Daftar Isi - ppi-leeds.comppi-leeds.com/wp-content/uploads/2017/10/Laporan-Pertanggungja... · menyelesaikan amanah kepengurusan PPI Leeds periode 2016/2017 dengan baik, ... dipimpin

1

2

Daftar Isi

Pembuka........................................................................................................................................................ 3

Susunan Kepengurusan .......................................................................................................................... 7

Sekretaris .................................................................................................................................................... 11

Bendahara .................................................................................................................................................. 36

Divisi Akademik ....................................................................................................................................... 40

Divisi Dana Usaha .................................................................................................................................... 50

Divisi Hubungan Masyarakat .............................................................................................................. 58

Divisi Kekeluargaan ................................................................................................................................ 79

Divisi Olahraga.......................................................................................................................................... 98

Divisi Seni dan Budaya ....................................................................................................................... 113

3

Pembuka

Puji syukur Alhamdulillah senantiasa kami panjatkan ke hadirat Allah, Tuhan Yang Maha

Esa, karena atas berkat limpahan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya, kami dapat

menyelesaikan amanah kepengurusan PPI Leeds periode 2016/2017 dengan baik, serta

menyelesaikan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kepengurusan PPI Leeds periode

2016/2017 sebagai laporan hasil kinerja kami selama satu tahun kepengurusan ini.

PPI Leeds merupakan satu kesatuan organisasi yang menaungi para pelajar dan warga

Indonesia yang berdomisili di wilayah Leeds dan Huddersfield. Kepengurusan PPI Leeds

2016/2017 diawali dengan terpilih dan ditetapkannya Rachmad Adi Riyanto sebagai

ketua PPI Leeds 2016/2017 dan serah terima jabatan kepengurusan PPI Leeds dari Affan

Feizal kepada Rachmad Adi Riyanto dalam Musyawarah Besar PPI Leeds pada tanggal 8

Oktober 2016. Setelah terpilihnya ketua PPI Leeds, maka dibentuklah tim formatur PPI

Leeds yang terdiri dari ketua terpilih, Roselina Ping, Dian Novita Nugraheni, dan Luthfan

Alhamra yang bertugas untuk membentuk struktur kepengurusan secara lengkap.

Struktur kepengurusan PPI Leeds 2016/2017 terdiri dari 6 divisi di antaranya Akademik,

Dana Usaha, Hubungan Masyarakat Kekeluargaan, Olahraga, dan Seni dan Budaya.

Selanjutnya kepengurusan PPI Leeds 2016/2017 dibentuk melalui open recruitment

dengan total pengurus terpilih 48 orang.

Pemilihan pengurus PPI Leeds diawali dengan penunjukkan Badan Pengurus Harian

(BPH) yang terdiri dari wakil ketua yaitu Luthfan Alhamra, Sekretaris yaitu Dian Novita

Nugraheni, dan Bendahara yaitu Roselina Ping Juan. Setelah itu, dipilihlah kepala-kepala

divisi yang terdiri dari Akademik (Annisa Hazrina Hasbi), Dana Usaha (Christine Tjong),

Hubungan Masyarakat (Eva Yuli Andari), Kekeluargaan (Dwi Yulianto Nugroho),

Olahraga (Agung Adri Laksono), dan Seni dan Budaya (Ali Syakir Sutedjo). Kemudian

masing-masing kepala divisi memilih anggota divisi masing-masing berdasarkan pilihan

calon pengurus dalam isian formulir pendaftaran kepengurusan untuk selanjutnya

disepakati dan ditetapkan bersama dengan tim formatur hingga terbentuk kepengurusan

PPI Leeds 2016/2017. Namun, pada awal November 2016, terjadi pergantian kepala

divisi Dana Usaha, Christine Tjong digantikan oleh Nindya Juwita Utimadini dikarenakan

Christine mengundurkan diri berkaitan dengan kesibukan akademiknya.

Sebelum dimulainya kepengurusan PPI Leeds 2016/2017, PPI Leeds sudah mengirimkan

delegasi olahraga dalam Nusantara Cup 2016 pada tanggal 23 Oktober 2016 di

Newcastle. Dalam Nusantara Cup ini PPI Leeds mengirimkan 70 orang delegasi yang

terdiri dari atlet dan supporter, PPI Leeds berhasil mendapatkan gelar kejuaraan sebagai

Juara 1 Badminton ganda putri.

4

Pada tanggal 29 Oktober 2016, PPI Leeds mengadakan rapat kerja PPI Leeds 2016/2017

yang dihadiri oleh hampir seluruh pengurus PPI Leeds 2016/2017. Pada pekan-pekan

sebelum rapat kerja, masing-masing divisi mengadakan pertemuan internal divisi yang

dipimpin oleh kepala divisi masing-masing untuk merancang program kerja yang

kemudian dipresentasikan dan disepakati dalam rapat kerja tersebut. Rapat kerja ini

menghasilkan beberapa program kerja unggulan seperti 5th Strategic Contribution for

Indonesia, One World Show, Indonesian Festival, PPI Talk dan lain-lain.

Dalam rangka pelepasan wisudawan Indonesia di Leeds, melalui divisi akademik, PPI

Leeds mengadakan Gala Graduation Night (GGN). GGN ini dilaksanakan pada tanggal 13

Desember 2016 dan dihadiri 14 wisudawan beserta keluarga, turut hadir dalam acara ini

Prof. H. Endang Aminudin Aziz, MA, Ph. D. selaku Atase Pendidikan dan Kebudayaan

Republik Indonesia di London. Prof. Amin memberikan sambutan sekaligus wejangan

kepada para wisudawan agar kelak kembali ke Indonesia dan mengabdi bersama-sama

membangun Indonesia.

Indonesian Fair (Indofair) menjadi pembuka kegiatan PPI Leeds di tahun 2017 yang

dilaksanakan pada 1 Maret 2017, setelah winter break dan exam week pada Januari 2017.

Indofair 2017 bertempat di Riley Smith Hall, Leeds University Union, menyajikan

pameran budaya dan pariwisata Indonesia. Acara ini dihadiri tidak hanya oleh orang-

orang Indonesia akan tetapi juga oleh warga negara lain yang juga merupakan mahasiswa

di University of Leeds. Warga negara lain sangat antusias menyimak pameran Indofair

dan menikmati berbagai permainan tradisional Indonesia. Permainan angklung menjadi

salah satu daya tarik tersendiri untuk warga negara lain, mereka sangat antusias dan

senang bisa memainkan angklung bersama-sama.

Pada bulan April 2017, PPI Leeds menyelenggarakan 5th Strategic Contribution for

Indonesia (SCI) yang merupakan agenda unggulan PPI Leeds dari tahun ke tahun. 5th SCI

dilaksanakan pada 22 April 2017 bertempat di Michael Sadler Building. Acara ini berupa

seminar interaktif dengan tema “Sustainable Cities and Communities” dengan pembicara

Bapak Ahmad Heryawan (Gubernur Jawa Barat), Dimas Wisnu Adrianto (PhD Student di

University of Manchester), dan Ibu Tri Rismaharini (Walikota Surabaya, tidak hadir akan

tetapi presentasi melalui video). The 5th SCI sukses diselenggarakan dengan sangat baik,

dihadiri lebih dari 100 peserta dari kota Leeds maupun luar kota Leeds. Selain itu, 5th SCI

juga berhasil diliput oleh lebih dari 10 media nasional. Kesuksesan 5th SCI ini tidak lepas

dari kerja keras panitia 5th SCI, dan dukungan dari berbagai pihak terutama KBRI London,

Bank Indonesia dan Indofood sebagai sponsor utama, serta media partner.

5

Tepat seminggu setelah 5th SCI, PPI Leeds kembali mengadakan agenda yaitu PPI Talk

pada tanggal 29 April 2017 dengan tema “Speak Up, Modern Woman”. PPI Talk ini

menghadirkan 3 pembicara yaitu Marissa Anita, Qonitah Al Jundiah, dan Yulia Dwi

Andriyanto. Kemudian pada 3 Mei 2017, PPI Leeds menjadi salah satu penampil dalam

One World Show (OWS) yang dikoordinasi oleh Leeds University Union. Jika pada OWS

2016 PPI Leeds mendapatkan gelar sebagai penampil terbaik, pada OWS 2017 ini tidak

ada pemberian gelar karena peserta penampil terdiri dari 3 tim saja. Pada OWS 2017 PPI

Leeds menampilkan berbagai kompilasi tarian tradisional yang dikemas dalam sebuah

cerita bertajuk “Pusaka”. Penampilan PPI Leeds mendapat sambutan paling meriah dari

seluruh penonton yang hadir di Riley Smith Hall ketika itu.

Dalam rangka meningkatkan rasa kekeluargaan dan kedekatan antar warga Indonesia di

Leeds, PPI Leeds melalui divisi kekeluargaan mengadakan Rehat atau Rekreasi Hemat

yang disertai dengan potluck pada tanggal 13 Mei 2017 di Whitby, sebuah kota kecil di

tepian North Yorkshire. Rehat 2017 ini diikuti oleh lebih dari 120 peserta baik dewasa

maupun anak-anak dengan menggunakan 2 bus besar dan 1 bus kecil. Selain rehat, untuk

meningkatkan rasa kekeluargaan juga diselenggarakan potluck beberapa kali selama

masa kepengurusan yaitu pada tanggal 26 September 2016 dan 25 Maret 2017.

Pada 17 Agustus 2017, PPI Leeds mengadakan upacara bendera yang dilanjutkan dengan

aneka lomba 17 Agustusan dan potluck bersama seluruh warga Indonesia di Leeds.

Agenda ini dilaksanakan di Hyde Park dari pagi hari hingga siang hari. Adapun yang

bertugas sebagai petugas upacara adalah warga PPI Leeds yang terdiri dari berbagai

unsur baik dewasa, remaja maupun anak-anak.

Selain kegiatan-kegiatan tersebut di atas, PPI Leeds juga mengadakan kegiatan olahraga

rutin setiap pekan dan nonton bareng yang dikoordinasi oleh divisi Olahraga. Divisi Dana

Usaha menjalankan usaha dengan melakukan kegiatan wirausaha seperti produksi

hoodie dan jersey, penjualan makanan dan carboot PPI Leeds. Sementara divisi

Hubungan Masyarakat melaksanakan pengelolaan media sosial secara rutin dan

berkesinambungan seperti melalui website, fanpage facebook, dan Instagram. Jumlah

followers IG PPI Leeds meningkat yang awalnya 600 followers menjadi hampir 1500

followers atau meningkat lebih dari 2 kali lipat.

PPI Leeds periode 2016/2017 berhasil meningkatkan asset PPI Leeds dari GBP 1,167.30

+ GBP 187.5 menjadi GBP 1,641.08 + GBP 189. Hal ini tak luput dari pencapaian divisi

dana usaha yang berhasil menambah pemasukan sebesar GBP 455.5. Selain itu, PPI Leeds

juga mendapatkan bantuan dana dari sponsor untuk kegiatan the 5th SCI yaitu dari KBRI

London, Bank Indonesia, dan Indofood.

6

Dengan kepengurusan yang di dominasi oleh pelajar master, keterbatasan waktu menjadi

tantangan sekaligus permasalahan utama dalam menjalankan organisasi PPI Leeds ini.

Kepadatan perkuliahan mempersulit kepengurusan untuk saling berkomunikasi dan

berkonsolidasi secara langsung. Hal ini menyebabkan berkurangnya jumlah rapat kerja

dari jumlah yang disepakati pada awal kepengurusan. Selain itu, jumlah sumber daya

manusia yang kurang pada saat pelaksanaan program kerja mengakibatkan tidak

efektifnya kinerja pengurus dalam melaksanakan kegiatan. Walaupun acara berjalan

lancar, namun distribusi pekerjaan menjadi tidak efisien, beberapa pengurus yang

mempunyai waktu lebih lenggang harus menanggung pekerjaan yang lebih banyak.

Sebagai solusi, menyusun kepengurusan dengan jumlah yang proporsional antara pelajar

sarjana, master, dan pascasarjana akan meningkatkan kinerja, baik dalam ketersediaan

waktu maupun sumber daya manusia pada setiap kegiatan.

Kendala ketidakhadiran pengurus saat berlangsungnya acara PPI Leeds ini pun secara

mayoritas disebabkan oleh keinginan pengurus yang juga merupakan pelajar program

master untuk mengeksplorasi tempat-tempat di United Kingdom, mengingat

keterbatasan waktu satu tahun bagi pelajar master. Hal ini menjadi hambatan baik dalam

mempererat hubungan antar pengurus dan juga dalam berkomunikasi. Maka alangkah

baiknya apabila kepengurusan ke depan untuk dapat mengoordinasikan kegiatan jalan-

jalan bersama, sehingga semua tujuan dapat tercapai, yaitu selain dapat memperkuat

hubungan kerja, juga dapat mengeksplorasi daerah-daerah baru.

Demikian LPJ ini kami tulis dengan sebenar-benarnya, semoga dapat bermanfaat untuk

menjadi gambaran bagi kepengurusan-kepengurusan selanjutnya. Terima kasih.

Leeds, 30 September 2017

Ketua PPI Leeds Wakil Ketua PPI Leeds

2016/2017 2016/2017

Rachmad Adi Riyanto Luthfan Alhamra

7

Susunan Kepengurusan

8

Divisi-Divisi

BENDAHARA

Roselina Ping Juan

SEKRETARIS

Dian Novita Nugraheni

WAKIL KETUA

Luthfan Alhamra

KETUA

Rachmad Adi Riyanto

Divisi Akademik

Annisa Hazrina Hasbi (Kepala Divisi)

Mochamad Iqbal Abdul Ghoni (Kepala Divisi)

Muhammad Hizbul Wathon

Mutiah Wenda Juniar

Puspita Larasati

Nixon Widjaja

Ayu Kartika JT

Divisi Dana Usaha

Nindya Juwita Utimadini (Kepala Divisi)

Cristine Tjong

Sri Rahayu

Pantri Muthriana Erza Killian

Alvin Nouval

Happy Mulyanto

9

Divisi Hubungan Masyarakat

Eva Yuli Andari (Kepala Divisi)

Guntur Prabawa Kusuma

Abrar Zakki Effendi

Sherly Fen

Shafira Widya Hanafiah

Dea Danica

Diandra Amani Wardhana

Adinda Putri Safrini

Divisi Kekeluargaan

Dwi Yulianto Nugroho (Kepala Divisi)

Firdaus Hafidz As Shidieq

Keyko Ranti Ramadhani

Reza Indra Yudha

Aristia Khairunnisa

Mega Rahmasari

Fahdiana Liestya Pratiwi

Erinna Salim

Divisi Olahraga

Agung Adri Laksono (Kepala Divisi)

Tryas Agung Praesha

Raudha Putri Ekasari

Farisya Sakina

Ashiva Nindra Humaira

Maulana Rizki Aditama

Mizandaru Wicaksono

Divisi Seni Budaya

Ali Syakir Sutedjo (Kepala Divisi)

Hasfahani

Mayumi Kartika Sari

Dewa Ayu Kalyana Putri

Benson Widjaja

Saphira Khairunnisa Sonia

Gema Minang

Sherylin Tierza Sirait

10

11

12

Laporan Fungsi Sekretaris

Gambaran Umum

Fungsi sekretaris pada kepengurusan PPI LEEDS 2016/2017 adalah pengelolaan surat

keluar dan penyusunan notulen rapat. Sekretaris juga difungsikan secara tidak langsung

pada rapat-rapat kepanitiaan atau rapat program kerja yang melibatkan sebagian atau

seluruh pengurus PPI Leeds, dan juga melakukan korespondensi dengan pihak University

of Leeds untuk peminjaman ruangan yang akan digunakan untuk pelaksanaan program

kerja. Selain itu, sekretaris juga berfungsi mengatur dan mengolah sistem penyimpanan

digital pada tautan drive ppi-leeds.com.

