Definitie AIS

Definitie AISAlle activiteiten gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen enverwerken van gegevens en (2) gericht op het verstrekken van informatievoor het besturen in engere zin, het doen functioneren en het beheersenvan de organisatie , alsmede het daarover afleggen van verantwoordingen.

Huishouding = een organisatie waarin men er vanuit gaat dat mensen handelen vanuit economisch perspectief.

Activiteiten: bij informatieverzorging zijn mensen, middelen en procedures aan de orde, en deze moeten ingezet worden om informatie te realiseren.

Doel AIS:

Verzamelen en bewaren gegevens over de activiteiten, waarden en personeel

Gegevens veredelen tot bestuurlijke informatie Adequate beheersmaatregelen treffen t.b.v. activa en informatie

van de organisatie Kennis van in control zijn (exante vs expost)

AIS = verantwoording en interne controle, financieel en niet-financieel

Managementtaken

Beslissingen nemen Communiceren in de organisatie Controleren exante en expost Verantwoording afleggen

Corporate Governance

Risico management, bijv. in jaarrekening Rapportage, geen materiele onjuistheden

Rol accountant

De interne of externe accountant heeft als taak om een verklaring af tegeven bij de verantwoordingsinformatie van de RvB. Het is efficient om daarbij te steunen op controlewerkzaamheden die reeds door anderen zijnuitgevoerd. Door de opzet, bestaan en werking van de AIS te beoordelen

kan de accountant inzicht verkrijgen in de materialiteit, en kan controlewerk efficienter en effectiever worden gedaan.

Betrouwbaarheid van informatie (IFRS) Relevance Timeliness

o Tijdig beslissingen nemen Form Reliability (representational faithfullness + verifibiality)

o Juist en volledig, correct beeld beogen te geven

Karakteristieken van betrouwbaarheid

Geloofwaardigheid van de weergaveo Mate van overeenstemming tussen een meting of weergave met

het fenomeen dat het probeert de weergeven o Juist en volledig

Volledigheid: toetsen d.m.v. Beta = beginvoorraad (IST) + inkoop – verbruik = eindvoorraad (SOLL) netwerk van controle verbandcontroles in P en Q

Juistheid: (1) proces-totaalcontrole opgeofferd = verkregen waarde, bijv. voorraden toename = crediteuren toename (2) door controle technische functiescheiding

Toetsbaarheid (getrouw)o De mogelijkheid om door overeenstemming tussen toetsers vast

te stellen dat de informatie weergeeft wat het beweert weer te geven of dat de methode van meting gebruikt is zonder fouten of vertekening (= subjectief)

Waarde kringloop zie plaatje 1

Waarde kringloop is bruikbaar om controle uit te oefenen en de “ rode draad” te identificeren

Gebaseerd op bedrijfsproces (handel, productie etc.). Het bestaatuit deelprocessen en doorloopt een cyclus

Maakt de samenhang zichtbaar tussen (zie plaatje 4):o toestand en gebeuren (beta formule) volledigheido opgeofferde versus verkregen waarde juistheido goederen, geld en informatie

Netwerk van controleVerbandcontrole = verband leggen tussen twee gegevens omtrent eenzelfdeactiviteit of toestand uit een van elkaar onafhankelijke bron

Doel

Mogelijkheid om op een efficiënte en effectieve wijze vast te stellen dat:

o Informatie – betrouwbaar iso Normen juist zijno Mensen effectief en efficiënt hebben gehandeld

Verband moet meetbaar zijn.

Financiële administratie = netwerk van controle = Beta zie plaatje 2

Netwerk van controletotalen = hulpmiddel voor het vaststellen van de betrouwbaarheid van de registratie van met elkaar samenhangende bedrijfsactiviteiten

Soll Ist (= meten & toetsen)

| |

Impuls Beslissing Uitvoering Evaluatie

| |

Welke informatie nodig voor transactie? (AIS) SOLL vs. IST o.b.v. normering

= Voor- en nacalculatie

Soll: besluitvorming over “omzetting van waarden”

Ist: uitvoering acties gericht op “ omzetting van waarden”

Welke informatie m.b.t. uitvoering van transactie : wie, wat, wanneer, hoe

Wie: vastleggers van informatie, wie legt waar informatie vast? Taakverdeling?

Wat?: welke info is nodig voor besluitvorming, uitvoering en controle? Wat nodig voor verlenen decharge?

Wanneer: peildata, op welke tijdstippen moet vastlegging zijn gedaan? Informatieinterval voor ovezichten?

