise cu privire la
intocmirea, folosirea, circulatia si evidenta fiecarui document.
Circuitul reprezinta drumul parcurs de documente din momentul
intocmirii lor si pana in momentul clasarii lor in arhiva.
Intr-oinmtreprindere ,circuitul documentelor se desfasoara conform
unui grafic. Pastrarea documentelor areloc ,in functie de
importanta si de felul lor, pe o perioada mai indelungata sau mai
scurta de timp, conform normelor legale in vigoare.Lucrarea este
structurata pe trei capitole.In capitolul I este prezentata
societatea comerciala Five Holding S.A., Constanta, avand obiectul
principalde activitatecomertul cu materiale de constructii, prin
supermarketul Brick.Datorita preturilor, serviciilor, si produselor
oferite supermarketul Brickesteliderul local in segmentul
materialelor de constructii.In capitolul II sunt prezentate
aspectele teoretice privind documentele si registrele obligatorii
in derularea unei afaceri. In functie de forma,continutulsi rolul
lor documentele se grupeaza in:documente justificative, register
contabile si documente de sinteza . Sunt prezentate principalele
documente si registre cu caracteristicile sprecifice.In capitolul
III sunt realizate aplicatii practice la societatea S.C. Five
Holding S.A. privind documentele si registrele obligatorii in
derularea unei afaceri.Acesta tema are un scop prcis. Daca nu ar
exista documentele si registrele contabile ar fi o lucrare foarte
laborioasa si nu ar oferi garantia corectitudinii, dar totusi
existand se preiau informatiile din documente, conform unor rubrici
prestabilite si se ordoneaza centralizat pe debitul si pe creditul
fiecarui cont utilizat.Societatea comerciala Fice Holding S.A.
Constanta, societae juridica peactiuni ,are obiectul principal de
activitate comertul cu materiale de constructii, prin supermarketul
Brick. Datorita politicii sale comerciale in privinta preturilor,
serviciilor si flexibilitatii in relatia cu partenerii de afaceri
si clientii, supermarketul Brick a reusit sa castige cel mai
important segment al pietei materialelor de constructii.Trasatura
definitorie a firmei S.C. Five Holding S.A. este accentul pus pe
calitate si respectul fata de sine, ceea ce reprezinta garantia
unei afaceri de succes.
CAPITOLUL I. PREZENTAREA GENERALA A SOCIETATII S.C. FIVE
HOLDINGS.A.
S.C. Five Holding S.A. Constanta , societate juridical pe
actiuni (S.A.), a fost infiintata in actuala forma organizatorica
in anul 1998 cu uncapital social de 100.000 lei.Sediul
socialesteinregistrat inConstanta, sat.Ion Roata, nr.3, nr de
inmatriculare la Oficiul ComertuluiesteJ/13/1334/1998. CIF RO
10562600.Societatea nu are filiale, sucursale sau
participanti.Conform actelor constitutive ale socitatii obiectul
principal de activitate este: Comert cu material lemnos si de
constructii, cod CAEN 5153.Societatea mai desfasoara si activitate
deproductie ,respectiv productia de pavele si borduri cat si
activitate de prestari servicii si lucrari de
constructii.Activitatea principala a societaii comerciale o
reprezinta magazinul Brick in care se comercializeaza o gama larga
deproduse ,principalelefiind cele de constructii, instalatii
sanitare, electrice, amsini si echipamente, pal melaminat, bunuri
pentru amenajari interioare, dar si produse de uz casnic.O latura
importantaaactivitatii s-a dezvoltat in domeniul constructiilor
inConstanta, dar si in statiunile de pe litoral, unde FIVE HOLDING
a executat lucrari precum:galeriile comerciale 'Select' din
Mamaiaspatiile comerciale din 'Piata Tomis III'lucrari de
reabilitare a 4 bazine ornamentale cu fantani arteziene in
Mamaiaamenajari pavaje cu prefabricate din betonmarcaje rutiere in
municipiul Constanta si statiunea Mamaiaantreprenor general al
Parcului Acvatic de Distractii AQUAMAGICDatorita politicii sale
comerciale in privinta preturilor, serviciilor si flexibilitatii in
relatia cu partenerii de afaceri si clientii, supermarketul BRICK a
reusit sa castige cel mai important segment al pietei materialelor
de constructii, perfectand peste 350 de contracte comerciale cu
importante firme de constructii si alte societati comerciale cu
diverse profile de activitate.Trasatura definitorie a firmei S.C.
FIVE HOLDING S.A. este accentul pus pe calitate si respectul fata
de client, ceea ce reprezintagarantia unei afaceri de succes.
1.1.Scopulsi obiectul de activitate la S.C Five Holding
S.A.1.1.1 Scopul societatiiScopul societatii este obiectivul
fundamental al oricarei entitati economice, acela de a obtine
profit.Intr-o continua dezvoltare, supermarketul BRICK vine in
intampinarea cerintelor pietei constantene cu o gama de produse de
lux. Intr-un cadru elegant si confortabil magazinul pune la
dispozitia clientilor articole diverse, de calitate, in care
tehnologia de varf isi face simtita prezenta. Expunerea produselor
se realizeaza in ambiente. Simplitatea si bunul gust caracterizeaza
intreaga structura a magazinului.In dorinta de a defini un stil,
spatiul comercial creaza echilibru si da senzatia reconfortanta
de'acasa',respectand o lege general valabila conform careia'un
interior trebuie sa fie expresia echilibrului celui care il
locuieste'.1.1.2Obiectul de activitate al societatii S.C.