Laporan Fungsi

1. Rekapitulasi Surat Keluar

1 Nomor Surat 001/PPI/SK/X/2016

Tanggal 12 Oktober 2016

Perihal Pembentukan dan Penetapan Ketua, Wakil Ketua,

Sekretaris, Bendahara PPI Leeds Periode 2016/17

Ditujukan Kepada -

Ditandatangani

Oleh

Rachmad Adi Riyanto (Ketua PPI Leeds 2016/17)

2 Nomor Surat 002/PPI/SK/X/2016

Tanggal 19 Oktober 2016

Perihal Pembentukan dan Penetapan Pengurus PPI Leeds Periode

2016/17

Ditujukan Kepada -

Ditandatangani

Oleh


3 Nomor Surat 003/PPI/SK/XI/2016

Tanggal 15 November 2016

Perihal Penetapan Reshuffle Kepala Divisi Dana Usaha PPI Leeds

Periode 2016/17

Ditujukan Kepada -

Ditandatangani

Oleh


4 Nomor Surat 004/AKD/UND/XI/2016


Perihal Undangan Kegiatan Gala Graduation PPI Leeds

13

Ditujukan Kepada Bapak Dr. Rizal Sukma (Duta Besar Republik Indonesia

untuk Kerajaan Inggris Raya dan Republik Irlandia)

Ditandatangani

Oleh


5 Nomor Surat 005/AKD/UND/XI/2016



Ditujukan Kepada Prof. Endang Aminuddin Azis (Atase Pendidikan Republik

Indonesia untuk Kerajaan Inggris Raya dan Republik

Irlandia)

Ditandatangani

Oleh


6 Nomor Surat 006/AKD/UND/XII/2016

Tanggal 1 Desember 2016




Irlandia)

Ditandatangani

Oleh


7 Nomor Surat 007/AKD/UND/XII/2016


Perihal Permohonan Sambutan Gala Graduation PPI Leeds



Irlandia)

Ditandatangani

Oleh


8 Nomor Surat 008/SCI/UND/XII/2016


Perihal Permohonan Kesediaan menjadi Pembicara SCI 2017

Ditujukan Kepada Dr. (H.C.) Ir. Tri Rismaharini, M.T. (Wali Kota Surabaya)

Ditandatangani

Oleh

Rachmad Adi Riyanto (Ketua PPI Leeds 2016/17) dan

Annisa Hazrina Hasbi (Ketua Panitia The 5th SCI)

9 Nomor Surat 009/SCI/PRP/01/2016

Tanggal 24 Januari 2017

14

Perihal Penawaran Kerja Sama sebagai Rekan Media untuk

Kegiatan Seminar Strategic Contribution for Indonesia

(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Pimpinan Radio PPI Dunia

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Adji Rendra (Marketing Inilah.com)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Pimpinan Redaksi Rakyatku.com

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Pimpinan Redaksi Opium

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Deandra Saraswati (Rimanews.com)

Ditandatangani

Oleh



15





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada John Tampi (Radio PPI UK)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Akhyari Hananto (Goodnewsfromindonesia.com)

Ditandatangani

Oleh





Perihal Media Partner Proposal for Strategic Contribution for

Indonesia (SCI) 2017

Ditujukan Kepada The Gryphon Student Newspaper

Ditandatangani

Oleh







Ditujukan Kepada Leeds Student Radio

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Rangga Danu (Kincir.com)

Ditandatangani

Oleh



16





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Pimpinan IDN Times

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Mahendar, kitamuda.id

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Pimpinan Radio Pemuda FM

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Pangesti Bernardus, Majalah Market+

Ditandatangani

Oleh







Ditujukan Kepada Leeds Student Television

17

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Martyn Kho (Beritagar.id)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Joko Suryono (Provoke! Magazine)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Marisha Safriana (Dreamers radio)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Antaranews.com dan Antara TV

Ditandatangani

Oleh



28 Nomor Surat 028/SCI/MOU/01/2016


18



(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Redaksi Rakyatku.com

Ditandatangani

Oleh

Annisa Hazrina Hasbi (Ketua Panitia The 5th SCI) dan

Mulyadi Abdillah (Pimpinan Redaksi Rakyatku.com)





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Rimanews.com

Ditandatangani

Oleh

Annisa Hazrina Hasbi (Ketua Panitia The 5th SCI) dan Akbar

Qaedi Rasjid (CEO Rimanews.com)





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Radio PPI Dunia

Ditandatangani

Oleh






(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Goodnewsfromindonesia.com

Ditandatangani

Oleh






(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Kitamuda.id

Ditandatangani

Oleh


http://goodnewsfromindonesia.com/

http://kitamuda.id/

19





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Provoke! Magazine

Ditandatangani

Oleh

Annisa Hazrina Hasbi (Ketua Panitia The 5th SCI) dan Joko

Suryono (Marketing Communications)





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada PPI UK

Ditandatangani

Oleh


35 Nomor Surat 035/SCI/UND/02/2017

Tanggal 4 Februari 2017

Perihal Undangan Kegiatan

Ditujukan Kepada Bapak Dr. Rizal Sukma (Duta Besar Republik Indonesia

untuk Kerajaan Inggris Raya dan Republik Irlandia)

Ditandatangani

Oleh





Perihal Undangan Kegiatan



Irlandia)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Prathita (Suara.com)

http://suara.com/

20

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Tri Ajeng (METRO TV)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Dzulfikri Putramalawi (Media Indonesia)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Annisa Laksimintari (High End Teen)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Herfido Gading (Metrotvnews.com)

Ditandatangani

Oleh





21



(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Market+

Ditandatangani

Oleh


Pangesti Bernadus (Editors-in-chief Market+)





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Radio PPI Dunia

Ditandatangani

Oleh

Annisa Hazrina Hasbi (Ketua Panitia The 5th SCI) dan Muna

JAJ (Humas Radio PPI Dunia)



Perihal Surat Kerja Sama sebagai Rekan Media untuk Kegiatan

Seminar Strategic Contribution for Indonesia (SCI) 2017

Ditujukan Kepada PPI UK

Ditandatangani

Oleh

Annisa Hazrina Hasbi (Ketua Panitia The 5th SCI) dan John

Henry Tampi (Kepala Bidang Komunikasi dan Informasi

PPI UK)





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Bapak Dr. Rizal Sukma (Penawaran Kerja Sama Kolaborasi

untuk Kegiatan Seminar Strategic Contribution for


Ditandatangani

Oleh






Seminar The 5th Strategic Contribution for Indonesia (SCI)

2017

Ditujukan Kepada Suara.com

http://suara.com/

22

Ditandatangani

Oleh






2017

Ditujukan Kepada Pemuda FM

Ditandatangani

Oleh


Shudai Ajlani (Co-Founder/Marketing Radio Pemuda FM)



Perihal Penawaran Kerja Sama sebagai Sponsor untuk Kegiatan


2017

Ditujukan Kepada Sdr. Ridzki R. Sigit (Head Operational Mongabay Indonesia)

Ditandatangani

Oleh





Perihal Penawaran Kerja Sama sebagai Sponsor untuk Kegiatan


2017

Ditujukan Kepada Divisi SKP PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk

Ditandatangani

Oleh



50 Nomor Surat 050/SCI/UND


Perihal Permohonan Kesediaan menjadi Pembicara SCI 2017

Ditujukan Kepada Walikota Bandung

Ditandatangani

Oleh




Tanggal -

Perihal -

Ditujukan Kepada Gubernur Jawa Barat

Ditandatangani

Oleh

-

23





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Arsyana Fibah (Opium Magazine)

Ditandatangani

Oleh






(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Sdr. Ayas (Brilio.net)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Ridzki R. Sigit (Mongabay Indonesia)

Ditandatangani

Oleh



Tanggal -

Perihal -

Ditujukan Kepada Majalah Opium (Arsyana Fibaah)

Ditandatangani

Oleh

-



Perihal Ucapan Terima Kasih

Ditujukan Kepada Bapak Endy Dwi Tjahjono (Kepala Perwakilan Bank

Indonesia di London)

Ditandatangani

Oleh




24

Tanggal 1 Maret 2017



2017

Ditujukan Kepada Brilio.net

Ditandatangani

Oleh


Amalia Mas’ad (Marketing Brilio.net)





(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Hugo Diba (Kumparan.com)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Hanna Farhana (Koran SINDO)

Ditandatangani

Oleh







(SCI) 2017

Ditujukan Kepada Icha Magdhalisa (Okezone.com)

Ditandatangani

Oleh




Tanggal 3 April 2017

Perihal Invitation to Speak at The 5th Strategic Contribution for

Indonesia 2017 (SCI 2017)

Ditujukan Kepada Dr. (H.C.) H. Ahmad Heryawan, Lc

Ditandatangani

Oleh


http://brilio.net/

25



Perihal Permohonan Sambutan SCI 2017



Irlandia)

Ditandatangani

Oleh





Perihal Permohonan Pelayanan Kekonsuleran di acara SCI 2017

Ditujukan Kepada Bapak Rizal Sukma (Duta Besar Republik Indonesia untuk

Kerajaan Inggris Raya dan Republik Irlandia)

Ditandatangani

Oleh





Perihal Undangan dan Penawaran Tiket SCI 2017

Ditujukan Kepada Ketua PPI Lancaster

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Durham

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Liverpool

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Newcastle

26

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI York

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Cambridge

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Leicester

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Manchester

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Nottingham

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Warwick

Ditandatangani

Oleh



27




Ditujukan Kepada Ketua PPI Hull

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Bradford

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Coventry

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Birmingham

Ditandatangani

Oleh






Ditujukan Kepada Ketua PPI Sheffield

Ditandatangani

Oleh





Perihal Undangan Kegiatan SCI 2017

Ditujukan Kepada Kepala Perwakilan Bank Indonesia London (Bapak Endy

Dwi Tjahjono)

Ditandatangani

Oleh




28


Perihal Undangan Kegiatan SCI 2017

Ditujukan Kepada PT. Indofood Sukses Makmur TBK

Ditandatangani

Oleh



81 Nomor Surat 081/PPI/SK/07/2017

Tanggal 27 Juli 2017

Perihal Pembentukan dan Penetapan Anggota Komisi Pemilihan

Umum (KPU) PPI Leeds Untuk Pemilihan Ketua PPI Leeds

Periode 2017/18

Ditujukan Kepada -

Ditandatangani

Oleh


Keterangan dan Statistik

1. Total surat yang dibuat yaitu 81 surat

2. Surat keputusan sebanyak 4 surat

3. Total surat terkait dengan Divisi Akademik yaitu 4 surat

4. Total surat terkait dengan program kerja SCI sebanyak 73 surat

5. Nomor surat 051 dan 055 tidak ditemukan detail datanya

6. Terdapat kesalahan penulisan tahun pada nomor surat (tertulis 2016, seharusnya

2017) sebanyak 26 surat

Kendala

1. Bagian kesekretariatan program kerja SCI merupakan bagian yang terpisah dari

kesekretariatan PPI Leeds sehingga terdapat kesulitan untuk berkoordinasi dalam

pengecekan nomor surat yang keluar.

2. Terdapat beberapa surat yang tidak ditemukan detailnya dikarenakan penyimpanan

surat SCI dalam media penyimpanan tidak menggunakan kode nomor surat, sehingga

terdapat kesulitan untuk melacak pada media penyimpanan

Saran

1. Semua surat yang dikeluarkan oleh PPI Leeds sebaiknya dilakukan pengecekan ulang

oleh sekretaris PPI Leeds sehingga tidak ditemukan kesalahan dalam penulisan

penomoran surat.

3. Semua surat yang tidak dikeluarkan oleh sekretaris PPI Leeds sebaiknya diwajibkan

untuk memberi nama file sesuai dengan nomor surat.

4. Pentingnya meningkatkan koordinasi antara bagian kesekretariatan SCI dan

sekretaris PPI Leeds.

29

2. Rekapitulasi Rapat

a. Rapat Evaluasi BPH

No Periode Peserta Agenda

1 Oktober

2016

Rachmad Adi, Dian Novita,

Luthfan Alhamra, Roselina

Ping, Ali Syakir, Maulana

Rizki, Reza Indra (telepon),

Dwi Yulianto (telepon)

Pemilihan kepala divisi PPI Leeds

2016/17

Rachmad Adi, Roselina

Ping, 6 Kadiv

Pemilihan dan penetapan

pengurus PPI Leeds 2016/17

BPH Persiapan teknis dan susunan

acara rapat kerja tahunan

Seluruh pengurus PPI

Leeds 2016/17

Pembahasan program kerja per-

divisi dalam rapat kerja tahunan

2 November

2016

BPH Pembahasan SOP dan timeline

program kerja per-divisi

BPH Pembahasan berkaitan dengan

reshuffle kadiv dana usaha

Rahmad Adi, Luthfan

Alhamra, Dian Novita,

Roselina Ping

Diskusi mengenai pertimbangan

penawaran PPI Leeds sebagai

tuan rumah Summit PPI UK 2016

II

Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Pembahasan mengenai sumber

dana untuk program kerja Gala

Graduation Night

Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Diskusi konten presentasi PPI

Leeds untuk silaturahmi PPI UK

bulan Desember 2016

3 Desember

2016

Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Pembahasan anggaran dana dan

risk assessment Gala Graduation

Night

BPH Pembahasan reshuffle kadiv

danus, evaluasi meet and greet,

persiapan SCI 2017

4 Januari 2017 Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Pembahasan mengenai anggota

PPI Leeds wilayah Huddersfield

30

untuk bergabung dalam program

kerja SCI 2017

BPH Rapat evaluasi dan persiapan

program kerja (GGN, SCI, hoodie

danus, PPI talk)

5 Februari

2017

Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Diskusi terkait waktu

pelaksanaan One World Show

dan Indonesian Fair

Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Pembahasan

audiensi/permohonan

pendanaan dari KBRI untuk

mendukung program kerja PPI

Leeds (SCI dan One World Show)

6 Maret 2017 Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Diskusi alokasi dana dari KBRI

7 April 2017 Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping, Annisa

Hasbi, Raka Pamungkas,

Gema Minang, Erza Killian

Pembahasan langkah untuk

meningkatkan penjualan tiket

SCI, dan alokasi anggaran dana

8 Mei 2017 Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Pembahasan anggaran dana dan

transportasi ke Whitby (Rekreasi

hemat) dan Nottingham

(Indofest)

9 Juni 2017 Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Update keuangan PPI Leeds

terkait dengan pengeluaran dana

terbaru

BPH Update program kerja yang

sudah dan belum terlaksana

10 Juli 2017 Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Pembahasan pembentukan KPU

dan waktu pelaksanaan mubes

Rahmad Adi, Luthfan


Roselina Ping

Diskusi perwakilan untuk ISIC

PPI UK (mahasiswa outstanding

dan passionate di bidang fashion)

31

11 Agustus

2017

BPH Update program kerja dan

penyusunan laporan

pertanggungjawaban

b. Rapat Pengurus

No Periode Peserta Agenda

1 Oktober

2016

Divisi Akademik Penentuan program kerja dan

penanggung jawab kegiatan

Divisi Dana Usaha Penentuan program kerja dan


Divisi Hubungan

Masyarakat

Penentuan program kerja dan


Divisi Kekeluargaan Penentuan program kerja dan


Divisi Olahraga Penentuan program kerja dan


Divisi Seni Budaya Penentuan program kerja dan


2 November

2016

Divisi Akademik Pembentukan panitia Gala

Graduation Night

Divisi Dana Usaha Penjualan hoodie dan jersey

Divisi Hubungan

Masyarakat

Update social media PPI Leeds

Divisi Olahraga Persiapan acara Funday

Divisi Seni Budaya Penentuan konsep WUF

3 Desember

2016

Divisi Akademik Persiapan pelaksanaan dan

teknis acara Gala Graduation

Night

Divisi Dana Usaha Persiapan pengiriman hoodie dan

jersey dari Indonesia

Divisi Kekeluargaan Teknis kunjungan ke warga

4 Januari 2017 Divisi Akademik Job desk dan timetable SCI 2017

Divisi Dana Usaha Persiapan penjualan Instagram

carboot dan kantin PPI Leeds

Divisi Hubungan

Masyarakat

Persiapan teknis acara PPI Talk

dan penetapan pengisi acara

Divisi Seni Budaya Pembahasan dalam kontribusi

One World Show dan Indonesian

fair)

32

5 Februari

2017

Divisi Akademik Update progress SCI dan teknis

acara

Divisi Dana Usaha Evaluasi penjualan hoodie dan

jersey

Divisi Hubungan

Masyarakat

Pembahasan pengambilan video

Leeds for You

Divisi Kekeluargaan Evaluasi meet and greet,

perencanaan Scavenger Hunt dan

Potluck 2, persiapan Rekreasi

hemat

Divisi Olahraga Teknis acara nonton bola bareng

Divisi Seni Budaya Persiapan dan konsep Indonesian

fair

6 Maret 2017 Divisi Akademik Update progress SCI

Divisi Dana Usaha Update kantin PPI dalam acara

potluck

Divisi Hubungan

Masyarakat

Persiapan PPI Talk

Divisi Kekeluargaan Persiapan dan teknis acara

potluck 2 (Scavenger Hunt)

Divisi Olahraga Persiapan olahraga rutin (Zumba

dan futsal)

Divisi Seni Budaya Rapat evaluasi Indonesian fair,

review proker tahun 2017

sebelum easter break: coloring

competition, one world show,

penentuan partisipasi dalam SCI

(tari kembang jatuh)

7 April 2017 Divisi Akademik Persiapan SCI 2017

Divisi Dana Usaha Update penjualan Kantin PPI

Divisi Hubungan

Masyarakat

Pembahasan dan konsep acara

PPI Talk

Divisi Kekeluargaan Diskusi konsep dan teknis acara

Rekreasi Hemat Whitby

Divisi Olahraga Persiapan acara partisipasi

tournament Indofest di

Nottingham

Divisi Seni Budaya Pembahasan teknis One World

Show

33

8 Mei 2017 Divisi Dana Usaha Persiapan danus untuk berjualan

di Rehat Whitby

Divisi Hubungan

Masyarakat

Update social media

Divisi Kekeluargaan Rapat koordinasi dan

pembahasan transportasi Rehat

Divisi Olahraga Persiapan olahraga rutin dan

zumba

Divisi Seni Budaya Pembahasan School visit

9 Juni 2017 Divisi Akademik Pembubaran panitia dan evaluasi

SCI 2017

Divisi Olahraga Pembahasan olahraga rutin

10 Juli 2017 Divisi Dana Usaha Update penjualan kantin PPI

Divisi Kekeluargaan Persiapan 17 Agustusan dan

perekrutan petugas upacara

11 Agustus

2017

Divisi Hubungan

Masyarakat

Update pelaksanaan Q&A dengan

warga baru

Divisi Kekeluargaan Pembahasan teknis acara 17

Agustus dan Welcoming Day

Divisi Olahraga Persiapan lomba 17 Agustusan

Kendala

1. Dikarenakan ketidaksesuaian jadwal antar pengurus PPI Leeds, terdapat esulitan

dalam menentukan jadwal rapat, sehingga beberapa rapat diadakan via online (grup

telegram)

2. Tidak semua rapat diikuti oleh seluruh pengurus, sehingga terkadang ada aspirasi dan

pendapat yang tidak tersampaikan di dalam rapat

3. Notula rapat tidak lengkap, walaupun sudah ada formulir standar dalam bentuk google

form untuk mendokumentasikan hasil dan detail rapat.

