DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (STUDI KASUS SUPERMARKET PURNAMA DI YOGYAKARTA) Oleh: Muhammad Subkhan Syaukani Albahaj Dosen Pembimbing: Dr. Zaki Baridwan., SE., MSI., Ak., CA., CPA., CLI ABSTRAK Penelitian ini bertujuan mengevaluasi dan mendesain ulang sistem informasi sumber daya manusia yang ada di supermarket Purnama Yogayakarta. Jenis penelitian ini adalah penelitian kualititaf dengan menggunakan pendekatan deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dengan metode pengumpulan data observasi dan wawancara. Penelitian ini menemukan permasalahan pada desain sistem informasi sumber daya manusia yang ada di supermarket Purnama sebagai objek penelitian, yaitu struktur organisasi, perekrutan sumber daya manusia, tata tertib operasional, dan kebijakan-kebijakan operasional perusahaan. Usulan desain dari hasil evaluasi berbasis benchmark antara desain sistem informasi sumber daya manajemen supermarket Alfamart dan supermarket Maga. Sehingga dari hasil benchmark dapat menutupi kekurangan dan kelemahan pada desain sistem informasi sumber daya manusia yang disesuaikan dengan karakteristik objek penelitian. Kata Kunci: Struktur organisasi, perekrutan sumber daya manusia, tata tertib operasional, kebijakan-kebijakan operasional perusahaan. ABSTRACT DESIGN INFORMATION SYSTEMS MANAGEMENT HUMAN RESOURCES (CASE STUDY SUPERMARKET PURNAMA AT YOGYAKARTA) The research aims to evaluate and redesign the existing human resource information system in Purnama Supermarket in Yogyakarta. This is a qualitative research by using a descriptive approach. The type of data used in this study is primary data obtained by data collection method of observation and interview. This study finds problems in the design of human resource information system in supermarkets Purnama as the research object, namely organizational structure, human resources recruitment, operational order, and operational policies of the company. Proposed design of benchmark-based evaluation results between the design of information
21
Embed
DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSI …
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
(STUDI KASUS SUPERMARKET PURNAMA DI YOGYAKARTA)
Oleh:
Muhammad Subkhan Syaukani Albahaj
Dosen Pembimbing:
Dr. Zaki Baridwan., SE., MSI., Ak., CA., CPA., CLI
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan mengevaluasi dan mendesain ulang sistem informasi sumber
daya manusia yang ada di supermarket Purnama Yogayakarta. Jenis penelitian ini
adalah penelitian kualititaf dengan menggunakan pendekatan deskriptif. Jenis data
yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dengan
metode pengumpulan data observasi dan wawancara. Penelitian ini menemukan
permasalahan pada desain sistem informasi sumber daya manusia yang ada di
supermarket Purnama sebagai objek penelitian, yaitu struktur organisasi, perekrutan
sumber daya manusia, tata tertib operasional, dan kebijakan-kebijakan operasional
perusahaan. Usulan desain dari hasil evaluasi berbasis benchmark antara desain
sistem informasi sumber daya manajemen supermarket Alfamart dan supermarket
Maga. Sehingga dari hasil benchmark dapat menutupi kekurangan dan kelemahan
pada desain sistem informasi sumber daya manusia yang disesuaikan dengan
karakteristik objek penelitian.
Kata Kunci: Struktur organisasi, perekrutan sumber daya manusia, tata tertib
selamat datang kembali”, dengan ketentuan seperti Greeting masuk toko.
7. Saat Ganti Shift : Saat pergantian Shift. Penerimaan dan modal kasir di setor
ke bagian manajer satu atau dua pada saat shift tersebut. dan manajer
selanjutnya menyerahkan ke kepala cabang yang disertakan rekap bukti, serta
kertas debet/ kredit yang digunakan pada shift tersebut dan jika ada kertas
retur barang.
8. Saat Tutup Shift Akhir : Saat shift dua kasir uang yang ada ada dikasir
diberikan ke kepala manajer melalui manajer dua. Besok harinya akan
disetorkan ke Bank.
