Giáo Trình Quản Trị Văn Phòng (Word) - saomaidata.orgsaomaidata.org/library/502.GiaoTrinhQuanTriVanPhong.docx · Web viewgiÁo trÌnh quẢn trỊ vĂn phÒng. giÁo trÌnhquẢn

GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGIÁO TRÌNH

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Đồng chủ biên:

GS. TS. NGUYỄN THÀNH ĐỘ

ThS. NGUYỄN NGỌC ĐIỆP

ThS. TRẦN PHƯƠNG HIỀN

LỜI NÓI ĐẦU

Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công

ty đa quốc gia... cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng. Bộ phận này

được coi là "bộ mặt" của các cơ quan, doanh nghiệp; đóng vai trò quan trọng

góp phần tạo nên sự thành công trong hoạt động của cơ quan cũng như

doanh nghiệp.

Có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng, nhưng công việc chủ yếu

của văn phòng gồm: xử lý và lưu trữ thông tin, tổ chức văn phòng, tổ chức

các buổi họp, chiêu đãi, công tác lễ tân, trợ giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị

trong công tác quản lý để thu được kết quả cao hơn trong công việc...

Quản trị văn phòng là một lĩnh vực có nội dung phong phú và phức tạp.

Không phải nhà quản lý nào, thủ trưởng nào cũng được trang bị đầy đủ kiến

thức về quản trị văn phòng, vì vậy đó có lẽ là hạn chế và làm giảm công việc

của họ. Tác giả Mike Harvey từng nói "Tôi có thể chết ngập trong đống giấy tờ

nếu không có hệ thống văn phòng hữu hiệu".

Đối với sinh viên khoa Quản trị Kinh doanh sau khi tốt nghiệp công việc

của họ thường gắn liền công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản

trị văn phòng là hết sức cần thiết.

Để đáp ứng được nhu cầu chính đáng đó, năm 2005 khoa Quản trị

Kinh doanh trường Đại học Kinh tế Quốc dân kết hợp với Nhà xuất bản Lao

động - Xã hội lần đầu tiên xuất bản giáo trình "Quản trị văn phòng" do GS.TS.

Nguyễn Thành Độ và GVC. Nguyễn Thị Thảo chủ biên. Kế thừa những nội

dung lần đầu xuất bản, lần tái bản thứ 2 này, giáo trình được đổi mới và bổ

sung thêm 6 chương cho phù hợp với xu hướng quản trị văn phòng hiện đại.

Giáo trình Quản trị văn phòng này nhằm phục vụ cho việc học tập

nghiên cứu của sinh viên các hệ dài hạn, tại chức, bằng đại học thứ 2 thuộc

các chuyên ngành quản trị kinh doanh của trường Đại học Kinh tế Quốc dân.

Đây cũng là tài liệu tham khảo cho những người làm quản lý, nhân viên văn

phòng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Nội dung của giáo trình gồm 12 chương chia làm 2 phần:

Phần I: Những vấn đề chung về văn phòng và tổ chức văn phòng, gồm

3 chương: Chương 1: Đại cương về văn phòng và quản trị văn phòng;

Chương 2: Công tác tổ chức văn phòng; Chương 3: Quản trị lao động văn

phòng

Phần II: Các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng gồm 9 chương còn lại

gồm: Chương 4: Tổ chức công tác thông tin của văn phòng; Chương 5: Quản

lý thời gian làm việc; Chương 6: Tổ chức tiếp khách; Chương 7: Tổ chức hội

họp, hội nghị; Chương 8: Tổ chức các chuyến đi công tác; Chương 9: Công

tác văn thư; Chương 10: Công tác lưu trữ; Chương 11: Soạn thảo văn bản

quản lý; Chương 12: Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông

thường.

Các tác giả tham gia biên soạn giáo trình này (dựa trên tính kế thừa)

bao gồm:

- ThS.GV. Nguyễn Ngọc Điệp biên soạn các chương: 5,6,7,8,9

- ThS.GV. Trần Phương Hiền biên soạn các chương: 3,4,10

- GVC. Nguyễn Thị Thảo biên soạn các chương 1,2

- TS. Vũ Hùng Phương biên soạn chương 11,12

Chúng tôi xin chân thành cám ơn GS. TS. Nguyễn Thành Độ và GVC.

Nguyễn Thị Thảo đã đồng ý và giúp đỡ, tạo điều kiện để chúng tôi hoàn thành

cuốn giáo trình này. Mặc dù đã rất cố gắng bổ sung, hoàn chỉnh để đáp ứng

tốt hơn nhu cầu của người học song giáo trình này không tránh khỏi những

thiếu sót. Chúng tôi mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các đồng

nghiệp, các học viên để chúng tôi có thể rút kinh nghiệm cho lần tái bản sau.

Xin chân thành cám ơn

NHÓM TÁC GIẢ

Phần 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

Chương 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Văn phòng và quản trị văn phòng là những thuật ngữ quen thuộc trong

các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về vai

trò, Ý nghĩa của quản trị văn phòng để có thể thực hiện nó một cách có hiệu

quả.

Chương này sẽ cho chúng ta cái nhìn tổng quan về văn phòng, quản trị

văn phòng, các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như xu hướng hiện

đại hoá văn phòng hiện nay.

1. Đại cương về văn phòng

1.1. Quan niệm văn phòng

Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang

tính chất giấy tờ (bàn giấy). Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của

văn phòng với lao động trực tiếp. Tuy nhiên khái niệm này chưa phân biệt rõ

hoạt động của văn phòng với hoạt động quản lý nói chung.

Ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo,

quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý cung

cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý

điều hành của ban lãnh đạo bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt

động của cơ quan đơn vị, bộ phận đó được gọi là “văn phòng”.

Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng

như sau:

- Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy từ hành chính

trong cơ quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này

đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị.

- Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà

hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (VD: văn

phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,...)

- Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (có tầm

cỡ).VD: văn phòng giám đốc, văn phòng Chủ tịch nước...

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác

lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn

vị.

Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn

phòng”. Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét

toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan đơn vị.

Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên

ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra

gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi

giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả. Đây là nội dung

hoạt động rất đặc trưng của công tác văn phòng.

Mặt khác, hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phương

tiện vật chất kỹ thuật cần thiết. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý

kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau

khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử

dụng các tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao

hiệu quả sử dụng của các yếu tố này.

Như vậy, nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng gồm những yếu

tố vật chất kỹ thuật và con người. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn

phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra

phục vụ cho công tác quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng

trên đây, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn

vị như sau:

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi

thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý;

là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động

của cơ quan, đơn vị.”

1.2. Chức năng của văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể

thấy văn phòng có những chức năng sau đây:

a. Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý

phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động

của họ một cách nhịp nhàng, ăn khớp. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải

tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định

chính xác kịp thời mọi vấn đề... Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các

nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý

trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp.

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết

định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào

những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý

kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung

nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất.

Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa

mang tính chuyên sâu.

Nhưng kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở

đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối

tượng mà văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng

lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh

đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Công việc này thuộc về công tác tổng hợp của

hoạt động văn phòng.

Mặt khác trong một cơ quan đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu có

thể là cá nhân hay tập thể. Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn

phòng để giúp cho công tác tham mưu được thuận lợi. Ngoài bộ phận tham

mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho

lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu. Văn phòng là đầu mối tiếp nhận

các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tập hợp lại thành hệ

thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành

động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng của từng bộ phận chuyên

môn.

Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi

thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận

khác cung cấp cho lãnh đạo. Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với

nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ

quan đạt hiệu quả cao nhất.

b. Chức năng trợ giúp điều hành

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công

tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị. Chức năng này thể hiện thông qua các

hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ

chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh

đạo, công tác văn thư...

c. Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật

chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của

các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt

động của các cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ

chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện vật

chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba

chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ

bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn

phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.

1.3. Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những những

nhiệm vụ cụ thể. Song tuỳ theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô

của mỗi cơ quan đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác

nhau. Các nhiệm vụ đó thường gồm:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình

kế hoạch công tác.

Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương

trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường xuyên theo dõi đôn

đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó. Đồng thời văn phòng

cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh

đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện.

Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ

phận khác nhau xây dựng. Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp các chương

trình kế hoạch công tác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm

đạt mục tiêu chung của cơ quan.

- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin.

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có thông tin.

Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn. Thông tin bao

gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự

thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp - đó chính

là văn phòng. Văn phòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông

tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát hay lưu trữ tại văn

phòng. Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản

lý của cơ quan, đơn vị. Vì vậy văn phòng phải tuân thủ những quy định về văn

thư, lưu trữ khi thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin.

- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển

khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để

báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành

của lãnh đạo.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định

hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật

soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm

quyền, đúng quy định của Nhà nước.

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ

vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp

dưới.

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc

họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản các cuộc

họp.

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo

đảm cho các chuyến đi đạt kết quả cao nhất.

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt

động, các trang thiết bị phương tiện làm việc. Quy mô, yêu cầu cụ thể về các

điều kiện vật chất này tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan

đơn vị. Song văn phòng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ

chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao

hiệu quả của văn phòng.

- Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý, năng động và hiệu

quả, duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của văn phòng.

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,

đơn vị nói chung. Tuỳ theo từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt

động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm

vụ cho phù hợp. Ngoài ra, khác với các bộ phận chuyên môn trong cơ quan

đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối

nội, đối ngoại, an ninh, trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan. Do đó văn

phòng cần phải tổ chức một số bộ phận làm việc liên tục ngay cả những lúc

cơ quan tạm ngừng hoạt động để đảm bảo an ninh, trật tự và thông tin thông

suốt.

1.4. Vị trí và mối quan hệ của văn phòng trong cơ quan đơn vị

Trong cơ quan đơn vị, văn phòng là một bộ phận cấu thành cùng với

các bộ phận khác tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh. Đây là bộ phận

không thể thiếu được của cơ quan.

Văn phòng là bộ phận giúp việc trực tiếp nhất của lãnh đạo cơ quan, là

“tai mắt” của lãnh đạo vì văn phòng là nơi có nguồn thông tin thường xuyên,

đầy đủ, tin cậy phục vụ cho công tác quản lý điều hành cơ quan.

Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với cơ quan khác, với

các bộ phận và công dân. Và với ý nghĩa văn phòng là trụ sở làm việc thì

thông qua văn phòng có thể thấy được tính chất trang nghiêm của công sở.

Công tác văn phòng tồn tại ở tất cả các cơ quan đơn vị từ trung ương

đến địa phương, ở mọi lĩnh vực hoạt động. Nhưng về tổ chức bộ máy thì văn

phòng không tổ chức theo hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa

phương. Trong mỗi cơ quan đơn vị, lãnh đạo cơ quan chỉ đạo trực tiếp mọi

mặt công tác của văn phòng. Quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận khác

là quan hệ ngang cấp, văn phòng cùng phối hợp với các bộ phận chức năng

khác để giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý cơ quan, đơn vị.

2. Đại cương về quản trị văn phòng

2.1. Quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng là lĩnh vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị. Để

hiểu quản trị văn phòng là gì cần xuất phát từ khái niệm quản trị là gì.

- Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua

con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường

luôn biến động.”

- Theo H.L.Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông

qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các

mục tiêu đã đề ra.”

Như vậy, có thể hiểu quản trị vãn phòng là việc nhà quản trị tiến hành

hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt

mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả.

2.2. Nội dung của quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng bao hàm hai nội dung: quản lý công tác văn phòng

và lãnh đạo văn phòng trong cơ quan, đơn vị.

Văn phòng là một bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ

chức, biên chế riêng trong cơ quan. Người lãnh đạo văn phòng là Chánh văn

phòng (Trưởng phòng Hành chính), cán bộ nhân viên của văn phòng hoạt

động dưới sự quản lý điều hành của Chánh văn phòng.

Ở mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều bộ phận mà mỗi bộ phận có chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn độc lập với nhau; song để hoàn thành tốt chức

năng, nhiệm vụ của mình, các bộ phận đều phải thực hiện công tác văn

phòng. Công tác văn phòng có ở tất cả các nơi trong cơ quan, công tác đó

phải được quản lý thực hiện thống nhất để nâng cao hiệu quả.

Công tác văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng. Do

vậy trên cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, có thể nêu những nội dung

cơ bản của từng chức năng quản trị văn phòng như sau:

2.2.1. Chức năng hoạch định

Theo chức năng nhiệm vụ của văn phòng, nội dung hoạch định trong

quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu như:

- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và

chính bản thân văn phòng.

- Hoạch định các cuộc hội họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.

- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.

- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.

- Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan...

Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động

quản trị văn phòng. Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng

tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thời gian nhất định. Hoạch định

tăng tính chủ động trong công tác của văn phòng nói riêng và cơ quan nói

chung. Hoạch định tạo sự phối hợp giữa các bộ phận cá nhân trong việc thực

hiện công tác văn phòng.

2.2.2. Chức năng tổ chức trong công tác văn phòng

Bất cứ khi nào và ở đâu, khi có một nhóm người cùng làm việc thì cũng

cần phải có một tổ chức được hoạch định rõ ràng. Mối quan hệ giữa họ phải

được xác định: ai làm gì, ai báo cáo với ai, ai quyết định sẽ phải làm những

gì. Đó là những vấn đề cốt lõi của tổ chức.

Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng bao gồm hai nội dung cơ

bản:

- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ được

giao.

Thông thường khi thành lập cơ quan, đơn vị thì bộ máy văn phòng cũng

được thành lập. Việc xác định tên gọi và cơ cấu tổ chức của văn phòng như

thế nào để phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và chức năng nhiệm vụ

cụ thể sẽ được nghiên cứu cụ thể ở chương II. Bộ máy văn phòng cần phải

được hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện cụ thể ở mỗi thời kỳ.

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng (công tác văn phòng)

như thế nào để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các hoạt động của

các bộ phận khác trong cơ quan đơn vị. Nội dung này sẽ được nghiên cứu cụ

thể ở các chương về thực hiện nghiệp vụ của văn phòng.

2.2.3. Chức năng nhân sự

Đây là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc văn

phòng. Nội dung quản trị nhân sự trong quản trị văn phòng bao gồm các công

việc:

- Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng: trên cơ sở chức

năng, nhiệm vụ và quyền hạn phạm vi hoạt động của văn phòng, thủ trưởng

văn phòng sẽ xây dựng phương án nhu cầu về nhân sự đề nghị cấp có thẩm

quyền quyết định.

- Phân công bố trí công việc cụ thể cho trong bộ phận từng người căn

cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người.

- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của mỗi cá nhân.

- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng.

2.2.4. Chức năng lãnh đạo

Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người

khác để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội

ngũ lao động văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Để thực hiện

được vai trò này, chánh văn phòng phải có những tiêu chuẩn và phương

pháp làm việc hiệu quả. Nội dung này sẽ được nghiên cứu ở chương III.

2.2.5. Chức năng kiểm tra

Kiểm tra là quá trình áp dụng những cơ chế, phương pháp để đảm bảo

các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chuẩn

mực của tổ chức. Trong quản trị văn phòng, kiểm tra là hoạt động có nội dung

so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng công tác văn phòng với các kế hoạch, tiêu

chuẩn, quy chế công tác, quy trình làm việc, từ đó mà có những giải pháp uốn

nắn sai lệch. Kiểm tra bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế

hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác...

- Kiểm tra công việc: kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn

phòng có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đã

đề ra hay không.

- Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và

đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng.

2.3. Vai trò của quản trị văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và nội dung

của công tác quản trị văn phòng, có thể khẳng định văn phòng là bộ phận

không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị. Quản trị văn phòng là một

lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết

với các lĩnh vực quản trị khác trong các cơ quan, đơn vị. Văn phòng là “bộ

nhớ” của thủ trưởng cơ quan, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương,

khoa học thì công việc của cơ quan sẽ “chạy đều”, quản lý hành chính sẽ

thông suốt và có hiệu quả. Như vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ

có những ích lợi sau:

- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị.

- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý,

chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị.

- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị.

- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị.

- Tiết kiệm chi phí.

Tóm lại, hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp.

Chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của

các bộ phận khác và toàn thể cơ quan. Do đó quản trị văn phòng sẽ góp phần

quan trọng để cơ quan, đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách

có hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.

2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng

Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên trong

và bên ngoài:

2.4.1. Yếu tố bên ngoài

- Điều kiện tự nhiên

Gồm các yếu tố về địa lý, khí hậu, thủy văn, các nguồn tài nguyên thiên

nhiên của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương... Điều kiện tự nhiên ảnh

hưởng đến hoạt động của các văn phòng ở các phương diện: lựa chọn địa

điểm, xác định ngành, lĩnh vực hoạt động, khả năng cung cấp nguồn lực, các

chi phí khắc phục rủi ro. Nếu các yếu tố này thuận lợi giúp cho công tác văn

phòng có hiệu quả, phát huy tác dụng và ngược lại.

- Điều kiện chính trị, pháp lý

Nhà nước luôn quản lý vĩ mô thông qua các công cụ định hướng, các

chính sách, chế độ. Nếu định hướng đúng và các công cụ quản lý hữu hiệu

sẽ góp phần thúc đẩy công tác văn phòng. Những công cụ mang tính chất

pháp lý của Nhà nước vừa bảo vệ, vừa trợ giúp cho hoạt động của cơ quan

đơn vị, đồng thời là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm

thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình.

- Điều kiện kinh tế

Sự tăng trưởng kinh tế, các yếu tố về kinh tế của đất nước có thể tạo ra

thuận lợi hoặc khó khăn cho hoạt động của cơ quan, đơn vị trong đó có văn

phòng. Thực tế ở nước ta trong thời gian qua đã minh chứng: sự phát triển

kinh tế theo hướng hội nhập đã tác động rất lớn đến cơ cấu tổ chức, nội

dung, phương pháp thực hiện công tác văn phòng.

- Điều kiện xã hội

Yếu tố này bao gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống văn hoá,

quan niệm về đạo đức, tình hình bảo đảm trật tự, an ninh xã hội ở mỗi quốc

gia, mỗi vùng, mỗi địa phương... Những yếu tố đó ảnh hưởng đến nội dung,

nhiệm vụ và những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ của quản trị viên văn

phòng.

- Khoa học kỹ thuật

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật thì yếu tố

này ngày càng ảnh hưởng rõ rệt đến công tác văn phòng. Đặc biệt sự phát

triển của công nghệ thông tin đã làm thay đổi nội dung, hình thức và phương

pháp nghiệp vụ thông tin - một nghiệp vụ cơ bản của văn phòng.

2.4.2 Các yếu tố bên trong

Các yếu tố bên trong ảnh hưởng trực tiếp, quyết định hiệu quả hoạt

động của văn phòng. Chúng rất phong phú và đa dạng, song có thể tập trung

vào một số yếu tố cơ bản sau:

- Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan đơn vị

Cơ quan càng có quy mô lớn, lĩnh vực hoạt động càng nhiều, có nhiều

bộ phận hoạt động trên địa bàn rộng thì công việc của văn phòng càng phức

tạp. Cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị cũng ảnh hưởng đến nội dung,

nhiệm vụ cụ thể của văn phòng.

- Yếu tố con người

Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến

yếu tố con người. Nếu mọi người trong cơ quan đơn vị đều có sự hiểu biết,

tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng thì văn phòng sẽ thực hiện tốt chức

năng, nhiệm vụ của mình. Mặt khác, con người với những đòi hỏi về trình độ

chuyên môn, nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm, lòng nhiệt tình... là yếu tố quyết

định hiệu quả hoạt động của văn phòng.

- Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Quy chế hoạt động là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân với nhau. Những quy định

đó là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có

văn phòng. Quy chế hoạt động cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và nhiệm

vụ cụ thể của văn phòng.

- Cơ sở vật chất kỹ thuật

Tình trạng trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công việc văn

phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà

còn tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái yêu thích công việc của mỗi người. Các

thiết bị văn phòng hiện đại, đầy đủ sẽ góp phần bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ

văn phòng. Do vậy, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần thường xuyên quan

tâm đến công tác xây dựng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ lao động văn phòng,

đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động.

Chương 2. CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

Bất cứ ở đâu, khi nào có một nhóm người cùng làm việc đều phải có

một tổ chức được hoạch định rõ ràng. Mỗi quan hệ giữa họ phải được xác

định thống nhất: ai làm gì, ai báo cáo cho ai, ai quyết định phải làm những gì,

đó là những vấn đề cốt lõi của tổ chức. Chương này sẽ đề cập đến những

vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức của một số loại hình văn phòng cơ quan ở

nước ta và công tác bố trí, sắp xếp nơi làm việc của văn phòng để hoàn thành

nhiệm vụ của văn phòng.

1. Cơ cấu tổ chức văn phòng

Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối

quan hệ mật thiết với nhau và được bố trí phù hợp với đặc điểm của từng cơ

quan, đơn vị để thực hiện công tác văn phòng.

Tùy đặc điểm hoạt động, quy mô của các cơ quan, đơn vị mà văn

phòng có thể có cơ cấu tổ chức khác nhau. Sau đây sẽ đề cập đến cơ cấu tổ

chức văn phòng của một số loại hình cơ quan, đơn vị.

1.1. Văn phòng cấp ủy Đảng

Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền, lãnh đạo nhân dân tiến

hành sự nghiệp cách mạng. Hệ thống tổ chức Đảng được thiết lập tương

đương với hệ thống tổ chức hành chính của Nhà nước từ Trung ương tới địa

phương. Để thực hiện tốt nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện, ở mỗi cấp uỷ đều có

các đơn vị giúp việc, trong đó có văn phòng (gọi là văn phòng cấp uỷ Đảng).

Văn phòng cấp uỷ là đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức của Đảng

Cộng sản Việt Nam từ Trung ương đến địa phương như văn phòng Trung

ương, văn phòng Tỉnh uỷ (Thành uỷ), văn phòng Huyện uỷ (Quận uỷ), văn

phòng Đảng uỷ xã.

1.1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cấp uỷ Đảng

Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu và tổ chức điều hành

công việc lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng (trực tiếp là Ban Thường vụ và

Thường trực). Với chức nãng này, văn phòng cấp uỷ Đảng có những nhiệm

vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ: toàn khoá, năm của Ban

chấp hành, chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, quý, tháng, lịch công

tác tuần của Ban Thường vụ.

- Phối hợp với các bộ phận chức năng giúp cấp uỷ chuẩn bị và ban

hành các nghị quyết, quyết định.

- Tổ chức công tác thông tin phục vụ công tác lãnh đạo.

- Phối hợp với các cơ quan giúp cấp uỷ xây dựng và ban hành quy chế

làm việc, theo dõi kiểm tra việc thực hiện các quy chế đó.

- Tổ chức công tác thư từ, tiếp dân.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

- Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan Đảng.

Trường hợp không có đơn vị làm công tác chuyên trách tài chính, quản trị thì

văn phòng phải đảm nhận công tác quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí cho

cấp ủy.

- Bồi dưỡng nâng cao trình độ và chăm lo đời sống cho cán bộ nhân

viên...

1.1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp uỷ

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ trên, cơ cấu tổ chức của văn

phòng cấp uỷ (trừ cấp xã) thường gồm các bộ phận sau:

- Bộ phận hành chính: giúp lãnh đạo văn phòng quản lý và thực hiện

công tác văn thư, cơ yếu, in ấn tài liệu, thư từ, truyền thanh, quản lý hồ sơ

cán bộ văn phòng.

- Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên có trình độ, có nhiệm vụ

nghiên cứu tổng hợp giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi, tổng hợp tình hình

phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của cấp uỷ. Mỗi chuyên viên được phân công

theo dõi từng lĩnh vực công việc (kinh tế, văn hoá, xã hội...) và theo dõi các tổ

chức cơ sở Đảng cấp dưới.

- Bộ phận quản trị: giúp chánh văn phòng quản lý và thực hiện công tác

kế toán, thủ quỹ, thủ kho, tạp vụ, điện nước, lái xe, quản lý nhà khách, công

tác chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên của cơ quan.

- Bộ phận lưu trữ: sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động

của cơ quan để phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các

tài liệu theo quy định và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác

lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.

- Bộ phận tài vụ (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): dự trù

kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo

dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.

Để quản lý điều hành công tác văn phòng có chánh văn phòng và các

phó chánh văn phòng giúp việc. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban

chấp hành, Ban Thường vị về lãnh đạo và điều hành toàn diện các mặt công

tác của văn phòng. Giúp việc cho chánh văn phòng là phó chánh văn phòng

chịu trách nhiệm trước chánh văn phòng về những việc được phân công và

giải quyết một số công việc khi được sự uỷ nhiệm của chánh văn phòng.

1.2. Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung

Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức

năng quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên

phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị hành chính. Các cơ quan này bao

gồm: Chính phủ, UBND các cấp. Riêng với văn phòng Chính phủ có cơ cấu tổ

chức rất lớn với các vụ, phòng, ban,... Sau đây là cơ cấu tổ chức của UBND

cấp Tỉnh, huyện.

1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND

Văn phòng UBND tỉnh và huyện là cơ quan tham mưu, phục vụ sự

quản lý tập trung, thống nhất mọi lĩnh vực của UBND trên địa bàn tỉnh, huyện.

Với chức năng trên, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND, lịch

công tác của thường trực UBND; giúp uỷ ban theo dõi việc thực hiện các

chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị trực thuộc.

- Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND cấp

dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia xây dựng các đề án trình uỷ ban

duyệt.

- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết của HĐND, các quyết định của

UBND cho các ngành, các cấp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các nghị

quyết, quyết định đó.

- Đề xuất với Chủ tịch UBND những vấn đề về chủ trương, chính sách,

biện pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu. Trình

Chủ tịch UBND xem xét quyết định.

- Tổ chức các cuộc họp của UB, Chủ tịch UBND.

- Tổ chức tiếp nhận đơn thư và giải quyết các khiếu nại tố cáo của dân.

- Tổ chức công tác thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời

đầy đủ, chính xác các mặt công tác của địa phương, phục vụ cho công tác

quản lý, lãnh đạo của UBND.

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UB, quản lý và hướng

dẫn nghiệp vụ công tác văn thư ở các ngành, các cấp thuộc quyền quản lý

của UB; trực tiếp thực hiện công tác văn thư ở UB.

- Quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ ở các cấp các

ngành thuộc quyền quản lý của UB. Trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ ở cơ

quan UB.

- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND với các ban của

HĐND, mặt trận Tổ quốc với các tổ chức quần chúng.

- Bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động của HĐND và

UBND, quản lý lao động thuộc biên chế văn phòng, quản lý sử dụng tài

khoản, tài sản được giao.

1.2.2. Cơ cấu tổ chức

Với chức năng nhiệm vụ như trên văn phòng của UBND cấp tỉnh,

huyện thường được tổ chức gồm các bộ phận sau:

- Bộ phận hành chính - tổ chức có nhiệm vụ:

+ Công tác văn thư.

+ Quản lý và cấp phát các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy công

tác thuộc thẩm quyền được giao.

+ Công tác thông tin liên lạc.

+ Tổng đài điện thoại.

+ Công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy.

+ Công tác quản trị nhân sự cơ quan văn phòng.

- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ: theo dõi tổng hợp tình

hình hoạt động của các ngành, các lĩnh vực (công nghiệp, nông nghiệp, văn

hoá xã hội...), các cấp các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của UB; tổng hợp

tình hình, đề xuất ý kiến giả quyết với chánh văn phòng và lãnh đạo cơ quan.

Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác giúp chánh văn phòng

chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo, chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà soát,

chỉnh lý, sửa đổi các dự thảo văn bản do các cơ quan chuyên môn và cấp

dưới gửi lên. Bộ phận này có thể chia thành các tổ, nhóm và cán bộ theo dõi

các lĩnh vực công tác của UBND. Cán bộ tổng hợp được dự các cuộc họp

của lãnh đạo, các cuộc họp của các ban ngành, các UBND cấp dưới trong

phạm vi vấn đề được phân công theo dõi.

- Bộ phận quản trị - tài vụ có nhiệm vụ:

+ Thực hiện công tác tài vụ kế toán.

+ Lập kế hoạch mua sắm và quản lý sử dụng các trang thiết bị dụng cụ,

nhà cửa phục vụ cho các hoạt động của UB và văn phòng.

+ Bảo đảm các điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật cho lãnh đạo và

các bộ phận chức năng khi tổ chức các cuộc họp, các chuyến đi công tác.

+ Quản lý nhà khách.

+ Công tác y tế.

- Bộ phận lưu trữ: có thể thành lập phòng hoặc trung tâm lưu trữ đối với

cấp tỉnh, thành phố; còn cấp huyện thì có thể bố trí cán bộ chuyên trách làm

công tác lưu trữ.

Bộ phận này có nhiệm vụ:

+ Tổ chức công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức

khai thác sử dụng tài liệu)

+ Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ hiện đại vào công tác lưu

trữ.

+ Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.

+ Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng nhà cửa cho công tác

lưu trữ.

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê Nhà nước về tài liệu lưu trữ lên

cơ quan lưu trữ cấp trên.

Lãnh đạo văn phòng UBND các cấp là chánh văn phòng. Chánh văn

phòng chịu trách nhiệm trước UBND về tổ chức điều hành toàn bộ công tác

của văn phòng. Chánh văn phòng có thể có một hoặc một số cấp phó giúp

việc được phân công theo dõi một số lĩnh vực công tác.

1.3. Văn phòng của cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng

Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền riêng là những cơ quan có chức

năng quản lý Nhà nước trong phạm vi ngành, lĩnh vực như: Bộ, cơ quan

ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn của UBND

các cấp.

Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng, mỗi cơ quan nói trên

đều có văn phòng (hoặc phòng hành chính - quản trị) làm công tác văn

phòng.

1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ

Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền riêng,

mà văn phòng (phòng hành chính quản trị) của các cơ quan này là bộ phận

giúp thủ trưởng cơ quan tổng hợp tình hình, điều hoà phối hợp các đơn vị

hoạt động theo chương trình, theo kế hoạch, trực tiếp thực hiện công tác

hành chính văn thư, công tác quản trị của cơ quan.

Nhiệm vụ cụ thể của văn phòng thường gồm:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ và lịch làm việc

hàng tuần của cơ quan, của lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện

các chương trình, kế hoạch công tác.

- Thực hiện công tác thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành

của thủ trưởng cơ quan.

- Biên tập các văn bản tổng hợp và một số công việc giấy tờ có tính

chất giao dịch hoặc những văn bản hành chính khác trên cơ sở chức năng

nhiệm vụ được giao.

- Tổ chức quản lý hướng dẫn việc thực hiện công tác hành chính, văn

thư, lưu trữ ở các đơn vị, trực tiếp thực hiện công tác này ở cơ quan.

- Tổ chức quản lý hướng dẫn thực hiện và tổng hợp công tác thi đua

khen thưởng thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.

- Tổ chức truyền đạt các chủ trương, biện pháp, các quyết định, các

thông tin và theo dõi thực hiện các quyết định của thủ trưởng.

- Phục vụ cho các hội nghị, cuộc họp, các chuyến đi công tác của lãnh

đạo.

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, bố trí khách làm việc với lãnh đạo

và với các bộ phận.

- Tổ chức công tác bảo vệ.

- Quản lý và tổ chức sử dụng cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của

cơ quan.

- Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí của cơ quan (nếu không có bộ

phận tài vụ chuyên trách) và của văn phòng.

Ngoài ra văn phòng có thể được giao những nhiệm vụ khác phù hợp

với điều kiện công tác của cơ quan.


Tuỳ khối lượng công việc cụ thể, quy mô mà cơ cấu tổ chức của văn

phòng có thể khác nhau nhưng thường bao gồm các bộ phận:

- Bộ phận hành chính tổng hợp:

+ Công tác tổng hợp thi đua.

+ Công tác văn thư đánh máy.

+ Công tác lưu trữ.

+ Tiếp khách.

+ Tạp vụ.

+ Bảo vệ.

- Bộ phận quản trị:

+ Quản lý nhà cửa, cơ sở vật chất trang thiết bị.

+ Điện nước.

+ Phương tiện giao thông.

+ Kế toán, tài vụ.

Lãnh đạo văn phòng là chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách

nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác của văn phòng. Chánh

văn phòng có thể có một hoặc một số cấp phó giúp việc được phân công theo

dõi một số công việc của văn phòng.

1.4. Văn phòng doanh nghiệp

Doanh nghiệp là đơn vị được thành lập để thực hiện chức năng kinh

doanh. Để giúp cho HĐQT, giám đốc (tổng giám đốc) tổ chức, quản lý điều

hành mọi hoạt động của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải thiết lập một

bộ máy quản trị phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và những điều kiện

cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Trong cơ cấu bộ máy quản trị của doanh

nghiệp, không thể thiếu được một bộ phận làm công tác văn phòng. Tuỳ theo

tình hình cụ thể mà bộ phận này được tổ chức với quy mô và tên gọi khác

nhau như: văn phòng Tổng công ty, văn phòng công ty, phòng Hành chính

quản trị, phòng Hành chính tổ chức... hoặc thậm chí chỉ có một hoặc một số

nhân viên làm công tác văn phòng (đối với doanh nghiệp tư nhân có quy mô

nhỏ). Trong phần này sẽ đề cập đến cơ cấu tổ chức của văn phòng ở doanh

nghiệp có quy mô lớn, vừa.

1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ

Cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

là chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp. Chức năng của văn phòng doanh

nghiệp là xử lý thông tin yểm trợ hành chính giúp cho hội đồng quản trị và

tổng giám đốc (giám đốc) quản lý điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Với chức năng trên, văn phòng có những nhiệm vụ sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của doanh

nghiệp. Xây dựng kế hoạch, lịch công tác của HĐQT, tổng giám đốc (giám

đốc). Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình kế hoạch công tác.

- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời chính xác

phục vụ cho công tác quản lý điều hành của HĐQT và tổng giám đốc (giám

đốc).

- Truyền đạt các nghị quyết của HĐQT, các quyết định, các chỉ thị của

tổng giám đốc (giám đốc) đến mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp.

- Biên tập các bản báo cáo thường kỳ của DN và các văn bản khác

được HĐQT và tổng giám đốc (giám đốc) giao.

- Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ.

- Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp của HĐQT, lãnh đạo DN, các chuyến

đi công tác của lãnh đạo.

- Thực hiện công tác bảo vệ.

- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho HĐQT, lãnh đạo DN và cơ quan DN

làm việc.

- Phối hợp với công đoàn chăm lo đời sống vật chất, văn hoá, tinh thần

cho cán bộ nhân viên, tuyên truyền giáo dục truyền thống cho mọi người.

Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, tuỳ theo đặc điểm cụ thể mà văn

phòng có thể được giao thêm những nhiệm vụ khác. Ví dụ với văn phòng của

các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần còn phải thực

hiện các nhiệm vụ như: công tác kế toán, công tác tài chính, công tác kế

hoạch, thống kê, công tác quản trị nhân sự, quản lý cổ đông...


Để thực hiện những nhiệm vụ trên, mô hình tổ chức của văn phòng các

doanh nghiệp cũng có thể khác nhau. Tuy nhiên các bộ phận chung nhất

thường gồm:

- Bộ phận hành chính tổng hợp có nhiệm vụ:

+ Công tác thông tin tổng hợp.

+ Công tác văn thư.

+ Công tác lưu trữ.

+ Thi đua khen thưởng.

+ Lễ tân, khánh tiết.

+ Bảo vệ...

- Bộ phận quản trị có nhiệm vụ:

+ Công tác quản lý nhà cửa, phương tiện đi lại.

+ Điện nước.

+ Y tế.

+ Phòng cháy chữa cháy...

Ngoài ra ở các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần,

văn phòng còn có thể bao gồm các phòng chuyên môn như: phòng tài chính -

kế toán, phòng kế hoạch thống kê.

Tóm lại, cơ cấu tổ chức của văn phòng rất phong phú và đa dạng. Tuỳ

theo điều kiện cụ thể mà mỗi cơ quan, đơn vị thiết lập bộ máy văn phòng cho

phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng.

2. Tổ chức nơi làm việc của văn phòng

Tổ chức nơi làm việc của văn phòng là một nội dung quan trọng của

công tác tổ chức văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công

tác văn phòng.

2.1. Các yêu cầu khi tổ chức nơi làm việc của văn phòng

Tuỳ nội dung tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của các cơ quan,

đơn vị mà cách tổ chức nơi làm việc của văn phòng có thể khác nhau, song

phải quán triệt các yêu cầu cơ bản sau:

- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn

phòng.

- Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc di chuyển giữa các bộ phận

của người lao động nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng.

- Tạo môi trường làm việc khoa học cho nhân viên văn phòng nhằm

nâng cao năng suất lao động và bảo vệ sức khoẻ

- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập, xử lý thông tin.

- Tiết kiệm chi phí văn phòng.

- Bảo đảm an toàn kỹ thuật, tuân thủ những quy định về bảo mật,

phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động theo quy định.

2.2. Các phương pháp bố trí nơi làm việc

2.2.1. Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận

- Văn phòng bố trí kín (văn phòng chia nhỏ)

Đây là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ

phận với tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khoá khi cần

thiết.

Bố trí theo kiểu này có ưu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ

phận, khồng gây ồn ào, mất trật tự, đáp ứng được yêu cầu bí mật thông tin

khi cần thiết. Tuy nhiên nó lại vấp phải nhược điểm là tốn diện tích sử dụng

mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển giữa

các bộ phận của văn phòng. Mặt khác, người phụ trách rất khó kiểm soát

được hoạt động của nhân viên.

- Văn phòng bố trí mở

Trong thực tế, kiểu bố trí văn phòng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp

thay vào đó là kiểu văn phòng bố trí mở. Toàn văn phòng là một khoảng

không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu,

dụng cụ thích hợp. Bố trí văn phòng theo kiểu này có nhiều ưu điểm như: tận

dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được

điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất,

cơ động do không có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết vừa nhanh

vừa giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công

việc có liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công

sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác, bố trí theo

kiểu này, nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ trách có thể

quán xuyến theo dõi nhân viên của mình. Tuy nhiên, bố trí theo kiểu mở có

nhược điểm như gây ồn ào ảnh hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung

trong công việc, khó bảo đảm bí mật thông tin khi cần thiết.

- Văn phòng bố trí hỗn hợp

Để tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của hai cách bố trí trên,

người ta có thể áp dụng cách bố trí hỗn hợp: có bộ phận của văn phòng bố trí

kín, có bộ phận bố trí mở.

2.2.2. Căn cứ vào trình độ tập trung hoá công tác văn phòng

Như trên đã phân tích, công tác hành chính văn phòng có mặt ở mọi bộ

phận của đơn vị, nhằm phục vụ đắc lực cho công việc chuyên môn ở các bộ

phận. Nếu căn cứ vào mức độ tập trung hoá công tác văn phòng, tức là công

tác văn phòng cần tập trung hay phân tán, thực tế đang tồn tại những mô hình

sau:

- Mô hình kiểu phân tán

Ở các doanh nghiệp theo mô hình này thì các nhiệm vụ thuộc chức

năng xử lý thông tin yểm trợ đều do các bộ phận, các phòng ban, các đơn vị

trực thuộc thực hiện; hoặc một số dịch vụ hành chính như: công tác in ấn, phô

tô đánh máy tài liệu, lưu trữ văn bản do các bộ phận chuyên môn tự đảm

nhận. Cách bố trí này hiện nay đang được áp dụng khá phổ biến vì nó nâng

cao tính chủ động cho các bộ phận, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời

gian chờ đợi. Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng gặp hạn chế: có thể không

sử dụng hết công suất của thiết bị, năng lực của nhân viên văn phòng, thông

tin có thể không kịp thời.

- Mô hình kiểu tập trung

Đối với các doanh nghiệp, đặc trưng của mô hình này là tất cả các

nhiệm vụ phải làm theo chức năng xử lý thông tin yểm trợ đều tập trung về

văn phòng. Các bộ phận của văn phòng được phân công phụ trách từng

nhiệm vụ (theo 11 nhiệm vụ). Mô hình này thường áp dụng cho các công ty,

tập đoàn lớn. Ở các cơ quan khác nếu áp dụng kiểu bố trí này thì một số dịch

vụ hành chính như công tác văn thư, lưu trữ, đánh máy, phô tô tài liệu... đều

tập trung vào một số bộ phận chuyên trách. Kiểu bố trí này có ưu điểm là

nâng cao hệ số sử dụng công suất thiết bị, sử dụng tối đa năng lực của nhân

viên, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện nhân viên, dễ dàng nghiên cứu, cải

tiến thủ tục. Tuy nhiên nó cũng có điểm hạn chế: đôi khi công việc quá tải, gây

ùn tắc, trì trệ do chuyển giao công việc, xử lý không kịp thời.

- Mô hình hỗn hợp

Ở các doanh nghiệp, mô hình này có đặc điểm là: các nhiệm vụ có tính

chuyên đề như: kế toán, thống kê, kế hoạch, nhân sự được tách ra các phòng

chức năng riêng. Các nhiệm vụ khác như: công tác văn thư, tổng hợp, quản

trị... được giao cho phòng hành chính quản trị.

Ở các cơ quan đơn vị cũng có thể áp dụng mô hình này. Cụ thể, công

tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp, quản trị... được tập trung ở văn phòng, còn các

bộ phận chức năng tự đảm nhận một số dịch vụ hành chính như: thu thập

thông tin, phô tô đánh máy, in ấn tài liệu.

Mô hình này vừa tận dụng ưu điểm vừa khắc phục hạn chế của hai kiểu

bố trí trên.

2.3. Bố trí sắp xếp chỗ làm việc

Khoa học đã chứng minh rằng việc sắp xếp bàn ghế, nơi làm việc một

cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần của nhân viên phấn chấn,

giảm bớt căng thẳng, tăng năng suất lao động. Khi bố trí sắp xếp chỗ làm việc

của văn phòng cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

2.3.1. Bảo đảm sự tương quan giữa các bộ phận

Trong một cơ quan đơn vị các bộ phận có quan hệ mật thiết với nhau.

Do đó việc sắp xếp bố trí các bộ phận phải tuân thủ:

- Bố trí gần các bộ phận chính của cơ quan như: bộ phận điều hành,

kinh doanh, kế toán, tài chính, nhân sự, dịch vụ hành chính.

- Các bộ phận có mối quan hệ mật thiết thì gần cạnh nhau.

- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hay cơ quan bên ngoài ở

gần lối ra vào, hoặc khu vực lễ tân.

- Cách ly các bộ phận hay gây tiếng ồn.

- Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều

người qua lại.

2.3.2. Bố trí các bộ phận, bàn làm việc theo luồng công việc

Sắp xếp các phòng, ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm

tối thiểu hoá việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc.

Cách bố trí như vậy vừa tiết kiệm thời gian, diện tích, vừa tránh tình trạng thất

lạc giấy tờ, tài liệu.

2.3.3. Hạn chế sử dụng phòng riêng (bố trí kín)

Thay vào đó là sử dụng các vách ngăn để ngăn cách chỗ làm việc riêng

của từng nhân viên (bố trí mở).

Kích thước, độ cao thấp của từng loại vách ngăn tuỳ thuộc vào đặc

điểm của từng loại công việc và điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan đơn vị.

2.3.4. Tạo khung cảnh thuận tiện, thoải mái cho nhân viên

Khung cảnh nơi làm việc ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân

viên văn phòng trên cả hai phương diện.

- Về tâm lý: làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà

thuận với đồng nghiệp... nhân viên sẽ cảm thấy dễ chịu, làm việc hăng hái

hơn.

- Về sinh lý: khung cảnh làm việc không thuận lợi (màu sắc, tiếng ồn,

ánh sáng...) sẽ làm cho con người mệt mỏi, chán nản không muốn làm việc

hoặc làm việc với năng suất thấp.

Do đó khi bố trí nơi làm việc cần tạo khung cảnh thuận tiện thoải mái:

+ Không khí, nhiệt độ phòng làm việc

Phòng làm việc phải thoáng, đảm bảo đủ không khí trong sạch cho suốt

thời gian làm việc. Nhiệt độ cần duy trì ở mức vừa phải, không quá cao, quá

thấp. Tuỳ theo thời tiết, nhiệt độ mà sử dụng các thiết bị khác nhau: điều hoà,

thông gió...

+ Âm thanh

Tiếng động ảnh hưởng trực tiếp đến thần kinh của con người và do đó

ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Để đo cường độ của tiếng động, người ta

dùng đơn vị đo là decibel như sau:

0 d Không có tiếng động

10 d Tiếng động của hơi thở

20 d Tiếng nói thì thầm

30 d Tiếng động thường ở một nơi yên tĩnh

40 d Trong thư viện: tiếng đi lại hoặc xì xào nói chuyện

50 d Tiếng động trong nhà (theo tiêu chuẩn bình thường)

60 d Tiếng động của phố xá đông người

70 d Tiếng động trong phòng đánh máy

80 d Tiếng trong xưởng máy

90 d Tiếng xe lửa chạy

100 d Tiếng máy động cơ mở

110 d Tiếng máy búa

120 d Tiếng động cơ máy bay

Âm thanh thích hợp để nghỉ ngơi làm việc có hiệu quả là dưới 50 d. Từ

90 d trở đi có thể gây nguy hiểm cho sức khoẻ con người.

Trong phòng làm việc tiếng động thường xảy ra với rất nhiều các

nguyên nhân khác nhau như: nói chuyện to, cánh cửa kẹt khi đóng mở,

chuông điện thoại to, nhân viên nói điện thoại lớn, nhiều người đi lại...

Tuỳ theo từng nguyên nhân gây ồn mà có biện pháp hạn chế khắc phục

để giảm ồn.

+ Màu sắc

Màu sắc tạo một tổng thể hình dáng bên ngoài của một văn phòng do

đó có thể để lại ấn tượng hài lòng hay khó chịu cho người đến cơ quan. Mặt

khác màu sắc ảnh hưởng đến cảm xúc, làm chán nản hay kích thích, làm cho

các hoạt động tinh thần phấn chấn hay trì trệ.

Màu sắc được chia thành hai loại chính: các màu nóng và các màu

lạnh. Các màu nóng như hồng, đỏ, da cam, vàng... thúc đẩy hoạt động, hỗ trợ

nâng cao năng suất lao động ngay lập tức, trong khoảng thời gian ngắn. Các

màu lạnh gồm xanh nước biển, xanh da trời... tạo nên sự mát mẻ giúp cho

việc tập trung tinh thần, giữ vững và ổn định năng suất.

Màu sắc không thích hợp có thể gây cảm giác không gian nóng và lạnh.

Đối với phòng có cửa sổ hướng Bắc thì những màu nóng là thích hợp. Đối với

phòng có nhiều ánh sáng mặt trời thì sử dụng các màu lạnh là thích hợp.

Trong việc chọn độ đậm nhạt của màu sắc cần tính đến đặc tính của

các loại ánh sáng (ánh sáng tự nhiên, ánh sáng nhân tạo) Bởi vì dưới ánh

sáng của tự nhiên hay ánh sáng của bóng đèn sẽ làm cho độ đậm nhạt của

một loại màu sắc sẽ khác nhau.

+ Ánh sáng

Việc chiếu sáng thích hợp sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động. Có

thể phân chia ánh sáng làm hai loại:

Ánh sáng tự nhiên: các phòng cần thiết kế cửa sổ thích hợp để đón

nhận ánh sáng tự nhiên.

Ánh sáng nhân tạo: là ánh sáng của các loại đèn. Nhân viên văn phòng

có thể sử dụng cả hai loại ánh sáng nhân tạo của hai loại chiếu sáng: chiếu

sáng trực tiếp - ánh sáng từ đèn rọi thẳng xuống nơi làm việc, và chiếu sáng

gián tiếp - rọi ánh sáng vào chỗ khác (thường là trần nhà) để phản chiếu

xuống chỗ làm việc.

Khi sử dụng các loại đèn chiếu sáng cần chú ý: ánh sáng chói và quá

gần sẽ làm rối loạn thị giác, gây ra sự mệt mỏi. Trần nhà bị bẩn quá sẽ làm

giảm 50% năng suất chiếu sáng của đèn. Tường nhà càng sáng thì độ phản

chiếu ánh sáng càng cao.

+ Tiện nghi vệ sinh

Thời gian nhân viên văn phòng ở phòng làm việc chiếm tỷ lệ lớn do vậy

một trong những điều kiện để đảm bảo cho nhân viên văn phòng cảm thấy

thoải mái, yêu thích nơi làm việc và góp phần tăng hiệu quả công việc đó là

bố trí tiện nghi vệ sinh thuận tiện không gây ra những phiền phức khó chịu.

Tóm lại, khung cảnh văn phòng với bầu không khí mát mẻ không nóng,

không lạnh, yên tĩnh, màu sắc hài hoà hấp dẫn, lôi cuốn, có đầy đủ ánh sáng

cho từng loại công việc sẽ tạo ra sự hứng thú thoải mái cho nhân viên làm

việc với năng suất cao.

3. Trang thiết bị văn phòng

Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn

phòng. Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của

công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết

khác nhau. Có thể phân loại các trang thiết bị văn phòng thành từng nhóm:

3.1. Các đồ dùng văn phòng

Các đồ dùng vãn phòng gồm các loại thông dụng sau:

- Bàn, ghế: có nhiều loại như bàn, ghế dùng cho giám đốc, loại dùng

cho thư ký, cho nhân viên khác của văn phòng, cho tiếp khách. Tuỳ theo công

việc của mỗi người mà sử dụng loại bàn ghế thích hợp về kiểu dáng và vật

liệu.

-Tủ đựng hồ sơ: là các loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu. Tuỳ theo số lượng

và đặc tính của từng loại hồ sơ mà người ta sử dụng các loại tủ khác nhau.

- Giá đựng tài liệu: nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo

tham khảo thì cần phải trang bị các giá để trưng bày, lưu trữ các tài liệu này.

-Tủ hoặc mắc áo: dùng để đựng, treo áo, mũ của nhân viên văn phòng

và khách đến làm việc.

- Các vật dụng khác: các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của

nhân viên văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo

hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút...

3.2. Máy móc, thiết bị dùng trong văn phòng

Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của nó đã làm cho

nhiều hoạt động của văn phòng thay đổi. Hầu hết các công việc của văn

phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

Do đó cách tổ chức sắp xếp công việc cũng như việc mua sắm các trang thiết

bị trong văn phòng đã và đang có nhiều thay đổi. Có thể nêu một số trang

thiết bị chủ yếu hiện nay đang được các cơ quan đơn vị quan tâm như:

- Các thiết bị điện tử, hệ thống máy tính và nối mạng máy tính để xử lý

thông tin.

- Các thiết bị khác: hệ thống đọc - ghi âm, hệ thống in ấn (máy

photocopy, máy in), máy điện thoại (có dây, không dây), máy fax, máy tính

điện tử, thiết bị hội nghị...

4. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng

Mỗi cơ quan, đơn vị đều phải xây dựng cho mình quy chế tổ chức hoạt

động. Nội dung của bản quy chế này phải bao quát được hết các lĩnh vực

hoạt động của các bộ phận trong cơ quan, đơn vị bằng việc quy định rõ chức

năng, nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm, mối quan hệ từng bộ phận. Văn

phòng là một bộ phận của cơ quan, nhưng do đặc điểm, tính chất hoạt động

của cơ quan nên cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng ở từng cơ

quan sẽ khác nhau. Những điểm khác nhau đó sẽ được thể hiện trong quy

chế hoạt động và tổ chức của văn phòng. Tuy nhiên nội dung của bản quy

chế này thường bao gồm các phần:

Phần I: Những quy định chung: trong phần này thường nêu các vấn đề:

- Vị trí, vai trò của văn phòng trong cơ quan, đơn vị.

- Quan hệ giữa văn phòng với cơ quan lãnh đạo cao nhất và với các bộ

phận khác trong cơ quan: văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng

cơ quan và những quy định chung của pháp luật. Cơ cấu tổ chức và biên chế

của văn phòng do thủ trưởng cơ quan phê duyệt. Văn phòng phối hợp với tất

cả các bộ phận khác trong cơ quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của

mình. Văn phòng có quan hệ chặt chẽ với các cơ quan bên ngoài trong công

tác thu thập thông tin và giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ

quan.

Phần II: Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng: phần này thường nêu 2 vấn đề:

- Chức năng của văn phòng.

- Các nhiệm vụ cụ thể của văn phòng. Trên cơ sở các nhiệm vụ chung,

căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà quy định cụ thể

các nhiệm vụ cho phù hợp.

