ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO

“Hướng dẫn đánh giá nhu cầu đào tạo”

Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc giai đoạn 2

Tài liệu hướng dẫn

“ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO”


Mục tiêu và đối tượng sử dụng tài liệu

Bộ tài liệu hướng dẫn “Đánh giá nhu cầu đào tạo”. nhằm mục đích giúp cho các cán

bộ, nhân viên Ban quản lý dự án các cấp, các cơ sở đào tạo của các tỉnh, đặc biệt là

các cán bộ tăng cường năng lực trong việc phân tích, đánh giá và xác định nhu cầu

đào tạo và các yêu cầu cần thiết về tăng cường nhận thức cho các nhóm đối tượng

mục tiêu của dự án phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch tăng cường năng lực toàn

dự án giai đoạn thực hiện 42 tháng. Ngoài ra, tài liệu này còn giúp ích cho các cán

bộ làm công tác đào tạo, cán bộ các cơ sở đào tạo trong công tác xây dựng, phát

triển và thực hiện các chương trình đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội.

Đối tượng sử dụng tài liệu:

Cán bộ, nhân viên Ban quản lý dự án các cấp

Cán bộ tăng cường năng lực của dự án

Các cơ sở đào tạo của tỉnh (PTI)

Hướng dẫn viên các nhóm cộng đồng

Các tư vấn, cộng tác viên tham gia trong các hoạt động của hợp phần tăng

cường năng lực của dự án

Nội dung chính:

Bộ tài liệu này nhằm cung cấp cho người sử dụng những nội dung chính như sau:

Giới thiệu chung về dự án và hợp phần tăng cường năng lực.

Giới thiệu về khái niệm chung và khung lý thuyết sử dụng trong đánh giá nhu

cầu đào tạo. Ý nghĩa, tầm quan trọng của việc đánh giá nhu cầu đào tạo.

Tiến trình/các bước đánh giá nhu cầu đào tạo; Công cụ và khung phân tích sử

dụng để xác định và phân tích nhu cầu đào tạo.


Phần I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DỰ ÁN

1. Giới thiệu về mục tiêu của dự án

Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Ngân hàng Thế giới

(WB) hỗ trợ khoản tín dụng IDA để thực hiện Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi

phía Bắc giai đoạn 2 (NMPRP-2).

Mục tiêu Phát triển của dự án: Nâng cao mức sống của những người hưởng lợi dự

án thông qua (i) cải thiện việc tiếp cận cơ sở hạ tầng sản xuất; (ii) tăng cường năng

lực thể chế của chính quyền cơ sở và năng lực sản xuất của cộng đồng địa phương:

và (iii) tăng cường liên kết thị trường và sáng kiến kinh doanh.

Các mục tiêu cụ thể của dự án là:

①. Góp phần giảm tỷ lệ hộ nghèo của các tỉnh trong vùng dự án với mức 3%

mỗi năm;

②. Ít nhất 60% số người hưởng lợi hài lòng với việc lựa chọn, thiết kế và thực

hiện các hoạt động dự án;

③. Ít nhất 60% số hộ gia đình trong vùng dự án được hưởng lợi từ việc tiếp

cận cơ sở hạ tầng cơ bản ;

④. Thu nhập của các hộ hưởng lợi tăng thêm tối thiểu 10%;

⑤. Sản lượng nông nghiệp vùng dự án tăng thêm ít nhất 10%;

⑥. Ít nhất 60% số xã dự án lồng ghép đầy đủ các hoạt động dự án vào kế

hoạch phát triển kinh tế xã hội của địa phương;

⑦. Ít nhất 60% số xã có kế hoạch giảm thiểu rủi ro thiên tai.

Dự án bao gồm các hợp phần sau:

Hợp phần 1: Phát triển kinh tế huyện: Hỗ trợ thực hiện Kế hoạch Phát triển kinh tế

xã hội huyện tập trung vào cơ sở hạ tầng sản xuất để tạo việc làm và tăng thu nhập

cho người dân địa phương, đa dạng hóa sinh kế cho người nghèo nông thôn;

Hợp phần 2: Ngân sách Phát triển Xã: Cung cấp các khoản tài trợ cho các tiểu dự

án để hỗ trợ thực hiện Kế hoạch phát triển xã;


Hợp phần 3: Tăng cường năng lực: Tăng cường năng lực cho tất cả các bên liên

quan của dự án tại các cấp trung ương, tỉnh, huyện, xã và thôn bản

Hợp phần 4: Quản lý dự án: Hỗ trợ quản lý, giám sát và đánh giá dự án hiệu quả bao

gồm hỗ trợ thực thực hiện, điều phối, truyền thông, chia sẻ thông tin và học hỏi và

hỗ trợ tăng cường chất lượng, giám sát và kiểm toán nội bộ và độc lập.

2. Hợp phần Tăng cường năng lực và mối quan hệ và tác động của hợp

phần đối với việc thực hiện các mục tiêu của dự án

Mục tiêu của hợp phần này là nâng cao năng lực của chính quyền địa phương và

cộng đồng trong việc lập kế hoạch, quản lý, triển khai, giám sát và duy trì các hoạt

động của dự án. Xúc tiến đào tạo nghề và tăng cường năng lực cho những người

hưởng lợi của dự án thông qua việc phát triển các kỹ năng và lập kế hoạch đối phó

với rủi ro thiên tai và các rủi ro khác.

Các tiểu hợp phần của hợp phần tăng cường năng lực

Tiểu hợp phần 3.1: Hỗ trợ công tác lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội. Dự án sẽ

hỗ trợ các hoạt động nhằm tăng cường chất lượng của kế hoạch phát triển kinh tế xã

hội giai đoạn 2011 -2015 đặc biệt trong các lĩnh vực giảm nghèo ở khu vực nông

thôn, ở cấp tỉnh và huyện. Cụ thể hơn, Dự án sẽ hỗ trợ các huyện cải thiện các kế

hoạch và việc phân bổ nguồn lực bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận từ dưới

lên, bắt đầu từ cấp xã. Các hỗ trợ của dự án bao gồm việc hỗ trợ các hoạt động tập

huấn, hội thảo, tham vấn, lập kế hoạch hàng năm ở cấp xã làm cơ sở cho lập kế

hoạch của huyện và các hoạt động khác như hội thảo, tham vấn ở cấp huyện, đánh

giá và xếp thứ tự ưu tiên.

Tiểu hợp phần 3.2: Đào tạo cán bộ xã và thôn bản. Dự án sẽ cung cấp dịch vụ đào

tạo cho các thành viên các Ban phát triển xã từ khi bắt đầu thực hiện dự án. Các

khoá bồi dưỡng sẽ được tổ chức theo từng lớp ngắn hạn (tối đa 3 ngày) và nhắc lại

từ 3 – 6 tháng một lần, hoặc tùy theo yêu cầu thực tế. Các trung tâm dạy nghề của

tỉnh được lựa chọn trên cơ sở đánh giá năng lực và kinh nghiệm sẽ thực hiện việc

đào tạo trên cơ sở các mô hình và chương trình đào tạo chung do Ban điều phối dự

án trung ương xây dựng.

Tiểu hợp phần 3.3: Đào tạo cán bộ huyện. Tất cả các thành viên của Ban quản lý dự

án huyện đều được tập huấn về phương thức thực hiện dự án và lập kế hoạch chi tiết.


Các trường/cơ sở đạo tạo của tỉnh được lựa chọn trên cơ sở đánh giá năng lực và

kinh nghiệm sẽ thực hiện việc đào tạo. Dự án sẽ tổ chức đào tạo lần đầu vào năm

thứ nhất sau đó tổ chức các lớp bồi dưỡng nhắc lại 6 tháng một lần.

Tiểu hợp phần 3.4: Đào tạo các kỹ năng liên quan đến việc làm. Dự án sẽ hỗ trợ cho

các thanh niên có nguyện vọng và nhu cầu học nghề của các hộ nghèo trong các xã

dự án có được các kỹ năng để tăng cơ hội có việc làm. Dự án sẽ hỗ trợ tiền học phí

tại các trung tâm dạy nghề có chất lượng hoặc chi phí học nghề trong các cơ sở kinh

doanh tư nhân phù hợp. Việc chọn lựa người hưởng lợi sẽ được thực hiện một cách

minh bạch tại các thôn và xã và Ban phát triển xã sẽ đưa ra quyết định thông qua

cuối cùng. Ưu tiên con em các hộ nghèo, sao cho ít nhất 80% số thanh niên trong xã

được chọn đi học nghề phải là con em của các hộ nghèo. Số thanh niên được chọn đi

học nghề sẽ được tham vấn kỹ để đảm bảo học nghề và hỗ trợ sau học nghề hiệu quả,

tìm được việc làm và tạo được thu nhập.

Tiểu hợp phần 3.5: Bảo vệ tài sản hộ gia đình và tài sản công . Dự án sẽ hỗ trợ các

xã tổ chức tập huấn và các hoạt động thông tin giáo dục và truyền thông nhằm (i)

nâng cao nhận thức cho người dân địa phương về các khả năng rủi ro và các biện

pháp giảm thiểu rủi ro và (ii) tạo điều kiện lập kế hoạch của xã để đối phó với thiên

tai và giảm rủi ro.

GNMNPB-2 dự định sẽ tiếp tục xây dựng và tăng cường các nguyên tắc của

NMPRP-1 về tăng cường năng lực để đạt được các kết quả đề ra. Bao gồm:

Sử dụng cách tiếp cận kết hợp phối hợp đối với việc đào tạo các kỹ năng áp

dụng cho cán bộ, lãnh đạo ở địa phương để cung cấp Thông tin, Giáo dục và

Truyền thông (IEC) cho người dân địa phương và tăng cường các phương

pháp lập kế hoạch và các mối liên kết;

Hướng các nỗ lực tăng cường năng lực tới việc đảm bảo sự bền vững của các loại

chương trình cơ sở hạ tầng và sinh kế được hỗ trợ thông qua dự án này;

Tập trung các nỗ lực cho các cán bộ cấp thôn bản, xã, huyện, tỉnh và cho các

nhóm thôn bản và các phụ nữ dân tộc thiểu số;

Lồng ghép các cách tiếp cận và quy trình của dự án với các chương trình

giảm nghèo của chính phủ và các thủ tục hành chính ở địa phương nếu có thể

và cần thiết;


Tăng cường năng lực của các cán bộ chính phủ nhằm giám sát các chương

trình giảm nghèo do nhà tài trợ và chính phủ hỗ trợ ở vùng cao; và

Thúc đẩy công tác điều phối và các cơ hội học tập lẫn nhau giữa các dự án và

chương trình giảm nghèo được tài trợ khác.

Hợp phần tăng cường năng lực sẽ góp phần nâng cao mức sống của người dân thông

qua việc tăng cường năng lực cho cán bộ và các bên liên quan trong quá trình thực

hiện (i) và (iii) trong mục tiêu tổng quát và đặc biệt là để thực hiện việc tăng cường

năng lực thể chế của chính quyền cơ sở và năng lực sản xuất của cộng đồng địa

phương như nêu trong điểm (ii) của mục tiêu tổng quát của dự án.


