perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user PEMBUATAN SISTEM INFORMASI MONITORING RUANGAN DI FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA) UNS BERBASIS WEBSITE Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Program Diploma III Teknik Informatika Oleh : ANA RAHMAWATI M3209007 PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2012
73
Embed
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id PEMBUATAN SISTEM ...... · Perancangan dan Pembuatan Sistem, ... dengan membuat rancangan sistem dengan membuat Contex Diagram ... lunak sistem
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI MONITORING RUANGAN DI
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA)
UNS BERBASIS WEBSITE
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Program Diploma III Teknik Informatika
Oleh :
ANA RAHMAWATI
M3209007
PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
ABSTRACT
Ana Rahmawati, 2012, DEVELOPMENT INFORMATION SYSTEM OF ROOMS
MONITORING AT SCIENCES AND MATHEMATICS FACULTY UNS BASED
ON WEBSITE. Diploma Degree Informatics Engineering, Sciences and
Mathematics Faculty, Sebelas Maret University of Surakarta.
Umkap (General Service Unit and Supplies) is a unit in the Faculty of
Sciences and Mathematics Faculty UNS assigned to serve matters relating to public
services including the services of using rooms. Information of Rooms Monitoring at
Faculty of Sciences and Mathematics Faculty UNS has still been done in a
conventional manner using whiteboard. Related to the development of information
technology, informastion system of rooms monitoring can be done online through
website. The goal of the final project is to develop a system to facilitate students,
faculty and staff to find out information of rooms monitoring.
The method of collecting data in the final assignment were observation,
interview and study literature. The planning stages used in this task covered system
planning, database planning and creating script program. The program was
developed using PHP (PHP Hypertext Processor) programming and MySQL to
manage database.
Development Information System of Rooms Monitoring at Sciences and
Mathematics Faculty UNS Based on Website has already been created to provide
information of rooms monitoring at the Sebelas Maret University of Surakarta.
Keywords: Monitoring, Information Systems, Website
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
ABSTRAK
Ana Rahmawati. 2012. PEMBUATAN SISTEM INFORMASI MONITORING
RUANGAN DI FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
(FMIPA) UNS BERBASIS WEBSITE. Program DIII Teknik Informatika,
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Umkap (Unit Pelayanan Umum dan Perlengkapan) merupakan sebuah unit di
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS yang bertugas
untuk melayani hal-hal yang berkaitan dengan pelayanan umum fakultas termasuk
pelayanan dalam penggunaan ruangan. Monitoring penggunaan ruangan yang
dilakukan di Umkap masih dilakukan dengan cara konvensional dengan
menggunakan papan pengumuman whiteboard yang terdapat di ruangan Umkap.
Terkait adanya perkembangan teknologi penyampaian informasi, monitoring
penggunaan ruangan dapat dillakukan secara online melalui media website. Tujuan
dari pembuatan sistem ini yaitu dapat memudahkan mahasiswa, dosen beserta staff
untuk mengetahui informasi penggunaan ruangan di fakultas.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir
ini adalah observasi, wawancara, dan studi pustaka. Tahapan perancangan yang
digunakan meliputi perencanaan sistem, perancangan sistem, perancangan database
dan pembuatan script program. Program dibuat dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan menggunakan MySQL untuk mengatur database.
Sistem Informasi Monitoring Ruangan Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS telah dibuat untuk menyediakan informasi
monitoring yang terdapat di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
(FMIPA) UNS.
Kata kunci : Monitoring, Sistem Informasi, Website
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA)
merupakan salah satu fakultas yang terdapat di Universitas Sebelas Maret
(UNS). Fakultas ini terdiri dari 7 buah Program Studi yaitu Program Studi S1
Matematika, Program Studi S1 Kimia, Program Studi S1 Fisika, Program
Studi S1 Teknik Informatika, Program Studi D3 Teknik Informatika dan
Program Studi D3 Farmasi. Kebutuhan informasi penggunaan ruangan pada
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS sangat
dibutuhkan bagi pihak yang ingin menggunakan ruangan untuk melaksanakan
kegiatan. Pada pengaplikasiaanya saat ini belum terdapat sistem informasi
yang menyajikan data–data penggunaan ruangan baik itu ruang kelas,
pendadaran, aula, laboratorium, ruang perkantoran dan ruang-ruang lainnya
yang terdapat di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA)
UNS. Pemberian informasi untuk data peminjaman ruangan belum
menggunakan sistem terkomputerisasi yaitu masih ditulis secara manual pada
papan whiteboard yang terdapat di ruang Unit Pelayanan Umum Dan
Perlengkapan (Umkap) sehingga ketika kita ingin mengetahui data suatu
ruangan yang dipinjam kita harus datang ke bagian yang bersangkutan
terlebih dahulu. Sistem seperti ini menyebabkan optimalisasi pemanfaatan
ruangan untuk kegiatan perkuliahan dan kegiatan lainnya berjalan kurang
efektif dan efisien.
