Curso Taller “Redacción de Documentos de la Gestión Estatal” Capacitador: TGPP Rubén Caliva - www.rubencaliva.blogspot.com Email: [email protected]1 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Noviembre - diciembre de 2012 CURSO TALLER “REDACCIÓN DE DOCUMENTOS DE LA GESTIÓN ESTATAL” G U Í A Nº 2 1.- PASES O NOTAS Se pueden elaborar PASES cuando ya se ha iniciado un Expediente y debemos redactar un documento para girarlo o “pasarlo” a otra área u organismo. No obstante ello, cabe señalar que algunos organismos no redactan PASES, sino que elaboran NOTAS para enviar las actuaciones. Otras áreas utilizan PASES internamente y NOTAS para otros organismos. Simplemente es una cuestión de forma y la decisión de utilizar uno u otro documento, dependerá de la Jefatura de Despacho que tiene a su cargo la redacción de tales documentos. De una u otra manera, se deberá tener especial cuidado de citar al inicio del PASE o NOTA una Referencia al Expediente del que se trate, pudiéndose agregar además un breve Asunto del mismo (art. 124 de la Ley 5348). Recordemos que a un expediente lo podemos referenciar como “actuaciones”, “autos”, “obrados”, es decir que en vez de decir el presente expediente, podemos redactar “los presentes autos”, “estos obrados” o bien “las actuaciones de referencia”. Si se ha optado por los PASES, se aclara que en la Administración Pública un PASE puede ser personal o impersonal. El personal va dirigido al titular del organismo o área adonde vamos a girar el expediente. El pase impersonal va dirigido precisamente al nombre del organismo destinatario de las actuaciones.
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ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Noviembre - diciembre de 2012
CURSO TALLER “REDACCIÓN DE DOCUMENTOS DE LA GESTIÓN ESTATAL”
G U Í A Nº 2
1.- PASES O NOTAS Se pueden elaborar PASES cuando ya se ha iniciado un Expediente y debemos redactar un documento para girarlo o “pasarlo” a otra área u organismo. No obstante ello, cabe señalar que algunos organismos no redactan PASES, sino que elaboran NOTAS para enviar las actuaciones. Otras áreas utilizan PASES internamente y NOTAS para otros organismos. Simplemente es una cuestión de forma y la decisión de utilizar uno u otro documento, dependerá de la Jefatura de Despacho que tiene a su cargo la redacción de tales documentos. De una u otra manera, se deberá tener especial cuidado de citar al inicio del PASE o NOTA una Referencia al Expediente del que se trate, pudiéndose agregar además un breve Asunto del mismo (art. 124 de la Ley 5348). Recordemos que a un expediente lo podemos referenciar como “actuaciones”, “autos”, “obrados”, es decir que en vez de decir el presente expediente, podemos redactar “los presentes autos”, “estos obrados” o bien “las actuaciones de referencia”. Si se ha optado por los PASES, se aclara que en la Administración Pública un PASE puede ser personal o impersonal. El personal va dirigido al titular del organismo o área adonde vamos a girar el expediente. El pase impersonal va dirigido precisamente al nombre del organismo destinatario de las actuaciones.
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2.- PASE PERSONAL El PASE personal va dirigido al titular del organismo o área adonde vamos a girar el expediente. Ejemplo:
PASE N° Expediente nº 137/12 – código 23. ASUNTO: Afectación de la Sra. ALEJANDRA LÓPEZ a la Secretaría General de la Gobernación, a partir del 27 de noviembre de 2012. ===========================================
SALTA, Señora Jefa del Programa Personal de la Gobernación Dña. LELIA VILLALBA Su Despacho Se remiten los presentes obrados a ese Departamento, para su conocimiento y demás efectos.
Sirva el presente de atenta nota.