FiveHoldingS.A.Obiectul principal de activitate al S.C. FIVE
HOLDING S.A.ilconstituie comertul cu materiale de constructii prin
supermarketul Brick.Sub marca BRICK se regasesc cei mai importanti
producatori si importatori din Romania. BRICK dispune de un modern
spatiu comercial in suprafata de 6.000 mp, spatii de depozitare de
3.000 mp, depozit exterior de 3.000 mp si o parcare de 3.500 mp.
Magazinul adaposteste un salon expozitional de 600 mp cu activitate
permanenta, unde o parte din firme isi expun produsele si unde sunt
organizate simpozioane, intalniri de afaceri si targuri la care
sunt invitati colaboratori, arhitecti si clienti.BRICK se remarca
fata de magazinele concurente prin comercializarea unei game
complete de materiale de constructii si amenajari interioare,
spatiu comercial modern, acces pe baza de card, consultanta oferita
la standul de produse. Cei 70.000 de clienti, posesori ai
cardurilor de client, au posibilitatea de a alege din cele peste
45.000 de produse oferite sub diferite
marci.1.2.Structuraorganizatorica a societatii S.C. Five Holding
S.A.Structura organizatorica reprezinta totalitatea
persoanelor,compartimentelor de munca,a verigilor de productie si
conceptie,modul in care acestea sunt distribuite in timp si
spatiu,precum si relatiile ce se stabilesc intre ele in vederea
realizarii obiectivelorintreprinderii.Prin denumirea functiei se
exprima competentele,autoritatea si responsabilitatile stabilite
pentrupersoana ce o va exercita;in raport cu continutul lor se
deosebesc 2 tipuri principale de functii: de conducere si de
executie.Functiile de conducere se caracterizeaza prin faptul ca
ele cuprind sarcini si atributiide coordonare a activitatii
persoanelor subordonate,avandastfel un grad mai mare de
responsabilitate si autoritate.Principalele functii de conducere
sunt:director,director adjunct tehnic,inginer sef ,contabil
sef,etc.Functiile de executie cuprind sarcini de executare a unor
lucrari sau de rezolvare a unor probleme,revenindsi sarcini de
coordonare.Functiile de executie,de specialitate sunt: functii de
executie cu caracter de executie:gestionar.ajutorde gestionar,
manipulanti, etc. Societatea comerciala S.C Five Holding S.A a luat
fiinta in baza legii 31/2003 republicata.S.C Five Holding S.A este
persoana jurica,avand ca forma societatea pe
actiuni,desfasurandu-si activitatea in conformitate cu legile
romane si prezentul act constitutive.Societatea are 4 asociati,
care au drept de decizie finala si un numar total de 250angajati ce
desfasoara diferite functii in cadrul firmei astfel incat sa poata
fi indeplinite obiectivele societatii.FISA
POSTULUISECRETARA(PROGRAM 8 ORE/ZI)Nivel pregatire:Studental
sectiei de calculatoare/informaticaAptitudini si competente:
Flexibilitate,adaptarerapida la mediul de lucru profesional
Capaciate de analiza si organizare Perseverenta,rabdare,
seriozitare, onestitate, sociabilitate Lucrul in echipa Capacitate
de comunicare foarte buna Placerea de a lucra cu oameniiNivel de
cunostinte: Nivel de baza legat de retele,calculatoare, internet si
instatlare/configurare sistele de calculAtributii: De secretariat
Relatii cu publicul Helpdesk Gestiunea sistemului de tichete intern
Gestiune documente interneAcest tip de structura organizatorica
permite atat respectarea unitatii deconducere ,catsi folosirea
cunostintelor de specialitate din cadrul diferitelor compartimente
functionale.Managerul general are urmatoarele atributii:1. Asigura
relatiile cu parteneriide afaceri2. Controleaza in permanenta daca
rezultatele corespund politicii stabilite3. Aproba angajarea si
desfacerea contractelor de munca,urmarindaplicarea regulamentului
de organizare si functionare a prevederilor contractului colectiv
de munca4. Reprezinta interesele societatii in raporturile cu
persoanele juridice sau fizice.Managerul comercialeste subordonat
managerului general si are ca atributii:1. Desfasurarea in bune
conditii a activitatiide aprovizionare2. Cautarea permanenta de noi
clienti si fidelizarea celor actuali3. Crearea impreuna cu biroul
de marketing a unei politici clare de marketing in conformitate cu
politica firmei.Managerul economic este suboronat managerului
general avand ca atributii:1. Desfasurarea in bune conditii a
activitatii interneasocietati2. Angajarea de personal nou sau
luarea de masuri disciplinare daca este cazul.Serviciul
financiar-contabil este subordonat managerului comercial si are
urmatoarele atributii:1. Verifica justetea operatiunilor si
legalitatea actelor supuse inregistrarilor contabile si intocmeste
bilantul contabil.2. Tine evidenta analitica si sintetica a
mijloacelor circulante si a mijloacelor fixe in inventar3. Verifica
lunar soldurile din evidenta contabila si stocurile din fisele de
magazie.4. Tine evidenta analitica,intocmestebalantele,precum si
celelalte operatiuni legate de debitori,creditori,lipsuri de valori
materiale,conturile de ordine.
