DIGITALISASI PROSES PENCETAKAN DOKUMEN AKADEMIK …

i

DIGITALISASI PROSES PENCETAKAN DOKUMEN

AKADEMIK UNTUK MENINGKATKAN LAYANAN BAGI

MAHASISWA UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA

Oleh :

DIANA NURMILA

NIM: 00000042142

PROYEK DIGITAL TRANSFORMATION

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Persyaratan Guna

Memperoleh Gelar Magister Manajemen Teknologi

UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA

FAKULTAS BISNIS

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI

TANGERANG

2020

ii




Oleh :

DIANA NURMILA

NIM: 00000042142

DIGITAL TRANSFORMATION



Telah disetujui oleh komisi pembimbing pada tanggal tertera di bawah ini:

Tangerang, 28 September 2020

Dr. J. Johnny Natu Prihanto, M.M. Dr. So Yohanes Jimmy, S.T.,M.M.

Pembimbing Utama Pembimbing Pendamping

Diketahui,

Dr. Florentina Kurniasari, MBM

Ketua Program Studi

Magister Manajemen Teknologi

iii




Oleh :

DIANA NURMILA

NIM: 00000042142

DIGITAL TRANSFORMATION



Telah disetujui oleh komisi pembimbing pada tanggal tertera di bawah ini:

Tangerang, 6 Oktober 2020

Komisi Penguji,

Ketua Penguji Anggota Penguji Ahli

Dr. Ir. Y. Budi Susanto, M.M. Dr. Florentina Kurniasari, MBM

Anggota Penguji I Anggota Penguji II

Dr. J. Johnny Natu Prihanto, M.M. Dr. So Yohanes Jimmy, S.T.,M.M.

iv

v

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Saya mahasiswa Universitas Multimedia Nusantara yang bertanda tangan di

bawah ini:

Nama : Diana Nurmila

NIM : 00000042142 demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Multimedia Nusantara Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif

(Nonexclusive Royalty-Free Right) atas karya tugas akhir saya yang berjudul :

Digitalisasi Proses Pencetakan Dokumen Akademik untuk

Meningkatkan Layanan bagi Mahasiswa Universitas Multimedia Nusantara

beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan Hak Bebas Royalti Non-

Eksklusif ini Universitas Multimedia Nusantara berhak menyimpan,

mengalihmedia/formatkan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data

(database), mendistribusikannya, dan menampilkan/mempublikasikannya di

internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari

saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta. Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak

Universitas Multimedia Nusantara, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas

pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini. Demikian surat pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Tangerang Tanggal : 18 September 2020 Yang membuat pernyataan

Diana Nurmila

vi

ABSTRAK

Transformasi digital mendukung sasaran stratejik yang ingin dicapai dari

Biro Informasi Akademik (BIA) yaitu selain menyediakan data dan informasi yang

akurat dan komprehensif dalam bidang akademik, diharapkan mampu memberikan

layanan dengan cepat dan akurat. Sejalan dengan hal tersebut, BIA sebagai objek

penelitian berupaya untuk meningkatkan layanan terutama dalam hal pencetakan

dokumen-dokumen akademik dimana dalam proses pencetakannya masih

mengalami beberapa permasalahan salah satu diantaranya adalah proses pencetakan

yang melebihi dari batas waktu layanan yaitu 3 (tiga) hari kerja.

Penelitian ini menggunakan pendekatan Digital Maturity Model (DMM)

dari TM Forum, dengan 5 (lima) dimensi yaitu Customer, Strategy, Technology,

Operation, dan Culture. Penelitian ini juga menggunakan metode kuantitatif

dengan in-depth interview kepada perwakilan dari Rektorat untuk memperoleh

gambaran kondisi saat ini dan mencari letak gap dari kondisi current dan future

tersebut seperti yang diharapkan oleh Universitas. Temuan dari penelitian ini

menyatakan bahwa kondisi rata-rata berada pada level advancing, dan harapan

kedepannya bisa berada pada level leading. Namun tentunya setelah mencapai level

tersebut, diharapkan untuk tetap mengikuti perkembangan teknologi.

