Documentacion_de_Sistemas

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Taller Taller de documentación de documentación de sistemasde sistemas

Taller Taller de documentación de documentación de sistemasde sistemas

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•Nombre•Puesto/actividad•Antigüedad•Lo que mas me gusta de mi trabajo•Pasatiempos•Descripción en una palabra

¿Quien soy yo?¿Quien soy yo?

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ExpectativasExpectativas

• ¿¿QuéQué esperoespero de de esteeste taller? taller?

• ¿A qué me comprometo ?¿A qué me comprometo ?

• ¿Qué no me gustaría que ¿Qué no me gustaría que pasarapasara??

• ¿Qué espero del facilitador?¿Qué espero del facilitador?

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DudasDudas

• ¿Qué se de sistemas?

• ¿Que avances se tienen?

• ¿Cuales son las fuerzas impulsoras?

• ¿Cuales son las fuerzas restrictivas?

•¿Que dudas tengo?

•¿ Cuales son mis temores?

•¿ Cuales son mis requerimientos?

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OBJETIVOSOBJETIVOS

• Comprobar el conocimiento de la estructura y criterios del Modelo Nacional para la Calidad Total.

• Desarrollar la habilidad para documentar sistemas, practicando la metodología a través de casos.

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UN SISTEMA DE CALIDAD:UN SISTEMA DE CALIDAD:

• Requiere el involucramiento, apoyo, conocimiento y aceptación de la ALTA DIRECCION.ALTA DIRECCION.

• Abarca a TODASTODAS las áreas de la organización.

• Se debe contar con una metodología definida con un marco de referencia para las actividades que se habrán de realizar.

• Estar orientada a la satisfacción del cliente interno y/o externo.

• Es un proyecto de largo plazo y hay que aceptar que el proceso de implementación requerirá de tiempo para empezar a producir resultados.

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Necesidad de un Enfoque SistémicoNecesidad de un Enfoque Sistémico

• La satisfacción del clienteLa satisfacción del cliente no se puede lograr concentrándose en una sola área de la organización.

• Su logro depende, más bien, en lo efectivo en lo efectivo en que cada una de las áreasque cada una de las áreas de la organización trabajen y en lo efectivo que todas las áreaslo efectivo que todas las áreas de la organización trabajen juntas.

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Diferentes Definiciones de SistemasDiferentes Definiciones de Sistemas

• Conjunto de unidades interrelacionadas.• Conjunto de objetos, de relaciones entre estos

objetos y de relaciones entre sus atributos.• Configuración de componentes interconectados de

acuerdo a un plan.

• Ensamblaje de partes relacionadas en continuo cambio y con frontera definida.

• Una entidad, conceptual o material, con partes interdependientes.

¿Qué parecen tener en común estas definiciones?¿Qué parecen tener en común estas definiciones?

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Clasificación de los sistemas:Clasificación de los sistemas:

• Sistemas naturales:Sistemas naturales: Sistemas que integran el universo, en una jerarquía de sistemas subatómicos desde los sistemas de ecología hasta los sistemas galácticos.

• Sistemas diseñados:Sistemas diseñados: Estos pueden ser tanto físicos, como abstractos.

• Sistemas de actividad humana:Sistemas de actividad humana: Describen los seres humanos que emprenden una actividad determinada, como los sistemas hombre- máquina, actividad industrial, sistemas políticos, etc.

• Sistemas sociales y culturales:Sistemas sociales y culturales: Seres humanos y relaciones interpersonales. Ej. Familia, comunidad,

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• Propósito

• Proceso de Transformación

• Mediciones de desempeño.

• Recursos y su manejo

• Seguimiento y Control

• Proceso de toma de decisiones

• Interacciones y dependencias con otros sistemas

• Límites.

Sistemas de actividad humanaSistemas de actividad humana

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DIAGRAMA DE UN SISTEMA

retroalimentación

Entrada Proceso Salida

Límite del Sistema

Ambiente del Sistema

Teoría de sistemasTeoría de sistemas

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Definición de sistemasDefinición de sistemas

• SISTEMA:SISTEMA:– Es un conjunto de dos o mas elementos interrelacionados entre sí.– Los MÉTODOS que utilizamos consistentemente para administrar o

controlar la transformación.– Es CÓMO lo hago.