Phần II. LÝ THUYẾT CHUNG

1. Khái niệm chung

1.1. Chu trình đào tạo

Đào tạo có thể được xem như một chu trình liên tục. Chu trình này gồm sáu bước,

bước nọ nối tiếp và tác động tới bước kia một cách logic. Sáu bước đó là:

1. Phân tích nhu cầu đào tạo

2. Thiết kế và chuẩn bị đào tạo

3. Chuẩn bị tài liệu đào tạo

4. Tiến hành đào tạo

5. Đánh giá đào tạo

6. Hỗ trợ sau đào tạo

Chu trình đào tạo có thể được biểu diễn thành sơ đồ như sau

Hình 1: Chu trình đào tạo

Chu trình này bắt đầu từ xác định và phân tích nhu cầu đào tạo. Cần hai cấp phân

tích nhu cầu đào tạo:

①. Phân tích nhu cầu chung của cả cộng đồng, cơ quan hay một nhóm cán bộ

②. Phân tích nhu cầu chi tiết của nhóm học viên có cùng nhu cầu học về một

chủ đề

Xác định và phân tích nhu cầu đào tạo

Thực hiện

Chuẩn bị tài liệu

Thiết kế và chuẩn

bị đào tạo

Đánh giá

Hỗ trợ sau đào

tạo


Kết thúc bước (1) ta biết trong cộng đồng hay cơ quan ai cần đào tạo về nội dung gì.

Bước (2) tiến hành khi đã có một nhóm học viên có chung nhu cầu học về một chủ

đề lớn như: phát triển cộng đồng, thiết kế và lập kế hoạch, phòng trừ dịch bệnh cho

cây trồng, chăn nuôi gia súc, gia cầm, tư vấn HIV/AIDS, v.v. kết thúc bước (2) ta

biết trong chủ đề lớn đó, nhóm học viên cụ thể này cần được đào tạo về những nội

dung chi tiết nào.

Thiết kế đào tạo cũng ở hai cấp:

①. Thiết kế khoá học ②. Thiết kế bài học

Thiết kế khoá học nối tiếp theo bước phân tích nhu cầu đào tạo chi tiết. Kết thúc

bước thiết kế khoá học, ta có một thời khoá biểu cho khoá học được bố trí hợp lý về

thời gian, trình tự các bài học, mỗi bài học đều có người chịu trách nhiệm, các giáo

viên thống nhất về mục tiêu mỗi bài học và những điểm chung nhất về phương pháp

đào tạo.

Thiết kế bài học là công việc tương đối độc lập của mỗi giáo viên. Kết quả của bước

này là chi tiết các hoạt động dự định sẽ diễn ra trên lớp của từng bài học, trong

khoảng thời gian đã quy định trong thiết kế khoá học. Lý thuyết cơ bản hướng dẫn

thiết kế bài học là „Học qua trải nghiệm‟. Sau khi thiết kế xong khoá học và các bài

học, giáo viên sẽ phải tự mình chuẩn bị hoặc giao cho người khác chuẩn bị các đồ

dùng/phương tiện đào tạo, sắp xếp công tác hậu cần cho khoá học.

Chuẩn bị tài liệu đào tạo: là bước kết hợp của hai bước trên để tạo ra một bộ tài

liệu dùng cho bước tiến hành đào tạo nhằm đạt được những mục đích học tập đề ra.

Đây là bước tốn nhiều thời gian nhất của quy trình, đặc biệt nếu ta chuẩn bị khóa

học lần đầu tiên và khi sửa đổi tài liệu gốc cho phù hợp với thực tế địa phương.

Bước này có thể cần nhiều thời gian hơn bước tiến hành đào tạo, trừ khi khóa học đã

được tiến hành nhiều lần và tài liệu cũ có thể dùng lại.

Những tài liệu và phương tiện đào tạo cần chuẩn bị gồm có:

Thời gian biểu của khóa học Thiết kế của từng bài học

Tài liệu cho học viên: sách giáo khoa, tài liệu phát tay, các bài tập tình huống,

tài liệu tham khảo, …

Phiếu đánh giá khóa học


Thực hiện đào tạo: là bước được thực hiện khi (hy vọng rằng) tất cả các công việc

trên đều trôi chảy. Nếu việc thiết kế, chuẩn bị hậu cần và chuẩn bị tài liệu đào tạo

được làm tốt thì cơ hội cho thành công của khóa đào tạo sẽ tăng lên rất nhiều.

Với xu hướng sử dụng các phương pháp đào tạo chủ động, vai trò của người giáo

viên trở nên lớn hơn vượt qua vai trò là người trình bày. Một số trong rất nhiều vai

trò của một giáo viên là: hướng dẫn, động viên, khuyến khích, lãnh đạo, điều phối,

quản lý, đánh giá và hỗ trợ sau đào tạo.

Đánh giá đào tạo: là bước cực kỳ quan trọng trong Chu trình đào tạo. Nếu không

có đánh giá, giáo viên sẽ không biết khoá học có hữu dụng với học viên không và

cần làm gì tiếp theo.

Việc đánh giá này gồm hai mục tiêu song song:

①. Xác định mức độ đạt mục tiêu học tập của học viên, từ đó xác định nhu

cầu học tiếp tục của học viên đó để có thể đáp ứng thông qua Hỗ trợ sau

đào tạo, và/hoặc Đào tạo tiếp tục với các chủ đề khác;

②. Rút ra các bài học kinh nghiệm cho giáo viên và những người tổ chức

đào tạo về thiết kế, chuẩn bị tài liệu và thực hiện, để áp dụng thành công

hơn trong các khoá đào tạo khác.

Người ta thường dựa vào thuyết „hệ thống‟ để đánh giá toàn bộ một khoá học; và

dựa vào „Vòng tròn học qua trải nghiệm‟ để đánh giá từng bài học.

Hỗ trợ sau đào tạo: là bước tiếp theo thực hiện đào tạo, nhằm đảm bảo học viên có

thể áp dụng hiệu quả các kiến thức, kỹ năng, phương pháp hay quy trình đã được

học. Đặc điểm của bước này là tác động đến từng cá nhân hoặc nhóm nhỏ học viên,

nhằm giúp mỗi cá nhân tìm ra những biện pháp phù hợp để tự nâng cao khả năng áp

dụng, đồng thời tác động đến môi trường xung quanh họ để họ được hỗ trợ ở mức

cao nhất có thể được. Trong khi tiến hành bước này, giáo viên có thể phát hiện thêm

các nhu cầu đào tạo của học viên hoặc của những người khác có liên quan như đồng

nghiệp, lãnh đạo, v.v.

Sáu bước trên giúp cho việc tạo nên sự thay đổi trong kỹ năng, kiến thức và thái độ

làm việc của học viên. Sự thay đổi này được gọi là học hiệu quả, nếu không có sự

thay đổi này thì coi như không có việc học hiệu quả.


1.2. Nhu cầu đào tạo và đánh giá nhu cầu đào tạo

Nhu cầu đào tạo của một người là những gì người đó cần học để có thể đạt được một

mục tiêu nhất định trong cuộc sống hay công việc của họ. Thông thường, nhu cầu

học thường xuất phát từ những mong muốn hay nguyện vọng của chính người học.

Đôi khi, người học không tự mình thấy ngay được những nhu cầu đó mà cần phải có

sự hỗ trợ, tư vấn của người làm công tác đào tạo để có thể thấy rõ.

Vậy: Nhu cầu đào tạo chính là những kiến thức, kỹ năng, phương pháp và quan

điểm mà học viên cần học để đáp ứng những nguyện vọng trong công việc và

cuộc sống của họ.

Đánh giá nhu cầu đào tạo là một quá trình mà bạn cố gắng hiểu rõ về người tham gia

và năng lực của họ trước khi đào tạo. Đánh giá nhu cầu đào tạo quan tâm đến nhu

cầu cần phải học, không phải quan tâm đến việc thích hay không thích của người

học. Đánh giá nhu cầu đào tạo giúp xác định sự chênh lệch giữa kỹ năng, kiến thức

và thái độ mà người học đang có với kỹ năng, kiến thức và thái độ mà người học cần

phải có

Đánh giá và xác định nhu cầu đào tạo của người học đặc biệt là nông dân là việc rất

khó. Người ta viết về tầm quan trọng của việc làm này rất nhiều nhưng có rất ít tài

liệu mô tả xem nó có thể được thực hiện như thế nào. Có một số vấn đề liên quan

đến quá trình này:

Các nhà xây dựng, thiết kế các khoá đào tạo có thể không coi trọng các ý kiến

của nông dân, những ý tưởng mà những người nông dân hiểu rõ nhất;

Nông dân thường không tin vào các nhà xây dựng, thiết kế và tổ chức các

khoá đào tạo hay họ thấy bị áp đặt bởi những người này bởi vì họ đã từng bị

áp đặt bởi cảm tính trong khi họ nghĩ rằng họ thực sự cần loại thông tin khác

hoặc bởi vì họ đã từng trải qua những khoá đào tạo vô bổ (không có tác

dụng);

Nông dân không nhận thức được nhu cầu đào tạo của mình là như thế nào và

có các cơ hội nào về đào tạo;

Thảo luận về các nhu cầu đào tạo bị chi phối bởi những nhóm người có quyền

lực nhất định như những người có vai trò định hướng, lãnh đạo, những người

nông dân giàu có và những nam nông dân, … mà không kể đến lợi ích của


những nhóm người dễ bị tổn thương như nông dân nghèo, phụ nữ, trẻ em và

các đối tượng dễ bị tổn thương khác;

Những khó khăn này cho ta thấy với bất kỳ chương trình phát triển chương trình đào

tạo nào cũng cần phải tiến hành phân tích các bên liên quan thật cẩn thận ngay từ

giai đoạn đầu. Kết quả đạt được sẽ có ý nghĩa và phù hợp hơn nếu như mọi thành

viên liên quan đều được mời tham gia vào quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo.

1.3. Ý nghĩa, tầm quan trọng của việc đánh giá nhu cầu đào tạo

Xác định và phân tích nhu cầu đào tạo cần được coi là một nhiệm vụ bắt buộc của

công tác đào tạo tăng cường năng lực và của mỗi giáo viên/tập huấn viên. Trước

đây, công việc này thường không được tiến hành đầy đủ hoặc thậm chí hoàn toàn

không tiến hành, mà các chương trình đào tạo được tổ chức chủ yếu là do „cảm

nhận‟ của ai đó cho rằng học viên cần học những nội dung này. Chính vì vậy thường

xảy ra trường hợp: Đào tạo những nội dung học viên đã biết hoặc những nội dung

không cần thiết cho người học, những nội dung cần biết lại không được học, ví dụ

những người đang nuôi lợn thì không được học nuôi lợn mà lại phải học kỹ thuật

nuôi dê ...Trên thực tế tổ chức những chương trình đào tạo như vậy không mang lại

hiệu quả.

Đào tạo không phải lúc nào cũng là một giải pháp đối với một vấn đề nào đó. Nếu

vấn đề là do đối tượng người học không biết làm vì thiếu kiến thức, kỹ năng,

phương pháp, có thể dùng giải pháp đào tạo, bồi dưỡng. Nhưng nếu vấn đề lại là do

họ không thích làm, không muốn làm, phải áp dụng các giải pháp khác.