1.3. Principalii indicatori economico-financiari ce
caracterizeaza activitatea societatii
Tabel 1-mii lei-RezultatAnul200520062007
Rezultat brut8894358040711619734
Rezultat net6640866000031209452
Analizand evolutia profitului in ultimii trei ani se observa o
tendinta de crestereaacestuia.In 2006profitul ar fi trebuit sa fie
de aproximativ 900000000 lei, insa societatea a inregistrat o
pierdere foarte mare cauzata de falimentul unui client important.In
anul 2007 societatea s-a redresat si s-a obtinut un profit brut de
aproximativ 1619734000 lei si un profit net de 1209452000 lei.Tabel
2:- lei-Tipuri de venituriVenituri realizate in 2007
Venituri totale,din care:16316779
Venituri din exploatare,din care:16293381
Venituri din vanzarea materiale constructii13121344
Venituri din vanzare materii prime2537452
Venituri din vanzare obiecte sanitare634585
Venituri financiare,din care:23398
Venituri din dobanzi100
Alte venituri financiare23298
Analizand indicatorii finaciari prezentati in Tabelul 2 si
reprezentarea grafica aferenta, se observa ca veniturile obtinute
din comercializarea materialelor de constructie detin o pondere
covarsitoare in totalul veniturilor realizate in anul financiar
2007.Aceasta justifica ipoteza conform careia, comertul
materialelor de constructie este principalul obiect de activitate
al societatii.1.4 Norme privind protectia muncii in domeniul
finanaciar contabilIn Romania protectia muncii este reglementata
prin legea 90/1996 si constituie un ansamblu de activitati ce au ca
scop asigurarea celor mai bune conditii privind desfasurarea
procesului de munca,aparareavietii si sanatatii persoanelor fizice
si juridice la care activitatea se desfasoara cu personal
angajat.Ministerul Muncii si Familiei prin organele lor de
specialitate organizeaza si controleaza total activitatea privind
Protectia Muncii.Normele de protectie a muncii care se aplica la
nivelul intregii economii:Nici un agent economic nu isi desfasoara
activitatea daca nu a obtinut Autorizatia de functionare din punct
de vedere al Protectiei Muncii autorizate, care le cerere este
eliberatade inspectoriide munca.Agentii economici au obligatia de a
dota pe fiecare lucrator cu echipament individual de protectie a
muncii. Acest echipament este diferit in functie de conditiile
concrete de munca,echipamentul individual se acorda gratuit,iar in
cazul degradarii,agentul economic trebuie sa acorde un nou
echipament.Agentii economici au obligatia de a acorda alimentatia
de protectie a lucratorilor ce lucreaza in conditii grele si foarte
grele de munca.Agentii economici au obligatia de a acorda materiale
igienico-sanitare pentru lucratorii care isi desfasoara activitatea
intr-un mediuceimpune o igiena deosebita.In cazul nerespectarii
normelor specifice de protectie a muncii apar accidentele de munca
care reprezinta vatamarea violenta a organismului sau intoxicarea
acuta profesionala care are loc in timpul procesului de munca si
care provoaca pierderea capacitatii de munca pe cel putin 3
zile,invaliditatii sau deces.Principalele norme de securitate a
muncii aplicabile in activitatea compartimentului
financiar-contabil sunt legate de prelucrarea automata a
datelor.Utilizatorii trebuiesaaiba posibilitati de modificare a
pozitiei de lucru.In timpul activitatii:1. Monitoarele sa fie
amplasate la distanta fata de ferestre;2. Ecranul,suportulde
documente si tastatura trebuie sa fie amplasate la distante egale
fata de ochi 600+150mm;3. Se interzice personalului de deservire a
echipamrntelor de calcul sa intervina la tablouri
electrice,grupuristabilizatoare,instalatii de climatizare sau la
alte instalatii auxiliare;4. Se interzice fumatul in incaperi cu
volum mare de documente;5. Se interzice consumul alimentelor pe
masa calculatorului sau deasupra tastaturii;6. Reluarea lucrului in
zonele de actiune a CO2 se va face numai prin ventilarea spatiilor
respective cu instalatia de climatizare in functiune,incircuit
deschis,un timp stabilit in functie de capacitatea
ventilatoarelor,dar nu mai putin de o ora.