Hoe: hoe richt ik administratief proces in zodat IST klopt? Interne controle. Hoe kan ik optimale betrouwbaarheid van informatie verzekeren? Bijv. vergelijken van relevante exante en expost informatie.

REA datamodel: Resources + Events + Agents

Resources: mensen, kapitaal etc. Events: offering vs verkregen waarde (kasstromen) = verdienmodel Agents: bevoegdheden in het systeem

Geformaliseerde informatie: is volgens bepaalde procedures en regels tot stand gekomen, zoals bijv. periodieke rapportages, winst-en verliesrekeningen, balansposities etc.

Niet -geformaliseerde informatie: voldoet niet aan dergelijke regels enkomt spontaan tot stand, zoals bijv. gesprekken en e-mailverkeer.

Interne controle

Interne controle (Starreveld): controle op de oordeelsvorming en de activiteiten van anderen, voor zover die controle ten behoeve van de leiding van de betrokken huishouding door of namens die leiding wordt uitgevoerd.

Of: controle door of namens de leiding van de organisatie

Doel:

1. Ongewenste gang van zaken voorkomen (directie en preventie)2. Vaststellen in hoeverre en in welke mate de beoogde doelen worden

bereikt (detectie)3. Tijdig ingrijpen en corrigerend optreden (directie en correctie)4. De omvang, aard en oorzaak van de afwijking tussen realisatie en

verwachting vaststellen (analyse)

Interne controle = georganiseerd + geformaliseerd

Proces = vaststellen van de te toetsen grootheid vaststellen van de norm toetsing + analyse van verschil Bijsturing

Interne beheersingssysteem = verwachtingen (exante) + feitelijke bedrijfstoestand + normen Definitie van interne controle

1. Exante oordeelsvormingeno Verwachtingen

2. Feitelijke bedrijfsgebeuren en bedrijfstoestando Beleid, uitvoering, voortgang, doelmatigheid, kwaliteit

3. Gehanteerde normen (= PDCA cyclus)

Interne betrouwbaarheidssysteem (aandachtsgebieden van AIS volgens Starreveld)

1. Bevoegdheden (Agents - werknemers)2. Bewaring waarden (Resources – voorraden etc.)3. Informatie (Events – rekeningen etc.)

Interne controle = beheersing gecodificeerd in COSO model

Operational controls: controle op onregelmatigheden in de uitvoering van bedrijfsactiviteiten en de oordeelsvorming daarvan

Accounting controls: controle op onregelmatigheden in de verantwoordingsinformatie over bedrijfsactiviteiten

Nadelen COSO/ intern betrouwbaarheidssysteem:

Overdreven doelnastreving: bijv. mensen gaan zich alleen focussenop gedefinieerde doelstellingen. Hierdoor kan de dagelijkse gang van zaken uit het oog verloren worden.

Starrigheid: de organisatie kan zich blind staren op controles door volledige focus op interne beheersing. Hierdoor worden mogelijk kansen niet benut

Weerstand: het uitvoeren van overdreven aantal controls kan tot weerstand leiden, wat een inefficientere organisatie tot gevolg heeft.

Coso model

Het COSO framework is een model om te komen tot een ontwerp of beoordeling van het Internal Control systeem. Het systeem wordt uitgebeeld door een kubus met drie dimensies. De kubus geeft een compleet beeld van een internal control systeem volgens de definitie van COSO. Deze integrale aanpak is een belangrijke houvast in het ontwerpen en beoordelen van in een intern betrouwbaarheidssysteem, en vormt zo onderdeel van het interne beheersingsssysteem.

1. Proces dimensie (voorkant)a. Control environment hiermee wordt gedoeld op de interne

omgeving van het bedrijf, zoals bedrijfsproces, organisatie structuur, inherente risico’s, cultuur, houding management etc.

b. Risk analysis hiermee worden de risico’s geanalyseerd op basis van impact en waarschijnlijkheid. Op basis hiervan kaner een matric worden gemaakt met risico’s (TRAP). Deze risico analyse vormt de basis voor de in te richten controls.)

c. Control activities dit zijn de control activiteiten die de onderneming heeft ingebouwd. Dit moet een stelsel zijn van preventieve maatregelen aangevuld met repressieve maatregelen. Deze controls moeten aangepast zijn op de materialiteit.

d. Information & communication hiermee wordt bedoeld dat er informatie moet worden verstrekt over in hoeverre de organisatie haar doelstellingen heeft bereikt alsmede de effectiviteit en resultaten van de control activiteiten.

e. Monitoring uiteindelijk moeten alle control activities gemonitord worden om te borgen dat deze naar behoren zijn uitgevoerd en succesvol zijn.

