DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA ... · DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA . OCTUBRE DE 2017 . 16 . 69347-1-2017 . Actividades

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

OCTUBRE DE 2017

2 I

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15 I

OF. UDAI-DGAC-002- I PERMANENTE 2017

64472-1-2017 IFinanciera

64480-1-2017 IAuditorla de Gestin





64490-1-2017 IAuditorla Financiera


64492-1-2017 IAuditorla Financiera

64494-1-2017 Auditorla Financiera

64496-1-2017 Auditorla Financiera

69215-1-2017 1,:,,,",uvl\..I'CI\n:>:)

69221-1-2017 !':~~:~:~~:~:. .._

01/01/2017 31/12/2017

Gerencia ,Fna~ciera, INGRESOS POR ARRENDAMIENTO 01/01/2016 31/03/2017 I FINALIZADA IUCI, Asesona Jundlca y DE HANGARES

otras Gerencias.

IGerencia Financiera VIATlCOS y GASTOS CONEXOS 01/01/2016 31/05/2017 I FINALIZADA

IUnidad de Compras EVALUACiN DE PROCEDIMIENTO

01/05/2016 30/04/2017 IFINALlZADADE COMPRAS

I Registro Aeronutico IREGISTRO AERONUTICO 01/08/2~1;l 30/06/2017 -ICOMUNICAClN DE RESULTADOS

Gerencia Financiera II"'\'l'"'fUt;;;V vvr'\JnL;,;;;t UL.. "'_'.""IIt">TI .... r 01/10/2016 30/06/2017

ICOMUNICACIN DE RESULTADOS

IGerencia Financiera LEY DEL IMPUESTO SOBRE 01/07/2016 31/08/2017 ICOMUNICACIN DE Registro Aeronutico CIRCULACiN DE VEHlcULOS.. RESULTADOS

.rencia Financiera, IGerencia de Infraas!. INGRESOS POR PARQUEO 01/05/2016 30/08/2017 I FINALIZADA

IAlmacn General IALMACEN GENERAL _~0912016 31/08/2017

IU::~I\';IC1 I l1H211\,.,IOld Uvl !'!'.-~r::".;;)~~:,~~,~;RvtCIOS 01/05/2016 31/08/2017

Depto. de Licencias LICENCIAS VARIAS 01/05/2016 30/09/2017

Deplo. Tesorarla CAJA FISCAL Y BANCOS 01/01/2016

Gerencia Estandares de ITERMINOS DE REFERENCIA DE LA Vuelo GERENCIA ESTANDARES

DOCUMENTOS y EXPEDIENTES QUE IGerencia Financiera SE MANEJAN EN EL DEPTO. DE

PRESUPUESTO


OCTUBRE DE 2017

16 69347-1-2017 Actividades Adm inistrativas

Depto. de Inventarios OPERACIONES Y REGISTRO DE INVENTARIOS

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL AUDITORIA INTERNA

CUA No.: 64472

AUDITORIA FINANCIERA

Ingresos por arrendamiento de hangares

DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017

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INDICE

ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 1

GENERALES 1

ESPECIFICOS 1

ALCANCE 2

INFORMACION EXAMINADA 2

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 5 Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 8 ENTIDAD AUDITADA

COMISION DE AUDITORIA 9

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DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CiVil

ANTECEDENTES

Los ingresos que genera la Direccin de Aeronutica Civil, se recaudan a travs de la entidad bancaria Banrural, de conformidad con el contrato nmero 75-2014 de fecha 01 de octubre de 2014 que indica como plazo del 01 de octubre de 2014 al 30 de septiembre de 2019.

El Decreto 93-2000, Ley de Aviacin Civil establece en el artculo 8. "Fondo Privativo. Los ingresos que, en el ejercicio de sus funciones y de acuerdo con las leyes ordinarias, acuerdos gubernativos y convenios, obtenga la Direccin, constituirn ingresos especficos que debern depositarse en un fondo privativo abierto a favor de la misma, por el Ministerio de Finanzas Pblicas, de conformidad con lo que establece la Ley Orgnica del Presupuesto.

Los ingresos del fondo privativo provendrn de:

a) Asignaciones presupuestarias que el Gobierno haga a su favor. b) Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles. c) Multas por infracciones. d) Intereses que generen sus recursos financieros. e) Donaciones de otras entidades o personas. f) Cobro de cargos y tasas por los servicios prestados por la Direccin, de acuerdo a lo estipulado en esta ley. g) Las autorizaciones y permisos que otorgue la Direccin a personas individuales o jurdicas, en la prestacin de servicios a terceros, as como los traspasos y anotaciones que se realicen en el Registro Aeronutico.

Los recursos del fondo privativo sern destinados a financiar:

a) Gastos de operaclon y funcionamiento de la Direccin, as como para la capacitacin de su recurso humano. b) Gastos de mantenimiento de las instalaciones a cargo de la Direccin. c) Costos de inversin en el desarrollo de infraestructura de aeronutica civil".

OBJETIVOS

GENERALES

Evaluar la estructura de Control Interno aplicado por el personal responsable de las distintas operaciones y registros relacionados al rea de hangares.

ESPECIFICOS

AUDITOR.A FiNANCIERA CUA 64472 Pgl PERiODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017

DIRECCION GENERA.l DE AERONAUTICA CIVIL

Verificar que las reas de hangares arrendadas cuenten con contratos vigentes.

Comprobar que los ingresos se hayan registrado y trasladado oportunamente al Banco de Guatemala.

Establecer si se han realizado acciones concretas para la recuperacin de la cartera morosa.

Efectuar seguimiento a las recomendaciones de auditoras anteriores.

Emitir las recomendaciones necesarias, para el fortalecimiento del rea respectiva.

ALCANCE

De forma selectiva el examen comprendi la evaluacin del Control Interno, revisin de los registros y documentacin de soporte de las operaciones relacionadas con los ingresos en concepto de arrendamiento de hangares, durante el perodo comprendido del 1 de enero 2016 al 31 de marzo 2017, as como, seguimiento a las recomendaciones de auditoras anteriores, especficamente las recomendaciones formuladas por la Unidad de Auditora Interna en el CUA 53878, notificadas a la Unidad de Asesora Jurdica y Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria, por parte del Director General segn oficio DGAC-DS-A-143-2016/CVM/CAGB/vhdf de fecha 14 de julio 2016 y por la Unidad de Auditora Interna segn oficios SEG-REC-UDAI-DGAC-009-2017 y SEG-REC-UDAI-DGAC-041-2017 de fechas 06 de abril y 29 de septiembre 2017 respectivamente, obteniendo finalmente una respuesta y documentacin de soporte de la Unidad de Asesora Jurdica por medio del oficio UAJ-1545-2017/CTldc de fecha 05 de octubre 2017.

INFORMACION EXAMINADA

Por medio de los "Informes de Gestin del Contrato de Servicio Tcnico Integral de Cobro de las Rentas en Concepto de Arrendamiento de Bienes Muebles e Inmuebles..", se verific que los ingresos en concepto de arrendamiento de hangares durante el perodo objeto de revisin ascendieron a 017,655,185.10 recaudados de la forma siguiente:

1. En la agencia de Banrural ubicada en el Aeropuerto Internacional La Aurora 04,030,622.81 equivalentes a 22.83% recibidos en la cuenta bancaria nmero 3333007149.

2. En la agencia ubicada en el primer nivel del edificio de la Direccin General de Aeronutica Civil 013,624,562.29 equivalentes a 77.17% recibidos en la

AUDITORIA FINANCIERA CUA 64472 Pg. 2 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2018 31 DE MARZO DE 2017
http:013,624,562.29http:04,030,622.81http:017,655,185.10

DfRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

cuenta bancaria nmero 3333007135.

Asimismo, se corrobor con los estados de cuenta bancarios que los ingresos se trasladaron hacia el banco de Guatemala (a excepcin del monto que corresponde al Impuesto al Valor Agregado, que fue pagado mensualmente a la Tesorera Nacional a travs de las respectivas declaraciones juradas) y se registraron en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- bajo el rubro 11430 "De Instalaciones Areas".

Se verificaron los estados de cuenta de los arrendatarios y se observ que durante el perodo objeto de revisin, un porcentaje representativo de arrendatarios realizaron sus pagos sin contar con un contrato vigente, aspecto que fue objeto de hallazgo por parte de la Contralora General de Cuentas en el informe de la Auditora a la Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Ejercicio Fiscal 2016 y actualmente el cumplimiento de la renovacin de los contratos vencidos se encuentran en proceso por parte de la Unidad de Asesora Jurdica.

La Unidad de Control de Ingresos juntamente con el Departamento de Tesorera reportaron a la Unidad de Asesora Jurdica los listados de los arrendatarios morosos mediante los oficios siguientes:

OFI-OI-UCI-DGAC-048-2017 de fecha 16 de febrero 2017, en el cual se adjunta la cartera al31 de enero 2017 que asciende a Q2,327,2673.18 saldo integrado por 25 arrendatarios.

OFI-OI-UCI-DGAC-068-2017 de fecha 22 de marzo 2017, en el cual se adjunta la cartera al28 de febrero 2017 que asciende a Q1 ,889,523.55 saldo integrado por 23 arrendatarios.

OFI-OI-UCI-DGAC-080-2017 de fecha 16 de abril 2017, en el cual se adjunta la cartera al 31 de marzo 2017 que asciende a Q1,994,137.80 saldo integrado por 24 arrendatarios.

OFI-OI-UCI-DGAC-148-2017 de fecha 16 de agosto 2017, en el cual se adjunta la cartera al 31 de juliO 2017 que asciende a Q2,052,033.25 saldo integrado por 24 arrendatarios.

No obstante de lo anterior, durante el ao 2017 la Unidad de Asesora Jurdica ha solicitado formalmente en varias ocasiones a la Gerencia Financiera, que presente la documentacin de soporte que evidencie que se ha agotado el proceso administrativo con cada arrendatario moroso, situacin que no ha sido atendida.

El deficiente seguimiento para la recuperacin de la cartera rnorosa fue objeto de hallazgo por parte de la Contralora General de Cuentas en el informe de la Auditora a la Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Ejercicio Fiscal 2016, en consecuencia, el personal de la Gerencia Financiera, Unidad de

AUDITORlA F!~JANC1ERA - CUA 54472 3 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017
http:Q2,052,033.25http:Q1,994,137.80http:889,523.55http:Q2,327,2673.18

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

Control de Ingresos, Unidad de Asesora Jurdica y Unidad de Planificacin, elaboraron una "GUrA PARA REALIZAR COBRO ADMINISTRATIVO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DEL ARRENDATARIO", que describe las acciones que cada unidad administrativa debe realizar para la recuperacin de los saldos morosos. El documento contiene la autorizacin del Director General.

