1. PLAN DE FORMACIÓN.......................................................................1 2. PROYECTOS DE E-LEARNING ..........................................................15 3. GESTIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓN ...............................................27 4. FASES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ...........................................47 5. MARKETING ...................................................................................67 6. VALORACIÓN ECONÓMICA DEL E-LEARNING ..................................83 7. FINANCIACIÓN DE LOS PROYECTOS E-LEARNING......................... 109 GLOSARIO ........................................................................................127 BIBLIOGRAFÍA..................................................................................131 índice general_
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1. PLAN DE FORMACIÓN.......................................................................1
2. PROYECTOS DE E-LEARNING ..........................................................15
3. GESTIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓN ...............................................27
4. FASES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ...........................................47
1.2. EL DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN ...............................................7
1.3. RECURSOS NECESARIOS EN EL DEPARTAMENTO
DE FORMACIÓN .............................................................................9
1.4. PERFIL PROFESIONAL DEL RESPONSABLE DE FORMACIÓN ...........10
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Plan de formación 1
1.1. INTRODUCCIÓN
La formación constituye una herramienta fundamental para la mejora de todas las
organizaciones, en general y, por este motivo, podemos considerarla como una opción
estratégica para la empresa, entendiendo ésta como la mejor opción de las disponibles, es
decir, aquélla que más garantías de éxito nos proporciona ante una situación problemática.
De hecho, actualmente el permanente cambio al que estamos abocados y el proceso de
mejora continua motivado por un entorno muy competitivo y globalizado, hace que sea una
de las mejores opciones que se encuentra a nuestro alcance.
En definitiva, los cambios de carácter organizacional, cultural, técnico y tecnológico, así como
su repercusión en la evolución de las ocupaciones o empleos, sobre todo, hacia la
polivalencia y la flexibilidad funcional, encuentran en la adaptación de los recursos humanos
su piedra angular.
Dicha flexibilidad funcional fuerza cada vez más a que los miembros de la organización
empresarial desarrollen cualificaciones múltiples, una mayor capacidad de adaptación y, por
lo tanto, tengan que realizar aprendizajes continuos. Además, se exige un estilo de
participación en los centros de trabajo que fomente la implicación de los trabajadores en la
empresa, lo que conlleva al desarrollo de nuevas competencias sociales para poder
trabajar en equipo, mejorar sus formas de comunicación interpersonal y resolver los nuevos
problemas.
En resumen, para los trabajadores, mejorar y ampliar sus competencias es esencial para
sobrevivir en un entorno de fragilidad y cambio permanente en las oportunidades de empleo,
así como para comprender y dominar los entornos sociales y culturales, lógicamente influidos
por la misma revolución tecnológica y organizacional que afecta a las empresas.
IMPORTANTE
La importancia de la formación dentro del plan estratégico de la empresa dependerá, en gran
medida, de la cultura organizacional. Por este motivo, encontraremos empresas en las que
se otorgue un gran peso a la formación, mientras que en otras, será vista como apoyo y
tendrá poca relevancia.
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Plan de formación 1
Análisis de empresa
Evaluación
de resultados
Aplicación
Redacción del plan de formación
Definición de
estrategia de
evaluación
Programación
didáctica
Diseño de acciones
formativas
Detección de
necesidadesformativas
PLAN DE
FORMACIÓN
En este contexto, los requisitos que según Le Boterf (1993) debe cumplir la formación en
la empresa son:
1) Ser eficaz, es decir, estar estructurada en base a objetivos operativos definidos en
los mismos términos que los resultados a conseguir.
2) Ser pertinente.
3) Ser oportuna. Entendido este término como adquisición de conocimientos y destrezas
en el momento de hacer uso de los mismos.
4) Ser coherente con la política estratégica de la empresa.
5) Ser eficiente, es decir, aprovechamiento optimo de los recursos, tanto humanos
como materiales.
Por tanto, la formación, además de integrarse adecuadamente en el plan estratégico de la
empresa, debe, a su vez, ser flexible y dinámica para poder adaptarse a cualquier cambio
que se produzca durante el desarrollo del plan de formación. El proceso se efectúa como
observamos a continuación:
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Plan de formación 1
Por todo lo anterior, un asunto clave para un técnico de formación es comprender cómo
funciona la organización e identificar en qué puede ayudar a mejorar. Así pues, debe conocer
aspectos como:
− Cuál es la misión y los objetivos.
− El producto o servicio que genera.
− Sus mercados; las dificultades y retos que éstos le plantean.
− La filosofía o cultura de empresa.
− Sus sistemas de gestión de la calidad, el entorno ambiental o la prevención de
riesgos laborales.
− Cómo se desenvuelve la comunicación interna y con la sociedad que la rodea, etc.
En resumen, los técnicos de formación han de ser unos buenos conocedores de la
organización para la que van a trabajar y, por supuesto, de sus miembros, ya que, en
definitiva, éstos van a ser los protagonistas del aprendizaje que van a facilitar a través del
plan de formación que pretenden desarrollar.
Por su parte, el planteamiento general de la empresa en cuanto a su orientación estratégica,
marcará las bases sobre las que se asiente el plan de formación y su alcance. En este
sentido, conviene conocer con exactitud lo siguiente:
Análisis Interno Análisis Externo
Def. misión y valores
Objetivos estratégicos
Planes de acción
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Plan de formación 1
− La misión. Define lo que una empresa es en esencia, clarificando fundamentalmente
las áreas en las cuales compite y en las que desea ingresar, así como las
competencias de que dispone para ello o, en algunos casos, las competencias que
desea desarrollar para seguir compitiendo.
Ejemplo:
“Empresa pyme andaluza productora y distribuidora de productos higiénicos para uso
sanitario, exportadora al mercado nacional y portugués”
− Objetivo estratégico. Corresponde a estados cualitativos o cuantitativos, en
general de corto y medio plazo, que la empresa se propone alcanzar en busca de su
misión y visión.
Ejemplo:
“Constituirse en una empresa productora a nivel europeo de productos higiénicos
para uso sanitario, exportadora y competitiva”.
− Plan de acción. Es el conjunto de actividades y conductas por medio del cual se
trata de desarrollar la estrategia y alcanzar el objetivo estratégico trazado.
Ejemplo:
• Conocer las ofertas de cada una de las regiones objetivo.
• Mercadear agresivamente en países con escasa oferta de estos productos.
• Consolidar la imagen marca.
• Diseñar nuevos productos o innovar en los ya existentes.
En el caso de no existir, de forma explícita, documentos en los que la alta dirección exprese
orientaciones generales, filosofía de la empresa o proyectos específicos y concretos sobre
inversión para la mejora, tendremos que “interrogar” directamente o a través del
responsable del área de Recursos Humanos, sobre éstos, ya que, es la única forma de
contextualizar el plan de formación y que éste no sea un esfuerzo disperso, sino alineado y
enfocado hacia la mejor posición de la empresa en su entorno de mercado.
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Plan de formación 1
1.2. EL DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN
Considerando que la empresa es un sistema complejo, entenderemos que el subsistema
denominado sistema servicio de formación o departamento de formación ha de
cumplir una serie de funciones con relación al resto de la organización y sistemas internos y
externos.
a) Fuentes de información internas.
El servicio de formación es un sistema que recibe una serie de inputs que, una
vez procesados, se transforman en un output: el plan de formación y su gestión.
Los inputs que recibe el departamento de formación son los siguientes:
− Orientaciones y directrices de política general de la empresa, tanto desde el
punto de vista del negocio como de las orientaciones culturales y formativas.
La alta dirección puede expresar éstas de forma directa o tácita.
− El departamento o área de Recursos Humanos debe tener orientaciones y
estrategias acerca del desarrollo de los mismos, de la ampliación o reducción
de su dotación humana, o de en qué dirección deben éstos evolucionar, tanto
cualitativa como cuantitativamente. Se trata de la política de Recursos
Humanos.
− Cada una de las áreas o departamentos en los que se organiza nuestra
empresa vive su misión con necesidades, problemas o proyectos para realizar
más eficazmente su tarea, independientemente de las orientaciones generales
de la alta dirección o de la Política de Recursos Humanos.
− Más allá, cada una de las personas de la empresa tiene y experimenta
necesidades tanto de forma individualizada como colectivamente, en tanto que
pertenece a ocupaciones y departamentos, donde comparte necesidades y
retos para cumplir su misión.
− En función del esquema de relaciones laborales de cada empresa, también
pueden manifestarse necesidades de forma colectiva, fundamentalmente a
través de los representantes de los trabajadores (sindicatos, delegados de
personal y comités de empresa). En cada empresa esto estará regulado de
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Plan de formación 1
alguna manera, llegando en algunos casos a existir comisiones paritarias de
formación o desarrollo de plantilla.
b) Fuentes de información externas.
Si deseamos ofrecer una formación que responda a la realidad de cada empresa o
entidad, debemos estar abiertos a otra serie de inputs externos. Por este motivo, es
preciso conocer con el máximo detalle lo siguiente:
− Políticas de otros sistemas competenciales como las políticas educativas y
formativas de los niveles:
• Supraestatal (políticas de la Unión Europea).