Saran

1. Menetapkan jadwal tetap untuk rapat rutin, sehingga masing-masing pengurus PPI

Leeds dapat mengatur jadwalnya sendiri dan memastikan setiap pengurus agar bisa

hadir dalam rapat

2. Di luar rapat rutin, aspirasi dapat disampaikan dalam grup telegram. Oleh karena itu,

dihimbau untuk pengurus PPI Leeds untuk dapat mengecek grup telegram secara

berkala

3. Meningkatkan sosialisasi dan reminder akan penggunaan google form untuk mencatat

notula rapat, sehingga seluruh notula terdokumentasi dengan baik.

34

Dokumentasi kegiatan

Rapat Tim Formatur (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara)

Rapat BPH PPI Leeds 2016/17

35

Rapat perdana The 5th SCI 2017

36

37

Laporan Fungsi Bendahara

Gambaran Umum

Bendahara melakukan fungsi pencatatan dan mengkoordinir pengaturan keuangan PPI

Leeds 2016/2017. Bendahara juga berkoordinasi dengan Dana Usaha dalam hal

koordinasi penambahan kas PPI. Selain itu, bendahara juga berkoordinasi dengan divisi

lain untuk alokasi dana kegiatan PPI Leeds selama satu tahun kepengurusan. Berikut

uraian laporan keuangan PPI LEEDS 2016/2017.

Rekapitulasi dana masuk dan keluar

PEMASUKAN PENGELUARAN

Dana Awal Saldo PPI Leeds

2015/2016

GBP 1,167.30

Saldo PPI Leeds di LUU GBP 187.50

Hubungan

Masyarakat

New Lads in Leeds

Leeds for You

Leeds and Beyond 1

Leeds and Beyond 2

Leeds and Beyond 3

The Talk GBP 81.36

Leeds Digital Memory

Pack

Seni dan Budaya Indonesian Fair GBP 114.70

PPI Leeds Berkreasi GBP 11.495

School Visit GBP 0

Fresher Fair GBP 0

One World Show GBP 428.57

Akademik Gala Graduation 2016 GBP 235.65

SCI 2017 GBP 2,698.00 GBP 3,017.52

Olahraga Indonesian Festival

2017

GBP 431 GBP 540

Nusantara Cup GBP 1,024 GBP 1,076.70

Nonton Bareng GBP 10

Bowling GBP 0

Pembelian Bola

Basket

GBP 65

Lomba 17 Agustusan GBP 8

Kekeluargaan Meet and Greet GBP 30

Scavenger Hunts GBP 33.20

38

Rekreasi Hemat

Whitby

GBP 1,273.00 GBP 1,110.00

Misc. GBP 50.69

Pembelian

Megaphone

GBP 38.35

Welcoming day GBP 20

Dana Usaha Pembuatan Jaket dan

Kegiatan dana usaha

GBP 455.5

BPH Pembayaran

maintenance web PPI

Leeds

GBP 14.99

Hadiah PPI-UK GBP 30

KBRI London GBP 1,500

KPU GBP 50

TOTAL GBP 8766.30 GBP 6,936.23

Dana di rekening LUU GBP 189

Dana di rekening

Bendahara

GBP 1,641.08

Invoice dan Kuitansi yang dikeluarkan

No Keterangan Divisi

1 Invoice untuk kegiatan Nusantara Cup

2016

Olahraga

2 Kuitansi untuk Hadiah PPI UK BPH

3 Invoice Konsumsi Gala Graduation Akademik

4 Invoice Maintenance Web PPI Humas-BPH

5 Invoice pembayaran Hoodie Dana Usaha

6 Sponsorship Bank Indonesia Akademik-SCI

7 Sponsorship Indofood Akademik-SCI

8 Sponsorship KBRI BPH

9 Kuitansi Sponsorship Indofood Akademik-SCI

10 Pembelian Bola Basket Olahraga

11 Pembelian Megaphone Kekeluargaan

12 Kuitansi Pembelian Seminar Kit SCI 2017 Akademik-SCI

13 Kuitansi Pembubaran Panitia SCI 2017 Akademik-SCI

14 Kuitansi Pembelian Seminar Kit SCI 2017

Leeds

Akademik-SCI

15 Pembelian Perlengkapan dan Door Prize

Whitby

Kekeluargaan

39

Kendala

1. Beberapa kegiatan terlambat memberikan bukti-bukti pembelian

2. PPI Leeds belum/tidak bisa mempunyai rekening atas nama PPI Leeds sehingga

masih menggunakan rekening pribadi bendahara

3. Penomoran kuitansi dan invoice sempat tidak berurutan tangal dikarenakan

miskomunikasi

4. Invoice dari universitas untuk penggunaan ruangan SCI terhitung cukup lama

sehingga menghambat rekapan dana pengeluaran untuk SCI 2017 di rekening LUU.

Saran

1. Bendahara umum sebisa mungkin mengupdate bukti-bukti pembelian divisi untuk

mempermudah pembukuan dan pencatatan

2. Mencari informasi tentang pembukaan rekening atas nama PPI LEEDS (contoh PPI

UK) untuk memudahkan bendahara kedepannya.

3. Berkoordinasi lebih baik lagi dengan divisi-divisi terkait

4. Berkoordinasi dengan pihak LUU untuk mengupdate dana-dana yang menggunakan

rekening LUU dan biaya-biaya yang harus dibayarkan segera.

40

41

Divisi Akademik

Gambaran Umum

Divisi akademik bertanggungjawab pada kegiatan yang dapat mendukung kegiatan

perkuliahan anggota PPI Leeds melalui konsultasi akademik, seminar dan konferensi

ilmiah. Divisi ini juga memberikan apresiasi atas pencapaian akademik para anggota

lewat penyelenggaraan acara paska wisuda. 5th Strategic Contribution for Indonesia (SCI)

yang merupakan wadah kontribusi untuk Indonesia, menjadi salah satu kegiatan andalan

PPI Leeds yang juga merupakan tanggung jawab dari divisi akademik.

Program Kerja

1. The 5th Strategic Contribution for Indonesia

Penanggung Jawab

Annisa Hazrina Hasbi

Tujuan

● Menggali dan menghimpun potensi anak bangsa untuk ikut berkontibusi pada

penyelesaian permasalahan yang dihadapi negara.

● Meningkatkan semangat berkontribusi untuk Indonesia.

Sifat

Program Kerja Wajib

Deskripsi Kegiatan

Kegiatan diadakan mulai dari pagi hingga sore dan dibagi ke dalam tiga sesi. Sesi

pertama adalah paparan dari Pembicara 1 dan 2 yakni Bapak Ahmad Heryawan dan

Bapak Dimas, kemudian dilanjutkan dengan sesi diskusi dan makan siang. Lalu sesi

kedua adalah sesi dimana paparan Ibu Tri Risma disampaikan dalam bentuk video

conference. Kemudian dilanjutkan dengan sesi ketiga, yakni sesi perumusan kebijakan

berdasarkan hasil pemaparan dan diskusi. Merujuk pada model hexagon of systems

thinking yang dipopulerkan oleh Leeds University Business School, rumusan kebijakan

disusun berdasarkan kebutuhan dan dampak dari kebijakan pada sumber daya

manusia, infrastruktur, budaya, teknologi, prosedur dan hasil akhir. Di akhir sesi,

disepakati empat poin kebijakan utama yang kemudian dilansir melalui media.

Waktu dan Tempat

Hari, tanggal : Sabtu, 22 April 2017

42

Tempat : Michael Sadler Building, the University of Leeds

Pukul : 09.00-16.00 GMT

Parameter

i. Kuantitatif

● Dihadiri minimal 1 perwakilan setiap PPI-Cabang dan PPI UK.

● Dihadiri kedua keynote speaker dan 8 pembicara panel yang mempresentasikan

paperworks nya.

● Jumlah peserta mencapai 150 orang.

ii. Kualitatif

● Terjadi tukar pikiran lewat presentasi dan diskusi.

● Terumuskannya rekomendasi solusi.

● Munculnya semangat berkontribusi.

Hasil

i. Kuantitatif

● Dihadiri oleh 6 orang perwakilan dari PPI UK dan 5 orang dari perwakilan PPI

cabang.

● Dihadiri oleh dua keynote speakers dan tidak ada panelis yang dihadirkan karena

perubahan konsep acara.

● Jumlah peserta adalah 120 orang

ii. Kualitatif

● Peserta telah diberikan waktu dan tempat untuk dapat bertukar pikiran dan

berdiskusi dengan para pembicara maupun sesama peserta lainnya.

● Rekomendasi kebijakan telah dihasilkan dan sudah dilansir di media.

● Semangat berkontribusi dievaluasi meningkat dengan meningkatnya peminatan

untuk mendalami gaya hidup berkelanjutan sebagai basis kota dan komunitas

yang berkelanjutan.

Kendala

● Waktu: pelaksanaan SCI merupakan jadwal yang sangat padat untuk para master

dan PhD, terkait dengan tugas dan masa ujian di bulan April. Akibatnya, banyak

panitia yang terkendala pada saat pengerjaan tugas yang terkait dengan SCI. Selain

itu, banyak peserta yang mendaftar, namun tidak hadir di hari acara dengan alasan

yang sama.

● Birokrasi: Karena the 5th SCI kali ini mengundang dua tokoh pemerintahan

sekaligus (Gubernur Jawa Barat dan Walikota Surabaya), panitia terutama dari

43

seksi acara merasa cukup kewalahan dengan hal-hal yang sifatnya teknis seperti

jadwal keberangkatan, pergantian jadwal pembicara, hingga teknis penyampaian

materi yang diharapkan dapat sejalan dengan birokrasi dari pihak pembicara.

Sementara, dengan waktu yang terbatas, sangat sulit untuk dapat mengkondisikan

semuanya menjadi ideal untuk pembicara dan panitia. Begitupula untuk masalah

koordinasi antara tim dari para pembicara dan Liaison Officers dari kepanitian the

5th SCI.

● Miskomunikasi: Akibat dari birokasi, sering sekali tim Liason Officer atau

perwakilan dari kepanitiaan harus berganti jalur komunikasi dari satu orang ke

orang lainnya untuk membantu arrangements dari satu pembicara saja. Hal ini

menyebabkan seringnya da informasi penting dari kedua pihak yang salah, atau

bahkan tidak tersampaikan dan menyebabkan masalah di kemudian hari.

● Dua pembicara batal hadir ke the 5th SCI, yakni Ibu Tri Risma dan Lucinda Yeadon

dari Leeds City Council. Ibu Tri Risma harus menghadiri panggilan kepresidenan,

sementara Lucinda mengalami kecelakaan. Keduanya membatalkan

keikutsertaannya di the 5th SCI dalam kurun waktu kurang dari 48 jam sebelum

kegiatan di mulai.

● Sumber daya manusia: Dikarenakan jadwal easter break dan ujian yang

berdempetan, banyak dari tim kepanitiaan yang sangat sibuk mendekati hari

acara. Selanjutnya, banyak dari aktris untuk penampilan seni yang juga tidak ada

di tempat pada saat hari kegiatan. Hasilnya, dari rancangan semula untuk

menampilkan medley tarian dan drama, penampilan seni diubah menjadi tarian

pembukaan saja.

Saran

● Panitia di tahun berikutnya mungkin dapat mempertimbangkan untuk

mengadakan SCI di bulan Februari-Maret atau Mei akhir - Juni, melihat dari ritme

kesibukan rata-rata mahasiswa di UK.


mengundang tokoh pemerintahan dengan mempersiapkan banyak rencana

alternatif untuk pelbagai kemungkinan.


menyiapkan pembicara cadangan dari PPI Leeds sendiri, mengingat sumber daya

terdekat adalah dari warga sendiri jika pembatalan mendadak terjadi lagi.

● Panitia di tahun berikutnya mungkin dapat mempertimbangkan topik yang lebih

memasyarakat dan mampu dibahas oleh banyak kalangan. Semakin aplikatif

sebuah rumusan kebijakan, semakin mudah proses adopsi terjadi.

44

Dokumentasi Kegiatan

Serah Terima Plakat dari PPI Kepada Pembicara SCI 2017

Erza Kilian dan Annisa Hasbi sedang melakukan wawancara dengan Radio PPI UK

Suasana Lunch Break SCI 2017

45

Foto Bersama Seluruh Peserta SCI 2017

Tautan Artikel

● http://www.suara.com/pressrelease/2017/04/25/160943/partisipasi-

masyarakat-jadi-kunci-sukses-pengelolaan-kota

● http://www.beritasatu.com/kesra/427214-seminar-pengelolaan-kota-digelar-

mahasiswa-indonesia-di-leeds.html

● http://edukasi.rakyatku.com/read/46463/2017/04/25/-indonesia-memanggil-

ppi-di-leeds-

● http://radarpena.com/index.php/daerah/34202-risma-bocorkan-strategi-

bangun-surabaya

● http://www.jawapos.com/read/2017/04/27/126235/ketika-orang-indonesia-

di-leeds-bahas-livable-city

● https://www.tempo.co/read/news/2017/04/23/299868856/aher-konsep-

pembangunan-berkelanjutan-harus-green-smart-and-clean

● http://www.kabarnusa.com/2017/04/partisipasi-masyarakat-berperan-

dalam.html?m=1

● https://beritasumut.com/politik-pemerintahan/SCI-2017--Partisipasi-

Masyarakat-Kunci-Sukses-Pengelolaan-Kota-dan-Komunitas

● http://www.antaranews.com/berita/625696/ppi-uk-gelar-seminar-kontribusi-

untuk-indonesia

● http://www.inilahkoran.com/berita/bandung/68499/pemprov-tinjau-

implementasi-program-300-doktor-di-ingg…

http://www.suara.com/pressrelease/2017/04/25/160943/partisipasi-masyarakat-jadi-kunci-sukses-pengelolaan-kota

http://www.suara.com/pressrelease/2017/04/25/160943/partisipasi-masyarakat-jadi-kunci-sukses-pengelolaan-kota

http://www.beritasatu.com/kesra/427214-seminar-pengelolaan-kota-digelar-mahasiswa-indonesia-di-leeds.html

http://www.beritasatu.com/kesra/427214-seminar-pengelolaan-kota-digelar-mahasiswa-indonesia-di-leeds.html

http://edukasi.rakyatku.com/read/46463/2017/04/25/-indonesia-memanggil-ppi-di-leeds-

http://edukasi.rakyatku.com/read/46463/2017/04/25/-indonesia-memanggil-ppi-di-leeds-

http://radarpena.com/index.php/daerah/34202-risma-bocorkan-strategi-bangun-surabaya

http://radarpena.com/index.php/daerah/34202-risma-bocorkan-strategi-bangun-surabaya

http://www.jawapos.com/read/2017/04/27/126235/ketika-orang-indonesia-di-leeds-bahas-livable-city

http://www.jawapos.com/read/2017/04/27/126235/ketika-orang-indonesia-di-leeds-bahas-livable-city

https://www.tempo.co/read/news/2017/04/23/299868856/aher-konsep-pembangunan-berkelanjutan-harus-green-smart-and-clean

https://www.tempo.co/read/news/2017/04/23/299868856/aher-konsep-pembangunan-berkelanjutan-harus-green-smart-and-clean

http://www.kabarnusa.com/2017/04/partisipasi-masyarakat-berperan-dalam.html?m=1

http://www.kabarnusa.com/2017/04/partisipasi-masyarakat-berperan-dalam.html?m=1

https://beritasumut.com/politik-pemerintahan/SCI-2017--Partisipasi-Masyarakat-Kunci-Sukses-Pengelolaan-Kota-dan-Komunitas

https://beritasumut.com/politik-pemerintahan/SCI-2017--Partisipasi-Masyarakat-Kunci-Sukses-Pengelolaan-Kota-dan-Komunitas

http://www.antaranews.com/berita/625696/ppi-uk-gelar-seminar-kontribusi-untuk-indonesia

http://www.antaranews.com/berita/625696/ppi-uk-gelar-seminar-kontribusi-untuk-indonesia

http://www.inilahkoran.com/berita/bandung/68499/pemprov-tinjau-implementasi-program-300-doktor-di-ingg%E2%80%A6

http://www.inilahkoran.com/berita/bandung/68499/pemprov-tinjau-implementasi-program-300-doktor-di-ingg%E2%80%A6

46

Biaya

Pemasukan Jumlah (GBP)

Sponsorship and Partnership 2,253

Sales 1,445

Total Pemasukan 3,698

Pengeluaran Jumlah (GBP)

Pengeluaran dari persiapan hingga

pembubaran panitia

3,017.52

SALDO 640.48

2. Gala Graduation Night 2016

Penanggung Jawab

Ayu Kartika J.T dan Puspita Larasati

Tujuan

Bentuk apresiasi kepada anggota PPI Leeds khususnya wisudawan/ti yang telah

menyelesaikan studinya pada tahun 2016.

Sifat

Program Kerja Wajib

Deskripsi Kegiatan

Perayaan Wisuda dilakukan dengan kegiatan ceremonial berupa serangkaian

sambutan dari Atdikbud hingga ketua panitia pelaksana. Kemudian dilanjutkan

dengan acara utama yakni pemberian sertifikat kepada seluruh wisudawan/ti 2016.

Acara ditutup dengan gala dinner bersama sebagai wadah silaturahmi dan perpisahan

para wisudawan dan orangtua dengan warga PPI Leeds.

Waktu dan Tempat

Hari, tanggal : Selasa, 13 Desember 2016

Tempat : Riley Smith Conference Hall, LUU

Pukul : 18.00–21.00 GMT

47

Parameter

i. Kuantitatif

● Seratus persen wisudawan/ti yang telah mengkonfirmasi kehadiran di acara

wisuda dan 20% warga Leeds hadir.

● Acara dihadiri oleh Duta besar, Atase pendidikan dan kebudayaan atau pejabat

yang mewakili Kedutaan Besar Republik Indonesia untuk Kerajaan Inggris Raya

dan Republik Irlandia.

● Adanya publikasi kegiatan pada sosial media (Facebook dan Instagram).

ii. Kualitatif

● Wisudawan/ti beserta keluarga yang hadir dan anggota PPI Leeds menikmati

acara.

● Wisudawan/ti merasa terapresiasi.

● Anggota PPI Leeds lainnya termotivasi untuk lebih giat dalam menyelesaikan studi

Hasil

i. Kuantitatif

● Delapan puluh persen wisudawan/ti yang mengkonfirmasi kehadiran dapat hadir

dan 5% warga PPI Leeds hadir di acara.

● Acara perayaan wisuda dapat dihadiri Atase Pendidikan dan kebudayaan

Kedutaan Besar Republik Indonesia untuk Kerajaan Britania Raya dan Republik

Irlandia.

● Publikasi kegiatan telah dilakukan melalui Facebook dan Instagram PPI Leeds

ii. Kualitatif

● Anggota PPI Leeds, wisudawan/ti, keluarga wisudawan/ti yang hadir beserta

Atase Pendidikan dan kebudayaan Kedutaan Besar Republik Indonesia untuk

Kerajaan Britania Raya dan Republik Irlandia menikmati acara hingga selesai dan

melanjutkan obrol santai sampai setelah acara selesai.

● Wisudawan/ti merasa terapresiasi dengan diberikannya piagam dari PPI Leeds

untuk semua wisudawan yang hadir.

Kendala

● Wisudawan/ti memiliki jadwal kedatangan dan kepulangan ke/dari Leeds yang

berbeda-beda sehingga terdapat kesulitan dalam menentukan hari acara dimana

semua wisudawan/ti dapat hadir.

● Tiga orang wisudawan/ti yang hadir dalam Gala Graduation Night 2016 tidak

memberikan konfirmasi kedatangan. Hal ini berdampak pada tidak adanya

48

sertifikat penghargaan yang diberikan kepada tiga orang wisudawan/ti tersebut

di malam GGN.

● Kendala dari manajemen tempat pelaksanaan Gala Graduation Night, dimana food

risk assessment diinformasikan kurang dari 1 minggu sebelum acara dan sifatnya

sangat ketat. Hal ini cukup menyulitkan panitia dan pihak catering dalam

mempersiapkan menu dan bahan, serta menyebabkan pengerjaan taskforce

lainnya menjadi lambat.

● Kurangnya SDM saat pelaksanaan kegiatan berdampak pada beberapa anggota

teamwork mesti mendapat double job untuk mengisi pos yang kosong.

Saran

● Membangun komunikasi yang baik dengan pihak LUU sejak awal, membahas

tentang segala risk assessment yang mungkin diperlukan, sehingga ke depan tidak

terjadi miskomunikasi pada saat persiapan maupun pelaksanaan kegiatan.

● Agar wisudawan/ti dapat lebih responsif terutama dalam melakukan konfirmasi

kehadiran


Penyerahan certificate dari PPI Leeds oleh Bapak Atase Kebudayaan dan Pendidikan

untuk salah seorang wisudawan

49

Foto bersama Bapak Atase Kebudayaan dan Pendidikan dengan seluruh wisudawan dari

PPI Leeds beserta keluarga.

Tautan Artikel

https://www.instagram.com/p/BOKoRuwjSMz/?taken-by=ppileeds

Biaya


Kas PPI Leeds 275.00

Total Pemasukan 275.00


Pengeluaran untuk logistik, sertifikat, konsumsi

dan dekorasi

225.65

Total Pengeluaran 225.65

SALDO 49.35

https://www.instagram.com/p/BOKoRuwjSMz/?taken-by=ppileeds

50

51

Divisi Dana Usaha

Gambaran Umum

Divisi Dana Usaha merupakan divisi yang membidangi kegiatan usaha rangka membantu

pendanaan dan pendapatan PPI Leeds. Kegiatan yang dilaksanakan bersifat kreatif dan

inovatif dan berorientasi pada profit.

Program Kerja

1. Penjualan Makanan KANTIN PPI

Penanggung Jawab

Erza Killian dan Sri Rahayu

Tujuan

Memperkenalkan makanan khas Indonesia dan memfasilitasi mahasiswa Indonesia

untuk mendapatkan makanan dengan cita rasa tanah air.

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Penjualan makanan di berbagai event PPI Leeds dengan system pre- order.

Waktu dan Tempat

Setiap Kamis

Event PPI

Parameter

i. Kuantitatif

Meraup GBP 100

ii. Kualitatif

Dapat mendapat pemasukan dan menyalurkan jasa untuk warga Leeds baik

produsen makanan maupun konsumen makanan Indonesia.

Hasil

i. Kuantitatif

Jumlah pemesanan makanan untuk semua event melebihi target yang ditentukan

dengan keuntungan GBP 204.5.

52

Rekapitulasi pemesanan makanan:

Event Jumlah Pemesanan

Indonesian Fair 154

Potluck Perdana 60

KAMIS : Bubur 12

KAMIS : Nasi Kuning 20

KAMIS : Sate 13

KAMIS : Nasi Padang 10




KAMIS : Nasi Katsu 7

Event Olahraga di Nottingham 9

Potluck 25 Maret 22

Potluck Whitby 22

Kendala

• Kurangnya sumber daya manusia menyebabkan beberapa kali penjualan harus

ditiadakan Karena tidak ada yang dapat menunggu makanan di ambil oleh

pembeli.

• Penjualan makanan Indonesia di Indonesian Fair tidak ter antisipasi dengan baik

sehingga menyebabkan kurangnya pemenuhan permintaan makanan.

Dokumentasi Barang

53

Biaya

Tidak ada peminjaman modal.

2. Instagram Car boot

Penanggung Jawab

Alvin dan Happy

Tujuan

Menambah dana kepengurusan PPI Leeds dengan membantu menjualkan barang

bekas masih bernilai.

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Penjualan barang bekas warga Leeds dengan menggunakan media sosial Instagram.

Waktu dan Tepat

Instagram account @Leedsina_carboot

Parameter

i. Kuantitatif

Mendapat pendapatan minimal 5% dari harga barang.

ii. Kualitatif

Membantu penyaluran barang bekas bernilai dari pemilik lama ke pemilik baru.

Hasil

i. Kuantitatif

Jumlah pejualan barang target yang ditentukan dengan keuntungan GBP 7.5.

Rincian barang terjual:

Blender 1 Yoga Mattress Pink 1 Printer 1 Set Dapur 2 Set Alat Tidur 1 Rice Cooker 1

Kendala

• Sumber daya lahan untuk menampung barang terbatas.

• Kurangnya Publikasi Instagram.

54

Saran

• Pendataan lahan sebelum barang di terima harus dilakukan dengan cara mencari

rumah yang bersedia menampung dan mendata masa availability lahan.

• Publikasi harus lebih digencarkan dengan meminta bantuan Humas PPI.

Dokumentasi Barang

Biaya


3. Hoodie and Jersey

Penanggung Jawab

Nindya Juwita Utimadini dan Alvin Nouval

Tujuan

Menambah dana kepengurusan PPI Leeds dengan memfaslitasi kebutuhan jersey dan

jaket PPI Leeds.

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Penjualan Jersey dan Hoodie PPI Leeds. Produksi dilakukan di Bandung, Indonesia.

55

Waktu dan Tempat

Desember 2016 – April 2017

Parameter

i. Kuantitatif

Mendapatkan keuntungan di atas 50%.

ii. Kualitatif

Warga Leeds/pembeli puas dengan kualitas barang

Hasil

i. Kuantitatif

Keuntungan GBP 248.5

Hoodie 23

Jersey 14

ii. Kualitatif

o Warga memiliki jersey Leeds untuk pertandingan Olahraga.

o Warga memiliki hoodie Leeds untuk digunakan sehari-hari

Kendala

• Biaya pengiriman barang dari Indonesia ke Leeds di luar perkiraan.

• Waktu pengiriman barang dari Indonesia ke Leeds di luar perkiraan.

• Salah nama punggung oleh produsen.

• Adanya baju rusak.

Saran

• Lebih seksama dalam merencanakan pembelian dan pengiriman barang yang di

produksi di Indonesia

• Maksimalkan komunikasi ke Produsen agar tidak terjadi kesalahan seperti

kesalahan nama punggung.

56


Hoodie

Jersey

Biaya

• Peminjaman Modal secara pribadi a.n. Roselina Ping Juan sebesar Rp. 4880.000

• Peminjaman Modal secara pribadi a.n. Nindya Juwita Utimadini Rp. 2.200.000

• Pembayaran Jasa Pengangkutan oleh Mahasiswa Indonesia a.n. Faza Fahikha GBP

32.

4. Penjualan Batik Indonesia

Penanggung Jawab

Nindya Juwita Utimadini

Tujuan

Menambah dana kepengurusan PPI Leeds dengan membantu menjual pernak pernik

batik Indonesia.

57

Parameter

i. Kuantitatif

Mendapatkan untung 20% dari modal.

Hasil

i. Kuantitatif

Mendapat keuntungan sebesar GBP 3 dari penjualan sebagai berikut;

Bookmark Wayang 1

Dompet Besar 2

Dompet Kecil 6

ii. Kualitatif

• Membantu beberapa anak Indonesia yang ingin memberi souvenir ke teman beda

negara.

• Membantu memasarkan keragaman seni yaitu barang berbahan dasar kain batik

khas Indonesia di Leeds, UK.

Kendala

• Baju batik terbatas di ukuran L yang peminatnya kebanyakan berukuran S-M.

• Kurangnya publikasi membuat banyak barang yang belum terjual.

Saran

Beberapa pernak pernik batik akan diturunkan ke kepengurusan selanjutnya untuk

kembali dijual.

Dokumentasi

Biaya


58

59

Divisi Hubungan Masyarakat

Gambaran Umum

Divisi Hubungan Masyarakat (Humas) memiliki fungsi sebagai pintu komunikasi PPI

Leeds ke lingkup umum. Divisi Humas berangkat dari masalah yang sering dikeluhkan

oleh mahasiswa baru atau pendatang, salah satunya keluhan mengenai tidak lengkapnya

informasi yang dimiliki sebelum berangkat merantau ke luar negeri. Dengan memahami

kebutuhan mahasiswa baru secara garis besar, Divisi Humas memiliki 3 (tiga) rancangan

program kerja: New Lads in Leeds (Digital Starter Pack untuk mahasiswa/pendatang

baru Leeds, video ulasan akomodasi dan kehidupan di Leeds, dan Q&A Session melalui

Telegram) Leeds for You (rejuvinasi tampilan akun sosial media PPI Leeds dengan

tujuan untuk menjadi sarana informasi untuk mengetahui Leeds dan PPI Leeds lebih

lanjut yang terintegrasi), dan Leeds & Beyond (sarana penghubung PPI Leeds dengan

PPI UK, PPI kota lain dan pelajar mancanegara). Pada pertengahan kepengurusan, Divisi

Humas PPI Leeds diikutsertakan dalam rangkaian acara PPI UK ‘The Talk’ yang

beragendakan gelar wicara seputar pengalaman inspiratif dua mahasiswa PPI Leeds

beserta 1 guest star.

Program Kerja

1. New Lads in Leeds

Penanggung Jawab

Dea Danica & Shafira Widya

Tujuan

• Menyiapkan bahan orientasi warga Indonesia baru di Leeds periode 2017-2018

• Memberikan informasi bermanfaat berdasarkan hasil diskusi divisi humas, yaitu :

membagikan tips and tricks terkait hal yang perlu diketahui selama tinggal di kota

Leeds, memberikan kesempatan ke warga Leeds yang ingin memberikan ide atau

pengalaman mengenai berkehidupan di Leeds berupa artikel informatif ke dalam

Digital Starter Pack, memberikan ulasan tentang akomodasi untuk para pelajar

sehingga dapat memilih akomodasi sesuai dengan yang dibutuhkan.

• Menjadi sarana informasi dengan menyediakan sesi tanya jawab melalui

Telegram dan sesi Meet & Greet di Jakarta

Sifat

Program kerja berkelanjutan

60

Deskripsi Kegiatan

• Penyusunan Digital Starter Pack informatif yang berisikan beberapa artikel terkait

kehidupan di Leeds sebagai panduan untuk warga Leeds 2017-2018. Artikel ini

dibuat dengan berkolaborasi dengan beberapa penulis (warga Leeds) yang

disebut sebagai kontributor. Tampilan warna dan desain yang diaplikasikan

senada dengan key visual Divisi Humas dan key visual PPI Leeds; Ungu, Kuning,

dan Hijau dengan font ‘Din Pro’ dan ‘Lavenderia’.

• Pembuatan video testimoni seputar:

1) Simulasi saat kedatangan di Leeds

2) Akomodasi

3) Transportasi

4) Keluarga

5) Ibadah

6) Akses NHS

7) Belanja

8) Kampus

9) Cara registrasi kampus

10) Akademik

• Pengadaan sesi tanya-jawab melalui aplikasi Telegram dan sesi Meet and Greet di

Jakarta. Sesi Meet and Greet di Jakarta berupa perkenalan calon mahasiswa,

mahasiswa, dan alumni. Agenda lainnya adalah pengenalan Digital Starter Pack

dan sesi tanya-jawab langsung seputaran akomodasi, biaya hidup, makanan,

transportasi, akademik, dan pertanyaan bebas.

Waktu dan Tempat

• Digital Starter Pack

- Waktu : November 2016-Juli 2017

- Tempat : Online

• Video ulasan akomodasi

- Waktu : November 2016 – Juli 2017

- Tempat : Leeds (UK) dan online

• Q&A Session Telegram

- Waktu : April – Oktober 2017

- Tempat : Online

• Q&A Session: The Meet-Up

- Waktu : Juli/Agustus 2017

Tempat: Jakarta

61

Parameter

i. Kuantitatif:

• Digital Starter Pack: Tersebar ke setidaknya 75% calon mahasiswa baru yang

akan berangkat ke Leeds (merujuk ke jumlah anggota grup pada aplikasi

Telegram nanti).

• Video Seputar Kehidupan di Leeds: Mendapati minimal 150 penonton di

Youtube.

• Q&A Session (The Meet-Up): Mendapati minimal 25% peserta dari total

anggota yang ada di aplikasi Telegram.

ii. Kualitatif:

• Mahasiswa baru atau calon pendatang mempunyai gambaran umum akan kota

Leeds dan seputar kehidupan di Leeds yang dapat digunakan sebagai referensi

dalam mempersiapkan keberangkatan mereka.

Hasil

i. Kuantitatif:

• Digital Starter Pack

Starter pack langsung dimasukkan kedalam website PPI Leeds agar bisa

diakses dengan mudah di masa yang akan datang.

• Video ulasan akomodasi

Tidak semua video dibuat. Video yang berhasil dibuat adalah seputar

transportasi, simulasi kedatangan di Leeds dan tempat belanja di Leeds.

Groceries in Leeds – 133 penonton Youtube

Transportation in Leeds – 51 penonton Youtube

• Q&A Session: The Meet-Up

Tidak dilaksanakan karena sesi tanya-jawab di telegram telah dibuka sejak Mei

2017 dan aktif setiap hari sehingga dirasa cukup sebagai jalur komunikasi

warga lama dan warga baru Leeds.

ii. Kualitatif

• Calon mahasiswa atau pendatang baru memiliki info akomodasi dan mendapat

gambaran akan detail dalam proses pencarian akomodasi dan transportasi di

Leeds.

• Calon mahasiswa atau pendatang baru mendapat pemahaman mengenai

kehidupan sosial dan akademik di Leeds.

62

Kendala

• Jadwal akademik anggota Divisi Humas yang cukup padat sehingga cukup sulit

mencari jadwal untuk mengambil gambar untuk video.

• Tersebarnya tempat tinggal calon mahasiswa atau pendatang baru.

Saran

• Digital Starter Pack dapat digabungkan menjadi satu dengan artikel-artikel di

website PPI Leeds (tidak dibuat terpisah)

• Video disarankan untuk lebih banyak ke kehidupan di Leeds.


Digital Starter Pack yang dimasukkan langsung ke web PPI Leeds

Salah satu video seputar kehidupan di Leeds

Biaya

GBP 0

63

2. Leeds for You

Salah satu video seputar kehidupan di Leeds

Penanggung Jawab

Guntur dan Abrar Zakki

Tujuan

• Memfasilitasi penyebaran informasi tentang kegiatan PPI Leeds yang akan, sedang,

atau telah berjalan kepada publik dan anggota PPI Leeds.

• Memberikan gambaran tentang kehidupan pelajar di kota Leeds bagi calon

mahasiswa baru.

• Menumbuhkan rasa kepemilikan akan keanggotaan PPI Leeds saat sebelum dan

setelah melanjutkan studi di kota Leeds.

• Memberikan kesempatan ke warga Leeds yang ingin menyumbangkan ide atau

karya berupa foto atau gambar informatif ke akun sosial media PPI Leeds.

Sifat

Program kerja berkelanjutan

Deskripsi Kegiatan

• Website

- Revitalisasi tampilan website agar tampak lebih modern dan menarik untuk

digunakan.

- Trivial and Life Hacks: beberapa tips berguna yang dapat diimplementasikan oleh

para calon mahasiswa atau keluarga yang hendak bermukim di Leeds agar dapat

menghilangkan segala kekhawatiran mereka sebelum sampai disini yang juga

dikemas dalam sajian menarik seperti poster dan video.

