Digitalisering van erfgoedcollecties in bibliotheken, archieven en musea. Overzicht van werkprocessen, aandachtspunten en valkuilen (Trudi Noordermeer)

Digitalisering erfgoedcollectiesin bibliotheken, archieven en

musea

Werkprocessen: aandachtspunten en valkuilen

Colloquium Zilvermuseum27 mei 2010Trudi Noordermeer

4

Programma

Introductie

Projectplan voor een digitaliseringsproject• Overzicht werkpakketten• Voorbeelden

5

Context

• Digitaliseren erfgoedcollecties in

- Bibliotheken- (Audiovisuele) archieven- Musea- Andere instellingen

• Variatie materiaaltypen

6

Digitalisering: bibliotheken

• Massa-digitalisering bijv- Koninklijke Bibliotheek Den Haag

• 8 miljoen krantenpagina’s• 2,5 miljoen boeken

- Google books• 300.000 boeken Universiteitsbibliotheek Gent

- Homogene materiaaltypen

• Digitalisering heterogene materialen- Scala aan materialen

8

11

Digitalisering: archiefmaterialen

• Heterogene materialen- Foto’s- Brieven

• Zakelijke en/of persoonlijke correspondentie

- Rapporten en verslagen- Officiele documenten- Ontwerptekeningen- Tekeningen met artistieke waarde

13

Digitalisering: musea

• (Foto’s van)• Allerlei soorten objecten

- Schilderijen- Beelden- Meubels- Geprepareerde dieren- Academisch erfgoed

• Etc etc etc

- Brieven (Van Gogh museum: nieuwe editie)

16

22

Digitalisering

• Audiovisuele materialen- Televisie- Radio- Andere av materialen

• Aparte problematiek

• Experts:- IBBT Gent- Instituut voor Beeld en Geluid Hilversum

23

Voordat u begint…………

• Waarom wilt u digitaliseren?- Is het materiaal interessant genoeg om te digitaliseren?- Is er een publiek voor?

• Wie zijn de gebruikers?• Kent u hun wensen?

• Is het materiaal wellicht niet uniek en reeds door anderen gedigitaliseerd?- Atlassen van Blau (17e eeuw)

• Bezint eer gij begint!- Digitalisering is kostbaar en het schept verplichtingen

op langere termijn

24

Beschikbaarstelling materiaal

• Stel: U/Uw instelling heeft besloten om collecties te digitaliseren- Hoe wilt u het gdigitaliseerde materiaal

beschikbaarstellen?• Website?• Aanbieden aan Europeana?• Aanbieden aan een nationale infrastructuur?

- American Memory, Gallica, Geheugen van Nederland- Nog geen Belgische/Vlaamse infrastructuur

• DVD/CD-ROM?• Mobiele media? I-phone?• I-pad?• Boek?

25

Het begin…..

• Taak management- Denk vanuit het eindresultaat en redeneer

dan terug- Bedenk dus goed hoe u het gedigitaliseerde

materiaal wil aanbieden• Kent u de gebruikers en hun noden?• Gebruikersonderzoek?• Bekijk voorbeelden:

- Wat vindt u goed?- Wat vindt u minder geslaagd?

26

Werkwijze: project

• Digitaliseringsprojecten- projectmatige aanpak

• Belangrijkste eisen- management is akkoord en enthousiast- professionele projectleider- gedetailleerd Plan van Aanpak

• Activiteit is beperkt in tijd (=project)

- definitie resultaten en kwaliteitseisen- budget beschikbaar- personeel beschikbaar- ICT infrastructuur beschikbaar

27

Projectmatig werken

• Volg de klassieke stappen van projectmatig werken- Achtergrond: missie,visie, doelstellingen- Beperkt in tijd- Budget- Personeel- Opdeling in werkpakketten

• Mijlpalen

• Projectleider=professional• Eventueel algemene cursus projectleiding

28

Projectleider

• Projectleider=professional als projectleider- Eventueel algemene cursus projectleiding

• Heeft basiskennis van alle aspecten van digitaliseringprojecten

• Kan met alle experten overleggen- Conservator, scanner, catalograaf, ICT personeel,

webmaster

• Kent de valkuilen

29

Plan van Aanpak

• Werkpakketten1. Materiaalanalyse2. Metadata: zoeken en vinden3. Scannen: in huis of uitbesteden4. ICT infrastructuur

• digitale opslag en digitale duurzaamheid

5. Presentatie

30

1. Materiaalanalyse/1

• Voordat het project begint• Uitputtende analyse van het materiaal

- Kost tijd en geld- Dat verdien je later terug

• Eventueel statistische inschatting• Voorbeelden

- Pamflettten (aantal pagina’s)- Kranten (pagina’s onleesbaar of kapot)- Heterogene archiefmaterialen (afmetingen)- Devotieprenten (40.000)

31

1. Materiaalanalyse/2

• Je weet precies- Hoeveel opnamen?- Afmetingen van het materiaal

• Uitvouwbare documenten, groter dan A0?• Kun je dat in huis scannen?

