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Gestión y Evaluación de Costes SanitariosVol. 12 - Número 2 -
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Digitalización de todas las historiasclínicas activas de un
hospital. El paso
de un archivo físico de historiasclínicas a un archivo
digital
Sañudo García S, Vidal Sanz J, García Prieto E, Cisneros Martín
MA
Hospital Universitario Río Hortega.
[email protected]
Soledad Sañudo García
Resumen
Objetivo: El traslado al nuevo edificio del Hospital
Universitario Río Hortegaconcluido en febrero de 2009, supuso una
oportunidad para un planteamientodiferente en la gestión y manejo
de sus historias clínicas. El objetivo fundamen-tal era el no
trasladar el archivo del viejo al nuevo hospital, digitalizando el
archi-vo activo del hospital.
Metodología: El Servicio de Admisión y Documentación Clínica
diseñó el pro-yecto de digitalización del archivo activo, y la
Comisión de Historias elaboró unapropuesta sobre la estructura y
documentos de la historia digital. Se presentó elproyecto a todos
los órganos de dirección y participación del hospital.
Desde el traslado de la primera consulta el 16 de noviembre de
2008, se fuerondigitalizando las historias que eran necesarias para
esas consultas, bajo la premi-sa de que en el nuevo hospital ya no
se utilizaban historias en papel. Igual ocu-rrió con los ingresos
urgentes y programados.
Se terminó de digitalizar todo el archivo el 31 de agosto de
2009. En todo esetiempo la documentación en papel que se seguía
generando, se digitalizabainsertándola junto con la historia
digital del paciente que ya existía.
Resultados: Se han digitalizado 271 104 historias clínicas; el
100% del archivoactivo del hospital, lo que supone más de diez
millones de hojas con una mediade 37 documentos por historia.
Diariamente se digitalizan e insertan en el archivo digital del
hospital, una mediade 2505 documentos, de los que el 83% proceden
de consultas; sin embargo,este volumen es un 62% menor que el que
se tenía con la historia clínica enpapel.
El personal del archivo de historias clínicas ha reconvertido
sus funciones, sien-do ahora una de las principales, la de control
de calidad diario de todas las his-torias digitalizadas que van a
utilizarse en las consultas. P
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Hasta este momento, el archivo de historias clínicas digitales
ocupa 1 terabyte.
Conclusiones: Actualmente como resultado de este proyecto, en el
hospital noexiste archivo de historias clínicas.
Palabras clave: Digitalización, Historia Clínica, Archivo
historias clínicas.
Scanning all active medical records of an hospital. The passage
from a physical to a digital medical records file
Abstract
Objective: The move of the new building of the Hospital
Universitario Rio Hortegaconcluded in February 2009 and provided an
opportunity for a different approachto the management and handling
of medical records. The main objective was notto move the old file
to the new hospital but scanning the active file from the
hospi-tal.
Methodology: The Department of Admission and Clinical
Documentation desig-ned the project of scanning the active file,
and the History Commission drafted aproposal on the structure and
documents the digital history should have. The pro-ject was
presented to all the directory and participation boards of the
hospital.
Since the move of the first medical practice on 16 November
2008, the stories thatwere necessary for such practices were being
scanned, on the premise that thenew hospital will no longer use
records in paper. The same happened with emer-gency and planned
admissions.
The entire file was finaly finished on August 31, 2009. During
all this period of timeany document generated in paper was scanned
and inserted together with thepatient's digital history that
already existed.
Results: 271,104 medical records have been digitized so far,
100% of the active fileof the hospital, representing more than 10
million sheets with an average of 37documents per history.
Every day is digitized and inserted into the digital file of the
hospital, an average of2,505 documents, of which 83% come from
practices, although this volume is 62%lower than it was with the
clinical history on paper.
The staff of the medical record files have converted their
duties and now, the dailyquality control of all the digitized
records to be used in queries became one of itsmain.
Until now, the digital medical records file occupies 1
terabyte.
Conclusions: Currently and as a result of this project, there is
no medical recordsfile at the hospital.
Key words: Scanning, Clinical History, Medical records file.
