Page 1
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A Md) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh
RONI IRIYANTO
D1509075
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ii
PERSETUJUAN
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh
RONI IRIYANTO
D1509075
Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing
Drs Ali MSi
NIP 195408301 985031 002
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
iii
PENGESAHAN
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh
RONI IRIYANTO
D1509075
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari
Tanggal
Tim Penguji
1 Penguji I Drs HMarsudi MSi
NIP 19550823 1983031 001
2 Penguji II Drs Ali MSi
NIP 19540830 1985031 002
Mengetahui
Dekan Ketua Program
Prof Drs H Pawito Phd Drs SudartoM Si
NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
iv
MOTTO
Be Yourself ( penulis )
Where there is a will there is a way ( penulis )
Kita harus bisa menguasai keadaan bukan keadaan yang menguasai kita
( penulis )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan semangat dan doa
Kakak-kakakku tercinta
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas
dukungan dan motivasinya
Almamater tercinta
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama RONI IRIYANTO
NIM D1509075
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN
DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya
saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut
Surakarta 30 Mei 2012
Yang membuat pernyataan
RONI IRIYANTO
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada
1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah
bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini
2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik
3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan
Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
viii
6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu
Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH
Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno
8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material
9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis
10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis
Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan
Surakarta 30 Mei 2012
Penulis
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
PERNYATAAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A Latar Belakang Masalah 1
B Perumusan Masalah 4
C Tujuan Pengamatan 5
D Manfaat Pengamatan 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
1 Tinjauan Pustaka 6
A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6
B Pengelolaan 11
C Barang 14
D Pengelolaan Barang 17
E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20
2 Metode Pengamatan 26
A Lokasi Pengamatan 26
Halaman
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 2
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ii
PERSETUJUAN
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh
RONI IRIYANTO
D1509075
Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing
Drs Ali MSi
NIP 195408301 985031 002
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
iii
PENGESAHAN
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh
RONI IRIYANTO
D1509075
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari
Tanggal
Tim Penguji
1 Penguji I Drs HMarsudi MSi
NIP 19550823 1983031 001
2 Penguji II Drs Ali MSi
NIP 19540830 1985031 002
Mengetahui
Dekan Ketua Program
Prof Drs H Pawito Phd Drs SudartoM Si
NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
iv
MOTTO
Be Yourself ( penulis )
Where there is a will there is a way ( penulis )
Kita harus bisa menguasai keadaan bukan keadaan yang menguasai kita
( penulis )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan semangat dan doa
Kakak-kakakku tercinta
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas
dukungan dan motivasinya
Almamater tercinta
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama RONI IRIYANTO
NIM D1509075
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN
DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya
saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut
Surakarta 30 Mei 2012
Yang membuat pernyataan
RONI IRIYANTO
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada
1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah
bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini
2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik
3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan
Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
viii
6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu
Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH
Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno
8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material
9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis
10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis
Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan
Surakarta 30 Mei 2012
Penulis
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
PERNYATAAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A Latar Belakang Masalah 1
B Perumusan Masalah 4
C Tujuan Pengamatan 5
D Manfaat Pengamatan 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
1 Tinjauan Pustaka 6
A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6
B Pengelolaan 11
C Barang 14
D Pengelolaan Barang 17
E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20
2 Metode Pengamatan 26
A Lokasi Pengamatan 26
Halaman
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 3
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
iii
PENGESAHAN
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh
RONI IRIYANTO
D1509075
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari
Tanggal
Tim Penguji
1 Penguji I Drs HMarsudi MSi
NIP 19550823 1983031 001
2 Penguji II Drs Ali MSi
NIP 19540830 1985031 002
Mengetahui
Dekan Ketua Program
Prof Drs H Pawito Phd Drs SudartoM Si
NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
iv
MOTTO
Be Yourself ( penulis )
Where there is a will there is a way ( penulis )
Kita harus bisa menguasai keadaan bukan keadaan yang menguasai kita
( penulis )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan semangat dan doa
Kakak-kakakku tercinta
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas
dukungan dan motivasinya
Almamater tercinta
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama RONI IRIYANTO
NIM D1509075
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN
DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya
saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut
Surakarta 30 Mei 2012
Yang membuat pernyataan
RONI IRIYANTO
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada
1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah
bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini
2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik
3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan
Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
viii
6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu
Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH
Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno
8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material
9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis
10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis
Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan
Surakarta 30 Mei 2012
Penulis
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
PERNYATAAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A Latar Belakang Masalah 1
B Perumusan Masalah 4
C Tujuan Pengamatan 5
D Manfaat Pengamatan 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
1 Tinjauan Pustaka 6
A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6
B Pengelolaan 11
C Barang 14
D Pengelolaan Barang 17
E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20
2 Metode Pengamatan 26
A Lokasi Pengamatan 26
Halaman
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 4
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
iv
MOTTO
Be Yourself ( penulis )
Where there is a will there is a way ( penulis )
Kita harus bisa menguasai keadaan bukan keadaan yang menguasai kita
( penulis )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan semangat dan doa
Kakak-kakakku tercinta
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas
dukungan dan motivasinya
Almamater tercinta
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama RONI IRIYANTO
NIM D1509075
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN
DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya
saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut
Surakarta 30 Mei 2012
Yang membuat pernyataan
RONI IRIYANTO
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada
1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah
bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini
2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik
3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan
Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
viii
6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu
Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH
Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno
8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material
9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis
10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis
Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan
Surakarta 30 Mei 2012
Penulis
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
PERNYATAAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A Latar Belakang Masalah 1
B Perumusan Masalah 4
C Tujuan Pengamatan 5
D Manfaat Pengamatan 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
1 Tinjauan Pustaka 6
A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6
B Pengelolaan 11
C Barang 14
D Pengelolaan Barang 17
E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20
2 Metode Pengamatan 26
A Lokasi Pengamatan 26
Halaman
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 5
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan semangat dan doa
Kakak-kakakku tercinta
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas
dukungan dan motivasinya
Almamater tercinta
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama RONI IRIYANTO
NIM D1509075
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN
DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya
saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut
Surakarta 30 Mei 2012
Yang membuat pernyataan
RONI IRIYANTO
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada
1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah
bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini
2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik
3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan
Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
viii
6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu
Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH
Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno
8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material
9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis
10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis
Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan
Surakarta 30 Mei 2012
Penulis
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
PERNYATAAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A Latar Belakang Masalah 1
B Perumusan Masalah 4
C Tujuan Pengamatan 5
D Manfaat Pengamatan 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
1 Tinjauan Pustaka 6
A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6
B Pengelolaan 11
C Barang 14
D Pengelolaan Barang 17
E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20
2 Metode Pengamatan 26
A Lokasi Pengamatan 26
Halaman
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 6
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama RONI IRIYANTO
NIM D1509075
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN
DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya
saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut
Surakarta 30 Mei 2012
Yang membuat pernyataan
RONI IRIYANTO
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada
1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah
bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini
2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik
3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan
Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
viii
6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu
Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH
Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno
8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material
9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis
10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis
Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan
Surakarta 30 Mei 2012
Penulis
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
PERNYATAAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A Latar Belakang Masalah 1
B Perumusan Masalah 4
C Tujuan Pengamatan 5
D Manfaat Pengamatan 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
1 Tinjauan Pustaka 6
A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6
B Pengelolaan 11
C Barang 14
D Pengelolaan Barang 17
E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20
2 Metode Pengamatan 26
A Lokasi Pengamatan 26
Halaman
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada
1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah
bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini
2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik
3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan
Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
viii
6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu
Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH
Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno
8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material
9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis
10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis
Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan
Surakarta 30 Mei 2012
Penulis
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
PERNYATAAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A Latar Belakang Masalah 1
B Perumusan Masalah 4
C Tujuan Pengamatan 5
D Manfaat Pengamatan 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
1 Tinjauan Pustaka 6
A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6
B Pengelolaan 11
C Barang 14
D Pengelolaan Barang 17
E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20
2 Metode Pengamatan 26
A Lokasi Pengamatan 26
Halaman
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 8
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
viii
6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu
Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH
Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno
8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material
9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis
10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis
Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan
Surakarta 30 Mei 2012
Penulis
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
PERNYATAAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A Latar Belakang Masalah 1
B Perumusan Masalah 4
C Tujuan Pengamatan 5
D Manfaat Pengamatan 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
1 Tinjauan Pustaka 6
A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6
B Pengelolaan 11
C Barang 14
D Pengelolaan Barang 17
E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20
2 Metode Pengamatan 26
A Lokasi Pengamatan 26
Halaman
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 9
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
PERNYATAAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
ABSTRAK xiii
ABSTRACT xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A Latar Belakang Masalah 1
B Perumusan Masalah 4
C Tujuan Pengamatan 5
D Manfaat Pengamatan 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6
1 Tinjauan Pustaka 6
A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6
B Pengelolaan 11
C Barang 14
D Pengelolaan Barang 17
E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20
2 Metode Pengamatan 26
A Lokasi Pengamatan 26
Halaman
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 10
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
x
B Jenis Pengamatan 26
C Sumber Data 27
D Teknik Pengumpulan Data 27
E Teknik Analisis Data 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31
A Gambaran Umum 31
B Visi Misi dan Tujuan 31
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 36
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41
E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47
F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan
Keuangan 48
BAB IV PEMBAHASAN 49
A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar 49
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 50
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan 60
BAB V PENUTUP 62
A Kesimpulan 62
B Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 11
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52
Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 55
Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan
Keuangan 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 12
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30
Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 13
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiii
ABSTRAK
RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN
KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
2012 66 halaman
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan
dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam
kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam
pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu
adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai
diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi
kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang
habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus
dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan
barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk
menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai
Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis
Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan
fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa
atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset
Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi
pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang
milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan
pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut
dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi
Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh
tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap
bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat
sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan
barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus
lebih teliti
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 14
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
xiv
ABSTRACT
RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE
MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL
DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT
Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III
Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret
University 2012 66 pages
Disposable material is the one used only once The disposable material is
always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to
meet the need for disposable material well there should be a management of
disposable material In managing the disposable material there should be an
administration in the objective of catering helping and meeting the need for
material in detailed and of undertaking it well
In the attempt of improving the quality of disposable management
administration this activity should make recording on anything relevant to the
activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing
aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local
Secretariat
This observation was done using a descriptive qualitative type of research
by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into
sentences and based on facts The data source was obtained from informant event
or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation
interview and library research so that the data could be analyzed and the
conclusion could be drawn
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local
government-owned material management cycle consisting of receiving storing
distributing and reporting The distribution became the priority in such the
material management with good stage for meeting the material need
From result of observation the writer concluded that the Disposable
Material Management Administration had run well and had been done by the
skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less
thorough in recording the material release from the Equipment and Financial
Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy
between report of material condition and the condition of material in the
warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more