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA

El presente informe no contiene hallazgos, debido a que las deficiencias son recurrentes, las cuales han sido detectadas y reportadas en periodos anteriores por medio de los informes de auditora emitidos por la Contralora General de Cuentas y la Unidad de Auditora Interna de la DGAC, formulndose en su momento las respectivas recomendaciones que a la fecha se encuentran en proceso de implementacin.

En los temas relacionados con la falta de renovacin de contratos, conclusin de la Gua de Cobros Administrativos y promover los juicios de desocupacin y cobro de rentas atrasadas, el seor Director General emiti el oficio DGAC-DS-A-053-2017/HARV/CAGB/rgp de fecha 20 de septiembre 2017, instruyendo al Jefe de la Unidad de Asesora Jurdica que realice las acciones necesarias para corregir las deficiencias citadas.

Adicionalmente, es oportuno informar que despus de analizar los comentarios y documentacin de soporte de la Unidad de Asesora Jurdica, contenidos en el oficio UAJ-1545-2017/CT/dc de fecha 05 de octubre 2017, se concluye:

Que la Unidad de Asesora Jurdica tiene en proceso la renovacin de 41 contratos vencidos (equivalentes al 25% del total de la cartera) que corresponden a los hangares identificados con la nomenclatura: B-3, B-8, B-10, B-12, C-2, C-4, C-5S, C-5N, C-6, C-8, C-10, 0-10 y E-8, E-3, E-5, E-7, E-11, E-12, F-6 Y F-7, F-18A, F-19, G-6, G-7, G-9A, G-13, G-16, G-17, H-2, H-6, HNW-19 y HNW-19A, HSW-2, J-5, K-3, K-4, K-7, L-2, L-4, L-5 Y L-6, L-13 Y L-13A, L-15, L-22 , L-24A, entre otros.

En el reporte de control de vencimientos de contratos se observa que: a) El contrato del hangar G-1 vence el 14/12/2017; b) 6 contratos vencen el 28/02/2018 correspondientes a las reas: 0-6,0-9, F-1, F-14, F-16 Y F-18; e) 10 contratos vencen el 01/03/2018 correspondientes a las reas: A-3, A-5, B-6, B-7, C-3, 0-7, 0-8, E-4, E-6 y G-4; y d) 15 contratos vencen el 15/03/2018 correspondientes a las reas: C-9-1, F-8, G-14-15, H-3-1, H-5, 1-4, K-5, L-7, L-10, L-11, L-14, L-17, L-23, L-25 Y N-2. El resto de contratos presentan vencimiento a partir del 30 de mayo 2018 y fechas posteriores.

AUDITaRlA FINANCIERA CUA 64472 Pg, 4 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017

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DIRECCiON GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

El reporte tambin indica que en proceso judicial se encuentra las reas: 8-13, F-4, F-5, G-11-12, HSW-14A, N-6. Estos arrendatarios representan el 93% (Q1 ,839,777.80 al31 de marzo y Q1 ,897,197.40 al31 de julio 2017) del total de la cartera morosa reportada por la Unidad de Control de Ingresos y Departamento de Tesorera de la Gerencia Financiera.

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

TIPO DE AUDITORA: AUDITORA FINANCIERA

INGRESOS POR ARRENDAMIENTO DE HANGARES PERIODO DEL 01 DE SEPTIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE 2015

INFORME: CUA-53878 EMI1"IDO EN MAYO 2016

SEGUIMIENTO DE ACCIONES REPORTABLES DESCRITAS

Hangares que tienen reas diferentes a las indicadas por la gerencia de infraestructura

Accin reportable No. 2

Accin reportable No. 1

Contratos con plazos vencidos

Accin reportable No. 3 Contratos con fianza de cumplimiento vencida

Accin reportable No. 4 Diferente informacin en los reportes de arrendatarios morosos.

Accin reportable No. 5 Diferente nmero de hangares entre las diferentes unidades y gerencias.

RECOMENDACIONES IN"''''*1M' COMENTARIOS

"IMPLEMENTADAS "EN PROCESO """INCUMPLIDAS

Recomendaciones para la Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria

EP"'

1 Proceda a realizar la medicin de los X De acuerdo al OF. No. GIA-1192-2017 REF. IJLSlfe. de hangares que se encuentran ubicados en las fecha 04 de octubre de 2017 y los comentarios que reas adyacentes al Aeropuerto Intemacional acompaa la Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria La Aurora, que tienen diferencias con las informa, " ... por medio de la Seccin de Topografa ha

realizado un proceso de remedicin de todas las reas arrendamiento, segn la base de datos de medidas indicadas en los contratos de

dentro del Aeropuerto Internacional La Aurora y remitiendo Asesora Jurdica y se elaboren nuevos al Departamento de Asesora Jurdica, Jos planos y planos de los cuales debe trasladar una copia dictmenes correspondientes de las reas que necesitan a la Unidad de Asesora Jurdica, para que nuevos contratos o ampliaciones de los mismos. efecte las correcciones en los contratos. Adicionalmente se ha enviado a Jurdico planos que

permiten observar la situacin de los hangares a los que no se les ha vencido el contrato respectivo, a la espera de su vencimiento" . Segn esta Unidad de Auditora la recomendacin se considera en proceso, derivado a que no presentan documentos de soporte que evidencien estas acciones.

2 Levante un inventario de todos los De acuerdo al OF. No. GIA-1192-2017 REF. IJLS/fe. de hangares que se encuentran ubicados en las

X fecha 04 de octubre de 2017 y los comentarios que

reas adyacentes al Aeropuerto Internacional acompaa la Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria La Aurora, y que verifiquen la nomenclatura informa, ..... Se ha verificado la nomenclatura de todas las ~e los mismos y si encuentran reas o locales reas y se ha hecho el reconocimiento de aquellas reas comerciales con nomenclatura de hangares que no son utilizadas como hangar, indicando dichas ~ue se haga la reclasificacin, para depurar la caracteristicas tanto en los planos como en los dictmenes

base de datos. emitidos. Actualmente se est realizando una evaluacin de las nomenclaturas nuevamente". Esta Unidad de Auditora Interna considera en proceso la recomendacin, derivado a que la Gerencia de Infraestructura an est evaluado las nomenclaturas y el reporte que muestran

AUDITORIA FINANCIERA - CUA 64472 Pg,5 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017

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D!RECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

de los hangares no esta finmado y sellado y no Indican si corresponde al inventario solicitado en la recomendacin.

i 3 Del resultado de la medicin y del ; inventario de los hangares lo deben unificar

con el resultado de verificacin de los nombres de los contratos de la Unidad de Asesoria Juridica, para que exista una sola base de datos de hangares.

x De acuerdo al OF. No. GIA-1192-2017 REF. /JLSlfe. de fecha 04 de octubre de 2017 y los comentarios que acompaa la Gerencia de Infraestructura Aeroportuaria informa, "".Los planos y dictmenes emitidos por esta Gerencia ya incluyen el nombre de las personas o entidades con quienes se suscribirn los contratos, razn por la cual no procede realizar una verificacin de los nombres inscritos en los planos con los nombres inscritos en los contratos emitidos por la Unidad de Asesoria Jurdica, dado que los contratos se basan en la informacin indicada en los planos, dictmenes y solicitudes de los interesados". Esta UOAI considera en proceso esta recomendacin, derivado a la GIA no presenta documentacin de soporte que evidencie lo que indican en su comentario.

4- El resultado de la unificacin de datos de x Esta recomendacin se considera en proceso derivado a los hangares debe ser notificado a la Unidad que no ha habido unificacin de datos de los hangares y de Auditora Interna, para considerar atandida por lo tanto, esta UOAI no ha recibido notificacin la recomendacin en un plazo de 60 das, alguna. contados a partir del 4 de mayo de 2016.

Recomendaciones para la Jefatura de la Unidad de Asesora Jurdica

1- Proceda a levantar un inventario de todos I los hangares que se encuentran ubicados en las reas adyacentes al Aeropuerto Internacional La Aurora, tomando como base los contratos que se encuentran vigentes y vencidos, el resultado de este inventario lo debe unificar con el inventario elaborado por la Gerencia de Infraestructura, para contar con informacin confiable y oportuna. El inventario debe contener la siguiente informacin: No. Hangar Nombre No. Contrato Inicio Vencimiento M2 Renta Fianza Vencimiento

X De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017/CT/dc de fecha 05 de octubre de 2017 y los comentarios que acompaa la Unidad de Asesora Jurdica informa, esta Unidad actualmente cuenta con una base de datos con la informacin siguiente: 1) Nomenclatura. 2) Nombre de arrendatario, 3) No. de Contrato, 4) Inicio y finalizacin de la vigencia, 5) rea en M2, 6) Renta, 7) Monto total del contrato y 8) Fianza, en efecto esta UDAI tiene a la vista el listado de los contratos de arrendamiento de hangares cuya fuente es electrnica y entre otros registra y controla la fecha de vencimiento de los contratos a vencer, en consecuencia esta recomendacin se considera en proceso, solicitando que el listado en mencin sea depurado: por ejemplo: que contenga nicamente los contratos de arrendamiento de hangares, as como, el total de hangares que debe ser comn con los que controla la Gerencia de Infraestructura Aeroportuara.

2- Implemente una base de datos de todos los X De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017/CT/dc de fecha 05 contratos de arrendamiento de hangares, que de octubre de 2017 y los comentarios que acompafia la permita establecer en cualquier momento, las Unidad de Asesora Jurdica informa, "".Esta Unidad fechas de vencimiento de los contratos actualmente cuenta con una base de datos con la

administrativos prximos a vencer, para que informacin siguiente: 1) Nomenclatura. 2) Nombre de los mismos sean renovados oportunamente. arrendatario, 3) No. de Contrato, 4) Inicio y finalizacin de la

vigencia, 5) rea en M2, 6) Renta, 7) Monto total del contrato y 8) Fianza. En efecto esta UOAI constat que la Unidad de Asesora Jurdica cuenta con una base de datos, la cual tiene ciertas deficiencias que deben ser corregidas para dar como implementada la misma.