- Essential information: informasi tentang artikel terkait Leeds, informasi PPI Leeds,

Live in Leeds (termasuk info akomodasi, transportasi, tempat ibadah, etc.),

General Information (termasuk pengurusan Visa, Akses menuju Leeds, Universitas

yg tersedia, beasiswa atau aplikasi Visa), dan akan dimaksimalkan untuk disajikan

dengan se-informatif dan semenarik mungkin menggunakan berbagai media.

- For You by You: Memberikan kesempatan bagi warga Leeds untuk memberikan

artikel untuk menambah konten di web. Bagi yang artikelnya ditampilkan di web,

maka akan mendapat reward berupa voucher belanja/print.

- FAQ pada web akan dibuat selengkap mungkin untuk memudahkan tim Humas

menjawab pertanyaan saat sesi Q&A di telegram.

64

• Social Media

Penggunaan Instagram, Facebook, dan Twitter untuk media informasi pada

khalayak publik, yang akan berisi informasi terbaru seputar Leeds/UK,

pengalaman hidup di Leeds, showcase karya dari warga Leeds, dan lain-lain. dan

juga media promosi untuk membantu acara besar PPI seperti SCI, Cultural

Showcase, dan sebagainya.

- Instagram @ppileeds

PPI Leeds mempunyai beberapa campaign dengan menggunakan beberapa

hashtag pilihan seperti #whatsupinleeds, #stayinortakeout, dan melakukan

kegiatan repost pada feed instagram yang menggunakan #ppileeds, #leedsforyou,

atau akun sosial media dengan menandai atau tag akun @ppileeds.

- #whatsupinleeds merupakan usaha dari PPI Leeds untuk mempublikasikan acara-

acara yang sedang atau telah digelar di kota Leeds. Hal ini dilakukan untuk

menambah wawasan dan sebagai sarana hiburan pelajar Indonesia yang sedang

berada di kota Leeds maupun kota lain.

- #stayinortakeout merupakan campaign tentang informasi kebutuhan pokok dari

setiap manusia, yaitu makanan. Hal ini dinilai perlu dilakukan untuk memperluas

informasi mengenai tempat kuliner apa saja yang sudah sangat terkenal di kota ini.

Lalu untuk #ppileeds kami gunakan sebagai sarana untuk mempublikasikan

kegiatan-kegiatan yang dirancang oleh PPI Leeds dalam rangka untuk

meningkatkan wawasan dan pengetahuan para anggota sekaligus sebagai media

untuk mempererat tali silaturahmi.

- Instagram Stories menjadi pengganti ‘Live Tweets’ di Twitter sehingga followers

Instagram PPI Leeds dapat melihat informasi atau kegiatan PPI Leeds teraktual.

- For You by You: Mengadakan kompetisi foto sesuai dengan event yang sedang

happening. T&C apply. Bagi foto terbaik, akan ditampilkan di instagram serta

mendapat reward berupa voucher belanja/print.

• Facebook Page

- Menjadi penghubung informasi yang telah disajikan secara singkat di Instagram.

• Menjadi tempat mencari tahu informasi dan bertanya melalui Facebook

Messenger bagi pengguna yang belum diterima di universitas di Leeds.

Waktu dan Tempat

Oktober 2016 – Oktober 2017, Online

65

Parameter

i. Kuantitatif

• Traffic web 16,500 views terhitung December 2016 – October 2017.

• Followers Instagram mencapai 1000.

ii. Kualitatif

• Warga Leeds menjadikan rangkaian Leeds for You sebagai sumber informasi

tentang update berita acara terbaru dan merekomendasikannya pada rekan atau

keluarga yang hendak bertolak ke Leeds. PPI Leeds juga menjadi tolak ukur

keberhasilan dalam pembuatan website dan social media accounts bagi organisasi PPI

di regional UK yang lain.

Hasil

i. Kuantitatif

Report Media Komunikasi Online

Media : Website PPI Leeds (www.ppi-leeds.com)

Periode : 7 Oktober 2016 – 8 September 2017

Tanggal capture data : 9 September 2017

1. Unique user

a. New visitor: 13.882 (81,7%)

b. Returning visitor: 3.116 (18,3%)

c. Pageviews: 27.878 times

Table 1. Top-4 origin countries

Table 2. Top-5 origin cities

# Country NewUser %

1 Indonesia 10,579 76.21%

2 United Kingdom 1,489 10.73%

3 Malaysia 410 2.95%

4 United States 314 2.26%

66

Jumlah pengunjung web PPI Leeds sejak tanggal 7 Oktober 2016 hingga laporan

ini ditulis telah mencapai 16.996 yang terdiri dari 13.882 (81.7%) pengunjung

baru dan 3.116 (18,3%) pengunjung lama yang masih sering mengakses website

PPI Leeds. Jumlah pengunjung web ini mengalami peningkatan jika dibandingkan

dengan yang tercatat tahun lalu yakni sebesar 13.997 (meningkat 21,42%) atau

berdasarkan asumsi akibat gangguan teknis, sebesar 16.000 (meningkat 6,23%).

Pengunjung paling dominan berasal dari Indonesia, diikuti berturut-turut oleh

United Kingdom, Malaysia, dan United States. Sedangkan jika dilihat dari kota asal,

pengunjung terbanyak dari 4 kota besar di Indonesia, yakni Jakarta, Surabaya,

Bandung, Medan, dan posisi kelima adalah kota kelahiran PPI Leeds.

Saran

Penambahan artikel di dalam web PPI Leeds dapat mendorong peningkatan

jumlah pengunjung.

2. Device category

Table 3. Based on device category

Berdasarkan data di atas, mayoritas pengguna yang mengakses web PPI Leeds

menggunakan perangkat mobile. Hal ini menunjukkan bahwa gaya hidup aktif dan

kemudahan mendapatkan informasi dimana saja dan kapan saja telah menjadi

kebutuhan. Fenomena ini berbeda dengan yang terjadi tahun lalu, dimana akses

menggunakan desktop masih menjadi mayoritas dengan 48% dan diikuti dengan

mobile sebesar 47%.

Saran

Desain web dibuat menjadi lebih ‘fluid’ sehingga dapat kompatibel dengan

berbagai perangkat selular yang memiliki berbagai ukuran layar, sehingga

pengguna merasa nyaman dalam mengakses web PPI Leeds.

# DeviceCategory NewUser %

1 Mobile 7,991 57.56%

2 Desktop 5,528 39.82%

3 Tablet 363 2.61%

67

3. Top channels

Untuk dapat sampai di web PPI Leeds, mayoritas pengunjung baru mendapatkan

link web PPI Leeds melalui kanal organic search melalui mesin pencari Google.

Terbanyak kedua (dengan cara direct atau mengetik langsung alamat web PPI

Leeds. Pada posisi ketiga adalah dengan cara melalui referral atau perantara

berupa website lain yang menampilkan tautan ke web PPI Leeds, referral

terbanyak datang dari www.hotcourses.co.id sebuah perusahaan jasa

multinasional yang memberikan layanan untuk membantu menentukan pilihan

pendidikan di luar negeri. Referral dari channel social media berada di urutan

keempat dan berpeluang menjadi referral utama. Hal ini dapat terjadi dengan

melihat potensi pengunjung web PPI Leeds yang mayoritas menggunakan

perangkat mobile.

Saran

Peningkatan jumlah posting di media-media sosial resmi milik PPI Leeds (yang

juga mencantumkan alamat Web PPI Leeds) dapat meningkatkan engagement

antara pengunjung dengan PPI Leeds.

4. Top visited page

Table 4. Top visited page

# Page NewUser %

1 /informasi/pengiriman-barang-shipping/ 7,614 36.58%

2 /leeds/biaya-hidup/ 2,333 11.21%

3 ppi-leeds.com 1,454 6.99%

4 /leeds/akomodasi/ 517 2.48%

5 /SCI2017/ 310 1.49%

http://www.hotcourses.co.id/

68

Laman terbanyak yang dikunjungi adalah tentang informasi pengiriman barang.

Hal ini menunjukkan bahwa web PPI Leeds memiliki artikel yang dijadikan

referensi karena berisi panduan dan cukup detil. Terbanyak berikutnya terkait

biaya hidup yang juga dijadikan referensi untuk merencanakan pengelolaan

keuangan selama studi. Posisi ketiga ditempati oleh laman utama web PPI Leeds

sebagai imbas dari hasil pencarian melalui Google. Laman terbanyak keempat

tentang akomodasi, dimana hal ini merupakan salah satu kebutuhan dasar para

calon pelajar yang akan hijrah ke Leeds. Posisi kelima ditempati oleh laman SCI

2017 yang merupakan salah satu kegiatan prioritas tahunan PPI Leeds yang

membahas tentang kontribusi strategis bagi Indonesia.

Saran

Berdasarkan tabel di atas, artikel terkait kehidupan perkuliahan di Leeds atau

panduan-panduan praktis dapat meningkatkan peluang web PPI Leeds sebagai

referensi utama para pelajar atau calon pelajar di United Kingdom.

Media : Facebook PPI Leeds

Periode : 7 Oktober 2016 – 8 September 2017

Tanggal capture data : 9 September 2017

1. Total lifetime likes sebesar 1.663, meningkat 21,39% dimana sebelumnya 1.370

likes pada tanggal 7 Oktober 2016.

2. Reach tertinggi sebesar 8.295 tanggal 4 Februari 2017 pada post ‘Breaking News

2017’ pengumuman pembicara SCI 2017 Ibu Dr. (H.C.) Ir. Tri Rismaharini, M.T.

ii. Kualitatif

• Website menjadi sumber informasi untuk mencari tahu cara mengirim barang,

mencari akomodasi, event terbaru di kalangan warga PPI Leeds.

• Tampilan website lebih fresh dan menarik untuk para pelajar atau keluarga yang

baru akan menjadi warga Leeds.

• Artikel di website menjadi lebih sering update dibandingkan tahun sebelumnya

• Terdapat kolom baru di website berupa ‘gallery’

Kendala

• Sulitnya mengatur waktu untuk mengunduh kegiatan PPI Leeds yang sedang

berlangsung dengan menumpuknya kegiatan akademik di kampus.

69

Saran

• Meng-update konten informasi website dengan info dan harga terbaru seputar

akomodasi dan tempat bercengkrama.

• Membuat timeline untuk rubrik artikel sehingga dapat mem-publish konten secara

reguler.


Fitur tambahan di website PPI Leeds

Tautan

http://ppi-leeds.com

http://www.facebook.com/ppileeds

https://www.instagram.com/ppileeds/

https://www.facebook.com/groups/PPI.Leeds/

Biaya

GBP 0

3. Leeds and Beyond 1: Indonesian Cultural Heritage Day

Penanggung Jawab

Sherly Fen dan Diandra

Tujuan

Memperkenalkan kebudayaan Indonesia ke mahasiswa Internasional

http://ppi-leeds.com/

http://www.facebook.com/ppileeds

https://www.instagram.com/ppileeds/

https://www.facebook.com/groups/PPI.Leeds/

70

Sifat

Insidental

Deskripsi Kegiatan

Berbentuk acara gabungan dengan divisi seni budaya PPI Leeds atau divisi Akademik

yang disesuaikan dengan kebutuhan acara mereka

Waktu dan Tempat

Tentatif

Parameter

i. Kuantitatif

Dihadiri minimal 100 mahasiswa internasional

ii. Kualitatif

Indonesia menjadi lebih dikenal masyarakat international

Hasil

Tidak terlaksana.

Kendala

Sulitnya mengatur waktu antar keanggotaan untuk bertemu dan bersinergi.

Saran

Melakukan komunikasi antar divisi agar tidak terjadi kesalahpahaman acara

Biaya

GBP 0

4. Leeds and Beyond 2: Season’s Greetings

Penanggung Jawab

Eva Yuli Andari

Tujuan

Memperkuat relasi dengan stakeholders PPI Leeds.

Sifat

Insidental

71

Deskripsi Kegiatan

• Pembuatan e-card.

• Pengiriman e-card tersebut untuk badan keanggotaan negara lain, LUU, Leeds

Beckett Uni Union, PPI di kota lain, Sponsor SCI & Cultural Showcase, dan KBRI .

Waktu dan Tempat Setiap ada perayaan/hari besar Parameter i. Kuantitatif: Terkirimnya e-card untuk badan keanggotaan negara lain, LUU, Leeds

Beckett Uni Union, PPI di kota lain, Sponsor SCI & Cultural Showcase, dan KBRI

ii. Kualitatif: PPI Leeds dapat lebih dikenal masyarakat luas

Hasil i. Kuantitatif: Terkirimnya e-card untuk badan keanggotaan negara lain, LUU, PPI di

kota lain.

ii. Kualitatif: PPI Leeds dikenal dan aktif di grup humas PPI se-UK serta di LUU

society

Kendala

• Adanya ucapan-ucapan yang terlambat publish untuk sebagian hari penting

keagamaan yang dikarenakan kesibukan akademik anggota humas ppi leeds

Saran

• Membuat desain posting/ucapan-ucapan di awal kepengurusan, agar pada

tanggalnya dapat diunggah ke sosial media PPI Leeds dan dikirim ke stakeholders

PPI Leeds

• Anggota Divisi Hubungan Masyarakat mungkin dapat dipilih dari yang sudah

berpartisipasi aktif dalam keanggotaan internasional sehingga jaringan hubungan

yang lebih global dapat digunakan dan perencanaan kegiatan yang lebih

bermanfaat bagi anggota masing-masing keanggotaan

Biaya

GBP 0

5. Leeds & Beyond 3: Komunikasi Eksternal

Penanggung Jawab

Eva Yuli Andari

Tujuan

72

Memperkuat relasi dengan stakeholders PPI Leeds

Sifat

Insidental

Deskripsi Kegiatan

Menjadi penghubung PPI Leeds ke stakeholders

Waktu dan Tempat

Sepanjang kepengurusan PPI Leeds 16/17

Parameter

i. Kualitatif

PPI Leeds lebih aktif dalam diskusi antar keanggotaan PPI di kota lain.

Hasil

i. Kualitatif

PPI Leeds aktif berbagi informasi event di grup humas PPI se UK

Kendala

Sulitnya mengatur alur publikasi karena banyaknya kegiatan antar PPI yang harus

dipublikasikan di grup telegram warga Leeds

Saran

Tidak memforward semua event yang ada di PPI seluruh UK karena dikhawatirkan

dapat menutup publikasi event internal


Poster Hari Kemerdekaan Indonesia 2017

73

Poster Publikasi Event antar PPI

Tautan Artikel

Publikasi artikel tidak diperlukan.

Biaya

GBP 0

6. The Talk: Potret Kartini Modern

Penanggung Jawab

Eva Yuli Andari & Adinda Putri Safrini

Tujuan

• Seminar inspiratif guna menggugah semangat para pelajar di Leeds.

• Sebagai bentuk penghargaan terhadap pahlawan yang telah menjadi pelopor

emansipasi terhadap perempuan terutama di bidang pendidikan.

• Menjadi sarana diskusi dan bertukar pikiran.

Sifat

Insidental

Deskripsi Kegiatan

Dalam rangka mengenang jasa R.A Kartini, PPI Leeds bekerjasama dengan PPI UK

mengadakan seminar inspiratif bertajuk PPI Talk 2017: Speak Up, Modern

Women! Seminar ini mengundang tiga pembicara inspiratif asal Indonesia yang

sedang menempuh pendidikan di Inggris, yaitu Marissa Anita (University of

Loughborough), Yulia Dwi Andriyanti (University of Leeds) dan Qonitah Al Jundiah

74

(University of Leeds). Rangkaian acara terbagi menjadi 2 sesi, pada sesi pertama

seminar yang dipandu seorang moderator berdiskusi mengenai public speaking,

sedangkan pada sesi kedua dilanjutkan dengan diskusi mengenai perempuan

sebagai Kartini modern dari berbagai perspektif. Seminar PPI Talk 2017 ditampilkan

secara live melalui instagram PPI UK dan Youtube PPI Leeds sehingga dapat dilihat

oleh viewers secara global. Penonton melalui live streaming dapat memberikan

pertanyaan dan akan dibacakan pada saat sesi tanya jawab.

Waktu dan Tempat

Waktu : Sabtu, 29 April 2017

Pukul : 13.30 – 15.30

Tempat : Parkinson Building 1.08, University of Leeds

Parameter

i. Kuantitatif

• Peserta yang hadir ke lokasi sebanyak 35 orang

• Viewers Instagram Live sebanyak 200

ii. Kualitatif

• Mendapat antusiasme tinggi dari peserta PPI Talk 2017: Speak Up, Modern

Woman!

• Menginspirasi peserta PPI Talk 2017: Speak Up, Modern Woman!

• Peserta baik yang datang ke lokasi maupun melalui media sosial dengan aktif

mengikuti diskusi

• Menjadi tempat bertukar pikiran serta bersosialisasi para peserta

Hasil

i. Kuantitatif

• Peserta yang hadir sebanyak 50 orang

• Viewers total dari 3 sesi live di Instagram sebanyak 901, namun yang sempat

ter-capture hanya pada sesi pertama yaitu 373 viewers

ii. Kualitatif

• Di setiap sesi tanya jawab, terdapat pertanyaan yang diajukan dari peserta

• Peserta yang menonton dari live streaming juga ikut berpartisipasi secara aktif

dengan memberikan pertanyaan yang kemudian dibacakan oleh panitia pada

sesi tanya jawab

• Hampir semua peserta yang hadir mengunggah foto maupun video pada saat

acara, sehingga dapat disimpulkan bahwa seminar ini dapat dinikmati oleh

para peserta

75

• Seluruh peserta yang hadir dapat bersosialisasi satu sama lain.

