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LICENCIATURA EN CONTADURIA PBLICA
TRABAJO FINAL
Competencia Laboral de Contadura VI
DENISSE LUCIA GASTELUM ROJERO
ALUMNA: LIZBETH CLARISA RODRIGUEZ ACUA.
Hermosillo, Sonora a 19 de SEPTIEMBRE de 2015.
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INTRODUCCION
A lo largo de este periodo estudiamos el proceso de crdito y cobranza, las
definiciones, polticas de cobro y de crdito.
La parte ms importante de una poltica de crdito es la definicin una buena
poltica de crdito en su departamento. Bsicamente es definir qu se desea
lograr y el por qu existe. Se busca proporcionar la base o contexto sobre las
cuales las polticas se formularn.
Para que el proceso de cobranza sea realmente eficiente, ste debe cumplir
con una serie de lineamientos entre ellos la actualizacin del estado de cuenta
del cliente, procedimientos de cobranza adecuado y por supuesto la
comunicacin con el cliente referida a su comportamiento crediticio.
En el presente trabajo se hace una recopilacin de todas las tareas asignadasen el periodo.
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Misin
Fomentar la adopcin de las Tecnologas de Informacin en todo el territorionacional, generando oportunidades de negocio para nuestros socioscomerciales y as contribuir al desarrollo de Mxico y el crecimiento de nuestroscolaboradores.
Visin
Ser el mayorista de distribucin de Tecnologas de Informacin, lder en laindustria, con el mejor modelo de negocios que genere mayor participacin enel mercado de las marcas que comercializamos mediante nuestro canal dedistribuidores.
Direccin
Guerrero No.168 entre Hermenegildo Rangel Lugo y San Luis Potos.Col. Centro C.P. 83000
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Organigrama del departamento de crdito.
Valores
Pasin: Estamos comprometidos a emprender nuestro trabajo con entusiasmoy positivismo para lograr nuestros objetivos.
Liderazgo: Formamos colaboradores que se preocupen por mantenerdiferenciadores importantes que impongan nuestro modelo de negocio como elms rentable en la industria.
Trabajo en equipo: Unimos nuestros esfuerzos en un ambiente decolaboracin, confianza y comunicacin permanente para brindar la mejoratencin personalizada.
Honestidad: Regimos la relacin entre nuestros socios de negocio y lacomunidad con respeto, dignidad, solidaridad y modestia.
Calidad: Nos esforzamos por brindar la mejor atencin personalizada demanera efectiva y en ofrecer garanta de todos nuestros productos.
Innovacin: Aplicamos el mejoramiento continuo satisfaciendo lasnecesidades de nuestros clientes con soluciones integrales.
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Responsabilidad: Estamos comprometidos a generar un desarrollosustentable ya que propiciamos el bienestar y mejoramos la calidad de vida dela comunidad.
POLITICAS DE CREDITO
Nuestros objetivos son limitar la morosidad al 90% de las ventas
totales, los das de venta en cartera a 30 das, y la antigedad de
cobranza no mayor al 60% ms all de 60 das. Revisar todos los
lmites de crdito de ms de $ 10,000.
Todos los clientes con 15 das de mora sern contactados por correo
electrnico.
Todos los clientes con 20 das de mora sern contactados portelfono.
Cuentas de ms de 90 das de edad sin actividad de pago en los 3
meses anteriores.
Cuentas de menos de 90 das de edad que no contesten a los
mensajes en un perodo de dos semanas o que su correo se
devuelva.
Cuentas de menos de 90 das de edad con negativa total de pago.
Cuentas con dos o ms promesas de pago incumplidas sin importarsu edad.
Cuando el cliente informa que no podr pagar dentro de los trminos
acordados y se rehsa a dar una fecha especfica de pago o un plan
de pagos realista, sin importar su edad.
Todas las solicitudes de crdito se actualizarn y sern revisadas
cada 6 meses.
