perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id EVALUASI SISTEM ... · Bagan Alur Dokumen Sistem Administrasi ... Kata Kunci : Sistem Administrasi Operasional Gudang, Efektivitas & Efisiensi

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG

DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI

GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG JADI PADA

PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA

( STUDI KHUSUS PRODUK LKS )

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mencapai Derajat

Sarjana Ahli Madya Program Studi D3 Manajemen Industri

Disusun Oleh :

Abdul Azis

F3508052

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INDUSTRI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2011


commit to user iii

HALAMAN PERSETUJUAN

Judul Tugas Akhir : Evaluasi Sistem Administrasi Operasional Gudang

Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi

Gudang Bahan Baku dan Barang Jadi Pada PT. Widya

Duta Grafika Surakarta (Studi Khusus Produk LKS)

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Tugas Akhir untuk dijadikan topik

dalam penulisan Tugas Akhir mahasiswa Program Studi D3 Manajemen

Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Surakarta, April 2011

Dosen Pembimbing

Drs. M. Amien Gunadi MP NIP 19561023 198601 1 001


commit to user iv

Halaman Pengesahan

Telah disetujui dan diterima dengan baik oleh tim penguji Tugas Akhir

Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret guna melengkapi tugas – tugas

dan memenuhi syarat – syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Manajemen Industri.

Surakarta, April 2011

Tim Penguji Tugas Akhir

1. Adnan Effendi, SE (....................................) NRP. 350 800 001 Penguji 2. Drs. M. Amien Gunadi, MP (.....................................) NIP. 19561023 198601 1 001 Pembimbing


commit to user v

MOTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO :

- Dimana ada kemauan disitu pasti ada jalan (dan tentunya tidak cukup

dengan sekedar berkata saja namun perlu ada manifestasi sebagai

tindak lanjutnya). Jangan menunda-nunda sampai besok apa yang

dapat kita lakukan hari ini.

- Hari esok adalah pembayaran atas apa yang kita lakukan hari ini.

Penulis Persembahkan untuk :

1. Ayahanda dan ibunda tercinta.

2. Kakak – kakaku terima kasih buat

semua motivasinya.

3. Bagi siapa saja yang mencari ilmu

dengan hati yang tawadlu.

4. Teman – teman Mi 2008

5. Almamaterku


commit to user vi

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah

memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir ini dengan judul “Evaluasi Sistem Administrasi Operasional

Gudang Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Gudang

Bahan Baku Dan Barang Jadi Pada PT. Widya Duta Grafika Surakarta

(Studi Khusus Produk LKS)” dengan lancar.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada

semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini,

khususnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Bambang Sutopo, M. Com, Ak selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Ibu Intan Novela, SE, Msi selaku ketua Program Studi Diploma 3

Manajemen Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. M. Amien Gunadi, MP selaku dosen pembimbing dengan

penuh kesabaran bersedia membimbing, mengarahkan dan memberi

saran selama penyusunan tugas akhir sehingga terselesaikan dengan

baik.

4. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta, semoga ilmu yang didapat penulis menjadi berkah dan

bermanfaat untuk hidup dan masa depan.

5. Segenap karyawan PT. Widya Duta Grafika yang telah meluangkan

waktu, memberi data dan informasi bagi penulis.

6. Ayahanda dan ibunda tercinta yang dengan sabar memberikan

dorongan moral, semangat dan doanya serta dukungan materi yang

sangat berarti.


commit to user vii

7. Kakak – kakak tercinta (Mas Aries, Mba Neli, Mba Ika, Mas Ies, Mas

Arif, Mas Jefri, Mba Fitri, Mba Evi), dan keponakan penulis (Zian &

Fristi) terimakasih atas support dan doanya.

8. Keluarga di karanganyar, terimakasih sudah menjadi rumah kedua

penulis.

9. Kekasihku tersayang (yeni) dan keluarganya, terimakasih atas dorongan

moral, semangat dan bantuannya yang sangat berarti.

10. Sahabat - sahabat terbaik seperti : wahyu, adit, ahmad, vian, andreas,

wahid, agung, yudi, niken, paramita dan yuli (semoga kita menjadi orang

sukses......amien)

11. Teman – temanku D3 Manajemen Industri angkatan 2008, terimakasih

atas dukungannya.

12. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu namun telah

banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam pengungkapan, penyajian serta

pemilihan kata maupun pembahasan Tugas Akhir masih jauh dari sempurna

karena keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh

karena itu dengan penuh kerendahan hati penulis mengharapkan segala

bentuk pengarahan dari semua pihak untuk perbaikan Tugas Akhir ini.

Meskipun demikian semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi

pembaca dan mahasiswa Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Surakarta,

Penulis


commit to user viii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

ABSTRAK ................................................................................................... ii

HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... iv

MOTTO & PERSEMBAHAN ....................................................................... v

KATA PENGANTAR ................................................................................... vi

DAFTAR ISI ................................................................................................ viii

DAFTAR TABEL ......................................................................................... x

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xi

DAFTAR SIMBOL ....................................................................................... xii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ........................................................... 1

B. Rumusan Masalah .................................................................... 3

C. Tujuan Penelitian ...................................................................... 4

D. Manfaat Penelitian .................................................................... 4

E. Kerangka Pemikiran ................................................................. 5

F. Metode Penelitian ..................................................................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem ...................................................................... 9

B. Karakteristik Sistem ................................................................... 9

C. Pengertian Gudang .................................................................... 10

D. Macam-macam Gudang .............................................................10


commit to user ix

E. Fungsi Pergudangan .............................................................. 12

F. Efektivitas dan Efisiensi ........................................................ 13

G. Efektivitas dan Efisiensi Gudang .......................................... 13

BAB III PEMBAHASAN

A. Deskripsi Umum Objek Penelitian ......................................... 15

B. Laporan Magang Kerja ........................................................ 27

C. Pembahasan .......................................................................... 29

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ........................................................................... 57

B. Saran ............................................................................. ......... 58

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user x

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Jumlah Karyawan ........................................................................ 24

Tabel 3.2. Jam Kerja Karyawan Managerial dan Operasional PT. Widya Duta Grafika .......................................... 25

Tabel 3.3. Jam Kerja Karyawan Bagian Produksi

PT. Widya Duta Grafika ............................................................... 25 Tabel 3.4. Daerah Pemasaran PT. Widya Duta Grafika .............................. 26 Tabel 3.5. Aktivitas yang Dilakukan Selama

Pelaksanaan Magang Kerja ........................................................ 28 Tabel 3.6 Rumusan Masalah, Solusi, Implementasi,

Evaluasi Proses Penataan .......................................................... 55


commit to user xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran ............................................................. 6

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Widya Duta Grafika ........................ 18

Gambar 3.1. Bagan Alur Dokumen Pembelian Bahan Baku PT. Widya Duta Grafika ....................................................... 31

Gambar 3.2. Bagan Alur Dokumen Usulan

Pembelian Bahan Baku ....................................................... 34 Gambar 3.3. Bagan Alur Dokumen Sistem Administrasi

Operasional Barang Jadi ..................................................... 38 Gambar 3.4. Bagan Alur Dokumen Usulan

Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi ...................... 40 Gambar 3.5. Serah Terima Barang Jadi ................................................... 46 Gambar 3.6. Bagan Alur Dokumen Barang Jadi Masuk Gudang ................................................................... 47 Gambar 3.7. Bukti Serah Terima Barang ................................................. 48 Gambar 3.8. Bagan Alur Dokumen Usulan Barang Jadi Masuk Gudang ................................................. 59 Gambar 3.9. Surat Jalan ........................................................................... 51 Gambar 3.10. Surat Jalan ........................................................................... 52 Gambar 3.11. Bukti Barang Keluar ............................................................. 53 Gambar 3.12. Bagan Alur Dokumen

Bukti Barang Keluar .............................................................. 54 Gambar 3.13. Indeks Kode Buku Lembar Kerja Siswa (LKS) Progresif Semester 1 ............................................................ 56


commit to user xii

DAFTAR SIMBOL

Simbol Keterangan

Dokumen

Menunjukkan dokumen sebagai masukan atau keluaran

baik secara manual atau secara komputerisasi.

Operasi Manual

Menunjukkan proses yang dikerjakan secara manual.

Offline Storage

Digunakan untuk menyimpan data sebagai arsip secara

manual.

Arus / Alir

Menunjukkan aliran antar proses.

Operasi Komputer

Menunjukkan proses yang dikerjakan komputer.


commit to user xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Keterangan Magang dari Perusahaan

Lampiran 2. Blangko Nilai Magang Dari Perusahaan

Lampiran 3. Surat Keaslian Tugas Akhi


commit to user Kata Kunci : Sistem Administrasi Operasional Gudang, Efektivitas & Efisiensi Gudang, Bahan Baku & Barang Jadi Mahasiswa Program Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret angkatan 2008

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI

GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG JADI PADA PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA

( STUDI KHUSUS PRODUK LKS )

Oleh:

Abdul Azis

Nim : F3508052

Gudang merupakan salah satu aset yang penting bagi perusahaan dan keberadaanya perlu pengawasan dan pengendalian. Hal ini dikarenakan gudang memiliki dampak yang signifikan bagi produktifitas perusahaan. Keberadaan gudang pada sebuah perusahaan bisa memberikan manfaat yang signifikan terhadap keberlanjutan proses produksi. Apabila dengan catatan pengelolaan kegiatan operasional gudang lebih optimal dan semua operasional administrasi yang dilakukan terdokumentasi dengan baik sehingga keberadaannya lebih efektif dan efisien.

Tujuan dalam penelitian ini adalah mengetahui sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai dari bahan baku sampai barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika, mengetahui kelebihan dan kelemahan yang terdapat dalam sistem administrasi operasional gudang persediaan PT. Widya Duta Grafika, mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi sistem administrasi operasional gudang pada PT. Widya Duta Grafika. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Data primer yang diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti seperti jenis bahan baku, peralatan yang digunakan pada gudang dan data sekunder diperoleh dari catatan,buku bacaan dan data dari perusahaan, yang berhubungan dengan penelitian ini. Hasil pembahasan mengenai masalah yang dirumuskan adalah Sistem administrasi operasional gudang bahan baku dan barang jadi di PT. Widya Duta Grafika pada umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan melibatkan berbagai fungsi dengan tugas dan tanggungjawab masing - masing serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan. Walaupun masih terdapat beberapa dokumentasi yang masih belum standar, nantinya akan menjadi saran dalam penelitian ini.

Berdasarkan pembahasan yang dilakukan, peneliti memberikan usulan kepada perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem administrasi operasional gudang dan formulir – formulir yang digunakan didokumentasikan secara terstandar dan konsisten untuk mendukung terwujudnya gudang yang efektif dan efisien.


commit to user Keywords: Warehouse Operations Administrative Systems, Effectiveness & Efficiency Warehouse, Raw Materials & Finished Goods Student Study Program D3 Industrial Management Faculty of Economics University of force Eleven March 2008

ABSTRACT

EVALUATION SYSTEM ADMINISTRATION OPERATIONAL WAREHOUSE

IN ORDER TO INCREASE THE EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY

WAREHOUSE OF RAW MATERIAL AND FINISHED GOODS

PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA

(STUDY OF SPECIAL PRODUCTS LKS)

By:

Abdul Azis

Nim : F3508052

Warehouse is one important asset for the company and its existence need supervision and control. This is because the warehouse has a significant impact on company productivity. The existence of the warehouse on a company can provide significant benefits to the sustainability of the production process. If the records management of warehouse operations more optimally and all administrative operations performed well documented that its presence is more effective and efficient.

