This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
DMS Administrator Workshop • Import date & Manage
• Organigrama
• Functii
• Personal
• Tipuri de documente
• Liste de Valori
• Atribute / Metadate
• Registratura
• Terti
• Configurare
• Windows Connector
• Outlook Connector
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
1
• Manage
• Meniuri
• Favorite
• LOV
•
•
•
•
•
• System
• DB
• Audit
Comenzi standard Comenzile standard sunt:
Adaugare
Editare
Stergere
Export Excel
PDF
CSV
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
2
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
3
Editare > Se apasa Icon “Edit” de pe randul pe care se doreste editarea
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
4
Pentru Stergere – se selecteaza randul / randurile care se doresc sterse
si se apasa butonul de stergere
Consola Documente
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
5
Toolbar
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
6
Textbox cautare – pentru cautarea rapida a unui document in folderul curent
Acasa – deschide folder personal utilizator curent
Incarca – Upload manual fisiere in DMS
Trimite – trimite documentul selectat pe flux
Proprietati – prezinta datele generale ale fisierului curent, drepturile de access si metadatele
Cauta – cautare avansata
Fax – trimite ocumentul curent selectat pe fax
Email – trimite documentul curent selectat pe email
Alocarea rolurilor (click dreapta). Nota: Pentru fiecare utilizator, aat la
import cat si in exploatare – se aloca implicit rolul aferent functiei din
organirama
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
34
Tipurile de documente
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
35
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
36
Tipurile de documente sunt importate automat in Admin> Documente>Tip documente
Pentru Adaugare, Editare, Stergere – se folosesc butoanele standard
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
37
Categorie = Documente DMS
Cod = codul intern
Denumire = ceea ce vad utilizatorii
Regula denumire = Formula nume automat fisier in functie de cod metadate si text static.
Regula descriere = formula generare automata descriere fisier
Variabile documente = se bifeaza pentru documentele pentru care se genereaza auomat continutul din metadate
Nota: Pentru formule se utilizeaza ‘<formula_sql>’. Sistemul executa un SELECT <formula> FROM DUAL. Metadatale sunt inlocuite cu valori functie de CODUL acestora
• “Sincronizare” – se foloseste atunci cate se modifica metadatele unui tip de
document (add/delete) – pentru a propaga modificarile pe documentele instantiate
deja din tipul respectiv in tot sistemul. A se utiliza cu atentie
• “Serii” – definirea de serii pe tipul respectiv
• “Atribute” – definirea metadatelor pe documentul selectat
• “Format vizualizare” – se utilizxeaza impreuna cu “Variabile documente” pentru
documentele cu generare dinamica de continut pe baza metadatelor. Stableste
formatul in care poate fi generat continutul: FORM = documentul formular original;
WORD; EXCEL; PDF
• Import si Export XML – utilizare pentru import/export de documente si metadate
Optiuni disponibile pe click dreapta:
• “Copiere”– copiaza toate metadatele de pe documentul curent in documentul
destinatie
• “Clonare” – realizeaza o clona a documentului selectat
• “Validari avansate” – conditii de validare avansata a documentelor si metadatelor
• “Flux Permis” – setarea fluxurilor implicite pentru tipul de document (Exemplu:
fluxul “Tratare factura furnizor” pentru documentul “Factura furnizor”
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
38
Liste de Valori
Listele de Valori din sheet “LOV” sunt importate automat in
aplicatie in ecran: Admin > Documente > Liste de Valori
In aplicatie exista implicit listele de valori:
TERTI = lista tuturor partenerilor (din Admin > Unitate >
Partneri)
ANGAJATI = lista tuturor angajatilor (din Admin >
Utilizatori > Organigrama)
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
39
Valorile si LOV-urile definite in sheet “LOV” sunt importate
automat. In Sheet “Documente” coloana LOV – trebuie
trecute codurile LOV-urilor
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
40
Adaugare LOV nou
Apasam Adaugare si introducem numele LOV-ului
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
41
Valori disponibile in liste Din tabele / SQL > Adaugam un rand nou in Valori, cu o instructiune SQL Valida:
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
42 Coloana selectie = valoarea salvata in baza de date pentru atribut
Coloanda afisare = coloana afisata utilizatorilor spre selectie
HINT: In cazul Multi-Unitate – se utilizeaza in clauza where: where id_unitate=sys_get_id_unitate
LOV-uri statice
Sunt acele LOV-uri cu valori statice, distincte. Exemplu: Status,
Sex, Culoare ochi etc.