Xác định và phân tích nhu cầu đào tạo là bước phải tiến hành trước tiên để có một

chương trình đào tạo hiệu quả. Đây là công việc vô cùng quan trọng để đảm bảo đáp

ứng nhu cầu học tập của học viên, đồng thời đảm bảo rằng đào tạo của bạn đứng

trên quan điểm „lấy học viên làm trung tâm‟

Quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo giúp tìm hiểu cấp độ năng lực hiện tại của mỗi

cá nhân và khả năng phản ứng của học viên đối với các nội dung đào tạo. Kết quả

đánh giá nhu cầu đào tạo giúp thiết kế khoá đào tạo sao cho có thể đáp ứng được

những nhu cầu chung và cả những nhu cầu riêng biệt của nhóm học viên mục tiêu.

Làm tốt việc đánh giá nhu cầu đào tạo mang lại rất nhiều lợi ích :

Quyết định xem đào tạo có phải là giải pháp tốt hay không


Xây dựng chiến lược đào tạo đáp ứng nhu cầu đào tạo. Đáp ứng được nhu

cầu học của học viên, kích thích được hứng thú và sự tham gia của học viên

trong quá trình đào tạo.

Đưa ra chương trình đào tạo lấy học viên làm trung tâm, chương trình này

được xây dựng dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của học viên.

Xác định được nội dung và phương pháp đào tạo phù hợp cho từng đối

tượng học viên, được học viên quan tâm, không theo ý muốn chủ quan của

giáo viên

Nâng cao hiệu quả trong đào tạo, nội dung đào tạo sẽ áp dụng được ngay

vào công việc và cuộc sống của học viên.

Tạo được sự tin tưởng của học viên đối với giáo viên và chất lượng đào tạo.

2. Khung lý thuyết sử dụng trong đánh giá nhu cầu đào tạo

2.1. Lý thuyết khoảng cách

Phương pháp phân tích khoảng cách (Beckhard và Harris, 1987) dựa vào quan điểm

của tác giả cho rằng „cái hiển nhiên‟ thay đổi cần 3 điều kiện:

I. Tình trạng tương lai - Mong muốn của cộng đồng, tổ chức/cơ quan đạt được

trong tương lai

II. Tình trạng hiện tại - Tình trạng của cộng đồng, tổ chức/cơ quan trong thời

điểm hiện tại

III. Tình trạng quá độ - Các điều kiện và hoạt động mà cộng đồng, tổ chức/cơ

quan cần phải trải qua để chuyển từ tình trạng hiện tại sang tương lai.

Ngoài ba điều kiện rõ ràng ở trên, cần có thêm giai đoạn ban đầu „tại sao thay đổi‟

và giai đoạn cuối cùng „quản lý trong giai đoạn quá độ‟ để phương pháp phân tích

khoảng cách trở thành phương pháp 5 pha như được minh hoạ trong hình 2.

Mô hình phân tích khoảng cách bắt đầu bằng câu hỏi ‘tại sao thay đổi?‟, xác định

nhu cầu thay đổi và mức độ lựa chọn cho việc thay đổi. Có nhu cầu thay đổi nếu

như một hay nhiều điều kiện cơ bản của cộng đồng, tổ chức/cơ quan được mô tả là

có chất lượng kém. Điều quan trọng là cần xác định cụ thể điều kiện nào cần thay

đổi bằng cách đặt câu hỏi: „điều gì cần phải thay đổi hoặc cần phải tốt hơn?‟. Thay


đổi có thể bắt nguồn từ môi trường bên ngoài hoặc bên trong cộng đồng, tổ chức/cơ

quan. Trong trường hợp „bắt nguồn từ môi trường bên ngoài‟ lãnh đạo của cộng

đồng, tổ chức/cơ quan có ít cơ hội lựa chọn có thay đổi hay không. Thay vào đó, họ

phải đi thẳng vào vấn đề „thay đổi như thế nào‟. Trong trường hợp „bắt nguồn từ bên

trong của cộng đồng, tổ chức/cơ quan‟, có thể có cơ hội để xem xét có xúc tiến thay

đổi hay không và làm thế nào quản lý được sự thay đổi.

Hình 2: Mô hình phân tích khoảng cách

Xác định tình trạng tương lai của cộng đồng, tổ chức/cơ quan nghĩa là xác định

Viễn cảnh - Sứ mệnh - Mục đích - Mục tiêu của cộng đồng, tổ chức/cơ quan. Các

tác giả cho rằng Tầm nhìn và Sứ mệnh rõ ràng là cực kỳ quan trọng, tuy nhiên

Tại sao thay đổi

Xác định nhu cầu thay đổi

Xác định mức độ lựa chọn thay

đổi hay không

Xác định tình trạng

mong muốn trong

tương lai

Mô tả tình

trạng hiện tại

Đi từ đây đến kia:

Đánh giá hiện tại so với tương

lai để xác định những việc phải

làm

Quản lý trong

giai đoạn quá

độ


chúng thường trừu tượng và chung chung, vì vậy rất cần thiết phải xác định cụ thể

mục tiêu, đó là bước cơ bản để đạt được Viễn cảnh. Cần có một khung các ý tưởng

về tổ chức hiệu quả để hướng dẫn việc thực hiện giai đoạn này. Một việc nữa trong

pha này là viết Hình ảnh tương lai mô tả cụ thể mong muốn nhìn thấy gì, nghe thấy

gì và thậm chí cảm thấy gì trong một tình trạng và trong một thời điểm cụ thể. Điều

này cần phù hợp với Sứ mệnh, ngoài ra nó cần phải thực tế và có khả năng đạt được.

Mô tả tình trạng hiện tại là mô tả về hệ thống của cộng đồng, tổ chức/cơ quan

chính thức và không chính thức và các mối quan hệ với môi trường tại thời điểm

hiện tại và trong thời gian gần đây. Kết quả mô tả này sẽ được xem xét so với hình

ảnh tương lai của tổ chức để xác định những gì cần thay đổi và những gì không cần

thay đổi. Những gì cần thay đổi cần được xem xét có giải quyết được vấn đề không

và sau đó được phân tích xem có những tác dụng phụ không. Cần xác định những cá

nhân hoặc những nhóm mà nếu không có sự hỗ trợ của họ thay đổi khó có thể xảy ra.

Một công việc khác nữa trong pha này là khẳng định xem các tiểu hệ thống đã sẵn

sàng và đủ năng lực để thay đổi hay chưa.

Giai đoạn ‘đi từ đây đến kia’ đòi hỏi sự chuẩn bị một kế hoạch hành động để thay

đổi. Hai vấn đề chính của giai đoạn này là:

01. Xác định những việc và hoạt động chính cho giai đoạn quá độ (kế hoạch

hoạt động) và

02. Xác định cấu trúc và cơ cấu cần thiết để hoàn thành những công việc trong

kế hoạch

Kế hoạch hành động là „tấm bản đồ chỉ đường‟ cho sự thay đổi, vì vậy nó cần thực

tiễn, hiệu quả và rõ ràng. Một kế hoạch hiệu quả có 5 đặc tính như phù hợp (các

hoạt động gắn với các mục đích thay đổi); cụ thể (các hoạt động cần được nêu chi

tiết); lồng ghép (các công việc khác nhau được kết nối với nhau); lôgíc về thời gian

(các hoạt động được sắp xếp lô gíc); điều chỉnh được (có các kế hoạch dự phòng).

Quản lý trong giai đoạn quá độ là quản lý việc thực hiện kế hoạch hành động.

Những vấn đề cần được quan tâm trong giai đoạn này bao gồm những quyết định

về: „cần can thiệp vào đâu trước tiên‟ (VD: quản lý cấp cao, nhóm mới hoặc hệ

thống mới, vv...); „công nghệ can thiệp‟ (VD: dự án điểm, thử nghiệm, họp chất

vấn....); „cấu trúc quản lý giai đoạn quá độ‟ (giai đoạn quá độ này được quản lý như


thế nào?). Một cấu trúc tốt là cấu trúc tạo ra ít nhất sự căng thẳng cho hệ thống đang

hiện hành và tạo ra cơ hội lớn nhất cho hệ thống mới phát triển.

Lý thuyết khoảng cách có thể minh họa một cách đơn giản với những phần cơ bản

như sau:

Hình 3: Lý thuyết khoảng cách

Trong sơ đồ trên Lý Tưởng là hình ảnh học viên làm việc tốt nhất ở mỗi vị trí công

việc của mình. Hình ảnh lý tưởng thể hiện học viên có đủ các kỹ năng, kiến thức và

phương pháp tiến tiến nhất, phù hợp nhất, để làm việc với hiệu quả cao nhất có thể.

Họ có động cơ, thái độ làm việc tích cực, hợp tác với mọi người, vì lợi ích chung.

Họ có khả năng tự phân tích công việc, tự học để liên tục cải tiến phương pháp, nội

dung và môi trường làm việc. Hình ảnh lý tưởng là người hoàn thành những công

việc của mình như mong đợi và hơn mong đợi, đáp ứng nhu cầu của đối tượng phục

vụ.

Hiện Trạng là hình ảnh con người đang có. Trong những kỹ năng, kiến thức, thái

độ làm việc hiện tại của họ, có những điều tốt, hiệu quả như mong đợi, và có những

điều chưa được như mong đợi và chưa đáp ứng được nhu cầu của đối tượng phục

vụ.

Khoảng cách là những điểm cần thay đổi ở hình ảnh Hiện Trạng để đạt tới hình ảnh

Lý Tưởng. So sánh giữa hình ảnh Hiện Trạng và Lý Tưởng ta sẽ thấy rằng để có

được hình ảnh lý tưởng, cần tăng thêm một số kỹ năng, kiến thức và thái độ phù

hợp; và cũng cần bỏ bớt, hay thay đổi một số kỹ năng, kiến thức và thái độ không

còn phù hợp. Những điều cần thêm và cần bớt đó chính là Khoảng Cách. Như vậy,

việc thêm những điểm phù hợp, hay bớt những điểm không còn phù hợp đều là công

việc “lấp đầy các khoảng cách”.

Phân tích nhu cầu đào tạo là tìm ra các khoảng cách có thể lấp đầy bằng đào tạo. Có

nhiều phương pháp để lấp các khoảng cách này: đào tạo và hướng dẫn, giao việc và

hướng dẫn, tự học, thay đổi cách quản lý, cải tiến các chính sách nhân sự, tạo cơ hội

Lý

tưởng Hiện

Trạng

Khoảng cách


cho việc học trong cộng đồng, cơ quan/tổ chức, tạo ra văn hoá lành mạnh. Để có thể

lựa chọn cách phát triển nguồn nhân lực đúng, cần phân tích nguyên nhân tạo ra

những khoảng cách giữa hình ảnh „lý tưởng‟ và „hiện trạng‟. Đào tạo là một trong

những cách phát triển nguồn nhân lực, nhưng không phải là cách duy nhất, cũng

không phải là cách luôn luôn đúng nhất. Để làm được việc này, bạn cần tìm ra Hiện

Trạng và tìm ra hình ảnh Lý Tưởng để xác định các khoảng cách, sau đó mới biết

được khoảng cách nào có thể đáp ứng bằng „đào tạo‟ được.

Dựa trên lý thuyết khoảng cách, tiến trình này có thể chia làm 4 bước:

Bước 1) Xác định những kiến thức, kỹ năng và thái độ cần có để thực hiện tốt

công việc hiện tại hoặc công việc sẽ làm trong tương lai,

Bước 2) Xác định những kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết mà học viên đã có,

Bước 3) Xác định nhu cầu đào tạo chung bằng cách xác định sự khác biệt giữa

những kết quả bước (1) và bước (2);

Bước 4) Lựa chọn nhu cầu đào tạo có thể đáp ứng.