Phần III: Quyền hạn và trách nhiệm của văn phòng

* Quyền hạn: để hoàn thành được chức năng nhiệm vụ, văn phòng cần

được trao những quyền hạn nhất định. Những quyền hạn của văn phòng

cũng tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan, đơn vị song có thể nêu

những quyền hạn chủ yếu sau đây:

- Được quyền đôn đốc các bộ phận khác trong cơ quan thực hiện các

quyết định của lãnh đạo theo đúng yêu cầu và thời gian. Kiến nghị với lãnh

đạo về khen thưởng, kỷ luật các cá nhân, đơn vị trong việc thực hiện các

quyết định của lãnh đạo.

- Được quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông

tin, tài liệu cần thiết liên quan đến việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của

văn phòng.

- Được quyền tham dự các cuộc họp của lãnh đạo với các đơn vị, tổ

chức trong và ngoài cơ quan để ghi biên bản và theo dõi công việc.

- Theo uỷ quyền của lãnh đạo, văn phòng được quyền trao đổi bằng

văn bản với các cơ quan bên ngoài và các đơn vị bộ phận trong cơ quan.

- Được quyền tham gia vào cồng tác tuyển chọn cán bộ, nhân viên văn

phòng, kiến nghị với lãnh đạo về công tác đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng,

kỷ luật nhân viên, đóng góp các ý kiến với lãnh đạo trong tổ chức các vấn đề

có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng.

* Trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm truớc thủ trưởng cơ quan về kết quả hoạt động của

văn phòng.

- Không ngừng áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện tổ

chức hoạt động của văn phòng và nâng cao hiệu quả công tác của văn

phòng.

- Chịu trách nhiệm về vật chất đối với những thiệt hại do văn phòng gây

ra sau khi đã phân định được trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên

quan.

Phần IV: Tổ chức bộ máy và công tác tổ chức quản lý

- Xác định rõ cơ cấu tổ chức văn phòng (bao gồm các phòng ban hay

tổ) phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan (như đã trình bày ở trên).

- Công tác tổ chức quản lý văn phòng do chánh văn phòng đảm nhận

theo chế độ một thủ trưởng. Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm trước

thủ trưởng cơ quan về mọi hoạt động của văn phòng. Để thực hiện nhiệm vụ,

trách nhiệm của mình, chánh văn phòng có các quyền hạn sau:

+ Đề xuất với lãnh đạo về quy chế tổ chức của từng bộ phận, của văn

phòng.

+ Phê duyệt chương trình kế hoạch công tác của từng bộ phận.

+ Phân công bố trí công việc cho từng bộ phận cá nhân, tiến hành kiểm

tra đôn đốc đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân. Chủ

động đưa ra các quyết định để uốn nắn tình hình thực hiện nhiệm vụ.

- Giúp việc cho chánh văn phòng có thể có một hoặc nhiều phó chánh

văn phòng. Phó chánh văn phòng là người được chánh văn phòng lựa chọn

và đề nghị thủ trưởng bổ nhiệm. Phó chánh văn phòng sẽ được chánh văn

phòng phân công phụ trách một số công việc cụ thể.

- Ngoài chánh văn phòng và các phó chánh văn phòng, mỗi bộ phận sẽ

có một người phụ trách (trưởng phòng hoặc tổ trưởng hoặc trưởng ban) chịu

trách nhiệm trước chánh văn phòng về tổ chức hoạt động phần việc mà mình

phụ trách.

- Quy định rõ cơ cấu tổ chức của từng bộ phận và các chức danh cán

bộ. Trên cơ sở đó quy định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của

mỗi chức danh và mối quan hệ giữa các bộ phận.

Phần V: Phương thức làm việc và mối quan hệ công tác

Để mọi hoạt động của văn phòng đi vào nền nếp, cần có quy chế làm

việc và quan hệ công tác với các nội dung như:

- Chế độ hội họp, giao ban của văn phòng.

- Phương thức tham mưu, tổng hợp các loại báo cáo thuộc trách nhiệm

của văn phòng.

- Quy định việc giám sát, đôn đốc và kiểm tra thực hiện chương trình

công tác ở các bộ phận.

- Quy định lề lối làm việc và quy trình phối hợp công tác với các bộ

phận trong cơ quan.

Phần VI: Điều khoản cuối cùng

Các điều khoản cuối cùng của bản quy chế thường bao gồm:

- Hiệu lực thi hành: kể từ khi thủ trưởng ra quyết định ban hành.

- Xử lý các quy định cũ: các quy định trước đây trái với quy chế này đều

bãi bỏ.

- Quy định về việc sửa đổi, bổ sung khi cần thiết: tuỳ theo tình hình cụ

thể quy chế này có thể được sửa đổi bổ sung khi cần thiết bằng quyết định

của thủ trưởng cơ quan.

Chương 3. QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG

Bất cứ cơ quan, tổ chức nào, yếu tố con người luôn là yếu tố được

quan tâm hàng đầu trong hoạt động quản lý. Chương này sẽ đề cập một số

chức danh của quản trị viên văn phòng và chức năng, nhiệm vụ của họ. Đồng

thời giới thiệu những vấn đề cơ bản về công tác quản trị lao động trong văn

phòng như: tiêu chuẩn, quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên văn phòng.

1. Khái niệm, vai trò, phân loại lao động văn phòng

1.1. Khái niệm

Quản trị lao động văn phòng là quá trình tiến hành công tác quản lý lực

lượng lao động của văn phòng thông qua các hoạt động hoạch định, tổ chức,

lãnh đạo và kiểm soát nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ với hiệu quả cao

nhất.

Từ khái niệm trên chỉ ra công tác quản trị lao động văn phòng cần thực

hiện các chức năng nhiệm vụ sau:

- Hoạch định: đề ra các mục tiêu chiến lược về lao động trong văn

phòng và đưa ra kế hoạch tối ưu để đạt được mục tiêu đó.

- Tổ chức: tuyển chọn, huấn luyện, bồi dưỡng và sắp xếp lao động văn

phòng với cơ cấu thích hợp thông qua việc phân công trách nhiệm, quyền

hạn cụ thể cho mỗi bộ phận, mỗi người.

- Lãnh đạo: lãnh đạo lực lượng lao động trong văn phòng thông qua

việc phân công nhiệm vụ cụ thể và thường xuyên động viên, tạo điều kiện

thuận lợi để họ biết được nhiều thông tin và phối hợp với nhau thực hiện

nhiệm vụ tốt nhất.

- Kiểm soát: thường xuyên kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, trách

nhiệm của lao động trong văn phòng để kịp thời uốn nắn những lệch lạc, đưa

ra các điều chỉnh để cho kế hoạch được thực hiện.

1.2. Vai trò của quản trị lao động văn phòng

Công tác quản trị lao động văn phòng là một bộ phận của quản trị văn

phòng. Làm tốt công tác quản trị lao động văn phòng có vai trò quan trọng

quyết định đến việc thực hiện có hiệu quả mục tiêu, nhiệm vụ của quản trị văn

phòng nói riêng và của đơn vị nói chung.

Công tác quản trị lao động văn phòng giúp cho công việc hoạch định

đưa ra một kế hoạch tối ưu về tuyển chọn, bố trí, đào tạo, huấn luyện lực

lượng lao động văn phòng một cách hợp lý, có hiệu quả.

Công tác quản trị lao động văn phòng giúp cho người lao động chủ

động trong công việc và tạo ra sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình

thực hiện nhiệm vụ.

Công tác quản trị lao động văn phòng còn giúp cho người phụ trách văn

phòng có thể kiểm soát được hoạt động của lao động trong văn phòng để uốn

nắn, điều chỉnh các sai lệch trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của đơn

vị thông qua sự phân công nhiệm vụ cụ thể của mỗi bộ phận, cá nhân.

1.3. Phân loại lao động văn phòng

Lao động văn phòng bao gồm những người lao động làm việc trong văn

phòng. Trong lao động văn phòng mỗi người có thể làm những công việc cụ

thể khác nhau song dù họ giữ cương vị nào, làm việc gì đều hướng tới thực

hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

Có thể căn cứ vào chức vụ, chức danh của của lao động văn phòng để

phân loại: nhân viên hành chính văn phòng, thư ký văn phòng và các quản trị

văn phòng (chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, trưởng phòng thông

tin...)

2. Thư ký văn phòng

2.1. Khái niệm

Trong quan niệm thông thường, chúng ta cho rằng thư ký là những

người ngồi bàn giấy làm những công việc cụ thể như đánh máy, nhận gửi thư

từ, lưu trữ công văn giấy tờ, soạn thảo công văn, nghe điện thoại, tiếp

khách... Trước đây người thư ký chỉ cần có trình độ nhất định về văn hoá, kỹ

năng đơn giản về giao tiếp, ghi chép soạn thảo văn bản... Song, ngày nay thư

ký đã trở thành một nghề, người thư ký có vai trò quan trọng trong việc giúp

lãnh đạo tổ chức thực hiện các công việc, giải phóng cho lãnh đạo những

công việc mang tính sự vụ tốn nhiều thời gian.

Thư ký là một khái niệm dùng để chỉ một nghề nhiệp cụ thể và nó được

sử dụng phổ biến trên thế giới và Việt Nam.

Theo nghĩa rộng “thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người

nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng chịu trách

nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa

các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình” (theo định hướng của Hiệp

hội Thư ký Chuyên nghiệp Quốc tế - International Professional Secretaries)

Thư ký là trợ lý của cấp quản trị: là lực lượng rất cần thiết trong mối

quan hệ với hoạt động quản lý.

Theo nghĩa hẹp: thư ký văn phòng là người trợ giúp cấp quản trị, được

giao một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn

của văn phòng.

Như vậy, không phải người thư ký nào cũng là thư ký văn phòng mà chỉ

có những người thư ký đảm nhiệm các công việc có liên quan đến lĩnh vực

văn phòng như quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản, giao tiếp, thông tin liên lạc, tổ

chức sắp xếp... nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các hoạt động của cơ quan tổ chức

hoặc người lãnh đạo.

2.2. Chức năng của thư ký

Chức năng của mỗi người thư ký khác nhau tuỳ thuộc vào chức năng

nhiệm vụ của tổ chức, đơn vị và vị trí của người thủ trưởng trong bộ máy

quản lý.

Chức năng của người thư ký ở mỗi tổ chức đơn vị có thể khác nhau

song nhìn chung có thể khái quát thành hai nhóm chính là:

- Chức năng liên quan đến văn bản đi, đến, đăng ký văn bản, dự thảo

các văn bản kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ trưởng...

- Chức năng liên quan đến tổ chức tiếp khách, hội họp, đàm thoại,

chuẩn bị các chuyến đi công tác của thủ trưởng và đảm bảo các điều kiện vật

chất cho đơn vị, tổ chức...

Hai chức năng trên được thể hiện trong các hoạt động: ghi chép, soạn

thảo các văn bản giấy tờ, hồ sơ, tài liệu trong các cuộc họp, những công việc

về văn thư, thông tin liên lạc, thủ tục hành chính, giao tiếp, sắp xếp chuẩn bị

nội dung công việc hàng ngày, tuần, tháng...

2.3. Nhiệm vụ của thư ký

Tuỳ theo mỗi đơn vị, tổ chức và vị trí của người thư ký mà có các nhiệm

vụ cụ thể khác nhau. Song, nhiệm vụ cơ bản của người thư ký thường bao

gồm:

- Vào sổ và gửi các văn bản đến - đi.

- Soạn thảo, đánh máy, in các văn bản trao đổi của thủ trưởng.

- Kiểm tra thể thức văn bản và trình ký.

- Lập lịch công tác hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng cơ quan.

- Kiểm tra, báo cáo việc thực hiện các chỉ thị, quyết định của thủ

trưởng.

- Chuẩn bị các chuyến đi công tác và tiếp khách của thủ trưởng.

- Chuẩn bị, triệu tập và ghi chép biên bản các cuộc họp trao đổi của thủ

trưởng.

- Sắp xếp, bảo quản các văn bản, hồ sơ, giải quyết các thủ tục hành

chính, đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động của thủ trưởng.

2.4. Những yêu cầu đối với thư ký

Người thư ký không thể thiếu được trong bất kỳ đơn vị, tổ chức nào. Để

thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của người thư ký họ cần phải có phẩm

chất, những kiến thức cơ bản và các kỹ năng cơ bản về hành chính văn

phòng cần thiết. Những yêu cầu đối với thư ký chính là những tiêu chuẩn để

các nhà quản trị tuyển chọn, đào tạo họ. Những yêu cầu đối với thư ký thể

hiện qua các vấn đề sau:

a- Về phẩm chất

- Tính trung thực, thẳng thắn.

- Sự tự tin, tự giác, có ý thức tổ chức kỷ luật và triệt để trong công việc.

- Yêu nghề, luôn có ý thức vươn lên mạnh mẽ trong nghề nghiệp.

- Có tính năng động, linh hoạt, sáng tạo, cẩn thận, chu đáo, nhanh

nhẹn, kín đáo.

- Có tinh thần đoàn kết tương trợ, tế nhị khéo léo và lôi cuốn, nhẫn nại,

tự kiềm chế mình.

b- Về kiến thức cơ bản

Những kiến thức cơ bản cần được trang bị về quản trị, kinh tế học, luật

kinh doanh và luật pháp, quy định của nhà nước về lĩnh vực hoạt động của

đơn vị, tổ chức, quản trị hành chính văn phòng, toán học và thống kê - kế

toán, ngoại ngữ, tâm lý xã hội...

c- Về kỹ năng cơ bản

- Kỹ năng tổ chức khoa học các hoạt động của đơn vị.

- Kỹ năng giao tiếp: đọc, nghe, nói, viết.

- Kỹ năng ghi chép nhanh, tốc ký chính xác (bằng tay hoặc máy ghi

âm).

- Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng.

- Kỹ năng soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu, tra

cứu nhanh.

- Kỹ năng điều hành công việc của đơn vị, tổ chức.

- Kỹ năng quản lý thời gian làm việc có hiệu quả cao.

2.5. Quan hệ của thư ký với thủ trưởng

Người ta thường nói thư ký là “bộ nhớ” là “gạch nối” của thủ trưởng.

Điều đó cũng chỉ ra mối quan hệ khá chặt chẽ giữa thủ trưởng và người thư

ký. Mối quan hệ giữa thư ký và thủ trưởng được biểu hiện:

a- Thư ký là một nghề, một cán bộ chuyên môn trong bộ máy quản lý, là

trợ thủ đắc lực nhất của thủ trưởng. Công việc của người thư ký luôn gắn liền

với quá trình thực hiện nhiệm vụ của người thủ trưởng. Người thủ trưởng

hoàn thành nhiệm vụ của mình không tách rời có sự đóng góp công sức của

thư ký. Bởi vậy mọi hoạt động của thư ký luôn phải hướng tới sự phục vụ đắc

lực nhất cho sự điều hành, quản lý của thủ trưởng.

b- Mối quan hệ giữa thư ký và thủ trưởng trước hết là mối quan hệ giữa

người với người cùng phối hợp chặt chẽ với nhau để thực hiện nhiệm vụ

chung của đơn vị, tổ chức. Trong sự giao lưu này, cách thức, phương tiện

thực hiện thường theo một quy ước được thể chế hoá.

Mối quan hệ giữa thư ký và thủ trưởng không chỉ là cùng phấn đấu

trong công việc, thực hiện tốt nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức mà còn thông qua

giao lưu về tình cảm. Người thủ trưởng và thư ký cần trao đổi với nhau những

thông tin về công việc, xã hội, gia đình để cùng nhau xử lý, chia sẻ nỗi buồn,

lo lắng. Người thư ký cần phải toàn tâm, toàn ý phục vụ cho công việc của thủ

trưởng, song người thủ trưởng cần quan tâm, săn sóc thăm hỏi động viên

người thư ký trong công việc và trong cuộc sống. Người thủ trưởng và người

thư ký cần thống nhất định hướng hoạt động, không nên tạo ra những khoảng

cách và sự bất bình đẳng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Người thư ký

cần hiểu biết tâm lý của thủ trưởng và hết lòng phục vụ cho công việc của thủ

trưởng. Đồng thời người thủ trưởng cần quan tâm tạo điều kiện cần thiết cho

người thư ký không ngừng vươn lên về mọi mặt.

Ngoài ra, người thư ký cần phải có mối quan hệ tốt, đúng mực với đồng

nghiệp, với mọi người trong đơn vị, tổ chức cũng như đối với những khách

ngoài đơn vị, tổ chức có quan hệ công việc.

3. Chánh văn phòng

3.1. Khái niệm

Trong các đơn vị, tổ chức thường có một bộ phận làm công tác hành

chính văn phòng. Để điều hành bộ phân này, thủ trưởng đơn vị cần phải bổ

nhiệm người phụ trách - đó chính là chánh văn phòng.

Chánh văn phòng là người do thủ trưởng đơn vị bổ nhiệm chịu trách

nhiệm trước thủ trưởng về mọi hoạt động của văn phòng.

Chánh văn phòng điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo chế độ

một thủ trưởng. Chánh văn phòng là đầu mối trong mối quan hệ giữa thủ

trưởng với các bộ phận khác trong đơn vị đảm bảo cho mọi hoạt động được

thực hiện thông suốt.

Chánh văn phòng có vai trò, vị trí khác nhau tuỳ theo tổ chức của đơn

vị và chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

Văn phòng các đơn vị có thể có các phó chánh văn phòng để giúp việc

cho chánh văn phòng trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng.

3.2. Chức năng và nhiệm vụ của chánh văn phòng

Chánh văn phòng của mỗi đơn vị, tổ chức có thể có những chức năng,

nhiệm vụ khác nhau nhưng có thể khái quát những vấn đề cơ bản sau:

- Xây dựng một cơ cấu hành chính hợp lý, có hiệu quả.

Chánh văn phòng cần có sự hiểu biết các công việc hành chính văn

phòng như: thu thập và truyền đạt thông tin, soạn thảo và quản lý văn bản,

điều hành các thiết bị... Bên cạnh đó cần tổ chức lực lượng hành chính văn

phòng thông qua việc phân công cụ thể công việc cho mỗi bộ phận, mỗi nhân

viên một cách rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn. Đồng thời cần

bảo đảm duy trì, tăng cường cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành

chính văn phòng và cả đơn vị. Ngoài ra cần có sự phối hợp chặt chẽ các hoạt

động hành chính văn phòng của các bộ phận trong đơn vị, tổ chức.

Hoạch định công việc hành chính văn phòng và lãnh đạo mọi người

thực hiện.

Chánh văn phòng cần xây dựng và đề ra một kế hoạch tối ưu cho công

việc hàng ngày thông qua lịch công tác tuần, ngày, tháng. Trong công tác này

cần phải có sự phân tích kỹ lưỡng, đầy đủ và chỉ huy chặt chẽ thường xuyên.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, chánh văn phòng còn phải quan tâm tạo

điều kiện thuận lợi và động viên kịp thời mọi lao động văn phòng trong quá

trình thực hiện nhiệm vụ cũng như trong cuộc sống.

- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng.

Chánh văn phòng muốn thực hiện tốt nhiệm vụ, các mục tiêu đề ra cần

phải thường xuyên kiểm soát công việc hành chính văn phòng thông qua việc

điều hành các nhân viên và đảm bảo các thủ tục hành chính theo đúng các

quy định của nhà nước. Đồng thời cần phải duy trì, cung cấp các dịch vụ

hành chính, tổ chức bồi dưỡng huấn luyện nâng cao năng lực trình độ của

nhân viên, thường xuyên cải tiến thủ tục hành chính, phương pháp công tác,

tạo điều kiện thuận lợi để thúc đẩy mối quan hệ hợp tác, cộng đồng trách

nhiệm trong đơn vị. Trên cơ sở đó chánh văn phòng đề ra các giải pháp thúc

đẩy mặt tích cực và kịp thời uốn nắn những sai sót trong quá trình thực hiện

nhiệm vụ để đạt được hiệu quả cao.

3.3. Những yêu cầu đối với chánh văn phòng

Chánh văn phòng của mỗi đơn vị, tổ chức có quy mô khác nhau có

chức năng, nhiệm vụ cụ thể khác nhau, song muốn thực hiện tốt chức năng,

nhiệm vụ của mình đòi hỏi phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản nhất định.

Những yêu cầu về tiêu chuẩn của chánh văn phòng, cơ bản giống như đối với

thư ký văn phòng nhưng cần nhấn mạnh những yêu cầu sau:

- Chín chắn, tự tin, quyết định chính xác, kịp thời.

- Dám làm, dám chịu trách nhiệm.

- Ý chí quyết tâm cao, làm việc tới cùng, không sợ va vấp.

- Nghiêm túc tiếp nhận sự góp ý, phê bình của cấp trên và cấp dưới,

mạnh dạn sửa chữa thiếu sót.

- Xác định chính xác những vấn đề ưu tiên để xử lý.

- Hiểu và vận dụng sâu sắc các chức năng quản trị.

- Vận dụng tốt các kỹ năng quản trị đặc biệt chú ý đến kỹ năng nhân sự

và tư duy. Khả năng thuyết phục, xây dựng mối quan hệ hợp tác giữa mọi

người, phân tích, dự báo khoa học, nhạy bén, thích ứng với hoàn cảnh.

- Phối hợp các hoạt động của văn phòng, quan tâm xây dựng tập thể

văn phòng thành một khối đoàn kết nhất trí, quyết tâm phấn đấu hoàn thành

tốt nhiệm vụ.

Những yêu cầu đối với chánh văn phòng là những tiêu chuẩn để lựa

chọn, bồi dưỡng đào tạo cán bộ đảm nhận tốt chức trách đó.

4. Quản trị viên văn phòng và các hoạt động giao tiếp

Trong văn phòng mỗi đơn vị, tổ chức ngoài những người lãnh đạo và

thư ký văn phòng số lao động còn lại là các quản trị viên văn phòng.

Quản trị viên văn phòng là những nhân viên được giao một nhiệm vụ,

công việc cụ thể của công tác hành chính văn phòng như văn thư, lưu trữ, tin

học văn phòng, lái xe, bảo vệ...

Quản trị viên văn phòng mỗi người đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể

khác nhau song tất cả đều phục vụ cho bộ phận văn phòng thực hiện đầy đủ

chức năng, nhiệm vụ của nó.

Trong mỗi đơn vị, tổ chức vãn phòng có nhiều các hoạt động khác

nhau, nhưng với vị trí quan trọng là bộ mặt của đơn vị, tổ chức nên hoạt động

giao tiếp đặc biệt quan trọng.

4.1. Khái niệm và các hình thức giao tiếp không thấy có

4.1.1 Khái niệm về giao tiếp.

Hoạt động giao tiếp được hình thành ngay từ khi con người có mối

quan hệ với nhau. Hoạt động giao tiếp không chỉ là nhu cầu mà còn mang

tính tất yếu không thể thiếu được trong sinh hoạt đời sống xã hội. Khái niệm

về giao tiếp có thể được xem xét trên nhiều giác độ khác nhau tuỳ theo mục

đích nghiên cứu. Do đó khái niệm về giao tiếp cũng có nội dung, hình thức

khác nhau.

Theo nghĩa hẹp: giao tiếp là sự truyền tải một thông tin.

Theo nghĩa rộng: giao tiếp là hoạt động làm cho hai phía cùng chấp

nhận một thông tin chung nhờ quá trình trao đổi hai chiều.

Nhiều nhà xã hội cho rằng: “giao tiếp là sự tiếp xúc, trao đổi giữa người

với người. Trong quá trình tiếp xúc, trao đổi giữa họ thông qua ngôn ngữ (lời

nói, chữ viết) hoặc các dấu hiệu ngôn ngữ (cử chỉ, nét mặt, dáng vẻ...) nhằm

tạo dựng những mối liên hệ trong đời sống xã hội”.

Theo Wiener - nhà điều khiển học cho rằng: “giao tiếp là con người

phát đi một thông điệp mà luôn quan tâm đến thông điệp phản hồi từ người

nhận và có sự điều chỉnh phù hợp để tác động tích cực đến người nhận thông

tin”.

Theo Bird Whistell - Nhà kinh tế học cho rằng: “sự giao tiếp là một quá

trình đa kênh. Quá trình đó được sử dụng hầu như toàn bộ các giác quan: thị

giác, xúc giác, khứu giác, vị giác, thính giác”.

Như vậy, giao tiếp hành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự

tiếp xúc giữa con người với nhau để cùng hiểu biết những thông tin, điều

chỉnh mục tiêu, hành vi của mình nhằm mang lại lợi ích thoả mãn yêu cầu

nhất định của quản lý hành chính.

Từ các khái niệm trên ta có thể đưa ra khái niệm về giao tiếp hành

chính như sau:

Giao tiếp hành chính là sự tiếp xúc, trao đổi giữa người với người về

một thông tin nào đó thông qua việc sử dụng ngôn ngữ và các dấu hiệu phi

ngôn ngữ nhằm tạo dựng mối quan hệ trong quản lý hành chính và đời sống

xã hội.

4.2. Phân loại giao tiếp

Căn cứ vào các tiêu thức nghiên cứu khác nhau có thể chia thành các

loại giao tiếp khác nhau.

- Căn cứ vào tính chất tiếp xúc có:

+ Giao tiếp trực tiếp: là loại giao tiếp mà các đối tượng giao tiếp trực

diện đối với nhau “mặt đối mặt”.

+ Giao tiếp gián tiếp: là loại giao tiếp các đối tượng giao tiếp không trực

diện mà thông qua một phương tiện trung gian như thư từ, văn bản, sách báo

và các phương tiện khác.

- Căn cứ vào tính chất tổ chức có:

+ Giao tiếp chính thức: là loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp được tổ

chức và tiến hành theo những quy định của pháp luật và luật pháp quốc tế:

hội nghị, đàm thoại, hội thảo, mít tinh...

+ Giao tiếp không chính thức: là loại giao tiếp không ràng buộc, bởi các

quy định của pháp luật và luật pháp quốc tế nó, thường mang tính chất cá

nhân nhưng vẫn phải đảm bảo những quy tắc, tập quán xã giao nhất định.

- Căn cứ vào vị thế có:

+ Giao tiếp ở tư thế mạnh và yếu: là loại giao tiếp mà trong các đối

tượng giao tiếp có bên ở thế mạnh và có bên ở thế yếu. Trong giao tiếp này,

bên có thế mạnh thường có lợi thế hơn bên yếu.

+ Giao tiếp cân bằng: là loại giao tiếp mà trong đó các đối tượng giao

tiếp bình đẳng với nhau, không bên nào mạnh hơn hoặc yếu hơn.

- Căn cứ vào mối quan hệ trong giao tiếp có:

+ Giao tiếp từ cấp trên xuống: là loại giap tiếp mà đối tượng của nó là

cấp quản lý trên truyền đạt, trao đổi cho cấp quản lý dưới.

+ Giao tiếp từ cấp dưới lên: là loại giao tiếp mà đối tượng của nó là cấp

quản lý dưới có trách nhiệm báo cáo trao đổi với cấp quản lý trên.

+ Giao tiếp ngang: là giao tiếp mà đối tượng của nó cùng cấp quản lý

nhằm thông báo hoặc phối hợp với nhau.

- Căn cứ vào đặc điểm ngôn ngữ có:

+ Giao tiếp bằng ngôn ngữ:

Tiếng nói, chữ viết và ngữ điệu được sử dụng trong giao tiếp ngôn ngữ.

Mỗi dân tộc, đất nước đều có tiếng nói, chữ viết biểu thị đặc trưng riêng biệt

của mình. Trong giao tiếp tiếng nói, chữ viết được sử dụng phổ biến và chủ

yếu:

+ Giao tiếp phi ngôn ngữ: là loại giao tiếp không sử dụng ngôn ngữ mà

được biểu hiện thông qua nét mặt (ánh mắt, nụ cười...) cử chỉ hành động (bắt

tay, vỗ vai...) dáng vẻ con người (tư thế, đi đứng...) trang phục, khoảng cách,

khung cảnh tự nhiên xã hội (không khí, nhiệt độ, màu sắc, thời gian, không

gian...)

4.3. Những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp hành chính

- Nguyên tắc chung.

+ Cần đảm bảo sự hài hoà lợi ích giữa hai bên

+ Cần có nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp lựa chọn, quyết định.

+ Cần vận dụng đúng, phù hợp với các nguyên tắc pháp luật.

+ Cần tôn trọng lẫn nhau.

- Nguyên tắc cơ bản

- Quan tâm đến nhu cầu đối tượng giao tiếp

+ Tôn trọng đối tượng giao tiếp

+ Luôn đặt mình ở vị trí cần đối tượng giao tiếp

+ Cần tìm hiểu, đề cao ưu điểm của đối tượng giao tiếp và giải quyết

vấn đề trao đổi có lý, có tình.

+ Giữ vững và thực hiện nghiêm túc sự hứa hẹn với đối tượng giao

tiếp.

Muốn thực hiện tốt các chức năng trên đòi hỏi các quản trị viên cần bồi

dưỡng, trao đổi mọi mặt, đặc biệt chú trọng tới các kỹ năng nghe, nói, đọc,

viết.

5. Công tác tuyển dụng trong văn phòng

Công tác tuyển dụng lao động nói chung và tuyển dụng lao động văn

phòng nói riêng là một trong những nhân tố quyết định đến sự thành công

trong mỗi đơn vị, tổ chức. Để tuyển chọn một đội ngũ quản trị viên văn phòng

có đủ năng lực hoàn thành tốt nhiệm vụ cần phải xây dựng, thực hiện đúng

chính sách và quy trình tuyển dụng.

5.1. Xây dựng và thực hiện chính sách tuyển dụng

Tuyển dụng lao động văn phòng là một công việc được tiến hành

thường xuyên nhằm đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lao động đảm nhiệm

công việc văn phòng phù hợp với yêu cầu và sự phát triển của đơn vị, tổ

chức. Lao động văn phòng cần được hoạch định rõ ràng với một kế hoạch dài

hạn được triển khai cụ thể, chặt chẽ qua các thời kỳ ăn khớp với chính sách

nhân lực chung của đơn vị, tổ chức.

Khi xây dựng và thực hiện chính sách tuyển dụng cần chú ý:

- Tuyển dụng lao động cần đảm bảo đủ trình độ và năng lực đảm nhận

công việc được phân công.

- Tuyển dụng lao động có lòng yêu nghề thiết tha, tận tuỵ với công việc.

- Cần bồi dưỡng, đào tạo đối với lao động trong đơn vị để điều chỉnh,

thuyên chuyển bố trí sát với nhiệm vụ.

- Đối với việc tuyển dụng lao động từ bên ngoài vào làm việc cần phải

công khai một cách rộng rãi theo đúng tiêu chuẩn và quy trình tuyển chọn.

5.2. Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng

Ngày nay, công tác tuyển dụng lao động nói chung, tuân theo quy trình

nhất định. Công tác này đã được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng với

quy định ở hầu hết các cơ quan, đơn vị.

Quy trình tuyển dụng có thể tóm tắt theo các bước sau:

Bước 1: Thành lập bộ phận làm nhiệm vụ tuyển dụng

Muốn làm tốt công tác tuyển dụng trước hết cần thành lập bộ phận làm

công tác tuyển dụng. Bộ phận này bao gồm những người đã được đào tạo

bồi dưỡng về nghiệp vụ, chuyên môn và phương pháp giao tiếp ứng xử. Đối

với hội đồng tuyển chọn, ngoài thành phần lãnh đạo cần có chuyên gia am

hiểu về chuyên môn, tâm lý, sự hiểu biết rộng.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Trước khi tuyển chọn cần xây dựng, đề ra một kế hoạch tuyển chọn chi

tiết về vị trí cần tuyển, nguồn tuyển, mô tả nghề nghiệp cần tuyển, mẫu hồ sơ

tuyển, các câu hỏi, bài thi, kinh phí, thời gian tuyển... Sau khi có kế hoạch

tuyển dụng và làm tốt công tác chuẩn bị sẽ thông báo tuyển dụng.

Bước 3: Xét duyệt hồ sơ dự tuyển

Sau khi các hồ sơ dự tuyển nộp đảm bảo đúng quy định, hội đồng

tuyển dụng kiểm tra lại tính đầy đủ, chính xác, hợp pháp thông qua các đơn

đăng ký, lý lịch... Kết thúc giai đoạn này, hội đồng cần phải thông báo đến tất

cả các ứng viên dự tuyển và thông báo công khai danh sách người tham gia

dự tuyển

Bước 4: Tổ chức thi lý thuyết

Để nắm được một phần trình độ của người dự tuyển cần tổ chức thi lý

thuyết. Trong soạn thảo các câu hỏi cần nêu những vấn đề cơ bản, rõ ràng

phù hợp với chuyên môn. Những người dự tuyển tuỳ theo vị trí công tác cần

tuyển mà sẽ thi những nội dung chuyên môn khác nhau. Hội đồng tuyển dụng

cần xây dựng và phê duyệt đáp án các câu hỏi thi để bảo đảm tính chính xác,

khách quan trong khi chấm thi.

Kết thúc bước này cần công bố công khai số điểm của người dự thi và

chọn ra những người có số điểm cao để tham gia dự thi tiếp các bước sau.

Bước 5: Phỏng vấn

Các quản trị viên văn phòng muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ không thể

chỉ có năng lực về chuyên môn mà còn cần có phẩm chất chính trị, đạo đức,

tác phong, năng lực giao tiếp ứng xử.... Tổ chức phỏng vấn tuyển chọn là một

phương pháp, hình thức để hội đồng tuyển chọn có thể trực tiếp xem xét,

đánh giá đúng đắn toàn diện hơn về người tuyển chọn. Mặt khác qua phỏng

vấn còn là cơ hội để người tuyển chọn tìm hiểu thêm về đơn vị, tổ chức. Việc

phỏng vấn được tiến hành trực tiếp giữa hội đồng tuyển dụng và người dự

tuyển và những câu hỏi thường không có “Barem” nên đòi hỏi người phỏng

vấn phải hết sức khách quan, công bằng mới có thể đánh giá chính xác và

lựa chọn được những người đáp ứng được nhiệm vụ công việc giao.

Bước 6: Khám sức khoẻ quyết định lựa chọn

Sức khoẻ là một trong những tiêu chuẩn đối với người dự tuyển nhằm

đảm bảo cho người được tuyển chọn có đủ sức khoẻ để làm việc và hoàn

thành nhiệm vụ được giao.

Sau khi người dự tuyển đã trải qua các bước trên hội đồng tuyển dụng

xem xét toàn diện các kết quả trong các bước tuyển chọn để quyết định lựa

chon những người đủ tiêu chuẩn, xứng đáng để bố trí vào vị trí cần tuyển.

Công tác tuyển dụng thường được tiến hành theo quy định trên. Song,

tuỳ theo điều kiện cụ thể và yêu cầu của từng vị trí công tác mà các đơn vị, tổ

chức tiến hành các nội dung hình thức, phương pháp tuyển chọn cho phù

hợp.

Phần 2. CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG

Chương 4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC THÔNG TIN

Trong mỗi cơ quan, đơn vị, thông tin được xem là mạch máu của tổ

chức, nó là thứ keo đặc biệt để gắn kết những bộ phận của tổ chức lại với

nhau. Những hoạt động này hợp tác với nhau nhờ có thông tin. Nếu dòng

thông tin bị đình trệ thì tổ chức sẽ không tồn tại. Đối với văn phòng, để thực

hiện tốt các chức năng của mình thì không thể thiếu công tác thông tin.

Chương này sẽ giúp học viên hiểu được thế nào là thông tin? Các cách phân

loại thông tin trong văn phòng, các nguyên tắc và quy trình tổ chức thông tin.

1. Khái niệm, phân loại, vai trò của thông tin

1.1. Khái niệm

Hiểu một cách chung nhất, thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi

và người nhận. Tuy nhiên, thông tin là một khái niệm được sử dụng trong

nhiều lĩnh vực, tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực nghiên cứu mà người ta đưa ra

những quan niệm khác nhau về thông tin.

Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức

vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ

thống đó với môi trường.

Việc trao đổi thông tin là hoạt động cơ bản của các nhà quản trị. Các

nhà quản trị phải báo cáo với cấp trên, chỉ thị cấp dưới, trao đổi thông tin với

các nhà quản trị khác hoặc chia sẻ thông tin, tình cảm hay ý tưởng với những

người trong tổ chức và bên ngoài. Còn đối với văn phòng, để thực hiện tốt

chức năng tham mưu tổng hợp thì văn phòng phải có thông tin. Do đó tổ chức

công tác thông tin là một nghiệp vụ cơ bản của văn phòng.

1.2. Phân loại thông tin

Thông tin rất đa dạng và phong phú, do đó để thuận tiện cho công tác

thu thập và xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin, cần tiến hành phân loại thông

tin. Mặt khác một thông tin có thể được sử dụng vào nhiều mục đích khác

nhau, tuỳ theo yêu cầu của người tiếp nhận thông tin. Do vậy, tuỳ theo từng

trường hợp hoàn cảnh cụ thể mà thông tin được phân loại với những tiêu chí

khác nhau. Dưới đây là một số cách phân loại thông tin chủ yếu:

a. Căn cứ vào cấp quản lý

Nếu căn cứ vào các cấp quản lý trong hệ thống thì các thông tin bao

gồm:

- Thông tin xuống dưới (từ trên xuống): đây là những thông tin gửi từ

cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn theo hệ thống có phân cấp. Các loại hình

thông tin thường sử dụng đối với loại thông tin này là các văn bản, các bài

phát biểu, trao đổi...

Loại thông tin này thường bị mất mát hay bị bóp méo khi được truyền

qua nhiều cấp khác nhau. Do đó cần phải có thông tin phản hồi để kiểm tra

xem thông tin đó có đến đúng đối tượng một cách đầy đủ hay không.

- Thông tin dưới lên (lên trên): là thông tin gửi từ cấp dưới lên cấp trên

theo hệ thống tổ chức. Các loại hình thông tin thường sử dụng đối với loại

này là các văn bản hành chính chuyên môn, hội nghị, tư vấn, hệ thống góp ý,

thăm dò ý kiến... Dòng thông tin này rất có thể bị cản trở bởi các nhà quản trị

ở các cấp trung gian. Do đó cần phải tạo ra môi trường để cấp dưới được tự

do thông tin đầy đủ lên cấp trên.

- Thông tin ngang: gồm những thông tin giữa các bộ phận cá nhân

ngang cấp mà giữa họ không có những mối quan hệ trực tiếp mà chỉ là quan

hệ phối hợp cùng giúp thủ trưởng tổ chức và hoàn thành công việc do bộ

phận mình phụ trách. Các loại hình thông tin được sử dụng là các văn bản,

các bài phát biểu, trao đổi, hội nghị,... Loại thông tin này được sử dụng để đẩy

nhanh dòng thông tin, cải thiện sự hiểu biết, phối hợp hành động để đạt mục

tiêu của tổ chức.

- Thông tin chéo: thông tin giữa các bộ phận, cá nhân ở những cấp

khác nhau mà họ không có các mối quan hệ báo cáo (trực tiếp). Giống như

thông tin ngang, loại thông tin này phong phú và nhanh nhạy nhưng rất có thể

gây hậu quả xấu như làm lan truyền những thông tin không chính xác.

Sơ đồ sau đây sẽ diễn tả các loại thông tin theo cách phân loại này:

Sơ đồ 4.1: Các loại thông tin trong tổ chức

b. Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động

Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động thì các thông tin vô cùng phong phú, đa

dạng. Tuỳ đặc điểm hoạt động mà cơ quan đơn vị sẽ xác định nhu cầu thông

tin theo cấp độ khác nhau:

- Thông tin môi trường vĩ mô: thông tin tác động lên toàn bộ nền kinh tế

của mỗi quốc gia, gồm:

+ Thông tin chính trị, luật pháp: cung cấp tình hình chính trị trong nước,

các chính sách, chế độ của Nhà nước hiện hành.

+ Thông tin kinh tế: cung cấp những dữ kiện số liệu biểu hiện sự biến

động hay ổn định của nền kinh tế

+ Thông tin văn hoá xã hội: cho biết sự biến chuyển về văn hoá, xã hội

của đất nước, của các vùng, miền, các khu vực...

+ Thông tin khoa học, kỹ thuật: phản ánh sự biến đổi của khoa học kỹ

thuật trong nước và thế giới.

+ Thông tin về tự nhiên môi trường: đó là sự biến đổi của các yếu tố tự

nhiên, môi trường như: điều kiện tự nhiên, khí hậu, nhiệt độ, độ ẩm, hạn lụt, ô

nhiễm môi trường...

- Thông tin môi trường ngành: là thông tin đã và đang diễn ra trong một

lĩnh vực hoạt động cụ thể. Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của cơ quan đơn vị

mà nội dung cụ thể của loại thông tin này sẽ khác nhau. Ví dụ, đối với doanh

nghiệp kinh doanh thì đó là những thông tin về đối thủ cạnh tranh, nhà cung

cấp, khách hàng, đối thủ tiềm ẩn, sản phẩm thay thế...

- Thông tin trong nội bộ:

Những thông tin này cung cấp tình hình hoạt động, thực trạng những

mặt mạnh, mặt yếu của từng cơ quan, đơn vị như về con người, nề nếp tổ

chức, tài chính...

c. Căn cứ vào tính chất đặc điểm sử dụng

- Thông tin tra cứu: là những thông tin đưa đến cho người nhận những

nội dung có tính chất quy ước, những căn cứ để ra quyết định như: các quy

phạm pháp luật, các phát minh sáng chế của các nhà khoa học.

- Thông tin thông báo: là các thông tin mang đến cho người tiếp nhận

sự xác nhận, hiểu biết nhất định về một vấn đề nào đó (kinh tế, văn hoá, xã

hội...) để chủ động đề xuất các biện pháp quản lý có hiệu quả.

d. Căn cứ vào tính chất pháp lý:

Nếu căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin có thể chia thông tin

thành 2 loại:

- Thông tin chính thức: được truyền đạt chính thức theo hệ thống tổ

chức, gồm:

+ Thông tin chính thức từ trên xuống: các chỉ thị, mệnh lệnh được

truyền đạt từ trên xuống bằng các văn bản hay các cuộc họp, điện thoại...

+ Thông tin chính thức từ dưới lên: được truyền từ cấp dưới theo hệ

thống tổ chức.

+ Thông tin ngang: nhằm mở rộng phạm vi thông tin, phối hợp hành

động giữa các bộ phận thông qua các văn bản, các cuộc họp.

- Thông tin không chính thức: là những thông tin được truyền qua các

kênh không chính thức. Dư luận là một dạng đặc trưng của loại thông tin này,

tin tức được lan truyền nhanh chóng từ bộ phận này sang bộ phận khác, thậm

chí vượt ra ngoài phạm vi của tổ chức. Dư luận là một hiện tượng thường tồn

tại trong các tổ chức, đôi khi trở thành tin đồn nhảm gây nguy hại cho tổ chức.

Để giảm thiểu hiện tượng này, nhà quản trị cần phổ biến càng nhiều thông tin

qua các kênh chính thức càng tốt.

e. Căn cứ vào hình thức truyền đạt (loại hình thông tin)

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin thì các hình thức

truyền đạt thông tin cũng phát triển phong phú:

- Thông tin bằng văn bản: thông qua hệ thống văn bản quản lý. Đây là

loại hình thông tin cung cấp các chứng cứ pháp lý, các tài liệu tham khảo với

độ chính xác cao. Tuy nhiên thông tin văn bản không cung cấp được sự phản

hồi ngay lập tức đồng thời có thể tạo ra hàng đống giấy tờ hoặc tạo ra những

văn bản kém chất lượng.

- Thông tin bằng lời: được thực hiện thông qua các cuộc họp, cuộc trao

đổi, điện thoại... Ưu điểm của các loại thông tin này là đem lại một sự trao đổi

nhanh và sự phản hồi ngay lập tức. Tuy nhiên, có nhược điểm là đôi khi tốn

thời gian, hiệu quả thấp hoặc thiếu chính xác.

- Thông tin qua mạng internet: với sự ra đời của máy vi tính và sự phát

triển của khoa học kỹ thuật, loại hình thông tin này đang khẳng định vị trí quan

trọng của nó trong xã hội.

- Thông tin không lời: đó là những thông tin liên lạc bằng nhiều cách

khác nhau như nét mặt, cử chỉ... được hình thành, biến đổi tuỳ thuộc vào

hoàn cảnh cụ thể về không gian, thời gian, tâm lý tình cảm của người trao đổi

thông tin. Thông tin không lời nhằm hỗ trợ cho thông tin bằng lời để nâng cao

hiệu quả thông tin.

Các hình thức truyền đạt thông tin thường được phối hợp với nhau để

bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Ngoài ra, ta còn sử dụng các hình ảnh để hỗ trợ

nâng cao hiệu quả thông tin.

g. Phân loại theo thời gian

Nếu phân loại theo thời gian, thông tin bao gồm các loại:

- Thông tin quá khứ: là những thông tin phản ánh sự vật hiện tượng xảy

ra trong quá khứ. Những thông tin này được dùng làm cơ sở để xây dựng kế

hoạch, để đánh giá sự phát triển của sự vật hiện tượng.

- Thông tin hiện tại: phản ánh kết quả hoạt động và sự phát triển của tổ

chức tại thời điểm hiện tại. Đây là những tin tức “nóng hổi” mà các nhà quản

trị cần thu thập.

- Thông tin tương lai: đó là các dự báo, dự đoán trong tương lai trên cơ

sở những thông tin quá khứ và hiện tại, các yếu tố ảnh hưởng đến sự vật

hiện tượng. Thông tin này giúp các nhà quản trị nhận biết những thuận lợi và

khó khăn, những vấn đề cần giải quyết trong tương lai và trước mắt từ đó có

quyết định cho phù hợp.

1.3. Vai trò của thông tin

Trong một tổ chức, thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt

động của tổ chức. Thực vậy, không có hoạt động nào của tổ chức lại không

cần đến thông tin.

Thông tin là cơ sở để các nhà quản trị ban hành các quyết định một

cách đúng đắn. Các nhà quản trị phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp

dưới, họ phải biết được thời cơ và đe dọa, điểm mạnh điểm yếu.... Có như

vậy thì các quyết định mới không bị sai lầm, nhất là các quyết định về chiến

lược, về kế hoạch kinh doanh, về nhân sự...

Thông tin là phương tiện để gắn hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị với

môi trường bên ngoài. Thông qua thông tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng

trở thành một hệ thống mở, tác động tương hỗ với môi trường xung quanh.

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp, nhờ có thông tin mà các nhà quản trị có

thể biết được nhu cầu của khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh...

Thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý. Trong tổng

thể các hoạt động quản lý, các hoạt động thu nhận, xử lý, truyền đạt, lưu trữ

thông tin chiếm tỷ trọng lớn. Do đó có thể khẳng định thông tin là tiền đề, là

cơ sở, là công cụ của quản lý, quá trình quản lý cũng đồng thời là quá trình

thông tin.

Ngày nay với sự phát triển kỳ diệu của công nghệ thông tin đã thu hẹp

khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng, các đơn vị. Thành công hay thất

bại của một tổ chức đang ngày càng phụ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm

lĩnh được lợi thế về thông tin. Để xây dựng và đạt được mục tiêu của mình,

các quốc gia, các tổ chức đang nỗ lực tìm kiếm những thông tin có giá trị

nhất. Như V.I.Lênin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi

trong bất kỳ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất.”

2. Tổ chức công tác thông tin

2.1. Những yêu cầu khi tổ chức công tác thông tin

Để quản lý, khai thác và sử dụng thông tin có hiệu quả cao, các cơ

quan đơn vị cần tổ chức công tác thông tin theo những yêu cầu cơ bản sau

đây:

a. Sự phù hợp: thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ

nhiều nguồn, nhiều loại hình khác nhau. Do đó cần bảo đảm sự phù hợp của

các thông tin với từng công việc của cơ quan, tổ chức.

b. Tính chính xác: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích,

đánh giá tình hình do đó phải đảm bảo tính chính xác. Nếu thông tin sai lệch

sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác từ đó quyết định có thể sai lầm,

gây hậu quả xấu.

c. Đầy đủ: thông tin đầy đủ mới mô tả trọn vẹn được sự vật, hiện

tượng, quá trình. Nếu thông tin không đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý nhận

biết sai hiện tượng, sự vật.

d. Kịp thời: thông tin không kịp thời thì sẽ không có giá trị trong việc ra

quyết định nhất là trong thời đại ngày nay các đơn vị đều chạy đua để tìm

kiếm thông tin thì tính kịp thời lại càng quan trọng.

e. Hệ thống, tổng hợp: thông tin không chỉ đòi hỏi đầy đủ về lượng mà

còn phải được xây dựng theo hệ thống có logic. Cung cấp thông tin có hệ

thống mang tính tổng hợp giúp cho nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian,

chi phí.

g. Đơn giản, dễ hiểu: để tránh hiểu sai, hiểu lầm dẫn đến làm sai, thông

tin phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, rành mạch, dễ nhớ. Trong trường hợp sử

dụng các thông tin chuyên môn kỹ thuật cần phải giải thích rõ ràng, ghi chú

đầy đủ.

h. Bí mật: đối với những thông tin thuộc phạm vi bí mật thì cần phải

thực hiện đầy đủ các quy định về bảo vệ bí mật của Nhà nước trong các khâu

của công tác thông tin.

i. Hiệu quả: thông tin vô cùng phong phú, phức tạp. Do đó không nên tổ

chức công tác thông tin với bất kỳ giá nào mà phải dựa vào yêu cầu cần thiết

để khai thác về số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian. Việc trang bị

máy móc thiết bị hiện đại cho công tác thông tin phải được cân nhắc giữa nhu

cầu với khả năng sử dụng, giữa kết quả mang lại và chi phí bỏ ra để tránh

lãng phí.

2.2. Quy trình tổ chức công tác thông tin

Để đáp ứng các yêu cầu nói trên, công tác tổ chức thông tin cần thực

hiện theo quy trình sau:

Bước I: Xác định nhu cầu thông tin

Để thu thập thông tin trước hết cần xác định nhu cầu thông tin. Số

lượng các loại thông tin phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các

thông tin đều có giá trị như nhau. Vì vậy, cần xác định rõ số lượng, loại thông

tin nào cần thu thập. Đây là vấn đề cốt yếu trong công tác thông tin vì nó là cơ

sở xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu

thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định. Để xác định

nhu cầu thông tin cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ

quan, từng bộ phận, từng cấp và nội dung từng công việc, từng quyết định.

Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin

Có các nguồn thông tin khác nhau:

- Thông tin từ cấp trên xuống: là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉ

đạo, hoặc là các tài liệu có tính chất thông tin, thông báo, hoặc các ý kiến phố

biến, trao đổi qua các cuộc hội họp, điện thoại...

- Thông tin từ cấp dưới gửi lên: là các báo cáo, tờ trình, kiến nghị của

cấp dưới gửi lên, hoặc các ý kiến qua hội họp, trao đổi...

- Thông tin từ các cơ quan khác (Đảng, Nhà nước, đoàn thể). Các

thông tin này mang tính chất quan hệ giao dịch, phối hợp công việc.

- Thông tin từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, các kho lưu trữ, các

thư viện...

- Thông tin từ các báo, tạp chí trong và ngoài nước.

- Thông tin từ các đoàn đi công tác (đi dự hội thảo, hội nghị, điều tra

khảo sát tình hình, đi kiểm tra hoạt động cơ sở...)

- Thông tin từ dư luận xã hội: đơn thư, lời đồn đại của dân chúng về

những việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hoặc cán bộ công nhân

viên của cơ quan.

Bước 3: Thu thập thông tin

Để thu thập thông tin, các cơ quan đơn vị phải xây dựng mô hình thu

thập thông tin. Có 3 mô hình:

- Mô hình không thường xuyên: sử dụng khi cần có nghiên cứu đặc

biệt, sự kiện đặc biệt.

- Mô hình định kỳ: được sử dụng để thu thập các thông tin cho nghiên

cứu định kỳ phục vụ cho việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định.

- Mô hình liên tục: sử dụng để thu thập rộng rãi các thông tin phục vụ

cho điều hành cơ quan.

Vấn đề chủ yếu của việc xây dựng mô hình thu thập thông tin là xác

định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân trong đó trách

nhiệm chủ yếu là các bộ phận chức năng và văn phòng.

