DE PROCEDIMIENTOS MANUAL

Mayo 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/SOPA-P-01-A5

MA

NU

AL

DE

PROCEDIMIENTOS

Departamento Organización y Métodos

Subsecretaría de Finanzas y Administración Dirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos

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Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosÍNDICE

MAYO 2015

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento ............................................................................................................................... 1

Simbología de Diagramas ....................................................................................................................................................... 2

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Organización y Métodos

Elaboración o Actualización del Manual General de Organización ...................................................................................... 4

Elaboración o Actualización de los Manuales Administrativos ............................................................................................... 11

Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Subdirección ......................................................................... 17

Ajuste de los Indicadores de Evaluación del Desempeño ..................................................................................................... 21

Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de Indicadores de Gestiónde la Subdirección, Dirección General y Subsecretario de Finanzas y Administración .................................................... 27

Integración del Avance de los Indicadores de Evaluación del Desempeño de lasÁreas Administrativas de la Dirección General de Administración ..................................................................................... 31

Elaboración de Proyectos Especiales ..................................................................................................................................... 35

Firmas de Autorización ......................................................................................................................................................... 38

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Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN

MAYO 2015

La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.

Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.

La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Organización y Métodos ofrece unarespuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentesque lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.

• Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.

• Firma de validación del procedimiento.

• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.

• Diagrama correspondiente.

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Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO

MAYO 2015 1PÁG.

SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN

DIRECCIÓNGENERAL DE

ADMINISTRACIÓNTESORERÍA

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO

DEL ESTADO

DEPARTAMENTO DEPROGRAMAS

INSTITUCIONALES DEMODERNIZACIÓN

SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO

PÚBLICO DE CARRERA

DEPARTAMENTO DERELACIONESLABORALES

SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES YSERVICIOS GENERALES

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

ANALISTAADMINISTRATIVO DE

ORGANIZACIÓN YMÉTODOS

DEPARTAMENTO DEORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS

COORDINACIÓN DEASESORES

UNIDAD DEACCESO A LA

INFORMACIÓNPÚBLICA

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

SUBSECRETARÍADE EGRESOS

PROCURADURÍAFISCAL

UNIDAD DEGÉNERO

DEPARTAMENTO DECONTROL

PRESUPUESTAL

SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN

TECNOLÓGICA

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Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosSIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS

MAYO 2015 2PÁG.

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivo informático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

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Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de Procedimientos

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

MAYO 2015 3PÁG.

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓNY MÉTODOS

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ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOSLA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.

FIRMA DE VALIDACIÓN

MAYO 2015 4PÁG.


NORMAS

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

• Para llevar a cabo la actualización del Manual general de organización, el Departamento de Organización y Métodosdebe obtener de la Gaceta Oficial del Estado, el Reglamento interior actualizado y del disco duro, el Manual generalde organización anterior.

• El Manual general de organización debe revisarse por el Jefe de Departamento de Organización y Métodos y por elSubdirector de Organización y Procesos Administrativos, antes de su envío a validación y autorización.

• El Oficio de envío de validación de manual debe especificar la fecha de devolución a la Subdirección de Organizacióny Procesos Administrativos, y turnarse junto con el Manual general de organización a revisión.

• La Información recabada, así como los borradores de validación del Manual general de organización debendesecharse en el momento en que se autoriza dicho Manual.

• Los Oficios de envío de validación del manual por área deben dirigirse a cada titular de los Órganos Administrativosadscritos directamente al titular de la Secretaría, los cuales son:- Coordinación de Asesores.- Procuraduría Fiscal.- Unidad de Acceso a la Información Pública.- Unidad de Género- Subsecretarías de Ingresos, de Finanzas y Administración, de Egresos y de Planeación.

• El Manual general de organización turnado a revisión, debe incluir las descripciones de puestos de los órganosadministrativos correspondientes, antecedentes, marco legal y directorio de la Secretaría.

• Una vez autorizado el Manual general de organización, el Departamento de Organización y Métodos debe respaldaren el servidor el manual en formato pdf y en el programa en el que se elaboró el manual.

Eventual.

Elaboración o Actualización del Manual General de Organización.

Elaborar o actualizar el Manual General de Organización de la Secretaría con base en el Reglamento Interior vigente, parabrindar un soporte documental de las actividades que se realizan dentro de la misma, definiendo las funciones yresponsabilidades encomendadas de cada área de la organización.

- Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de Organización.

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MAYO 2015 5PÁG.

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NORMAS

• Una vez validado e integrado el Manual general de organización, la Subdirección de Organización y ProcesosAdministrativos debe recabar las firmas del Secretario de Finanzas y Planeación, Subsecretarios y Procurador Fiscala través del Director General de Administración, para considerarse autorizado.

• Los Oficios que firme el Director General de Administración deben llevar la rúbrica del Subdirector de Organizacióny Procesos Administrativos.

• El Departamento de Organización y Métodos debe distribuir el Oficio de difusión de manual autorizado de lasiguiente manera:- Original al Secretario de Finanzas y Planeación, junto con el Manual general de organización en un ejemplar.- Primera copia a los Subsecretarios de Ingresos, de Finanzas y Administración, de Egresos, de Planeación y la

Procuraduría Fiscal, junto con el Manual general de organización en un ejemplar.- Segunda copia a los Jefes de Unidad, junto con el Manual general de organización en un ejemplar.- Tercera copia al Coordinador de Asesores.- Cuarta copia a los Directores Generales y al Tesorero.- Quinta copia a los Subprocuradores, Subdirectores y Jefes de Departamento adscritos directamente a Direcciones

Generales.- Sexta copia al Titular del Órgano Interno de Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación.- Octava copia al archivo cronológico temporal.

• El Manual general de organización que requieran las áreas administrativas deben llevar un número de folioconsecutivo de copia controlada, mismo que debe registrarse en el Control de manuales.

• El Manual general de organización para su publicación en internet debe contar con la autorización del Secretario dela Dependencia.

• El Manual general de organización publicado en la página web de la Secretaría deben contener la leyenda “copia nocontrolada” y no incluir las firmas autógrafas.

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, debe informar a la Unidad de Acceso a la InformaciónPública, las actualizaciones que realice en el Portal de transparencia en materia de Manuales administrativos.

• El Departamento de Organización y Métodos es la responsable de publicar en la página web de la Secretaría, elManual general de organización en formato PDF y en cumplimiento a lo establecido en el Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y la Ley de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública para el Estado de Veracruz.


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ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

MAYO 2015 6PÁG.


Departamento de Organización yMétodos.

Accesa a la página web de la Gaceta Oficial del Estado y obtiene elarchivo electrónico del Reglamento Interior autorizado.

Verifica la existencia del Manual general de organización anterior.

¿Existe el Manual general de organización anterior?

En caso de no existir el Manual administrativo anterior:

Elabora en el disco duro el Manual general de organización, conbase en las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior eimprime en un tanto.

