Page 1
การบรหารจดการ เอกสารจดหมายเหต (ดจทล)
บญเลศ อรณพบลย รองผอ านวยการฝายบรการความรทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย
ส านกงานพฒนาวทยาศาสตรและเทคโนโลยแหงชาต
http://www.thailibrary.in.th, http://stks.or.th
http://facebook.com/boonlert.aroonpiboon
[email protected]
Page 2
2536 2551 ปจจบน
เจาหนาทระบบคอมพวเตอร ศนยฝกอบรมเนคเทค
วทยากร ศนยฝกอบรมเนคเทค
รกษาการหวหนางานสนบสนนทางเทคนค ศนยฝกอบรมเนคเทค
รกษาการหวหนางานวชาการ ศนยฝกอบรมเนคเทค
รกษาการหวหนางานพฒนาสอสาระดจทล ศนยฝกอบรมเนคเทค
นกวชาการ ศนยฝกอบรมเนคเทค
นกวชาการ
รกษาการหวหนางาน งานพฒนาและบรการสอสาระดจทล
หวหนางาน งานพฒนาและบรการ สอสาระดจทล
STKS NECTEC
ศนยเทคโนโลยอเลกทรอนกสและคอมพวเตอรแหงชาต
รองผอ านวยการฝาย
Page 3
การท างาน (ทผานมา/ปจจบน)
• อาจารยพเศษสาขาวชาบรรณารกษศาสตรและสารสนเทศศาสตร ม.บรพา, ม.เชยงใหม, ม.หอการคาไทย, จฬาลงกรณมหาวทยาลย
• วทยากรสาขาวชาบรรณารกษศาสตรและสารสนเทศศาสตร มศว., ม.ธรรมศาสตร, ม.ขอนแกน
• ทปรกษาการพฒนาระบบสารสนเทศและระบบหองสมด ส านกงานศาลปกครอง
• ผทรงคณวฒในคณะกรรมการประจ าส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ ม.บรพา, มรภ.พบลสงคราม
• กรรมการด าเนนโครงการหนงสอเกาชาวสยาม
• ผทรงคณวฒปรบปรงหลกสตรศลปศาสตรบณฑตสารสนเทศศกษา ม.เชยงใหม, ม.บรพา
• ผทรงคณวฒวพากษหลกสตรระดบอดมศกษา โปรแกรมวชาสารสนเทศศาสตรและบรรณารกษศาสตร มรภ.ก าแพงเพชร
• คณะท างานจดการความร (Knowledge Management: KM) ส านกงานพฒนาธรกรรมทางอเลกทรอนกส (องคการมหาชน)
• คณะท างานพฒนาฐานขอมลวจยประเทศไทย
• คณะท างานหนงสอเกาพมา ตามพระราชด ารฯ สมเดจพระเทพรตนราชสดาฯ
• คณะท างานโครงการไอทตามพระราชด ารฯ สมเดจพระเทพรตนราชสดาฯ
• คณะท างานพฒนาระบบ eMuseum สวนพระองค วงสระปทม
• ทปรกษาการพฒนาเทคโนโลยสารสนเทศ ศนยสารนเทศมนษยศาสตร คณะอกษรศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย
• ทปรกษาการพฒนาระบบหองสมดอตโนมต ส านกงานคณะกรรมการวจยแหงชาต (วช.)
• ทปรกษาคณะท างานพฒนาเวบไซต ส านกหอสมด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร
• ผทรงคณวฒในคณะกรรมการประจ าส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มรภ.หมบานจอมบง, ราชนครนทรฯ
• ผทรงคณวฒวพากษหลกสตรระดบอดมศกษา โปรแกรมวชาคอมพวเตอรศกษา มรภ.วลยอลงกรณ
• ทปรกษาการพฒนาระบบสารสนเทศ ศนยสารสนเทศ ส านกราชเลขาธการ
Page 4
จดหมายเหต - Archive
• A collection of historical documents or records providing information about a place, institution, or group of people.
• Repository holding documents or other material, usually those of historical and/or rare value.
http://en.wikipedia.org/wiki/Archive
Page 5
จดหมายเหต - Archive
• The documentary by-product of human activity maintained for their long-term value.