• Pembicara dan panitia banyak mendapat apresiasi akan terjalannya PPI Talk

2017: Speak Up, Modern Woman! sehingga dapat diasumsikan peserta puas

dan dapat mengambil intisari dari acara ini.

• Adanya para peserta yang meminta materi pembicara, menunjukkan

antusiasme peserta terhadap materi yang disampaikan

Kendala

• Waktu persiapan yang mepet dengan deadline yang dimiliki anggota Divisi

Hubungan Masyarakat.

• Kurangnya kerjasama saat perumusan ide, persiapan sebelum hari-H, dan

persiapan saat hari-H oleh PPI UK yang mana acara The Talk merupakan acara

kolaborasi antara dua badan keanggotaan.

Saran

• Acara seminar inspiratif seperti The Talk agar dijadikan program kerja PPI

Leeds melainkan dengan kolaborasi dengan PPI UK.

• Lebih matang dalam perumusan ide dan persiapan menuju acara.


Poster The Talk

76

Post foto kegiatan The Talk

Tautan Artikel

http://ppi-leeds.com/berita/ppi-talk-2017/

Biaya


Kas PPI 81.36


Transportasi Narasumber 47.35

Konsumsi 15.00

Souvenir (Frame Foto) 8.97

Transportasi dalam kota 8.46

ATK (Selotape) 1.58


Saldo 81.36

7. Leeds Digital Memory Pack

Penanggung Jawab

Eva, Diandra, Dea

http://ppi-leeds.com/berita/ppi-talk-2017/

77

Tujuan

Memberikan kenang-kenangan kepada warga Leeds yang akan kembali ke

Indonesia.

Sifat

Program kerja

Deskripsi Kegiatan

Penyusunan album foto warga Leeds selama masa kepengurusan PPI 16/17 dalam

bentuk pdf

Waktu dan Tempat

United Kingdom (UK) and online

Parameter

i. Kuantitatif

Tersebar ke 75% warga Leeds yang terdaftar di Sekretariat PPI

ii. Kualitatif

Warga Leeds mempunyai kenangan berupa foto sesuai dengan urutan event yang

diadakan PPI sejak Oktober 2016 hingga September 2017

Hasil

i. Kuantitatif

Progress Leeds Memory Pack diupdate ke grup warga Leeds sehingga

diasumsikan lebih dari 75% warga menerima hasil fotonya

ii. Kualitatif

Warga PPI Leeds memiliki kenang kenangan foto acara selama di Leeds

78


Salah satu gambar Leeds memory pack

Kendala

Banyaknya event yang harus dibuat sebagai bagian memory pack dengan

keterbatasan SDM

Saran

Batasi jumlah foto yang akan dijadikan memory pack sejak awal.

Tautan Artikel

Publikasi artikel tidak diperlukan.

Biaya

GBP 0

79

80

Divisi Kekeluargaan

Gambaran Umum

Divisi kekeluargaan merupakan salah satu divisi PPI Leeds 2016/2017 yang tujuan

utama dari program-program kerjanya adalah untuk menciptakan kerukunan warga PPI

Leeds melalui kegiatan-kegiatan keakraban. Tahun ini, kami mencoba untuk mengadakan

kegiatan dengan mempertimbangkan keadaan warga yang beragam, misalnya perbedaan

usia dan status warga (Pelajar, dependant, dll)

Program Kerja

1. Meet and Greet

Penanggung Jawab

Dwi Yulianto Nugroho

Tujuan

Mengakrabkan warga PPI Leeds yang baru dan yang lama dengan kegiatan yang

menyenangkan.

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Kegiatan meet & greet ini seperti kegiatan fun-gathering yang di dalamnya terdapat

beberapa sub-kegiatan:

• Potluck

• Games

• Mewarnai gambar bagi anak-anak

Waktu dan Tempat

Sabtu, 26 September 2016, 10.30 - 14.00 (BST)

Leeds University Union - Room 6

Parameter

i. Kuantitatif

60% dari total warga Leeds hadir

81

ii. Kualitatif

Semua warga Leeds yang hadir dapat lebih mengenal satu sama lain.

Hasil

i. Kuantitatif

• 55% hadir, meskipun tidak semua mengisi form kehadiran.

• Ada beberapa warga Leeds (termasuk panitia PPI) yang hadir namun tidak

mengisi daftar hadir.

ii. Kualitatif

• Warga Leeds lebih mengenal warga Leeds lainnya.

• Warga PPI Leeds yang lama dapat semakin akrab.

Kendala

• Acara tidak mulai tepat waktu dikarenakan warga belum banyak yang hadir.

• Ada perbaikan ruangan (Tree House) yang rencana awalnya akan digunakan

untuk kegiatan Meet and Greet. Pihak LUU baru memberikan pemberitahuan satu

minggu sebelum kegiatan, yang berakibat:

- harus mencari ruangan pengganti dalam waktu yang singkat

- harus merivisi pemberitahuan yang sudah terlanjur dipublikasikan ke

warga PPI Leeds

• Beberapa warga yang membawa air minum dan atau datang tanpa membawa

makanan sehingga makanan yang tersedia tidak sebanyak di acara penyambutan

warga baru.

• Petugas yang dimintai tolong menjadi seksi dokumentasi juga bertugas di ruangan

anak-anak mendampingi kegiatan mewarnai sehingga dia harus mendelegasikan

tugas kepada petugas lain. Namun sayang, hasil dokumentasi banyak yang nge-

blur.

• Pada hari yang sama, ada kegiatan diskusi yang juga diikuti warga PPI Leeds

lainnya.

Saran

• Untuk acara-acara potluck selanjutnya lebih baik dimulai pukul 11.30 agar warga

bisa datang tepat waktu.

• Persiapkan alternatif ruangan untuk mengantisipasi kendala yang sama

(meskipun kemungkinannya kecil sekali).

• Untuk potluck selanjutnya, PPI Leeds akan menyediakan air minum jadi warga

dihimbau untuk membawa makanan.

• PPI Leeds menjadi pioner untuk berkenalan dengan warga, baik warga lama

maupun warga baru.

82

• Beri tanggungjawab kepada satu orang untuk satu pekerjaan.


Sosialisasi kegiatan

Makanan saat potluck

Biaya

Pemasukan Jumlah (GBP) Uang kas PPI Leeds 30 Total Pemasukan 30 Pengeluaran Jumlah (GBP) Refrehment, stationery, dan peralatan makan 30

Total Pengeluaran 30 SALDO 0

83

2. Rekreasi Hemat (Rehat)

Penanggung Jawab

Dwi Yulianto Nugroho

Tujuan

Memberi warga Leeds kesempatan untuk berinteraksi satu sama lain di luar kota Leeds,

sekaligus sebagai sarana refreshing bagi sebagian besar pelajar Indonesia di Leeds

sebelum menempuh ujian semester.

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Kegiatan Rehat ini merupakan salah satu potluck rutin yang dilaksanakan di luar

(outdoor), dan kegiatan tersebut mencakup potluck dan games.

Waktu dan Tempat

Sabtu, 13 Mei 2017

Whitby

08.30 - 17.00 (BST)

Parameter

i. Kuantitatif

• 50% dari total warga Leeds hadir.

ii. Kualitatif

• Warga Leeds yang hadir bersenang-senang di alam luar.

• Pelajar Indonesia dapat mempersiapkan diri dengan baik sebelum ujian

Hasil

i. Kuantitatif

• 70 dari total warga Leeds hadir.

ii. Kualitatif

• Warga Leeds dapat lebih akrab lagi melalui kegiatan potluck di luar ruangan.

• Warga Leeds dapat bersenang-senang di Whitby sehingga lebih siap dan semangat

menghadapi ujian

• Warga Leeds yang bukan pelajar, terutama keluarga, dapat menikmati waktu

berkualitas bersama.

84

Kendala

• Makanan yang tersedia tidak sebanyak yang tersedia di potluck-potluck

sebelumnya meskipun Divisi Dana Usaha sudah membuka pre-order makanan

melalui kantin PPI Leeds.

• Ada sedikit segregasi antara warga yang lebih muda dan warga yang lebih tua

(yang sudah berkeluarga) saat makan siang, karena mereka menggelar tikar (yang

mereka bawa sendiri) beberapa jarak dari tikar makanan.

• Pengeras suara yang dibeli PPI Leeds 3 hari sebelum kegiatan tidak berfungsi saat

H-1 kegiatan.

• Panitia kesulitan menghitung jumlah warga yang akan mengikuti kegiatan karena

beberapa warga tidak mengisi formulir keikutsertaan namun langsung membayar

biaya pendaftaran kepada bendahara.

• Tidak ada survey tempat dari panitia karena ada pengurus PPI Leeds yang akan

ke Whitby. Akan tetapi pengurus tersebut tidak mengikuti kegiatan ReHat karena

ujian sehingga panitia kesulitan saat ada warga yang bertanya tentang arah dan

tempat di Whitby, misalnya lokasi toilet.

• Ada panitia yang memutuskan untuk tidak mengikuti kegiatan dua hari sebelum

kegiatan sehingga panitia yang lain harus mengambil tanggungjawab.

Saran

• Untuk potluck rehat selanjutnya, ada baiknya kalau warga diingatkan untuk

membawa makanan yang bisa untuk sharing karena konsep potluck adalah ketika

peserta membawa makanan untuk dibagi dengan yang lain.

• Diingatkan kepada warga untuk membawa makanan paling tidak untuk dirinya

sendiri, misal membeli melalui kantin PPI Leeds, mengingat acara dimulai cukup

pagi dan berakhir sore. Belum tentu makanan di lokasi cocok atau bahkan tersedia.

• Ada satu spot untuk menaruh makanan agar makanan dapat terkumpul di tengah

dan warga dapat berbaur.

• Survey wajib dilakukan oleh panitia untuk meninjau lokasi dan kondisi tempat

kegiatan. Perlu diperhatikan ketersediaan toilet, tempat berteduh bila hujan tiba-

tiba datang, tempat makan, dll.

• Perlu diadakan pengecekan pengeras suara jauh-jauh hari sebelum kegiatan.

• Persiapkan cukup baterai pengeras suara.

• Diperlukan komitmen yang tinggi terutama dari panitia sehingga acara dapat

berjalan dengan lancar.

• Adanya doorprize membuat acara lebih meriah.

• Memesan bus jauh-jauh hari melalui LUU cukup menghemat biaya.

• Perlu dipastikan kepada perusahaan penyedia bus atas kewajiban memakai car

seat bagi balita.

85

• Perlu dipertimbangkan waktu ujian semester pelajar di universitas di Leeds lain,

selain University of Leeds.


Poster Sosialisasi

Group foto di Whitby

86

Biaya


Biaya pendaftaran 1,273


Transportasi 1,110

Refrehments, peralatan makanan, peralatan games,

doorprize

50.69

87

Total Pengeluaran 1,160.69

SALDO 112.31

3. Scavenger Hunt, Potluck & Colouring Competition

Penanggung Jawab

Erinna Salim & Keyko Ranti Ramadhani

Tujuan

Memberi warga PPI Leeds kesempatan untuk menjelajahi kota Leeds melalui kegiatan

scavenger hunt. Colouring competition yang diselenggarakan dengan Divisi Seni

Budaya untuk memberi anak-anak kegiatan seru selagi warga dewasa mengikut

kegiatan scavenger hunt.

Sifat

Program kerja.

Deskripsi Kegiatan

Scavenger hunt memberi warga Leeds kesempatan untuk mengunjungi lokasi-lokasi

menarik di Leeds yang mungkin belum pernah dikunjungi, lewat objektif permainan

yaitu untuk menebak lokasi-lokasi tersebut dari petunjuk yang disediakan dan

mengambil foto kelompok didepan lokasi-lokasi tersebut. Acara potluck

diselenggarakan setelah scavenger hunt sebagai makan siang. Acara colouring

competition diselenggarakan oleh Divisi Seni Budaya.

Waktu dan Tempat

Sabtu, 25 Maret 2017

LUU - Room 6 & kota Leeds

10.00 - 15.00 (BST)

Parameter

i. Kuantitatif

60% dari total warga Leeds hadir.

ii. Kualitatif

Warga Leeds yang hadir lebih mengenal kota Leeds dan lebih akrab satu sama

lain.

Hasil

88

i. Kuantitatif

• 52% (131 orang dari total warga Leeds) hadir dan mengisi form kehadiran

• Ada beberapa warga Leeds (termasuk panitia PPI) yang hadir namun tidak

mengisi daftar hadir

ii. Kualitatif

• Warga Leeds lebih mengenal kota Leeds.

Kendala

• Acara tidak mulai tepat waktu diakibatkan jumlah warga yang hadir pada jam

10.00 belum banyak

• Warga sudah tidak fokus pada waktu pengumuman tentang World Unite

Festival dan SCI, yang terjadi setelah sharing foto-foto dari scavenger hunt.

Saran

• Ingatkan warga untuk datang tepat waktu; atau dalam publisitas acara,

umumkan waktu acara dimulai sebagai 30 menit lebih awal dari jam mulai

sebenarnya; dan anjurkan pengurus untuk datang tepat waktu.

• Jika ada sesi presentasi lebih baik dilaksanakan sebelum sharing foto-foto agar

warga lebih fokus karena antisipasi hasil scavenger hunt.


Foto salah satu kelompok scavenger hunt didepan salah satu lokasi

89

Colouring competition yang diikuti anak-anak warga PPI Leeds

Biaya


Uang kas PPI Leeds 33.20



Refrehments, peralatan makan hadiah

scavenger hunt

33.20


SALDO 0

4. Perayaan HUT ke-72 RI

Penanggung Jawab

Mega Rahmasari dan Fahdiana Liestya Pratiwi

Tujuan

• Meningkatkan rasa nasionalisme.

• Mempererat rasa kekeluargaan dan interaksi antar warga Leeds.

Sifat

Program Kerja

90

Deskripsi Kegiatan

Kegiatan utamanya adalah upacara bendera yang diikuti oleh semua warga Leeds.

Detail kegiatan ini adalah sebagai berikut:

• Upacara bendera.

• Lomba 17-an (balap karung, balap kelereng, sepak bola sarung dan food relay).

• Potong tumpeng dan makan bersama.

Waktu dan Tempat

Kamis, 17 Agustus 2017, 09.30-14.00 (BST)

Hyde Park

Parameter

i. Kuantitatif

6o% dari total warga Leeds hadir.

ii. Kualitatif

Semua warga Leeds yang hadir berpartisipasi dalam lomba dan menikmati acara

17-an tersebut.

Hasil

i. Kuantitatif

75% warga Indonesia hadir (dihitung dari foto bersama, form kehadiran tidak

digunakan)

ii. Kualitatif

Sebagian besar warga Leeds yang hadir berpartisipasi dalam lomba dan menikmati

acara, beberapa warga hanya mengikuti upacara saja.

Kendala • Ketika games tengah berlangsung, sebagian warga berkumpul di meja konsumsi

sehingga fokus acara terbagi.

• Games terpaksa dihentikan dan diganti dengan potong tumpeng, setelah

konsumsi games dimulai kembali.

• Hanya 4 Games yang terlaksana karena waktu yang terbatas dan warga sudah

mulai kelelahan.

• Beberapa peserta pulang lebih dahulu sebelum acara selesai.

• Makanan yang tersedia cukup banyak, namun tidak semua peserta membawa

makanan.

• Kurang tersedianya air minum.

91

Saran

• Sebaiknya setelah upacara selesai langsung dilanjutkan dengan potong tumpeng.

• Games dimulai setelah acara makan-makan.

• Keterangan untuk membawa makanan sendiri untuk potluck lebih digencarkan

saat publikasi.

• Air minum disediakan lebih banyak lagi.


Upacara pengibaran bendera Lomba sepak bola sarung

Suasana kebersamaan warga

92

Biaya


Uang kas PPI Leeds 120

Total Pemasukan 120


Tumpeng 60

Peralatan games dan hadiah 43.00

Keperluan potluck (alat makan, minum) 17.00

Total Pengeluaran 120

SALDO 0

5. Penjemputan Warga Baru Leeds 2017-2018

Penanggung Jawab Aristia Khairunnisa

Tujuan

• Membantu dan mengarahkan mahasiswa Leeds yang baru datang dari Indonesia.

• Terpenuhinya permintaan kebutuhan perihal penjemputan warga baru Leeds

ke tempat akomodasi masing-masing.

Sifat

Insidental

Deskripsi Kegiatan

Kegiatan ini merupakan salah satu agenda tahunan divisi kekeluargaan PPI Leeds

untuk membantu mahasiswa baru yang pertama kali tiba di Leeds. Detail kegiatan ini

adalah sebagai berikut:

• PPI Leeds menyebarkan formulir di group Telegram mahasiswa baru Leeds 17/18

untuk pendataan mahasiswa baru yang membutuhkan penjemputan dan

akomodasi sementara.

• Berdasarkan respon dari formulir yang telah disebarkan dan keterbatasan pengurus

PPI Leeds yang dapat menjemput, penjemputan diadakan sebanyak dua kali pada

tanggal 31 Agustus dan 1 September 2017 di Leeds Train Station.

• Terdapat dua orang pengurus PPI Leeds bertanggung jawab pada penjemputan

tanggal 31 Agustus 2017 dan satu orang pengurus PPI pada tanggal 1 September

2017.

• Pengurus stand-by menunggu mahasiswa baru di Leeds Train Station dan

mengantarkan sampai ke alamat akomodasi yang dituju.

93

• Terkait dengan mahasiswa baru yang tidak mendapatkan penjemputan, PPI Leeds

telah menyediakan informasi yang sangat akurat terutama mengenai transportasi

untuk menuju Leeds.