The purpose of this study was to determine the operational administration system warehouse inventory from raw materials to finished goods at PT. Widya Duta Grafika, knowing the strengths and weaknesses inherent in the operational administration system warehouse inventory PT. Widya Duta Grafika, knowing the level of effectiveness and efficiency of warehouse operations administration system on PT. Widya Duta Grafika. Data used in this study are primary data obtained based on interviews and observations conducted by researchers such as type of raw materials, equipment used in warehouses and secondary data obtained from the records, books and reading data from the company, which is associated with this research. The result of the discussion of issues that are formulated operational administration systems warehouse of raw materials and finished goods at PT. Widya Duta Grafika generally has done well, with the involvement of various functions with duties and responsibilities of the individual - each and are equipped with a document that can be accounted for. Although there are some that are still not standard documentation, eventually will be suggested in this study.

Based on discussions conducted, researchers gave suggestions to

companies to conduct an evaluation of operational warehouse systems administration and forms - forms that are used are documented in a standardized and consistent to support the establishment of an effective and efficient warehouse.


commit to user 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Meningkatnya intensitas persaingan dan jumlah pesaing

menuntut setiap perusahaan untuk selalu memperhatikan kebutuhan

dan keinginan konsumen serta berusaha memenuhi apa yang mereka

harapkan dengan cara yang lebih memuaskan dari pada yang

dilakukan para pesaing.

Untuk mengantisipasi perubahan yang begitu cepat tersebut maka

perusahaan percetakan dan penerbitan nasional perlu menerapkan strategi

yang tepat agar bisa bersaing dalam memenangkan persaingan yang

semakin tajam. Untuk itulah perlu segera dilakukan pembenahan atau

pengembangan organisasi yang profesional dan bertanggung jawab.

Agar tujuan tercapai diperlukan strategi sebagai pendekatan dan

sistem yang mengelola segala sumber daya yang ada. Pengelolaan atau

manajemen sumber – sumber organisasi memerlukan sistem pengendalian

manajemen, yaitu sistem yang menjamin bahwa organisasi telah menetapkan

strategi secara efektif dan efisien. Maka optimalisasi efektivitas dan efisiensi

pada semua lini yang dimiliki perusahaan harus dilakukan. Salah satu lini

yang sering diabaikan produsen namun sebenarnya memiliki dampak yang

signifikan adalah bagian gudang.

Bagi perusahaan manufaktur, gudang berperan sebagai distributor

untuk menyalurkan bahan baku menuju jalur produksi atau untuk

penyimpanan sementara barang hasil produksi. Respon gudang dalam

menyuplai bahan baku berkaitan dengan proses penyiapan yang

mempengaruhi waktu setup komponen bahan baku untuk dikirim ke lini


commit to user 2

produksi. Pada dasarnya, fungsi gudang dapat dibagi menjadi fungsi

penerimaan barang dari supplier, fungsi penyimpanan barang sampai barang

tersebut dibutuhkan untuk proses produksi dan berfungsi sebagai terminal

barang yang sudah jadi sebelum dikirimkan ke tangan konsumen.

Gudang merupakan salah satu aset yang penting bagi perusahaan

dan keberadaanya perlu pengawasan dan pengendalian. Hal ini dikarenakan

gudang memiliki dampak yang signifikan bagi produktifitas perusahaan.

Keberadaan gudang pada sebuah perusahaan bisa memberikan manfaat

yang signifikan terhadap keberlanjutan proses produksi. Apabila dengan

catatan pengelolaan kegiatan operasional gudang lebih optimal dan semua

operasional administrasi yang dilakukan terdokumentasi dengan baik

sehingga keberadaannya lebih efektif dan efisien.

Namun tidak sedikit perusahaan yang belum bisa memanfaatkan

dampak positif dalam pengelolaan gudang. Hal ini disebabkan karena

keterbatasan sumber daya manusia dan keterbatasan sarana pergudangan

yang harus disediakan. Sehingga muncul penilaian bahwa keberadaan

gudang merupakan biaya yang harus ditanggung perusahaan.

Sebaiknya semua aktivitas dalam gudang baik penambahan bahan

atau pengurangan bahan dan barang harus melalui mekanisme pencatatan

ke dalam dokumen. Sebab pengelolaan persediaan bahan baku dan barang

diperlukan dokumen yang menjamin keamanan aset perusahaan tersebut

dari tindakan kriminal. Oleh karena itu petugas gudang atau karyawan divisi

lain tidak boleh memasukan dan mengeluarkan persediaan bahan atau

barang tanpa didukung dokumen yang terstandar.

Dokumen – dokumen administrasi yang menyangkut gudang harus

diketahui dan disetujui pejabat – pejabat yang berwenang dalam perusahaan

serta harus dikirim ke divisi-divisi yang terkait agar terdapat mekanisme yang

saling mengontrol. Dengan demikian pengawasan internal dibutuhkan dalam


commit to user 3

pengelolaan bahan dan bahan jadi dalam gudang demi kelangsungan hidup

perusahaan.

PT. Widya Duta Grafika berusaha untuk meningkatkan kualitas

produksinya demi kepuasan para konsumen. Seperti halnya yang dialami

oleh perusahaan – perusahaan lain PT. Widya Duta Grafika juga tidak lepas

dari himpitan ketatnya tingkat persaingan pasar yang melanda Indonesia.

Untuk tetap bertahan maka PT. Widya Duta Grafika perlu melakukan

pembenahan – pembenahan dalam lingkungan internalnya. Salah satu usaha

yang dilakukan adalah dengan meninjau ulang sistem administrasi

operasional gudang yang telah dilaksanakannya. Hal ini dimaksud untuk

mengetahui seberapa besar tingkat efektivitas dan efisiensi sistem

administrasi gudang yang dilaksanakan PT. Widya Duta Grafika. Sehingga

pihak pengelola perusahaan dapat mengambil keputusan apakah perlu

dilakukan perubahan pada sistem administrasi gudang yang ada atau tidak.

Berdasarkan permasalahan diatas maka perlu dilakukan penelitian

yang berkaitan dengan judul “EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI

OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENINGKATKAN

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG

JADI PADA PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA ”( STUDI KHUSUS

PRODUK LKS ).

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan

masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimanakah sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai

dari bahan baku sampai barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika ?

2. Apa yang menjadi kelebihan dan kelemahan sistem administrasi

operasional gudang persediaan pada PT. Widya Duta Grafika ?


commit to user 4

3. Apakah fungsi sistem administrasi operasional gudang yang diterapkan

sudah efektif dan efisien?

C. TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan rumusan masalah diatas dapat diketahui tujuan dari

penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai dari

bahan baku sampai barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika.

2. Mengetahui kelebihan dan kelemahan yang terdapat dalam sistem

administrasi operasional gudang persediaan PT. Widya Duta Grafika.

3. Mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi sistem administrasi operasional

gudang pada PT. Widya Duta Grafika.

D. MANFAAT PENELITIAN

Manfaat dari penelitian yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah

sebagai berikut :

1. Bagi PT. Widya Duta Grafika

Hasil pembahasan dalam tugas akhir ini diharapkan dapat digunakan

sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam penentuan kebijakan

pengelolaan gudang perusahaan di masa yang akan datang dan dengan

adanya evaluasi diharapkan dapat membantu PT. Widya Duta Grafika

dalam menambah wawasan dan pengetahuan di bidang manajemen

pergudangan.

2. Bagi Peneliti

Hasil penelitian ini diharapkan menambah pengetahuan dan wawasan

dalam manajemen pergudangan, serta dapat mengaplikasikannya di

dalam dunia kerja.

3. Bagi Pihak Lain


commit to user 5

Diharapkan penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi,

informasi, dan dasar penelitian selanjutnya khususnya bagi mahasiswa

Diploma III Manajemen Industri Fakultas Ekonomi dengan pokok

permasalahan yang sama.

E. Kerangka Pemikiran

Dalam penyusunan administrasi operasional gudang harus

memperhatikan formulir atau dokumen yang dimiliki perusahaan tersebut.

Adapun dokumen tersebut antara lain : surat order, surat perintah kerja, surat

jalan, serah terima barang jadi, lakerang, latirang, surat perintah kirim, surat

order pembelian, dan kartu stok.

Selain itu juga harus memperhatikan segi sumber daya manusianya,

dalam hal ini para karyawan atau pekerja. Dalam penyusunan administrasi

gudang dapat dilakukan dalam beberapa langkah, yaitu :

1. Menganalisis efisiensi sistem administrasi operasional gudang yang

sekarang digunakan yaitu dengan cara membandingkan administrasi

operasional gudang yang sekarang dengan kriteria administrasi

operasional gudang yang baik.

2. Mengevaluasi hasil analisis yang telah dilakukan, dan dari hasil

evaluasi tersebut dapat diketahui operasional sistem administrasi yang

digunakan sekarang sudah efektif dan efisien atau belum. Jika administrasi

operasional gudang sudah optimal, maka tidak perlu dilakukan perubahan

atau penambahan, tetapi jika belum optimal maka perlu diberikan usulan

yang sesuai kriteria administrasi operasional gudang yang baik.

3. Mengajukan usulan sistem administrasi operasional gudang dan

kemudian menganalisis efektivitas dan efisiensinya, jika hasilnya belum

optimal maka terus dilakukan evaluasi dan analisis terhadap beberapa

usulan alternatif usulan administrasi operasional gudang, sampai diperoleh

hasil yang optimal.


commit to user 6

Gambar 1.1

Kerangka Pemikiran

Evaluasi Sistem Administrasi Operasional Gudang Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Gudang Bahan Baku Dan Barang

Jadi Pada PT. Widya Duta Grafika Surakarta (Studi Khusus LKS) F. METODE PENELITIAN

1. Desain Penelitian

Desain penelitian ini dilakukan dengan cara pengamatan secara lansung di

lapangan, kemudian membandingkannya dengan teori yang ada dalam

kajian pustaka dan melakukan pembahasan berdasarkan rumusan

Mencatat Alir Pekerjaan

Sistem Administrasi Operasional Gudang Yang Diterapkan

Uji Optimalitas ( Efektivitas dan Efisiensi)

Optimal

Optimal Sistem Administrasi

yang digunakan

Belum Optimal

Evaluasi Sistem Administrasi

Yang digunakan

Usulan Sistem Administrasi Operasional

Gudang


commit to user 7

masalah yang telah ditentukan. Dalam hal ini peneliti melakukan

pengamatan di PT. Widya Duta Grafika.

2. Obyek Penelitian

Objek penelitian adalah sasaran yang akan diambil sumber datanya lebih

lanjut mengenai administrasi operasional gudang. Adapun yang menjadi

objek penelitian adalah PT. Widya Duta Grafika Jl. Honggowongs No. 139

Surakarta.

