Digitale Postkamer waterschap Vallei en Veluwe Denk digitaal!
Digitale Postkamer waterschap Vallei en Veluwe
Denk digitaal!
▐ Waterschap Vallei en Veluwe
▐ Aanleiding en doelstelling voor inrichting van Digitale Postkamer Concept
▐ Toelichting concept Digitale Postkamer
▐ Het project Digitale Postkamer
▐ Resultaten
▐ De volgende stap
Agenda
Waterschap Vallei en Veluwe
▐Voorstellen Rien van Ravenhorst Teamleider DIV, 12 teamleden, 8 fte
▐Voorstellen waterschap Vallei en Veluwe Sinds 1 januari 2013 WSVV zorgt voor veilige dijken, schoon en voldoende oppervlaktewater en gezuiverd afvalwater in het gebied tussen IJssel, Neder-Rijn, Utrechtse Heuvelrug en Randmeren.
Oppervlakte gebied 245.644 hectare
Omtrek van ons gebied 273 kilometer
Aantal gemeenten 37
Aantal inwoners 1.115.254
Formatie 406 fte
Waterschap Vallei en Veluwe
▐ Aanleiding en doelstelling voor inrichting van
Digitale Postkamer Concept
Agenda
Aanleiding en doelstelling voor inrichting van Digitale Postkamer Concept
Aanleiding en doelstelling
▐Leanmanagementtraject bij team DIV - de fysieke en digitale poststroom sneller en met minder uren te verwerken - medewerkers DIV inzetten in een andere rol
▐Productiviteitsverbetering - gebruikmaken van de mogelijkheden in Kofax Capture om “slim te scannen” - investering moet zichzelf terug verdienen - realiseren van de “Digitale Postkamer”
▐ Digitale Postkamer: inputmanagement concept
Agenda
▌ Geeft visie op de samenhang van de diverse
inputstromen ▌ Staat niet los van throughput en output ▌ Betreft inkomende en uitgaande
berichten/informatie ▌ Is vormonafhankelijk (analoog/digitaal) ▌ Streeft naar zo veel mogelijk geautomatiseerde
afhandeling door automatische classificatie, metadata extractie, controles en verrijking
▌ Is plaats- en tijdonafhankelijk
Inputmanagement
Digitale Postkamer
▐ Gestructureerde documenten ▐ Semi-gestructureerde documenten ▐ Ongestructureerde documenten
Herkenning?
Specifieke oplossing: Formulierenoplossing
Release Scan/Import Herkenning Validatie PDF Creatie Document voorbereiding
Specifieke oplossing: Factuurherkenning
Generieke oplossing Digitale Postkamer
2011 / 123456 reg. d.d. 04 - 11 - 2011 Van : Mailbox Coördinatiepunt KCV Gemeente Zaanstad Aan : Postbehandeling Verseon Onderwerp : FW : Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Datum : donderdag 3 november 2011 12 : 14 : 13 Prioriteit : Hoog Van : [email protected] [mailto : [email protected]] Verzonden : woensdag 2 november 2011 15 : 10 Aan : Mailbox Coördinatiepunt KCV Onderwerp : Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Bedrijfsnaam : geen Voorletter ( s ) : o Tussenvoegsel : Achternaam : koe Geslacht : Man Adres : sont 18 Postcode : 1501 ev Woonplaats : zaandam Telefoonnummer 063851 2394 waar u overdag bereikbaar bent : BSN / KvK nummer : 1345670 Emailadres : [email protected] Adres perceel : gemeentestraat 9ba Woonplaats perceel zaandam Op hoeveel plaatsen 1 aan te sluiten op het gemeenteriool : Geef een ik weet niet of de riool voor op straat zit of aan de zijkant van het nauwkeurige pand omschrijving van de situatie ( plaats aansluiting ( en ) , situatie t.a.v. voorgevel, hoeveel meter uit voorgevel, in welke richting, e.d. ) : Bestand : logo veilingspeciast.bmp Eventuele er is nu een deceptie tank