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CONTROL GENERAL DE LAS CUENTAS POR COBRAR DEL MES DE JULIO DEL 2015
FECHA NO. FACTURA CLIENTE PRODUCTO MONTO
INTERS
NO. PAGOS FECHA DE PAGOMENSUAL 15%
06/06/2015 1897 Distribuidora de PEPELERIA COSAER, S.A. Varios $ 25.523,00 $3,828.45 18 1 de cada mes
15/01/2015 1959 COMPUTODO Varios $ 12.300,00 $1,845 24 15 de cada mes
23/04/2015 1996 J UAN TORRES AGUILAR Varios $ 18.750,00 $2,812. 5 6 14 de cada mes
30/10/2012 2003 BENI TO MENDIVIL LOPEZ Varios $ 65.400,00 $9,810 24 7 de cada mes
11/05/2015 2278 ALE JANDRA RODRIGUEZ Varios $ 44.799,00 $6,718.15 18 30 de cada mes
CONTROL INDIVIDUAL DE LAS CUENTAS POR COBRAR DEL MES DE JULIO DEL 2015 FECHA DE CORTE 30 AGOSTO 2015
FECHA NO. FACTURA CLIENTE PRODUCTO MONTO
INTERS TOTAL A INTERS
NO. PAGOS
FECHA DE PAGO PAGO MENSUAL PAGO NO. DE PAGOS INTERS PAGO SALDO
ANUAL 15% PAGAR MENSUAL PAGO MENSUAL CAPITAL INTERS NMERO VENCIDOS MORATORIO 25% TOTAL ACTUAL
06/06/2015 1897 Distr ibuidora de PEPELERIA COSAER, S.A. Varios $ 25.523,00 $3,828.45 $31265.54 1.25 18 1 de cada mes $1417.94 $319.03 1 de 18 0 - $1736.97 $29,528.57
15/01/2015 1959 COMPUTODO Varios $ 12.300,00 $1,845 $15.990,00 1.25 24 15 de cada mes $554.16 153.75 5 de 24 0 - $707.91 $12,450.45
23/04/2015 1996 JUAN TORRES AGUILAR Varios $ 18.750,00 $2,812.5 $20,158.2 1.25 6 14 de cada mes $3796.95 234.7 2 de 6 1 $1,007 $5,038.65 $16,126.35
30/10/2012 2003 BENITO MENDIVIL LOPEZ Varios $ 65.400,00 $9,810 $85020 1.25 24 7 de cada mes $2725 817.5 10 de 24 2 $1,771 $7084.5 $56,680
11/05/2015 2278 ALEJANDRA RODRIGUEZ Varios $ 44.799,00 $6,718.15 $54877.2 1.25 18 30 de cada mes 2488.83 559.9 3 de 18 0 - $3048.73 $45,731.01
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Polticas de cobranza.
Diariamente se incorpora para su actualizacin y registro en la cartera declientes las facturas elaboradas.
El gestor elabora el programa de visitas semanal a clientes y lo presenta para
autorizacin
El gestor a su regreso de la ruta elabora el informe de cobranza, realizadas ascomo de las actividades efectuadas, destacando la problemtica presentadapor factura y por cliente.
Los adeudos con antigedad de saldos a ms de 90 das sern analizados enconjunto con la gerencia general de administracin y finanzas y la gerencia definanzas.
Los adeudos con ms de 120 das de antigedad una vez analizados ydependiendo de cada caso se turnara a la gerencia jurdica para el cobro por lava legal.
Cuentas de ms de 90 das de edad sin actividad de pago en los 3meses anteriores.
Cuentas de menos de 90 das de edad que no contesten a los mensajesen un perodo de dos semanas o que su correo se devuelva.
Cuentas de menos de 90 das de edad con negativa total de pago.
Cuentas con dos o ms promesas de pago incumplidas sin importar su
edad. Cuando el cliente informa que no podr pagar dentro de lostrminos acordados y se rehsa a dar una fecha especfica de pago o unplan de pagos realista, sin importar su edad.
Todas las solicitudes de crdito se actualizarn y sern revisadas cada 6meses.
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Estrategia de cobranza
Llamada telefnica para averiguar el nivel de satisfaccin del cliente
Es ms probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Se
realizan llamadas cordiales que le permiten averiguar si ha podido satisfacerlas necesidades del cliente. Al final de estas llamadas, mencione que recibirnla factura correspondiente dentro de poco y haga hincapi en la fecha devencimiento de dicha factura.