3 Proceda a requerir inmediatamente la fianza de cumplimiento a todos aquellos arrendatarios que tienen pendiente la entrega de las mismas y que verifique que el periodO coincida con la vigencia del contrato y para los contratos nuevos se cumpla con el plazo de 15 das hbiles despus de autorizado el contrato respectivo, tal como lo establece el articulo 15 del Acuerdo Gubernativo No. 939-2002.

X De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017/CTldc de fecha 05 de octubre de 2017 Y los comentarios que acompaa la Unidad de Asesora Juridica informa, "".en la sUSCripcin de nuevos contratos de arrendamiento se realiza por el periodo de 18 meses, por lo que la fianza de cumplimiento se requiere que sea presentada dentro del plazo de 15 das siguientes a la suscripcin del contrato, la cual debe ser por el 10% del monto total del contrato y por el periodo total del mismo. Con lo cual esta Unidad cumple con lo preceptuado en la normativa legal vigente y aplicable al caso". Esta UOAI da como implementada esta recomendacin derivado a que se realiz una prueba selectiva con los contratos y Escrituras Pblicas de arrendamiento de hangares los cuales cuentan con fianza vigente, las cuales se describen a continuaci6n: EP.133; Ingenieros Mayorga y Tejada, EP 8: Transportes Areos Bananeros, S.A, EP 59; Jean Maxime Morel Depocas, EP 6; Norbenk, S.A, EP 5; Transportes Gmez, S.A., OS-114-2015; Plantaciones Nahualate, S.A, EP 41; Inversiones y Bienes del

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~2,~~ ?I~ AUDITORIA FINANCER,i\ - CUA 64472 Pg,6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017 G l/., ~,~!?A:~,~~'

DIRECCION GENERAL DE AERONAUT!CA CIVIL

Atlntico, S.A., EP 29; Inversiones del Pacifico, SA., EP 18; Tractores y Equipos, S.A., EP 100; Jos Daniel Duarte Gil y EP 4; Multiservlcios Aereos, S.A.

4- Proceda a levantar un inventario de la x De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017tCTtdc de fecha 05 cartera de arrendatarios morosos con la DGAC y traslade una copia a la Unidad de Control de Ingresos, Gerencia Financiera y Banrural para unificar el inventario de arrendatarios morosos, para contar con informacin confiable y oportuna de los saldos morosos.

de octubre de 2017 y los comentarios que acompaa la Unidad de Asesora Jurdica informa, No es competencia de esta unidad el registro, control y monitoreo de la "Cartera Morosa", en virtud de ser una funcin eminentemente financiera. Se ha coordinado entre la Gerencia Financiera, Unidad de Control de Ingresos, Unidad de Planificacin y Unidad de Asesora Jurdica, la creacin de una Gua que permita establecer el procedimiento para el cobro de cartera morosa de los arrendatarios, esta se encuentra en proceso de elaboracin y autorizacin en la Unidad de Planificacin, esta Unidad de Asesora Jurdica, ha requerido a la GF y a la UCI, por medio de los oficios UAJ-0829-2017/CTffab de fecha 11/05/2017, UAJ-1150-2017 de fecha 20/07/2017 y AUJ-1477-2017CT/zu de fecha 25t0912017 que se trasladen los expedientes de los arrendatarios morosos a efecto de iniciar las acciones legales de cobro. Esta Unidad de Auditorla Interna da como implementada esta recomendacin para la Unidad de Asesoria Juridica derivado a que la Guia que permitir establecer el procedimiento para el cobro de cartera morosa de los arrendatarios se encuentra en proceso de elaboracin y autorizacin en la UP y queda estrictamente bajo su responsabilidad toda la cartera de los arrendatarios morosos a quienes se les ha aplicado el proceso administrativo y an no pagan y por lo tanto procede una accin legal, sugiriendo en este caso solicitar nuevamente a la Gerencia Financiera que proporcionen mencionada informacin e implementar la base de datos, para llevar el control y accin correspondiente.

5- Convoque a una reunin con la Unidad de Control de Ingresos, Gerencia Financiera, Unidad de Planificacin, para que en conjunto procedan a la elaboracin del procedimiento para el ca bro de la mora, en donde establezca los meses de atraso de la renta para caer en mora, haber cumplido con el proceso administrativo y que Gerencia o Unidad (Gerencia Financiera o Unidad de Control de Ingresos) ser la responsable de informar a la Unidad de Asesoria Jurdica que arrendatario ha cado en mora.

x De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017/CTldc de fecha 05 de octubre de 2017 y los comentarios que acompaila la Unidad de Asesora Jurdica informa, " ... esta Unidad procedi a convocar a la Gerencia Financiera, Unidad de Control de Ingresos, Unidad de Auditora Interna y Unidad de Planificacin, con el fin de llevar a cabo reunin de trabajo para verificar el procedimiento a seguir en relacin a los arrendatarios morosos, lo cual consta en el oficio nmero UAJ-1156-2017/CTldc; asimismo, lo realizaron las unidades y gerencia involucradas"." ....crendose para el efecto la " GUIA PARA REALIZAR COBRO ADMINISTRATIVO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DEL ARRENDATARIO", la cual fue consensuada, y actualmente se encuentra pendiente de aprobacin por las autoridades, para su implementacin. Lo cual se puede constatar por medio de los oficios nmero UP-OF-0288-2017 de fecha 28 de septiembre de 2017 y UP-OF-0238-2017de fecha 17 de agosto de 2017, ... " En ese sentido esta Unidad de Auditoria Interna considera en proceso la recomendacin y a la espera de que enven una copia aprobada de la Guia en mencin.

6- El resultado de la unificacin de datos de x De acuerdo al oficio No. UAJ-1545-2017ICTldc de fecha 05 los hangares debe ser notificado a la Unidad de Auditora Interna para considerar atendida las recomendaciones en un plazo de 60 das, contados a partir del da 4 de mayo de 2016.

de octubre de 2017 y los comentarios que acompaa la Unidad de Asesora Jurdca informa, " ... Ias bases de datos que cada una de las Gerencias y Unidades utilizan, son propias de las mismas en relacin a las funciones que por el giro ordinario deben realizar, por lo que en ningn momento pueden contener el mismo formato, pero la informacin consignada debe ser con base a los documentos que la Unidad de Asesora Juridica comparte, y que consiste en el testimonio de la escritura pblica que contiene el contrato de arrendamiento". En ese sentido esta Unidad de Auditora considera en proceso esta recomendacin y se dar como Implementada en el momento que muestren una base de datos depurada.

AUDITOR lA FINANCIERA - CUA 64472 Pg 7 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MARZO DE 2017 11

DIRECCiON GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA

No. Nombre Cargo Del Al

GUNTHER MOISES LUCERO GERENTE FINANCIERO - DIRECTOR 01/01/2016 16/02/2016 RAMIREZ EJECUTIVO IV

2 JORGE ALBERTO MONTENEGRO GERENTE FINANCIERO 01/03/2016 31/03/2017 NAJERA

3 JOSUE HERNAN SANTOS CHOCHE TESORERO 01/01/2016 30/06/2016

4 HECTOR VINICIO CALDERON JEFE DE LA UNIDAD DE ASESORIA 01/01/2016 09/02/2016 GONZALEZ JURIDICA

5 LUIS MANUEL LECHUGA RODAS ASESOR GERENCIA 01/01/2016 10/02/2016 INFRAESTRUCTURA

6 JORGE LENIN LAU SALVADOR ASESOR DE LA GERENCIA DE 16/03/2016 31/03/2017 INFRAESTRUCTURA

7 VICTOR EDGAR FERNANDO SUPERVISOR DE INGRESOS 01/01/2016 31/0312017 PORTILLO LEE

8 JAVIER FRANCISCO PALENCIA ASESOR DE CONTROL DE INGRESOS 16/03/2016 31/03/2017 FONCEA

9 GABRIEL (UNICO NOMBRE) ANDREU DIRECTOR GENERAL 01/01/2016 03/02/2016 ESCOBAR

10 CARLOS FERNANDO VALASQUEZ DIRECTOR GENERAL 0410212016 31103/2017 MONGE

11 HUGO ROLANDO CASTILLO VEGA OFICINISTA 1- TESORERO INTERINO 11/07/2016 27/10/2016

12 CRISTOPHER ALEXANDER TOLEDO JEFE DE LA UNIDAD DE ASESORIA 07/0412016 31/03/2017 AGUILAR JURIDICA

13 ERHLlCH ANTONIO CORRALES LARA TESORERO GERENCIA FINANCIERA 30/10/2016 31/03/2017

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DIRECCION GENERAL DE AERONAUT!CA CIVIL

COMISION DE AUDITORIA

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Director

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DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL AUDITORIA INTERNA

CUA No.: 64480

AUDITORIA DE GESTION

Viaticos

DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

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INDICE

ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 2

GENERALES 2

ESPECIFiCaS 3

ALCANCE 4



HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS 10

LEGALES

HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 13

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 15

Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 20

ENTIDAD AUDITADA



ANTECEDENTES

La Direccin General de Aeronutica Civil de Guatemala.

Es la Direccin creada mediante la Ley de Aviacin Civil Decreto No. 93~2000, la que en las disposiciones generales, en el artculo 1 establece lo siguiente: Objeto. la presente ley tiene como objetivo normar el ejercicio de las actividades de aeronutica civil, en apoyo al uso racional, eficiente y seguro del espacio areo, con fundamento en lo preceptuado en la Constitucin Poltica de la Repblica, los convenios y tratados Internacionales ratificados por Guatema.la, los reglamentos emitidos para el efecto y dems normas complementarias.

Acuerdo Gubernativo No. 384-2001, Reglamento de la Ley de Aviacin Civil, en el captulo 11 de la Direccin General en el artculo 2 establece: "La Direccin General de Aeronutica Civil, por conducto de su Director General, los subdirectores, unidades tcnicas y administrativas debern velar por el fiel cumplimento de la Ley de Aviacin Civil, leyes de observancia general que contengan preceptos relacionados con la actividad aeronutica, acuerdos y tratados internacionales ratificados por Guatemala, del presente Reglamento, regulaciones y disposiciones complementarias".

Es una dependencia del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, y se constituye en el rgano encargado de normar, supervisar, vigilar y regular, con base en lo prescrito en la Ley de Aviacin Civil, reglamentos, regulaciones y disposiciones complementarias, los servicios aeroportuarios, los servicios de apoyo a la navegacin area, transporte areo, de telecomunicaciones y en general todas las actividades de aviacin civil en el territorio y espacio areo de Guatemala.