CAPITOLUL II. ASPECTE TEORETICE PRIVIND DOCUMENTE SI REGISTRE
OBLIGATORII IN DERULAREA UNEI AFACEI2.1.Identificareadocumentelor
si registrelor obligatorii in derularea uneiafaceriIn derularea
unei afaceri sunt folosite o serie de documente si register
contabile. Legea contabilitatii prevede ca orice operatie
economico-financiara efectuata se consemneaza intr-un document care
sta la baza inregistrarii in contabilitate. In raport cu
forma,continutul,sirolul lor documentele se grupeaza in: Documente
justificative Registre contabile Documente de sinteza.Documentele
economice din sfera contabilitatii numite si documente contabile
realizeaza legatura intre cele 3 forme ale evidentie economice:
Evidenta operativa Evidenta contabila Evidenta statistica2.1.1
Clasificarea documentelor economice contabile1.
Documentejustificative: documente tipizate documente netipizate2.
Registrecontabile registru Jurnal registru Inventar registru Cartea
Mare3. Documentede sinteza si raportare situatii financiare
anuale2.2.DocumentejustificativeDocumentele sunt acte
scrise,intocmitepentru operatiile economice sau financiare la locul
si in momentul lor,cu scopul de a dovedi existenta acestor
operatii,precum si pentru evenimente izvorate dic necesitati
organizatorice si administrative ale entitatii economice In
activiatea unitatii patrimoniale sunt utilizate numeroase si
variate documente de evidenta in raport cu operatiunile economice
si/sau financiare pe care le consemneaza.in functie de trasaturile
caracterisitce ale operatiunilor economice si
financiare,documentelede evidenta se clasifica dupa mai multe
criterii.Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc
documentelese impartin:a) documente de dispozitie(ex:ordin de
plata,comanda,dispozitii de plata)b) documente justificative sau de
executie(ex:factura,factura fiscala,chitanta,bon de consum)c)
documente mixte(ex:aviz de insotire a marfii,dispozitie de
livrare)Dupa momentul intocmirii si rolul lor,potfi:a) documente
primare sunt acele documente in care se consemneaza pentru prima
data operatiile economice sau financiare. Ele se intocmesc de
regula in momentul efectuarii acestor operatii economice sau
financiare. Ex.: Chitanta, Factura etc.;b) documente secundare sunt
documentele ce se intocmesc pe baza documentelor primare.Dupa modul
de intocmire si rolul pe care-l indeplinesc in cadrul sistemului
informational,contabil,documentelede evidenta se grupeaza in:a)
documentele justificative:sunt acele documente care se intocmesc la
locul si in urma executarii operatiilor economice sau financiare
prin semnarea lor de catre persoanele care le-au intocmit,verificat
si inregistrat.Ele asigura certitudinea si realitarea efectuarii
operatiilor respective.Aceste documente preced si fundamenteza
datele cuprinse in ele,fac dovada efectuarii operatiilor si
angajeaza raspunderi,drepturi si obligatii cu privire la existenta
si miscarea elementelor patrimoniale.b) documentede evidenta
contabila:sunt registre contabile in care se consemneaza si se
pastreaza informatiili in strucuta proprie a contului. In cadrul
registrelor contabile propriu-zise intra:registrul-jurnal,registrul
cartea-mare,registrul-inventar.De asemenea,registele contabile pot
fi insotite si de registre de evidenta operative care se intocmesc
pentru stocarea informatiilor de anumit fel,pe locuri de
gestionare,si anume:registrul cheltuielilor,registrul
stocurilor,registrul veniturilor,registrul jurnalul de
vanzari,jurnalul de cumparaturi,etc.c) documente de sinteze si
rapoarte contabile:suntacele documente prin care se cumuleaza si se
transmit informatii din exteriorul unitatii patrimoniale si din
care amintim:bilantul contabil semestrial si anual,si note
explicative,balanta de verificare sintetica la sfarsitul
lunii,bugetul de venituri si cheltuieli,declaratia privind
impozitul pe profit la sfarsitul trimestului (anului)
etc.Documentele de evidenta sunt elaborate in functie de continutul
operatiilor economice si financiare pentru care sunt concepute,
concomitent urmarindu-se sa fie clare, sa redea in forma simpla
activitatle desfasurate de catre unitatea patrimoniala, cu
cheltuieli materiale si umane minime.2.3.
Intocmire,verificare,corectare, pastrare si
arhivare.2.3.1IntocmireaIn orice unitate patrimoniala, intocmirea
documentelor pentru fiecare operatie economic a si fmanciara
reprezinta o cerinta majora pentru cunoasterea si managementul
activitatii, mtrucat aceasta reclama un control riguros atat asupra
integritatii si modului de gestionare a patrimoniului in totalitate
sau a partilor componente, cat si a fiecarei operatii in
parte.Intocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace
de prelucrare automata, astfel incat acestea sa fie lizibile,
nefiind admise stersaturi, razaturi, modificari sau alte asemenea
procedee, precum si lasarea de spatiu liber intre operatiile
consemnate in acestea.lntocmireadocumentelor are loc, de regula, la
locul unde se produce operatia economicii sau financiara.Dupa
intocmire, documentele se supun verificarii si prelucrarii.2.3.2
VerificareaVerificarea documentelor de evidenta este operatia
premergatoare inregistrarii operatiilor economice si financiare in
conturi si consta in controlul respectarii conditiilor de forma si
de fond pe care acestea trebuie sa le indeplineasca.Verificarea are
ca scop evitarea greselilor, neregulilor si abuzurilor, precum si
pentru ref1ectarea realit:atiiin contabilitate.Verificarea
documentelor de evidenta se efectuaeaza in general de catre alte
personae decat cele care le-au intocmit si prelucrat. Dupa
verificare,documentelecorrect intocmite sunt supuse analizei
contabile si contarii, adica inscrierii pee le a conturilor
sintetice si analitice debitoare si creditoare in care urmeaza a se
inregistra operatiile economice sau finanaciare.Contarea si
inregistrarea in contabilitate in contabilitate se fac document cu
document sau dupa o centralizare a documentelor care se refera la
operatii de aceasi natura din aceasi perioada.2.3.3.