• Estatal y autonómico (políticas educativas y formativas de los gobiernos
central y autonómico).
• De los agentes sociales y organizaciones paritarias, como Fundación
Tripartita para la Formación y el Empleo.
− Teorías y orientaciones pedagógicas y didácticas más apropiadas para las
distintas modalidades de mejora competencial (acción formativa) que se
pueden poner en marcha en la empresa. Esto implica una sólida formación o
competencia pedagógica de los responsables y del equipo que forma el servicio
de formación en la empresa.
− Evolución técnica y tecnológica de la empresa y de los puestos de trabajo en
los que se organiza su producción de bienes o servicios, para poder entender la
información obtenida y organizar la mejora competencial necesaria teniendo en
cuenta ese contexto.
− Las tendencias organizativas y culturales del contexto empresarial y sectorial
donde se inscribe su actividad para que sus propuestas, enunciadas en el plan
de formación, sean coherentes con el futuro de la empresa a la que sirve.
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Plan de formación 1
1.3. RECURSOS NECESARIOS EN EL DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN
Para realizar una buena labor en el contexto de la empresa y dar respuesta a las necesidades
planteadas en el tiempo requerido, es necesario disponer de los siguientes recursos:
− Disponer de un equipo humano propio o ajeno
para poder organizar y gestionar la mejora
competencial a través de la gestión del plan de
formación.
− Contar con un presupuesto de base o depender de
la actividad planificada. Una vez que conocemos las
necesidades de mejora de competencias, a través del
proceso de detección de necesidades, y son
traducidas en propuestas de acciones formativas
(según los procedimientos que veremos más
adelante), tendrán que ser presupuestadas.
− El servicio de formación puede tener a su disposición una dotación de recursos
propios como aulas, mobiliario, equipos didácticos, etc. o depender de la
disponibilidad presupuestaria y, por lo tanto, habrán de ser comprados o alquilados.
− Por último, el servicio de formación ha de encajar su propuesta de plan de formación
en la planificación de trabajos de la empresa para hacer posible su realización y
contar con los recursos necesarios para poderlo llevar a cabo en los momentos
adecuados.
A pesar de que, gracias a estos recursos, se facilita la labor del departamento o servicio de
formación, en ocasiones, la demanda de formación surge de manera espontánea y como
fruto de una necesidad puntual (cambios en la tecnología, cambios legales, decisiones
Importante
El personal propio puede estar formado por un responsable, técnicos, administrativos y, en
algunos casos, un grupo de formadores permanentes o temporales. En otros casos, puede
resultar más factible disponer de una red de colaboradores externos.
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Plan de formación 1
políticas…). En este caso, las decisiones sobre formación vienen impulsadas desde el
exterior, ya sea desde la dirección o en respuesta a cambios significativos en el entorno.
Estos inconvenientes no quieren decir que la formación esté sujeta a cambios o decisiones
que el formador no puede controlar. De hecho, una de las funciones del formador debe ser la
de planificar para anticipar. Así, la planificación debe ser flexible y adaptada a cambios que
se puedan producir. Esto se concreta en:
− Detectar las necesidades de formación a tiempo y proponer soluciones apropiadas.
− Reconocer las oportunidades de formación antes de que surja la necesidad.
− Formular propuestas razonables buscando la conformidad con la dirección de la
organización.
1.4. PERFIL PROFESIONAL DEL RESPONSABLE DE FORMACIÓN
La persona encargada de dirigir el departamento de formación debe reunir una serie de
competencias que atañen a diferentes áreas o departamentos. Así pues, y sin ánimo de ser
exhaustivos, podemos afirmar que las áreas o conocimientos que deben manejar con mayor
soltura los responsables del servicio de formación son las siguientes:
− Políticas educativas y formativas. Gracias al conocimiento de las políticas,
tendencias, recursos y planificaciones de distintos niveles –Unión Europea, Estado,
Comunidades Autónomas, Diputaciones, entes para el desarrollo local, etc.- el
servicio de formación interno podrá orientar adecuadamente sus estrategias para
conseguir la sinergia adecuada y emplear recursos externos a su organización (por
ejemplo, especial interés tiene el acceso a los recursos económicos que se
encuentran en los niveles anteriormente mencionados).
− Conocimientos pedagógicos y didácticos. Si tenemos en cuenta que la formación
en el ámbito empresarial se dirige a personas en edad adulta, resulta imprescindible
para los componentes que integran el servicio de formación conocer los procesos de
enseñanza y aprendizaje, además de las estrategias didácticas dirigidas a este
segmento de población. De hecho, el éxito de un plan de formación, a menudo
depende de saber escoger las metodologías, los espacios formativos y los formadores
más adecuados (actualmente, aún podemos encontrar a responsables de formación
que desconocen el modelo blended-learning, etc.).
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Plan de formación 1
− Tendencias y evolución tecnológica. Sin necesidad de ser un experto en el
aspecto tecnológico, el responsable de formación debe estar al día de las tecnologías
usadas en dicha actividad, así como de las tendencias de las mismas. Es necesario
que conozca la terminología y conceptualización del sector, así como los procesos
desplegados en el mismo.
− Conocimientos y habilidades organizacionales. En algunas ocasiones, el
responsable de formación tendrá que adoptar un papel de liderazgo en determinados
cambios dentro de la organización. Por este motivo, es necesario que esté
actualizado en las variaciones y tendencias organizacionales. En este sentido,
conviene tener en cuenta que la formación es un elemento clave facilitador de los
cambios culturales.
Asimismo, dentro de estas habilidades organizacionales, se encuentra la capacidad
de negociación y de marketing de la formación. En estos aspectos jugará un papel
fundamental su actitud entusiasta y de liderazgo, así como también la de dirigir
eficaz y proactivamente a su equipo.
− Conocimientos y habilidades de gestión. Como mencionamos anteriormente, el
servicio de formación está integrado por varias personas haciendo necesario que el
responsable de dicho servicio sea capaz de dirigir un equipo humano y de gestionar
todo un conjunto de recursos materiales y, sobre todo, económicos. Esto implica, por
un lado, saber organizar, planificar, controlar y supervisar a su equipo y, por otro
lado, también debe conocer cómo elaborar el presupuesto y administrarlo, lo que
implicará conocimientos elementales de contabilidad aplicada a la empresa y, sobre
todo, a los requisitos externos de auditoría y de los entes subvencionadores.
Por otro lado, debemos resaltar que el responsable de formación debe ser capaz de
involucrar a la dirección de la empresa en el desarrollo profesional de los trabajadores, ya
que esto repercutirá en la importancia que se otorgue a dicho departamento. En relación con
esto, los factores que influyen positivamente en que la formación ocupe un lugar importante
dentro de la organización serían:
− Calidad y entusiasmo del personal encargado de la formación.
− Calidad y alcance de la información disponible por la Dirección para la toma de
decisiones.
− Nivel de compromiso que alcanza el departamento de formación con otros
departamentos.
− Nivel y alcance de los objetivos conseguidos en el pasado.
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Plan de formación 1
En definitiva, la clave del éxito depende de la actitud de los directivos respecto a la
formación. Así pues, resulta de gran importancia que éstos tomen conciencia de la
formación como herramienta de mejora y sean capaces de designar personas
competentes y cualificadas para desarrollar la formación.
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Plan de formación 1
− La formación podemos considerarla como una opción estratégica para la
empresa.
− Actualmente, se encuentra en boga el desarrollo de nuevas competencias
sociales para poder trabajar en equipo, mejorar sus formas de comunicación
interpersonal y resolver los nuevos problemas.
− Si deseamos ofrecer una formación que responda a la realidad de cada
empresa o entidad, debemos estar abiertos a otra serie de inputs externos.
− En ocasiones, la demanda de formación surge de manera espontánea y
como fruto de una necesidad puntual.
− Una de las funciones del formador debe ser la de planificar para anticipar.
− El éxito de un plan de formación, a menudo, depende de saber escoger las
metodologías, los espacios formativos y los formadores más adecuados.
− El responsable de formación debe ser capaz de involucrar a la dirección de
la empresa en el desarrollo profesional de los trabajadores, ya que esto
repercutirá en la importancia que se otorgue a dicho departamento.
recu
erde
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Proyectos de e-learning 2
2.1. TIPOLOGÍA DE PROYECTOS EN MODALIDAD E-LEARNING ............17
2.1.1. Según el tipo de cliente al que va dirigido el proyecto ........17
2.1.2. Según el tipo de formación ................................................18
2.2. DIMENSIONES DEL PROYECTO E-LEARNING .................................20
2.3. EQUIPO HUMANO IMPLICADO EN LOS PROYECTOS
DE E-LEARNING...........................................................................21
2.3.1. Equipo de gestión ..............................................................21
2.3.2. Equipo técnico ...................................................................22
2.3.3. Equipo de diseño de contenidos .........................................23
2.3.4. Equipo de producción de contenidos ..................................24
2.3.5. Equipo de impartición y seguimiento de los cursos.............24
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Proyectos de e-learning 2
2.1. TIPOLOGÍA DE PROYECTOS EN MODALIDAD E-LEARNING
En primer lugar, debemos tener en cuenta que un proyecto es un conjunto de actividades
planificadas, ejecutadas y supervisadas, con una duración y recursos limitados, que
tiene como objetivo crear un producto o servicio.
