DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONAL (DAO) Lic. Carlos A. Hernández G. COORDINACION AREA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Apuntes de Administración II, realizado con fines didácticos.
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DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIONAL
(DAO)
Lic. Carlos A. Hernández G.COORDINACION AREA DE
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
Apuntes de Administración II,
realizado con fines didácticos.
ORIGEN:
Surge como:
• Una necesidad empresarial para resolverproblemas de toda índole.
• Una necesidad empresarial para aspectosrelacionados con la adaptación de lasempresas en un entorno cambiante.
• Una forma para encontrar soluciones aproblemas de organización y funcionamientoorganizacional.
Campo de Aplicación:
• En la mediana y pequeña empresa,
generalmente la totalidad de la misma.
• En las grandes empresas, la totalidad
aplicable por unidades administrativas.
Técnicas e Instrumentos para
su desarrollo:• Cuestionarios
• Entrevistas
• Observación directa
• Estudio documental
• Otros
Preferiblemente debe existir unacomplementariedad, tomando en cuenta lascaracterísticas, así como las limitaciones decada uno.
Definición:
Es un estudio sistemático, integral yperiódico cuyo propósito fundamentales detectar las causas yconsecuencias que dentro de losproblemas de organización yfuncionamiento afectan o se intuye queafectan a la empresa, con el objeto deencontrar las alternativas de solución,tomando en cuenta los recursosdisponibles.
Características:
• Es un estudio:
Por lo tanto requiere un campo de
aplicación (total o parcialmente en la
empresa), que debe utilizar una forma y
esperar un resultado de aplicación
(detectar fallas, identificar las causas
de problemas, determinar posibles
soluciones, etc.)
• Es sistemático:
Utiliza la teoría y práctica con un
proceso de aplicación determinado.
Debe existir un proceso para su
desarrollo, adaptable a las
condiciones propias de cada
organización.
• Es integral:
Estudia todos los aspectos que se
relacionan con lo que se desea
investigar.
Toma en cuenta todos los factores
que influyen en el desarrollo de las
actividades en la unidad o empresa
objeto de estudio.
• Análisis Periódico:
Se debe realizar de manera cíclica en
períodos de tiempo que se ajusten a
las características de la unidad o
empresa objeto de estudio.
Se debe evaluar periódicamente los
resultados de su aplicación.
Problemas Típicos a Investigar• Problemas de adaptación a los cambios
generados en el entorno de la organización.
• Problemas en la conducción superiorrelativos a:
a) Objetivos (existencia o no,claridad de los mismos y viabilidad).
b) Políticas (existencia o claridad).
c) Capacidad gerencial (grado o no de interés )
e) Existencia o no de planes. Ejecución eficiente o no.
• Problemas de Organización y
Funcionamiento:
a) Aspectos relativos a la
comunicación (respeto de líneas
jerárquicas). Información oportuna en calidad,
cantidad tiempo para tomar decisiones y coordinarse)
b) la modernización y preocupación por los
procedimientos existentes.
c) Coordinación para ejecutar programas
• Problemas de Recursos:
a) Recursos Humanos
insuficiencia, calidad profesional,estabilidad, capacitación.
b) Recursos Financieros
Programación presupuestaria, usode los fondos, deficiencias por faltade coordinación.
c)Recursos Materiales:
(Se incluyen entre otros, la maquinaria, la
tecnología disponible, las instalaciones , el
mobiliario y equipo, los enseres de toda
índole, etc. ) evidencia acerca de cómo
cuándo y cuánto debe realizarse.
Una empresa necesita para funcionar
una adecuada dosificación combinada
de los tres tipos de recursos,
estableciéndose prioridades en función
de la naturaleza misma del trabajo,
pero dándole a cada uno (de los
recursos), la importancia que reviste
dada su propia naturaleza
Actividades a Desarrollar:
• Definir las relaciones que corresponden a cada órgano.
• Establecer la normativización de las relaciones.