Menanggapi permasalahan tersebut, penulis mencoba untuk membuat
suatu Sistem Informasi Monitoring Ruangan di Fakultas Matematika dan
Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS berbasis website. Sistem ini nantinya
akan memberikan informasi mengenai data ruangan dan data peminjaman
ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Sistem ini memuat informasi tentang data ruangan dan data
penggunaan/peminjaman ruangan dan datanya tersimpan pada suatu database
yang terkomputerisasi sehingga datanya dapat tersimpan dengan baik dan
dapat diakses bagian operasional/staff, mahasiswa dan dosen melalui sebuah
media website.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka dapat
dirumuskan masalah dalam Tugas Akhir ini yaitu bagaimana membuat Sistem
Informasi Monitoring yang dapat memberikan informasi data ruangan dan
data penggunaan/peminjaman ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS ini melalui media website.
1.3 Batasan Masalah
Pada pembuatan Sistem Informasi Monitoring Ruangan di Fakultas
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS ini perlu
didefinisikan batasan masalah mengenai sejauh mana pembuatan sistem ini
akan dikerjakan. Beberapa batasan masalah tersebut antara lain :
1. Ruang lingkup sistem meliputi managemen user (user level yang
digunakan dalam sistem ini terdiri atas admin dan pimpinan (dalam hal ini
adalah dekan). Pimpinan disini hanya dapat melihat data peminjaman
ruangan, laporan peminjaman ruangan dan update password pimpinan.
Admin memiliki hak akses untuk managemen seluruh data website ini.
2. Untuk proses peminjaman ruangan yang dilayani di sistem ini nanti yaitu
peminjaman ruangan seminar, peminjaman ruang pendadaran dan
peminjaman ruangan yang sifatnya untuk kegiatan mahasiswa/kegiatan
jurusan/kegiatan fakultas bukan peminjaman ruangan untuk pemindahan
jadwal kuliah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
3. Peminjam dapat melakukan pemesanan ruangan dengan memasukkan data
pemesanan pada form yang telah disediakan.
4. Sistem Informasi Monitoring Ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS ini dibuat dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan dengan menggunakan database MySQL.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah yang telah dijelaskan diatas, maka
tujuan penelitian Tugas Akhir ini, yaitu membuat Sistem Informasi
Monitoring Ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
(FMIPA) UNS berbasis website yang dapat memberikan informasi data
ruangan dan data penggunaan/peminjaman ruangan di Fakultas Matematika
dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari adanya Sistem Informasi Monitoring
Ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS
ini adalah terciptanya suatu website yang memberikan informasi data ruangan
dan data penggunaan/peminjaman ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS sehingga dapat memudahkan mahasiswa,
dosen dan pihak operasional/staff untuk mengetahui data penggunaan ruangan
tersebut.
1.6 Metode Penelitian
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan Tugas
Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Pengumpulan Data
a. Metode observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara
melakukan pengamatan dan pencatatan data-data (data ruangan, data
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
peminjaman ruangan dan data proses peminjaman ruangan) serta
berbagai hal yang akan dibutuhkan dalam proses penelitian.
b. Wawancara, metode ini dilakukan dengan pihak-pihak yang
berhubungan dengan tema penelitian dalam hal ini yaitu dalam hal ini
adalah Bagian Pendidikan, Unit Pelayanan Umum dan Perlengkapan
(Umkap) dan Kepala Tata Usaha (KTU) di Fakultas Matematika dan
Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS.
c. Studi pustaka merupakan metode pencarian dan pengumpulan data
dengan cara mencari referensi, literatur atau bahan-bahan teori yang
diperlukan dari berbagai sumber wacana yang berkaitan dengan
pembuatan aplikasi ini. Studi pustaka yang dilakukan oleh penulis
yaitu dengan cara pengumpulan data melalui internet dan mencari
buku-buku referensi yang berhubungan dengan tema dalam
penyusunan tugas akhir.