Cundo: tres das despus de haber entregado su producto o haber prestadosu servicio, pero antes del vencimiento correspondiente.
Primer aviso de vencimiento.
ste es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pagodeterminado. Se supone que el cliente se ha descuidado, ha olvidado o haperdido la factura y que la pagar al recibir este gentil recordatorio. Se mandacomo mtodo bastante comn enviar una copia de la factura sellada como"vencida".Cundo: diez das despus de vencer la factura.
Segundo aviso de vencimiento.
Otro gentil recordatorio para que el cliente se comprueba que existe un pagopendiente. Este aviso se hace mediante una carta con una copia adjunta de lafactura correspondiente. Mantenga un tono cordial y no amenazante. Porejemplo:
Estimado Sr. ____________Recientemente le enviamos una notificacin decuenta vencida. Ante la posibilidad de que dicho documento se hayaextraviado, adjuntamos otra copia de la factura en cuestin. Le agradeceremosregularizar su situacin de pago hoy, para mantener operativa su cuenta.
Cundo: 10 a 15 das despus del primer aviso de vencimiento/20 o ms dasdespus de la fecha de vencimiento de la factura.
Primera llamada de cobro.
Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefnica paraaveriguar si existe un motivo por la falta de pago. Por ejemplo, es posible queel cliente no est satisfecho con su producto o servicio o que enfrenteproblemas de flujo de caja. Sea corts, pero trate de obtener un compromiso depago. Preprese para todo tipo de excusas.
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Por ejemplo, si el deudor dice que ha despachado el cheque, pregunte por lafecha y lugar de dicho envo a fin de establecer cundo debera recibirlo.Cundo: 7 a 10 das despus del segundo aviso de vencimiento/27 o ms dasdespus de la fecha de vencimiento de la factura.
Primera carta de cobro.
Mantenga el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que laprimera llamada telefnica. Confirme por escrito lo que se habl en la llamada yrecuerde al deudor el compromiso de pago que adquiri.
Segunda llamada de cobro.
Para esta fecha, la obligacin tiene entre 30 y 40 das de vencimiento.Mantenga su cordialidad, pero solicite el pago inmediato de la cuenta con
determinacin. Intente encontrar una solucin para los problemas de pago. Siel deudor no puede pagar de inmediato, logre que se comprometa con otrafecha de pago.Cundo: diez das despus del envo de la primera carta de cobro/38 o msdas despus del vencimiento de la factura.
Segunda carta de cobro.
Ha llegado el momento de informar sobre la gravedad de la mora. Esta cartaapunta a exigir el pago inmediato de la deuda y plantear las consecuencias a
corto plazo de un incumplimiento de pago. Enve esta carta, y todacorrespondencia posterior, por correo certificado o expreso, para tener uncomprobante de recepcin. Por ejemplo:
Estimado Sr. ____________
Su cuenta registra un nivel de mora importante a la fecha. De no regularizar elpago dentro de los prximos siete 7 das, nos veremos en la obligacin desuspender sus beneficios de crdito con nuestra empresa. En vista de que lovaloramos como cliente, le rogamos saldar su deuda de inmediato a fin de notener que interrumpir nuestra relacin comercial. Agradeceremos enviar elcheque correspondiente el da de hoy. Cundo: diez das despus de la fechaen que se esperaba el pago segn lo acordado en la anterior llamada decobro/50 o ms das despus del vencimiento de la factura.
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Tercera llamada de cobro.
Manteniendo la cordialidad y la calma, enfatice la gravedad de la situacin.
Utilice esta llamada para explicar al cliente que se trata de su ltimaoportunidad para pagar antes de que se derive el cobro a una entidad externa yposiblemente se inicien acciones legales. Asegrese de informarle sobre losbeneficios de resolver esta situacin y mantener una buena relacin comercial,al igual que su crdito abierto. Al igual que en la llamada anterior, logre elcompromiso de pago del deudor para una fecha determinada.Cundo: 15 das despus de la segunda carta de cobro/65 o ms das despusde la fecha de vencimiento de la factura.
ltima carta de cobro.