Văn phòng được coi là “cửa sổ” thông tin, là “bộ lọc” thông tin. Do đó

văn phòng phải phối hợp các loại hình thông tin. Loại hình thông tin là các

hình thức truyền đạt thông tin. Như phần phân loại đã trình bày, thông tin

được truyền đạt bằng các hình thức như văn bản, lời nói, thông tin ghi nhận

qua dư luận, thông tin dự đoán phân tích được hình thành bởi tư duy của các

nhà khoa học, các nhà quản lý. Ví dụ sau đây thể hiện sự vận động của các

loại hình thông tin qua văn phòng của một doanh nghiệp:

Bước 4: Phân tích xử lý thông tin

Đây là công việc đòi hỏi người quản trị viên phải sử dụng sự hiểu biết

của mình để phân tích đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận

để sản xuất ra các thông tin đầu ra cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo. Yêu

cầu của bước này là phải tổng hợp được tình hình phản ánh đúng bản chất

của sự vật, sự việc. Muốn vậy phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu,

hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, tài liệu. Điều đó đòi hỏi người

quản trị viên văn phòng vừa phải có năng lực trình độ vừa phải đề cao tinh

thần trách nhiệm.

Bước 5: Cung cấp phổ biến thông tin

Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích xử lý các thông tin đầu ra

cần phải được cung cấp phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các đối tượng

cần thiết thông qua các hình thức thích hợp.

Bước 6: Lưu trữ bảo quản thông tin

Thông tin được sử dụng không phải chỉ có một lần hoặc một vài lần mà

cần được lưu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài. Do vậy, thông tin phải được

bảo quản, lưu trữ theo các phương pháp khoa học và theo các yêu cầu của

nghiệp vụ lưu trữ bảo quản thông tin.

Quy trình của công tác tổ chức thông tin trên đây cho thấy hoạt động

nghiệp vụ văn phòng gắn liền với quy trình thu thập xử lý thông tin bao gồm

các thao tác được chia thành ba khâu.

3. Hoàn thiện hệ thống thông tin trong các cơ quan, đơn vị

Hệ thống thông tin trong nội bộ cơ quan, đơn vị là tập hợp các quy tắc,

kỹ năng và phương pháp được quy định rõ ràng mà nhờ đó con người và

thiết bị thực hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin

cần thiết cho các nhà quản lý. Kể từ khi thực hiện chính sách mở cửa, thông

tin cung cấp cho các ngành, trong mọi lĩnh vực hoạt động ở nước ta rất phong

phú và đa dạng. Đặc biệt với sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ thông tin đã

góp phần quan trọng vào sự tồn tại, phát triển với tốc độ ngày càng cao của

các cơ quan, đơn vị trong nền kinh tế. Hầu hết các doanh nghiệp đã ứng

dụng các công nghệ thông tin hiện đại vào các lĩnh vực như thiết kế mẫu mã

sản phẩm, phân tích thị trường, giá cả, xử lý tài liệu, lưu trữ thông tin, trao đổi

thông tin. Trong những năm qua các cơ quan quản lý Nhà nước đã hình

thành được các hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý điều hành

nền kinh tế. Xã hội ngày càng phát triển, quan hệ quốc tế ngày càng được mở

rộng đòi hỏi hệ thống thông tin trong các cơ quan, đơn vị ngày càng được

hoàn thiện để nâng cao chất lượng của công tác thông tin. Những biện pháp

cơ bản để hoàn thiện hệ thống thông tin trong nội bộ các cơ quan đó là:

- Thiết lập kênh thông tin rõ ràng: để tránh sự quá tải thông tin đòi hỏi

các nhà quản lý phải quy định, sắp đặt dòng thông tin bằng việc thiết lập các

kênh thông tin rõ ràng. Các kênh thông tin được thiết lập theo nguyên tắc:

“câu thông tin” trong việc truyền tin cho cấp dưới. Điều này có nghĩa: khi

truyền tin cho cấp dưới, các nhà quản lý phải trả lời câu hỏi “cấp dưới có cần

thông tin này để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách có hiệu quả không?”.

- Sử dụng nhiêu kênh thông tin: các nhà quản lý của các tổ chức có thể

sử dụng nhiều kênh thông tin bằng việc giao nhiệm vụ cho những người hoặc

các bộ phận khác nhau có trách nhiệm thu thập và phân tích các khía cạnh

hoặc một bộ phận thông tin nhất định. Đây là biểu hiện của phương pháp

phân cấp trong xử lý thông tin nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thông

tin.

- Tăng cường thông tin phản hồi: thông tin phản hồi phải được thiết lập

để các nhà quản lý biết được những thông điệp của họ có được hiểu, chấp

nhận và thi hành hay không? Nếu người đưa tin hiểu được rằng thông tin mà

họ truyền đi được tiếp nhận như thế nào thì họ có thể sửa chữa những sai

sót.

- Bảo đảm thông tin đúng lúc: mọi biện pháp có hiệu quả trong thông tin

là kiểm soát thời điểm thông tin sao cho thông điệp được nhận đúng lúc bởi vì

sẽ kém hiệu quả khi người nói bắt đầu nói trước khi người nghe sẵn sàng để

nghe. Để khắc phục tình trạng này, cách đơn giản là phải sắp xếp thời gian

biểu trong các cuộc họp, sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa học.

- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: sử dụng ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ

chuyên môn và đầy ẩn ý sẽ làm người nghe khó hiểu hoặc hiểu sai lệch. Do

vậy, người cung cấp thông tin phải cân nhắc sử dụng từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu.

Cách tốt nhất để đơn giản hoá là đưa ra các ví dụ minh họa. Những tư tưởng

phức tạp không chỉ khó hiểu mà còn khó nhớ. Mỗi sự minh họa đơn giản

bằng các ví dụ sẽ giúp người nghe dễ hiểu và dễ nhớ.

- Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin: các cơ quan

đơn vị cần tập trung khai thác có hiệu quả những tiềm năng hiện có để đầu tư

xây dựng cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin. Công tác này phải đảm bảo

nguyên tắc: hệ thống, đồng bộ, hiệu quả. Do đó, mỗi cơ quan, đơn vị phải căn

cứ vào tính chất hoạt động, điều kiện cụ thể của mình để xây dựng và lựa

chọn phương án đầu tư cho phù hợp, đồng thời phải tính toán các bước đầu

tư cho hợp lý, hiệu quả.

- Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nhân viên: cùng với việc đầu tư xây dựng

cơ sở vật chất cho công tác thông tin, vấn đề đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,

nhân viên để có khả năng quản lý, vận hành các phương tiện kỹ thuật là một

việc quan trọng trong nội dung hoàn thiện công tác thông tin. Cán bộ, nhân

viên hoạt động trong công tác thông tin cần được đào tạo, bồi dưỡng về nhiều

mặt như:

+ Nghiệp vụ thu nhận, xử lý, lưu trữ, chuyển phát thông tin.

+ Nghiệp vụ sử dụng các phương tiện kỹ thuật và công nghệ thông tin.

+ Phương pháp đánh giá hiệu quả của hoạt động thông tin.

+ Kiểm tra, giám sát, đôn đốc hoạt động thông tin.

Ngoài các biện pháp ở các cơ quan, đơn vị, các cơ quan nhà nước có

thẩm quyền cần nghiên cứu ban hành những quy chế về hoạt động thông tin

cho các ngành, các cấp trong cả nước. Đặc biệt là các vấn đề như: hình thức

văn bản, kỳ hạn báo cáo, nội dung báo cáo của từng cấp, từng ngành và

những vấn đề về chất lượng thông tin báo cáo, trách nhiệm đối với chất

lượng thông tin của từng cấp cũng như các quy định về chế độ kiểm tra đôn

đốc hoạt động thông tin ở cơ sở...

Chương 5. QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC

Quản lý thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức, và kiểm soát quỹ

thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả. Crawford H. Greenewalt đã

nói: “Trong kinh doanh nếu bạn không lâp kế hoạch, thì có nghĩa là bạn đang

chuẩn bị một kế hoạch để thất bại. Trong chương này đề cập những vấn đề

cơ bản về công tác hoạch định thời gian giúp chúng ta có thể sử dụng thời

gian một cách hiệu quả nhất.

1. Hoạch định công việc hành chính văn phòng

1.1. Tầm quan trọng của hoạch định

Hoạch định giúp giảm tối thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc;

tránh cho công việc khỏi bị trùng lắp và giẫm chân lên nhau; giúp cho người

làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể. Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải

làm công tác hoạch định, cấp quản trị thấp hoạch định có tính chất tác vụ/tác

nghiệp, cấp quản trị cao hoạch định có tính chất chiến lược.

1.2. Khái niệm hoạch định và hoạch định hành chính văn phòng

1.2.1. Khái niệm hoạch định

Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động: xác

định mục tiêu cho tương lai và phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục

tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch - một chuỗi hoạt động

mà công ty hay tổ chức sẽ phải thực hiện.

1.2.2. Khái niệm hoạch định hành chính văn phòng (HCVP)

Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, sử

dụng chúng và phát triển cho các bước hành động.

Hình 5.1: Tổng quát về hoạch định chiến lược và hoạch định HCVP

- Quản trị viên cấp cao: hoạch định chiến lược

- Quản trị viên trung gian

- Quản trị viên thừa hành: hoạch định tác nghiệp

- Nhân viên HCVP và thư ký: (hoạch định HCVP)

1.3. Phân loại hoạch định

1.3.1. Hoạch định chiến lược

Là đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ty, có tính chất dài hạn, do

các cấp quản trị cao cấp thực hiện. Thời gian thực hiện thường trên 5 năm.

1.3.2. Hoạch định chiến thuật

Là đề ra kế hoạch cho các bộ phận chuyên môn (ví dụ như bộ phận

sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự) có tính chất trung hạn, do các cấp

quản trị viên trung gian thực hiện. Thời gian thực hiện trên 1 năm, dưới 5

năm..

1.3.3. Hoạch định tác vụ/tác nghiệp

Là đề ra các kế hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh -

dịch vụ, trong đó có hoạch định HCVP, do các quản trị viên cơ sở thực hiện.

Thời gian thực hiện dưới 1 năm.

Hình 5.2. Các mức độ mục tiêu và kế hoạch

1.4. Các căn cứ để hoạch định

- Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước, các quyết

định của cấp trên trực tiếp.

- Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan,

doanh nghiệp.

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp.

- Tình hình thực tế của từng giai đoạn và xu thế phát triển của thời đại.

1.5. Các công cụ hoạch định hành chính văn phòng

Công cụ hoạch định hành chính văn phòng bao gồm các dự án lớn, dự

án nhỏ khác nhau. Nhưng một số công cụ ai cũng phải thực hiện để lên kế

hoạch và lịch công tác hàng ngày đó là:

- Lịch thời gian biểu công tác

- Sổ tay hay sổ nhật ký

- Bìa hồ sơ hay thẻ hồ sơ nhật ký

- Lịch để bàn

- Lịch treo tường

1.5.1. Bảng danh sách các việc phải làm hàng ngày

Bảng 5.1: Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay.

Công việc phải thực hiện hôm nay

1. Họp giao ban: 8h- 8h15

2. Gặp khách hàng

3. Gọi điện cho anh Long

4. Đến công ty X bàn về hợp đồng

Bảng 5.2: Bảng danh sách công việc phải làm hôm nay

Bảng 5.3. Lịch thời gian biểu hàng ngày

Tên … Thứ … Ngày …

Thời gian

Hoạt động

Quan trọng (1 = ít to 3 = nhiều)

Ngắt quãng (gọi điện, nhận điện, tiếp

Ai Ghi chú

khách...)

7 giờ

8

9

10

11

12

13

14

15

NHẬN XÉT:

- ĐẶC THÙ

- BẬN HƠN

- CHẬM

1.5.2. Bảng danh sách công việc phải làm trong tuần

Xếp theo thứ tự tầm quan trọng vào các ô cần phải làm ngay (must do)

và thích làm (nice to do)

Bảng 5.4. Bảng danh sách công việc trong tuần

CÔNG VIỆC PHẢI THỰC HIỆN

Ưu tiên Nhiệm vụ Phải thực hiện Thích làm

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Bảng 5.5: Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần

Ưu tiên Kế hoạch hoạt động tuần này Ngày hết hạn

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

2. Quản lý thời gian làm việc

2.1. Giới thiệu tổng quan về quản trị thời gian

Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức, và kiểm soát

việc sử dụng quỹ thời gian của chính mình một cách có hiệu quả.

Phần lớn các nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản. Hơn thế nữa,

đó là thứ tài sản vô giá, đã mất rồi thì không bao giờ lấy lại được. Một số

quan điểm cho rằng chính là thời gian chứ không phải là tiền bạc mới là tài

sản quý nhất của một doanh nghiệp.

Tục ngữ Việt Nam có câu: “Thời gian là vàng”. Phương Tây có câu

“Time is money”. Cũng như mọi thứ tài sản, thời gian có thể kiểm soát có hiệu

quả hoặc không được kiểm soát gì cả. Bởi vì: “tất cả mọi vấn đề suy ra cho

cùng là vấn đề tiết kiệm thời gian” (Theo Karl Marx). Tranh thủ được thời gian

là tranh thủ được tất cả (Theo Lenine).

Tổ chức một ngày làm việc của người quản lý là công việc phải làm

hàng ngày. Đa số mọi người cho rằng đây là việc làm không khó, ít người

chịu thừa nhận rằng đã làm việc đó rất tồi. Một quản trị viên hay nhân viên

văn phòng đều cần phải biết quản lý quỹ thời gian, tổ chức săp xếp một ngày

làm việc cho hiệu quả.

2.2. Ba vấn đề cơ bản cần giải quyết của quản trị viên, nhân viên văn phòng

2.2.1. Tự mỗi nhân viên sắp xếp, bố trí công việc của mình sao cho làm

việc nhiều nhất, có hiệu quả cao nhất trong ngày

Mỗi người phải tự ý thức được trách nhiệm của mình, tự phân tích tình

hình sử dụng thời gian của mình sao cho hiệu quả. Việc sắp xếp bố trí công

việc phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

- Nâng cao khả năng hoàn thành nhiệm vụ

- Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc

- Giảm đến mức thấp nhất tình trạng căng thẳng, tránh mệt mỏi

- Tạo ra thời gian rảnh cho cá nhân và sừ dụng hiệu quả thời gian đó

- Tránh những việc gây lãng phí thời gian. Một số nguyên nhân gây

lãng phí thời gian trong quá trình làm việc:

+ Thiếu kỹ năng gọi điện thoại: nói dài, thiếu sự chuẩn bị

+ Thiếu kỹ năng hội họp: kéo dài, không có kế hoạch, kỹ năng điều

hành kém

+ Thiếu kỹ năng uỷ nhiệm: không chặt chẽ, không chu đáo dẫn đến

thiếu trách nhiệm khi có sự vụ

+ Công việc bị ngắt quãng: các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách,

các câu hỏi của nhân viên (tính theo hiệu quả thì 1 giờ của thời gian làm việc

không bị gián đoạn giá trị bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đoạn)

+ Trì hoãn một công việc đến khi cần

+ Vùi đầu vào giấy tờ

+ Không biết cách từ chối một việc không mấy can hệ

+ Lựa chọn biện pháp truyền thông không phù hợp

+ Cầu toàn, làm lấy được, bất chấp thời gian

+ Tổ chức công việc văn phòng kém: bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn,

đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh...

2.2.2. Lên lịch làm việc

- Lịch làm việc của lãnh đạo: gồm lịch làm việc của giám đốc, phó giám

đốc do thư ký chủ trì trên cơ sở tham khảo ý kiến của lãnh đạo.

- Lịch làm việc của văn phòng: do chánh văn phòng căn cứ vào kế

hoạch của văn phòng và ý kiến của lãnh đạo

- Lịch làm việc của cá nhân: cá nhân căn cứ vào lịch của văn phòng và

trách nhiệm của mỗi cá nhân

2.2.3. Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng phải điều hành ngày

làm việc từ bắt đầu đến kết thúc ngày làm việc sao cho trôi chảy, hiệu quả

- Khởi đầu ngày làm việc, về nguyên tắc quản trị viên văn phòng phải

đến đúng giờ song thực tế thì chánh văn phòng và thư ký giám đốc phải đến

sớm hơn vài phút để mở phòng làm việc giám đốc, kiểm tra lại các trang thiết

bị, đưa các trang thiết bị sẵn sàng để lãnh đạo làm việc ngay.

- Nhân viên thư ký, văn thư phải kiểm tra lại các giấy tờ, công văn có

tồn đọng lại của ngày hôm trước (về nguyên tắc, công văn ngày nào phải xử

lý ngay ngày đó, xong cũng có thể trục trặc do mất điện, bưu điện chậm trễ…)

- Thống nhất các loại lịch (cá nhân, văn phòng, lãnh đạo) tránh chồng

chéo nhau.

- Tổ chức soạn thảo các văn bản quản lý (không phải mọi văn bản đều

do văn phòng làm)

- Sắp xếp quản lý hồ sơ tài liệu (thuộc công tác lưu trữ)

- Xử lý các tình huống đột xuất (ví dụ: công nhân biểu tình, đình công...)

- Kết thúc ngày làm việc: dự kiến công việc ngày hôm sau, kiểm tra, rà

soát lại công văn giấy tờ đã xử lý, thư ký văn phòng và chánh văn phòng về

sau để kiểm tra lại các dụng cụ, trang thiết bị văn phòng....

2.3. Các biện pháp quản trị thời gian

- Sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu

- Tiết kiệm thời gian trong thư tín

- Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm.

- Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

- Tiết kiệm thời gian tiếp khách

- Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại

- Tiết kiệm thời gian hội họp

- Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

2.3.1. Các công cụ hoạch định thời gian biểu

(1) Lịch thời gian biểu công tác hằng ngày

Theo luật 20-80: chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công

việc tương đối không quan trọng hoặc không cần thiết, chỉ có 20% cho các

công việc thực sự là quan trọng hoặc có năng suất cao.

Hình 5.3: Thời gian thường được sử dụng và nên được sử dụng như

thế nào

THỜI GIAN HOẠT ĐỘNG

80% thời gian dành cho các hoạt

động kém hiệu quả

20% các công việc có hiệu quả

20% các công việc kém hiệu quả

80% thời gian dành cho công việc có

hiệu quả những cái quan trọng có

mục tiêu dài hạn

Điển hình Nên làm

Ray Panko đã rút ra các bài học giá trị khi nghiên cứu xem các cấp

quản trị sử dụng thời gian như thế nào theo các hoạt động hàng ngày như

sau:

- 50% thời gian được sử dụng trong các cuộc họp đối mặt.

- 6% thời gian được sử dụng để gọi điện.

- 20% thời gian sử dụng để đọc và viết.

- 24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời biểu, và

làm các công việc hành chính văn phòng và các việc khác.

Để thực hiện công việc hàng ngày một cách hiệu quả, cần thiết kế lịch

thời gian biểu công tác, cần chú ý hai yếu tố sau đây:

- Lịch thời gian biểu một khi đã được thiết kế cần được tuân theo một

cách chặt chẽ.

- Lịch thời gian biểu công tác nên là các hoạt động thường nhật.

Bảng 5.6. Mẫu lịch thời gian biểu công tác cho giám đốc và thư ký tại 1

công ty.

8:00-8:15 Thư ký Giám đốc

Đánh giá mục tiêu và đề ra mục tiêu mới, làm kế hoạch trong

ngày.

8:15-8:45 Cuộc họp nhân viên buổi sáng

8:45-10:15 Làm các bản tường trình (thời

gian không bị làm gián đoạn)

Thư ký mở thư và soạn

thảo thư hồi âm

10:15-11:15 Thông tin điện thoại

11:15-12:00 - Các cuộc họp không chính

thức nội bộ.

- Đi tham quan nhà máy

- Ở tại văn phòng

Công việc HCVP

12:00-13:00 Nghỉ trưa

13:00-14:00 Thư tín

14:00-15:00 Thông tin điện thoại

15:00-16:30 Các cuộc hẹn Công việc văn phòng.

16:30-17:00 - Đánh giá và xem xét kết quả công việc trong ngày

- Soạn thảo lịch trình công tác cho ngày hôm sau.

Cũng có thể sử dụng bảng danh sách các việc phải làm hôm nay kèm

theo các ô kiểm tra xem đã thực hiện chưa, (hình 5.2)

(2) Số tay, nhật ký và lịch để bàn

Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn là công cụ giúp ích cho nhân viên văn

phòng ghi nhớ các công việc phải làm. Có 4 lời khuyên:

- Phải cập nhật kế hoạch của mình.

- Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không

phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt

nhất.

- Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ

trước.

- Loại khỏi kế hoạch tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác.

Bảng 5.7: Mẫu ghi chép các cuộc hẹn hoặc các việc cần giải quyết

THỨ HAI NGÀY 21/02/2011

8 GIỜ

9 GIỜ

10

11

12

13

14

15

16

(3) Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký (tickler/Cardfile)

Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký là các công cụ rất hữu ích cho các nhà

quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm lừng ngày trong tháng.

Hình 5.4. Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký

Kỳ hạn 17 tháng 12

Lập ngân sách cho năm tài khóa 2005

(dự kiến tăng 6,3% doanh thu)

Nguyễn Thị Mai

2.3.2. Tiết kiệm thời gian trong thư tín

Theo thống kê, các cán bộ cao cấp mỗi ngày đã bỏ ra từ 2 - 3 giờ để

đọc và trả lời thư từ. Để tiết kiệm thời gian trong thư tín nên tập trung toàn bộ

thư mang về nhà đọc hoặc tranh thủ lúc đi máy bay, ngồi trên xe lửa, trên ô tô

đọc thư; trả lời thư tín ngắn gọn, rõ ràng và nhanh chóng.

2.3.3. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

Qua điều tra, khoảng 83% giám đốc nói là họ không có thời gian đọc để

nắm được tình hình. Biện pháp giải quyết:

- Phân công cho người khác đọc

- Đọc nhanh

Nếu bạn áp dụng phương pháp đọc nhanh thì trong 3 năm, bạn sẽ tiết

kiệm được một khoảng thời gian là 6 tháng

2.3.3.1. Một số phương pháp đọc nhanh:

- Trong khi đọc một hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái sang phải.

- Đừng xướng âm trong khi đọc.

- Đừng bao giờ quay ngược trở lại.

- Mở rộng vùng đọc của mình bằng cách nhìn bao quát một nhóm chữ

thay vì đọc từng chữ một.

- Bắt đầu bàng chữ thứ hai hoặc chữ thứ ba của mỗi dòng để khỏi lãng

phí vùng đọc vì nhìn ra ngoài lề.

2.3.3.2. Các nguyên tắc trong phương pháp đọc nhanh

- Hãy xem đồng hồ bạn đọc được bao nhiêu từ trong 10 phút chẳng

hạn. Ngày hôm sau cũng đọc lâu như vậy nhưng hãy cố đọc nhiều hơn.

- Trong lúc đọc, hãy tập trung tối đa để đạt kết quả mau chóng. Đừng

bao giờ đọc chậm lại. Đừng bao giờ đọc ngược trở lại đoạn trước vì sợ để

sót.

2.3.4. Tiết kiệm thời gian tiếp khách

Mỗi ngày các quản trị viên có thể phải tiếp khách từ 20% - 30% thời

gian một ngày làm việc nên cần có các biện pháp tiết kiệm thời gian tiếp

khách.

- Làm chủ việc tiếp khách:

+ Đến chỗ làm việc của cấp dưới

+ Tiếp khách ngoài phòng làm việc

+ Đứng để tiếp khách

+ Nhờ thư ký kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách

+ Quy định thời gian tiếp khách

+ Đừng cho gián đoạn công tác

+ Hãy tiếp xúc tại phòng ăn

- Đừng quên đóng cửa phòng làm việc

- Chú ý các quan hệ xã hội và học cách kết thúc cuộc nói chuyện

2.3.5. Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại

- Những cuộc điện thoại gọi từ bên ngoài

- Sử dụng phương pháp gọi lại

- Điện thoại gọi ra ngoài

- Làm sao kết thúc một cuộc nói chuyện

2.3.6. Tiết kiệm thời gian hội họp

Thiếu kỹ năng hội họp là một trong 3 nguyên nhân làm mất nhiều thời

gian. Hội họp có hiệu quả phải:

- Có mục đích rõ ràng là phối hợp hoạt động, trao đổi thông tin, đề ra

các chính sách.

- Cuộc họp cần nhiều người tham gia để giải quyết vấn đề và ra quyết

định.

2.3.7. Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

Để năng suất làm việc nâng cao, tâm hồn thoải mái, đỡ bị căng thẳng,

đỡ mệt mỏi. Vì vậy phải biết:

- Tổ chức nơi làm việc

- Trang trí nơi làm việc

- Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng

Chương 6. TỔ CHỨC TIẾP KHÁCH

"Khách hàng là thượng đế". Tiếp khách là công việc hàng ngày của các

cơ quan, doanh nghiệp. Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, tiếp khách nhằm

giải quyết các vấn đề về quản lý và đối ngoại. Ở các doanh nghiệp, tiếp khách

là một phần của hoạt động sản xuất, kinh doanh. Chất lượng tiếp khách nhiều

khi góp phần quyết định cho sự thành bại của một kế hoạch lớn. Trong

chương này sẽ cho chúng ta hiểu thế nào là giao tiếp trong cơ quan tổ chức,

những hình thức giao tiếp, các nguyên tắc và cách thức tiếp khách tại cơ

quan cũng như qua điện thoại.

1. Những vấn đề chung về giao tiếp

Các cơ quan, doanh nghiệp là một tổ chức bao gồm nhiều con người

kết hợp chặt chẽ với nhau để thực hiện mục tiêu chung, ở đó luôn tồn tại

quan hệ giao tiếp ứng xử.

1.1. Khái niệm về giao tiếp

Có nhiều khái niệm khác nhau về giao tiếp:

Các nhà xã hội học cho rằng: giao tiếp là sự tiếp xúc, trao đổi giữa

người với người. Trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, con người sử dụng ngôn

ngữ (lời nói, chữ viết) hoặc các dấu hiệu phi ngôn ngữ (ngôn ngữ không lời)

nhằm tạo dựng mối quan hệ trong đời sống xã hội.

Theo nhà điều khiển học Wiener thì khi giao tiếp con người phát đi một

thông điệp và luôn luôn quan tâm đến thông điệp phản hồi từ phía người nhận

và cần có sự điều chỉnh phù hợp để có ảnh hưởng tốt đến người nhận thông

tin.

Bord Whistell cho rằng, sự giao tiếp là một quá trình đa kênh. Quá trình

đó được sử dụng hầu như toàn bộ các giác quan như thị giác, xúc giác, thính

giác, vị giác, khứu giác.

Trong xã hội loài người, giao tiếp là một nhu cầu không thể thiếu được

trong đời sống vì "về bản chất, con người là sự tổng hòa các moi quan hệ xã

hội". Giao tiếp có từ khi con người sống theo kiểu bày đàn với những hình

thức sơ khai. Quá trình lao động, do lao động, cùng với sự sáng tạo ra công

cụ lao động, con người ngày càng phát triển cả về thể chất, trí tuệ và ngôn

ngữ. Giao tiếp được coi là một dạng hoạt động đặc biệt của con người, xác

lập mối quan hệ giữa người và người. Trong quá trình giao tiếp, con người có

tác động lẫn nhau và chịu ảnh hưởng của nhau về tâm lý, ý thức. Vì vậy, giao

tiếp mang tính xã hội và nó tham gia hình thành nhân cách con người. Qua

giao tiếp, các giá trị cá nhân, thái độ cá nhân, các niềm tin, cảm xúc... tức là

các bản sắc đơn nhất, nhân cách của mỗi cá nhân được bộc lộ. Giao tiếp có

thể làm cho mối quan hệ giữa người với người ngày càng trở nên tốt đẹp,

hoặc ngược lại, có thể làm cho quan hệ đó xấu đi.

Trong công sở hay trong doanh nghiệp, giao tiếp trong hành chính là

hoạt động thiết lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa nhân viên với nhau, giữa

cấp trên với cấp dưới, giữa nhân viên với khách hàng, đối tác... nhằm thỏa

mãn những nhu cầu nhất định của quản lý hành chính.

1.2. Các hình thức giao tiếp

Có hai hình thức giao tiếp là giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao tiếp phi

ngôn ngữ.

1.2.1. Giao tiếp bằng ngôn ngữ

a. Khái niệm

Ngôn ngữ bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết. Giao tiếp bằng

ngôn ngữ là dùng tiếng nói và chữ viết để trao đổi thông tin. Người phát phải

đưa ra một bản thông điệp chuẩn xác dưới dạng âm thanh hoặc ký tự. Các

nhân vật tham gia giao tiếp cần tuân thủ những quy luật chung về luật phát

âm và luật chữ viết.

Ngôn ngữ nói (lời nói) tồn tại kể từ khi con người sinh ra đến khi chết

đi. Cùng với quá trình phát triển của xã hội, lời nói của con người đến nay đã

phát triển với tốc độ cao (nói hoa mỹ, nói bóng bảy, nói ý, nói so sánh..)

Tiếng nói rất phong phú và đa dạng: trên thế giới mỗi quốc gia có thể

có nhiều tiếng nói khác nhau, song vẫn có một tiếng nói chung tồn tại với

tiếng nói của dân tộc. Chúng cùng nhau tồn tại và phát triển khi được con

người có ý thức giữ gìn, lưu truyền từ đời này sang đời khác. Việt Nam có 54

dân tộc bao gồm 54 tiếng nói khác nhau nhưng có một tiếng nói chung cho

mọi dân tộc là tiếng Việt, với một chữ viết cho cả nước: chữ quốc ngữ. Trên

thế giới, tiếng Anh, Pháp... được coi là tiếng nói chung để thuận lợi trong

quan hệ ngoại giao giữa các nước.

Chữ viết được ra đời từ thiên niên kỷ thứ IV trước công nguyên. Ban

đầu chữ viết chỉ là những hình vẽ tượng trưng cho từng vật thể khác nhau.

Sau đó là sự ra đời của các vần chữ cái (Alphabet) theo tiếng La tinh, và các

mẫu tự La tinh được phát triển lên để tạo ra các vần chữ cái và được truyền

bá khắp các nước. Con người đã sáng tạo ra chữ viết để ghi lại những sự

việc diễn ra, những mong muốn tình cảm trong cuộc sống hiện tại và tương

lai.

b. Chức năng của ngôn ngữ

- Thông báo: truyền đạt thông tin

- Tác động: khuyến khích, ngăn cản, giải thích, bày tỏ.

- Diễn cảm: thể hiện tình cảm, thái độ, cảm xúc.

c. Cấu trúc của ngôn ngữ

- Cấu trúc bề mặt (hình thức) lắp ghép các chữ cái.

- Cấu trúc ngữ nghĩa (nội dung) mang thông tin của ngôn ngữ.

d. Đặc trưng cơ bản của ngôn ngữ

- Ngôn ngữ mang đặc trưng văn hóa của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc.

- Ngôn ngữ mang đặc trưng tâm lý của mỗi cá nhân thể hiện tính khí và

nhân cách của người sử dụng, tác động trực tiếp đến tâm lý người nghe.

1.2.2. Giao tiếp cận ngôn ngữ

Dùng cử chỉ, động tác kèm theo lời nói. Ví dụ: cô giáo vừa giảng bài địa

lý vừa dùng tay chỉ bản đồ. Hướng dẫn viên hàng không làm động tác thị

phạm về cách thoát hiểm khi gặp sự cố.

1.2.3. Giao tiếp phi ngôn ngữ

a. Khái niệm

Giao tiếp phi ngôn ngữ còn gọi là ngôn ngữ không lời là tập hợp nhiều

loại tín hiệu của cơ thể được biểu hiện ở các hoàn cảnh, tình huống khác

nhau tùy theo cảm nghĩ, thái độ.

b. Các hình thức biểu hiện của giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ biểu hiện qua nhiều hình thức:

- Nét mặt:

Nét mặt thể hiện khá rõ tâm tư tình cảm của người khi giao tiếp: vui vẻ,

lo âu, buồn rầu, giận dữ...

Đôi mắt thể hiện rõ nét nội tâm, tình cảm (lo âu, buồn rầu, ngạc nhiên,

quan tâm, xa lánh...). Trong giao tiếp người ta thường nhìn thẳng vào mắt

người đối thoại nhưng không nhìn trừng trừng, trân trân vào họ mà nhìn bình

thản với thái độ quan tâm đúng mực.

Cùng với nét mặt, đôi mắt, nụ cười là phương tiện giao tiếp lợi hại độc

đáo và quan trọng. Có rất nhiều kiểu cười, mỗi điệu cười thể hiện tâm tư, tình

cảm, tính cách của con người. Trong giao tiếp cần cười với thái độ vui vẻ hào

phóng, thoải mái nhưng không giả tạo, khinh người.

- Tín hiệu cơ thể (cử chỉ hay hành động):

Tín hiệu cơ thể hay còn gọi là cử chỉ hành động được thể hiện trong

quá trình giao tiếp bộc lộ thái độ của con người đôi khi còn hơn lời nói (ví dụ:

cái gật đầu, bắt đầu, khoát tay, vòng tay trước ngực, vỗ vai, nghiêng đầu, cúi

người...). Đặc biệt cái bắt tay, vỗ vai đúng chỗ đúng lúc sẽ tạo sự cảm thông

gần gũi thân mật. Trong giao tiếp việc sử dụng các tín hiệu cơ thể không nên

quá kiểu cách, quá thân mật, quá suồng sã mà cần lịch sự, văn minh, lễ độ, tế

nhị. Tùy theo từng hoàn cảnh, tình huống cụ thể mà lựa chọn những cử chỉ

cho phù hợp đồng thời cần cảnh giác với những cử chỉ không đẹp mắt đôi khi

tạo thành thói quen khó sửa (rung đùi, gõ nhịp...)

- Dáng vẻ con người (tư thế):

Mỗi một sự thể hiện hình dáng của cơ thể là biểu hiện một ý tưởng.

Dáng vẻ con người thể hiện những tín hiệu thuộc trạng thái tĩnh nhiều hơn là

trạng thái động của cơ thể con người. Tuy nhiên có một số bộ phận của dáng

vẻ con người có thể thay đổi tùy theo ý muốn như: râu, tóc, lông mày.... Nhìn

hình dáng của một người đi đứng đàng hoàng, chững chạc ta cảm thấy sức

mạnh thể chất và nghị lực của người đó. Ngày nay trong kinh doanh người ta

vận dụng khoa học "hình thái tâm lý học" nắm bắt tâm lý, suy đoán ý nghĩ của

người khác qua dáng vẻ con người "trông mặt mà bắt hình dong".

- Trang phục:

Ăn mặc như thế nào khi tiếp xúc với người khác để thể hiện sự trang

trọng, lịch sự. Một người ăn mặc cẩu thả, luộm thuộm thì không thể là người

chín chắn. Ngược lại một người ăn mặc chỉnh tề nghiêm trang, đàng hoàng

thì dễ cho ta cảm giác đó là người cẩn thận, đáng tin cậy. Song ăn mặc quá

cầu kỳ, chải chuốt đôi khi thể hiện tâm lý "ham cái mới", chạy theo "mốt" ăn

chơi, đua đòi. Vì vậy, biết cách chọn và mặc trang phục phù hợp trong giao

tiếp cũng là một chìa khóa của sự thành công: ăn mặc sạch sẽ, gọn gàng,

hợp lứa tuổi, hợp hoàn cảnh làm đẹp lòng người giao tiếp, tạo ấn tượng tốt về

nhau, gây dựng mối quan hệ công tác giao dịch thuận lợi, tốt đẹp.

- Khoảng cách:

Dạng tín hiệu qua khoảng cách lệ thuộc nhiều vào nền văn hóa và nếp

sống gia đình. Một lý thuyết được nhiều người chấp nhận là bao quanh mỗi

cá thể có một không gian cá nhân mà người khác xâm phạm vào làm mình

khó chịu và ảnh hưởng đến cuộc trò chuyện. Thông thường với những người

chưa quen biết, khoảng cách rộng hơn, khi đã quen nhau khoảng cách thu

hẹp lại. Khi khoảng cách bằng không, lúc đó giao tiếp rất thân mật, tình cảm

đậm đà. Như vậy, khoảng cách là biểu hiện của giao tiếp phi ngôn ngữ, nó

thể hiện mức độ thân thiện, ngôi thứ, vị trí xã hội của mỗi cá nhân khi giao

tiếp.

- Khung cảnh tự nhiên và xã hội:

Hiệu quả giao tiếp còn phụ thuộc vào khung cảnh tự nhiên xã hội. Một

cuộc giao tiếp chỉ có thể diễn ra thuận lợi và thành công trong bầu không khí

êm dịu để không gây cảm giác mệt mỏi như nhiệt độ, màu sắc. Màu vàng

sáng, màu xanh dịu tạo cảm giác thoải mái gây hưng phấn, nhiệt độ vừa phài

tạo cảm giác sảng khoái cho con người.

Khung cảnh xã hội thường được biểu hiện ở thời điểm của cuộc giao

tiếp: đến sớm, đến đúng giờ, đến muộn, không đến... Đến đúng giờ tỏ ra là

một người lịch sự, nghiêm túc đáng tin cậy, biểu hiện một tác phong công

nghiệp. Bên cạnh đó sự tuyên dương, phê bình tạo khung cảnh và ảnh

hưởng đến giao tiếp. Khen, chê phải đúng lúc, đúng chỗ: khi phê bình tốt nhất

là chỉ nên phê bình khi có hai người để tránh tổn hại đến sĩ diện, ngược lại khi

tuyên dương nên công bố trước đông người để người đó cảm thấy sự hãnh

diện.

Tóm lại, giao tiếp phi ngôn ngữ biểu hiện ở nhiều dạng khác nhau tùy

theo cảm nghĩ, thái độ cần biểu hiện, tùy hoàn cảnh, tình huống cụ thể. Nó là

một phần giao tiếp giữa người với người. Nó thật hơn giao tiếp bằng ngôn

ngữ.

1.3. Nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp

Ngày nay giao tiếp không chỉ là nhu cầu con người trong mọi tổ chức

của xã hội mà nó còn là phương tiện để các doanh nghiệp tạo nên sức cạnh

tranh: cung cách phục vụ của nhân viên, sự ân cần tận tình với khách hàng

luôn là một vũ khí cạnh tranh sắc bén. Để giao tiếp đều cảm thấy tốt hơn thì

các bên đều phải cùng nhau hợp tác giải quyết mọi vấn đề quan tâm, phải tôn

trọng các nguyên tắc sau đây:

a. Quan tâm đến nhu cầu, tình cảm của đối tác giao tiếp

Quan tâm đến con người, hiểu biết và cùng nhau chia sẻ vui buồn, đó

là cơ sở của một quan hệ tốt đẹp. Do vậy, trước khi làm quen hoặc bàn công

việc, khi mới gặp nhau thông thường người ta hay hỏi thăm chuyện gia đình,

sức khỏe, chuyện học hành, thành đạt để hiểu nhau hơn, thông cảm nhau

hơn, tạo sự tin cậy lẫn nhau.

b. Phải tôn trọng đối tác giao tiếp

Tôn trọng con người là tôn trọng bản sắc đơn nhất của từng người,

từng cá nhân, tôn trọng quyền tự do công dân của mỗi người, được sống, làm

việc theo pháp luật. Văn hóa giao tiếp cần tránh chủ nghĩa vị kỷ, không được

phép tự đặt mình trên những người khác, dựa vào đặc quyền đặc lợi như: địa

vị, quyền chức, sắc đẹp, tài năng... Chỉ có tôn trọng người khác thì người đó

mới tôn trọng lại mình và đó chính là cơ sở để thiết lập mối quan hệ tốt đẹp

của mình với mọi người. Không ai muốn mình bị hạ thấp và bị xúc phạm, nhất

là những lời phê bình không khéo léo tế nhị sẽ làm cho người khác mất lòng,

gây tổn hại cho mối quan hệ giao tiếp giữa hai người.

Sự tôn trọng con người được thể hiện rất cụ thể ở những cử chỉ hành

động rất bình thường như: không ngắt lời một người đang nói, không bắt

khách ngồi chờ quá lâu, không bắt tay một người mà lại không nhìn vào

người đó, không gây áp lực trước sự nén chịu của cấp dưới, không nịnh trên

nạt dưới....

c. Luôn đặt mình vào vị trí của người khác

Để xử lý các tình huống có hiệu quả cần phải đặt mình vào vị trí của

người khác để suy nghĩ, xét đoán và tìm ra cho được lý do: tại sao người đó

lại nói (hoặc phản ứng) như vậy? Làm như vậy để hiểu rõ nguyên nhân của

sự việc và có thái độ cư xử thích hợp, tránh trường hợp chủ quan áp đặt dẫn

đến sự hiểu lầm đáng tiếc.

d. Luôn khẳng định ưu điểm của người khác, giải quyết công việc có lý,

có tình

Trong mỗi con người luôn tồn tại hai mặt: ưu điểm và nhược điểm, cái

tốt và cái chưa tốt. Khi giao tiếp cần biết khơi dậy những mặt ưu điểm để

người ta phấn khởi, phát huy ưu điểm hơn nữa. Rộng lượng với người, luôn

tìm thấy ưu điểm của người, không "ấn tượng" trước khuyết điểm của người

khác, luôn tìm thấy sự tiến bộ của người khác đó là phương châm xử sự vốn

đã trở thành truyền thống của dân tộc ta. Song, sự rộng lượng không chấp

nhận sự bao che, nịnh bợ mà trên cơ sở đồng cảm, chăm lo cho nhau, thông

cảm nhau.

Lý và tình là hai mặt cần được quan tâm trong giao tiếp ứng xử. Khi giải

quyết bất cứ việc gì, ngoài việc dựa trên cơ sở pháp lý còn phải nghĩ đến

“tình” sao cho "thấu tình đạt lý". Đừng bao giờ đối xử "cạn tàu ráo máng" với

nhau - đó là hành vi của những kẻ tiểu nhân, vô nhân đạo cần dược trừ bỏ

trong giao tiếp thông tin.

e. Tôn trọng và thực hiện nghiêm túc lời hứa

Trong quản trị, uy tín của người lãnh đạo, người cán bộ quản trị là một

yêu cầu cần phải được rèn luyện. Uy tín của người lãnh đạo có từ hai nguồn:

- Uy tín chính thức: là uy tín do đảm nhận chức vụ mà có, uy tín do

được tuyển chọn, đề bạt, bổ nhiệm.

- Uy tín thực tế: uy tín do quá trình rèn luyện do nhân cách của người

lãnh đạo, do đối nhân xử thế công bằng, có đạo lý. Đặc biệt là uy tín có được

do tôn trọng lời hứa, thực hiện nghiêm túc lời hứa (đối với người dưới quyền

và đối với bạn hàng).

Doanh nghiệp phải coi chữ "tín" là hàng đầu: thành thật với bạn hàng,

không thể làm bừa làm ẩu, gian dối... đó chính là con đường tự sát trong kinh

doanh.

Những nguyên tắc cơ bản của giao tiếp trên, cùng với khả năng trình

độ chuyên môn tạo ra sự thành công cho các nhà quản trị kinh doanh.

2. Tổ chức công tác lễ tân

2.1. Khái niệm

Lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được

diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá

nhân trong nội bộ một đất nước hay giữa các nước.

Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như

chính trị, kinh tế, quốc phòng, văn hóa, xã hội... của các quốc gia.

Người ta phân biệt lễ tân ngoại giao, lễ tân nội bộ đất nước, và lễ tân

kinh doanh.

- Lễ tân ngoại giao là bộ phận của lễ tân nhà nước, là các hoạt động

đối ngoại giữa các quốc gia được thực hiện trên cơ sở tôn trọng các tập quán

của từng quốc gia và những quy định, thông lệ quốc tế. Ngày nay lễ tân ngoại

giao tập trung vào các vấn đề: thủ tục thiết lập quan hệ ngoại giao và bổ

nhiệm đại sứ, đặc quyền ưu đãi và miễn trừ ngoại giao, ngôi thứ ngoại giao...

Đây chính là các công việc cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động ngoại

giao được tiến hành thuận lợi.

- Lễ tân nội bộ đất nước là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá

trình tiếp xúc, trao đổi giữa các tổ chức, cá nhân trong nội bộ từng quốc gia.

Những hoạt động này được thực hiện trên cơ sở những quy định của pháp

luật, tập quán, phong tục của từng vùng, địa phương.

- Lễ tân kinh doanh là những hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc

và trao đổi giữa các tổ chức, đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước. Những

hoạt động này được thực hiện trên nền tảng pháp lý của từng quốc gia,

những tập quán và sự thỏa thuận giữa các bên.

2.2. Vai trò của công tác lễ tân

Bất cứ một cơ quan đơn vị nào dù là cơ quan hành chính sự nghiệp

hay tổ chức kinh tế, xã hội... đều phải có giao dịch làm việc với khách; do đó

lễ tân là công việc không thể thiếu được trong công tác lãnh đạo, điều hành

hoạt động của cơ quan. Kết quả nghiên cứu cho thấy đối với giám đốc một

công ty kinh doanh, thời gian tiếp khách và bàn bạc công việc với khách

chiếm 20% tổng thời gian làm việc. Công tác lễ tân được tổ chức tốt sẽ tiết

kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho người lãnh đạo giải quyết các

công việc quan trọng khác.

Bên cạnh đó, tổ chức tốt công tác lễ tân sẽ tạo ra ấn tượng tốt đẹp, gây

cảm tình với khách. Đây chính là cơ sở rất quan trọng để tạo bầu không khí

thuận lợi trong quan hệ công việc đặc biệt trong kinh doanh. Những lời nói, cử

chỉ hành động tốt đẹp trong công tác đón tiếp khác ban đầu sẽ làm vui lòng

khách hàng, kéo khách hàng đến với cơ quan - điều quan trọng sống còn của

các doanh nghiệp.

Lễ tân tuy không phải nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại nhưng

là công cụ rất quan trọng không thể thiếu được trong bất kỳ hoạt động đối

ngoại nào. Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của

hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng tới quan hệ giữa các quốc gia. Hoạt

động lễ tân, nhất là lễ tân ngoại giao vừa là công cụ chính trị của hoạt động

đối ngoại của một nhà nước, vừa là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa các

nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế và từng quốc gia. Thông qua hoạt

động lễ tân, các quyền tự do bình đẳng của các quốc gia, các đối tác được

đảm bảo không phân biệt kẻ mạnh hay yếu, nước lớn hay nhỏ...

Trong thực tiễn ngoại giao cũng như trong tổ chức điều hành công việc

ở các cơ quan, nhiều việc đã được giải quyết tốt, nhiều khó khăn đã được

vượt qua bằng cách vận dụng tốt các thể thức của lễ tân. Thông qua các thủ

tục lễ tân đã được công nhận người ta có thể giải quyết được những khó

khăn tưởng như không thể vượt qua để tiến hành công việc một cách thuận

lợi.

2.3. Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân ở các cơ quan

Hoạt động lễ tân ở các cơ quan vừa mang tính chất lễ tân ngoại giao

(nếu là khách nước ngoài), vừa mang tính chất lễ tân nội bộ đất nước hoặc lễ

tân kinh doanh của các doanh nghiệp. Việc thực hiện lễ tân trong đơn vị cần

tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Tuân thủ các quy định tập quán, thông lệ quốc tế.

- Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia.

- Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng.

- Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi.

- Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách.

3. Tổ chức tiếp khách

3.1. Tổ chức tiếp khách tại cơ quan

3.1.1. Trang bị lễ tân

Địa điểm dùng để tiếp đón khách của cơ quan gọi là khu vực lễ tân.

Khu vực lễ tân là điểm tiếp xúc đầu tiên giữa khách và cơ quan, là nơi tạo ra

sự ấn tượng đầu tiên - thường rất sâu đậm cho khách. Ngày nay các cơ quan

thường rất quan tâm đến vấn đề trang bị những vật dụng cần thiết cho công

tác tiếp khách. Có thể kể ra các trang thiết bị chủ yếu sau:

- Bàn ghế tiếp khách, để khách ngồi đợi.

- Sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác.

- Điện thoại.

- Tủ đựng đồ uống.

- Sơ đồ của cơ quan.

- Danh bạ điện thoại nội bộ cơ quan.

- Máy tính (nếu cần thiết)

- Hoa, chậu cây cảnh, tranh...

Khu vực lễ tân cần được bố trí ở nơi ra vào chính của cơ quan để

khách ra vào dễ thấy, dễ tìm.

Nhân viên lễ tân phải tổ chức khu vực lễ tân sạch sẽ, ngăn nắp, thường

xuyên vệ sinh các trang thiết bị và chuẩn bị sẵn các đồ dùng cần thiết để tiếp

khách.

Cùng với trang bị của khu vực lễ tân là vấn đề trang bị của nhân viên lễ

tân như trang bị đồng phục và đeo phù hiệu. Diện mạo bề ngoài của nhân

viên lễ tân phản ánh hình ảnh của doanh nghiệp và mức độ các dịch vụ mà

doanh nghiệp cung cấp nên nhân viên lễ tân cần ăn mặc sạch sẽ, gọn gàng,

lịch sự để tạo ra ấn tượng tốt với khách hàng.

3.1.2. Phân loại khách

Khách đến văn phòng cơ quan có hai loại chính: khách ngoài cơ quan

và khách nội bộ cơ quan.

- Khách ngoài cơ quan bao gồm: khách hàng, khách đến liên hệ công

tác, khách tham quan...

- Khách nội bộ gồm: cán bộ, nhân viên trong đến liên hệ công tác hoặc

lên gặp thủ trưởng vì việc riêng, thủ trưởng của các đơn vị trực thuộc...

Thư ký phải phân biệt các loại khách để có ứng xử thích hợp.

Đối với khách nội bộ cơ quan có thể tiếp xúc và giải quyết bằng nhiều

cách khác nhau. Có cơ quan thủ trưởng có thể tiếp cán bộ nhân viên bất cứ

lúc nào họ đến. Cách này rất bất tiện cho thủ trưởng cơ quan vì họ luôn bị

gián đoạn công việc, không thể tập trung vào công việc quan trọng. Ở một số

cơ quan khác, quy định thủ trưởng dành một số thời gian nhất định trong tuần

để tiếp cán bộ nhân viên. Ngoài thời gian đó ra khách không được vào văn

phòng (trừ trường hơp đặc biệt). Song nhìn chung cách thức tốt nhất trong

tiếp khách nội bộ là nên phân thành ba loại và có các cách ứng xử riêng như

sau:

- Đối với cán bộ thân cận thì có thể gặp thủ trưởng bất kỳ lúc nào.

- Đối với cán bộ nhân viên muốn gặp thủ trưởng phải đăng ký qua thư

ký để thư ký sắp xếp, bố trí.

- Đối với người lao động cần tổ chức tiếp vào thời gian nhất định.

Tuy nhiên trong cả ba trường hợp trên cần phải chú ý đến các trường

hợp ngoại lệ, nhiều trường hợp quan trọng khẩn cấp không thể đợi đến ngày

giờ, đến hẹn mới giải quyết.

3.1.3. Đón tiếp khách

Phần này sẽ đề cập đến những hoạt động chủ yếu của công tác đón

tiếp khách bên ngoài đến cơ quan.

Nhiều cơ quan, việc tiếp đón khách thực hiện ngay ở phòng thường

trực. Trường hợp này phòng thường trực phải được trang bị các vật dụng cần

thiết và bố trí sạch sẽ lịch sự để đón tiếp khách. Sau khi làm các thủ tục cần

thiết như chào hỏi ghi tên.... nhân viên thường trực phải thông báo cho thư ký

biết những khách đang ngồi chờ những yêu cầu của họ và hướng dẫn họ đến

văn phòng. Nhiều trường hợp đặc biệt thư ký hay trực tiếp thủ trường phải ra

tận nơi để đưa khách vào.

a. Chào hỏi khách

Tất cả khách đến cơ quan phải được chào đón với thái độ tôn trọng và

lịch sự. Tùy theo điều kiện cụ thể, mỗi cơ quan có một quy tắc riêng về gặp

gỡ, chào đón khách. Các quy tắc này có thể là:

- Chào đón khách bằng các đại từ nhân xưng lịch thiệp như quý ông,

quý bà, bằng tên họ kèm theo các chức danh chức vụ...

- Tự giới thiệu tên mình sau đó khéo léo hỏi tên khách (nếu là khách

đến lần đầu, chưa biết quý danh). Ví dụ: “thưa ông tôi là Lan Anh, thư ký của

ông Nam Hà, giám đốc công ty. Rất hân hạnh được gặp ông, xin ông cho biết

quý danh”.

- Sử dụng lời chào đón chuẩn mực như một mẫu chào khách. Ví dụ "xin

chào đón quý khách đã đến với công ty...", "tôi có thể giúp được gì cho

ông/bà ạ?..."

b. Những việc tiếp theo sau lời chào hỏi.

