Deloitte4 - Gobierno Digital

t'A TRIBUNiki,. .

ti

3 7

c>

:02:

/(9 3jf RE EP 1:›

4041

Deloitte4 Estrategia y Operaciones Rosario Norte 407, Piso 9 Las Condes, Santiago Fono: +56 2 2729 7000

Santiago, 31 de Agosto de 2017

Señora Priscilla Valladares Pérez Departamento Gestión y Operaciones Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros

Presente

De mi consideración:

Por medio de la presente y en el marco del servicio que estamos brindando, te hago llegar el Informe de Avance N° 2, del proyecto Optimización de Procesos

Compuesto de 2 sobres, los cuales contienen:

Informe de Avance Quincenal N° 3 con fecha de entrega 16 de Agosto de 2017 Informe de Avance Quincenal N° 4 con fecha de entrega 31 de Agosto de 2017 Set de Antecedentes

Quedamos a vuestra disposición para apoyarlos en materias de difusión interna u otras materias que sean de vuestro interés.

Atentamente,

Estrategia y Operaciones

DELOITTE

Optimización de Procesos

Informe n° 3 Informe de Avance

Deloitte

Unidad Administradora Tribunales Tributarios y Aduaneros 15 de Agosto del 2017

Realizado por

Aprobado por

Marianella Moreno Miguel Hidalgo

INDICE Resumen Ejecutivo 3 Detalle de Actividades 4 Hallazgos del Proyecto 5 Conclusiones 5 Anexos 6

1. Resumen Ejecutivo

En el período transcurrido (15 días) se continúa trabajando en la etapa de validación de los diagramas y documentos de los 4 procesos levantados del grupo 2 de procesos. Por otra parte se realiza presentación de los procesos mejorados al departamento de informática y se ejecuta reuniones de avance del proyecto. Por último se define y coordina el tercer grupo de procesos a trabajar en la segunda quincena de Agosto

2. Detalle de Actividades

2.1 Planificación y coordinación de actividades

Durante la semana del 01 de Agosto al 11 de Agosto (2 semanas), se coordinaron y ejecutaron 3 sesiones de trabajo relacionadas a los siguientes temas:

Reunión con el Departamento de Informática (minuta N19), con la finalidad de presentar las mejoras de los procesos del grupo n°1 y las mejoras necesarias para el SGD.

Reunión de avance quincenal, (Minuta N20), presentación de los avances del proyecto, específicamente los relacionados al grupo N2.

Reunión de definiciones relacionadas a los procesos de Servicios Generales y Sistema de Fungibles (Minuta N21).

2.2 Levantamiento

Se definió el tercer grupo de procesos a levantar, estos están relacionados al Departamento de Informática, estos son:

1. Procedimiento de Plan de Continuidad de Servicios Informáticos.

2. Procedimiento de Monitoreo de Plataforma

Por parte de la ATTA, con fecha 09 de Agosto envía información relacionada a ambos procesos, con la finalidad de comenzar con la diagramación de estos procesos, a su vez se coordinan sesiones de trabajo a partir de la quincena de Agosto (ver anexos).

2.3 Validación

Actualmente los procedimientos del segundo grupo de procesos, se encuentra en etapa de revisión por parte de la ATTA, se espera que durante la segunda quincena de Agosto se reciban las observaciones de los líderes de los procesos para realizar los ajustes necesarios, cabe mencionar que la tercera sesión de trabajo realizada durante esta quincena se centró en la mejora y definiciones de los procesos de servicios generales y sistema de fungible, procesos del segundo grupo. 2.4 Difusión

La difusión de los procesos será una vez que se encuentran aprobados por la jefatura correspondiente, pudiendo ser a finales del presente proyecto, a través de una presentación general de los procesos y su interacción.

3. Hallazgos del Proyecto

Se requiere mejorar la redacción de los procedimientos por solicitud de la contraparte de la

ATTA.

4. Conclusiones

Si bien el levantamiento de los procesos se realizó de acuerdo a lo programado, es necesario contar con la totalidad de los involucrados en las reuniones de levantamiento y validación, a no ser que la planificación por parte de la contraparte en ATTA lo considere distinto.

5. Anexos

Programación tercer ciclo de procesos

Nota; la sesión del vieres 18 se reprogramo por petición de DTTL. Quedando agendada para el

Lunes 21 de Agosto.