Penelitian ini mengusulkan untuk memanfaatkan transformasi digital

berupa teknologi self-service dengan membangun sistem Kiosk yaitu Student Self

Service Printing Document (S3PD). Dari hasil analisis kelayakan, proyek ini layak

dijalankan dengan mempertimbangkan efisiensi resource yang diperoleh dengan

biaya yang dikeluarkan. Dengan adanya sistem ini diharapkan mampu mendukung

sasaran yang ingin dicapai dalam peningkatan service time yaitu mempercepat

proses pencetakan yang dapat diakses secara mandiri (self-service) tanpa perlu

waktu tunggu (real time).

Kata Kunci: transformasi digital, digital maturity model, student self service

printing document.

vii

ABSTRACT

Digital transformation supports the strategic goals to be achieved from the

Academic Information Bureau (BIA), in addition to providing accurate and

comprehensive data and information in the academic field, it is expected to be able

to provide services quickly and accurately. In line with this, BIA as an object of the

research strives for improving the services, especially in terms of printing academic

documents where the printing process is still found several problems, which is the

printing process that exceeds the service time limit, which is 3 (three) working days.

This research is using Digital Maturity Model (DMM) approach from TM

Forum, with 5 (five) dimensions, Customer, Strategy, Technology, Operation, and

Culture. This research also uses quantitative methods by in-depth interviews with

representatives from the Rectorate to obtain an overview of current conditions and

to find the gaps from current and future conditions as expected by the University.

The findings of this study indicate that the average condition is at the advancing

and performing levels, and it is hoped that in the future it can be at the leading level.

This research proposes to take advantage of digital transformation in the

form of self-service technology by developing the Kiosk system, namely the

Student Self Service Printing Document (S3PD). This project is feasible to run by

considering the efficiency of resources obtained at the expense of it. By using this

system, it is expected to be able to support the target to be achieved in increasing

service time, which can improve the printing process that can be accessed self-

service without the need for waiting time (real-time).

Keywords: digital transformation, digital maturity model, student self-service

printing document.

viii

KATA PENGANTAR

Puji Syukur atas berkat dan rahmat kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas

selesainya penulisan tugas akhir ini dengan judul: “Digitalisasi Proses Pencetakan

Dokumen Akademik untuk Meningkatkan Layanan bagi Mahasiswa Universitas

Multimedia Nusantara”. Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat guna

memperoleh gelar Magister Manajemen Teknologi pada Program Magister

Manajemen Teknologi Fakultas Bisnis Universitas Multimedia Nusantara.

Penulis menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini tidak terlepas dari

bimbingan, dorongan, serta bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini

penulis menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya sebagai ucapan

terima kasih kepada:

1. Dr. Ninok Leksono, M.A., selaku Rektor Universitas Multimedia Nusantara.

2. Dr. Florentina Kurniasari, MBM, selaku Dekan dan Ketua Program Studi

Magister Manajemen Teknologi, Fakultas Bisnis Universitas Multimedia

Nusantara.

3. Dr. J. Johnny Natu Prihanto, M.M sebagai Pembimbing utama yang telah

banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan dan

motivasi atas terselesainya tugas akhir ini.

4. Dr. So Yohanes Jimmy, S.T.,M.M sebagai Pembimbing pendamping yang

telah banyak membantu dan memberikan bimbingan atas terselesainya

tugas akhir ini.

5. Pimpinan dan Staff Program Magister Manajemen Teknologi Fakultas

Bisnis Universitas Multimedia Nusantara, yang telah banyak membantu

penulis selama menempuh studi ini hingga terselesaikannya tugas akhir ini.

