-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
1
© 2003 J. Strikwerda
College Organisatie en Verandering
Deel 2
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatievormen
J. Strikwerda
Men are forever creating … organizations for their own
convenience and forever finding themselves the victims of their
home-made monsters.
Aldous Huxley
(inédit)
Inhoudsopgave
2.1 Doelstelling van dit hoofdstuk
......................................................................................
2 2.2. Organisatiestructuur en organisatievorm
.....................................................................
3
2.2.1 De formele structuur
..........................................................................................
4 2.2.2 Structuur in sociologische zin
..........................................................................
14 2.2.3 Hoe komen structuren tot
stand?......................................................................
15
2.3 Wat is het belang en de functie van structuur?
........................................................... 17
2.3.1 Het belang van structuur
..................................................................................
17 2.3.2 Functies van structuur
......................................................................................
20 2.3.3 Kritiek op de rol van structuur in de organisatie
.............................................. 23
2.4 Te onderscheiden structuren in de organisatie
............................................................ 25 2.5
Wat is de structuur van de organisatie?
......................................................................
29 2.6 Organisatiestructuur versus
organisatie-model...........................................................
33 2.7 Structuur: rationeel ontwerp versus
conventie...........................................................
38 2.8 Traditionele en nieuwe
organisatievormen.................................................................
41
2.8.1 Organisatievorm: compromis van verschillende typen eisen
.......................... 41 2.8.2 De menselijke maat
..........................................................................................
42 2.8.3 Bestuurlijke
eisen.............................................................................................
43 2.8.4 Strategisch-economische eisen
........................................................................
46 2.8.5 Eisen vanuit de administratieve-organisatie
.................................................. 107 2.8.6
Wettelijke
eisen..............................................................................................
108 2.8.7 Organisatievormen: grotere vrijheid
..............................................................
110
2.9 Een alternatief voor structuur: bouwstenen van de
organisatie ................................ 110 2.9.1 De
traditionele bouwstenen van de organisatie
............................................. 111 2.9.2 Bouwstenen
voor nieuwe
organisatievormen................................................
112
2.10 Twee
voorbeelden...................................................................................................
113 Case 1: de Europese elektrotechnische
fabrikant.................................................... 114
Case 2 De Alfinanzbank
.........................................................................................
118
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
2
© 2003 J. Strikwerda
2.11 Implicaties voor bestuurders en
managers..............................................................
124 2.12
Samenvatting...........................................................................................................
125 2.1 Doelstelling van dit hoofdstuk Een belangrijk aspect van
elke organisatie is de structuur daarvan. Steeds weer speelt in
de
praktijk wat een meest juiste structuur van de interne
organisatie van een onderneming of
instelling. Daarnaast is er ook steeds de discussie of de
structuur van een organisatie wel zo
belangrijk is als vaak wordt beweerd, immers, zo wordt dan
gesteld het gaat om mensen, het
gaat om processen. De mens neemt steeds een dubbelzinnige
houding aan tegenover
structuren, steeds weer creëert hij structuren, steeds weer
verzet hij zich ertegen. Het
vraagstuk van structuur van de organisatie en de problemen die
structuren zouden oproepen
worden niet opgelost door ontkenning of verwerping van de idee
en noodzaak van structuur,
maar door doorgronding van zijn wezen en beheersing daarvan. In
dit hoofdstuk wordt
uiteengezet wat nu precies de structuur van de organisatie is,
welke verschillende typen
structuren kunnen worden onderkend, wat in de praktijk
voorkomende organisatiemodellen
zijn en wanneer die van toepassing kunnen zijn. In het bijzonder
wordt aandacht gegeven hoe
organisaties (in de zin van de interne organisatie van
ondernemingen en instellingen,
waaronder begrepen de concernstructuur) kunnen worden
ontworpen.
Omdat organiseren, zeker in de zin van acceptatie en begrip van
organisatievormen en
de daarmee bepaalde functies binnen organisatievormen, aan
sociale conventies onderworpen
is worden eerst de traditionele organisatievormen behandeld; ook
het fenomeen structuur is
onderworpen aan Simon’s concept van bounded rationality .1 Met
traditionele
organisatievormen worden die vormen bedoeld die dominant zijn
geworden in de periode van
de tweede industriële revolutie . Bij deze traditionele
organisatievormen worden tevens de
tradit ionele bouwstenen van de interne organisatie behandeld.
Van de traditionele
organisatiemodellen wordt niet zozeer behandeld wat van elk de
voordelen en nadelen zijn,
belangrijker is te onderkennen welke assumpties ten grondslag
liggen aan elke van die
modellen en dus wanneer deze wel en wanneer niet toegepast
zouden moeten worden.
1 Simon, Administrative Behavior: A Study of Decision-Making
Processes in Administrative Organization .
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
3
© 2003 J. Strikwerda
Naar aanleiding van ontwikkelingen in de markt,
nieuwe technologieën en de in hoofdstuk 1 geschetste
veranderingen in eigendomsverhoudingen, wordt
vervolgens uiteengezet welke nieuwe organisatievormen
zich ontwikkelen, waarom en in welke situatie die van
toepassing zijn. Deze nieuwe ontwikkelingen brengen
ook nieuwe bouwstenen voor de interne organisatie met
zich mee. Deze nieuwe bouwstenen impliceren meer
vrijheidsgraden in het ontwerpen van nieuwe
organisaties zodat het voor ondernemingen mogelijk
wordt zich beter aan te passen aan nie uwe
winstmodellen dan met de traditionele modellen
mogelijk zou zijn. Daarmee is niet gezegd dat het
toepassen en implementeren van nieuwe modellen
eenvoudig is, het vergt tijd om het verschil en de
werking ervan te begrijpen, niet alleen binnen de
onderneming, maar ook door de omgeving daarvan.
Daarmee is de doelstelling van dit hoofdstuk inzichten te
verschaffen in welke situatie welke organisatievorm het
beste kan worden toegepast. Deze situatie wordt
hoofdzakelijke bepaald door de factoren strategie, markt en de
karakteristieken van het
voortbrengingsproces van producten en diensten. Het begrip markt
wordt hier in zijn meest
ruime betekenis genomen, ook de werking van het marktmechanisme,
aanbod en vraag, wet-
en regelgeving. Omdat recente technologische ontwikkelingen
grote veranderingen in het
voortbrengingsproces teweeg hebben gebracht, die weer
terugwerken op structuren en
verhoudingen in de markt, blijkt dat, meer dan dit in het
verleden het geval was, een
diepgaand begrip nodig is van economische verhoudingen om het
vraagstuk van de structuur
van de organisatie te doorgronden.
2.2. Organisatiestructuur en organisatievorm Het is algemeen
gebruikelijk om over organisatievormen, organisatiemodellen en
organisatiestructuren te spreken als waren het synoniemen. In de
zich ontwikkelende
economie is het van toenemend belang te onderkennen dat er,
zekere in de organisatie van
grotere ondernemingen, steeds sprake is van meerdere typen
structuren. Om redenen die
Structuur De term ‘structuur’ heeft meerdere betekenissen, wat
vaak tot misverstanden leidt wanneer over de structuur van de
organisatie wordt gesproken:
• Bestendige relaties tussen individuen (sociale structuren)
• Afhankelijkheids, respectievelijk oorzaak-en-gevolg
relaties
• Fundament, steun, bouwwerk (de werking van het marktmechanisme
berust op de structuur van instituties)
• Indeling: de markt bestaat uit verschillende inkomensgroepen,
de activiteiten van de onderneming zijn ingedeeld naar
afdelingen
• Typering: zuivere markten versus oligopolisitische markten op
grond van de structuur naar aantal en verdeling van grootte van
ondernemingen
• Patronen: gedragspatronen van consumenten, patronen van
processen, verschijnselen die op elkaar lijken
• Eigendomsverhouding: de juridische structuur van een
concern
In meer theoretische zin: structuur kan zowel een relatie
aanduiden als een (sub)verzameling.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
4
© 2003 J. Strikwerda
verderop worden uiteengezet is steeds één van die structuren
dominant in het besturen van een
organisatie (deze wordt dan als regel de organisatievorm of
organisatiemodel genoemd), de
overige zijn òf ondersteunend aan òf kunnen strijdig zijn met
het dominante model. Het is dan
ook noodzakelijk het begrip structuur te onderscheiden van de
begrippen organisatievorm en
organisatiemodel. In deze paragraaf zullen we het begrip
structuur behandelen, vanaf
paragraaf 2.9 wordt het begrip organisatievorm behandeld.
Het begrip structuur kan worden onderscheiden in formele
structuren en in
sociologische structuren. Een formele structuur heeft ook steeds
een sociologische, soms ook
wel genoemd emotionele dimensie, omgekeerd niet
noodzakelijkerwijze. Een sociologische
structuur binnen de context van een formele organisatie die niet
samenvalt met de formele
structuur wordt als regel aangeduid met de informele organisatie
(voor een beschrijving
daarvan en de functie daarvan zie deel 1).
2.2.1 De formele structuur Bij organisatiestructuur wordt als
regel als eerste gedacht aan de onderverdeling van de
organisatie in taken: afdelingen, business units, divisies,
product-marktcombinaties, de
hiërarchie van posities, e.d. Organisatiestructuur wordt dan in
eerste aanleg gezien als een
taakverdeling om de totale taak van de onderneming zo efficiënt
en zo effectief mogelijk te
realiseren. Althans, zo lijkt het want diegenen die werken in
een bestaande structuur
percipiëren die structuur primair in termen van eigen positie,
aanzien, relatie met anderen,
macht en veiligheid. Daarmee is een discussie over de structuur
van de organisatie steeds
dubbelzinnig: de economische rationaliteit in die discussie
wordt, veelal ongemerkt,
verdrongen door een rationaliteit die gebaseerd is op
individuele belangen en percepties. Het
gevolg is dat er besluiten ontstaan over organisatiestructuren
waarin kolen en geiten gespaard
proberen te worden, gevoelige aspecten, bijvoorbeeld
beslissingsbevoegdheden, in het midden
worden gelaten en die ook maar niet precies uitgeschreven
worden, ‘we zien wel hoe het loopt
in de praktijk’. Door het ontbreken van duidelijkheid loopt het
vervolgens niet, want dat is
een kernfunctie van structuur: het verschaffen van
duidelijkheid, zowel naar taakstelling,
beslissingsbevoegdheden, als ook verantwoordelijkheid,
verantwoording en toezicht en dus
relatiepatronen tussen mensen. Nu is de aard van de mens niet te
veranderen en diegenen die
met vraagstukken over organisatiestructuur hebben of krijgen te
maken moeten er vanuit gaan
dat de mens wel steeds dubbelzinnig met het fenomeen
organisatiestructuur zal blijven
omgaan. Dat is geen verwijt, deze dubbelzinnigheid is inherent
aan de menselijke natuur. De
mens wil steeds èn duidelijkheid èn zelfbepaling. Duidelijkheid
wordt verschaft met de
formele structuur, zij het steeds enkel intentioneel. Zoals in
hoofdstuk 1 is en belangrijke
functie van de informele organisatie het individu het gevoel van
eigenwaarde en
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
5
© 2003 J. Strikwerda
zelfbeschikking te geven. De kunst van leidinggeven is nu juist
deze dubbelzinnigheid hoe
mensen tegenover structuur staan te kunnen hanteren.