9. Saat Pengecekan Sampling Terjadi Selisih : Saat pengecekan sampling dan
terjadi selisih akan ditanggung oleh karyawan secara merata. Serta
menemukan permasalahan dimana kerugian ini muncul, baik dari karyawan
toko maupun dari akuntansinya. Dapat diketahui dari Stock Opname ataupun
penelusuran antara bukti dan data sistem, ataupun pencatatan yang dilakukan.
10. Menangani keluhan : Supermarket Purnama mempunyai cara untuk
menangani keluhan konsumen dengan mengawali dengan permohonan maaf
dengan sikap menjaga kontak mata dengan konsumen, badan berdiri tegak,
selanjutnya dikonfirmasi kesalahan dan diberikan solusi, dan tidak lupa
mengucapkan terima kasih. Keluhan pelanggan bisa diadukan dengan
memberikan nomor aduan, baik diterima melalui sms, telfon ataupun sosial
media yang disediakan.
Standarisasi baik dari greeting di adopsi dari supermarket Alfamart yang
mempunyai ciri khusus yaitu sambutan yang hangat kepada konsumen saat
berada di supermarket, dimana greeting disesuaikan dengan supermarket
Purnama. Serta supermarket Purnama memulai kegiatan dengan doa yang
terstandarisasi juga untuk di seiap shift. Kegiatan yang terstandarisasi serta
kesantunan dalam berhadapan langsung dengan konsumen, membuat konsumen
lebih mudah mengingat supermarket Purnama untuk tempat berbelanja. Serta
karyawan diharapkan lebih menjaga perilaku saat di supermarket, terutama
bagian front office sehingga membentuk karakter yang lebih profesional dalam
bekerja.
Kebijakan Operasional
Kebijakan-kebijakan operasional diperlukan dalam mengatur karyawan dalam
melakukan pekerjaan mereka. Kebijakan operasional perlu dibentuk sebagai salah
satu indikator penilaian kinerja karyawan. Berikut usulan kebijakan supermarket
Purnama:
1. Ketentuan Penampilan seperti karyawan perempuan : Jilbab menutupi dada,
menggunakan bros yang sudah distandarkan supermarket. Seragam harus
rapi dan sesuai dengan hari yang sudah ditentukan dan bawahan celana kain
berwarna hitam polos. Selalu mengenakan ID card. Sepatu pantofel. Kaos
kaki putih polos. Make up yang di gunakan natural, seperti bedak, eyes
shaow, perona pipi, lipstick, dan parfum. Karyawan laki-laki : Rambut harus
berwarna hitam, dengan potongan rapi, serta bersih. Wajah tampak bersih,
tanpa kumis,dan jika ada jenggot dirapikan. ID card selalu digunakan.
Aksesoris hanya diperbolehkan jam tangan. Baju dimasukan ke dalam
celana, celana bahan kain hitam polos serta diusahakan diatas mata kaki dan
ikat pinggang polos. Sepatu menggunakan model pantofel.
Dengan supermarket membuat ketentuan berseragam, diharapkan dapat
memudahkan konsumen dalam mengenali karyawan jika butuh bantuan. kerapian
karyawan dalam berseragam akan meningkatkan citra supermarket dimata
konsumen. Dan memudahkan konsumen ataupun atasan dalam membuat
penilaian kinerja kepada karyawan. Ketentuan ini di adopsi dari supermarket
Alfamart yang membentuk ketentuan dalam berseragam.
2. Ketentuan libur atau cuti pegawai, seperti sebulan tiga (3) hari dan bebas
diambil dihari apa saja. Karyawan tidak boleh mengambil cuti dalam masa
kerja satu tahun pertama. Diberikan fasilitas tunjangan makan satu kali sehari
dan fasilitas kamar tidur (mess) karyawan. Tidak berlaku bagi anggota
keluarga. Perusahaan tidak memberikan cuti kecuali kepada yang menikah
dan melahirkan. Bagi yang menikah cuti diberikan selama 10 hari. Bagi yang
melahirkan diberikan cuti selama 2 bulan (60 hari). Cuti khusus diberikan 1
hari apabila ada anggota keluarga yang meninggal dunia. Keluarga dalam
konteks ini adalah ibu kandung, ayah kandung, suami/istri, anak kandung, dan
saudara kandung (kakak/adik). Jika yang meninggal diluar ketentuan diatas
maka cuti dipotongkan pada hak libur/bulan.