Continúa con la actividad No. 4.

En caso de existir Manual general de organización anterior:

Obtiene del disco duro, el archivo electrónico del Manual general deorganización, copia el archivo, realiza las modificaciones con base enel archivo electrónico del Reglamento Interior autorizado, eimprime en un tanto.

Recaba visto bueno en el Manual general de organización en untanto del Subdirector de Organización y Procesos Administrativos, yen su caso realiza las correcciones correspondientes.

Elabora el Oficio de envío de validación del manual por órganoadministrativo en original y cinco copias, y recaba firma del DirectorGeneral de Administración a través del Subdirector de Organizacióny Procesos Administrativos.

Distribuye el Oficio de envío de validación del manual por áreaadministrativa de la siguiente manera, recabando acuse de recibo enla quinta copia.- Original, junto con el Manual general de organización a los

órganos administrativos correspondientes.- Primera copia al Secretario de Finanzas y Planeación.- Segunda copia al Subsecretario de Finanzas y Administración.- Tercera copia al Órgano Interno de Control en la Secretaría de

Finanzas y Planeación.- Cuarta copia a la Dirección General de Administración.- Quinta copia al archivo de cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

1.

2.

2A.

3.

4.

5.

6.


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MAYO 2015 7PÁG.


Recibe el Manual general de organización en un tanto de losórganos administrativos adscritos directamente al Secretario através del Director General de Administración y verifica que cuentecon el visto bueno.

¿Cuenta con el visto bueno?

En caso de que no contar con el visto bueno:

Analiza y captura las modificaciones apropiadas del Manual generalde organización en un tanto, lo archiva de manera cronológicadefinitiva e imprime el Manual en un tanto.

Continúa con la actividad No.4.

En caso de contar con el visto bueno:

Ordena y archiva de manera cronológica definitiva, el Manualgeneral de organización en un tanto con el visto bueno.

Imprime el Manual general de organización en un tanto y recabafirmas de autorización del Procurador Fiscal, Subsecretarios y delSecretario a través del Director General de Administración.

Escanea la hoja de firmas, genera el Manual general de organizaciónen formato pdf, integra la Hoja de firmas escaneada y respalda en elservidor en PDF y en el formato en que se elaboró el manual.

Publica el Manual general de organización en formato pdf en lapágina Web de la Secretaría.

Imprime las Portadas y Manual general de organización en lostantos necesarios.

Elabora la Tarjeta para encuadernación en original y copia, y recabafirma del Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.

Turna la Tarjeta para encuadernación en original, las Portadas y elManual general de organización en los tantos necesarios a laSubdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, y recabaacuse de recibo en la Tarjeta en copia.

7.

7A.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.



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MAYO 2015 8PÁG.


Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Manualgeneral de organización en original con las firmas autógrafas y laTarjeta para encuadernación en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los ejemplares del Manual general de organización de laSubdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Elabora el Oficio de difusión de manual autorizado en original yocho copias y recaba firma del Director General de Administración através del Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.

Distribuye el Oficio de difusión de manual autorizado en original ysiete copias a los órganos administrativos correspondientes, juntocon un ejemplar del Manual general de organización, recaba acusede recibo en en el Oficio en octava copia y la archiva de maneracronológica temporal.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los ejemplares delManual general de organización.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento:- Elaboración o Actualización de los Manuales Específicos de

Organización.



15.

16.

17.

18.

19.

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ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

INICIO

¿CUENTA CON EL VISTO BUENO?

NO

SI

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

- ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS.- SECRETARIO DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN.- SUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN.- ÓRGANO INTERNO DE

CONTROL EN LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

C

2

1

1

MAYO 2015

ACCESA Y OBTIENE

GACETA OFICIAL DEL ESTADO: REGLAMENTO INTERIOR AUTORIZADO

( 1 )

CON BASE EN EL REGLAMENTO

INTERIOR AUTORIZADO

OFICIO DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL

ELABORA Y RECABA FIRMA

O

1-5

( 5 )

A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

( 4 ) MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

RECABA VISTO BUENO

1T

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

RECIBE Y VERIFICA

1T

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS

ADSCRITOS AL SECRETARÍO

( 7 )


ANALIZA, CAPTURA E IMPRIME


( 8A )

1T

1TMANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

ORDENA

( 8 )

1T

C

A TRAVÉS DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

ADMINISTRATIVOS


5



DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBO

( 6 )

O

1-4

1T

C

VERIFICA LA EXISTENCIA DEL MANUAL GENERAL DE

ORGANIZACIÓN ANTERIOR

¿EXISTE MANUAL GENERAL DE

ORGANIZACIÓNANTERIOR?

NO

( 2 )

1

MANUAL ESPEFÍFICO DE ORGANIZACIÓN

ELABORA, COPIAE IMPRIME

DISCO DURO: MANUAL GENERAL DE

ORGANIZACIÓN

( 2A.3 )

1T


IMPRIME Y RECABA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

( 9 )

1T

PROCURADOR FISCAL, SUBSECRETARIOS Y

SECRETARIO

A TRAVÉS DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


OBTIENE, COPIA, REALIZAE IMPRIME

DISCO DURO: MANUAL GENERAL DE

ORGANIZACIÓN

( 3 )

1

2

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1

ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN



ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS CORRESPONDIENTES

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ESPECÍFICOS DE ORGANIZACIÓN

MAYO 2015



1-8

OFICIO DE DIFUSIÓN DE MANUAL AUTORIZADO


O

( 17 )


ORDENA

( 19 )

C


8




( 18 )

O

1-7

C

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

C


ADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES


RECIBE

1T

( 16 )

TARJETA PARA ENCUADERNACIÓN


ORDENA

O

1

( 15 )

( 14 )


PORTADAS


TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

O

1

T

T



O-1

( 13 )

PUBLICA

PÁGINA WEB DE LA SECRETARÍA: MANUAL

GENERAL DE ORGANIZACIÓN

( 11 )

ESCANEA, GENERA, INTEGRA Y RESPALDA

PDF: HOJA DE FIRMAS

SERVIDOR: MANUAL GENERAL DE

ORGANIZACIÓN

( 10 )

EN PDF Y EN EL FORMATO EN QUE SE ELABORÓ EL MANUAL


PORTADAS

IMPRIME

T

T

( 12 )

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MAYO 2015 11PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


• Se entenderá por Manual administrativo al:- Manual específico de organización.- Manual de procedimientos.- Manual de servicios.

• El Departamento de Organización y Métodos debe elaborar o actualizar los Manuales administrativos con base enla siguiente información del servidor:Manual específico de organización:- Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación vigente.- Manual general de organización anterior y autorizado, en caso de existir.Manual de procedimientos:- Manual de procedimientos anterior y autorizado, en caso de existir.- Manual específico de organización autorizado, para determinar los procedimientos con base en las funciones

establecidas.Manual de servicios:- Manual de servicios anterior y autorizado, en caso de existir.

• Previo a la elaboración del Manual de procedimientos de una área administrativa de la Secretaría, el Departamentode Organización y Métodos debe verificar que su Manual especifico de organización se encuentre debidamenteautorizado.

• Los Manuales administrativos deben revisarse por el Jefe del Departamento de Organización y Métodos y por elSubdirector de Organización y Procesos Administrativos, antes de su envío a validación y autorización.

• El Oficio de envío de validación de manual debe especificar la fecha de devolución a la Subdirección de Organizacióny Procesos Administrativos, y turnarse junto con el Manual administrativo a revisión.

• La Información recabada, así como los borradores de validación de los Manuales administrativos deben desecharseen el momento en que se autoriza dicho Manual.

Eventual.

Elaboración o Actualización de los Manuales Administrativos.

Integrar un documento que indique las funciones y procedimientos específicos que realiza cada área administrativa, ymantener actualizada la información que permita desarrollar eficientemente las diversas funciones y actividades de lasmismas.

Ninguno.

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MAYO 2015 12PÁG.

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NORMAS

• Una vez remitidos los Manuales administrativos con el visto bueno de la Subdirección, Subprocuraduría o Unidadinvolucrada, el Departamento de Organización y Métodos debe recabar las siguientes firmas para considerarseautorizado:- Jefe de Departamento, Ejecutivo de Proyectos o Consultor, Jefe de la Unidad, Subdirector o Subprocurador,

Director General o Tesorero, Subsecretario o Procurador del área administrativa involucrada.- Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.- Director General de Administración.- Subsecretario de Finanzas y Administración.- Secretario de Finanzas y Planeación.

• Una vez autorizados los Manuales administrativos, la Subdirección de Organización y Procesos Administrativosdebe respaldar en el servidor el manual correspondiente en formato pdf y en el programa en el que se elaboró elmanual.

• Los Manuales administrativos para su publicación en internet deben contar con la autorización del Secretario de laDependencia.

• El Departamento de Organización y Métodos debe distribuir el Oficio de difusión del manual de la siguiente manera:- Original a la Subsecretaría, Procuraduría Fiscal o Unidad, según corresponda.- Primera copia a la Dirección General o Tesorería, según corresponda.- Segunda copia a la Subdirección o Subprocuraduría, según corresponda.- Tercera copia a la Dirección General de Administración.- Cuarta copia al Órgano Interno de Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación.- Quinta copia al archivo cronológico temporal.

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, debe informar por escrito a la Unidad de Acceso a laInformación Pública, las actualizaciones que realice en el Portal de transparencia en materia de Manualesadministrativos.

• El Departamento de Organización y Métodos es el responsable de publicar en la página web de la Secretaría, losManuales administrativos en formato PDF y en cumplimiento a lo establecido en el Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y la Ley de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública para el Estado de Veracruz.

• Los Manuales administrativos publicados en la página web de la Secretaría deben contener la leyenda “copia nocontrolada” y no incluir las firmas autógrafas.

• Los Manuales administrativos que requieran las áreas administrativas deben llevar un número de folio consecutivode copia controlada, mismo que debe registrarse en el Control de manuales.


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MAYO 2015 13PÁG.



Obtiene del archivo cronológico temporal, el Calendario deindicadores de evaluación del desempeño en un tanto y determinala elaboración o actualización del Manual administrativo con baseen la meta programada.

Verifica la existencia del Manual administrativo anterior, y archivade manera cronológica temporal, el Calendario de indicadores deevaluación del desempeño ajustado en un tanto.

¿Existe el Manual administrativo anterior?

En caso de no existir el Manual administrativo anterior:

Elabora la Tarjeta de aviso en original y copia para informar al áreaadministrativa de la Secretaría sobre la elaboración del Manualadministrativo, y recaba firma del Subdirector de Organización yProcesos Administrativos.

Turna la Tarjeta de aviso en original al área administrativa de laSecretaría, obtiene acuse de recibo en la copia y la archiva de maneracronológica temporal.

Acude para recopilar información al área administrativa involucrada.

Accesa al disco duro y captura el Manual administrativo, con base enla información recopilada, e imprime en un tanto.


En caso de existir Manual administrativo anterior:

Obtiene del disco duro, el archivo electrónico del Manualadministrativo, copia el archivo, realiza las correcciones e imprimeen un tanto.

Presenta a revisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, el Manual administrativo en un tanto y en su caso,realiza las correcciones correspondientes.

Elabora la Tarjeta de envío de validación del manual en original ytres copias, y recaba firma del Subdirector de Organización yProcesos Administrativos.

1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

2A.3.

3.

4.

5.


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MAYO 2015 14PÁG.


Distribuye la Tarjeta de envío de validación del manual de lasiguiente manera y recaba acuse de recibo en la tercera copia:- Original, junto con el Manual administrativo en un tanto a la

Subdirección, Subprocuraduría o Unidad involucrada.- Primera copia a la Director General de Administración.- Segunda copia al Órgano Interno de Control en la Secretaría de

Finanzas y Planeación.- Tercera copia al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de envío en original y el Manual administrativo enun tanto de la Subdirección, Subprocuraduría o Unidad involucraday verifica si obtuvo el visto bueno.

¿Obtuvo el visto bueno?

En caso de no obtener el visto bueno:

Analiza y captura en el Manual administrativo en disco duro, lascorrecciones que sugiere el área administrativa involucrada y archivade manera cronológica definitiva, el Manual administrativo en untanto, junto con el Oficio de envío en original.

Imprime el Manual administrativo en un tanto.


En caso de obtener el visto bueno:

Recaba firmas en el Manual administrativo en un tanto de:- Jefe de Departamento, Ejecutivo de Proyectos o Consultor, Jefe de

la Unidad, Subdirector o Subprocurador, Director General oTesorero, Subsecretario o Procurador del área administrativainvolucrada.

- Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.- Director General de Administración.- Subsecretario de Finanzas y Administración.- Secretario de Finanzas y Planeación.

Escanea la Hoja de firmas y genera en formato pdf.

Genera el formato pdf del Manual administrativo e integra la Hojade firmas escaneada.

6.

7.

7A.

7A.1.

8.

9.

10.



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MAYO 2015 15PÁG.


Ordena y archiva de manera cronológica temporal lo siguiente:- Oficio de envío en original.- Manual administrativo en un tanto.

Respalda en el servidor, el Manual administrativo en formato pdf yen el programa en el que se elaboró el manual.

Publica en la página Web de la Secretaría, el Manual administrativoen formato pdf.

Elabora el Oficio de difusión del manual en original y cinco copiaspara el área administrativa correspondiente en el cual informa lapublicación de dicho manual en internet y recaba firma del DirectorGeneral de Administración a través del Subdirector de Organizacióny Procesos Administrativos.

Distribuye el Oficio de difusión del manual de la siguiente manera yrecaba acuse de recibo en la quinta copia:- Original a la Subsecretaría, Procuraduría Fiscal o Unidad, según

corresponda.- Primera copia a la Dirección General o Tesorería, según

corresponda.- Segunda copia a la Subdirección o Subprocuraduría, según

corresponda.- Tercera copia a la Dirección General de Administración.- Cuarta copia al Órgano Interno de Control en la Secretaría de

Finanzas y Planeación.- Quinta copia al archivo cronológico temporal.


11.

12.

13.

14.

15.



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ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS


INICIO

C

CALENDARIO DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

VERIFICA LA EXISTENCIA DEL MANUAL ADMINISTRATIVO

ANTERIOR

1T

C

¿EXISTE EL MANUAL ADMINISTRATIVO

ANTERIOR?

NO

SI

( 2 )

1T


ADMINISTRATIVOS

1

1

ÁREA ADMINISTRATIVA

DE LA SECRETARÍA

MAYO 2015

CON BASE ENLA META

PROGRAMADA

SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y


TARJETA DE AVISO


O-1

( 2A )

TARJETA DE AVISO

TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

O

1

( 2A.1 )

C

ACUDE PARA RECOPILAR INFORMACIÓN

( 2A.2 )

PARA INFORMAR ALÁREA ADMINISTRATIVA

DE LA ELABORACIÓNDEL MANUAL

ADMINISTRATIVO

DE ACUERDO A LA INFORMACIÓN

RECOPILADA Y A LA INFORMACIÓN

CORRESPONDIENTE

MANUAL ADMINISTRATIVO

ACCESA, CAPTURA E IMPRIME

DISCO DURO: MANUAL ADMINISTRATIVO

( 2A.3 )

1T


OBTIENE, REALIZA CORRECCIONES E IMPRIME


( 3 )

1T

Y EN SU CASOREALIZA LAS

CORRECCIONES CORRESPONDIENTES

- SUBDIRECCIÓN, SUBPROCURADURÍA O UNIDAD INVOLUCRADA.

- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN- ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

C


OFICIO DE ENVÍO

RECIBE Y VERIFICA

O

1T

( 7 )

ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA

¿OBTUVO EL VISTO BUENO?

C

NO

SI


PRESENTA A REVISIÓN

1T

( 4 )


OFICIO DE ENVÍO

ORDENA

O

1T

C

( 11 )

RESPALDA


( 12 )

PUBLICA

PÁGINA WEB DE LA SECRETARÍA: MANUAL

ADMINISTRATIVO

( 13 )

FIN

C

DIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

1-5

OFICIO DE DIFUSIÓN DE MANUAL


( 14 )

O



OFICIO DE DIFUSIÓN DE MANUAL


O

1-4

( 15 )

5

- SUBSECRETARÍA, PROCURADURÍA FISCAL O UNIDAD, SEGÚN CORRESPONDA.

- DIRECCIÓN GENERAL O TESORERÍA, SEGÚN CORRESPONDA.

- SUBDIRECCIÓN O SUBPROCURADURÍA, SEGÚN CORRESPONDA.

- DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.

- ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN.

TARJETA DE ENVÍO DE VALIDACIÓN DEL MANUAL

3




( 6 )

O

1-2

1T

- JEFE DE DEPARTAMENTO, EJECUTIVO DE PROYECTOS O CONSULTOR, JEFE DE LA UNIDAD, SUBDIRECTOR O SUBPROCURADOR, DIRECTOR GENERAL O TESORERO, SUBSECRETARIO O PROCURADOR DEL ÁREA ADMINISTRATIVA INVOLUCRADA.

- SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.- SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN.- SECRETARIO DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

EN FORMATO PDF Y EN EL

PROGRAMA EN EL QUE SE

ELABORÓ EL MANUAL

CALENDARIO DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

OBTIENE Y DETERMINA LA ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN

1T

( 1 )


INVOLUCRADA





O

1-3

( 5 )

( 7A )

OFICIO DE ENVÍO

O


1T

ANALIZA Y CAPTURA LAS CORRECCIONES



IMPRIME

( 7A.1 )

1T

GENERA E INTEGRA

PDF: MANUAL ADMINISTRATIVO

HOJA DE FIRMAS

( 10 )


RECABA FIRMAS

( 8 )

1T

ESCANEA Y GENERA

PDF: HOJA DE FIRMAS

( 9 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 17PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


Anual.

Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Subdirección.

• El Proyecto del presupuesto de egresos debe efectuarse con base en los lineamientos de presupuestaciónestablecidos por la Dirección General de Programación y Presupuesto para el ejercicio fiscal correspondiente.

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos debe capturar su Proyecto de presupuesto deegresos en el sistema que determine la Dirección General de Programación y Presupuesto.

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos debe enviar de manera oficial su Proyecto depresupuesto de egresos al Departamento de Control Presupuestal de la Dirección General de Administración,conforme al calendario establecido por la Dirección General de Programación y Presupuesto.

• El Departamento de Organización y Métodos debe elaborar los Requerimientos de recursos materiales, humanosy financieros en coordinación con el Departamento de Programas Institucionales de Modernización.

Elaborar el Presupuesto de Egresos de la Subdirección para el ejercicio siguiente, con base en los requerimientos ynecesidades para el logro de las metas establecidas en los Indicadores de evaluación del desempeño correspondientes.

- Integración de los Indicadores de Evaluación del Desempeño.

COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 18PÁG.



Recibe los Lineamientos de presupuestación en original de laDirección General de Administración a través del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos, para la elaboración delproyecto de presupuesto de egresos correspondiente.

Analiza los Lineamientos de presupuestación en original y acuerdaen coordinación con el Departamento de Programas Institucionalesde Modernización y el Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, los Indicadores de evaluación del desempeño,para el ejercicio correspondiente.

Elabora los Indicadores de evaluación del desempeño en borrador,los Requerimientos de recursos materiales, humanos yfinancieros en borrador, y recaba visto bueno del Subdirector deOrganización y Procesos Administrativos.

Solicita, vía telefónica, la alta de la clave para acceder al Sistema deProyecto de Presupuesto de Egresos al Departamento de ControlPresupuestal.

Captura en el Sistema de Proyecto de Presupuesto de Egresos, losIndicadores de evaluación del desempeño y los Requerimientos derecursos materiales, humanos y financieros.

Imprime del Sistema de Proyecto de Presupuesto de Egresos, lossiguientes documentos:- Reportes por partida presupuestal en dos tantos.- Indicadores de evaluación del desempeño en dos tantos.

Elabora la Exposición de motivos en dos tantos y la EstructuraOrgánica de la Subdirección en dos tantos.

Elabora el Cuadernillo del proyecto de presupuesto de egresos endos tantos e integra la siguiente documentación:- Exposición de motivos en dos tantos.- Estructura Orgánica de la Subdirección en dos tantos.- Reportes por partida presupuestal en dos tantos.- Indicadores de evaluación del desempeño en dos tantos.

Turna el Cuadernillo del proyecto de presupuesto de egresos en untanto al Departamento de Control Presupuestal.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.


COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 19PÁG.


Ordena y archiva de manera cronológica temporal, lo siguiente:- Cuadernillo del proyecto de presupuesto de egresos en segundo

tanto.- Lineamientos de presupuestación en un tanto.


Conecta con el procedimiento:- Integración de los Indicadores de Evaluación del Desempeño.



10.

COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA SUBDIRECCIÓN


MAYO 2015

FIN

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

INICIO


ADMINISTRATIVOS

SOLICITA LA CLAVE PARA ACCEDER AL SISTEMA DE

PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INTEGRACIÓN DE LOS INDICADORES DE

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

C

SISTEMA DE PRESUPUESTO DE EGRESOS: INDICADORES DE

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y LOS REQUERIMIENTOS DE RECURSOS MATERIALES,

HUMANOS Y FINANCIEROS

CAPTURA

INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

REPORTES POR PARTIDA PRESUPUESTAL

IMPRIME

SISTEMA DE PROYECTO DE PRESUPUESTO DE

EGRESOS

1-2T

1-2T

( 4 )

( 5 )

( 6 )



LINEAMIENTOS DEPRESUPUESTACIÓN

RECIBE

O

( 1 )

LINEAMIENTOS DEPRESUPUESTACIÓN

ANALIZA Y ACUERDA LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO

O

( 2 )

ACUERDA CON DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS

INSTITUCIONALES DEMODERNIZACIÓN Y EL

SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓNY PROCESOS ADMINISTRATIVOS

REQUERIMIENTOS DE RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS (BORRADOR)

INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO (BORRADOR)

ELABORA Y RECABA VISTO BUENO

( 3 )

VÍA TELEFÓNICA

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SUBDIRECCIÓN

EXPOSICIÓNDE MOTIVOS

ELABORA

1-2T

1-2T

( 7 )


REPORTES POR PARTIDA PRESUPUESTAL

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SUBDIRECCIÓN

EXPOSICIÓNDE MOTIVOS

ELABORA EL CUADERNILLO DEL PROYECTO DE

PRESUPUESTO DE EGRESOSE INTEGRA

1-2T

1-2T

1-2T

1-2T

( 8 )

CUADERNILLO DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS

TURNA

1T

( 9 )

LINEAMIENTOS DE PRESUPUESTACIÓN


2T

1T

ORDENA

( 10 )

COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 21PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


Anual.

Ajuste de los Indicadores de Evaluación del Desempeño.

• Los Indicadores de evaluación del desempeño de las Subdirecciones adscritas a la Dirección General deAdministración, deberán estar firmados por los Titulares correspondientes de cada área administrativa.

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, deberá ajustar los Indicadores de evaluación deldesempeño de acuerdo a los recursos financieros autorizados en el Presupuesto de Egresos del ejerciciocorrespondiente.

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos debe remitir a la Subsecretaría de Planeación, laFicha técnica de actividades institucionales y la Ficha programática anual de indicadores ajustados delSubsecretario de Finanzas y Administración y de las áreas administrativas adscritas a la Dirección General deAdministración.

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos debe solicitar a las áreas administrativas de laDirección General de Administración, los Indicadores de evaluación del desempeño que fueron incluidos en suAnteproyecto de Presupuesto de Egresos.

Realizar los ajustes correspondientes a los Indicadores de evaluación del desempeño correspondientes de laSubdirección de Organización y Procesos Administrativos e integrar los de áreas adscritas a la Dirección General deAdministración conforme al Presupuesto de Egresos autorizado.

Ninguno.

COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 22PÁG.


Analista Administrativo deOrganización y Métodos.

Recibe el Presupuesto de egresos en original del Departamento deControl Presupuestal a través del Subdirector de Organización yProcesos Administrativos, y obtiene del archivo cronológicotemporal, el Cuadernillo del proyecto de presupuesto de egresosen un tanto.

Simultáneamente a la actividad No. 7. Coteja el Presupuesto deegresos en original, contra el Cuadernillo del proyecto depresupuesto de egresos en un tanto en cada una de las partidaspresupuestales y verifica si hubo modificaciones en lo proyectado.

¿Hubo modificaciones en lo proyectado?

En caso de no haber modificaciones en lo proyectado:

Simultáneamente a la actividad No. 8. Integra el Presupuesto deegresos en original al Cuadernillo del proyecto de presupuesto deegresos en un tanto, y lo archiva de manera cronológica temporal.

Fin.

En caso de haber modificaciones en lo proyectado:

Simultáneamente a la actividad No. 9. Obtiene los Indicadores deevaluación del desempeño en un tanto del Cuadernillo delproyecto de presupuesto de egresos.

Simultáneamente a la actividad No. 10. Determina los ajustes arealizar en las actividades contempladas de los Indicadores deevaluación del desempeño en un tanto, en coordinación con el Jefede Departamento de Programas Institucionales de Modernización yel Subdirector de Organización y Procesos Administrativos.

Simultáneamente a la actividad No. 10A. Integra los Indicadores deevaluación del desempeño en un tanto al Cuadernillo del proyectode presupuesto de egresos en un tanto, y archiva de maneracronológica temporal.

Simultáneamente a la actividad No. 10A.1. Accesa al Sistema deIndicadores de Evaluación de Desempeño (SIED), captura lasmodificaciones con base en el Presupuesto de Egresos en original,imprime la Ficha técnica de actividades institucionales en dostantos y la Programación anual de indicadores en dos tantos, yrecaba firma del Subdirector de Organización de ProcesosAdministrativos.

1.

2.

2A.

3.

4.

5.

6.


COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 23PÁG.


Simultáneamente a la actividad No. 2. Elabora la Tarjeta de solicitudde indicadores de evaluación del desempeño en original y doscopias, para las áreas adscritas a la Dirección General deAdministración, y recaba firma del Subdirector de Organización yProcesos Administrativos a través del Jefe de Departamento deOrganización y Métodos.

Simultáneamente a la actividad No. 2A. Distribuye la Tarjeta desolicitud de indicadores de evaluación del desempeño de lasiguiente manera, y recaba acuse de recibo en la segunda copia:- Original a las áreas adscritas a la Dirección General de

Administración.- Primera copia a la Dirección General de Administración, para su

conocimiento.- Segunda copia al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Simultáneamente a la actividad No. 3. Recibe la Ficha técnica deactividades institucionales en dos tantos y la Programación anualde indicadores en dos tantos de las áreas adscritas a la DirecciónGeneral de Administración.

Simultáneamente a la actividad No. 4. Valida que la información de laFicha técnica de actividades institucionales en dos tantos y laProgramación anual de indicadores en dos tantos, sean correctas.

¿Es correcta la información?

En caso de no ser correcta la información:

Simultáneamente a la actividad No. 5. Devuelve la Ficha técnica deactividades institucionales en dos tantos y la Programación anualde indicadores en dos tantos a las áreas adscritas a la DirecciónGeneral de Administración, explicando las inconsistencias para quesean modificadas.

Simultáneamente a la actividad No. 6. Recibe la Ficha técnica deactividades institucionales en dos tantos y la Programación anualde indicadores en dos tantos de las áreas adscritas a la DirecciónGeneral de Administración, con las modificaciones.


7.

8.

9.

10.

10A.

10A.1.



COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 24PÁG.




En caso de ser correcta la información:

Accesa al Sistema de Indicadores de Evaluación de Desempeño(SIED), captura las modificaciones con base en el Presupuesto deEgresos en original, imprime la Ficha técnica de actividadesinstitucionales en dos tantos y la Programación anual deindicadores en dos tantos, y recaba firma del Subdirector deOrganización de Procesos Administrativos.

Elabora los Cuadernillos de indicadores de evaluación deldesempeño ajustado en dos tantos e integra los siguientes reportesde las áreas adscritas a la Dirección General de Administración, asícomo del Subsecretario de Finanzas y Administración:- Ficha técnica de actividades institucionales e indicadores en dos

tantos.- Programación anual de indicadores en dos tantos.

Elabora el Oficio de envío de indicadores de evaluación deldesempeño en original y tres copias, y recaba firma del DirectorGeneral de Administración a través del Subdirector de Organizacióny Procesos Administrativos.

Distribuye el Oficio de envío de indicadores de evaluación deldesempeño de la siguiente manera y recaba acuse de recibo en latercera copia:- Original, junto con el Cuadernillo de indicadores de evaluación

del desempeño ajustado en un tanto al Subsecretario dePlaneación.

- Primera copia al Subsecretario de Finanzas y Administración.- Segunda copia al Director General de Administración.- Tercera copia, junto con el Cuadernillo de indicadores de

evaluación del desempeño ajustado en segundo tanto al archivocronológico temporal.


Conecta con el procedimiento:- Elaboración de los Reportes de Avance del Calendario de

Indicadores de Gestión de la Subdirección, Dirección General ySubsecretario de Finanzas y Administración.

11.

12.

13.

14.

COPIA N

O CONTROLA

DA

AJUSTE DE LOS INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


MAYO 2015

INICIO

C

DEPARTAMENTO DE CONTROL

PRESUPUESTAL




PRESUPUESTO DE EGRESOS

RECIBE Y OBTIENE

( 1 )

O

1T



COTEJA Y VERIFICA

( 2 )

O

1T

¿HUBO MODIFICACIONES EN LO PROYECTADO?

NO

SI


OBTIENE DEL CUADERNILLO DEL PROYECTO DE


( 3 )

1T


DETERMINA LOS AJUSTES

( 4 )

1T

EN COORDINACIÓN CON ELJEFE DE DEPARTAMENTO DE

PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE MODERNIZACIÓN Y EL


ADMINISTRATIVOS



INTEGRA

( 2A )

O

1T

PROGRAMACIÓN ANUAL DE INDICADORES

FICHA TÉCNICA DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

1-2T

ACCESA, CAPTURA, IMPRIME Y RECABA FIRMA

SISTEMA DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DE

DESEMPEÑO (SIED)

( 6 )

1-2T


ADMINISTRATIVOS

FIN

CON BASE AL PRESUPUESTO

DE EGRESOS

TARJETA DE SOLICITUD DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


O-1

2

( 8 )

C

- ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.

- DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN



O

1-2

( 7 )


ADMINISTRATIVOS

A TRAVÉS DEL JEFEDE DEPARTAMENTODE ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS1



INTEGRA

( 5 )

1T

1T

C



VALIDA

( 10 )

1-2T

1-2T



RECIBE

( 9 )

1-2T

1-2T

ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN?

NO

SI



DEVUELVE

( 10A )

1-2T

1-2T


ADMINISTRACIÓN

EXPLICANDO LAS INCONSISTENCIAS

PARA QUE SEAN MODIFICADAS



RECIBE

( 10A.1 )

1-2T

1-2T


ADMINISTRACIÓN

1



1-2T

ACCESA, CAPTURA, IMPRIME Y RECABA FIRMA

SISTEMA DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DE

DESEMPEÑO (SIED)

( 11 )

1-2T



CON BASE AL PRESUPUESTO

DE EGRESOS

1

C

COPIA N

O CONTROLA

DA

AJUSTE DE LOS INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


MAYO 2015



ELABORA LOS CUADERNILLOS DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO E INTEGRA

( 12 )

1-2T

1-2T

C

- SUBSECRETAIRIO DE PLANEACIÓN

- SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN


OFICIO DE ENVIO DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


O

1-3

( 13 )




FIN

1


CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-ELABORACIÓN DE LOS REPORTES DE AVANCE DEL CALENDARIO DE INDICADORES DE GESTIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN, DIRECCIÓN GENERAL Y SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN.

CUADERNILLO DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO AJUSTADO

3

2T


CUADERNILLO DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO AJUSTADO

1T

1-2



( 14 )

O

COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 27PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


Mensual.

Elaboración de los Reportes de Avance de los Indicadores de Evaluación del Desempeño de la Subdirección,Director General y Subsecretario de Finanzas y Administración.

• El Reporte de avances de los indicadores de evaluación del desempeño deberán capturarse en el Sistema deIndicadores para la Evaluación del Desempeño (SIED), los primeros 5 días hábiles posteriores al mes, y en caso deno alcanzar o sobrepasar la meta programada, debe completar el apartado de justificación.

• Cada área adscrita a la Dirección General de Administración debe registrar sus Avances de indicadores deevaluación del desempeño y remitir a la Subdirección de Organización y Procesos Administrativos, el Reporte deavance de indicadores de evaluación del desempeño.

• La suma de los porcentajes mensuales deben programarse para que al final del ejercicio se cumpla con el 100% delas metas establecidas en los Indicadores de evaluación del desempeño.

• Las justificaciones que se realicen a los Indicadores de evaluación del desempeño deben exponer claramente losmotivos del retraso o excedente de las actividades.

Determinar el avance de las actividades establecidas en los indicadores de evaluación del desempeño de laSubdirección, e integrar los reportes del Director General de Administración y Subsecretario de Finanzas yAdministración.

- Integración de los Indicadores de Evaluación del Desempeño.

COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 28PÁG.



Obtiene del archivo cronológico temporal, el Reportecalendarizado de los indicadores de evaluación del desempeño enun tanto, determina el avance de las actividades proyectadas acumplir en el periodo a reportar y el área a capturar.

¿Cuál es el área a capturar?

En caso de ser del Subsecretario y/o del Director General deAdministración:

Accesa al SIED, captura la información correspondiente del Reportede avances de los indicadores de evaluación del desempeño.

Genera en archivo pdf, el Reporte de avances de los indicadores deevaluación del desempeño, respalda en la carpeta correspondientedel disco duro, e imprime en un tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Reportecalendarizado de los indicadores de evaluación del desempeño enun tanto y el Reporte de avances de los indicadores de evaluacióndel desempeño en un tanto.

Fin.

En caso de ser de la Subdirección de Organización y ProcesosAdministrativos:

Solicita de manera verbal, la información necesaria para elaborar elReporte de avances de los indicadores de evaluación deldesempeño de la Subdirección, a los Jefes del Departamento deOrganización y Métodos y Programas Institucionales deModernización.

Recibe vía correo electrónico los siguientes documentos e imprimeen un tanto:- Reporte de estructuras del mes correspondiente del Jefe del

Departamento de Programas Institucionales de Modernización.- Reporte de manuales actualizados del mes correspondiente del

Jefe del Departamento de Organización y Métodos.

Analiza el Reporte de estructuras del mes correspondiente en untanto y el Reporte de manuales actualizados del mescorrespondiente en un tanto y verifica si se cumplió con elporcentaje de avance del mes con base en el Reporte calendarizadode los indicadores de evaluación del desempeño en un tanto.

1.

1A.

1A.1.

1.A.2

2.

3.

4.

Elaboración de los Reportes de Avance de los Indicadores de Evaluación del Desempeño de la Subdirección, DirectorGeneral y Subsecretario de Finanzas y Administración.

COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 29PÁG.


¿Se cumplió con el porcentaje de avance del mes?

En caso de no cumplir con el porcentaje de avance del mes:

Solicita de manera verbal, la información necesaria para completar elReporte de avance de indicadores de evaluación del desempeño alos Jefes del Departamento de Organización y Métodos y ProgramasInstitucionales de Modernización.


En caso de cumplir con el porcentaje de avance del mes:

Accesa al SIED, captura la información del Reporte de avances delos indicadores de evaluación del desempeño con base en elReporte de estructuras del mes correspondiente en un tanto y elReporte de manuales actualizados del mes correspondiente en untanto.

Genera el archivo pdf del Reporte de avances de los indicadores deevaluación del desempeño, respalda en la carpeta correspondientedel disco duro e imprime en un tanto.

Recaba visto bueno en el Reporte de avances de los indicadores deevaluación del desempeño en un tanto del Jefe de Departamento deOrganización y Métodos y del Subdirector de Organización yProcesos Administrativos.

Integra al Reporte de avances de los indicadores de evaluación deldesempeño en un tanto, lo siguiente:- Reporte de estructuras del mes correspondiente en un tanto.- Reporte de manuales actualizados del mes correspondiente en

un tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Reporte deavances de los indicadores de evaluación del desempeño en untanto.


4A.

5.

6.

7.

8.

9.


Elaboración de los Reportes de Avance de los Indicadores de Evaluación del Desempeño de la Subdirección, DirectorGeneral y Subsecretario de Finanzas y Administración.

COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DE LOS REPORTES DE AVANCE DE LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LA SUBDIRECCIÓN,DIRECTOR GENERAL Y SUBSECRETARIO DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN


MAYO 2015

REPORTE DE LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

OBTIENE Y DETERMINA EL AVANCE Y ÁREA DE LAS

ACTIVIDADES PROYECTADAS

1T

INICIO

C

¿CUÁL ES EL ÁREA A CAPTURAR?

SOLICITA LA INFORMACIÓN NECESARIA

DE MANERA VERBAL

JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE

MODERNIZACIÓN Y JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN

Y MÉTODOS

VÍA CORREO ELECTRÓNICO

¿SE CUMPLIÓ CON EL PORCENTAJE DEL MES?

DE MANERA VERBAL

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Y


ADMINISTRATIVOS

SIED: REPORTE DE AVANCES DE LOS INDICADORES DE


ACCESA Y CAPTURA

SOLICITA LA INFORMACIÓN NECESARIA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Y JEFE DE

DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE

MODERNIZACIÓN

FIN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARIO Y/O DIRECTOR GENERAL

DE ADMINISTRACIÓN

NO

ACCESA Y CAPTURA

SIED: REPORTE DE AVANCES DEL CALENDARIO DE

INDICADORES DE GESTIÓN

REPORTE DE MANUALES ACTUALIZADOS DEL MES CORRESPONDIENTE

REPORTE DE ESTRUCTURAS DEL MES CORRESPONDIENTE

ANALIZA Y VERIFICA

1T

1T

CON BASE EN LOS REPORTES

1

1

FIN

( 1 )

( 2 )

( 4 )

( 1A. )

( 4A. )

( 5 )

SI

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Y JEFE DE

DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE

MODERNIZACIÓN

REPORTE DE AVANCES DE LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

GENERA, RESPALDA E IMPRIME

PDF: REPORTE DE AVANCES DE LOS INDICADORES DE


( 1A.1 )

1T


1T


1T

REPORTE DE MANUALES ACTUALIZADOS DEL MES

CORRESPONDIENTE

RECIBE E IMPRIME

REPORTE DE ESTRUCTURAS DEL MES

CORRESPONDIENTE

( 3 )

CON BASE AL REPORTE DE LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO


GENERA, RESPALDA E IMPRIME

PDF: REPORTE DE AVANCES DE LOS INDICADORES DE


( 6 )

1T


RECABA VISTO BUENO

O

( 7 )



INTEGRA AL REPORTEDE AVANCES DE LOS

INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO

( 8 )

1T

1T



ORDENA

( 9 )

1T

C


REPORTE DE LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

ORDENA

1T

1T

( 1A.2 )

C

COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 31PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


Mensual.

Integración del Avance de los Indicadores de Evaluación del Desempeño de las Áreas Administrativas de laDirección General de Administración.

• Los Indicadores de evaluación del desempeño de las Subdirecciones adscritas a la Dirección General deAdministración deben firmarse por los responsables de la Unidad Presupuestal (UP).

• La Subdirección de Organización y Procesos Administrativos debe integrar los Indicadores de evaluación deldesempeño de la Subdirección, de la Dirección General de Administración, del Subsecretario de Finanzas yAdministración, y de las áreas adscritas a la Dirección General de Administración, que se incluirán en elAnteproyecto de Presupuesto de Egresos.

Concentrar los Indicadores de evaluación del desempeño de la Dirección General de Administración y Subsecretariode Finanzas y Administración, para integrarlos al Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

Ninguno.

COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 32PÁG.



Elabora la Tarjeta de solicitud de indicadores de evaluación deldesempeño en original y dos copias, para las áreas administrativasadscritas a la Dirección General de Administración y recaba firma delSubdirector de Organización y Procesos Administrativos a través delJefe de Departamento de Organización y Métodos.

Distribuye la Tarjeta de solicitud de indicadores de evaluación deldesempeño de la siguiente manera y recaba acuse de recibo en lasegunda copia:- Original a las áreas administrativas adscritas a la Dirección General

de Administración.- Primera copia a la Dirección General de Administración, para su

conocimiento.- Segunda copia al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe los Indicadores de evaluación del desempeño en un tanto yvía correo electrónico en formato pdf de las áreas administrativasadscritas a la Dirección General de Administración.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Reporte deprogramación anual de indicadores en un tanto de las áreasadministrativas adscritas a la Dirección General de Administración.

Analiza, compara el Reporte de programación anual de indicadoresen original de las áreas administrativas adscritas a la DirecciónGeneral de Administración, contra los porcentajes presentados enlos Indicadores de evaluación del desempeño en original, y verificasi la información que se presenta es correcta.

¿Es correcta la información presentada?

En caso de no ser correcta la información presentada:

Devuelve los Indicadores de evaluación del desempeño en un tantoal área administrativa correspondiente, para su modificación.

Recibe los Indicadores de evaluación del desempeño en original yvía correo electrónico en formato pdf del área administrativacorrespondiente.


1.

2.

3.

4.

5.

5A.

5A.1.


COPIA N

O CONTROLA

DA



MAYO 2015 33PÁG.


En caso de ser correcta la información presentada:

Elabora el Cuadernillo de reportes de indicadores de evaluacióndel desempeño en un tanto e integra los Indicadores de evaluacióndel desempeño en un tanto.

Respalda en Disco duro los Indicadores de evaluación deldesempeño en formato pdf, ordena y archiva de maneracronológica temporal:- Cuadernillo del calendario de indicadores de gestión en un

tanto.- Reporte de programación anual de indicadores en un tanto de las

áreas administrativas adscritas a la Dirección General deAdministración.


6.

7.



COPIA N

O CONTROLA

DA

REPORTE DE PROGRAMACIÓN ANUAL DE INDICADORES

CUADERNILLO DE REPORTES DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

C

1T

1T

INTEGRACIÓN DEL AVANCE DE LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑODE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


MAYO 2015


ADMINISTRATIVOS

INICIO

- ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.


C

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA


C

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN PRESENTADA?

REPORTE DE AVANCE DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

CUADERNILLO DE REPORTES INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

ELABORA E INTEGRA

NO

SI

DISCO DURO

FIN

RESPALDA Y ORDENA

( 6 )

( 7 )

1T


CORRESPONDIENTE

ÁREAADMINISTRATIVA

CORRESPONDIENTE

1T

A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO

DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

ÁREAS ADMINISTRATIVAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CONTRA LOS PORCENTAJES

PRESENTADOS

DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS

ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN



O

1-2

( 1 )



O

1

( 2 )

2


1T

( 3 )

RECIBE


OBTIENE

1T

( 4 )



ANALIZA, COMPARA Y VERIFICA SI ES CORRECTA LA

INFORMACIÓN

( 5 )

1T

1T

( 5A ) REPORTE DE AVANCE DE INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

DEVUELVE PARA SU MODIFICACIÓN

1T


RECIBE

( 5A.1 )

1T

COPIA N

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DA



MAYO 2015 35PÁG.


NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Elaboración de Proyectos Especiales.

• Los Documentos de proyectos especiales deben elaborarse en estricto apego a la normatividad aplicable en cadacaso.

• En el caso de que los proyectos requieran especificaciones técnicas especializadas, se deberá recurrir al apoyo de lasáreas administrativas correspondientes en la Secretaría.

• Se apoyará a las áreas administrativas de la Secretaría en los proyectos especiales que soliciten en materia dedesarrollo administrativo.

Realizar todos aquellos proyectos relacionados con aspectos administrativos de mejoramiento y evaluación de procesos,que le sean encomendados por sus superiores.

Ninguno.

COPIA N

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DA



MAYO 2015 36PÁG.



Recibe el Oficio informativo en original de la Dirección General deAdministración a través del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos, en el cual se señala la necesidad de elaborar unproyecto especial.

Accesa a Internet y consulta las Leyes, reglamentos ydocumentación, aplicables según el proyecto y analiza lainformación.

Elabora el Documento de proyecto especial en un tanto y somete arevisión del Subdirector de Organización y ProcesosAdministrativos.

Turna para visto bueno el Documento de proyecto especial en untanto al Director General de Administración a través del Subdirectorde Organización y Procesos Administrativos, y archiva de maneracronológica temporal el Oficio informativo en original.

Pasa el tiempo.

Recibe el Documento de proyecto especial en un tanto del DirectorGeneral de Administración a través del Subdirector de Organizacióny Procesos Administrativos y verifica si está libre de correcciones.

¿Está libre de correcciones el documento?

En caso de no estar libre de correcciones el documento:

Realiza las correcciones necesarias al Documento de proyectoespecial, genera en dos tantos y archiva de manera cronológicadefinitiva, el Documento de proyecto especial en un tanto con laindicación de correcciones.


En caso de estar libre de correcciones el documento:

Imprime el Documento de proyecto especial en un tanto.

Turna el Documento de proyecto especial en un tanto al DirectorGeneral de Administración y da seguimiento a la implementación delas acciones señaladas en el Documento.

Pasa el tiempo del proyecto.

Ordena y archiva de manera cronológica definitiva, el Documento deproyecto especial en primer tanto.


1.

2.

3.

4.

5.

5A.

6.

7.

8.

Elaboración de Proyectos Especiales.

COPIA N

O CONTROLA

DA

ELABORACIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES


DOCUMENTO DE PROYECTO ESPECIAL

IMPRIME

1T

FIN


INICIO


¿ESTÁ LIBRE DE CORRECCIONES EL

DOCUMENTO?

NO

SI


TURNA Y DA SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES

1T


C

( 6 )1

1

( 7 )

MAYO 2015

A TRAVÉS DE LA SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y


OFICIO INFORMATIVO

RECIBE

( 1 )

O

ACCESA, CONSULTA Y ANÁLIZA

INTERNET: LEYES, REGLAMENTOS Y

DOCUMENTACIÓN

( 2 )



RECIBE Y VERIFICA

( 5 )

1T


REALIZA LAS CORRECCIONES Y GENERA

1-2T

1T

( 5A )

OFICIO INFORMATIVO


TURNA PARA VISTO BUENO

1T

O

( 4 )


ORDENA

( 8 )

1T


ELABORA Y SOMETE A REVISIÓN

( 3 )

1T


ADMINISTRATIVOS

C

C





COPIA N

O CONTROLA

DA

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosFIRMAS DE AUTORIZACIÓN

MAYO 2015 38PÁG.

ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

COPIA N

O CONTROLA

DA

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosManual de ProcedimientosFIRMAS DE AUTORIZACIÓN

MAYO 2015 39PÁG.

Elaborado y autorizado en mayo de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y


MACARIA ANGELES FUENTESJEFA DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS

DE PROCEDIMIENTOS MANUAL

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