Pues bien, el desconocimiento del e-learning ha llevado a numerosas empresas a
implementar este tipo de proyectos de manera precipitada y sin una planificación adecuada
para alcanzar los objetivos deseados. Esta circunstancia ha generado confusión en el sector y
cierto recelo en un gran número de empresas, motivado por los malos resultados obtenidos
en estos casos.
Para evitar la situación descrita anteriormente, es necesario adoptar un adecuado proceso de
gestión de proyectos de e-learning mediante el cual definamos claramente nuestros objetivos
y la estrategia para alcanzarlos. Partiendo de esta premisa, y gracias a la planificación
estratégica que nos permite abordar el proyecto de forma integral, será posible conseguir el
compromiso de toda la organización.
No obstante, antes de continuar, es preciso tener en consideración que los proyectos de e-
learning pueden ser de varios tipos, según el criterio que apliquemos en cada caso.
2.1.1. Según el tipo de cliente al que va dirigido el proyecto
− Proyecto externo:
Se emplea esta categoría para referirnos al proyecto en el que el cliente al que va
dirigido es ajeno a la empresa que va a desarrollarlo. El ejemplo más claro en el que
podemos observar este tipo de proyectos es en los servicios prestados por las
consultoras de e-learning.
− Proyecto interno:
En esta ocasión, el cliente es la misma empresa. Éste es el caso de las empresas
que deciden emprender un proyecto de e-learning a solas o con colaboración de
alguna consultora privada.
En cualquier caso, tanto en los proyectos externos como en los internos, se desarrollan
mecanismos de gestión análogos, aunque en su planificación existen algunas diferencias. Por
ejemplo, una de ellas es que en los proyectos externos se planifica una serie de acciones
18
Proyectos de e-learning 2
relacionadas con la necesidad de presentar una oferta al cliente y conseguir la adjudicación
del contrato. Por su parte, en los proyectos internos no hay necesidad de elaborar una oferta
y redactar un contrato con el cliente, pero sí es necesario un análisis en profundidad que nos
permita justificar la necesidad del proyecto y su viabilidad.
En relación con los proyectos internos, debemos destacar que un problema frecuente se
origina precisamente por ser el cliente la propia empresa que lo desarrolla. Este problema no
es otro que el riesgo de transigir en los plazos y en la calidad de los resultados,
disminuyendo el nivel de exigencia. Por ese motivo, es muy importante plasmar el contenido
del proyecto en un documento donde se recoja claramente cuáles son los compromisos que
asume cada participante y hacerlos cumplir adecuadamente y en los tiempos establecidos.
2.1.2. Según el tipo de formación
− Formación “de oferta”
A menudo, cuando el proyecto es interno, un gran número de empresas cometen el
error de realizar planteamientos excesivamente globales para la formación de toda la
plantilla, sin considerar las particularidades y necesidades específicas de los distintos
puestos de trabajo. Este enfoque formativo, denominado formación de oferta, se
caracteriza por el diseño de cursos con materias que afectan a una gran parte de los
trabajadores. Una muestra de esta formación son algunos cursos de idiomas y
ofimática, en los cuales no existe un estudio previo sobre las necesidades de
adquisición de conocimientos por parte de los trabajadores y de las posibilidades de
utilización posterior de esos nuevos conocimientos. Por ejemplo, no tiene sentido
formar a alguien en idiomas cuando no mantiene ningún tipo de trato con personas o
empresas de otros países.
Asimismo, este tipo de formación tiene como problema añadido que los trabajadores
pueden crearse expectativas irreales de promoción y/o desempeño de nuevas tareas,
cuyo posterior incumplimiento desemboca en desmotivación y frustración personal.
De hecho, las empresas sólo se benefician de los mayores niveles culturales y de
CONSEJO
Para evitar desajustes en un proyecto interno, conviene firmar un documento entre
los agentes implicados (jefe del proyecto y cliente interno), que sirva de marco
de referencia al desarrollo del proyecto.
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Proyectos de e-learning 2
conocimientos de sus empleados cuando esta formación va enfocada a la mejora de
la actividad laboral presente o a la preparación para actividades futuras.
− Formación “de demanda”
Por su parte, la formación denominada de demanda, es aquélla que parte de la
evaluación previa y la definición de las necesidades específicas de cada puesto de
trabajo como base fundamental de cualquier iniciativa relacionada con las funciones
de aprendizaje de una empresa.
Mediante este tipo de formación se busca directamente la solución a problemas
reales detectados en algún puesto de trabajo, o en el desempleo de alguna tarea
concreta, y se trata de conseguir una rentabilidad, a corto y medio plazo, de la
inversión realizada en formación.
Características “Formación de oferta”
− No distingue necesidades específicas.
− El alumno no manifiesta sus preferencias.
− Uso intensivo de paquetes formativos estándar.
Mayor alcance
Mayor rentabilidad
Menor insatisfacción
Características “Formación de demanda”
− Parte de la evaluación de necesidades presentes y futuras.
− Busca participación activa.
− Enfocada al autoaprendizaje.
− Se plantea como solución a problemas reales.
− Paquetes formativos adaptados.
Menor alcance
Menor rentabilidad
Mayor insatisfacción
20
Proyectos de e-learning 2
De hecho, la formación bien entendida debe preocuparse por la transferencia efectiva de
conocimientos, por el fomento del autoaprendizaje y por la mejora continua de habilidades
en los puestos de trabajo de la organización, elementos presentes en la formación de
demanda.
2.2. DIMENSIONES DEL PROYECTO E-LEARNING
A pesar de que el e-learning constituye una modalidad de formación que se desarrolla
mediante el empleo de las Nuevas Tecnologías, no por ello debemos pensar que el único
aspecto o el más importante es el tecnológico. De hecho, numerosas empresas no han
alcanzado los resultados esperables por basar su estrategia únicamente en el aspecto
técnico, sin considerar otros factores. Así pues, cuando analicemos un proyecto de e-
learning, las dimensiones a considerar son las siguientes:
− Dimensión técnica. Hace referencia a los aspectos relacionados con la
infraestructura tecnológica necesaria. En el caso del e-learning, el elemento más
importante sin duda es la plataforma o LMS.
− Dimensión pedagógica. A menudo, en los proyectos de e-learning se pierde el
referente formativo y, finalmente, se obtiene un producto técnicamente sofisticado
pero carente de sentido. Pues bien, si aplicamos el sentido común, el aspecto
pedagógico debe ser el que nos guíe en todo el proceso, determinando el proceso de
toma de decisiones y marcando las pautas en el diseño tanto del entorno formativo
como de los contenidos.
− Dimensión económica. Para las empresas, resulta necesario cuantificar
económicamente cualquier proyecto. En el caso del e-learning, los costes y beneficios
previsibles que se deriven del proyecto determinarán su viabilidad.
− Dimensión estratégica. Para obtener los resultados esperados cuando llevamos a
cabo un proyecto de e-learning, éste debe estar vinculado al plan estratégico de la
empresa, actuando por tanto como un instrumento más para alcanzar los objetivos
estratégicos de la organización. De lo contrario, el e-learning puede convertirse en
una serie de acciones aisladas que se alejan de las necesidades reales de la
organización.
− Dimensión organizacional y cultural. Debemos tener presente que implementar
la metodología de e-learning en una empresa puede ocasionar ciertas resistencias
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Proyectos de e-learning 2
generadas por el miedo, el desconocimiento, etc. Así pues, es importante prever
estas posibles reacciones y planificar acciones de apoyo.
2.3. EQUIPO HUMANO IMPLICADO EN LOS PROYECTOS DE E-LEARNING
Dependiendo de la envergadura del proyecto a desarrollar, de los servicios que se deseen
prestar así como del modelo de implantación, el personal involucrado puede variar. No
obstante, en cualquier caso, siempre se tratará de un equipo multidisciplinar. De manera
genérica podemos mencionar los siguientes equipos de trabajo.
2.3.1. Equipo de gestión
Las personas que conforman este equipo de trabajo se encargan principalmente de la
planificación y seguimiento del proyecto, aunque también pueden intervenir en la fase de
desarrollo. Este equipo tiene entre sus competencias las de asesorar y tomar decisiones en
las siguientes facetas:
− Estratégica
En el marco del diseño del planteamiento estratégico general del proyecto, se
deben efectuar las siguientes tareas:
• Análisis de la organización.
• Determinación de la estrategia.
• Estimación de plazos, tareas y recursos.
• Control presupuestario.
• Dirección y gestión de recursos humanos.
• Gestión de compras, etc.
− Pedagógica
En lo que respecta al ámbito pedagógico, los perfiles profesionales que podemos
encontrar realizando estas funciones son: pedagogos, expertos en formación a
distancia, diseñadores instruccionales, etc.
A grandes rasgos, la tarea que deben realizar consiste en diseñar un modelo
pedagógico, el cual debe sustentarse en unos fundamentos teóricos y metodológicos.
Asimismo, este modelo se traducirá posteriormente en un sistema tutorial concreto
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Proyectos de e-learning 2
en el que se incluye la definición de los roles que asumirá cada uno de los agentes
implicados en el proceso de aprendizaje.