• Determinar la correspondencia de las relaciones de cada órgano, con las funciones que desempeñan y su nivel jerárquico.
• Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de relaciones por cada órgano.
METODOLOGÍA PARA
LA REALIZACIÓN DEL
DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO
METODOLOGÍA:
Contenido del diagnostico administrativo:
1. Análisis y diagnostico
2. Proceso
a. Determinación de la situación actual
b. Análisis organizacional-administrativo
c. Formación del diagnostico
Que opina usted de esta consulta medica????
Bueno, últimamente siento
A , B, C, D, E, F………..
Cuénteme Dona Tere
cómo se siente
actualmente?
Bien!!!!! Hare
1. Analizaré de acuerdo a
exámenes de sangre y …….
2. Le daré los resultados, es decir
cuál es la enfermedad y como
esta le afecta su salud integral.
Solo así podré recomendarle
Medicamento para curarla
Gracias Dra-
sin embargo recuerde que
los chequeos médicos
se deben realizar constantemente,
para prevenir enfermedades o
detectarlas a tiempo.
Comprende cinco grandes apartados:
1. Análisis estructural :conjunto de
unidades
2. Análisis funcional: cumplimiento de
deberes y obligaciones
3. Análisis procedimental: procedimientos y
procesos
4. Análisis de facultades: derecho para
hacer algo
5. Análisis de relaciones: formas de
comunicación
:
1. Análisis estructural (conjunto de
unidades):
Es el estudio específico de cada área
de la unidad administrativa, su
conformación, los recursos asignados,
etc.
Contenido
1. Definir la estructura orgánica normada delárea de estudio.
2. Definir la estructura real actual del área enestudio.
3. Conocer los órganos administrativos queintegran el área en estudio, así como sunomenclatura.
4. Definir el objetivo general del área en estudio,así como los específicos de cada órgano que laintegra.
5. Identificar los niveles jerárquicos existentes en el área de estudio.
Contenido . . ./2
6. Definir el tramo de control por órgano, es
decir, la cantidad de órganos con
dependencia directa de otro.
7. Determinar los criterios de organización
por órgano en relación a su nomenclatura.
8. Definir la cantidad de recursos humanos
empleados por órgano y describir el tipo de
contratación.
9. Determinar el tipo de autoridad existente
en el área de estudio.
2. Análisis funcional (cumplimiento de
deberes, obligaciones):
Es el estudio específico de cada área
de la unidad administrativa, su
conformación, los recursos asignados,
etc.
Contenido
1. Confirmar funcionalmente los
criterios de organización.
2. Determinar si las funciones que
realiza cada uno de los órganos que
integran el área de estudio están
normadas.
3. Determinar la naturaleza del órgano
de acuerdo a sus funciones.
Contenido . . ./2
Verificar la compatibilidad de las
funciones de cada órgano con el
objetivo principal general.
Determinar la correspondencia
funcional del área en estudio.
Analizar y determinar el traslape de
funciones por cada órgano, su
duplicidad u omisión.
Contenido . . ./3
Determinar las funciones sustantivasy las de apoyo de cada órgano del áreade estudio y que ayuden al logro delobjetivo particular de su función.
Determinar la afinidad de funcionesque desarrolla cada órgano con sunomenclatura.
Determinar si la nomenclatura delórgano, identifica las funciones quedesempeña.
3. Análisis Procedimental
(procedimientos, procesos):
Es el estudio de la secuencia de
actividades que desarrolla cada órgano
de la unidad administrativa en estudio
Contenido
Identificar el proceso general del área
en estudio, de acuerdo a su nivel
jerárquico.
Establecer la forma de seguimiento del
proceso: integral, continua, de
traslape o de corte.
Determinar si el proceso corresponde
a la función o funciones descritas.
Análisis de Relaciones (formas de
comunicación y coordinación):
Es el estudio de las líneas de conexión o
comunicación, que guardan los órganos
de la unidad administrativa en estudio.