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Introducción
La historia clínica es uno de los ele-mentos fundamentales de la
asisten-cia sanitaria. Esta importancia hasido refrendada por la
legislaciónque ha regulado tanto las caracterís-ticas de los
documentos que la com-ponen como su confidencialidad ysu
perdurabilidad1.
La obligatoriedad de custodiar lashistorias clínicas o una parte
selec-cionada de ellas, produce problemasimportantes en los
hospitales, por lacontinua necesidad de espacio parael
almacenamiento de la documen-tación clínica2. Las tecnologías
infor-máticas, disponen de solucionespara este problema permitiendo
ungran ahorro de espacio3.
El soporte electrónico permite tam-bién el acceso simultáneo a
la infor-mación por parte de diferentes usua-rios4.
La historia clínica electrónica se confi-gura como una solución
a estos pro-blemas y una oportunidad para mejo-rar muchos aspectos
que el actualsoporte papel, no puede solucionar5.
Pero mientras acaba de implantarseen todos los lugares la
historia elec-trónica, se han propuesto solucionespara resolver los
problemas de espa-cio y accesibilidad de las historias delos
hospitales; soluciones que han idopasando desde la microfilmación a
laexternalización de los archivos6.
Una opción valida en el actual mo -mento tecnológico es el de la
digitali-zación de los documentos de las his-torias, ya que la
mayor capacidad dealmacenamiento informático y mejoraen las
infraestructuras de comunica-ciones en la redes de los
hospitalespermite que su recopilación y consul-ta sean
factibles7.
Además, la legislación permite modi-ficar el soporte papel para
la custodiade los documentos clínicos8.
El Hospital Universitario Río Hortegade Valladolid, con más de
50 años dehistoria, se trasladó a un nuevo edifi-cio en febrero de
2009.
Esto supuso una oportunidad para unplanteamiento diferente en la
gestióny manejo de su documentación clínicay para solucionar de
forma definitivael problema de falta de espacio en suarchivo de
historias clínicas.
El Servicio de Admisión y Documenta-ción Clínica afrontó este
trasladocomo una posibilidad para eliminaren el nuevo centro la
necesidad de unarchivo de historias clínicas y al mismotiempo
preparar la situación para faci-litar la implantación de la futura
histo-ria clínica electrónica9.
Objetivo
Partiendo de la premisa básica del pro-yecto que fue el no
trasladar ningunahistoria clínica en papel al nuevo hos-pital, y
por tanto no trasladar el Archivode Historias Clínicas, se presenta
laexperiencia del proceso de digitaliza-ción de las historias del
archivo activodel Hospital Universitario Río Hortega,así como las
soluciones adoptadaspara su implantación, procesamiento,consulta y
actualización.
Material y métodos
El hospital disponía de un archivo dehistorias clínicas, con más
de 800 000historias ubicadas en dos áreas diferen-tes, el archivo
pasivo y el archivo activo.
El Servicio de Admisión y Documenta-ción Clínica es el
responsable de sugestión.
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El archivo pasivoa, con 500 000 histo-rias, se encuentra en un
edificio exter-no al hospital y su nivel de disponibili-dad y
utilización no precisaba deninguna intervención adicional. Por
lotanto la actuación se centraría en lasaproximadamente 300 000
historiasde su archivo activo.
Por otra parte, en el hospital existe unsistema informatizado de
repositoriode informes clínicos, desde el año1999. Este programa
facilitó el cambiocultural introduciendo el manejo de
losordenadores por parte de los profesio-nales sanitarios. Era pues
el soporteadecuado para visualizar las imágenesdigitalizadas de las
historias.
Igualmente, el hospital dispone de unsistema de radiología
digital desde elaño 2004.
Toda la documentación clínica de en -fermería de
hospitalización, se encon-traba ya informatizada en un
programaespecífico denominado “GACELA”des de el año 2006.
El cambio al nuevo edificio, supusoademás un cambio en la
adscripciónde 80 000 habitantes entre los doshospitales de
Valladolid (el HospitalUniversitario Río Hortega y el Hospi-tal
Clínico Universitario), lo que supo-nía redistribuir las historias
clínicas delos pacientes implicados, situaciónque el papel no
permitía.