− Técnica
Como resulta lógico pensar, las personas que integran este equipo de trabajo son
informáticos. Entre las tareas que realizan, podemos destacar las siguientes:
• Análisis de necesidades tecnológicas.
• Diseño de las actividades y servicios de la infraestructura tecnológica.
• Selección de la plataforma de e-learning y definición de la infraestructura. En
caso de que la empresa decida desarrollar la suya propia, las personas
integradas en este equipo serían los responsables del planeamiento técnico del
proyecto.
Debemos aclarar que en proyectos pequeños, cada una de las áreas que hemos comentado,
puede desempeñarse por una única persona. En este sentido, también debemos considerar
que resulta poco usual que una misma persona tome las decisiones en varias áreas dado que
cada una de ellas requiere conocimientos específicos muy distintos.
2.3.2. Equipo técnico
Son los responsables de la implantación técnica y el
mantenimiento de la plataforma de la red de la organización.
El técnico informático es el responsable del buen
funcionamiento de los servicios telemáticos así como de resolver
las incidencias técnicas de los alumnos.
Algunos proyectos de e-learning han fracasado por no considerar como elemento necesario
el soporte técnico, lo cual supone un riesgo muy elevado teniendo en cuenta que la
tecnología juega un papel fundamental en este modelo de formación.
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Proyectos de e-learning 2
2.3.3. Equipo de diseño de contenidos
Una vez que tengamos claras las necesidades de la empresa y el proyecto formativo más
adecuado, es el momento de elaborar los contenidos. Algunas de las tareas que realizan son
las siguientes:
− Formulación de objetivos de aprendizaje generales y específicos.
− Estructuración y secuenciación de contenidos.
− Selección de estrategias didácticas.
− Diseño de actividades y del plan de evaluación.
− Elaboración de guías didácticas y documentos de apoyo.
− Elaboración y didactización de contenidos y actividades.
− Elaboración de guiones multimedia.
− Supervisión del equipo de producción.
En este equipo, podemos distinguir los siguientes roles:
− Editor-experto. Es la persona experta encargada de redactar y elaborar los
contenidos.
− Guionista o diseñador instruccional: Son los encargados de adaptar a la
modalidad e-learning los contenidos elaborados por el experto. Para ello, elaboran
los guiones multimedia1 en los que posteriormente trabajarán los diseñadores y
programadores responsables de crear el producto resultante.
1 Un guión es una historia contada en imágenes e implica, por tanto, la narración ordenada de la historia que se desarrollará en el producto audiovisual. Se plantea de forma escrita y contiene las imágenes en potencia y la expresión de la totalidad de la idea, así como las situaciones pormenorizadas, los personajes y los detalles ambientales.
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Proyectos de e-learning 2
2.3.4. Equipo de producción de contenidos
Partiendo del guión multimedia, la siguiente fase consiste en desarrollar el material gráfico
necesario. Para ello, entrarán en juego fotógrafos, ilustradores, diseñadores gráficos, etc.
2.3.5. Equipo de impartición y seguimiento de los cursos
El personal que pertenece a este equipo se encargará de poner en marcha las acciones
formativas, impartir la formación, evaluar y cerrar los cursos. Sus principales funciones son
las que detallamos seguidamente:
− Realización de inscripciones y matriculación de alumnos. − Puesta en marcha del curso.
− Evaluación inicial.
− Facilitación de la integración de los alumnos.
− Explicación, aclaración y ampliación de los contenidos.
− Dinamización, seguimiento y apoyo.
− Coordinación y moderación.
− Corrección de actividades.
− Evaluación continua y orientación.
− Evaluación final.
− Cierre del curso y envío de certificados.
En este caso, podemos diferenciar los siguientes roles:
− Tutor. Es la persona encargada de dinamizar el proceso formativo aportando
contenidos, proporcionando actividades, fomentando la participación y uso de todas
las herramientas de la plataforma, etc.
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Proyectos de e-learning 2
− Coordinador pedagógico. Es la persona experta en formación a distancia cuya
función consiste en coordinar y supervisar la labor de los diferentes tutores.
Asimismo, suelen ser los responsables de formar a los nuevos tutores.
− Administrativo. Es la persona encargada de labores logísticas y administrativas
tales como matriculaciones, envío de materiales, informaciones, etc.
− Coordinador académico, A veces su trabajo puede verse solapado con el
coordinador pedagógico. En cualquier caso, podemos concluir que el coordinador
académico realiza funciones similares a las de un jefe de estudios. Por tanto, es
responsable del buen funcionamiento general de los cursos y toma decisiones en
cuanto a los contenidos y metodologías.
Como se anticipaba anteriormente, no todos los proyectos requieren de la participación de
todos estos perfiles o roles. De hecho, frecuentemente una misma persona puede
desempeñar varios roles. Asimismo, cuando se opta por un modelo de implantación mixto,
algunas funciones de las descritas arriba pueden quedar delegadas a otras empresas. Por
ejemplo, cuando establecemos un acuerdo con un proveedor de contenidos, es posible que
nuestra organización ya no necesite un equipo de diseño y producción.
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Proyectos de e-learning 2
− Un proyecto es un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y
supervisadas, con una duración y recursos limitados, que tiene como
objetivo crear un producto o servicio.
− Tanto en los proyectos externos como en los internos se desarrollan
mecanismos de gestión análogos, aunque en su planificación existen
algunas diferencias.
− En relación con los proyectos internos, debemos destacar que un problema
frecuente se origina precisamente por ser el cliente la propia empresa que lo
desarrolla. Este problema no es otro que el riesgo de transigir en los plazos
y en la calidad de los resultados, disminuyendo el nivel de exigencia.
− Formación de oferta se caracteriza por el diseño de cursos con materias
que afectan a una gran parte de los trabajadores.
− Las empresas sólo se benefician de los mayores niveles culturales y de los
conocimientos de sus empleados cuando esta formación va enfocada a la
mejora de la actividad laboral presente o a la preparación para actividades
futuras.
− Mediante este tipo de formación se busca directamente la solución a
problemas reales detectados en algún puesto de trabajo o en el desempleo
de alguna tarea concreta.
− El personal involucrado en un proyecto de e-learning puede variar, pero en
cualquier caso siempre se tratará de un equipo multidisciplinar.
− Frecuentemente una misma persona puede desempeñar varios roles dentro
de un proyecto de e-learning.
recu
erde
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27
Gestión del plan de formación 3
3.1. ASPECTOS A CONSIDERAR EN NUESTRA ESTRATEGIA
DE E-LEARNING .................................................................................29
3.2. NECESIDAD DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS ......................................29
3.3. GESTIÓN DEL EQUIPO HUMANO .........................................................30
3.3.1. Roles asumidos en el departamento de formación ...................31
3.3.2. Miembros del equipo de formación...........................................33
3.3.2.1. Cliente del proyecto ...................................................33
3.3.2.2. Director del proyecto .................................................34
3.3.2.3. Técnico de formación .................................................36
3.5. GESTIÓN DE LA CALIDAD ...................................................................41
3.5.1. El círculo de Deming aplicado a la gestión de formación ..........43
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29
Gestión del plan de formación 3
3.1. ASPECTOS A CONSIDERAR EN NUESTRA ESTRATEGIA DE E-LEARNING
Anteriormente hemos hecho referencia a la estrategia empresarial y a cómo debemos integrar la
formación en ésta. Pues bien, es el momento de hablar de la propia estrategia que debemos
diseñar para nuestro proyecto de e-learning. El motivo es que ciertas empresas que carecen de
dicha estrategia, tienden a desarrollar acciones aisladas, dirigidas a diferentes líneas de negocio
y sin relación con lo que ocurre en la organización. Dichas acciones suelen tener formatos
incompatibles y sus efectos tendrán poca utilidad para la organización. Por ese motivo, si
deseamos sacar el máximo provecho a los proyectos de e-learning deben estar integrados
y vinculados a los planes de formación de la organización.
En términos generales, podemos decir que un pilar sólido sobre el que asentar nuestra
estrategia es comenzar con una experiencia piloto que nos permita comprobar la efectividad de
nuestra planificación. De hecho, los resultados de esta prueba piloto aportarán datos suficientes
para ajustar nuestra propuesta final.
Un aspecto clave en cualquier estrategia de e-learning que nos planteemos consiste en implicar
a la dirección de la empresa, de manera que apoyen decididamente nuestro proyecto. Asimismo,
debemos contemplar aspectos relacionados con la tecnología, la pedagogía, la economía y la
organización, de forma que nos permita realizar una toma de decisiones en cada una de estas
áreas.
Finalmente, conviene saber que las fases a las que nos enfrentaremos en nuestro proyecto de e-
learning podrán variar dependiendo de la naturaleza y tamaño de la empresa. De hecho, las
fases y subfases que necesitaremos para implementar el proyecto en una gran empresa no
serán las mismas que emplearemos en una PYME.
3.2. NECESIDAD DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Cuando hablamos de gestionar el plan de formación hacemos referencia a un proceso que
consiste en articular el conjunto de recursos disponibles para cumplir con nuestro contrato en las
condiciones de calidad, coste y plazo especificados, solucionando los problemas que para ello
puedan acontecer. En este sentido, podemos definir el proyecto como los encargos de entidad
suficiente, no repetitivos o cotidianos, realizados por los clientes.