http://www.ica.org
Page 6
เอกสารจดหมายเหต ส านกหอจดหมายเหตแหงชาต
“ขอมลทกรปแบบทหนวยงานผลตขนใชในการปฏบตงาน แตสนกระแสการปฏบตงานแลว และไดรบการประเมนวามคณคา
ในฐานะเปนขอมลชนตนทแสดงถงการด าเนนงานและพฒนาการของหนวยงานนนๆ ซงมความส าคญตอประวตศาสตรของประเทศ ทงนหมายรวมถงเอกสารสวนบคคลทรบมอบจากบคคลส าคญหรอทายาทดวย”
เอกสารจดหมายเหต ถอเปนหลกฐานชนตนส าหรบใชเปน หลกฐานอางองทางประวตศาสตรดานการบรหารงานของหนวยงานของ
รฐ และเปนมรดกทางวฒนธรรมของชาตทบรรจความทรงจ า และพฒนาการทกๆ ดานของบานเมอง
Page 7
เอกสารจดหมายเหต พระราชบญญตจดหมายเหตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๕๖
เอกสารทส นกระแสการใชงานและไดรบการประเมนคณคาควรแกการเกบรกษาและอนรกษไวเพอเปนมรดกทางวฒนธรรมดานประวตศาสตรของชาต และเพอประโยชนในการศกษา การคนควา หรอการวจย ซงกรมศลปากรไดจดท าทะเบยนไวเปน
เอกสารจดหมายเหต
Page 8
เอกสารจดหมายเหต ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ
• ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
• ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ฉบบท 2 พ.ศ.2548
• หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยมจารตประเพณ สถต หลกฐาน หรอเรองทตองใชส าหรบศกษาคนควา หรอหนงสออนในลกษณะเดยวกน ใหเกบไวเปนหลกฐาน ทางราชการตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ก าหนด
• ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๐ ป นบจากวนทไดจดท าขนทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคม ของปถดไป
Page 10
เอกสารจดหมายเหต พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540 หมวด ๔ เอกสารประวตศาสตร มาตรา ๒๖ ขอมลขาวสารของราชการทหนวยงานของรฐไมประสงคจะเกบรกษาหรอมอายครบก าหนดตามวรรคสองนบแตวนทเสรจสนการจดใหมขอมลขาวสารนน ใหหนวยงานของรฐสงมอบใหแกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรหรอหนวยงานอนของรฐตามทก าหนดในพระราชกฤษฎกา เพอคดเลอกไวใหประชาชนไดศกษาคนควา ก าหนดเวลาตองสงขอมลขาวสารของราชการตามวรรคหนงใหแยกประเภท ดงน (๑) ขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๔ เมอครบเจดสบหาป (๒) ขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๕ เมอครบยสบป ก าหนดเวลาตามวรรคสอง อาจขยายออกไปไดในกรณดงตอไปน (๓) หนวยงานของรฐยงจ าเปนตองเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการไวเองเพอประโยชนในการใชสอย โดยตองจดเกบและจดใหประชาชนไดศกษาคนควาตามทจะตกลงกบหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร (๔) หนวยงานของรฐเหนวา ขอมลขาวสารนนยงไมควรเปดเผย โดยมค าสงขยายเวลาก ากบไว เปนการเฉพาะราย ค าสงการขยายเวลานนใหก าหนดระยะเวลาไวดวย แตจะก าหนดเกนคราวละหาปไมได การตรวจสอบหรอทบทวนมใหมการขยายเวลาไมเปดเผยจนเกนความจ าเปน ใหเปนไปตามหลกเกณฑและวธการทก าหนดในกฎกระทรวง บทบญญตตามมาตราน มใหใชบงคบกบขอมลขาวสารของราชการตามทคณะรฐมนตรออกระเบยบก าหนดใหหนวยงานของรฐหรอเจาหนาทของรฐจะตองท าลายหรออาจท าลายไดโดยไมตองเกบรกษา
Page 11
ขอมลขาวสารของราชการ
• สงทสอความหมายใหรเรองราวขอเทจจรง ขอมล หรอสงใดๆ ไมวาการสอความหมายนนจะท าไดโดยสภาพของสงนนเองหรอโดยผานวธการใดๆ และไมวาจะไดจดท าไวในรปของเอกสาร แฟม รายงาน หนงสอ แผนผง แผนท ภาพวาด ภาพถาย ฟลม การบนทกภาพหรอเสยง การบนทกโดยเครองคอมพวเตอร หรอวธอนใดทท าใหสงทบนทกไวปรากฏได
• ทอยในความครอบครองหรอควบคมดแลของหนวยงานของรฐ ไมวาจะเปนขอมลขาวสารเกยวกบการด าเนนงานของรฐหรอขอมลขาวสารเกยวกบเอกชน