2.2. Các cách tiếp cận và phương pháp đánh giá nhanh có sự tham gia (PRA)

Khái niệm về PRA

PRA là chữ viết tắt của ba từ tiếng Anh: Participatory Rural Appraisal, nghĩa là

đánh giá nông thôn có sự tham gia của người dân. PRA là các cách tiếp cận và

phương pháp qua đó người dân được khuyến khích chia sẻ, thảo luận và phân tích

kiến thức của họ về đời sống ở nông thôn với các bên liên quan khác nhằm lập kế

hoạch và thực hiện.

Có những ý chính sau cần lưu ý về khái niệm PRA:

PRA không chỉ là các phương pháp (hay còn gọi là cách làm) mà còn là các cách

tiếp cận (cách nghĩ) khi tìm hiểu các vấn đề nông thôn. Cách nghĩ chính là nền tảng

cho cách làm. Trong PRA, kiến thức của người dân về đời sống nông thôn được

đánh giá cao. Chính vì vậy, PRA khuyến khích người dân tự tìm hiểu và phân tích

các vấn đề trong cộng đồng.

PRA nhấn mạnh việc chia sẻ, học hỏi lẫn nhau giữa những người dân trong cộng

đồng cũng như việc học hỏi giữa người dân với các bên liên quan khác (như các cơ

quan, đoàn thể, các tổ chức phi chính phủ...). Trong PRA, các bên liên quan khác có


vai trò hỗ trợ, thúc đẩy người dân tự tìm hiểu, phân tích và lập kế hoạch giải quyết

các vấn đề của cộng đồng.

PRA không chỉ nhằm phân tích vấn đề. Đích cuối cùng của PRA là giúp người dân

sau khi phân tích vấn đề sẽ lên kế hoạch và hành động.

PRA có thể nhanh chóng thu thập thông tin để:

Xác định nhu cầu của cộng đồng

Nghiên cứu các khả năng của cộng đồng

Xác định các ưu tiên cho các hoạt động phát triển

Tiến hành các hoạt động phát triển ở những nơi thông tin mới cần được thu

thập.

Theo dõi và đánh giá các hoạt động phát triển.

PRA được áp dụng có hiệu quả nhất để đánh giá các cộng đồng nông thôn. Tuy

nhiên nó cũng có thể được sử dụng trong các môi trường đô thị phức tạp. Khi sử

dụng PRA cần phải lưu ý:

Có sự tham gia của cộng đồng

Tôn trọng các thành viên trong cộng đồng

Quan tâm đến những điều người dân biết, người dân nói, bày tỏ và thực hiện.

Kiên trì, không nóng vội và không được ngắt lời.

Lắng nghe, không giảng giải.

Khiêm tốn.

Sử dụng các phương pháp mà để người dân có quyền bày tỏ, chia sẻ, nâng cao

và phân tích được những hiểu biết của họ.

Về sau này, có lẽ vì PRA được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các giai đoạn mà

nhiều người thích sử dụng thuật ngữ Participatory Approach - PA (cách tiếp cận với

sự tham gia của cộng đồng) hơn là PRA.

Như vậy, cho dù với định nghĩa hay khái niệm nào với một cán bộ làm phát triển

cộng đồng ta cũng đều hiểu PRA là một phương pháp trong đó chứa đựng các công


cụ để thực hiện nhiều mục đích khác nhau cho một dự án. Mà đã là công cụ thì

người sử dụng nó không những phải biết dùng nó như thế nào, quan trọng hơn còn

phải biết được khi nào thì sử dụng nó, cho mục đích cụ thể nào và kết quả mong đợi

sau khi sử dụng công cụ là gì? Trong thời gian qua, vì PRA được du nhập vào Việt

nam và được sử dụng như một loại phương pháp rất “mốt” nên nhiều khi người ta

quen với việc bắt đầu bằng suy nghĩ mình dùng những công cụ gì thay vì phải suy

nghĩ mình làm PRA với mục đích gì? thông tin cần thu thập như thế nào rồi mới đi

đến quyết định chọn lựa công cụ cho phù hợp.

Đặc trưng của PRA

Kiểm tra chéo thông tin: Độ chính xác của thông tin trong PRA đạt được thông

qua sự đa dạng của nguồn thông tin và loại thông tin khác nhau. Để kiểm tra

chéo các thông tin với nhau, các mối quan hệ dưới đây cần đảm bảo:

Thành phần của nhóm nghiên cứu: Yêu cầu có cả:

1) Nam và nữ;

2) Người trong và người ngoài;

3) Nhóm đa ngành với đủ kiến thức

cần thiết đòi hỏi của nghiên cứu

Các nguồn thông tin khác nhau: Các nguồn thông tin đến từ các nguồn:

1) Người được phỏng vấn, thảo luận;

2) Các địa điểm thực tế;

3) Các sự kiện trong cộng đồng.

Sử dụng các kỹ thuật hỗn hợp cho một thông tin: Bao gồm:

1) Quan sát;

2) Phỏng vấn; và

3) Sử dụng công cụ PRA.

Nhóm nghiên cứu đa ngành: Các thành viên trong nhóm nghiên cứu là những

người thuộc các ngành khoa học khác nhau, có các kỹ năng và sự hiểu biết

khác nhau. Những kiến thức hiểu biết khác nhau của các thành viên trong nhóm

sẽ bổ sung cho nhau để có một cách nhìn tổng thể, toàn diện. Tất cả mọi thành

viên trong nhóm nghiên cứu sẽ được tham gia vào các giai đoạn của quá trình

nghiên cứu: thiết kế, thu thập và phân tích thông tin.

Sử dụng hỗn hợp các công cụ: Các công cụ sử dụng trong quá trình thực hiện

PRA sẽ được lựa chọn trong bộ công cụ của nó tuỳ theo yêu cầu của từng


nghiên cứu. Cốt yếu là các công cụ này phải được sử dụng sao cho vừa đảm

bảo tính khả thi (có nghĩa là người dân và người làm PRA có thể hiểu nhau

nhất) vừa đảm bảo có thể kết hợp với nhau để kiểm tra độ chính xác của thông

tin.

Linh hoạt: Cũng giống như đã mô tả trong phần nghiên cứu định tính, PRA

luôn đòi hỏi sự linh hoạt trong quá trình thực hiện, đề cương đánh giá, công cụ

dự kiến hoàn toàn có thể được chỉnh sửa sao cho phù hợp với quá trình thực

hiện.

Hoà nhập cộng đồng: Đặc trưng chủ yếu của PRA là học và làm việc cùng với

người dân địa phương - cùng tham gia. Nhóm nghiên cứu phải hoà nhập với

cộng đồng để thấy được cuộc sống của họ, những khó khăn của họ thông qua

cách nhìn nhận của người dân tại cộng đồng. Sự tham gia của các thành viên

cộng đồng có thể là một thuận lợi lớn cho việc diễn giải, hiểu biết và phân tích

những dữ liệu được thu thập.

Tối giản các thông tin: Khi thực hiện PRA, nhóm PRA cần tránh thu thập các

số liệu quá chi tiết, không cần thiết cho mục tiêu của đợt PRA. Trong quá trình

thực hiện luôn phải đặt câu hỏi: Loại thông tin cần thiết là gì? Cho mục đích gì?

Và cần độ chính xác đến đâu?

Phân tích tại thực địa: Phân tích thông tin tại thực địa là phần quan trọng trong

quá trình làm PRA. Nhóm PRA phải thường xuyên phân tích và thảo luận về

các thông tin đã thu thập được nhằm xác định đúng trọng tâm và chiều hướng

cho toàn đợt PRA. Việc phân tích thông tin tại thực địa thường được làm trong

các họp nhóm PRA buổi tối, đôi khi nó được làm ngay tại hiện trường khi

thành viên của nhóm PRA phát hiện được vấn đề mới, hoặc kiểm định cho một

câu hỏi đang tồn tại để đi đến quyết định tiếp theo.

Loại bỏ các định kiến và tự phê phán: Trong quá trình thu thập thông tin nhóm

nghiên cứu phải cẩn thận khi phân tích các định kiến, tránh thu thập các lời đồn

đại, tránh chỉ tiếp xúc với những người quá am hiểu, có văn hoá hoặc chỉ tiếp

xúc với đàn ông. Nhóm nghiên cứu cần xem xét những nơi cần đến, cần gặp ai,

vào những thời điểm nào, cố gắng xác định các nguồn thông tin có khả năng sai

sót.


Bộ công cụ PRA

Công cụ PRA là các phương pháp thu hút người dân đánh giá, phân tích và lập kế

hoạch phát triển cộng đồng. Cho đến nay có rất nhiều các phương pháp/công cụ

khác nhau. Có thể phân chia các phương pháp PRA như sau:

Các phương pháp phân tích về không gian: xây dựng sa bàn, bản đồ hiện

trạng, điều tra theo tuyến và xây dựng sơ đồ mặt cắt, sơ đồ đi lại

Các phương pháp phân tích theo thời gian: biểu đồ phân bố và sử dụng thời

gian, biểu đồ lịch sử, các biểu đồ theo hướng thời gian (biểu đồ tròn, biểu đồ

cột, biểu đồ dạng đồ thị)

Các phương pháp phân tích ảnh hưởng và quan hệ: biểu đồ Venn, biểu đồ

phân tích

Các phương pháp xếp hạng ưu tiên: phân loại ưu tiên kiểu bảng, phân loại cặp

đôi

Các phương pháp khác như thảo luận nhóm, phỏng vấn (phỏng vấn bán cấu

trúc, phỏng vấn sâu) và quan sát

Người sử dụng công cụ PRA thường sáng tạo, thay đổi công cụ cho phù hợp với

mục đích sử dụng và phù hợp với nhóm đối tượng. Do vậy, với mỗi công cụ, có thể

có nhiều cách “biến đổi” khác nhau dựa trên đặc điểm chính.

2.3. Lý thuyết 360º xác định các nhóm đối tượng

Theo lý thuyết 3600 khi nghiên cứu một nhóm nhóm đối tượng, ta cần lấy thông tin

từ ba nhóm:

①. Nhóm chuyên gia, cán bộ cấp trên của nhóm đối tượng,

②. Nhóm đối tượng hưởng lợi, cán bộ cấp dưới của nhóm đối tượng,

③. Nhóm đối tượng.

Trong đánh giá nhu cầu đào tạo, để xác định một cách chính xác nhu cầu đào tạo

của một nhóm đối tượng cụ thể cần xác định đầy đủ các nhóm, biên liên quan xoay

quanh nhóm đối tượng điều tra sẽ giúp cho chúng ta thu được các thông tin một cách

đầy đủ, chính xác và toàn diện.