Onder de formele structuur van een organisatie word in dit boek
verstaan:
De één-op-één combinatie van taakverdeling, opdrachten,
gedelegeerde middelen,
gedelegeerde bevoegdheden, rapportagelijnen, toezicht en de
zeggenschap over de
vaststelling van de beloning van de individuele medewerker.2
De hier gegeven definitie van structuur is een
organisatorisch-bestuurskundige definitie.
Nelson definieert vanuit een economische invalshoek op
ondernemingen structuur als volgt:
“Structure involves how a firm is organized and governed, and
how decisions are made and
carried out, and thus largely determines what the firm actually
does, given the broad
strategy.”3 Dat is een defin itie vanuit een economische
invalshoek die velen aanspreekt, maar
is niet precies genoeg. Wil er sprake zijn van een duidelijke en
eenduidige formele structuur
dan dienen alle in de definitie genoemde elementen uitgewerkt te
zijn: onderling consistent,
één-op-één gedefinieerd en paritair.
Taakverdeling kan langs verschillende dimensies uitgewerkt zijn:
geografisch, in
producten, geografie, functioneel. Een opdracht specificeert wat
de manager die
verantwoordelijk is voor een bepaalde taak, bijvoorbeeld de
verkoop van product A in
Frankrijk, in een bepaald jaar aan omzet, marktaandeel, en/of
marge moet realiseren. Een
taakverdeling wordt als regel vastgelegd in de beschrijving van
de organisatie, waaronder
begrepen de functiebeschrijvingen. Een opdracht wordt als regel
vastgelegd in de vorm van
een goedgekeurd taakstellend budget (de formele structuur is ook
steeds de budgetstructuur).
Gedelegeerde middelen worden als regel ook vastgelegd in de vorm
van een goedgekeurd
budget, business plan of begroting. Die goedkeuring machtigt de
budgethouder vervolgens dat
te doen en te laten wat hij het beste acht om zijn opdracht te
realiseren, zij het dat er altijd
sprake is van voorbehouden bevoegdheden en policies, waarbinnen
middelen en
bevoegdheden mogen worden gebruikt (hie rover meer in het
college over internal
governance). De budgethouder rapporteert aan die lijnmanager die
zijn budget heeft
2 In de literatuur wordt organisatiestructuur als regel als
volgt gedefinieerd: “Organizational structure is the formal system
of task and reporting relationships that controls, coordinates, and
motivates employees so that they cooperate and work together to
achieve an organization’s goals” (George & Jones, Understanding
and Managing Organizational Behavior 508; Huczynski & Buchanan,
Organizational Behaviour ) Of een structuur motiveert is maar de
vraag en zoals eerder uiteengezet, structuur is wel een voorwaarde
voor coördinatie maar is alleen onvoldoende om de vereiste
coördinatie te realiseren. Daarnaast is het zo dat het kan
voorkomen dat een organisatie, in het bijzonder van MNC’s meerdere
formele structuren kan hebben. In de economische
organisatieliteratuur wordt, waar hier over organisatiestructuur
wordt gesproken, de term organization architecture gebruikt.
Daaronder wordt verstaan de combinatie van (1) the assignment of
decision rights within the firm, (2) the methods of rewarding
individuals, (3) the structure of systems to evaluate the
performance of both individuals and business units (Brickley , et
al., Managerial Economics and Organizational Architecture ) 3
Nelson, Why do Firms Differ, and How Does It Matter? p. 259.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
6
© 2003 J. Strikwerda
goedgekeurd, dus niet aan staffunctionarissen of anderen die
belangstelling hebben in zijn
presteren. Rapporteren moet niet verward worden met informeren.
Diegene die een budget
heeft goedgekeurd en daarmee een opdracht heeft gegeven en dus
ook middelen en
bevoegdheden, heeft daarmee ook de plicht toezicht te houden op
diegenen aan wie die
opdracht, middelen en bevoegdheden zijn gedelegeerd. Ook hier
geldt weer dat toezicht niet
indirect, bijvoorbeeld via staffunctionarissen, moet worden
uitgeoefend. Hieruit vloeit ook
voort dat diegenen die opdracht, middelen en bevoegdheden heeft
goedgekeurd en
gedelegeerd ook de plicht heeft diegene aan wie deze opdracht,
middelen en bevoegdheden
zijn gedelegeerd te beoordelen op zijn prestaties en goed
rentmeesterschap en ook zijn
beloning vast te stellen.
Omdat de formele structuur, zeker in grotere organisaties waar
steeds sprake is van een
combinatie van dirigerend en constituerend leidinggeven,
uitwerking is van het constituerend
le idinggeven, wordt deze steeds schriftelijk vastgelegd. Deze
formele schriftelijke vastlegging
van taken, opdrachten, gedelegeerde middelen en bevoegdheden
leidt direct tot de idee van de
formele organisatie . De meest indringende analyse en normatieve
beschrijving van de formele
organisatie is geschreven door Max Weber.4 Daarmee is voor velen
de formele organisatie
een bureaucratie. Weber bedoelde zijn begrip bureaucratie voor
de uitvoering van taken van
de overheid in een democratie. Omdat in het bedrijfsleven ook,
althans intentioneel, met
formele organisaties wordt gewerkt, waarin elementen van Weber’s
bureaucratie worden
toegepast, wordt wel over de bureaucratiegraad van organisaties
ook in het bedrijfsleven
gesproken.5 Bureaucratie wordt vandaag de dag veelal als
negatief gezien. Omdat met dat
badwater ook het kind wordt weggegooid volgt hier eerst een
behandeling van wat nu
eigenlijk bureaucratie is.
2.2.1.1 De Weberiaanse bureaucratie
Een van de meest verbreide vindingen van de twintigste eeuw is
tevens het minst
begrepen, de Weberiaanse bureaucratie. De Duitse socioloog Max
Weber (1864-1920) wilde
uit oogpunt van rechtsbedeling de organisatie van de staat en
haar organen los maken van de
willekeur van de vorst die zich bedient van een patrimoniale
bureaucratie, zoals in het
Romeinse- en Byzantijnse Keizerrijk6. Op grond van zijn
historische studies was Weber zich
zeer bewust van het fenomeen bureaucratie in negatieve zin. Maar
Weber voorzag ook,
terecht naar zou blijken, dat de rationele bureaucratie met als
kenmerken precisie,
continuïteit, discipline, striktheid en betrouwbaarheid de meest
bevredigende organisatievorm 4 Blau & Scott, Formal
Organizations: A Comparative Approach, p. 27. 5 Staehle,
Management: Eine verhaltenswissenschaftliche Perspektive, p. 420. 6
Zie hiervoor en het volgende: M. Albrow. (1971). Bureaucratie: Een
begripsanalyse. Universitaire Pers
Rotterdam.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
7
© 2003 J. Strikwerda
zou zijn voor de uitvoering van de taken van de overheid in een
democratie, een uitvoering
die vrij is van willekeur, corruptie en machtsmisbruik. De door
Weber geformuleerde
kenmerken lijken in strijd te zijn met kenmerken van
ondernemerschap, ambitie, wilskracht,
opportunistisch in de zin van flexibiliteit, bending the rules
en resultaat gericht. De
organisatie echter is voor de ondernemer een instrument, het is
niet de belichaming van het
ondernemerschap zelf. De organisatie is het instrument door
middel waarvan de ambities en
de doelstelling van de ondernemer gerealiseerd worden. Zou nu
dat instrument andere, eigen,
doelstellingen nastreven, opdrachten niet precies uitvoeren en
voor de ondernemer niet
betrouwbaar zijn, slordig met toevertrouwde middelen omgaan, dan
zou de ondernemer zijn
ambitie niet kunnen realiseren. Vanuit het perspectief van de
ondernemer moeten zijn
medewerkers wel ondernemend zijn, maar niet ondernemer,
ondernemers zijn niet te
managen. Zodat voor zowel de democratie als voor de ondernemer
Webers concept van
bureaucratie een cruciaal instrument was en is om doelstellingen
te realiseren en taken uit te
voeren. In hoeverre dit gegeven van de periode van de tweede
industriële revolutie nog opgaat
voor de moderne economie na 1975, wordt elders in dit werk
onderzocht.
De na Weber geformuleerde agency theory heeft duidelijk gemaakt
dat de
opdrachtgever van een organisatie, de principaal, altijd een
zekere ruimte moet laten voor de
eigen doelstellingen van de organisatie: vanaf een zeker punt
wegen de kosten van een
preciezer geformuleerde taakstelling en dito toezicht op en
correctie van taakuitvoering, niet
meer op tegen wat daarmee gewonnen wordt. Dat een organisatie
als een sociaal systeem
steeds een eigen doelstelling die een zekere wrijving inhoudt
met die van de opdrachtgever
van de organisatie is een natuurlijk gegeven en moet ook zo
behandeld worden. Dat wil
zeggen dat die eigen doelstelling niet ontkend of
gebagatelliseerd moet worden, maar de
principaal moet het punt bepalen waar die eigen doelstelling
zijn doelstelling of het algemeen
belang in het geval van uitvoering van publieke taken,
onacceptabel schaadt en er dus hetzij
personeel hetzij in de structuur ingegrepen moet worden.
De in het begin van deze eeuw zich ontwikkelende grote
ondernemingen namen,
althans voor de organisatie van het bestuur, de bestuurlijke
ondersteuning en stafafdelingen,
zij het wellicht impliciet, Weber’s beginselen van een
bureaucratische organisatie over.
