Documentacion y archivo

CONSERVACION DOCUMENTAL FISICA / VIRTUALPaola Andrea Trujillo Camilo Andrés RodríguezErika Johanna Patarroyo

Conservación FísicaLas entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación.

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5

Lineamientos para la conservación física

1. Adecuación de espacios para archivo;2. Especificaciones técnicas de mobiliario y estantería apta para cada tipo de archivo;3. Condiciones ambientales;4. Tipo, diseño y materiales de unidades de almacenamiento aplicadas a cada necesidad;5. Disposición física de la documentación en depósito y oficinas;6. Implementación de programas de limpieza en mobiliario, unidades de almacenamiento y documentación;7. Programas de saneamiento ambiental preventivo, mantenimiento locativo;8. Prevención y atención de desastres y salud ocupacional.

Factores que inciden en la conservación física

Medio Ambiente

Humedad

Insectos

Hongos

Roedores

Microorganismos

Bacterias

Temperatura

Humedad

La incorrecta manipulación

Criterios de conservaciónPropiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y durabilidad de los documentos

a) la composición física y química de los documentos almacenados en las área de depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos de alteración

b) las causas potenciales de su deterioro.

Establecer políticas racionales de facilitación del acervo documental, con el objeto de proteger los documentos de la excesiva manipulación.

a) Seleccionar los documentos más valiosos y representativos de todo el acervo documental y hacer una réplica o copia de ellos para

salvaguardar los originales

Conservación VirtualPara la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

Archivo InformáticoUn archivo informático es un conjunto de información que se almacena en algún medio de escritura que permita ser leído o accedido por una computadora.

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. Los archivos informáticos se llaman así porque son los equivalentes digitales de los archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.

Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente información dentro de un computador

Generalidades de la documentación Virtual

0 En lo que concierne al sistema operativo es flujo unidimensional de bytes (Depende del software que se ejecuta en la computadora)

0 Los archivos de una computadora se pueden crear, mover, modificar, aumentar, reducir y borrar.

0 La manera en que se agrupa la información en un archivo depende completamente de la persona que diseñe el archivo

0 Protección de archivos: • Los sistemas informáticos permiten que varios usuarios

implementan permisos sobre archivos para controlar quién puede o no modificar, borrar o crear archivos y carpetas. 

• La protección de datos personales y velar por la privacidad de la información es un tema de suma importancia a nivel de empresas y de países. El mal uso de información personal puede constituir un delito.

o En términos físicos, la mayoría de los archivos informáticos se almacenan en discos duros -discos magnéticos , discos compactos gravables, unidades Zip, memorias transportables USB,

o Respaldo de archivos • Cuando los archivos informáticos contienen información que

es extremadamente importante, se usa un proceso de respaldo (back-up) para protegerse contra desastres que podrían destruir los archivos. Hacer copias de respaldo de archivos