2. Perancangan dan Pembuatan Sistem, perancangan sistem dilakukan
dengan membuat rancangan sistem dengan membuat Contex Diagram
(CD), Data Flow Diagram (DFD) dan membuat rancangan databasenya
dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD). Sedangakan untuk
pembuatan sistemnya menggunakan bahsa pemrograman PHP dan
database MySQL.
3. Evaluasi sistem, sebelum diimplementasikan Sistem Informasi Monitoring
Ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA)
UNS ini akan diujicoba dan dievaluasi dengan melibatkan pengguna
sehingga dapat diketahui kinerja sistem serta dilakukan perbaikan-
perbaikan yang perlu dilakukan sebelum sistem diimplementasikan.
4. Implementasi dan pengujian sistem, setelah melalui tahapan evaluasi dan
sistem dinyatakan layak, sistem dapat diimplementasikan. Pengambilan
kesimpulan, dalam bagian akhir penelitian ini dibuat kesimpulan dan saran
sesuai dengan tujuan dilakukannya penelitian ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
1.7 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan Tugas Akhir dengan judul Pembuatan Sistem
Informasi Monitoring Penggunaan Ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS ini dibagi dalam lima bagian. BAB I
PENDAHULUAN berisikan uraian mengenai segala hal yang
melatarbelakangi penulis untuk melakukan penelitian yang terdiri atas latar
belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II
LANDASAN TEORI memuat tinjauan pustaka dan kerangka pemikiran teori
yang mendukung dalam Tugas Akhir ini. BAB III ANALISIS DAN
PERANCANGAN SISTEM memuat analisis sistem, perancangan sistem
(Contex Diagram (CD) dan Data Flow Diagram (DFD)), perancangan
database dan relasi antar tabel. BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA
memuat langkah-langkah pembuatan sistem, pembahasan yang dapat
disajikan dalam bentuk tabel dan gambar dan penjelasan dari masing–masing
bagian serta evaluasi sistem yang memuat kelebihan dan kekurangan sistem
yang dibuat. BAB V PENUTUP berisi kesimpulan dan saran yang penulis
berikan dari hasil penelitian yang telah dilakukan untuk penyempurnaan dan
pengembangan sistem di masa mendatang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi (SI) dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang
saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk
mengintegerasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan
informasi. Dengan kata lain sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen
yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan
membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan
keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan (Oetomo, 2002).
2.2 Basis Data
2.2.1 Pengertian Basis Data
Basis data adalah suatu aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi
data. Masing-masing basis data memiliki satu API atau lebih yang berbeda untuk
menciptakan, mengakses, mengelola, mencari dan mereplikasikan data. Sebuah
basis data adalah tempat penyimpanan file. Basis data biasanya memiliki dua
bagian utama. Pertama, file yang memegang basis data fisik. Kedua, perangkat
lunak sistem manajemen basis data (DBMS) menggunakan aplikasi untuk
mengakses data (Simarmata, 2007).
2.2.2 MySQL
MySQL (My Structure Query Language) adalah sebuah program pembuat
database yang bersifat open source, artinya siapa saja boleh menggunakannya
dan tidak dicekal. Kelebihan dari MySQL adalah ia menggunakan bahasa Query
standar yang dimiliki SQL (Structure Query Language). SQL adalah suatu bahasa
permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua program
pengakses database seperti Oracle, Posgres SQL, SQL Server, dan lain – lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface)
(Nugroho, 2004).
2.3 Desain Sistem
2.3.1 Contex Diagram (CD)
Diagram contex (Diagram Konteks) merupakan pola penggambaran yang
berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi tersebut dengan
lingkungan di mana sistem tersebut ditempatkan. Penggambaran sistem seperti itu
dianggap sebagai obyek yang tidak dijelaskan secara rinci karena yang ditekankan
adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang akan mengaksesnya (Oetomo,
2002). Berikut merupakan beberapa simbol yang digunakan dalam pembuatan
Context Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Simbol Contex Diagram
Simbol Keterangan
Sistem informasi dimana menggambarkan
entitas atau proses dimana aliran data
ditransformasikan ke luar dari sebuah sistem
informasi.
Persegi panjang menggambarkan salah satu
entitas.
Garis yang menggambarkan aliran data.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
2.3.2 Data Flow Diagram Leveled (DFD Tahapan)
Data Flow Diagram Leveled (DFD Tahapan) merupakan peralatan yang
berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan
kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan
ke mana data mengalir serta penyimpanannya (Oetomo, 2002). Komponen Data
Flow Diagram (DFD) dapat dilihat pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2 Komponen DFD
Keterangan Notasi Simbolik
Entitas : Prosedur atau konsumer
informasi yang ada di luar bound sistem
untuk dimodelkan.