- Tỏ sự quan tâm đến khách: sau lời chào hỏi ban đầu người thư ký

phải tỏ thái độ quan tâm đến công việc khách, bằng cách chủ động hỏi để

nắm bắt nhu cầu của khách, không làm việc riêng như đọc báo, ăn uống...

gây sự khó chịu cho khách.

- Ghi tên khách: trong nhiều cơ quan quy định: tất cả khách đến làm

việc đều phải ghi tên vào sổ theo mẫu sau:

Số thứ tự Họ và tênNghề nghiệp, nơi làm việc

Lý do, mục đích

Kết quả của buổi làm việc

Đối với những khách (trong nước hoặc nước ngoài) khi đến cơ quan

đưa danh thiếp thì người thư ký phải nhanh chóng nắm lấy các thông tin cần

thiết của cá nhân người khách từ danh thiếp đó. Khi báo cáo với thủ trưởng

về người khách, người thư ký nên trình danh thiếp.

- Độc lập giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn và khả năng.

Không phải mọi người khách đến cơ quan đều cần gặp thủ trưởng hoặc các

chuyên viên ở các bộ phận chức năng, có những trường hợp thư ký có thể

trực tiếp giải quyết.

- Sắp xếp khách làm việc với thủ trưởng, chuẩn bị phòng đợi. về

nguyên tắc, tất cả các khách bên ngoài đến xin làm việc với thủ trưởng đều

phải có hẹn trước (qua điện thoại hoặc thư hay cử người đến liên hệ trực

tiếp). Hàng ngày vào buổi sáng, thư ký phải thông báo cho thủ trường lịch tiếp

khách trong ngày căn cứ vào yêu cầu của khách mà chuẩn bị các giấy tờ tài

liệu cần thiết cho việc bàn bạc công việc hoặc mời cán bộ của các bộ phận

liên quan đến tham dự (nếu cần). Việc sắp xếp bố trí đế khách làm việc với

thủ trưởng có thể trực tiếp bằng điện thoại hoặc bằng một mảnh giấy có ghi

họ tên, cơ quan, công việc mà khách muốn bàn. Đối với khách quan trọng,

người thư ký phải đưa khách vào phòng giới thiệu với thủ trưởng một cách

trân trọng, thân mật.

Trong việc sắp xếp khách, thư ký phải có sự ưu tiên đối với những

người khách đặc biệt quan trọng, người già, người có hoàn cảnh đặc biệt.

Trường hợp khách từ bên ngoài đến mà không có hẹn trước thì người thư ký

phải giải thích tế nhị, tránh gây tự ái hoặc khó chịu cho khách. Ví dụ: "Thưa

ông, rất tiếc là ông không cho biết trước thời gian nên giám đốc đang đi công

tác, chiều mới về, phiền ông quay lại sau 2 giờ chiều".

Trong trường hợp thủ trưởng đang bận, chưa tiếp được, người thư ký

phải thông báo với khách là công việc của họ đã được thông báo với thủ

trưởng và mời khách ngồi đợi. Tùy điều kiện cụ thể mà có thể bố trí phòng đợi

của khách riêng biệt với phòng làm việc của thư ký hay tại bàn trà trong

phòng làm việc của thư ký (giám đốc). Trên bàn trà ngoài ấm chén, hoa tươi

cần có thêm các tài liệu, ấn phẩm khác nhau như tạp chí chuyên môn trong

và ngoài nước, các tài liệu giới thiệu về cơ quan, công ty, vừa tạo ấn tượng

cho khách là mình đã được quan tâm chú ý.

3.1.4. Ngắt quãng hay kết thúc cuộc nói chuyện

Trong trường hợp bất khả kháng, người thư ký phải ngắt quãng hoặc

kết thúc câu chuyện của thủ trưởng. Ví dụ: khi thủ trưởng phải trả lời một

cuộc điện thoại quan trọng, người thư ký phải xin lỗi khách và thông báo cho

thủ trưởng trả lời điện thoại ngay. Hay trong trường hợp thủ trưởng phải dự

các cuộc họp quan trọng hoặc giải quyết những công việc cần thiết, người thư

ký phải giúp thủ trưởng kết thúc cuộc nói chuyện bằng các biện pháp tế nhị

như để một mảnh giấy nhỏ trước mặt thủ trưởng để thủ trưởng biết và kết

thúc cuộc nói chuyện hoặc sử dụng các ký hiệu đã quy định trước.

Khi khách ra về, người thư ký phải chào khách một cách lịch sự như khi

khách đến. Nếu là khách quan trọng, người thư ký phải đứng dậy chào tiễn

khách.

3.1.5. Tổ chức các buổi hẹn gặp

Như đã đề cập, ở nhiều cơ quan, thủ trưởng không tiếp khách bên

ngoài nếu khách đến không có hẹn trước. Do vậy, người thư ký phải thu xếp

các buổi hẹn gặp của khách. Khách có thể dùng nhiều phương tiện khác nhau

để xin hẹn gặp như cử người liên hệ trực tiếp, điện thoại, gửi công văn....

Nếu trường hợp người khách đến trực tiếp tận cơ quan để xin hẹn gặp

thì thư ký phải ghi vào mẫu xin hẹn gặp sau:

Mẫu phiếu xin hẹn gặp

Phiếu xin hẹn gặp số: … ngày … tháng … năm …

Họ và tên: …

Nghề nghiệp: …

Cơ quan, đơn vị: …

Mục đích hẹn gặp: …

Ngày giờ: …

Người cần gặp: …

Chữ ký của người xin hẹn Chữ ký của người thư ký.

Nếu khách xin hẹn gặp qua điện thoại hoặc công văn, người thư ký

phải cho khách biết đầy đủ các thông tin chi tiết về buổi hẹn.

Để có cơ sở tổ chức các buổi hẹn gặp, người thư ký phải nắm tường

tận lịch công tác của thủ trưởng đồng thời phải hỏi ý kiến của thủ trưởng

trước khi sắp lịch hẹn gặp. Các buổi hẹn gặp phải được ghi ngay vào lịch

công tác (ngày, tuần, tháng) của thủ trưởng và của thư ký để trên bàn. Để

tránh nhầm lẫn, hàng ngày người thư ký phải lập bảng ghi tất cả những cuộc

hẹn đặt trên bàn đồng thời phải nhắc thủ trưởng về các cuộc hẹn đó.

3.1.6. Hủy bỏ các cuộc hẹn

Trong một số trường hợp, vì lý do đặc biệt, thủ trưởng cơ quan không

thể (hoặc không kịp) thực hiện buổi tiếp khách như đã hẹn thì người thư ký

phải giúp thủ trưởng hủy bỏ các cuộc hẹn đó.

Về nguyên tắc, người thư ký phải báo sớm để cho khách biết, tránh gây

khó khăn, phiền hà cho khách. Trường hợp đến phút chót khi khách đã đến

cơ quan rồi mới biết là phải hủy bỏ cuộc hẹn, người thư ký phải khéo léo, tế

nhị xin lỗi khách, trình bày để khách hiểu và thông cảm lý do cuộc hẹn bị hủy

bỏ. Trong việc từ chối khách, không có khuôn mẫu nhất định. Người thư ký

phải tùy hoàn cảnh cụ thể mà vận dụng khả năng ứng xử khéo léo của mình

để giải quyết, tránh gây không khí căng thẳng hoặc gây cho khách hiểu lầm.

Trường hợp khách nhất định xin gặp thủ trưởng thì người thư ký phải

thu xếp buổi hẹn khác.

3.1.7. Xử lý phàn nàn của khách

Một số khách đến cơ quan không phải để làm việc mà để than phiền (ví

dụ than phiền về cung cách làm việc, về một nhân viên, cán bộ nào đó, về

chất lượng sản phẩm dịch vụ...). Thông thường các vị khách này không hẹn

trước nhưng khi đến cơ quan lại nhất định đòi gặp bằng được lãnh đạo hoặc

các cán bộ quan trọng, nhiều khi còn tỏ thái độ cáu kỉnh, thô lỗ rất khó chịu.

Trong trường hợp này thư ký nên xử lý ra sao? Người thư ký phải biết cách

đáp ứng những lời phàn nàn của khách và giải quyết các đòi hỏi một cách ổn

thỏa. Cách ứng xử tốt nhất trong trường hợp này là người thư ký phải bỏ qua

thái độ cáu kỉnh thô lỗ của khách, giữ thái độ bình tĩnh và lịch sự, chăm chú

nghe lời phàn nàn, bày tỏ thái độ thông cảm với khách. Quy trình sau đây có

thể giúp người thư ký xử lý tốt những lời phàn nàn của khách.

- Tìm cách tách riêng khách.

- Lắng nghe chăm chú lời phàn nàn của khách.

- Tìm ra những nội dung chính và ghi lại.

- Bày tỏ sự thông cảm với khách.

- Xin lỗi khách, không bào chữa và tránh tranh luận.

- Cám ơn khách đã bày tỏ ý kiến, góp ý của mình.

- Giải thích những việc có thể.

- Báo cáo lại với thủ trưởng hoặc các đơn vị có liên quan để xử lý kịp

thời.

- Theo dõi việc xử lý.

- Kiểm tra lại sự hài lòng của khách.

Rất nhiều trường hợp lời phàn nàn là nguồn thông tin có giá trị cho cơ

quan, doanh nghiệp. Do vậy cần xử lý tốt lời phàn nàn, tạo ấn tượng tốt với

khách và chuyển nó thành cơ hội. Trong kinh doanh, người ta coi những

khách hàng khó tính hay đòi hỏi là khách hàng quan trọng vì đó là động lực

để thúc đẩy doanh nghiệp phấn đấu để có kết quả tốt.

3.2. Tiếp khách qua điện thoại

3.2.1. Vai trò của điện thoại trong văn phòng

Trong văn phòng hiện đại, điện thoại và máy tính được ví như người trợ

thủ đắc lực của người quản lý. Điện thoại được xem là công cụ giao tiếp hàng

đầu về mức độ tiện lợi (thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi

ngay). Điện thoại cho phép hai hay nhiều người nói chuyện với nhau khi

không trực tiếp đối diện với nhau. Điện thoại là cách chủ yếu để thực hiện

giao tiếp bằng lời với sự truyền tin nhanh chóng. Thông thường qua điện

thoại khách thực hiện cuộc tiếp xúc đầu tiên với cơ quan, ở đó ấn tượng ban

đầu xuất hiện. Điện thoại được sử dụng đúng cách sẽ là một công cụ giao

tiếp bằng lời có ưu thế vì khi cần thiết người giao tiếp có thể sử dụng ngữ

điệu và lựa chọn các từ ngữ phù hợp để thể hiện tình cảm, thái độ mà mình

muốn thế hiện. Phong cách giao tiếp qua điện thoại cũng phản ánh nhân cách

của người giao tiếp.

3.2.2. Sử dụng điện thoại để tiếp khách

Sử dụng điện thoại thế nào là vấn đề khoa học, nghệ thuật, một kết quả

nghiên cứu cho thấy đàm thoại điện thoại chiếm phần lớn thời gian của người

thư ký vì có tới 75% công việc được giải quyết qua điện thoại. Do đó biết cách

sử dụng điện thoại vừa là điều kiện để nâng cao hiệu quả giao tiếp, vừa tiết

kiệm chi phí cho cơ quan. Với công việc hàng ngày, người thư ký cần dùng

điện thoại để thực hiện công việc như:

- Trả lời điện thoại gọi đến từ bên ngoài hay nội bộ cơ quan

- Chuyển các cuộc gọi

- Duy trì các cuộc gọi

- Thực hiện các lời nhắn

- Thực hiện các cuộc gọi

Phần dưới đây sẽ đề cập đến các nguyên lý chung khi thực hiện các

công việc nói trên.

3.2.2.1. Trả lời các cuộc gọi đến

Khi chuông điện thoại reo lên thì người thư ký cần xử lý:

- Nhấc ống nghe càng sớm càng tốt, sử dụng tay trái để nhấc ống

nghe, áp sát vào tai

- Tự xưng danh, câu nói đầu tiên phổ biến nhất thường mang tính trung

lập như "A lô, tôi nghe đây". Tuy nhiên các chuyên gia tổ chức lao động khoa

học đề nghị nên thay chúng bằng câu nói chứa đựng thông tin như "A lô, văn

phòng giám đốc xin nghe" hoặc "A lô, tôi là Kiều Trinh, thư ký giám đốc xin

nghe".

- Gửi lời chào người gọi đến

- Hỏi xem bạn có thể giúp gì cho họ (người gọi)

- Khi người thư ký bận nếu có chuông điện thoại reo, thường hay xuất

hiện tâm lý bực bội, lúc này người thư ký phải biết kìm chế sự bực tức bột

phát. Nếu công việc không thể trì hoãn để tiếp khách thì người thư ký phải

lịch thiệp nói "xin lỗi, ông có thể gọi lại cho tôi sau... tiếng nữa không? Tôi

đang dở còng việc không thể tiếp chuyện ông ngay bây giờ được".

- Trường hợp người gọi không cho biết tên và lý do gọi đến, người thư

ký phải khôn khéo, tế nhị để hỏi rõ, không được để cho khách phật lòng. Ví

dụ: “thưa ông, giám đốc không có mặt ở đây. Ông có điều gì cần nhắn lại

không? Xin ông vui lòng cho biết quý danh để tôi thưa lại với giám đốc"...

3.2.2.2. Chuyển/duy trì các cuộc gọi

- Đừng để khách chờ đợi một cách không cần thiết.

- Nếu phải chờ đợi thì thông báo cho khách biết việc họ phải chờ để

xem họ có thể chấp nhận được không.

- Luôn có danh bạ điện thoại nội bộ để có thể chuyển các cuộc gọi

nhanh chóng.

- Khi chuyển phải giải thích lý do chuyển để người gọi rõ.

- Mời thủ trưởng (hoặc đồng nghiệp) đến nghe điện thoại một cách lịch

sự, nhã nhặn. Ví dụ: "xin đợi một chút. Anh Dũng ơi, mời anh nghe điện thoại"

sau đó cẩn thận đặt ống nghe xuống và trở lại làm việc, cần tránh những cách

nói thiếu lịch sự như cao giọng hỏi "Ai đấy" hoặc bỡn cợt, thái độ lạnh lùng,

khô khan, coi thường người gọi đến hay nói rất to vào ống điện thoại khi gọi

người có điện thoại.

3.2.2.3. Thực hiện lời nhắn

Khi thực hiện lời nhắn phải

- Luôn có giấy bút bên cạnh (in sẵn tên phiếu ghi lời nhắn).

- Ghi đầy đủ họ tên, cơ quan, số điện thoại người nhắn và nội dung lời

nhắn.

- Nếu chưa rõ phải hỏi lại để ghi cho đúng hoặc đọc lại lời nhắn để kiểm

tra.

3.2.2.4. Thực hiện cuộc gọi đi

- Luôn phải có danh bạ điện thoại và sử dụng nó một cách thành thạo.

- Ghi vào sổ tay những số điện thoại của cơ quan, cá nhân mà mình

thường xuyên phải trao đổi (các số này phải được sắp xếp một cách khoa

học).

- Nguyên tắc chung áp dụng cho việc tiến hành các cuộc gọi đi cũng

như các cuộc gọi đến là lịch sự, từ ngữ và ngữ điệu thích hợp. Cụ thể:

+ Nhận lời đáp, tự xưng danh, gọi tên người cần gặp và công việc cần

giải quyết.

+ Chuẩn bị nội dung trước để đàm thoại nhanh chóng.

+ Trao đổi thẳng vào nội dung cần đàm thoại để tiết kiệm thời gian.

+ Giọng nói phải rõ ràng, không nói nhanh hoặc nói quá to.

+ Phải hết sức lắng nghe để hai bên đều hiểu rõ những gì được nói ra.

+ Nhanh chóng kết thúc cuộc gọi đúng thời điểm.

+ Khi gọi nhầm máy thì phải xin lỗi người nghe.

3.2.2.5. Các loại danh bạ điện thoại

Người thư ký cơ quan phải biết các loại niên giám điện thoại nào đang

được dùng và cách sử dụng chúng. Ở nước ta hiện nay các niên giám điện

thoại chủ yếu mà các cơ quan cân sử dụng gồm:

- Mã điện thoại quốc tế và trong nước.

- Danh bạ điện thoại địa phương, trong nước và quốc tế.

- Danh bạ điện thoại thương mại.

- Danh bạ điện thoại của các cơ quan chuyên ngành.

- Danh bạ điện thoại nội bộ.

4. Đãi khách

Tiếp khách và đãi khách là hai công việc thường gắn liền với nhau. Tuy

nhiên tùy theo mục đích của các cuộc tiếp xúc mà người ta sử dụng các hình

thức đãi khách khác nhau. Dưới đây sẽ đề cập đến một số hình thức đãi

khách thông dụng.

4.1. Giải khát trong tiếp khách

Trong mọi cuộc tiếp khách của cơ quan và trong các cuộc họp đều phải

quan tâm đến giải khát vì đây là điều kiện để tạo môi trường thích hợp cho

việc thảo luận bàn bạc công việc. Giải khát trong tiếp khách thông thường có

ba hình thức:

- Tiếp nước trà: là hình thức giải khát thông thường nhất đối với bất cứ

khách, nội bộ hay bên ngoài cơ quan. Trong phòng làm việc của thư ký hoặc

phòng khách bao giờ cũng có nước sôi (hay nước lọc), trà và ấm chén sạch

sẽ. Người thư ký phải biết cách pha trà.

- Tiếp nước giải khát: trong một số trường hợp cụ thể ngoài nước trà có

thể tiếp khách bằng nước giải khát. Nước giải khát có nhiều loại, tùy theo thời

tiết của từng thời điểm để sử dụng cho thích hợp. Ở nước ta hiện nay các loại

giải khát được sử dụng phổ biến là nước khoáng, nước hoa quả, chanh, cà

phê... Tùy từng trường hợp cụ thể mà lựa chọn các loại giải khát cho thích

hợp.

- Tiếp rượu: đôi khi theo thói quen trong dịp đặc biệt người ta có thể

tiếp khách bằng rượu. Các loại rượu hiện nay thường dùng phổ biến là rượu

vang hoặc rượu mạnh. Nếu tiếp rượu thì phải chuẩn bị đủ ly cùng với dụng cụ

mở nắp chai, kèm theo chút thức ăn nhẹ.

4.2. Đặt tiệc

Trong một số trường hợp cần thiết với những điều kiện cho phép,

người thư ký phải đặt tiệc để đãi khách. Có nhiều loại tiệc khác nhau như: tiệc

Âu, tiệc Á, tiệc đứng, tiệc ngồi. Tùy theo từng loại khách, phong tục tập quán

của khách mà đặt tiệc cho phù hợp. Tùy theo mỗi loại tiệc mà sắp xếp thứ tự

các món ăn và uống khác nhau. Người thư ký phải am hiểu và vận dụng phù

hợp với hoàn cảnh thực tế của cơ quan. Nguyên tắc chung chọn đồ uống khi

tiếp khách là:

- Không tiếp khách các thứ nước uống có nồng độ cồn cao trước và

trong khi bàn bạc để tránh ảnh hưởng đến kết quả cuộc bàn bạc.

- Khi phần lớn người dự tiệc không uống hoặc giữ đúng nguyên tắc

không uống rượu thì phải đãi khách bằng thức uống khác thích hợp.

- Tốt nhất là để cho khách tự chọn đồ uống.

Tiếp đãi khách là một công việc thường xuyên của người thư ký đòi hỏi

sau cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách sự cảm tình tốt đẹp. Do vậy, người

thư ký phải vận dụng sự khéo léo, khả năng ứng xử và những hiểu biết của

mình để làm "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi". Nghệ thuật tiếp đãi

khách sẽ được trình bầy cụ thể ở mục 2.5

5. Lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi

5.1. Mời khách

Mời khách thể hiện cương vị của người chủ trong một môi trường, cộng

đồng hay một nhóm người nhất định. Công việc này luôn gẳn liền với chức vụ

do người chủ nắm giữ thường xuyên, tạm thời hay trong một hoàn cảnh cụ

thể nào đó. Mời khách là một hành vi tiêu biểu cho cuộc sống xã hội. Chính vì

vậy với tư cách là một công cụ giao tiếp phục vụ cho hoạt động, bảo đảm sự

thành công của hoạt động, việc mời cũng phải tuân theo những nghi thức

nhất định. Công việc mời khách có một nội dung chính sau:

- Giấy mời:

Giấy mời là công cụ khiến những khách có trách nhiệm phải có mặt sẽ

tới dự. Nó phân biệt giữa người được mời và không được mời. Việc soạn

thảo giấy mời là một giai đoạn có tính chất quyết định trong việc lập kế hoạch

tổ chức hội nghị. Giấy mời nếu được soạn thảo chuẩn xác sẽ giúp mọi người

nắm chắc nội dung thông tin. Do đó giấy mời cần cung cấp thông tin cần thiết.

Giấy mời là một văn bản có nội dung ngắn được trình bày trên một mặt giấy

có kích thước nhỏ, từ ngữ phải được cân nhắc sao cho rõ ràng, gọn, lược bỏ

các từ rườm rà, không cần thiết, văn phong phải trôi chẩy, tránh lặp lại từ.

Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ đề để trả lời cho các câu hỏi

mà người được mời nêu ra như: Ai mời, theo thể thức xã giao nào? Ai được

mời? Lý do mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thời gian nào? Địa điểm

ở đâu? Trả lời bằng cách nào? Trang phục ra sao? Đi tới đó bằng cách nào?

- Ai mời?

Chức danh của người mời là căn cứ khẳng định tính chính thức của

giấy mời, chứng tỏ việc thực thi quyền hành và là công cụ thể hiện quyền

hành đó. Giấy mời có thể ghi chức danh của người mời hoặc cả chức danh

và tên của người mời. Giấy mời có thể do nhiều người đứng tên. Việc ghi

thêm tên của mỗi người vào dưới chức danh là không bắt buộc mà tùy theo

tập quán riêng của từng địa phương.

Ví dụ:

Kính mời ông Hiệu trưởng trường.... hoặc kính mời hiệu trưởng trường

Ông

Ví dụ về giấy mời do nhiều người đứng tên:

Chủ tịch ngân hàng A Ông.... Và các thành viên Hội đồng quản trị trân

trong kính mời....hoặc "dưới sự chủ tọa danh dự", "dưới sự bảo trợ"; "do"

Đối với một số hoạt động, ngoài việc ghi tên người đứng ra mời, trên

giấy mời có thể ghi thêm tên một nhân vật có uy tín để tăng phần long trọng

của buổi lễ. Vấn đề quan trọng ở đây là phải ghi đúng chức danh của người

bảo trợ cho một hoạt động với danh nghĩa là chủ tịch hiệp hội chứ không bao

giờ lại nhân danh công ty mình đang điều hành.

Ví dụ: Dưới sự bảo trợ của Chủ tịch Hội chữ Thập đỏ

Bà:

Khi có ý định ghi tên các nhân vật bảo trợ trên giấy mời thì phải gửi dự

thảo giấy mời cho họ để tỏ thái độ tôn trọng và tránh sai sót rất khó cải chính

khi giấy mời đã được in và phân phát. Ngoài ra họ phải được biết chi tiết về tổ

chức hội nghị, danh sách mời, diễn biến hội nghị, quan hệ báo chí.... Để tránh

họ vào tình huống trái với nguyên tắc, trái với hình ảnh mà họ không muốn

thể hiện trước công chúng.

Các mẫu câu thường được sử dụng:

+ Dưới sự bảo trợ của...

+ Dưới sự bảo trợ đặc biệt của (thường dùng cho các nhân vật quan

trọng)

+ Với sự hiện diện của (để nêu tên một quan khách sẽ tới dự).

+ Do (sử dụng trong trường hợp vị quan khách trực tiếp đảm nhận một

vai trò nào đó)

- Các mẫu câu lịch sự nào được sử dụng?

Sự trịnh trọng của một giấy mời chính thức được thể hiện thông qua

việc sử dụng những từ ngữ biểu thị sự lịch sự như: Trân trọng kính mời, vinh

dự...

Đối với các loại giấy mời mang tính chất thức thường dùng các mẫu

câu:

+ Trân trọng kính mời ông (bà) tới dự

+ Trân trọng kính mời ông (bà) tham dự

Đối với loại giấy mời ít chính thức hơn thì:

+ Kính mời ông (bà) tới dự...

+ Kính mời ông (bà)....tham dự....

- Câu kết

+ Rất vinh dự được đón tiếp tới dự

+ Rất vinh dự được đón tiếp tham dự

- Giấy mời có ghi tên khách.

Trên giấy mời có thể chỉ ghi chức danh của khách mời mà không cần

ghi tên hoặc ghi cả chức danh và tên của khách mời hoặc chỉ ghi tên khách.

Ví dụ:

Kính mời: ông hiệu trưởng trường

Kính mời: ông Nguyễn Văn An

Trong trường hợp mời cả hai vợ chồng khách thì trên giấy mời phải ghi

tên người được mời chính thức (như các cách ghi ở trên) kèm theo tên vợ

hoặc chồng hoặc chỉ cần điền thêm "và phu nhân" hoặc "và phu quân"

- Giấy mời không ghi tên khách (giấy mời thông thường).

Có thể sừ dụng nhiều mẫu câu khác nhau tùy theo huống và mức độ

kính trọng đối với khách. Ví dụ:

Hân hạnh kính mời ông (bà) tham dự

Hân hạnh kính mời ông (bà) tới

- Lý do mời?

Nội dung chính cần thông báo là gì? Vì sao lại gửi giấy mời, mời tới để

làm gì? Nhân dịp gì?....Thông tin này có tính chất quyết định cho việc tổ chức

hoạt động và cho việc khách có nhận lời tới dự hay không. Các mẫu câu

thường được sử dụng là:

+ Chào mừng

+ Nhân dịp

+ Tới dự

+ Thời gian ghi trên giấy mời:

Khi giấy mời đã được gửi đi thì không thể hoãn hội nghị trừ khi có trở

ngại nghiêm trọng. Khi xác định thời gian tổ chức phải tính đến thời gian các

thành viên có đến dự được không? Địa điểm tổ chức có gì trở ngại không?

Các công việc chuẩn bị đã sẵn sàng chưa?

Cách ghi thời gian trên giấy mời: trước hết ghi giờ rồi đến ngày tháng

năm và có thể ghi thứ mấy trong tuần nếu cần thiết. Cũng có thể xác định giới

hạn thời gian trong giấy mời. Ví dụ: Từ 17h00 đến 19h00 ngày 30/10/2011.

Cách ghi này giúp cho khách sắp xếp thời gian chủ động hơn.

+ Địa điểm:

Cần phải ghi chính xác địa điểm nơi tổ chức hội nghị bao gồm phòng

họp, tên tòa nhà, số nhà, phố, phường. Điều quan trọng là phải tránh để

khách mời phải loanh quanh tìm hoặc đi vòng vèo mất thời gian.

+ Các chỉ dẫn khác:

Ở góc trái dưới của giấy mời, tùy theo cách trình bầy có thể cho các chỉ

dẫn khác để tạo điều kiện thuận lợi cho khách tới dự như: cách ăn mặc,

phương tiện đi lại, bãi đỗ xe hoặc số điện thoại, địa chỉ Email để khách có thể

hỏi thêm thông tin về sự kiện...

Lưu ý: gửi giấy mời sớm thể hiện sự quan tâm tới khách. Việc gửi giấy

mời muộn vào giờ chót làm cho mọi người không có thời gian chuẩn bị hoặc

có trường hợp quan khách cần có mặt rất có thể không đến dự vì đã bố trí

lịch làm việc khác. Chuyển giấy mời muộn sẽ làm cho người mời mất uy tín vì

không có lí do đặc biệt nào biện hộ cho cách xử sự như vậy.

- Danh sách khách mời

Trong cuộc sống đời tư, việc lựa chọn khách mời rất dễ dàng vì chỉ dựa

vào mối quan hệ thân thiết, cá nhân. Tuy nhiên trong cuộc sống xã hội, đây là

vấn đề rất tế nhị. Người ta cảm thấy rất vinh dự khi được mời tới dự một bữa

tiệc chính thức nhưng lại rất dễ cảm thấy mình bị xúc phạm khi thấy tên mình

bị gạt ra khỏi danh sách khách mời.

Để tránh phiền phức cách tốt nhất là xác định rõ các loại khách mời và

dựa vào đó mà lập danh sách. Các tiêu chí để xếp loại khách mời có thể rất

đa dạng. Tiêu chí bảo đảm nhất là lựa chọn khách mời ở từng hội nghị theo

cơ cấu tổ chức đã được thừa nhận.

5.2. Đón tiếp khách

5.2.1. Việc tiếp khách đến và khách vào

Một sự tiếp đón lịch thiệp và hiệu quả trước hết đòi hỏi phải lo tính các

điều kiện thuận lợi cho khách đến được dễ dàng. Làm thế nào đến được chỗ

đã định? Đây là câu hỏi đầu tiên mỗi người đặt ra trước khi đi. Vì vậy, nên gửi

kèm theo giấy mời sơ đồ đường đi tới các điểm mốc dễ nhận thấy, những chỉ

dẫn về bãi đỗ xe, thậm chí nên tổ chức một bộ phận giữ trật tự giúp cho việc

đi lại được nhanh chóng (những dự phòng này tùy thuộc vào địa điểm hoàn

cảnh và tầm quan trọng của hội nghị). Tại các hội nghị (tiệc chiêu đãi) khách

được mời đến cùng một giờ, họ thường đến tập trung một lúc nên cần bố trí

hợp lý khâu đón khách.

Trong trường hợp hội nghị được tổ chức tại 1 phòng của tòa nhà rộng

lớn thì nên bố trí nhân viên lễ tân đứng ở tiền sảnh có biển chỉ dẫn để đón

chào khách và giúp họ đi đến đúng chỗ. Những người này có nhiệm vụ giúp

khách đi vào phòng hội nghị (phòng tiệc) được dễ dàng và tỏ rõ sự đón tiếp

thịnh tình đầu tiên (không bắt buộc).

- Chủ nhân và khách mời:

Nếu hội nghị (tiệc chiêu đãi) có số lượng khách lớn, chủ nhân đứng ở

lối vào phòng cùng một người trung gian (cán bộ lễ tân hoặc đối ngoại, nhân

viên văn phòng - người biết rõ danh sách khách mời) làm nhiệm vụ giới thiệu

để giúp chủ nhân đón tiếp khách. Sau một khoảng thời gian, khi phần lớn

khách mời đã tới, chủ nhân sẽ thôi không đón tiếp ngoài cửa nữa mà chỉ để

người trung gian đứng ở lối vào để đưa khách đến muộn vào chỗ. Chủ nhân

sẽ nhập vào đám đông hoặc đứng với khách danh dự. Có những hội nghị

quan trọng, ngoài chủ nhân ra phải thiết lập "hàng đón tiếp" bao gồm các

đồng nghiệp, trợ lý có cấp bậc cao (tùy thuộc vào thứ bậc lễ tân.)

5.2.2. Giới thiệu khách với nhau

Sau khi đón tiếp, chủ nhân phải tạo điều kiện thuận lợi cho khách có

thể dễ dàng làm quen với nhau. Cử chỉ gần giũi, thân mật diễn ra như một

thời điểm bản lề, tạo điều kiện để hội nghị (buổi chiêu đãi) diễn ra tốt đẹp. Tuy

nhiên thời gian giới thiệu bao giờ cũng hạn chế bởi vậy nên sử dụng thời gian

đó sao cho tốt nhất để phục vụ cho mục tiêu cao nhất.

- Giới thiệu ngắn gọn

Một động tác "phá vỡ sự im lặng" phải ngắn gọn. Thông lệ là nêu lần

lượt tên và chức danh mọi người. Để tiết kiệm thời gian không cần phải nhắc

thêm chức danh và tên khi đảo người được giới thiệu với người cần giới

thiệu. Việc giới thiệu họ và tên cùng chức danh là cách làm tốt nhất vì mọi

người rất nhậy cảm với cách xưng hô này. Điều đó giúp cho cả khách và chủ

đều thoải mái.

Trong những hội nghị (tiệc) lớn để làm cho việc giới thiệu nhanh hơn

khi nhiều người cần giới thiệu đang xếp hàng đợi hoặc vì quên không nhớ tên

người đó thì chỉ cần nêu chức danh thôi cũng được, không nên do dự khi phải

điều chỉnh lời giới thiệu trong chừng mực vẫn có thể đạt được mục tiêu cần

làm.

Tuy nhiên nếu phải lựa chọn giữa nêu chức danh và tên thì nêu chức

danh cần thiết và tốt hơn vì:

+ Giới thiệu chức danh gây sự chú ý với người có chức vụ tương tự

nhất là khi có khách người nước ngoài.

+ Giới thiệu chức danh giúp cho thuận tiện hơn trong việc chọn người

nói chuyện có lợi nhất cho mình.

+ Giới thiệu chức danh giúp cho khơi mào câu chuyện.

+ Với chức danh của người đó ta có thể dễ dàng hỏi quý danh của họ

và tạo cảm nghĩ rằng ta quan tâm đến người đó với tư cách cá nhân chứ

không chỉ chức vụ.

Trong quan hệ thân tình, chức danh ít quan trọng bởi vậy chỉ cần giới

thiệu đơn giản tên và một vài lời đủ để mọi người nói chuyện với nhau.

- Thứ bậc trong giới thiệu

Thông thường, người ít quan trọng phải được giới thiệu với người quan

trọng hơn. Cụ thể:

+ Cấp dưới với cấp trên.

+ Người sở tại với khách.

+ Bạn bè thân thiết với những người ít thân thiết.

+ Người mới tới với người đến trước.

Theo phép lịch sự nên giới thiệu nam với nữ, ngoại trừ chính khách, thủ

trưởng, chức sắc giáo hội, bộ trưởng, đại sứ hoặc khách danh dự.

Theo phép lịch sự người được giới thiệu và người đón tiếp có nghĩa vụ

giơ tay ra bắt. Nhưng phụ nữ thông thường chủ động giơ tay ra cho người

đàn ông bắt.

Tự giới thiệu:

Ngoài việc chủ nhân lịch sự lo sao cho khách mời được giới thiệu với

nhau thì khách cũng phải chủ động giới thiệu nếu cần. Nếu như hoàn cảnh

không cho phép được giới thiệu với những khách khác thì khách nên tự giới

thiệu lấy để hòa nhập với mọi người. Vậy bằng cách nào? Người cần tự giới

thiệu tiền lại gần một người khách và nói "xin chào, tôi tin rằng chúng ta chưa

được giới thiệu phải không?" và chìa tay ra làm quen đồng thời nói "tôi tên

là....(nói cả họ và tên)". Theo thói quen thì người được chào trả lời ngay bằng

cách tự giới thiệu.

5.3. Ngôi thứ và xếp chỗ khách

Bố trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo ngôi thứ và cấp bậc là

những việc tế nhị nhất trong công tác lễ tân. Ai sẽ ngồi ở bàn danh dự và ở vị

trí nào? sắp xếp khách ngồi ra sao?

Ai phát biểu trước? Ai phát biểu sau? vấn đề ngôi thứ và chỗ ngồi

không những bảo đảm cho một buổi lễ diễn ra có tổ chức, trang trọng mà còn

nói lên lí do, mục đích của hội nghị. Việc hiểu biết những quy tắc cơ bản nhất

sẽ giúp chúng ta xử lý những tình huống hay gặp nhất.

5.3.1. Ngôi thứ

Bất kể chế độ chính trị nào (chuyên chế hay dân chủ), môi trường nào

(đơn giản hay phức tạp), chính thức hay không chính thức; công hay tư thì

bao giờ người được công nhận là quan trọng nhất cũng được xếp vào vị trí

được coi là hàng đầu.

Trong chính giới thường có một văn bản quy định ngôi thứ. Tuy nhiên

trong nhiều trường hợp một quy tắc bất thành văn cũng có giá trị được áp

dụng vì nó được thừa nhận như vậy. Truyền thống và các tiền lệ - cái gọi là

tập quán cũng được chú ý nhiều để xác lập cấp bậc của mỗi người. Mỗi quy

định lễ tân muốn đươc tôn trọng phải phù hợp với xu thế của xã hội và những

biến đổi tác động đến xã hội. Mỗi tình hình mới xảy ra đều kéo theo tiền lệ

mới làm thay đổi những ngôi thứ đã định và sự tôn trọng. Các quy tắc về ngôi

thứ không phải là bất biến và đồng nhất. Sau đây sẽ xem xét đến một số yếu

tố chính khi xác định ngôi thứ:

- Thứ tự chính thức của ngôi thứ

Các nhà nước thường đặt ra một trật tự chính thức với ngôi thứ chính

thức quy định cấp bậc của các nhân vật. Những danh sách quy định lễ tân

này không thể nêu hết thứ bậc xã hội nó chỉ được tuân thủ chặt chẽ đối với

những dịp khánh tiết có tính chất nhà nước. Những nhân vật có ngôi thứ

được công nhận sẽ được dành những vinh dự cao. Tuy nhiên có trường hợp

có vị khách không dự kiến trước trong trật tự ngôi thứ, nhưng sự có mặt của

người này là cần thiết do tính chất của hội nghị.

Ví dụ: một buổi lễ trao phần thưởng cho một nhóm người có thành tích

đặc biệt thì ngay cả những người thân của họ cũng có thể được tiếp đón

trọng thị, được xếp trên một số nhân vật có trong danh sách ngôi thứ chính

thức, cần chú ý là một hoạt động (hội nghị hoặc buổi tiệc) khi tổ chức ra phải

có lý do chính đáng, cần đối chiếu với lý do đó để xác định ngôi thứ áp dụng

cho thích hợp. Trong một hội nghị làm thế nào để cho các bên tham gia có thể

có đàm phán có tổ chức và bình đẳng. Nhưng ở các bữa tiệc thì lại khác: việc

bố trí chỗ ngồi cho một vị khách phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện,

cương vị được bầu hay bổ nhiệm, tuổi tác, danh tiếng... Do đó ngôi thứ là một

công cụ giao tiếp cần được vận dụng một cách thỏa đáng.

- Sự bình đẳng giữa các nhà nước

Các nhà nước có chủ quyền bình đẳng với nhau. Nguyên tắc này bao

hàm việc xác định những tiêu chuẩn khách quan để xác lập ngôi thứ của các

nguyên thủ quốc gia, các phái đoàn với nhau. Nếu nhiều nguyên thủ quốc gia

dự một buổi lễ thì ngoài nguyên thủ nước chủ nhà, họ sẽ có vị trí tương xứng

với ngày họ nhận chức (đó là ngôi thứ cá nhân). Do đó không có gì ngạc

nhiên là nguyên thủ của một quốc gia nhỏ lại đứng ngang hàng với nguyên

thủ của một nước lớn. Tuy nhiên trong một số trường hợp các tiêu chuẩn

khác có thể được nêu ra. Ví dụ: tại đám tang của Nhật hoàng, quyền ưu tiên

được dành cho các vị đại diện của các nước mà Nhật hoàng đã đến thăm.

Hoặc tại hội nghị quốc tế, các phái đoàn ngồi theo tiêu chuẩn trung lập: cách

phổ biến nhất là xếp chỗ các phái đoàn của các nước theo thứ tự Alphabe

hoặc rút thăm.

- Nguyên tắc tôn ti, trật tự: người cấp bậc cao hơn ngồi trước người

cấp bậc thấp hơn.

Bất kỳ xã hội hay tổ chức nào được coi là bình đẳng nhất cũng không

thể bỏ qua nguyên tắc tôn ti, trật tự.... Bình đẳng trước pháp luật là một

chuyện còn bình đẳng về tư cách lại là chuyện khác.

- Ngôi thứ không ủy quyền

Nguyên tắc này có nghĩa là một người khi đại diện cho một người khác

thì không thể không được đối xử như người mình đại diện cho họ. Để có một

vinh dự như nhau, người thay thế phải cùng cấp. Có thể có ngoại lệ đối với

nguyên thủ quốc gia vì chỉ có một nguyên thủ nên không thể có người cùng

cấp.

- Nguyên tắc nhường chỗ

Thông thường chủ một buổi lễ hay bữa tiệc ngồi vị trí số 1. Ngồi bên

phải hay trước mặt chủ nhà là vị khách có cấp bậc cao nhất. Song nguyên tắc

này không bất di bất dịch mà sẽ có sự thay đổi khi chủ nhà tiếp một nhân vật

có cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự nhường chỗ cho khách.

Ví dụ: một bộ trưởng khi tiếp một thủ tướng chính phủ sẽ ngồi bên phải

khách. Khi tiếp một thủ tướng nước ngoài có một bộ trưởng tháp tùng thì vị

Thủ tướng ngồi giữa, bên phải là vị bộ trưởng tháp tùng còn bản thân ông

ngồi bên trái Thủ tướng.

- Dân biểu

Khi cấp bậc của họ không được xác định bằng một sắc lệnh, các dân

biểu cùng cấp được xếp theo thâm niên được bầu. Các cựu thị trưởng, nghị

sỹ được sắp xếp sau những người đương chức, cùng chức vụ.

- Tuổi tác và thâm niên

Tuổi tác và thâm niên là hai tiêu chí tương tự để xác lập ngôi thứ.

Người nhiều tuổi được xếp trên người ít tuổi, đó là sự tôn trọng được chấp

nhận phổ biến, về thâm niên, hai người có cương vị như nhau, người có thâm

niên lâu hơn được ưu tiên. Nếu thời gian thâm niên như nhau, người nhiều

tuổi hơn được xếp trước. Người tiền nhiệm xếp sau người đương nhiệm,

người giữ cương vị danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế.

- Khách nước ngoài

Khách nước ngoài được xếp trước khách chủ nhà trong buổi lễ, họ

được dành một vị trí ưu đãi. Vị trí của từng người trong một phái đoàn của

người nước ngoài do chính quyền nước đó xác định.

- Lịch sự với phụ nữ

Một cử chỉ đẹp là nam giới thường lịch sự nhường chỗ cho phụ nữ. Tuy

nhiên trong khung cảnh của một hoạt động chính thức một quan chức cao

cấp vẫn giữ vị trí lễ tân của mình, ông ta chỉ nhường chỗ khi người phụ nữ có

cùng cấp.

- Các cặp vợ chồng

Tại một buổi lễ (hay buổi biểu diễn) người ta có thể xếp các cặp vợ

chồng ngồi với nhau theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời.

- Các nhân vật tôn giáo

Nguyên tắc này có sự vận dụng khác nhau ở từng nước: một số nước

không có vị trí lễ tân nào dành cho các nhân vật tôn giáo, một số nước lại

dành cho họ một số vị trí cụ thể. Quy tắc chung là trong các buổi lễ, các chức

sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự.

- Những người có huân huy chương và các nhân vật khác

Đôi khi có những hội nghị khi sắp đặt ngôi thứ cho những khách mời,

người ta cũng chú ý đến những người có huân, huy chương hay những

người được trao những giải đặc biệt. Có thể ưu tiên đối với những nhân vật

có uy tín trong các lĩnh vực khoa học, nghệ thuật, văn học, kinh doanh,... mà

tên tuổi của họ đã được khẳng định.

Ngoài những yếu tố để xếp ngôi thứ trên, người ta còn dùng thứ tự chữ

cái để xác định ai trước, ai sau. Đây không phải là trật tự ngôi thứ mà áp dụng

để thực hiện sự bình đẳng giữa các đại biểu, phái đoàn hay quốc gia. Ngôn

ngữ lựa chọn sẽ là ngôn ngữ nơi diễn ra hội nghị hoặc ngôn ngữ chính thức

của tổ chức hay một ngôn ngữ khác do các bên thỏa thuận.

5.3.2 Cách sẳp xếp chỗ ngồi

- Vị trí khách ngồi

Theo thông lệ, người ta xếp người quan trọng nhất ở bên phải chủ

nhân rồi người quan trọng thứ hai ngồi bên trái và cứ như thế xen kẽ tiếp

theo. Tuy nhiên nếu chủ và khách vì lý do thể chất nào đó (ví dụ thuận tay trái

hay nặng tai) thì người ta có thể bố trí ngồi đối diện nhau hoặc thay đổi vị trí

và kín đáo thông báo cho các vị khách khác.

- Bố trí chỗ ngồi tại hội nghị

Sắp xếp một phòng hội nghị sẽ có ảnh hưởng đến tiến trình hội nghị.

Phòng họp phải đủ rộng để có cự ly thuận tiện cho các đại biểu và những

người tháp tùng đi lại dễ dàng. Tên và chức danh của các khách mời đại biểu

được ghi ở cả hai mặt của tấm biển tên đặt ở trên bàn để mỗi đại biểu tìm

được chỗ của mình và mọi người biết đại biểu đó là ai? Hình dạng của các

bàn và việc bố trí chúng sẽ được lựa chọn theo số lượng các đoàn đại biểu,

sự có mặt hay không của chủ tọa buổi họp, của thư ký và các chuyên viên...

Việc xếp chỗ cho các phái đoàn phải đáp ứng yêu cầu giao tiếp với nhau và

tuân theo các quy tắc về ngôi thứ và xếp chỗ đã nêu trên.

5.3.3. Chỗ ngồi trên lễ đài

Tại một số hội nghị, một số nhân vật quan trọng sẽ được mời lên lễ đài

danh dự. Cách tốt nhất là xếp trước các nhân vật theo thứ tự sẽ ngồi và xếp

hàng đi lên lễ đài.

* Bố trí chỗ ngồi tại bữa tiệc.

Một căn phòng đẹp ánh sáng tốt làm nổi bật các vị khách, bàn ăn trang

trí hấp dẫn, bộ đồ ăn sáng loáng, sự phục vụ hoàn hảo, món ăn đồ uống

ngon... đều chưa phải là yếu tố bảo đảm cho một bữa tiệc thành công.

Vấn đề quan trọng là phải bố trí chỗ ngồi thích hợp. Tại một bữa tiệc,

mối quan hệ giữa các thực khách là một mối quan hệ thoải mái, dễ chịu giữa

những người ngồi cùng bàn ăn. Ngoài những quy định về ngôi thứ như đã nói

ở trên còn phải chú ý đến một số điểm cụ thể như:

- Chú ý đến những điểm tương đồng: trong chừng mực không phải đảo

lộn, người ta có thể xếp chỗ ngồi cùng bàn những người có quan tâm chung.

Ví dụ có cùng mối quan tâm đến thời sự quốc tế, chính trị trong nước...

- Xen kẽ nam, nữ: cần xếp nam, nữ xen kẽ tuy rằng không phải bao giờ

cũng thực hiện được.

- Tách các cặp vợ chồng: quy tắc xen kẽ nam nữ đi cùng quy tắc tách

các cặp vợ chồng tại bàn ăn. Nếu có nhiều bàn thì mỗi người ngồi một bàn

khác nhau. Nếu ngồi xa nhau tại một bàn hình chữ nhật thì cần bố trí vợ

chồng ngồi cùng một phía. Bố trí như vậy sẽ tránh được cả hai trường hợp:

hoặc là vợ chồng chỉ nói chuyện với nhau trong bữa ăn mà quên người khác

hoặc là coi nhẹ nhau không quan tâm đến nhau như đối với người khác. Tuy

nhiên trong trường hợp bữa tiệc do vợ chồng chủ trì thì vợ chồng phải ngồi

bên nhau (ví dụ: tiệc cưới).

- Sự có mặt của khách nước ngoài: cần lập sơ đồ bàn ăn xen kẽ cả

khách trong nước và khách nước ngoài, cố gắng xếp khách trong nước nhiều

hơn khách nước ngoài và không để khách nước ngoài ngồi đầu bàn.

- Ngôn ngữ: khả năng về ngôn ngữ của mỗi người cũng phải tính đến.

Điều tồi tệ nhất là xếp một ông khách giữa hai người không nói được ngôn

ngữ của khách.

* Phương pháp bố trí khách ở bàn tiệc

Có thể có nhiều loại bàn: bàn hình chữ nhật, bàn hình bầu dục, bàn

hình tròn, hình vuông, hình chữ T... Tuỳ theo loại bàn, số lượng người tham

dự mà có các cách sắp xếp chỗ khác nhau.

- Bàn hình chữ nhật: với bàn hình chữ nhật có nhiều khách ngồi hai

bên, chủ toạ bàn ăn hoặc ngồi ở giữa hoặc ngồi ở đầu bàn.

+ Chủ toạ ngồi ở giữa bàn (kiểu Pháp): chủ và khách danh dự ngồi đối

diện nhau giữa bàn. Vị trí của các khách khác (theo ngôi thứ) như sau:

- Vị trí thứ 1: ở bên phải chủ toạ.

- Vị trí thứ 2: ở bên phải khách danh dự.

- Vị trí thứ 3: ở bên trái chủ toạ.

- Vị trí thứ 4: ở bên trái khách danh dự.

- Vị trí thứ 5: ở bên phải thứ 2 của chủ.

- Vị trí thứ 6: ở bên phải thứ 2 của khách danh dự.

Cứ theo nguyên tắc ở bên phải, bên trái chéo nhau thế mà sắp xếp

khách đến người cuối cùng. (Hình 3, 4, 5, 6).

+ Chủ toạ ngồi ở hai đầu (kiểu Anh): theo kiểu này chủ toạ và khách

danh dự ngồi ở đầu bàn ăn còn các khách mời khác được xếp hai bên theo

sơ đồ kiểu Pháp (Hình 7, 8, 9, 10).

- Bàn tròn: đây là loại bàn phổ biến hiện nay, nó phù hợp với xu hướng

khuyến khích giao tiếp hơn là biểu tượng ngôi thứ. Đối với bàn tròn có các

cách xếp:

+ Cách 1: khách danh dự và chủ toạ ngồi cạnh nhau (thích hợp với

trường hợp số người tham dự chẵn hoặc lẻ) (Hình 11, 12).

+ Cách 2: khách danh dự và chủ toạ ngồi đối diện (thích hợp với trường

hợp số người tham dự chẵn) (Hình 13).

+ Cách 3: hai đồng chủ nhân ngồi đối diện với nhau, cách mời xếp bên

phải và bên trái mỗi người (số người dự phải chẵn) (Hình 14).

+ Cách 4: hai đồng chủ nhân ngồi chếch nhau. Khách số 1 xếp bên

phải chủ nhân, khách số 2 xếp bên phải đồng chủ nhân (số người dự phải

chẵn) (Hình 15).

- Bàn vuông: mọi phương án với bàn hình chữ nhật và bàn tròn đều áp

dụng được cho bàn vuông, song kiểu bàn này có ưu điểm hơn là có thể bố trí

được 4 chủ nhân cùng một bàn (Hình 16, 17, 18).

Trên đây là một số kiểu mẫu sắp xếp chỗ ngồi của khách ở bàn tiệc.

Trường hợp trong bữa tiệc có cả khách nam, nữ, các cặp vợ chồng, khách

nước ngoài thì cần vận dụng theo các nguyên tắc nam và nữ, khách nước

ngoài và trong nước, tách các cặp vợ chồng như đã nêu ở trên.

6. Phát biểu

6.1. Vai trò của các bài phát biểu

Giấy mời và bài phát biểu là hai phương tiện được sử dụng nhằm mục

đích thông tin. Trong các hoạt động chính thức, phát biểu có vị trí quan trọng

mang tính chất trọng thể thu hút sự chú ý của các đại biểu. Ngay trong bữa

tiệc chiêu đãi, khách biết rằng họ được mời dự vì ít nhiều có đóng góp vào sự

phát triển quan hệ giữa hai bên và họ có thể đánh giá chất lượng của mối

quan hệ này qua lời phát biểu của vị chủ trì buổi tiệc. Căn cứ vào lời phát biểu

đó khách mời sẽ phản ứng cùng các khách mời khác, hiểu được quan hệ của

người khác và điều chỉnh chính sách của cơ quan hay doanh nghiệp mà họ

đại diện. Tuy nội dung phát biểu trong các hội nghị, các cuộc chiêu đãi không

phải lúc nào cũng phản ánh đầy đủ toàn bộ những điều người ta muốn nói,

nhất là khi đề cập đến vấn đề tế nhị. Nhưng giọng nói, ám chỉ, hàm ý không

nói ra nhưng ai cũng hiểu, thậm chí thời gian phát biểu dài hay ngắn đều

chứa đựng những ý nghĩa nhất định. Phát biểu đôi khi còn bao hàm ý nghĩa

tôn trọng hay vinh dự, cam kết tham gia hoặc tổng kết một hoạt động như

nhân dịp trao huân chương, cắt băng khánh thành... như vậy sẽ tôn thêm

phần quan trọng của sự kiện. Vì vậy trong các hội nghị các buổi chiêu đãi ai

sẽ phát biểu, phát biểu vấn đề gì, vào lúc nào, theo trình tự ra sao, người chủ

trì và ban tổ chức phải quyết định toàn bộ các vấn đề đó trước khi diễn ra

hoạt động.