3. Jenis dan Sumber Data

a. Data primer

Data primer yaitu data yang diperoleh berdasarkan wawancara dan

observasi yang dilakukan oleh peneliti.. Data yang diperoleh seperti

jenis bahan baku, peralatan yang digunakan pada gudang, jenis

produk, jumlah tenaga kerja gudang, urutan proses pelaksanaan

administrasi alur pesan dan terima bahan baku, serta alur proses

keluar barang jadi pada gudang PT.Widya Duta Grafika.

b. Data sekunder

Data sekunder yaitu data yang telah dikumpulkan oleh lembaga

pengumpul data dan dipublikasikan kepada masyarakat pengguna

data (Kuncoro, 2003:127). Data ini diperoleh dari catatan,buku bacaan

dan data dari perusahaan, yang berhubungan dengan penelitian ini

yaitu mengenai struktur organisasi perusahaan dan gambaran-

gambaran umum mengenai perusahaan. Data-data yang dibutuhkan

antara lain:

1) Dokumen administrasi operasional gudang perusahaan.

2) Studi kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku – buku yang

berkaitan dengan manajemen pergudangan.

4. Teknik Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

a. Metode Observasi


commit to user 8

Dalam metode observasi, peneliti melakukan pengamatan dan

pencatatan terhadap keadaan atau fenomena yang diamati secara

langsung.

b. Metode Interview

Dalam hal ini, peneliti melakukan wawancara atau tanya jawab secara

langsung kepada Manajer Persediaan dan Umum, Asisten Manajer

Persediaan, Karyawan Pelaksana gudang, Koordinator Administrasi

Gudang, Koordinator Persediaan Bahan Baku, Koordinator Ekspedisi,

Kabag Administrasi dan PPIC,Kabag Produksi, kabag Finishing, HRD.

c. Metode Pengumpulan Data Arsip

Peneliti mencari data informasi dengan cara menyelidiki, melihat, dan

menentukan data-data tertulis berupa catatan, laporan, dokumen,

tulisan ilmiah dan sumber – sumber lainnya yang dapat memberikan

keterangan yang berhubungan dengan masalah penelitian.

5. Metode Pembahasan

Metode pembahasan yang digambarkankan adalah pembahasan

deskriptif, yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskripsi secara

sistematis, factual, dan akurat mengenai suatu obyek yang diteliti. Dalam

hal ini peneliti melakukan pengamatan mengenai implementasi sistem

administrasi operasional gudang pada perusahaan dan memberikan

kesimpulan dari hasil pengamatan tersebut serta memberikan usulan

secara teknis kepada perusahaan mengenai administrasi operasional

gudang melalui dokumen formulir yang terstandar.


commit to user 9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat

berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk

mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001 : 2). Dalam pengertian yang lain

sistem adalah sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling

berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk

mencapai tujuan yang sama (common purpose) (Hall, 2001 : 5).

Berdasarkan uraian tersebut diproleh kesimpulan bahwa sistem

adalah sekelompok unsur, komponen atau subsistem-subsistem, kerangka

dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai

dengan skema yang menyeluruh untuk mencapai tujuan tertentu.

B. Karakteristik Sistem

Sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut

(Mcleod dan Shell, dikutip dalam M.Sukoco, 2007 : 32):

1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan

terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih

mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.

2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah

diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama

maupun mengganggu fungsi utamanya.

3. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada

bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan

mempersulit aktivitas pekerjaan yang ada.


commit to user 10

4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan

yang telah ditentukan.

5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih

mudah dipahami dan dilaksanakan.

6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan

baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi

dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

C. Pengertian Gudang

Gudang adalah lokasi untuk penyimpanan produk sampai permintaan

(demand) cukup besar untuk melaksanakan distribusinya (Bowersox, 2006 :

293).

Menurut Hadiguna dan Setiawan (2008 : 153), gudang dapat

didefinisikan sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang

yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai

jadwal produksi

Dari beberapa pengertian tersebut diperoleh kesimpulan bahwa

gudang adalah terminal untuk bahan yang akan diproses maupun terminal

untuk produk yang sudah jadi sebelum dikirimkan ke konsumen.

D. Macam – macam Gudang

Seiring dengan perkembangan dunis usaha yang menuntut adanya

optimalisasi penggunaan gudang, maka macam – macam gudang sering

dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut (Widjaja Tunggal, 2009 :

49 – 50) :

1. Gudang Campuran (mixing warehouse)

Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B, dan C)

yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke gudang pusat dengan


commit to user 11

jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan sifatnya bervariasi dan

digabungkan saat dikirim.

2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse)

Adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah banyak

dari pabrik. Beberapa pesanan pelanggan digabungkan ke dalam

pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk kemudian

pesanan akan dibagi / dibuat menjadi pengiriman LTL (Least-than-

truckload/kurang dari muatan gudang) yang lebih kecil jumlahnya, dan

dikirim ke pelanggan yang letaknya dekat dengan gudang.

3. Gudang konsolidasi (consolidation warehouse)

Pesanan skala kecil dari sejumlah suplier dikirimkan ke gudang konsolidasi

yang dekat dengan supplier sehingga LTL (Least-than-truckload) dapat

digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan untuk

waktu jangka panjang dari gudang ke perusahaan.

Selain macam gudang seperti diatas, masih ada gudang yang dapat

kita bedakan menurut karakteristik material yang akan disimpan. Macam –

macam gudang tersebut adalah (Hadiguna dan Setiawan, 2008 : 155) :

1. Penyimpanan Bahan Baku

Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan

untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya di dalam bangunan

pabrik. Beberapa jenis barang tertentu bisa pula diletakan di luar

bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang

karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang demikian

disebut stockroom karena fungsinya memang menyimpan stok untuk

kebutuhan tertentu.

2. Penyimpanan Barang Setengah Jadi

Dalam perusahaan manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja

harus melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur

demikian sering pula harus terhenti karena dari satu operasi ke operasi


commit to user 12

berikutnya waktu pengerjaan yang dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya,

barang atau material harus menunggu sampai mesin atau operator

berikutnya siap mengerjakan. Ada dua macam barang setengah jadi (work

in process storage), yaitu bahan berjumlah kecil dan barang berjumlah

banyak.

3. Penyimpanan Produk Jadi

Gudang demikian kadang – kadang disebut pula gudang dengan fungsi

menyimpan produk – produk yang telah selesai dikerjakan.

E. Fungsi Pergudangan

Terdapat 3 (tiga) fungsi dasar pergudangan, yakni : perpindahan,

penyimpanan, dan transfer informasi (Widjaja Tunggal, 2009 : 55) :

1. Perpindahan (movement)

Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni :

a. Penerimaan (receiving)

b. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)

c. Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian pesanan

(customer order picking or order selection)

d. Cross Docking

e. Pengiriman (shipping)

2. Penyimpanan (storage)

Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan semi

permanen.

3. Transfer Informasi (information transfer)

Transfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan dan fungsi

penyimpanan.


commit to user 13

F. Efektivitas dan Efisiensi

Menurut Render dan Heizer (2005), efektif adalah mengerjakan

pekerjaan yang benar. Sedangkan efisien adalah mengerjakan pekerjaan

dengan baik, dengan sumber daya dan limbah yang minimum.

Ricky W. Griffin (2004 : 8), mengemukakan bahwa efektif yaitu

membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya dengan

sukses. Sedangkan efisien adalah menggunakan berbagai sumber daya

secara bijaksana dan dengan cara yang hemat biaya.

Berdasarkan pendefinisian para pakar mengenai efektifitas dan

efisiensi maka diperoleh kesimpulan bahwa efektifitas adalah kemampuan

untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian

tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan efisien merupakan kemampuan

untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan lancar. Dalam hal ini

merupakan perhitungan rasio antara keluaran (output) dengan masukan

(input).

G. Efektivitas dan Efisiensi Gudang

Gudang seringkali dikonotasikan sebagai tempat yang kotor, dan

tempat menyimpan barang yang sudah tidak digunakan. Hal inilah yang

melatar belakangi bahwa gudang harus efektif dan efisien.

Makna dari gudang yang efektif adalah, gudang yang ada harus

dapat meminimalkan kerusakan bahan maupun kerusakan barang akibat dari

adanya penanganan bahan/barang. Jadi keberadaan gudang merupakan

media pendukung dalam menjaga konsistensi kualitas bahan/barang yang

dihasilkan bukan media atau tempat yang dapat menurunkan kualitas

bahan/barang yang dihasilkan dari proses produksi.

Sedangkan gudang yang efisien adalah selalu dikaitkan dengan

penataan bahan/barang dalam gudang. Gudang dapat dikatakan efisien

apabila, karyawan bagian gudang dapat dengan mudah menyimpan


commit to user 14

bahan/barang maupun mengeluarkan bahan/barang. Gudang yang efisien

bukanlah gudang harus rapi, tetapi harus memperhatikan aspek kemudahan

dalam pencarian bahan/barang dalm rangka pengecekan, maupun

pengambilan bahan/barang.

Setiap organisasi atau perusahaan mempunyai keterbatasan akan

sumber daya manusia, uang dan fisik untuk mencapai tujuan organisasi.

Keberhasilan mencapai tujuan tergantung pada pemilihan tujuan yang akan

dicapai dan cara menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan

tersebut.

Manajemen menentukan keefektivitasan dan efisiensi kegiatan –

kegiatan organisasi. Efektif mengacu pada pencapaian tujuan sedangkan

efisien mengacu pada penggunaan sumber daya minimum untuk

menghasilkan keluaran (output) yang telah ditentukan.

Selain itu, dengan adanya manajemen gudang yang baik tentu akan

menjamin ketersediaan bahan ketika dibutuhkan oleh bagian produksi.

Sehingga kesesuaian bahan yang diberikan oleh bagian gudang dengan

bahan yang diminta bagian produksi terwujud dalam rangka mendukung

proses produksi agar berjalan lancar.

Dalam rangka mendukung fungsi gudang menjadi support system

bagi bagian produksi, maka perlu diadakannya administrasi operasional

gudang yang sistematis dan terstandar, sehingga pengawasan terhadap

aktivitas operasional gudang serta keadaan bahan/barang dalam gudang

dapat dilakukan dengan mudah dan akurat.


commit to user 15

BAB III

PEMBAHASAN

A. Deskripsi Umum Objek Penelitian

1. Sejarah Berdiri dan Perkembangan Perusahaan

Perusahaan Penerbitan Dan Percetakan PT. Widya Duta Grafika,

didirikan oleh Drs. H. Soetarno. Beliau adalah seorang guru sma 3 Surakarta

dimana beliau mengajar bidang studi Bahasa Indonesia. Alasan berdirinya

perusahaan ini, karena pada tahun 1996-an perusahaan yang bergerak

dalam bidang penerbitan dan percetakan untuk memenuhi sarana dan

prasarana mengajar masih kurang, disamping itu juga untuk mempermudah

kelancaran proses belajar dan mengajar yang serba praktis dan ekonomis.

Perusahaan ini mulanya bernama CV. Widya Duta yang akta

pendirianya dikukuhkan dengan akte R.Moeljatmo No. 20 tanggal 20 Maret

1976. Perusahaan ini bergerak dalam industri percetakan, penjilitan dan

penerbitan. CV. Widya Duta pada mulanya memproduksi jenis barang dan

jasa hasil cetakan yang berupa buku pelajaran Bahasa Indonesia karangan

Drs. H. Soetarno untuk memenuhi kebutuhan siswa SMU Negeri 3 Surakarta

saja, dengan cara percetakan menggunakan mesin stensil.