CorectareaCorectarea erorilor din documente presupune respectarea
unor reguli prin care:1.sa li se permita recunoasterea momentului
cand s-aprodus greseala;2.sa se aduca la cunostinta celor care au
intocmit documentul;3.sa se efectueze corectarea prin taierea cu o
linie a textului sau sumei gresite, in asa fel incat sa se poata
citi ce s-a gresit. Apoi se scrie deasupra textul sau suma
corecta,facandu-se mentiunea pe documentul rectificat asupra
acestui fapt;4.datele corecte sa fie certificate prin semnaturile
persoanei care a completat initial documentul sau a
corectorului,canderoarea s-a constat la prelucrare.2.3.4. Clasarea
si pastrareaClasarea este o operatie de asezare a documentelor
intr-o anumita ordine stricta determinata,inscopul pastrarii si al
gasirii lor cu usurinta atunci cand sunt cautate pentru furnizarea
informatiilor necesare organelor de evidenta,conducere si
control.Clasarea poate fi definitive sau provizorie,infunctie de
durata de timp.2.3.4. ArhivareaArhivarea documentelor de evidenta
se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea
urmatoarelorreguli:1.documentele se grupeaza indosare ,numerotate,
numite si parapete;2.gruparea documentelor in dosare se face
cronologic si sistematic,incadrul fiecarui exercitiu financiar la
care se refera aceasta. In cazul fuziunii sau al lichidarii
unitatii,documenteleaferente acestei perioade se arhiveaza
separat;3.evidenta documentelor de analiza se tine cu ajutorul
Registrelor de evidenta,incare sunt tinute evidentele dosarelor si
documentelor intrate in arhiva,precum si miscarea acestora in
decursul timpului.Documentele cu valoare istorica, stiintifica si
politica se dau spre pastrare la arhivele statului. Restul
documentelor se predau la arhiva intreprinderii pentru
topire,laexpirarea termenului de pastrare,intrunindu-se o comisie
sub conducera administartorului sau ordonatorului de credite,dupa
caz. In caz de pierdere sustragere sau distrugere a unor documente
contabile,seiau masuri de reconstituire a acestora in termen de
maximum 30 de zile de la constatare si aceste documente poarta in
mod obligatoriu si vizibil pe ele mentiunea RECONSTRUIT, cu
specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a
facut reconstituirea.2.4 Documentele justificativeNumite si
documentele primare sunt actele scrise intocmite in momentul
efectuarii operatiilor economice prin care se atesta efectuarea
acestor operatii:1.Factura si factura fiscalaServeste ca document
de baza deconectarea produselor si serviciilor,a lucrarilor
executate si serviciile prestate.Insoteste marfa in timpul
transportului de la furnizori la cumparatori.Este document
justificativ de inregistrare in contabilitate a bunurilor
achizitionate de la furnizori.Se intocmeste de unitatea furnizoare
in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare cuprinzand
anumite referinte,privind emitentul si clientul(felul
marfii,cantitae,valoare totala si valoare t.v.a).Se arhiveaza la
conpartimentul financiar-contabil.2.ChitantaServeste ca documnt
justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la caseria
unitatii. Sta la baza intocmirii registrului de casa. Se intocmeste
de catre casier in doua exemplare si se semneaza la primirea unei
sume.Circula ladepunator(exemplarul 1)iar (exemplarul 2) ramane in
carnet,fiind folosit ca document de verificare a operatiilor
inregistrate in registrul de casa.Este document
tiparit,completat,folosit si pastrat conform dispozitiior legale in
vigoare. Se arhiveza la compartimentul financiar-contabil numai
dupa ce s-a completat in intregime carnetul.3.Aviz de insotire al
marfiiContinutul obligatoriu al avizuluide insotirea marfii este:
Seria si numarul intern de identificare a formularului Data
emiterii formularului Datele de identificare
alefurnizorului(denumire,adresa,cod de identificare fiscala) Datele
deidentificare alecumparatorului(denumire,adresa,cod de
identificare fiscala) Denumirea si cantitatea bunurilor
livrate;Date privind expeditia:numeledelegatului,buletin/cate de
identitate(serie,numar),numarul mijlocului de transport,ora
livrarii,semnatura delegatului,semnatula expeditotului.Avizul de
insotire al marfii este formular cu regim inern de tiparire si
numeratare.Caracteristici:Se intocmeste in 2 sau mai multe
exemplare,de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii
facturii in momentul livrarii produselor,marfurilor sau altor
valori materiale,precum si in alte situatii stabilite prin
procedurile proprii ale societatii.In cazul transferului de bunuri
intre gestiunile aceleiasi unitati , dispersate teritorial,avizul
de insotire a marfii poarta mentiunea fara factura.Pe avizul de
insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru
prelucrare la terti se face mentiuneapentru prelucrare la terti.In
alte situatii(decat cele prevazute mai sus)se face mentiunea cauzei
pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.