Page 12
ประเภทของเอกสารจดหมายเหต
• เอกสารจดหมายเหตประเภทลายลกษณอกษร (Textual Archives)
• เอกสารโสตทศนจดหมายเหต (Audio–Visual Archives)
• เอกสารจดหมายเหตประเภทแผนท แผนผง (Cartographic Archives)
• เอกสารจดหมายเหตประเภทวสดคอมพวเตอร (Machine - Readable Archives)
• เอกสารจดหมายเหตตาม พรบ. ขอมลขาวสารของราชการ
• เอกสารจดหมายเหตตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ
• เอกสารจดหมายเหตสวนบคคล
Page 13
เอกสารจดหมายเหตประเภทลายลกษณอกษร
• เอกสารทสอความหมายเนอหาดวยลายลกษณอกษร ไมวาจะเปนตวเขยน หรอตวพมพ
• เอกสารโตตอบ
• เอกสารประชม
• แผนงาน
• โครงการ
• รายงาน
• บทความ
• ฯลฯ
Page 14
เอกสารโสตทศนจดหมายเหต
• เอกสารทสอความหมายดวยภาพหรอเสยง
• ภาพถาย
• ฟลมเนกาตฟ
• สไลด
• โปสเตอร
• ปฏทน
• บตรอวยพร
• แถบบนทกเสยง
• แถบบนทกภาพ
• ฟลมภาพยนตร
• ฯลฯ
Page 15
เอกสารจดหมายเหตประเภทแผนท แผนผง
• แผนท
• แผนผง
• แบบแปลน
• พมพเขยว
• ฯลฯ
Page 16
เอกสารจดหมายเหตประเภทวสดคอมพวเตอร
• เอกสารทบนทกขอมลและคนหาขอมลทบนทกไวนนดวยเครองคอมพวเตอร
• ดสกเกตท
• ซด
• วซด
• ดวด
• ฯลฯ
Page 17
รปแบบของเอกสารจดหมายเหต ... ณ วนน
Traditional Format
• สงพมพ
• ภาพถาย
• แผนท
• วตถตางๆ
Born-Digital Format
• เอกสารทสรางดวยโปรแกรมคอมพวเตอร • Microsoft Office
• Adobe PhotoShop
• เอกสารทสงออก (Export) หรอแปลง (Convert) จากตนฉบบดจทล • PDF
• ภาพถายจากกลองถายภาพดจทล
• สอมลตมเดย
Page 18
ลกษณะเฉพาะของเอกสารจดหมายเหต จดแสดง และอธบายแบบ “กลม หรอภาพรวม” ไมใชรายชน
Hall of Frame
Page 19
มองจดหมายเหตเปน “เนอเรอง”
• หาองคประกอบ “เนอเรอง” ใหครบ
• ประวต มรภ. 85 ป
• รปภาพ
• รปผบรหาร
• ประวตผลงานทาน
Page 20
แนวคดใหมของการบรหารจดการ “จดหมายเหต”
• ไมตองรอเวลา ... 25 ป 30 ป
• เอกสารวนน สามารถประเมนคณคาการเปนจดหมายเหต ไดทนท
• ด าเนนการบรหารจดการ “เอกสารทประเมนคณคา” แลว
คนหารวบรวมเอกสาร
ประเมนเอกสาร
ด าเนนการแปลงดจทล
ใหขอมล น าเขาระบบ
สรางเอกสาร
ประเมนเอกสาร
ใหขอมล น าเขาระบบ
Page 21
http://www.oaep.go.th/50YearsOAEP/Main50Years.html
Page 23
Personal Digital Archive
• Social Media/Social Networking
• Facebook
• Blog
• Wiki
• Timeline
Page 25
กระบวนการบรหารจดการ
ระบบ / สถานท
เอกสารจดหมายเหต
Page 26
เอกสารจดหมายเหตของทาน ??????
• ประเดนพจารณา
• รปแบบทตองการด าเนนการ
• เปาหมาย
• กฎหมาย/กฎระเบยบทเกยวของ
• งบประมาณ
• ทมงาน
• ความรความสามารถดานเทคนคคอมพวเตอร
• การประเมนจากคณคาของเอกสาร
• ดานกฎหมาย
• ดานการบรหาร
• ดานการเงน
• ดานวชาการ
Page 27
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ Machine Readable
Page 28
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ
Z39.5 OAI-PMH
XML Services
Page 29
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ Word
PDF PDF/A ฝงฟอนต
Word ฝงฟอนต
JPG High Quality
Z39.5 OAI-PMH
XML Services
Page 30
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ Word
PDF PDF/A ฝงฟอนต
Word ฝงฟอนต
JPG High Quality
Z39.5 OAI-PMH
XML Services
ECM
Page 31
OAI-PMH เพราะ
ฐานขอมลวทยานพนธ ก
ฐานขอมลวทยานพนธ ข
ฐานขอมลผลงานวจย ค
ฐานขอมลเอกสารหายาก
ค
www.ก.ac.th/thesis
thesis.ข.ac.th
www.ค.or.th/research
rarebooks.ค.org
โห URL แตกตางกน และเยอะไปหมด จ าไดไงน .. แบบคนทเดยวมไหม
บญเลศ อรณพบลย
Page 32