El tono de esta carta debe ser severo y categrico. Se utiliza esta carta paraconfirmar el acuerdo establecido en la ltima llamada y exija el pago.Puntualice que si no se efecta el pago en la fecha antes acordada, usteddeber derivar el cobro a una entidad externa.
Estimado Sr. ____________
La presente tiene por objeto confirmar nuestra conversacin del Fecha. Deberegularizar de inmediato la situacin de dbito que registra su cuenta. De no
recibir el pago correspondiente dentro de los prximos diez das, nos veremosen la obligacin de referir el cobro de su deuda a una entidad externa, lo cualafectar su calificacin crediticia de manera adversa.
Agradeceremos enviar el cheque correspondiente el da de hoy a ms tardar.Cundo: siete das despus de la tercera llamada de cobro/72 o ms dasdespus de la fecha de vencimiento de la factura.
Traspaso a una agencia de cobro.
A la fecha, la cuenta registra un atraso de 90 o ms das y puede requerirasistencia profesional. Con frecuencia, una carta de una agencia de cobromotiva a los deudores a pagar, si bien estos servicios pueden ser costosos. Porlo general, las agencias de cobro cobran un 25% a 50% de la suma cobrada.En lugar de recurrir de inmediato a una agencia de cobro, puede solicitar a suabogado que se ponga en contacto con el deudor, lo que a menudo tambinmotiva el pago de los deudores morosos. Cundo: si el pago no se ha recibidoentre 10 y 15 das despus de la ltima carta de cobro/90 o ms das despusdel vencimiento de la factura.
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ACTUALIZACION DE CUENTA Y REGISTRO DE COBRANZA
El cliente presenta un saldo vencido por lo cual se le enva un recordatorio de
que tiene un pago pendiente, una notificacin preventiva de los intereses
moratorios.
Nuestro cliente COMPUTODO se le actualizo el saldo y vemos que no tiene
pagos pendientes, va al da con sus pagos.
El siguiente cliente tiene 3 pagos pendientes adems de que su crdito era por
6 meses fecha lmite de pago de crdito ya se venci, se le presento un
esquema de pagos para ponerse al da pero el cliente hizo caso omiso, se
realizaron llamadas para que se presentara a la sucursal para llegar a un
acuerdo y darle otras opciones por lo que su caso se pasa a demanda judicial.
CLIENTE MONTO
TOTAL A PAGO
NO. DE
PAGOS INTERS PAGO SALDO SALDO
PAGAR NMERO VENCIDOS
MORATORIO
25% TOTAL
AL 30 DE
JULIO
ACTUALIZADO AL
DICIEMBRE
Distribuidora de
PEPELERIA COSAER,
S.A.
$
25.523,00 $31265.54 5 de18 1 $434.24 $1736.97 $29,528.57 $22,146.45
CLIENTE MONTO
TOTAL A
NO.
PAGOS
PAGO NO. DE PAGOS INTERS PAGO SALDO SALDO
PAGAR NMERO VENCIDOS
MORATORIO
25% TOTAL
AL 30 DE
JULIO
ACTUALIZADO AL
DICIEMBRE
COMPUTODO
$
12.300,00 $15.990,00 24 10 de 24 0 - $707.91 $12,450.45 $8,910.9
CLIENTE MONTO
TOTAL A
NO.
PAGOS
PAGO
MENSUAL PAGO
NO. DE
PAGOS INTERS PAGO SALDO SALDO
PAGAR INTERS NMERO VENCIDOS
MORATORIO
25% TOTAL
AL 30 DE
JULIO
ACTUALIZADO
AL DICIEMBRE
JUAN TORRES
AGUILAR $ 18.750,00 $20,158.2 6 234.7 3 de 6 3 $3021 $5,038.65 $16,126.35 $18,136.95
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CLIENTE MONTO
TOTAL A
NO.