Se arhiveaza la furnizor la compartimentul desfacere si la
compartimentul financiar-contabil si la cumparator la
compartimentul financiar-contabil.4.Statul de salariiServesteca:
Document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite
salariatilor,precum si al contributiilor si al altor sume datorate;
Document justificativde inregistrarein contabilitate.Se intocmeste
in doua exemplare,lunar,pesectii,ateliere,servicii etc,pe baza:
Documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv;
Documentelor de centralizareasalariilor individuale pentru
muncitorii salariati in acord etc.; Documentelor de evidenta si a
documentelor privind retinerile legale; Listelor de avans
chenzinal; Concediilor de odihna,certificatelormedicale(in cazul
statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c).Se semneza pentru
confirmarea exactitatii calculelor,decatre persoana care determina
salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.Coloanele libere
din partea de retineriastatelor de salarii urmeaza a fi completate
cu retineri legale altele decat cele nominalizate in
formular.Pentru centralizarea la nivelul unitarii a salariilor si a
elementelor componente ale acestora,inclusiva retinelor,se
utilizeaza aceleiasi formulare de state de salarii.Platile facute
in cursul lunii:avansulchenzinal,lichidarile,indemnizatiile de
concediu,etc. Se includ in statele de salarii,pentrua cuprinde
astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile
legate din perioada de decontare respectiva.Se arhiveaza la
compartimentul financiar-contabil,separatde celelalte acte
justificative de plati si la compartimentul care a intocmit statele
de salarii.Continutul minimal obligatoriu al formularului este
urmatorul: Denumirea unitatii,sectiei,serviciuluietc. Denumirea
formularului; Intocmit pentru luna,anul; Numele si prenumele;
Venitul brut; Contributia individualade asigurarisociale;
Contribuita individuala la bugetul asiguarailor de somaj;
Contributia pentru asigurarile sociale de sanatate; Cheltuieli
profesionale; Venitul net; Deducere personala de baza; Deduceri
suplimentare; Venitul baza de calcul;impozitulcalculat si
retinut;salariul net; Semnaturi:conducatorul unitatii,conducatorul
compartimentului financiar-contabil,persoana care il
intocmeste2.5.RegistrecontabileFiecare operatiune economica se
consemneaza printr-un document specific,astfelincat la nivelul unei
luni exista o multitudine de documente ce contin informatii care
trebuie sa se reflecte prin Balanta de verificare.In momentul
consemnarii operatiunii,seinregistreza cronologic si sistematic
datele din documentul primar, deci, fiecare document justificativ
se va regasi intr-o formula contabila. Pentru intocmirea Balantei
de verificare la sfarsitul lunii,arinsemna ca toate informatiile
din documente sa se insumeze si sa se centralizeze pe debitul si
creditul fiecaruiu cont, conform formulei contabile.Ar fi o lucrare
foarte laborioasa si care nu a roferi garantia corectitudinii, daca
nu ar exista registrele contabile. Acestea preiau informatiile din
documente, conform unor rubrici prestabilite si le ordoneaza
centralizat, pe debitul si pe creditul fiecarui cont
utilizat.Registrele contabile nu circula in interiorul societatii
comerciale si nici in afara ei, fiind documente de inregistrare
contabila.2.5.1.Tipuri de registre contabileConform Legii
Contabilitatii 82/91 republicata, societatile comerciale au
obligatia de a intocmi trei tipuri de registre
contabile:Registrul-jurnal, Registrul Cartea-Mare, si Registrul
Inventar.2.5.1.1.Registrul JurnalIn conditiile conducerii evidentei
contabile in partida simpla cu ajutorul tehnicii de
calcul,fiecareoperatiune economico-finaciara se inregistreza in
ordine cronologica,in functie de datele de intocmire sau de intrare
a documentelor.Registrul-jurnal se incasari si plati se editeza
lunar iar paginile sunt numerotate pe masura
editarilor.registrul-jurnal de incasari si plati parafat si
inregistrat la organul fiscal teritorial este completat lunar prin
preluarea totalului sumelor din registrul-jurnal de incasari si
plati tinute cu ajutorul tehnicii de calcul.Caracteristici:
Documentul contabil obligatoriu de inregistrare cronologica si
sistematica a modificarii elementelor de activ si pasiv ale
unitatii.Se intocmeste decatre: Societatea comerciala Companii
nationale; Societati agricole Institutii publice; Unitati
cooperatiste; Asociatii; Alte persoane juridice;Se intocmeste
intr-un singur exemplar. Se numeroteaza (in
ordinecrescatoare;volumelese numeroteaza in ordinea completarii).Se
snuruieste.Se inregistreaza la organul fiscal
teritorial.Numerotarea filelor si a registrelor se face in ordinea
crescatoare,iarvolumele se noteaza in ordinea completarii lor.Se
intocmeste zilnic sau lunar prin inregistrarea
cronologica,farastersaturi si spatii libere,a documentelor in care
se reflecta miscarea elementelor de activ si pasiv ale unitatii. Cu
ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor
fieare operatiune economico-financiara se inregistreaza prin
articole contabile,inmod cronologic,dupa data de intocmire sau d
eintrare a documentelor in unitate. Registru-jurnal se conduce de