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3.- PASE IMPERSONAL El pase impersonal va dirigido precisamente al nombre del organismo destinatario de las actuaciones. Alternativa A: PASE Nº Expediente nº 1237/12 – código 34 ASUNTO: Solicitud de prórroga de designación de la Dra. MARÍA QUINTANA en el Ministerio de Seguridad. =========================================== SALTA, AL MINISTERIO DE SEGURIDAD: Atento lo dictaminado (D. nº 180/12) por la Asesoría Legal de esta Secretaría, se elevan los presentes obrados para su conocimiento e intervención correspondiente. Sirva el presente de atenta nota de elevación. Alternativa B: PASE Nº Expediente nº 1237/12 – código 34 ASUNTO: Solicitud de prórroga de designación de la Dra. MARÍA QUINTANA en el Ministerio de Seguridad. =========================================== SALTA, PASEN los presentes obrados al MINISTERIO DE SEGURIDAD para su conocimiento e intervención, atento lo dictaminado (D. nº 180/12) por la Asesoría Legal de esta Secretaría. Atentamente.
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4.- PASES BÁSICOS Algunos ejemplos de redacción de PASES básicos, aclarando que antes debemos elegir si será personal o impersonal y poner lo siguiente: PASE Nº Expediente nº … ASUNTO: ……... =========================================== SALTA, (Pase personal o impersonal) Ej. 1 Se remiten los presentes obrados a ese organismo, para su conocimiento y prosecución del trámite correspondiente. Ej. 2 Se remiten estos autos a ese organismo, para su conocimiento y trámite que estime corresponder. Ej. 3 Se remiten las presentes actuaciones a ese organismo, para su conocimiento y consideración. Ej. 4 Se remiten los presentes obrados a ese organismo, para su conocimiento e intervención que le compete. Luego de este primer párrafo se coloca alguna de estas 3 opciones: I) Sirva el presente de atenta nota. II) Sirva el presente de atenta nota de elevación. (si va dirigido a un funcionario de nivel superior al que emite el PASE) III) Atentamente.
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5.- PASES PREVIOS A LA DECISIÓN DE UN FUNCIONARIO En este caso, se agregan algunos ejemplos de PASES previos a la decisión de un funcionario, es decir sin agregar documento alguno de nuestro organismo (como ser un dictamen, un informe o antecedentes) más que el PASE, ni tampoco se autoriza o se avala algún requerimiento que obre en las actuaciones. PASE Nº Expediente nº … ASUNTO: ……... =========================================== SALTA, ……… Luego de esta parte: Ej. 1 Previo a todo trámite, se remiten los presentes autos a fin de que a través de ese organismo se informe sobre la existencia de partidas presupuestarias suficientes que posibiliten lo requerido a f. 3. Ej. 2 Atento lo solicitado a f. 1 por la Dirección General de Inmuebles, se elevan los presentes obrados para su conocimiento y consideración. Ej. 3 Atento lo requerido por el señor JUAN TAPIA, se elevan los presentes obrados para su conocimiento e intervención en tal sentido. Ej. 4 Previo a la consideración del Sr. Ministro de Salud Pública, se remiten los presentes obrados a fin de que tome conocimiento de lo actuado y se elabore un informe de factibilidad sobre lo peticionado.
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6.- PASES CON AGREGADO DE DOCUMENTOS RELEVANTES En los ejemplos de PASES que se consignan más abajo, se hace mención al hecho de que además del Pase, se ha agregado algún documento de nuestro organismo (como ser un dictamen, un informe o antecedentes). PASE Nº Expediente nº … ASUNTO: ……... =========================================== SALTA, ……… Luego de esta parte: Ej. 1 (nótese que se ha agregado un dictamen) Atento lo dictaminado (D. nº 231/12) por el Departamento Jurídico de esta Secretaría, se remiten las presentes actuaciones para su conocimiento y prosecución del trámite debido. Ej. 2 (aquí lo que se ha incorporado es un informe) Atento lo informado por el Departamento Técnico de esta Secretaría, se remiten las presentes actuaciones para su conocimiento y prosecución del trámite correspondiente. Ej. 3 (en este otro ejemplo, se agrega una denuncia y antecedentes) Atento la denuncia efectuada por el Colegio de Médicos de la Provincia de Salta y habiéndose agregado antecedentes al respecto, se requiere la elaboración de un informe respecto a la situación que se habría planteado en la Empresa XX.
