COTECIAD-10-2021 DICTAMEN DE BAJA DEFINmVA DE LA DOC UMENTAC iÓN INSTITUCIONAL 1999-2016, QUE EMITE El COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACiÓN DE DOCUME NTOS DEL IN STI TUTO ELECTORAL DE LA CIUDAO DE MÉXICO. De confonnidad con los articulos 4. fracción XVI II : 25; y 26, fracdófll de la Ley de Archivos de la Ciudad de México (Ley de Archives); 24 del Reg lamento del Sistema Institucional de Archivos del Institut o Electora l de la Ciudad de México (Reglament o del Sistema de Ar chivo s); y 4; Y 6, fracción XV del Regla-nento ele Operación y Funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de OocumenIQs del Instituto Electoral de la Ciudad de MéXICO (Reg lam ent o del COTECIAD): los dias 11 Y 25 de juniO de 2021 , se llevaron a cabo las sesiones Primera Extraordinaria y Tercera Ordinaria del Técni co Interno de Admi0i6tración de Documentos (COTECIAD), respectivamente, las fueron convocadas para la y aprobación del proyecto de Dictamen de 8ajiil Definitiva de la Documentación Institucional 1999-2016 (Di ctamen). -------------- ••• • - - -- -. Las sesiones del COTECIAD, antes referid as , se realizaron a través de la pl atafonna Microsoft Teams, en términos <Se los Acu erdos nUmeJos e IECMlACU-CG-OJ2I2020, documentos que seflalan la neresidad de Implementar medidas qu e garanticen, tanto la prestación efectiva de los servicios esen cia les del Instituto Electoral de la Ciudad de Mlb ico (Insti1uto Electoral) como la protección de su personal. con motivo de COVlD-19.· ------- --- --- .-• •• • ---- - • • - . -- -.- .. .. __ - -- . -- _. _- - • . - -- V 1S T 0 , para dictaminar i<I baja definitiva de la documentación del Insttuto Electoral, conforme a los • • • - ---- - - - • • - -- - - - - - - . - -- ------- --- -- ---- -- -• •• •• -- - ---- •• • - ---- -R ES U L T A N D O S -- -- -- ---- -- -- -- - ---- -- -- -- 1. EI 15 de enero de 1999. se creó ellnstiMo Electoral de la Ciudad de MéXI CO (Instituto Electoral), como un organismo autónomo. independiente en sus decisiones, con personalidad juridica y patrimonio propio; responsable de la fu nción estatal de organizar, deu rrollar y vigilar los procesos electorales locales y los procedimientos de participación ci udadana en la Ciudad de Méxic o, as í como det dlse/'io e Implementación de las
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COTECIAD-10-2021
DICTAMEN DE BAJA DEFINmVA DE LA DOCUMENTAC iÓN INSTITUCIONAL
1999-2016, QUE EMITE El COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACiÓN
DE DOCUMENTOS DEL INSTITUTO ELECTORAL DE LA CIUDAO DE MÉXICO.