subunitati cu conditia interistrarii acestuia la nivelul
subunitaii,incazul in care unitatea are subunitati dispersate
teritoral care conduc contabilitatea pana la balanta de
verificare.Nu circula,fiinddocument de nregistrare contabil. Se
arhiveaza la compartimentul financiar contabil,impreunacu
documentele justificative care au stat la baza intocmirii
lui.2.5.1.2.Registrul Cartea-MareRegistrul Cartea-Mare serveste la:
Stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi
sintetice,launitati care aplica forme de inregistrare pe jurnale;
Verificarea inregistrarilor contabile efectuate; Intocmirea
balantei de verificare.Se intocmeste la
sfarsitullunii(perioadei)astfel: Rulajul creditor se raporteaza din
jurnalul contului respectiv into singura suma,fara desfasurarea pe
conturi corespondente; Sumele cu care a fost debitat contul
respectiv in diverse jurnale se raporteza din acele jurnale
obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in
functie de rulaje debitoare si creditoare ale contului
respectiv,tinandu-se seama de soldul de lainceputul anului (care se
inscrie pe randul destinat in acest scop). Registrul contabil
obligatoriu poate fi inlocuit cu fisa de cont petru operatiuni
diverse ea nu circula fiind un document de inregistrare contabila
si se arhiveaza la compartimentul
financiar-contabil.2.5.1.3.Registrul-InventarReprezinta documentul
contabil obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a
rezultatelor inventarierii patrimoniului.Registrul-Inventar se
numeroteaza,sesnuruieste si se parafeaza la Administratia
Fianantelor publice.Se intocmeste la 31 decembrie pe baza datelor
din listele de inventsriere si a Proceselor verbale de
invertariere.Diferentele valorice constate cu ocazia inventarierii
si consemnate in Registrul inventar corecteaza valoarea de
inregistrare a elementelorpatrimoniale ,aducand-o la valoarea
actuala(de inventar). Completarea Registrului-inventar se include
in operatiunile pregatitoare de incheiere a exercitiului financiar,
respectiv de intocmire a bilantului contabil.2.6.Documente de
sintezaSituatiile financiar anuale sunt documente oficiale de
prezentare a situatiei economico-financiare aentitatilor
,carereflecta o imagine fidela a pozitiei financiare,performantei
financiare si a celorlalte informatii referitoare la activitatea
desfasurata.Setul unitar de formulare care alcatuiesc Situatiile
financiar anuale sunt documente de sinteza care prezinta o imagine
fidela a activelor, datoriilor,pozitieifinanciare, profitului sau
pierderii.Situatile finaciare anuale se intocmesc in lei. Aceasta
unitate de masura se va trece pe fiecare formular in parte. Se
pastreaza in arhiva generalaaentitatii timp de 50 de ani.Legea
contabilitati prevede obligativitatea publicarii Situatilor
finaciare anuale pentru a fi aduse la cunostinta utilizatarilor
interni si externi de informatii contabile. Trebuiesc elaborate in
conformitate cu reglementarile contabile legislative in vigoare
privind regulile de intocmire,aprobare, auditare si publicitare. In
caz contrar, Legea contabilitatii prevede aplicarea si sanctionarea
pentru contraventii si infractiuni.2.6.1.BilantulBilantul este
documentul de sinteza prin care se prezinta elementele de
activ,datoriisi capital propriu ale entitatii la sfarsitul
exercitiului financiar, precum si in celelalte situatii prevazute
de lege. Bilantul este obligatoriu si reda starea si evolutia
situatiei financiare a entitatii.Exista doua scheme de baza: schema
bilantului orizontal si schema bilantului vertical. La noi in tara
se foloseste schema bilantului vertical. Modelul vertical se
bazeaza pe ecuatia fundamentala:Activ-Datorii=Capital
propriu.Bilantul prescurtat se intocmeste de celelalte persoane
juridice, care nu indeplinesc conditiile stabilite la cele trei
criterii se elaboreaza Situatii financiare simplificate. Detalierea
informatiilor in cadrul bilantului se face, in functie de
necesitatile de informare in trepte:pegrupe,subgrupe, si posturi
bilantiere. Grupele se noteaza cu majuscule, subgrupele cu cifre
romane iar posturile bilantiere cu cifre arabe. Postul de bilant
este structura cea mai mica, cea mai analitica, care dimensioneaza
fie un element individual din patrimoniu fie mai multe elemente
patrimoniale cu aceleasi caracteristici. Postul bilantier are un
grad de semnificatie convenabil pentru utilizatori, constituindu-se
in pozitii distincte.2.6.2.Contul de profit si pierdereContulde
profit si pierder este documentul de sinteza care masoara
performantele financiare ale unei entitati cu prezentarea
veniturilor,acheltuielilor si rezultatelor obtinute in cursul unei
perioade date.Contul de profit si pierdere evidentiaza si explica
intr-o forma analitica rezultatele prin prisma raportului de
echilibru intre cheltuieli si venituri,potrivitecuatiei
fundamentale: +/- Rezultatul exercitiului=Venituri
cheltuieli.Elementele de baza ale contului de profit si pierdere
sunt: Veniturile Cheltuielile Profiturile Pierderile.Modelul
contului de profit si pierdere este sub forma de lista, pe
verticala,undesunt prezentate mai intai veniturile si apoi
cheltuielile dupa natura economica sau continut economic.