i t li hti
2011 / 123456 reg. d.d. 04 - 11 - 2011 Van : Mailbox Coördinatiepunt KCV Gemeente Zaanstad Aan : Postbehandeling Verseon Onderwerp : FW : Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Datum : donderdag 3 november 2011 12 : 14 : 13 Prioriteit : Hoog Van : [email protected] [mailto : [email protected]] Verzonden : woensdag 2 november 2011 15 : 10 Aan : Mailbox Coördinatiepunt KCV Onderwerp : Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Formulier : Nieuwe rioolaansluiting Bedrijfsnaam : geen Voorletter ( s ) : o Tussenvoegsel : Achternaam : koe Geslacht : Man Adres : sont 18 Postcode : 1501 ev Woonplaats : zaandam Telefoonnummer 063851 2394 waar u overdag bereikbaar bent : BSN / KvK nummer : 1345670 Emailadres : [email protected] Adres perceel : gemeentestraat 9ba Woonplaats perceel zaandam Op hoeveel plaatsen 1 aan te sluiten op het gemeenteriool : Geef een ik weet niet of de riool voor op straat zit of aan de zijkant van het nauwkeurige pand omschrijving van de situatie ( plaats aansluiting ( en ) , situatie t.a.v. voorgevel, hoeveel meter uit voorgevel, in welke richting, e.d. ) : Bestand : logo veilingspeciast.bmp Eventuele er is nu een deceptie tank aanwezig toelichting :
Rioolaansluitingsvergunning
Rioolaansluitingsvergunning
Valideren = registreren
Validatie emailbericht
Validatie OLO aanvragen + bijlagen
▐ Het project Digitale Postkamer
Agenda
▐ Projectteam: ▐ Projectleider ▐ Teamleider DIV ▐ DIV-medewerkers (2) ▐ Technisch applicatiebeheer VERSEON/KOFAX ▐ Consultant van BMConsultants ▐ Consultant van Circle
Project Digitale Postkamer
Digitale Postkamer
▐ Projectfasen:
▐ Analyse en opstellen plan van aanpak ▐ Kick off meeting ▐ Vaststelling prioriteiten en projectfasering
▐Deelproject 1: Factuurherkenning (upgrade) ▐Deelproject 2: Inkooporders ▐Deelproject 3: OLO’s aanvullend ▐Deelproject 4: Uitgaande Post ▐Deelproject 5: CD-roms ▐Deelproject 6: Zaaktypen herkenning (Digitale postkamer inkomende post)
Project Digitale Postkamer
▐ Deelproject 1: Factuurherkenning (upgrade)
▐ Facturen worden fysiek en digitaal ontvangen ▐ Fysieke facturen worden gescand, aangeboden via de batchclass Facturen en verwerkt ▐ Digitale facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt d.m.v. een koppeling met de mailbox Kofaxinfacturen ▐ Via applicatie Kofax Capture worden de facturen gevalideerd ▐ KOFAX – VERSEON – CODA
Project Digitale Postkamer
Facturen
Scan
Mailconnector
Herkenning factuurgegevens (web)Validatie
Facturen PDF/A Export
▐ Deelproject 2: Inkooporders ▐ Inkooporders worden aangemaakt in CODA ▐ In PDF geplaatst in een directory ▐ Vanaf deze directory worden de inkooporders door KOFAX
opgepakt, gevalideerd en verwerkt in VERSEON (enorme tijdwinst)
Project Digitale Postkamer
File-Importer (web)Validatie PDF/A Export Herkenning
Directory
▐ Deelproject 3: OLO’s
▐ E-mails van het omgevingsloket worden automatisch ingelezen en verwerkt d.m.v. een koppeling met de mailbox Kofaxin
▐ Zaak wordt eerst aangemaakt waarbij de ingediende aanvraag initiërend document wordt
▐ Het OLO nummer wordt bij het registreren van de zaak bij kenmerk afzender ingevuld, hier wordt de zaak aan herkend.