Gerencia Financiera

Es la responsable de la administracin y resguardo de los recursos financieros que genera la DGAC, de los fondos nacionales e internacionales, as como de los fondos que el estado de Guatemala le otorgue. Para la realizacin de sus funciones y coordinacin de actividades, depende administrativamente de la Sub Direccin Administrativa. Prepara el proyecto de presupuesto general de la DGAC, y los proyectos de ejecucin presupuestaria en coordinacin con las unidades administrativas y tcnico-operativas, y supervisa la ejecucin de los proyectos y controla las inversiones realizadas.
http:Guatema.la

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

Departamento de Calificacin del Gasto

Tiene por objeto dirigir las actividades de revisin y calificacin del gasto, as como el anlisis de la documentacin que respalde los gastos efectuados por las unidades de la DGAC, velando porque todos los documentos de gastos de ejecucin presupuestaria cumplan con los requisitos de ley previa a efectuarse el pago correspondiente. Revisar y analizar los formularios de viticos interior y exterior de la repblica as como de cheques de Fondo Rotativo.

Departamento de Tesorera

Es el encargado de planificar, organizar, supervisar y optimizar la tesorera en los aspectos contables y fiscales de la entidad, velando por el cumplimiento de los objetivos y colaborando en el desarrollo de sistemas de informacin para facilitar a la alta direccin la toma de decisiones.

Unidad de Egresos

La finalidad de este puesto es colaborar con la e'ficiente operacin y manejo del Fondo Rotativo, y Fondos Privativos de la DGAC, observando para ello las normas y procedimientos institucionales y legales vigentes en esta materia.

Auxiliar de Viticos

Es la persona responsable del control, registro, elaboracin y resguardo de los formularios de viticos y gastos conexos, as como de formularios de reconocimiento de gastos por prestacin de servicios. As mismo es responsable de dar asesora al personal tcnico y administrativo respecto a la documentacin de soporte y requisitos que deben cumplirse en las liquidaciones de los viticos y da el seguimiento debido para que las liquidaciones sean autorizadas por el Director General.

OBJETIVOS

GENERALES

Cumplir con el Plan Anual de Auditora aprobado para el ao 2017.

Evaluar de manera oportuna el Control Interno en relacin a los procesos de trmite y liquidacin de los viticos y gastos conexos as como de reconocimiento

de gastos a contratistas del rengln presupuestario 029. V..J''..I)t.A~'i'~

Comprobar que se cumplieron las disposiciones legales y administrativas f'JG.. ~...t?Lr.:'.~j",,"'.l. ~ ,A.H")f;vAUA

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contenidas en las Leyes, Reglamentos y Normas Internas vigentes, relacionadas con el rea de viticos y gastos conexos y reconocimiento de gastos a contratistas.

Dar seguimiento a las recomendaciones sugeridas derivadas de las auditorias anteriores, a efecto de comprobar su cumplimiento o establecer las acciones tomadas para su implementacin.

ESPECIFicas

Practicar corte de formas de formularios de viticos y gastos conexos as como de reconocimiento de gastos a contratistas.

Verificar por medio del Sistema De Contabilidad Integrada -SICOINM el registro de las liquidaciones de viticos y gastos conexos as como del reconocimiento de gastos por prestacin de servicios, efectuados durante el perodo a examinar.

Examinar los expedientes conformados tanto por el trmite de Viticos y Gastos Conexos, como por el Reconocimiento de Gastos, con el fin de comprobar que cuentan con la documentacin de soporte y presentado en los plazos establecidos por la Ley. Reglamento y Manual, como una de las condiciones para dar por bien liquidado el desembolso monetario efectuado para ese fin .

. Establecer si se dio cumplimiento a la disposicin de requerir el reintegro inmediato de los fondos concedidos como anticipo de viticos o reconocimiento de gastos, en el caso que no cumplieron con las disposiciones legales, reglamentarias y normativas.

Verificar de forma selectiva, los expedientes de liquidacin de viticos y de reconocimiento de gastos, con la finalidad de comprobar que cumplieron con los atributos mnimos de confiabilidad.

Establecer que los formularios no utilizados fueron debidamente anulados o de alguna manera inutilizados.

Comprobar que tanto las comisiones al interior como al exterior de la Repblica, fueron debidamente autorizadas por el Director General de la DGAC.

Emitir las recomendaciones para el fortalecimiento del control interno en cada una de las reas examinadas.

,S::},L DE::",~(;f ~c~~.t< ~Emitir el informe correspondiente sobre el resultado de la auditora. .., .. o~""., c.;J

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DIRECCION GENERAL DE AERONAUTlCA CIVIL

Seguimiento a las recomendaciones de informes anteriores.

ALCANCE

El examen comprendi la evaluacin del Control Interno de los procesos administrativos y financieros del Departamento de Tesorera en relacin al cumplimiento de la normativa legal y de procedimientos relacionados con la documentacin y liquidacin de los expedientes por concepto de Viticos y Gastos Conexos as como de Reconocimiento de Gastos por Servicios prestados por contratistas y se di seguimiento a las recomendaciones contenidas en informes de auditoras anteriores relacionadas con los rubros citados, por el periodo comprendido del 01 de enero de 2016 al31 de mayo de 2017.

LIMITACIONES AL ALCANCE

1. Con fecha 12 de junio de 2017 fue recibido en la Gerencia Financiera el Requerimiento de informacin No. 64480-1-2017-01/mrhp, en el cual se solicit lo siguiente: a) Los reportes del registro y control de los viticos concedidos al interior y exterior, en el perodo comprendido de enero de 2016 al 31 de mayo de 2017; b) Reporte del registro y control de los formularios que se encontraban pendientes de liquidar y c) Reporte de los correlativos de formularios de viticos que se tenan en existencia (V-A, V-C, V-E Y V-L); c) Copia del Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo de Viticos y Gastos Conexos GF-NP-004-2017; d) Copia de las solicitudes y de las resoluciones de autorizacin de la Con1ralora General de Cuentas de los libros y formularios de viticos. Pese a que se dio un plazo razonable para entregar la informacin, as como 2 prrrogas para cumplir (229-0F-INT-TES-2017 y 255-0F-INT-TES-2017); la informacin antes indicada no fue proporcionada por la Gerencia Financiera a travs del Departamento de Tesorera.

2. Con fecha 8 de septiembre de 2017 se hizo entrega en la Gerencia Financiera la Nota de Auditora No. NA-DGAC-AI-006-2017, en la cual se dio a conocer cinco (5) acciones reportables que deban ser corregidas en el plazo razonable de 6 das hbiles, correspondientes a falta de expedientes de viticos, falta de formularios, incumplimiento de requisitos en formularios, falta de control interno en libro de viticos, incumplimiento de requisitos legales en liquidaciones de viticos e inexactitud de la informacin pblica relacionada con viticos. Vencido el plazo para corregir las deficiencias detectadas, fue solicitada una prrroga, autorizando 5 das ms. Sin embargo, vencida dicha prrroga tampoco presentaron las pruebas de descargo de las deficiencias establecidas.


54460 Pg,4 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2Q16 Al 31 DE MAYO DE 2017

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Para llevar a cabo la presente revisin de viticos pagados al personal permanente, se tom en consideracin lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 397-98 Reglamento de Gastos de Viticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autnomas del Estado (vigente hasta 31/5/2016); Acuerdo Gubernativo No. 106-2016 Reglamento General de Viticos y Gastos Conexos (vigente a partir del 1/6/2016) y sus reformas contenidas en el Acuerdo Gubernativo No. 148-2016 (vigente a partir del 2/8/2016) y el Acuerdo Gubernativo No. 35-2017 (vigente a partir del 24/2/2017). Para el caso del personal temporal (contratado bajo Rengln 029) se tom en consideracin lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 54-2017 Reglamento de Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados en el Transcurso del Ejercicio Fiscal 2017.

Derivado que el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 ya fue objeto de fiscalizacin por parte de la Contralora General de Cuentas, segn nombramientos Nos. DAG-0222-2016, DAG-0221-2016, DAG-0274-2016, DAG-0294-2016, DAG-0300-2016 Y DAG-0301-2016, emitidos para realizar auditora de presupuesto en el Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, en la cual se incluy a la Unidad Ejecutora 205 Direccin General de Aeronutica Civil, para revisar la constitucin del fondo rotativo de privativos, debido a que dicho fondo se utiliza para sufragar los gastos relacionados con el rubro de Viticos y Gastos Conexos; por lo que en la revisin del ao 2016, la presente auditora cubri el 64% (33 expedientes de 55) en forma selectiva para efectuar una evaluacin del Control Interno de los procesos administrativos y financieros que lleva a cabo el Departamento de Tesorera y Encargado de Viticos, en relacin al trmite, pago, reembolsos, reintegros, liquidacin y registro contable de los expedientes de viticos y gastos conexos; as como seguimiento a las recomendaciones de auditoras anteriores.

En lo que respecta a la revisin del perodo comprendido del 1 de enero al 31 de mayo de 2017, es oportuno resaltar el hecho que al momento de nombrar la presente auditora de viticos y gastos conexos, ya se encontraba en proceso la auditora interna al arqueo al Fondo Rotativo Especial de Privativos (del 1 de enero al 26 de mayo de 2017) y Fondos de Cajas Chicas asignados para el ao 2017, segn CUA 64479. En virtud de lo anterior, la presente auditora se enfoc en verificar la estructura del control interno cubriendo la revisin del 100% de la documentacin de soporte de los 21 expedientes de liquidacin de Viticos y Gastos Conexos internos y externos y el 100% de la documentacin de soporte de los 14 expedientes de liquidacin de Reconocimiento de Gastos por Prestacin de Servicios Internos y externos, establecido en el Acuerdo Gubernativo 54-2017.


AUDITORIA DE GESTION CUA 64480 Pg,5 PERIODO. DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

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DIRECC10N GENERAL DE AERONAUTJCA CIVIL

Derivado de la presente revisin y evaluacin, se establecieron deficiencias de cumplimiento, de aspectos legales y de control interno, las cuales se dieron a conocer a la Gerencia Financiera por medio de la Nota de Auditora No. NA-DGAC-AI-006-2017 de fecha 7 de septiembre de 2017, otorgando un plazo de 6 das para corregir dichas deficiencias; sin embargo, pese a que se otorg a solicitud de la Gerencia una prrroga de 5 das ms, no se presentaron las pruebas de descargo correspondientes.

