Das Personalverwaltungssystem für den öffentlichen Dienst Aus der Praxis für die Praxis Allgemeines Das Personalverwaltungs-System PAUSE ist ein System,

Das Personalverwaltungssystem für den öffentlichen Dienst

Aus der Praxis für die Praxis

AllgemeinesAllgemeinesDas Personalverwaltungs-System „PAUSE“ ist ein System, das die tägliche Arbeit in der Personalverwaltung vereinfacht. Das bedeutet Zeitersparnis bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung.

PAUSE-Personaldatenbank ist kein Abrechnungssystem!

Sie sparen Zeit …

weil das System Ihre tägliche Arbeit unterstützt und Ihnen damit die Möglichkeit bietet, sich um wichtige Dinge zu kümmern, ohne dass die Qualität der Arbeit leidet.

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AllgemeinesAllgemeinesBei der (Weiter-)Entwicklung des PAUSE-Programms wird sehr viel Wert darauf gelegt, dass die Funktionen für die praktische Arbeit in der Personalverwaltung nützlich sind. Die Bedienung muss auch ohne Erklärung intuitiv und einfach bleiben. Denn erst durch leichte Bedienbarkeit unterstützt ein Programm die Arbeit.

da das System auch für Ungeübte leicht zu bedienen ist.

Das Programm wird nach Ideen aus der Praxis ständig weiterentwickelt. Damit bleibt es praxisbezogen.

Sie sparen Zeit … PAUSE-Personaldatenbank:

zeigt wichtige Personaldaten

erstellt Wiedervorlagen

fertigt den Schriftverkehr

berechnet Zeiten

mit Stellenübersicht

mit Kranken-/Abwesenheitskarte

Datenauswertung und Seriendruckfunktion

und vieles mehr …

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AllgemeinesAllgemeinesViele Tätigkeiten in der Personalverwaltung werden vom Programm unterstützt. Besonders Standard-Aufgaben, die täglich immer wieder vorkommen. Hier hilft das PAUSE-Programm. Manche Funktionen gestalten ganze Arbeitsprozesse, ohne dass erforderliche Schritte einzeln ausgeführt werden müssen.

da das PAUSE-Programm aus der Praxis heraus entwickelt wird und somit leicht bedienbar ist.

Zeitersparnis bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung. Das ist das Ziel von PAUSE. Die Sachbearbeitung unterstützen.

Das kostet Zeit …

komplizierte Bedienung eines Programms

Bemerkungen und Notizen auf Zetteln sammeln

bei Anrufen erst die Personalakte holen

Nachfragen bei anderen Sachbearbeitern

Das bringt Zeit …

schnelle Verfügbarkeit von Daten ohne Nachfragen

automatische Durchführung von Arbeitsprozessen

Informationen im Fall auch für andere hinterlegen

Standard-Schriftverkehr auf „Knopfdruck“

Sie sparen Zeit …

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Daten- und Daten- und EingabemaskeEingabemaske

Wichtige Personaldaten, die für die tägliche Sachbearbeitung erforderlich sind, werden übersichtlich dargestellt. Damit entfällt das häufige Nachschlagen in Personalakten oder Nachfragen bei anderen Sachbearbeitern zum Sachverhalt. Auch bei Telefongesprächen können Anfragen direkt beantwortet werden.

durch die schnelle Verfügbarkeit von Personal-Informationen.

Sie sehen die Standardansicht des Programms.

Die Registerkarte „Persönlich“ ist geöffnet!

Sie sparen Zeit …

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Daten- und Daten- und EingabemaskeEingabemaske

Der obere Teil der Datenmaske wird dauerhaft angezeigt, um die wichtigsten Personaldaten im Blick zu haben. In der unteren Hälfte bieten Registerkarten weitere Bereiche, in denen Sie schnell Informationen zum Personalfall erhalten können.

Sie sehen die Standardansicht des Programms.

Die Registerkarte „Persönlich II“ ist geöffnet!

Sie sparen Zeit …

durch die schnelle Verfügbarkeit von Personal-Informationen.

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Daten- und Daten- und EingabemaskeEingabemaske

Der obere Teil der Datenmaske wird dauerhaft angezeigt, um die wichtigsten Personaldaten im Blick zu haben. In der unteren Hälfte bieten Registerkarten weitere Bereiche, in denen Sie schnell Informationen zum Personalfall erhalten können.

Sie sehen die Standardansicht des Programms.

Die Registerkarte „Beruflich“ ist geöffnet!

Sie sparen Zeit …

durch die schnelle Verfügbarkeit von Personal-Informationen.

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Daten- und Daten- und EingabemaskeEingabemaske

Jede Registerkarte enthält Daten zu einem bestimmten Bereich. Viele Felder, die ein Datum enthalten, werden vom Programm automatisch überwacht und bei Fälligkeit in der Wiedervorlage des Sachbearbeiters angezeigt. Bei der Eingruppierung und Berechnung von (Dienst-)Zeiten hilft ein Assistent.

bei der Berechnung von Dienstzeiten und Bewährungs-aufstiegen. Das erledigt ein Assistent, der auch das Anrechnen von Zeiten übernimmt.

Sie sehen die Standardansicht des Programms.

Die Registerkarte „Vergütung“ ist geöffnet!

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Assistent für Assistent für EingruppierungEingruppierung

Mit dem Eingruppierungs-Assistenten wird die Berechnung von Bewährungs-aufstiegen einfach gemacht. Das Programm berechnet die Aufstiege sowie 25-jähriges und 40-jähriges Dienstjubiläum (soweit es erreicht wird). Alle Termine werden sofort von der Wiedervorlage überwacht.

bei der Eingruppierung eines Personalfalls, da die Merkmale deutlich sichtbar hinterlegt sind und nur ausgewählt werden müssen.

Viele Tarifverträge sind bereits hinterlegt. Die Liste der Tarifverträge wird ständig erweitert (hier Beispiel TVöD).

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Assistent für Assistent für EingruppierungEingruppierung

Für viele Bereiche in der Personalverwaltung, die das Programm unterstützen kann, sind Hilfen vorhanden. Für die Überleitung alter Personalfälle in den TVöD ist schnellstmöglich ein Assistent entwickelt worden, der Sie bei der Eingruppierung unterstützt, ohne dass Sie Listen zur Hilfe nehmen müssen.

weil das Programm immer an neue Anforderungen in der Personal-verwaltung angepasst wird.

Die Meldung berechnet auf Wunsch das Erreichen der folgenden Entwicklungsstufen nach Tarif.

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Assistent für Assistent für EingruppierungEingruppierung

Mit dem PAUSE Zeitenrechner können Sie auf einfache Weise Vorzeiten anrechnen oder Unterbrechungen wie Elternzeit und Sonderurlaub. Die Tage rechnet das Programm genau aus und verändert die hinterlegten Dienst- und Bewährungszeiten entsprechend der tarifvertraglichen Regelung.

bei der Anrechnung von Vorzeiten oder Unterbrechungen.

Der Zeitenrechner berücksichtigt jedes Schaltjahr

und rechnet taggenau.

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Daten- und Daten- und EingabemaskeEingabemaske

In vielen Menüs können Sie Informationen zum Personalfall hinterlegen. Die Info-Historik speichert Ihre wichtigsten Arbeitsschritte. Sie können sich jederzeit über erledigte Tätigkeiten informieren, ohne eine Akte hervorzuholen. Besonders bei telefonischen Anfragen ist eine Sofort-Auskunft möglich.

da Informationen über erledigte Arbeiten gespeichert werden.

Sie sehen die Standardansicht des Programms.

Die Registerkarte „Info-Historik“ ist geöffnet!

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Daten- und Daten- und EingabemaskeEingabemaske

Die Anzeige von Schlüsseldaten ist wichtig, um die sozialversicherungs-rechtliche Einstufung schnell einzusehen. Ebenso können Anfragen nach bestimmten Daten, zum Beispiel der Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft oder Mitgliedsnummer einer Zusatzversorgungskasse, sofort erledigt werden.

weil Sie Daten für Haushalt und Sozialrecht sofort ansehen können.

Sie sehen die Standardansicht des Programms.

Die Registerkarte „Schlüssel“ ist geöffnet!

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Daten- und Daten- und EingabemaskeEingabemaske

Das automatische Vordruckwesen ist eines der großen Vorzüge des PAUSE-Programms. Hinterlegte Vordrucke werden mit den Daten des Programms und mit Berechnungen gefüllt. Termine in Vordrucken (Befristungen) werden vom Programm ohne Ihr Zutun in der Wiedervorlage gespeichert und überwacht.

da Sie Vordrucke auf „Knopfdruck“ fertigen. Während andere den Vordruck noch suchen, haben Sie Ihren bereits verschickt.

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Die Registerkarte „Vordrucke“ ist geöffnet!

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VordruckeVordruckeMit dem Vordruck-Assistenten des Programms haben Sie die Möglichkeit, Ihre mit Microsoft Word (ab Version 97) erstellten Vordrucke an die Datenbank anzubinden. Diese sind sofort für alle Benutzer verfügbar und können mit einem Klick auf den Vordruck-Explorer gefertigt werden.

da Sie Vordrucke auf „Knopfdruck“ fertigen. Während andere den Vordruck noch suchen, haben Sie Ihren bereits verschickt.

Mit dem Vordruck-Assistenten können Sie ganze Vordrucksätze erstellen. Wird ein Vordruck ausgewählt, werden weitere gefertigt.

Sie sparen Zeit …

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VordruckeVordruckeDer von Ihnen eingebrachte Vordruck kann über den Explorer in der Datenmaske aufgerufen werden oder mit dem Vordruck-Menü, das ebenfalls über die Datenmaske aufgerufen wird. Es bietet weitere Funktionen. Bestimmen Sie beispielsweise welche Vordrucke eines Satzes gefertigt werden sollen.

da Sie Vordrucke auf „Knopfdruck“ fertigen. Während andere den Vordruck noch suchen, haben Sie Ihren bereits verschickt.

Mit dem Vordruckwesen in PAUSE wird die Pflege Ihrer Vordrucke ganz einfach. Änderungen sind sofort für alle verfügbar.

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VordruckeVordruckeDer Vordruck-Assistent bietet Ihnen auch die Möglichkeit, eigenen Text einzugeben oder aus Textbausteinen auszuwählen. Im Kopfbogen-Menü wird der geschriebene Text im Personalfall gespeichert und kann jederzeit wieder aufgerufen werden. Das erspart bei Nachfragen den Blick in die Personalakte.

da Sie Vordrucke auf „Knopfdruck“ fertigen. Während andere den Vordruck noch suchen, haben Sie Ihren bereits verschickt.

Mit dem Vordruckwesen in PAUSE wird die Pflege Ihrer Vordrucke ganz einfach. Änderungen sind sofort für alle verfügbar.

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VordruckeVordruckeDas Programm fertigt den Vordruck als Word-Dokument im Hintergrund und füllt es mit den Daten, die im System hinterlegt sind. Das Ergebnis ist ein normales Word-Dokument, das Sie wie gewohnt weiter bearbeiten können.

da Sie Vordrucke auf „Knopfdruck“ fertigen. Während andere den Vordruck noch suchen, haben Sie Ihren bereits verschickt.

Mit dem Vordruckwesen in PAUSE wird die Pflege Ihrer Vordrucke ganz einfach. Änderungen sind sofort für alle verfügbar.

Sie sparen Zeit …

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FunktionenFunktionenKlicken Sie auf bestimmte Felder, öffnet sich ein Menü, das Ihnen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten bietet. Im Beispiel das Fertigen einer Meldung an die Gehaltsabrechnungsstelle, das Zeigen des Termins in der Abwesenheitskarte oder das Öffnen des Lohnfortzahlungs-Rechners.

weil Sie das System individuell gestalten können.

In diesen Spezialmenüs können Sie bestimmen, welcher Vordruck gefertigt werden soll.

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WiedervorlageWiedervorlageDie Befristung von Arbeitsverhältnissen, Erreichen des Ruhestandes und viele andere Termine müssen von der Personalabteilung überwacht werden. PAUSE registriert zurzeit 18 Termine, die beim Arbeiten mit dem Programm im Regelfall automatisch eingetragen und somit nicht mehr vergessen werden.

da Termine vom System nicht nur überwacht und bei Fälligkeit rechtzeitig angezeigt, sondern vielfach selber eingetragen werden.

Die Wiedervorlage wird beim Start des Programms automatisch oder mit einem Menü jederzeit aufgerufen.

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WiedervorlageWiedervorlageUnter anderem diese Termine überwacht das PAUSE-Programm und zeigt Sie Ihnen in der Regel 60 Tage vor der Fälligkeit an, damit Sie ausreichend Zeit haben, den Vorgang zu erledigen.

da Termine vom System nicht nur überwacht und bei Fälligkeit rechtzeitig angezeigt, sondern vielfach selber eingetragen werden.

Die Wiedervorlage kann nach Zuständigkeiten innerhalb der Abteilung für einzelne Personen ausgewertet werden (Standard).

Sie sparen Zeit … 1./2./3. Bewährungsaufstieg

2. – 6. Entwicklungsstufe (TVöD)

25-jähriges/40-jähriges Dienstjubiläum

befristete Arbeitsverhältnisse

befristete Stundenänderung

Ende des Mutterschutzes/der Elternzeit

Ende einer Beurlaubung

Ende der Lohnfortzahlung

abgelaufener Schwerbehinderten-Ausweis

Eintritt in den Ruhestand

Ablauf der Arbeitsgenehmigung

selbst eingetragene Termine und Aufgaben …

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ZuständigkeitZuständigkeitFällige Termine, die von der Wiedervorlage des Programms angezeigt werden, werden auf Wunsch bei der Sachbearbeiterin/dem Sachbearbeiter angezeigt, die bzw. der für diesen Personalfall zuständig ist. In einem einfachen Menü werden diese Zuständigkeiten bestimmt.

da Sie die für Sie wichtigen Termine angezeigt bekommen und erledigen können.

Im Vertretungsfall kann die Wiedervorlage jeder Sachbearbeiterin bzw. jeden Sachbearbeiters aufgerufen werden.

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BerechnungenBerechnungenZur Berechnung von Mutterschutz- und Elternzeiten, dem Ende der Lohnfortzahlung oder der Probezeit finden Sie Menüs im Programm. Die Ergebnisse der Berechnung werden vom System automatisch in die Wiedervorlage eingetragen und überwacht.

da Sie Standard-berechnungen im Personalbereich durch das System erledigen lassen können.

Sie sehen die Beispielmenüs zur Berechnung von

„Mutterschutz“ und „Probezeit“!

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BerechnungenBerechnungenDas Programm überprüft in einigen Bereichen Ihre Eingaben darauf, ob vielleicht weitere Personalmaßnahmen erforderlich sind. Falls Sie die Anfrage bestätigen, werden diese Schritte durch das System erledigt. Damit bleiben Sie auch bei hohem Arbeitsanfall auf der sicheren Seite.

da Sie das Programm an Konsequenzen erinnert.

Nachdem ein Geburtsdatum eingeben worden ist, bietet das Programm an, Mutterschutz-Zeiten neu zu berechnen.

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BerechnungenBerechnungenDie Historik-Funktion von PAUSE zeigt den beruflichen Werdegang eines Personalfalls auf. Ältere Daten gehen nicht verloren und können jederzeit aufgerufen werden (zum Beispiel Stundenänderungen, Änderungen der Vergütungsgruppe, der Beschäftigungsstelle oder Abwesenheiten wie Elternzeit).

da Sie den beruflichen Werdegang eines Personalfalls jederzeit ansehen können.

Gerade für die Betriebskostenabrechnung im Kindergartenbereich hilft die berufliche Historik.

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StellenübersichtStellenübersichtEin wichtiges Instrument der Personalverwaltung ist die Stellenübersicht. Täglich aktualisiert werden die laufenden Zahlfälle einer Einrichtung angezeigt. So haben Sie ständig den Überblick über die Stellensituation, ohne dass Sie dieses Menü extra pflegen müssten - das erledigt das System automatisch.

weil Sie die Stellensituation einer Einrichtung jederzeit tagesaktuell ansehen können.

Die Stellenübersicht berechnet für den Bereich der Kindertages-stätten SOLL und IST der Fachkraft- und Ergänzungskraft-Stunden.