6. Friska Natalia, Ph.D selaku pimpinan dan Wakil Rektor I UMN yang selalu

memberi dukungan dan meluangkan waktu kepada penulis untuk

menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Rekan-rekan Biro Informasi Akademik terutama Astri Forturia, Bestari

Dyah, Catharina Evi, dan Sekar Widuri yang selalu memberi semangat

ix

kepada penulis untuk tetap melanjutkan dan menyelesaikan tugas akhir di

sela-sela kesibukan pekerjaan yang sangat padat.

8. Kepada teman-teman mahasiswa angkatan 1 MMT dan para sahabat penulis

telah membantu dalam penyelesaian penulisan tugas akhir ini.

9. Khusus bagi Orang Tua, Ibu, alm. Bapak dan kakak penulis yang senantiasa

memberi dukungan moril untuk melanjutkan studi.

Akhirnya penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari

sempurna, maka penulis mengharapkan saran dan masukan yang bersifat positif

sehingga tugas akhir ini akan lebih baik lagi.

Tangerang, 18 September 2020

Penulis,

Diana Nurmila

x

DAFTAR ISI JUDUL …………………………………………………………………………………… i

LEMBAR PENGESAHAN ……………………………………………………………… ii

PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ………………………………………... iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TUGAS AKHIR UNTUK

KEPENTINGAN AKADEMIS .......................................................................................... v

ABSTRAK ......................................................................................................................... vi

ABSTRACT ...................................................................................................................... vii

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... viii

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... x

DAFTAR TABEL .............................................................................................................. xi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ xii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................... xiii

BAB I .................................................................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1

1.2 Karakteristik Industri ................................................................................................ 2

1.3 Konteks Transformasi Digital Secara Umum ........................................................... 5

1.4 Peluang dan Manfaat Transformasi Digital .............................................................. 7

1.5 Ancaman dan Tantangan Transformasi Digital ........................................................ 8

BAB II ............................................................................................................................... 12

2.1 Analisis Internal Perusahaan ................................................................................... 13

2.2 Analisis Eksternal Perusahaan ................................................................................ 19

2.3 Analisis Pesaing ...................................................................................................... 20

2.4 Analisis Perusahaan ................................................................................................ 21

2.5 Strategi dan Motivasi Bisnis ................................................................................... 24

2.6 Proses Pengambilan Keputusan .............................................................................. 25

2.7 Analisis Sumber Daya ............................................................................................. 27

BAB III ............................................................................................................................. 32

3.1 Kerangka Kerja Transformasi Digital ..................................................................... 32

3.2. Digital Maturity Model .......................................................................................... 37

3.3. Manfaat Penggunaan Teknologi ............................................................................ 50

3.4. Pelaksanaan Proyek Transformasi Digital ............................................................. 54

BAB IV ............................................................................................................................. 62

4.1. Laporan Prioritas dan Kemampuan Bisnis ........................................................ 62

4.2. Pembahasan dan Pemetaan ............................................................................... 64

4.2.1. Capability Business ........................................................................................ 64

4.2.2. Solution .......................................................................................................... 67

4.2.3. Pembahasan analisa gap menggunakan Digital Maturity Model (DMM) ..... 75

4.2.4. Pembentukan roadmap transformasi digital ................................................... 80

4.2.5. Perhitungan Keuangan (Asumsi) ................................................................... 83

BAB V .............................................................................................................................. 85

5.1 Kesimpulan ............................................................................................................. 85

5.2 Saran ....................................................................................................................... 86

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... xiv

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Laju Pertumbuhan Penduduk Berdasarkan Provinsi ..................... 3

Tabel 1.2 Angka Partisipasi Kasar (APK) Perguruan Tinggi (PT) Menurut

Provinsi ......................................................................................................... 4

Tabel 3.1 Tabel Operasionalisasi Variabel ................................................ 45

Tabel 3.2 Hasil Uji Validitas Pearson .......................................................... 55

Tabel 3.3 Hasil Uji Realibilitas Alpha Cronbach ........................................ 56

Tabel 3.4 Analisis Deskriptif Dimensi Customer ....................................... 58

Tabel 3.5 Analisis Deskriptif Dimensi Strategy ......................................... 59