Waktu dan Tempat

31 Agustus 2017 dan 1 September 2017

Leeds Train Station

14.00-19.00 (disesuaikan dengan jam kedatangan)

Parameter

i. Kuantitatif

90% permintaan penjemputan terpenuhi

ii. Kualitatif

Warga Leeds yang baru datang merasa puas terhadap sistem penjemputan.

Hasil

i. Kuantitatif

67% dari total warga baru Leeds yang telah mengisi form sampai dengan tanggal 30

September 2016

ii. Kualitatif

Warga baru yang mendapatkan penjemputan merasa sangat terbantu dengan

adanya program ini, dan terdapat warga Leeds non-pengurus PPI Leeds yang turut

serta membantu penjemputan.

Kendala

• Waktu penjemputan yang diadakan pada musim disertasi atau travelling

mahasiswa lama

• Sumber daya manusia yang terbatas tidak memungkinkan PPI Leeds untuk

mengadakan penjemputan lebih banyak

Saran

• Formulir pendataan kedatangan peserta harus lebih dikoordinasikan dengan

Divisi Hubungan Masyarakat PPI Leeds agar waktu kedatangan peserta yang

pasti dapat diperoleh Divisi Kekeluargaan jauh-jauh hari sehingga estimasi

jumlah pengurus PPI yang bisa menjemput dan anggaran dana yang dikeluarkan

dapat diperkirakan.

• Dibutuhkan koordinasi lebih awal dengan pengurus PPI agar jadwal penjemputan

dan availabilitas pengurus dapat diperhitungkan dengan baik.

94


Penjemputan gelombang 1 (31 Agustus 2017)

Penjemputan gelombang 2 (1 September 2017)

6. Welcoming Day

Penanggung Jawab

Reza Indra Yudha

Tujuan

Berkenalan satu dengan yang lain agar lebih akrab

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Terdapat beberapa acara di kegiatan ini:

• Potluck

• Games

95

• Pemaparan dan presentasi mengenai kehidupan di Leeds, perkuliahan, dan

organisasi PPI secara umum

• Ceilidh

• Foto bersama

Waktu dan Tempat

Minggu, 16 September 2017, pukul 10.00 – 14.00 (BST)

Room 6, Leeds University Union

Parameter

i.Kuantitatif

• 60% warga baru Leeds hadir

• 30% warga lama Leeds hadir

ii. Kualitatif

• Warga baru leeds merasa menemukan keluarga dan dapat berkenalan dengan

sesama warga baru atau warga lama

Hasil

i. Kuantitatif

• Sekitar 33% warga lama Leeds hadir (dari 175 warga lama) (dihitung

berdasarkan nama peserta yang diingat hadir dikarenakan tidak ada nya presensi

untuk warga lama).

• Sekitar 57% warga baru Leeds hadir (dari perkiraan 50 warga baru) hadir dan

mengisi daftar hadir.

ii. Kualitatif

• Warga baru Leeds yang hadir mengikuti presentasi mengenai gambaran

kehidupan sosial, akademik, dan organisasi ppi secara umum. Antar warga baru

dan lama saling membaur dan berinteraksi secara hangat saat games, makan,

maupun ceilidh.

Kendala

• Kurang nya peralatan makanan mengakibatkan panitia harus meminjam dari dari

panitia kibar leeds.

• Acara telat di mulai disebabkan menunggu jumlah peserta agar hadir lebih ramai

• Walaupun sudah memundurkan jadwal, warga baru yang datang tetap sedikit di

luar perkiraan panitia menyebabkan masih banyak warga baru yang kurang

terkoneksi dan mengenal warga lama

96

• Panitia yang tersedia sedikit dikarenakan panitia sudah banyak yang tidak berada

di Leeds menyebabkan persiapan menjadi sedikit terkendala terutama dalam hal

dokumentasi

• Konten di presentasi terlihat banyak kesamaan sehingga sedikit membosankan

membuat penonton tidak fokus memperhatikan presentasi. Ini juga mengurangi

waktu sosialisasi antar warga

• Ruangan yang cukup kecil mengurangi kenyamanan dalam menjalankan acara,

terutama pada saat makan. Dan kursi yang tersedia sangat kurang sehingga banyak

yang berdiri sepanjang acara. Ini mengakibatkan terbatas ruang gerak dan warga

yang ikut bergoyang dalam ceilidh

• Banyak warga lama yang meninggalkan acara sebelum acara berakhir sehingga

interaksi antar warga baru dan lama menjadi kurang maksimal

• Tidak adanya presensi untuk warga lama yang hadir

Saran

• Persiapan peralatan untuk acara potluck sebaiknya di lebihkan terhadap estimasi

warga yang hadir agar tidak mengalami defisit peralatan

• Mempercepat publikasi acara welcoming dan menekankan pentingnya kehadiran

kepada warga baru di acara ini untuk membangun hubungan ke warga lama dan

saling mengenal di antar warga baru itu sendiri

• Menghubungi dan mengajak panitia dari divisi lain untuk membantu keperjalanan

acara dengan cara lebih personal melalui ketua divisi dan waktu yang lebih awal

terutama di beberapa divisi yang esential seperti dokumentasi dan humas.

• Memberi batasan-batasan konten yang jelas terhadap narasumber di presentasi,

sehingga diharap mengurangi bahasan yang sama di antara presentasi.

• Ruangan yang tersedia sangat terbatas diakibatkan masa perkuliahan yang belum

di mulai, sehingga jika acara di mulai di saat perkuliahan sudah berjalan,

memungkinkan untuk menggunakan ruangan yang lebih besar di parkinson

building atau ruangan lain di LUU

• Memberi himbauan kepada seluruh hadirin di acara umtuk mengikuti keseluruhan

acara hingga akhir, bisa juga dengan memberi hadiah di akhir acara untuk

menahan hadirin untuk tidak meninggalkan ruangan lebih dulu

• Selain registerasi warga baru pada saat acara, lebih baik juga memasukkan

presensi warga baru yang hadir sebagai pendataan

97


Foto bersama warga PPI Leeds

Warga baru dan warga lama beraksi dalam ceilidh

Biaya


Uang kas PPI Leeds 40

Total Pemasukan 40


Peralatan makan dan perlengkapan acara 20


SALDO 0.00

98

99

Divisi Olahraga

Gambaran Umum

Pentingnya menjalin silaturahim dan hubungan baik antara PPI Leeds dengan PPI UK

lainnya melalui acara yang terkait olahraga menjadi perhatian utama divisi olahraga

dalam memfasilitasi anggota PPI Leeds untuk berpartisipasi. Selain itu, untuk

meningkatkan rasa kekeluargaan, dibutuhkan wadah interaksi yang berkelanjutan dalam

lingkungan PPI Leeds. Oleh karena itu dirasa perlu untuk mengadakan kegiatan olahraga

rutin sebagai wadah interaksi warga PPI Leeds.

Program Kerja

1. Nusantara Cup 2016

Penanggung Jawab

Agung Adri Laksono

Tujuan

Memfasilitasi keikutsertaan atlet PPI Leeds pada setiap turnamen dan menciptakan

wadah interaksi yang lebih besar antara anggota

Sifat

Insidental

Deskripsi Kegiatan

Latihan rutin cabang olahraga (sesuai cabang yang dibuka saat turnamen) berupa

latihan fisik dan teknik minimal sebulan sekali sebelum mengikuti turnamen.

Intensitas latihan akan meningkat menjelang turnamen.

Mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan olahraga untuk anggota PPI Leeds UK

seperti:

- Memfasilitasi keikutsertaan anggota PPI Leeds pada turnamen olahraga

- Menyiapkan latihan rutin dalam rangka keikutsertaan atlet PPI Leeds pada

turnamen olahraga

Waktu dan Tempat

Sabtu, 23 Oktober 2016

09.30 – 18.00 GMT

Gateshead International Stadium, Newcastle Upon Tyne

100

Parameter

i. Kuantitatif

● PPI Leeds mengirim perwakilan dalam setiap cabang di setiap turnamen

● Minimal terdapat satu orang pendamping dalam setiap turnamen yang diikuti

● 50% persen anggota mengikuti acara turnamen sebagai peserta maupun

suporter

ii. Kualitatif

● Atlet menunjukan daya juang dan sportifitas selama mengikuti turnamen.

● Atlet terfasilitasi selama mengikuti turnamen

● Seluruh anggota yang berpartisipasi mengenal satu sama lain

Hasil

i. Kuantitatif

● Terdapat perwakilan PPI Leeds di cabang bulutangkis dan futsal namun tidak

terdapat perwakilan PPI Leeds untuk cabang 3 on 3 basketball.

● Anggota Divisi Olahraga telah melakukan pendampingan terhadap cabang-

cabang yang diikuti oleh PPI Leeds

● 35% (64 orang) yang menghadiri cara Indonesian Festival 2017

ii. Kualitatif

● Setiap atlet menjalani keseluruhan rangkaian pertandingan. Tidak ada atlet yang

menimbulkan kerusuhan, keributan, dan masalah berarti selama pertandingan

berlangsung.

● 100% (21 atlet) merasa terfasilitasi mengikuti turnamen

● 85% (18 dari 21 atlet) mengenal satu sama lain

Kendala

• Minimnya persiapan latihan sebelum pertandingan, dikarenakan baru

terbentuknya kepengurusan PPI Leeds. Sehingga koordinasi antar warga dan

divisi belum berjalan cepat.

Saran

• Dikarenakan acara kegiatan ini bergantung kepada PPI lain terkait waktu

penyelenggaraan acaranya, maka disarankan agar PPI Leeds sudah

berkoordinasi dengan PPI terkait atas kesepakatan kapan kegiatan akan

dilakukan. Sehingga garis besar untuk menetapkan agenda kegiatan sudah

tergambarkan.

101


Biaya


Iuran 1.024

Subsidi Kas PPI 52.7

Total Pemasukan 1.076,7


Pendaftaran Badminton 28

Pendaftaran Futsal 170

Bus 878.70

Total Pengeluaran 1.076,7

SALDO 0

2. Olahraga Rutin

Penanggung Jawab

Tryas Agung Praesha dan Raudha Putri Ekasari

Tujuan

Menjaga kebugaran jasmani dan menumbuhkan semangat jiwa kompetitif yang

sehat serta meningkatkan kekeluargaan keluarga dan anggota PPI Leeds.

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Olahraga rutin merupakan kegiatan beberapa cabang olahraga seperti sepakbola,

badminton, dan basket yang dilakukan secara berkala.

102

Mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan olahraga untuk anggota PPI Leeds

UK seperti:

- Menyusun jadwal latihan olahraga

- Menyediakan sarana latihan olahraga

Usulan kegiatan olahraga diluar jadwal program olahraga rutin dapat difasilitasi

melalui ketentuan SOP berikut:

- Pelapor sudah memiliki daftar pasti pemain cabang olahraga terkait

Minimal waktu pengusulan 3x24 jam sebelum dari rencana jadwal kegiatan

Parameter

i. Kuantitatif:

• Terlaksana minimal 6 kali dalam setahun (sepak bola)

• Terlaksana minimal 6 kali dalam setahun (badminton)

• Terlaksana minimal 4 kali dalam setahun (basket)

• Terlaksana minimal 4 kali dalam setahun (zumba/yoga)

i. Kualitatif:

• Lebih dari 50% anggota PPI Leeds yang berpartisipasi olahraga rutin merasa

sehat dan bugar

Hasil

i. Kuantitatif

• Sepak bola telah terlaksana 8 kali

• Badminton telah terlaksana 6 kali

• Basket telah terlaksana 5 kali

• Zumba telah terlaksana 4 kali

• Secara kuantitatif, olahraga rutin telah tercapai 100%

i. Kualitatif

Dari 20 responden warga PPI Leeds yang dijadikan sampel, sebanyak 100% (20

responden) merasa sehat dan bugar

Kendala

• Selama pelaksanaan kegiatan olahraga rutin, kendala terbesar yang dihadapi

adalah kesesuaian jadwal antara fasilitas dan jadwal warga PPI Leeds.

Sebagian besar kendala yaitu kurangnya warga PPI Leeds yang berpartisipasi

di dalam kegiatan tersebut.

• Kendala terbesar kedua adalah animo warga PPI Leeds terkait kegiatan

olahraga. Berhubung beragamnya kegiatan dan prioritas masing-masing

103

warga PPI Leeds menjadi faktor minimnya partisipasi warga PPI Leeds untuk

berolahraga.

Saran

• Kegiatan olahraga rutin sebaiknya dilaksanakan dengan dua metode berbeda.

metode pertama yaitu pemesanan fasilitas olahraga dilakukan oleh divisi

olahraga namun baiknya dilakukan di semester 1 dan pertengahan semester 2.

Untuk kedepannya sebaiknya pemesaran dilakukan berdasarkan demand atau

permintaan dari warga PPI Leeds. Hal ini dikarenakan menjelang akhir

semester 2 warga umumnya sudah fokus dengan persiapan uas dan ketika

selesai semester 2 banyak yang sudah fokus mengerjakan tugas akhir.


Biaya


Kas PPI Leeds 65

Total Pemasukan


Bola Basket 65


SALDO 0

3. Nonton Bareng Yuk

Penanggung Jawab

Maulana Rizki Aditama

104

Tujuan

Memfasilitasi ketertarikan anggota PPI Leeds terhadap acara olahraga melalui

pendekatan kekeluargaan

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Menonton pertandingan dan acara olahraga seperti sepakbola, Formula 1,

bulutangkis, Film, secara bersama-sama disuatu tempat.

Usulan kegiatan Nonton Bareng Yuk diluar jadwal program kerja dapat difasilitasi

melalui ketentuan SOP berikut:

- Pelapor sudah memiliki lokasi yang dijadikan tempat nonton bareng

- Minimal waktu pengusulan 1x24 jam sebelum dari rencana jadwal kegiatan

Parameter

i. Kuantitatif:

• Terlaksana minimal 4 kali dalam setahun

• Dihadiri lebih dari 5 orang setiap acara

ii. Kualitatif

Lebih dari 50% anggota PPI Leeds yang berpartisipasi Nonton Bareng Yuk merasa

senang

(Seluruh anggota yang berpartisipasi mengenai satu sama lain)

Hasil

i. Kuantitatif

Acara Nonton Bareng Yuk telah terlaksana 4 kali dalam setahun. Ketercapaian

100%.

ii. Kualitatif

21 Responden menjawab bahwa 21 (100%) merasa senang berpartisipasi.

22 18 dari 21 responden (80%) merasa kenal satu dengan lainnya.

Kendala

• Ketertarikan acara olahraga pada setiap warga PPI Leeds menjadi tantangan

tersendiri dalam menjalankan program kerja Nonton Bareng Yuk. Selama

keberjalanan kepengurusan, acara yang diaksanakan selalu terkait sepakbola.

Sehingga tidak adanya keberagaman acara.

105

• Selain itu, pencarian lokasi acara menjadi tantangan kedua dikarenakan tidak

setiap waktu tempat tinggal warga PPI Leeds atau ruangan serba guna

University of Leeds dapat digunakan.

Saran

• Mengatasi kendala yang dihadapi, sebaiknya untuk kepengurusan kedepannya,

ditentukan dari jauh hari acara apa saja yang akan dijadikan acara nonton

bareng. Sehingga ketersediaan lokasi dan persiapan publikasi dapat

dimatangkan sebelum hari H.


Biaya


Kas PPI Leeds 10


Makan 10


SALDO 0

5. Funday!

Penanggung Jawab

Farisya Sakina

Tujuan

106

Menjaga kebugaran tubuh sekaligus bersenang – senang sambil melepas penat

selama hari kerja serta memfasilitasi ketertarikan anggota PPI Leeds terhadap acara

olahraga melalui pendekatan kekeluargaan.

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Contoh:

Lads Let Zumba!

• Olahraga senam bersama dengan dipimpin instruktur zumba PPI Leeds

• Kegiatan dilakukan dengan acara makan-makan bersama (potluck)

Jogging Yuk!

• Acara jogging santai mengitari lingkungan sekitar Univeristy of Leeds

dengan tujuan agar semua kalangan dapat berpartisipasi

Bowling Time!

• Bermain bowling dengan konteks bersenang-senang bersama keluarga dan

anggota PPI Leeds

Frisbee

• Bermain frisbee di taman hydepark bersama keluarga dan anggota PPI Leeds

Parameter

i. Kuantitatif:

• Terlaksana happy sport sebanyak 3 kali dalam setahun

ii. Kualitatif:

• Lebih dari 50% anggota PPI Leeds yang berpartisipasi Fundays! merasa senang

• (Seluruh anggota yang berpartisipasi mengenal satu sama lain)

Hasil

i. Kuantitatif

Selama kepengurusan, hanya tercapai 1 kali acara funday! dengan warga PPI

Leeds yaitu acara bowling time

ii. Kuantitatif

Dari 15 warga PPI Leeds yang mengikuti acara, 100% merasa senang

Dari 15 warga PPI Leeds yang mengikuti acara, 100% merasa mengenal satu

dengan yang lainnya

107

Kendala

• Hanya satu kali terlaksananya kegiatan Funday! disebabkan kurang

matangnya perencanaan jadwal kegiatan ini. Di awal semester 1 , kegiatan ini

berjalan lancer dan tingkat partisipasi warga sangat tinggi. Namun, pada

semester 2, banyaknya kegiatan PPI dan padatnya perkuliahan menjadikan

kegiatan Funday! tidak sebagai prioritas utama. Kegiatan ini yang awalnya

diharapkan dapat menjadi wadah refreshing dari perkuliahan tidak dapat

diwujudkan secara tepat sasaran.

• Kegiatan Funday! kurang dapat merangkul warga PPI Leeds yang lebih tua dan

senior. Tampaknya kegiatan-kegiatan yang diusulkan kurang dapat mewakili

atau sesuai dengan warga PPI Leeds yang sudah berkeluarga.