NOMBRE ÁREA CARGO

Karen Brito

MoncadaInformática

Encargada Departamento

Informática

InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Karen Brito

MoncadaInformática

Encargada Departamento

Informática

InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Karen Brito

MoncadaInformática

Encargada Departamento

Informática

InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Karen Brito

MoncadaInformática

Encargada Departamento

Informática

InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Karen Brito

MoncadaInformática

Encargada Departamento

Informática

InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Karen Brito

MoncadaInformática

Encargada Departamento

Informática

InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Plan de Continuidad Servicios

Informáticos

Jueves

17/08/2017

09:30 - 11:30

hrs

Sala Video

Conferencia

PROCEDIMIENTOLÍDER/DUEÑO DEL PROCESO FECHA

REUNIÓNHORARIO LUGAR

Procedimiento de Monitoreo

de Plataforma

Viernes

18/08/2017

11:00 - 13:00

hrs

Sala

Comedor

Plan de Continuidad Servicios InformáticosMartes

22/08/2017

09:30 - 11:30

hrs

Sala Video

Conferencia

Procedimiento de Monitoreo

de Plataforma

Jueves

31/08/2017

09:30 - 11:30

hrs

Sala Video

Conferencia

Procedimiento de Monitoreo

de Plataforma

Jueves

24/08/2017

09:30 - 11:30

hrs

Sala Video

Conferencia

Plan de Continuidad Servicios InformáticosMartes

29/08/2017

09:30 - 11:30

hrs

Sala Video

Conferencia

Optimización de Procesos

Informe n° 4 Informe de Avance

Deloitte

Unidad Administradora Tribunales Tributarios y Aduaneros 31 de Agosto del 2017

Realizado por

Aprobado por

Marianella Moreno Miguel Hidalgo

INDICE Resumen Ejecutivo 3 Detalle de Actividades 4 Hallazgos del Proyecto 5 Conclusiones 6 Anexos

1. Resumen Ejecutivo

En el período transcurrido (15 días) se comienza con el levantamiento y documentación del tercer ciclo de procesos pertenecientes al Departamento de Informática. Para ello se han coordinado y desarrollado sesiones de trabajo con los distintos involucrados, en donde de manera conjunta se ajustan y/o definen responsabilidades y tareas. Por otra parte, durante este tiempo, ATTA envía las observaciones detectadas en el ciclo 1 y ciclo 2 de procesos. Se debe considerar que el ciclo 1 se encontraba aprobado mediante acta del mes de Julio.

2. Detalle de Actividades

2.1 Planificación y coordinación de actividades

Durante las semanas del 14 de Agosto al 31 de Agosto (2 semanas), se programaron y ejecutaron 6 sesiones de trabajo relacionadas al levantamiento del tercer ciclo de procesos, cuyo desarrollo se encuentra reflejado es las minutas n° 22, 23, 24, 26, 27 y 29. Para más detalles, ver anexo programación de reuniones. Por otra parte, se coordinaron y desarrollaron 2 sesiones de trabajo en las que se abordaron las observaciones y sugerencias realizadas al ciclo 1 y 2. Estas sesiones fueron desarrolladas los días:

Viernes 25 de agosto (minuta n° 25), revisión procedimiento “Control y Gestión de

Inventario”, “Servicios Generales” y “Sistema de Inventario Fungibles”.

Martes 29 de agosto (minuta n° 28), validación del procesos “PAC requerimientos y

adquisiciones”.

En cuanto a los otros procesos del ciclo 1 y 2, “Pago de proveedores”, “Conciliación

bancaria” y “Custodia, mantención y vigencia”, también fueron tratados con los

responsables de los procesos, sin embargo no fue necesario dejar minutas debido a las

intervenciones menores que requerían los procesos.

2.2 Levantamiento

El trabajo realizado en el tercer ciclo de procesos está acotados a los siguientes documentos:

1. Plan de Continuidad de Servicios Informáticos: En donde se apoya a ATTA en

la elaboración del documento, bajo el modelo PHCA, a la fecha se han definido los

siguientes documentos necesarios o de apoyo al plan de continuidad:

a) Matriz de riesgos de los servicios de informática, con la finalidad de

orientar los esfuerzos al desarrollo de un plan de contingencia para los

servicios identificados, así como poseer planes de contingencia con

menos desarrollo según el ranking para servicios no críticos pero

necesarios.

b) Procedimientos de gestión de incidentes

2. Procedimiento de Monitoreo de Plataforma: El proceso tiene su foco en

determinar las actividades, responsables y frecuencias necesarias, al momento de

recolectar, analizar y utilizar información necesaria para hacer seguimiento al

progreso de un determinado sistema, necesario para el correcto funcionamiento de

la ATTA y los TTAs.

El trabajo realizado con los ciclos 1 y 2 durante estas dos semanas, se encuentra resumido en las siguientes actividades:

1. Revisión de todas las observaciones realizadas a los procesos que componen el ciclo 1 y 2.

2. Ajustar y modificar de acuerdo a las observaciones los procedimientos, diagrama de flujo y

formatos.