Proses : Transfer informasi (fungsi) yang
ada di dalam bound sistem untuk
dimodelkan.
Arah aliran data
Penyimpanan : Informasi tersimpan yang
digunakan oleh perangkat lunak.
2.3.3 Model E-R
Menurut Kadir (2009) model E-R adalah suatu model yang digunakan
untuk menggambarkan data dalam bentuk entitas, atribut dan hubungan antar
entitas. Huruf E sendiri menyatakan entitas dan R menyatakan hubungan (dari
kata relationship). Model ini dinyatakan dalam bentuk diagram. Model E-R tidak
mencerminkan bentuk fisik yang nantinya akan disimpan dalam database,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
melainkan hanya bersifat konseptual. Notasi pada model E-R seperti pada Tabel
2.3.
Tabel 2.3 Notasi pada model E-R
Keterangan Notasi Simbolik
Entitas : sesuatu dalam dunia nyata
yang keberadaanyya tidak bergantung
pada yang lain.
Atribut : properti atau karakteristik
yang terdapat pada setiap entitas.
Hubungan : keterkaitan antara beberapa
tipe entitas.
2.4 Pemrograman Web
Terdapat dua macam pengelompokkan untuk membentuk website dinamis
yaitu teknologi pada sisi klien (client-side technology) dan teknologi pada sisi
server (server-side technology) (Kadir, 2003)
2.4.1 Teknologi Sisi Klien (Cliet-Side Technology)
Teknologi web pada sisi klien diimplementasikan dengan mengirimimkan
kode perluasan HTML atau program tersendiri dan HTML ke klien. Klienlah
yang bertanggungjawab dalam melakukan proses terhadap seluruh kode yang
diterima. Skrip sisi-klien adalah kode-kode yang dilekatkan menjadi satu kode
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
HTML dan skrip ini diproses di klien. Dua skrip di sisi klien yang terkenal adalah
Javascript dan VBScript (Kadir, 2003).
2.4.2 Teknolgi Sisi Server (Server-Side Technology)
Teknologi web pada sisi server memungkinkan pemrosesan kode di dalam
server sehingga kode yang sampai pada pemakai berbeda dengan kode asli pada
server.
2.4.3 World Wide Web (WWW)
World Wide Web (WWW) atau yang biasanya disebut web merupakan
salah satu sumber data internet yang berkembang pesat. Web didistribusikan
melalui pendekatan hypertext, yang memungkinkan suatu teks pendek menjadi
acuan untuk membuka dokumen yang lain. Pendekatan hypertext ini
memungkinkan seseorang dapat memperoleh informasi dengan meloncat dari
suatu dokumen ke dokumen yang lain. Dokumen – dokumen yang diaksespun
dapat tersebar diberbagai mesin dan bahkan berbagai negara (Kadir, 2003).
2.4.4 PhpMyAdmin
PhpMyAdmin adalah suatu program open source yang berbasis web yang
dibuat menggunakan aplikasi PHP. Program ini digunakan untuk mengakses
database MySQL. Program ini mempermudah dan mempersingkat kerja kita.
PhpMyAdmin harus berjalan disisi server (Nugroho, 2004).
2.4.5 Apache
Apache adalah web server yang dikembangkan oleh komunitas open
source di internet. Saat ini Apache merupakan web server yang paling popular.
Cara kerja Apache dimulai ketika komputer menyampaikan request, Apache akan
memeriksa apakah request ini membutuhkan PHP. Jika ya (ditandai dengan
ekstensi .php), maka Apache akan mengirimkan request tersebut ke PHP.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Selanjutnya PHP akan memeriksa bagian mana dari request tersebut yang
membutuhkan pelayanannya, yang ditandai dengan tag pembuka dan penutup
PHP (<?php…?>). PHP akan menjawab request untuk melakukan sesuatu dan
mengirimkannya kembali ke Apache. Selanjutnya tugas Apache adalah
menyampaikan hasil jawaban PHP kepada komputer klient melalui jalur HTTPD
(Nugroho, 2004).