Tabel 3.6 Analisis Deskriptif Dimensi Technology ................................... 59

Tabel 3.7 Analisis Deskriptif Dimensi Operation ...................................... 60

Tabel 3.8 Analisis Deskriptif Dimensi Culture ........................................... 60

Tabel 4.1 Kapabilitas Perusahaan dalam Penerapan Transformasi Digital .. 64

Tabel 4.2 Jibility Canvas .............................................................................. 66

Tabel 4.3 Tahap Pelaksanaan DTP dan kapabilitas ..................................... 67

Tabel 4.4 Hasil Uji Validitas Main-test …………………………………... 76

Tabel 4.5 Hasil Uji Realibilitas Main-test ………………………………... 76

Tabel 4.6 Measurement Dimensi DMM ...................................................... 77

Tabel 4.7 Penerapan Transformasi Digital .................................................. 79

Tabel 4.8 Perhitungan Biaya Capex Kiosk .................................................. 83

Tabel 4.9 Perhitungan Biaya Operasional .................................................... 84

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Jumlah Perguruan Tinggi di Indonesia ..................................... 4

Gambar 2.1 Alur Diagram Cetak Dokumen Akademik ............................... 17

Gambar 2.2 Business Model Canvas UMN ................................................. 23

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Universitas Multimedia Nusantara 2019 .. 26

Gambar 2.4 McKinsey 7s Framework ......................................................... 27

Gambar 2.5 Layanan Permohonan Dokumen Mahasiswa melalui Gapura .. 31

Gambar 3.1 Digital Transformation Strategy Framework ........................... 32

Gambar 3.2 Alur Diagram Cetak Dokumen Akademik .............................. 33

Gambar 3.3 Monitoring Permohonan Surat Keterangan Aktif ................... 35

Gambar 3.4 Roadmap pencetakan dokumen ............................................... 36

Gambar 3.5 Digital Maturity Model ............................................................. 38

Gambar 3.6 Alur Student Self Service Printing Document Cetak KRS...... 52

Gambar 4.1 Business Capability Mapping ................................................. 63

Gambar 4.2 Jibility Canvas ......................................................................... 65

Gambar 4.3 Halaman Master Dokumen ..................................................... 69

Gambar 4.4 Halaman Master Nomor Surat ................................................ 69

Gambar 4.5 Halaman Master Tanda Tangan ............................................. 70

Gambar 4.6 Halaman Master Mesin ........................................................... 71

Gambar 4.7 Halaman Monitoring Cetak Dokumen..................................... 71

Gambar 4.8 Halaman Login Mahasiswa ..................................................... 72

Gambar 4.9 Halaman Utama Menu ............................................................. 73

Gambar 4.10 Halaman Cetak KHS .............................................................. 73

Gambar 4.11 Halaman Konfirmasi Cetak Dokumen ................................... 74

Gambar 4.12 Halaman Feedback Cetak Dokumen ...................................... 75

Gambar 4.13 Gap Analisis Current dan Future State .................................. 78

Gambar 4.14 Penerapan Transformasi Digital ............................................. 80

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Kuesioner Digital Transformation Project ............................... 88

Lampiran 2 Hasil Kuesioner Pre-test ……………………………………... 96

Lampiran 3 Hasil Uji Validitas Pre-test ...................................................... 97

Lampiran 4 Hasil Kuesioner Main-test........................................................ 101

Lampiran 5 Tabel r untuk df= 1 – 50 .......................................................... 102

Lampiran 6 Hasil Uji Validitas Main-test ................................................... 103

Lampiran 7 Transkrip Wawancara .............................................................. 105

Lampiran 8 Surat Pengalihan Hak Cipta ..................................................... 108

Lampiran 9 Kartu Bimbingan Tugas Akhir ................................................. 109

Lampiran 10 Pengecekan Turnitin ………………………………………... 112

DIGITALISASI PROSES PENCETAKAN DOKUMEN AKADEMIK …

Documents