6.2. Ai phát biểu? Trình tự phát biểu?

Có những hội nghị diễn giả và bài thuyết trình đã được xác định trong

chương trình từ trước, ví dụ như các buổi hội thảo, các buổi nói chuyện theo

chủ đề. Nhưng có những hội nghị (ví dụ: khánh thành đường cao tốc, đón vận

động viên đạt huân chương... bữa tiệc chiêu đãi...) chọn ai phát biểu và trình

tự ưu tiên nào là vấn đề không đơn giản nhưng lại phải giải quyết càng sớm

thì càng giúp cho ban tổ chức thuận lợi và bản thân diễn giả có sự chuẩn bị

chu đáo.

Phát biểu và nội dung của bài phát biểu thể hiện quyền lực. Do đó lựa

chọn ai phát biểu và phát biểu như thế nào phải bảo đảm quán triệt tư tưởng

đó. Nhưng đáng tiếc là không phải diễn giả nào cũng đáp ứng được ý muốn

của mình bởi vì ban tổ chức không thể áp đặt được. Vì vậy ban tổ chức phải

định hướng chủ đề phát biểu trước cho các diễn giả. Vậy ai phát biểu và trình

tự phát biểu như thế nào? Có 4 nguyên tắc chỉ đạo sau đây:

- Nguyên tắc 1: người được coi là nắm giữ vị trí ít quan trọng hơn cả

trong quan hệ thứ bậc sẽ phát biểu đầu tiên trong khi phần kết thúc sẽ do

người giữ trọng trách cao nhất đảm nhận.

- Nguyên tắc thứ 2: vị chủ lễ là người tiếp đón nên sẽ là người phát

biểu đầu tiên, tiếp theo là lời đáp lễ của vị khách mời.

- Nguyên tắc thứ 3: mỗi cơ quan, tổ chức chỉ cần một người đại diện

đứng lên phát biểu. Việc có tới hai hoặc ba người phát biểu nhân danh một

cơ quan cho thấy có dấu hiệu phân tán quyền lực hoặc lơi lỏng trong việc

thực thi quyền lực. Còn nếu vì lý do nội bộ nào đó mà có tới hai vị đại diện

một cơ quan phát biểu thì người giữ chức vụ thấp hơn đảm nhận vai trò chủ

lễ hoặc giới thiệu khách chủ và không thể đánh đồng với vai trò của diễn giả

chính.

- Nguyên tắc thứ 4: việc sắp xếp trình tự phát biểu trong một buổi lễ

cũng như tạo dựng một cuộc đối thoại trong đó mỗi bài phát biểu là một phần

của tổng thể, liên kết chặt chẽ với nhau và cùng phục vụ cho nội dung chính

của buổi lễ.

6.3. Hạn chế số diễn giả

Đối với các hội nghị có tính chất chuyên đề, hội thảo... ban tổ chức ít

phải lo lắng tới việc hạn chế số diễn giả phát biểu vì khách đến dự với mục

đích để nghe diễn giả trình bày. Còn các buổi tiệc chiêu đãi khách tới dự

không phải chỉ để nghe mà còn bày tỏ quan điểm đồng tình với vấn đề được

nêu và để gặp gỡ trao đổi ý kiến giữa họ với nhau. Nếu cứ để tự do phát biểu

thì sẽ lâm vào tình trạng quá nhiều diễn giả, mất nhiều thời gian, khách sẽ

không còn thời gian tiếp xúc, làm quen, sẽ mệt mỏi và như vậy, mục đích

chính của buổi lễ không đạt được. Vậy làm thế nào để hạn chế số diễn giả?

Dưới đây là một số chỉ dẫn:

- Chỉ phát biểu khi được mời: diễn giả phải phù hợp với tính chất của

buổi lễ là người trực tiếp liên quan đến sự kiện buổi lễ. Cách làm tốt nhất là

cho mọi người biết rõ sự có mặt của quan khách đó (bằng cách xếp ngồi vị trí

danh dự hoặc giới thiệu rõ tên).

- Hoạt động chào mừng một sự kiện: có thể là công việc chung với sự

đóng góp của nhiều người. Nhưng phát biểu đại diện cho tất cả mọi người chỉ

dành cho người có vai trò chủ chốt. Người có trọng trách cao nhất của mỗi cơ

quan sẽ là người duy nhất thay mặt cơ quan phát biểu.

- Không thể đề nghị một người phát biểu chì vì muốn làm hài lòng

người đó: trong hoạt động lễ tân sở dĩ một người đứng lên phát biểu là do

nghĩa vụ của anh ta phải làm và có thanh thế gây ảnh hưởng với người nghe.

- Nên soạn thảo, in ấn, phân phát chương trình buổi lễ để mọi người

biết nội dung chương trình.

6.4. Ấn định thời gian phát biểu của các diễn giả

Trong khuôn khổ thời gian có hạn của buổi hội nghị hoặc tiệc chiêu đãi

việc hạn chế số diễn giả là chưa đủ mà cần phải ấn định thời gian phát biểu

dành cho mỗi diễn giả. Nếu khách tham dự đứng nghe thì thời gian phát biểu

không nên dài quá 20 phút. Vượt quá thời gian này khách sẽ bị phân tán, khó

chịu và thích quay ra bắt chuyện với người bên cạnh. Có thể khống chế thời

gian cho diễn giả bàng cách ghi trong chương trình, thông báo trước cho diễn

giả thời gian dành cho bài phát biểu của họ. Nếu cần thiết cần thông báo lại

thời gian phát biểu khi gặp gỡ các diễn giả trước khi lên diễn đàn. Tuy nhiên

phải thừa nhận là rất khó đòi hỏi một quan khách cao cấp tuân thủ đúng thời

gian quy định, khi mà niềm phấn chấn, ý nghĩa quan trọng của nội dung cần

truyền đạt thúc đẩy ông ta cố gắng đến mức cao nhất thể hiện tài năng của

mình.

Nội dung bài phát biểu: tuỳ theo chủ đề của từng hội nghị, cuộc chiêu

đãi mà nội dung của bài phát biểu sẽ khác nhau. Ở đây chỉ đề cập tới bài phát

biểu khai mạc, lời chúc rượu của người điều khiển chương trình tại hội nghị.

Một bài phát biểu được đánh giá cao là bài mặc dù đã được chuẩn bị trước

nhưng khi trình bày theo kiểu ứng khẩu. Nhưng nếu không quen trình bày

như vậy và có thể bỏ qua những ý quan trọng làm lu mờ sự kiện trong khi cần

phải đề cao nó thì nên đọc bài diễn văn đã chuẩn bị trước. Sự ứng khẩu “xuất

sắc” đòi hỏi phải có nhiều kinh nghiệm và thói quen qua thực tế. Dưới đây là

một số điểm chủ yếu làm cơ sở cho việc chuẩn bị điều chỉnh bài phát biểu

theo hoàn cảnh cụ thể.

- Trước hết phải có lời chào mừng chủ toạ, cám ơn chủ tọa đã đến

tham dự và cám ơn đã dành cho mình vinh dự được phát biểu; chào mừng

khách mời, đại biểu... là đối tượng đón tiếp. Vấn đề là chào mừng ai và theo

trình tự nào? Liệu có phải lần lượt nêu tên và chức danh của tất cả các vị

quan khách cùng với việc hướng mắt về phía họ sau mỗi lời giới thiệu? Xu

hướng chung hiện nay là nói ngắn gọn và đơn giản. Một vài thông lệ có thể

áp dụng:

+ Chỉ nêu chức danh mà không nêu tên. Điều này bảo đảm được yêu

cầu lễ tân là ngắn gọn đồng thời tránh được sự nhầm lẫn tên riêng.

+ Gọi theo nhóm, ví dụ: thưa các đồng chí đại diện cho phòng...

+ Riêng đối với chủ lễ, khách mời danh dự và nhân vật trung tâm, quan

trọng người phát biểu cần nêu rõ tên và chức danh của họ.

+ Việc giới thiệu chào mừng khách được sắp xếp theo trình tự ngược

lại so với trình tự khách lên phát biểu. Trước hết là người giữ chức vụ quan

trọng nhất sau đó là các quan khách khác theo thứ tự từ cao xuống thấp.

- Lời vào đề: thường bắt đầu bằng việc nhấn mạnh mục đích của hội

nghị: nhắc lại bối cảnh, lý do, mục đích cần đạt, đôi khi còn cả nguồn gốc dẫn

đến kết quả này. Nếu cần thiết nên ca ngợi sự đóng góp tích cực của một

nhân vật vào sự kiện (dù nhân vật đó có mặt hay không có mặt tại hội nghị).

- Nội dung chính của bài phát biểu: diễn giả phải khẳng định ý tưởng

chung của mọi người tham gia hội nghị, động viên lôi cuốn mọi người cùng

hưởng ứng.

- Phần kết luận của bài phát biểu: phải đề cập đến khả năng tiếp theo

của sự kiện, mở ra một triển vọng tương lai. Có thể trình bày dưới dạng mong

ước hay một lời chúc thực sự thu hút mọi người.

7. Phục vụ khách trong bữa tiệc chiêu đãi

Mời khách dự tiệc là đỉnh điểm của xã giao, thể hiện sự tôn trọng của

chủ đối với khách đồng thời là biểu hiện tốt nhất của quan hệ thân thiện, hoà

hợp giữa các bên. Bằng sự hiện diện của mình, mỗi thực khách bày tỏ sự

quan tâm của mình đối với lý do của sự kiện, chứng tỏ sự quý mến, tôn trọng

của mình đối với chủ tiệc. Một bữa ăn luôn tạo điều kiện thuận lợi cho đối

thoại, một cuộc chiêu đãi luôn là biểu hiện của tình bằng hữu, thân thiện hoặc

sự hiểu biết lẫn nhau đang được kiếm tìm. Vì vậy, người ta rất quan tâm đến

việc tổ chức bữa tiệc một cách chu đáo. Danh sách khách mời, một sơ đồ

bàn tiệc (đã trình bày ở trên) trang trí phòng tiệc, thực đơn, sự phục vụ... đều

là các phương tiện hữu ích đối với thông điệp cần chuyển tới khách. Trong

phần này chỉ đề cập tới một số vấn đề cơ bản về phục vụ khách tại bàn tiệc.

Việc phục vụ khách tại bàn tiệc chứng tỏ chất lượng đón tiếp của chủ

tiệc. Mỗi một khách mời có thể đánh giá ngay được mức độ quan tâm của

chủ tiệc dành cho mình.

7.1. Khi nào phục vụ khách?

Tại một cuộc chiêu đãi chính thức, người ta bắt đầu phục vụ khách sau

các bài phát biểu (nếu có). Nếu vì lý do nào đó, các bài phát biểu bị chậm quá

20 phút thì có thể bắt đầu phục vụ đồ uống. Vì vậy, cần đặt một số bàn nhỏ

trong phòng để đặt đồ uống, ly cốc. Trong lúc các diễn giả đang phát biểu cần

tuyệt đối tránh gây ra tiếng va chạm ly, cốc hoặc tiếng nổ của nút chai. Nếu

không có bài phát biểu nào trong buổi chiêu đãi thì người ta sẽ phục vụ đồ ăn

uống ngay khi khách đến một cách ân cần đối với mọi người.

7.2. Ngôi thứ trong phục vụ

Trong một yến tiệc chiêu đãi có nhiều khách, cần phục vụ chủ và khách

danh dự cùng một lúc, tiếp đến là khách mời ngồi bên phải rồi bên trái họ và

cứ tiếp tục như vậy cho đến bàn cuối cùng.

Khi một bữa tiệc dù là chính thức được tổ chức tại nhà riêng hoặc ở

nhà hàng với số lượng khách ít, trước tiên phục vụ các bà theo trật tự ngôi

thứ giảm dần cuối cùng là bà chủ và tiếp đến phục vụ các ông cũng theo

nguyên tắc ngôi thứ giảm dần và cuối cùng là ông chủ.

7.3. Phục vụ khách như thế nào?

Tại bàn tiệc, nhân viên phục vụ đi lại phục vụ giữa các bàn tiệc theo

một trình tự nhất định. Có thể có các cách phục vụ thức ăn cho khách như:

hoặc là thức ăn đặt nhiều trên khay và tiếp thức ăn cho khách hoặc là các đĩa

thức ăn được đặt trên bàn, khách tự lấy. Dù áp dụng kiểu nào thì điều quan

trọng là thức ăn phải nóng (nếu là các món ăn nóng). Điều này góp phần làm

cho bữa tiệc thành công, lưu ý ngược lại nếu nóng quá đôi khi cũng gây phiền

toái cho khách. Bữa tiệc thành công phải diễn ra êm đẹp trong sự thanh thản.

Phục vụ phía nào? đây là nghệ thuật giao tiếp tế nhị. Trong phần lớn

các trường hợp tính lôgic quyết định phục vụ phía nào. Ví dụ nếu đĩa bánh mỳ

đặt ở phía bên trái, người phục vụ bánh mỳ đứng ở phía đó. Nước khoáng,

rượu, hoa quả được phục vụ phía phải vì phía đó là nơi đặt cốc ly. Món ăn

phía bên phải hay bên trái? Các chuyên gia lễ tân khuyên nên tuân theo

nguyên tắc: nếu đĩa đã có thức ăn thì phục vụ phía phải khách, nếu khách

phải gắp thức ăn trong các đĩa thì phục vụ phía trái khách còn nước chấm và

gia vị cũng phục vụ phía trái khách. Khi dọn bàn, thu dọn bộ đồ ăn uống bên

phía chúng được đặt. Những thứ đặt trước mặt khách nhất là đĩa ăn được thu

dọn phía phải khách.

Còn phục vụ đồ uống? rượu, nước khoáng, nước ngọt được phục vụ từ

phía phải khách. Nếu phục vụ rượu chỉ nên rót nửa ly để hương vị của rượu

toả ra, tránh rót đầy quá khách có thể làm rớt ra khăn bàn khi đưa ly rượu lên

mừng.

7.4. Với những khách đến muộn

Những người đến muộn buộc mọi người phải chờ đợi, lo lắng thậm chí

cáu gắt. Trong lúc chờ đợi chủ tiệc phải nghĩ cách sắp xếp lại sơ đồ bàn ăn,

không sao nhãng việc quan tâm đến những vị khách đã có mặt. Bản thân

khách đến muộn làm giảm ý nghĩa của việc mình đến dự tiệc nên nếu vì lý do

không thể cưỡng được phải đến muộn trên 20 phút thì cần phải thông báo

trước. Quá 30 phút chủ tiệc được phép mời khách vào bàn ăn. Người đến

muộn nếu cuối cùng vẫn có mặt thì buộc phải chấp nhận chỗ ngồi thấp hơn

chỗ phù hợp với địa vị của mình: chỗ trống ở đầu bàn hoặc chính vì ông ta

mà phải đặt thêm ghế ở đầu bàn và cũng vì đến muộn mà khách phải tự hài

lòng với những gì đang phục vụ như không thể đòi món khai vị khi mọi người

đã dùng món chính.

Chương 7. TỔ CHỨC HỘI HỌP, HỘI NGHỊ

Hội họp, hội nghị là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền

dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào quản lý nhà nước,

quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác. Đồng thời còn là hình thức nhằm

thông báo trao đổi, bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành

động đê giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm.

Làm thế nào để tổ chức các cuộc hội nghị với chi phí, thời gian ít nhất nhưng

lại có thể thu được kết quả cao nhất. Chương này sẽ đề cập đến một số nội

dung cơ bản của nghiệp vụ tổ chức hội nghị ở các cơ quan, đơn vị.

1. Những vấn đề chung về hội họp, hội nghị

1.1. Mục đích, ý nghĩa của hội họp, hội nghị

Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu ở các cơ

quan, tổ chức. Đây là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin, cùng với các

hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin được lưu

chuyển thông suốt.

Hội họp, hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để

mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có

quyết định đúng đắn. Qua hội họp, hội nghị một số quyết định mới được ban

hành, một số tư tưởng, quan điểm mới được thừa nhận. Hội nghị còn là nơi

bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn vướng

mắc, phát hiện phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý, trong

thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược

điểm, thúc đẩy sự việc phát triển.

1.2. Khái niệm

- Hội họp: là sự tập hợp ở một nơi để làm, hoặc tìm cách giải quyết

công việc chung.

- Hội nghị: là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan

trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các quyết

nghị hay quyết định.

1.3. Phân loại hội nghị

1.3.1. Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị

- Hội nghị để phát triển: thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người

các chủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế hoạch hành động

nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ

trương, đường lối chính sách đó.

- Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp tham

dự để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ

chức.

- Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý

kiến về các chủ trương, chính sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh

đạo có thông tin cao và hành động thống nhất trước khi triển khai

- Hội nghị bàn bạc giải quyết vấn đề:

+ Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể để đi đến nhất trí ra

quyết định tập thể (ví dụ: xét kỷ luật hoặc lên lương một cán bộ, bàn bạc thảo

luận cách tháo gỡ khó khăn vướng mắc đang cản trở công tác nhằm tìm ra

giải pháp)

+ Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết

định mà là thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định.

1.3.2. Căn cứ vào các khâu của quá trình quản lý

- Hội nghị bàn bạc ra quyết định

- Hội nghị phổ biến triển khai: quyết định ban hành cần được phổ biến,

tổ chức thực hiện. Loại hội nghị này nhằm phổ biến, quán triệt tư tưởng, quan

điểm, chủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong quyết định đến các

đối tượng (tùy phạm vi và nội dung của quyết định). Mặt khác qua cuộc họp

để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch, biện pháp thực hiện các quyết

định.

- Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thể

xảy ra các tình huống: các đơn vị triển khai thực hiện tốt, có nhiều sáng kiến,

biện pháp sáng tạo, thực hiện tốt các quyết định, ngược lại có đơn vị thực

hiện chưa tốt các quyết định do hiểu chưa đúng tinh thần, nội dung, hoặc

chưa tích cực sáng tạo trong tổ chức thực hiện.

Hội nghị kiểm tra đôn đốc được tổ chức trên cơ sở đã có sự theo dõi

kiểm tra việc việc thực hiện các quyết định của các cán bộ, bộ phận có thẩm

quyền. Vì vậy, khi tổ chức hội nghị này thường bao gồm các nội dung sau:

+ Nghe báo cáo về kết quả thực hiện quyết định của các đơn vị (thể

hiện qua số liệu thống kê tình hình).

+ Trao đổi những kinh nghiệm hay cách làm tốt, các điển hình.

+ Chấn chỉnh, uốn nắn các lệch lạc để đảm bảo cho quyết định được

thực hiện tốt.

- Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều

có mục tiêu, chỉ tiêu rõ ràng và thời gian cụ thể. Vì vậy, cần tổ chức hội nghị

sơ kết để đánh giá việc thực hiện quyết định, trao đổi kinh nghiệm hay uốn

nắn các lệch lạc để tiếp tục thực hiện quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau.

Kết thúc thời gian thực hiện quyết định, chương trình, kế hoạch cần tổ

chức hội nghị tổng kết để đánh giá kết quả, biểu dương khen thưởng các đơn

vị, cá nhân có thành tích cao, rút ra bài học kinh nghiệm, lý do thành công hay

thất bại làm cơ sở cho việc ra các quyết định mới.

1.3.3. Căn cứ vào hình thức tổ chức.

- Hội nghị không chính thức: do yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhị

các bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốn để cho nhiều người biết, hội

nghị được tổ chức nhưng không chính thức công bố. Cũng có khi một tổ chức

muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là hội nghị kín.

- Hội nghị chính thức, công khai: đây là những hội nghị do các đơn vị,

những người có trách nhiệm đứng ra tổ chức. Hội nghị này được tổ chức một

cách công khai theo đúng chương trình, kế hoạch, đúng thành phần.

1.4. Các phương pháp tổ chức hội nghị

- Phương pháp truyền thống: mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc

trên hội trường.

- Phương pháp sử dụng điện thoại, mạng vi tính.

- Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa

(video conference).

1.5. Cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp

Sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp rất quan trọng vì nó thể hiện trinh độ

của nhà quản lý đồng thời gây ấn tượng tốt hoặc xấu đối với người tham dự.

Chọn và bố trí chỗ ngồi xem hình 7.1

CƠ CẤU LOẠI BÀN

THUẬN TIỆNKHÔNG THUẬN

TIỆN

BÀN HÌNH

TRÒN

a, Thân mật, nhiệt tình đối với mọi

người

b, Khuyến khích mở cuộc thảo luận

- Khó chọn vị trí

của người chủ tọa

BÀN HÌNH

CHỮ MHẬT

a, Tốt cho buổi họp hội thảo có tính

cách đội ngũ

b, Chủ tọa có thể tự kiểm tra phía

trước căn phòng

c, Khuyến khích thảo luận

- Giới hạn số

người đối với kích

thước của loại bàn

này

BÀN HÌNH

CHỮ NHẬT

a, Tạo vị trí của người chủ tọa - Tạo khoảng cách

giữa chủ tọa và số

HỘI TỤ b, Cho phép ngồi được nhiều người

hơn bàn chữ nhật

người tham dự

BÀN GHÉP

KIỂU HÌNH

CHỮ NHẬT

a, Cân bằng trạng thái của các thành

viên

b, Dễ thấy mọi người

- Giới hạn số

lượng người đối

với loại bàn này.

Hình 7.2: Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin

2. Hoạch định và tổ chức các cuộc họp, hội nghị

2.1. Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức

Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức như các cuộc họp

nhân viên, các cuộc họp ủy ban, các cuộc họp thông báo, và các cuộc họp

giải quyết vấn đề,... Hầu hết các cuộc họp này do các cấp quản trị trong cơ

quan, doanh nghiệp triệu tập.

Nhà quản trị phải huấn luyện thư ký chịu trách nhiệm các việc sau đây:

- Đăng ký phòng họp.

- Thông báo cho người tham dự biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ

mang theo tài liệu liên quan, hướng dẫn cuộc thảo luận.

- Chuẩn bị tài liệu.

- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn.

- Chuẩn bị nước giải khát.

- Ghi biên bản.

- Theo dõi.

2.1.1. Đăng ký phòng họp

Thông thường, các cuộc họp được tổ chức tại văn phòng của cấp quản

trị hoặc tại phòng họp chung của cơ quan, doanh nghiệp. Thư ký phải đăng ký

trước và chuẩn bị phòng họp gọn gàng, sạch sẽ.

2.1.2. Thông báo cho người tham dự

Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông

báo trực tiếp, giấy mời, Fax hoặc Email.

Thông báo cho các thành viên biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ

mang theo tài liệu liên quan, hướng dẫn cuộc thảo luận, cung cấp thông tin...

để họ chuẩn bị.

2.1.3. Chuẩn bị tài liệu

Đôi khi cuộc họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư ký cần chuẩn bị:

- Tài liệu phát tại chỗ.

- Dụng cụ nghe nhìn như máy chiếu (overhad projector, video, bảng

viết, sơ đồ.)

2.1.4. Chuẩn bị nước giải khát

Phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn. Đối với các cuộc

họp kéo dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải

lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự.

2.1.5. Ghi biên bản.

Thông thường, các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi

ý chính và tóm tắt.

2.1.6. Theo dõi

Sau cuộc họp, thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo bản

tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký

giữ lại bản chính để lưu. Theo dõi việc thực hiện các quyết định cuộc họp.

2.2. Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức

Các cuộc họp trang trọng, theo nghi thức là:

- Các cuộc họp lớn;

- Các cuộc họp có tính cách quan trọng và các thành viên có các ý kiến

khác nhau;

- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả các

thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo.

2.2.1. Lập kế hoạch hội nghị

Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác năm, quý, tháng của cơ

quan, văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho từng năm, quý, tháng.

Trong kế hoạch hội nghị văn phòng phải làm rõ các vấn đề sau:

- Tên hội nghị.

- Mục đích, yêu cầu nội dung của hội nghị.

- Đối tượng, thành phần tham dự hội nghị (cấp trên, cùng cấp, cấp

dưới, nội bộ, các cơ quan có liên quan...)

- Địa điểm tiến hành hội nghị.

- Thời gian tiến hành.

- Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị.

- Kinh phí.

- Phân công chịu trách nhiệm từng hội nghị.

Bản kế hoạch hội nghị cần được nhân thành nhiều bản gửi các bộ

phận, cá nhân, cán bộ lãnh đạo, cơ quan có liên quan.

2.2.2. Tổ chức hội nghị

Công tác tổ chức hội nghị theo nghi thức có thể chia thành ba giai đoạn

sau:

- Giai đoạn chuẩn bị

- Giai đoạn tiến hành

- Giai đoạn kết thúc hội nghị

2.2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị

* Trách nhiệm của lãnh đạo:

- Xác định mục tiêu của cuộc họp (trả lời câu hỏi Why?)

- Xác định những nội dung cần phải giải quyết (What?)

- Xác định thành phần tham gia (Who?)

- Xác định ngày, tháng và thời gian tiến hành cuộc họp (When?)

- Xác định địa điểm cuộc họp (Where?)

Ngoài ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như:

chương trình nghị sự, người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp và trang thiết

bị,....

* Trách nhiệm của thư ký và ban tổ chức

(1) Hiểu rõ mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị từ đó quyết định thành

phần tham dự hội nghị.

(2) Lựa chọn ngày tháng

Ấn định thời gian cụ thể: ngày, giờ, độ dài thời gian của hội nghị. Thông

thường, các cuộc họp trang trọng theo nghi thức được ấn định trước vài

tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tổ chức tại các trung

tâm thương mại hoặc các phòng họp của khách sạn theo đúng lịch.

Sau khi lựa chọn ngày, thư ký phải rà soát lại xem có trùng với các

cuộc họp khác hoặc vào ngày nghỉ không.

Ghi thời điểm tổ chức cuộc họp vào lịch công tác.

(3) Xây dựng chương trình cụ thể cho từng nội dung của hội nghị

(4) Phân công người, bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp từng phần việc

(trang trí phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ như máy

ghi âm, điện thoại..)

(5) Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp

Chuẩn bị bìa hồ sơ để đựng hồ sơ giao dịch, các bản tường trình, các

hợp đồng, công văn, giấy mời, danh sách và các tài liệu khác liên quan đến

cuộc họp.

Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho lãnh đạo trong từng cuộc họp (báo

cáo, đề án, thuyết trình..)

(6) Soạn thảo một lịch trình kế hoạch

Lịch trình kế hoạch là một công cụ giúp hoạch định và phối hợp cuộc

họp. Nó là bản danh sách kiểm tra những điều phải làm.

Hình 7.3. Bản lịch trình kế hoạch

Địa

điểm

Thôn

g báo

cuộc

họp

Số

thành

viên

Lịch

trình

nghị

sự

Tài

liệu

Trang

thiết

bị

Chỗ

ăn, ở

cho

khách

Di

chuyển

Triển

lãm

Giao

tiếp

1 2 3 4 5 6 7 8 9

(7) Soạn thảo chương trình nghị sự (agenda)

Chương trình nghị sự là bảng danh sách các đề nghị theo thứ tự. Thư

ký phải thảo luận với cấp quản trị chấp thận bản thảo cuối cùng trước khi in.

Thông thường chương trình nghị sự của các công ty kinh doanh theo

thứ tự sau đây:

- Thông báo và giới thiệu thành viên mới và quan khách.

- Đọc và phê chuẩn biên bản các cuộc họp trước.

- Các bản báo cáo tường trình.

- Thảo luận về tình hình kinh doanh đã qua.

- Thảo luận về tình hình kinh doanh sắp tới.

- Kết thúc hoặc hoãn lại.

Có thể gửi bản lịch trình nghị sự chính thức bằng thư hoặc phân phối

lịch trình nghị sự cùng các tài liệu khác ngay khi bắt đầu cuộc họp.

(8) Đặt phòng

Tùy thuộc vào tính chất của cuộc họp và số người họp để quyết định

nên chọn phòng ở đâu.

Sau khi chọn phòng phải gửi thư xác nhận để tránh có trục trặc vào

phút chót.

Khi cuộc họp kề cận, gửi thư hoặc gọi điện thoại để xác nhận và kiểm

tra lại.

(9) Sắp xếp dịch vụ ăn uống

Nếu cuộc họp được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm

thương mại, phải sắp đặt và chuẩn bị trước những thứ sau đây.

- Chỗ ăn

- Loại dịch vụ

- Thời gian phục vụ

- Thực đơn

- Sắp xếp bàn ghế

- Màu sắc và trang trí (nếu cần)

(10) Thông báo cho các thành viên tham dự

Thông báo trước cho các thành viên tất cả thông tin cần thiết về cuộc

họp.

Đôi khi phải gửi kèm theo dự kiến chương trình nghị sự và các tài liệu

khác để các đại biểu tham khảo trước.

Trong trường hợp cần thiết phải gửi bản đồ của nơi sẽ diễn ra cuộc họp

đối với những vị khách ở xa.

(11) Sắp xếp và phân phối tài liệu

Sắp xếp các tài liệu cần thiết bằng cách đóng hay ghim các tờ rơi theo

thứ tự chương trình. Tất cả tài liệu được đựng trong một bìa hồ sơ hoặc cặp

hồ sơ bao gồm:

- Phiếu đề tên người tham dự hội nghị.

- Giấy, bút.

- Chương trình nghị sự.

- Các bản tường trình, báo cáo đặc biệt.

- Danh sách các thành viên tham dự.

- Phiếu ăn.

(12) Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

Phải chuẩn bị trước các dụng cụ nghe nhìn như:

- Máy chiếu, màn chiếu

- Thiết bị âm thanh

- Bảng viết

- Thiết bị dịch

Không chuẩn bị các dụng cụ nghe nhìn chu đáo sẽ làm xáo trộn mất

tính trang trọng của cuộc họp.

(13) Trách nhiệm của người tham dự

- Phản hồi về khả năng tham gia.

- Nghiên cứu chương trình nghị sự.

- Nghiên cứu các tài liệu.

- Chuẩn bị thông tin để thuyết trình, các ý kiến, các câu hỏi,....

2.2.2.2 Giai đoạn tiến hành

(1) Đón tiếp đại biểu.

(2) Phân phát, văn kiện, tài liệu.

(3) Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn.

(4) Khai mạc cuộc họp.

+ Tiến hành các nghi thức nhà nước (nếu cần).

+ Giới thiệu chủ đề cuộc họp.

+ Giới thiệu thành phần.

+ Diễn văn ngắn của chủ tọa.

(5) Tiến hành hội nghị.

+ Chủ tọa.

+ Mở đầu.

+ Khi tiến hành hội nghị.

+ Khi kết thúc.

(6) Xử lý các tình huống làm gián đoạn

Khi cần nhắn tin hoặc thông báo với quan khách nào đó, chúng ta nên

sử dụng phiếu nhắn tin và nhờ chuyển. Trong trường hợp cần nói trực tiếp,

nên đến nói nhỏ với họ.

(7) Ghi biên bản

Có nhiều phương pháp ghi biên bản như: ghi bình thường, ghi tốc ký,

và ghi bằng máy ghi âm.

Thông thường thư ký chỉ cần ghi nguyên văn các vấn đề như: các đề

nghị hay kiến nghị, điều khoản bổ sung, chỉ định ủy ban và các giải pháp.

(8) Soạn thảo biên bản

2.2.2.3. Giai đoạn kết thúc hội nghị

(1) Kết luận

+ Thông qua các nghị quyết.

+ Diễn văn tổng kết của chủ tọa.

+ Bế mạc.

(2) Sau cuộc họp

+ Hoàn thiện các văn bản.

+ Tặng quà, chiêu đãi và tiễn khách.

+ Thanh quyết toán các chi phí.

+ Tổ chức thực hiện các nghị quyết.

+ Rút kinh nghiệm.

(3) Soạn thảo biên bản

Đối với các công ty Việt Nam biên bản thường được ghi tại chỗ.

Đối với công ty nước ngoài biên bản được biên soạn lại bởi vì có khi

thư ký ghi tốc ký, hoặc bằng máy ghi âm, cassette, hoặc ghi chép chưa đầy

đủ.

Sau khi thư ký biên soạn lại biên bản thủ trưởng trực tiếp duyệt lại biên

bản.

Thư ký phải đánh máy lại biên bản trên tờ giấy trắng, không có in sẵn

tiêu đề.

Gửi bản sao biên bản này cho các thành viên tham dự và giữ lại bản

chính để lưu.

2.2.3. Hội nghị từ xa (Tele-conference)

Là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tại địa điểm của mình, không

phải đi xa. Theo dõi các bài thuyết trình qua phương tiện nghe nhìn tại phòng

họp.

- Ưu điểm: giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệm

công sức.

- Nhược điểm: người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở trong

phòng của mình, cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn

hình và những người xung quanh.

Chương 8. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời

gian của lãnh đạo. Có những chuyến công tác mang tính chất định kỳ, thường

niên nhưng cũng có những chuyến công tác đột xuất. Tất cả đều phải đảm

bảo cho chuyến đi công tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó,

đòi hỏi không có sai sót trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi. Vì

vậy, với bộ phận văn phòng và thư ký cần phải nắm được những nguyên tắc,

những vấn đề cơ bản để có thể giúp lãnh đạo trong công việc chuẩn bị và tổ

chức cho các chuyến đi công tác. Chương này sẽ giúp chúng ta nhận thức

được điều đó.

1. Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công các

1.1. Mục đích, phân loại chuyến đi công tác

1.1.1. Mục đích

- Mục đích các chuyến đi công tác phải rõ ràng, các chuyến đi không

chồng chéo nhau về mục đích.

- Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như:

+ Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở.

+ Học tập kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài.

+ Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết

được các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý.

- Đảm bảo tiết kiệm chi phí 1.1.2. Phân loại:

- Các chuyến đi công tác thường kỳ

- Các chuyến đi công tác đột xuất

- Các chuyến đi công tác trong nước

- Các chuyến đi công tác nước ngoài.

1.2. Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công tác

Khi thủ trưởng đi công tác bộ phận văn phòng phải biết hoạch định, sắp

xếp các chuyến đi công tác gồm các hoạt động sau:

- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác.

- Giải quyết các thủ tục giấy tờ.

- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn.

- Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc

cho đoàn.

- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn.

- Chuẩn bị kinh phí.

- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà.

- Kiểm tra chuyến đi phút chót.

1.2.1. Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

- Xác định mục đích chuyến đi.

- Nội dung chuyến đi.

- Số lượng người tham gia.

- Các địa điểm đến.

- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc.

- Phương tiện đi lại.

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm.

- Chuẩn bị lịch trình công tác có hai loại:

+ Lịch trình sắp xếp di chuyển

+ Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.

1.2.2. Giải quyết các thủ tục giấy tờ

Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:

- Quyết định cử đi công tác.

- Giấy giới thiệu.

- Giấy đi đường.

- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm (nếu đi công tác nước

ngoài).

- Chứng minh nhân dân.

- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị.

1.2.3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

Tùy theo địa điểm và thời gian công tác lựa chọn các phương tiện giao

thông cho phù hợp và tiết kiệm.

Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương

tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:

- Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn. Có thể thực hiện

theo các văn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc của cơ quan, tổ chức.

- Bảng giờ đi, đến của từng loại phương tiện.

- Giá vé.

- Độ dài quãng đường.

1.2.4. Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm

việc

Thư ký phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội

dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở.

Đối với các đạt đi công tác nước ngoài.

- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước

xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó.

- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.

- Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD - ROM, thẻ

nhớ và mang theo máy vi tính xách tay (notebook).

Nếu có thể được nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối

mạng với máy tính xách tay để có thể gửi Fax, Email, truy cập internet, chat,

hội thảo với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ doanh

nghiệp chuyển đến.

1.2.5. Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu

- Giấy tờ mang theo: xem mục 1.2.2

- Tài liệu nghiên cứu, tham khảo, nội dung công tác

Tùy theo mục đích của từng chuyến đi mà nội dung công tác cần chuẩn

bị sẽ khác nhau:

Ví dụ: nếu đi ký kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các

đơn vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị. Nếu đi dự các hội

nghị khoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để soạn thảo các bài

phát biểu...

Nội dung công tác cần có sự phối hợp, trợ giúp của thư ký, các bộ phận

chức năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo. Để chuẩn bị

các nội dung cho các chuyến đi công tác, lãnh đạo cần phải có các tư liệu

tham khảo như: các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên

môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các tài liệu tham khảo có liên quan...

Thư ký cần tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm tra cứu

tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có

liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham

khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.

1.2.6. Chuẩn bị kinh phí

Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn thư ký lập dự trù kinh phí. Trong

bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:

- Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô.

- Tiền ăn, nghỉ.

- Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.

- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu).

- Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự

phòng.

1.2.7. Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà

- Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.

- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.

- Những việc khác cần được thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các

cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt.

Bạn đã chuẩn bị các thứ sau?

[] Vé máy bay, tầu thủy, xe bus

[] Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ

[] Hộ chiếu

[] Visa

[] Xác nhận phòng ngừa y tế

[] Thẻ tín dụng

[] Thư giới thiệu

[] Tính cách những người quan trọng cần gặp

[] Các loại bảo hiểm

[] Sổ tay địa chỉ

[] Giấy phép lái xe quốc tế

[] Thông tin chuyến bay hoặc các phương tiện chuyên chở khác

[] Toa thuốc

[] Mắt kính, mắt kính sơ

[] Phong bì có địa chỉ để gửi thư ký của mình

[] Danh sách các nhà cung cấp

[] Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết

[] Bản đồ đi đường

[] Địa chỉ khách sạn

[] Các tài liệu để đọc

[] Lộ trình chuyến đi

Bảng 8.1. Biểu mẫu lịch trình công việc

Thời điểm Giờ Nơi đến Nội dung Ghi chú

Thứ hai

10/2

6:00 Xe cơ quan đưa đi

12:00 Khách sạn Hải Yến Số...

Đường..

Nghỉ ngơi Đã đăng ký

giữ phòng

14:00 Công ty Hoa Hạ Số...

đường...

Liên hệ

công tác

Thứ ba

11/02

8:00 Văn phòng đại diện công ty

PASCO Số... đường

14:00 Đi Đà Lạt

19:00 Đà Lạt khách sạn Tùng Lâm

Số... Đường

Nghỉ ngơi Đã đăng ký

phòng

Thứ tư

12/02

8:00 Tổng Công ty Thương mại

Đà Lạt Số.... Đường

Liên hệ

công tác

14:00 Sở Thương mại Đà Lạt

Số.... Đường

Liên hệ

công tác

Thứ năm

13/02

6:00 Vé Thành phố Hồ Chí Minh

11:00 Đến Thành phố Hồ Chí Minh

2. Trách nhiệm của thư ký và văn phòng trong thời gian thủ trưởng vắng mặt

Về nguyên tắc, trong thời gian lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn

phòng vẫn tiến hành mọi công việc để đảm bảo cho công việc của cơ quan

diễn ra bình thường. Trong trường hợp thư ký không đi công tác với thủ

trưởng thì thư ký sẽ đảm nhận giải quyết các công việc như sau:

2.1. Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trước khi thủ trưởng đi công tác

- Thư ký thực hiện công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi.

- Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm

(thường là cấp phó). Nắm vững nội dung công việc của thủ trưởng giao lại

cho cấp phó.

- Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và

mức độ thẩm quyền giải quyết.

2.2. Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trong khi thủ trưởng đi công tác

- Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng

phân công.

- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện

chưa.

- Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng

như:

+ Hồ sơ khẩn.

+ Hồ sơ những việc cần làm.

+ Hồ sơ để thông báo.

Sau đó chuyển các văn bản trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử

lý hoặc chính bạn giải quyết.

Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm

tắt thư tín và sổ nhật ký các hoạt động cần lưu ý.

Hình 8.2. Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại

SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN.... VẮNG MẶT

Ngày

tháng

Nguồn / Mô tả Hoạt động đã được

thực hiện / Người

giải quyết

Hoạt động cần

thực hiện / Ngày

hết hạn

Ghi chú: Mô tả cụ thể thư

tín, điện thoại, bản tường

trình, hoặc cuộc thăm

viếng

Hlnh 8.3. Mẫu nhật ký các hoạt động hành chính cần lưu ý

CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý

Ngày tháng Mô tả

2.3. Trách nhiệm của thư ký, văn phòng khi thủ trưởng trở về

Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là các chuyến công tác dài ngày, bộ

phận văn phòng phải tiến hành một số công việc chủ yếu sau đây:

- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong đơn vị, tổ chức.

- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng.

- Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các hoạt động hành chính.

- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.

- Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp xúc và gặp gỡ trong

chuyến đi.

- Lưu trữ các tài liệu hồ sơ trong chuyến đi.

Chương 9. CÔNG TÁC VĂN THƯ

Công tác văn thư là một công việc lớn và không thể thiếu trong hoạt

động quản trị văn phòng. Người làm công tác này đòi hỏi phải có chuyên môn

nghiệp vụ, và phải nắm bắt chính xác các yêu cầu về công tác văn thư của

nhà nước cũng như của các cơ quan, tổ chức. Ở chương này, sẽ giúp chúng

ta có cái nhìn tổng quan về những công việc phải làm trong công tác văn thư

theo đúng những quy định hiện hành của nhà nước.

1. Khái quát chung về công tác văn thư

1.1. Khái niệm công tác văn thư

Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính

phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn

thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá

trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong

công tác văn thư.

Công tác văn thư được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức

chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề

nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác.

1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư

Hiệu quả của hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt

động quản lý của các tổ chức

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin

cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành

- Công tác văn thư vừa có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động

của tổ chức vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản.

- Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của

tổ chức một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính

sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ.

- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động

của tổ chức. Nội dung của tài liệu hình thành và được nhận trong quá trình

giải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của tổ

chức.

- Công tác văn thư có nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu

tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu và lưu trữ chủ

yếu từ giai đoạn văn thư.

1.3. Yêu cầu của công tác văn thư

- Nhanh chóng: xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhanh, kịp

thời sẽ góp phần vào giải quyết nhanh chóng các công việc cơ quan.

- Chính xác: nội dung văn bản ban hành không trái với các văn bản quy

phạm pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên; phải được soạn thảo

đúng thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật; các quy trình

nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

- Bí mật: bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí mật nội dung

các văn bản đến, giải quyết văn bản, hay từ công đoạn ban hành văn bản cho

đến việc lưu văn bản.

- Hiện đại: hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư bằng việc

ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phòng hiện

đại.

2. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư

2.1. Quy trình quản lý văn bản đến

2.1.1. Khái niệm văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển

qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi

chung là văn bản đến.

2.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến.

- Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan,

tổ chức.

- Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời, chính xác và

thống nhất. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc

chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

- Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có trách nhiệm mới

được bóc và xử lý.

- Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao

ngay sau khi nhận được.

2.1.3. Quản lý văn bản đến.

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư

của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến

trong trường hợp văn bản được chuyển đển ngoài giờ làm việc hoặc vào

ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm

phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với

nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn

hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn

bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao

trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư;

trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,

cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của

mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo

cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý

như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các

đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,

được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh

người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ

chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng

ký.

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ

những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo các quy định

bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết

kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu

văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn

bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;

trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản

trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu

gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm

tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa

ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm

bằng chứng.

c) Đóng dấu “Đen”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn

thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán

v.v...

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu

“Đen”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần

thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn

bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra

và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì

không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có

trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

Dấu “Đen” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới

số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung

(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm

ban hành văn bản.

Hình 9.1. Dấu đến

d) Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu

văn bản đến trên máy vi tính.

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

+ Lập sổ đăng ký văn bản đến

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy

định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một

năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ

văn bản mật);

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến

một năm, nên lập các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một

năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một sổ nhóm cơ quan giao

dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại,

tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư

không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với

những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu

dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ

chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy

định của pháp luật.

+ Đăng ký văn bản đến

Chú ý: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến (kể cả văn bản mật đến)

xem Phụ lục I.

Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư xem Phụ lục II.

- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn

bản

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến

được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn

bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác:

không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ

không thông dụng.

Bước 2. Trình và chuyển giao văn bản đến

a) Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng

đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức

giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế

làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác

được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ

đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần

thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì

cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham

gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”.

Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)

cần được ghi vào phiếu riêng.

Chú ý: Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy

định cụ thể (có thể tham khảo mẫu “Phiếu giải quyết văn bản đến” tại Phụ lục

III).

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của

người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký

bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp

đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ

sở dữ liệu văn bản đến.

b) Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến

cần bảo đảm những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có

trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu

và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu

“thượng khẩn” và “hoả tốc” (kể cả “hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian

chuyển.

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao

trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị,

trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải

quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được

chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,

cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đen”, ghi số và ngày đến (số đến và

ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển

qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản

chuyển qua mạng.

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết

định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một

năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;

- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm

cần lập sổ chuyển giao văn bản đến

Chú ý: Mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục

IV

Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải

quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ

thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ

khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải

quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến

đề xuất của đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục III).

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn

vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó

(kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người

có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng

đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải

trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của

pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn

đốc về thời hạn giải quyết.

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn

vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có

nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến;

văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được

giải quyết v.v... để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ

quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản

đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Chú ý: Mẫu sổ và cách ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ

lục V.

+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có

trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy

định.

2.2. Quy trình quản lý văn bản đi

2.2.1.Khái niệm văn bản đi

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu

chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi

chung là văn bản đi.

2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi

- Tất cả văn bản đi phải tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan.

- Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi

gửi đi.

- Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển

phát ngay sau khi văn bản được ký.

2.2.3 Quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và

ngày, tháng của văn bản

a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn

thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu

phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem

xét, giải quyết.

b) Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có

quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ

chức do văn thư thống nhất quản lý.

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được

thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc cơ quan, tổ chức ban hành, cụ

thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm

thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản

một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa

theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như

quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa

theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương

trình, kế hoạch, báo cáo, v.v..., và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một

năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được trình bày ở chương 12.

c) Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.

Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định của Pháp lệnh Bảo

vệ bí mật nhà nước.

Bước 2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a) Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính

được thực hiện như sau:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu

quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái.

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký

văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên

cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên

ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

quản lý ngành.

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục

kèm theo được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục

văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

b) Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện như sau:

- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác

định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn;

- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn

thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

Căn cứ vào Danh mục bí mật Nhà nước đã được cấp có thẩm quyền

quyết định, người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của cơ quan, tổ

chức, địa phương phải có văn bản quy định cụ thể:

- Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật;

- Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tối mật;

- Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Mật;

Căn cứ vào các quy định trên, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật

nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu;

người duyệt ký tài liệu có trách niệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt

mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật Nhà nước.

Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với

văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp

luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bước 3. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu

văn bản đi trên máy vi tính.

a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ

quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra

thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số

và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm

thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

- Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

- Sổ đăng ký văn bản mật đi.

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản

một năm có thể lập các loại sổ sau:

- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá

biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

- Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại

thường);


+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một

năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá

biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

- Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

- Sổ đăng ký công văn (loại thường);


- Đăng ký văn bản đi

Chú ý: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi (kể cả bản sao văn bản và

văn bản mật) tham khảo phụ lục VI.

b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý

văn bản

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được

thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản

của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

Bước 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi

a) Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì

và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích

thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được

gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng.

Chú ý: Xem hướng dẫn tại Phụ lục VII - Bì văn bản.

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước,

không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên.

- Trình bày bì và viết bì

Chú ý: Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì, tham khảo Phụ lục VII.

- Vào bì và dán bì

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn

bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để

hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và

không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn

đóng trên văn bản trong bì.

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký

hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và

3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

b) Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ

chức

Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn

vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được

thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị,

cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng

ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao

trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại

văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng.

Chú ý: Mẫu sổ và việc vào sổ, tham khảo Phụ lục VIII

+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển

giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì

nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung

cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người

nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức

chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào

sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.

Chú ý: Mẫu sổ và việc vào sổ, tham khảo Phụ lục VIII.

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải

được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện

kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

Chú ý: Mẫu sổ và việc vào sổ, tham khảo Phụ lục IX.

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được

chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó

phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10

và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của

Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ

thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu

của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do

đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết

định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,

thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn

bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người

nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị

hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi

bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người

được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Bước 5. Lưu văn bản đi

Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm

quyền.

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung;

được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm

văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để

bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu

cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ

thể của cơ quan, tổ chức.

Chú ý: Mẫu sổ và việc ghi sổ, tham khảo Phụ lục X

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng

dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật

nhà nước.

2.2.4 Quản lý văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ là những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ

cơ quan, tổ chức và do chính cơ quan, tổ chức ban hành.

Văn bản nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với văn bản đi và văn

bản đến.

Văn bản nội bộ bao gồm: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo,

giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản...

Mỗi loại văn bản nội bộ phải có sổ đăng ký riêng, trong đó nêu rõ: ký

hiệu, số, ngày tháng ký, người ký, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận,

ký nhận,... tương tự như đối với quản lý văn bản đến và đi.

Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển

văn bản. Cán bộ các đơn vị trong cơ quan khi nhận văn bản nội bộ đều phải

ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Văn bản nội bộ cũng được lưu như các văn bản khác.

Hình 9.2. Mẫu sổ chuyển công văn cho các cá nhân và bộ phận phòng

ban

Ngày tháng

chuyển công

văn

Số và ký hiệu công

văn hoặc phiếu

chuyển

Số lượng công

văn, số lượng bì

Đơn vị hoặc

người nhận

Ký

nhận

1 2 3 4 5

2.3. Quản lý văn bản mật

2.3.1. Yêu cầu

Căn cứ “mật” được quản lý theo quy định của nhà nước. Cụ thể:

- Xác định đúng đắn mức độ “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” trong các văn

bản.

- Thực hiện đúng đắn các quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử

dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật.

- Thực hiện đúng các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản

lý tài liệu mật theo quy định của nhà nước. Thực hiện khen thưởng, kỷ luật kịp

thời.

Hình 9.3. Mẫu sổ công văn đến - loại mật

Số

TT

Ngày

đến

Nơi gửi

công

văn

Ngày

tháng

công văn

Trích yếu

nội dung

công việc

Mức

độ

mật

Người

nhận

Ký

nhận

Ghi

chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9

2.3.2. Gởi tài liệu mật đi

- Vào sổ: vào sổ “tài liệu mật đi” riêng để theo dõi, sổ này phải ghi đầy

đủ các cột, mục như sau: số thứ tự (cũng là số tài liệu gửi đi), ngày gửi, nơi

nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú (văn bản kèm

theo nếu có)

- Trường hợp tài liệu “tuyệt mật”, người chuẩn bị văn bản phải lấy số

công văn đi và đăng ký theo đúng các cột mục trong sổ, riêng cột trích yếu nội

dung bỏ trống (ghi sau nếu người có thẩm quyền đồng ý) cho vào bì dán kín

và làm các yêu cầu bảo mật trước khi đưa đến văn thư để làm bì thư gửi đi.

Hình 9.4. Mẫu sổ công văn đi loại mật

Ngày

tháng

Số và

ký

hiệu

Tên

loại và

trích

yếu

Mức

độ

mật

Người

ký

Nơi

nhận

Đơn vị hoặc

người nhận

bản lưu

Số

lượng

Ghi

chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9

- Lập phiếu gửi và kèm theo với tài liệu. Phiếu gửi phải có dấu đóng độ

mật, độ khẩn theo như trong tài liệu vào góc phải, phía trên của tờ phiếu.

- Tài liệu “mật” ngoài bì đóng dấu ký hiệu chữ “C” in hoa nét đậm

(không đóng dấu mật)

- Làm bì: tài liệu “mật” gửi riêng với tài liệu thường. Giấy làm bì phải

dai, khó bóc, không thấm nước, không nhìn thấu qua được.

Tài liệu “tuyệt mật”, “tối mật” gửi bằng hai bì.

+ Trong bì: ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu ô

mật. Nếu là tài liệu “tuyệt mật” gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải

quyết, thì đóng dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”.

+ Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu độ mật, chữ

“A” in hoa nét đậm là “tuyệt mật”, chữ “B” in hoa nét đậm là “tối mật”.

+ Niêm phong: bì trong của tài liệu “tuyệt mật” và “tối mật” sau khi dán

bằng hồ, phải dán bằng keo đè lên các mép dán hồ và niêm phong bằng chỉ

hoặc si, hoặc bằng giấy mỏng khó bóc, niêm lên giao điểm các nối chéo phía

sau phong bì, đóng dấu niêm phong ở các góc giấy niêm một nửa trên bì

giấy. Mực giấy niêm phong dùng loại mực đỏ quốc kỳ.