- Voorbeelden• Archief Zilvermuseum

• Informatie is absoluut noodzakelijk voor:- planning- kostenberekening

32

2. Metadata: zoeken en vinden

• Metadata: bibliografische beschrijvingen• Sluit je aan bij standaarden!!• Er zijn zeer veel standaarden

- Zeer veel verschillende standaarden voor bibliotheken, archieven en musea

- Voor uitwisseling en/of opname in Europeana: Dublin Core

• Als het kan: catalogus als uitgangspunt- duurzaamheid

33

3. Scannen/1

Drie mogelijkheden:- In huis scannen- Uitbesteden aan een firma- Combinatie van 1 en 2

In huis scannen- Scanner aanschaffen- Veel typen scanners

- Grote afmetingen- heel kostbaar- is dat wel nodig?

- Aanvraag voor offertes bij Vlaamse/Belgische bedrijven

34

3. Scannen/2

• Scannen uitbesteden aan een firma- Aanvraag voor offertes- Informatie uit materiaalanalyse=essentieel

• Mogelijke problemen:• Er is veel meer materiaal dan je denkt• Het scanbedrijf ontdekt dat het materiaal niet in orde is:

beschadigd, onleesbaar, ontbrekende pagina’s etc• Conclusie: uitputtende materiaalanalyse is noodzakelijk

• Combinatie in-huis scannen en uitbesteden- Bijvoorbeeld grote formaten buitenshuis- Unieke en kostbare materialen zelf doen

35

4. ICT infrastructuur

• ICT infrastructuur- Link tussen metadata en afbeeldingen

• Via catalogus? Anders?

- Opslag• Wie regelt de opslag voor uw project?

- Back ups• Controleer of er regelmatig back ups gemaakt worden• Voorbeeld: verloren scans door vernieting schijven

- Welke bestandsformaten? Tiff? JPEG? PNG?- Let op structuur bestandsnamen!!!- Denk aan digitale duurzaamheid!!

36

5. Presentatie

• Denk vanaf het begin aan de gebruiker• Wat wil hij met het materiaal

- Onderzoek?- Onderwijs?- Culturele interesse?- Anders?

• Welke media gebruik je voor de publictie?- Website? I-phone? Boek? Anders?

37

Projectmanagementaspecten/1

• Planning- Je moet heel precies weten hoeveel scans

gemaakt moeten worden- Bereken hoeveel dagen nodig zijn voor alle

activiteiten

38

Projectmanagementaspecten/2

• Personeel- Projctleider- Conservator- Fotograaf/Scanner (bij in-huis scanning)- Catalograaf (metadata)- ICT deskundige

• Betrokkenheid/beslissingen van management

- Eventueel communicatie-afdeling of onderwijskundige

39

Projectmanagementaspecten/3

• Budget, o.a.• Kostenberekening scans

- Aantal opnamen- Afmetingen- Kwaliteit- Presentatieformaten (tiff, jpeg, andere?)

• Zie website: DEN- Digitaal Erfgoed Nederland- Kostenberekening digitaliseringsprojecten

40

Hoge kosten

• Scanapparatuur /kosten uitbesteding• Personeel• Digtiale opslag• Bouw website / andere presentatievorm• Digitale duurzaamheid• Auteursrecht

41

Proejctmanagementaspecten/4

• Kwaliteit• Voorbeeld

- Brieven van Vincent Van Gogh gedigitaliseerd- Topkwaliteit

• Kleur, aantal pixels …• Want: geschikt voor publicatie in boekvorm

• Allerhoogste topkwaliteit is niet altijd nodig

• Let wel: ondermaatse scans kun je weggooien

42

Auteursrecht

• Auteursrecht geldt tot 70 jaar na overlijden van de maker

• Veilige grens mbt digitalisering: 1870• Let goed op dat u het materiaal wel mag

digitaliseren en publiceren• Auteursrecht is complex en voor specifieke

casussen is inbreng juristen noodzakelijk

43

Dank u!Vragen?

[email protected]