Dalam ketentuan cuti diperlukan agar karyawan tidak sembarangan dalam
melakukan cuti, yang berakibat kerugian kepada supermarket. Oleh karena itu aturan
cuti perlu dibentuk agar dapat menilai kinerja karyawan yang tertib ataupun tidak
tertib. Dan membentuk karyawan agar disiplin dalam bekerja. Ketentuan ini diadopsi
dari supermarket Maga yang memberlakukan cuti dan disesuaikan dengan keadaan
yang ada di supermarket Purnama.
3. Ketentuan dalam pelanggaran karyawan, dilarang berperilaku seperti
Menggunakan handphone saat dalam waktu bekerja. Menggaruk-garuk kepala
ketika sedang melayani pelanggan. Mengobrol dengan karyawan lain saat ada
pelanggan. Dilarang makan atau minum di area sales atau kasir. Dilarang
menggunakan telunjuk saat menunjukkan arah. Karyawan saat menunjukkan
arah dengan menggunakan jempol atau dengan 5 (lima) tangan. Jika
Karyawan diketahui melakukan tindakan pencurian maka akan langsung
dilakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dan tetap akan dilakukan proses
kepolisian. Surat Peringatan terhadap pelanggaran kinerja karyawan maksimal
diberikan sebanyak 3 kali (Surat Peringatan 3x). jika Karyawan telah
mendapatkan peringatan 3x, maka akan dilakukan pemutusan hubungan kerja
(PHK). Yang dimaksud dengan 3x Surat Peringatan (SP) adalah selama masa
kerja.
4. Sistem Penghargaan
Manajemen akan memberikan reward terhadap karyawan. Reward diberikan
berdasarkan pada beberapa ukuran kinerja, yaitu sebagai berikut: Omzet secara tim:
diukur dengan tercapainya jumlah omzet yang didapat tiap bulan.Besar omzet
ditentukan kemudian oleh manajemen. Reward ini akan di bagikan secara tim (total
karyawan) sesuai dengan kebijakan manajemen. Senyum, salam, sapa, handling
complain : diukur dengan ketentuan yang sudah ditetapkan sesuai dengan tata tertib
karyawan yang mengukur/menentukan adalah koordinator shift dan penilaian dari
pelanggan ( dengan kuisoner atau pengaduan) Kehadiran (sebulan 100%, tidak
terlambat, dan sesuai dengan jadwal kecuali diizinkan): diukur dari absensi
kehadiran 100%, Tidak pernah terlambat serta mengikuti jadwal shif yang sudah
diatur, kecuali ada izin dari manajemen secara tertulis. Masa kerja: diukur dari
lamanya masa kerja di supermarket. Lembur: diukur dari jam kerja yang melebihi
ketentuan ( 8 jam ). Tunjangan jabatan: diukur dari jabatan/status yang dipegang di
supermarket.
5. Sanksi Pelanggaran
Manajemen akan memberikan sanksi kepada karyawan. Dalam memberikan
sanksi pelanggaran didasarkan pada beberapa unsur pelanggaran sebagai berikut :
Keterlambatan: diukur dari keterlambatan masuk kerja walaupun hanya 1 (satu)
detik, terhitung dari absen. Penggunaan handphone pada saat jam kerja: diukur
dari pelanggaran penggunaan handphone saat jam kerja. Tidak menggunakan id
card: diukur ketika karyawan tidak menggunakan ID Card. Kedisplinan seragam :
diukur ketika karyawan tidak memakai seragam sesuai dengan hari yang telah
ditentukan sebelumnya. Tidak memakai aroma badan dengan ciri aroma khas
Purnama : diukur ketika karyawan tidak menggunakan wangi yang sudah
distandartkan perusahaan. Kondisi supermarket: diukur dari bersih atau kotornya
supermarket, sanksi tersebut akan ditanggung oleh tim.