thoroughly
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 15
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang
Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan
Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting
dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai
berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi
azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam
ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006
Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang
dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran
Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya
yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 16
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
2
dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping
itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan
pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan
pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan
pengendalian
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus
dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang
kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang
di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah
Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi
barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan
administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan
beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah
mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah
satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik
Daerah yang ada saat ini
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi
pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan
dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga
sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub
bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan
Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari
Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian
ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda
Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten
Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah
dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 17
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
3
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan
barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai
dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih
menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang
yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang
habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan
sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang
habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah
Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan
penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai
dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus
dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus
mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang
diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam
pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di
gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam
kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh
bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor
(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal
ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus
dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar
dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan
bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan
penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta
pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang
habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan
memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 18
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
4
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang
yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan
harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan
juga sebaliknya
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR ldquo
B Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah
yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
rdquo
C Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai
tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang
mempunyai tujuan sebagai berikut
1 Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang
habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
2 Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis
pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan
pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan
dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 19
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
5
instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan
menyempurnakan pelayanan yang diberikan
3 Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi
tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya
(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut
1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di
bangku kuliah
2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan
menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis
pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang
bersangkutan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 20
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1 Tinjauan Pustaka
A Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin
yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti
melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat
administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi
sekarang ini
1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli
a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer
besar atau kecil (White 1958)
b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)
c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama (Newman 1963)
2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu
a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris
ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )
b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu
sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis
catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 21
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk
mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)
Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih
dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi
merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan
keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih
detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-
16)
1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti
tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan
yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya
2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang
dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian
antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat
199216) sebagai berikut
1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah
setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 22
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur
organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur
2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain
3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk
dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri
4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan
5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi
6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis
pakai)
7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil
keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja
organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan
menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang
selalu siap bilamana diperlukan
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam
arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara
efektif
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan
menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
organisasirdquo
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 23
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan
mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling
Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan
bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada
prestasi dan produktivitas kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-
jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H
Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha
sebagai berikut (1994145)
a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat
b Membuar dan menyimpan rekening-rekening
c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik
d Menyimpan warkat
e Menghimpun dan menghitung data statistik
f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat
g Menggandakan warkat-warkat
h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan
i Membuat atau mengkonsep warkat
j Tugas-tugas khusus dari pimpinan
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut
a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat
masuk
b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 24
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
10
c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya
d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan
mengirim surat keluar
e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi
f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat
g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor
h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
i Menerima tamu dan mengurus tamu
j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan
k Mengelola data statistik
l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 25
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
11
B Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses
pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas
satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara
matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto
(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian
aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu
organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik
harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras
dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli
Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan
yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan
kembali apabila diperlukan
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo
dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)
berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari
segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana
dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan
substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan
yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan
melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya
bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-
scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran
diakses tanggal 15 Februari 2012)
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai
proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran
barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan
menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 26
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
12
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK
cetak pembersih
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga
Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi
lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan
kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan
orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai
tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang
efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo
(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang
berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut
Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien
guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia
(1994444) adalah sebagai berikut
a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses
b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)
memaparkan sebagai berikut
a Proses cara pembuatan mengelola
b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga
orang lain
c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 27
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
13
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan
pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan
menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara
efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 28
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
14
C Barang
Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat
diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise
perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang
diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan
(Bayu Swastha 1993)
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya
1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk
jangka waktu yang relative lama
Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb
2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali
atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis
rusak atau tidak dapat dipakai lagi
Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb
3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk
dijual
Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan
sebagainya
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu
a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang
mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada
setiap waktu
Misalnya Rokok sabun dsb
b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus
dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan
membandingkan mutu harga kemasan dsb
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 29
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
15
Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal
dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-
usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan
perbandingan
c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan
hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja
Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko
perhiasan tertentu
2 Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan
dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai
proses produksi
Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja
digunakan untuk memproduksi barang lain
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu
a Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang
lain
Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat
kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb
b Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk
dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk
akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk
membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb
c Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu
lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di
dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan
yang dipakai untuk jangka waktu lama
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 30
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
16
Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan
pensil untuk membuat catatan dsb
d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan
yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang
tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah
pabrik atau perusahaan
Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan
penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin
cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan
percetakan dsb
e Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi
Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut
barangFoot lift truck) gerobak dsb
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu
1 Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian
tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya
Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb
2 Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam
pemakaianya
Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)
pembersih (tipe x penghapus dll)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 31
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
17
D Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan
silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi
pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis
menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar
birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang
dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik
barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang
habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-
ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah
Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan
Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua
kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu
baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah
sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih
tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang
berlaku
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah
yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
yaitu
ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di
dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak
jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan
mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan
pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 32
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
18
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-
undangan
Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari
pengelolaan uang dan barang antara lain adalah
1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang
Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan
cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan
tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian
barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan
2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan
kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai
masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang
tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan karena itu masih harus terus
dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang
Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat
pengesahan maka status hukumnya sudah selesai
3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan
pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama
4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar
uang
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan
barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi
tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat
perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan
perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten
Karanganyar antara lain
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 33
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
19
a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam
perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat
pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai
dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian
b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti
kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim
sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan
biaya pemeliharaan yang lebih besar
c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak
dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam
perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah
d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut
e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang
berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi
misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga
tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal
ini hampir tidak ada
f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan
dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus
terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000
tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah
mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan
membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang
akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari
perangkat daerah
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka
keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 34
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
20
(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan
penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)
membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang
bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam
anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan
penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas
pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada
suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang
memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai
nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan
pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran
(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan
Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah
Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)
E Pengelolaan Barang Milik Daerah
a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola
dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan
pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas
sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158
Nurlan Darise 2009234-235)
Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan
oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan
Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-
masing
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 35
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
21
Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik
daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh
informasi yang benar
Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar
barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar
kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan
tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal
Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat
Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus
didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah
serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah
b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian
kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu
a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)
b Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam
Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD
sebagai bahan penyusunan APBD
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada
dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 36
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
22
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah
daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah
daerah (M Yusuf 201040)
2 Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan
Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan
dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo
3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran
a Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau
berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta
berite acaranya
b Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan
tepat
c Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan
tepat serta sesuai dengan kebutuhan
4 Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah
kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam
mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok
dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
bersangkutan
5 Penatausahaan
a Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan
bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan
barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 37
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
23
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah
Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran
dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang
Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)
b Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)
ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian
c Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan
6 Pemanfaatan
a Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah
Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah
dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah
jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada
pengelola (Nurlan Darise 2009238)
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan
dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo
b Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak
ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan
uang tunai
c Kerjasama pemanfaatan
ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain
dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil
guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 38
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
24
penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah
2010190 Nurlan Darice2009239)
d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun
bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir
ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang
dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf
2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak
ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan
kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak
lainnya dalam jangka waktu tertentu
7 Pengamanan dan Pemeliharaan
a Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain
b Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih
baik daripada memperbaikinyardquo
8 Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian
adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada
datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan
metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah
9 Penghapusan
Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun
kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 39
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
25
10 Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan
Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau
bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp
5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan
Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr
menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah
11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian
terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara
berdaya guna dan berhasil gunardquo
12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam
pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan
dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan
perundangan yang berlaku
13 Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang
milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa
pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan
perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini
adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik
daerah
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk
pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus
pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu
1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan
2 Pengadaan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 40
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
26
3 Penerimaan
4 Penyimpanan
5 Penyaluran
6 Pelaporan dan
7 Penghapusan
2 Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata
kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang
bersangkutan antara lain
A Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai
berikut
a Lokasi tersebut merupakan tempat magang
b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang
habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini
c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi
tersebut
B Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang
deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan
menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi
menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara
kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 41
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
27
C Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari
a Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan
teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang
kita miliki
Adapun informannya adalah
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Staff
b Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi
pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai
pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon
permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen
Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian
pengolahan data
c Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
D Teknik Pengumpulan Data
a Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk
tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara
dan responden
b Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau
sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 42
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
28
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
c Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif
dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang
berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan
kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi
juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama
penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat
dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek
pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat
adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
E Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya
jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek
penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang
berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada
objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang
ingin diperoleh
Teknik Analisis Data meliputi
a Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian
pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang
muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang
dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 43
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
29
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya
dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara
lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian
dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian
masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi
menurut sistemainya
b Sajian Data
Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian
(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang
deretan dan kolom sebuah
c Penarikan simpulan verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur
sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya
hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh
Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau
kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data
yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya
yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan
awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan
akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung
tahap pengumpulan data berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 44
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
30
Gambar II1
Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 45
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun
2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat
Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin
oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas
Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga
lain Kecamatan dan Kelurahan
Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai
fungsi
1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
B Visi Misi dan Tujuan
1 Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu
organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis
antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 46
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
32
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah
ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan
pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju
terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera
2 Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya
visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah
a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa
dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah
d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi
data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan
e-Government
e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama
peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan
pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan
serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial
f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pembangunan daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 47
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
33
g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian
perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral
serta daya saing produksi daerah
h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib
transparan dan akuntabel
i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah
secara profesional akuntabel dan transparan
j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan
kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
3 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan
terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi
dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut
a Tujuan
Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang
berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu
organisasi
Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah
1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum
pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan
transparan
2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel
dan transparan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 48
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
34
3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-
undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta
dokumentasi dan informasi hukum
4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan
komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta
infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna
terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan
5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial
6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri
perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri
7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
saingn produksi daerah
8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang
menunjang kesejahteraan rakyat
9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib transparan dan akuntabel
10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan
11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem
pemrintahan yang baik
12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan
b Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan
dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu
tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan
tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar adalah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 49
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
35
1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan
sukses
2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah
3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan
pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang
sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah
4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan
pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat
desa
5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah
6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur
7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum
8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi
informasi dan komunikasi
9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas
aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan
iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan
masyarakat
10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan
11 Meratanya pembangunan di desakelurahan
12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat
13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD
14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau
15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi
16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat
17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk
peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 50
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
36
18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam
19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi
20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional
21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah
22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah
23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam
penyelenggaraan pelayanan publik
24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan
hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi
C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu
memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam
instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan
pengorganisasian yang baik
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian
tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi
Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut
a Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris
Daerah mempunyai fungsi
1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 51
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
37
2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah
Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain
Kecamatan dan Kelurahan
3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis
daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah
dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 52
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
38
7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan
perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan
fungsinya
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari
a Asisten Pemerintahan
Terdiri dari
1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 53
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
39
b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari
a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3 Bagian Hukum terdiri dari
a Sub Bagian Perundang-undangan
b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari
a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari
1 Bagian Perekonomian terdiri dari
a Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b Sub Bagian Sumber Daya Alam
c Sub Bagian Perusahaan Daerah
2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari
a Sub Bagian Penyusunan Program
b Sub Bagian Pengendalian
c Sub Bagian Pelaporan
3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari
a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan
b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
c Sub Bagian Sosial
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 54
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
40
c Asisten Administrasi
Terdiri dari
1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari
a Sub Bagian Pengadaan
b Sub Bagian Pemeliharaan
c Sub Bagian Keuangan
2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari
a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b Sub Bagian Ketatalaksanaan
c Sub Bagian Kepegawaian
3 Bagian Umum terdiri dari
a Sub Bagian Tata Usaha
b Sub Bagian Rumah Tangga
c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d Kelompok Jabatan Fungsional
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang
Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris Daerah
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang
bersangkutan
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
yang bersangkutan
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga
Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 55
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
41
D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar
1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan
membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan
keuangan
2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan
mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang
perlengkapan dan keuangan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan
Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara
lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 56
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
42
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja
yang optimal
5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang
perlengkapan dan keuangan
6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor
Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat
Daerah
7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan
pemeliharaan dan keuangan
8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan
pemeliharaanm dan keuangan
9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam
penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan
10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang
pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi
barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati
Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengabilan kebijakan