El proceso de digitalización del archi-vo activo, suponía la
contratación deun servicio, adjudicándose el concur-so (1 850 000
€) en mayo de 2008.
La premisa básica del servicio contra-tado era la de digitalizar
todas las his-torias clínicas activas del hospital, sien-do este el
aspecto más novedoso,pues las experiencias previas eransobre todo
sobre historias y archivospasivos10,11.
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Comisión de HHCC
Servicio de Admisióny Documentación Clínica
(SADC)
Definición delmodelo de
historia clínicadigital
Modificación enprocesos yrecursos
informáticos
Decisiones ycoordinacióncon las HHCC
del otrohospital
Decisionessobre el
proceso y lagestión
del cambio
Reestructuraciónde los procesos
del archivo
Plan deemergencias
Comisiónde Dirección
Facilitar unaasistencia clínica
adecuada
Sustitución del soporte papel
en las historias
Solucionar el problema de falta
de espacio en el archivonuevo hospital
Poder intercambiarentre dos hospitales sin
problemas de disponibilidad80 000 historias
Ser el paso previoa inmediato a la
implantación de una HCE
Servicios centralesConserjería
Jefes de servicio
Junta técnico-asistencial
FASE
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Diseño proyecto
Objetivos
Estrategia del proyecto
Figura 1. Esquema del proceso estratégico
a El archivo pasivo esta constituido por las histo-rias de
pacientes fallecidos, de pacientes queno han acudido al hospital en
los últimos diezaños, documentación expurgada de las histo-rias muy
voluminosas y el fondo histórico.
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Como en el hospital, la historia clíni-ca en papel seguía siendo
la que seutilizaba de forma habitual en la acti-vidad asistencial,
iba a ser necesariodigitalizar también los documentos e historias
que se fueran creandodurante el tiempo que durara el pro-ceso de
digitalización, de tal formaque no se volviera a archivar la
docu-mentación en papel que se fueragenerando.
El ritmo del proceso debía ser elnecesario para no dificultar la
asisten-cia diaria de los pacientes que acu -dían al nuevo
hospital, tanto de formaprogramada como urgente.
Una vez adjudicado el concurso laComisión de Dirección del
hospitalacometió su dirección estratégicaabordando los distintos
aspectos queimplicaba (figura 1):
– Definición del modelo de historiaclínica digital del
centro.
– Reestructuración de los procesosy funciones del personal del
ar -chivo.
– Modificación en procesos y recur-sos informáticos.
– Decisiones sobre el proceso, la ges-tión del cambio y la
desapariciónpaulatina de las historias en papel.
– Decisiones y coordinación con lashistorias clínicas de los
pacientesque nos son transferidos desde elotro hospital de
Valladolid (el Hos-pital Clínico Universitario).
– Plan de contingencias.
La primera decisión fue la de encargara la Comisión de Historias
Clínicas,que elaborara una propuesta sobre laestructura que
deberían tener las his-torias digitalizadas.
En todo el proyecto de debía garanti-zar que respecto a las
historias clínicasy su información se contemplaran ymantuvieran
todos los requisitos y dis-posiciones legales establecidos tantopor
la legislación nacional1 como au -tonómica8.
La Comisión de Historias Clínicas con-cluyó lo siguiente:
– Las imágenes de las historias di -gitalizadas se visualizarían
en el re -po sitorio informatizado que yaexistía en el hospital,
que se llamaSistema de Información Clínica (SIClínica).
– Se digitalizarían todos los docu-mentos que existieran en la
histo-ria, sin expurgar ninguno, a dife-rencia del diseño de
experienciasprevias11,12.
– Esto permitiría destruir toda ladocumentación una vez acabara
sudigitalización y tras un período deseguridad.
– Se mantendría la misma estructuraque tenía la historia en
papel delhospital, es decir la documenta-ción de cada ingreso por
una partey la de las consultas agrupadas porespecialidad por otra,
para simpli-ficar así la consulta de las imáge-nes (tabla 1).
– Además, para agilizar así la consul-ta de las imágenes, se
identifica-ron los tipos documentales mássignificativos dentro de
cada epi-sodio.