De confonnidad con los articulos 4. fracción XVIII: 25; y 26, fracdófll de la Ley de Archivos
de la Ciudad de México (Ley de Archives); 24 del Reglamento del Sistema Institucional de
Archivos del Instituto Electora l de la Ciudad de México (Reglamento del Sistema de
Archivos); y 4; Y 6, fracción XV del Regla-nento ele Operación y Funcionamiento del Comité
Técnico Interno de Administración de OocumenIQs del Instituto Electoral de la Ciudad de
MéXICO (Reglamento del COTECIAD): los dias 11 Y 25 de juniO de 2021 , se llevaron a cabo
las sesiones Primera Extraordinaria y Tercera Ordinaria del Com~é Técnico Interno de
Admi0i6tración de Documentos (COTECIAD), respectivamente, las cual~ fueron
convocadas para la ~esentaci6n y aprobación del proyecto de Dictamen de 8ajiil Definitiva
IV, Los articulos 2, inciso CJ, fraCCiÓfl VI; 24; Y 36 del Reglamento det Sistema, establecen
la necesidad de elaborar los Inventarios de Beja Documental. los cuales constituyen
instl1,lmentos archivisticos en los que se describen las serie! del fondo documental,
COfrl'!$pondientes a cada uoa de las áreas vinculadas, que han de destruirse por haber
Dietllm.n d6 Bajll Definitiva rH la Doc.umrmfBc/ón Institucional (1 999-2016)
tumplido su cido de vida y no poseer valores primarios (administrativos, legales o fiscales)
ni r;eamdanos (ev;dénciales, testimoniales o informatfvos), - _ •• - - o o o. o •• ____ o •• ••
V, Los Inventarios de Bala Documental qoo forman parte del Dictamen, fueron analizados
por tas personas integrantes det COlECIAD, especialmente, por et Representante de los
órganoo deseoncentrados, las y los vocales de las éreas responsables de la
docl,lmentatión, confirmando que la misma se considera en el pre!.llnte Dictamen y
concuerda con las ~ documentates descritas en el Catétogo, que sus vigeocias han
caducado: y que, de acuerdo can la técnica selediva, la documentación queda sujeta al
procedimiento de la Baja Defin itiva por carecer de valores primarios ni setunt!ari09 que
motiven su ronservaci6n permanente como documentaCIÓn histórica. _. - - • - - - - - - o o o •
VI, El COTECIAD verificó, mediante los inventarlos de baja documental elaborados por las
éreas responsables de la documentación sujeta a baja definitiva, el desahogo de cada una
de las etapas del procedimiento eslablec:ido en el Manual de Ard'lfvos, para la baja derllliliva
de la documentación sujeta al presente Dictamen, De awerdo con el resultado de la
depuración documental , se ejecutaron las acciones siguientes:. - - - - - _ •••• - - - - o - •• -
;1) Identificación fisica de la documentación, cuyas Yigeocias han ooncIuido, de acuerdo
con el Catálogo - _. - - __ - - - - - - __ - - __ - _ • •• - - _ o o •• • •• o o o o . _. ___ • __ ____ •
b) Sefección técnica de la documentación con base en el Ca tálogo; es decir, separaclón
de la documentación $ujeta a bllJa definitiva de aquella que deberá conservarse
definitivamente en el Ardlivo HistOrico: o o o •• _. __ o • • o __ • _. _ _ • •• _. __ _ • _ • • __ _
e) Preparación de la documentación para Baja Definitiva: es decir, desintegración de
expedientes (desprendimiento de grapas, postes de aluminio o cualquier material
difefente a! papel), incorpofaci6n (!el papel en cajas de cartÍlfl y rotulación de la$
mismas: " - - _ o •• • •• o o __ o _ • • ••• 0 __ • ••• __ o o o o _. ____ o o o •• _. _ _ _ • _ •• _.
d) Presentación de los Inventarios de Baja Documental, elaborados por las áreas
respoosables de la documentaciÓf!, con el v\$lo bueno del titular de la OAlPyPDP, en su calidad de Admln~trador de los Archivos del Instituto Electoral, y - _. - - - - - _ •• - -
el Elaboración del proyecto del Dictamen, acorde con la documentación entregada y
desana en los Inventarios de Baja Documental, tanto de las áreas centrales como de los órganos desCOflcentrados- - - - ___ - - - o. _. _ ___ • _ _ • ___ ____ •• • __ _ - __ • o ••
Dkl~ do Baja Delinftlv. de 111 Documentación In,tilucional (1999·1016)
VII. De acuerda can 105 Inventarios de Baja Documental presentados por cada una de las
áreas responsables de la dOClJmenlación objeto del presente Dictamen, y que aho,..lorman
parte integral del Dictamen, el total de cajas con la documentaCión $lJ)ela a baja definitiva
asciende lila cantidad de 484 (CUATROCIENTOS OCHENTA Y CUATRO). ____ •• ••• _
Con base en los razonamientos y fundamentOi legales expuestos, el COTECIAD. em~e el