▐ Na registratie van de ingediende aanvraag worden de bijbehorende bijlagen bij de aanvraag gedownload
▐ Via applicatie Kofax Validatie worden de bijlagen geregistreerd. In het validatiescherm worden een groot aantal velden gevuld. De bijlagen worden aan de juiste zaak gekoppeld in VERSEON
Project Digitale Postkamer
OLO proces
File-Importer (web)Validatie PDF/A Export Herkenning
Automatische raadpleging data vanuit Verseon
Netwerklocatie OLO
▐ Deelproject 4: Uitgaande post
▐ Uitgaande documenten worden gescand via de batchclass Uitgaande post ▐ Automatische herkenning van zaak/document nummer ▐ Document wordt toegevoegd aan VERSEON ▐ Metadata controleren
Project Digitale Postkamer
Post
Scannen en Herkenning (web)Validatie PDF/A Export Kwaliteitscontrole
Document voorbereiding
Controle zaak/documentnummer
▐ Deelproject 5: CD-rom ▐ Inhoud van de CD kopiëren naar lokale schijf ▐ Mappenstructuur doorlopen ▐ Bestanden eventueel verwijderen welke niet geregistreerd
hoeven te worden ▐ De zaak wordt eerst aangemaakt in VERSEON ▐ Opgeschoonde map wordt aan de BMC File-importer
aangeboden ▐ Metadata wordt geregistreerd in VERSEON ▐ Metadata controleren
Project Digitale Postkamer
▐ Deelproject 6: Zaaktypen herkenning ▐ (Digitale postkamer inkomende post)
▐ Zaaktypen worden ingericht Op dit moment: Grondwateronttrekking, Bodemkwaliteit, Activiteitenbesluit en Bestemmingsplannen/Watertoets ▐ Kofax Capture herkent de documenten en metadata ▐ Bij het valideren worden de meeste velden herkend en
vastgelegd.
Project Digitale Postkamer
Kwaliteitscontrole
Post
Scannen en Herkenning (web)Validatie PDF/A Export Document voorbereiding
Mailconnector
Controle zaak/documentnummer
▐ Inrichting classificatie en herkenning
▐ Op alle documenten vindt herkenning plaats ▐ Classificatie wordt ingericht op de meest voorkomende zaaktypen, waarmee we waarschijnlijk 80% van onze post ondervangen
Project Digitale Postkamer
▐ Resultaten
Agenda
Resultaten
Oude en nieuwe bewerkingstijden van de documenten Soort Voor implementatie Na implementatie Levert op
Fysieke post Gem. 23 minuten Gem. 7 minuten ▐ Efficiëntie ▐ Kwaliteit van registratie ▐ Inzet op nieuwe taken
Digitale post Gem. 32 minuten Gem. 4 minuten ▐ Efficiëntie ▐ Kwaliteit van registratie ▐ Inzet op nieuwe taken
Inkooporders Gem. 6 minuten Gem. 5 sec. ▐ Efficiëntie ▐ Kwaliteit van registratie ▐ Inzet op nieuwe taken
OLO’s Gem. 30 minuten Gem. 7 minuten ▐ Efficiëntie ▐ Kwaliteit van registratie ▐ Inzet op nieuwe taken
Feestelijke mijlpaal
▐ De volgende stap
Agenda
▐ Zaak aanmaken vanuit Kofax validatie
Nieuw koppelvlak (Stuff koppeling)
Voor het aanmaken vaan een zaak moeten de velden zaaktype, NAW en afdeling gevuld zijn. De gebruiker kan dan op de knop “Maak Zaak” klikken.
In Verseon wordt een zaak aangemaakt en het zaaknummer zal verschijnen in het veld “Zaaknummer”.
Alles helder…