– Así, para cada ingreso, las imáge-nes digitalizadas se
indexarían en(figura 2):
• Informes.
• Protocolo quirúrgico o partogama.
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• Informes de exploraciones com-plementarias.
• Otros documentos del episodio.
• Resto de documentación (aque-lla que según la legislación8
pue-de ser eliminada a los cinco añosde finalizar el episodio).
– Para cada consulta de cada espe-cialidad, la documentación se
agru-paría en tres bloques:
• Anamnesis y evolución, colocadaen orden inverso de fechas.
Estedetalle fue muy útil e importante(figura 3).
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Ingresos y cirugía mayor ambulatoria Consultas de cada
especialidadInforme clínico N.º de historia_ICU_I Anamnesis y
exploración N.º de historia _ código
de la especialidad_AProtocolo quirúrgico/ N.º de
historia_ICU_QpartogramaInformes de exploraciones N.º de
historia_ICU_CcomplementariasOtros documentos N.º de historia_ICU_D
Otros documentos N.º de historia _ código
de la especialidad_ODocumentación expurgable N.º de
historia_ICU_E Documentación expurgable N.º de historia _
código
de la especialidad_EICU: número de orden del episodio
correspondiente.
Tabla 1. Estructura de los documentos digitalizados en cada
episodio
Figura 2. Visualización a los documentos digitalizados en el
programa SI Clínica.
Consulta de tipos de documentos en el episodio elegido
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• Otros documentos del episodio.
• Resto de documentación (aque-lla que según la legislación8
pue-de ser eliminada a los cinco añosde finalizar el episodio).
– Se acordó que si algún tipo docu-mental o algún episodio no
teníadocumentos en la historia, la ima-gen asociada, se
identificaría como“sin documentación”, de formaque se aseguraba que
en la historiaen papel se había buscado esadocumentación pero no
existía.
– Ya que en las historias activas enpapel, había documentos más
anti-guos que el año de implantacióndel SI Clínica (ingresos
anteriores a1992 y consultas anteriores a 1997)
se decidió indexarlos en una carpe-ta identificada como “otros
episo-dios”.
– Una decisión fundamental fue la deampliar el proyecto,
instando al ser-vicio de informática que diseñara yhabilitara algún
sistema sencillo parapoder registrar de forma electrónicaen el SI
Clínica, al menos la anamne-sis y evolución clínica de
consultasexternas, para minimizar en lo posi-ble la creación de
nueva documen-tación en papel, en el periodo transi-torio hasta la
implantación de lahistoria clínica electrónica9,13.
La Dirección del hospital asumió estasconclusiones, que presentó
a los dife-rentes niveles representativos del hos-pital (Jefes de
Servicio, Comisión Mix-
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Figura 3. Visualización de los documentos digitalizados en el
programa SI Clínica.
Visualización de las imágenes dentro del tipo documental
elegido
Las anotaciones de evolución se colocaron ordenadas en orden
inverso de fechas, para poder visualizar primero laúltima
anotación. Cada tipo documental está identificado por una etiqueta
de código de barras, que permite suindexación automática.
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ta, Junta Técnico Asistencial, sesionesclínicas, etc.), dentro
de los proyectosasociados al traslado al nuevo edificio. Antes de
iniciar el proceso de digitali-zación masiva y de utilización del
SIClínica para registrar las anotacionesdel evolutivo de consultas
externas,se decidió pilotar su aplicabilidad, yaque al tratarse de
historias activas,había que asegurar que no se dificul-taba la
actividad asistencial.
En noviembre de 2008, se planteó unpiloto en el que durante una
semanamédicos de las especialidades de Medi-cina Interna,
Traumatología, Neurología,Dermatología y Cirugía General, juntocon
un médico del Servicio de Admisióny Documentación Clínica
atendieron apacientes en consulta, aunque enmenor número de lo
habitual, manejan-do ya las historias digitalizadas y reali-zando
las anotaciones de evolución clí-nica en el programa informático
que sehabía desarrollado para ello.
Esto permitió:
– Analizar como se desarrollaba unaconsulta manejando la
historia enel nuevo entorno.