PAGOS
PAGO
MENSUAL PAGO
NO. DE
PAGOS INTERS PAGO SALDO SALDO
PAGAR INTERS NMERO VENCIDOS
MORATORIO
25% TOTAL AL 30 DE JULIO
ACTUALIZADO
A DICIEMBRE
BENITO
MENDIVIL
OPEZ $ 65.400,00 $85020 24 817.5 15 de 24 2 $1,771 $7084.5 $56,680 $31,882.5
En el caso de nuestro siguiente cliente el presenta dos pagos vencidos, por lo
cual se le han hecho llamadas a su domicilio y no se ha tenido ningn tipo de
respuesta por lo que se programaron visitas adems de dejarle recordatoriosde pago. Se le est dando seguimiento diario.
La siguiente clienta presenta ocho pagos pendientes, de inicio se le notifico su
saldo vencido, se obtuvo respuesta del cliente con una promesa de pago donde
prometa dar un pago de tres meses vencidos, pero no se hizo el pago
correspondiente, se hizo una cobranza prejudicial ofreciendo otras opciones de
pago ms flexibles, el cliente no presento ningn tipo de respuesta por lo cual
se le dio un ultimtum de cobro, al no tener respuesta se pasa su caso a
judicial lo cual se demanda al cliente, este se declara en quiebra.
CLIENTE MONTO
TOTAL A
NO.
PAGOS
PAGO
MENSUAL PAGO
NO. DE
PAGOS INTERS PAGO SALDO SALDO
PAGAR INTERS NMERO VENCIDOS
MORATORIO
25% TOTAL
AL 30 DE
JULIO
ACTUALIZADO
AL DICIEMBRE
ALEJANDRA
RODRIGUEZ
$
44.799,00 $54877.2 18 559.9 3 de 18 8 $4381. $3048.73 $45,731.01 $49,212.01
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Conclusin:
El rea de crdito y cobranza de una empresa es una pieza clave dentro de
una organizacin. Antes de una venta el rea de crdito debe decidir a quin,
hasta que monto y a qu plazo venderle, y despus de la venta el rea decobranza ve que los plazos de pago se cumplan y cuando no toma medidas
para procurar el pago lo antes posible.
Cada empresa tiene diferentes polticas y procedimientos, pero todas se
enfrentan, en cierta medida, a los mismos problemas: que tus clientes te
paguen tarde, que tus clientes no te paguen, que un cliente quiebre, el
venderle a un cliente que est a punto de alcanzar su lmite de crdito, la
resolucin internas de las reclamaciones o disputas de los clientes, a que
clientes contactar y clientes con pagos retrasados, entre otros.
La cobranza es un elemento clave en el funcionamiento de una empresa en la
medida en que garantiza que esta pueda seguir operando con normalidad. De
nada servira toda la inversin y el trabajo efectuado si las cuentas no se
saldasen en tiempo y forma adems de tener al da la actualizacin de saldos
para ter con el cliente una mejor comunicacin.
Para que una gestin de cobranza sea exitosa debe contar con el esfuerzo
abnegado de una personal calificado y adiestrado para tal fin, para ello el
elaborar la cobranza adecuada dentro de los plazos siempre dando
seguimiento al cliente y brindndole las mejores opciones de pago.
En lo personal la materia me pareci muy importante conocer lo fundamental
que es el crdito para una empresa siempre y cuando se estipulen las polticas
necesarias para que se obtengas los mayores beneficios.
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Bibliografa:
Scott, Besley, Brigham, Eugene F. Fundamentos de AdministracinFinanciera. Editorial McGRAW-HILL, Doceava edicin.
Villaseor, Fuente Emilio (2009) Elementos de Administracin de Crditoy Cobranza. Editorial Trillas.
OLTEN, S.(1992) Administracin Financiera. Ed. Ciencia y Tcnica, C.A.BREALEY & MYERS.(1988) Proncipios de finanzas corporativas. McGraw Hill.
BRIGHAM & GAPENSKY.(1983) Study Guide: Fundamentals ofFinancial Management & Financial Management. The Dryden Press.
CHIAVENATO, I. Administracin de Recursos Humanos. McGraw Hill.
CLANCY, K & SHULMAN, S. (1994) Mitos del marketing que estnmatando a los negocios. McGraw Hill. Mxico.COHAN, P. (2000) El negocio est en internet. Prentice Hall. Mxico