Hình 4: Lý thuyết 360º

Trong lý thuyết trên, để xác định năng lực và đánh giá nhu cầu đào tạo của nhóm

đối tượng thì cấp trên, chuyên gia là những người hiểu rõ nhất về năng lực lý tưởng

mà nhóm đối tượng cần phải có. Nhóm đối tượng là đồng nghiệp, cấp dưới, khách

hàng, người hưởng lợi,… là những người biết rõ nhất về năng lực hiện tại của nhóm

đối tượng

3. Các cấp độ đánh giá nhu cầu đào tạo

Nhu cầu cộng đồng: Nhu cầu, đòi hỏi của xã hội, của cộng đồng dân cư, của

nhà đầu tư, của người dân trong cộng đồng…

Nhu cầu tổ chức: Yêu cầu của cơ quan, tổ chức đối với cán bộ, nhân viên của

mình. Yêu cầu cụ thể của luật pháp, quy chế,… nhu cầu đào tạo nảy sinh khi

xuất hiện điểm yếu trong việc thực hiện chức năng của bản thân tổ chức đó;

Thông thường thì rất khó xác định các điểm yếu này. Việc phân tích tình huống

một cách kỹ lưỡng và cẩn thận có thể giúp ta thấy được những điểm yếu đó

Nhu cầu mang tính chất nghề nghiệp, các công việc hay nhiệm vụ cụ thể nào đó

đòi hỏi kiến thức, kỹ năng, thái độ nhất định. Những kiến thức, kỹ năng, thái độ

Người

hưởng lợi

Khách

hàng

Cấp dưới

Đồng

nghiệp

Chuyên gia

Cấp trên

Nhóm đối

tượng


này cần phải được xác định qua quá trình phân tích tình huống (việc phân tích

tình huống cũng có thể bao gồm cả việc phân tích công việc và nhiêm vụ).

Nhu cầu cá nhân: Mong đợi của học viên được đào tạo nâng cao về kiến thức,

kỹ năng, thái độ. Mặc dù đáp ứng các nhu cầu cá nhân khi phát triển chương

trình giảng dạy là khó khăn, thông thường các nhu cầu này sẽ vẫn được tính

đến trong suốt quá trình đào tạo và giảng dạy một khi nó được đưa vào sử dụng.

Người học thì khác nhau; mỗi người lại có một kiểu học, kiến thức, kinh

nghiệm, động cơ vv.. riêng. Một trong những nhiệm vụ lớn nhất mà người thiết

kế khoá học cần phải đối mặt là xây dựng độ linh hoạt thích đáng trong khoá

học sao cho tất cả mọi người học đều đạt được mục tiêu của khoá học đề ra chứ

không chỉ cho “những người đạt thành tích cao”. Đây là cấp độ quan trọng nhất

trong quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo.

Càng có nhiều thông tin về kiến thức, kỹ năng, và thái độ hiện tại của nhóm học

viên càng có ích, bao gồm:

o Trình độ và kinh nghiệm

o Vị trí hiện tại

o Những điều kiện tiên quyết để được tham gia đào tạo

o Những khoá học trước đây đã được tham gia.

o ……….

Có một vài nguyên nhân khác nhau dẫn đến việc xác định nhu cầu đào tạo khó đạt

được. Trong một tổ chức, các nhu cầu cá nhân có thể bị bỏ qua. Trong trường hợp

đào tạo cho nông dân, đôi khi các nhà lập kế hoạch cho khoá học gặp khó khăn

trong việc tìm hiểu để biết được chính xác những người nông dân muốn được đào

tạo những gì, đăc biệt là ở những nơi mà họ không được tư vấn, và ít thông tin.

Ngoài việc xem xét các nhu cầu cá nhân, tổ chức/cộng đồng và các nhu cầu mang

tính chất nghề nghiệp, còn có hàng loạt các yếu tố bên ngoài khác (ngoài phạm vi

đơn vị đào tạo) và các yếu tố bên trong (trong phạm vi đơn vị đào tạo) cũng cần

được cân nhắc nhằm giúp các nhà xây dựng chương trình giảng dạy hiểu được môi

trường dạy và học.


Phần III. TIẾN TRÌNH/CÁC BƯỚC ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO

1. Xác định đối tượng, mục tiêu đánh giá nhu cầu đào tạo

1.1. Xác định đối tượng đánh giá nhu cầu đào tạo.

Nhu cầu đào tạo nói chung rất đa dạng tùy thuộc vào từng nhóm đối tượng cụ thể.

Ví dụ: nhóm cán bộ trong các cơ quan/tổ chức nhu cầu đào tạo có thể là các kiến

thức, kỹ năng để đáp ứng nhu cầu công việc cụ thể của họ. Trong khi đó, nhóm

thanh niên nhu cầu lại là học nghề để kiếm sống, nhóm người già có thể mong muốn

được học tập các kỹ năng rèn luyện và bảo vệ sức khỏe,…

Vì vậy công việc đầu tiên của việc xác định nhu cầu đào tạo là phải xác định rõ

nhóm đối tượng cần đánh giá nhu cầu đào tạo. Họ là ai? Cán bộ, nhân viên cho từng

vị trí cụ thể trong một cơ quan/tổ chức; thanh niên chưa có việc làm; phụ nữ hay trẻ

em,… Bởi mỗi nhóm đối tượng trên sẽ có những nhu cầu khác nhau về đào tạo.

Đối với Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc – GĐ2 (GNMNPB-2), các

nhóm đối tượng cần đánh giá nhu cầu đào tạo bao gồm:

Cán bộ, nhân viên ban quản lý dự án cấp tỉnh/huyện

Các hướng dẫn viên cộng đồng

Cán bộ xã và thôn bản

Lao động nông thôn trong đó nhóm đối tượng mục tiêu là thanh niên có

nguyện vọng và nhu cầu học nghề

1.2. Xác định mục tiêu đánh giá nhu cầu đào tạo

Với từng nhóm đối tượng cụ thể cũng có rất nhiều các nhu cầu khác nhau về đào tạo.

Ví dụ nhóm cán bộ, ngoài các nhu cầu đào tạo để đáp ứng công việc họ còn có các

nhu cầu khác như các kiến thức, kỹ năng sống tại cộng đồng,…Vì vậy, sau khi xác

định được nhóm đối tượng cần đánh giá nhu cầu đào tạo, công việc tiếp theo là cần

phải xác định mục tiêu của đợt đánh giá là gì? Công việc này sẽ do nhóm thực hiện

đánh giá nhu cầu đào tạo tiến hành trước khi thực hiện các việc tiếp theo.

Mục tiêu tốt cần đảm bảo các yếu tố sau (SMART):

o Specific: Cụ thể, rõ ràng

o Measurable: có thể đo lường được


o Attainable: Có khả năng thực hiện được/khả thi, phù hợp với nguồn lực

o Relevant: Thực tế/phù hợp với mục tiêu chương trình chung

o Time - bound: Có giới hạn về thời gian

Đối với GNMNPB-2, mục tiêu đánh giá nhu cầu đào tạo sẽ tập trung vào việc:

Xác định nhu cầu đào tạo về nâng cao năng lực quản lý và các kỹ năng làm

việc cho nhóm đối tượng là Cán bộ, nhân viên ban quản lý dự án cấp

tỉnh/huyện; Các hướng dẫn viên cộng đồng, Cán bộ xã và thôn bản

Xác định nhu cầu đào tạo nghề và các kỹ năng cần thiết để tăng cơ hội việc làm

cho nhóm đối tượng là thanh niên có nguyện vọng và nhu cầu học nghề của các

hộ nghèo trong các xã dự án

Nhóm thực hiện việc đánh giá nhu cầu đào tạo cần cụ thể hóa mục tiêu cho từng

nhóm đối tượng cụ thể phù hợp với điều kiện thực tế của từng địa phương trong

vùng dự án.

2. Lựa chọn các bên liên quan và thành lập nhóm đánh giá nhu cầu đào tạo

2.1. Xác định và lựa chọn các bên liên quan đến việc đánh giá nhu cầu đào tạo

Biên liên quan đến một chương trình/dự án là những người, nhóm người, cơ quan, tổ

chức chịu tác động hoặc/và tác động đến chương trình/dự án. Các bên liên quan

trong đánh giá nhu cầu đào tạo có thể kể đến là: Cán bộ ban quản lý dự án cấp

tỉnh/huyện; Các hướng dẫn viên cộng đồng, Cán bộ xã và thôn bản, thanh niên có

nguyện vọng và nhu cầu học nghề của các hộ nghèo trong các xã dự án, người dân

trong cộng đồng có dự án, các cơ quan đoàn thể như Hội Phụ nữ, Hội Nông dân, tổ

chức tài trợ, các cơ sở đào tạo sẽ tham gia đào tạo, các chuyên gia trong lĩnh vực

đào tạo vv...

Các bên liên quan tham gia được hiểu là có vai trò nhất định trong một hoạt động

hoặc toàn bộ tiến trình nào đó. Vai trò này thể hiện ở nhiều mức độ khác nhau như:

được thông báo – cung cấp thông tin – tư vấn bàn bạc – thực hiện – ra quyết định.

Khi tham gia ở những cấp độ cao hơn, các bên liên quan có vai trò năng động hơn,

có nhiều quyền lực hơn và gây ảnh hưởng lớn hơn đến các quyết định của dự án.

Khi tham gia ở mức độ thấp hơn, các bên liên quan đóng vai trò thụ động hơn, có ít

quyền lực hơn và gây ảnh hưởng ít hơn đến các quyết định của dự án.


Lựa chọn các bên liên quan tham gia vào quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo cần căn

cứ vào nhóm đối tượng cần đánh giá nhu cầu đào tạo, mục tiêu của đợt đánh giá và

năng lực của các bên liên quan.

2.2. Thành lập nhóm thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo

Nhóm thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo bao gồm lãnh đạo cấp trên, các chuyên

gia trong lĩnh vực đánh giá, cán bộ chuyên trách và các cán bộ, giáo viên sẽ tham

gia vào quá trình đào tạo sau này.

Với dự án này, những người nên tham gia vào nhóm thực hiện đánh giá nhu cầu đào

tạo có thể bao gồm: Lãnh đạo ban quản lý dự án, cán bộ tăng cường năng lực của dự

án và cán bộ của các cơ sở đào tạo của tỉnh (PTI) trong đó cán bộ tăng cường năng

lực là trưởng nhóm.

Sau khi thành lập nhóm cần tổ chức đào tạo các kỹ năng cần thiết cho nhóm thực

hiện đánh giá nhu cầu đào tạo như: Kỹ năng phỏng vấn, phân tích thông tin, xử lý

tình huống, sử dụng các công cụ điều tra phân tích…

3. Xây dựng khung năng lực (năng lực lý tưởng) cho nhóm đối tượng cần đánh

giá nhu cầu đào tạo

3.1. Xác định nhiệm vụ/công việc cần thực hiện của nhóm đối tượng

Sau khi xác định rõ và thống nhất đối tượng, mục tiêu đánh giá nhu cầu đào tạo,

việc tiếp theo là nhóm đánh giá cần xác định rõ các nhiệm vụ/công việc của nhóm

đối tượng sẽ cần thực hiện trong tương lai để từ đó xây dựng khung năng lực.

Đối với nhóm đối tượng đang làm một công việc ở một vị trí nhất định trong một cơ

quan/tổ chức việc xác định nhiệm vụ/công việc căn cứ vào bản mô tả công việc cho

từng vị trí có tính đến định hướng phát triển của cơ quan/tổ chức đó. Với nhóm đối

tượng hiện tại chưa có công việc ổn định, việc xác định nhiệm vụ/công việc sẽ căn

cứ vào định hướng phát triển và mục tiêu cá nhân có tính đến định hướng phát triển

của địa phương và xu thế của xã hội. Để làm được việc này, nhóm đánh giá cần

tham vấn và lấy thông tin từ tất cả các nhóm đối tượng bao gồm: Các nhà lãnh đạo,

quản lý; Cấp trên trực tiếp của nhóm đối tượng; Các chuyên gia trong lĩnh vực đánh

giá; Nhóm đối tượng đánh giá tại vùng và có kiểm chứng tại các vùng lân cận;

Nhóm đối tượng khách hàng, hưởng lợi từ các nhiệm vụ/công việc thực hiện của đối

tượng đánh giá.