2.4.6 Macromedia Dreamweaver
Macromedia Dreamweaver merupakan software yang digunakan untuk
membuat aplikasi website. Program ini banyak digunakan oleh web designer dan
web programmer untuk membangun situs web. Hal ini disebabkan ruang kerja,
fasilitas dan kemampuan Macromedia Dreamweaver yang mampu meningkatkan
produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun pengembangan situs web
(Prasetyo, 2003).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
3.1.1 Analisis Sistem yang Berjalan
Sebuah sistem informasi memiliki beberapa elemen yang membuat sistem
informasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Berikut adalah elemen yang
terdapat pada sistem yang berjalan dari kegiatan pelayanan peminjaman ruangan
di Unit Pelayanan Umum dan Perlengkapan (Umkap) Fakultas Matematika dan
Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS.
3.1.1.1 Analisis Dokumen
Dokumen merupakan dokumentasi secara tertulis ataupun visualisasi dari
kegiatan-kegiatan yang telah dijalankan oleh sistem. Dokumen sistem pelayanan
peminjaman ruangan di Unit Pelayanan Umum dan Perlengkapan (Umkap)
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS yang ada
umumnya tersimpan dalam bentuk file-file kertas. Berikut adalah dokumen-
dokumen yang digunakan dalam kegiatan pelayanan peminjaman ruangan di Unit
Pelayanan Umum dan Perlengkapan (Umkap) Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS :
1. Surat Permohonan Peminjaman Ruangan
Fungsi : Sebagai surat izin peminjamanan ruangan.
Sumber : Penyewa
Distribusi : Penyewa – MAWA/KTU/PD1/PD2/PD3
Rangkap : 1 (Satu)
Bentuk Dokumen : Surat
Item Data : No, Lampiran, Hal, Hari, Tanggal, Waktu, Tempat,
Nama Penyewa/Organisasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
2. Surat Disposisi
Fungsi : Sebagai surat disposisi ketika meminta persetujuan ke
MAWA/KTU/PD1/PD2/PD3
Sumber : Umkap
Distribusi :Umkap – Penyewa
Rangkap : 1 (Satu)
Bentuk Dokumen : Surat
Item Data : Tgl terima, Agd. No, Hal (Code), Disposisi, Tanggal,
Kepada, No. Disposisi, Dari, Paraf.
3.1.1.2 Analisis Prosedur yang Berjalan
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang tepat dari tahapan-tahapan yang
menerangkan proses-proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses
terkait dan bagaimana proses itu dapat berjalan. Uraian prosedur proses
pembuatan surat peminjaman ruangan yang sedang berjalan pada sistem
pelayanan peminjaman ruangan di Unit Pelayanan Umum dan Perlengkapan
(Umkap) Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS
sebagai berikut :
1. Peminjam yang akan meminjam ruangan harus membuat surat permohonan
peminjaman ruangan yang diserahkan kepada Umkap.
2. Umkap akan melakukan disposisi surat permohonan peminjaman ruangan
tersebut, lalu surat permohonan peminjaman tersebut dimintakan tanda
tangan sesuai dengan yang tertulis di surat disposisi (kolom kepada pada
surat .tergantung dari kegiatan yang dilakukan peminjam).
3. Setelah surat disposisi disetujui maka surat tersebut diserahkan ke bagian
Umkap.
4. Umkap melakukan pengecekan keterangan yang sudah terisi, apabila
instruksi keterangan disetujui maka bagian Umkap melakukan pencatatan
jadwal peminjaman ruangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
5. Surat permohonan peminjaman ruangan akan disimpan oleh Umkap
sebagai dokumen peminjaman ruangan.
3.1.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
Penelitian yang telah dilakukan oleh penulis di lapangan mengenai
pemberian informasi penggunaan ruangan dan peminjaman ruangan yang ada di
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS, penulis
mendapatkan beberapa hal yang perlu diperhatikan dari sistem yang sedang
berjalan. Berikut adalah evaluasi dari sistem yang berjalan :
1. Media penyimpanan data mengunakan kertas, hal ini mengakibatkan
pencarian data dilakukan dengan cara menelusuri arsip-arsip yang dapat
menyita waktu dan kurang terjaminnya keamanan data dari kerusakan data
yang bersifat arsip.
Solusi : dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi yang datanya
tersimpan pada suatu database, data lebih terjaga dengan aman, maka
proses pencarian data bisa dilakukan lebih cepat dan akurat dengan
memasukkan keyword yang berkaitan dengan data yang akan dicari
tersebut.
2. Pengisian jadwal peminjaman ruangan disajikan pada papan whiteboard
yang terdapat di ruangan Umkap. Hal ini menyulitkan peminjam yang
ingin mengetahui jadwal peminjaman ruangan.