– Que estos facultativos se constitu-yeran en formadores primero
desus compañeros del mismo servi-cio y posteriormente del resto
deservicios, de manera que antes deltraslado al nuevo hospital,
todoslos médicos conocieran el nuevosistema y su manejo.
– Los servicios quirúrgicos concluye-ron que el proyecto era
factible.Los servicios médicos indicaronque se precisarían muchos
ajustesantes de poder pasar una consultanormal con este
sistema.
– Todos los especialistas implicadosen esta prueba, constataron
las difi-cultades que aparecían en la rela-
ción médico-paciente, al manejar elordenador en la consulta, si
bienreconocieron que se trataba de unproblema de hábito en la
mayoríade los casos.
– Se valoró positivamente la calidad,accesibilidad y manejo de
la docu-mentación digitalizada.
– Se instó a mejorar de forma muyimportante la navegabilidad y
velo-cidad del programa informáticoque se realizó para registrar
las ano-taciones de evolución.
Por su parte en la Unidad de Docu-mentación Clínica y Archivo se
redise-ñaron los procesos y los programas degestión de historias y
las funciones de su personal para adaptarse a lanueva
situación:
– Se realizó un análisis de la estruc-tura y tipología
documental de lashistoria clínica para ajustar lo acor-dado por la
Comisión de HistoriasClínicas, con la situación real de
lashistorias y su documentación.
– Se realizaron sesiones de consen-so y formación con el
personal dela empresa adjudicataria.
– Aunque se acordó en un inicio digi-talizar las historias que
cada día serecibían en el archivo, la evolucióndel proceso hizo que
al final se tuvie-ran que digitalizar las historias que seprestaban
para las consultas que seiban iniciando en el nuevo hospital.
– Se siguió al mismo tiempo, prestan-do historias en papel para
las con-sultas e ingresos que iban quedan-do en el viejo hospital,
lo queobligaba a una coordinación muyprecisa en la gestión de las
historias.
– Se ajustaron los plazos y volúmenesde préstamo de las
historias para
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digitalización, de forma que en elmomento en que se trasladó
todo elhospital (febrero 2009), diariamentese facilitaban a
digitalización unamedia de 900 historias para las con-sultas
externas del nuevo hospital(con 72 horas de antelación), unas 80
historias para ingresos programa-dos (que debían estar preparadasen
dos horas, desde que se cerrabala programación hasta que
ingresa-ban los primeros pacientes) y unas100 historias de ingresos
urgentes,que se digitalizaban en cuatro hora-rios distintos a lo
largo del día.
– A estas historias más activas, seañadían otras hasta llegar al
ritmoacordado de 3000 historias digita-lizadas al día.
– Las historias clínicas de los pacien-tes que habían pasado a
nuestraárea sanitaria, se digitalizaban amedida que el facultativo
las solici-taba, devolviendo el original al otrohospital y dejando
las imágenesdigitalizadas, accesibles igualmen-te en el SI Clínica.
Este procesocontinúa en la actualidad.
– Un equipo del personal de archivose hizo responsable de
aplicar lassoluciones documentales perti-nentes ante las
contingencias quese presentaban.
– Ya que se continúa generando doc -umentación en papel en el
hospital,fue preciso diseñar un procedimien-to que permitiera,
insertar las nue-vas imágenes, episodios e historiasque fueran
apareciendo, junto conlo ya digitalizado con
anterioridad,incorporándolo al procedimientoglobal.
El Servicio de Informática del hospital:
– Decidió que las imágenes digitaliza-das de los documentos, se
grabaran
en ficheros tiff multipágina con unaestructura y denominación
concretaque permitieron su incorporaciónautomática al SI Clínica
(tabla 1).
– Preparó 4 terabytes de espacio enlos servidores del hospital
parasoportar el almacenamiento delarchivo digital.
– Diseñó un programa con el que segeneraban dos ficheros por
cadahistoria prestada a digitalización;uno con los datos de
identificacióndel paciente y el otro con los datosde sus
episodios.
– Con estos datos se generan eti-quetas, que se pegan a los
docu-mentos y que son leídas por elOCR del escáner, lo que
permiteidentificar e indexar la documenta-ción de forma automática
en losficheros predefinidos para cadahistoria (tabla 1).