Kết quả cụ thể được đưa vào bảng sau:

Bảng 1: Xác định nhiệm vụ/công việc cần thực hiện của nhóm đối tượng

(đối với nhóm đối tượng đang làm việc_Nhóm đối tượng 1)

Mảng việc phụ trách Các công việc cụ thể phải thực hiện Kết quả cần đạt

Bảng 2: Xác định nhiệm vụ/công việc cần thực hiện của nhóm đối tượng

(đối với nhóm đối tượng chưa có việc làm_Nhóm đối tượng 2)

Định hướng mục tiêu

phát triển cá nhân Các công việc cụ thể phải thực hiện Kết quả cần đạt

Với dự án này, việc xác định nhiệm vụ/công việc của nhóm đối tượng 1 khá thuận

lợi bởi tất cả các vị trí công việc của nhóm đối tượng này đã có bản mô tả công việc

khá đầy đủ và chi tiết. Tuy nhiên khi đưa các nhiệm vụ/công việc vào bảng trên cần

ngắn gọn và rõ ràng. Sau đây là một ví dụ:

Nhiệm vụ/công việc cần thực hiện của cán bộ tăng cường năng lực Ban quản lý dự

án tỉnh (Có tham khảo tài liệu dự án)

Mảng việc

phụ trách

Các công việc cụ thể phải thực hiện Kết quả cần đạt

Xây dựng

kế hoạch

Thu thập thông tin có liên quan Kế hoạch được sự

nhất trí của ngân


Điều hành họp lập kế hoạch

Lập kế hoạch chi tiết

Trình duyệt kế hoạch

hàng thế giới và

UBND tỉnh phê duyệt

Đánh giá

nhu cầu

đào tạo

Xây dựng kế hoạch đánh giá nhu cầu đào tạo

Tổ chức khảo sát đánh giá nhu cầu đào tạo

Tổng hợp và phân tích thông tin về nhu cầu đào

tạo

Tổng hợp nhu cầu đào tạo và viết báo cáo

Xây dựng kế hoạch đào tạo

Báo cáo đánh giá nhu

cầu đào tạo được phê

duyệt

Kế hoạch tăng cường

năng lực được phê

duyệt

Tổ chức và

quản lý đào

tạo

Xây dựng TOR

Dự toán kinh phí tổ chức đào tạo

Dự thảo hợp đồng đào tạo

Tuyển chọn tư vấn và quản lý tư vấn

Tổ chức và quản lý lớp học

Theo dõi, giám sát lớp học

Đánh giá khóa học và viết báo cáo

Thanh, quyết toán hợp đồng

Đánh giá và viết báo cáo năm

Khuyến nghị và đề xuất

Các khóa học diễn ra

theo đúng kế hoạch

Tuyển chọn được tư

vấn theo đúng yêu

cầu

Các báo cáo hoàn

thành đúng tiến độ và

được chấp nhận

Xây dựng

hệ thống

thông tin

Xây dựng được hệ thống thông tin khoa học

Thu thập thông tin và đưa vào hệ thống quản lý

Cập nhật thông tin thường xuyên

Chia sẻ thông tin

Hệ thống thông tin có

đầy đủ các thông tin

cần thiết, sử dụng và

chia sẻ thuận lợi, kịp

thời

Viết báo Viết báo cáo cho các hoạt động tăng cường Các báo cáo hoàn

thành đúng thời gian


cáo năng lực

Viết báo cáo giám sát định kỳ, báo cáo đánh

giá giữa kỳ và báo cáo kết thúc dự án về hoạt

động tăng cường năng lực

đảm bảo chất lượng

tốt

Xây dựng

mạng lưới

Liên hệ, trao đổi với cấp trên, cấp dưới đảm

bảo sự phối hợp thông suốt

Tổ chức các hội thảo chia sẻ kinh nghiệm trong

việc tăng cường năng lực

Có các hội thảo chia

sẻ kinh nghiệm định

kỳ

Sự phối hợp giữa các

cấp thông suốt

Với nhóm đối tượng 2, việc xây dựng bảng trên sẽ khó khăn hơn phụ thuộc trực tiếp

vào nhóm đối tượng mục tiêu.

3.2. Xây dựng khung năng lực lý tưởng

Khung năng lực là một bản mô tả về năng lực mà mỗi người, trong cương vị công

tác của mình có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Một khung năng lực nói chung

chỉ ra yêu cầu về năng lực chung, năng lực cụ thể và những diễn giải chi tiết về năng

lực cụ thể.

Năng lực chung là những năng lực chung cho một vị trí công việc mà một người làm

việc cần để đảm nhiệm và thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ của mình. Ví dụ: năng lực

về tư duy, năng lực chuyên môn, năng lực về tổ chức điều hành, năng lực về giao

tiếp ứng xử... Một năng lực chung bao gồm một số năng lực cụ thể liên quan đến

nhau.

Năng lực cụ thể: mô tả về những lĩnh vực, những mặt hoạt động chính mà một vị trí

công tác phải thực hiện trong mỗi năng lực chung. Mỗi năng lực cụ thể được diễn

giải bằng một số mệnh đề để đảm bảo sự thống nhất cách hiểu về mỗi năng lực.

Khung năng lực này đặc trưng cho mỗi công việc hoặc nhóm công việc. Khung

năng lực hợp lý giúp cơ quan/tổ chức có thể lựa chọn, tuyển dụng, đào tạo và phát

triển và có chế độ với người lao động theo cách phù hợp nhất.

Trên cơ sở bảng xác định nhiệm vụ/công việc cần thực hiện của đối tượng, nhóm

đánh giá tiến hành xác định những năng lực cần thiết mà nhóm đối tượng cần có để


thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ/công việc của mình. Để làm việc này trong nhóm

đánh giá cần có những người có kiến thức chuyên sâu về xây dựng năng lực, tham

vấn chuyên gia và các cấp lãnh đạo, …

Kết quả của bước này được trình bày trong bảng sau:

BẢNG XÁC ĐỊNH TIÊU CHÍ NĂNG LỰC LÝ TƯỞNG

VỊ TRÍ:

Các nhiệm vụ

chính

Năng lực chuẩn

Kiến thức Kỹ năng Thái độ/tố chất

Trong bảng trên, các nhiệm vụ chính sẽ ghi lại các mảng công việc đã liệt kê trong

phần xác định nhiệm vụ/công việc. Dựa vào các công việc cụ thể phải thực hiện và

kết quả cần đạt được để xác định năng lực chuẩn chính là những kiến thức, kỹ năng

và thái độ/tố chất cần có để hoàn thành các công việc cụ thể đảm bảo đạt được kết

quả như mong muốn.

Ví dụ khung năng lực lý tưởng cho cán bộ tăng cường năng lực:

BẢNG XÁC ĐỊNH TIÊU CHÍ NĂNG LỰC LÝ TƯỞNG

VỊ TRÍ: Cán bộ tăng cường năng lực Ban quản lý dự án tỉnh

Các nhiệm

vụ chính

Năng lực chuẩn

Kiến thức Kỹ năng Thái độ

Xây dựng kế

hoạch

Quy trình lập kế

hoạch

Kỹ năng điều hành họp/hội

thảo

Chủ động

Cầu tiến

Suy nghĩ sáng


Đánh giá nhu

cầu đào tạo

Tổ chức và

quản lý đào

tạo

Xây dựng hệ

thống thông

tin

Viết báo cáo

Xây dựng

mạng lưới

Các công

việc phát

sinh

Tổ chức, quy trình,

phương pháp

Phân tích chiến lược

và hoạch định

Phát triển nguồn

nhân lực

Tổ chức & quản lý

Làm việc với cộng

đồng

Đánh giá nhanh

PRA

Giám sát, đánh giá

Sư phạm và đào tạo

Hệ thống thông tin

Vi tính

Kế toán & tài chính

Xây dựng mối quan

hệ, mạng lưới

Kỹ năng tổ chức, điều phối

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng giải quyết vấn đề

và ra quyết định

Kỹ năng giám sát, hỗ trợ

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng truyền thông

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng phỏng vấn

Kỹ năng đánh giá

Kỹ năng tìm kiếm và thu

thập thông tin

Kỹ năng phân tích

Kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng viết báo cáo

Kỹ năng sư phạm

Kỹ năng tin học văn phòng

tạo

Liêm chính

Trung thực

Công bằng

Minh bạch

Hòa đồng

Yêu nghề

4. Thiết kế công cụ/phương pháp đánh giá nhu cầu đào tạo

4.1. Xác định các thông tin cần thu thập để tìm hiểu nhu cầu đào tạo và thiết

kế hệ thông câu hỏi

Dựa theo lý thuyết khoảng cách, các thông tin chi tiết cần thu thập là những thông

tin đánh giá về năng lực lý tưởng và năng lực hiện tại của nhóm đối tượng để từ đó

tìm ra khoảng cách năng lực cần lấp đầy, đó chính là nhu cầu đào tạo.

Các nguồn thông tin có thể có bao gồm: Thông tin thu được thông qua khảo sát

phỏng vấn các cá nhân, nhóm, tổ chức…; Các thông tin đã được công bố như các


báo cáo, thống kê, sách, báo…; Các thông tin không công bố như các đề tài nghiên

cứu có liên quan, các cơ sở dữ liệu, báo cáo nghiên cứu,…

Bảng xác định các thông tin chi tiết cần thu thập

Nội dung cần tìm

hiểu Thông tin chi tiết cần thu thập

Nguồn/đối tượng

cung cấp thông tin

Năng lực lý tưởng Công việc phải thực hiện

Cách thức thực hiện công việc

Hiệu quả, chất lượng công việc

Kiến thức, kỹ năng và thái độ cần có

Cấp trên, chuyên gia

Năng lực hiện tại Công việc đã, đang thực hiện



Kiến thức, kỹ năng và thái độ đã có

Cấp dưới, đồng

nghiệp, người hưởng

lợi

Khoảng cách năng

lực

Những khó khăn trong quá trình thực

hiện công việc

Những mong muốn được bổ sung và

hoặc nâng cao kiến thức, kỹ năng đối

với nhóm đối tượng

Nhóm đối tượng

Nhóm đánh giá cần dành thời gian để liệt kê một cách chi tiết, cụ thể, đầy đủ các

thông tin cần thu thập từ đó định hướng cho nhóm đánh giá thiết kế các câu hỏi và

lựa chọn công cụ phù hợp nhất.

Sau khi đã liệt kê đầy đủ các thông tin chi tiết cần thu thập, việc tiếp theo là thiết kế

hệ thống các câu hỏi và lời đề nghị để thu thập thông tin. Các câu hỏi thiết kế cần

dựa vào thông tin cần lấy là gì? Thông tin đó có thể lấy được từ đâu (nguồn cung

cấp thông tin). Đối tượng cung cấp thông tin là ai? Ngoài ra cần có những câu hỏi để

kiểm chứng độ chính xác của các thông tin thu được.