Solusi : dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, informasi
jadwal peminjaman ruangan dapat diakses oleh peminjam ruangan
dimanapun tanpa harus mendatangi ruangan bagian Umkap melalui media
website.
Berdasarkan evaluasi sistem yang berjalan diatas penulis membuat sistem
yang menyediakan sarana untuk memberikan informasi mengenai
penggunaan/peminjaman ruangan yang ada di Fakultas Matematika dan Ilmu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS agar penyajian data penggunaan/peminjaman
ruangan lebih efisien dan dapat memudahkan user untuk mengakses data
ruangan-ruangan yang ada di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
(FMIPA) UNS melalui media website.
3.1.2 Analisis Kebutuhan Hardware
Hardware yang digunakan dalam pembuatan program Sistem Informasi
Monitoring Ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
(FMIPA) UNS ini menggunakan PC dengan spesifikasi sebagai berikut:
1. Processor Pentium Dual-Core
2. Memori 512 MB DD2.
3. Harddisk 80 GB.
4. Display VGA atau resolusi yang lebih tinggi
5. Mouse
6. Keyboard
3.1.3 Analisis Kebutuhan Software
Software yang diperlukan dalam pembuatan Sistem Informasi Monitoring
Ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS ini
antara lain :
1. Editor : Adobe Dreamweaver CS3.
2. XAMPP Control Panel Version 2.5 : PhpMyAdmin Version 3.3.9 dan
MySQL 5.5.8, Apache Version 2.2.17.
3. Software Pendukung : Photoshop 7, Browser Mozilla Firefox.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem pada pembuatan Sistem Informasi Monitoring
Ruangan di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
Berbasis Website ini meliputi perancangan Contex Diagram (CD), Data Flow
Diagram (DFD) dan relasi antar tabel.
3.2.1 Contex Diagram (CD)
Contex Diagram merupakan gambaran secara umum jalannya sistem.
Contex Diagram pada Sistem Informasi Monitoring Ruangan di Fakultas
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS Berbasis Website ini
menjelaskan 3 external interactor yaitu peminjam, Umkap dan pimpinan.
Peminjam dapat melakukan pencarian data ruangan yang ingin mereka pinjam,
memesan ruangan, memberikan keluhan terhadap peminjaman ruangan dan
mendapatkan informasi peminjaman ruangan. Umkap disini bertindak sebagai
admin. Umkap bertanggungjawab untuk memaintenance data yang ada di dalam
website yaitu data ruang, data jenis ruangan, data upload, data permohonan
peminjaman ruangan, data peminjam ruangan dan data keluhan. Pimpinan disini
adalah dekan. Pimpinan mendapatkan laporan peminjaman ruangan yang dapat
dipilih melalui form pencarian yang terdapat di halaman pimpinan. Adapun
contex diagram pada Sistem Informasi Monitoring Ruangan Fakultas
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS Berbasis Website
seperti pada Gambar 3.1 berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Umkap Pimpinan
Peminjam
Sistem Informasi
Monitoring Ruangan
FMIPA UNS
Username & Password
Data Ruangan
Data Jenis Ruangan
Data Upload
Data Peminjaman Ruangan
Data Peminjam Ruangan
Data Keluhan
Konfirmasi Username & Password
Info Ruangan
Info Jenis Ruangan
Info Upload
Info Peminjaman Ruangan
Info Peminjam Ruangan
Info Keluhan Data Download
Data Pemesanan Ruangan
Data Peminjam
Data Keluhan pelayanan
Info Alur Peminjaman Ruangan
Info Download
Info Ruangan
Info Peminjamanan Ruangan
Usernama & Password
Konfirmasi Peminjaman Ruang
Konfirmasi Username & Password
Laporan Peminjaman Ruang
Gambar 3.1 Contex Diagram (CD) Sistem Informasi Monitoring Ruangan
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS Berbasis
Website
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan model yang menggambarkan
sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang saling berhubungan dengan aliran
dan penyimpanan data atau database. DFD yang dibuat di sistem ini terbagi
menjadi dua yaitu DFD level 0 dan DFD level 1.
3.2.2.1 DFD Level 0
DFD level 0 dari Sistem Informasi Monitoring Ruangan di Fakultas
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNS Berbasis Website ini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
menggambarkan semua proses serta aliran data yang terjadi dalam sistem secara
garis besar. Pada DFD Level 0 sistem ini terdapat 9 buah proses. Proses-proses
tersebut yaitu memesan ruangan, memberikan keluhan, download file, login,