13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 57
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
43
b Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis
guna kelancaran pelaksanaan tugas
4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan
pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan
materiil di lingkungan Sekretariat Daerah
6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan
Sekretariat Daerah
7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa
di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil
Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah
8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian
dinas
9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan
Kantor Bupati
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 58
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
44
10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan
Rumah Dinas Sekretariat Daerah
5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat
Daerah
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 59
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
45
6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di
lngkungan Kantor Bupati
7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat
Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah
Dinas Sekretariat Daerah
8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
d Kepala Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut
1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 60
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
46
3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas
4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan
Sekretariat Daerah
5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak
Langsung di lingkungan Kantor Bupati
6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat
Daerah
7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan
keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan
Sekretariat Daerah
8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan
9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan
Sekretariat Daerah
10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari
Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah
11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan
keuangan setiap tahun
12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja
13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran
pelaksanaan tugas dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 61
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
47
15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya
E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
adalah sebagai berikut
a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)
b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari
1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)
2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)
3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)
c 18 orang Staf yaitu
1 orang golongan Penata (III c)
5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)
7 orang golongan Penata Muda (III a)
2 orang golongan Pengatur (II c)
1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)
1 orang golongan Pengatur Muda (II a)
1 orang golongan Juru Muda (I a)
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 62
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
48
F Bagan Struktur Organisasi
Gambar III1
Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Kepala Bagian
Perlengkapan amp Keuangan
Kepala Sub Bag
Pengadaan
Kepala Sub Bag
Pemeliharaan
Kepala Sub Bag
Keuangan
Suharno SH
Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM
Joko Supriyadi
SE MM
Staf Staf
f
Staf
f Staf
f
Staf
f Staf
f Staf
f
Staf
f
Staf
f
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 63
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan
seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan
barang habis pakai tersebut
Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang
terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang
habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)
Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih
Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas
HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo
kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF
kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku
kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note
buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku
plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter
plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner
parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi
hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol
white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint
kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint
parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin
ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung
putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint
penjepit kertas dan pita komputer
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 64
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
50
Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi
bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat
bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda
tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap
kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali
keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih
cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS
Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam
sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat
closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter
sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel
lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara
semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis
pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung
pembersih kaca
B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang
menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus
pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai
terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan
penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai
administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan
Keuangan diuraikan sebagai berikut
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 65
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
51
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno
selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan
kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan
dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit
yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut
a Barang apa yang dibutuhkan
b Dimana dibutuhkan
c Bilamana dibutuhkan
d Berapa biaya yang dibutuhkan
e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan
f Alasan kebutuhan
g Cara pengadaan
Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun
daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada
Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan
rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan
penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman
pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai
2 Pengadaan
Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala
Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan
jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan
akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 66
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
52
apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan
barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok
barang
Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah
berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan
presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup
untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu
sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun
sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan
penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus
diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran
barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak
terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel
administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012
Tabel IV1
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
a) ATK (Alat Tulis kantor)
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0
2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0
3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0
4 Kertas Roneo Rim 0 0 0
5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 67
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
53
6 Kertas Payung Lb 0 0 0
7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0
8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0
9 Kertas Tissue Doz 0 0 0
10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0
11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0
12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0
13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0
14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0
15 Buku Skreep Buku 9 6 3
16 Buku Block Note Buku 1 0 1
17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0
18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1
19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0
20 Buku Plakbook Buah 0 0 0
21 Stofmap Folio Lb 190 190 0
22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0
23 Snelhecter folio Lb 260 200 60
24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5
25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5
26 Tinta stempel Btl 0 0 0
27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11
28 Ordner Buah 0 0 0
29 Parporator Buah 3 3 0
30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8
31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2
32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58
33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0
34 Klip paper Doz 0 0 0
35 Lem kertas Btl 0 0 0
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 68
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
54
36 Stabillo Buah 2 2 0
37 Kesen Stempel Buah 22 6 16
38 Spidol White Board Buah 7 4 3
39 Spidol permanen Buah 20 6 14
40 Spidol Kecil Set 0 0 0
41 Ballpoint basah Buah 8 0 8
42 Ballpoint kering Buah 0 0 0
43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0
44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0
45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26
46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0
47 Penghapus Karet Buah 48 5 43
