Dirección en administración

DIRECCIÓN (fase dinámica)

Flores Caballero Luz F. Rivera G. Christian Jheovani. Karo Martinez Susan A. Vargas Chavira Melisa.

Concepto de “dirección”

Elemento de la administración en el que se logra la REALIZACIÓN EFECTIVA de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, a base de decisiones vigiladas de manera simultanea que se cumplan todas las ordenes emitidas.

“No se coordina para dirigir, sino que se dirige para coordinar”.

Fases o etapas

DELEGACIÓN.- Que se delegue autoridad “Hacer a través de otros”.

AUTORIDAD.- Que se ejerza esta.

COMUNICACIÓN: Que se establezcan canales de comunicación a través de los cuales se ejerzan y controlen resultados.

SUPERVISIÓN: Que se supervise el ejercicio de la autoridad de manera simultanea a la ejecución de las ordenes.

Exposición

Comunicación

Autoridad Delegación

Supervisión

Principios de la dirección COORDINACIÓN DE INTERESES: Armonía entre los intereses personales con los de la organización para una dirección mas eficiente entre la consecución de los objetivos.

IMPERSONALIDAD DEL MANDO: La autoridad debe ejercerse para dar cumplimiento a los objetivos de acuerdo a los procedimientos preestablecidos, SIN INOLUCRAR aspectos personales ni abusos que generen conflictos.

RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS: Cuánto mas rápido sea la solución de algún conflicto, menor será el daño para la organización.

APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO: nos ayuda a forzar la mente y pensar en soluciones, encontrando alternativas para la solución.

*Mary Parker Follet • Por dominación• Por compromiso o conciliación• Por integración o coordinación

Comunicación Proceso cíclico cuyos elementos son:

Emisor

Receptor

Canal Mensaje

Respuesta

Contexto

Puede ser: Formal (comunicados) e informal (comentarios).

Individual o genérica (grupal).

Imperativa (respuesta precisa), exhortativa (sugiere acción no obligatoria) o informativa ( comunicar algo).

Oral (personal), escrita o grafica.

Vertical u horizontal (juntas, consejos, asambleas, comité).

Barreras de la comunicación

• semánticas ( uso inadecuado de lenguaje). • Psicológicas ( turbación o irritación en quien da

o recibe el mensaje).• Sociológicas ( choque, apatía o resentimientos

entre emisor y receptor). • Culturales ( distinto nivel de preparación).• Administrativas (sistemas inadecuados de

organización: papeleos, canales largos).• Fisiológicas ( audición E o expresión R).• Físicas (contexto) contexto.

La autoridad y mando de la empresa

Se define la autoridad como la ¨facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido por otros¨ sin embargo cuando se ve desde el punto administrativo podría quizá definirse como ¨la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos¨El mando es el ejercicio de la autoridad respecto a cada función determinada ¨la autoridad puesta en acto¨ asi surgue el problema de cual es el origen de de la autoridad en la empresa:

El convenio la propiedad de los bienes productivosel regimen económico-social imperante.Es muy obvio que el origen inmediato de la autoridad tiene que buscarse en el convenio, ya que no existe un contrato de trabajo o de sociedad no se explica que una persona adquiera autoridad sobre las demás.

Tipos de autoridad

Se dividen en 4 tipos, los dos primerom de índole jurídica, forman el poder o la autoridad propiamente dicha; los dos últimos forman mas bien la autoridad moral que dan el prestigio, los conocimiento etc. Y son complementos que deben darse en cualquiera de los dos básicos.

Autoridad

Jurídica(se impone por

obligación)

formal Lineal funcional

operativa

Moral(se impone por

convencimiento)

técnica

personal

Autoridad formal

Aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras personas o subordinados.Puede ser de dos tipos: autoridad lineal o autoridad funcional, ya sea que se ejerza sobre una persona o grupo de trabajo exclusivamente por un jefe o por varios que manden en el mismo grupo, cada uno para funciones distintas

Elementos del mando

El poder de mandar necesariamente incluyen tres elementos diversos:1.determinar lo que debe hacerse 2.establecer como debe hacerse3.vigilar que lo se debe hacerse se haga Estas tres funciones se les conoce también como: 1.administrativa ,2.ejecutiva y 3. supervisora. En una empresa la primera esta vinculada al consejo directivo la segunda a la dirección general y a su cuerpo de auxiliares inmediatos y a la tercera supervisores inmediatos.