Nhóm đánh giá cần tự đặt câu hỏi cho mình khi thiết kế các câu hỏi. Câu hỏi chủ

đạo mà nhóm sử dụng trong quá trình thiết kế là: Để có được các thông tin này cần

hỏi những câu hỏi gì? Với nhóm đối tượng cung cấp thông tin này thì nên hỏi câu

hỏi đó như thế nào?.... Với các nhóm đối tượng cung cấp thông tin có trình độ cao

nên sử dụng các câu hỏi mở; Với người dân hoặc với nhóm đối tượng năng lực hạn

chế nên sử dụng các câu hỏi lựa chọn với nhiều đáp án cho trước. Tránh việc sử

dụng các câu hỏi dẫn dắt.

Bảng thiết kế câu hỏi thu thập thông tin

Thông tin chi tiết cần thu thập Nguồn/đối tượng


Câu hỏi/lời đề nghị


Công việc phải thực hiện



Kiến thức, kỹ năng và thái độ cần có

Cấp trên, chuyên

gia

Công việc đã, đang thực hiện



Kiến thức, kỹ năng và thái độ đã có

Cấp dưới, đồng

nghiệp, người

hưởng lợi

Những khó khăn trong quá trình thực

hiện công việc

Những mong muốn được bổ sung và

hoặc nâng cao kiến thức, kỹ năng đối

với nhóm đối tượng

Nhóm đối tượng

4.2. Thiết kế công cụ/phương pháp đánh giá nhu cầu đào tạo

Thông tin về các yếu tố trên đây có thể được thu thập bằng nhiều cách khác nhau; Sau

đây là một số các phương pháp có thể áp dụng:

Phỏng vấn Quan sát/tới thăm


Bảng kiểm, phiếu câu hỏi

Thảo luận nhóm

Phân tích các kết quả kiểm tra/thi

Đánh giá chương trình hiện tại

Nghiên cứu theo phương pháp cùng

tham gia (công cụ PRA)

Hội thảo/họp

Nghiên cứu tài liệu/báo cáo

Phỏng vấn là phương pháp thường được dùng nhiều nhất trong khảo sát đánh giá

nhu cầu đào tạo. Phỏng vấn là một kỹ thuật thu thập dữ liệu trong đó người hỏi

(phỏng vấn) đặt câu hỏi bằng miệng cho người được phỏng vấn và người được

phỏng vấn đáp lại bằng miệng. Có ba loại phỏng vấn: (1) phỏng vấn theo những câu

hỏi đã định sẵn, (2) phỏng vấn không theo những câu hỏi đã định sẵn, và (3) phỏng

vấn bán cấu trúc. Phỏng vấn có các ưu điểm: phỏng vấn sẽ rất hữu ích khi người

được phỏng vấn không thể được quan sát một cách trực tiếp, người được phỏng vấn

có thể cung cấp những thông tin lịch sử hữu ích, và người phỏng vấn có thể chủ

động trong việc điều khiển các câu hỏi. Mặc dù có những ưu điểm vừa nêu, phỏng

vấn cũng có một số nhược điểm như: thông tin thu thập từ phỏng vấn đã được sàng

lọc qua lăng kính của người được phỏng vấn, các cuộc phỏng vấn cung cấp thông tin

xảy ra ở một địa điểm được quy định thay vì là ở một bối cảnh tự nhiên, sự có mặt

của người phỏng vấn có thể làm cho các câu trả lời bị thiên vị, và không phải ai

cũng đều có khả năng diễn đạt và cảm nhận như nhau.

Một số điều cần lưu ý khi phỏng vấn: thiết lập mối quan hệ tốt với người được

phỏng vấn, bám chặt mục đích phỏng vấn, đặt câu hỏi một cách tự nhiên, tập trung

lắng nghe và thể hiện sự thông cảm, ăn mặc thích hợp, phỏng vấn ở một địa điểm

thoải mái, khuyến khích người được phỏng vấn trả lời nhiều hơn là một từ, thể hiện

sự tôn trọng đối với người được phỏng vấn và bày tỏ lòng cảm kích đối với người

được phỏng vấn. Ngoài ra, khi phỏng vấn cần tránh ba loại câu hỏi sau: câu hỏi sử

dụng từ cảm xúc, câu hỏi có sử dụng nhiều hơn một ý và câu hỏi sử dụng cấu trúc

phức hợp. Các cuộc phỏng vấn sử dụng câu hỏi có từ cảm xúc thường dẫn đến

những câu trả lời tiêu cực về mặt tình cảm. Câu hỏi có nhiều hơn một ý là câu hỏi có

nhiều hơn một vấn đề trong một câu hỏi và có lẽ đòi hỏi phải có nhiều hơn một câu

trả lời với những mức độ khác nhau hoặc trái ngược nhau. Câu hỏi có cấu trúc phức

hợp có thể sẽ là câu hỏi dài, gây cho người được phỏng vấn có thể quên đi phần

chính yếu của câu hỏi, vì thế làm ảnh hưởng đến mức độ chính xác của thông tin trả

lời


Với dự án này ngoài việc sử dụng kỹ thuật phỏng vấn, nhóm đánh giá còn có thể kết

hợp đa dạng các công cụ như: Bảng kiểm, phiếu câu hỏi, quan sát trực tiếp, nghiên

cứu tài liệu/báo cáo (các tài liệu dự án, báo cáo của các cấp các ngành đặc biệt là

báo cáo của ngành Lao động, thương binh và xã hội; ngành Giáo dục và đào tạo,…)

kết hợp đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua các đợt PRA, …

Việc lựa chọn công cụ nào tùy thuộc vào hệ thống các câu hỏi đã thiết kế và đối

tượng cung cấp thông tin. Với nhóm cán bộ, có thể sử dụng bảng kiểm và phỏng vấn

trực tiếp, còn đối với người dân nên sử dụng bảng câu hỏi lựa chọn với các đáp án

sẵn, thảo luận nhóm và sử dụng các kỹ thuật PRA. Các câu hỏi khi đưa vào bảng

kiểm, phiếu hướng dẫn phỏng vấn và thảo luận cần đảm bảo tính hợp lý và tiến trình

suy nghĩ logic.

4.3. Thực hiện thử và điều chỉnh công cụ/phương pháp

Sau khi lựa chọn và thiết kế công cụ, cần thử nghiệm công cụ bằng cách thử sử dụng

trong nhóm đánh giá, gửi bảng kiểm, phiếu hỏi đến một số đối tượng sẽ làm việc và

có thể thử nghiệm công cụ tại một địa bàn lựa chọn điểm. Sau phần thử nghiệm,

nhóm đánh giá chỉnh sửa lại (nếu cần) để hoàn chỉnh công cụ. Ngoài ra nhóm đánh

giá cũng cần phải chỉnh sửa lại những câu hỏi để phù hợp hơn với hoàn cảnh tiến

khảo sát bởi mỗi địa phương đều có những đặc thù khác nhau và không thể khái

quát hoá được.

5. Xây dựng kế hoạch tiến hành khảo sát tại thực địa

Như vậy đến bước này chúng ta đã có thể biết được ta định làm gì? Tại sao làm?

Làm ở đâu? Làm với đối tượng nào? Cần thu được kết quả gì? Thu kết quả đó như

thế nào? Bây giờ là thời điểm phải trả lời cho câu hỏi còn lại là ta làm tất cả công

việc đó vào khi nào? Tất cả những công việc trên sẽ do nhóm đánh giá chủ động

thực hiện.

Chuẩn bị các nguồn lực

Các nguồn lực ở đây chính là nhân lực, tài lực và vật lực. Về nhân lực chúng ta cần

xác định xem chúng ta có bao nhiêu thành viên, bao nhiêu người cộng tác. Về tài lực

chúng ta phải xem xét đến nguồn kinh phí đang có là bao nhiêu. Về vật lực, ta phải

liệt kê hết các dạng tài nguyên vật chất khác có thể phục vụ cho đánh giá. Kết quả

cuối cùng của công tác chuẩn bị chúng ta sẽ có được trong tay:


• Tên chủ đề

• Danh sách các đối tượng cần khảo sát

• Các câu hỏi cho các nội dung chính của chủ đề

• Các công cụ khảo sát: Bảng hỏi, câu hỏi phỏng vấn, Bản thiết kế hoạt động

nhóm cho từng đối tượng khảo sát…

• Mẫu ghi chép kết quả

• Danh sách phân công người tiến hành khảo sát theo các đối tượng, người ghi

chép kết quả.

• Lịch khảo sát các đối tượng: Ai khảo sát, đối tượng khảo sát, thời gian, địa

điểm.

• Các điều kiện cho việc khảo sát: địa điểm, bàn ghế, ánh sáng, nước uống, máy

ảnh, ghi âm….

Lập kế hoạch chi tiết về thời gian

Khi đã có chiến lược phân bổ các nguồn lực một cách hiệu quả trên cơ sở xem xét

cả các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng, người lập kế hoạch phải đưa ra được kế

hoạch cụ thể, trong đó ước tính thời gian cần thiết cho các cuộc phỏng vấn, thảo

luận, thời gian đi đường và cộng thêm cả thời gian dự phòng cho các hiệu chỉnh

trong quá trình đánh giá hoặc nghiên cứu sâu hơn về những phát hiện nảy sinh trong

quá trình thực địa.

Các công việc cần tiến hành khi lập kế hoạch:

Liệt kê các hoạt động, nội dung công việc cần tiến hành

Sắp xếp các hoạt động theo thứ tự thời gian

Phân công người chịu trách nhiệm (Ai? chịu trách nhiệm chính phần nào?

những ai cùng tham gia? nguồn lực cần thiết …)

Đưa vào bảng kế hoạch

Hoàn thiện kế hoạch khảo sát, nghiên cứu thực địa


Bảng: Kế hoạch thực hiện

STT Hoạt động

chính

Các công việc

cần tiến hành

Thời

gian

Người phụ

trách

Người

tham gia

Nguồn

lực

1.

2.

3.

6. Tiến hành khảo sát theo kế hoạch

6.1. Thu thập thông tin thứ cấp

Các thông tin thứ cấp bao gồm: các tài liệu của dự án có liên quan, các báo cáo

chuyên đề của các ngành có liên quan, các bài báo, tạp chí, cơ sở dữ liệu,…. Với dự

án này, các thông tin thứ cấp có thể thu thập từ ngành Lao động, thương binh và xã

hội, Ngành giáo dục và đào tạo của các tỉnh là rất hữu ích.

Để thu thập các thông tin này, nhóm đánh giá nên liệt kê các yêu cầu và gửi trước

cho các bên liên quan để họ chuẩn bị.

6.2. Phỏng vấn và thu thập thông tin (sử dụng các công cụ thu thập thông tin)

Tiến hành phỏng vấn và thu thập thông tin theo kế hoạch đã lập. Trong quá trình

thực hiện khảo sát tại thực tế cần: Tạo không khí vui vẻ, thoải mái cho các nhóm đối

tượng cung cấp thông tin; Nêu rõ mục đích/thỏa thuận về ghi chép và việc ghi lại

hình ảnh, âm thanh…Cam kết về sử dụng thông tin, Biểu hiện sự lắng nghe; Kết

thúc, cảm ơn và hẹn cuộc gặp tiếp theo.

Tiêu chuẩn đạo đức và nguyên tắc tự nguyện trong khảo sát đánh giá: Nhóm đánh

giá cần nỗ lực để đảm bảo các tiêu chuẩn đạo đức trong điều tra khảo sát bằng cách

áp dụng các nguyên tắc sau:

- Giữ bí mật cá nhân: thông tin cá nhân về những người tham gia sẽ không được

ghi chép lại hoặc để nặc danh trong các Bảng hỏi hay trong các cuộc phỏng

vấn,

- Tham gia tự nguyện: Người dân, các cá nhân, tổ chức sẽ được phỏng vấn nếu

họ đồng ý; họ sẽ không bị bắt buộc phải tham gia trong bất kỳ hoàn cảnh nào.