INTERRELACIONESINTERRELACIONES

INICIO Y FINALINICIO Y FINAL

SISTEMA DE SUGERENCIAS Y SUS INTERRELACIONES CON OTROS SISTEMASSISTEMA DE SUGERENCIAS Y SUS INTERRELACIONES CON OTROS SISTEMAS

CAPACITACIÓN

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS SUGERENCIAS

EVALUACIÓN RECONOCIMIENTO

ASCENSOS

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PARA ADMINISTRAR EL PROCESO DE PROPORCIONAR UN SERVICIO

ENTRADA SALIDA

INFORMACION•Calidad de servicio•Cantidad de servicio

SISTEMA DE SUGERENCIAS Y SUS INTERRELACIONES CON OTROS SISTEMAS

SUGERENCIAS

RECONOCIMIENTO

ASCENSOS

SOL. DE PROB.

CAPACITACION

INDICADORES PARA LA ADMINISTRACION

Y MEJORADE LOS SISTEMAS

LOS SISTEMAS DEBEN IMPACTAR EN INDICADORES DE

RESULTADOS DE LA ORGANIZACIÓN

Procesos y SistemasProcesos y Sistemas

RESULTADOS

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Todos los sistemas contienen las siguientes características:

· Enfoque.Enfoque.· Implantación.Implantación.· Resultados.Resultados.· Evaluación y Evaluación y mmejoraejora.

ENFOQUE ENFOQUE

RESULTADOS RESULTADOS

TENDENCIAS(Duración)

CALIDAD(Niveles)

IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN

Reporte de la organizaciónReporte de la organización

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ENFOQUE ENFOQUE ENFOQUE ENFOQUE

RESULTADOS RESULTADOS

TENDENCIAS(Duración)

CALIDAD(Niveles)

IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN

ENFOQUEENFOQUEa) Objetivoa) Objetivo:: Debe de describir el

propósito, para que existe el sistema; adecuado a la realidad, planeado, consistente, preventivo. Indicando la meta que se pretende lograr en la organización.

b) Descripciónb) Descripción:: Explicar cuales son los pasos que sigue el proceso / sistema desde su inicio hasta el final.

Un diagrama de flujo ayuda para una mejor comprensión y entendimiento.

c) Interacciónc) Interacción:: Mencionar los sistemas con los cuales requieren interactuar para tener un mejor funcionamiento, explicando la relación.

Reporte de la organizaciónReporte de la organización

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ENFOQUE ENFOQUE

RESULTADOS RESULTADOS

TENDENCIAS(Duración)

CALIDAD(Niveles)

IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN

IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN Que tanto esta funcionando el enfoque

a) a) AAplicaciónplicación:: Grado de despliegue en la organización, áreas en donde opera el sistema y el nivel en que se tiene implantado en cada una de ellas.

b) Frecuencia de b) Frecuencia de aplicación:aplicación: Explicar cada cuando se aplica el proceso / sistema de acuerdo a su diseño. Así como para las actividades de manera consistente.

Reporte de la organizaciónReporte de la organización

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ENFOQUE ENFOQUE

RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS RESULTADOS TENDENCIAS

(Duración)CALIDAD(Niveles)

IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN

RESULTADOSRESULTADOS

InIndicadores de procesodicadores de proceso:: Las mediciones que se efectuan a la forma como se trabaja. Las actividades o condiciones de operación se desarrollan de acuerdo especificaciones.

InIndicadores de resultadodicadores de resultado:: Son aquellos que muestran la consecuencia final del trabajo realizado. Lo que se obtuvo.

IncluyeIncluyenn::

· Explicación del indicador, fuente de la información.

· Tablas o gráficos con niveles y tendencias (datos históricos anuales, al menos 3 años).

· Meta año actual.· Explicación de variaciones y sus causas.· Comparaciones con otras organizaciones.· Las relaciones causales.

Reporte de la organizaciónReporte de la organización

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EVALUACIÓN Y EVALUACIÓN Y MEJORAMEJORA

ENFOQUE ENFOQUE

RESULTADOS RESULTADOS

TENDENCIAS(Duración)

CALIDAD(Niveles)

IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN

Forma planeada para realizar cambios consistentes a los sistemas en el enfoque, Implantación y/o resultados, evidenciando un desempeño superior.

Incluir la descripción y utilización de una metodología cíclica formal.