30
Gestión del plan de formación 3
El motivo por el que necesitamos controlar todas las fases de realización del plan es evitar
desviaciones del proyecto inicial. Con ello, podremos atajar cualquier problema desde el
momento en el que se detecta, aumentando, por tanto, las probabilidades de éxito.
De manera genérica, podemos definir cuatro fases en la gestión de proyectos:
1. Inicio: al comienzo del proyecto debemos fijar las cuestiones clave, las orientaciones
“políticas”, las prioridades, la dotación de recursos y las aprobaciones.
2. Arranque: en esta fase concretaremos las condiciones y criterios que guíen los trabajos,
así como la sistemática de seguimiento y control.
3. Seguimiento y control: para garantizar que el proyecto se desarrolla según nuestras
previsiones y se alcanzan las metas previstas, es necesario realizar tareas de
seguimiento y control de las actividades planificadas. Así pues, se comprueba el ajuste a
los criterios de calidad, coste y plazo establecidos, y se gestionan las desviaciones
encontradas.
4. Cierre: por último, debemos garantizar la finalización de todas las tareas planificadas y
hacer efectiva la transferencia de los productos generados (en nuestro caso, las
competencias).
Seguidamente, analizaremos distintos aspectos de la gestión del proyecto formativo de forma
más detallada.
3.3. GESTIÓN DEL EQUIPO HUMANO
Como ya se ha citado anteriormente, el departamento de formación requiere de una dotación en
recursos tanto materiales como humanos. De hecho, cuando ponemos en marcha un proyecto
formativo, la pieza clave son las personas y, por tanto, deberemos gestionar un equipo humano
del cual dependerá nuestro éxito. Por este motivo, resulta de vital importancia que nuestro
equipo sea el adecuado, es decir, que reúna las siguientes características:
− Una asignación de roles o funciones acorde con las competencias y responsabilidades de
cada participante.
31
Gestión del plan de formación 3
− Un desarrollo de competencias acorde a sus funciones.
− Un estilo de trabajo en equipo que permita máximo rendimiento y adaptabilidad.
− Un equipo flexible y no estanco. Cualquier miembro de la empresa puede ser o colaborar
con el equipo.
Por otra parte, en lo que a su gestión se refiere, para que el proyecto llegue a buen puerto, el
responsable del departamento de formación deberá tomar conciencia de varios factores, como
son:
− Liderazgo capaz de entusiasmar hacia el cumplimiento de los objetivos.
− Liderazgo capaz de solventar problemas de gestión.
− Equipo centrado en conseguir objetivos por encima de intereses personales.
3.3.1. Roles asumidos en el departamento de formación
Independientemente de la denominación del puesto de trabajo que se desempeñe, lo relevante
para la gestión del equipo humano que conforma el departamento de formación es el rol que
cumple respecto a las actividades en las que se descompone el proyecto. Por este motivo,
resulta imprescindible definir con detalle las actividades necesarias para que dicho proyecto se
lleve a cabo.
En definitiva, tendremos que acometer las siguientes tareas:
EJECUTAR
SUPERVISAR
DISEÑAR
APROBAR
32
Gestión del plan de formación 3
− DISEÑAR. Tendremos que realizar esa actividad para concretar el método de actuación,
las estrategias y las técnicas a emplear.
− EJECUTAR. Consistirá en poner en práctica lo diseñado en la fase anterior.
− SUPERVISAR. Es la función de control, chequeo y aseguramiento de que los procesos se
realizan adecuadamente, dentro de los parámetros de calidad, coste y plazo que se han
consensuado a través de los pliegos de condiciones1 y el plan.
− APROBAR. Es la función de “visto bueno” sin la cual no se puede avanzar al siguiente
paso del proceso.
Por otro lado, debemos tener en cuenta que la asignación de roles dependerá de los estilos de
dirección imperantes en la empresa y del estilo del responsable máximo del equipo de
formación. Dichos estilos pueden evolucionar desde los planteamientos más verticales (procesos
y actividades muy supervisadas y dependientes de funciones de aprobación de los responsables
del equipo y del departamento de Recursos Humanos), a estilos de gran delegación, donde los
miembros del equipo gozan de gran autonomía y responsabilidad.
1 Es un documento en el cual se recoge un conjunto de artículos o cláusulas que regulan los derechos, responsabilidades, obligaciones y garantías mutuas entre los distintos agentes implicados en el desarrollo del proyecto.
SUGERENCIA
Según el refranero popular, “quien habla y escribe es esclavo de sus palabras”, mientras que
“quien calla es dueño de su silencio”. Esta regla de oro en muchos casos tropieza con una
excepción en el Pliego de Condiciones donde la mayor parte de los problemas pueden
provenir de los silencios del proyectista. Por este motivo, debemos intentar prever lo
inesperado.
33
Gestión del plan de formación 3
3.3.2. Miembros del equipo de formación
A continuación, se describen los roles que se encuentran con mayor frecuencia en un
departamento de formación, si bien es cierto que pueden producirse variaciones dependiendo del
estilo de dirección elegido.
3.3.2.1. Cliente del proyecto
Normalmente, todos los proyectos parten de la solicitud que hace el cliente del proyecto. En
proyectos externos será un cliente o demandante externo y en proyectos internos de e-learning,
será el gestor de formación, el departamento de recursos humanos o incluso la propia dirección.
En cualquier caso, se trata de la persona o equipo de personas que perciben un problema o
necesidad, proponen una idea y consiguen la autorización necesaria para iniciar el proyecto.
Por otro lado, debemos tener en cuenta que los propios alumnos también se pueden
considerar clientes, ya que, son los futuros usuarios del proyecto de e-learning.
En cuanto a los cometidos del cliente del proyecto, algunos de ellos son:
− Fijar los objetivos del proyecto junto con el director de proyecto. El demandante
debe explicar claramente lo que quiere y ayudar a concretar con precisión los objetivos,
para lo cuál puede contar con el asesoramiento de los técnicos que van a participar en el
proyecto.
− Realizar un seguimiento del desarrollo del proyecto, velando por el cumplimiento
de los plazos y los niveles de calidad establecidos.
− Renegociar los objetivos si fuera necesario efectuar algún reajuste.
− Aprobar la realización del proyecto, una vez hay sido finalizado y entregado.
34
Gestión del plan de formación 3
3.3.2.2. Director del proyecto
La figura del director de proyecto es fundamental para el correcto desarrollo de cualquier
proyecto y, por ese motivo, se debe prestar especial atención en su selección. De hecho, el
director del proyecto será la persona responsable de dirigir el equipo de trabajo y procurar que
tanto los recursos materiales como humanos contribuyan a alcanzar los objetivos consensuados
con el cliente.
Asimismo, el director del proyecto debe tener poder ejecutivo y autoridad para tomar
decisiones (no debe ser un mero coordinador), por lo que será necesario que cuente con el
respaldo de la dirección de la organización. Sin embargo, la responsabilidad no recae
exclusivamente en el director del proyecto, existen otros ámbitos de poder que pueden controlar
el proceso:
− El superior del que depende directamente el director de proyectos.
− El demandante del proyecto.
− La comisión de seguimiento.
Renegociar objetivos
Realizar seguimiento
Fijar los objetivos
del proyecto
Aprobar realización
del proyecto
35
Gestión del plan de formación 3
Las principales funciones del director del proyecto son:
− Formular los objetivos del proyecto en colaboración con el cliente.
− Planificar el proyecto: identificación de tareas, recursos necesarios, plazos, costes,
etc.
− Mantener las relaciones externas del proyecto, como proveedores, partners,
subcontratistas, etc.
− Realizar el seguimiento constante del proyecto y adopción de acciones correctoras.
• La organización material de la acción formativa.
• La organización del proceso enseñanza / aprendizaje.
• La evaluación didáctica y competencial de la acción formativa.
− Seleccionar, junto al cliente y ayudado por el técnico, a:
• El formador.
• Los alumnos.
− Supervisar y aprobar:
• La organización material de la acción formativa.
• La organización del proceso enseñanza / aprendizaje.
• La evaluación didáctica y competencial de la acción formativa.
• La gestión administrativa y económica de la acción formativa.
− Responder ante superiores y demandantes o clientes.
36
Gestión del plan de formación 3
3.3.2.3. Técnico de formación
Como hemos citado con anterioridad, el departamento de formación debe estar conformado por
un equipo de personas que asumirá diferentes funciones dentro del proyecto. En este sentido, el
técnico de formación desempeñará tareas como las siguientes:
− Participar en la selección de los formadores y los alumnos.
− Intervenir, junto al formador, en el diseño didáctico y la planificación.
− Controlar, junto al gestor, el proceso de impartición y el de evaluación didáctica y
competencial.
− Participar, junto al gestor y al administrativo, en el cierre del expediente de la acción
formativa.
3.3.2.4. Formador
Toda la labor previa de gestión y planificación se ve complementada en última instancia por la
figura del formador, que será el responsable de perfilar los detalles de la acción formativa. Como
podemos ver a continuación, sus funciones son las siguientes:
− Diseñar didácticamente la acción formativa.