Mempertimbangkan adanya tanggapan yang positf dari sekolah –

sekolah lain terhadap buku – buku yang diterbitkan oleh CV. Widya Duta,

maka percetakan dan penerbitannya mengalami kemajuan dan

perkembangan dari waktu ke waktu sejalan dengan perkembangan

perusahaan yang cukup pesat. Jenis buku yang dicetak dan diterbitkan juga

mengalami perubahan, dimana tidak saja buku bahasa indonesia tetapi juga

bermacam – macam buku materi pelajaran dan lembar kerja siswa ( LKS )


commit to user 16

lainnya, yaitu buku pelajaran untuk SD, SLTP dan SMU. Buku – buku yang

diterbitkan juga mengalami peningkatan baik dari segi kuantitas maupun

kualitas.

Perkembangan perusahaan yang pada awal pencetakan hanya

distensil, kemudian meningkat dicetak dengan mesin letter press ( cetak

tinggi ). Letter press ini pada mulanya hanya dengan mesin hand press, yaitu

mesin cetak yang pengoperasiannya belum menggunakan tenaga listrik.

Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka perusahaan

menggunakan mesin degel press, yaitu mesin cetak yang pengoperasiannya

dengan tenaga listrik. Selanjutnya berkembang lagi dan meningkat dengan

mesin yang lebih besar, yaitu mesin silinder press.

Perkembangan selanjutnya sampai sekarang adalah dengan

menggunakan mesin sheet fed offset (mesin offset ukuran palno/ukuran

lembaran) maupun mesin web offset (mesin offset ukuran rol/kertas

gulungan).

Tahun 1993 CV. Widya Duta tercatat sebgai anggota Ikatan Penerbit

Indonesia ( IKAPI ) dengan Nomor SIUP : 243 / 11 / 16 / PB / XI / 1993 / P.

Pada tanggal 16 september 2004 CV. Widya Duta berubah nama menjadi

PT. Widya Duta Grafika. Perubahan ini berdasarkan akte Notaris Sunarto, SH

tanggal 16 September 2004 No. 91.

Kegiatan usaha penerbit dan percetakan PT. Widya Duta Grafika ini

terus mengalami perkembangan dan diharapkan pada tahun – tahun

mendatang mampu menyerap tenaga kerja yang lebih banyak lagi sehingga

berperan serta turut membantu pemerintah mengurangi pengangguran.

PT. Widya Duta Grafika memiliki Visi dan Misi yang melatarbelakangi

didirikannya perusahaan ini. Visinya adalah meningkatkan kecerdasan

kehidupan bangsa untuk menuju masyarakat berkualitas. Sedangkan misinya


commit to user 17

adalah meningkatkan citra perusahaan sebagai penerbit dan percetakan

yang mengemban nilai – nilai profesionalisme dengan semboyan “ Bersama

mencapai tujuan dan keja sama saling menguntungkan merupakan landasan

utama didalam mewujudkan pendidikan bangsa yang lebih kokoh “.

Penerbit dan percetakan PT. Widya Duta grafika ini merupakan

perusahaan swasta, modal kerja yang dipakai adalah modal sendiri yang

berupa persediaan uang tunai dan keuntungan yang diperoleh dari hasil

penjualan. Sekarang PT. WIDYA DUTA GRAFIKA terletak di Jl.

Honggowongso No. 139 Surakarta. Produk yang dihasilkan PT. WIDYA

DUTA GRAFIKA berupa buku Lembar kerja Siswa dan buku bacaan.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya adalah

sangat tergantung pada kelompok – kelompok manusia yang ada di

organisasi tersebut, baik sebagai pimpinan maupun bawahan. Bagi suatu

perusahaan organisasi merupakan gambaran secara sistematis mengenai

pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan antara

bagian dalam suatu organisasi.

Menurut hubungan kerja yang terdapat pada PT. Widya Duta Grafika

Surakarta, dapat disebut dengan organisasi lini atau garis karena

menunjukan adanya pelimpahan dari atasan kebawahan. Dengan adanya

pelimpahan dari atasan kebawahan, maka dituntut adanya

pertanggungjawaban bawahan kepada atasannya. Disamping adanya

wewenang dan tanggung jawab antara direktur dengan manajer bagian

seringkali dilakukan koordinasi dalam melakukan tugasnya.

Adapun struktur organisasi yang ada di dalam PT. Widya Duta

Grafika Surakarta adalah sebagaimana terpampang dalam gambar 2.1

berikut :


commit to user 18


commit to user 19

Berdasarkan gambar, struktur organisasi pada PT. Widya Duta

Grafika Surakarta dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Komisaris Utama

1) Memimpin perusahaan baik di dalam maupun di luar organisasi.

2) Menetapkan suatu peraturan yang berlaku di perusahaan.

3) Mengadakan kerja sama dengan perusahaan lain.

b. Direktur Utama

1) Melakukan koordinasi atas perencanaan strategis.

2) Memberikan komitmen terhadap pelaksanaan sistem manajemen mutu.

3) Memberikan persetujuan surat peringatan.

4) Memberikan persetujuan pemutusan hubungan kerja.

5) Memberikan arahan kepada wakil direktur dan para manajer.

c. Wakil Direktur

1) Melakukan koordinasi atas perencanaan kerja bersama dengan direktur

utama.

2) Memberikan arahan kepada para manajer.

3) Melakukan tugas yang dilakukan oleh direktur utama jika berhalangan

hadir.

d. General Manajer.


commit to user 20

1) Mengkoordinir semua pekerjaan yang ada dibawahnya.

2) Melaporkan hasil kerja atau kegiatan kepada direktur utama.

3) Memberikan solusi terhadap masalah yang berasal dari manajer

dibawahnya.

4) Membuat kebijaksanaan yang menyangkut proses kerja dibidangnya.

e. Manajer Pracetak

1) Membuat laporan kepada Direksi setiap bulan dalam rapat rutin.

2) Merencanakan sistem kerja di bagian pracetak.

3) Membagi tugas editorial dan lay out kepada Supervisor Editor dan

Supervisor Lay Out.

4) Mengkoordinir bagian naskah, editorial, setter, illustrasi, composing,

deasin grafis, dan repro dalam penyelesaian tugas masing – masing

bagian.

5) Membina hubungan baik dengan penulis.

6) Mengontrol alur naskah di bagian pracetak.

f. Manajer Produksi

1) Membuat penjadwalan produksi dan pemanfaatan mesin yang ada

secara terarah dan terencana.

2) Menjalankan operasi produksi sesuai dengan informasi permintaan

produksi dari bagian marketing atas persetujuan General Manajer.

3) Mencatat dan mengadministrasikan semua aktivitas produksi dalam

bentuk laporan yang disampaikan secara rutin dan periodik kepada

General Manajer.


commit to user 21

4) Membuat laporan rutin dan periodik berdasarkan proses, sehingga

dapat diketahui biaya aktual produksi, harga pokok penjualan dan biaya

overhead yang disampaikan kepada Ka. Bag Akuntansi.

5) Membuat secara dini bahan – bahan cacat atau rusak yang terjadi

sebelum dilanjutkan ke proses selanjutnya.

g. Manajer Pemasaran Jasa Cetak dan Quality Control

1) Membagi dan mengatur tugas tenaga pemasaran termasuk mengatur

sasaran dan rute perjalanan.

2) Mengawasi dan menilai hasil kerja harian tenaga pemasaran.

3) Mengkoordinasikan pencapaian hasil pemasaran tiap hari.

4) Mengkoordinasikan dengan meeting penentuan dan evaluasi hasil

pemasaran mingguan.

5) Meneliti dan mengesahkan usulan kebutuhan operasional tenaga

pemasaran.

6) Melaksanakan Subkontrakting jika diperlukan.

7) Membuat laporan bulanan mengenai kegiatan pemasaran.

8) Merangkap sebagai tenaga pemasaran.

h. Manajer Pemasaran Proyek

1) Membuat program kerja dan estimasi pendapatan sesuai marketshare

dan peluang pasar proyek berdasarkan yang telah difollow-up

sebelumnya


commit to user 22

2) Mencari peluang dan melakukan approach/lobby untuk mendapatkan

proyek pengadaan buku atau cetakan dari instansi pemerintah ( Dinas

pendidikan, Depag, Pemda, KPUD dan Instansi pemerintah terkait

lainnya).

3) Mewakili pihak direksi untuk melakukan pendaftaran perusahaan dalam

rangka Lelang atau Tender yang diadakan oleh instansi pemerintah.

4) Mengawal/mendampingi panitia proyek yang mempunyai hubungan

kerja/berkunjung ke Kantor Pusat.

5) Membuat evaluasi dan progress report mingguan mengenai kegiatan

Pemasaran Proyek kepada Direktur Pemasaran.

i. Manajer Lembar Kerja Siswa (LKS)

1) Membuat program kerja, budgeting cost dan target penjualan Buku LKS

selama 1 (satu) tahun.

2) Membuat perencanaan cetak buku LKS dan estimasi pasar termasuk

dalam hal ini menentukan jadwal pengiriman buku yang akan

didistribusikan ke Pos – pos penjualan di daerah sesuai permintaan

pasar.

3) Melakukan research & depelovement terhadap situasi pasar buku LkS

dan membuat strategi penjualan yang tepat untuk mengantisipasi

produk pesaing.

4) Melakukan promosi produk dan menjalin hubungan yang baik dengan

pelanggan.

5) Membuat evaluasi dan progress report mingguan mengenai kegiatan

pemasaran kepada Manajer pemasaran.


commit to user 23

j. Manajer Persediaan dan Keuangan

1) Merencanakan anggaran pendapatan dan biaya bersama dengan kepala

bagian pembelian, manajer pemasaran dan produksi serta bagian umum.

2) Mengatur arus kas dan posisi likuidasi perusahaan.

3) Menyusun laporan keuangan baik untuk kepentingan intern maupun

ekstern.

4) Melaporkan aktifitas keuangan secara periodik kepada Direktur Utama.

k. Manajer Personalia dan Umum

1) Secara harian mengontrol dan memeriksa laporan administrasi yang

dibuat oleh staf personalia.

2) Memeriksa data – data kepersonaliaan yang diarsip oleh personalia.

3) Menyelengarakan penarikan karyawan baru (recruitment SDM).

4) Mengatur dan mengesahkan seluruh ijin karyawan.

5) Menganalisis data presensi dan kedisiplinan kerja karyawan untuk

ditindak lanjuti.

6) Memeriksa, mengatur dan memelihara semua fasilitas perusahaan

seperti gedung, instalasi dan inventaris perusahaan.

7) Meminimalkan keluhan dan hambatan yang berhubungan dengan

transportasi

8) Melayani semua keperluan Direktur dan keluarga.

9) Memeriksa kebersihan, kerapian dan keindahan ruang kerja, lingkungan

kantor serta lingkungan perusahaan.


commit to user 24

3. Personalia

Untuk mengembangkan karyawannya, perusahaan memberikan

kesempatan kepada para karyawan untuk mengikuti pelatihan (training) dan

kursus-kursus baik yang diselenggarakan di dalam lingkungan perusahaan

maupun di luar perusahaan.ujuan dari pelatihann dan kursus-kursus ini untuk

meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan para karyawan dalam bidang

masing-masing.

a. Jumlah Karyawan

TABEL 3.1 Jumlah Karyawan

Karyawan Jumlah

Karyawan

Karyawan Managerial dan Operasional 71 orang

Karyawan bagian Produksi 96 orang

Jumlah 167 orang

Sumber: PT Widya Duta Grafika

b. Tingkat Pendidikan Karyawan

Untuk karyawan,baik pada bagian managerial maupun pada

bagian produksi,tingkat pendidikan sangatt diperhatikan. Adapun

tujuannya adala untuk mendapatkan karyawan yang benar-benar sesuai

dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Tingkat pendidikan karyawan

yang ada pada PT Widya Duta Grafika adalah sebagai berikut:

1) SLTP : 40 orang 3) D3 : 21 orang

2) SLTA : 49 orang 4) Sarjana : 57 orang


commit to user 25

c. Jam Kerja

Jadwal jam kerja yang dipergunakan oleh PT Widya Duta Grafika

adalah

TABEL 3.2 Jam Kerja Karyawan Managerial dan Operasional PT Widya Duta Grafika

HARI JAM KERJA KETERANGAN

Senin s/d Kamis

Jum’at

Sabtu

08.00-16.00 WIB

12.00-13.00 WIB

08.00-16.00 WIB

11.45-13.00 WIB

08.00-13.00 WIB

-

Istirahat

-

Istirahat

Tanpa Istirahat


TABEL 3.3 Jam Kerja Karyawan bagian Produksi PT Widya Duta Grafika

HARI SHIF JAM KERJA KETERANGAN

Senin s/d Sabtu

Shif Pagi

Shif Malam

07.00-19.00 WIB 11.45-13.00 WIB 16.00-17.00 WIB 19.00-07.00 WIB 23.45-01.00 WIB 04.00-05.00 WIB

- Istirahat Istirahat

- Istirahat Istirahat



commit to user 26

d. Daerah Pemasaran

TABEL 3.4 Daerah Pemasaran PT Widya Duta Grafika

NO POS1 SOLO2 SUKOHARJO3 WONOGIRI4 BOYOLALI5 KARANGANYAR6 SRAGEN7 SALATIGA8 SEMARANG9 PURWOKERTO

10 TEGAL11 CILACAP12 JEPARA13 PURWODADI14 BLORA15 MADIUN16 JOMBANG

17 SURABAYA18 BANYUWANGI19 KEDIRI S20 KEDIRI P21 KUNINGAN 22 DEPOK23 MAJALENGKA24 SLEMAN25 BANTUL26 BALI27 PAMEKASAN

POS PEMASARAN PT WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA



commit to user 27

B. Laporan Magang Kerja

1. Pengertian Magang kerja

Magang kerja adalah suatu praktek kerja nyata sebagai persyaratan

menyusun tugas akhir yang merupakan salah satu syarat untuk

menyelesaikan pendidikan pada program studi D3 Manajemen Industri

Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Pelaksanaan magang kerja dimaksudkan untuk memberikan

kesempatan kepada mahasiswa dalam pengamatan dilapangan terhadap

materi – materi yang didapat selama masa kuliah. Dengan adanya magang

kerja diharapkan mahasiswa dapat memperoleh media untuk mendapatkan

pengalaman sejak dini untuk melatih kemampuan atau ketrampilan yang

nantinya bisa digunakan dibidang usaha industri.

Pada waktu pelaksanaan magang kerja mahasiswa selain

menerapkan ilmu yang didapat pada waktu berada di bangku perkuliahan,

juga melakukan penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk

menyusun tugas akhir. Data yang diperoleh akan diolah dan kemudian akan

dicari solusi atau penyelesaiannya.

2. Tujuan Magang Kerja

Pelaksanaan program magang kerja bagi mahasiswa Program Studi

D3 Manajemen Industri fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

dilaksanakan untuk mencapai tujuan :

a. Mencoba untuk belajar menerapkan ilmu dari bangku perkuliahan dengan

realita yang ada di lapangan.

b. Untuk lebih mengenal dan mengetahui lokasi kerja praktik secara umum

dalam hal ini PT. Widya Duta Grafika Surakarta.


commit to user 28

c. Agar mahasiswa mengetahui permasalahan – permasalahan yang

dihadapi oleh perusahaan industri dan juga cara pemecahannya.

d. Agar mengenal dan merasakan sendiri situasi dan kondisi kerja

sebenarnya.

3. Kegiatan Magang Kerja

Magang kerja dilaksanakan mulai tanggal 21 Februari 2011 sampai

dengan tanggal 21 Maret 2011 (Surat Keterangan Magang Terlampir).

Magang kerja dilaksanakan pada bagian Gudang Bahan Baku dan Barang

Jadi PT. Widya Duta Grafika. Tabel 3.1 dibawah ini menyajikan aktivitas yang

dilakukan selama pelaksanaan magang kerja.

Tabel 3.5 Aktivitas yang Dilakukan Selama Pelaksanaan Magang Kerja

No Minggu Ke Aktivitas 1 I Pengenalan :

- Daftar ulang magang di Bagian Personalia - Observasi lingkungan kerja - Penjelasan Job Description - Magang di Bagian Gudang - Pengenalan Gudang secara detail

2 II Magang di Bagian Gudang : Administrasi operasional gudang.

3 III Observasi Lapangan : - Observasi ke Bagian Proses Produksi - Observasi ke Gudang barang jadi dan bahan baku - Observasi ke Bagian Pembelian

4 IV Magang di Bagian Persediaan dan Keuangan - Administrasi operasional persediaan dan keuangan - Mendokumentasikan seluruh kegiatan operasional

gudang Sumber : Laporan Pelaksanaan Magang Kerja Mahasiswa, Tahun 2011


commit to user 29

C. PEMBAHASAN

1. Sistem Administrasi Operasional Gudang Persediaan Mulai Dari

Bahan Baku Sampai Barang Jadi Pada PT. Widya Duta Grafika

Dalam rangka pengawasan aset yang dimiliki perusahaan berupa

bahan baku dan barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika. Peneliti

melakukan evaluasi sistem yang bertujuan untuk mengetahui prosedur

kerja yang sedang dikerjakan sebagai dasar perancangan atau perbaikan

pada sistem yang lama. Dari hasil evaluasi dapat diketahui kelebihan dan

kekurangan sistem yang lama sehingga dapat memudahkan dalam

menemukan data atau fakta yang akan dijadikan bahan uji menuju

perancangan sistem yang lebih baik dan dapat memecahkan

permasalahan – permasalahan yang ada di PT. Widya Duta Grafika.

Berikut adalah prosedur dan dokumen yang berjalan menguraikan

secara sistematis aktifitas - aktifitas yang terjadi dalam sistem administrasi

operasional gudang bahan baku :

a. Prosedur sistem administrasi operasional pembelian bahan baku secara

tunai yang berjalan pada PT. Widya Duta Grafika :

1) Bagian Gudang/ Divisi persediaan

a) Kabag Persediaan memeriksa stok barang (kartu stok gudang),

jika persediaan menunjukan batas minimal maka sub divisi gudang

bahan baku dan penolong membuat Permintaan Pembelian Bahan

(PPB) sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian

pembelian dan lembar 2 diarsip tetap. Penerbitan PPB sesuai

dengan kebutuhan divisi produksi dan di setujui oleh Kabag

Persediaan, Manajer Produksi dan Kabag Produksi.

b) Sub divisi gudang bahan baku dan penolong menerima Faktur

Barang (FB) dan Surat Jalan (SJ) bersama barang dari supplier.

Kemudian mencocokan FB, SJ dan barang. Membuat Laporan


commit to user 30

Terima Barang (Latrirang) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 2

untuk bagian pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip tetap.

2) Bagian Pembelian

a) Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh

bagian gudang, maka bagian pembelian membuat Surat Order

Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar. SOP lembar 1 dikirim ke

supplier, lembar 2 ke bagian keuangan dan SOP lembar 3 diarsip

tetap.

b) Menerima SJ dan FB dari bagian gudang untuk dicek dengan SOP

yang diterbitkan bagian pembelian. Kemudian SJ dan FB

diserahkan ke bagian keuangan.

c) Bagian pembelian menerima Latrirang lembar 1 dan 2. Lembar 1

di serahkan ke bagian keuangan dan lembar 2 di arsip tetap.

3) Bagian keuangan

Setelah menerima SOP lembar 2, Latrirang, FB dan SJ dari bagian

pembelian, kemudian di tandatangani sebagai otorisasi pembayaran

yang selanjutnya bagian keuangan akan membuat Surat Tanda

Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1

bersama SOP lembar 2, Latrirang lembar 1, FB dan SJ dikirim ke

bagian akuntansi, sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke supplier.

4) Bagian Akuntansi

Berdasarkan STTP lembar 1, SOP, Latrirang, FB dan SJ dari bagian

keuangan maka selanjutnya bagian akuntansi akan melakukan

penjurnalan.


commit to user 31

Gudang Suplier Pembelian Keuangan Akuntansi

MemeriksaPersediaan

Kartu Gudang

Membuat PPB

12

Surat PPB

1Surat PPB

Membuat SOP

12

1SOP

FB

FB

SJ

mencocokan FB/SJ

dengan barang

FB

SJ

3SOP

FBSJ

membuat Latrirang 3

lembar

SJ

2SOP

123

Latrirang

1

2Latrirang

1Latrirang

Di Cek

membuat STTP2 lbr

1

2STTP

2STTP

1STTP

FBSJ

1Latrirang

1STTP

FB

SJ

1Latrirang

Melakukan

Penjurnalan

Jurnal Umum

Gambar 3.1

Bagan Alur Dokumen Pembelian Bahan Baku PT. Widya Duta Grafika Sumber : Bagian Pembelian PT. Widya Duta Grafika


commit to user 32

Dokumen– dokumen pembelian bahan baku pada PT. Widya Duta Grafika: 1) Permintaan Pembelian Bahan (PPB) 2 lembar

2) Surat Order pembelian (SOP) 3 lembar

3) Surat Jalan (SJ) 1 lembar dari supplier

4) Faktur Barang (FB) 1 lembar dari supplier

5) Laporan Terima Barang (latrirang) 3 lembar

6) Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) 2 lembar

Usulan prosedur sistem pembelian bahan baku secara tunai : 1) Bagian Gudang/ Divisi persediaan

a) Kabag Persediaan memeriksa stok barang (kartu stok gudang),

jika persediaan menunjukan batas minimal maka sub divisi gudang

bahan baku dan penolong membuat Permintaan Pembelian Bahan

(PPB) sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian

pembelian dan lembar 2 diarsip tetap. Penerbitan PPB sesuai

dengan kebutuhan divisi produksi dan di setujui oleh Kabag

Persediaan, Manajer Produksi dan Kabag Produksi.

b) Sub divisi gudang bahan baku dan penolong menerima SOP

lembar 2 dari bagian pembelian. Menerima Faktur barang (FB) dan

Surat Jalan (SJ) bersama barang dari supplier. Kemudian

mencocokan SOP lembar 2 , FB, SJ dan barang. Membuat

Laporan Terima Barang (Latrirang) sebanyak 3 lembar. Lembar 1

dan 2 untuk bagian pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip

tetap. SOP, FB dan SJ diserahkan ke bagian keuangan kemudian

mencatat penambahan barang pada kartu gudang.


commit to user 33

2) Bagian Pembelian

a) Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh

bagian gudang, maka bagian pembelian membuat Surat

Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 lembar. SPPH

lembar 1 diberikan kepada supplier, SPPH lembar 2 diarsip tetap.