En ese sentido, se procedi a emitir el Oficio No. DGAC-UDAI-64480-1-2017-01/mrhp de fecha 17 de octubre de 2017, dirigida a la Gerente Financiera, por medio del cual se dieron a conocer dos (2) posibles Hallazgos y tres (3) Acciones Reportables, para ser sometidos a discusin el da 19 de octubre de 2017 y brindar de esa manera el derecho de defensa al personal responsable, para que presentara sus pruebas de descargo de cada una de las indicadas.

Como resultado de la discusin de hallazgos llevada a cabo el da 24 de octubre del ao en curso segn acta administrativa No. 15-2017, y luego de analizar las pruebas presentadas y comentarios vertidos, se procede a confirmar los hallazgos y acciones reporta bies de la forma siguiente:

ACCIONES REPORTABLES

De las particularidades de las Acciones Reportables 1, 2 Y 3, contenidas en la Nota de Auditora No. NA-DGAC-AI-006-2017, ya son del conocimiento de esa Gerencia Financiera por haber sido recibida con fecha 8/9/2017, en ese sentido solamente se proceder a plantearlas en la forma siguiente:

Accin Reportable No. 1: 1. Error en la consignacin de quien const la comisin en Formulario V-C No. 13033 2. Comisiones que se excedieron en el plazo establecido en los Nombramientos Nos. D8-26-2016, D8-90-2016 y D8-61-2016

Recomendacin: Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que de manera escrita instruya al Jefe de Tesorera, al Analista de Calificacin del Gasto y al Auxiliar de Viticos, a efecto que presten mayor cuidado y sean ms acuciosos en la revisin de toda la documentacin que se presente por los

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AUDITOR lA DE GEST!ON CUA 64480 Pg, 6 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

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t DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

comisionados para el trmite de liquidacin de viticos y de reconocimiento de gastos, a fin de reducir al mximo el riesgo que se sigan generando los errores ya sealados u otros y de esa manera fortalecer el ambiente de control interno.

3. Los Formularios V-A 13054, V-A 13100, V-L 13100 no cuentan con la firma de autorizacin del Director General y el formulario V-A 13061 no cuenta con la firma del comisionado.

Recomendacin: Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su vez instruya al Jefe de Tesorera y al Auxiliar de Viticos, para que en un plazo no mayor de 20 das hbiles contados a partir del da en que sea recibido el presente informe, se entregue copia y ponga a la vista del encargado de seguimiento de hallazgos de sta Unidad de Auditora Interna, los formularios de viticos No. V-L No. 13100 Y V-A No. 13100, debidamente firmado y sellado por el Director.

Comentario de los Responsables Al respecto de la falta de firmas del Director en el formulario V-A No. 13054 y falta de firma del comisionado en el formulario V-A No. 13061, fue informado por el seor Erhlich Corrales que derivado a la denuncia que est investigando el Ministerio Pblico, se entreg copia certificada de dichos documentos segn requerimiento formulado en el Oficio MP001-2017-55031, por lo que no se ha gestionado las firmas faltantes para no alterar las pruebas que estn en poder de dicho Ministerio, por lo que queda en suspenso completar ese requisito hasta que se concluya el proceso de investigacin.

Acciones Correctivas: Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que en el plazo concedido cumpla con las recomendaciones formulada en la presente accin reportable.

Accin Reportable No. 2:

Al revisar los folios Nos. 208 al 217 del libro de Viticos y Gastos Conexos y los folios 2 Y 3 del libro de Reconocimiento de Gastos, se establecieron 7 deficiencias en el registro y control de dichos libros, las cuales se detallan a continuacin:

a. Formularios que no aparecen registrados dentro del correlativo del libro. b. Registro de entrega de formularios que no consigna el nombre del usuario ni su firma, y solo se consign el nmero del formulario V-C, excepto el No. 13101. c. En los folios se dejaron renglones vacos de por medio. d. Al registrar los formularios no se respeta la secuencia numrica. e. Duplicidad de registro de formularios. No se indica quin fue el usuario final de

AUDITORIA DE GESTION - CUA 64460 Pg. 7

PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

DIRECC10N GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

dichos formularios. f. Registro consolidado de entrega de formularios, sin indicacin del usuario responsable ni firma. g. Registro de entrega de formularios sin firma del usuario.

Recomendacin: Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su vez gire instrucciones por escrito al Auxiliar de Viticos, a efecto que tome en consideracin las deficiencias indicadas en los incisos d), e) y 1) anteriores, para que ya no se den en futuras oportunidades.

Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su vez gire instrucciones por escrito al Auxiliar de Viticos, a efecto que en un plazo no mayor de 20 das hbiles contados a partir del da en que sea recibido el presente informe, cumpla con solventar las deficiencias indicadas en las literales a), b), c) y g) indicadas anteriormente y una vez resueltas stas, entregue copia de las pruebas pertinentes y ponga a la vista del encargado de seguimiento de hallazgos de sta Unidad de Auditora Interna, los forrnularios y los folios originales de los libros de viticos que compruebe las correcciones efectuadas.

Comentario de los Responsables Se pusieron a la vista los formularios de viticos (V-A, V-C y V-L) Nos. 13137, 13052 Y 13053, los cuales se encuentran debidamente anulados y se efectu su respectivo registro en el libro de viticos; se pusieron a la vista los formularios (V-A, V-C y V-L) 13138 Y 13043 los cuales se encuentran debidamente liquidados y registrados en el libro de viticos. El formulario RG-L No. 28 ya no aplica efectuar la firma del usuario en el libro, debido a que el mismo fue devuelto.

Acciones Correctivas: Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que en el plazo establecido cumpla con las recomendaciones formulada en el presente hallazgo.

Accin Reportable No. 3:

A travs del acceso a la pgina web de la DGAC, se consult dentro de la informacin pblica, el reporte No. 12 relacionada con el pago de viticos y gastos conexos, habiendo observado que en los reportes del ao 2016, se detect que hubo comisiones respaldadas con los formularios Nos. V-L 13044, 13101, 13045, 13055, 13056, 13063, 13074 Y 13076 que no fueron debidamente divulgadas. En ese mismo orden, se detect que en la pgina web fueron publicadas las liquidaciones de los formularios RG-L 13, 14 Y 15 en el reporte del mes de mayo de 2017, sin embargo, al verificar los expedientes fsicos, se constat que los

-CUA 64480 Pg. 8 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

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mismos se encuentran anulados, lo cual deja en evidencia la incongruencia entre la informacin publicada y la realidad de las transacciones generadas en las liquidaciones de los viticos.

Recomendacin Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su vez gire instrucciones por escrito al Jefe de Tesorera para que coordine las acciones pertinentes con el Jefe de la Unidad de Acceso a la Informacin Pblica, a efecto se proceda a revisar y a actualizar la informacin divulgada en la pgina web de la DGAC, correspondiente al reporte de gastos de viajes al interior y exterior de la Repblica, a fin de que la misma sea consistente con la realidad de las operaciones efectuadas y aceptadas.

Comentario de los Responsables Se proceder a efectuar la revisin y actualizacin correspondiente.

Acciones Correctivas: Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que cumpla con la recomendacin formulada en la presente accin reportable.

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DIRECCION GENERAL DE AERONAUTlCA CIVIL

HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES

Hallazgo No.1

DOCUMENTACiN DE RESPALDO DEFICIENTE EN EL EXPEDIENTE DE RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR PRESTACiN DE SERVICIOS DE CONTRATISTAS

Condicin Al examinar el expediente de Reconocimiento de Gastos por servicios tcnicos o profesionales documentado con el Formulario RG-L No. 006, se comprob que dicha comisin se realiz a la Repblica de Korea del Sur, en las fechas comprendidas del 8 al 25 de mayo de 2017 segn designacin de comisin. De conformidad con el Oficio No. GCNS-250-2017 de la Gerencia de Telecomunicaciones, se solicit a la Gerencia Financiera la compra de boletos areos y viticos para cubrir 4 das que conlleva el traslado del seor Luis Estuardo del Valle Mazariegos.

El traslado de ida a Korea del Sur se llev a cabo los das 9 y 10 de mayo de 2017, haciendo escala en EE.UU y el traslado de regreso de Korea se realiz los dias 23 y 24 de mayo, siempre haciendo escala en EE.UU; sin embargo, al revisar la documentacin de soporte, se estableci que los documentos presentados en principio no son los originales y tienen fechas diferentes a los das que se realizaron los traslados (todas emitidas en Korea del Sur, los das 13,20,21,22 Y 23 de mayo de 2017) y por valores diferentes a los consignados en la planilla de gastos. (Ej. Documento de fecha 2017-05-22 por USD18.39).

Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas Aplicables a los Sistemas de Administracin General, en el numeral 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO indica que: "Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde".

"La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis.

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Gastos por Servicios Prestados en el Transcurso del Ejercicio Fiscal 2017, establece en su artculo 3 lo siguiente: " Reconocimiento de Gastos. Para efectos del presente Reglamento, se entiende por reconocimiento de gastos, el pago que le corresponde al contratista que presta sus servicios tcnicos o profesionales individuales, cuando con motivo de su traslado hacia el interior o exterior de la Repblica y de acuerdo al procedimiento que establece el presente Reglamento, incurra en gastos que justifique y compruebe debidamente ...... " (el resaltado es nuestro)

El mismo Reglamento, contempla en su artculo 8, lo siguiente: ComprobacinlO de Gastos. Para comprobar los gastos del contratista, deber cumplirse con lo siguiente: 1)...... , 2) Si se trata de requerimientos de traslado de acuerdo a los supuestos indicados en las literales c) y d) del artculo anterior, el contratista presentar un listado detallado de los gastos efectuados, siendo responsable cada institucin de establecer los lineamientos y requisitos para la elaboracin del listado" (el resaltado es nuestro)

Causa 1) Al momento de la auditora no se contaba con una normativa o Manual de Procedimientos que estableciera los procedimientos, requisitos, plazos y aspectos legales que el comisionado contratista deba tomar en cuenta para respaldar sus gastos y as justificar su reconocimiento.

2) Falta de control y revisin de los formularios de Reconocimiento de Gastos y de la documentacin de soporte, por parte del Departamento de Tesorera y del Analista de Calificacin del Gasto.

Efecto Riesgo de que el expediente de liquidacin de Reconocimiento de Gastos, sea sometido a revisin por parte de la comisin de auditores de la Contralora General de Cuentas y sea formulado hallazgo, derivando en la sancin pecuniaria establecida en el artculo 39 numeral 16, del Decreto No. 31-2002 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas y sus Reformas y se realice formulacin de cargos a los responsables.

Recomendacin Oue el Director General, gire instrucciones a la Gerencia Financiera para que:

1) Proceda a solicitar el reintegro por la cantidad de 04,678.00 al seor Luis Estuardo del Valle Mazariegos; toda vez que los gastos consignados en la planilla, no estn debidamente justificados y comprobados conforme a la normativa vigente.

AUDITORIA DE GESTION CUA 64480 Pg. 11 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017 . 7"(dJ...;

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2) Oue se emita una Circular a nivel general, a efecto de dar a conocer a todas las Unidades Administrativas y Tcnico-Operativas, de una manera clara, comprensible y resumida sobre los diferentes requisitos, plazos y documentacin que debe presentar el personal al momento de ser nombrados para comisiones oficiales al interior o exterior de la Repblica, para evitar con ello el rechazo de sus liquidaciones y la inevitable devolucin de los fondos por parte del comisionado.

Comentario de los Responsables 1. El expediente de liquidacin de viticos si cuenta con facturas originales como puede apreciarse en el expediente que se pone a la vista.

2. Se implement la entrega de una carpeta a los comisionados, conteniendo un listado de todos los requisitos y plazos que debe cumplir en la documentacin de soporte al momento de liquidar sus viticos, as como los aspectos legales que rigen la comprobacin de los gastos cuando se les nombra para comisin.

Comentario de Auditora Se tuvo a la vista el expediente en cuestin, observando que efectivamente las facturas si son originales, por lo que ese aspecto queda desvanecido; no as la recomendacin de requerir el reintegro por 04,678.00, ya que no se present la evidencia de dicha gestin, por lo que el hallazgo se confirma en este sentido.

Se observ que la Gerencia Financiera ya tom acciones encaminadas a brindar lineamientos ms claros al personal que es nombrado para una comisin, dotndolo de una carpeta que contiene la informacin necesaria para ayudarles a evitar cometer errores al momento de presentar sus liquidacin de viticos.

Acciones Correctivas Oue el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que cumpla con la recomendacin No. 1, formulada en el presente hallazgo, el cual se refiere a que debe requerirse el reintegro por la cantidad de 04,678.00 al seor Luis Estuardo del Valle Mazariegos.

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DlRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

Hallazgo No.1

FALTANTE DE FORMULARIOS DE VIATICOS

Condicin Derivado del examen que se efectu a los expedientes conformados por la liquidacin de viticos y gastos conexos; as como su confrontacin con el registro del Libro de Viticos, se estableci que los formularios que se detallan a continuacin, no fueron puestos a la vista del auditor actuante para su revisin, algunos de ellos no estn registrados en el libro de viticos, por lo que stos ltimos no fue posible establecer si fueron utilizados, o fueron anulados.

Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Aplicacin General, en el numeral 1.11 ARCHIVOS indica que: "Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las polticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organizacin, creen y mantengan archivos ordenados en forma lgica, definiendo su contenido, de manera que sea fcil localizar la informacin" .

Tambin en las Normas Aplicables a los Sistemas de Administracin General, en el numeral 2.7 Control y Uso de Formularios Numerados establece: " Cada ente pblico debe aplicar procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de los formularios numerados,

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AUDITORIA DE GESTiON - CUA 64480 Pg. 13 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

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independientemente del medio que se utilice para su produccin, sea por imprenta o por medios informticos".

El Acuerdo Gubernativo No. 106-2016 Reglamento General de Viticos y Gastos Conexos, establece en el ltimo prrafo del artculo 5 que" Para los efectos de fiscalizacin, todas las entidades comprendidas en el artculo 1 del presente Reglamento, quedan obligadas a llevar un registro debidamente autorizado por la Contralora General de Cuentas, para el control de los formularios utilizados y las existencias de los mismos".

El Manual de Organizacin, Puestos y Funciones de la Gerencia Financiera, Cdigo GF-MOPF-001-2015 con vigencia el 16/10/2015, establece que entre las Funciones y Responsabilidades del Jefe del Departamento de Tesorera de la Gerencia Financiera de la Direccin General de Aeronutica Civil, se encuentran:

"Coordinar, dirigir y supervisar las labores financieras y/o administrativas inherentes al Departamento de Tesorera de la DGAC, del personal encargado de Egresos (Fondo Rotativo y Caja Chica) e Ingresos (Cobros) en sus respectivos procesos de ejecucin.

Recibir, registrar, clasificar, enviar, custodiar y archivar comprobantes, estados de cuenta, cheques, rdenes de pago, depsitos a cuenta y otra documentacin similar."

El Manual de Organizacin, Puestos y Funciones de la Gerencia Financiera, Cdigo GF-MOF-001-2015 con vigencia el 31/05/2015, establece que entre las Funciones y Responsabildad del Auxiliar de Viticos del Departamento de Tesorera de la Direccin General de Aeronutica Civil, se encuentran:

Control y entrega de formularios VL, VA, VC, VE. Control de archivo de Viticos en Forma sistemtica

Causa Falta de supervisin por parte del Jefe de Tesorera y falta de control por parte del Auxiliar de Viticos, respecto a la custodia y resguardo de los formularios de viticos utilizados, as como de la ubicacin fsica de los expedientes de liquidacin de viticos.

Efecto Riesgo de que los formularios y/o expedientes de liquidacin de los viticos se encuentren extraviados y de ser as ameritara presentar la denuncia ante la ~~~~i\!. iJE;4

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PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL31 DE MAYO DE 2017 / ,.-'A

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Riesgo de que se haga mal uso de las formas.

Recomendacin Que el Director General, gire instrucciones a la Gerente Financiera para que a su vez instruya al Tesorero y al Auxiliar de Viticos, a efecto que en un plazo no mayor de 20 das hbiles contados a partir del da en que sea recibido el presente informe, localice los formularios y los expedientes de liquidacin de viticos faltantes y los presente fsicamente en la sede de la Unidad de Auditora Interna, para su revisin.

En el caso se confirme que los formularios o expedientes fueron extraviados, se debe presentar de manera inmediata la denuncia respectiva ante autoridad competente, dando a conocer el hecho, debiendo presentar a la Unidad de Auditorla Interna copia de la referida denuncia.

Comentario de los Responsables El seor Erhlich Corrales Jefe de Tesorera present copia del Oficio No. OF-INT-TES-360..2017-0MF-EAC/gmlr de fecha 24 de octubre de 2017, donde consta la solicitud enviada al seor Jaime Pacay Jefe del Departamento de Contabilidad quien tiene a cargo la Unidad el Archivo, para que proporcione la documentacin fsica correspondiente a viticos del ao 2015 y 2016, como alternativa para localizar los formularios y expedientes que no fueron presentados al auditor actuante.

Comentario de Auditora Se confirma el presente hallazgo a cargo del Departamento de Tesorera, ya que no fue presentada la documentacin de soporte indicada.

Acciones Correctivas Que el Director General gire instrucciones a la Gerente Financiera, para que en el plazo indicado cumpla con las recomendaciones formulada en el presente hallazgo.

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

A) UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DGAC

TIPO DE AUDITORA: FINANCIERA ~,-fJ\~ uf..,~

A VIATICOS y GASTOS CONEXOS {~ -Yc ~ '1.Y .~

INFORME: CUA-44890 u "::.e :;PERIODO 01/10/2014 AL 28/0212015 ti {;.;

AUDITaRlA DE GESTION CUA 64480 Pg. 15 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017


HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALES

2

DE RESPALDO EN EL EXPEDIENTE DE VITICOS (taita fonnularlo VE)

TIEMPO DE PERMANENCIA SEGN Vlnco CONSTANCIA NO COINCIDE CON EL NOMBRAMIENTO DE LACOMISION

X

Se Desvanece el hallazgo, toda vez que el formulara VE puede ser sustituido por fotocopia del pasaporte que justifica la salida y entrada. Base Legal: Acuerdo Gubernativo No. 397-98 Artculo 9)

(27/9/2017) Esta recomendacin se da por cumplida, derivado a que el ejercicio fiscal 2015, ya fue concluido, as tambin, la normativa a que se refiere la recomendacin ha sufrdo modificaciones y por lo tanto ya no es aplicable.

HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

recomendacin se considera en proceso, vez que se gir la instruccin por parte de la

Financiera, para que el tesorero indica la recomendacin.

TIPO DE AUDrrORA: FINANCIERA A VIATICOS y GASTOS CONEXOS

INFORME: CUA-53880 PERIODO 01103/2015 AL 31/12/2015

NOTAS DE INCUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES

El artculo 9 del AG 397-98, Reglamento de Viticos y Gastos Conexos queda sin efecto, segn AG No. 35-2017 que contiene reformas al AG No. 106-2016 de fecha 30/5//2016, Reglamento de Viticos y Gastos Conexos el cual en su articulo No. 5 modifica el articulo 9 de dicho reglamento, por lo que ya no es

caso.

Se detect que la Gerencia Financiera no atendi sta recomendacin solicitada en el Oficio No. DGAC-DS-A-046-2017/CVM /CAGB/rgp de fecha 28/7/2017, accin tomada por el Director General de Aeronutica Civil, en ese sentido, sta recomendacin se considera en proceso ya que se encuentra parcialmente atendida y a la espera de que la Gerencia Financiera infonne al

PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

LIQUIDACION REALIZADA x DEL FORMULARIO Vol No. 12773. PRESENTA 33 OlAS HABILES DE ATRASO.

xSE UTILIZO EL FORMULARIO 2 DE VITICO AL EXTERIOR No. 2070 PARA COMPROBAR 2 LIQUIDACIONES. OTRO COMISIONADO UTILIZ EL FORMULARIO 2069, REALIZANDO LO MISMO

DE GESTION - CUA 64480 Pg. 16

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NOTAS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

PARA VARIOS

4 SECUENCIA x INUMERICA EN EL REGISTRO

6 x

que la Gerencia Financiera no atendi recomendacin solicitada en el Oficio No.

bGAC-DS-A-046-2017/CVM/CAGB/rgp de fecha tomada por el Director General de

Civil, en ese sentido, sta recomendacin se considera en proceso ya que

encuentra parcialmente atendida y a la espera la Gerencia Financiera informe al

que la Gerencia Financiera no atendi endacin solicitada en el Oficio No.

bGAC-OS-A-046-2017/CVM/CAGB/rgp de fecha accin lomada por el Director General de

lAerOnautlCB Civil, no obstante, esta recomendacin por cumplida. derivado a que el Manual de

y Gastos Conexos ya fue elaborado el Identifica con el Cdigo GF-NP-007-2017

es el 12/1/2017.

B) CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

De conformidad con el Requerimiento No. DGAC-UDAI-64480-1-2017-08/mrhp de fecha 22/9/2017, se solicit a la Gerencia Financiera que proporcionara informacin por escrito sobre las acciones tomadas, as como del avance y estatus en que se encontraba el hallazgo No. 7 (Viticos liquidados extemporneamente) establecido en la auditora financiera y presupuestaria practicada por la comisin de auditora de la Contralora General de Cuentas al Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, en cuyo alcance abarc a la Unidad Ejecutora 205, Direccin General de Aeronutica Civil, segn Nombramientos Nos. DAG-0222-2016, DAG-0221-2016, DAG-0274-2016, DAG-0294-2016, DAG-0300-2016 y DAG-0301-2016 (perodo auditado 01/01/2016 al 31/12/2016) dado a conocer en el Informe de Cargos Provisional No. DAS-03-010-2017.

Al respecto la Gerencia Financiera inform a travs del Oficio OF-INT-325-TES-2017 recibido con fecha 28/9/2017, que con fecha 10/7/2017 atendi requerimiento No. MP001-2017-55031 de la Fiscala de Delitos Administrativos del Ministerio Pblico en el cual solicit copia certificada de documentacin de los 21 expedientes de viticos liquidados en el ao 2016 con indicios de haberse liquidado extemporneamente, derivado al conocimiento de la denuncia penal formulada por la Contralora General de Cuentas por los delitos de

AUDITORIA DE GESTION - CUA 64460 Pg. 17 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017

DlRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

Abuso de autoridad y Usurpacin de atribuciones y que se relaciona con el seor Carlos Magaa.

RECOMENDACIONES GENERALES

Durante el desarrollo de la presente auditora, se establecieron varias deficiencias de tipo administrativo que deben ser atendidas de manera inmediata, por lo que el Director General debe girar instrucciones a la Gerencia Financiera, Gerencia de Recursos Humanos y Unidad de Planificacin, a efecto que evalen cada una de las siguientes recomendaciones e implementen las acciones necesarias, lo cual se estima redundar en una mejor gestin del proceso administrativo del rubro de viticos y gastos conexos y de reconocimiento de gastos a contratistas:

1. Se observ que en los expedientes de Reconocimiento de Gastos por prestacin de servicios tcnicos o profesionales, se le asign la denominacin de "Designacin de Comisin" al documento que representa el nombramiento del contratista para la comisin; sin embargo, tomando de referencia lo indicado en el Artculo 9 literal a) del Acuerdo Gubernativo No. 54-2017, es recomendable cambiar el nombre de dicho documento por el de "Requerimiento de Traslado".

2. Segn respuestas del Cuestionario de Control Interno, se estableci que el encargado de viticos no ha recibido ninguna capacitacin relacionada con las buenas prcticas en el manejo de los viticos y reconocimiento de gastos, lo cual puede estar incidiendo en las deficiencias detectadas en la presente revisin relacionada con el rubro. En ese sentido, lo recomendable es que de manera urgente se brinde la capacitacin debida a todo el personal que tenga participacin en el proceso de liquidacin de viticos y reconocimiento de gastos, a fin de prestar un mejor servicio a los comisionados y evitar futuros hallazgos e inconvenientes.

3. Girar instruccin a la Gerencia de Recursos Humanos, para que al suscribir nuevos Contratos Administrativos de Prestacin de Servicios Tcnicos o Profesionales, se adicione dentro de la clusula octava "Reconocimiento de Gastos, la base legal relacionada con lo establecido en el artculo 13 del Acuerdo Gubernativo No. 54-2017 Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados en el Transcurso del Ejercicio Fiscal 2017.

4. Que la Gerencia Financiera proceda a la evaluacin del contenido del Manual de Normas y Procedimientos para el Manejo de Viticos y Gastos Conexos No. GF-NP-004-2017 y conforme a ello, solicitar a la Unidad de Planificacin de la DGAC, efecte las gestiones para incorporar los cambios que amerite, pero .;;5--",_OAEIfGJ-,/"


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principalmente para agregar las reformas al Acuerdo Gubernativo No. 106-2016, efectuadas en el Acuerdo Gubernativo No. 35-2017 con vigencia a partir del 24/2/2017.

5. Se pudo apreciar que los formularios RG-L que se tuvieron a la vista, no consignan el sello de recepcin del expediente de liquidacin de viticos por parte del Encargado de Viticos, por lo que no existe certeza en cuanto a la fecha exacta en que se present por parte del comisionado. Se recomienda girar instrucciones al encargado de viticos, que al igual como lo hace con los formularios de Viticos y Gastos Conexos, estampe tambin el sello de recibido en los formularios de liquidacin de Reconocimiento de Gastos.

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DETALLE DE FUNCIONARIOS ENTIDAD AUDITADA

No. Nombre

ERHLlCH ANTONIO CORRALES LARA

JAVIER FRANCISCO PALENCIA FONCEA 2

CARLOS FERNANDO VALASQUEZ MONGE

3

4 PIETRO MIGUEL DIAZ MARROQUIN

5 JORGE ALBERTO MONTENEGRO NAJERA

Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA

Cargo Del Al

TESORERO GERENCIA 03/1012016 31/05/2017 FINANCIERA

ASESOR DE CONTROL DE 16/03/2016 31/0512017 INGRESOS

DIRECTOR GENERAL 04/02/2016 31/05/2017

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVO 17/04/2017 31/05/2017

GERENTE FINANCIERO 01/03/2016 31/05/2017

64480 .20 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017


COMISION DE AUDITORIA

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l. AUDITORIA DE GESTION - CUA 64480 Pg. 21 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2016 AL 31 DE MAYO DE 2017 ~,


AUDITORIA INTERNA CUA No.: 64490

AUDITORIA FINANCIERA

Ingresos por parqueo

DEL 01 DE MAYO DE 2016 AL 31 DE AGOSTO DE 2017

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GUATEMALA, OCTUBRE DE 2017

INDICE

ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 2

GENERALES 2

ESPECIFICOS 2

ALCANCE 2



COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 4 Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

ENTIDAD AUDITADA DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 6


DIRECCION GENERAL DE AERONAUT1CA CIVIL

ANTECEDENTES

La Direccin General de Aeronutica Civil -DGAC-

Es la Direccin creada mediante la Ley de Aviacin Civil Decreto No. 93-2000, la que en las disposiciones generales, en el artculo 1. Objeto establece lo siguiente: la presente ley tiene como objetivo normar el ejercicio de las actividades de aeronutica civil, en apoyo al uso racional, eficiente y seguro del espacio areo, con fundamento en lo preceptuado en la Constitucin Poltica de la Repblica, los convenios y tratados Internacionales ratificados por Guatemala, los reglamentos emitidos para el efecto y dems normas complementarias.

Acuerdo Gubernativo No. 384-2001, Reglamento de la Ley de Aviacin Civil, en el captulo 11 de la Direccin General en el artculo 2 establece: "La Direccin General de Aeronutica Civil, por conducto de su Director General, los subdirectores, unidades tcnicas y administrativas debern velar por el fiel cumplimento de la Ley de Aviacin Civil, leyes de observancia general que contengan preceptos relacionados con la actividad aeronutica, acuerdos y tratados internacionales ratificados por Guatemala, del presente Reglamento, regulaciones y disposiciones complementarias".

GERENCIA FINANCIERA

Es la Gerencia encargada de administrar los recursos financieros propios de la Direccin General de Aeronutica Civil y los otorgados por el Estado. Es la responsable de revisar los ingresos y egresos de la Direccin General de Aeronutica Civil, reportados por el banco y trasladarlos al Departamento de Contabilidad para su registro en la caja fiscal.

SECCION DE INGRESOS

Es la encargada de velar por la recaudacin de los ingresos por concepto de arrendamiento de reas y otros conceptos, los cuales son utilizados para satisfacer las necesidades, cumplir con los compromisos y as fortalecer el funcionamiento de las actividades que desarrollan todas las Gerencias, Secciones y Unidades que conforman la Direccin General de Aeronutica Civil.

TESORERIA

C'"' l' Es la responsable de que se verifique constantemente la recaudacin de los \ .."'''' : i ingresos por servicios y evaluar el compromiso de cada arrendatario en relacin a U\\P.HI~t', .

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con lo establecido dentro de los contratos.

OBJETIVOS

GENERALES

Verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas contenidas en las Leyes, Reglamentos y Normativas Internacionales de Auditoria, leyes y disposiciones vigentes aplicables a la DGAC, e inherentes al rea objeto de esta auditora.

ESPECIFICaS

Revisin de expedientes de arrendatarios.

Verificar el adecuado control por parte de la Seccin de Ingresos, de la Unidad de Tesorera sobre la recaudacin de los ingresos por servicio de parqueos y el Departamento Jurdico en el proceso de trmite de los contratos.

Evaluar el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos existentes.

Verificar si se tiene un control estricto sobre los ingresos por servicios de parqueo vehicular.

Verificar el cumplimiento a recomendaciones de auditoras anteriores.

ALCANCE

Tomando en cuenta la auditora financiera enfocada a la verificacin del cumplimiento a las disposiciones legales y de control interno establecido en la Seccion de Ingresos de la Gerencia Financiera, Gerencia de Infraestructura y Unidad de Asesora Jurdica, se abarco un 100% de los procedimientos, registros y cumplimiento de las leyes vigentes, por el periodo comprendido del 01 de mayo de 2016 al 31 de agosto de 2017, segn CUA 64490 de fecha 03 de agosto de 2017.


La informacin proporcionada por la Seccion de Ingresos de la


Financiera, Gerencia de Infraestructura y Unidad de Asesora Jurdica consiste principalmente en expedientes y documentos que conforman, los arrendatarios que ocupan un espacio en el parqueo vehicular no techado; as como los registros que se llevan en las distintas reas.

Se realiz inspeccin fsica de los parqueos contra el mapa proporcionado por infraestructura.