– Además y siguiendo las recomen-daciones de la Comisión de
Histo-rias Clínicas, el Servicio de Informá-tica, diseño un
programa sencilloque permite registrar las anotacio-nes de
evolución en consultas en elSI Clínica.
– Todo ello supuso además optimi-zar dicho programa y la red que
losoporta, dado el mayor volumende información y de uso que esta-ba
recibiendo.
– Además, hubo que aumentar ladotación de ordenadores dondefuera
necesario.
– Se diseñó y aplicó el plan de con-tingencias informáticas.
Resultados
En mayo de 2008, se iniciaron los pri-meros contactos con la
empresa adju-
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dicataria del concurso, analizando laestructura de las historias
clínicas yevaluando su tipología documental.
Se realizaron pruebas sobre la calidadde visualización de las
imágenes.Como consecuencia, fue necesariocrear una nueva carpeta
entre losdocumentos digitalizados de cadahistoria, identificada
como “varios”,donde se insertaban los documentosque precisaran una
mayor calidad desu visualización, que se digitalizabande forma
independiente y a color(fotos, ciertas graficas, etc.).
Se realizaron muestreos de historiasclínicas, para valorar la
media aproxi-mada de documentos por historia yasí calcular las
cargas de trabajo dia-rio de digitalización que serían
nece-sarias.
Todos estos aspectos se ajustaron conbastante facilidad.
Se acordaron los plazos y momentode entrega diaria de historias
y dedevolución de imágenes, según eltipo de historia y su
necesidad. Paracumplir estos plazos, la empresa adju-dicataria
precisó digitalizar en tres tur-nos todos los días y aumentar su
plan-tilla hasta 30 personas en el área deidentificación e
indexación de la do -cumentación, la que mayor trabajoma nual
suponía (figura 4).
El proceso que resultó más complejoy que provocó la mayor parte
de lascontingencias fue el de identificar conel nombre exacto los
ficheros en losque se devolvían las imágenes de laforma que se
había acordado. Cuan-do las historias digitalizadas se devol-vían
con todas sus imágenes, peroalguno o todos sus ficheros no
res-pondían exactamente a la nomencla-tura acordada, las imágenes
no po -dían ser vistas por el medico en el SIClínica, aunque la
historia constaba
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Figura 4. Equipo encargado de la identificación e indexación de
los documentos
de cada episodio en cada historia clínica. Turno de mañana
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como devuelta y digitalizada, para elprograma de gestión del
archivo.
Esta estructura de ficheros resultabamuy útil para la descarga e
incorpora-ción automática de las imágenes en elprograma del
hospital, pero obligabaa muchos ajustes en los programas degestión
de la digitalización, lo quesupuso en los primeros meses
unadificultad añadida, hasta que pudoso lucionarse.
Por ello, una parte del personal delarchivo, se tuvo que
encargar de revi-sar el día anterior a la consulta o alingreso
programado, todas las histo-rias y comprobar si eran efectivamen-te
visibles en el sistema informáticodel hospital y en su caso
solucionar lasincidencias detectadas.
Se comenzó a digitalizar de formamasiva en noviembre de 2008. El
tras-lado de consultas del viejo al nuevohospital se produjo de
forma paulati-
na desde el 16 de noviembre de 2008hasta el 14 de febrero de
2009. Finali-zado el traslado, se siguió digitalizan-do las
historias que habían quedadoen el archivo del viejo hospital, que
nose cerró hasta que quedó vacío el 31de agosto de 2009.
Se han digitalizado 271 104 historiasclínicas; el 100% del
archivo activo delhospital, lo que supone más de diezmillones de
hojas con una media de37 documentos por historia.
A medida que han ido disminuyendoel número de historias que
había quedigitalizar, aumentaba el número dedocumentación para
insertar.
De esta forma, durante este tiempo sehan generado 125 856
episodios condocumentación para digitalizar einsertar en la
historia digital ya existen-te, de los que el 73% corresponden
adocumentación de las consultas y elresto a la documentación de
ingresos
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Inicio traslado
Fin traslado
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Sep
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Figura 5. Evolución e hitos de la digitalización de las
historias clínicas
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y cirugía mayor ambulatoria que conti-núa generándose toda ella
en papel(figura 5).