Daarbij moet wel bedacht worden dat Weber’s begrip van
bureaucratie een ideaaltypische
benadering is, het is een normstelling, geen beschrijving van
wat in de praktijk werkelijk
voorkomt of gerealiseerd wordt. In zijn intentie en
doelstellingen is Weber’s bureaucratie nog
steeds na te streven. Door verzaking van Weber’s oorspronkelijke
doelstellingen en criteria,
met als gevolg bestuursorganisaties die zich verloren in
procedures om zich zelf wille, trage
besluitvorming, interne gerichtheid in plaats van gerichtheid op
de uit te voeren taak, heeft het
begrip bureaucratie een negatieve betekenis gekregen. De in de
Verenigde Staten gebezigde
uitdrukking red tape organisatie is een zuiverder weergave van
de gedegenereerde
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
8
© 2003 J. Strikwerda
bureaucratie. Weber’s beginselen zijn nog steeds essentieel voor
de organisatie van de
uitvoering van overheidstaken in een democratische samenleving.
Deze beginselen zijn ook
van belang voor de private onderneming. Banken kunnen zich niet
permitteren dat leningen
niet op basis van geobjectiveerde criteria en geverifieerde
feiten worden verstrekt.
Bestuurlijke verhoudingen en idem processen van de onderneming
dienen ten dienste te staan
van het ondernemerschap en van de voortbrengingsprocessen en
mogen geen eigen leven
leiden of de aandacht van de kernactiviteiten van de onderneming
in de weg staan. In die zin
is het jammer dat het van oorsprong zo zuivere en juiste begrip
bureaucratie door tal van
slordigheden vervuild is geraakt, zonder dat daar een ander
concept voor in de plaats is
gekomen.
Weber zocht een middenkoers te vinden tussen de Scylla van
massale irrationaliteit
en de Charibdis van bureaucratische tirannie.7 Daarmee tilde
Weber het fenomeen organisatie
uit boven de ontologische benadering, een benadering waarin het
wat en wie van de
organisatie centraal staat. Weber stelt de functie van de
organisatie, het nut en het hoe van de
organisatie zelf centraal. Daarmee heeft Weber, meer langs de
ontwikkeling van een theorie,
waar Amerikaanse ondernemers als Sloan dit inituïtief deden,
duidelijk gemaakt dat voor het
creëren van goede organisaties, ook in termen van menselijke
verhoudingen, het nodig is dat
we zo nu en dan uitstijgen boven de actuele, feitelijke
menselijke verhoudingen om langs de
weg van nieuwe inzichten en normstelling verrijkt te kunnen
terugkeren naar de alledaagse
verhoudingen.
De vraag kan gesteld wordt of Weber’s begrip bureaucratie nog
wel betekenis heeft in onze
tijd. Deze vraag kan als volgt beantwoord worden. Bij Weber
staat centraal de uitoefening van
het wettig gezag op een objectieve en deskundige wijze, niet
beïnvloed door persoonlijk
belang en vooroordeel van de gezagsdrager. Wettig wil in dit
verband zeggen dat gezag en
gezagsuitoefening berust op de wet. Daarin ligt ook de
actualiteit van Weber: in een
democratische samenleving is de overheid een overheid van
wetten, niet van personen of
instellingen. Dit is wat in de Amerikaanse constitutie wordt
genoemd the rule of law. Dit
beginsel is geformuleerd door de Griekse wijsgeer Aristoteles.
Bestuurders, ambtenaren en
rechters zijn uitvoerders van de wet en gebonden aan die wet.
Dit wordt tot uitdrukking
gebracht door het eerste beginsel van behoorlijke bestuur: elke
beslissing van de staat
(bestuurder, ambtenaar, rechter) dient gebaseerd te zijn op enig
wet of geformuleerd beleid.
Dit beginsel staat ook centraal bij Weber. Weber werkt dit
beginsel verder uit in een aantal
andere criteria voor de organisatie van de uitvoering van taken
van de overheid. Alvorens
Weber de consequenties uitwerkt voor de formele organisatie,
formuleert Weber eerst een
7 Albrow, p. 49.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
9
© 2003 J. Strikwerda
aantal grondslagen voor de formele organisatie voor de
uitvoering van wetten in een
democratie.8 Deze zijn:
1. Dat elke wet volgens een legitieme procedure wordt opgesteld
zodat deze wet
daardoor erkend wordt door van alle leden van de gemeenschap
(gemeente,
kerkgemeenschap, natie) die deze wet heeft opgesteld en
aangenomen.
2. Dat elk wetsysteem in essentie bestaat uit een consistent
geheel van abstracte regels
die op specifieke gevallen worden toegepast in het belang van de
gemeenschap
binnen de grenzen die de wet daartoe stelt.
3. Dat diegene die de taak heeft en de bevoegdheid de wet toe te
passen dit doet in de
vorm van het bekleden van een ambt: de ambtenaar. Alle daden die
de ambtenaar
ambtshalve verricht zijn onderworpen aan de wet die hij heeft
uit te voeren9 en
gericht op het belang van de gemeenschap (Dit heeft betrekking
op ministers,
rechters, ambtenaren e.d.).
4. Dat de persoon die een beslissing of beschikking van een
gezagsdrager gehoorzaamt
dit enkel doet als lid van de gemeenschap die de gezagsdrager
representeert en
daarmee enkel de wet gehoorzaamt.
5. Respect voor en het opvolgen van de besluiten van een
ambtsdrager door de leden
van een gemeenschap heeft enkel betrekking op de door de
ambtsdrager
vertegenwoordigde wet van de gemeenschap, niet op zijn persoon
of persoonlijke
voorkeuren.
Hiermee formuleert Weber niets anders dan enkele logische
consequenties van het principe
van the rule of law, de scheiding van wettig gezag, traditioneel
gezag, charismatisch gezag en
persoonlijke machtsuitoefening. Deze scheiding is intentioneel,
in de praktijk is er steeds een
samengaan van die drie vormen van gezag; in een samenleving is
er steeds ook behoefte aan
traditioneel en charismatisch leiderschap. Gegeven deze
grondslagen voor de legitieme
uitvoering van wetten, formuleert Weber een aantal principes
voor de organisatie van de
uitvoering van overheidstaken. Deze zijn:10
1. Taakuitvoering (openbaar bestuur, publieke diensten) wordt
georganiseerd in
organisaties (ministeries, dienst, orgaan, als regel een
publiekrechtelijke
8 Weber, Theory of Social and Economic Organization 9 Het moge
duidelijk zijn dat in een rechtsstaat de ambtenaar, zoals iedere
andere burger, zich steeds aan alle wetten heeft te houden, hier is
bedoeld dat taakuitoefening krachtens een wet, gebonden is aan die
specifieke wet. 10 Weber, The Theory of Social and Economic
Organization
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
10
© 2003 J. Strikwerda
rechtspersoon) bestaande uit officiële functies (posities),
waarvan de continuïteit
onafhankelijk is van de personen die op enig moment deze
posities bekleden;11
2. Voor elke organisatie onder 1 wordt een competentiegebied
gespecificeerd. Dit
bestaat uit (a) een taakgebied (bijv. openbare veiligheid), (b)
de toekenning van
bevoegdheden nodig om deze taak uit te voeren (bijv. opsporings-
en
aanhoudingsbevoegdheid), (c) de (dwang en financiële 12)
middelen die nodig zijn om
taken en bevoegdheden uit te oefenen en regels voor de
toepassing daarvan. Een zo
gespecificeerde organisatie noemt Weber een publiekrechtelijk
orgaan (Behörde).
3. De organisatie van functies in een publiekrechtelijk orgaan
is georganiseerd volgens
het beginsel van hiërarchie, waarbij elke (uitoefening van een)
functie onder toezicht
en controle staat van een hoger geplaatste functionaris. Het
beginsel van hiërarchie
vloeit bij Weber voort uit het beginsel van de democratie dat
impliceert dat elk
publiekrechtelijk orgaan onder leiding staat van een bestuurder
die daarover politieke
verantwoording heeft af te leggen. Geen ambtenaar kan of mag
wettelijke taken
uitoefenen, idem bevoegdheden en publieke middelen aanwenden
zonder dat daarop
door de democratie toezicht wordt uitgeoefend en zonder dat
daarover aan de
democratie verantwoording wordt afgelegd.
4. Taakvervulling, besluitvorming, toepassing van bevoegdheden
en aanwending van
middelen gebeurt steeds op basis van een wet of geformuleerd
beleid. Dit is het eerste
beginsel van behoorlijk bestuur in een democratische
rechtsstaat.
5. De eigendom van niet-persoonlijke middelen van een
publiekrechtelijk orgaan zijn
absoluut gescheiden van het persoonlijk eigendom van de personen
die daarin
functies vervullen.
6. De bekleder van een functie in een publiekrechtelijke orgaan
kan daarop geen
eigendomsrechten of erfrechten doen gelden. (In het verleden was
het ambt van
rechter in een aantal jurisdicties erfelijk).
7. Bestuurlijke daden, beslissingen en regels worden steeds
schriftelijk vastgelegd en
gearchiveerd. Deze vereiste van vastlegging vloeit voort uit
rechtszekerheid voor de
burger, hij moet er zeker van zijn dat een bouwvergunning ook is
verleend, en uit de
vereiste van toezicht op een juiste taakvervulling, idem
toepassing van de wet en een
rechtmatige aanwending van middelen.
8. Ambtenaren worden geselecteerd op basis van professionele
competentie, vast te
stellen via officiële examens en/of diploma’s. Ambtenaren worden
benoemd, niet
verkozen.
11 Dit principe vinden we ook terug in de regel ‘dat niet om de
persoon heen georganiseerd mag worden’. 12 Financiële middelen
noemt Weber niet, maar dit ligt voor de hand.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
11
© 2003 J. Strikwerda
9. De beloning van ambtenaren bestaat uit een vast salaris,
afhankelijk van de positie in
de hiërarchie, de verantwoordelijkheid die de ambtenaar draagt
en de positie op de
arbeidsmarkt.13 Met andere woorden, de ambtenaar mag geen
persoonlijk belang
hebben bij taakuitoefening en aanwending van middelen.
In de literatuur is er veel kritiek op Weber’s concept van
bureaucratie. In het bijzonder wordt
Weber verweten dat in de praktijk diegenen die werkzaam zijn in
een bureaucratisch
georganiseerde organisatie (zowel bij de overheid, in de
non-profit en in het bedrijfsleven) de
neiging hebben de doelstelling waarop de regels gericht zijn uit
het oog te verliezen en deze
regels overinternaliseren en enkel het naleven van die regels
nastreven. Weber was zich wel
bewust van dit risico, maar zijn doelstelling was om een norm te
formuleren gericht op een
zuivere uitvoering van wetten in een democratische rechtsstaat
om daarmee willekeur,
corruptie en andere verschijnselen een democratische samenleving
onwaardig, uit te bannen.