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7.- CON AUTORIZACIÓN U ORDEN En estos otros casos, se redactan los PASES de tal forma que se hace mención a una autorización de un funcionario, ya sea del que firma el pase o de otro de mayor jerarquía a la de nuestro organismo o bien a una orden que emana de otro Poder, en este caso el Judicial. PASE Nº Expediente nº … ASUNTO: ……... =========================================== SALTA, (Pase personal o impersonal) Ej. 1 (nótese que el que autoriza es el firmante del PASE) Atento lo solicitado por la Auditoría General de la Provincia y con la autorización del suscripto, se remiten los presentes obrados para la elaboración del proyecto de acto administrativo correspondiente. Ej. 2 (en los ejemplos 2 y 3 se hace mención a una autorización o instrucciones emanadas de un funcionario de mayor jerarquía) Con la autorización del Sr. Secretario General de la Gobernación (f. 2), se remiten los presentes obrados para la prosecución del trámite correspondiente. Ej. 3 Por instrucciones del señor Secretario General de la Gobernación, se remiten los presentes obrados a fin de que ese organismo elabore un informe respecto a lo requerido a f. 1. Ej. 4 Atento lo ordenado por el Juzgado de referencia, se remiten los presentes obrados a efectos de que se tomen los recaudos pertinentes en tal sentido.
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8.- PASES CON DOS PÁRRAFOS Si bien en materia de redacción de documentos de la gestión estatal, se procura ser preciso, claro y conciso, en determinadas ocasiones, resulta necesario elaborar PASES con dos o más párrafos, a fin de fundamentar el pedido del firmante del documento o requerir que a posteriori de que se realice tal trámite, el organismo destinatario de nuestro PASE, lo gire directamente a otro, en virtud de la economía procesal, es decir para agilizar el trámite. PASE Nº Expediente nº … ASUNTO: ……... =========================================== SALTA, (Pase personal o impersonal) Ej. 1 (en este caso, en el 2do. párrafo se fundamenta el pedido) Atento a lo solicitado por la Organización Argentina de Jóvenes para la Naciones Unidas (OAJNU), se elevan los presentes obrados para su conocimiento y consideración. Cabe señalar, que mediante Decreto nº 2544/11 se aprueba un Convenio de Cooperación entre la Escuela de Administración Publica y dicha organización, por lo cual se requiere que en la medida de sus posibilidades se haga lugar a lo gestionado. Ej. 1 (en el 2do. párrafo de este ej., pedimos que luego lo envíen directamente a otro organismo, para agilizar el trámite) Con el visto bueno del señor Secretario General de la Gobernación obrante a fs. 46, se remiten los presentes obrados a fin de que a través de ese Servicio de realice la imputación presupuestaria correspondiente. Posteriormente, se requiere el envío de estos autos al Departamento Despacho para la elaboración del proyecto de acto administrativo correspondiente.
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9.- PASES CON TRES PÁRRAFOS A continuación, se darán ejemplos de PASES de expedientes en los cuales se consideró necesario redactar 3 párrafos, a fin de dejar perfectamente claro lo que se pide y otros datos que resultan relevantes para la gestión requerida. PASE Nº Expediente nº … ASUNTO: ……... =========================================== SALTA, (Pase personal o impersonal) Ej. 1 Se remiten los presentes obrados a fin de que se tomen los recaudos necesarios para el reintegro al suscripto del monto de Pesos Doscientos Dos ($ 202,00), correspondiente a la Factura nº 0001-00000020/12 de la firma Todo Tuerca. Cabe señalar, que dicho gasto corresponde a la provisión de repuestos, mano de obra y reparación de la camioneta Mitsubishi L 200 Sport, Patente SEH 623. Por último, se informa que la factura mencionada anteriormente fue abonada con fondos de Caja Chica, adjuntándose además Recibo C nº 0001-231/12. Sirva el presente de atenta nota. OBS: Nótese el uso de los conectores “Cabe señalar” y “Por último” para iniciar los párrafos y darle cohesión al texto.
