Die TR 03138 Ersetzendes Scannen beim Luftfahrt … · • Neues Feld im Transfervermerk nach § 371 b ZPO: ... Muster -Hausanordnung „Ersetzendes Scannen“ Dieses Muster legt
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Hans-Joachim Hübner Head of Solutions and Sales Member of the Board PDF Association
Aufgaben und Ziele des Luftfahrt-Bundesamtes
• Das Luftfahrt-Bundesamt (LBA) sorgt als Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) für die Sicherheit eines Fluges lange bevor dieser beginnt. Durch die Wahrnehmung von mehr als 100 Zulassungs-, Genehmigungs- und Aufsichtsfunktionen gewährleistet das LBA den hohen Sicherheitsstandard der Luftfahrt in Deutschland.
• Zentrale in Braunschweig, Außenstellen an den großen Flughafenstandorten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt/Main, Hamburg, München und Stuttgart
Hans-Joachim Hübner Head of Solutions and Sales Member of the Board PDF Association
Ablauf Eingang der Dokumente - Scannen
• Posteingang (noch) In-gesourced Deutsche Post
• Posteingang wird nach Referaten sortiert und verteilt
• Als Pilot gescannt werden zurzeit 2 Bereiche: • T22 Technisches Personal • T4 Zulassungen
• T22 bekommt die Post zunächst in Papier, sortiert nach Bearbeitern, schickt die sortierten Eingänge an die Scanstelle • Vor dem Scannen werden 2D Barcodes nach
Hans-Joachim Hübner Head of Solutions and Sales Member of the Board PDF Association
Ablauf Eingang der Dokumente – Scannen und Ausblick
• T4 Zulassungen bekommt die Eingänge in Papier • Die Vorgänge werden vom Papier bearbeitet • Danach gehen die Vorgänge in die Scanstelle und werden nach
Bearbeitung und Scannen im DMS zugeordnet • Erfassung der Kennzeichen beim Scannen
• Erweiterung zunächst mit einem kleineren, gesamten Bereich geplant
• Im nächsten Schritt dann ein größerer Bereich mit umfangreichem Aktenbestand von ca. 30.000 Akten, die einmal im Jahr angefasst werden müssen • Aktenbestand wird digitalisiert innerhalb eines Jahres
• Schutzbedarf der Dokumente im Schnitt ‚hoch‘
• Einführung des elektronischen Siegels steht kurz bevor
• Langzeitarchivierung bei ITZBund Ilmenau
• Zertifizierung durch das BSI nach TR 03138 wird angestrebt
Hans-Joachim Hübner Head of Solutions and Sales Member of the Board PDF Association
Scanvorbereitung und Scannen
• Papierverarbeitung Poststelle • Die täglich eingehende Papierpost wird von den Mitarbeitern der
Poststelle geöffnet und vorsortiert. Dabei gilt: • Zuerst werden die nicht zu scannenden Dokumente aussortiert (z.B.
Urkunden, Bücher oder Werbung). Die Bestimmung dieser Schriftstücke kann einer Anleitung (sog. Scan-Ampel) entnommen werden, die direkt am Scan-Arbeitsplatz ausliegt.
• Entklammern, Entnahme von Heftstreifen und Glätten der Schriftstücke für den korrekten Einzug der einzelnen Blätter durch den Scanner.
Hans-Joachim Hübner Head of Solutions and Sales Member of the Board PDF Association
Status Quo und Ausblick
• Zur Zeit wird ein Aufkommen von ca. 300 Posteingängen verarbeitet
• Die Posteingänge sind unterschiedlich groß: • Vom einfachen Brief bis hin zu 5 – 6 dicken Aktenordnern z.B. im
Umweltdezernat
• BR Detmold wird erweitern auf Enterprise Server TRR mit 2 produktiven Clients und 1 Testclient
• BR Detmold bewirbt sich um Bestandsaktenscan (Dienstleistung) für andere Dienststellen • Neues Feld im Transfervermerk nach § 371 b ZPO: • „Es wird bestätigt, dass das vorliegende elektronische Dokument mit dem
dem Scanvorgang zugeführten Papierdokument übereinstimmt.“ • Als öffentliche Stelle kann BR Detmold das beweiswerterhaltende
Hans-Joachim Hübner Head of Solutions and Sales Member of the Board PDF Association
Initiativen und Projekte auf Basis TR Resiscan
• Nationaler IT-Gipfel 2016: Fokusgrupp e „Government as a Service – GaaS“ → UAG: „Rechtskonforme E-Akte“: Ersetzendes Scannen Kommunalverwaltung → Vitako: Muster-Verfahrensbeschreibung / KGSt: Examplarische Schutzbedarfsanalyse
• BMI: Muster-Hausanordnung „Ersetzendes Scannen“ - Dieses Muster legt fest, wie mit eingescannten Papierdokumenten zu verfahren ist. (04/2016)
• BAK/KBV: „Empfehlungen zur arztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis“
• Deutsche Steuerberaterverband e.V.: „Gemeinsame Muster-Verfahrensdokumentation (…) zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“
• Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: Module zum Scannen und zur Langzeitaufbewahrung
• E-Justice-Rat auf Empfehlung der Bund-Lander-Kommission fur Informationstechnik in der Justiz: „Organisatorisch-technische Leitlinien fur den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften“, Muster-Rechtsverordnung (04/2016)