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SOCIETA’ ITALIANA NATA NEL 1995 UFFICI A MILANO, TORINO, PADOVA +150 CLIENTI ATTIVI (DI CUI 40% SOCIETA’ QUOTATE) +600 PROGETTI REALIZZATI +50.000 UTENTI USANO QUOTIDIANAMENTE LE NOSTRE APPLICAZIONI PARTNERS & CERTIFICATIONS: MICROSOFT, OPENTEXT, METASTORM, SAP
E ALTRI.
LA MISSION: “AIUTARE I NOSTRI CLIENTI A RIPENSARE I PROPRIPROCESSI IN MODO DIGITALE, PER RECUPERARE EFFICIENZA DADEDICARE ALLA CRESCITA”
COSA FACCIAMO: PROGETTI SERVIZI RICERCA & SVILUPPO
DocFlow Portfolio in 6 aree chiaveDocFlow mette a disposizione dei suoi Clienti le sue piattaforme tecnologiche(Asset) in 6 aree chiavi, per realizzare soluzioni per la gestione dei documenti(Document Management), implementare workflow documentali (ProcessManagement), offrire l'accesso a informazioni essenziali per i processi diCompliance & Control e ottimizzare la Collaborazione tra gruppi di lavoro.
Quali Fornitori Coinvolgere? Quali documenti devo chiedere? Cosa dice la legge? e le policy interna? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quale versione stai usando? Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo? Questo documento è ancora valido? Quale documento uso? Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mail Qualcuno lo solleciti! A che punto siamo?!!!
Una volta loggati vengono presentate le code di lavoro contenenti le Pratichenei diversi stati di lavorazione. Diverse “code di lavoro” assegnate volta in volta ai vari attori del processo Code “ToDo” con le Attività da completare Code “Watch” per le Attività assegnate ad altri ma da monitorare
Quali Fornitori Coinvolgere? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo?
Quali documenti devo chiedere?Cosa dice la legge? e le policy interna?
Quale versione stai usando?Questo documento è ancora valido?
Libreria dei template Supporto al ciclo di redazione Gestione allegati Generazione anteprima pdf Approvazione / firma qualificata Generazione lettera accettazione Pubblicazione
Quali Fornitori Coinvolgere? Quali documenti devo chiedere? Cosa dice la legge? e le policy interna? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quale versione stai usando? Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo? Questo documento è ancora valido? Quale documento uso?
Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mailQualcuno lo solleciti!
Drag&Drop della mail dal client Exchange per archiviarla nella pratica Scelta del processo e della Pratica Scelta della tipologia di documento dell’allegato
Quali Fornitori Coinvolgere? Quali documenti devo chiedere? Cosa dice la legge? e le policy interna? Hai controllato l’excel? Lì c’è tutto! Quale versione stai usando? Quando hai finito ricordati di fartelo approvare! E’ stato approvato? Chi lo sta gestendo? Questo documento è ancora valido? Quale documento uso? Il fornitore è stato avvisato? Mandiamogli una mail Qualcuno lo solleciti!
Una grafica “metro-map” mostra il percorso della pratica Mostra lo stato in quel momento Le “stazioni” percorse Un semaforo con lo stato di completezza e i punti della “checklist” mancanti
Certificazione dei fornitori (documenti generici) Archiviazione e validazione della documentazione obbligatoria del fornitore
(Certificati C.C.I.A.A., DURC, etc..) Rinnovo documenti soggetti a scadenza o variazione nel tempo
Certificazione documentazione preliminare della pratica (documenti specifici) Sottomissione del DUVRI parte 1 e 2 e raccolta degli originali firmati Sottomissione del documento di Politica in materia di salute e sicurezza Sottomissione dei modelli di autocertificazione ai fornitori Raccolta dei documenti di Scheda dettagliata delle attività o dei POS Gestione degli allegati tecnici al DUVRI
Soluzione di archiviazione del contratto: Libreria dei template di contratto Apertura nuova pratica contrattuale Supporto al ciclo di redazione del contratto (workflow collaborativo) Approvazione del contratto Chiusura pratica e storicizzazione
Flusso approvativo: raccolta documenti obbligatori sulla base della tipologia di pratica (matrice pre-
definita dei documenti obbligatori) verifica automatica completezza Eventuale emissione lettera di accettazione
Reminder documenti in scadenza e procedure di rinnovo Metro-Map per la visualizzazione dello stato
Consolle di gestione delle anagrafiche Tipologia di Appalto Tipologie di Documenti Matrice Tipo Appalto/Tipo Documento Gestione obbligatorietà documenti
Gestione documentazione in corso d’opera Verbali di coordinamento in corso d’opera Scheda di valutazione del fornitore Archiviazione difformità su servizi o materiale Sospensione del fornitore per gravi inadempienze Gestione dei verbali di audit
Inserimento e approvazione verbali (sopralluogo, coordinamento, verifica….)
Clicli approvativi sui dati fornitore: Approvazione nuovo fornitore (inclusa integrazione con SAP) Variazione a fornitore Difformità di fornitura. Sospensione fornitore