docNix Treinamento do docNix Treinamento
docNix
Treinamento do docNix
Treinamento
docNix
• O que é?
• Para que serve?
• Por que utilizar?
Treinamento do docNix
O que é o docNix?
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Documentação
OcorrênciasAuditorias
Para que serve?
• Padronização• Disponibilidade e segurança• Identificação e legibilidade• Atualização e identificação da versão• Identificação das alterações realizadas na
documentação• Não uso de documentação desatualizada• Visualização do histórico
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Por que utilizar o software docNix?
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• Requisitos da ISO 9001
– 4.2.3 Controle de Documentos
– 4.2.4 Controle de Registros
Atribuições do Editor
• Criar, revisar e aprovar documentação
• Manter atualizada a documentação existente
• Solicitar obsolescência de documentação
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Tipos de documentação
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• Documentos
• Anexos
• Registros
Documentos
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Estra-tégico
Operacionais
Táticos
Estatuto, Manual e Atos
ProcedimentosPlano de Controle Ambientaletc.
Instrução de TrabalhoFicha TécnicaEspecificação TécnicaProcedimento Operacional PadrãoBoas Práticas de Fabricaçãoetc.
Identificação de Documentos
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• Regra Geral: _ _ _ / _ _ _ - _ _ _ _ . v _
Exemplo: ITR/GIQ – 0010 v1
Obs.: Consultar PRO/GIQ-0018 para visualização e explicação do que é cada tipo de documento
Tipo do
documento
Área a que diz respeito
N° do
documento
Versãodo
documento
Particularidades de Documentos
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• Ato– Identificação:
_ _ _ / _ _ _ _ . v _
Ex.: ATO/0069 v.4
Obs.: Aprovado pela Superintendência
Tipo do
documento
Numeraçãodo
documento
Versãodo
documento
Particularidades de Documentos
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• Comunicado– Identificação:
_ _ _ / _ _ _ _ . v _
Ex.: COM/2011 – 0001 v.1
Obs.: Criado pela Área de Comunicação
Tipo do
documento
Anodo
documento
Versãodo
documento
Particularidades de Documentos
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• Campanhas– Identificação:
_ _ _ / _ _ _ _ . v _
Ex.: CAM/2011 – 0001 v.2
Obs.: Criado pela área Comercial Insumos
Tipo do
documento
Anodo
documento
Versãodo
documento
Particularidades de Documentos
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• Agenda de Eventos– Identificação:
_ _ _ / _ _ _ _ . v _
Ex.: AGD/2011 – 0001 v.1
Obs.: Criado pelo Departamento de Eventos
Tipo do
documento
Anodo
documento
Versãodo
documento
Localização de Documentos
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Criação de Documentos
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Consultar ITR/GIQ-0010, itens 1.1 e 1.2, para
prosseguir à criação de documento
Anexos
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• O que são?“Anexos são documentos que transmitem informações
breves ou são formulários a serem preenchidos”
• Tipos e Nomenclatura– _ _ _ /G -> Geral– _ _ _ /F -> Formulário (word, excel etc.)
Área
Obs.: Todo anexo/F (formulário) depois de preenchido se torna um registro
Localização de Anexos
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Criação de Anexos
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Consultar ITR/GIQ-0010, item 1.3, para prosseguir à
criação de anexo
Registros
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• O que são?“Registros são a evidência do que foi realizado”
– Exemplos
Checklist dos sensos preenchido
Contrato
Obs.: Todo registro deve ser cadastrado
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Cadastro de registroIdentificação do
anexo/F +
Nome
Localização dos cadastros
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Cadastro de Registros
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Obs.: Consultar ITR/GIQ-0010, item 1.4, para prosseguir ao
cadastro de “registro”
Todo documento que citar em seu texto outro documento, anexo ou anexo/f deve referenciá-los
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Observações
Etapas
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Criação /Alteração
Submissão para Revisão e Aprovação
Revisão
Aprovação
Minuta
Em AprovaçãoEm Aprovação
Aprovado
Vigente
Período de tempo para treinamento
Obs.: Cadastros de registros não passam por esse ciclo
• Padronização– Cor: preto– Tamanho: 2– Tipo de letra: arial
• Nova Versão
Salientar as alterações nos documentos em azul, itálico e sublinhado, exceto nas Fichas Técnicas, Especificações Técnicas e Manuais da Qualidade.
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Informações Complementares
Informações Complementares
• Solicitação de Obsolescência
– Quando nova versão é criada:
Automaticamente
– Sem nova versão
Encaminhar e-mail para área de Gestão de Processos, que direcionará o documento para a pasta obsoletos.
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Informações Complementares
• Impressão (Cópia)
– Tipos
Cópia Controlada
Cópia Não Controlada
– Como obter?
Solicitar aos coordenadores da qualidade
Obs.: Cópias impróprias (ilegíveis, desatualizadas) para uso devem ser devolvidas aos coordenadores da qualidade.
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Informações Complementares
• Documentos externos
– Como acessar?
Solicitar acesso ao responsável pelo documento
Obs.: Para visualização dos documentos externos e seus responsáveis consultar anexo GIQ/F-0029
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Parte Prática
1. Criar documento com citação de outro documento, anexo/G, anexo/F e contendo imagem
2. Criar anexo/F
3. Cadastrar registro
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