3. Reuniones de trabajo para resolver dudas, acordar criterios y validar los documentos.

No obstante, el ciclo 1 se encontraba validado y aprobado por el Jefe de la Unidad. 2.3 Validación

Actualmente los procedimientos de los ciclos 1 y 2 de procesos, se encuentran revisados y ajustados de acuerdo a las observaciones recibidas con posterioridad a su validación. Con la entrega del presente informe se hace entrega nuevamente de los ciclos 1 y 2. Se debe aclarar que posterior a esta entrega y en los casos que los documentos requiriesen modificaciones están deberán ser realizadas por la ATTA; puesto que los procesos del ciclo 1 ya se encontraban aprobadas y validadas por el Jefe de la Unidad. 2.4 Difusión

La difusión de los procesos se llevará a cabo una vez que se encuentran aprobados por la jefatura correspondiente, pudiendo ser a finales del presente proyecto, a través de una presentación general de los procesos y su interacción.

3. Hallazgos del Proyecto

Con fecha 18 de Agosto, ATTA envía al equipo Deloitte las observaciones del ciclo 1 y 2 de

procesos, mencionando los aspectos a mejorar en la entrega de los documentos, los cuales

están relacionados, con:

1. Proponer una estructura ordenada de narración, que permita comprender que etapa

del proceso se está describiendo (por ejemplo, ocupar subtítulos para identificar

etapas), aplicable específicamente al proceso de pago de proveedores, documento

del primer ciclo que se encontraba aprobado mediante acta del mes de julio.

2. Temas que han sido abordados/acordados en reuniones y que no están quedando

plasmados en la narrativa y en los flujos. Frente a esta situación se conversa con el

Encargado del Departamento de Gestión y Operaciones y la Profesional del

Departamento de Gestión y Operaciones para la toma de acciones frente a esta

declaración, en concreto se propone por parte de la ATTA que las minutas sean

redactadas en el momento y firmadas por los involucrados. Sin embargo está acción

no es factible de llevar a cabo, pues el foco de las sesiones es realizar la

diagramación en conjunto con los involucrados y obtener la mayor cantidad de

información para la posterior redacción y ajustes de los procedimientos. Se aclara

que en las minutas quedan reflejados los puntos principales de la sesión y que ésta

tiene un plazo de 24 horas para ser observada por la ATTA. Se determinará en

conjunto con la ATTA la forma de respaldar cada una de las sesiones de manera

que no afecte la continuidad del proyecto. Por ejemplo grabación de las sesiones

previa autorización de todos los involucrados.

3. Definiciones muy amplias respecto de objetivos, alcances, responsabilidades, entre

otros. Para los próximos ciclos de procesos este tipo de información será validado

en las sesiones con los involucrados, para establecer aclaraciones y mayor detalle

de las actividades.

4. Incorporar anexos en los procedimientos (en algunos casos no han podido ser

revisados porque no van incluidos). Para los próximos ciclos de procesos se

incorporará la información anexa que sea necesaria.

4. Conclusiones

Se hace necesario, para asegurar el avance del proyecto, que una vez validados los

diagramas y procedimientos con los responsables, estos no vuelvan al ciclo de ajustes, se

entiende que la validación realizada es porque las partes involucradas en dichos procesos

acuerdan cual será la secuencias de actividades y responsabilidades.

Se hace necesario definir el proceso de Elaboración del Expediente para pago de Facturas

y/o Boletas, ya que es uno de los procesos claves de la Unidad y que permite los

lineamientos hacia los otros procesos que se desarrollan en la Unidad.

5. Anexos

a. Programación ejecutada del tercer ciclo de procesos

NOMBRE ÁREA CARGO

Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento

Informática

Sergio Escalona InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento

Informática

Robín Astudill lo

Mariano ToledoInformática

Profesionales Departamento

de Informática

Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento

Informática

Robín Astudill lo InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento

Informática

Sergio Escalona InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento

Informática

Sergio Escalona InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Karen Brito Moncada InformáticaEncargada Departamento

Informática

Robín Astudillo InformáticaProfesionales Departamento

de Informática

Procedimiento de Monitoreo de

Plataforma

Jueves

31/08/201709:30 - 11:30 hrs

Procedimiento de Monitoreo de

Plataforma

Jueves

24/08/2017

(reunión

reprogramada

para el

2808.2017)

09:30 - 11:30 hrs

Plan de Continuidad Servicios InformáticosMartes

29/08/201709:30 - 11:30 hrs

Procedimiento de Monitoreo de

Plataforma

Viernes

18/08/2017

(reprogramada

para el

21.08.2017)

11:00 - 13:00 hrs

Plan de Continuidad Servicios InformáticosMartes

22/08/201709:30 - 11:30 hrs

PROCEDIMIENTOLÍDER/DUEÑO DEL PROCESO

FECHA REUNIÓN HORARIO

Plan de Continuidad Servicios InformáticosJueves

17/08/201709:30 - 11:30 hrs

b. Control de HH