6. Kebijakan Tambahan :
Keamanan di dalam supermarket akan menjadi tanggungjawab manajer
supermarket yang bertugas. Sekaligus berfungsi sebagai pengawas dalam shift
tersebut. Supermarket akan menyediakan nomer telepon darurat yang bisa dihubungi
jika ada kebutuhan darurat dari keluarga. Karena itu karyawan dilarang untuk
menggunakan handphone pada jam kerja. Untuk pengukuran kinerja akan dinilai oleh
manajer supermarket, selain dinilai oleh manajer supermarket juga dinilai oleh
pelanggan. Dengan melakukan survei yang akan diisi oleh pelanggan. Pengisian
survei dapat dilakukan pada saat pelanggan akan menukarkan poin atau dengan cara
lain yang dipandang efektif oleh manajemen. Akan disediakan nomor telepon yang
dapat digunakan untuk memfasilitasi komplain pelanggan. Akan ada pembuatan ID
Card dan ada sanksi (pelanggaran) ketika tidak menggunakan. Pengunduran diri
dilakukan sebulan sebelumnya. Jika tidak, tidak akan diberikan jamsostek dan
tunjangan tahunan yang jumlahnya sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Usulan kepada supermarket Purnama dalam membentuk kebijakan pelanggaran,
penghargaan, dan kebijakan tambahan merupakan bentuk win-win solution dari
supermarket kepada karyawan, dimana supermarket mengharapkan karyawan kerja
dengan baik sehingga meningkatkan omzet supermarket dan supermarket
memberikan penghargaan berupa penambahan gaji dan pemotongan gaji yang diukur
dari ketaatan kepada ketentuan-ketentuan dan kebijakan yang diberikan oleh
supermarket dan di nilai baik oleh atasan ataupun dari konsumen, sehingga
menciptakan keadilan untuk pihak supermarket ataupun karyawan.
Solusi Kelemahan dari Usulan Desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Berbasis Benchmark
Pada desain awal supermarket Purnama terdapat kelemahan-kelemahan desain
sumber daya manusia, dimana menjadi bahan peneliti untuk disempurnakan. Peneliti
melakukan benchmark sebagai dasar usulan desain sistem informasi sumber daya
manusia, sehingga memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada di desain awal
supermarket Purnama. Berikut solusi dari usulan desain sistem informasi sumber
daya berbasis benchmark atas kelemahan-kelemahan desain pada supermarket
Purnama.
Desain sumber daya manusia Supermarket Purnama pada struktur organisasi
mempunyai kelemahan seperti pembagian kerja masih belum tertata karena
tergantung dari pemilik supermarket sehingga koordinator untuk pertanggung
jawaban belum jelas dan ketidakefisien manajer dalam memantau supermarket yang
diharuskan pulang-pergi, dimana dapat diperbaiki dengan membentuk struktur baru
dimana manajer menjadi dua orang sehingga memudahkan pekerjaan serta pembagian
kerja yang jelas. Kelemahan lain pada strukur organisasi yaitu karyawan yang kurang
patuh terhadap atasan atau kepala supermarket mengharuskan pemilik supermarket
harus berada setiap hari di supermarket, sehingga atasan karyawan diberikan hak
untuk menilai kinerja bawahannya yang akan berpengaruh pada pendapatan mereka.
Sebelumnya supermarket Purnama tidak mempunyai kriteria khusus dalam
perekrutan karyawannya, kriteria minimal SMA saja. supermarket Purnama juga
belum mempunyai prosedur untuk pemberhentian karyawan sehingga tidak jarang
jika karyawan mengambil cuti lalu berhenti bekerja, serta kebijakan dimana harus
izin sebulan sebelum mengundurkan diri agar dapat mengajari pengganti, dengan
menahan beberapa persen gaji selama setahun. Untuk itu, pada desain usulan
diberikan kriteria tambahan dan kontrak kerja diawal waktu.
Supermarket Purnama belum mempunyai standarisasi sebagai bentuk perhatian
kepada pelanggan, dimana karyawan cenderung bersifat acuh kepada pelanggan, serta
larangan-larangan yang tidak boleh dilakukan didepan pelanggan, dan standarisasi
sambutan ataupun pakaian harus dilakukan, untuk itu pada desain sistem informasi
sumber daya memberikan karakteristik atau standarisasi pelayanan yang wajib
dilaksanakan oleh karyawan dengan pengendalian dilakukan dengan persetujuan
kontrak diawal masuk bagi pekerja baru dan penilaian kinerja sebagai penghargaan
atas pelaksanaan.
