Digitale Transformation im Rechnungswesen 13:50 Start / Begrüssung / Einleitung itelligence & SAP 14:00 SAP Invoice Management und Digitalisierung bei der FZAG Kundenvorstellung und Gesamtprojekt M. Hänggi, FZAG SAP Invoice Management: Projekt und Live Demo R. Andres, FZAG 15:00 Pause 15:30 Die Herausforderungen & Highlights der Lösung ICC/VIM R. Andres & R. Fischer Die Herausforderungen Erfahrungen & Benefits aus Sicht des Fachbereichs 16:00 SAP xECM – Die perfekte Digitalisierungsplattform U. Ender & A. Wasserfallen xECM – was ist das Besondere daran? Kundenbeispiel: Demo und was konnte erreicht werden 16:30 «The Circle at Zürich Airport – Ort für Business und Lifestyle» M. Hänggi 16:45 Apéro – bis ca. 19:00h 1
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Digitale Transformation im Rechnungswesen€¦ · Ausgangslage & Projektauftrag Die Flughafen Zürich AG plant mit dem Projekt «elektr. Rechnungsverarbeitung» mit SAP Invoice Mgmt.
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Digitale Transformation im Rechnungswesen
13:50 Start / Begrüssung / Einleitung itelligence & SAP
14:00 SAP Invoice Management und Digitalisierung bei der FZAG
Kundenvorstellung und Gesamtprojekt M. Hänggi, FZAG
SAP Invoice Management: Projekt und Live Demo R. Andres, FZAG
15:00 Pause
15:30 Die Herausforderungen & Highlights der Lösung ICC/VIM R. Andres & R. Fischer
Die Herausforderungen
Erfahrungen & Benefits aus Sicht des Fachbereichs
16:00 SAP xECM – Die perfekte Digitalisierungsplattform U. Ender & A. Wasserfallen
xECM – was ist das Besondere daran?
Kundenbeispiel: Demo und was konnte erreicht werden
16:30 «The Circle at Zürich Airport – Ort für Business und Lifestyle» M. Hänggi
16:45 Apéro – bis ca. 19:00h
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Ein Einblick in das TeilprojektSAP Invoice Management
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R. Andres, FZAG
innovation@work Flughafen Zürich | 8. Juni 2016
Ausgangslage & Projektauftrag
Die Flughafen Zürich AG plant mit dem Projekt «elektr. Rechnungsverarbeitung» mit SAP InvoiceMgmt. / VIM die elektronische Unterstützung, Vereinfachung und Beschleunigung der Rechnungskontrolle, –Verbuchung und –Bearbeitung.
Es soll damit die heute schon vorhandene Infrastruktur optimal genutzt und für die Flughafen Zürich AG Optimierungsmöglichkeiten im Rechnungsprocessing inklusive Anbindung an die Bauadministrationslösung der Messerli Informatik ausgeschöpft werden.
Eine Gesamtlösung für die Flughafen Zürich AG
Ein zentraler Rechnungsprüfungsprozess mit Rechnungs-Scan und Workflowabwicklung für
Messerli-Rechnungen (Bauprojekte) / mit eigenem Workflow in Messerli
SAP-MM – Rechnungen
Übrige Rechnungen / Gutschriften
Einbindung von e-Procurement Rechnungen (Workflow im Fehlerfall / Differenzen)
Zuordnung Stammdaten Formelle Prüfung im Regelwerk
Stammdaten: Kreditoren, Projekte, Bauvorhaben
Rechnungsdaten
Kontierung
GenehmigungsworkflowAblehnung / Genehmigung
Rechnungsprüfung
Freigabeprotokoll/Kommentare
Kontierungspositionen
Endverbuchung Vervollständigung der Buchung
Buchungsdaten
Archivierung Freigabeprotokoll
Zahllauf
Scannen der Rechnung
ArchivsystemRechnungen, Attachments, Protokolle
Enterprise Scan
Invoice Capture Center (ICC)
Datendrehscheibe IBM WebSphere
Integration SAP VIM und Messerli BauAD
VIM bietet genügend Flexibilität, um Drittsysteme im Prozess einzubinden
Erweiterung der ICC Applikation zum Erkennen Messerli-spezifischer Informationen auf der Rechnung (Projekt, Auftrag, Bauvorhaben)
Aufruf von Schnittstellen aus der Belegverarbeitung im VIM (WebServices, RFC, ArchiveLink,…)
Definition weiterer Freigabeworkflows neben dem VIM-eigenen Genehmigungsworkflow
E-Mail Benachrichtigung des Bauprojektleiters aus dem VIM bei der Übergabe neuer Rechnungen
Übernahme der Kontierungsinformationen und Freigabeprotokoll in die VIM Datenstrukturen
«Der Buchhalter merkt keinen Unterschied, ob die Rechnung im SAP oder im Messerli genehmigt wurde».
Durch die Übergabe der Rechnungsdaten an das Drittsystem hat SAP keine Kontrolle mehr über den weiteren Rechnungsverlauf bis das Freigabeergebnis zurückgemeldet wird.
Permanentes Monitoring der Schnittstellen und aktive Benachrichtigung bei Ausnahmefällen
Definition der Freigabekompetenz pro Buchungskreis, Aufwandsart und Freigabestufe
Definition der Freigeber pro CO-Objekt
Ableitung des nächsten Freigebers aus dem Organisations-Management
Manuelle Pflege der CoA aufgrund der grossen Anzahl Kontierungsobjekte (Projekte, Innenaufträge, Serviceaufträge, …) und der daraus resultierenden Datensätze nicht möglich