− Participar en la selección de alumnos.
− Preparar, junto al técnico, los recursos materiales de la acción formativa.
− Planificar, junto al técnico, la acción formativa.
− Dirigir el proceso de enseñanza / aprendizaje.
− Evaluar didáctica y competencialmente la acción formativa.
37
Gestión del plan de formación 3
3.4. GESTIÓN DE LOS PLAZOS Y EL COSTE
Normalmente, el plazo se determina en uno de los apartados del pliego de condiciones y esta
circunstancia nos obligará a controlar y garantizar que cada una de las acciones se realiza en las
fechas planificadas. Para ello, resulta recomendable adoptar las siguientes medidas:
− Especificar cada una de las actividades que hay que realizar, agrupadas en sus
respectivas categorías:
• Procesos de diseño y preparación.
• Procesos de realización de la acción, en su fase pedagógica.
• Seguimiento en el puesto de trabajo.
− Asignar a las personas responsables de llevarlas a cabo.
− Estimar el tiempo (horas / jornadas), y la duración (comienzo y fin).
El objetivo de todo lo anterior consiste en controlar la marcha del proyecto en cada momento y
persona, para atajar problemas y posibles atrasos. De esta forma, se podrán tomar decisiones a
tiempo de solucionar desvíos del plan inicial.
Como herramienta de trabajo, de cara a la gestión de proyectos, contamos con el diagrama de
Gantt y el diagrama de PERT (PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE).
3.4.1. Diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt, llamados así por el nombre de su inventor, representan los tiempos, las
actividades y los recursos.
Las gráficas sólo admiten dos variables, una para las actividades y otra para los recursos.
38
Gestión del plan de formación 3
En el cuadro anterior, podemos observar las actividades, los recursos repartidos (las letras
representan los recursos) y el tiempo de duración (cada número representa un mes). Si
queremos ver los recursos que comparten estos grupos de actividades, debemos realizar otra
tabla que lo exprese, distribuyéndolos entre los meses que dispongamos.
En el siguiente ejemplo, podemos apreciar otro diagrama de Gantt.
Como podemos observar, sirve fundamentalmente para temporalizar tanto las tareas como los
recursos, sin embargo, no podemos establecer relaciones entre las primeras y no muestra cuáles
son las actividades clave del proyecto. Por todo ello, no es de gran ayuda en la optimización del
programa.
39
Gestión del plan de formación 3
3.4.2. Diagramas de PERT
Los diagramas de PERT, inventados por Du Pont y denominados así por sus siglas en inglés
(Técnica para la revisión y Evaluación de Programas), representan la trayectoria a seguir para
llevar a cabo las actividades, formando una especie de red.
Con las letras se representan las actividades y con los números, el tiempo, uniéndose ambos con
líneas que determinan la ruta que deben seguir. Se utiliza una nomenclatura específica para
determinar los tiempos de cada actividad.
Ahora bien, el problema que presentan estos diagramas es la complejidad que supone la
interpretación y desarrollo de éstos. Por otra parte, se estiman las siguientes variables de
tiempo:
Es: tiempo de inicio inmediato.
Ef: tiempo final temprano.
Ls: tiempo de inicio tardío.
Lf: tiempo final tardío.
to: tiempo optimista.
tm: tiempo probable.
tp: tiempo pesimista.
te: tiempo esperado = (to + 4tm +tp)/6
Los tiempos de cada actividad se calculan a través de los siguientes parámetros:
− Tiempo optimista: aquél que sólo se cumple en el 1% de los casos;
− Tiempo probable: aquél que indica la experiencia de la persona que realiza la tarea.
− Tiempo pesimista: el más tardío, que se cumple en el 1% de los casos.
Así, calculamos el tiempo esperado para cada actividad, que resulta de la aplicación de la
fórmula matemática arriba expuesta.
40
Gestión del plan de formación 3
3.4.3. Aplicaciones informáticas
Los diagramas que hemos descrito en los dos apartados anteriores continúan vigentes en la
planificación y, por lo general, son incluidos en programas informáticos. Por tanto, como
podemos deducir, el uso de las Nuevas Tecnologías y el conocimiento de las mismas se hace
cada día más imprescindible en la optimización de la planificación. Por este motivo, a
continuación, citamos algunos programas que nos ayudarán a realizar más rápidamente esta
gestión.
Como sucede con otras aplicaciones de uso extendido, Microsoft da la posibilidad de planificar a
través del Programa PROJECT, que contiene múltiples utilidades y aplicaciones en la gestión de
proyectos, tareas, plazos, vinculación entre tareas, asignación de recursos… Cuando abrimos un
documento nuevo aparece un diagrama de Gantt. No obstante, también utiliza los de Pert y
señala las tareas claves.
Por su parte, otras compañías como Artemis, con el programa Project View y Scitor
Corporation, con el PS Suite, también nos permiten actualizar nuestra dinámica de planificación,
proporcionándonos la posibilidad de acceder desde cualquier punto de la empresa a los
proyectos, incluso vía Internet. Otros programas, como el Project Communicator 3, comunica
a los miembros del equipo las tareas asignadas, los tiempos reales invertidos en cada una, etc.,
permitiendo además definir y aplicar los objetivos al desarrollo del proyecto.
En definitiva, como se desprende de lo anterior, lo que conseguimos con estas herramientas es:
− Tener una visión de conjunto de las actividades necesarias para un objetivo.
− Determinar roles de participantes y sus actividades.
− Efectuar un seguimiento continuo de la marcha del proyecto en cada momento y
persona.
− Atajar problemas / atrasos, así como analizar repercusiones globales.
− Anticiparse ante “anomalías”.
− Ayudar a tomar decisiones.
41
Gestión del plan de formación 3
− Avisar de problemas latentes.
− Posibilitar la actuación.
− Aclarar los puntos de actuación. Con PERT podemos ver:
• Qué actividades pueden realizarse al mismo tiempo.
• Cuál es la sucesión de actividades críticas, es decir, aquéllas que hay que realizar
obligatoriamente una tras de otras.
• Qué recursos han que aplicarse.
Toda esta información es de suma importancia para el control del coste, ya que, al conocer las
horas previstas y las jornadas de cada actividad, además de quiénes participan (con sus costes
salariales), podemos realizar el presupuesto y anticiparnos a las desviaciones de coste laboral
del proyecto.
3.5. GESTIÓN DE LA CALIDAD
La tendencia actual del mercado se centra en la fidelización de los clientes. Así pues, la
percepción de la calidad global de un producto o servicio es determinante para alcanzar este
objetivo, ya que conseguir la plena satisfacción del cliente cada vez que consume un producto o
servicio es fidelizarlo. Ello explica que, poco a poco, el término calidad se haya ido
introduciendo en todas las empresas, tanto en el sector industrial como en el de servicios.
Una forma de conseguir la fidelización de los clientes es implantando un sistema de calidad.
Éste se define como un sistema mediante el cual se identifica, documenta, coordina y mantiene
las actividades necesarias para que los productos y servicios cumplan con los requisitos de
calidad establecidos. Es decir, impone requisitos a las actividades y procesos que se realizan en
la empresa y documenta cómo se realizan estas actividades. De ello se deduce que el objetivo
La calidad se concibe como un modelo integrado, que abarca desde el diseño de un producto
hasta el servicio postventa, pasando por los procesos de producción y en donde se da gran
importancia tanto al cliente externo como al interno.
42
Gestión del plan de formación 3
de un sistema de calidad es mejorar el rendimiento de los diferentes procesos de producción,
mediante la satisfacción de las necesidades internas de gestión de la empresa.
Por otra parte, un sistema de calidad debe cumplir las siguientes condiciones:
− Debe ser lo más económico posible.
− Debe ser útil.
− Debe satisfacer a los clientes externos y a los internos.
Así pues, gestionar la calidad en un proyecto de formación consiste en controlar todos los
“momentos” clave, para asegurar que los procesos se ajusten a los requisitos planificados. En
relación con esto, podemos identificar los siguientes hitos temporales a considerar por su
implicación en la gestión de la calidad:
− Fase política. El plan es “de calidad”, en la medida en que está conectado y alineado
con los planteamientos estratégicos de la empresa y responde a sus verdaderas
necesidades.
− Fase de concepción. Es la fase de “ingeniería” del plan. Va desde la detección de
necesidades al diseño particular de cada una de las acciones. Su calidad depende tanto
del uso de la estrategia y herramientas adecuadas para la detección de necesidades,
como del correcto diseño del proceso de enseñanza-aprendizaje.
− Fase de realización. Es la fase de “producción” de competencias, el proceso didáctico
mismo. Su calidad depende del uso de las estrategias y metodologías adecuadas de
enseñanza, así como de la adecuada actuación de cada uno de los intervinientes.
− Fase de aplicación. Es la fase de “rentabilización” de las competencias desarrolladas en
el puesto de trabajo. Su calidad depende de una correcta transferencia de las
competencias en las situaciones reales que demanda el trabajo.