2. Doelstelling dimensie (bovenkant)a. Strategic bepaalt doelstellingen van organisatie

(subjectief)b. Operations Efficiency/ effective operating (norm van het

management) = AISc. Reporting betrouwbaarheidd. Compliance

Hiermee wordt gedoeld dat internal control ge-embed moet zijn in alle functionele processen van de organisatie. Let hierbij op betrouwbaarheidsysteem: waarden, mensen en informatie

3. Organisatie dimensie (rechterzijde)a. Entity-levelb. Divsionc. Business Unitd. Subsidiary

Hiermee wordt geduid dat Internal Control niet alleen aanwezig moet zijn over alle functionele assen, maar ook in alle lagen vande organisatie.

Beoordelen van COSO in de organisatie.:

1. Alignment: Doelstellingen en risico’s van de organisatie moeten worden gemonitord. Er moet gevoel van “ in control” zijn bij management. Als iets een risico is, of belangrijk voor de organisatie, dan moet dit gemonitord worden.

2. Integration: In welke mate is bijv. risk analysis een belangrijk onderdeel van het control systeem? Is hiervoor een functionaris op elke unit of alleen een alinea in de jaarrekening?

3. Portefeuille: Coso is top down benadering. Het bestuur moet inzicht hebben in de portefeuille. Er moet goede consolidatie zijn.

Als een van de bovenstaande zaken er niet is, dan moet je hier serieuzevraagtekens bij zetten.

Hoe vaststellen?

1. Realisatie doelstellingen: eindresultaat checken2. Component benadering: onderzoek doen naar het functioneren van de

componenten. Hierbij kijk je ook naar aligment, integration en portefeuille.

In de praktijk vaak eerst realisatie doelstellingen, als dit geen betrouwbaar resultaat oplevert, dan component benadering (in diepte gaan).

Bias van inschattingen kan verbetert worden door risk intelligentce kan strategisch voordeel opleveren!

Interne betrouwbaarheidssysteem

Interne betrouwbaarheidssysteem = waarborgt dat op economisch verantwoorde wijze onregelmatigheden in de verzameling, vastlegging en verwerking van gegevens en de verstrekking van informatie worden voorkomen, dan wel tijdig worden gedetecteerd en gecorrigeerd. vermindering verantwoordingsrisico

Belangrijk voor inrichting betrouwbaarheidsmaatregelen:

Evenwichting: belangrijke risico’s worden adequaat behandeld Samenhang: preventieve maatregelen zijn aangevuld met passende

detectieve en repressieve maatregelen

Criteria voor betrouwbaarheidsmaatregelen:

1. Alle componenten van een betrouwbaarheidssysteem zijn aanwezig enop elkaar afgestemd (omgeving, organisatie structuur, risico analyse, behoefte aan AIS, rapportage, communicatie bewaking etc.)

2. Belangrijke risico’s krijgen meer aandacht

3. Alle relevante gebieden van interne controle worden geraakt: mensen, waarden en informatie

Met analyse van betrouwbaarheidsmaatregelen kan management omvang, aarden oorzaak van afwijking tussen realisatie en verwachting vaststellen

Ontwerpen van een betrouwbaarheidssysteem:

Vaststellen kenmerken verantwoordingsinformatie onregematigheden en onzekerheid reduceren (volledigheid/ juistheid) risico analyse inrichting betrouwbaarheidsmaatregelen periodieke rapportage (realisatie) kwaliteitsbewaking beheer

Generiek ontwerpmodel:

1. Minimum eisen2. Primaire bestuurstaken3. Externe referentie4. Interne afstemming betrouwbaarheidsmaatregelen5. Vormvereisten

AIS in context van delegatie zie plaatje 3

Controle maatregelen van het interne betrouwbaarheidssysteem :

1. Directie: aanmoedigen bepaald gedrag2. Preventie: ongewenste gang van zaken voorkomen, bijv. Piet mag

geen kas opmaken, hedgen, termijncontracten3. Detectie: vaststellen in welke mate beoogde doelen worden

bereikt, bijv. loggings, rapportage operationele en financiele resultaten

4. Correctie/ repressief: tijdig ingrijpen en corrigerend optreden, bijv. voorraadverschillen oplossen, monitoring van naleven gegeven instructies