CAPITOLUL III. ASPECTE PRACTICE PRIVIND DOCUMENTELE SI
REGISTRELE OBLIGATORII IN DERULAREA UNEI AFACERI
1.Unitateaintocmeste ordinal de plata nr 446 la data de
13.03.2008. prin care se dovedeste ca suma de 472,06 a fost extrasa
din contul bancii Alpha Bank pentru a achita un transport
CFR.(anexa 2).5125=5121472.062. La data de 04.03.2008 unitatea se
aprovizioneaza de la furnizor SC hig Muntenia SRL cu
carnete-monetar 10 buc, pret 8,40 lei,TVA19% si carnete-chitanta 10
buc, pret 8,40 lei, TVA 19% conform factura fiscala nr
0005891(anexa 3).%=40131,9230244263.Unangajat al unitatii Ionescu
Liviu achita la caseria unitatii suma de 35 lei drept garantie
pentru un bun achizitionat conform chitanta nr
1716(anexa4).5311=8011354. Pentru asigurarea mijloacelor fixe
societatea incheie un contract cu SC asiromSA(contract de
asigurare) care are in continut urmatoarele bunuri:-camion
500-motostivuitor 400-utilaje 500
Se inregistreaza contractulde asigurare:613=40114005.Inziua
incheierii contractului de asigurare 03.03.2008 SC Five Holding SA
intocmeste ordinul de plata nr 02261 pentru achitarea
asigurarii(anexa5).5121=40114006. Pentru activitatea de productie
se cumpara ciment de la SC Romexil SRL, conform factura fiscala
24162, 20 tone,pret12.50, TVA 19%.%=4012975030225000442647507. Se
da in consum conform bonului de consum nr 211
(anexa6)602=302297508.Gestionarulunitatii Popescu Gina depune la
banca suma de 10000 ,conform foaie de depunere numerar nr 1715(2
exemplare) insemnand incasarile din ziua anterioara(anexa7)9. La
data de 10.03.2008 societaea achizitioneaza materii prime in
valoare de 15000 lei, tva 19%.%=4011780030115000442628.5010.Seface
plata furnizorilor cu o fila CEC.401=51251785011.Sedau in consum
materiile prime601=3011785012.Seintocmeste statul de plata pe luna
martie 2008.-toti angajatii au fost prezenti la lucru in luna
ianuarie-luna are 26 zile lucratoare-retineri
angajati:CAS9.5%somaj1%fondde sanatae 6.5%impozit16% (anexa 8).13.
Conform fisei de magazie din luna martie 2008 se da in consum
linoleumsuper(anexa 9)603=303307814.Ladata de 21.03.2008 se vinde
din magazin cu factura nr 3364675 suruburi autofiletante(anexa 10)
la pretul de 9,53 lei, TVA 19%.%=40111.343039.5344261.8115. Se
incaseaza prin virament intern5121=411111.34
ConcluziiIn concluzie, consider ca registrele contabile cu
character complex, caresapermita intocmirea situatiilor
centralizate privind patrimonial intreprinderii.Formele de
contabilitate ce reprezinta sistemul de formulare intreele ,care
servesc la inregistrarea operatiilor economico-financiare intr-o
anumita perioada de timp dupa anumite reguli.Intocmirea
documentelor se face in ordinecronologica ,cu toate elementele
patrimoniale din cadrul entitatii.S.C. Five Holding S.A. respecta
ordineaintocmirii ,verificarii, corectarii, pastrarii si
arhivarii.Documentele cuprind date , fac dovada efectuarii
operatiilor si angajeaza in acelasi timp raspunderi, drepturi si
obligatii cu privire la existenta si micsarea elementelor
patrimoniale
Bibliografie1. Lector universitar Lucian Constantin Gabriel
Budacia ;Editura Universitar-20102. Contabilitate
public-Chrivineanu Maria-Editura: Sitech 3. Finane publice,
Contabilitate bugetar i de trezorerie, Volumul I-Chirica Lefter-4.
editura:Economic5. Tehnologia informatiei si a comunicatiilor.
Manual pentru clasa a IX-a-editura:ALL
21