Se verifico la oportuna aplicacin de los procedimientos de recaudacin de los ingresos por servicios de parqueo vehicular con base al manual de normas y procedimientos.

Se revis los estados de cuenta del Sanco de Desarrollo Rural S.A., contra los generados en la Seccin de Ingresos de la Gerencia Financiera.


Unidad de Asesora Jurdica Se estableci que 57 expedientes que fueron requeridos segn oficio No. DGAC-UDAI-64490-1-2017-06/gb, de fecha 31 de agosto de 2017 a la Unidad de Asesora Jurdica y que fueron puestos a la vista estaban vencidos los contratos y que no se haba faccionado el respectivo nuevo contrato por parte de la Unidad de Asesora Jurdica. Dicha situacin se confirma en los listados que lleva la Unidad de Asesora Jurdica.

Por medio de los estados de cuenta emitidos por la entidad bancaria Sanrural y Departamento de Tesorera de la Gerencia Financiera, se corrobor que la entidad mercantil Constructora y Consultora Viales S.A., hasta la presente fecha ha realizado 32 pagos por el monto de Q 303,116.46 que totalizan Q10,002,843.18 por arrendamiento del parqueo techado y Q206,854.80 por derechos de explotacin, cuotas que estn establecidas en el contrato 102-2014 el cual que actualmente se encuentra en litigio.

En consecuencia, la Unidad de Asesora Jurdica present por medio del oficio No. UAJ-1541-2017-CT/cg de fecha 06 de octubre de 2017 los documentos siguientes:

Resolucin de la Corte Suprema de Justicia, Cama Civil, de fecha veintiuno de febrero de dos mil diecisiete (21/02/2017).

Cedula de notificacin nmero 01002-144746089, notificada el da uno de .",

marzo ~el ao dos mil diecisiet~ (0~/03/2~17). ., t:l~~, ( Memorial. p~ra .e~acuar la audiencia, senalada para el dla treinta de marzo",~i(': ~:.~

de dos mil diecIsiete a las nueve horas (30/03/2017 a 09:00 horas). i 1;t~~) ''''.. ~Mr~\~I.,1111-----------::-: g~.~"'r!J~~~.(UZ.AU=D;::';ITO=RI:7"A=FIN7:-:AN=C=IER:-:-A---;-C=UA:-:6'7:44=90---------::'pa-:--:.IIII~ ~jlll~ PERIODO DEL 01 DE MAYO DE 2016 AL 31 DE ,A,GOSTO DE 2017 -~ ~ F
http:Q206,854.80http:Q10,002,843.18http:303,116.46


De dichos documentos se establece que a la fecha de la presente auditoria, fue interpuesto recurso de casacin, mismo que est pendiente de resolucin.

Gerencia de Infraestructura Durante la revisin fsica realizada en el parqueo vehicular no techado, se observ que dentro de los espacios, se encontraban 21 motocicletas estacionadas, que al consultar al vigilante de la garita manifesto que desconoca quien era el propietario, ni la razn por la que se encontraban parqueadas en ese lugar. Durante la revisin fsica, tambin se estableci que el plano no est actualizado respecto a los espacios que se identificaron fsicamente, debido a que fueron contados fsicamente 179 parqueos y en el plano aparecen reportados 175.

Gerencia Financiera (Tesorera)

Se estableci que a la fecha no se lleva un adecuado control de cuenta corriente de los arrendatarios, debido a que los nombres de los arrendatarios no coinciden, los que se encuentran registrados en Banco de Desarrollo Rural, con los generados en la Gerencia Financiera; as mismo, los registros de ingresos de dicha gerencia se consideran no oportunos y no actualizados, debido a que cuentan con aproximadamente dos meses de atraso respecto a los datos que maneja el Banco de Desarrollo Rural.

Seguimiento a recomendaciones de auditoria

Cabe indicar que al momento de la revisin, las recomendaciones de auditoria vertidas en Notas de Auditoria, del Informe CUA 53857-2-2016 de fecha 01/07/2016, se encuentran con estatus en proceso, lo que significa que a la fecha no han sido atendidas; por lo que se haran las recomendaciones correspondientes en el presente informe, a efecto que sean atendidas a la brevedad posible.

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y

RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIAS ANTERIORES Como parte del alcance de la auditoria, se verifico el cumplimiento de recomendaciones de auditoras anteriores establecindose que en el informe de CUA 53857-2-2016 de fecha 01 de julio de 2016, fueron giradas Notas de \'~ (, Auditoria con sus respectivas recomendaciones, las que a la fecha se encuentran ~'-f ~

en proceso; mismas que se detallan a continuacin: !y ... ~"';'"if\

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DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVil

Finalizada la auditoria, no fue presentado al auditor actuante, documentos que evidenciaran el cumplimiento de recomendaciones de auditoria.

Recomendaciones generales: Debido a que las recomendaciones de auditoria del informe CUA 53857-2016, se encuentran en proceso y no cumplirlas, afecta el control interno establecido, se recomienda al seor Director General de Aeronutica Civil, instruya a la Gerencia de Infraestructura, a la Gerente Financiero, al Jefe de la Unidad de Asesora Jurdica, Gerente Aeroportuario, Gerencia de Seguridad Aeroportuaria Nacional y al Coordinador de la Unidad de Ingresos, para que a la brevedad posible, procedan a dar cumplimiento a las recomendaciones de auditoria vertidas en Notas de Auditoria: NA-DGAC-AI-020-2016, NA-DGAC-AI-021-2016, NA-DGAC-AI-022-2016, NA-DGAC-AI-023-2016, NA-DGAC-AI-024-2016 y NA-DGAC-AI-025-2016, para fortalecer el control interno y evitar sanciones econmicas por parte de la Contralora General de Cuentas, por incumplimiento a recomendaciones de auditoras anteriores.

El Director General de Aeronutica Civil, deber girar instrucciones a la Gerencia de Infraestructura, para que designe a una persona, quien deber realizar inspecciones rutinarias a los vehculos que utilizan parqueos, con el objeto de verificar la adecuada utilizacin, por quien los tiene asignados.

Que el Director General de Aeronutica Civil, instruya a la Gerente Financiero para que esta a su vez, instruya al Tesorero de la Gerencia Financiera, a efecto de que mantenga saldos de ingresos actualizados, con respecto a los reportados por el

Banco de Desarrollo Rural.

De lo actuado debern enviar para el debido seguimiento, a la Unidad de Auditoria Interna DGAC, la documentacin que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones a ms tardar veinte (20) das posteriores de recibir el presen~" , ( informe. Qiy~~~~

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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA

No. Nombre Cargo Del Al

JORGE lENIN LAU SALVADOR ASESOR DE LA GERENCIA DE 01/05/2016 31/08/2017

INFRAESTRUCTURA

2 HUMBERTO JOSUE HERNANDEZ ASISTENTE FINANCIERO DE INGRESOS 01/05/2016 31/08/2017

QUEVEDO

3 CRISTOPHER AlEXANDER TOLEDO JEFE DE lA UNIDAD DE ASESORIA 01/05/2016 31/08/2017

AGUILAR JURIDICA

4 ERHLlCH ANTONIO CORRALES TESORERO - GERENCIA FINANCIERA 01/05/2016 31/08/2017 LARA

5 OlGA GUADAlUPE MARTINEZ GERENTE FINANCIERO - DIRECTOR 01/05/2016 31/08/2017

FUENTES E.IECUTIVO IV

AUDITOR lA FINAfJCIERA - CUA 64490 PERIODO DEL 01 DE MAYO DE 2016 AL 31 DE AGOSTO DE 2017

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COMISION DE AUDITO

Auditor

AUDITaRlA FINANCIERA - CUA 64490 Pg. 7 PERIODO DEL 01 DE MAYO DE 2016 AL 31 DE AGOSTO DE 2017 1III ~~IIIII


CUA NO.:69221


ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

Verificacin de la documentacin y expedientes a cargo del Departamento de Presupuesto

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INDICE

INTRODUCCION 1

OBJETIVOS 1

ALCANCE DE LA ACTIVIDAD 1

RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD 2

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AUDITORIA INTERNA DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL

INTRODUCCION

La presente actividad administrativa se realiz para dar cumplimiento a lo solicitado en el oficio DS.1348-2017/CVM/CAGB/seav de fecha 31 de agosto 2017 emitido por el seor Director General, relacionado con practicar verificacin completa al proceso de ejecucin, documentacin y expedientes a cargo del Departamento de Presupuesto de la Gerencia Financiera.

OBJETIVOS

1. Detectar la existencia de sobregiros durante la ejecucin del presupuesto 2017.

2. Determinar la totalidad de expedientes a cargo del Departamento de Presupuesto.

3. Corroborar en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- si cada expediente cuenta con su respectiva constancia de disponibilidad presupuestaria a la fecha de emisin de la factura y a la fecha de revisin de los expedientes.

4. Evaluar el control interno del Departamento de Presupuesto. 5. Emitir las recomendaciones para el fortalecimiento del control interno del

rea evaluada.

ALCANCE DE LA ACTIVIDAD

La actividad se realiz en la oficina asignada al Jefe del Departamento de Presupuesto de la Gerencia Financiera, durante el perodo comprendido del 06 al 19 de septiembre 2017, con la documentacin proporcionada por el Seor Carlos Antonio Meza Lpez, la cual una vez analizada y verificada, fue devuelta.


En la revisin de las cuotas financieras del ao 2017, se estableci que las unidades administrativas cumplen parcialmente con trasladar la informacin al Departamento de Presupuesto de la Gerencia Financiera y en algunos casos no acompaan documentos de respaldo que sustenten las proyecciones de pago, orientando al Jefe del Departamento de Presupuesto a programar arbitrariamente o sin fundamento alguno las cuotas financieras, situacin que fue corregida por parte del Jefe del Departamento de Presupuesto y el Gerente Financiero Interino, con la emisin del Oficio No. D.P 218-2017 JOP/carp de fecha 31 de agosto de 2017, notificado a la Gerencia de Recursos Humanos, Unidad de Compras y

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AUDITORA INTERNA DIRECCION GENERAL DE i\ERONAUTICA CIVIL

Unidad de Servicios Administrativos, en el cual norman el procedimiento de solicitud de cuotas financieras, especficamente las aplicables para el ltimo cuatrimestre del ao 2017.

DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA ... · DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA . OCTUBRE DE 2017 . 16 . 69347-1-2017 . Actividades

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