OAI-PMH ตวชวยในยคน
ฐานขอมลวทยานพนธ ก
ฐานขอมลวทยานพนธ ข
ฐานขอมลผลงานวจย ค
ฐานขอมลเอกสารหายาก ค
www.ก.ac.th/thesis thesis.ข.ac.th www.ค.or.th/research rarebooks.ค.org
OAI Harvester คนงายขนจากหนาเวบเดยว
Harvesting
OAI-Based OAI-Based OAI-Based OAI-Based
บญเลศ อรณพบลย
Page 33
เครองมอทสนบสนน OAI-PMH
DSpace Omeka GreenStone ICA-AtoM
PKP Harvester,
DSpace, Omeka
คนงายขนจากหนาเวบเดยว
Harvesting
บญเลศ อรณพบลย
Page 34
Metadata for Digital Collections
Library Museum Archive eLearning
Data Structure MARC, DC CDWA EDA, ISAD(g) DC
Data Content AACR2, RDA CCO DACS LOM
Data Format XML XML XML XML
Data Exchange Z39.5, OAI OAI OAI OAI
Page 36
ความสามารถของระบบเอกสารดจทล
• ความรวดเรว • ความถกตอง • ความทนสมย • ความเชอมโยง • ความนาเชอถอ • ความสามารถในการเขาถง
• ความสามารถในการตรวจสอบ
• การมสวนรวมในกระบวน การขอมล
• ความปลอดภย • การรกษาความลบ
Digital Library / IR – Institutional Repository /
Digital Repository / Research Repository /
KM
Page 37
รปแบบของระบบ
• Static Content
• ประวต มรภ
• ประวต คณะ
• ประวต สถานท A
• Structure Content
• ประวต คน
• ประวต สงของ
• ประวต เอกสารดจทล
Omeka Dspace
Database System
Wiki Joomla
เขยนโปรแกรมมาครอบสองระบบ แลวดงขอมลมาแสดงผล
Page 38
Software
เฉพาะ
• ICA AtoM
• Archivon
• Collectives
อนๆ
• Joomla
• Wordpress
• Dokuwiki
• MediaWiki
• DSpace
• Omeka
• Drupal
Page 39
กระบวนการบรหารจดการ
• ประเภทของทรพยากร นยาม ลกษณะเฉพาะ ฟอรแมต
• การไดมา ลขสทธ
• กระบวนการด าเนนการ
• ความยงยน
• การเผยแพร
ประเดนทควรใสใจ
• สอดจทลไมไดก าหนดมาตรฐานรวมกน
• การท างานซ าซอน เสยเวลา
• ระบบคลงดจทล ไมรองรบมาตรฐาน
• การละเมดลขสทธ • Software, Content, Font,
Image
Page 40
การสแกนเอกสารดวย Scanner
• เลอกเครองสแกนเนอรใหเหมาะสมกบประเภทของเอกสาร
• สวมใสถงมอขณะด าเนนการ
• ก าหนดคา Config ของ เครองสแกนเนอรใหอย ในระดบสง
• Resolution มากกวา 300 dpi
• โหมดส CMYK/RBG/Grey
• บนทกในฟอรแมต
• TIFF
• Best Quality JPG
• PNG
• เกบขอมลไวหลายส าเนา
Page 41
การสแกนเอกสารดวย Scanner
Page 42
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการสแกน
Page 43
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการตดขอบ/หมน
Page 44
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการ Retouch + เอกสาร PDF ตนฉบบ
Page 45
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการเอกสาร PDF เผยแพร
Page 46
การบรหารจดการ Born-Digital Media
• เอกสารจาก Microsoft Office
สรางเอกสารแบบ Style
ก าหนด Metadata
บนทกเอกสารแบบฝงฟอนต
สงออกเปน PDF/A
Page 47
การบรหารจดการ Born-Digital Media
• ภาพถายดจทล
ตงคาวน/เวลาของกลองถายภาพดจทล
ถายภาพดวยคา Config ในระดบสง
น าภาพมาบนทก IPTC, XMP Metadata
Page 49
แนวทางการด าเนนการจดหมายเหต
• แนวทางท 1
• ด าเนนการในรปแบบหอเกยรตยศ
• การจดแสดง + สอดจทล
• แนวทางท 2
• ด าเนนการจดท าสงพมพจดหมายเหตหนวยงาน หรอเหตการณส าคญๆ
• เพมการน าเสนอในรปแบบ eBook, ePub
• แนวทางท 3
• ด าเนนการจดท าจดหมายเหตดจทลหนวยงาน หรอเหตการณส าคญ
• ใชเครองมอในกลม Blog โดยใหความส าคญกบ “วน/เวลาทของเหตการณ”
• น ากระบวนการของจดหมายเหตตาม “พรบ./ระเบยบทเกยวของมาผสมผสาน”
• แนวทางท 4
• ด าเนนการทกรปแบบ โดยก าหนดกรอบ ขอบเขตเรอง และระยะเวลาด าเนนการเปนระยะ