Directieve en preventieve maatregelen: (1) handelen van mensen beperkenzoals controle technische functiescheiding , (2) repressieve controle mogelijk maken, bijv. budgetten, normen, begrotingen, richtlijnen en (3) beveiligingsmaatregelen, bijv. afsluiting magazijnen, camera’s, sleutelbeheer

Detectieve en repressieve maatregelen: (1) controle op primaire verantwoordingsverslagen, (2) controle op gegevensverwerking en informatie en (3) controle op materiele werkelijkheid en normen

Secundaire controls:

1. Compensatory: bijv. hoofd van afdeling2. Complementary, bijv. handtekening als je post hebt ontvangen

Typologieen & controle begrippen

Verbanden met typologieën van Starreveld Zie plaatje 5

Controlebegrippen:

1. Zelfcontrole: controle van de eigen werkzaamheden2. Sociale controle: cultuur3. Interne controle (= georganiseerd)4. Externe controle (= georganiseerd) wordt door een

onafhankelijke derde partij uitgevoerd

Techniek van controle

1. Integrale detailcontrole2. Partiele detailcontrole (steekproef)3. Totaal controle (controle totalen)

Betekenis van controle

1. Formeel = voorschriften nageleefd2. Materieel = echtheid controleren

Richting van de controle

1. Positief (juistheid/ rechtmatigheid) detailcontrole (opgeofferd = verkregen waarde)

2. Negatief (volledigheid) let op risico’s, altijd vorm van verbandscontroles (BETA)

Direct/ indirect:

1. Directe controle: waarneming van de activiteiten2. Indirecte controle: waarneming van producten of resultaten om

beeld te krijgen van activiteiten

Risico’sFraude ingredienten: kans, rationalisering en (niet te delen) druk

Betrouwbaarheid informatie = ingevoerde gegevens x apparatuur x programmatuur x bestanden

Risico analyse: bestaat uit een analyse van bedreigingen van doelstellingen met aandacht voor impact en waarschijnlijkheid

Risico matrix = TRAP model (terminate, reduce, accept, pass on)

Hoge Impact

Overdragen of verzekeren (bv. Systeemfeilen)

Vermijden (bijv. fraude, materiele fouten, gegevens verlies) - kans minimaliseren door diverse checks in systeem

Accepteren (bijv. kleine tel- en rekenfouten, kasverschillen)

Reduceren (bijv. diefstal, invoer- en verwerkingsfouten)

Lage impact

Weinig waarschijnlijk Veel waarschijnlijkheid/ likelihood

Riscomanagement proces: SMART model waardeketen risico matrix (impact vs likelihood) TRAP

Risico management cycle: identificeer risico gebieden bepaal omvang van risico stel verantwoordelijk identificeer beheersmaatregelen implementeer beheersmaatregelen bewaak beheersmaatregelen evalueer beheersmaatregelen

Risk philosophy: keuze die management maakt om bepaalde risico’s af te dekken

Risk intelligence: bedrijf is bezig om de assumpties van risico’s vast te stellen, zodat deze gemonitord kunnen worden. Bijv. reguliere risico’s als winkeldiefstal en vorraadverschillen. In AIS moet informatie beschikbaar zijn over learnable risks.

Periodieke informatie

Doelstellingen:

1. Kennen van de stand van zaken, bijv. vaststellen in hoeverre de organisatie haar doelstellingen heeft bereikt

2. Controle kunnen uitoefenen3. Besluitvorming: informatie gebruiken om beslissingen te nemen,

bijv. voor fact-based management

4. Beheersen: geeft management de mogelijkheid om de organisatie te beheersen en bij te sturen waar nodig (haalbaarheid gestelde doelen, wijze waarop, termijnen, gehanteerde normen, bijsturingsmaatregelen etc.).

5. Signaleren: kijken of het goed gaat of niet goed gaat met het bedrijf

6. Verantwoording afleggen: voldoen aan wettelijke verplichtingen (opstellen periodieke externe rapportages)

Kwaliteitseisen van informatie:

1. Relevantie = informatie moet relevant zijn voor het doel dat het dient.

2. Betrouwbaarheid = mate van overeenstemming met de werkelijkheid (is vereiste voor relevante informatie)

3. Tijdigheid = informatie moet tijdig beschikbaar zijn om informatie relevant te laten zijn.

4. Presentatie = informatie moet begrijpelijk zijn gepresenteerd voor de eindgebruiker, zodat deze daar een conclusie uit kan trekken

Gespannen voet: bijv. tijdigheid en betrouwbaarheid. Als betrouwbaarheid van informatie wordt verhoogd als men langer de tijd heeft om e.e.a. grondig uit te zoeken, dan brengt dat tijdigheid van informatie in gevaar.