Een tweede punt van kritiek heeft betrekking op Weber’s
veronderstelling dat het
steeds zou kunnen lukken om deskundige en bekwame ambtenaren te
selecteren en te
benoemen. In de praktijk, zeker wanneer de overheid op de
arbeidsmarkt moet concurreren
met beter betalende ondernemingen, levert dit spanningen op. Nog
los van het latere
verschijnselen dat politieke overwegingen, positieve
discriminatie bijvoorbeeld, een rol is
gaan spelen in het benoemingsbeleid.
Een derde punt van kritiek is Weber’s veronderstelde
Zweckrationalität, dat het
mogelijk is een sluitend en effectief systeem van deeldoelen en
middelenallocatie te
formuleren (de doel-middelen hiërarchie) om de taakstelling die
een orgaan is opgelegd te
formuleren. Dit laatste is in de praktijk overvleugeld door het
spel om budgetten, waarbij de
continuïteit en omvang van afdelingen soms van meer belang zijn
in de allocatie van
middelen dan een rationele afweging.14 Het budget game speelt
niet alleen in de interne
organisatie van publiekrechtelijke organen, zoals in het
algemeen geldt ook hier dat eenmaal
gecreëerd, organisaties de neiging hebben een eigen leven te
gaan leiden (goal shift).
Publiekrechtelijke organen zijn taakorganisaties, dat wil zeggen
dat van buitenaf, door de
wetgever, een taak wordt opgelegd. Ondernemingen daarentegen
stellen zichzelf een doel. In
de loop van de tijd, mede onder invloed van de opkomt van het
strategisch denken, zijn
publiekrechtelijke organen zelf doelen en taken gaan formuleren
en zijn daar in het politieke
proces middelen voor gaan verwerven.
Een vierde punt van kritiek op Weber’s concept is dat de
vertaling van een taak in
deeltaken, inclusief bevoegdheden en middelen, ook beïnvloed
wordt door tal van
maatschappelijke en technologische ontwikkelingen die zowel
nieuwe problemen oproepen
13 Weber relateert het salaris mede aan de sociale status van
een ambtsbekleder. 14 Hofstede, The Game of Budget Control: How to
live with budgetary standards and yet be motivated by them
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
12
© 2003 J. Strikwerda
als nieuwe mogelijkheden, voor bijvoorbeeld reductie van de
uitstoot van schadelijke stoffen.
Ook is de verdeling van taken in een hiërarchie van deeltaken
als regel gebaseerd op
opleiding en specialisatie van beschikbare ambtenaren en/of
bestaande opleidingen, iets dat
ook steeds aan verandering onderhevig is. Het gevolg is dat
bureaucratische organisaties
steeds achterlopen op wat er in de samenleving speelt en wat er
in sociaal en technologisch
opzicht mogelijk is. Dit achterlopen kan nog versterkt worden
door het eerder vermelde
verschijnsel van overinternalisatie van bestaande regels,
waardoor een mechanische
organisatie ontstaat als tegenhanger van de organische
organisatie 15, zodat ook het
aanpassingsvermogen van een publiekrechtelijk orgaan negatief
beïnvloed wordt.
Een vijfde punt van kritiek op Weber’s model is het punt van
motivatie van de
ambtenaren. Een centraal punt in de organizational behavior en
in de neo-klassieke
economische theorie is hoe leden van een organisaties hun
gedrag, beslissingen en daden, zo
te beïnvloeden dat het doel van de organisatie zo effectief en
efficiënt mogelijk gerealiseerd
wordt. Impliciet veronderstelt Weber in zijn benadering dat de
individuele ambtenaar vanuit
zichzelf gemotiveerd is de wet toe te passen in het belang van
de gemeenschap. Met andere
woorden, Weber veronderstelt dat de ambtenaar niet de regels
zelf internaliseert, maar het
uiteindelijke doel van de wet en dat hij zich niet laat afleiden
door materiële overwegingen
doordat via een vast salaris en pensioen daarin voorzien is.
Maar de ambtenaar leeft niet in
een sociaal isolement, niet als ambtenaar en niet als persoon.
16 Zeker in een samenleving
waarin tal van belangengroeperingen pressie uitoefenen op
specifieke wetgeving en beleid
met een claim op de daaraan verbonden financiële middelen,
ontstaat er een sociaal
mechanisme waarin al te gemakkelijk en begrijpelijk de
identificatie van de ambtenaar en zijn
legitimiteit verschuift van de wetgever naar specifieke
belangengroepen.
In weerwil van de kritiek op Weber’s begrip van bureaucratie is
het toch voor het begrip van
de idee van formele organisatie van belang Weber’s bureaucratie
goed te begrijpen. Weber
formuleerde een taak-organisatie: een instrument ter uitvoering
van een door de gemeenschap
geformuleerde specifiek taak in het belang van die gemeenschap.
De idee dat de uitvoering
van overheidstaken gericht moet zijn op het belang van de
samenleving als geheel en niet op
het belang van een aantal daarin werkzame ambtenaren, heeft niet
aan betekenis ingeboet in
de samenleving (maar, zie de theorie over de agency costs, de
samenleving heeft te accepteren
dat die samenleving als opdrachtgever de belangen van ambtenaren
heeft te respecteren om
een taak uitgevoerd te krijgen). Dit geldt niet alleen voor de
overheid, ook valt te denken aan
tal van non-profit organisaties: pensioenstichtingen,
verenigingen voor bijzonder onderwijs,
etc. Ook in het bedrijfsleven speelt dat de interne organisatie
van de onderneming een
15 Burns & Stalker, The Management of Innovation 16 Albrow,
Bureaucratie 58.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
13
© 2003 J. Strikwerda
taakorganisatie is in relatie tot de onderneming. In het
bijzonder geldt dit stafafdelingen en
ondersteunende afdelingen. In essentie volgt de interne
organisatie van grotere organisaties
ook steeds, zij het veelal impliciet, de princ ipes van Weber.
Zodat er ook in het bedrijfsleven
sprake is van bureaucratisering, zowel in pos itieve als in
negatieve zin.17
2.2.1.2 Het bestuurlijk kader
Echter, er is een belangrijk onderscheid te maken in het
bedrijfsleven. Grofweg kent
de interne organisatie van de onderneming uitvoerende eenheden
(divisies, business units,
afdelingen) en stafdiensten. Uitvoerende eenheden worden
tenminste onderscheiden in die
met een ondernemerstaak, bijvoorbeeld BU-manager of
divisiemanager, en die met een
sourcing- of ondersteunende taak aan BU’s respectievelijk
divisies.
Het zal duidelijk zijn dat Webers begrip van formele organisatie
en dito structuur wel
op de stafafdelingen van toepassing is, maar niet op eenheden
met een gedelegeerde
ondernemingstaak. Voor de laatste, diegenen met een
ondernemingstaak, zijn andere
bestuursinstrumenten nodig. Voor een uitgebreidere behandeling
daarover zij verwezen naar
het college over internal governance, hier wordt er mee volstaan
samen te vatten dat de
tegenhanger van de Weberiaanse bureaucratie het
framework18-denken is zoals toegepast in de
grondwet van de Verenigde Staten19 en door Sloan vertaald in hoe
een multi-divisionele
organisatie te besturen.20 Waar Weber stelt dat elk handelen
door de wet gelegitimeerd moet
zijn, hanteert het idee van framework het omgekeerde
uitgangspunt: elk handelen is
toegestaan, tenzij het door enige regel of norm niet is
toegestaan. Omdat onderdeel van het
formuleren van een framework ook is taken en rapportagelijnen,
is de framework-benadering
een alternatief voor de bureaucratische benadering. Waar Weber
gericht is op zuivere
rechtsbedeling en het voorkomen van willekeur, is de
framework-benadering zoals uitgewerkt
door Sloan gericht op ondernemerschap, creativiteit en flexib
iliteit, maar wel met een zuivere
handhaving van eigendomsrechten. Dit laatste impliceert dat
Sloan’s benadering voor
ondernemingsbestuur en de beginselen van die van Weber niet
zuiver aan elkaar tegengesteld
zijn. De framework-benadering heeft ter wille van handhaving van
de eigendomsrechten de
beginselen van Weber nodig, maar dan meer gericht op internal
control. Zodat we in de
praktijk van het bedrijfsleven binnen de kaders, zoals getrokken
op basis van de framework-
benadering, de beginselen van Weber toegepast zien, maar dan wel
ondergeschikt aan
maximalisatie van resultaten, creativiteit en flexibiliteit. Het
laat zich inzien dat het voor
betrokkenen bij het uitwerken van de structuur van de interne
organisatie een hoge mate van 17 Staehle, Management: Eine
verhaltenswissenschaftliche Perspektive, p. 418. 18 Framework kan
vertaald kunnen worden met ‘kader’, maar het betekent ook o.m.
structuur, (bestuurs)systeem. 19 De auteurs van de Amerikaanse
grondwet worden aangeduid met de ‘Framers’. 20 Sloan, My Years with
General Motors .
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
14
© 2003 J. Strikwerda
bewustzijn vergt en kennis van onderliggende principes te weten
tot welke categorie
geformuleerde regels en instructies behoren. Het is dan ook niet
verwonderlijk dat in de
praktijk van organiseren en van leidinggeven hierdoor soms
misverstanden ontstaan.
Met de benadering van Weber en die van de framework-benadering
is de formele structuur
van de interne organisatie van de onderneming respectievelijk
instelling geformuleerd.
2.2.2 Structuur in sociologische zin
De tegenhanger van het begrip formele structuur is de idee van
sociale structuur. Een sociale
structuur bestaat uit twee componenten. De eerste is het patroon
van interacties tussen
individuen: frequentie, duur van de contacten, de wijze waarop
die contacten tot stand komen,
de invloed die mensen in die contacten op elkaar uitoefenen, de
mate van samenwerking, etc.
De tweede dimensie van de sociale structuur is die van gevoelens
van individuen voor elkaar,
wederzijdse aantrekking, respect, vijandigheid, status van
individuen in de groep, etc.21 Er
bestaat steeds een wisselwerking tussen sociale structuren en
formele structuren in de
organisatie. Omdat een formele structuur ook steeds specifieke
communicatiepatronen tussen
individuen oproept impliceert een formele structuur ook steeds
een sociale structuur. Wanneer
in een specifieke situatie een nieuwe formele structuur wordt
ingevoerd waarvan de
geïmpliceerde sociale structuur haaks staat op
bestaande—dominante—structuren, dan laat
het zich indenken dat er sprake is van weerstand tegen die
nieuwe formele structuur en/of dat
die formele structuur niet effectief zal zijn. Immers
coördinatie van activiteiten van
individuen maar ook het functioneren van de economie als geheel,
is afhankelijk van de
sociale context. Door dit verschijnsel wordt door velen de
sociale structuur gelijk gesteld aan
de informele organisatie (zie deel 1). Beter is het zo te zien
dat de formele organisatie ook
steeds een sociologische organisatie impliceert en dat de
informele organisatie een—andere—
sociologische structuur is, deels opgeroepen in reactie op de
formele structuur. Voorts speelt
dat bij elke taakrealisatie waarin er sprake is van samenwerking
en dus contacten tussen
individuen er ook steeds emotionele aspecten spelen tussen
diegenen die tezamen die taak
moeten realiseren. Die emotionele aspecten worden ook wel
aangeduid met de
procesdimensie van de organisatie.22 Deze procesdimensie wordt
vaak verward met de cultuur
van de organisatie.23 De cultuur van de organisatie bestaat uit
drie elementen: onbewuste en
onderbewuste basisaannames over wat werkt en wat niet,
halfbewuste waarden en normen en
zichtbare constructies (structuur, interieurontwerp, e.d.).
Cultuur zal zeker in sociologische
structuren onderhouden worden. Omgekeerd draagt cultuur bij tot
het vormen van
21 Blau & Scott, Formal Organizations 42. 22 Schein, Process
Consultation Volume II: Lessons for Managers and Consultants 40..
23 Blau & Scott, Formal Organizations 4..
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
15
© 2003 J. Strikwerda
sociologische structuren, in het bijzonder die van de informele
organisatie. Maar omdat
organisatiecultuur juist ook betrekking heeft op economische
dimensie van de formele
organisatie—wat werkt en wat niet werkt in de markt—en meer
omvat dan enkel emotionele
aspecten, kan organisatiecultuur toch niet he lemaal gelijk
gesteld worden aan het concept van
de informele – of sociologische structuur.
Waar de formele structuur naar zijn aard een intentie is
voortvloeiend uit
doelstellingen van een individu of groepen mensen, is de sociale
organisatie een gevolg van
de mens zelf. Zie wat hierover geschreven is in § 1.5. Toch kan
de leiding van een
onderneming respectievelijk instelling wel invloed uitoefenen op
sociale structuren anders
dan een afgeleide van formele structuren. Bijvoorbeeld door
werkgroepen of projectgroepen
voor een specifiek vraagstuk samen te stellen uit personen uit
verschillende divisies en
functies, door het rouleren van personen dwars door divisie - en
functionele structuren en door
de samenstelling van groepen managers die aan hetzelfde
management development
programma, intern of extern, deelnemen.
In vergelijking met wat in de paragraaf over formele structuren
is geschreven lijkt
deze paragraaf over sociale structuren kort, zeker in het licht
van het gegeven dat personen
vaak meer met de sociale structuren bezig zijn, bewust of
onbewust, dan met de formele
structuren. Die kortheid heeft zijn reden daarin dat over de
aard en werking van de sociale
structuren zoveel meer gezegd kan en dient te worden dan over de
formele structuren; dit laat
zich niet tot enkele princ ipes reduceren. Bij de onderdelen
internal governance,
organisatieverandering en organisatiecultuur wordt een aantal
aspecten van sociale structuren
en al wat daarmee samenhangt nader behandeld, diegene die zich
nader wil verdiepen in het
fenomeen van sociale structuren wordt verwezen naar de
uitvoerige literatuur over
organizational behavior.
2.2.3 Hoe komen structuren tot stand?
Verschillende structuren komen op verschillende wijzen tot
stand. In hoofdstuk 1 werd al
genoemd dat in de moderne, functioneel-rationele opvatting van
organiseren verondersteld
wordt dat de organisatie bewust en intentioneel zou worden
ontworpen, volgens een
blauwdruk, maar dat vervolgens als gevolg van de bounded
rationality van de mens de
uitkomst daarvan steeds afwijkt van die intentie. In essentie
komen structuren langs twee
verschillende processen tot stand. De eerste is het spontane
proces van menselijk handelen,
menselijk afhankelijkheid, resulterend in sociale structuren.
Deze sociale structuren zijn ook
drager van elementen als vertrouwen, routines en kennis en
vormen daarmee tevens de
grondslag voor economische structuren. Het tweede proces
waarlangs structuren tot stand
komen is dat van bewuste menselijke keuzes en beslissingen. Het
kiezen van een juridische
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
16
© 2003 J. Strikwerda
structuur is als keuze mogelijk niet volledig bewust, het is wel
een bewuste keuze in de zin
dat een juridische structuur notarieel wordt vastgelegd en door
de betrokkenen wordt
ondertekend. Ook het kiezen van de formele organisatie in de zin
van taakverdeling, delegatie
van middelen en beslissingsbevoegdheden is een formele
beslissing die als regel schriftelijk
wordt vastgelegd en ondertekend. Het proces waarlangs die
beslissing tot stand komt en de
afwegingen die daarin gemaakt worden is voor betrokken niet
altijd helder, daarin worden
pijnlijke keuzes soms omzeild, zodat ook in die zin een formele
organisatie voor betrokkenen
naar intentie en consequenties niet altijd even bewust en
rationeel is. Vaak ook wordt de a
priori discussie daarover uit de weg gegaan: “we zien wel hoe
het gaat lopen”. Dat laatste
hoeft geen slechte beslissing te zijn, mits aan de voorwaarde is
voldaan dat er tussen
betrokkenen sprake is van een expliciet of impliciet forbearance
contract.24 Dat wil zeggen
dat betrokkenen op langere termijn van elkaar afhankelijk
blijven, zich dat realiseren, elkaar
niet zullen laten vallen en elkaar zullen helpen problemen op te
lossen in wederzijds- en
gemeenschappelijk belang. Aan die voorwaarde werd in
traditionele, in sociaal opzicht
gesloten, bedrijven veelal wel voldaan, maar in de moderne
economie en samenleving met
lossere verbanden, een zgn. afrekencultuur en sterkere externe
invloeden is er als regel niet
vanzelfsprekend zo gemakkelijk meer sprake van
een—impliciet—forbearance contract.
Het is dus heel begrijpelijk dat voor velen de ontwikkeling van
de structuur van de
organisatie een min of meer spontaan, organisch proces is, wat
ook te sturen, te ontwerpen of
te plannen zou zijn. Als de leiding van de onderneming dat zo
presenteert aan de organisatie
komt dat vaak als sympathiek over, immers harde beslissingen die
de posities en belangen van
individuen zouden raken zijn niet aan de orde en betrokkenen
lager in de hiërarchie kunnen
zelf de ontwikkeling van de structuur beïnvloeden. In de
praktijk blijkt de voorstelling van de
spontane, organische ontwikkeling van de structuur een valse
voorstelling. Immers er moeten
keuzes worden gemaakt over allocatie van kosten, middelen,
opbrengsten, keuzes moeten
worden gemaakt welke van de structuren de primaire structuur is.
Het kan zijn dat die keuzes,
zoals Mary Parker Follett dat wilde, logisch uit de situatie
voortvloeien25, ze hoeven alleen
nog formeel bekrachtigd te worden. Maar juist daar waar de
situatie geen duidelijkheid
dicteert ( bijvoorbeeld in zich ontwikkelende markten, nieuwe
technologieën) is het essentieel
dat de le iding die keuzes onderkent en maakt. In het bijzonder
geldt dat de keuze, zie
verderop, wat in het management control model van de organisatie
nu de primaire eenheid is
voor target setting, middelen allocatie en control.
De mate waarin structuren als niet te definiëren of als
organisch worden beschouwd
versus te ontwerpen en te besluiten, hangt af van de positie van
de besluitvormer ten opzichte
van de structuur in kwestie en welk belang de besluitvormer
heeft bij die structuur. In het
24 Williamson, Comparative economic organization of discrete
structural alternatives . 224. 25 Graham, Mary Parker
Follett-prophet of management: a celebration of writings from the
1920s.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
17
© 2003 J. Strikwerda
algemeen geldt dat een besluitvormer die voortkomt uit de
structuur waarover hij moet
besluiten die structuur eerder als moeilijk te veranderen zal
beschouwen dan in het geval van
de besluitvormer waarbij dit niet het geval is. Immers voor die
eerste bestuurder geldt dat die
structuur zijn kennis heeft gedefinieerd, in die structuur weet
hij zijn peer group, mogelijk
ook deels zijn identiteit en de materiële veiligheid. Tenzij die
eerste besluitvormer een hoge
graad van morele ontwikkeling heeft en onderscheid kan maken
tussen het belang van de
onderneming en de structuren waar op zeker moment mee wordt
gewerkt.26 Een besluitvormer
die zich niet of minder onderdeel voelt van een structuur in
kwestie, bijvoorbeeld een CEO-
trouble shooter, een interim manager, zal eerder rationeel met
het vraagstuk van structuur
durven omgaan, knopen doorhakken en niet hechten aan een
organische benadering. Deze
laatste benadering heeft wel het risico van afbreuk, dat met het
doorhakken van knopen ook
de motivatie en loyaliteit wordt geraakt. Welke benadering in
concrete gevallen wordt
gekozen is dan een afweging van beschikbaarheid van type
bestuurders en belangen die in het
geding zijn.
2.3 Wat is het belang en de functie van structuur? 2.3.1 Het
belang van structuur
De vraag die gesteld kan worden is wat nu precies het belang is
van een juist gekozen en goed
uitgewerkte organisatiestructuur. Immers in de praktijk kunnen
vele geluiden worden gehoord
dat structuur achterhaald zou zijn, dat het management zich zou
moeten concentreren op
mensen, op processen, niet op structuren etc. Peter F. Drucker
schreef ooit dat een verkeerde
(basis)structuur goede prestaties onmogelijk maakt, maar ook:
een meest ju ist gekozen en
uitgewerkte structuur garandeert geen topprestaties.27 Structuur
is voor succes wel een
essentiële, maar geen noodzakelijke voorwaarde. De selectie van
de juiste mensen, met een
mentaliteit van aanpakken en niet zeuren, is belangrijker dan
een grootse visie of briljante
strategie. Deze ‘juiste mensen’ stellen het belang van de
onderneming steeds hoger dan hun
eigen belang. 28 Dit laatste impliceert dat in vraagstukken van
structuur zulke personen
onderscheid weten te maken tussen individuele belangen bij een
te kiezen structuur en wat in
het belang is voor de onderneming en langs die weg in het belang
van het individu.
Er zijn wel auteurs die stellen dat met een juist gekozen
structuur de onderneming een
duurzaam concurrentieel voordeel zou kunnen realiseren. In het
bijzonder wordt dan gewezen
op het voordeel van decentrale organisatievormen boven centrale
organisatievormen. Een
illustratie van die stelling wordt gevormd door het verschil in
succes tussen de Hudson Bay 26 Morele ontwikkeling zoals
gedefinieerd door Kohlberg, (Kohlberg, Stage And Sequence: The
Cognitive-Developmental Approach to Socialization. ) zie ook het
college organisatieverandering. 27 Drucker, The Practice of
Management 28 Collins, Good to Great: Why Some Companies Make the
Leap ... and Others Don't
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
18
© 2003 J. Strikwerda
Company (centraal georganiseerd en geleid) en de North West
Company (decentraal).29 De
HBC was niet alleen centraal georganiseerd, maar vooral ook
geleid met tight fist. De NWC
daarentegen bestond uit twee groepen partners, één voor de
verwerving van goederen, één
voor de afzet, die de winst verdeelden. In dit geval was niet
zozeer de organisatievorm (de
decentrale organisatie van NWC doorslaggevend, maar veel meer de
eigendomsvorm. In de
praktijk blijkt dat de eigendomsvorm voor het succes van een
onderneming van veel meer
belang is , zij het dat de structuur daarop wel aangepast moet
worden. Het vraagstuk van de
eigendomsvorm en de consequentie daarvan voor de
(juridische)structuur van de organisatie
van ondernemer zal toenemen in de informational economy, waarin
de exploitatie van kennis
steeds centraler komt te staan.
Met betrekking tot de vraag of structuur een concurrentieel
voordeel kan opleveren
moet worden opgemerkt dat in de praktijk ondernemingen in
dezelfde branche ertoe neigen
met dezelfde structuur te werken omdat ze daarmee ook de meest
efficiënte routines van
elkaar overnemen. Het gevolg is dat structuur dan een voorwaarde
wordt om op de markt te
kunnen opereren maar geen onderscheidend kenmerk om een
bovengemiddelde winstpositie
te realiseren.
De effecten van een niet goed gekozen en/of uitgewerkte
structuur.
Child heeft een opsomming gegeven wat de effecten zijn van een
verkeerd en/of niet
goed uitgewerkte structuur, zoals hiervoor gedefinieerd.30
31
In de eerste plaats heeft een verkeerd gekozen
organisatiestructuur een negatief effect
op de groei en winstgevendheid van de onderneming. 32 Het is
niet ongewoon dat
ondernemingen vasthouden aan hun traditionele organisatievorm
soms lang nadat hun
strategie, technologie en concurrentiële omgeving is
veranderd.33 Zo heeft de Europese
integratie veel ondernemingen gedwongen hun landenstructuur (in
operationele zin) in te
ruilen voor een Europees productbeleid waarbij de landen in een
uitvoerende rol verschoven.
In de tweede plaats heeft een niet goed uitwerkte structuur een
negatief effect op de
motivatie en het moreel van de medewerkers. Het kan zijn dat
taken te nauw zijn
gedefin ieerd, of niet duidelijk afgebakend waardoor onderlinge
rollen niet helder zijn, de
aansturing is niet eenduidig geregeld of is niet paritair aan
rapportagelijnen, het is niet
29 Milgrom & Roberts, Economics, Organization and Management
p. 6-9. 30 Child, Organization: A Guide to Problems and Practice 31
Zie ook Weihrich & Koontz, Management: A Global Perspective
318-323.: Some mistakes in organization: Failure to Plan Properly
(ook de organisatiestructuur is onderwerp van planning); Failure to
clarify relationships; Failure to delegate Authority; Failure to
Balance Delegation; Confusion of lines of authority with lines of
information; Granting authority without exacting responsibility;
holding people responsible who do not have authority; careless
application of the staff device; misuse of functional authority,
multiple subordination, misunderstanding of the function of service
departments en overorganization and underorganization. 32 Miles
& Snow, Fit, Failure, and the Hall of Fame: How Companies
Succeed or Fail 33 Weihrich & Koontz, Management: A Global
Perspective 318.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
19
© 2003 J. Strikwerda
duidelijk wie waarover mag beslissen etc. Urwick suggereert dat
een slecht ontworpen
organisatiestructuur wreed is voor betrokkenen, ze worden
aangesproken op prestaties
waarvan nooit duidelijk is gemaakt dat ze die zouden moeten
leveren of waarvoor de
middelen en bevoegdheden ontbreken.34 Het gevolg daarvan is ook
dat er een disfunctionele
cultuur, argwaan, achterdocht, ontstaat in de organisatie.
In de derde plaats kan de besluitvorming naar kwaliteit en
snelheid negatief beïnvloed
worden door een verkeerde structuur. Daarvan zal sprake zijn als
er geen co-locatie van
beslissingsbevoegdheid en de daarvoor vereiste informatie en
kennis is, er zijn teveel lagen,
conflicterende verantwoordelijkheidsgebieden, etc.
In de vierde plaats kan de coördinatie aan effectiviteit leiden
als gevolg van deeltaken
die tussen wal en schip vallen, meerdere personen die voor
hetzelfde resultaatgebied
verantwoordelijk zijn gesteld, het niet duidelijk besluiten
welke van de structuren de pr imaire
structuur is.
In de vijfde plaats kan een verkeerde structuur er in resulteren
dat niet adequaat of tijdig
op veranderende omstandigheden wordt geanticipeerd of
gereageerd. Child schrijft dit dan toe
aan het ontbreken van gespecialiseerde afdelingen voor
bijvoorbeeld strategie. In de praktijk
is veel belangrijker dat waar divisies meer op technologie dan
op applicatiegebieden zijn
gebaseerd, verschuivende consumentenpreferenties niet tijdig
worden gezien of worden
beantwoord. Ook kan een te lang vasthouden aan verticaal
geïntegreerde business units
mogelijkheden voor cross selling in de weg staan. Structuur
heeft ook de werking van het
definiëren van relevante kennis (zie volgende paragraaf). Een
structuur waarmee langere tijd
gewerkt wordt, wordt onderdeel van de dominant logic van
betrokkenen.35 Dat leidt er toe dat
niet het dictum wordt gevolgd van structure follows strategy,
maar dat strategy follows
structure. In specifieke gevallen is gebleken dat het laatste,
vanwege specifieke competenties
die pasten bij nieuwe kansen in de markt, goed werkte. Maar in
het algemeen geldt dat het te
lang vasthouden aan één structuur en/of een gegeven structuur
dominant over alles te laten
zijn, ook het denken, ondernemingen afhoudt van het vermogen
zich aan te passen op
veranderingen.
Een zesde effect—en signaal—van een inadequate structuur wordt
gevormd door te
hoge kosten. Teveel managementlagen, of teveel centralisatie met
slechte communicatie of
teveel decentralisatie met versnippering van resources en
daardoor kwaliteitsproblemen in het
stafwerk. Te hoge coördinatiekosten (te lange time-to-market)
zijn het gevolg wanneer
resources niet gericht op marktsegmenten zijn georganiseerd en
orders door teveel afdelingen
behandeld moeten worden. Een onduidelijke, of niet volledig
uitgewerkte structuur of
verkeerd gekozen structuur impliceert ook dat de administratieve
organisatie of niet goed
34 Mullins, Management and Organisational Behaviour 35 Prahalad
& Bettis, Dominant Logic.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
20
© 2003 J. Strikwerda
uitgewerkt kan worden of als systeem naast de formele structuur
wordt gehanteerd. Het
gevolg daarvan is dat kosten en opbrengsten niet juist worden
vastgelegd, wat weer negatieve
repercussies heeft voor het beoordelen en belonen van
individuen.
Het voorgaande impliceert dat, met behoud van het
relativeringsvermogen ten aanzien
van de idee van structuur, steeds de nodige aandacht moet worden
besteed aan de structuur
van de organisatie. Echter om te voorkomen dat betrokkenen in
concrete situaties gevangene
worden van een gegeven structuur, hetzij door het niet bekend
zijn met alternatieven, hetzij
door gebrek aan bewust zijn van de verschillende aspect
structuren, wordt daaraan nu
aandacht besteed.
2.3.2 Functies van structuur
De volgende functies van de structuur kunnen worden
onderscheiden in de context van
organiseren:
a. Instrument voor het implementeren van de strategie van de
onderneming,
respectievelijk de taakstelling van de instelling
b. Het sturen van het denken en het gedrag van individuen en
groepen
c. Het sturen van geprogrammeerde besluitvorming36
d. Het realiseren van economisch optimale
voortbrengingsmethoden
e. Allocatie van deeltaken
f. Het delegeren van beslissingsbevoegdheden
g. De coördinatie van activiteiten
h. Allocatie en administratieve vastlegging van middelen, kosten
en opbrengsten
i. Rapportage, consolidatie, toezicht, het afleggen van
verantwoordelijkheid en het
belonen van individuen
j. Het verschaffen van identiteit en veiligheid in
sociaal-psychologische zin aan de
leden van de organisatie
In deze functies zijn de vijf taken van management, vooruitzien,
organiseren,
taakstelling, coördinatie en management control te herkennen met
een belangrijke toevoeging,
de laatst genoemde functie van structuur, het verschaffen van
sociaal-psychologische
veiligheid. De volgorde waarin de functies van structuur zijn
vermeld suggereert geen
hiërarchie in de deelfuncties, de deelfuncties zijn alle van
elkaar afhankelijk. Het is de taak
van de leiding er voor te zorgen dat de functies met elkaar in
evenwicht zijn en in hun
36 Simon, The New Science of Management Decision p. 35.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
21
© 2003 J. Strikwerda
uitwerking onderling consistent. Dominantie van de één van de
functies over andere doet
uiteindelijk ook die ene functie minder goed functioneren.
De verschillende deelfuncties kunnen als volgt worden
toegelicht. Datgene wat centraal
staat in de strategie van de onderneming dient ook centraal te
staan in de interne taakstelling
van de onderneming. Als centraal in de strategie van de
onderneming bijvoorbeeld de positie
bij een aantal key-accounts staat, dan dient de structuur van de
organisatie ook (accountable)
accountmanagement te kennen, aan de manager waarvan een
specifieke, meetbare taak wordt
opgedragen. In de praktijk komt het voor dat de structuur die
voor de management control van
de organisatie wordt gehanteerd niet (meer) correspondeert met
wat de strategie van de
onderneming impliceert. Als gevolg van veranderingen in de
schaarste zoals de onderneming
die exploiteert zal op zeker moment de resource
(productiecapaciteit, product, account)
waarop gestuurd wordt moeten veranderen. Deze relatie tussen
structuur en strategie wordt
verderop nader uitgewerkt bij het vraagstuk hoe
organisatiemodellen te ontwerpen.
In de gedragswetenschappen bestaat er een uitvoerige discussie
over de vraag of het
denken en gedrag van individuen door structuren waarbinnen het
individu leeft en werkt
wordt bepaald of enkel door persoonlijkheid en individuele
opvattingen. 37 De communis
opinio is dat gedrag, tenminste voor de meeste individuen een
resultante is van externe
omstandigheden, waaronder structuur, en persoonlijkheid,
waaronder tevens begrepen
individuele ervaring kennis en inzichten. Daarnaast is het zo
dat voor de meeste individuen
geldt dat ook wat als (praktische) kennis, normen en waarden
wordt geaccepteerd en in de
besluitvorming leidend is, bepaald wordt door (sociale)
structuren waarin individuen zich
bevinden.38 Een eerste implicatie van deze inzichten is dat
structuur een belangrijke variabele
is om initiatieven, individuele kennis en ervaring en idem
verantwoordelijkheidsgevoel te
coördineren met de doelstelling van de onderneming. Een tweede
implicatie is dat structuur
een belangrijke variabele is in de realisatie van
organisatieverandering. Op dit laatste aspect
wordt in het hoofdstuk over organisatieverandering nader
ingegaan.
Bij organisatiestructuur wordt veelal als eerste gedacht aan
taakverdeling en
arbeidsspecialisatie. Op het operationele niveau van de
organisatie blijft arbeidsspecia lisatie
economisch noodzakelijk, het vormt één van de fundamenten van de
economische welvaart.
Echter een organisatie kent meerder niveaus en de groepering van
activiteiten naar
specialisatie (functioneel, technologie) is slechts één van de
mogelijkheden om de
voortbrengingsmiddelen en activiteiten economisch zo optimaal
mogelijk te organiseren. In
het algemeen geldt dat de taakverdeling binnen de organisatie
opgesplitst kan zijn naar
functionele specialisatie (productie, staf), naar product, naar
applicatiegebied, naar regio, naar
afzetkanaal en/of naar afnemerssegment respectievelijk indiv
idueel accountmanagement.
37 Huczynski & Buchanan, Organizational Behaviour 447. 38
Greenberg & Baron, Behavior in Organizations: Understanding and
Managing the Human Side of Work
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
22
© 2003 J. Strikwerda
Welke vorm of combinatie van vormen te kiezen wordt hierna
behandeld bij het ontwerpen
van de organisatie.
Een organisatie bestaat bij de gratie van taakverdeling en dus
toekenning van deeltaken
vanuit het totaal plan van de onderneming. Een gekozen
organisatievorm suggereert daarmee
wel een taakverdeling binnen de organisatie, maar daarom nog
niet een taakstelling.
Taakverdeling wil zeggen welke activiteiten iemand of een
afdeling heeft uit te voeren,
taakstelling is welke specifieke doelstellingen gerealiseerd
moeten worden. Binnen een wat
grotere organisatie bestaat er als regel een getrapt systeem van
taakstelling, de leiding zet niet
rechtstreeks via het budget systeem een taakstelling neer voor
alle afdelingen, maar in eerste
aanleg enkel voor de primaire accountable eenheden in het
control model. De taakstelling van
andere afdelingen, in het bijzonder sourcing departments en
shared service centers worden
dan daarvan afgeleid. Daarmee impliceert het bepalen van
structuur ook het bepalen van een
economische hiërarchie in afdelingen.
Zoals in hoofdstuk 1 is uiteengezet is coördinatie van
activiteiten één van de functies
van de structuur van de organisatie. Waarbij direct aangetekend
moet worden dat een juiste
structuur wel een noodzakelijke maar niet afdoende voorwaarde
noch actief middel is om de
vereiste coördinatie te realiseren.
Structuur wordt door betrokkenen vaak gepercipieerd in termen
van ‘dat is mijn
werkterrein’, ‘daar ga ik over’, ‘die beslissingen neem ik’. In
die zin wordt structuur van de
organisatie vaak geïdentificeerd met gedelegeerde
beslissingsbevoegdheden (en vrijheden).39
In het hoofdstuk over internal governance zal worden uiteengezet
dat het eigenlijke
instrument voor delegatie van beslissingsbevoegdheden het
goedgekeurde business plan of het
goedgekeurde budget is. Deze instrumenten vooronderstellen een
eenduidige structuur in de
zin van taken, respectievelijk accountable entities. Structuur
is dus wel voorwaarde voor het
delegeren van beslissingsbevoegdheden, maar het definiëren van
een structuur in de zin van
een taakverdeling impliceert daarmee nog niet automatisch een
delegatie van
beslissingsbevoegdheden. Omgekeerd geldt: geen
verantwoordelijkheid voor de realisatie van
een taak zonder middelen en bevoegdheden. Maar een gedefinieerde
taak impliceert daarom
nog geen gedelegeerde bevoegdheden, bevoegdheden dienen steeds
expliciet gedelegeerd te
worden. Bij de definitie hierna van wat nu precies
organisatiestructuur is, komt dit laatste
aspect weer aan de orde.
Zowel het beheer van de middelen van de onderneming als de
vereiste dat van elke
deelactiviteit de bijdrage aan het totale resultaat vastgesteld
kan worden en op rendement of 39 In de oudere
organisatiesociologie, in het bijzonder zoals geformuleerd door
Talcott Parsons, werd uitgegaan van de structuur-functionalisme
opvatting.39 Hierin dient de structuur van de organisatie om
functies in die organisatie te definiëren, formele posities zoals
door Max Weber omschreven in zijn opvatting van de formele
bureaucratie.39 In die opvatting staat dan in de uitwerking van de
structuur van een organisatie centraal het werkterrein of ook wel
genoemd het verantwoordelijkheidsgebied van de functionaris;
vandaar dat dan over structuur wordt gesproken in de combinatie van
het delegeren van taken en bevoegdheden.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
23
© 2003 J. Strikwerda
efficiency eenduidig beoordeeld kan worden impliceert dat
middelen eenduidig en volledig
gealloceerd worden aan afdelingen en dat kosten en opbrengsten
idem eenduidige geboekt
kunnen worden op afdelingen. Een eenduidige structuur is één van
de vereisten voor een
adequate management control. Wanneer in de populaire
managementliteratuur over flexibele
structuren wordt gesproken of dat structuren helemaal niet meer
nodig zijn, dan wordt aan het
aspect van management accounting te gemakkelijk voorbijgegaan,
terwijl bijvoorbeeld
externe flexibiliteit, dit is het zonder moeilijke
ontvlechtingprocessen snel kunnen verkopen
van onderdelen van de onderneming vereist dat middelen, kosten
en inkomsten eenduidig zijn
toegerekend.
Geen delegatie van taken, beslissingbevoegdheden en middelen
zonder eenduidige
lijnen van rapportage, consolidatie en het afleggen van
verantwoordelijkheid. Wat wel
voorkomt dat de leiding van een onderneming control uitoefent
zowel over de product-as als
over de landen-as. Dit is kwestieus en creëert verwarring.
Slechts één van de assen kan dienen
als rapportagelijn, de andere as is slechts een
informatielijn.
Voor de meeste mensen geldt dat ze een afgebakende taak of
werkgebied nodig hebben
om zich te kunnen concentreren en dus productief te zijn. De
mens heeft steeds de neiging om
binnen welk geheel dan ook, steeds een eigen subdomein te
definiëren met het gevoel dat het
eigen is en waar hij of zij zich thuis voelt. De reden daarvan
ligt in sociaal-psychologische
eigenschappen van de mens, onder meer in het proces van sociale
vergelijking. De mens is er
niet afkerig van om in een hiërarchie te werken, maar zal in het
algemeen geen willekeurig
gedrag van zijn superieuren accepteren, dat vormt een inbreuk op
zijn waardigheid als
zelfstandig individu. De mens ook in lagere posities in de
organisatie verwacht van zijn
superieuren op een waardige wijze behandeld te worden en
gerespecteerd te worden in zijn
kunnen en verantwoordelijkheids-gevoel. 40 De functie van de
structuur van de organisatie als
uitdrukking van de formele, constitutionele organisatie met zijn
schriftelijk geformuleerde
taken en bevoegdheden is dan ook, naast de hiervoor genoemde
functies, het individu te
beschermen tegen de willekeur van de persoonsbureaucratie.
2.3.3 Kritiek op de rol van structuur in de organisatie
Een ander aspect van structuur dat vervolgens nog belicht moet
worden is de kritiek die
in de trade books, dit zijn de populaire management boeken, wel
te lezen valt op überhaupt de
idee van organisatiestructuur. Structuren zouden star zijn,
verstarrend werken, samenwerking
in de weg staan, innovatie onmogelijk maken, mensen het gevoel
geven opgesloten te zitten in
een gevangenis etc. Structuren zouden flexibel moeten zijn, de
nadruk zou moeten liggen op
processen niet op structuren, etc. Waar deze voorstellen
signaleren dat ondernemingen soms 40 Vgl. Ook wat Parket Follett
hierover geschreven heeft. Graham, Mary Parker Follett.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
24
© 2003 J. Strikwerda
te lang vasthouden aan oude structuren om in nieuwe situaties
succesvol zijn, is die
signalering in ieder geval juist. De vraag is of individuen,
groepen, managers zonder
structuren kunnen werken als hiervoor bedoeld. In ieder geval is
de observatie juist dat het
voorkomt dat betrokkenen in een onderneming, bestuurders,
managers, werknemers in die zin
vast zitten aan een gegeven structuur dat ze de problemen
daarmee proberen op te lossen met
aanvullingen op die structuur, maar geen alternatief zien of
weten voor de basisstructuur. Een
voorbeeld hiervan wordt gevormd door de problemen met
CRM-software41. In een aantal
ondernemingen met een business-unit organisatie is onderkend dat
er òf cross-selling
opportunities geëxploiteerd kunnen worden en/of dat de bus iness
unit gemeenschappelijk
afnemers hebben waarbij het omgekeerd kan voorkomen dat een
afnemer er de voorkeur
aangeeft met één accountmanager te werken en niet met alle bus
iness units afzonderlijk. Als
regel gaat deze ontwikkeling samen met een verschuiving in de
markt van schaarste, niet
langer is een technologie, productiecapaciteit of een product
schaars, maar afnemers.42
Economisch gesproken zou dan de primaire eenheid voor planning,
middelen allocatie, target
setting en control het account moeten worden. Immers het enige
werkelijke profit center voor
een onderneming is de afnemer die zijn rekening betaalt
(Drucker) en niet het profit center
zoals gedefinieerd in de literatuur over management control. Wat
in de praktijk dan vaak
voorkomt is dat het bestuur van de onderneming, vast als het zit
aan de business unit
organisatie, geen afstand durft te nemen van de business unit
organisatie, maar het vraagstuk
van cross selling en account management denkt te kunnen oplossen
met het introduceren van
een nieuwe structuur in de vorm van CRM software boven op de
structuur van business units.
Maar omdat de primaire accountability bij de business units
blijft, komt er van de sturing op
accounts niets terecht. Deze denkfout vinden we ook terug in
concepten over de horizontale
organisatie en in proces management.
De problemen die worden ervaren met structuren kunnen niet
worden opgelost door de
idee van structuur te verwerpen, maar door in mentale en in
bestuurlijke zin het gegeven van
bestuur te overstijgen. De auteurs van het boek The Boundaryless
Organization stellen dan
ook heel nadrukkelijk dat het er niet omgaat structuren te
verwerpen of te negeren, daarzonder
werkt een organisatie niet. In hun woorden gaat het erom
structuren permeabel te maken:
“Given the necessity of boundaries, making a boundaryless
organization does not require a free-for-all removal of all
boundaries. That would be silly. Instead, we are talking about
making boundaries more permeable, allowing greater fluidity of
movement throughout the organization. The traditional notion of
boundaries as fixed barriers or unyielding separators needs to be
replaced by an organic, biological view of boundaries as permeable,
flexible, moveable membranes in a living and adapting
organism.”
41 CRM = customer relationship management. 42 Strikwerda, De
rust van businessmodellen en de snelheid van business designs.
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
25
© 2003 J. Strikwerda
De idee structuren permeabel te maken berust op het beeld van
afdelingen die soms
letterlijk door muren gescheiden worden en waardoor heen geen
verkeer is van mensen en
ideeën. Zoals we verderop zullen zien is het permeabel maken van
structuren zeker een issue,
maar bestuurlijk, vanuit een economisch perspectief is het
kunnen overstijgen—in mentale en
morele zin—van structuren, met structuren als het ware kunnen
spelen, de kern van de zaak.
Het gaat er om te kunnen zien dat op zeker moment een
projectstructuur in de realisatie van
de doelstellingen belangrijker wordt dan de business unit
structuur. De projectstructuur
doorsnijdt dan niet de bus iness unit structuur, dat geeft tal
van problemen in termen van
management accounting en zeggenschap. Het gaat er dan om dat de
projectstructuur het eerste
niveau van planning wordt, ook voor de winst en dat de rol van
de business units verschuift
naar toeleverende resource afdelingen. Het is een proces wat in
de literatuur wordt genoemd
de unbundling van de onderneming, een afbouw van de interne
verticale integratie. Zulke
ontwikkelingen en de daarmee samenhangende beslissingen zijn
steeds pijnlijk in termen van
status en aanzien en worden daarom ook niet gemakkelijk genomen.
In plaats daarvan wordt
dan gesproken over samenwerking met behoud van de
oorspronkelijke accountability van de
managers van de business units. Mensen kunnen niet zonder
structuren, sociologische niet,
psychologisch niet, maar ook niet in het economisch verkeer als
het gaat om accountability en
het vastleggen van afspraken. De dynamiek van de economie
vertaalt zich dan ook niet in
dynamische, flexibele, vaag gedefinieerde structuren, maar in
het tegelijk ontkoppelen van
resources en activiteiten en het telkens opnieuw kiezen van die
structuur die dominant dient te
zijn, een structuur die eenduidige is en houvast geeft aan
betrokkenen.
In een dynamische economie is er steeds sprake van een wisseling
van dominante
structuren, bijvoorbeeld in Europa de vervanging van de
nationale structuren door
internationale divisiestructuren. Het grootste probleem daarbij
is dat door dominante
economische structuren opgeroepen sociale structuren vanwege hun
aard vrijwel steeds
naijlen op economisch noodzakelijk te hanteren structuren, dat
zorgt in de praktijk voor veel
onbegrip en problemen in aanpassingsprocessen. In de volgende
paragraaf wordt behandeld
wat de in de organisatie te onderscheiden structuren zijn.
2.4 Te onderscheiden (aspect)structuren in de organisatie
In de interne organisatie van de onderneming kunnen meerdere
aspect- of typen structuren
worden onderscheiden. Naast een formele structuur van afdelingen
bestaan er, zie het eerste
hoofdstuk over de informele organisatie, informele sociale
structuren, er kan sprake zijn van
product-structuren dwars over functionele afdelingen of business
units heen, van
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
26
© 2003 J. Strikwerda
accountstructuren, van professioneel-specialistische structuren.
Daarnaast geldt dat in het
bijzonder bij multinationale ondernemingen de juridische
structuur van de organisatie een
geheel andere kan zijn dan de operationele structuur, met veelal
daarnaast nog financiële en
fiscale structuren. Het bestaan van deze meerdere structuren is
een gegeven en hoeft de
effectiviteit en de efficiency van de organisatie niet in de weg
te staan, integendeel. Zolang
tenminste het maar duidelijk is welke van de structuren binnen
een organisatie centraal staat
in het realiseren van de doelstelling of de taakstelling van de
organisatie.
In het algemeen kunnen in een grotere onderneming de volgende
structuren worden
onderkend:
a. De managementstructuur (lijnstructuur), dit is de structuur
door middel waarvan
feitelijk de organisatie wordt bestuurd, bijvoorbeeld de
divisiestructuur, deze valt
als regel samen met de structuur van budgetten en
rapportages
b. De juridische structuur
c. De logistieke- of processtructuur43, dit is het patroon van
activiteiten waarlangs
opdrachten en orders worden afgewikkeld, van order intake tot
collecting
d. Product- of dienstenstructuren (bij sommige ondernemingen
worden
producten/diensten gerealiseerd door meerdere business units
bijvoorbeeld)
e. Projectstructuren (projecten voor derden, te vergelijken met
productstructuren,
innovatieprojecten, ontwikkelingsprojecten, strategieprojecten,
etc.)
f. Informele, sociale structuren, etnische structuren
g. Functionele structuren (accounting, HRM, logistiek, ook wel
genoemd
stafstructuren)
h. Kennis-structuren
i. Patronen van routines en competenties44
j. Technologische structuren (bijvoorbeeld, generieke
technologieën die door alle
divisies worden gebruikt, libraries voor softwaremodules,
operating platforms)
k. Informatie- of datastructuren (databases, intranet, etc.)
l. Geografische structuren (landenorganisaties)
m. Accountstructuren; bijvoorbeeld accountmanagement over de
business units heen
n. Fiscale structuren, bijvoorbeeld door toepassing van het
instrument van general
service agreement (GSA)
o. Financiële structuren, international cash management
bijvoorbeeld
43 Deze term is afkomstig van Galbraith (Galbraith, Designing
Organizations: An Executive Guide to Strategy, Structure, and
Process 34.). Galbraith merkt op dat processtructuren niet
doorzetten in de vorm van procesorganisaties, omdat het order
fullfilment process steeds meer via intranet en internet wordt
afgewikkeld. 44 Nelson & Winter, An Evolutionary Theory of
Economic Change
-
De structuur en opbouw van de organisatie, organisatiemodellen
27
© 2003 J. Strikwerda
De genoemde aspectstructuren kunnen zich op verschillende wijze
tot elkaar
verhouden. Waar structuren entiteiten zijn van activiteiten en
processen (geografische
structuur, jur idische structuur) kunnen structuren eenduidig
ineen passen of niet.
Bijvoorbeeld, bij een kleinere onderneming die binnen één enkele
jurisdictie valt zal die
onderneming binnen één vennootschap georganiseerd zijn (fig.
2.1-a). Shell is een voorbeeld
van een onderneming die in twee naast elkaar staande
ondernemingen is georganiseerd
(Koninklijke Olie in Den Haag en Shell Trading Company in
Londen, Fig. 2.1-b).
Fig. 2.1 Hoe de verschillende aspectstructuren zich ten opzichte
van elkaar kunnen verhouden, in dit geval structuren die entiteiten
voorstellen.
Waar structuren een stroom- of proceskarakter hebben, kennis,
routines, informatie,
logistiek, kunnen structuren met elkaar congruent zijn of niet.
Bijvoorbeeld: de structuur van
logistiek bestaat uit vier stromen, een (fysieke) goederen
stroom, een title flow (de structuur
van overdracht van eigendomsrechten), de informatiestroom en de
geld stroom. Deze vier
stromen kunnen met elkaar samenvallen zijn of juist niet (Fig.
2.2).
Fig. 2.2. Deelstromen van één proces kunnen samenvallen in één
enkele handeling (a)(de transactie in de winkel) of via geheel
verschillende systemen, partijen en structuren verlopen (b)
internationale handel.
Als regel zijn in het bijzonder bij multinationale ondernemingen
die vier stromen geheel
verschillende georganiseerd. Bij kleinere ondernemingen zullen
deze structuren congruent
met elkaar zijn. Naarmate de onderneming—in omvang en/of
werkgebied—groeit zullen de
Geografische eenheid
Vennootschap
Onderneming
Geografische eenheid
Vennootschap
Onderneming
Activiteit (project)
Activiteit (project)
Geografische eenheid
Vennootschap
Activiteit (project)
Activiteit (project)
(a) (b)
Leverancier Afnemer
GoedInformatie
Title flowGeld
Afnemer