Cần đảm bảo cả sự an toàn về tâm lý và thân thể của người dân khi tham gia

đánh giá.

- Sự tham gia của nhóm đối tượng dễ bị tổn thương như: người nghèo, người

dân tộc thiểu số, phụ nữ, người già và trẻ em trong các khía cạnh của công tác

phát triển được chứng minh là luôn có ý nghĩa và cần được khuyến khích trong

đánh giá tại vùng dự án.

6.3. Tổng hợp và đưa ra những nhận định sơ bộ

Trong quá trình thu thập thông tin, sau mỗi ngày làm việc nhóm đánh giá cần tổng

hợp ngay và đưa ra các nhận định sơ bộ. Có thể có những nhận định cảm thấy chưa

thực sự chính xác cần kiểm chứng lại hoặc chưa đủ thông tin để đưa ra các nhận

định, nhóm đánh giá cần xác định cần kiểm chứng lại những thông tin gì? Kiểm

chứng bằng cách nào? Cần có thêm những thông tin gì? Để từ đó tiến hành kiểm

chứng và thu thập thêm các thông tin cần thiết trong các buổi làm việc tiếp theo.

Bảng: Tổng hợp thông tin và nhận định sơ bộ

Khung năng lực Thông tin chi tiết thu

thập được

Nhận định

sơ bộ

Kiểm chứng

Lưu ý

• Không phải bao giờ cũng có đủ thông tin cần thiết để đưa ra nhận định.

• Khi đưa ra nhận định cần có chuyên môn về lĩnh vực đó hoặc dựa trên ý kiến

của người có nhiều kinh nghiệm về lĩnh vực đó.

• Năng lực lý tưởng là tiêu chuẩn kết hợp với điều kiện cụ thể của địa phương

và mong muốn của người được đánh giá.

• Không nên áp đặt theo ý muốn chủ quan mà dựa trên các thông tin thu thập

được.


7. Quản lý, phân tích thông tin và viết báo cáo

Thông tin thu được từ nghiên cứu định tính có dạng "chữ" và chúng thường được

xem xét để phát hiện ra những ý nghĩa đặc trưng cho vấn đề, sự vật hoặc hiện tượng.

Từ các hiện tượng riêng lẻ được thể hiện trong các thông tin thu được, nhóm đánh

giá sẽ phải quy nạp và khái quát hoá lại để xây dựng nên những quan niệm, nhận

định về nhóm đối tượng được đánh giá.

7.1. Quản lý thông tin

Mục đích cơ bản của việc quản lý thông tin là để

Thông tin chính là kết quả của việc tiến hành nghiên cứu, khảo sát chính là

tiền, mất thông tin có nghĩa là mất tiền.

Thông tin được quản lý một cách có hệ thống giúp cho nhóm đánh giá có

điều kiện theo dõi tiến trình đánh giá của mình, quyết định các hiệu chỉnh

khi cần thiết.

Tạo điều kiện dễ dàng cho việc phân tích thông tin để viết báo cáo - giảm

thiểu tính chủ quan vốn là bản chất của nghiên cứu định tính.

Dễ dàng tra cứu lại các thông tin để chứng minh khi có bất cứ câu hỏi nào

đặt ra cho một kết luận hay nhận định.

Quản lý thông tin thu được từ khảo sát, đánh giá như thế nào?

Sao chép sang giấy A4 tất cả các văn bản do nhóm đánh giá thực hiện trên

giấy A0, trên nền đất hoặc trên bất kỳ một phương tiện nào.

Đảm bảo luôn biết được nguồn gốc của thông tin - người cấp tin là ai?

những thông tin cơ bản về người đó là gì? thông tin thu được từ đâu? ngày

nào? trong phỏng vấn hay thảo luận nhóm, ai là người phỏng vấn, ai ghi

chép…

Mã hoá thông tin lần 1 tại thực địa (tổng hợp và các nhận định sơ bộ).

Xếp thông tin theo ngày và theo các văn bản phỏng vấn và thảo luận nhóm.

Ghi vào bảng tổng hợp các văn bản thu được trong ngày.


Nộp toàn bộ văn bản phỏng vấn, thảo luận cho một người có trách nhiệm

quản lý tại thực địa vào cuối ngày.

7.2. Xử lý và phân tích thông tin

Một điều quan trọng là các dữ liệu phải được phân loại trong suốt quá trình đánh giá

nhu cầu đào tạo. Điều này có hai lợi ích. Trước hết, tránh việc vật lộn với hàng đống

dữ liệu cuối đợt đánh giá. Thứ 2, sẽ hiểu hơn về các vấn đề quan trọng nổi lên trong

suốt quá trình đánh giá mà có thể khám phá chi tiết hơn hoặc làm rõ hơn ở mức độ

nào đó. Ở hình dưới đây, một loạt các loại hình được trình bày trong đó có thể đưa

vào thêm dữ liệu. Trong mỗi loại lại có những phần nhỏ, những phần nhỏ như thế

nào cần được xác định trước khi phân loại các dữ liệu.

Chính

sách

Nhiệm vụ và

hoạt động

Các vấn đề liên quan

đến nhiệm vụ

Dữ liệu thu thập đựoc

trong điều tra

Các kiến thức, kỹ năng,

thái độ hiện có

Các kiến thức, kỹ năng,

thái độ cần thiết trong

tương lai

Chương trình

đào tạo

Hiện tại Tương lai

Các nhu cầu

cá nhân


Kiến thức, kỹ năng, thái độ đã được xác định sẽ hình thành nên khung chương trình

cơ bản mà sẽ phải phát triển tiếp. Một loạt các kiến thức, kỹ năng, thái độ được xác

định có thể cần thiết làm cho một số nhiệm vụ phải được thực hiện. Đối với các đào

tạo chính quy, những kiến thức kỹ năng thái độ này cần phải được đưa vào chương

trình đào tạo. Đối với đào tạo tại chức, cần phải phân biệt giữa các kiến thức, kỹ

năng, thái độ mà các cán bộ đang có với những kiến thức, kỹ năng, thái độ họ cần

nhưng chưa có.

Khi các kiến thức, kỹ năng, thái độ này đã được xác định, cần phải ưu tiên chương

trình đào tạo nào cần phải cung cấp và cung cấp khi nào. Quan trọng là phải đưa ra

một chiến lược đào tạo khi đã có các kết quả đánh giá nhu cầu đào tạo. đối với bất

của chương trình/khoá đào tạo nào được phát triển, cần phải có những bằng chứng

rõ ràng giải thích vì sao có khoá này. Những thông tin thu thập được từ đánh giá

không liên quan trực tiếp đến kiến thức, kỹ năng, thái độ sẽ cung cấp những bằng

chứng và có thể chúng rất có ích cho việc xây dựng một chiến lược đào tạo.

7.3. Phân tích khung năng lực

Sau khi đã xác định được những kiến thức, kỹ năng, thái độ hiện tại và cần có trong

tương lai của nhóm đối tượng, dựa trên định hướng phát triển chung của cơ quan/tổ

chức nhóm đánh giá cần xác định ra khoảng trống năng lực của nhóm đối tượng và

nhu cầu về năng lực của nhóm đối tượng được đánh giá. Kết quả được thể hiện

trong bảng sau:

Chuẩn năng lực

cần có

Năng lực hiện

tại

Định hướng phát

triển của cơ quan

Khoảng cách và nhu

cầu về năng lực

Kiến thức Kiến thức Kiến thức

Kỹ năng Kỹ năng Kỹ năng

Thái độ Thái độ Thái độ

7.4. Xác định nhu cầu đào tạo và trọng tâm đào tạo

Khoảng cách và nhu cầu năng lực của nhóm đối tượng là rất nhiều. Có những

khoảng trống năng lực có thể được giải quyết thông qua đào tạo, tuy nhiên, không

phải khoảng trống năng lực nào cũng có thể được lấp đầy bằng giải pháp đào tạo.


Trên cơ sở khung năng lực phân tích ở trên, các công việc tiếp theo nhóm đánh giá

cần thực hiện là:

• Tổng hợp những năng lực còn thiếu, cần nâng cao của nhóm đối tượng

• Xác định nhu cầu đào tạo: những năng lực còn thiếu, cần nâng cao của nhóm

đối tượng có thể đáp ứng bằng đào tạo

• Xác định trọng tâm đào tạo: dựa vào nhu cầu đào tạo đã xác định, thời gian

cho phép nguồn lực và các điều kiện hỗ trợ khác

Kết quả nên thể hiện như trong bảng sau:

Năng lực còn thiếu Năng lực có thể đáp ứng qua

đào tạo

Trọng tâm đào tạo

Kiến thức Kiến thức Kiến thức

Kỹ năng Kỹ năng Kỹ năng

Thái độ Thái độ Thái độ

7.5. Viết báo cáo (Tài liệu hóa kết quả khảo sát)

Là sự kết hợp của việc xây dựng khung phân tích cuối cùng và diễn giải thông tin

trong khung phân tích đó.

Từ đề cương nghiên cứu ban đầu, ghi nhớ phân tích trong quá trình phân tích thông

tin, khung phân tích thông tin cuối cùng được xây dựng để phục vụ cho việc viết báo

cáo. Sự diễn giải thông tin trong báo cáo được bắt đầu từ các thông tin cụ thể nhưng

phải được mô tả ở cấp phân tích cao hơn, có nghĩa là phải quy nạp được những

thông tin thông thường thành những lý luận. Sự diễn giải thông tin phải phong phú

về chi tiết, có khả năng trình bày các quá trình hay diễn biến phức tạp của đời sống

xã hội, có tính nhân quả chặt chẽ để tạo thành một bức tranh, một mô hình hay tập

hợp khái niệm gắn kết với nhau một cách tổng hợp.

Báo cáo đánh giá nhu cầu đào tạo có thể xây dựng theo cấu trúc sau:


BÁO CÁO

ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO

Mục lục

I. Lời cảm ơn

II. Giới thiệu

1. Đặt vấn đề và mục đích của đợt đánh giá

2. Khung lý thuyết và phương pháp luận

III. Kết quả

1. Năng lực hiện tại của nhóm đối tượng đánh giá

2. Điều kiện cần để chất lượng công việc đạt đến lý tưởng

3. Kết quả phân tích năng lực còn thiếu của nhóm đối tượng

IV. Kết luận

1. Năng lực hiện tại

2. Năng lực lý tưởng

V. Kiến nghị

1. Nhu cầu đào tạo chung

2. Nhu cầu đào tạo cụ thể trước mắt (trọng tâm đào tạo)

3. Kiến nghị về chiến lược đào tạo

4. Thông tin về các cơ quan/tổ chức, các cơ sở đào tạo cung cấp các khóa đào tạo

VI. Phụ lục

Phụ lục 1. Kế hoạch làm việc của đợt đánh giá

Phụ lục 2. Các câu hỏi chính sử dụng cho các nhóm đối tượng

Phụ lục 3. Một số kết quả làm việc với các nhóm

Phụ lục 4. Khung năng lực cho các nhóm đối tượng

………………………….

ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO

Documents