Inhoud

1. Externa. Belangrijke ontwikkelingen op de marktb. Ontwikkelingen bij leveranciers en afnemers (kwaliteit,

innovaties, prijsontwikkeling)c. Positie van de onderneming t.o.v. belangrijkste concurrenten

+ marktaandeeld. Ontwikkelingen van grondstofprijzene. Klanttevredenheidgegevensf. Ontwikkeling afzetmarkt: groeiverwachting, markanalyse etc. g. Wettelijke eisen: jaar- en kwartaalrapportages,

bestuursverklaring2. Intern

a. Winst- en verliesrekening, balans met uitspecificeren van bijzondere posten, liquiditeitsontwikkeling. Dit t.b.v.

kerntaken uitvoeren van RvB (bewaken rentabiliteit, liquiditeit en solvabiliteit)

b. Inkoop inkoopafdeling (aantal ingekochte machines, inkoopprijs, totale kosten)

c. Inkoop grondstoffen (aantal ingekochtepartijen, inkoopprijs,totale kosten)

d. Behaalde omzet, afgesloten contracten, per verkoper, per afzetkanaal, per doelgroep, per productsoort (verhuur aantallen)

e. Ontwikkelingen vooraadpositie mbt incourante voorraad (afgeboekt) en ongebruik geretourneerde producten

f. Bezettingsgraad service afdeling (bestede uren, aantal uitgevoerde service handelingen per monteur, per doelgroep (abonnement vs nacalculatie), per machine type, bestede materialen

g. Ontwikkelingen debiteurenpositieh. Effectiviteit en efficientie controlemaatregelen

Wijze van bepalen:

1. Oberstrategie: u vraagt, wij draaien (meest gemakkelijk)2. Referentiestratie: wat voor een ander goed is kunt u

waarschijnlijk ook goed gebruiken3. Trial & order: leren van fouten en ondervindingen4. Ontwikkelstrategie: stapsgewijs en gestructureerd uitwerken

Samengevat:

Zowel exante als expost informatie Financieel en niet financieel Kwantitatief en kwalitatief Periodiciteit afgestemd op stuurmogelijkheden Vorm afgestemd op gebruikers Moet betrekking hebben op:

o de omgeving o prestaties van de organisatie

absoluut + relatief controlvariabelen - KPI overload voorkomen

o Bestuurlijke taken

o Persoonskenmerken: kennis, ervaring, sociale en andere vaardigheden

Mate van delegatie afhankelijk van cultuur (normen meting bedrijfsresultaten, vaststelling en rapportage,wijze van aanspreken/ beloning)

Simons levers of control

Potential Block Solution Control leverTo contribute Uncertainty

about purposeCommunicate corevalues and mission

Beliefs system

To do right Pressure or temptation

Specify and enforce the rules

Boundary system

To achieve Lack of focus Build and support clear targets (KPI)

Diagnostic control system

To create Lack of opportunity or fear of risk

Open organizational dialogue to encourage learning (strategic uncertainties)

Interactive control system

1. Double loop learning: performance duurzaam verbeteren n.a.v. probleem in de organisatie (learning curve)

2. Single loop learning: alleen probleem oplossen

AIS moet tijdig en betrouwbaar zijn moet interactief zijn.

Levers of control toepassen op de vijf elementen van COSO. Omgevingsfactoren hebben invloed op AIS, risico’s, alert zijn en interactief zijn. Tijdig veranderen double loop learning (formee en informeel).

Model Coso = praktische toepassing van het model van Simons!

Uitwerking BIV- AIS administratief proces

1. Organisatie analysea. Typering van de huishouding, belangrijk voor sol & ist

positie vaststellen voor opbrengst & kosteni. Handel goederen

ii. Homogene productie goedereniii. Heterogene productie lastigeriv. Stukproductie nog lastigerv. Dienstverlening

1. Eigen goederenstroom restaurant, verhuur, onderhoud

2. Geen goederenstroom adviesbureau (uren)vi. Non-profit geen markt budgetten

b. Herkennen van de “ rode draad” i. Schets goederen, uren, geld of gegevensstromen

ii. Waardekringloop: soort bedrijfsproces1. Voor de markt/ niet voor de markt P bepalen2. Aard goederenbeweging Q bepalen