43
Gestión del plan de formación 3
3.5.1. El círculo de Deming aplicado a la gestión de formación
Una estrategia muy eficaz para entender y afrontar la calidad en cualquier proyecto formativo es
el denominado “Círculo de Deming”. En el siguiente gráfico, podemos observar las etapas de las
que se compone así como las tareas que estarían englobadas en cada una de ellas.
− PLAN (PLANEAR): establecer los planes.
• Enfocar el sistema de gestión en el cliente y darle el protagonismo que le
corresponde.
• Identificar la contribución que se espera de la formación.
• Definir los objetivos generales y específicos.
• Definir necesidades basándose en competencias.
• Redactar los pliegos de condiciones.
• Contratar y preparar a los formadores.
• Definir los objetivos didácticos y la metodología.
• Preparar la logística y los medios didácticos.
PLAN
DO
CHECK
ACT
PDCA
44
Gestión del plan de formación 3
− DO (HACER): llevar a cabo los planes.
• Asegurar las sesiones y reuniones de formación.
• Poner en práctica los ejercicios pedagógicos.
• Aconsejar, orientar a los alumnos.
− CHECK (VERIFICAR): verificar si los resultados concuerdan con lo planeado.
• Hacer pasar las pruebas y ejercicios.
• Implementar los procesos de observación de las transferencias de los
conocimientos adquiridos durante la formación mediante la aplicación de
protocolos de observación.
• Realizar el seguimiento de los parámetros de explotación sensibles a la formación.
− ACT (ACTUAR): actuar para corregir los problemas encontrados, prever posibles
problemas, mantener y mejorar.
• Redefinir objetivos pedagógicos.
• Precisar los pliegos de condiciones.
• Modificar los diseños pedagógicos.
• Revisar los criterios de selección de alumnos o formadores.
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Gestión del plan de formación 3
− Si deseamos sacar el máximo provecho a los proyectos de e-learning
deben estar integrados y vinculados a los planes de formación de la
organización
− La asignación de roles dependerá de los estilos de dirección imperantes en la
empresa y del estilo del responsable máximo del equipo de formación.
− En un proyecto interno de e-learning, el demandante o cliente puede ser el
gestor de formación, el departamento de recursos humanos o incluso la propia
dirección.
− Los propios alumnos también se pueden considerar clientes.
− El director del proyecto será la persona responsable de dirigir el equipo de
trabajo y procurar que tanto los recursos materiales como humanos
contribuyan a alcanzar los objetivos consensuados con el cliente.
− Los diagramas de Gantt representan los tiempos, las actividades y los
recursos.
− La percepción de la calidad global de un producto o servicio es determinante
para alcanzar este objetivo, ya que conseguir la plena satisfacción del cliente
cada vez que consume un producto o servicio es fidelizarlo.
7.4. SUBVENCIONES PARA ACCIONES FORMATIVAS EN MODALIDAD E-LEARNING
Una de las premisas que se toma como eje fundamental de la política europea en lo referente a
la formación consiste en favorecer el aprendizaje permanente, ya que es la única estrategia
válida para afrontar las exigencias de los sectores productivos actuales.
Estas exigencias vienen determinadas, entre otros factores, por la introducción masiva de las
nuevas tecnologías en todos los procesos productivos. De hecho, esta influencia de las NNTT
también ha afectado al ámbito de la formación, como podemos constatar mediante las acciones
formativas a través de e-learning.
Paralelamente, se da la circunstancia de la escasez de tiempo por parte de los trabajadores para
acceder a la formación, por lo que un objetivo estratégico consiste precisamente en buscar
fórmulas que faciliten este proceso de capacitación permanente. En este sentido, el modelo e-
learning representa una vía de fácil acceso, dando respuesta así a lo que se demanda en la
sociedad actual.
119
Financiación del e-learning 7
7.4.1. Programa Leonardo da Vinci1
Leonardo da Vinci es un programa creado por la UE para promover un espacio europeo en
materia de educación y formación profesional. Este programa que ha sido de aplicación en el
transcurso del periodo comprendido entre el 1 de Enero de 2000 y el 31 de Diciembre de 2006.
Durante esta fase se han realizado tres convocatorias.
Los objetivos del programa son los que se muestran seguidamente:
− Reforzar las aptitudes y las competencias de los individuos –sobre todo, de los jóvenes-
con objeto de mejorar su empleabilidad.
− Mejorar la calidad de la formación profesional continua y de la adquisición de aptitudes y
competencias a lo largo de toda la vida, así como facilitar su accesibilidad, con el fin de
aumentar la capacidad de adaptación de las personas, en particular, para acompañar los
cambios tecnológicos y organizativos.
− Promover y reforzar la contribución de la formación profesional al proceso de innovación,
para mejorar la competitividad y el espíritu de empresa con el fin de crear nuevas
posibilidades de empleo.
Por su parte, una de las prioridades del programa ha pasado por potenciar la innovación y la
calidad en la formación profesional, incluidas acciones dirigidas al uso de las tecnologías de la
información y la comunicación en la formación profesional.
7.4.2. Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo2
La Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo es la entidad estatal encargada de
impulsar y coordinar la ejecución de las políticas públicas en materia de Formación Continua.
Tiene encomendadas las funciones de gestión, asistencia técnica y seguimiento, y control de las
acciones formativas, sin perjuicio de las que corresponden al Servicio Público de Empleo Estatal
y a las Comunidades Autónomas en sus ámbitos de competencia.
1 Para más información puede consultar: http://europa.eu.int/scadplus/leg/es/cha/c11025.htm 2 Para más información puede consultar: http://www.fundaciontripartita.org/
120
Financiación del e-learning 7
El objetivo que se persigue es la formación permanente y el reciclaje de los trabajadores
ocupados, contribuyendo de esta forma a su promoción y a la competitividad de las empresas.
Está regulada por el Real Decreto 1046/2003, de 1 de agosto (BOE, 12/09/03) y por las
diferentes disposiciones que lo desarrollan. Este Real Decreto, que entró en vigor el 1 de enero
de 2004, contempla las siguientes iniciativas de formación:
− Acciones de Formación Continua en la Empresa (que incluyen los Permisos
Individuales de Formación).
− Contratos Programa para la formación de trabajadores.
− Acciones Complementarias y de Acompañamiento a la Formación.
7.4.2.1. Acciones de Formación Continua en la Empresa
Estas acciones incluyen los Permisos Individuales de Formación. Son las que se planifican,
organizan y gestionan por las empresas para sus trabajadores. Para ello, todas las
empresas que opten por esta fórmula dispondrán de un crédito para la formación que se hará
efectivo mediante la aplicación de bonificaciones a la Seguridad Social.
En cuanto al tipo de acciones formativas que se pueden impartir, serían todas aquéllas que estén
relacionadas con el objeto social o la actividad de la empresa. La premisa fundamental en la que
se basa este modelo es formar a los trabajadores en lo que más necesiten. Asimismo, el objetivo
es que cada empresa, sea cual sea su tamaño, actividad o ubicación, pueda elegir qué formación
quiere hacer, con qué contenidos, cómo y cuándo la hace, y si la presta de forma directa o en
centros especializados.
El crédito de formación continua del que dispondrá la empresa resultará de aplicar a la cuantía
ingresada por la empresa en concepto de formación profesional durante el ejercicio anterior, el
porcentaje de bonificación que se establezca en la Ley de Presupuestos Generales del Estado, en
función del tamaño de la empresa. Así, la bonificación será mayor cuanto menor sea el tamaño
de la empresa. Para las empresas de 1 a 5 trabajadores en lugar de porcentaje se garantiza un
crédito de bonificación por empresa (420 €).
121
Financiación del e-learning 7
En el año 2004 los porcentajes de bonificaciones son los siguientes:
− Empresas de 6 a 9 trabajadores: 100 %
− De 10 a 49 trabajadores: 75 %
− De 50 a 249 trabajadores: 60 %
− De 250 ó más trabajadores: 50 %
Por su parte, las empresas de 1 a 5 trabajadores dispondrán de su crédito de formación con el
siguiente alcance temporal:
− Para las de 1 y 2 trabajadores, dicho crédito se asigna para un periodo de tres y dos
años, respectivamente, a contar desde el 1 de enero de 2004.
− Para las de 3 a 5 trabajadores, el crédito será anual.
Por otro lado, debe tenerse en cuenta que para poder disfrutar de bonificaciones en las cuotas
de la Seguridad Social es necesario:
− Informar previamente a la representación legal de los trabajadores.
− Comunicar a la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo el inicio de la
formación, con una antelación de 15 días.
− Realizar la formación.
− Comunicar a la Fundación que la formación ha terminado, antes de que finalice el plazo
de presentación del Boletín de Cotización en el que aparezcan reflejadas las
correspondientes bonificaciones.
Finalmente, conviene saber que las empresas pueden agruparse para organizar y gestionar de
forma conjunta la formación de los trabajadores. Además, una de ellas puede ser la encargada
de organizar la formación, o bien se puede recurrir a una entidad encargada de impartirla.
La Orden TAS/500/2004, por la que se regula la financiación de las Acciones de Formación
Continua en las empresas, determina los módulos económicos máximos de financiación de las
122
Financiación del e-learning 7
Acciones formativas en función de que éstas sean presenciales, a distancia, teleformación o
mixtas.