Pentru Acestea valorile se introduc una cate una in “Valori”,
inckusiv pozitia de afisare
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
43
Adaugare in LOV Adaugare in Valori
Similar adaugam valorile: In lucru, In asteptare, Onorata, Inchisa
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
44
Metadate
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
45
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
46
Sunt importate automat in Admin > Documente > Tip documente >
Atribute document
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
47
Detalii pentru fiecare Atribut
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
48
Nume: nume/cod intern utilizat ca si metadata pentru generare de continut si denumire
fisiere. In fisierele word sau in denumire trebuie sa se regaseasca intocmai, Case
Sensitive
Eticheta: ceea ce este afisat utlizatorilor
Tip data: Text, memo = Text areea, Boolean, Data, Numar
Lungime, Precizie: numarul de caractere / zecimale
Obligatoriu: DA/NU
Valoare implicita = formula de calcula pentu valoare = data curenta / user curent
/formula SQL – pentru mai multe exemple consultati buton din pagina
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
49
Tip selectie: Text liber; LOV Static – nu permite adaugarea de catre utilizatori regular
de noi valori ci doar de administrator; LOV Dinamic = permite adaugarea de noi valori in
lista de catre utilizatori; LOV SQL = aceasta valoare se seteaza obligatoriu atunci cand
avem LOV-uri c instructiuni SELECT – exemplu: TERTI, ANGAJAJATI
Lista de Valori: se completeaza in cazul in care avem atribut cu LOV
Pozitie : Oridinea de afisare a atributului
Formula calcul: se foloseste pentru atribute dependente cu formule de calcul SQL /
integrari ERP – mai multe detalii disponibile pe buton in pagina
Doar citire: DA/NU –atributul este afisat Read Only
Hidden = atribuul este calculat automat si nu este disponibil pentru utilizatori ci doar
pentru API / Raportare
Selectie multipla: permite selectiamai multor valori din LOV
Vizibilitate atribute Implicit atributele sunt vizibile tuturor utilizatorilor care au access pe
document.
Utilizand partea de jos a ecranului: ROL – atributul respectiv va fia
ccesibil doar utiizatorilor care au access pe document si au si rolul
precizat
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
50
Registratura
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
51
Registrele din Excel sunt importate automat in Registratura > Administrare registre
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
52 In acelasi ecran se gestioneaza drepturile de access pe fiecare registru (utilizatori / grupuri) si tipurile de documente permise a fi inregistrate in fiecare registru
Parteneri / Terti
Datele furnizate in Excel sunt importate automat in ecran
Admin > Unitate > Parteneri
Aceste date sunt utilizate in LOV TERT – pentru
completare de atribute
In Acelasi ecran se introduc tertii noi:
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
53
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
54
Documente sablon / formulare
Documentele sablon se incarca de catre administrator in
directorul SITE\$MODELDOC
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
55
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
56
Documentele se pot incarca unul cate unul , utilizand butonul “Incarca” din toolbar sau optiunea de bulk upload din Windows Connector
Dupa incarcare la fiecare document sablon in trebuie setat
tipul de document, pentru a mosteni automat metadatele.
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
57
Atentie! Setam doar tipul de document – nu si valori pentru metadate. Vaorile setate se preiau automat ca valori implicite in documentele create din acest sablon
Drepturi de utilizare template
• Admin > Documente > Documente template
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
58
Utilizare template
Ne conectam cu un utilizator care face parte dintr-un grup
cu drept de utilizare template.
La primul login este afisat Wellcome screen:
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
59
Schimbare parola
• Recomandam schimbarea parolei utilizand linkul din
wellcome screen. Parola implicita este comunicata de
administrator.
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
60
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
61
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
62
Apar spre completare metadatele conform tipului
Comanda setat anterior
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
63
Le completam si apasam “Salvare”
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
64
Observam ca documentul este denumit automat conform regulii de denumire definite pe “Comanda”. Metadata NR nu exista – de aceea ramane ca text “NR” – se corecteaza fie regula de denumire sa utilizeze “NUMAR” fie se schimba codul intern al metadatei din NUMAR in NR.
Recomandam utilizare metadate implicite NR_INREG s DATA_INREG pentru numarul si data de inregistrare
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
65
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
66
Atentie – Dupa ce modificati Metadate nu uitati sa actionati butonul
“Syncronizare” dca doriti postarea modificarilor si pe documentelor deja
creeate din tipul respectiv
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
67
Dupa corectie – se intra in proprietati document si se actioneaza
“Saveaza” – documentul se redenumeste insa NR_INREG si
DATA_INREG sunt goale pentru ca documentul nu este inca inregistrat
Inregistrarea documentului
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
68 Actiunam tab Proprietati > Registratura – insa observam ca la optiunea “Inregistreaza
in registrul” nu avem nici un registru compatibil cu documentul curent. Trebuiesc
efectuate setarile pe registratura
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
69
Atentie: Registrele care nu au nici un tip de Document permis setat – permit
inregistrarea oricaror tipuri de documente
Atentie: Pentru a putea inregistra documente Utilizatorul sau grupul din care
face parte utilizatorul trebuie sa aiba rolul REGISTRATURA
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
70
Continuare inregistrare => Click pe “inregistreaza in registrul”
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
71
Actionam “Salveaza”
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
72
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
73
Preview
ww
w.d
ocu
me
nta
-dm
s.c
om
Ad
min
istr
ato
r W
ork
sho
p
74
Daca se intampla ca anumite metadate – vezi DATA_INREG in
sectiune de jos – nu se completeaza automat in continutul
documentului se incearca reformularea/rescrierea sectiunii pentru a