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Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Records, Dokumenten und Content mit direktem zielgerichtetem Zugriff.
Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.
In 2009 wird die GoBS durch die neuen GoBIT ersetzt.
Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für dieRevisionssicherheit von Archivsystemen:• Ordnungsmäßigkeit• Vollständigkeit• Sicherheit des Gesamtverfahrens• Schutz vor Veränderung und Verfälschung• Sicherung vor Verlust• Nutzung nur durch Berechtigte• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen• Dokumentation des Verfahrens• Nachvollziehbarkeit• Prüfbarkeit
Neue Initiative in 2009, die anstelle oder ergänzend zu revisionssicheren Archiven den Begriff der „rechtssicheren Archive“ einführen will.
• Zertifizierung – auch von Produkten – geplant• „Mehr Sicherheit für den Anwender“
Aber:Kann man im Vorwege schon bei derBeschaffung die „Rechtssicherheit“ bescheinigen?Revisionssicherheit geht von der Prüfungder Systeme beim Anwender im laufenden Betrieb aus und bescheinigt, dass allesordnungsmäßig eingesetzt wird.
Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen.
Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.
Dokumentenmanagement dient zur datenbank- gestützten Verwaltung elektronischer Dokumente.
Dokumentenmanagement im engeren SinnUnter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs- und Kontrollfunktionen für die wachsenden Dateibestände als Ersatz des File-Managers zur Verfügung zu stellen.
Dokumentenmanagement im weiteren SinnUnter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Imaging, Scannen, COLD Workflow, Groupware, elektronische Archivierung und andere.
• Dokumentenmanagement unterstützt den dynamischen Teil des Lebenszyklus einschließlich Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten.
• Records Management übernimmt die Verwaltung der Dokumente, sobald sie archivierungswürdig oder archivierungspflichtig werden und sichert die Konsistenz, Authentizität und andere Merkmale.
• Archivierung dient zur sicheren und unveränderbaren Speicherung der Informationen, die mit einem Records Management verwaltet werden.
Unterschiedliche Arten von Standards:„Äpfel und Birnen“• Architekturen• Protokolle• Funktionalität• Metadaten• Schnittstellen• Dokumentformate• Austauschformate• Sicherheit• Signaturen• Aufzeichnungsformate• Speichermedien• …& dies allgemein sowie in fach- und branchenspezifische
SNIA XAMXAM „eXtensible Access Method“ • Entwickelt ursprünglich von IBM und EMC sowie HP,
Hitachi Data Systems (HDS) und Sun Microsystems (Oracle).
• Übernommen von der SNIA im Rahmen der „Fixed Content Aware Storage Technical Work Group“ (FCAS TWG): XAM als Grundlage für die Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen Datenarchivierung.
• Ziel des SNIA-Data-Management-Forums ist, Standards für das Speichern unveränderlicher Inhalte zu entwickeln.
• XAM soll das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen vereinfachen.
• Zur Zeit existieren 3 verschiedene Ausprägungen von XAM.
LTACSI Long-Term Archive and Compliance Storage Initiative SNIA Konsortium zur Lösung von Langzeitarchivierungsproblemen
Zielsetzung: • weltweite Vorgaben für Best Practices und für Standards
für die Langzeitarchivierung, die elektronische Archivierung generell und Compliance-relevante Systeme schaffen
• konkrete Anforderungen an XAM und andere ILM Aktivitäten der SNIA definieren.
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Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard
Die „100-Jahre“-Initiative ist eine Untergruppe von LTACSIZielsetzung:
Mit Hilfe von Archiv-Anwendungen Daten-Objekte für die nächsten 100 Jahre logisch lesbar und migrierbar machen.
• Die XAM-Spezifikationen wurden Mitte 2008 durch das Archivierungsformat SD-SCDF (Self-Describing Self Contained Data Format) aufgewertet.
• Dies ermöglicht die Langzeitaufbewahrung digitaler Daten auch beim Wechsel von Hardware und Anwendungen.
• Die Initiative fordert einen multidisziplinären Ansatz, der auch Architektur- und funktionale Themen wie die ISO 17421 OAIS Open Archival Information Systems adressiert.
Nestor• „Network of Expertise in long-term Storage and
availability of digital Resources in Germany“• englische Übersetzung des offiziellen BMBF-Projekttitels
„Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen in Deutschland“
Projektpartner• Die Deutsche Nationalbibliothek, Niedersächsische
Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen, Computer- und Medienservice und Universitätsbibliothek der Humboldt-Universität zu Berlin, Bayerische Staatsbibliothek (München), Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, Institut für Museumskunde, Bundesarchiv (seit 2005)
Definition: • Vertrauenswürdigkeit (engl. trustworthiness) wird als
Eigenschaft eines Systems angesehen, gemäß seinen Zielen und Spezifikationen zu operieren.
• Aus Sicht der IT-Sicherheit stellen Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Grundwerte dar. IT-Sicherheit ist somit ein wichtiger Baustein für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive.