2. Rapportagea. Extern/ internb. Exante/ expostc. Financieel/ niet financieel

i. Denk aan productie, positie, benchmark en referentied. Frequentiee. Vorm

3. Inventarisatie bedreigingen en risico’sa. Inherente risico’s: verbonden aan type bedrijfsproces

i. Handel: debiteuren risicoii. Productie: uitval en afvaliii. Dienstverlening: leegloop/ leegstand, bijv. op de bank

zitten bij adviesbureau, zicht hebben op capaciteit (of aantal uren), voorraadrisico, meetbaarheid kwaliteit dienstverlening is lastig

b. Specifieke risico’s: verbonden aan specifieke kenmerken vanhuishouding

i. Bijv. bederfelijkheid voorraad, valutabeheer, cultuurverschillen, verschillende abonnementen bemoeilijken controle op opbrengsten, verschillende contracten bemoeilijken controle op kosten

c. Interne controle: resterende risico’s na toepassing van interne controlemaatregelen (van preventief naar repressief,bijv. borgsom, kredietrisico, verzekeren etc.) denk aan Risico beleid (TRAP) en risico intelligentie.

4. Randvoorwaarden

Mensen Waarden InformatieBedreigingen

Bewust/ onbewust foutenmaken

Verlies/ bederf Onjuiste/ onvolledige weergave

Interne betrouw-baarbeid-maatregelen

Organisato-rische randvoor-waarden(directief/ preventief)

Beleid, begrotingen, budgetten, plannen, controle technische functiescheiding

Fysieke beveiliging, normstellingen voor verbruik en gebruik, sleutelbeheer, camera’s, IT controls

Inrichting van deadministratie en periodieke rapportage, IT controls

Specifieke controle-handelingen (repressief)

Toetsing op naleving afspraken, autorisaties, verschillen analyses

Fysieke waarnemingen, voorraadtellingen, saldobevestigingen, verschillenanalyses en normbeoordelinig

Invoer- en vewerkingscontroles, ontstaan- en afloopcontroles en inventarisaties

Maatregelen:

1. Organisatorische maatregelen – entity widea. Begroting, normen en tarieven (directief)

i. Directie geeft richtlijnen voor de te behalen resultaten van de ondernemen tbv het uitvoeren van kerntaken (bewaken liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit)

b. Delegatie (directief)i. Directie geeft richtlijnen voor delegatie en normen

waarop mensen beoordeeld worden. Bijv. onder welke voorwaarden mag een inkoper een contract aangaan en waarop wordt de inkoper beoordeeld?

c. Controletechnische functiescheiding (preventief)i. Directie zorgt ervoor dat er geen onwenselijke

combinaties bestaan binnen de volgende functies: beschikken, bewaren, uitvoeren, registreren en

controleren. Bijv. chauffeur (uitvoeren) krijgt alleengoederen overhandigd van magazijnmedewerker (bewaren).

d. IT general controls (preventief)i. IT huishouding van de organisatie, bijv. belangrijke

aandachtsgebieden zijn ontwikkeling, change management, data beveiliging en continuiteit. Bijv. zorgen dat er altijd een backup van gegevens is.

2. Specifieke controlehandelingen – transactie controle (detectief/ correctief)

a. Richten zich op totstandkoming van de informatie en worden onderscheiden in:

i. Invoercontrolesii. Verwerkingcontrolesiii. Bestaancontrolesiv. Andere voorbeeldnen: controle op autorisatie,

redelijkheid, bestaan, eerdere vastleggingen, verbanden, aanwezigheid, afloop etc.

b. Bijv. een hoofd administratie die verbandcontroles doet (detectie)

c. Bijv. aanpassen van gecontateerde verschillen in de voorraadadministratie op bais van een integrale telling in het magazijn (correctief).

Samengevat: de controlemaatregelen van het interne betrouwbaarheidssysteem is een samenhangend geheel van maatregelen waarmee het gebruik van bevoegdheden, de bewaring van rechtmatig verkregen waarden en het zorgdragen voor betrouwbare bestuurlijke informatie op een efficiënte en effectieve wijze wordt gewaarborgd.