Definir las relaciones que
corresponden a cada órgano.
Contenido
Establecer la normaticidad de las
relaciones.
Determinar la correspondencia de las
relaciones de cada órgano, con las
funciones que desempeñan y su nivel
jerárquico.
Distinguir la duplicidad, traslape u
omisión de las relaciones por órgano.
4. Análisis de Facultades (derecho para hacer algo y su responsabilidad):
Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para hacer algo.
Definir las facultades de cada órgano.
Determinar que facultades estánnormadas.
Contenido
Determinar quién, cómo y cuándofueron delegadas esas facultades.
Definir si las facultades correspondena las funciones que desarrolla cadaórgano y a su nivel jerárquico.
Determinar el ámbito deresponsabilidad de las facultadesdelegadas.
5. Análisis de relaciones: formas decomunicación
Análisis Organizacional o
Administrativo:
Es la fase del diagnóstico
administrativo que sirve para comparar
los hechos determinados y los
aspectos técnicos establecidos, a
efecto de relacionar los puntos que
afectan negativamente a la
dependencia o unidad administrativa.
Se confrontan los hechos
determinados (conocidos como
resultado del estudio), con los
parámetros organizacionales
establecidos al inicio del estudio, y los
parámetros lógicos de las técnicas
administrativas.
Actividades a desarrollar:
• Verificar el tramo de control de cada órgano.
• Analizar la cadena de mando de la
dependencia.
• Determinar los niveles jerárquicos
establecidos.
• Estudiar los criterios de organización.
• Indicar la forma de consecución de objetivos
respecto a las funciones desarrolladas.
• Determinar la correspondencia funcional.
• La correspondencia entre objetivos.
• Analizar la continuidad de los procesos.
• Relacionar la correspondencia de los
procesos respecto de las funciones.
• Determinar la correspondencia entre las
relaciones y la naturaleza de los órganos.
• Comprobar la normativización de las
relaciones.
Actividades a desarrollar: . . ./2
• Analizar la correspondencia de las
relaciones con los niveles jerárquicos .
• Analizar la duplicidad de relaciones.
• Indicar las causas de la omisión de
relaciones.
• Indicar la correspondencia de facultades con
el nivel jerárquico.
• Estudiar la normativización de las facultades.
Actividades a desarrollar: . . ./3
Presentación del Diagnóstico:
Para exponer lo estudiado del área o unidad
administrativa, se debe presentar un informe,
donde se detallarán de forma narrativa los
aspectos derivados del análisis efectuado.
En el documento, debe señalarse que servirá
como base para desarrollar las acciones
correctivas ( si las hubiese), dentro de la
evolución permanente que debe existir en
toda organización.
Guía para la presentación del
Informe:
Secuencia:
1. Listar los juicios de los hechos detectados.
2. Ordenar los juicios por la naturaleza de los elementos.
3. Redactar por unidad, las incidencias administrativas que lo afectan.
4. Redactar en forma secuencial, las incidencias que afectan el funcionamiento integral de la dependencia en estudio.
5. Presentar alternativas de solución,
en recomendaciones en
recomendaciones factibles para
mejorar las incidencias
encontradas.
6. Relacionar las recomendaciones
por elemento.
7. Elaborar el documento de informe,
en el que integren los puntos
anteriores en la siguiente
estructura:
Contenido de Informe:
• Antecedentes
• Objetivo (s) del estudio. Metodología empleada.
• Descripción de la situación actual, por elemento analizado.
• Observaciones
• Conclusiones
• Recomendaciones.
Al realizar el trabajo de diagnóstico debe
tomarse en cuenta lo siguiente:
• Trabajo en Equipo:
• Origen y relevancia de la
información
• Análisis y conclusiones
¡ALTO!
No lo olvides:
“La mejor forma de aprender es poner en
practica los conocimientos adquiridos”
¡GRACIAS
POR TU ATENCIÓN!
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