Jika supplier telah menjawab penawaran harga yang perusahaan

ajukan, maka supplier mengirim Surat Penawaran Harga (SPH).

b) Bagian Pembelian kemudian akan menyeleksi supplier yang paling

menguntungkan dan membuat Surat Order Pembelian (SOP)

sebanyak 3 lembar. SOP lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 ke

bagian gudang untuk digunakan dalam mencocokan barang,

setelah selesai lembar 2 diberikan ke bagian keuangan dan SOP

lembar 3 diarsip tetap oleh bagian pembelian.

c) Menerima Latrirang lembar 1 dan 2, SOP, FB dan SJ untuk

dilakukan pengecekan ulang kembali sesuai dengan SOP lembar

3. Setelah selesai dicek maka Latrirang lembar 2 diarsip tetap dan

Latrirang lembar 1, SOP, FB serta SJ diserahkan ke bagian

keuangan.

3) Bagian Keuangan

Setelah menerima Latrirang lembar 1, SOP, FB serta SJ, maka

dilakukan otorisasi. Kemudian membuat Surat Tanda Terima

Pembayaran (STTP) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke supplier,

lembar 2 ke bagian akuntansi, dan lembar 3 diarsip tetap.

4) Bagian Akuntansi


commit to user 34

Menerima STTP lembar 2, Latrirang lembar 1, SJ dan FB dari bagian

Keuangan yang akan dicocokan dan selanjutnya melakukan

penjurnalan. Gudang Suplier Pembelian Keuangan Akuntansi

MemeriksaPersediaan

Kartu Gudang

Membuat PPB

1

2Surat PPB

1Surat PPB

Membuat SOP 3

lembar

12

3SOP

FB

FB

SJ

mencocokan FB/SJ

dengan barang

FB

SJ

membuat Latrirang 3

lembar

SJ2

SOP

12

3Latrirang

1

2Latrirang

1Latrirang

Di Cek

membuat STTP3 lbr

12

STTP

1STTP

2STTP

FBSJ

2SOP

2STTP

FBSJ

2SOP

Melakukan

Penjurnalan

Jurnal Umum

2SOP

Membuat SPPH 2 lembar

1Latrirang

1SPPH 2SPPH1

SPPH

menyetujui penawaran

harga

menbuat SPH

SPH

SPH

1SOP

Mencatatkartu gudang

kartu gudang

FBSJ

2SOP

3STTP

1Latrirang

3Latrirang

Gambar 3.2

Bagan Alur Dokumen Usulan Pembelian Bahan Baku

Sumber : Hasil Peneliti


commit to user 35

Keterangan :

PPB : Permintaan Pembelian Bahan

SOP : Surat Order Pembelian

FB : Faktur Barang

SJ : Surat Jalan

Latrirang : Laporan Terima Barang

STTP : Surat Tanda Terima Pembayaran

SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga

SPH : Surat Penawaran Harga

b. Prosedur sistem administrasi operasional barang jadi yang berjalan pada

PT. Widya Duta Grafika :

1) Bagian Pemasaran

a) Manajer pemasaran menerima formulir Sales Order dari sales,

kemudian berdasarkan formulir sales order bagian pemasaran

membuat data order untuk dijadikan laporan kepada bagian

keuangan. Data dari sales order kemudian diolah sesuai dengan

kriteria bagian pemasaran. Bagian pemasaran kemudian membuat

Surat Order yang kemudian diterbitkan ke bagian produksi dan

bagian gudang. Formulir Sales Order kemudian diarsip tetap.

b) Bagian pemasaran menerima Laporan Produksi dari bagian

produksi dan Laporan Stock Barang Jadi dari bagian gudang.

Berdasarkan Laporan Produksi dan Laporan Stock Produksi

pemasaran membuat Laporan Produksi, Surat Perintah Kirim


commit to user 36

(Superim), dan Stock gudang. Laporan Produksi dan Stock

gudang kemudian diarsip tetap oleh bagian pemasaran,

sedangkan Superim diberikan ke bagian gudang.

c) Surat Jalan lembar 4 dari gudang diterima dan diarsip tetap

sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang.

2) Bagian Keuangan

a) Bagian keuangan menerima Laporan Order dari bagian

pemasaran dan dicatat data order kemudian di lakukan verifikasi.

Laporan Order kemudian diarsip tetap.

b) Menerima Surat Jalan lembar 1 dari bagian gudang, sebagai dasar

untuk membuat Surat Penagihan sebanyak 2 lembar. Surat

Penagihan lembar 2 digunakan untuk membuat Laporan

Keuangan dan diarsip tetap, lembar 1 diserahkan ke customer .

3) Bagian Produksi

a) Berdasarkan Surat Order dan Surat Perintah Kerja (SPK) dari

bagian pemasaran maka bagian produksi membuat Surat Perintah

Kerja (SPK) ke bagian gudang untuk disediakannya bahan baku.

SPK dan Surat Order di serahkan ke bagian gudang. SPK dari

bagian pemasaran diarsip tetap.

b) Laporan Keluar Barang (Lakerang) dari bagian gudang, diperiksa

dan dicocokan dengan barang untuk kemudian diacc dan diarsip

tetap.

c) Membuat Laporan Produksi, Serah Terima Barang jadi (STBJ) 2

lembar dan mencatat Kartu Stock Produksi. Laporan Produksi


commit to user 37

diserahkan ke bagian pemasaran, dan STBJ disertakan dalam

proses memasukan barang jadi ke gudang. Kartu Stock Produksi

diarsip tetap.

e) Lembar 1 STBJ diterima kembali setelah di acc oleh bagian

gudang, kemudian diarsip tetap.

4) Bagian Gudang

a) Bagian gudang menyiapkan bahan dan membuat Laporan Keluar

Barang (Lakerang) 2 lembar berdasarkan Surat Perintah Kerja dari

bagian produksi dan Surat Order dari Pemasaran. Lakerang

lembar 1 diserahkan ke bagian produksi, Lakerang lembar 2

digunakan untuk bahan dalam mencatat stock bahan baku. Surat

Order dan Lakerang lembar 2 diarsip tetap.

b) STBJ diisi sesuai dengan barang jadi yang masuk kemudian diacc

oleh penerima dan pembawa. Setelah itu bagian gudang membuat

Laporan Stock barang Jadi dan mencatat Kartu Stock. Laporan

Stock Barang Jadi diserah ke bagian pemasaran, sedangkan Kartu

Stock diarsip tetap.

c) Berdasarkan Surat Perintah Kirim (Superim) dari bagian

pemasaran, bagian gudang membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 4

lembar. Lembar 1 ke bagian keuangan, lembar 2 ke pembawa,

lembar 3 diarsip tetap oleh bagian gudang, dan lembar 4 ke bagian

pemasaran.


commit to user 38

Customer Pemasaran Keuangan Produksi Gudang

Sales Order Sales Order

Membuat data order,Spk &

surat order yg sudah diolah

Surat Order

SPK

Sales Order

Lap. Order

Mencatat data order

dan Verifikasi

Lap. Order

Surat Order

Membuat SPK

Surat Order

SPK

Surat Order

SPK

menyiapkan bahan &

membuat Lakerang

2 lbr

Lakerang 1

2Lakerang

Mencatat stock bhn

baku

2Lakerang

1Lakerang

Diperiksa &dicocokan dgn barang

Membuat Lap.produksi,

mencatat kartu stock

produksi,membuat stbj 2

lbr

1Lakerang

1STBJSTBJ 2

Lap.Produksi

kartu stock produksi

1STBJ 2

STBJ

Membuat Lap. stock barang jadi danmencatat stock

barang Jadi

Lap. Stock Brg JadiKartu stock

Barang jadi

Lap. Stock Brg Jadi

Lap.Produksi

Membuat Lap. Produksi, Superim dan Stock gudang

SuperimLap. Produksi

Stock gudang

Superim

Membuat Surat Jalan

3 lbr

1Surat jalan 2

Surat jalan 3Surat jalan 4

Surat jalan

1Surat jalan

4Surat jalan

MembuatSurat

Penagih 2 lbr

1Surat Tagih 2

Surat Tagih

1Surat Tagih

2Surat Jalan

Lap. Order

SPK

MembuatLap.

Keuangan

Lap.Keuangan

Gambar 3.3

Bagan Alur Dokumen Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi

Sumber : Bagian Gudang dan Bagian Produksi PT. Widya Duta Grafika


commit to user 39

Dokumen – dokumen administrasi operasional barang jadi pada

PT. Widya Duta Grafika :

1) Sales Order

2) Surat Order

3) Laporan Order

4) Surat Perintah Kerja (SPK)

5) Laporan Kerang Barang (Lakerang) 2 lembar

6) Serah Terima Barang Jadi (STBJ) 2 lembar

7) Laporan Produksi

8) Kartu stock Produksi

9) Laporan Stock Barang Jadi

10) Kartu stock Barang Jadi

11) Surat perintah Kirim (Superim)

12) Surat Jalan (SJ) 4 lembar

13) Surat Tagih 2 lembar


commit to user 40

Customer Pemasaran Keuangan Produksi Gudang

Sales Order Sales Order

Membuat data order,Spk &

surat order yg sudah diolah

Surat Order

SPK

Sales Order

Lap. Order

Mencatat data order

dan Verifikasi

Lap. Order

Surat Order

Membuat SPK

Surat Order

SPK

Surat Order

SPK

menyiapkan bahan &

membuat Lakerang

2 lbr

Lakerang 1

2Lakerang

Mencatat stock bhn

baku

2Lakerang

1Lakerang

Diperiksa &dicocokan

dgn barang

Membuat Lap.produksi,

mencatat kartu stock

produksi,membuat Bstb 2 lbr

1Lakerang

1STBJBSTB 2

Lap.Produksi


1STBJBSTB 2

Membuat Lap. stock barang jadi dan

mencatat stock barang Jadi

Lap. Stock Brg JadiBSTB 2

Lap. Stock Brg Jadi

Lap.Produksi

Membuat Lap. Produksi, Superim dan

Stock gudang

SuperimLap. Produksi

Stock gudang

Superim

Membuat Surat Jalan 3

lbr

1Surat jalan 2

Surat jalan 3Surat jalan 4

Surat jalan

1Surat jalan

4Surat jalan

MembuatSurat Penagih

2 lbr

1Surat Tagih 2

Surat Tagih

1Surat Tagih

2Surat Jalan

Lap. Order

SPK

MembuatLap.

Keuangan

Lap.Keuangan


BSTB 1kartu stock

produksi

Kartu stock Barang jadi

Gambar 3.4

Bagan Alur Dokumen Usulan Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi



commit to user 41

Usulan sistem administrasi operasional barang jadi :

1) Bagian Pemasaran

a) Manajer pemasaran menerima formulir Sales Order dari sales,

kemudian berdasarkan formulir sales order bagian pemasaran

membuat data order untuk dijadikan laporan kepada bagian

keuangan. Data dari sales order kemudian diolah sesuai dengan

kriteria bagian pemasaran. Bagian pemasaran kemudian membuat

Surat Order yang kemudian diterbitkan ke bagian produksi dan

bagian gudang. Formulir Sales Order kemudian diarsip tetap.

b) Bagian pemasaran menerima Laporan Produksi dari bagian

produksi dan Laporan Stock Barang Jadi dari bagian gudang.