7.4.2.2. Contratos Programa para la formación de trabajadores
Es la iniciativa de formación que tiene como finalidad tanto la mejora de las competencias y
cualificaciones como la actualización y especialización profesional de los trabajadores ocupados,
cualquiera que sea el sector o rama de actividad en que el trabajador presta sus servicios.
Se podrán suscribir Contratos Programa para los siguientes tipos de Planes de formación:
− Planes Intersectoriales.
− Planes Sectoriales amparados en la negociación colectiva sectorial de ámbito estatal.
− Planes para la Economía Social.
− Planes para los Trabajadores Autónomos.
Las entidades que pueden optar a estas subvenciones son las siguientes:
− Confederaciones empresariales y sindicales más representativas (Planes
Intersectoriales).
− Confederaciones empresariales y sindicales más representativas en el sector y las
entidades creadas al amparo de la negociación colectiva (Planes Sectoriales).
− Confederaciones y federaciones de cooperativas y sociedades laborales con notable
implantación en su ámbito territorial (Planes para la Economía Social).
− Asociaciones de trabajadores autónomos de carácter intersectorial con suficiente
implantación en su ámbito territorial (Planes para los Trabajadores Autónomos).
La financiación de Planes de Formación Continua mediante Contratos Programa se realiza a
través de convocatorias de subvenciones públicas, que están reguladas por una Orden
Ministerial.
123
Financiación del e-learning 7
7.4.2.3. Acciones Complementarias y de Acompañamiento a la Formación
Es la iniciativa de formación que tiene por objeto:
− La investigación y prospección del mercado de trabajo para anticiparse a los cambios en
los sistemas productivos.
− El análisis de la repercusión de la Formación Continua en la competitividad de las
empresas y en la cualificación de los trabajadores.
− La elaboración de productos y herramientas innovadores relacionados con la Formación
Continua.
− La determinación de las necesidades de formación que permitan contribuir al progreso
económico de los sectores productivos en el conjunto de la economía.
− La financiación de los proyectos de Acciones Complementarias se realiza mediante
convocatorias anuales de subvenciones públicas, que están reguladas por una Orden
Ministerial.
7.4.3. Forintel
Se trata de un sistema de ayudas destinadas al desarrollo de proyectos de formación, que está
promovido por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y enmarcado en el programa
operativo de iniciativa empresarial y formación continua del Fondo Social Europeo.
Entre los objetivos estratégicos que persigue podemos destacar los siguientes:
− Adaptación permanente y evolución de los profesionales y del contenido de los puestos
de trabajo.
− Mejora de las competencias y cualificaciones, tanto de las empresas del sector de
telecomunicaciones y tecnologías de la información y de su personal, como de los
sectores utilizadores.
124
Financiación del e-learning 7
Para ello, el programa Forintel se plantea dos líneas de actuación:
− Usuarios de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías de la Información.
− Profesionales de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información.
A continuación, podemos observar dos gráficas que muestran la modalidad de impartición
empleada. En la primera de ellas, podemos observar este dato en el colectivo de usuarios,
mientras que en la segunda, lo haremos en el colectivo de profesionales.
Como se aprecia en ellas, la modalidad mixta tiene una importancia creciente. En este sentido,
cabe destacar que dicha modalidad suele consistir en combinar una parte a distancia bajo
modalidad e-learning y una o varias sesiones presenciales, por lo que podemos afirmar que el e-
learning constituye una modalidad de formación en constante crecimiento.
15 46,7%
40 45%41
43,9%
59
55,9%
5877,6%
0
15
30
45
60
2001 2002 2003 2004 2005
Modalidad de Impartición
total proyectos presencial mixta
17 17,6%
54 33,3%66
45,5%
122
66,4%
13096,9%
0
20
40
60
80
100
2001 2002 2003 2004 2005
Modalidad de Impartición
total proyectos presencial mixta
125
Financiación del e-learning 7
− Los fondos estructurales son instrumentos de solidaridad de la política
regional que la UE utiliza para conseguir la integración económica de sus
regiones, de forma que las regiones más desfavorecidas se desarrollen hasta
llegar al nivel medio del resto de las regiones.
− El Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales es el encargado de financiar la
Formación Ocupacional y la Formación Continua.
− La formación continua es gestionada por la Fundación Tripartita para la
Formación y el Empleo, entidad cuyo protectorado lo ejerce el Ministerio de
Trabajo y Asuntos Sociales.
− La aportación de los municipios consiste generalmente en la provisión de solares
para la construcción de centros públicos, etc.
− La formación continua en España se financia a través de la cuota de FP de
trabajadores y empresarios, de las ayudas del fondo Social Europeo y de las
aportaciones privadas.
− La formación continua sufragada con fondos públicos se cifra en un 0,7% de la
masa salarial, correspondiendo el 0,6% a la empresa y el 0,1% restante al
trabajador.
− El objetivo de la formación continua es la formación permanente y el
reciclaje de los trabajadores ocupados, contribuyendo de esta forma a su
promoción y a la competitividad de las empresas.
recu
erde
_
127
A
Accesibilidad. Se refiere a los problemas con los que se encuentran los usuarios de
Internet debido a su condición física o perceptiva o a su lengua o cultura, que limita
el uso de Internet.
Asincrónico. En el contexto del e-learning, empleamos este término cuando en un
evento en el que toda la gente no está logueada al mismo tiempo (antónimo de
sincrónico).
ASP (Application Service Provider/Proveedor de Servicios de Aplicaciones).
Una organización que administra y distribuye servicios de software vía Internet
desde una ubicación central. El ASP le permite a la empresa ahorrar tiempo, dinero y
recursos, haciendo outsourcing de parte de sus necesidades de IT.
C
Certificado. Acreditación emitida por una entidad o particular debidamente
autorizados y que garantiza que una determinada información pertenece realmente a
quien se supone.
Contenido. Propiedad intelectual y conocimiento a ser impartido. Los diferentes
tipos de contenidos de e-learning incluyen texto, audio, vídeo, animación y
simulación.
CRM (Customer Relationship Management/Gestión de la relación con
clientes). Metodologías, software y, usualmente, soporte de Internet que ayudan a
una empresa a administrar las relaciones con sus clientes de una manera
organizada, facilitando la identificación y categorización de clientes.
D
Demo. Abreviatura de demostración. Programa desprovisto de algunas funciones
específicas o con una validez temporal, que sirve para que el usuario pueda evaluar
las características de la versión completa.
glos
ario
_
128
Diseñador instruccional. Individuo que aplica una metodología sistemática basada
en la teoría instruccional para crear contenidos para el aprendizaje. Se le describe
como el arquitecto de un proyecto de aprendizaje en línea. Define el problema y
desarrolla un esquema plano para un programa de e-learning lo suficientemente
completo como para que otros puedan desarrollar el programa.
E
Escalabilidad. El grado en que una aplicación del ordenador o componente puede
ser expandido en tamaño, volumen o número de usuarios servidos por una función.
F
FAQ. Archivo para los grupos de discusión que contiene preguntas y respuestas
comúnmente realizadas por los nuevos usuarios.
H
Herramientas de autor. Programa o aplicación de software que permite crear a las
personas su propia plataforma de formación. Los distintos tipos de herramientas de
autor incluyen herramientas centradas en la instrucción, edición de páginas Web,
herramientas de programación, herramientas de autoría basadas en plantillas,
sistemas de captura del conocimiento y creación de archivos y texto.
I
Interoperabilidad. Posibilidad de los componentes de hardware y software de
funcionar juntos efectivamente.
M
Multimedia. Recursos que integran texto interactivo, imágenes, sonido y color.
Multimedia puede ser desde una presentación Power Point, hasta una simulación
interactiva compleja.
glos
ario
_
129
N
Necesidades de formación. Aquellas necesidades ante las que se encuentra una
persona u organización de cara a obtener un aprendizaje determinado.
O
Objetivo de aprendizaje. Enunciado que establece resultados conductuales
medibles utilizado como organizador para indicar cómo adquiere habilidades la
persona formada y para indicar cómo se mide el conocimiento.
Outsourcing. Externalización de servicios. Modalidad de contratación en que una
organización exterioriza determinadas actividades de la empresa, susceptibles de
funcionar independiente, con el objetivo de reducir costes y mejorar servicios.
P
PDA (Personal Digital Assistant = Asistente Personal digital). Sistema
informático portátil utilizado para almacenar información personal como contactos,
horarios, etc. Los datos pueden ser transferidos a un PC a través de un cable o de
una transmisión inalámbrica.
S
Simulación. Es un método de conocimiento que implica la recreación en un entorno
virtual, de las mismas condiciones y variables existentes en el mundo real para que
se dé un fenómeno dado, con el objeto de operar sobre él y observar los diferentes
estados de su evolución.
U
Usuario. Persona que interacciona con un sistema o aplicación con el fin de
conseguir unos objetivos determinados.
glos
ario
_
130
X
XML (Extensible Markup Language). La próxima generación de HTML que
permitirá a diseñadores de Website programar sus propios “markup commands”.
Estos comandos pueden usarse a lo largo del Website como si fueran comandos
standard de HTML.
glos
ario
_
131
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