Hasta el momento se han incorpora-do también al archivo digital
del hos-pital, 12 232 historias de los pacientesque cambiaron su
área sanitaria y quetenían su historia en el otro hospitalde la
ciudad.
El personal de la Unidad de Docu-mentación Clínica que antes
hacia lastareas de archivado y desarchivado delas historias, ha
reconvertido su activi-dad pasando a analizar la calidad desus
imágenes y a solucionar en esteentorno los problemas que se
detec-tan.
Se ha conseguido después de losajustes iniciales, un nivel de
calidaden la indexación y visualización de lasimágenes en el 97% de
las historias.
Igualmente este personal realiza lagestión de la documentación
que serecibe para insertar en el archivo digi-tal, revisando todos
los documentosen papel que se producen en el hos-pital tanto en
consultas como eningresos, y que suponen una mediade 612 episodios
diarios, con un pro-medio de seis hojas en cada episodio.Este
proceso, continúa en la actuali-dad, si bien el volumen de
documen-tación en papel que se maneja ha dis-minuido en un 27% en
relación alarchivo del antiguo hospital.
Hasta este momento, las imágenes delarchivo digital ocupan 1
terabyte.
El programa SI Clínica del hospital,pasó de ser un mero
repositorio deinformación clínica, y por tanto deconsulta opcional
por parte de losfacultativos, al sistema de registro delas
anotaciones de consulta, si biende una forma muy sencilla y con
unalcance limitado, pues no tiene los
requerimientos y utilidades de unahistoria clínica electrónica,
pues noera eso lo que se pretendía.
De las 214 984 consultas que se hanrealizado desde el 16 de
noviembrede 2008 hasta el 31 de enero de 2010,se han registrado
anotaciones de evo-lución en el SI Clínica en el 76% de loscasos,
con lo que se concluye quepese a la novedad, dificultades
inicia-les y simplicidad del programa infor-mático diseñado, este
sistema estasiendo utilizado.
Conclusiones
– El Archivo activo del Hospital Uni-versitario Río Hortega,
tardó en serdigitalizado diez meses, cerrándo-se el 31 de agosto de
2009.
– Hubo muchas dificultades debidassobre todo al importante
cambiocultural, que se unió a los proble-mas propios de un traslado
dehospital y a las contingencias infor-máticas que surgieron.
– La decisión de digitalizar todos losdocumentos de la historia
sin ex -purgar ninguno, consideramos queha sido acertada. Ha dado
la segu-ridad que los usuarios necesitabany permite destruir todo
el papel enel plazo acordado (un año).
– Igualmente la decisión de identifi-car como “sin
documentación”,los casos en los que no existía elpapel en el
episodio correspon-diente, supuso una buena opción,pues también dio
seguridad atodos, de que en la historia enpapel esa documentación
se habíabuscado, pero no existía.
– El resultado en la calidad documen-tal de la digitalización
después delos ajustes iniciales es muy adecua-
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Gestión y Evaluación de Costes SanitariosVol. 12 - Número 2 -
Abril-junio 2011 105
do, tanto en la visualización de laimagen, como en la
identificación eindexación de documentos, contan solo un 3% de
errores detecta-dos actualmente.
– La unión del proyecto de digitaliza-ción con el de
incorporación infor-matizada de las anotaciones deevolución clínica
en las consultas através del SI Clínica, ha resultadofinalmente una
buena opción, sibien fue el elemento que más pro-blemas y
dificultades supuso.
– El intercambio digital de historiasentre los dos hospitales de
Vallado-lid, ha resultado una solución idó-nea.
– El personal de la Unidad de Docu-mentación Clínica y Archivo,
hareconvertido sus funciones, siendoahora una de las principales,
el con-trol de calidad diario de todas lashistorias digitalizadas
que van a uti-lizarse en las consultas e ingresosprogramados, la
digitalización einserción de los nuevos documen-tos generados
diariamente y la ges-tión del archivo digital.
– Actualmente, como resultado de es -te proyecto, en el hospital
no existearchivo activo de historias clínicas.
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