Berdasarkan Laporan Produksi dan Laporan Stock Produksi

pemasaran membuat Laporan Produksi, Surat Perintah Kirim

(Superim), dan Stock gudang. Laporan Produksi dan Stock

gudang kemudian diarsip tetap oleh bagian pemasaran,

sedangkan Superim diberikan ke bagian gudang.

c) Surat Jalan lembar 4 dari gudang diterima dan diarsip tetap

sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang.

2) Bagian Keuangan

a) Bagian keuangan menerima Laporan Order dari bagian

pemasaran dan dicatat data order kemudian di lakukan verifikasi.

Laporan Order kemudian diarsip tetap.

b) Menerima Surat Jalan lembar 1 dari bagian gudang, sebagai dasar

untuk membuat Surat Penagihan sebanyak 2 lembar. Surat

Penagihan lembar 2 digunakan untuk membuat Laporan

Keuangan dan diarsip tetap, lembar 1 diserahkan ke customer .


commit to user 42

3) Bagian Produksi

a) Berdasarkan Surat Order dan Surat Perintah Kerja (SPK) dari

bagian pemasaran maka bagian produksi membuat Surat Perintah

Kerja (SPK) ke bagian gudang untuk disediakannya bahan baku.

SPK dan Surat Order di serahkan ke bagian gudang. SPK dari

bagian pemasaran diarsip tetap.

b) Laporan Keluar Barang (Lakerang) dari bagian gudang, diperiksa

dan dicocokan dengan barang untuk kemudian diacc dan diarsip

tetap.

c) Membuat Laporan Produksi, Bukti Serah Terima Barang Jadi

(BSTB) 2 lembar dan mencatat Kartu Stock Produksi. Laporan

Produksi diserahkan ke bagian pemasaran, dan BSTB diisi sesuai

dengan jumlah barang kemudian disertakan dalam proses

memasukan barang jadi ke gudang bersama dengan Kartu Stock

Produksi sebagai alat bantu pembanding.

e) Lembar 1 Bukti Serah Terima Barang Jadi (BSTB) yang telah di

acc oleh bagian gudang, diarsip tetap bersama dengan Kartu

Stock Produksi.

4) Bagian Gudang

a) Bagian gudang menyiapkan bahan dan membuat Laporan Keluar

Barang (Lakerang) 2 lembar berdasarkan Surat Perintah Kerja dari

bagian produksi dan Surat Order dari Pemasaran. Lakerang

lembar 1 diserahkan ke bagian produksi, Lakerang lembar 2

digunakan untuk bahan dalam mencatat stock bahan baku. Surat

Order dan Lakerang lembar 2 diarsip tetap.


commit to user 43

b) Bukti Serah Terima Barang Jadi (BSTB), Kartu Stock Produksi

diperiksa sesuai dengan barang jadi yang masuk, kemudian diacc

oleh penerima dan pembawa. Setelah itu bagian gudang membuat

Laporan Stock barang Jadi dan mencatat Kartu Stock berdasarkan

BSTB lembar 2. Laporan Stock Barang Jadi diserah ke bagian

pemasaran, sedangkan Kartu Stock dan BSTB diarsip tetap.

c) Berdasarkan Surat Perintah Kirim (Superim) dari bagian

pemasaran, bagian gudang membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 4

lembar. Lembar 1 ke bagian keuangan, lembar 2 ke pembawa,

lembar 3 diarsip tetap oleh bagian gudang, dan lembar 4 ke bagian

pemasaran.

2. Kelebihan Dan Kelemahan Sistem Administrasi Operasional Gudang

Persediaan Pada PT. Widya Duta Grafika

Berdasarkan penelitian di atas maka didalam sistem administrasi

operasional gudang persediaan pada PT. Widya Duta Grafika terdapat

beberapa kelebihan, antara lain sebagai berikut :

a. Dalam menjalankan kegiatannya perusahaan menyusun struktur

organisasi dengan menggunakan sistem garis atau lini yang

menempatkan masing - masing kepala bagian bertanggung jawab dan

menjalankan fungsi pengawasan dalam bagiannya.

b. Perusahaan dalam melakukan pembelian bahan baku melibatkan

empat bagian, yaitu, bagian produksi, bagian pembelian, bagian

gudang dan bagian keuangan.Tidak ada transaksi yang dilakukan

secara lengkap oleh hanya satu fungsi saja.


commit to user 44

c. Dokumen - dokumen yang digunakan oleh bagian - bagian yang terkait

dalam operasional gudang penggunaannya diotorisasi oleh masing-

masing kepala bagian.

Sedangkan, kelemahan yang terdapat dalam sistem administrasi

operasional gudang persediaan pada PT. Widya Duta Grafika antara lain :

a. Bagian Gudang tidak menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari

bagian pembelian, dimana surat order pembelian bisa dijadikan

sebagai alat bantu untuk pengecekan barang dan surat jalan dari

supplier sehingga meminimalkan resiko terjadinya kesalahan.

b. Bagian pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga

(SPPH) kepada supplier . Padahal dengan adanya SPPH perusahaan

dapat mencari harga dan kualitas yang bervariasi dari surat

penawaran harga (SPH) dari supplier. Jadi supplier dipilih berdasarkan

jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai supplier.

c. Pengelolaan data pengadaan barang, perhitungan stock bahan baku

dan barang jadi masih menggunakan ms.excel. Sebaiknya

perusahaaan membuat sistem pengolahan data dan perhitungan

secara otomatis seperti warehouse system management.

d. Tidak adanya standard operation procedure (SOP) yang baku saat

barang jadi masuk gudang, dan dokumen serah terima barang yang

dibawa karyawan produksi saat memasukan barang malah diisikan

oleh bagian gudang. Seharusnya dokumen tersebut diisi oleh bagian

produksi sedangkan gudang hanya mengecek barang dengan apa

yang tertera dalam dokumen serah terima barang dan menyutujuinya.


commit to user 45

e. Tidak dilibatkannya security dalam proses pengiriman barang jadi

keluar, dalam hal ini pengontrolan diarea pintu masuk dan keluar

perusahaan dan tanda tangan di surat jalan. Seharusnya security

dilibatkan untuk mengawasi keluarnya barang jadi dari lokasi

perusahaan.

f. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti untuk membawa peralatan

kantor semacam printer untuk service atau dipinjam dibawa pulang ke

rumah untuk mengerjakan tugas kantor tidak ada.

j. Sistem penataan yang masih tergantung pada ingatan manusia dan

penataan yang kurang baik berdampak pada sulitnya opname.

3. Efektivitas dan Efisiensi Sistem Administrasi Operasional Gudang

Persediaan Pada PT. Widya Duta Grafika

Secara umum, hal yang menyebabkan terjadinya ketidak efektifan

dan efisiensi gudang adalah belum optimalnya sistem administrasi

operasional gudang yang diterapkan selama ini. Berikut ini adalah

dokumen – dokumen yang diusulkan peneliti :

a. Barang Jadi Masuk Gudang

Aktivitas yang sangat terlihat jelas adalah pada saat barang jadi

dari bagian produksi masuk ke dalam gudang. Formulir yang ada kurang

efektif dan efisien, mengingat formulir tersebut diisi oleh bagian gudang

langsung saat barang hadir di pintu masuk gudang. Seharusnya formulir

tersebut diisi oleh bagian produksi sesuai dengan barang yang ada di

palet. Hal ini sudah peneliti bahas dalam kelemahan sistem administrasi


commit to user 46

operasional gudang PT.Widya Duta Grafika. Gambar 3.5 dibawah ini

contoh formulir yang mendukung proses barang jadi masuk ke gudang dan

gambar 3.6 merupakan bagan alir yang menjelaskan prosedur formulir

serah terima barang selama ini.

Telah diterima dari Bagian Produksi berupa,KELAS JumlahSMT (eks)

Surakarta ............................Yang Menyerahkan

(...............................)

Serah Terima barang JadiNO :

Penerima,Bagian Gudang

(................................)

NO. JENIS BUKU Keterangan

Gambar 3.5

Serah Terima Barang Jadi

Sumber : Bagian Gudang PT. Widya Duta Grafika


commit to user 47

PRODUKSI GUDANG

Buku yang sudah ditata di atas

palet

Membuat STBJ2 lembar

Mengisi STBJ sesuai dengan

Barang

STBJ 1 dan 2 di ACC

2

2

1STBJ

1STBJ

21

STBJ

1STBJ

Gambar 3.6

Bagan Alur Dokumen Barang Jadi Masuk Gudang

Sumber : Bagian Gudang dan Produksi PT. Widya Duta Grafika

Prosedur Serah Terima Barang Jadi Masuk Gudang :

1) Buku yang telah jadi disiapkan oleh karyawan produksi sesuai dengan

jumlah hasil cetak finishing.

2) Bagian produksi kemudian membuat STBJ (serah terima barang jadi).

3) Barang jadi masuk gudang, disertakan 2 lampir STBJ yang di bawa

oleh karyawan produksi yang diberi perintah serah terima barang jadi

masuk ke gudang.


commit to user 48

4) Barang jadi dicek oleh bagian persediaan kemudian mengisi formulir

STBJ.

5) Setelah selesai dicek dan diisi formulir STBJ, kemudian STBJ disetujui

oleh penerima dan karyawan produksi ditempat.

6) Lembar ke 2 STBJ kemudian di arsip oleh bagian persediaan.

7) Lembar ke 1 dibawa oleh pembuat untuk di arsip di bagian produksi.

Berikut adalah bentuk formulir yang dapat digunakan oleh

karyawan bagian produksi ketika menyerahkan barang jadi ke bagian

gudang beserta bagan alir dan prosedurnya:

PENERBIT DAN PERCETAKAN

PT. WIDYA DUTA GRAFIKA

No. BSTB :Tanggal

Mohon diterima dengan baik dan benar barang - barang sbb :NO KODE JUDUL BUKU NO.ORDER CETAK DITERIMA SAT

TOTALCATATAN :

1)2) ..................

Mengetahui Diterima

(..........................) (..........................)

Rangkap 2 : Putih = Bag. Produksi Merah = Bag. Gudang

BUKTI SERAH TERIMA BARANG

(.........................)

Dibuat Oleh

Harap diperiksa dengan benar

Bagian ProduksiMenyetujui

Bagian Gudang

(..........................)

Gambar 3.7

Bukti Serah Terima Barang



commit to user 49

PRODUKSI GUDANG

BUKU

Di cek Oleh Kabag

Finishing

Membuat BSTB

2 lembarKemudian di

Acc

Mencocokan BSTB Dengan

Barang

BSTB 1 dan 2 di ACC

2 21

BSTB1

BSTB

21

BSTB

1BSTB

Gambar 3.8

Bagan Alur Dokumen Usulan Barang Jadi Masuk Gudang



commit to user 50

Prosedur Serah Terima Barang Jadi Masuk Gudang :

1) Buku yang telah jadi disiapkan oleh karyawan produksi sesuai dengan

jumlah hasil cetak finishing.