Saran

• Mengatasi hal-hal tersebut, kegiatan Funday! tetap diusulkan disetiap

semester perkuliahan, Karena hal ini cukup penting untuk memberikan wadah

yang dapat melepas stress dan penat. Namun, hal yang perlu diperhatikan

yaitu koordinasi kegiatan antar divisi PPI Leeds sehingga antar kegiatan

memiliki jedah yang tidak mepet dan warga tidak menjadi jenuh.


Biaya

GBP 0

6. Partisipasi Lomba Kemerdekaan 17 Agustus

Penanggung Jawab

Ashiva Nindra Humaira

108

Tujuan

Menciptakan suasana kemerdekaan antar warga PPI Leeds dengan

menyelenggarakan lomba sepakbola pakai sarung.

Sifat

Program Kerja

Deskripsi Kegiatan

Kegiatan ini merupakan bentuk kolaborasi dengan Divisi Kekeluargaan dalam

menyambut hari kemerdekaan Republik Indonesia. Pada rangkaian perlombaan,

kegiatan sepakbola pakai sarung menjadi salah satu agenda yang diselenggarakan.

Parameter

i. Kuantitatif:

• Terlaksana kegiatan partisipasi lomba kemerdekaan

ii. Kualitatif:

• Lebih dari 50% anggota PPI Leeds yang berpartisipasi lomba kemerdekaan

merasa senang

• (Seluruh anggota yang berpartisipasi mengenal satu sama lain)

Hasil

i. Kuantitatif:

• Telah terlaksana kegiatan partisipasi lomba kemerdekaan

ii. Kualitatif:

Dari 12 warga PPI Leeds yang mengikuti acara, 100% merasa senang

Dari 12 warga PPI Leeds yang mengikuti acara, 100% merasa mengenal satu

dengan yang lainnya

Kendala

• Kendala utama adalah walaupun acara ini berhasil mengundang partisipasi

warga PPI Leeds perempuan dan laki-laki kurang minatnya mahasiswa PHD

dan yang sudah berkeluarga untuk terlibat langsung di perlombaan sepakbola

sarung.

Saran

• Sebaiknya perlu ada alternatif kegiatan selain sepakbola jika ingin melibatkan

partisipasi PHD atau warga PPI Leeds yang sudah berkeluarga seperti lomba

makan kerupuk, balap karung, dan sebagainya. Namun hal ini perlu

109

dipertimbangkan dan dikoordinasikan lebih detail dengan Divisi

Kekeluargaan.


Biaya


Kas PPI Leeds 8


Aqua 5

Tusuk Sate 3

Total Pengeluaran 8

SALDO 0

7. Persiapan Turnamen: Indonesian Festival 2017

Penanggung Jawab

Mizandaru Wicaksono

Tujuan

Memfasilitasi keikutsertaan atlet PPI Leeds pada setiap turnamen dan menciptakan

wadah interaksi yang lebih besar antara anggota

Sifat

Insidental

Deskripsi Kegiatan

110

Latihan rutin cabang olahraga (sesuai cabang yang dibuka saat turnamen) berupa

latihan fisik dan teknik minimal sebulan sekali sebelum mengikuti turnamen.

Intensitas latihan akan meningkat menjelang turnamen.

Mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan olahraga untuk anggota PPI Leeds UK

seperti:

- Memfasilitasi keikutsertaan anggota PPI Leeds pada turnamen olahraga

- Menyiapkan latihan rutin dalam rangka keikutsertaan atlet PPI Leeds pada

turnamen olahraga

Waktu dan Tempat

Sabtu, 6 Mei 2017

09.30 – 18.00 GMT

Chilwell Olympia Sports Centre, Nottingham, NG9 5HR

Parameter

i. Kuantitatif

• PPI Leeds mengirim perwakilan dalam setiap cabang di setiap turnamen

• Minimal terdapat satu orang pendamping dalam setiap turnament yang diikuti

• 50% persen anggota mengikuti acara turnamen sebagai peserta maupun

suporter iii. Kualitatif

• Atlet menunjukan daya juang dan sportifitas selama mengikuti turnamen

• Atlet terfasilitasi selama mengikuti turnamen

• Seluruh anggota yang berpartisipasi mengenal satu sama lain

Hasil

i. Kuantitatif

• Terdapat perwakilan PPI Leeds di cabang bulutangkis dan futsal

• Anggota Divisi Olahraga telah melakukan pendampingan terhadap cabang-

cabang yang diikuti oleh PPI Leeds

• 21,5% (43 orang) yang menghadiri cara Indonesian Festival 2017 ii. Kualitatif

Setiap atlet menjalani keseluruhan rangkaian pertandingan. Tidak ada atlet yang

menimbulkan kerusuhan, keributan, dan masalah berarti selama pertandingan

berlangsung.

Kendala

• Waktu pelaksanaan acara Indonesian Festival 2017 berdekatan dengan jadwal

submission tugas dan kegiatan-kegiatan divisi PPI Leeds lainnya. Sehingga

membatasi antusias atlet untuk latihan dan sulit mencari jadwal latihan yang

111

sesuai. Selain itu, padatnya kegiatan-kegiatan dari divisi PPI Leeds lainnya

menyebabkan kurangnya animo warga yang menghadiri acara Indonesian

Festival 2017. Meskipun demikian, PPI Leeds berhasil mendapatkan medali

emas untuk ganda puri cabang badminton. Yey!

• Keterbatasan waktu dikarenakan waktu penyewaan bus hanya 12 jam,

menyebabkan warga leeds terutama para atlet harus bergegas meninggalkan

acara dengan cepat setelah pertandingan selesai. Sehingga tidak sempat

melakukan ceremoni dan apresiasi kepada para atlet yang telah berjuang

sangat keras.

Saran

• Dikarenakan acara kegiatan ini bergantung kepada PPI lain terkait waktu

penyelenggaraan acaranya, maka disarankan agar PPI Leeds sudah

berkoordinasi dengan PPI terkait atas kesepakatan kapan kegiatan akan

dilakukan. Sehingga garis besar untuk menetapkan agenda kegiatan sudah

tergambarkan.

• Untuk PPI Leeds, sebaiknya selain adanya koordinasi antar divisi, perlu adanya

perhitungan waktu pelaksanaan kegiatan dan flow kegiatan yang akan dicapai

di bulan-bulan tertentu. Sehingga menghindari kejenuhan dan beban kegiatan

yang padat kepada warga PPI Leeds.


112

Biaya


Tiket Bus 431

Total Pemasukan 431


Subsidi Pendaftaran Atlet 140

Bus 400


SALDO -109

113

114

Divisi Seni Budaya

1. PPI Leeds berkreasi

Penanggung jawab

Mayumi Kartika Sari

Tujuan

Membuat acara yang dapat menyalurkan minat dan bakat warga PPI Leeds di bidang

kesenian

Sifat

Insidental (sesuai permintaan warga, dan juga kolaborasi dengan bidang lain)

Deskripsi Kegiatan

Kegiatan kesenian yang dilakukan oleh anak-anak warga Indonesia dalam bentuk

lomba mewaranai. Lomba mewarna di kelompokkan menurut umur peserta menjadi

3 kelompok, menghasilkan 1 buah juara di tiap kelompok nya.

Waktu dan Tempat

Sabtu, 25 Maret 2017

Room 6, LUU Building

11.30-13.30 MT

Parameter

i. Kuantitatif

Acara diadakan minimal dua kali

Hasil

ii. Kuantitatif

Acara diadakan sebanyak satu kali

Kendala

• Banyaknya acara yang bersifat menyalurkan seni bakat namun tidak dalam

bentuk program kerja. Contohnya beberapa kali warga PPI Leeds mengikuti lomba

dalam bidang kesenian yang diselenggarakan oleh PPI UK yang sebenarnya sudah

dibantu oleh pihak PPI Leeds, dalam bentuk support dan apresiasi.

115

Saran

• Mengadakan acara rutin (seperti free jamming) di setiap potluck yang diadakan.


Biaya





Peralatan Mewarnai 5.995

Hadiah Mewarnai (3 buah buku) 2.5

Snack (Chocolate) 3


SALDO 0

116

2. Cultural Day – Indonesia Berbudaya, Indonesia Berbagi (School Visit)

Penanggung jawab

Hasfahani Ruswan

Tujuan

Mempromosikan Seni dan Budaya Indonesia dalam bentuk pameran interaktif

Sifat

Insidental (Bekerja sama dengan primary school di Leeds dan juga School of

Education, University of Leeds)

Deskripsi Kegiatan

Presentasi budaya Indonesia serta mengajarkan seni dan budaya Indonesia secara

langsung. Pada kesempatan kali ini untuk dapat mengenalkan budaya Indonesia

kepada siswa sekolah dasar di Leeds menggunakan presentasi, angklung dan

permainan tradisional.

Waktu dan Tempat

Kamis, 25 Mei 2017

Rosebank Primary School

9.30-11.30 BST

Parameter

i.Kualitatif

Para pelajar yang didatangi antusias dengan mengikuti workshop yang diadakan

Hasil

i. Kualitatif

Para pelajar dan guru yang didatangi antusias dengan mengikuti workshop yang

diadakan, hingga salah satu pengisi acara pun ditawari menjadi staff guru

disekolah tersebut.

Kendala

• Waktu dan tempat sangat bergantung dengan pihak School of Education sebagai

penyelenggara acara di sekolah tersebut.

Saran

• Untuk mencari society lain untuk studi banding budaya (tidak hanya school visit)


117

Biaya

GBP 0

3. Indonesian Fair 2017

Penanggung jawab

Benson Widjadja

Ali Syakir Sutedjo

Tujuan

Mempromosikan Seni dan Budaya Indonesia dalam bentuk pameran interaktif.

Sifat

Insidental (Partisipasi World Unite Festival 2017 yang diselenggarakan oleh Leeds

University Union

Deskripsi Kegiatan

Booth Interaktif yang memperkenalkan budaya Indonesia dlam bentuk seni music,

seni kriya, dan makanan tradisional Indonesia. Indonesian Fair kali ini memamerkan

budaya Indonesia dengan beberapa materi yaitu:

1. Infografis dan Pameran Foto dari barat, tengah dan timur Indonesia

2. Fun Facts yang menjadi daya tarik atau keunikan yang dimiliki Indonesia

118

3. Booth Angklung (2 Lagu : Twinkle-twinkle little star dan Hey Jude)

4. Booth Permainan tradisional (Memasukkan seodotan ke botol dan balap kelereng)

5. Booth Jajanan Tradisional (kolaborasi dengan Divisi Dana Usaha)

6. Booth Mewarnai wayang dan batik

7. Quiz (Teka Teki Silang yang jawaban nya tertera di infografis)

8. Photobooth dengan latar batik dan kain dari Indonesia, dan juga menyediakan

pakaian tradisional dari Indonesia untuk digunakan secara gratis.

9. Pemutaran video-video yang memperkenalkan budaya-budaya Indonesia

Waktu dan Tempat

Rabu, 1 Maret 2017

Riley Smith Theatre, LUU Building

11.30-16.30 GMT

Parameter

i.Kuantitatif

100 Orang Pengunjung

Hasil

i. Kuantitatif

158 total pengunjung (berdasarkan buku tamu)

Kendala

• Acara tidak mulai tepat waktu karena pihak facilities LUU tidak menyediakan alat-

alat yang diminta tepat waktu (Perjanjian sebelum acara alat disediakan pukul

09.00 namun kenyataannya alat baru disediakan oleh tim LUU pukul 10.00).

• Display Board sangat kurang (karena hanya ada 10 buah di LUU) dan harus diakali

dengan penambahan meja

• Booth Mewarnai dan permainan tradisional kurang diminati karena alur acara

yang dibuat terlalu memfokuskan kea rah infografis dan pameran foto.

• Sulitnya menghitung jumlah pengunjung secara presisi karena banyak orang yang

keluar masuk secara bersamaan dan meja registrasi tidak cukup untuk

menampungnya.

Saran

• Koordinasi dengan LUU mengenai fasilitas yang diminta hingga hari-H acara. Dan

bila dirasa banyak volunteer pada waktu setup, disarankan untuk mengambil

fasilitas tersebut langsung dari gudang LUU (butuh koordinasi lebih lanjut dengan

facilities team LUU) sehingga dapat menambah waktu persiapan.

• Meminta fasilitas yang lebih dari dibutuhkan (untuk jaga-jaga)

119

• Butuhnya peran crowd controller sehingga ada yang bisa memandu para

pengunjung ke semua booth yang ada sehingga tidak ada booth yang sepi

• Publikasi dibuat lebih dari satu kali dan didahulukan berbahasa inggris

• Mempersiapkan platform promosi PPI Leeds (Twitter dan Instagram) sebagai

wadah promosi Indonesian society ke warga Leeds.


Biaya




Transport (Angklung) 26.9

Pameran Foto 30

Angklung 18

Dekorasi 39.79


SALDO 0

120

4. Indonesian society at One World Show 2017

Penanggung jawab

Dewa Ayu Kalyana Putri

Ali Syakir Sutedjo

Tujuan

Memperkenalkan budaya Indonesia kepada masyarakat luas di Leeds dalam bentuk

pagelaran seni

Sifat

Insidential (Partisipasi celebrate week 2017 yang diselenggarakan oleh LUU)

Deskripsi Kegiatan

Pertunjukan budaya Indonesia dalam bentuk seni drama dan tarian. Tarian-tarian

Indonesia dikemas dalam balutan cerita rakyat Indonesia untuk mengenalkan budaya

Indonesia ke masyarakat yang tinggal di Leeds.

Waktu dan Tempat

Rabu, 3 Mei 2017

Riley Smith Theatre, LUU Building

19.30-20.30 BST

Parameter

i. Kualitatif: Best Performer

Hasil

i. Kualitatif: tidak mendapatkan predikat best performer

Kendala

• Kendala terbesar pada program kerja ini adalah waktu dan tempat yang sangat

bergantung oleh pihak LUU. Untuk pertama kali pada tiga tahun terakhir, acara

one world show tidak diadakan di dalam rangkaian World Unite Festival yang

biasanya diadakan di quartil pertama di tiap tahun nya. Pada tahun ini, acara one

world show diubah konsep nya sehingga tidak ada lagi predikat best performer.

• Diawal tahun 2017, KBRI sedang melakukan pemindahan inventaris sehingga

menyulitkan kita dalam proses peminjaman kostum. (daftar barang yang dapat

dipinjam yang disediakan pihak atidkbud tidak selalu tepat).

• Kesulitan mencari tempat diluar block booking yang disediakan oleh LUU

• Minimnya pengetahuan tentang technical drama sehingga konsep selalu berubah

ubah hingga mendekati pagelaran seni

121

Saran

• Apabila tersedia human resource yang cukup banyak dan konsisten untuk

mengerjakan kegiatan seperti ini, program ini dapat dijadikan program kerja yang

bersifat terstruktur (bukan insidensial) mengingat ketergantungan tanggal dan

tempat oleh LUU memiliki efek yang cukup besar. Program kerja dapat berbentuk

pagelaran seni dengan mengadakan acara mengatasnamakan Indonesian society

tanpa ikut campur oleh LUU.

• Komunikasi dengan LUU sejak awal kepengurusan tentang kemungkinan

diadakannya acara one world show

• Komunikasi dengan PPI UK dalam hal pembagian tanggal acara kebudayaan harus

digencarkan sejak awal kepengurusan sehingga atribut yang dipinjam KBRI dapat

didistribusikan dengan baik. (tidak bentrok dengan acara PPI UK maupun PPI

cabang lain)

• Memaksimalkan SDM yang ada di sekitar PPI Leeds

• Mematangkan konsep dari awal sehingga tidak terjadi perubahan konsep yang

sangat drastic

• Komitmen partisipan harus dikuatkan sejak awal

• Denda harus tetap dijalankan karena dinilai efektif

• Diadakan nya agenda per latihan


122

Biaya



Iuran Denda 60



Konsumsi Hari H 157.5

Snack Hari H 8.10

Make-up 29

Bulu Mata dan aksesoris 19.97

Pengambilan Kostum (KBRI London) 168

Pengambilan Kostum (PPI Durham) 46


SALDO 428.57

123

5. PPI Leeds at Freshers Fair 2017

Koordinator

Sherylin T Sirait

Tujuan

Memperlihatkan eksistensi Indonesian Society yang berada di dalam LUU dan juga

mempromosikan seni dan budaya Indonesia

Sifat

Insidental (partisipasi freshers fair LUU)

Deskripsi Kegiatan

Pengenalan PPI Leeds pada mahasiswa Indonesia tahun ajaran baru (2017/2018) dan

membuat booth interaktif yang memperkenalkan budaya Indonesia dalam bentuk

seni musik (angklung), seni kriya (infografis) Indonesia

Waktu dan Tempat

Senin, 18 September 2017

Marquee, LUU Building

10.00-16.0 BST

Parameter

i.Kualitatif

Adanya antusiasme mahasiswa baru

Hasil

i. Kuantitatif

Antusias mahasiswa baru terlihat dari banyaknya mahasiswa baik mahasiswa

Indonesia maupun mancanegara yang mengunjungi booth dan mengisi daftar

tamu

Kendala

• Booth tidak mendapat akses electricity sehingga kesulitan untuk menampilkan

video tourism indonesia

Saran

• Mengadakan acara give it a go (promosi budaya) di rangkaian freshers fair

124


Biaya

GBP 0

Daftar Isi - ppi-leeds.comppi-leeds.com/wp-content/uploads/2017/10/Laporan-Pertanggungja... · menyelesaikan amanah kepengurusan PPI Leeds periode 2016/2017 dengan baik, ... dipimpin

Documents