Supermarket Purnama belum di dukung dengan adanya kebijakan-kebijakan
operasional ataupun aturan-aturan yang mengikat agar pekerjaan berjalan sesuai
dengan keinginan saat pelaksanaannya. Untuk itu, pada usulan desain sistem
informasi sumber daya diberikan beberapa kebijakan agar sesuai dengan karakteristik
supermarket dan kebijakan cuti ataupun pergantian shift sehingga karyawan disiplin
dan tidak melakukan tindakan semaunya sendiri, seperti pergantian shift tanpa izin,
keluar supermarket tanpa izin, dimana akan membuat susah manajemen supermarket.
KESIMPULAN
Penelitian sistem informasi manajemen sumber daya manusia pada supermarket
Purnama, dimana terdapat beberapa kelemahan seperti struktur organisasi, perekrutan
sumber daya manusia, tata tertib operasional, kebijakan-kebijakan operasional
perusahaan. Untuk menutupi kekurangan itu, maka dilakukan benchmark pada
supermarket Alfamart dan Maga, yang menghasilkan desain sistem informasi
manajemen sumber daya manusia. Desain telah menutup kekurangan atau lebih
sempurna dengan lebih memperhatikan karakteristik supermarket Purnama.
Dalam melaksanakan penelitian ini, peneliti mempunyai keterbatasan masalah
dalam penelitian, yaitu pertama, saat melakukan benchmark, peneliti tidak dapat
sepenuhnya mendapatkan informasi dari sumber-sumber yang diteliti. Peneliti hanya
mengolah informasi yang didapat disampaikan dari informan. Kedua, usulan desain
sistem informasi sumber daya manusia belum dapat diukur tingkat efektifitasnya,
dikarenakan tahapan implementasi sistem belum dapat dilakukan dikarenakan
membutuhkan waktu yang cukup panjang. Saran bagi penelitian selanjutnya diharapkan mempunyai akses pada semua supermarket yang ingin menjadi objek benchmark, agar informasi yang didapat bisa secara mendetail diperoleh untuk lebih menyempurnakan hasil usulan desain yang dihasilkan.
Daftar Pustaka
Afifudin & Beni Ahmad Saebani. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung :
Pustaka Setia.
Agyapong, Gloria K. Q. 2011. The Effect of Service Quality on Customer Satisfaction
in the Utility Industry – A Case of Vodafone (Ghana). International Journal
of Business and Management. Vol. 6, No. 5. Hlm. 203-210. ISSN 1833-
3850. E-ISSN 1833-8119.
Alfamart. 17 Juli 2017. Profil Alfamart-PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk
(http://www.bds.ac.id/kerjasama/) Diakses pada 4 November 2017 pukul
19.44.
Arikunto, S. 2005. Manajemen Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta.
Avison D & Elliot S. 2006. Scoping the discipline of information systems. In: J King
& K Lyytinen (Eds.), Information Systems: The state of the field, Chichester.
UK: John Wiley and Sons, Ltd: 3–18.
Bandur, Agustinus. 2016. Penelitian Kualitatif. Jakarta : Mitra Wacana Media.
Byars, L I. dan Leslie W. Rue. 2006. Human Resource Management 8th
Edition.
McGraw-hill.
Carolina, Yeni. 2012. “Pengaruh Penerapan Total Quality Management (TQM) dan
Komitmen Organisasi terhadap Kinerja Perusahaan dengan Budaya
Organisasi Sebagai Variabel Moderasi (Survei padaPerusahaan Manufaktur
di Jawa Barat yang Listing di BEI)”, Jurnal Akuntansi 4 (November): hal.
150-159.
Cresswell, J. W. 2009. Reseacrh Design: Qualitative, quantitative, and mixed
methods approaches. Los Angeles, CA : Sage Publication.
Darmawan, D. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Rosda.
Dessler, Gary. 1997. Management Sumber Daya Manusia. Terjemahan. Benyamin
Molan. Edisi Bahasa Indonesia. PT Prenhallind : Jakarta.
Gomes, Faustino Cardoso. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan
Keempat. Yogyakarta : Andi .
Hartono, Bambang. 2013. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta: