DAFTAR ISI BAB 1 PENGERTIAN DAN UNSUR-UNSUR RAPAT........................................................................... 2 PENGERTIAN RAPAT............................................................................................................................. 2 MACAM-MACAM RAPAT ...................................................................................................................... 3 UNSUR-UNSUR RAPAT ......................................................................................................................... 6 BAB 2 JENIS-JENIS RAPAT ................................................................................................................... 11 JENIS-JENIS RAPAT ............................................................................................................................. 11 BAB 3 SYARAT-SYARAT RAPAT ......................................................................................................... 14 SYARAT-SYARAT RAPAT .................................................................................................................. 14 BAB 4 TUJUAN RAPAT .......................................................................................................................... 17 TUJUAN RAPAT ..................................................................................................................................... 17 BAB 5 TATA TERTIB RAPAT ............................................................................................................... 18 TATA TERTIB RAPAT ......................................................................................................................... 18 BAB 6 PROSEDUR RAPAT .................................................................................................................... 21 PROSEDUR RAPAT .............................................................................................................................. 21 BAB 7 ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI .............................................................................. 24 ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI..................................................................................... 24 BAB 8 TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT ................................................................................. 35 TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT ........................................................................................ 35 TEKNIK MEMBUKA DAN MENUTUP RAPAT............................................................................. 36 LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGEFEKTIFKAN RAPAT PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT ............................................................................................................................. 37 AGENDA RAPAT ................................................................................................................................... 38 TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT .............................................................................................. 40 PERENCANAAN RAPAT ..................................................................................................................... 42 BAB 9 NOTULA ....................................................................................................................................... 54 NOTULA ................................................................................................................................................... 54 BAB 10 RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN................................................................................. 58 RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN .......................................................................................... 58
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
DAFTAR ISI
BAB 1 PENGERTIAN DAN UNSUR-UNSUR RAPAT ........................................................................... 2
BAB 9 NOTULA ....................................................................................................................................... 54
Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai
megajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus
menguasai teknik bertanya. Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta
rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna. Berikut adalah dasar-dasar
teknik bertanya:
1. Pertanyaan langsung ( direct question ) yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung
pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui
bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question ) yaitu pertanyaan yang ditujukan
kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.
3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question ) yaitu pertanyaan yang diajukan
kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
4. Pertanyaan dilemparkan ( relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan
mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya. Tujuan dari
pelemparan kembali pertanyaan adalah :
a. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
b. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
c. Menuju ke arah kesepakatan bersama.
Hasil rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat
a) Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
b) Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat
c) Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
d) Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi
kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan.
e) Perundingan: suatu rapat yang membicarakan secara mendalam.
2. Bersifat tidak mengikat:
a) Debat adalah diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
Contoh: perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
b) Polemik adalah diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya
dilakukan secara tertulis.
Contoh: Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
c) Diskusi Panel adalah suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti
oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari
berbagai aspek.
Contoh: Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi
kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
d) Simposium, sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
e) Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
f) Bersifat lebih formal
Contoh: Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
g) Temu Karya adalah forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis.
Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
h) Seminar adalah suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah
didampingi ahli.
Contoh: Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk
Menyongsong Otonomi Daerah”.
i) Loka Karya adalah suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki
keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk
menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan
di SMK
j) Sarasehan adalah suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek.
Contoh: Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
k) Temu Wicara adalah orum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya
dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
l) Penataran adalah kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/
meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS
Se Samarinda.
m) Penlok (Penataran Lokakarya) adalah kegiatan Pendidikan dalam rangka
meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang
bersifat teknis.
PERENCANAAN RAPAT
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat
penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu
mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan
kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk
mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya
diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada di
lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan
kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan
pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah
diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat
Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu
mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan
sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan:
a. Jumlah partisipan
b. Hubungan masing-masing partisipan
c. Level keintiman
d. Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
e. Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
Adapun perencanaan rapat secara terperinci adalah sebagai berikut:
a. Perencanaan waktu
Perencanaan waktu menyangkut kapan waktu terbaik untuk
menyelenggarakan rapat. Hal ini penting karena sangat berpengaruh terhadap
efektivitas rapat. Rapat yang dilaksanakan pada pagi hari akan berbeda dengan
rapat yang diselenggarakan pada malam hari. Pada waktu pagi hari peserta
masih segar, sedangkan malam hari peserta merasa lelah baik fisik maupun
pikirannya karena sudah seharian bekerja.
Rapat yang diadakan pada malam hari dirasa kurang efektif daripada rapat
yang diadakan pada pagi hari. Di samping itu, rapat mungkin dilakukan pada
akhir pekan, tetapi rapat yang diadakan pada akhir pekan dengan
menghabiskan waktu sampai minggu di suatu tempat peristirahatan kurang
efektif, karena pada saat tersebut biasanya digunakan peserta rapat untuk
beristirahat dan merupakan waktu untuk keluarga.
Peserta memang menghadiri rapat, tetapi pikirannya mungkin kurang
tertuju pada materi rapat. Kemungkinan lain, rapat diselenggarakan pada waktu
menjelang waktu makan siang, karena bila dilaksanakan pada pagi hari
dianggap mengganggu aktivitas pokok para pimpinan ataupun karyawan.
Penting sekali untuk diperhatikan bahwa peserta rapat akan bersikap positif
jika rapat diadakan dengan memperhatikan kebutuhan peserta, seperti
kebutuhan istirahat setelah seharian bekerja atau tidak mengganggu hari libur
mereka.
b. Perencanaan tempat
Sekretaris harus memperhatikan apakah rapat akan dilaksanakan di kantor
atau di luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor harus menghubungi
pengelola tempat rapat yang akan dijadikan tempat rapat. Sekretaris harus
menghubungi pengelola tempat yang akan digunakan untuk rapat dan berpesan
agar tempat, waktu, hari, tanggal pelaksanaan rapat agar ruang rapat diberi
petunjuk.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur ruang rapat yaitu:
a) Cahaya penerangan
Cahaya dalam ruang rapat sangat diperlukan, karena apabila kurangnya
cahaya dapat mengakibatkan mata cepat lelah. Apabila ruangan rapat
mendapat cahaya dari sinar matahari yang cukup, maka tidak perlu
menggunakan penerangan atau lampu.
b) Ventilasi udara
Ruangan yang tidak menggunakan AC, sebaiknya perlu diperhatikan
ventilasi udaranya. Apabila ruangan tersebut kurang ventilasinya, akan
membuat peserta rapat cepat merasa gerah dan kemungkinan akan
memperburuk mood peserta.
c) Pengaturan tempat duduk
Sekretaris perlu memperhatikan pengaturan tempat duduk bentuk apa
yang akan digunakan dalam penyelenggaraan rapat. Selain itu tentukan juga
tempat untuk pemimpin rapat dan notulis. Pada umumnya notulis duduk
bersebelahan dengan pemimpin rapat, karena apabila ada yang perlu
ditanyakan bisa langsung ditanyakan kepada pemimpin.
d) Penempatan peralatan
Peralatan yang digunakan untuk menunjang kelancaran rapat diletakkan di
tempat yang tidak mengganggu jalannya rapat ataupun mengganggu
pandangan peserta.
e) Persiapan akomodasi
Kadang suatu rapat berlangsung selama beberapa hari, sekretaris harus
mempersiapkan akomodasi atau penginapan yang nyaman dan aman serta
sesuai dengan kedudukan atau jabatan peserta rapat. Untuk akomodasi
dapat ditempatkan di hotel, asrama, dan lain-lain lengkap dengan pelayanan
makan dan cuci. Selain itu perlu dipikirkan juga apakah perlu disiapkan
transportasi atau tidak.
Macam-macam pengaturan tata ruang rapat ada beberapa macam, yaitu:
a. Bentuk konferensi
Bentuk konferensi ini ada tiga macam yaitu bentuk lingkaran, bentuk persegi
dan bentuk setengah lingkaran. Bentuk konferensi biasanya digunakan untuk
rapat direksi, rapat komite maupun diskusi. Ruang pertemuan dengan
pengaturan ini mempermudah peserta untuk melihat satu sama lain, selain
itu peserta merasa dihargai. Dalam model seperti ini tidak nampak kesan
bahwa satu peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki
kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.
Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.
Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil
Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.
Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta
(Gambar tata ruang rapat bentuk konfrensi)
b. Bentuk huruf T
Bentuk ini jarang digunakan, tapi merupakan salah satu alternatif yang dapat
digunakan apabila diperlukan. Cara penyusunanya bentuk huruf T yaitu
dengan menggabungkan beberapa meja hingga membentuk huruf T.
Pemimpin rapat biasanya ditempatkan di atas huruf T.
c. Bentuk huruf V
Sama halnya dengan bentuk huruf T, susunan meja rapat dengan huruf V
jarang digunakan karena ada ruang yang kosong. Namun bentuk ini
memberikan suasana berbeda dalam rapat, sehingga peserta rapat merasa
tidak bosan.
d. Bentuk perahu
Bentuk perahu merupakan kombinasi dari bentuk huruf V, yaitu dua huruf V
digabungkan secara berhadap-hadapan. Bentuk seperti ini biasanya
digunakan untuk rapat yang memerlukan diskusi. Pemimpin rapat berhak
memilih dimana saja hendak duduk.
e. Bentuk tulang iklan
Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran
Sangat bagus untuk presentasi
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
(Gambar tata ruang rapat bentuk tulang ikan)
f. Bentuk kelas
Pengaturan bentuk kelas ini menurut garis lurus seperti halnya kelas bagi
anak sekolah. Akan tetapi setiap meja untuk lebih dari satu peserta rapat,
misalnya dua orang. Pemimpin berada di depan kelas. Bentuk kelas cocok
untuk jumlah peserta yang banyak. Namun bentuk ini mempunyai
kelemahan yaitu peserta yang duduk di belakang akan merasa kesulitan
untuk melihat ataupun mendengar orang yang berbicara di baris bagian
depan.
Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar
Cocok untuk rapat penyampaian informasi
Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah
Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang
(Gambar tata ruang rapat bentuk kelas)
g. Bentuk huruf U
Bentuk huruf U ada dua macam yaitu bentuk huruf U tertutup dan bentuk
huruf U terbuka. Bentuk huruf U tertutup adalah meja pimpinan ditempatkan
diarah bagian huruf U yang terbuka tetapi tidak sampai menutup bagian
tersebut. Pada bentuk huruf U terbuka, pimpinan rapat biasa ditempatkan
dibagian huruf U yang tidak terbuka. Bentuk ruang rapat seperti ini cocok
untuk:
Rapat Direksi dan tukar pikiran
Sangat bagus untuk presentasi
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
(Gambar tata ruang rapat bentuk huruf U)
h. Bentuk aula atau bioskop
Apabila peserta rapat mencapai ratusan orang, meja rapat dapat dibuat
dalam bentuk aula yaitu berbentuk kelas tetapi digunakan meja yang banyak.
Karena banyaknya jumlah peserta akan kurang kurang mendapatkan
partisipasi baik dari peserta. Bentuk ini cocok untuk rapat ekstern.
i. Bentuk workshop
Bentuk ini sama dengan bentuk konferensi namun dalam bentuk workshop
menggunakan meja yang lebih banyak. Bentuk workshop efektif digunakan
untuk rapat yang memerlukan diskusi kelompok.
j. Bentuk meja bundar (Round Table)
Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok
kecil
Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja
(Gambar tata ruang rapat bentuk meja bundar)
2. Persiapan Administrasi
a) Membuat Surat Undangan Rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga
hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari,
tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b) Menyusun acara/agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok
pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c) Menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu
bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah
peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d) Akomodasi
Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama dan diadakan di luar kantor,
sekretaris perlu mempersiapkan akomodasi, antara lain hotel atau penginapan,
dan transportasi untuk para peserta rapat.
e) Ruang Kesehatan
Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan kesehatan
untuk mencegah terhambatnya rapat akibat ada peserta rapat yang sakit dan
kemungkinan terjadinya sesuatu pada kesehatannya. Oleh karena itu, faktor
kesehatan peserta rapat sangatlah perlu untuk diperhatikan agar rapat berjalan
dengan lancar.
f) Penyiapan konsumsi
Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati
waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan
snack, makan dan minum.
g) Hiasan ruangan
Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku
sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa
bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan
bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat.
h) Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa
berupa:
Hasil rapat yang lalu
Membawa hasil rapat yang sebelumnya untuk dijadikan review atau
perbandingan dengan rapat yang akan dijalankan, maka perlu
menyiapkan data rapat sebelumnya agar mengetahui apakah rapat
sebelumnya sudah memberikan hasil pada kinerja yang sekarang dan
akan dibahas pada rapat selanjutnya.
Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas.
Laporan hasil dari kinerja karyawan yang telah dilakukan selama periode
tertentu perlu dipersiapkan untuk dijadikan masalah atau bahasan pada
rapat.
Peraturan-peraturan yang diperlukan.
Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat.
Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan
sebagainya.
i) Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan
rapat seperti:
Papan dan alat tulis
Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft
PowerPoint.
Sound system, tape recorder
Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
Block note, ballpoint
Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
Membuat catatan hasil rapat (notulis)
BAB 9 NOTULA
NOTULA
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam
rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta
rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat
untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan
bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi
informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga
untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan
kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris
organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi
duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula:
1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian
informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa
keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan
6. Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu
disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan
dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula:
1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun
rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu
disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
Persiapan dalam pembuatan notula :
1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal
Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.
2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat
Isi Notula Rapat
1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan
rapat.
2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Pemimpin rapat
4. Sifat rapat.
5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
9. Ringkasan jalannya rapat.
10. Hasil rapat.
11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
13. Catatan khusus.
14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
15. Pembuat notula (sekretaris)
16. Pengesahan notula oleh ketua rapat
Susunan Notula/Notulen
Ketika menulis notulen, ada rangkaian yang harus diperhatikan agar notulen tersusun
singkat dan sistematis. Berikut adalah susulan penulisan notulen:
a) Kepala Notulen, kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen.
Adapun kepala notulen berisi tentang :
1. Nama atau tema yang di bahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempal pelaksanaan acara
5. Unsur - unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan wakil ketua, sekertaris, notulis,
peserta.)
b) Isi notulen, isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas
dan hasil keputusan rapat. Isi Notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan
sistematis. Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi 4 yaitu :
1. Kata Pembuka
2. Pembahasan
3. Pembacaan keputusan
4. Waktu (Jam) Penutupan
c) Bagian akhir notulen, Bagian ini merupakan penulisan terakhir yang terkandung
didalam notulen yang membahas penjelasan tentang hal - hal akhir penulisan notulen.
Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3 yaitu :
1. Nama jabatan
2. Tanda tangan
3. Nama pajabat, pangkat, atau NIP
d) Penandatanganan
Penandatanganan berisi tentang tanda tangan dari pihak - pihak yang diangap penting
dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut.Notula biasanya
ditanda tangani oleh ketua,wakil ketua, sekertaris, notulis.
BAB 10 RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN
RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya ntuk
mendapatkan saling pengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan
kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, dan ide-ide
langsung kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik
untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya.
Rapat yang efektif dan efisien tercapai apabila tujuan rapat yang telah ditetapkan
dapat dicapai. Untuk menyelenggarakan rapat yang efektif dan efisien dibutuhkan
manajemen rapat yang baik. Rapat yang efektif berlandaskan pada:
1. penggunaan waktu secukupnya dalam membuat keputusan
2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan
3. Menekankan objektivitas dan hasil yang diharapkan
Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam rapat yaitu pemimpin yang cakap sebagai berikut:
a) Umumkan jadwal rapat
Biasanya pemipin dibantu oleh sekretaris untuk mengumumkan jadwal rapat yang
akan dilaksanakan. Setelah sekretaris mendapat arahan terkait jadwal rapat, setelah
itu sekretaris mengumumkan kepada semua peserta rapat bahwa akan mengadakan
rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya.
b) Terorganisir
Dibantu oleh sekretaris, pemimpin memberikan arahan untuk membuat agenda rapat
yang terorganisir mulai dari awal dan akhir kegiatan rapat yang tepat waktu sesuai
dengan jadwal yang ditentukan.
c) Percaya diri
Pemimpin yang cakap adalah pemimpin yang melaksanakan rapatnya dengan penuh
percaya diri untuk memaparkan semua materi yang telah disiapkan.
d) Produktif
Pemimpin meminta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra
dan menganalisisnya untuk diambil sebuah keputusan.
e) Mencatat semua hal penting
Sekretaris pemimpin yang akan membuat notulen rapat untuk mencatat semua hal
yang penting terkait apa saja yang dibicarakan selama rapat berlangsung.
f) Membuat kesimpulan
Buat satu kesimpulan besar atau kesimpulan akhir mengenai langkah selanjutnya yang
harus dilakukan, serta tidak lupa untuk menutup rapat dengan mengucapkan terima
kasih kepada semua peserta rapat atas waktu dan kontribusi mereka.
DAFTAR PUSTAKA
Armiati. (2015). Tata Ruang Kantor. FE UNP.
Donni Juni Priansa, S. P. (2017). Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil dan
Profesional. In S. P. Donni Juni Priansa, Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil
dan Profesional (pp. 217-230). Bandung: Pustaka Setia Bandung.
Ilmu dasar. (2019). Retrieved Agustus 10, 2019, from Pengertian Rapat, Fungsi, dan Tujuan
Rapat: ilmudasar.id/pengertaian-rapat/
Marsofiyati, M. P., & Drs. Hendry Eryanto, M. (2015). Manajemen Perkantoran. In M. P.
Marsofiyati, M. Drs. Hendry Eryanto, & M. Dr. Corry Yohana (Ed.), Manajemen
Perkantoran (pp. 52-63). Jakarta: LPP Press UNJ.
Reswari, A. (2013). Tugas Sekretaris dalam Pengelolaan Rapat. Universitas Negeri
Yogyakarta, 6-22.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Surat Undangan
KARANG TARUNA Gubeg Mojo RT3 RW5
JAKARTA
Nomor : 001/KTGM/VIII/2019 19 Agustus 2019 Lamp : – Perihal : Undangan Pertemuan
Yth. Anggota Karang Taruna
Dengan hormat,
Bersama dengan ini kami mengharap kehadiran seluruh Anggota Karang Taruna untuk dapat menghadiri dan mengikuti rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 11 Agustus 2019 Waktu : 19.00 WIB (Ba’da isya’) Tempat : BASECAMP Karang Taruna Acara : Pertemuan rutin Karang Taruna Demikian surat undangan ini kami buat sebagai mana mestinya, atas perhatian dan juga partisipasi serta kehadirannya kami ucapkan banyak terima kasih.
Hormat kami, Ketua Karang Taruna Sekretaris Faris Antoni Sity Anisa
DAFTAR HADIR
Acara : Pembahasan Karang Taruna
Tempat : Aula Bung Hatta
Hari/Tagnggal : Minggu, 11 Agustus 2019
Pukul : 10.00 – 12.00
Jakarta, ………………………………
Ketua Rapat
NOTULEN/HASIL RAPAT PEMUDA RT 03/05 Nomor : 01/Pemuda-RT03/VIII/2019
Hari/Tanggal : Rabu, 19 Agustus 2019 Jam : 19.00 WIB s/d selesai Tempat : Basecamp Karang Taruna Agenda : Pembahasan Pembentukan Pengurus Karang Taruna Unit RT 03 A. PEMBUKAAN
1. Pimpinan rapat membuka rapat dengan mengajak peserta rapat membacakan bismillah.
2. Pimpinan rapat memberikan pengantar rapat terkait fungsi penting karang taruna dalam pembangunan masyarakat.
B. PEMBAHASAN
1. Maksud dan tujuan diadakan perkumpulan 2. Pendanaan atau modal pertama untuk uang kas 3. Penarikan iuran rutin tiap bulan beserta besarannya 4. Pembentukan pengurusan
C. PEMUFAKATAN/KEPUTUSAN HASIL RAPAT
1. Untuk penggalian dana diperoleh dengan iuran rutin dari warga RT 03 dan sebagian warga RT 03 yang ikut dalam perkumpulan
2. Besaran iuran : a. Iuran pertama sebesar Rp. 5.000,- ( Lima Ribu Rupiah) b. Iuran Rutin Bulanan Sebesar Rp. 2.000,- ( Dua Ribu Rupiah ) c. Sedekah/Infaq dari warga yang besarnya tidak dibatasi
3. Untuk iuran pertama dimulai pada Bulan SEPTEMBER 2019 4. Untuk iuran rutin akan ditarik setiap tanggal 15 sampai dengan 20 tiap bulan 5. Penggunaan Dana yang terkumpul untuk kegiatan sosial kemasyarakatan
a. Pembelian peralatan jenazah untuk warga RT 03 yang meninggal dunia b. Sumbangan bagi warga yang sakit c. dll
6. Untuk kelancaran ketertiban administrasi dan pertanggungjawaban dibentuk wadah perkumpulan kepemudaan yang disebut sebagai Karang Taruna Unit RT 03 RW 05 Kuwon Karas Magetan
7. Setelah perkumpulan terbentuk dilanjutkan dengan pembentukan pengurus, dan diperoleh kesepakatan sebagai pengurus adalah : Ketua : Ainin Budi Wakil Ketua : Husin Sekretaris I : Edi Susanto Sekretaris II : Hartono Bendahara I : Sugianto
Bendahara II : Yusak Bendahara III : Supri Seksi- Seksi
Penggalian Dana : Santo Giyat Zainal Arifin Sudar Samungin
D. PENUTUP 1. Pembacaan kesimpulan isi rapat 2. Pukul 21.00 WIB rapat ditutup oleh ketua karang taruna
Jakarta, 19 Agustus 2019 Mengetahui, Ainun Febiyanti Edi Riyandi Ketua Notulis