En cierta medida, sobre todo en la administración industrial, todo jefe posee necesariamente los tres elementos mencionados, no obstante, la manera en que predomina cada elemento en los diversos niveles se muestra

Formas de mando

Se dividen en dos formas básicas:Ordenes e instrucciones.Consiste en el ejercicio de la autoridad por el que un superior transmite a un inferior, subordinado a el. La indicación de que una situación particular y concreta debe ser modificada. De que debe realizarse o dejar de realizarse una acción.

Según pigors se divide en 1. emisión 2. ejecución 3.verificación A estos tres se deben añadir otros 3 como

1.Recomendación del subordinado 2.reporte3.Reaccion humana

Los seis elementos que unen al jefe, al subordinado y a la situación que se modifica se esquematizan en el diagrama:

Instrucciones: se difiere de la orden en que no se refiere una situación particular y concreta, sino a la norma o procedimiento que ha de aplicarse en una serie de casos similares, que se presentaran en forma repetida. De aquí surgen ordenes que en muchas ocasiones tendrán que transmitirse verbalmente, conviene que las instrucciones por lo general se den por escrito. Entre otros medios se encuentran las circulares, los instructivos de trabajo, los manuales de procedimientos,etc

1. Deven planearse las ordenes e instrucciones, y para ello revisar antes de darlas:-si la persona a quien se le darán es la mas adecuada-si es el momento mas oportuno para darlas-cual será la forma mas apropiada para transmitirlas.2. Deben transmitirse las ordenes e instrucciones adecuadamente:*darlas con claridad*darlas con precisión y objetividad

*darlas con palabras que expresen una invitación a la acción *darlas con seguridad, no con indecisión *darlas con explicación proporcionada a quien la recibe.3. Deben revisarse su cumplimiento y las reacciones que produjeron:*sirviéndose de sistemas de reportes ordinarios *verificando personalmente su cumplimiento en los casos mas importantes.

Si se reúnen las formas de mando señaladas con otras tratadas con motivo de la previsión y planeación. Se les combina, colocándolas en orden de generalidad decreciente, señalándose los instrumentos administrativos en que suelen contenerse y obteniendo:

Políticas: suelen contenerse en los manualesreglas: su conjunto constituye los reglamentosinstrucciones: su combinación forma instructivosordenes: pueden ser verbales o hallarse en documentos escritos.

Complementos y auxiliares de autoridad

Existen complementos de autoridad ya que la autoridad jurídica no es suficiente. Aunque han sido estudiados formalmente al hacer referencia a la autoridad moral, se les analiza aquí bajo otro Angulo de carácter mas psicológico y social, considerados como una influencia. Es todo lo social y por siguiente en toda organización es prescindible la influencia mutua la influencia es cualquier cambio de conducta de una persona o grupo que alguien logra por la expresión de ciertas ideas, por toma de decisiones o cualquier otro factor humano.

Hay tres clases de influencia principales: el poder, la motivación y el liderazgo.

El poder, existen diversas formas de poder:1. Jurídico: es se da cuando la influencia proviene de que su no se realiza el acto que una persona manda, habrá una sanción o castigo.2.Fisico: es el que se da cuando una persona tiene una fuerza material que puede emplear para influí en que se realice la acción. 3. Poder económico: este se da cuando el que recibe la orden espera alguna clase de recompensa económica, directa o indirecta, inmediata o remota si la realiza como se indico

4.social: el que se tiene sobre un grupo en razón de que se conocen y comparten por el jede los conceptos e intereses del mismo grupo, lo que le da un gran prestigio y fuerza moral ante el mismo. 5. cultural: aquel que resulta del convencimiento y/o prestigio y fuerza moral ante el mismo6. cultural: aquel que resulta del convencimiento y/o prestigio de la persona que influye en la acción. Carismático: el que da por su simpatía, su valor, carácter cualidades

7.poder moral: aquel que en conciencia requiere algo de una persona para su acción puede ser considerada como buena.Para que la autoridad será efectiva, como lo señala chester Barnard, se requiere legitimidad, congruencia, convivencia y capacidad.