Mejoras RealizadasMejoras Realizadas· Año de la mejora.· Descripción de la situación anterior.· Descripción de la situación actual

mejorada en el proceso / sistema

Reporte de la organizaciónReporte de la organización

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PROCESO PROCESO REFERENCIALREFERENCIAL

ENFOQUE ENFOQUE

RESULTADOS RESULTADOS

TENDENCIAS(Duración)

CALIDAD(Niveles)

IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN

Método para incorporar nuevas formas de hacer las cosas, a través de comparaciones contra mejores prácticas, en el enfoque, Implantación y/o resultados, evidenciando un desempeño superior.

Ésta debe incluir la descripción y utilización de una metodología formal.

Comparaciones efectuadasComparaciones efectuadas· Año de la comparación.· Organización comparada y por qué se

seleccionó.· Descripción del resultado obtenido en

la organización por la comparación.

Reporte de la organizaciónReporte de la organización

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NIVEL DE MADUREZ

ENFOQUE IMPLANTACIÓN Y MEJORA

INICIAL0 - 20

• Actividades aisladas respecto a requerimientos del Modelo Nacional para la Calidad Total (MNCT)

Aplicación incipiente del enfoque

DESARROLLO25 – 45

• Procesos congruentes con requerimientos del MNCT

• Procesos con características preventivas y alineados a un propósito común

• Aplicación parcial del enfoque• Evidencia de mejoras

CONFIABILIDAD50 – 65

• Sistemas congruentes con principios y requerimientos del MNCT

• Sistemas alineados a la visión, misión, valores y prioridades estratégicas, que interactúan generando valor

• Sistemas con mecanismos de evaluación de su eficiencia y/ o efectividad

• Aplicación completa del enfoque• Evidencia de ciclos de mejora que generan aprendizaje organizacional

COMPETITIVO70 – 85

• Sistemas innovadores que interactúan con la estrategia, generan valor y competitividad

• Aplicación de métodos de mejora que aceleran el aprendizaje organizacional

CLASE MUNDIAL90-100 • Ser referencia a nivel global

• Aplicación de métodos de mejora e innovación para mantenerse como “clase mundial”

MATRIZ DE EVALUACIÓN PARA PROCESOSMatriz de evaluación para resultados Matriz de evaluación para resultados

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Matriz de evaluación para resultados Matriz de evaluación para resultados

NIVEL DE MADUREZ RESULTADOS

INICIAL0 - 20

• Información poco significativa relacionada al valor creado

DESARROLLO25 – 45

• Indicadores del valor creado que demuestran comportamiento estable y/o tendencias favorables

•Alguna evidencia de relación causal con los procesos y sistemas

CONFIABILIDAD50 – 65

• Indicadores clave que demuestran niveles competitivos con relación a la referencia sectorial o nacional

•Relación causal con los procesos y sistemas

COMPETITIVO70 – 85

• Indicadores clave muestran niveles competitivos en su ámbito de referencia a nivel global

•Relación causal con la mejora de los procesos y sistemas

CLASE MUNDIAL90-100

•Evidencia de resultados sostenidos que demuestran el liderazgo de la organización en el ámbito global

•Relación causal con la mejora e innovación de los procesos y sistemas

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Plan Nacional de Desarrollo

Agenda Presidencial de Buen Gobierno

Establecer metas, objetivos generales y lineas de accióin para el sector en el ProNae

Metas presidenciales

Definicion y validacion de inidcadores a través del SEPE y el sistema de Metas Presidenicales

Consejo de CalidadSubsecretarias Direcciones Generales

Establecimiento de metas y objetivos numericos

Recopilacion y procesamiento de informacion y datos

Genracion de reportes y difusion de informacion de cada una de las áreas

Analisis de la informaicon

Toma de decisionesIdentificar áreas de mejora

Establecimento de acciones de mejora y nuevas oportunidades

POAEnfoque estrategicoAcuerdo de Desempeño

Sistemas de computoSIREFIEstaisticasWEB siteMaster control

Indicadores en líneaReportes escritos

GráficasVariacionesTendenciasJuntas de trabajoEquipos de trabajoAnalisis inidividual

Sistema de Administración de la Información

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La Quinta DisciplinaPeter Senge

Modelo Nacional para la Calidad TotalOficina del Premio Nacional de Calidad

BIBLIOGRAFIA

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Compromisos de los equipos de trabajo

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Sergio Baldit, “Consultores en Competitiv idad”Sergio Baldit, “Consultores en Competitiv idad”““ Consultoría que s í agrega valor a su empresaConsultoría que s í agrega valor a su empresa

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