- Giao nhận tài liệu mật: mọi trường hợp giao, nhận tài liệu mật giữa

các khâu (người dự thảo, đánh máy, in, văn thư, giao liên, người có trách

nhiệm giải quyết, người cất giữ bảo quản,...) đều phải vào sổ, có ký nhận

giữa hai bên giao nhận trực tiếp, tại phòng làm việc theo quy định của thủ

trưởng cơ quan, tổ chức.

- Vận chuyển tài liệu mật: cần phải có phương tiện mang giữ tốt (hòm

sắt, cặp có khóa chắc chắn). Không được giao cho người không có trách

nhiệm giữ hộ và không được để ở bất cứ nơi nào không có người có trách

nhiệm coi giữ cẩn thận.

2.4. Quản lý và sử dụng con dấu

2.4.1. Khái niệm con dấu

Là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của VB. “Dấu”

thể hiện tính quyền lực nhà nước trong VB của các cơ quan nhà nước.

Điều 1, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001- Chính phủ quy

định quản lý và sử dụng con dấu: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan,

đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh

khẳng định giá trị pháp lý của VB, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch

giữa các cơ quan và cá nhân được quản lý thống nhất”.

2.4.2. Sử dụng các loại dấu trong cơ quan

- Dấu nổi: đóng giáp lai vào ảnh trong các VB là chứng chỉ, giấy phép

hay văn bản do cơ quan ban hành

- Dấu chìm: dùng trong một số trường hợp đặc biệt

- Dấu chỉ mức độ khẩn (hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ, thượng khẩn, khẩn)

- Dấu chỉ mức độ mật (tài liệu thu hồi, tuyệt mật, tối mật, mật),

2.4.3. Nguyên tắc đóng dấu

- Chỉ đóng lên VB, giấy tờ khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền

(không đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ/VB, giấy tờ chưa hoàn chỉnh

nội dung)

- Đóng rõ ràng, ngay ngắn lên từ 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái.

Đóng dấu ngược, mờ phải hủy VB và làm lại văn bản khác.

- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào

VB. (thường chỉ cán bộ biên chế chính thức mới được phép giữ và sử dụng

con dấu)

- Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào VB do cơ quan xây dựng và ban

hành.

- Đối với cơ quan nhà nước, không đóng dấu vào ngoài giờ hành chính.

Trường hợp đặc biệt do thủ trưởng cơ quan cho phép.

2.4.4. Mẫu con dấu các độ mật

- Mẫu con dấu “Mật”:

Hình chữ nhật, kích thước 20 mm X 8 mm, có đường viền xung quanh,

bên trong là chữ “MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.

- Mẫu con dấu “Tối mật”:


bên trong là chữ “TỐI MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.

- Mẫu con dấu “Tuyệt mật”:


bên trong là chữ “TUYỆT MẬT” in hoa nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.

- Mẫu con dấu thu hồi tài liệu bí mật Nhà nước:

Hình chữ nhật, kích thước (80 mm X 15 mm) có đường viền xung

quanh, bên trong có hai hàng chữ, hàng trên là hàng chữ in hoa nét đậm “TÀI

LIỆU THU HỒI”, hàng dưới là chữ “Thời hạn” in thường ở đầu hàng và các

dấu chấm cho đến hết, chữ ở các hàng cách đều đường viền 2mm.

Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài

liệu mật chỉ được phát ra trong một thời gian nhất định, người sử dụng chỉ

được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu

“Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu

hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.

- Mẫu con dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”:

Chỉ người có tên mới được bóc bì

Hình chữ nhật, kích thước 100 mm X 10 mm, có đường viền xung

quanh, bên trong là hàng chữ “Chỉ người có tên mới được bóc bì” in thường

nét đậm, cách đều đường viền 2 mm.

Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp

chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận

mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người

nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.

2.4.5. Mẫu con dấu các độ khẩn:

- 30mm X 8mm “KHẨN”,

- 40mm X 8mm “THƯỢNG KHẨN”

- 20mm X 8mm “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ”

Chữ in hoa, Times New Roman, cỡ chữ 13/14, kiểu chữ đứng, đậm và

đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn.

Dấu đóng vào ô số 10b.

Mực đóng màu đỏ tươi.

2.4.6. Bảo quản con dấu

- Dấu phải được bảo quản tại trụ sở cơ quan và được quản lý chặt chẽ

- Dấu phải được bảo quản trong tủ sắt có khóa chắc chắn trong cũng

như ngoài giờ làm việc

- Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ. Nếu khi vắng phải bàn

giao cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.

- Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu

- Dấu bị mòn, méo, hư hỏng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu

cũ

- Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng qui định, sử dụng dấu để hoạt

động phi pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật

- Khi bị mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng

thời báo cho cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm, thông báo

hủy bỏ con dấu bị mất.

3. Công tác lập hồ sơ

3.1. Những vấn đề chung

3.1.1. Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ là môt tập (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau

nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể.

3.1.2. Các loại hồ sơ

- Hồ sơ công vụ

- Hồ sơ nguyên tắc

- Hồ sơ trình duyệt

- Hồ sơ nhân sự

3.1.3. Vai trò của công tác lập hồ sơ

- Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư

- Góp phần giữ gìn bí mật thông tin

- Hạn chế lưu công văn giấy tờ vô dụng, bỏ sót văn bản có giá trị.

3.1.4. Yêu cầu của công tác lập hồ sơ

- Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

- Giá trị văn bản tương đối đồng đều.

- Hồ sơ phản ánh hoạt động chính yếu

- Văn bản có quan hệ logic

- Hồ sơ phải được biên mục

- Thuận lợi cho bảo quản sử dụng

3.2. Lập danh mục hồ sơ

3.2.1. Khái niệm

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ

quan, doanh nghiệp cần phải lập trong năm, được duyệt theo một chế độ nhất

định.

3.2.2. Các loại danh mục hồ sơ

- Danh mục hồ sơ tổng hợp

- Danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức

3.2.3. Các buớc lập hồ sơ

Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ

Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại

Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ

Bước 4: Đặt ký hiệu hồ sơ

Bước 5: Người lập hồ sơ

Bước 6: Thời hạn bảo quản

Theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước, mẫu bản danh mục hồ sơ

được trình bày tại phụ lục XI

3.3. Lập hồ sơ công việc

3.3.1. Khái niệm

Lập hồ sơ công việc là lập các hồ sơ phản ánh quá trình nghiên cứu

theo dõi và giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ văn phòng.

3.3.2. Các bước lập hồ sơ.

- Mở hồ sơ

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

- Sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ

- Biên mục hồ sơ (bên trong và bên ngoài)

- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Bước 1: Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là công việc mở đầu cho việc hình thành một hồ sơ. Mở hồ

sơ được thực hiện ở hai trường hợp sau đây.

- Đối với cơ quan, doanh nghiệp đã có danh mục hồ sơ, việc mở hồ sơ

được tiến hành thuận lợi và đơn giản hơn. Đầu năm mỗi cán bộ văn phòng

dựa vào bản danh mục hồ sơ để biết mình phải lập những hồ sơ nào, sau đó

lấy bìa hồ sơ ghi tiêu đề và số, ký hiệu hồ sơ trong danh mục lên bìa.

- Đối với cơ quan, doanh nghiệp chưa có danh mục hồ sơ, việc mở hồ

sơ có khó khăn hơn. Người lập hồ sơ phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ của

doanh nghiệp và một số đặc trưng lập hồ sơ để mở hồ sơ.

Đặc trưng lập hồ sơ là những dấu hiệu phổ biến giống nhau của văn

bản mà người lập hồ sơ dựa vào đó để tập hợp văn bản thành hồ sơ.

Có 6 đặc trưng trong công tác lập hồ sơ:

(1) Đặc trưng “tên gọi”

Tên gọi là tên loại các văn bản như: quyết định, chỉ thị, thông tư, báo

cáo,...

Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp các văn bản có cùng tên gọi

vào một hồ sơ.

Ví dụ: Tập báo cáo của ủy ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh năm

2011 (do bộ phận văn thư của văn phòng ủy ban lập)

(2) Đặc trưng “vấn đề”

Vấn đề ở đây chỉ nội dung văn bản nói về vấn đề gì, sự việc gì.

Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp các văn bản cùng đề cập đến

một vấn đề, một sự việc nào đó vào một hồ sơ.

Ví dụ: Tập tài liệu của Thủ tướng Chính phủ về công tác chống buôn

lậu năm 2010.

(3) Đặc trưng “tác giả”

Tác giả ở đây là cơ quan, doanh nghiệp hay cá nhân soạn thảo văn

bản.

Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp các văn bản của cùng một tác

giả vào một hồ sơ.

Ví dụ: Tập quyết định của UBND Quận 1, TPHCM, năm 2011

(4) Đặc trưng cơ quan giao dịch

Cơ quan giao dịch ở đây chỉ 2 cơ quan có trao đổi văn bản qua lại với

nhau.

Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp các văn bản trao đổi qua lại

giữa hai cơ quan về một vấn đề nào đó vào một hồ sơ, thường kết hợp với

đặc trưng vấn đề.

Ví dụ: Tập văn bản giao dịch giữa UBND tỉnh Đồng Nai với UBND

TP.HCM về việc phối hợp khai thác cát trên sông Sài Gòn, năm 2011.

(5) Đặc trưng “địa dư”

Địa dư ở đây chỉ một địa phương, một khu vực hành chính.

Lập hồ sơ theo đặc trung này là tập hợp các văn bản của các cơ quan

có trụ sở trong cùng một địa phương, một khu vực hành chính vào một hồ sơ

hoặc các văn bản phản ánh về một sự việc, một vấn đề diễn ra trên cùng một

khu vực hành chính vào một hồ sơ.

Ví dụ: Tập báo cáo của UBND của tỉnh Quảng Bình về tình hình thiệt

hại sau cơn bão số 5, năm 2008.

(6) Đặc trưng thời gian

Thời gian ở đây là chỉ thời gian ban hành văn bản hoặc thời gian mà

nội dung văn bản đề cập đến.

Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp các văn bản được ban hành

trong một khoảng thời gian nhất định hoặc tập hợp những văn bản có nội

dung cùng đề cập đến một khoảng thời gian vào trong một hồ sơ.

Bước 2: Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ là khâu quan trọng, quyết định hình

thành hồ sơ.

Khi thu thập văn bản đưa vào hồ sơ cần lưu ý các điểm sau:

- Văn bản thuộc vấn đề nào đưa vào đúng hồ sơ vấn đề đó.

Tài liệu là phim ảnh, băng ghi âm, ghi hình cũng thuộc hồ sơ nhưng cần

được bảo quản riêng và có ghi chú trong hồ sơ là tài liệu này để ở đâu khi

cần có thể tìm kiếm dễ dàng.

- Văn bản thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào năm đó, trừ những

công việc phải giải quyết nhiều năm. Các kế hoạch, dự toán, báo cáo hàng

năm được xếp vào năm mà nội dung văn bản đề cập đến, không kể chúng

được lập vào thời gian nào và lập đến ngày, tháng, năm nào. Kế hoạch công

tác nhiều năm được xếp vào năm đầu, báo cáo tổng kết công tác nhiều năm

được xếp vào năm cuối.

Ví dụ: Kế hoạch 5 năm (2010 - 2015) được xếp vào năm 2010

- Mỗi văn bản chỉ đưa vào hồ sơ một bản là bản chính, có chất lượng

tốt nhất. Trường hợp không có bản chính thì được thay bằng bản sao có giá

trị như bản chính.

- Khi kết thúc hồ sơ công việc cần loại bỏ văn bản trùng thừa, bản thảo

khi đã có bản chính (trừ những bản thảo quan trọng). Các văn bản có thời

hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời cần được hợp lý, không để lẫn lộn.

Bước 3: sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ

Sắp xếp thứ tự văn bản nhằm cố định thứ tự văn bản có trong hồ sơ để

đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản và giúp cho việc tra tìm, quản lý văn

bản trong một hồ sơ được thuận tiện.

Văn bản trong hồ sơ thường được sắp xếp theo các cách sau:

- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: là sắp xếp văn bản theo

trình tự phát sinh, phát triển và kết thúc công việc. Cách này thường được áp

dụng để sắp xếp văn bản trong hồ sơ về một sự việc, một vụ án...

- Sắp xếp theo thứ tự thời gian của văn bản: là sắp xếp văn bản có

ngày tháng ban hành sớm lên trước, ban hành muộn xếp sau. Cách này

thường áp dụng để sắp xếp văn bản trong các hồ sơ được lập theo các đặc

trưng “vấn đề”, “cơ quan giao dịch”, “tên gọi”.

- Sắp xếp theo vần chữ cái (a,b,c) là sắp xếp văn bản mang tên người

(hoặc địa phương). Cách này thường áp dụng cho các tập đơn từ, tập bản

khai cá nhân, các tập báo cáo của các địa phương, ban ngành...

- Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: là sắp xếp văn bản có số nhỏ

trước rồi đến số lớn sau. Cách này thường áp dụng để sẳp xếp các tập lưu

văn bản ở các cơ quan ban hành (tập lưu quyết định, chỉ thị, báo cáo)

- Ngoài ra, còn có những cách sắp xếp khác như: xếp theo mức độ

quan trọng của các loại văn bản (như quyết định, chỉ thị, thông báo) theo mức

độ quan trọng của tác giả văn bản như Chính phủ rồi đến các bộ...

Bước 4: Biên mục hồ sơ

a. Đánh số tờ văn bản

Phương pháp đánh số tờ: mỗi tờ trong văn bản, tài liệu trong đơn vị

bảo quản dù lớn hay nhỏ đều được đánh MỘT SỐ VÀO GÓC BÊN PHẢI,

phía trên tờ văn bản, bằng chữ số Arập (1,2,3), bằng bút chì đen, mềm (loại

2B,4B); không được đánh bằng bút mực, bút bi. Có thể dùng máy dập số để

đánh số tờ.

Khi đánh số tờ cần lưu ý một số điểm sau:

- Đánh số theo tờ, không đánh số theo trang;

- Một hồ sơ có thể chia thành nhiều tập (còn gọi là đơn vị bảo quản) thì

văn bản của mỗi tập được đánh số riêng;

- Khi đánh số cho một hồ sơ xong, nếu có sót một số tờ thì các tờ sót,

tờ bổ sung được đánh số trùng với số trước đó và kèm theo chữ a,b,c...(Ví

dụ:10a, 10b, 10c,...)

- Nếu có ảnh đi kèm hồ sơ thì bỏ ảnh vào phong bì và đánh số ngoài bì

hoặc ghi số vào mặt sau của ảnh. Một tờ giấy dán nhiều ảnh được đánh số

như một tờ văn bản.

b. Viết bìa hồ sơ

Mỗi hồ sơ cần có một bìa để tiện cho việc tra tìm và bảo quản. Bìa

được làm bằng loại giấy màu sáng cứng dai, nhẵn và viết không bị nhòe mực.

Bìa hồ sơ có kích thước 320x500 mm. Bìa được gấp đôi, hai nửa bằng

nhau. Bìa được trình bầy theo mẫu sau:

Hình 9.5. Mẫu bìa hồ sơ

Tên cơ quan....

Đơn vị tổ chức..

HỒ SƠ

…

(Từ ngày … đến ngày …)

… tờ

Phòng số … Thời hạn bảo quản …

Mục lục số …

Hồ sơ số …

Trang 1: Trình bày mặt ngoài của bìa. Đường viền để lề cho 4 chiều là:

trái 40 mm, phải 20 mm. trên 30 mm, dưới 25 mm.

Cách ghi:

- Tên cơ quan: ghi đúng tên trong văn bản thành lập, chữ to, nét đậm.

- Đơn vị tổ chức: ghi tên đơn vị tổ chức có hồ sơ, chữ nhỏ hơn.

Ví dụ:

CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Phòng Tổ chức Lao động Tiền lương

- Từ “HỒ SƠ” được in sẵn trên bìa, phía dưới để ghi tiêu đề hồ sơ.

Dưới tiêu đề hồ sơ ghi ngày tháng bắt đầu và ngày tháng kết thúc hồ

sơ.

-Văn bản trong hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự thời gian từ ngày tháng

bắt đầu (từ ngày...) là ngày, tháng của văn bản đầu tiên trong hồ sơ, ngày,

tháng kết thúc (đến ngày...) là ngày, tháng của văn bản xếp cuối cùng trong

hồ sơ.

- Số lượng tờ: ghi số tờ văn bản trong mục lục văn bản.

- Phần “Phông số”, “Mục lục số”, “Hồ sơ số”, sẽ do phòng lưu trữ cơ

quan, tổ chức ghi khi hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ.

- Thời hạn bảo quản: căn cứ vào thời hạn bảo quản trong danh mục hồ

sơ để ghi: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời.

Lập mục lục văn bản

Mục lục văn bản là bản thống kê có hệ thống các văn bản trong một hồ

sơ y theo mẫu in sẵn ngay trên các trang bìa của hồ sơ.

Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh

viễn và lâu dài.

Mục lục văn bản được Cục lưu trữ Nhà nước quy định như sau: Hình

9.6. Mục lục văn bản

STT SỐ-KÝ

HIỆU VB

NGÀY,

THÁNG, VB

TÁC GIẢ

VB

TRÍCH YẾU NỘI

DUNG VB

SỐ

TỜ

GHI

CHÚ

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Ngày … tháng … năm …

Người lập

4. Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

4.1. Một số chế độ về việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Việc giao nộp hồ sơ tài liệu từ các đơn vị tổ chức vào lưu trữ cơ quan,

doanh nghiệp là một chế độ bắt buộc.

Theo Điều 11, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, ngày 04/4/2001 quy định

như sau: “Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải

được gia nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó theo thời hạn

quy định tại Khoản 1, Điều 14 của Pháp lệnh này”.

Theo Điều 23 của bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác

lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 42/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng

Chính phủ quy định như sau: “Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác

công văn, giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng

đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm điểm lại

các hồ sơ tài liệu mình đang giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ

của cơ quan hồ sơ tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ, tài

liệu đang giữ lại để theo dõi, nghiên cứu tiếp”.

Về thời hạn giao nộp hồ sơ: theo Điều 14, Pháp lệnh lưu trữ nêu rõ:

“Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc

thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành”.

4.2. Yêu cầu nộp hồ sơ vào cơ quan lưu trữ

Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, doanh nghiệp cần đảm

bảo các yêu cầu sau:

- Hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ phải được sắp xếp thành hồ sơ.

Không giao nộp tài liệu trong tình trạng văn bản rời rạc hoặc theo bó, gói lộn

xộn.

- Hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ phải thông qua việc chọn lựa, xác

định giá trị. Chỉ giao nộp vào lưu trữ những hồ sơ có giá trị với thời hạn bảo

quản vĩnh viễn và lâu dài. Những tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời (dưới

10 năm) được giữ lại ở các đơn vị và làm thủ tục tiêu hủy khi thực sự đã hết

giá trị nghiên cứu, sử dụng.

- Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cần được tiến hành theo kế hoạch,

giao nộp dứt điểm, trọn vẹn của từng đơn vị, theo từng năm và đảm bảo các

thủ tục thống kê, giao nhận chặt chẽ.

Hình 9.7: mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu

Tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan

Số … /ML

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU

Năm …

STTSố và ký

hiệu hồ sơ

Số lượng

ĐVBQ

Tiêu đề

hồ sơ

Ngày tháng bắt

đầu và kết thúc

Số lượng

tờ

Ghi

chú

Tổng cộng bản mục này có... hồ sơ (bao gồm.... đơn vị bảo quản) trong

đó có.... Hồ sơ (...đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, hồ sơ

(...đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài.

Ngày....tháng....năm...

Họ tên, chức vụ, chữ ký của người phụ

trách LTCQ nhận HS nộp lưu

Ngày.... tháng..... năm...

Họ tên, chức vụ, chữ ký của người

phụ trách đơn vị có hồ sơ

Chương 10. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Lưu trữ hồ sơ tài liệu là một nội dung quan trọng của công tác quản lý

văn bản ở các cơ quan đơn vị. Hiện nay, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

đã và đang phát triển rất phong phú, đa dạng. Chương này chỉ đề cập đến

những vấn đề chính về lưu trữ tài liệu văn bản quản lý nhà nước (tài liệu hành

chính) mà không đề cập đến nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, phim

ảnh, ghi âm, ghi hình.

1. Khái niệm, vai trò và tính chất của công tác lưu trữ

1.1. Tài liệu lưu trữ

a. Khái niệm

Tài liệu lưu trữ là bản chính của những tài liệu có giá trị được hình

thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ

chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và cá nhân không kể thời gian sản sinh,

chế độ xã hội, vật liệu và phương pháp chế tác được lựa chọn để bảo quản,

phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ có 3 đặc điểm cơ bản:

- Phần lớn tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ;

- Tài liệu lưu trữ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản

chính;

- Tài liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong lưu trữ để phục vụ

cho việc khai thác tra cứu sử dụng.

b. Phân loại:

b1. Căn cứ vào nội dung, tác giả của tài liệu

- Tài liệu của các cơ quan hành chính Nhà nước;

- Tài liệu của các cơ quan tổ chức Đảng, đoàn thể;

- Tài liệu của các đơn vị kinh doanh;

- Tài liệu của các cá nhân, gia đình.

b2. Căn cứ vào kỹ thuật chế tác

- Tài liệu chữ viết trên giấy (tài liệu hành chính) bao gồm các loại văn

bản trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan đã được lập hồ sơ

đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.

- Tài liệu khoa học kỹ thuật gồm các bản thiết kế, chế tạo máy, thiết kế

xây dựng, trắc địa, thăm dò địa chất, các tài liệu khí tượng, thuỷ văn... được

làm từ những chất liệu thích hợp.

- Tài liệu phim ảnh ghi âm: bao gồm các âm bản, dương bản các phim

ảnh, băng ghi âm và ghi hình có giá trị được bảo quản trong các kho lưu trữ

bằng những phương pháp riêng.

c. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

- Ý nghĩa lịch sử: tài liệu lưu trữ bao giờ cũng phản ánh một cách trung

thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và của cả xã hội.

Vì vậy, tài liệu lưu trữ là tài liệu quý giá nhất, chân thật nhất để nghiên cứu

lịch sử.

- Ý nghĩa khoa học: tài liệu lưu trữ ghi lại quá trình hoạt động của xã

hội, của cơ quan và của các cá nhân trong các lĩnh vực, ghi lại những công

trình nghiên cứu khoa học, các phát minh, sáng chế của loài người. Vì vậy, tài

liệu lưu trữ phục vụ cho việc kế thừa, phổ biến, áp dụng những thành tựu

khoa học công nghệ.

- Ý nghĩa thực tiễn: tài liệu lưu trữ của các cơ quan phục vụ cho công

tác hàng ngày của cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên môn như sơ kết, tổng

kết công tác, xây dựng chương trình kế hoạch... Mặt khác các tài liệu lưu trữ

cung cấp các thông tin quá khứ giúp cho việc ra quyết định quản lý.

- Ý nghĩa kinh tế: trong nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng các thông tin

kinh tế quan trọng, phản ánh tình hình kinh tế của đất nước, của từng ngành

phục vụ cho việc xây dựng các quy hoạch, các kế hoạch phát triển kinh tế của

từng ngành, của đất nước.

- Ý nghĩa văn hoá: tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân

tộc, nó phản ánh nhận thức về xã hội, tự nhiên của một dân tộc qua các thời

kỳ lịch sử khác nhau. Các tài liệu lưu trữ là các sản phẩm phản ánh thành quả

lao động sáng tạo của các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong xã hội.

1.2. Công tác lưu trữ

a. Khái niệm:

Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức bảo quản một cách khoa

học những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt

động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu các

thông tin quá khứ.

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của xã hội nói chung và

của các đơn vị, tổ chức nói riêng.

Trong phạm vi các cơ quan, công tác lưu trữ bao gồm các công việc:

thu thập, xác định tài liệu, phân loại tài liệu, thống kê, tổ chức công cụ tra tìm

tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học trong lưu trữ, áp

dụng các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu.

b. Vị trí của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một bộ phận của công tác quản lý nhà nước, chịu

trách nhiệm quản lý một bộ phận tài sản quan trọng của nhà nước.

Công tác lưu trữ là một công tác nghiệp vụ chuyên môn có hệ thống lý

luận nghiệp vụ riêng và có hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương.

Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ phục vụ cho mọi nhu cầu công

tác của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang, các

cán bộ nhân viên trên các lĩnh vực: Chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế,

khoa học kỹ thuật.

Trong đời sống của mỗi cá nhân, gia đình tập thể, công tác lưu trữ tư

nhân cũng có ý nghĩa rất lớn, cung cấp thông tin cần thiết cho các lĩnh vực

hoạt động.

c. Các yêu cầu của công tác lưu trữ

- Tính khoa học: để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả

các tài liệu lưu trữ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần phải tiến hành

theo những phương pháp khoa học. Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường

xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn, ứng dụng những thành quả của khoa

học kỹ thuật vào hoàn cảnh thực tế của đất nước.

- Tính cơ mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng những bí mật nhà nước, kẻ

thù có thể dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, sao chụp khai thác

những tài liệu này để phục vụ cho mưu đồ phá hoại của chúng. Vì vậy, công

tác lưu trữ phải luôn cảnh giác, giữ đúng nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí

mật quốc gia. Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ban

hành.

d. Các phông lưu trữ

Là khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic và quan hệ lịch sử hình

thành do hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân được bảo

quản trong kho lưu trữ. Gồm:

- Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu của CHXHCNVN

không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm

ra tài liệu đó. Thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam: ĐCSVN và Nhà

nước Việt Nam

- Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá

trình hoạt động của một cơ quan được lựa chọn bảo quản trong một kho lưu

trữ. Những điều kiện để một cơ quan được lập phông lưu trữ cơ quan:

+ Có văn bản của Nhà nước qui định việc thành lập, chức năng nhiệm

vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy;

+ Có tài khoản riêng; có con dấu và văn thư độc lập

- Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu lưu trữ

được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân, gia đình,

dòng họ.

2. Nội dung của công tác lưu trữ hiện hành

2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành

a. Khái niệm

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm, làm phong phú thêm

tài liệu cho các kho lưu trữ cơ quan, lưu trữ nhà nước ở trung ương và địa

phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.

Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm:

- Thu thập những tài liệu lưu trữ cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ nhà nước

theo chế độ nộp lưu trữ của Nhà nước.

- Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phòng lưu trữ

đang bảo quản trong các lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ Nhà nước.

Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan

trọng của công tác lưu trữ. Làm tốt công tác này sẽ bảo đảm có đầy đủ tài liệu

phục vụ cho các hoạt động của xã hội. Đồng thời, công tác thu thập, bổ sung

tài liệu là tiền đề để thực hiện các khâu công tác khác của công tác lưu trữ

như: chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.

b. Nguyên tắc

- Nguyên tắc 1: thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử, tài liệu

sản sinh ra trong thời đại lịch sử nào thì phải để riêng cho thời đại lịch sử đó.

- Nguyên tắc 2: thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ. Phông lưu

trữ là khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ

quan, một tập thể, một cá nhân có giá trị lịch sử được thu thập và bảo quản

trong một kho lưu trữ.

Những cơ quan có các điều kiện sau đây sẽ thành lập phông lưu trữ.

+ Có văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền thành lập

cơ quan trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của cơ quan.

+ Có ngân sách độc lập (tài khoản ở kho bạc)

+ Có con dấu và văn thư độc lập

- Nguyên tắc 3: thu thập bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ.

Khối phông là toàn bộ tài liệu các phông lưu trữ hình thành trong quá

trình hoạt động của các đơn vị có liên quan về chức năng, nhiệm vụ, quan hệ

trực thuộc hoặc cùng một cơ quan chủ quản, hoạt động trong cùng thời gian,

cùng một lãnh thổ hoặc trong cùng một lĩnh vực hoạt động và được bảo quản

trong một kho dự trữ.

Căn cứ vào những đặc điểm giống và khác nhau về nội dung, tính chất

hoạt động, thời gian tồn tại, mối quan hệ lẫn nhau... mà các phông tài liệu lưu

trữ được liên kết thành các khối phông. Ví dụ: khối phông của các cơ quan

cùng một ngành hay cùng một cơ quan chủ quản.

c. Nội dung công tác thu thập tài liệu của lưu trữ cơ quan

Các tài liệu được thu thập bổ sung vào các lưu trữ cơ quan gồm:

- Các tài liệu văn thư hiện hành đã được giải quyết xong

Các tài liệu này sau một năm giữ lại ở các đơn vị để tiếp tục giải quyết

theo dõi công việc phải nộp vào lưu trữ cơ quan. Lưu trữ cơ quan phải căn cứ

vào danh mục hồ sơ để nắm tình hình tài liệu ở các đơn vị, tổ chức, bộ phận

văn thư đồng thời hướng dẫn đôn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ, lựa chọn tài

liệu và tiếp nhận tài liệu hồ sơ vào lưu trữ.

Lưu trữ cơ quan chỉ tiếp nhận những tài liệu đã giải quyết xong, đã lập

thành hồ sơ theo chế độ lập hồ sơ theo quy định của Nhà nước. Việc tiếp

nhận phải được tiến hành theo thời gian quy định cho các đơn vị, không nộp

lẻ tẻ (trừ trường hợp đặc biệt). Quá trình tiếp nhận phải có biên bản theo mẫu

đã trình bày ở chương trước.

- Các tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức, cá nhân cán bộ

Các tài liệu này được thu thập bằng 2 cách:

Cách 1: lưu trữ cơ quan hướng dẫn cho các đơn vị, cá nhân trong cơ

quan cách lập hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ và lập mục lục hồ sơ, nộp hồ sơ vào

lưu trữ cơ quan.

Cách 2: lưu trữ cơ quan trực tiếp nhận tài liệu từ các đơn vị, tổ chức, cá

nhân về để tiến hành chỉnh lý có sự phối hợp với những cán bộ của các đơn

vị, tổ chức.

- Tiếp nhận tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ nộp vào lưu trữ

Đây là các tài liệu lưu trữ quốc gia mà cá nhân, gia đình, dòng họ, tập

thể đó phải giao lại cho lưu trữ cơ quan hay lưu trữ Nhà nước theo chế độ

quy định. Hoặc là những tài liệu riêng thuộc sở hữu tư nhân, gia đình, dòng

họ, tập thể có thể ký gửi, tặng hoặc nhượng lại với các điều kiện thoả thuận.

- Sưu tầm, bổ sung những tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan

hay của lưu trữ nhà nước

Các lưu trữ cơ quan phải căn cứ vào chế độ nộp lưu chuyển của Nhà

nước và kế hoạch, yêu cầu cụ thể của lưu trữ Nhà nước để chuẩn bị tài liệu

nộp lưu. Đó là các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, đã hết thời hạn bảo

quản ở cơ quan mình. Các tài liệu này phải được chỉnh lý, xác định giá trị,

biên mục và thực hiện các thủ tục chuyển giao theo quy định.

2.2. Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ Nhà nước

Tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ Nhà nước thường xuyên được bổ sung

từ các nguồn sau:

a. Tài liệu do các lưu trữ cơ quan nộp theo chế độ nộp lưu trữ nhà nước

Theo quy định của Nhà nước, các hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh

viễn, sau 10 năm lưu trữ tại cơ quan phải đem nộp vào lưu trữ Nhà nước.

Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất được bổ sung thường xuyên vào các

lưu trữ Nhà nước.

b. Tài liệu của các cơ quan giải thể, ngừng hoạt động

Những tài liệu này phải tiến hành đánh giá phân loại lựa chọn cụ thể

từng trường hợp tránh tình trạng lưu trữ cả những tài liệu không cần thiết.

c. Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ, tập thể ký gửi, biếu tặng

hoặc nhượng lại cho lưu trữ nhà nước

d. Tổ chức sưu tầm, bổ sung tài liệu còn thiếu qua các thời kỳ lịch sử

Các lưu trữ Nhà nước phải thống kê nắm tình hình tài liệu bảo quản

trong kho để xác định những phông, tài liệu còn thiếu, thu thập thông tin để

xác định các tài liệu đó đang được cơ quan nào nắm giữ, trên cơ sở đó lập kế

hoạch sưu tầm. Các lưu trữ nhà nước có thể lập danh sách tài liệu còn thiếu

gửi cho các lưu trữ cơ quan để yêu cầu sưu tầm.

2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

a. Khái niệm

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của

công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ

tài liệu khoa học, an toàn và sử dụng có hiệu quả.

b. Mục đích

- Thông qua chỉnh lý tài liệu để phân loại, lập hồ sơ tài liệu lựa chọn

những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu

huỷ.

- Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thực hiện các khâu

của công tác lưu trữ, tạo điều kiện khai thác có hiệu quả các tài liệu lưu trữ.

c. Nguyên tắc

Các tài liệu trong các kho lưu trữ phải được chỉnh lý theo các phông lưu

trữ: các tài liệu của phông nào phải được sấp xếp và chỉnh lý theo phông đó

nhằm tạo điều kiện cho công tác thống kê, bảo quản, khai thác, sử dụng.

d. Quá trình chỉnh lý tài liệu

* Chuẩn bị chỉnh lý: bao gồm các công việc:

- Nghiên cứu và viết lịch sử đơn vị hình thành phông bao gồm:

+ Tên gọi chính xác của đơn vị hình thành phông và những thay đổi tên

gọi (nếu có);

+ Ngày tháng bắt đầu và ngừng hoạt động của đơn vị hình thành

phông;

+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành phông

+ Những điều kiện và nguyên nhân việc giải thể, sáp nhập của đơn vị

hình thành phông;

+ Vị trí của đơn vị hình thành phông trong bộ máy nhà nước;

+ Cơ cấu tổ chức và những thay đổi về cơ cấu tổ chức trong quá trình

hoạt động của đơn vị hình thành phông.

- Nghiên cứu và viết lịch sử của phông

+ Khối lượng tài liệu của phông;

+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông;

+ Ngày tháng nộp lưu trữ, ai nộp? Số lượng tài liệu của từng đơn vị tổ

chức? Mức độ hoàn chỉnh của tài liệu?

+ Tình trạng tài liệu của phông hiện nay? đã tiến hành loại, huỷ tài liệu

khi nào? Số lượng loại huỷ là bao nhiêu? Ngày tháng kết quả kiểm tra số

lượng tài liệu? Có bộ phận tài liệu nào còn giữ ở các phông hoặc các lưu trữ

khác không?

- Xây dựng phương án hệ thống hoá tài liệu của phông tức là sắp xếp

tài liệu của phông theo một trật tự khoa học để khai thác, sử dụng tài liệu đạt

kết quả.

Có thể có các phương án hệ thống hoá tài liệu sau đây:

+ Phương án: "Cơ cấu tổ chức - thời gian tất cả các tài liệu của phông

trước tiên được phân chia thành các đơn vị tổ chức sau đó trong phạm vi

từng đơn vị tổ chức lại phân chia tài liệu theo từng thời kỳ (năm).

+ Phương án "thời gian - cơ cấu tổ chức": tất cả các tài liệu trong

phông trước hết phân chia theo các thời kỳ hoặc từng năm. Trong thời kỳ

(năm) lại phân chia tài liệu theo các đơn vị tổ chức.

+ Phương án "mặt hoạt động - thời gian": tất cả các tài liệu của phông

được phân chia theo các mặt hoạt động hoặc các chức năng hoạt động của

đơn vị hình thành phông sau đó trong phạm vi từng mặt hoạt động tài liệu lại

được phân chia thành từng thời gian (hoặc năm).

+ Phương án "Thời gian - mặt hoạt động": tất cả các tài liệu của phông

trước hết được phân chia theo từng thời kỳ (hoặc năm). Sau đó tài liệu trong

từng thời kỳ (từng năm) lại tiếp tục phân chia thành các mặt hoạt động.

+ Phương án "Thời gian - vấn đề (đề mục)": tất cả các tài liệu của từng

phông được phân chia theo thời gian sau đó tài liệu trong từng thời gian lại

được tiếp tục phân chia thành vấn đề.

Trong quá trình xác định phương án hệ thống hoá tài liệu của phông

phải theo nguyên tắc: mỗi phông chỉ được chọn một phương án hệ thống

hoá; tất cả các tài liệu của phông chỉ được hệ thống hoá một phương án.

- Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ: trong mỗi đợt chỉnh lý tài liệu có

nhiều người tham gia, để chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ cần phải soạn thảo

bản hướng dẫn về nghiệp vụ để tiến hành công việc được thống nhất.

- Lập kế hoạch chỉnh lý

- Kiểm tra bổ sung tài liệu của phông trước khi tiến hành chỉnh lý

Trước khi chỉnh lý một phông nào các cán bộ chỉnh lý phải kiểm tra số

lượng và tình hình tài liệu hiện có kịp thời bổ sung những tài liệu còn thiếu

đồng thời đưa ra khỏi phông những tài liệu không thuộc phông.

- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ chỉnh lý như: bàn ghế, giá, giấy,

bút...

* Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu

Bước 1: Hệ thống hoá tài liệu trong phông theo phương án đã định:

- Phân chia tài liệu của phông thành các nhóm lớn sau đó lại phân chia

tài liệu thành các nhóm nhỏ theo từng lĩnh vực hoạt động sau đó lại phân chia

tài liệu của từng lĩnh vực thành từng hồ sơ công việc.

- Lập hồ sơ trong chỉnh lý được thực hiện thông qua việc sắp xếp các

văn bản trong hồ sơ một cách hợp lý, thành lập mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ

dùng để thống kê các hồ sơ đã chỉnh lý, hướng dẫn trật tự sắp xếp hồ sơ trên

giá ở trong kho lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi cần thiết. Mục lục hồ sơ

có mẫu như sau:

MỤC LỤC HỒ SƠ

Phông:...

Từ hồ sơ... đến hồ sơ...

- Phông số:

- Mục lục số: (quyển số)

- Thời hạn bảo quản

- Số trang

Bước 2: Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý: xem xét lại tất

cả các văn bản cần thiết, loại ra những văn bản không có giá trị về mọi

phương diện, những tài liệu trùng, hồ sơ đã hết giá trị bảo quản và xác định

cho mỗi hồ sơ một thời gian bảo quản nhất định.

Bước 3: Biên mục hồ sơ

Biên mục hồ sơ được thực hiện đối với những hồ sơ có thời hạn bảo

quản lâu dài, vĩnh viễn. Còn đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời chỉ

đánh số tờ và viết tiêu đề ngoài bìa. Nội dung biên mục hồ sơ gồm các phần:

- Biên mục bên trong hồ sơ gồm:

+ Sắp xếp thứ tự các văn bản bên trong hồ sơ và đánh số tờ;

+ Viết tài liệu bên trong hồ sơ;

+ Viết chứng từ kết thúc.

- Biên mục bên ngoài hồ sơ gồm:

+ Tên phông và tên đơn vị tổ chức trong phông;

+ Tiêu đề hồ sơ;

+ Ngày bắt đầu và kết thúc của tài liệu bên trong hồ sơ;

+ Phông số;

+ Mục lục số;

+ Đơn vị bảo quản;

+ Số lượng tờ;

+ Thời hạn bảo quản của hồ sơ;

+ Lập mục hồ sơ.

Bước 4: sắp xếp tài liệu vào cặp hoặc hộp đựng tài liệu và sắp xếp lên

giá, tủ đưa vào lưu trữ.

Số lượng hồ sơ xếp trong một cặp, hộp có độ dày vừa phải để vừa

không gây hư hại tài liệu vừa tiết kiệm diện tích. Trên gáy mỗi cặp, hộp dán

một tờ nhãn. Tờ nhãn ghi đầy đủ các thông tin: tên của lưu trữ cơ quan (hoặc

lưu trữ Nhà nước), tên phông, số của phông, cặp số (hộp số); hồ sơ từ số...

đến số...

2.4. Xác định giá trị tài liệu

a. Khái niệm

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và

tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản cho từng

loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan theo giá trị

về mật chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác của tài liệu từ

đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho lưu trữ Nhà nước.

Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn các tài liệu có giá trị để

bảo quản. Đây là mục đích chủ yếu, xác định những tài liệu đã hết giá trị bảo

quản để tiêu huỷ.

b. Nguyên tắc

- Nguyên tắc lịch sử: việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải đặt trong

hoàn cảnh lịch sử sản sinh ra tài liệu đó, phải giữ lại những tài liệu phản ánh

sự kiện lịch sử quan trọng của đất nước.

- Nguyên tắc chính trị: nguyên tắc này đòi hỏi khi đánh giá phải xác định

được bản chất giai cấp của tài liệu, nhất là tài liệu của kẻ địch cần xác định

được giá trị của các tài liệu đó và sử dụng chúng để phục vụ cho đường lối

chính sách của Đảng, Nhà nước.

- Nguyên tắc tổng hợp và toàn diện: nguyên tắc này đòi hỏi

+ Xác định giá trị tài liệu trên các mặt: nội dung, hình thức, giá trị ngôn

ngữ.

+ Phải căn cứ vào nhu cầu của các lĩnh vực: chính trị, quân sự, y tế,

văn hoá, giáo dục, xã hội, khoa học - kỹ thuật.

+ Phải dựa trên lợi ích của nhiều người, nhiều cơ quan, nhiều địa

phương, nhiều ngành.

c. Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu

* Tiêu chuẩn nội dung

Nội dung là toàn bộ những vấn đề, sự kiện, hiện tượng, sự vật hoặc cá

nhân được ghi trong tài liệu.

Tài liệu của các cơ quan thường bao gồm các loại:

- Loại thứ nhất: phản ánh chức năng, nhiệm vụ hoạt động chủ yếu của

cơ quan (tài liệu về việc thành lập, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, kế

hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch...). Loại này bảo quản vĩnh viễn.

- Loại thứ 2: các tài liệu có tính chất giao dịch thông thường, các tài liệu

về quản trị. Thời hạn bảo quản của tài liệu này không đều, có loại lâu, có loại

nhanh.

- Loại thứ 3: tài liệu về nhân sự: có giá trị tra cứu, các tài liệu nhân sự

được bảo quản chủ yếu lưu trữ cơ quan.

* Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông

Đơn vị hình thành phông là những cơ quan hoặc cá nhân mà trong hoạt

động của nó, tài liệu được hình thành căn cứ vào tiêu chuẩn này nhằm:

- Xác định xem cơ quan ấy có phải là nguồn thu của lưu trữ hay không?

- Xác định ưu tiên khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ và chuyển giao

những tài liệu có giá trị vào lưu trữ.

- Là căn cứ để lập bảng kê danh sách những cơ quan có tài liệu quan

trọng cần phải thu thập để nộp lưu trữ Nhà nước.

* Tiêu chuẩn tác giả

Tác giả là tên cơ quan, đơn vị làm ra tài liệu. Trong phông của cơ quan

có tài liệu của nhiều tác giả khác nhau. Dựa vào tiêu chuẩn này có thể nắm

được danh sách cơ quan có ý nghĩa lịch sử quan trọng, phải thu thập tài liệu

vào lưu trữ nhà nước.

Ví dụ: Uỷ ban quân quản, danh sách các nhà hoạt động xã hội, khoa

học, kỹ thuật.

* Tiêu chuẩn lặp lại của thông tin

Tính lặp lại của thông tin thể hiện ở sự lặp lại nội dung của tài liệu này

trong tài liệu khác (ở các mức độ khác nhau). Tài liệu có thông tin lặp lại có

thể có ở một cơ quan hoặc tất cả các cơ quan thuộc một ngành hoặc một hệ

thống chủ quản.

Đối với các trường hợp trùng lặp thông tin thì xử lý như sau:

- Trường hợp văn bản có cả bản chính, bản sao: hồ sơ có thể loại bỏ

bản sao.

- Trường hợp văn bản quản lý trùng (nhất là văn bản pháp quy): trong

một đơn vị bảo quản chỉ cần giữ lại một bản tốt nhất. Trường hợp bảo quản

trùng, có trong tất cả các phông thì tài liệu chủ yếu được lưu trữ ở 2 cơ quan:

cơ quan ban hành và cơ quan thi hành văn bản.

- Trường hợp báo cáo tổng kết năm thì thông thường cần giữ lại báo

cáo quý, sáu tháng, năm (nếu báo cáo nãm bao hàm đầy đủ nội dung của báo

cáo tháng, quý). Trừ truờng hợp báo cáo quan trọng. Cách xử lý cũng tương

tự đối với báo cáo của cơ quan và các đơn vị tổ chức trong cơ quan, của cơ

quan chủ quản và các cơ quan trực thuộc.

* Các tiêu chuẩn khác

Ngoài các tiêu chuẩn trên còn căn cứ vào các tiêu chuẩn khác như: sự

kiện, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu, mức độ hoàn chỉnh tài liệu của

phông lưu trữ, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, đặc điểm về chữ viết, ngôn

ngữ, nghệ thuật...

d. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ

* Tổ chức hội đồng

Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ bao gồm:

- Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng chủ trì.

- Cán bộ lưu trữ cơ quan.

- Cán bộ của đơn vị có tài liệu.

Quyết định về loại huỷ tài liệu của Hội đồng phải xin ý kiến của cơ quan

lưu trữ cấp trên mới được thi hành.

* Xác định giá trị tài liệu ở khâu văn thư trong các phông lưu trữ cơ

quan và các kho lưu trữ nhà nước dưới sự chỉ đạo của Hội đồng xác định giá

trị tài liệu

Theo Điều 9, Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định: "Việc

lựa chọn những tài liệu lưu trữ quốc gia để bảo quản và loại ra những tài liệu

hết giá trị để tiêu huỷ phải có Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ quyết

định. Tài liệu dự định tiêu huỷ phải lập biên bản, biên bản do cơ quan có thẩm

quyền phê duyệt".

* Tiêu huỷ tài liệu

Các tài liệu tiêu huỷ được thống kê thành mục lục hồ sơ. Mục lục này

được Hội đồng xác định giá trị tài liệu phê duyệt và thủ trưởng cơ quan ra

quyết định tiêu huỷ. Tài liệu tiêu huỷ bằng phương pháp đưa vào máy nghiền

làm nguyên liệu hoặc máy cắt vụn tài liệu.

Sau khi tiêu huỷ tài liệu phải có văn bản báo cáo cho thủ trưởng cơ

quan.

2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu là toàn bộ các công việc được thực hiện để bảo quản

an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử

dụng trước mắt và lâu dài.

a. Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ

* Nhân tố tự nhiên

Độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, nấm mốc, côn trùng, bão lụt... là những

nhân tố tự nhiên trực tiếp phá hoại các tài liệu. Nước ta khí hậu nóng ẩm,

nhiệt độ và độ ẩm cao, điều kiện phát sinh nấm mốc thuận lợi và côn trùng

sinh sản nhanh. Đó là những khó khăn cho việc bảo quản tài liệu.

* Nhân tố con người

Nhân tố con người: gồm những việc làm có ý thức như kẻ địch phá

hoại, kẻ gian lấy cắp, do sự cẩu thả thiếu trách nhiệm của nhân viên và người

sử dụng tài liệu, chấp hành không đúng các quy định về bảo quản tài liệu lưu

trữ hoặc việc xác đinh giá trị tài liệu không chính xác có thể tiêu hủy những tài

liệu có giá trị.

* Các nhân tố thuộc về hoá học

Các hóa chất trong quá trình bảo quản, các chất xâm nhập từ môi

trường bị ô nhiễm bên ngoài vào các tài liệu.

b. Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ

Phòng lưu trữ (kho) phải làm ở nơi khô ráo, sạch sẽ, xa hồ ao, cống

rãnh, xa mạch nước ngầm. Chỗ để tài liệu phải cách biệt các phòng làm việc

khác. Trong phòng (kho) phải có đầy đủ các thiết bị cần thiết và phù hợp với

yêu cầu bảo quản như: giá, tủ sắp xếp tài liệu, thiết bị điều hoà nhiệt độ,

chống ẩm và các thiết bị khác.

Khi bảo quản tài liệu lưu trữ cần phải để tài liệu trong hộp kín và xếp lên

giá tủ. Khi tài liệu được bàn giao từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc

phục vụ sử dụng phải ghi biên bản, khi trả lại phải kiểm tra. Đặc biệt, phải có

nội quy và thực hiện nghiêm ngặt nội quy phòng chống cháy.

2.6. Thống kê và kiểm tra tài liệu

a. Khái niệm

Thống kê tài liệu là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn,

nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng thành phần, nội dung

tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.

b. Mục đích

- Giúp cho các cơ quan lưu trữ có căn cứ để xây dựng kế hoạch bổ

sung tài liệu.

- Xác định giá trị tài liệu, có kế hoạch mua sắm các trang thiết bị để bảo

quản tài liệu.

- Làm cơ sở cho việc quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ bảo vệ bí

mật quốc gia.

c. Nguyên tắc

- Bảo đảm thống kê toàn diện, kịp thời, chính xác các tài liệu.

- Bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu, tài liệu

trong kho lưu trữ thống kê theo kiểu nào thì được sắp xếp, bảo quản theo

cách đó.

- Các công cụ phải áp dụng thống nhất về thể loại, nội dung, đối tượng

thống kê.

d. Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ

- Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ

Khi nhập tài liệu vào kho lưu trữ phải ghi vào sổ nhập tài liệu theo mẫu

sau:

Số

TT

Ngày

tháng

năm

nhập

Số văn

bản giao

nộp

Tên cơ quan

hoặc cá nhân

nộp tài liệu

Tên phông

hoặc hồ sơ

cặp tài liệu

Số

phông

Thời gian

của tài

liệu

Số

lượng

Đặc điểm

tình hình

tài liệu

Ghi

chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

- Mục lục hồ sơ

Đây là công cụ thống kê chính dùng để thống kê trực tiếp các hồ sơ có

trong phông (kể cả trong sưu tập) tài liệu. Mục lục hồ sơ được lập đối với

những phông tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành các hồ sơ và hệ thống hoá

theo một phương án nhất định.

Mục lục hồ sơ bao gồm:

+ Tờ nhan đề theo mẫu sau:

MỤC LỤC HỒ SƠ

Phông:...

Từ hồ sơ.... đến hồ sơ....

- Phông sô

- Mục lục số (quyển số):

- Số trang

- Thời hạn bảo quản:

+ Mục lục:

Tờ mục lục của mục lục hồ sơ phải ghi lời nói đầu, bảng giải thích chữ

viết tắt và bảng thống kê theo mẫu:

BẢNG THỐNG KÊ HỒ SƠ

Cặp hồ

sơ

Hồ sơ

sốTiêu đề hồ sơ

Ngày tháng bắt đầu

và kết thúcSố tờ Ghi chú

1 2 3 4 5 6

- Số lượng hồ sơ thống kê trong mục lục

- Số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

- Số lượng hồ sơ bảo quản lâu dài

- Số lượng tờ của bản mục lục

Người lập bản mục lục

(Chức vụ, họ tên, chữ ký)

- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ

Những kho lưu trữ lớn bảo quản những phông tài liệu có nhiều mục lục

hồ sơ thì phải lập sổ đăng ký mục lục hồ sơ.

- Sổ thống kê phông

Sổ thống kê phông nhằm thống kê và đánh số thứ tự cho các phông

bảo quản trong kho, cố định trật tự sắp xếp các phông, tạo cơ sở đánh số tra

tìm các hồ sơ.

SỔ THỐNG KÊ PHÔNG

Số

phông

Ngày tháng lần nhập đầu

tiên vào lưu trữ

Tên

phông

Tình hình xuất nhập tài

liệu của phông

Ghi

chú

1 2 3 4 5

- Báo cáo tổng hợp: gồm 3 phần: kho tàng, cán bộ, tài liệu lưu trữ.

- Sổ xuất tài liệu lưu trữ, sổ này nhằm thống kê các tài liệu đưa ra khỏi

kho lưu trữ do yêu cầu của công tác khai thác, sử dụng, giao nộp cho lưu trữ

khác...

e. Công tác kiểm tra tài liệu

Kiểm tra tài liệu nhằm mục đích nắm đuợc số lượng, trạng thái thực tế

của tài liệu và tình hình bảo quản để phát hiện những sai sót, có biện pháp

khắc phục những sai sót, ngăn chặn không để xảy ra những hậu quả đáng

tiếc.