• Die Spezifikation wird über den DIN in die ISO-Standardisierung eingereicht.
Europeana• EUROPEANA ist das lateinische Wort für „europäisch“ und
steht hier als Kurzform für „Bibliotheca Europeana“, die Europäische Bibliothek
• Einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug zum Auffinden von Ressourcen aus ganz Europa als „multimediales Museum“
• Am 20. November 2008 von der Europäischen Kommission gestartet
• Nutzer haben u.a. Zugriff auf 2 Mio. Bücher, Landkarten, Fotografien, Archivdokumente, Gemälde, Filme und Musik aus Nationalbibliotheken und Kulturinstituten der 27 EU-Mitgliedsstaaten
• Mehr als 1000 Archive, Museen und Bibliotheken haben bereits digitalisiertes Material zur Verfügung gestellt
• 2010 soll Europeana mindestens 10 Mio. Beiträge beinhalten!! DERZEIT NUR EINE BETA-VERSION !!
• „Das Gedächtnis des Internets“• 1997 von Brewster Kahle zur Archivierung des WWW initiert• 2009 wurde die Datenbank in ein "Modular Datacenter" von
Sun Microsystems in Santa Clara verlegt• Gespeicherte Webseiten in verschiedenen Versionen können
abgerufen werden. • Die Auswahl der zu speichernden Seiten erfolgt über den
Dienst Alexa. Alle dort hinterlegten URLs werden regelmäßig aufgerufen und archiviert.
• Der Gesamtumfang beträgt etwa 85 Milliarden Seiten (Stand: März 2007). Das Archiv hat eine geschätzte Größe von drei Petabyte und wächst um ca. 100 Terabyte pro Monat
Wie geht es unter Oracle weiter?
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Internet_Archive und http://www.computerwoche.de/knowledge_center/datacenter_server/1891307/
• „Flugdatenrekorder“ fürs Unternehmensnetz von der Firma Axxana
• „Kühlschrank-große“ Box, die digitale Daten zusammenhalten soll
• extrem robuste Box, die sogar Erdbeben, Feuer oder Anschlägen standhalten soll
• jedes Bit, das in Speicherbänke des Rechenzentrums geschrieben wird, landet zeitgleich in der Blackbox und wird für einen definierbaren Zeitraum zwischengespeichert
• Blackbox fertigt kontinuierlichen Backup an, der überschrieben wird, sobald der Speicher voll ist und die Daten ins externe Rechenzentrum überspielt wurden
• integrierter Peilsender ermöglicht zielsichere Bergung von Phoenix
• Daten können über speziell gesicherten Netzwerkanschluss per Notebook oder sogar drahtlos ausgelesen werden
• Speichergröße: zwischen 72 und 300 Gigabyte• Phoenix nutzt robuste Flash-Speicherbausteine• die Kosten für den Phoenix werden im sechstelligen
• Noch schneller als Festplatten: Zugriffszeiten liegen hier im Mikrosekundenbereich (ca. 200 μs), die Übertragungsraten (80 MB/s (schreiben) – 250 MB/s (lesen)) erreichen speziell beim Lesezugriff bisher von keinem anderen externem Speichermedium erreichte Werte
• Sehr robust, geringer Energiebedarf, geringe Wärmeentwicklung und extrem leise
• Aber: sehr teuer > 3 Euro/GB• Lebensdauer liegt bei ca. 5 Jahren, die maximale
Kapazität einer Solid State Disk beträgt heute 128 GB • Für die Langzeitarchivierung daher weniger geeignet
• Der „natürliche“ Nachfolger der optischen Speicher • Zwei Verfahren zur Speicherung von Hologrammen
als Repräsentanten von ganzen Bitströmen werden zur Zeit entwickelt: InPhase vs. HVD-Alliance
• Holographische Speicher erreichen relativ hohe Transferraten (160 MBit / s (=20MB/s)); künftige Generationen sehen Transferraten von 80MB/s bzw. 120 MB/s vor
• Lebensdauer holographischer Speicher wird mit mehr als 50 Jahren angegeben
• Vielleicht DAS Archivspeichermedium der Zukunft?
Präsident Bush und seine Administration galten als nicht sehr Informationstechnik-afin:
Fakt 1:Die Bush-Administration steht wegen ca. 5 Millionen verlorener E-Mails in mehreren Verfahren vor Gericht!
Fakt 2:Die NARA musste bereits weit über 100 Millionen US $ in die Archivierung der Bush-Hinterlassenschaft investieren und steht vor kaum lösbaren Problemen der Aufbereitung und Übernahme der elektronischen Informationen!
• Die wenigsten Nationalarchive und Archive der öffentlichen Verwaltung sind bisher auf die elektronische Informationsflut vorbereitet.
• Das Bundesarchiv hat erst in 2008 eine erste Archivlösung beschafft …
… und wie steht es mit den Wirtschaftsarchiven?(die revisionssichere Archive für steuerrelevante Daten und kaufmännische Dokumente einmal außen vor gelassen …)