Controle technische functiescheiding: voorkomen dat belangrijke waarden onopgemerkt aan de waardekringloop kunnen worden onttrokken. preventief + controle op juistheid. Uitgangspunt = niet te veel bevoegdheden in een hand leggen

1. Beschikken: sol : bijv. verkoop, heeft acceptatie functie, bijv. afsluiten van contract

2. Bewaren: debiteuren en crediteuren3. Uitvoeren: ist

4. Registreren: maken van vastlegging met als doel controle5. Controleren: tweledig registreren en operationele activiteiten

Niet combineren:

Bestellen, afleveren en betalen Uitvoeren en controleren Beschikken en registreren

Treasury is bijv. wel verantwoordelijk voor zowel beschikken als uitvoeren result control toepassen

Overdracht van waarden 4 ogen principe

Ontvangende en afgevende partij hebben een tegengesteld beland Bijv. inkoop en voorraad Bijv. tellen van geld bij cassiere Bijv. voor- en nacalculaties

Volledigheid controleren verbandcontroles

5. Procesuitwerking

Stambestanden

Leveranciersbestand Artikelbestand Afnemerbestand

Transactiebestanden/ mutatiebestanden

Inkoopcontracten en inkooporderbestand Voorraadinformatiebestand Crediteurenbestand Verkooporderbestand Debiteurenbestand

Proces-totaal controles toetsing op juistheid, bijv inkoop:

Bestelling = toename goederen onderweg

Goederen ontvangen = toename voorraden = toename te ontvangen facturen

Ontvangen facturen = toename crediteuren = afname te ontvangen facturen

Betaling inkoopfacturen = afname banksaldo = afname crediteuren

Bijv. verkoop:

Goedgekeurde order = af te leveren producten Afgeleverde producten = te factureren producten = afname

voorraden = kostprijs verkoop Gefactureerde producten = afname te factureren product = omzet =

toename debiteuren Ontvangen betaling = toename banksaldo = afname debiteuren

Checks & balances

Juist en volledig? (verbandcontrole + proces totaal controle) Handtekeningencontrole? (= controle technische functiescheiding) Materialiteitsgrenzen = gewenste reductie van onzekerheden/

onregelmatigheden

Betaling

Betaling inkoopfactuur crediteuren Leverancier stambestand (incl betalingstermijn)

betaalactieslijst betaling onderweg (journaalpost) betaling aan de bank

Procuratiehouder/ treasury geeft autorisatie voor uitgaande geldstroom.

Uitwerking Organisatorische maatregelen – entity wide

a. Begroting, normen en tarieven (directief)i. Het hoofd administratie stelt jaarlijks een begroting

op. Hierin wordt gekeken naar de ontwikkeling van inkoopprijzen van machines, inkoopprijzen van koffie, suiker en koekjes, de marktontwikkeling en huidig klantenbestand. Op basis hiervan wordt jaarlijks een

begroting gemaakt voor in te kopen machines per jaar en in te kopen bederfelijke goederen. Op basis van uursalarissen en bezetting van de service afdeling wordt het tarief van de reparaties en servicebeurten bepaald. Hierin wordt uitgerekend hoeveel dekking er wordt binnengehaald met de abonnementen, en de servicebeurten op nacalculatiebasis. Op basis hiervan wordt een omzetbegroting gemaakt voor zowel huurcontracten als voor de koffie, suiker en melk voorde verkoopafdeling. Alles wordt goedgekeurd door de directie.

b. Delegatie (directief)ii. De directie heeft richtlijnen gegeven mbt wanneer

nieuwe machines ingekocht mogen worden, wanneer de voorraad gebruikt mag worden, en wanneer er ingekocht mag worden (zowel machines als bederfelijke goederen),en richtlijnen voor de handeling naar de klant. De inkoopafdeling wordt beoordeeld op inkoopresultaat en inkoopkosten per order. Voor de bederfelijke waar wordt de inkoopafdeling ook beoordeeld op nee verkoop en afboekingen op incourante voorraad. De verkoopafdeling wordt beoordeeld op aantallen afgesloten contracten en behaalde omzet. De voorraadafdeling wordt beoordeeld op correctheid bij voorraadtellingen en afboekingen van voorraad door beschadigingen. De service afdeling wordt beoordeeld op evaluatie van klanten en uren per service afhandeling.

c. Controletechnische functiescheiding (preventief)iii. Er dient tenminste een controletechnische

functiescheiding te zijn tussen de afdelingen verkoop (beschikken), magagzijn(bewaren), inkoop (beschikken),service afdeling (uitvoeren), administratie en automatisering (registreren en controleren). Aangeziende administratie een dubbele functie vervult dient hier een secundaire functiescheiding te zijn tussen registreren (medewerker administratie) en controleren (hoofd administratie).

d. IT general controls (preventief)

iv. De organisatie beschikt over een eenvoudig automatiseringssysteem welke onder verantwoordelijkheid valt van hoofd administratie. Gebruikers kunnen alleen inloggen met een combinatie van username en password welke gekoppeld is aan een logische functie en competentiematrix, welke is goedgekeurd door de directie. Nieuwe software wordt alleen geinstalleerd na uitvoerig testen buiten de productieomgeving. De centrale server bevindt zicht ineen afgesloten ruimte welke is beveiligd tegen brand, water en stofoverlast. Er worden dagelijks backups gemaakt van belangrijke bestanden welke ook buiten de fysieke locatie van de organisatie worden bewaard.