Motivación La motivación puede definirse como el señalamiento o énfasis que se descubre en una persona hacia un determinado medio de satisfacer una necesidad, creando o aumentando con ello el impulso necesario para que ponga en obra ese medio o esa acción, o bien para que deje de hacerlo.

Es indiscutible que un jefe logra ser obedecido mucho mejor cuando consigue motivar a la persona a quien le manda algo, que cuando esta no tiene otro motivo que obedecer a la misma.

Pueden agruparse en diversas categorías:

1.Racionales y emocionales (ayudar a nuestros semejantes o respetar a nuestros padres)2.egocéntricos o altruistas ( a favor nuestro o motivar a hacer algo en favor de otras personas)Atracción o rechazo ( según muevan a hacer algo en favor de los demás o dejar de hacer alfo que se esta realizando o que podría hacerse.)

Autoridad y liderazgo

Lead = guiar, ir por delante. Un líder tiene fuerza y consistencia psicológica que ejerce mucha mayor influencia en un grupo humano.

Es una persona que posee ciertas cualidades personales y las aprovecha para ejercer sobre el una influencia excepcional que los inspira constantemente. *SER SEGUIDO CON ESTUSIASMO EN EL LOGRO DE DETERMINADOS OBJETIVOS.

Características de un líder (Kat.)

1. Inteligencia practica: captar situaciones y encontrar medios para resolverlas.

2. Madurez social: aquella persona que la derrota no lo anula ni el triunfo lo excita para complacerse en el .

3. Motivación interna: no actúa por influencia de los fenómenos exteriores, si no por su tensión interna. No es complaciente solo con lo que logra.

4. Actitud de relaciones humanas: sabe tratar a cada quien como lo necesita.

Estilos de liderazgo

AUTORITARIO: • Determinación de políticas realizada por el líder. • El líder señala a cada miembro la tarea concreta

a realizar y hace agrupaciones.• Tiende a ser personal en sus juicios y criticas

sobre el trabajo de cada miembro, al que procura mantener apartado de la participación activa.

DEMOCRÁTICO:• Procura que las políticas sean resultado de

discusiones y decisiones grupales estimuladas por líder.

• Procura obtener una perspectiva de la actividad que se va a realizar durante el periodo de discusión. (establece bases fundamentales).

• Presenta decisión “tentativa”.• Presenta el problema, obtiene sugerencias y en

base a ellas toma la decisión.

Decisiones

La toma de decisiones es la llave final de todo el proceso administrativo. Su dificultad radica en que en cada una hay que combinar elementos tangibles con intangibles, conocidos o desconocidos y cada una es irrepetible.

Tips en la toma de decisiones

Identificar con claridad el problema.Asegurarnos de tener la información necesaria para poder decidir.Plantear con claridad las diversas posibilidades de acción y ponderarlas. Deben ir eliminándose diversas alternativas de acuerdo al valor practico decreciente.

Disciplina negativa “Sanciones y castigos “Medios auxiliares del mando menos recomendable. Desafortunadamente son los mas usados y en ocasiones los únicos medios empleados. Debe procurarse que: • Los castigos no lesionen la dignidad personal.• Que exista una graduación al aplicarlos,

comenzando de leves a los mas severos.• Una falta de tal gravedad que de no sancionarse

de inmediato producirá daños severos. • Meditarse mucho antes de aplicar una sanción.

Calificación de méritos Apreciación sistemática y analítica de la calidad de la realización del trabajo por cada empleado. Trata de medir la realización personal de cada trabajador, comparándola con lo que debía hacer.