48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52
49 Pensil Buah 27 5 22
50 Tip Ex Set 45 0 45
51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13
52 Penggaris plastic Buah 9 3 6
53 Flashdisk Buah 4 0 4
54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81
55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22
56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0
57 Kertas Faximile Rool 94 10 84
58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0
59 Penjepit kertas Buah 0 0 0
60 Pita Komputer Rool 0 0 0
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Snelhecter plastik
2) Pertepel Map Bertali
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 69
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
55
3) Cap Tanggalan
4) Isi Hecmacine besar
5) Kesen Stempel
6) Spidol permanen
7) Ballpoint basah
8) Isi Ballpoint Pentel
9) Penghapus Karet
10) Penghapus papan tulis
11) Pensil
12) Tip Ex
13) Pita Mesin ketik
14) Flashdisk
15) Amplop Besar Putih
16) Amplop Tanggung putih
17) Kertas Faximile
Tabel IV2
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
b) Cetak
No
Jenis Barang
Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar
Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Plak book asman Bh 5 0 5
2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0
3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0
4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0
5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 70
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
56
6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000
7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200
8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0
9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0
10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0
11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165
12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60
13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100
14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0
15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0
16 Kartu Barang Lb 2 0 2
17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1
FL
Lb 50 0 50
18 Bok arsip Lb 0 0 0
19 Blangko SPPD Lb 100 100 100
20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6
21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15
22 Kertas Sampul Manila Lb - - -
23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
Setda Karanganyar
Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan
penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah
1) Kertas kop surat bupati
2) Kertas kop setda
3) Amplop kop bupati tanggung
4) Stofmap kop setda
5) Stofmap kop Bupati
6) Stop map Kop wakil bupati
7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 71
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
57
8) Amplop putih cetak tanggung
9) Kertas Pengantar
Tabel IV3
Laporan Keadaan Barang Habis Pakai
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Bulan Februari 2012
c) Pembersih
No Jenis Barang Satuan
Barang
Sisa
Bulan
Lalu
Keluar Sisa
Bulan
Ini
Ket
1 Tali rafia rool 12 0 12
2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11
3 Sapu rayung buah 19 4 15
4 Sapu lidi ikat 6 0 6
5 Cikrak plastik buah 13 3 10
6 Keset sabut besar buah 7 0 7
7 Keset karpet buah 10 2 8
8 Sikat closet buah 8 1 7
9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15
10 Gayung air buah 12 2 10
11 Ember plastik buah 11 1 10
12 Pisau Cutter buah 55 5 50
13 Sabit besar buah 4 0 4
14 Gunting buah 55 5 50
15 Gunting kebun buah 5 0 5
16 Handuk besar buah 12 2 10
17 Handuk kecil buah 9 1 8
18 Kain pel lantai buah 15 0 15
19 Kain pel kaca buah 15 0 15
20 Pembersih Lantai buah 21 6 15
21 pembersih porselin botol 9 2 7
22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10
23 Kapur barus buah 11 1 10
24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 72
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
58
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15
0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8
1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda
Karanganyar
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu
diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan
hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam
pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3 Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan
barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai
merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya
surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan
oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima
dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi
pedoman stok barang yang ada dalam gudang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan
barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik
oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag
Pemeliharaan
4 Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah
diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 73
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
59
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan
sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar
mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin
sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola
barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik
5 Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam
pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana
penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran
seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan
kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta
barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau
kertas bon
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan
penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan
digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai
6 Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa
dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang
mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan
dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari
ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam
pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti
kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi
bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah
Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja
petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 74
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
60
habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang
telah sesuai dengan buku persediaan barang
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan
bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan
keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus
lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang
7 Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa
penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang
pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris
barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir
tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan
karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan
observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten
Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang
habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai
dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila
tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan
dialokasikan untuk bulan berikutnya
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan
tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan
dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama
barang habis pakai
C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan
penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 75
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
61
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi
Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut
bapak Sadimin adalah sebagai berikut
1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas
bon yang diberikan oleh petugas gudang
2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang
yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang
dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang
tersebut
3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang
untuk ditindak lanjuti
4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah
dilampirkan penulis dalam bagian lampiran
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 76
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
A Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik
daerah yang terdiri dari
1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik
sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai
2 Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana
Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun
SKPD
3 Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah
sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah
diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak
lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai
4 Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua
barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data
stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai
5 Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka
pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan
permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang
Page 77
perpustakaanunsacid digilibunsacid
commit to user
63
6 Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis
dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan
barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis
pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut
terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum
memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau
diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian
perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis
tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis
mengembil barang dari gudang
7 Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan
keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik
daerah
B Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang
habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu
dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian
perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian
perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal
tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara
laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di
dalam gudang