Beschrijving administratieve proces inkoop

Impuls

Op basis van de huidige beschikbare capaciteit in voorraad, inkoopbegroting en afzetverwachting van afdeling verkoop wordt er wekelijks bepaalt door hoofd inkoop hoeveel er moet worden ingekocht bij de buitenlandse producent. Hoofd inkoop legt een inkoopvoorstel neer bij de directie ter goedkeuring.

Na goedkeuring overhandigt hoofd inkoop het getekende inkoopvoorstel aan medewerker inkoop met kopie aan administratie. Medewerker inkoop plaatst de bestelling bij de producten registreert de bestelling in hetsysteem onder vermelding van het ordernummer, aantal machines, type machines, verwachte leverdatum, leverancier en evt. bijzonderheden.

De order staat nu op “ in bestelling” , door vermelding in het systeem wordt automatisch een vermelding gemaakt in de boekhouding. Machines onderweg = toename te verwachte facturen.

Levering

Medewerker magazijn ontvangt de levering. Hoofd magazijn controleert dat de vrachtbrief overeenstemt met de daadwerkelijk geleverde machinesen de goedgekeurde inkooporder en tekent de vrachtbrief voor akkoord – kopie administratie. Vervolgens boekt medewerker magazijn de goederen in o.v.v. ordernummer, leverdatum, aantal, type en verleent hij kwijting aan de leverancier. De orderstatus verandert automatisch naar “ontvangen”.

Factuur

Medewerker administratie ontvangt de factuur en registreert deze ovv het ordernummer in het systeem. Dit leidt automatisch tot een toename crediteuren en een afname in verwachte facturen. Hoofd administratie controleert de factuur met de ontvangen voorraad in magazijn met de inkooporder. Bij akkoord signaleert hij dat de factuur gereed is voor betaling op betaaldatum. Orderstatus verandert naar “ gereed voor betaling”.

Betaling

Op basis van signaallijsten draait hoofd administratie een betaallijst uit en bereid hij de bankopdracht voor. Deze twee lijsten legt hij vooraan de directie. Deze controleert de controle totalen en stelt evt. vragen over de bedragen. Na akkoord van directie wordt de betaalopdracht door directie verstrekt aan de bank met kopie administratie.

Periodiek voert hoofd administratie uit:

Periodiek afloopcontrole uitvoeren Integrale magazijntelling laten uitvoeren Ontvangen facturen = toename crediteuren = afname te ontvangen

facturen Betaling inkoopfacturen = afname banksaldo = afname crediteuren

Beschrijving administratieve proces verkoop

Randvoorwaarden:

Verkoopbegroting (samenhang met inkoop- en voorraadbegroting, organisatiekosten en gewenste winst

Delegatie bevoegdheden verkoopafdeling(kredietbewaking, margeverantwoordelijkheid)

Controletechnische functiescheiding tussen verkoop, magazijn, expeditie en administratie (controle en registratie)

Randvoorwaarden automatisering

Het verkoopproces valt uiteen in de volgende fasen:

Vaststellen verkoopprijzen Ontvangen en vastleggen gegevens van de verkooporder Goedkeuring van de verkooporder Opdracht geven tot uitlevering aan magazijn en expeditie en

facturering (voorfacturering) Afgifte en uitlevering verkooporder

Vooral aandacht voor controle op autorisatie verkooporders, gebruik geautoriseerde prijzen (integriteit verkoopprijzenbestand/ kortingtabel

e.d.), volledigheid en juistheid facturering door vaststellen samenhangstatusverandering aantallen en waarde van verkooporders, uitlevering enfacturering en inventarisatie (sluitstuk interne controle).

Goedgekeurde order = af te leveren producten Afgeleverde producten = te factureren producten = afname

voorraden = kostprijs verkoop Gefactureerde producten = afname te factureren product = omzet =

toename debiteuren Ontvangen betaling = toename banksaldo = afname debiteuren