No debe ser global (trabajador malo o bueno) si no que distinga características tales como calidez, rapidez, puntualidad, etc.

Sistemas de calificación de méritos:

Comparación (trabajador optimo y mínimo). Escalas (fin de colocar cada trabajador en grado correspondiente). Listas verificables ( buscan evitar que la relación extra- laboral entre el calificador y el calificado puedan influir en la calificación).

Tipos de quejas

Objetivas: motivadas por hechos concretos que pueden comprobarse aun cuantitativamente (errores en calendario, fallas en materia prima).Subjetivas : basadas en la apreciación del que se queja. Son las mas difíciles de tratar. Mixtas: se basan en hechos comprobables, pero su intervención se funda en reacciones subjetivas.

Ya que la administración es un ¨hacer a través de¨ necesariamente requiere de la delegación, ningún jefe hace todo por si solo, sino que delega en otros su autoridad y su responsabilidad.¨la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte¨

Beneficios de la delegación *permite desatender detalles para ocuparse mejor en cosas de mayor importancia.*aumenta la eficiencia administrativa en proporción geométrica, ya que el jefe, descargado de detalles puede dedicarse a lo que propiamente le corresponde hacer.*favorece la especialización, ya que suele delegar por funciones especificas, de hecho la división básica en ventas, producción, finanzas, personal, etc. Implica delegación en cada uno de estos puestos.

Desventajas de la delegación

*aumenta los riesgos, ya que cuando no se delega puede no conocerse todo lo que pasa, tanto en que cuanod se hace una delegación, cuanto mayor sea esa existe mayor peligro de que se tomen decisiones inadecuadas. *debilita el control, ya que cuano no se delega existe conoceimiento t control de todo lo que sucesde como resultado de las decisiones

Reglas de la delegación 1. Deben fijarse controles apropiados por

cada grado de delegación que se realiza; obviamente esto resulta del ¨principio del equilibrio de delegación-control¨

2. Deben delegarse con base en políticas y reglas.

3. Debe evitarse la delegación por ensayo y por error

4. Cuanto mayo delegación exista, más se requiere mejorar la comunicación

5. La delegación requiere preparación en el delegado

6. Debe delegarse gradualmente. 7.Debe adiestrarse a los jefes delegados8.Debe delegarse tan pronto como se observa el ¨tramo de control¨ o ¨amplitud de control empieza a entorpecer las decisiones.9. Debe proveerse a los delegados de toda la información necesaria para que puedan tomar decisiones sobre lo que van a resolver10.Delegacion debe ser clara y precisa. 11. debe ser estable12.La delegación debe hacerse fijando al delegado algunos resultados que debe obtener.

Posibilidad de la delegación

Esta depende, ante todo, de la capacidad de los delegados. Cuando todos los subordinados son de muy reciente ingreso como jefes. Es mucho más fácil delegar, porque carecen del conocimiento practico de las políticas que la empresa tiene que aplicar, así como de las personas con las que tienen que trarar

Costumbres anteriores prevalecientes en la empresa

Cuando una empresa ha sido altamente centralizada y no esta acostumbrada a la delegación. Es necesario que esa se haga en forma mucho mas gradual y lenta, en canio cuando una empresa tiene ya mucha practica de descentralización es mas fácil delegar.

Delegación, descentralización y desconcentración .

Diferencia entre delegación y descentralización: la delegación es la causa, la descentralización es el efecto o el resultado de aplicar la delegación.La delegación puede hacerse solo en una persona o en una línea de autoridad, en cambio, la descentralización supone que debe hacerse de una manera mas o menos homogénea en todas las líneas de la empresa.

Supervisión

La función supervisora supone “ Ver que las cosas se hagan como fueron ordenadas”. Realizada por Supervisores inmediatos ( no hay no tienen bajo sus ordenes otros jefes).

Reglas de la supervisión

Unidad del cuerpo administrativoDe la doble preparación De fortalecimiento de la autoridad supervisora

GRACIAS POR SU ATENCION !