2) Bagian produksi kemudian membuat BSTB ( bukti serah terima

barang),semua kolom pada BSTB diisi dan disetujui oleh karyawan

yang mengirim barang jadi ke gudang.

3) Buku yang sudah disiapkan dan ditata di atas pallet, kemudian dicek

oleh kabag finishing berdasarkan oplah cetak dari pemasaran dan

hasil quantity finishing produksi.

4) Setelah dicek dan sesuai, BSTB disahkan oleh kabag Produksi.

5) Barang jadi masuk gudang, disertakan 2 lampir BSTB yang di bawa

oleh karyawan produksi yang diberi perintah serah terima barang jadi

masuk ke gudang.

6) Barang jadi di cek oleh bagian persediaan berdasarkan surat BSTB.

7) Setelah sesuai BSTB, kemudian BSTB disetujui oleh penerima dan

disetujui oleh kabag persediaan.

8) Lembar ke 2 BSTB kemudian di arsip oleh bagian persediaan.

9) Lembar ke 1 dibawa oleh pembuat untuk di arsip di bagian produksi.

b. Surat Jalan

Selain itu, formulir surat jalan juga masih belum efektif dan efisien

dengan tidak dilibatkannya security dalam proses pengecekan barang jadi

keluar dari area perusahaan. Dengan adanya pengontrolan dari security

diharapkan dapat meminimalisir tindakan kriminal. Formulir ini juga belum

adanya kolom kode dan nomor polisi kendaraan yang membawa barang

jadi. Sehingga pengontrolan barang oleh bagian gudang khususnya sub

divisi ekspedisi kurang efektif dan efisien. Formulir ini dibuat rangkap


commit to user 51

4(empat), dan ditandatangani oleh bagian akuntansi, bagian gudang,

bagian pemasaran serta pelanggan. Berikut gambar 3.9 adalah contoh

surat jalan yang digunakan dalam pengiriman barang jadi :

No.Surakarta ,..............................

SP Kirim No. :Kirim Via : KepadaTahun Ajaran : Yth. Sdr, :

di

Mohon diteima dengan baik dan benar barang - barang, sbb :No. Nama Barang/Judul Buku Kelas Jumlah Sat Keterangan

Total Rp.

NB :

Penerima Pengirim Gudang

(......................) (.......................) (.....................)1. Putih : Akuntansi 2. Merah : Pelanggan 3. Kuning : Gudang 4. Biru : Adm Pemasaran

Jumlah colly Berat

SURAT JALAN

Ekspedisi

(.....................)

Gambar 3.9

Surat Jalan

Sumber : Bagian Gudang PT. Widya Duta Grafika


commit to user 52

Gambar 3.10 adalah formulir usulan yang dapat digunakan bagian

gudang dalam menunjang proses operasional administrasi pengiriman

barang jadi :

No. SJ :Tanggal :

Kirim Via : Paket / Kirim Sendiri ( *

Mohon diterima dengan baik dan benar barang - barang sebagai berikut :

No Kode Sat Keterangan

Total

Disetujui Pembawa Penerima

( .................. ) ( ................... ) ( ..................... ) ( .................... )1. Putih : Akuntansi 2. Merah : Pelanggan 3. Kuning : Gudang 4. Biru : Adm Pemasaran

SURAT JALAN

* ) Coret yang tidak perlu

KEPADA ........................................................................................................................................................

( ................. )

Judul Buku Jumlah

Dibuat Security

No. Superim :

Nama :.....................................................No. Pol : .................................................... ..............................

Gambar 3.10

Surat Jalan



commit to user 53

c. Bukti Barang Keluar

Bukti barang keluar disini adalah dokumen yang berfungsi

sebagai bukti untuk membawa peralatan kantor semacam printer untuk

diservice atau dipinjam dibawa pulang ke rumah untuk mengerjakan tugas

kantor. Peneliti membuat usulan dokumen ini karena peneliti menemukan

belum adanya dokumen yang mendukung kegiatan tersebut. Sehingga

peneliti memberikan usulan dokumen yang bermanfaat bagi sistem

administrasi operasional gudang yang efektif dan efisien. Berikut dokumen

usulan peneliti :

PENERBIT DAN PERCETAKAN

PT. WIDYA DUTA GRAFIKA

Jl. Honggowongso No.139 Surakarta 57153

No. BBK :

Tanggal :

Dengan ini saya mohon untuk diizinkan membawa barang sbb :

Kode Tanggal

Barang Kembali

Diketahui Security Pembawa

( ...............) ( ............. ) ( .............. )

Rangkap 4 : 1 Putih = HRD & Umum 2. Kuning = Pemohon 3. Biru = Security 4. Merah = Pembawa

( .............. ) ( .............. )

Bukti Barang Keluar

Alamat :

No Nama Barang Unit

Kepada Yth :

Keterangan

Catatan : 1) barang tersebut akan saya pertanggung jawabkan sebagaimana mestinya.

2) ...........................

Pemohon Disetujui

Gambar 3.11

Bukti Barang keluar



commit to user 54

PEMOHON HRD & UMUM GUDANG SECURITY PEMBAWA

Barang

Membuat BBK

4321

BBK

Mencocokan BBK dengan

barang

432

1BBK

BBK di Acc

432


barang

BBK di Acc


barang

BBK di Acc

43

434

4BBK

43

BBK2BBK

1BBK

2BBK

3BBK

Gambar 3.12

Bagan Alur Dokumen Bukti Barang Keluar


Formulir ini dibuat rangkap 4 (empat) dan ditandatangani oleh

pemohon, bagian Hrd dan Umum, bagian gudang, security, pembawa.

Pemohon tidak melakukan arsip, sedangkan pembawa hanya mengarsip

sementara saja sebagai untuk kemudian ketika barang sudah jadi

digunakan sebagai penagihan. Jika peralatan kantor yang dibawa pulang

kerumah untuk dipinjam, maka diarsip sebagai bukti peminjaman dan

pengembalian jika sudah selesai pemakaiannya.


commit to user 55

Manajer Personalia dan Umum mengarsip tetap sebagai bukti dan

alat bantu pengontrolan inventaris perusahaan yang keluar. Sedangkan

bagian Gudang mengarsip tetap dokumen dan membawa barang tersebut

untuk di service melalui sub bagian ekspedisi. Security bertugas sebagai

pengontrol barang keluar supaya tidak terjadi misscomunication.

d. Sistem Penataan Yang Belum Efisien.

Selama pelaksanaan magang kerja, dijumpai beberapa

permasalahan penataan barang jadi. Selain itu petugas membutuhkan

waktu yang cukup lama untuk mencari barang jadi yang dibutuhkan untuk

segera dipacking. Maka dari itu gudang pada PT. Widya Duta Grafika

masih belum efisien. Berikut tabel rumusan masalah, solusi, implementasi

dan evaluasi penataan barang jadi di dalam gudang :

Tabel 3.6 Rumusan Masalah, Solusi, Implementasi, Evaluasi Proses Penataan

Barang Jadi



commit to user 56

Pada semua dokumen yang diusulkan peneliti terdapat kolom

kode, karena PT. Widya Duta Grafika sedang membenahi sistem yang

selama ini digunakan. Dengan penerapan sistem kode diharapkan

mempermudah pengontrolan,meminimalisir kesalahan serta meningkatkan

efektivitas dan efisiensi administrasi operasional gudang. Perusahaan juga

hendaknya melakukan standarisasi terhadap sistem administrasi

operasional gudang pada semua lini yang terlibat dalam administrasi

operasional gudang. Peneliti mencoba memberikan contoh indeks kode

buku Lembar Kerja Siswa (LKS) beserta gambar agar memudahkan

karyawan dalam proses pengecekan barang jadi :

5102-KWN-08A-10/11

Kode Buku

5102-IPS-08A-10/11

Kode Buku Kode Buku

5102-IPA-08A-10/11

Kode Buku

5102-MAT-08A-10/11

Kode Buku

5102-IND-08A-10/11

Kode Buku

5102-ING-08A-10/11

Gambar 3.13 Indeks Kode Buku Lembar Kerja Siswa (LKS) Progresif Semester 1



commit to user 57

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab III, maka

peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem administrasi operasional gudang bahan baku dan barang jadi di PT.

Widya Duta Grafika pada umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan

melibatkan berbagai fungsi dengan tugas dan tanggungjawab masing -

masing serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat

dipertanggungjawabkan. Walaupun masih terdapat beberapa dokumentasi

yang masih belum standar, nantinya akan menjadi saran dalam penelitian

ini.

2. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem administrasi operasional gudang

bahan baku dan barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika masih memiliki

kelemahan, dimana bagian pembelian tidak membuat Surat Permintaan

Penawaran Harga (SPPH), PT. Widya Duta Grafika langsung memilih

supplier yang ditentukan oleh bagian pembelian.

3. Penerapan sistem administrasi operasional gudang yang baik seperti surat

Laporan Terima Barang (Lakerang), dan Laporan Terima Barang

(Latrirang) sangat membantu dalam pengambilan keputusan manajemen

PT.Widya Duta Grafika, khususnya dalam memberikan informasi -

informasi Laporan Keuangan, Laporan Produksi dan Stock Gudang.

Sedangkan penerapan sistem administrasi operasional gudang yang tidak


commit to user 58

baik seperti, tidak adanya dokumen yang berfungsi untuk membawa

peralatan kantor untuk di service , dan belum efektif dan efisiennya

dokumen yang mendukung proses barang jadi masuk gudang.

4. Pengelolaan data pengadaan barang, perhitungan stock bahan baku dan

barang jadi masih menggunakan ms.excel. Sebaiknya perusahaaan

membuat sistem pengolahan data dan perhitungan secara otomatis agar

sistem administrasi operasional gudang lebih efektif dan efisien.

B. Saran

Saran yang disampaikan peneliti kepada perusahaan untuk

perbaikan dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut :

1. Perusahaan mendokumentasikan semua aktivitas operasional secara

terstandar dan konsisten khususnya dokumen Serah Terima Barang Jadi,

dan Bukti Barang Keluar.

2. Perusahaan melakukan sosialisasi bentuk - bentuk dokumen yang akan

diterapkan dan memberikan instruksi kerja kepada semua bagian yang

terkait dengan penggunaan dokumen.

3. Perusahaan melakukan pengawasan terhadap penggunaan dokumen –

dokumen baru serta melakukan evaluasi dan perbaikan secara periodik.


commit to user 59

DAFTAR PUSTAKA

A.Hall, James. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat

Bowersox, Donald J. 2006. Manajemen Logistik (terjemahan). Jakarta : Bumi Aksara

Griffin W. Ricky. 2004. Manajemen jilid 1. Jakarta : Erlangga

Hadiguna, Rika Ampuh dan Heri Setiawan. 2008. Tata Letak Pabrik. Yogyakarta : Andi

Heizer, Jay and Barry Render. 2006. Operation Management 8th Edition. New Jersey : Prentice Hall.

Kuncoro, Mudrajad. 2003. Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi. Jakarta : Erlangga

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat

M. Sukoco, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

Widjaja Tunggal, Amin. 2009. Manajemen Logistik dan Supply Chain Management. Jakarta : Harvarindo

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id EVALUASI SISTEM ... · Bagan Alur Dokumen Sistem Administrasi ... Kata Kunci : Sistem Administrasi Operasional Gudang, Efektivitas & Efisiensi

Documents