* Các hình thức kiểm tra

- Kiểm tra định kỳ: tiến hành theo thời gian đã định

- Kiểm tra đột xuất: trong các trường hợp:

+ Tài liệu bị thiên tai, địch hoạ tàn phá

+ Tình nghi bị mất cắp

+ Phát hiện tài liệu bị hư hỏng do bảo quản không tốt

+ Sau khi di chuyển tài liệu

+ Người phụ trách thay đổi

* Phương pháp kiểm tra

Công tác kiểm tra có thể tiến hành cả phông hoặc cho một phần của

phông. Khi kiểm tra người ta đối chiếu số lượng và tình hình thực tế của tài

liệu với sổ sách, ghi lại các sai lệch, lập biên bản kiểm tra. Sau khi tiến hành

kiểm tra, các phông, kho lưu trữ phải tích cực áp dụng các biện pháp để khắc

phục các sai sót như tìm tài liệu bị mất, bổ sung tài liệu bị thiếu, đòi tài liệu

cho mượn quá hạn, phục chế tài liệu hư hỏng, tăng cường thiết bị bảo quản.

Đối với những tài liệu bị mất không thể tìm thấy, tài liệu bị hư hỏng

không thể phục chế được thì phải lập biên bản và xoá bỏ trong sổ sách.

2.7. Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

a. Khái niệm:

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các cơ quan,

tổ chức kinh tế, xã hội các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu

trữ.

Trong công tác lưu trữ, công tác tổ chức và sử dụng tài liệu vừa là khâu

cuối cùng, vừa là kết quả của các khâu nghiệp vụ lưu trữ, là mục đích của

công tác lưu trữ nói chung. Công tác này nhằm biến các thông tin quá khứ

thành những tri thức văn hoá, khoa học, kỹ thuật của con người phục vụ sản

xuất, kinh doanh, phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo.

b. Nguyên tắc

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần được tiến hành theo

những nguyên tắc:

Nguyên tắc 1: Nguyên tắc chính trị

Pháp lệnh về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định "việc sử dụng và

công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phải phục vụ đường lối, chính sách và đảm

bảo bí mật của Đảng và Nhà nước". Việc sử dụng tài liệu là để thực hiện

nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ.

Nguyên tắc 2: Nguyên tắc cơ mật

Để thực hiện nguyên tắc này cần phải quy định từng loại đối tượng

được sử dụng những tài liệu nào, thuộc phông và thời gian nào, đồng thời

thực hiện đầy đủ các quy định về chế độ bảo quản, sử dụng, ghi chép tài

liệu...

Nguyên tắc 3: Bảo đảm công tác thông tin tư liệu nhanh chóng, chính

xác

c. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu

* Tổ chức phòng đọc

Mỗi phòng, kho lưu trữ cần phải có một phòng đọc với các trang thiết bị

cần thiết phục vụ cho việc tra tìm nghiên cứu tài liệu. Ngoài ra, để kiểm tra,

theo dõi việc sử dụng tài liệu, phòng đọc phải có các loại sổ sách, giấy tờ cần

thiết sau đây:

- Đơn xin nghiên cứu tài liệu lưu trữ;

- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc.

- Sổ đăng ký sao chụp tài liệu;

- Biểu đồ tiến độ sử dụng tài liệu (đối với các kho lưu trữ có số lần

nghiên cứu sử dụng tài liệu nhiều);

- Sổ góp ý kiến của người nghiên cứu, sử dụng tài liệu.

* Cấp các bản sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ

Nếu các cơ quan cá nhân có nhu cầu sao lục hoặc trích sao tài liệu de

làm bằng chứng giải quyết công việc thì có thể đề nghị cấp thẩm quyền xem

xét cấp bản sao lục và trích lục tài liệu đó theo quy định

* Thông báo tài liệu lưu trữ

Mục đích là để thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu những tài

liệu lưu trữ có giá trị hiện đang được bảo quản ở kho lưu trữ để họ đến

nghiên cứu, khai thác. Trong các thông báo cần viết rõ tên tài liệu, số tra tìm

trong kho và thủ tục cho phép nghiên cứu, sử dụng tài liệu.

* Triển lãm tài liệu

Triển lãm tài liệu nhằm mục đích:

- Tuyên truyền giáo dục quần chúng nhân dân về truyền thống cách

mạng, lòng yêu nước.

- Giới thiệu tài liệu mới phát hiện cho người nghiên cứu phục vụ các

mục đích khoa học. Các tài liệu được đưa ra trưng bày trong các cuộc triển

lãm được phục chế lại từ bản chính (giống hệt như bản chính) mà không đưa

bản chính ra trưng bày.

* Công bố tài liệu

Công bố tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp cho các nhà nghiên cứu, cho

quần chúng biết về những tài liệu có ý nghĩa phục vụ cho công tác tuyên

truyền, giáo dục, cho nghiên cứu lịch sử...

Hình thức công bố tài liệu lưu trữ rất phong phú: xuất bản các tập sách

công bố tài liệu, đăng báo, tạp chí, xây dựng các bộ phim...

Chương 11. SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ

Soạn thảo văn bản là công việc hàng ngày của các nhân viên văn

phòng. Đây là công việc tuy đơn giản nhưng đòi hỏi tính chính xác rất cao.

Người làm công tác soạn thảo văn bản cần nhận diện và phân biệt được các

loại văn bản: đâu là công văn, đâu là tờ trình, đâu là quyết định??? hiểu rõ

quy trình cũng như các yêu cầu về nội dung, thể thức, ngôn ngữ trong soạn

thảo. Chương này sẽ giúp chúng ta nắm bắt được những vấn đề cơ bản đó.

1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước

1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

- Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng một

ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định.

Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể của hoạt động xã hội mà văn bản có

những hình thức và nội dung khác nhau, trong đó văn bản quản lý là một

dạng của văn bản nói chung.

- Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt

động quản lý lãnh đạo. Trong các cơ quan Nhà nước, văn bản được sử dụng

như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các

thông tin cần thiết hình thành trong quản lý.

- Văn bản quản lý nhà nước là những thông tin quản lý thành văn do

các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục trình tự nhất định

nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ

quan nhà nước với nhau, giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức, các cá

nhân (các cơ quan Nhà nước có thể là: các cơ quan, đoàn thể các tổ chức

kinh tế, xã hội, đơn vị quân đội... do Nhà nước thành lập).

Văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền

lực nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc

phạm vi nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ

quan tổ chức. Sự khác biệt của văn bản quản lý Nhà nước so với các loại văn

bản khác thể hiện ở: hiệu lực pháp lý, quy trình soạn thảo, thể thức văn bản

được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước

- Thứ nhất, văn bản quản lý nhà nước được ban hành bởi các cơ quan

của nhà nước, dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan

(không mang tính chất cá nhân như nhiều loại văn bản khác).

Chủ thể ban hành văn bản quản lí nhà nước gồm các cơ quan trong hệ

thống tổ chức các cơ quan sau: Cơ quan quyền lực nhà nước; cơ quan hành

chính nhà nước: cơ quan tư pháp.

Đối với các cơ quan, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội và các cơ

quan nhà nước như trường học, doanh nghiệp v.v.. của nhà nước thì văn bản

hình thành trong quá trình hoạt động được gọi là văn bản quản lí.

- Thứ hai, văn bản quản lí nhà nước là phương tiện phục vụ hoạt động

quản lí nhà nước của các cơ quan, thể hiện ý chí của giai cấp nắm quyền

lãnh đạo và mang tính quyền lực đơn phương.

- Thứ ba, việc ban hành văn bản quản lí nhà nước phải tuân thủ đúng

thể thức, thủ tục, trình tự do pháp luật quy định.

- Thứ tư, văn bản quản lí nhà nước được cơ quan nhà nước đặt ra và

áp dụng các biện pháp đảm bảo thực hiện theo quy định của pháp luật.

1.3. Phân loại văn bản quản lý nhà nước

1.3.1 Mục đích của việc phân loại

Việc phân loại văn bản để nhằm các mục đích sau:

- Một là, nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn

bản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể, đồng thời áp dụng

phương pháp soạn thảo thích hợp (cả về cấu trúc, ngôn ngữ, văn phong, nội

dung văn bản).

- Hai là, tạo thuận lợi cho việc quản lí và sử dụng văn bản hình thành

trong hoạt động của cơ quan.

- Ba là, có cách xử lý đúng đắn đối với từng loại, từng nhóm văn bản

khi lập hồ sơ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu

trữ cơ quan.

1.3.2 Một số tiêu chí để phân loại vãn bản quản lí nhà nước

Để phân loại văn bản quản lí nhà nước, có nhiều tiêu chí khác nhau

cho chúng ta các kết quả phân loại văn bản khác nhau. Sau đày là một số tiêu

chí thường áp dụng:

a. Phân loại theo chủ thể ban hành

- Văn bản của các cơ quan quyền lực nhà nước;

- Văn bản của các cơ quan quản lí nhà nước;

- Văn bản của các cơ quan tư pháp;

b. Phân loại theo nguồn gốc của văn bản

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, nếu theo nguồn gốc

của chúng có thể chia làm ba loại:

- Văn bản đến: là văn bản do các cơ quan khác ban hành và gửi tới.

- Văn bản đi: là văn bản do cơ quan ban hành nhằm mục đích gửi cho

các cơ quan khác.

- Văn bản ban hành nội bộ: là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ

sử dụng trong nội bộ cơ quan, không gửi ra ngoài.

Việc phân loại này chỉ mang tính chất tương đối vì trong thực tế có

những văn bản ban hành tuy chỉ nhằm thông báo hoặc giải quyết những vấn

đề thuộc nội bộ cơ quan (văn bản nội bộ) nhưng phải gửi cho cả cơ quan

khác (văn bản đi) hoặc đối với văn bản đến do các cơ quan khác gửi tới có

trường hợp cơ quan nhận phải sao gửi cho các cơ quan trực thuộc để thi

hành (lúc này trở thành văn bản đi).

c. Phân loại theo phạm vi sử dụng của văn bản

Căn cứ vào nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản, văn bản quản lí

nhà nước được chia làm hai loại:

- Văn bản thông dụng là văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt

động quản lý của các cơ quan. Ví dụ: Quyết định, công văn, thông báo, báo

cáo, biên bản, tờ trình, kế hoạch v.v.

- Văn bản chuyên môn là loại văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ

mang tính đặc thù của một ngành một lĩnh vực công tác nhất định. Ví dụ: Văn

bản của ngành ngoại giao (công hàm, hiệp định, hiệp ước.v.v...); văn bản của

ngành tài chính (phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán, hóa đơn, biên lai,

phiếu thu v.v...); văn bản của ngành tư pháp (cáo trạng, quyết định khởi tố

v.v...).

d. Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản

Theo đặc điểm này, văn bản quản lí nhà nước được chia thành ba loại:

văn bản mật, văn bản nội bộ và văn bản phổ biến rộng rãi.

- Văn bản mật là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí

mật cơ quan không được phổ biến và chỉ những người có trách nhiệm mới

được đọc (văn bản mật có ba mức độ: mật, tối mật, tuyệt mật).

- Văn bản nội bộ là văn bản chỉ được sử dụng trong nội bộ cơ quan chứ

không công bố ra ngoài.

- Văn bản phổ biến rộng rãi là văn bản được phổ biến rộng rãi trong các

cơ quan và quần chúng nhân dân; phổ biến trên phương tiện thông tin đại

chúng; đăng công báo Chính phủ hoặc Công báo tỉnh v.v.

đ. Phân loại theo hiệu lực pháp lí của văn bản

Căn cứ vào hiệu lực pháp lí của văn bản, có thể chia văn bản quản lí

nhà nước làm hai loại: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.

* Văn bản quy phạm pháp luât:

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban

hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục

được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND, trong đó có

quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước đảm bảo

thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

Văn bản quy phạm pháp luật có những đặc điểm cơ bản sau đây:

- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức nhất

định và trình tự, thủ tục do pháp luật quy định. Theo Điều 2 của Luật Ban

hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, hệ thống văn bản quy phạm

pháp luật gồm:

1. Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội.

2. Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.

3. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.

4. Nghị định của Chính phủ.

5. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

6. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông

tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao.

7. Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

8. Thông tư của Bộ trường, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

9. Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

10. Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa

Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội.

11. Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện

trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trường Viện kiểm sát

nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

12. Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân

dân (Quyết định và Chỉ thị).

- Văn bản quy phạm pháp luật nội dung có chứa quy tắc xử sự chung

mang tích bắt buộc đối với mọi đối tượng chịu sự điều chỉnh của văn bản phải

thực hiện, không có ngoại lệ. Vì vậy, văn bản quy phạm pháp luật không chỉ

đích danh một cá nhân, đối tượng cụ thể.

Hiệu lực về không gian của văn bản quy phạm pháp luật trong phạm vi

toàn quốc hoặc từng địa phương.

Hiệu lực về thời gian của văn bản quy phạm pháp luật là thường xuyên,

liên tục, được áp dụng nhiều lần đối với mọi đối tượng hoặc một nhóm đối

tượng.

- Nhà nước đặt ra những biện pháp đảm bảo thực hiện theo quy định

của pháp luật.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật là hình thức biểu hiện mối liên

hệ bên ngoài của pháp luật bằng các loại văn bản có giá trị cao thấp khác

nhau (luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư v.v.) do các

cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một trình tự và thủ tục do

pháp luật quy định nhưng tồn tại trong một thể thống nhất.

* Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là loại văn bản quản lí nhà nước không mang tính

quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình

trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí.

Văn bản hành chính gồm: văn bản hành chính (cá biệt) và văn bản

hành chính thông thường.

- Văn bản hành chính (cá biệt)

Văn bản hành chính (cá biệt) là quyết định quản lí thành văn do cơ

quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ

tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có

tính chất cụ thể, cá biệt.

Văn bản hành chính (cá biệt) có đặc điểm sau:

+ Theo khái niệm trên, hầu hết các cơ quan hoặc cá nhân có thẩm

quyền đều được ban hành văn bản cá biệt theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục

nhất định. Ví dụ: Hiệu trưởng, Giám đốc, Chủ tịch UBND v.v...

+ Văn bản cá biệt nội dung có chứa quy tắc xử sự riêng, được áp dụng

đối với từng trường hợp, cá nhân cụ thể trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải

quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt.

Ví dụ: Quyết định nâng lương thường xuyên cho viên chức của Trường

Đại học Kinh tế Quốc dân phải áp dụng các quy định hiện hành.

+ Văn bản cá biệt được thực hiện bằng các biện pháp theo quy định

của pháp luật.

- Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là văn bản được hình thành trong

quá trình của hoạt động quản lí nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các

thông tin trong hoạt động quản lí.

Văn bản hành chính thông thường được sử dụng để ghi chép, truyền

đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lí, không được sử dụng

để đưa ra các quyết định quản lí. Vì vậy không được dùng để thay thế cho

văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt.

Trong thực tế có cơ quan sử dụng văn bản hành chính thông thường là

công văn, thông báo v.v... để đưa ra các quyết định quản lí hoặc nội dung của

văn bản đó có chứa quy phạm pháp luật là sai.

e. Phân loại theo mức độ chỉnh xác của văn bản

Theo cách phân loại này, có thể chia văn bản quản lý nhà nước làm hai

loại: Bản gốc, bản chính và bản sao.

- Bản gốc: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ

quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

- Bản chính: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được

cơ quan tổ chức ban hành.

- Bản sao: là bản được sao nguyên văn từ bản chính hoặc từ một bản

sao khác có giá trị như bản chính theo thể thức nhất định, về mặt pháp lý bản

sao cũng có giá trị giống như bản chính.

+ “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn

bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được

thực hiện từ bản chính;

+ “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được

trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản

chính;

+ “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản,

được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

Việc phân loại văn bản quản lí nhà nước là một phương pháp khoa

học, giúp chúng ta nhận thức được văn bản từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó

có thể xử lý tốt những vấn đề có liên quan đến văn bản.

1.3. Xác định hệ thống văn bản quản lí của doanh nghiệp

Hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp bao gồm các loại sau: nghị

quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo,

thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án,

báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản

cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới

thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu

chuyển, thư công.

1.4. Chức năng của văn bản quản lý

Văn bản quản lý là phương tiện để bảo đảm thông tin cho quản lý. Các

hệ thống cơ quan quản lý từ trung ương đến địa phương đều sử dụng các

văn bản quản lý như là cơ sở pháp lý quan trọng để điều hành mọi hoạt động

của mình. Văn bản quản lý có những chức năng sau:

a. Chức năng thông tin

Mặc dù ngày nay các phương tiện ghi và truyền đạt thông tin được sử

dụng phong phú nhưng các văn bản quản lý vẫn chiếm vai trò quan trọng và

là phương tiện chủ yếu. Văn bản quản lý giúp các cơ quan thu nhận xử lý và

truyền đạt thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; đồng thời nó giúp cho

các cơ quan đánh giá các thông tin thu nhận được từ các nguồn khác. Đây là

chức năng tổng quát nhất.

b. Chức năng pháp lý

Các văn bản quản lý, đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật ghi lại

các quy phạm pháp luật, các quan hệ về mặt pháp luật tồn tại trong xã hội ở

mỗi thời kỳ. Đó là cơ sở pháp lý để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

Văn bản quản lý là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật

vào đời sống thực tế, vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội. Chức năng

pháp lý được gắn liền với mục đích ban hành của từng loại văn bản.

Ngoài ra, việc truyền đạt các quy phạm pháp luật, các chủ trương chính

sách trong các cơ quan đều được thực hiện chủ yếu thông qua các văn bản

quản lý.

c. Chức năng quản lý

Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập truyền

đạt thông tin. Văn bản được hình thành tức là quá trình ra quyết định, truyền

đạt tổ chức thực hiện quyết định. Văn bản là công cụ không thể thiếu được

trong tổ chức điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị. Văn bản là công

cụ để xác định lề lối, các nguyên tắc làm việc, xác định mối quan hệ giữa các

cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước và quản lý kinh tế.

d. Chức năng văn hoá

Văn bản quản lý là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành

trong quá trình lao động. Văn bản giúp con người ghi chép, lưu giữ và truyền

bá các truyền thống văn hoá qua các thời kỳ, các thế hệ khác nhau.

Bên cạnh đó, ta có thể tìm thấy ở văn bản quản lý những định chế cơ

bản của nếp sống, của nền văn hoá trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của

sự phát triển xã hội, của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương khác nhau.

e. Chức năng xã hội

Văn bản quản lý thể hiện cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề xã

hội khác nhau trong phạm vi, thời điểm cụ thể.

Các văn bản ban hành chuẩn xác sẽ có tác dụng tích cực trong việc

xây dựng và giữ gìn các định chế xã hội, phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ

chung. Do vậy, có thể nói văn bản quản lý góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm

sự phát triển của xã hội ở mỗi giai đoạn khác nhau.

2. Thể thức văn bản quản lý nhà nước

2.1. Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của thể thức văn bản quản lí nhà nước

2.1.1. Khái niệm

Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các

yếu tố cấu thành văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm

bảo cho văn bản có giá trị pháp lí và hiệu lực thi hành trong thực tế.

Các quy định về thể thức văn bản được quy định như sau:

a. Thể thức của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

- Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao

gồm các thành phần sau:

+ Quốc hiệu;

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

+ Số, ký hiệu của văn bản;

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

+ Nội dung văn bản;

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

+ Dấu của cơ quan, tổ chức;

+ Nơi nhận;

Ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại

khẩn, mật).

- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định như trên, có

thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện

thoại, số Telex, số Fax, địa chỉ trang thông tin điện từ (Website) và biểu tượng

(logo) của cơ quan, tổ chức.

b. Thể thức của văn bản chuyên ngành

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: “Thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy

định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ”.

c. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định: “Thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ

quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định”.

+ Hướng dẫn số 11-HD/TW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Ban chấp

hành Trung ương hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng;

+ Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Công đoàn;

+ Hướng dẫn số 93-HD/VP của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn

Hướng dẫn về thể thức văn bản của Đoàn TNCSHCM;

Các tổ chức chính trị - xã hội khác chưa có hướng dẫn riêng, thường

vận dụng các văn bản hướng dẫn của Nhà nước.

d. Thể thức văn bản trao đổi quốc tế

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định: “Thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực

hiện theo thông lệ quốc tế”.

2.1.2. Ý nghĩa, tác dụng của thế thức văn bản quản lí nhà nước

- Đảm bảo kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban

hành văn bản;

- Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lí của văn bản;

- Thể hiện quyền uy và trách nhiệm của cơ quan ban hành và người ký

văn bản;

- Nâng cao hiệu suất, chất lượng văn bản và tính thẩm mĩ của văn bản

ban hành;

- Tạo điều kiện cho việc quản lí, giải quyết văn bản và lập hồ sơ, giao

nộp vào lưu trữ cơ quan.

2.2. Kỹ thuật trình bày các yếu tố văn bản quản lý nhà nước

2.2.1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang

a. Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm X

297 mm).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu

chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm X 210 mm) hoặc trên giấy

mẫu in sẵn (khổ A5).

b. Kiểu trình bày

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ

A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được

làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng

của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

c. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

d. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy

khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản.

Xem phụ lục XII.

2.2.2 Kỹ thuật trình bày các thành phần của văn bản quản lý nhà nước

a. Quốc hiệu

* Thể thức

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI

CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

* Kỹ thuât trình bày

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo

chiều ngang, ở phía trên, bên phải.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ

in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ

hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14),

kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu

của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ;

phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

(sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:



Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

b. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

* Thể thức

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ

chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty

mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn

phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng

nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91

không ghi cơ quan chủ quản.

- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ

hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép

hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm

quyền, ví dụ:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

------

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TỈNH NGHỆ AN

-------

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỤC VIỆT NAM

------

ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH THÁI NGUYÊN

-------

- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những

cụm từ thông dụng như ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân

(HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:

UBND TỈNH QUẢNG BÌNH

SỞ NỘI VỤ

-------

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN

VIỆN DÂN TỘC HỌC

------

* Kỹ thuật trình bày

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2;

chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in

hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ

quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa,

cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh

giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét

liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với

dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể

trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯƯ TRỮ NHÀ NƯỚC

------

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

c. Số, ký hiệu của văn bản

* Thể thức

- Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan,

tổ chức, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào

ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

- Ký hiệu của văn bản

+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản

theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao (Phụ lục XIV) và chữ viết

tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức

danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:

Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau:

Số:.../NQ-CP

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau:

Số:.../CT-TTg.

Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi

như sau: số:.../QĐ-HĐND

Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau:

Số.../BC-HĐND

+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc

chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng,

ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:

Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn

thảo: số:.../CP-HC.

Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo:

số:.../BNV-TCCB

Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn

thảo: số:..../HĐND-KTNS

Công văn của ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký)

theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: số:.../UBND-VX

Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số:.../SNV-

VP

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng

con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ

quan” ban hành văn bản thì phải lấy sổ của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định

số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:

BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

Số: 01/QĐ-HĐTTCC

Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao

gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên

lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ

chức Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết

trong công văn.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ

chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức

quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.


Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt cạnh giữa

dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa,

cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ

hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu

gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-)

không cách chữ, ví dụ:

Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);

Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do

Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo);

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).

d. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

* Thể thức

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính

(tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã,

thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở;

đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số

hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ

thể như sau:

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là

tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ

sở, ví dụ:

Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn

Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,

Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính

(có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,

Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ

Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,

Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ

sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố

trực thuộc Trung ương, ví dụ:

Văn bản của ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban,

ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh

và cúa các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,

+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:

Văn bản của ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban,

ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải

Dương, của ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành

thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh,

của ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có

trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,

Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc

tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.),

ví dụ:

Văn bản của ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của

các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên

của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:

Văn bản của ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và

của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,

Văn bản của ủy ban nhân dân quận Gò vấp (thành phố Hồ Chí Minh),

của các phòng, ban thuộc quận: Gò vấp,

Văn bản của ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu) và

của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,

- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân

và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:

Văn bản của ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ

An): Kim Liên,

Văn bản của ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình,

TP. Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang

nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực

hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ

Quốc phòng.

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được

ban hành.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ

ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10

và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

Thành phổ Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010

b. Kỹ thuật trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bàn được trình bày trên

cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ

chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết

hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh

giữa dưới Quốc hiệu.

e. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

* Thể thức

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban

hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

Trích yếu nội dung cùa văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ

phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

* Kỹ thuât trình bày

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được

trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo

cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chừ in hoa,

cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh

giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ

đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ

1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ

-----

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”

bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh

giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví

dụ:

Số: 72/VTLTNN-NVĐP

V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009

f. Nội dung văn bản

* Thể thức

- Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp

với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa

phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật

ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn

bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn

ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần

trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ

phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số,

ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức

ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ

ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác

văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của

văn bản đó;

- Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý

để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục,

điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ

theo một trình tự nhất định, cụ thể:

- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định)

ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm

hoặc theo khoản, điểm.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,

điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.


Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn

đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một

văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải

phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn

văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách

dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc

từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5

dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi

căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối

cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục,

điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương

được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, số thứ tự của phần, chương dùng chữ số

La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa,

bàng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng

riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,

đậm, số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày

ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng,

đậm;

- Điều: từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ

in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập,

sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14),

kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả- rập, sau số

thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu

chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình

bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần

lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt

theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ

bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục,

khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần (nếu có): từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên

một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14. kiểu

chừ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần

được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,

kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và

được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng

một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ

đứng, đậm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số

thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu

chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình

bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần

lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo

phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.

g. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

* Thể thức

- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay

mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi

chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT. CHỦ TỊCH KT. BỘ TRƯỞNG

PHÓ CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký

thay cấp trưởng;

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viêt tắt “TL.” (thừa lệnh) vào

trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL. BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG

VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL. CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trường họp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy

quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

- Chức vụ của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký

văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng,

Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc,

Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v..., không ghi những chức vụ mà Nhà

nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v...;

không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai

hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do

các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu

tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy

định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức

danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những

ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ

ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được

ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ

đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc

Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví

dụ:

TM. HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỤNG

Nguyễn Văn A

KT. TRƯỞNG BAN

PHÓ TRƯỞNG BAN


THỦ TRƯỞNG BỘ XÂY DỤNG

Trần Văn B

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của

Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng

hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch

Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH


THỦ TRƯỞNG

Trần Văn B

KT. TRƯỞNG BAN

PHÓ TRƯỞNG BAN


VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

Lê Văn C

- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học

hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn

bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ

trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.


Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ

khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như:

“TM ”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được

trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so

với quyền hạn, chức vụ của người ký.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

h. Dấu của cơ quan, tổ chức

- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo các quy định của

pháp luật.

- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8, phụ lục…; dấu

giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn

bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

i. Nơi nhận

* Thể thức

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận

văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm

tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định

của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức

và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá

nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ

quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết

định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên

từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho

một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví

dụ:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận”

và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ

chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp

theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận

văn bản.

* KỸ thuât trình bày

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản

được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ

quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức

hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi

cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ

quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình

bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm

phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày

thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính

và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với

dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai

chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ

quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị

nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu

dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm

chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ

quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo

văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là

dấu chấm.

k. Các thành phần khác

* Thể thức

- Dấu chỉ mức độ mật

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu

thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy

định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.

- Dấu chỉ mức độ khẩn

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định

độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi

soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản

đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

- Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng

hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI

HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH Nội BỘ”.

- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung

địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex,

số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).

- Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản

phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ

dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục

trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

- Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.


- Dấu chỉ mức độ mật

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi

được khắc sẵn theo quy định và được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được

đóng vào ô số 11, phụ lục XII

- Dấu chỉ mức độ khẩn

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước

30mm X 8mm, 40mm X 8mm và 20mm X 8mm, trên đó các từ “KHẨN”,

“THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ

in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,

đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được

đóng vào ô số 10b, Phụ lục XII. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11, phụ lục XII; các

cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU

HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn,

bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ

đứng, đậm.

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số

Telex, so Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn

bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một

đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng

chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

- Phụ lục văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số

thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ

in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh

giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Số trang văn bản

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer)

bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ

nhất, số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao

a. Thể thức bản sao

Thể thức bản sao bao gồm:

- Hình thức sao

“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.

- Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

- Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho

các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản

sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao xem Phụ lục XIV. số

được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc

vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

b. Kỹ thuật trình bày

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ

A4)

Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao xem Phụ

lục XIII.

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy,

ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một

đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

- Kỹ thuật trình bày bản sao

a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được

trình bày tại ô số 1 (Phụ lục XIII) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu

chữ đứng, đậm.

b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao

(tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và

chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ

chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo

hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tại Phụ lục XIII

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được

minh họa tại Phụ lục XIII; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục

XIII.

3. Ngôn ngữ trong văn bản quản lý

3.1. Khái niệm và đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính

3.1.1. Khái niệm

Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách của tiếng Việt gọt rũa

dùng trong các văn bản thuộc phạm vi công tác quản lí, tổ chức, điều hành,

giao dịch của các cơ quan, đoàn thể, hiệp hội, tổ chức, công dân trong nước

và quốc tế.

3.1.2. Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính

* Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc

- Diễn đạt ý chính xác, rõ ràng, mạch lạc, không dung nạp cách diễn đạt

ý đại khái, chung chung hay mập mờ.

- Dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa.

* Tính khuôn mẫu

- Văn bản được trình bày, sắp xếp bố cục theo các khuôn mẫu, thể

thức quy định. Một số loại văn bản có các mẫu chung có sẵn, người viết chỉ

cần điền thông tin cụ thể vào.

- Sử dụng lặp lại nhiều lần những thuật ngữ hành chính, những từ

thuộc lớp từ hành chính - công vụ, những cấu trúc câu có sẵn mà không sợ

phạm vào lỗi lặp từ, lặp câu.

Ví dụ: “Căn cứ văn bản số... ngày...của...về việc...”

“Theo đề nghị của văn bản...”

“Các... có tên trên...căn cứ...thi hành...”

“Xin trân trọng cảm ơn.”

* Tính khách quan, nghiêm túc

Từ ngữ diễn đạt trong văn bản phải được trình bày khách quan, không

thiên vị vì nó là tiếng nói của Nhà nước chứ không phải là tiếng nói của một

cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo.

+ Là người phát ngôn thay cho công quyền, các cá nhân không được

tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào văn bản, mà phải nhân danh

cơ quan trình bày ý chí của Nhà nước, ý đồ của lãnh đạo.

+ Ít dùng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít. Không dùng các danh từ

chỉ các mối quan hệ thân thuộc để xưng hô giữa các cơ quan hay các cá

nhân trong quá trình giải quyết việc công.

- Không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm, các biện pháp tu từ,

những hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ.

* Tính trang trọng, lịch sự

- Dùng ngôn ngữ gọt rũa, văn hoá; không dùng từ thô tục, thiếu nhã

nhặn bởi chúng dễ gây nên phản ứng xấu ở người đọc, dẫn đến sự thiếu tôn

trọng văn bản.

+ Đối với văn bản của cấp trên gửi xuống cấp dưới không tỏ thái độ

hách dịch, trịch thượng hay doạ nạt.

+ Đối văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên tránh lối diễn đạt thể hiện

sự khúm núm, sợ hãi hay nịnh bợ, ngược lại cũng không thể xưng hô, trình

bày một cách sách mé, hạ thấp cấp trên.

- Thường sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi thức, thể hiện phép

lịch sự xã giao.

* Tính phổ thông, đại chúng

Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà nước, đặc biệt của nhóm

văn bản quy phạm pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dân trong cả nước. Vì

vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ,

dễ tiếp thu đối với quần chúng nhân dân. Tất nhiên, tính phổ thông, đại chúng

không hề mâu thuẫn với tính khuôn mẫu, chuẩn mực.

Cần lưu ý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thông tục với

quan điểm cho rằng như thế mới đạt yêu cầu đại chúng. Không dùng khẩu

ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở

phạm vi toàn quốc, cần viết cho phù hợp với trình độ người tiếp nhận. Không

nên viết ở tầm quá thấp sẽ làm giảm giá trị văn bản, làm mất thiện cảm của

người tiếp nhận. Đồng thời cũng không nên cố viết ở tầm cao vì người có

trình độ thấp bởi người đọc sẽ khó tiếp nhận văn bản một cách thấu đáo,

chính xác.

Trên đây là một số đặc điểm cơ bản, đồng thời cũng là những tiêu chí

của việc lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ của phong cách ngôn ngữ hành

chính, ngoài ra cũng một số đặc điểm khác nữa như tính ngắn gọn, súc tích,

tính có hiệu lực cao. Nhưng nói chung, thực hiện tốt những đặc điểm trên đây

là đạt được yêu cầu cần thiết của ngôn ngữ văn bản quản lí nhà nước.

Các từ không sử dụng

- Từ có tính chất địa phương, biệt ngữ, tiếng lóng, từ nước ngoài chưa

được Việt hoá ở phạm vi toàn dân.

- Khẩu ngữ thông tục.

- Từ ngữ văn chương.

- Từ ngữ biểu cảm, từ tượng hình, từ tượng thanh, từ lấp láy, các hư từ

tình thái.

- Từ thừa, từ rườm, từ đưa đẩy.

- Thành ngữ, tục ngữ, ca dao;

- Từ theo nghĩa bóng, từ đa nghĩa;

- Các biện pháp tu từ (so sánh, ẩn dụ, hoán dụ, nhân hoá, ngoa dụ,

chơi chữ).

3.2. Cách sử dụng câu, diễn đạt, xưng hô trong văn bản

3.2.1. Cách sử dụng câu

a. Câu tường thuật

Câu tường thuật là loại câu được sử dụng chủ yếu trong văn bản quản

lí nhà nước và được sử dụng theo cách trực tiếp.

Ví dụ: “Hoạt động tư vấn pháp luật đã góp phần giúp các tổ chức, cá

nhân trong việc nâng cao nhận thức, hiểu biết về luật pháp và chấp hành

pháp luật.”

b. Câu cầu khiến

Câu cầu khiến thường chứa các từ cầu khiến như: yêu cầu, đề nghị,

nghiêm cấm, cấm, phải, cần, cần phải, kính mong, xin, hãy, chớ, đừng, thôi,

nhỉ, nhé, đi, nào... Cuối câu cầu khiến có thể đặt dấu chấm than (!).

Tuy nhiên, đối với văn bản quản lí thì câu cầu khiến được sử dụng

nhiều theo cả hai cách: trực tiếp và gián tiếp:

+ Cách trực tiếp: Sử dụng câu cầu khiến có hình thức của câu cầu

khiến.

Ví dụ: “Nghiêm cấm tổ chức và tư nhân chữa bệnh, sản xuất, buôn bán

thuốc chữa bệnh trái phép gây tổn hại cho sức khoẻ nhân dân.” (Hiến pháp

1992)

Lưu ý: không sử dụng dấu chấm than ở cuối câu mà dùng dấu chấm (.)

và không sử dụng một số từ cầu khiến như: chớ, đừng, thôi, nào, đi, nhỉ, nhé.

+ Cách gián tiếp: Sử dụng câu cầu khiến nhưng với hình thức không

phải là câu cầu khiến, tức là với hình thức của loại câu khác. Tuy nhiên, trong

văn bản quản lí nhà nước chỉ dùng câu cầu khiến với hình thức câu tường

thuật mà không phải câu cầu khiến với hình thức câu nghi vấn hay câu cảm

thán.

Ví dụ: “Trưởng khoa Quản trị Kinh doanh, Trưởng phòng Đào tạo và

ông...có tên trong điều... chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.”

- Câu cầu khiến mang tính chất “cầu” thường dùng các từ: đề nghị, kính

mong, mong, xem xét... kèm theo nội dung đề đạt được dùng phổ biến trong

văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên nhằm tăng sự cầu thị, hợp tác và cũng

có thể được dùng trong văn bản của cơ quan cấp trên gửi cho cấp dưới hoặc

các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau để tăng tính lịch sự, tôn trọng đối tượng

tiếp nhận văn bản.

- Câu cầu khiến mang tính chất “khiến” (tức là ra lệnh, bắt buộc, cưỡng

chế...) thường dùng các từ: yêu cầu, phải, bãi bỏ, đình chỉ... kèm theo nội

dung lệnh chỉ được dùng trong văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới, bắt

buộc cấp dưới phải thực hiện.

c. Câu nghi vấn

Câu nghi vấn thường chứa các đại từ nghi vấn (ai, gì, nào, như thế

nào, sao, bao nhiêu, bao giờ, bao lâu, đâu,...), hoặc các phụ từ nghi vấn

(không, có... không, có phải... không, chưa, đã... chưa, thế nào, chăng,

sao...), hoặc các tiểu từ chuyên dụng (à, ư, nhỉ, nhé, hả, chứ,...), hoặc kết từ

“hay” với ý nghĩa lựa chọn. Cuối câu nghi vấn đặt dấu hỏi chấm (?).

* Cách sử dụng

Văn bản quản lí nhà nước không dùng loại câu nghi vấn. Trường hợp

bắt buộc phải đặt câu hỏi hoặc yêu cầu trả lời điều gì (ví dụ như trong công

văn hỏi ý kiến) thì phải diễn đạt nội dung đó bằng cách sử dụng cấu trúc cầu

khiến kết hợp với tường thuật.

d. Câu cảm thán

Văn bản quản lí nhà nước rất ít sử dụng câu cảm thán và thường sử

dụng theo cách gián tiếp dưới hình thức của câu tường thuật.

Ngoài ra còn một số loại câu như câu khẳng định và câu phủ định, câu

chủ động và câu bị động cũng được dùng trong văn bản quản lí nhà nước.

3.2.2. Cách diễn đạt và trình bày

a. Cách diễn đạt

- Diễn đạt ngắn gọn: mỗi đoạn chỉ nên nêu một ý chính, diễn đạt bằng

một số câu. Các câu trong đoạn phải có sự liên kết với nhau để phản ánh chủ

đề.

- Hành văn trong sáng, dễ hiểu.

- Lập luận chặt chẽ, lôgíc, giữa các phần, các đoạn, các ý phải có sự

liên kết với nhau.

b. Cách trình bày

- Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý

để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục,

điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ

theo một trình tự nhất định. Cân đối, nổi bật được các phần, các chương, các

điều, khoản.

- Nói chung trình bày theo chuẩn mực, khuôn mẫu đã quy định.

3.2.3. Cách sử dụng các loại dấu câu

a. Khái niệm

Dấu câu là phương tiện ngữ pháp dùng trong chữ viết có tác dụng làm

rõ trên mặt chữ viết một cấu tạo ngữ pháp, bằng cách chỉ ranh giới giữa các

câu, giữa các vế của câu ghép, giữa các thành phần của câu đơn, giữa các

yếu tố của ngữ và của liên hợp. Dấu câu cũng còn thể hiện ngữ điệu (trên

mặt chữ viết) của câu.

Hiện nay tiếng Việt dùng 10 dấu câu là:

- Dấu chấm.

- Dấu hỏi?

- Dấu cảm!

- Dấu chấm lửng …

- Dấu phẩy,

- Dấu chấm phẩy;

- Dấu hai chấm:

- Dấu gạch ngang -

- Dấu ngoặc đơn ()

- Dấu ngoặc kép “…”

b. Cách sử dụng

- Yêu cầu sử dụng chính xác các loại dấu.

- VBQLNN không sử dụng 3 loại dấu: dấu hỏi, dấu chấm than, dấu

chấm lửng.

3.2.4. Cách xưng hô trong văn bản hành chính

a. Trường hợp tự xưng

- Nếu trong văn bản gửi lên cấp trên thì khi tự xưng phải nêu tên đầy đủ

của cơ quan mình.

Ví dụ: Văn bản của Công ty Dược phẩm Trung ương I gửi Tổng Công

ty Dược Việt Nam:

“Công ty Dược phẩm Trung ương I trân trọng kính mời Tổng giám đốc

Tổng Công ty Dược Việt Nam tới dự cuộc họp và cho ý kiến chỉ đạo”.

- Nếu trong văn bản gửi cho cấp dưới thì khi tự xưng (từ lần thứ hai trở

đi) chỉ cần nêu tên cấp bậc chủ quản như: Bộ, Tổng cục, Uỷ ban nhân dân

tỉnh, Sở...

Ví dụ: Văn bản của Tổng công ty Dược phẩm Trung ương gửi cho các

đơn vị trực thuộc:

“Tổng công ty yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực

hiện tốt kế hoạch đề ra”.

- Nếu trong văn bản gửi cho các cơ quan ngang cấp hoặc cơ quan

ngoài hệ thống thì khi tự xưng có thể thêm từ “chúng tôi” vào sau tên cơ quan

gửi văn bản.

Ví dụ:

+ “Trường Đại học Kinh tế Quốc dân chúng tôi rất mong nhận được sự

hợp tác, giúp đỡ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh để khóa học thành công tốt

đẹp.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn”.

b. Trường hợp gọi tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận VB

- Nếu cơ quan nhận văn bản là cấp trên trực tiếp thi khi gọi tên (từ lần

thứ hai trở đi) cơ quan nhận chỉ cần nêu tên cấp bậc chủ quản của cơ quan

đó.

Ví dụ:

+ “Công ty Dược phẩm Trung ương I đề nghị Tổng công ty có hình thức

khen thưởng đối với những cán bộ, nhân viên đã có nhiều đóng góp cho sự

nghiệp y tế”.

- Nếu cơ quan nhận văn bản là cơ quan ngang cấp hoặc cơ quan ngoài

hệ thống thì khi gọi tên cơ quan nhận cần nêu tên đầy đủ của cơ quan đó. Và

khi cần thể hiện sự tôn trọng và phép lịch sự, có thể thêm từ “quý” vào tên

cấp bậc chủ quản của cơ quan đó.

Ví dụ:

+ Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng chúng tôi mong muốn được

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân giúp đỡ đào tạo các cán bộ quản lý có trình

độ cao.

Hoặc:

“Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Bình chúng tôi mong muốn được quý

Trường giúp đỡ đào tạo các chuyên gia kinh tế trình độ cao”.

- Nếu văn bản gửi cho cá nhân (cán bộ, công chức, công dân...) thì nên

gọi “ông” đối với nam và “bà” đối với nữ.

- Nếu người nhận văn bản có chức vụ, chức danh học hàm, học vị hoặc

các danh hiệu cao quý khác như Nhà giáo Nhân dân, Nhà giáo Ưu tú, Nghệ

sĩ Nhân dân, Nghệ sĩ Ưu tú... thì khi cần thể hiện sự tôn trọng có thể gọi theo

chức vụ, chức danh, học hàm, học vị hoặc danh hiệu cao quý mà người đó

được tặng.

Ví dụ: Kính gửi: Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

4. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý

4.1. Các yêu cầu

Để văn bản quản lý nói chung và văn bản pháp quy nói riêng phát huy

đầy đủ các chức năng của nó thì khi soạn thảo cần phải bảo đảm các yêu cầu

sau đây:

- Bảo đảm tính mục đích. Trước khi ban hành một văn bản nào, các cơ

quan nhà nước có thẩm quyền phải xác định được văn bản này nhằm giải

quyết vấn đề gì? Mức độ thực hiện đến đâu? Tính mục đích còn thể hiện ở

chỗ nội dung của văn bản phải phù hợp với đường lối của Đảng, đáp ứng

nhiệm vụ chính trị của đất nước, của từng địa phương trong từng giai đoạn

cách mạng. Đồng thời, văn bản pháp quy phải phản ánh đúng đắn đầy đủ lợi

ích và nguyện vọng của nhân dân lao động, được nhân dân đồng tình ủng hộ

và thực hiện.

- Bảo đảm tính khoa học: đây là yêu cầu tổng quát cả về nội dung và

hình thức.

+ Về nội dung

Văn bản pháp quy phải có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin

thực tế cần thiết. Các sự kiện và số liệu phải chính xác và có giá trị hiện thời,

không được sử dựng thông tin đã cũ. Nội dung văn bản đề cập phải phù hợp

với sự vận động các quy luật khách quan và xu thế của thời đại. Các mệnh

lệnh, các vấn đề phải rõ ràng không để cho người đọc hiểu theo nhiều cách

khác nhau.

+ Về hình thức

Phải căn cứ vào hình thức văn bản để lựa chọn cách trình bày cho

thích hợp, bảo đảm bố cục lôgic khoa học từ đặt vấn đề, giải quyết vấn đề và

kết thúc vấn đề. Chỉ được sử dụng ngôn ngữ đơn nghĩa, ngắn gọn nhưng

phản ánh đầy đủ ý chí và mệnh lệnh của Nhà nước, tránh dùng từ đa nghĩa

dẫn đến người đọc có thể hiểu khác nhau, hiểu sai mục đích nội dung của

văn bản; từ ngữ phải bảo đảm sự trang trọng và tính đại chúng, phổ thông để

tạo điều kiện cho mọi đối tượng có thể hiểu và thực hiện đồng bộ, tránh dùng

từ địa phương, tiếng lóng, từ thô tục... Việc sử dụng các dấu như dấu hỏi (?),

dấu chấm than (!), dấu chấm lửng (...) hoặc dấu “v.v...” cũng phải chính xác

và đúng tâm trạng các văn bản.

- Đảm bảo tính quy phạm

Quy phạm pháp luật là những quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung

do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, được đảm bảo thực hiện

bằng các biện pháp cưỡng chế khi cần thiết. Nhưng những ý chí đó của Nhà

nước chỉ áp dụng cho các chủ thể trong những điều kiện hoàn cảnh nhất

định. Do đó, mỗi nội dung, mệnh lệnh cụ thể phải được nêu thành những quy

phạm tức là phải nêu rõ:

+ Những điều kiện, hoàn cảnh và chủ thể mà Nhà nước cần tác động.

+ Trong hoàn cảnh đó, Nhà nước muốn chủ thể phải xử sự như thế nào

(quy định).

+ Nếu không thực hiện đúng và đầy đủ mệnh lệnh của Nhà nước thì

Nhà nước sẽ xử lý như thế nào (chế tài).

- Đảm bảo tính đại chúng

Đối tượng thi hành các văn bản pháp quy là quảng đại quần chúng với

những trình độ học vấn khấc nhau, do đó văn bản phải có nội dung thiết thực,

rõ ràng dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến mức tối đa

tính phổ cập. Ngôn ngữ phải bảo đảm sự trong sáng và tính đại chúng: sử

dụng những từ ngữ phổ thông quen thuộc trong đời sống hàng ngày để mọi

người đều có thể hiểu và thực hiện đúng; cần hạn chế việc dùng từ ngữ nước

ngoài theo phương châm: “giữ gìn sự trong sáng của tiếng Việt”. Song một số

trường hợp cụ thể khi chưa có từ thay thế thì có thể dùng từ nước ngoài hoặc

từ gốc Hán-Việt để tăng phần trang trọng và uy lực của các văn bản Nhà

nước.

- Bảo đảm tính khả thi

Văn bản quy phạm pháp luật khi ban hành phải có khả năng thực hiện

trên thực tế. Muốn vậy nội dung văn bản phải phản ánh và phù hợp với điều

kiện kinh tế - xã hội, đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,

phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành. Người

soạn thảo văn bản phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng

thực hiện, đây là vấn đề cốt lõi để xác lập trách nhiệm của họ trong các văn

bản, có như vậy nội dung của văn bản mới có khả năng thành hiện thực.

Nhưng ngược lại các quy định đặt ra trong văn bản lại quá lạc hậu thì sẽ làm

mất đi tính chủ động sáng tạo trong hoạt động quản lý của Nhà nước, gây rối

loạn trong quản lý, kìm hãm sự phát triển của xã hội.

4.2. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý

a. Văn bản quy phạm pháp luật

Các văn bản pháp quy khi soạn thảo phải trải qua các bước chặt chẽ

theo luật định theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt

động của cơ quan ban hành. Tuỳ theo từng loại hình văn bản, thẩm quyền

của cơ quan ban hành, kế hoạch xây dựng văn bản, quy trình soạn thảo văn

bản sẽ được triển khai với các giai đoạn và nội dung cụ thể, song đều tuân

theo trình tự chung:

Bước 1: Công tác chuẩn bị

Căn cứ vào chương trình, kế hoạch soạn thảo văn bản, ban soạn thảo

tiến hành các công tác chuẩn bị gồm những công việc chủ yếu sau:

+ Định hình khái quát nội dung văn bản: xác định những nội dung chủ

yếu của vấn đề định viết làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, thông tin cần

thiết để viết văn bản.

+ Nghiên cứu các chủ trương chính sách của Đảng ở các cấp để định

hướng cho chuẩn xác.

+ Tổng kết đánh giá các văn bản cũ, văn bản có liên quan, nhất là tìm

ra các nhược điểm của văn bản cũ để khắc phục.

+ Chọn lựa phương án hợp lý nhất: xác định mục đích, yêu cầu, giới

hạn giải quyết, từ đó người viết mới có cơ sở để cân nhắc cách viết, giới hạn

khuôn khổ văn bản, chọn cách trình bày hợp lý.

+ Đối với những vấn đề có liên quan đến quyền lợi của quần chúng cơ

sở, đến thẩm quyền và trách nhiệm của các ban ngành khác, cần tổ chức lấy

ý kiến các ban ngành, lấy ý kiến quần chúng để văn bản phản ánh được sâu

sát lợi ích và nguyện vọng của họ.

+ Xác định đối tượng tác động của văn bản tức là: xem xét văn bản đó

tác động đến cơ quan nào, tầng lớp nào, ai phải thực hiện?... Từ chỗ xác định

rõ đối tượng tác động của văn bản để: chọn thể thức (loại hình) văn bản cho

phù hợp, lựa chọn cách trình bày cho phù hợp, dùng ngôn ngữ, cách viết,

đưa sự kiện, số liệu, lập luận để có sức thuyết phục, chọn thời điểm ban hành

có hiệu quả nhất.

Bước 2: Soạn đề cương và viết bản thảo văn bản

Căn cứ vào phạm vi điều chỉnh, thể thức của văn bản, thẩm quyền ra

văn bản, phương thức quản lý theo chế độ tập thể hay chế độ một thủ trưởng

để xây dựng dàn bài, soạn đề cương cho phù hợp.

+ Xây dựng dàn bài của văn bản

Cách trình bày phải phù hợp với tên văn bản, có thể trình bày theo

chương, mục dưới dạng văn xuôi, hoặc trình bày dưới dạng điều khoản.

+ Soạn đề cương văn bản

Ghi tóm tắt toàn bộ những ý tưởng, mệnh lệnh định viết nhằm phục vụ

chủ đề văn bản rồi sắp xếp vào các phần, các mục, điều đã được xây dựng

trong dàn bài. Soạn thảo đề cương càng kỹ, càng chi tiết là tiết kiệm được

thời gian viết thành bản thảo, giúp cho người viết giữ được chủ động, sắp xếp

được ý trước ý sau, giữa các phần có sự cân đối vừa đầy đủ vừa rõ ràng.

Đề cương soạn xong có thể tranh thủ ý kiến góp ý của những người có

kinh nghiệm soạn thảo văn bản hoặc trình bày người phụ trách duyệt trước.

+ Viết thành bản thảo văn bản

Viết bản thảo chính là làm cho những ý chính trong đề cương được thể

hiện trong các đoạn văn, câu văn và có những mối liên kết lôgic với nhau chặt

chẽ. Sau khi viết bản thảo cần kiểm tra kỹ lại xem trọng tâm của văn bản đã

được thể hiện chưa? phương pháp lập luận chặt chẽ chưa? từ ngữ? văn

phong? lỗi ngữ pháp?...

Bước 3: Tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản

Trong quá trình xây dụng văn bản pháp quy, căn cứ vào tính chất, nội

dung của văn bản mà cơ quan ban hành văn bản tạo điều kiện để các cơ

quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang và công dân

tham gia góp ý kiến xây dựng văn bản.

Bước 4: Thẩm định dự thảo

Những văn bản pháp quy cần phải có thẩm định của cơ quan thẩm định

theo luật định thì sau khi lấy ý kiến tham gia góp ý dự thảo văn bản, cơ quan

soạn thảo cần hoàn chỉnh dự thảo, chuẩn bị hồ sơ thẩm định để gửi cho cơ

quan thẩm định. Cơ quan thẩm định tiến hành thẩm định theo luật định và gửi

biên bản thẩm định cho cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản. Nhận được biên

bản thẩm định của cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ

sơ trình ký.

Bước 5: Xét duyệt và ký văn bản

Dự thảo văn bản sau khi đã chỉnh lý sẽ trình lên cấp trên (tập thể hay

cá nhân) để xem xét, thông qua và ký ban hành theo thẩm quyền, thủ tục.

Trong trường hợp văn bản không được thông qua thì cơ quan soạn thảo văn

bản phải chỉnh lý và trình lại.