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Abwesenheits-/ Abwesenheits-/ KrankenkarteKrankenkarte

Dieses integrierte Menü bietet Ihnen die Möglichkeit, Abwesenheiten Ihrer Beschäftigten auf leichte Weise einzutragen. Die Abwesenheitstage werden für jeden Abwesenheitsgrund automatisch berechnet. Abwesenheitsgründe und Warnungen können Sie selber definieren.

weil Sie die Abwesenheit von Personen grafisch darstellen und somit leicht übersehen können.

Dauert eine Erkrankung schon länger als 30 Tage, berechnet das Programm automatisch das Ende der Lohnfortzahlung.

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Weitere Weitere ÜbersichtenÜbersichten

Wie häufig suchen Sie Informationen in Listen. Im PAUSE-Programm haben Sie alle notwendigen Daten nicht nur des Personals, sondern auch Ihrer Einrichtungen oder Träger schnell zur Hand.

weil Sie auch nach Daten von Arbeitgeber, Einrichtung und Beschäftigungs-stelle nicht in Listen suchen müssen.

Mit der Übersicht für Träger und Einrichtungen sehen Sie unter anderem wichtige Adressen, Telefonnummern und Ansprechpartner.

Sie sparen Zeit …

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DatenauswertungDatenauswertungEin wichtiges Instrument einer Datenbank ist die Auswertung. Der Abfrage-Assistent bietet Ihnen hierfür alle Möglichkeiten. Kriterien können schnell und einfach eingegeben werden. Das Ergebnis wird sofort angezeigt, sodass Sie die Abfrage so lange ändern können, bis diese Ihren Anforderung entspricht.

da Sie sich auf einfache Weise schnell Listen nach allen möglichen Kriterien erstellen lassen können.

Sie können alle Felder mit allen Kriterien kombinieren und Abfragen, die oft benötigt werden, speichern.

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WartungsmodusWartungsmodusAlle wichtigen Programmfunktionen lassen sich im Wartungsmodus individuell einstellen. So können Sie das System für sich und andere auf Ihre Bedürfnisse einstellen. Auch können Sie hier festlegen, welche Zugriffsrechte einzelnen Personen zugebilligt werden sollen.

Im Wartungsmodus kann im Regelfall bei Programmstörungen schnell eine Fehlerdiagnose erstellt und der Fehler behoben werden.

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Import-AssistentImport-AssistentWenn Sie Anwender des Systems KIDICAP© sind, haben Sie mit dem PAUSE-Import-Assistenten die Möglichkeit, Daten, die Sie mit dem Auswahlgenerator erstellt haben, in das PAUSE-Programm zu importieren. Der Import-Assistent konvertiert alle Daten in das entsprechende Format.

Der Import-Assistent aktualisiert die Personalfälle mit den Daten aus KIDICAP nur in den Feldern, die Sie ausgewählt haben.

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Import-AssistentImport-AssistentAuf Wunsch erstellt das System für die importierten Personalfälle eine Historik. Damit bleiben die bisherigen Personalfälle unverändert vorhanden und die neuen werden mit einem Stichtag zu aktuellen Fällen. Somit kann der bisherige Personalfall über die Historik-Funktion von PAUSE eingesehen werden.

Die Historik bietet die Möglichkeit, einen Personalfall zu einem Stichtag unverändert zu lassen und einzusehen.

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ReferenzenReferenzen Viele Dienststellen aus dem öffentlichen Bereich haben sich bereits für das Programm entschieden. Das sind unter anderem:

Auf Wunsch nennen wir Ihnen Ansprechpartner anderer Dienststellen, die das PAUSE-Programm einsetzen.

Evangelische Kirche von Westfalen16 Kreiskirchenämter

Gehaltsabrechnungsstelle beim Landeskirchenamt

Evangelische Kirche im RheinlandGemeindeamt Mettmann

Erzbistum Köln31 Rendanturen

Erzbischöfliches Generalvikariat

WeitereBundeszentrale der Johanniter Unfallhilfe

Bürgerheim Biberach

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Danke,

dass Sie sich die Zeit genommen haben, das Personalverwaltungsprogramm

PAUSE kennen zu lernen.

Bei weiteren Fragen schicken Sie bitte eine E-Mail an:

[email protected]

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