Bước 6: Ban hành và tổ chức thực hiện

Văn bản pháp quy được ban hành trước thời hạn có hiệu lực của văn

bản một khoảng thời gian phù hợp để có thể tuyên truyền phổ biến, hướng

dẫn cho các chủ thể cách thực hiện. Việc công bố gửi văn bản quy phạm

pháp luật được thực hiện theo qui định như sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân

dân cấp tỉnh phải được đăng toàn văn trên một tờ báo in chính thức của Đảng

bộ cấp tỉnh trong thời hạn chậm nhất là 5 (năm) ngày, kể từ ngày Hội đồng

nhân dân thông qua hoặc Chủ tịch ủy ban nhân dân ký ban hành.

Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân

cấp tỉnh phải được đăng trên Công báo cấp tỉnh chậm nhất là 30 (ba mươi)

ngày, kể từ ngày Hội đồng nhân dân thông qua hoặc Chủ tịch ủy ban nhân

dân ký ban hành.

- Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân

dân cấp huyện phải được niêm yết chậm nhất là 3 (ba) ngày, kể từ ngày Hội

đồng nhân dân thông qua hoặc Chủ tịch ủy ban nhân dân ký ban hành. Thời

gian niêm yết ít nhất là 30 (ba mươi) ngày liên tục, kể từ ngày niêm yết.

- Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đông nhân dân, Ủy ban nhân

dân cấp xã được niêm yết chậm nhất là 2 (hai) ngày, kể từ ngày Hội đồng

nhân dân thông qua hoặc Chủ tịch ủy ban nhân dân ký ban hành. Thời gian

niêm yết ít nhất là 20 (hai mươi) ngày liên tục, kể từ ngày niêm yết.

Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân

cấp huyện, cấp xã được niêm yết tại trụ sở cơ quan ban hành văn bản. Văn

bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân cấp huyện,

cấp xã cũng có thể được niêm yết tại các địa điểm sau đây theo quyết định

của Chủ tịch ủy ban nhân dân cùng cấp:

+ Nhà văn hoá cấp huyện, cấp xã; nhà văn hoá của thôn, làng, ấp, bản,

phum, sóc, cụm dân cư, tổ dân phố;

+ Trung tâm giáo dục cộng đồng;

+ Các điểm bưu điện - văn hóa cấp xã;

+ Các điểm tập trung dân cư khác.

b. Soạn thảo văn bản hành chính

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được

thuận lợi và chất lượng.

- Phân công soạn thảo:

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn

thảo. Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trong trường hợp cần

thiết hoặc pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thì

phải thành lập Ban soạn thảo (hoặc Tổ soạn thảo).

- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.

Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục đích?

tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi

điều chỉnh)?

+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định

hình thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung

cần văn bản hóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm

quyền ban hành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Trích

yếu nội dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.

+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên

quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần thu thập là các

thông tin pháp lí và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều

phương pháp khác nhau. Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lí chính

xác.

+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho

việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi

tiết về dự định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản.

Những văn bản có nội dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề

cương.

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức

văn bản theo quy định của nhà nước

- Viết bản thảo:

Trên cớ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến

hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn

bản đã xác định. Ở khâu này phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt

các ý trong đề cương nhưng đồng thời vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo

thành một thể thống nhất và trọn vẹn về hình thức cũng như nội dung.

Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày,

mục đích đạt được của văn bản.

- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:

Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất

với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan,

tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn

chỉnh bản thảo.

- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.

Bước 3: Duyệt văn bản

- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản

thảo.

- Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức (hoặc Chánh văn phòng) duyệt

thể thức và tính pháp lí.

- Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh

vực) duyệt và ký ban hành.

Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn

đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký.

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành

- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và

trình ký chính thức.

- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn

thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành:

+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận

+ Đóng dấu

+ Làm các thủ tục ban hành

+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản

lưu tại đơn vị soạn thảo).

Chương 12. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG

Văn bản hành chính chiếm một khối lượng rất lớn trong các cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp. Nó là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt

động tác nghiệp cụ thể. Văn bản hành chính bao gồm rất nhiều loại, phần này

sẽ đề cập đến kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản hành chính chủ yếu.

1. Phương pháp soạn thảo "Quyết định"

1.1. Khái niệm

Quyết định là văn bản mà các cơ quan soạn thảo dùng để quy định,

quyết định các chủ trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp công tác,

các vấn đề về tổ chức - cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức.

Đối với quyết định cá biệt có hai loại: Quyết định quy định trực tiếp

(Khen thưởng, xử phạt vi phạm hành chính, nâng lương, bổ nhiệm v.v...) và

Quyết định để ban hành các văn bản khác (Nội quy, Quy chế, Điều lệ, Quy

định v.v…).

1.2. Phương pháp soạn thảo

- Về hình thức: quyết định phải được trình bày thống nhất theo mẫu và

thể thức quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ

Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Mẫu: Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

Số: (*) /QD-....(3)....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM


(4) ngày tháng năm 20...

QUYẾT ĐỊNH

Về việc … (5) …

THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6)

Căn cứ … (7) …

Xét đề nghị của …

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 … (8)...

Điều 2 …

Điều …

Nơi nhận:

- …

- …

-Lưu: VT,...(10). A.XX(ll).

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9)

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A

- về bố cục nội dung:

Quyết định có bố cục nội dung gồm hai phần (phần mở đầu và nội

dung:

1) Phần mở đầu

Phần mở đầu còn gọi là phần căn cứ ban hành quyết định. Phần này

nêu các căn cứ pháp lí và căn cứ thực tế để khẳng định tính hợp pháp, hợp lý

và phù hợp với thực tế của văn bản.

a) Căn cứ pháp lý

+ Căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền của cơ quan ban hành quyết

định (còn gọi là căn cứ giao quyền), cần đưa vào căn cứ này văn bản quy

định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hoặc phân cấp quản lí.

+ Căn cứ pháp lí làm cơ sở cho việc quyết định, quyết định các vấn đề

mà nội dung quyết định đề cập.

b) Căn cứ thực tế

+ Căn cứ này gồm: các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu

công tác, năng lực cán bộ...) hoặc các văn bản phản ánh về thực tế (biên bản,

kế hoạch...).

+ Căn cứ cuối cùng là đề nghị của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham

mưu, giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.

2) Phần nội dung của quyết định

Thông thường, một quyết định có từ 2 đến 5 điều tuỳ theo nội dung của

quyết định. Tuy nhiên, nội dung của nó thường theo trật tự sau:

- Điều 1. Trình bày chủ đề chính được nêu trong phần trích yếu nội

dung của quyết định. Trong đó cần phản ánh được quyết định về vấn đề gì?

Quyết định như thế nào?

- Điều 2 và các điều tiếp theo cần trình bày những nội dung nhằm cụ

thể hoá Điều 1. Đó là các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,

quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của cơ quan (cá nhân) nói đến ở Điều 1.

- Điều cuối cùng của quyết định quy định về trách nhiệm thi hành, trong

đó xác định rõ những đối tượng nào có trách nhiệm thi hành (cơ quan, tổ

chức, cá nhân).

2. Phương pháp soạn thảo báo cáo

2.1. Khái niệm

Báo cáo là một hình thức văn bản nhằm phản ánh hoạt động quản lý

trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp, dùng để đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào, một

vấn đề, vụ việc... từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, vấn đề cần kiến

nghị, bổ sung cho một chủ trương, chính sách nào đó.

2.2. Yêu cầu

Một báo cáo phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Bảo đảm trung thực, chính xác: phản ánh đúng hiện thực, nêu đúng

ưu nhược điểm, thuận lợi khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng.

Người soạn thảo báo cáo không được thêm bớt hiện tượng, bóp méo sự thật.

Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa những nguồn tin không

chính xác, không toàn diện, lãnh đạo sẽ đưa ra giải pháp không đúng, xử lý

không kịp thời, không triệt để, điều đó gây hậu quả xấu đến công tác quản lý.

- Bảo đảm tính kịp thời: nếu không kịp thời sẽ làm cho lãnh đạo không

nắm được thông tin từ cấp dưới dẫn đến hậu quả: không thể ứng phó kịp thời

nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định, mệnh lệnh chính xác, kịp

thời.

- Cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm: phải chọn lọc các số liệu, sự kiện về

các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ chính yếu của đơn vị mình để đưa vào

báo cáo, không nên liệt kê tràn lan các sự việc hiện tượng trong báo cáo.

Thông qua các số liệu tình hình đòi hỏi báo cáo phải lập luận để thấy được ưu

khuyết điểm, tránh những sự kiện chung chung (hoặc số liệu ma) không

chứng minh lý giải được điều gì. Một bản báo cáo chỉ đơn thuần thống kê sự

việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học gì thì sẽ là báo cáo

kém chất lượng. Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo và

đối tượng đọc báo cáo mà lựa chọn đúng trọng tâm, trọng điểm vấn đề để viết

cho cụ thể, mạch lạc.

2.3. Phương pháp viết một bản báo cáo

Để viết một bản báo cáo phải tuân theo quy trình soạn thảo đã nêu ở

trên, về nội dung phải xác định được mục đích, yêu cầu của bản báo cáo:

thường kỳ hay bất thường, báo cáo sơ kết, tổng kết hay chuyên đề để có

cách viết cho phù hợp về bố cục và nội dung. Ngoài các phần như tiêu đề, tên

cơ quan, tên báo cáo,... phần nội dung của báo cáo thường gồm:

- Phần mở đầu: có thể nêu ra nhiệm vụ chức năng của cơ quan đơn vị.

Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực

hiện các nhiệm vụ đó.

- Phần nội dung thường gồm:

Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc hiện tượng xảy ra. Trong phần

này, người viết báo cáo phải có số liệu, tình hình để mô tả sự vật, hiện tượng;

kiểm điểm đánh giá những công việc chủ yếu theo từng nội dung công việc về

những việc đã làm và chưa làm được, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm ra

nguyên nhân khách quan, chủ quan của kết quả và những tồn tại.

- Phần kết luận:

Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các

biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp trên về các vấn đề có liên

quan.

Mẫu báo cáo:

TÊN CƠ QUAN

Số: /BC – tên viết tắt cơ

quan ban hành



Địa danh, ngày tháng năm

BÁO CÁO

Về ……………………….

I. Phần mở đầu:

1. Nêu những điểm chính về chủ trương, nhiệm vụ được giao

2. Nêu những điều kiện hoàn cảnh thực hiện nhiệm vụ công tác.

II. Phần nội dung:

1. Kiểm điểm công việc đã làm.

2. Những tồn tại:

- Những vấn đề chưa giải quyết xong.

- Thiếu sót, khuyết điểm

3. Đánh giá kết quả:

- Đánh giá kết quả đạt được tốt, xấu.

- Tìm nguyên nhân khách quan, chủ quan của những tồn tại.

III. Phần kết luận:

1. Phương hướng tới:

- Mục tiêu.

- Nhiệm vụ.

- Các biện pháp tổ chức thực hiện tiếp tục.

2. Kiến nghị cấp trên.

3. Triển vọng công tác trong thời gian tới.

Nơi nhận Thẩm quyền ký

3. Phương pháp soạn thảo công văn

3.1. Khái niệm

Công văn là hình thức văn bản hành chính được dùng phổ biến trong

các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là phương tiện giao tiếp chính thức

của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.

3.2. Những yêu cầu

- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất

sự vụ.

- Ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.

- Ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục.

3.3. Các loại công văn chủ yếu

Tuỳ theo yêu cầu công việc mà các cơ quan tổ chức phải sử dụng các

hình thức công văn chủ yếu như:

- Công văn phúc đáp: dùng để trả lời các vấn đề của cơ quan đơn vị

khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân yêu cầu.

- Công văn đề nghị: dùng để kiến nghị các cơ quan cấp trên, các đơn

vị, tổ chức, cá nhân giải quyết một vấn đề cụ thể.

- Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở: nhằm thông báo về tình

hình thực hiện nhiệm vụ và chấn chỉnh đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện

tốt hơn các mục tiêu nhiệm vụ trong thời gian tới, đề ra biện pháp mới cần áp

dụng.

- Công văn mời họp, mời dự đại hội: nhằm mời các đơn vị, tổ chức, cá

nhân trong và ngoài cơ quan đến dự các buổi họp, đại hội. Đồng thời, đây còn

là hình thức văn bản để thông báo rõ với người đến dự về mục đích, nội

dung, thời gian, địa điểm của các cuộc họp, đại hội.

- Công văn giải thích: nhằm giải thích một vấn đề, một sự việc, các yêu

cầu của một chủ trương và các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể

chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành.

3.4. Phương pháp viết công văn

Tuỳ theo từng loại công văn mà nội dung, từ ngữ, văn phong sẽ khác

nhau. Song kết cấu của một công văn thường bao gồm 3 phần:

Phần I: Viện dẫn vấn đề: Phần này cần nêu rõ lý do tại sao viết công

văn, có thể giới thiệu tổng quát nội dung, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn

đề nêu ra.

Ví dụ: Năm học... sắp kết thúc. Trường xin hướng dẫn để các khoa,

phòng làm tổng kết theo các nội dung sau...

Phần II: Nội dung chính của công văn:

Phần này nhằm giải quyết vấn đề đã nêu. Tuỳ theo từng loại công văn

mà lựa chọn cách viết. Văn phong phải phù hợp với từng thể loại công văn,

có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra theo nguyên tắc:

- Công văn đề nghị thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu

thị.

- Công văn từ chối thì cần phải sử dụng từ ngữ lịch sự, có sự động viên

an ủi.

- Cống văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích

thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra hậu quả nếu công việc không

hoàn thành kịp thời.

- Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng sai cũng phải mềm dẻo,

khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách

quan có sự đề nghị xác minh kiểm tra....

Phần III: Kết thúc: phần này chủ yếu nhấn mạnh chủ đề, xác định trách

nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có). Nếu là công văn đề nghị thì cần viết

thêm lời cảm ơn chân thành để tỏ rõ lịch sự.

Mẫu công văn:

TÊN CƠ QUAN

Số: /Tên viết tắt cơ quan

ban hành



Địa danh, ngày… tháng… năm…

V/v ….

Kính gửi: …

4. Phương pháp soạn thảo tờ trình

4.1. Khái niệm

Tờ trình là loại văn bản dùng để trình bày, đề xuất với cơ quan cấp trên

xét duyệt một chủ trương hoạt động, một phương án công tác... mà bản thân

cơ quan không thể quyết định được.

4.2. Những yêu cầu

- Phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu cần thiết của

vấn đề cần trình duyệt.

- Nêu các vấn đề xin phê chuẩn một cách rõ ràng cụ thể.

- Các kiến nghị phải hợp lý.

- Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án nhằm phát

triển thế mạnh, khắc phục khó khăn của đơn vị.

4.3. Phương pháp viết tờ trình

Nội dung của một tờ trình bao gồm các phần sau đây:

Phần I. Nêu rõ lý do đưa ra nội dung trình duyệt: phân tích thực trạng,

nhận định tình hình.

Phần II. Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, trong đó có các phương

án. Cần phân tích chứng minh các phương án là khả thi.

Phần III. Phân tích ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới. Những kiến nghị

đề xuất cấp trên xem xét chấp thuận. Nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả

thi, luận chứng phải chặt chẽ, lời văn phải lịch sự, nhã nhặn.

Tờ trình có thể kèm theo các bản phụ lục để minh hoạ thêm cho các

phương án được đề xuất.

Mẫu tờ trình:

TÊN CƠ QUAN

Số: /TTr-tên viết tắt cơ

quan ban hành



Địa danh, ngày … tháng … năm …

TỜ TRÌNH

Về …………………………

Kính gửi:


5. Phương pháp soạn thảo thông báo

5.1. Khái niệm

Thông báo là một loại văn bản để thông tin về hoạt động của các cơ

quan nhà nước, các tổ chức xã hội hoặc để truyền đạt nội dung của một

mệnh lệnh, một kết quả hoạt động, một văn bản pháp quy quan trọng...

Tuỳ theo từng loại thông báo mà xác định nội dung cho phù hợp:

- Thông báo truyền đạt một chủ trương, chính sách, một quyết định,

một chỉ thị, nội dung gồm:

+ Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt.

+ Tóm tắt nội dung cơ bản của chủ trương chính sách.

+ Yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện.

- Thông báo về kết quả của hội nghị, cuộc họp:

+ Nêu ngày giờ họp, thành phần dự, ai chủ trì.

+ Tóm tắt nội dung họp.

+ Tóm tắt nghị quyết, quyết định của hội nghị.

- Thông báo về một nhiệm vụ được giao:

+ Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được giao.

+ Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ.

+ Các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện.

- Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý.

+ Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý.

+ Lý do tiến hành.

+ Thời gian tiến hành hoạt động.

5.2. Phương pháp viết một thông báo

Phần mở đầu: thông báo không cần viện dẫn lý do mà giới thiệu trực

tiếp nội dung cần thông báo.

Phần kết thúc: nhắc lại nội dung chính, ý chính trọng tâm cần nhấn

mạnh, lưu ý người đọc. Trong thông báo cần viết ngắn gọn, đầy đủ thông tin,

lời văn rõ ràng, dễ hiểu, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm

như các công văn. Nếu thông báo dài có thể chia thành các mục, các phần có

tiêu đề để người đọc dễ nắm vấn đề.

Mẫu tờ trình:

TÊN CƠ QUAN

Số: /TB-tên viết tắt cơ

quan ban hành




THÔNG BÁO

Về …………………………


6. Phương pháp soạn thảo biên bản

6.1. Khái niệm

Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi chép lại những sự việc đã

hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và trong đời sống

xã hội, do những người chứng kiến thực hiện.

Biên bản có chức năng làm căn cứ để giải quyết các vấn đề, sự việc

hoặc thực thi các công việc có liên quan.

Biên bản có nhiều loại khác nhau như: biên bản hội nghị, cuộc họp;

biên bản sự việc xảy ra; biên bản xử lí vi phạm; biên bản bàn giao, nghiệm

thu,...

6.2. Yêu cầu khi ghi biên bản

Việc ghi biên bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Người ghi biên bản phải khách quan, vô tư. Ghi chép và mô tả chính

xác, trung thực, đầy đủ các số liệu, diễn biến các sự kiện, vụ việc đã hoặc

đang xảy ra. Không được suy diễn, bình luận và thêm bớt theo ý chủ quan.

Biên bản cần chi tiết và đầy đủ, đặc biệt là đối với các cuộc bàn giao,

kiểm tra, cuộc họp quan trọng. Cũng có thể ghi chép theo cách tổng hợp hoặc

có thể ghi theo cách điền vào các cột mục theo mẫu quy định có sẵn (biên

bản xử lí vi phạm, biên bản hoà giải...).

- Không ghi chép, diễn giải dàn trải, lan man mà đi vào trọng tâm, trọng

điểm, tập trung vào chủ đề.

- Về thủ tục phải chặt chẽ:

Nếu có tang vật, chứng cứ phải ghi vào và gửi kèm theo biên bản.

Biên bản làm xong phải đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, nếu có

sai sót thì phải bổ sung, sửa chữa lại. Việc thông qua và nhất trí với biên bản

phải được ghi vào trong văn bản.

Những người chịu trách nhiệm chính (Chủ toạ, thư kí, người hỏi cung,

người kiểm tra, thanh tra, đối tượng bị kiểm tra, bị thanh tra...) hoặc người

làm chứng đều phải kí vào biên bản.

6.3. Phương pháp ghi biên bản

- Ghi chi tiết, cụ thể: Áp dụng đối với biên bản ghi những cuộc họp quan

trọng, khám xét, khám nghiệm, hỏi cung, bàn giao công tác, bàn giao tài sản...

Có những trường hợp phải ghi nguyên văn lời phát biểu của những người

tham dự cuộc họp, lời khai của những đối tượng bị thẩm vấn, lời kết luận của

những người phụ trách kiểm tra, thanh tra hoặc khám nghiệm.

- Ghi tóm tắt, khái quát: Áp dụng cho những biên bản ghi những cuộc

họp đã có chương trình, báo cáo thành văn. Ghi tóm tắt, khái quát nội dung

các báo cáo và chú thích “có báo cáo kèm theo”.

6.4. Bố cục của biên bản

6.4.1. Bố cục chung

Biên bản có nhiều loại, mỗi loại lại có công dụng khác nhau và việc xây

dựng bố cục cho từng loại biên bản cũng khác nhau. Những loại biên bản đã

được mẫu hoá thì phải tuân theo mẫu có sẵn. Tuy nhiên, loại biên bản nào

cũng phải trình bày theo trình tự nhất định sau đây:

- Quốc hiệu.

- Tên văn bản và trích yếu nội dung.

- Thời gian và địa điểm lập biên bản.

- Thành phần tham dự (cuộc họp, kiểm tra, chứng kiến hoặc có liên

quan đến sự việc đã xảy ra).

- Diễn biến sự kiện (nội dung chính).

- Ghi tóm tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ toạ nếu là biên

bản hội nghị, nhận xét kết luận nếu là biên bản kiểm tra, thanh tra (phần kết

thúc).

- Thủ tục kí xác nhận: Biên bản phải có ít nhất hai người kí.

6.4.2. Kết cấu nội dung một số loại biên bản

a) Biên bản về một vụ việc xảy ra

- Ghi rõ thời gian và địa điểm lập biên bản;

- Thành phần tham gia lập biên bản: Ghi rõ gồm những ai, đại diện cho

cơ quan, tổ chức nào. Nếu biên bản cần có nhân chứng thì ghi rõ họ tên, địa

chỉ của nhân chứng.

- Những cứ liệu liên quan đến vụ việc: địa điểm nơi xảy ra vụ việc, diễn

biến vụ việc xảy ra, lời khai của các nhân chứng

- Kết luận bước đầu của những người tham gia lập biên bản: về nguyên

nhân xảy ra sự việc, lỗi thuộc về ai, phải trái ra sao, ai đúng ai sai, ai là người

chịu trách nhiệm chính.

- Đọc lại biên bản cho đương sự và những người có mặt cùng nghe để

thông qua.

- Kí xác nhận: người lập biên bản, đương sự và các nhân chứng đều

phải kí vào biên bản.

b) Biên bản bàn giao công việc

- Viện dẫn tên văn bản của thủ trưởng hay cấp trên với mục đích là căn

cứ cho việc bàn giao công việc.

- Ngày tháng năm tiến hành bàn giao; ai giao cho ai; nội dung bàn giao

chính (bao gồm: về mặt tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất, công việc đang

triển khai, hồ sơ, tài liệu lưu trữ...)

- Những công việc khác liên quan cũng được đề cập đến trong bàn

giao.

- Đọc lại biên bản cho các bên bàn giao cùng nghe để thông qua.

- Biên bản lập thành mấy bản gửi cho các cấp có liên quan. Các bên kí

nhận và trình lên cấp trên xác nhận việc bàn giao.

c) Biên bản hội nghị (cuộc họp)

- Phần mở đầu:

+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.

+ Số người tham dự.

+ Đại biểu tham dự hội nghị: Họ tên, chức danh, đại diện cơ quan đoàn

thể nào (nếu đông mà có danh sách thì ghi: có danh sách kèm theo).

+ Lí do, mục đích tiến hành hội nghị, nội dung công việc bàn trong hội

nghị (chương trình nghị sự).

+ Họ tên, chức danh người khai mạc hội nghị (nếu có).

+ Chủ toạ hoặc đoàn chủ tịch, thư kí của hội nghị.

- Phần ghi diễn biến hội nghị:

+ Phần khai mạc: ghi rõ hội nghị do ai khai mạc.

+ Phần báo cáo: Ghi tên, chức vụ người trình bày báo cáo; ghi tóm tắt

nội dung báo cáo (nếu không có báo cáo thành văn), nếu có báo cáo thành

văn thì chỉ cần ghi: xem báo cáo kèm theo.

+ Phần thảo luận: Ghi những vấn đề mà chủ tịch (người chủ trì) hội

nghị nêu ra thảo luận; các đề tài tham luận, các ý kiến phát biểu.

+ Phần quyết nghị: Đây là phần quan trọng cần ghi thật đầy đủ và chính

xác tất cả các ý kiến của tất cả đại biểu xoay quanh vấn đề đưa ra quyết nghị,

hình thức biểu quyết, ghi số phiếu tán thành, không tán thành, phiếu trắng.

- Phần kết thúc:

+ Ý kiến phát biểu của đại biểu cấp trên, của khách tới dự; tóm tắt ý

kiến phê bình, đóng góp của đại biểu về tổ chức hội nghị.

+ Nhận xét kết quả hội nghị của chủ toạ.

+ Thời gian bế mạc hội nghị.

+ Đọc lại biên bản trước hội nghị.

Trong những trường hợp cần thiết, theo đề nghị của các đại biểu, của

người dự hội nghị (hoặc có những vấn đề phức tạp) thư kí phải đọc lại từng

phần hoặc toàn bộ biên bản để hội nghị thông qua.

+ Chủ toạ, thư kí kí vào biên bản.

Mẫu biên bản vụ việc

TÊN CƠ QUAN (1)

Số.../BB-...(2)...



(3) … ngày … tháng … năm …

BIÊN BẢN

về việc … (4) …

1. Thời gian và địa điểm tiến hành lập biên bản: …

- Thời gian: …

- Địa điểm: …

2. Thành phần tham gia lập biên bản: …

3. Diễn biến sự việc xảy ra: …

… (5) …

Biên bản đã được các đương sự và các nhân chứng thông qua, nhất

trí.

… (6) …...(7)...

Nơi nhận:

…

- Lưu:…

(Chữ kí, dấu)

Họ và tên

Ghi Chú:

(1) Tên cơ quan lập biên bản.

(2) Viết tắt tên cơ quan lập biên bản.

(3) Địa danh.

(4) Trích yếu, tóm tắt nội dung của vấn đề phải lập biên bản.

(5) Trình bày diễn biến của sự việc. Tuỳ theo tính chất nội dung biên

bản mà trình bày cho phù hợp

(6) Kí xác nhận của các đương sự, nhân chứng.

(7) Thẩm quyền kí: Là thủ trưởng cơ quan lập biên bản hoặc người có

thẩm quyền lập biên bản.

Mẫu biên bản bàn giao công viêc

TÊN CƠ QUAN (1)

Số.../BB-...(2)...



(3) … ngày … tháng … năm …

BIÊN BẢN

Bàn giao … (4) …

Căn cứ văn bản số.../... ngày... tháng... năm... của... về việc...

Hôm nay, ngày... tháng... năm... lúc... giờ... chính thức bàn giao cho...

I. Nội dung bàn giao chính thức gồm các mục sau đây:

1. Về chức năng, nhiệm vụ

2. Về tổ chức

3. Về tổ chức nhân sự

4. Về cơ sở vật chất

5. Về hồ sơ, tài liệu lưu trữ

II. Những việc khác:

1. …

2. …

3. …

Biên bản này lập thành... bản gửi đến các nơi có liên quan như sau:

1. …

2. …

3. …

Biên bản lập tại … ngày … giờ nói trên.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

chữ kí

Họ và tên

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

chữ kí

Họ và tên

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN (5)

(Chữ kí, dấu)

Họ và tên

Ghi Chú:

(1) Tên cơ quan lập biên bản.

(2) Viết tắt tên cơ quan lập biên bản.

(3) Địa danh.

(4) Trích yếu, tóm tắt nội dung của công việc bàn giao.

(5) Thẩm quyền kí: là thủ trưởng cơ quan lập biên bản hoặc người có

thẩm quyền lập biên bản.

Mẫu biên bản họp HĐND

HĐND TỈNH H

SỐ.../BB-HĐND



...H (1) …, ngày … tháng … năm …

BIÊN BẢN HỌP HĐND TỈNH H

Khoá……, Kì họp thứ……

(Từ ngày tháng.... năm.... đến ngày.... tháng.... năm....)

1. Thời gian họp: …

- Khai mạc: … giờ … ngày … tháng … năm …

- Địa điểm tại: …

- Nội dung kì họp: …

2. Thành phần dự họp:

- Đại biểu Hội đồng nhân dân có mặt … trên tổng số …

- Đại biểu Quốc hội (nếu có): …

- Tổng số thành viên tham dự họp: …

3. Chủ toạ kì họp: … (2) …

4. Thư kí kì họp: … (3) …

5. Các báo cáo tại kì họp: …

6. Thảo luận tại kì họp: … (4) …

7. Kết thúc kì họp: … (5) …

Biên bản đã được hội nghị thông qua, nhất trí 100%.

THƯ KÍ KÌ HỌP CHỦ TOẠ KÌ HỌP

(Chữ kí)

Họ và tên

CHỦ TỊCH HĐND

(Chữ kí, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Đối với phường thì đề địa danh là thành phố, thị xã.

(2) Ghi rõ họ tên, chức vụ công tác.

(3) Ghi theo thứ tự các báo cáo tại kì họp, họ và tên, chức vụ người

báo cáo (trong trường hợp kì họp diễn ra nhiều ngày thì ghi rõ từng ngày

một).

(4) Ghi ý kiến của từng người phát biểu, ý kiến cùa chủ toạ kì họp.

(5) Thông qua dự thảo Nghị quyết, biểu quyết, chủ toạ kết thúc kì họp.

7. Phương pháp soạn thảo đề án

7.1. Khái niệm

Đề án công tác là văn bản trình bày một dự kiến, kế hoạch về một

nhiệm vụ công tác của một cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định. Đề

án là một hình thức văn bản cần thiết cho cả người giao nhiệm vụ lẫn người

thi hành nhiệm vụ hình dung được kết quả công việc, dự kiến được khó khăn

để xử lý tình huống nhằm bảo đảm hoàn thành công tác với khả năng cao

nhất.

7.2. Yêu cầu

Khi soạn thảo đề án cần phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình của cơ quan, đơn vị.

- Lập luận chặt chẽ, dẫn chứng chính xác, có sức thuyết phục. Nội

dung công việc phải cụ thể, nêu rõ các khó khăn thuận lợi có thể xảy ra khi

thực hiện đề án.

- Biện pháp phải cụ thể, dự kiến rõ thời gian thực hiện từng khâu từng

phần việc.

7.3. Phương pháp viết đề án

Một đề án thường bao gồm 3 phần:

Phần mở đầu: là phần nhận định tình hình, đặc điểm. Cần nêu khái

quát ngắn gọn tình hình đặc điểm khả năng của cơ quan, đơn vị để thấy được

sự cần thiết của việc thực hiện công việc đề án nêu ra.

Phần nội dung: nêu mục tiêu, nhiệm vụ và biện pháp thực hiện. Cần dự

kiến được những khả năng rủi ro, những khó khăn, cản trở, những thuận lợi

khi thực hiện đề án. Một vấn đề không thể thiếu ở bất cứ đề án công tác nào

là phải dự kiến được kinh phí. Có thể xây dựng nhiều đề án và đánh giá lựa

chọn đề án nào tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu quả kinh tế - xã hội cao nhất.

Phần kết luận: nêu ý nghĩa, tầm quan trọng của đề án và triển vọng đạt

được về các mặt: kinh tế, chính trị, quản lý; các kiến nghị với cấp trên hỗ trợ

các điều kiện để thực hiện đề án.

Mẫu đề án:

TÊN CƠ QUAN

Số: /DA-tên viết tắt cơ

quan ban hành

HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM


Địa danh, ngày tháng năm

ĐỀ ÁN

Về …

Thẩm quyền ký

8. Phương pháp soạn thảo hợp đồng

8.1. Khái niệm

Hợp đồng là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các

bên ký kết về việc thực hiện một nhiệm vụ, công việc nhất định (VD: công việc

sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu, cho thuê nhà...) trong đó

quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế

hoạch của mình.

8.2. Yêu cầu

Tuỳ từng loại nội dung hợp đồng mà có những yêu cầu cụ thể nhưng

nhìn chung soạn thảo hợp đồng phải đảm bảo yêu cầu:

- Phù hợp với khả năng, đặc điểm của các bên ký kết.

- Lập luận chặt chẽ, các điều khoản chính xác, đầy đủ, cụ thể, đúng

pháp luật, phù hợp với điều kiện của các bên tham gia ký kết.

8.3. Các loại hợp đồng

- Hợp đồng kinh tế: hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng vận chuyển

hàng hoá, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng gia công đặt hàng, hợp

đồng thương mại quốc tế...

- Hợp đồng dân sự: hợp đồng mua bán tài sản, hợp đồng thuê nhà,

hợp đồng cho vay, hợp đồng đại lý...

8.4. Phương pháp viết hợp đồng

Phần mở đầu: xác định rõ tên gọi hợp đồng, thời gian và địa điểm ký

hợp đồng, những căn cứ xác lập hợp đồng; các thông tin có liên quan của

chủ thể hợp đồng: (tên, địa chỉ, điện thoại, chứng minh thư, tài khoản, mã số

thuế...)

Phần nội dung: ghi rõ ràng buộc trách nhiệm của các bên ký kết,

thường gọi là các điều khoản, các điều khoản thường bao gồm:

Điều khoản chủ yếu

Điều khoản thường lệ

Điều khoản tuỳ nghi

Phần kết thúc (phần ký kết): căn cứ vào các yêu cầu cụ thể mà các bên

xác định số lượng bản cần ký và tiến hành ký kết.

Mẫu hợp đồng (mua bán hàng hoá)



---------------------------

HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ

Hợp đồng SỐ.../HĐMB

- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày...

- Căn cứ vào đơn chào hàng...

Hôm nay, ngày...tháng...năm...

Tại: …

Chúng tôi gồm: …

- Bên bán (gọi tắt là bên A): …

Tên …

Địa chỉ …

Điện thoai …

- Bên mua (gọi tắt là bên B): …

Tên …

Địa chỉ …

Điện thoại …

Hai bên thống nhất thoả thuận nội dung hợp đồng như sau:

- Điều 1: Bên A bán cho bên B chủng loại mặt hàng sau:

- Điều 2: Giá cả

- Điều 3: Chất lượng và quy cách hàng hoá

- Điều 4: Bao bì và mã hiệu

- Điều 5: Phương thức giao nhận

- Điều 6: Bảo hành và hướng dẫn sử dụng hàng hoá

- Điều 7: Phương thức thanh toán

- Điều 8: Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng

- Điều 9: Trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng

- Điều 10: Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng

- Điều 11: Hiệu lực của hợp đồng

Đại diện bên A Đại diện bên B

Phụ lục

Phụ lục I: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm X

297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình

bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây.

… (1) …

… (2) …

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20… (3)…

Từ ngày … đến ngày … (4) …

Từ số … đến số … (5) …

Quyển số: … (6) …

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Sổ thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển

sổ;

(6): Số thứ tự của quyển sổ.

Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền

và đóng dấu trước khi sử dụng.

b) Phần đăng ký văn bản đến

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3

(420mm X 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Ngày

đến

Số

đến

Tác

giả

số,

ký

hiệu

Ngày

tháng

Tên loại và

trích yếu nội

dung

Đơn vị hoặc

người nhận

Ký

nhận

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:

05/02, 21/7, 31/12.

Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên,

địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư.

Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.

Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày,

tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải

thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì

không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết

tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có

trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư

đó.

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn

bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có

thẩm quyền.

Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.

Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản

không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).

Sổ đăng ký văn bản mật đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản

đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7)

ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với

văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng

ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghí rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”)

của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột

trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.

Phụ lục II: SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm X 297mm


Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu

của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.

b) Phần đăng ký đơn, thư

Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm

X 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Ngày

đến

Số

đến

Họ tên, địa

chỉ người

gửi

Ngày

tháng

Trích

yếu nội

dung

Đơn vị hoặc

người nhận

Ký

nhận

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)


Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:

05/02, 21/7, 31/12.

Cột 2: Số đến. Ghi theo sổ được ghi trên dấu “Đến”, số đến là số thứ tự

đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được

ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói

chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản

đến khác).

Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa

chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.

Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư.

Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm

được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn,

thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện

nhưng cần có ghi chú cụ thể.

Cột 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên

đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm

tắt nội dung của đơn, thư đó.

Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn,

thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm

quyền.

Cột 7: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.

Cột 8: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần

thứ...; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...)./.

Phụ lục III: PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

1. Mẫu phiếu

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐỘC lập - Tự do - Hạnh phúc

… ngày … tháng … năm 20...

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

………(1)…………

Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)

Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)

2. Hướng dẫn ghi

(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban

hành và trích yếu nội dung của văn bản đến.

(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

(hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá

nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết

đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải

quyết.

(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho

cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý

kiến.

(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng

đề xuất ý kiến./.

Phụ lục IV: SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

1. Mẫu sổ

Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm X

297mm hoặc 148mm X 210mm.



của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Số chuyển giao văn bản đến”

và không có dòng chữ “Từ số... đến số...”

b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên

trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm X 297mm) hoặc theo chiều dài

(297mm X 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5)


Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các

đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0

ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.

Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.


bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm

quyền.


Cột 5: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...).

Sổ chuyển giao văn bản mật đến

Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển

giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự

như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển

giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2).

Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự

như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ

lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc

“Tuyệt mật”) của văn bản đến../.

Phụ lục V: SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

1. Mẫu sổ

Số theo dõi giải quyết văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm X

297mm.



của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết

văn bản đến”.

b) Phần theo dõi giải quyết văn bản đến

Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ

A3 (420mm X 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:

Số

đến

Tên loại, số và ký

hiệu, ngày tháng

và tác giả văn bản

Đơn vị hoặc

người nhận

Thời

hạn

giải

quyết

Tiến độ

giải

quyết

Số, ký hiệu

văn bản trả

lời

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)


Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn

bản đến.

Cột 2: Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản. Ghi tên

loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại,

tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung khác ghi theo hướng dẫn tại khoản 2

Phụ lục II của Công văn này.


bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm

quyền.

Cột 4: Thời hạn giải quyết. Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo

quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của

người có thẩm quyền.

Cột 5: Tiến độ giải quyết. Ghi chú về tiến độ giải quyết văn bản đến của

các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết,

chưa giải quyết v.v....

Cột 6: Số, ký hiệu văn bản trả lời. Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời

văn bản đến (nếu có).

Cột 7: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết khác./.

Phụ lục VI: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm X 297mm.



của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.

b) Phần đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm

X 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Số, ký

hiệu văn

bản

Ngày

tháng

văn bản

Tên loại và

trích yếu nội

dung văn

bản

Người

ký

Nơi

nhận

văn

bản

Đơn vị,

người

nhận

bản lưu

Số

lượng

bản

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)


Cột 1: Số, ký hiệu văn bản. Ghi sổ và ký hiệu của văn bản.

Cột 2: Ngày tháng văn bản. Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với

những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02,

31/12.

Cột 3: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ghi tên loại và trích yếu

nội dung của văn bản. Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản

khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại

văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một

loại văn bản thì không cần ghi tên loại.

Cột 4: Người ký. Ghi tên của người ký văn bản.

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.

Cột 7: Số lượng bản. Ghi số lượng bản ban hành.

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.

Sổ đăng ký văn bản mật đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi loại

thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật”

ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).

Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn

bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột

“Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”)

của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích

yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền./.

Phụ lục VII: BÌ VĂN BẢN

1. Mẫu bì văn bản

a) Hình dạng và kích thước

Bì văn bản nên được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối

với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:

- Loại 307mm X 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy

khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;


khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;


khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau;


khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau.

b) Mầu trình bày. Mẫu trình bày bì văn bản được minh hoạ tại hình vẽ.

(8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84

4) xxxxxxx Fax: (+84 4) xxxxxxx (3) E-Mail: Website: … (4) …

Số: … (5) …

Kính gửi: …

… (6)

… (7)

2. Hướng dẫn trình bày và viết bì

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).

(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì.

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./.

Phụ lục VIII: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

1. Mẫu sổ

Sổ dùng để chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan, tổ chức khác

cũng như cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức nên được in

sẵn, kích thước: 210mm X 297mm hoặc 148mm X 210mm.



của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản

đi”.

b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy

khổ A4 theo chiều rộng (210mm X 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm X

210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bảnNơi nhận

văn bảnKý nhận Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5)


Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với


21/7, 31/12.

Cột 2: Số, ký hiệu văn bản. Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột 3: Nơi nhận văn bản.

- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển

giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;

- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đon vị, cá nhân nhận văn bản trong

trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân

khác.


Cột 5: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số

lượng bì, v.v..../.

Phụ lục IX: SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

1. Mẫu sổ

Sổ gửi văn bản đi bưu điện nên được in sẵn, kích thước: 210mm X

297mm hoặc 148mm X 210mm.



của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu

điện”.

b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện

Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy

khổ A4 theo chiều rộng (210mm X 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm X

210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

Ngày

chuyển

Số, ký hiệu

văn bản

Nơi nhận văn

bản

Số

lượng bì

Ký nhận và

dấu bưu điện

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6)


Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng gửi văn bản đi bưu điện; đối với


21/7, 31/12.

Cột 2: Số, ký hiệu văn bản. Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột 3: Nơi nhận văn bản. Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá

nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Cột 4: Số lượng bì. Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi, ví dụ:

Ngày

chuyển

Số, ký hiệu

văn bảnNơi nhận văn bản

Số

lượng

bì

Ký nhận

và dấu

bưu điện

Ghi

chú

15/02 262/BTC-

HCSN

UBND các tỉnh, thành

phố trực thuộc TƯ

64

16/02 264/BTC-

HCSN

265/BTC-NS

Sờ Tài chính - Vật giá

các tỉnh, thành phố trực

thuộc TƯ

64

Cột 5: Ký nhận và dấu bưu điện. Chữ ký của nhân viên bưu điện trực

tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có). Cột 6: Ghi chú. Ghi những

điểm cần thiết khác./.

Phụ lục X: SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU

1. Mẫu sổ

Sổ sử dụng bản lưu nên được in sẵn, kích thước: 210mm X 297mm.



của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.

b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu

Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3

(420mm X 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

Ngày

tháng

Họ và

tên của

người

sử dụng

Số, ký

hiệu, ngày

tháng của

văn bản

Tên loại

và trích

yếu nội

dung

văn bản

Hồ

sơ

số

Ký

nhận

Ngày

trả

Người

cho

phép

sử

dụng

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)


Cột 1: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu;

đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ:

05/02, 21/7, 31/12.

Cột 2: Họ và tên của người sử dụng. Ghi họ và tên, đơn vị công tác của

người sử dụng bản lưu.

Cột 3: Số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản. Ghi số và ký hiệu; ngày,

tháng, năm của văn bản.

Cột 4: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ghi tên loại và trích yếu

nội dung của văn bản.

Cột 5: Hồ sơ số. Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp,

đánh số ký hiệu và bảo quản tại văn thư, ví dụ:

Số: CV-03/2004 (tập lưu công văn đi số 03 năm 2004)

Cột 6: Ký nhận. Chữ ký của người sử dụng bản lưu.

Cột 7: Ngày trả. Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người

mượn) phải trả lại bản lưu.

Cột 8: Người cho phép sử dụng. Ghi họ tên của người duyệt cho phép

sử dụng bản lưu.

Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả

(nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép), v.v..../.

Phụ lục XI: Mẫu danh mục hồ sơ

Tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan đơn vị



DANH MỤC HỒ SƠ CỦA A

Năm …

SỐ VÀ KÝ

HIỆU HỒ SƠ

TIÊU ĐỀ HỒ

SƠ

THỜI GIAN

BẢO QUẢN

NGƯỜI LẬP

HỒ SƠGHI CHÚ

(1) (2) (3) (4) (5)

Bản danh mục hồ sơ này có … hồ sơ, bao gồm

- … hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

- … hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài

- … hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời

Duyệt


THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

(HOẶC CHÁNH VĂN PHÒNG

(Ký tên đóng dấu)

Cột (1): Ghi số và ký hiệu hồ sơ.

Số của hồ sơ được ghi liên tục cho toàn bản danh mục. Bắt đầu từ số

01. Cuối mỗi mục (tương đương với mỗi đơn vị tổ chức phòng ban hoặc một

mặt hoạt động của doanh nghiệp) cần dùng vài ba số thứ tự dự phòng để ghi

số cho những hồ sơ sẽ được bổ sung thêm vào bản danh mục trong năm đó.

Ký hiệu hồ sơ là chữ viết tắt tên đơn vị tổ chức phòng ban có hồ sơ

hoặc tên gọi một mặt hoạt động, một lĩnh vực công tác. Ví dụ: HC (phòng

hành chính), KT (phòng kỹ thuật),...

Cột (2): Ghi tên đơn vị có hồ sơ

Đơn vị có hồ sơ được ghi số thứ tự bằng chữ số La Mã (I,II,III) tên đơn

vị viết chữ in hoa. Các tiểu đơn vị được ghi số thứ tự bằng chữ Ả rập

(1,2,3…) và được viết bằng chữ thường.

Tiêu đề là tên gọi của hồ sơ, là một câu ngắn gọn, khái quát được nội

dung, thành phần văn bản trong hồ sơ.

Thuật ngữ “Hồ sơ” được dùng trong tiêu đề của những hồ sơ phản ánh

một sự việc, một sự kiện cụ thể có trình tự giải quyết liên tục.

Ví dụ: Hồ sơ hội nghị tổng kết cuộc vận động xóa đói giảm nghèo năm

2004 của TP.HCM

Thuật ngữ “Tập tài liệu” được dùng trong tiêu đề của những hồ sơ tập

hợp các loại văn bản cũng thuộc một vấn đề nhưng không có trình tự giải

quyết liên tục.

Ví dụ: Tập tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác tuyển sinh

trung học chuyên nghiệp và dạy nghề năm 2003.

Cột (3). Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo 3 mức: vĩnh viễn, lâu

dài, tạm thời hoặc xác định rõ số năm cần bảo quản của từng hồ sơ.

Căn cứ để xác định thời hạn bảo quản là:

- Bản thời hạn bảo quản mẫu do Cục lưu trữ nhà nước ban hành.

- Các bản thời hạn bảo quản tài liệu của các ngành hoặc cơ quan chủ

quản.

- Giá trị nghiên cứu của hồ sơ

Cột (4). Ghi họ, tên người lập hồ sơ.

Cột (5). Ghi chú

Ghi chú những điều cần thiết như hồ sơ chuyển tiếp sang năm sau, hồ

sơ mật.

Ghi chú:

Ô số: Thành phần thể thức văn bản

1: Quốc hiệu

2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3: Số, ký hiệu của văn bản

4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b: Trích yếu nội dung công văn

6: Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm

quyền

8: Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b: Nơi nhận

10a: Dấu chỉ mức độ mật

10b: Dấu chỉ mức độ khẩn

11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện

thoại, số Telex, số Fax

15: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

Phụ lục XII: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm X 297 mm)

Ghi chú:

Ô số: Thành phần thể thức bản sao

1: Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục”

2: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

3: Số, ký hiệu bản sao

4: Địa danh và ngày, tháng, năm sao

5a, 5b, 5c: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

6: Dấu của cơ quan, tổ chức

7: Nơi nhận

PHỤ LỤC XIII:

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO

STT Tên loại văn bản Chữ viết tắt

Văn bản quy phạm pháp luật

1 Luật Lt

2 Pháp lệnh PL

3 Lệnh L

4 Nghị quyết NQ

5 Nghị quyết liên tịch NQLT

6 Nghị định NĐ

7 Quyết định QĐ

8 Chỉ thị CT

9 Thông tư TT

10 Thông tư liên tịch TTLT

Văn bản hành chính

1 Quyết định (cá biệt) QĐ

2 Chỉ thị (cá biệt) CT

3 Thông cáo TC

4 Thông báo TB

5 Chương trình CTr

6 Kế hoạch KH

7 Phương án PA

8 Đề án ĐA

9 Báo cáo BC

10 Biên bản BB

11 Tờ trình TTr

12 Hợp đồng HĐ

13 Công điện CĐ

14 Giấy chứng nhận CN

15 Giấy uỷ nhiệm UN

16 Giấy mời GM

17 Giấy giới thiệu GT

18 Giấy nghỉ phép NP

19 Giấy đi đường ĐĐ

20 Giấy biên nhận hồ sơ BN

21 Phiếu gửi PG

22 Phiếu chuyển PC

Bản sao văn bản

1 Bản sao y bản chính SY

2 Bản trích sao TS

3 Bản sao lục SL

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Hồ Ngọc Cẩn (2003), cẩm nang Tổ chức và Quản trị Hành chính Văn

phòng, NXB Tài chính, Hà Nội.

2. Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Lao

động - Xã hội, Hà Nội.

3. Phạm Hưng (1995), Quản trị Văn phòng Doanh nghiệp, NXB Chính

trị Quốc gia.

4. Học viện Hành chính Quốc gia (2002), Kỹ thuật xây dựng và ban

hành văn bản.

5. Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị Hành chính Văn phòng, NXB Thống

Kê.

6. Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống kê.

7. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ

thuật.

8. Mike Harvey (1996), Quản trị Hành chính Văn phòng, NXB Thống kê.

9. Các văn bản pháp luật liên quan.

MỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU

PHẦN I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

VÀ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

Chương 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1. Đại cương về văn phòng

2. Đại cương về quản trị văn phòng

Chương 2. CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

1. Cơ cấu tổ chức văn phòng

2. Tổ chức nơi làm việc của văn phòng

3. Trang thiết bị văn phòng

4. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng

Chương 3. QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG

1. Khái niệm, vai trò, phân loại lao động văn phòng

2. Thư ký văn phòng

3. Chánh văn phòng

4. Quản trị viên văn phòng và các hoạt động giao tiếp

5. Công tác tuyển dụng trong văn phòng

PHẦN II. CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG.

Chương 4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC THÔNG TIN

1. Khái niệm, phân loại, vai trò của thông tin

2. Tổ chức công tác thông tin

3. Hoàn thiện hệ thống thông tin trong các cơ quan, đơn vị

Chương 5. QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC

1. Hoạch định công việc hành chính văn phòng

2. Quản lý thời gian làm việc

Chương 6. TỔ CHỨC TIẾP KHÁCH

1. Những vấn đề chung về giao tiếp

2. Tổ chức công tác lễ tân

3. Tổ chức tiếp khách

4. Đãi khách

5. Lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi

6. Phát biểu

7. Phục vụ khách trong bữa tiệc chiêu đãi

Chương 7. TỔ CHỨC HỘI HỌP, HỘI NGHỊ

1. Những vấn đề chung về hội họp, hội nghị

2. Hoạch định và tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Chương 8. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

1. Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công các

2. Trách nhiệm của thư ký và văn phòng trong thời gian thủ trưởng

vắng mặt

Chương 9. CÔNG TÁC VĂN THƯ

1. Khái quát chung về công tác văn thư

2. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư

3. Công tác lập hồ sơ

4. Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Chương 10. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Khái niệm, vai trò và tính chất của công tác lưu trữ

2. Nội dung của công tác lưu trữ hiện hành

Chương 11. SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ

1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước

2. Thể thức văn bản quản lý nhà nước

3. Ngôn ngữ trong văn bản quản lý

4. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý

Chương 12. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG

1. Phương pháp soạn thảo "Quyết định"

2. Phương pháp soạn thảo báo cáo

3. Phương pháp soạn thảo công văn

4. Phương pháp soạn thảo tờ trình

5. Phương pháp soạn thảo thông báo

6. Phương pháp soạn thảo biên bản

7. Phương pháp soạn thảo đề án

8. Phương pháp soạn thảo hợp đồng

---//---

GIÁO TRÌNH

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Đồng chủ biên:

GS. TS. NGUYỄN THÀNH ĐỘ - ThS. NGUYỄN NGỌC ĐIỆP


NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Địa chỉ: 207 Đường Giải Phóng, Hà Nội

Website: http://nxb.neu.edu.vn - Email: [email protected]

mailto:[email protected]

http://nxb.neu.edu.vn/

Điện thoại: (04) 38696407-36282486-36282483

Fax: (04)36282485

Chịu trách nhiệm xuất bản: GS.TS. NGUYỄN THÀNH ĐỘ

Chịu trách nhiệm nội dung:

GS.TS. NGUYỄN THÀNH ĐỘ - ThS. NGUYỄN NGỌC ĐIỆP


Biên tập kỹ thuật: NGỌC LAN - TRỊNH QUYÊN

Chế bản: NGUYỄN HƯƠNG

Thiết kế bìa: MAI HOA

Sửa bản in và đọc sách mẫu: NGỌC LAN - TRỊNH QUYÊN

In 1.000 cuốn, khổ 14.5 x 20.5cm tại Xuởng in Trường ĐHKTQD và Công ty

in Phú Thịnh. Mã số ĐKXB: 11-2012/CXB/77-261/ĐHKTQD và ISBN: 978-

604-909-880-2. In xong và nộp lưu chiểu quý II năm 2012.

Giáo Trình Quản Trị Văn Phòng (Word) - saomaidata.orgsaomaidata.org/library/502.GiaoTrinhQuanTriVanPhong.docx · Web viewgiÁo trÌnh quẢn trỊ vĂn phÒng. giÁo trÌnhquẢn

Documents