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OTRO PASE CON TRES PÁRRAFOS Ej. 2 PASE Nº Expediente nº … ASUNTO: Secretaría de Relaciones con la Comunidad solicita ver la posibilidad de insertar laboralmente a la Srta. LORENA JUAREZ, en algún organismo provincial. =========================================== SALTA, (Pase personal o impersonal) Atento lo requerido en autos, cabe informar que esta Secretaría ha receptado el pedido de un puesto laboral en la Administración Pública, efectuado por la Srta. LORENA JUÁREZ. En tal sentido y al encontrarse el Gobierno de la Provincia abocado a la definición de las características de los concursos que se convocarán próximamente, llegado el momento se informará esta acción a través de los medios de difusión correspondientes, para la presentación de los posibles postulantes. No obstante lo expuesto, se pone en su conocimiento que el Currículum Vitae de la nombrada fue agregado a una Base de Datos, para el caso de que algún organismo de la Administración Pública o empresa privada, requiera personal con el perfil de la nombrada. Sirva el presente de atenta nota.
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10.- CONSTANCIA Una constancia es una certificación escrita que se utiliza en la gestión estatal, cuando resulta necesario dejar registrado un determinado dato o suceso, en nuestro caso, de la Administración Pública. A través de tal documento podemos dejar constancia por ejemplo, de la aprobación de un curso; del desempeño de una persona en un organismo; de la prestación de servicios de una empresa en el Estado; de alumno regular en un establecimiento educacional; entre otros hechos. Se debe tener presente que una Constancia debe cumplir al menos, los siguientes requisitos:
• Lleva membrete del organismo emisor del documento y si lo hubiere sello del mismo. Esto último, puede salvarse con el sello del funcionario firmante.
• Su redacción debe ser clara, concisa, dejándose sentado en
aquella, el lugar y fecha de suscripción. • Es firmada por el titular del organismo que emite este
documento de la gestión estatal.
• Es decir, se puede establecer quién, qué, en virtud de qué, en el marco de qué o por qué, dónde, cuándo, para ser presentada dónde.
Seguidamente, se transcriben ejemplos de Constancias que se suscribirían en algunos de los casos citados precedentemente.
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10.1.- CONSTANCIA DE LA APROBACIÓN DE UN CURSO
Secretaría de la Función Pública
C O N S T A N C I A ---------- Por la presente, se deja expresa constancia que el Sr.
ANDRÉS FERNÁNDEZ, DNI nº 26.358.528, aprobó el Curso Taller
“Mesa de Entradas: Conceptos, Situaciones y Procedimientos”,
dictado por la Escuela de Administración Pública dependiente de la
Secretaría de la Función Pública, durante los días 7, 9, 14 y 16 de
agosto de 2012, con un total de doce (12) horas reloj, en el marco
del Programa de Capacitación Práctica, aprobado mediante
Disposición nº 20/12 de dicha Escuela.----------------------------------
---------- Se firma la presente constancia en la Ciudad de Salta, a los
once días del mes de junio del año dos mil doce, a los efectos de ser
presentada en la Universidad Nacional de Salta (UNSa).----------------
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10.2.- CONSTANCIA DE DESEMPEÑO EN UN ORGANISMO PÚBLICO En la Administración Pública Provincial, en ocasiones, se gestionan Constancias o Certificados de Trabajo, mediante los cuales se deja sentado que la persona solicitante se desempeña en determinado organismo público. En el caso de un Certificado de Trabajo para un empleado público provincial, el Formulario correspondiente se encuentra aprobado mediante instrumento legal, a los fines de establecer una uniformidad en la elaboración de los mismos, por parte de las distintas áreas de liquidación de la Administración Pública. En el caso siguiente, la Constancia se refiere a una persona que cumple funciones en tal organismo, pero no como relación de dependencia, sino en virtud de un Convenio de Capacitación Laboral (pasantía). Cabe señalar, que en la constancia podemos registrar desde cuando se desempeña la solicitante, pero nunca más allá del presente, por lo que se usa poner “a la fecha”, habida cuenta que no podemos certificar hasta cuando será ese desempeño.
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CONSTANCIA DE DESEMPEÑO EN UN ORGANISMO PÚBLICO Secretaría de la Función Pública
CONSTANCIA
---------- Por la presente, se deja constancia que la Srta. LILIANA
ÁLVAREZ, DNI nº 33.439.723, se desempeña en la Secretaría de la
Función Pública, dependiente de la Secretaría General de la
Gobernación, en el marco de una designación temporaria por cinco
(5) meses, con vigencia al 1º de octubre de 2012 y de manera
interrumpida a la fecha.---------------------------------------------------
---------- Se firma la presente constancia en la Ciudad de Salta a los
veintisiete días del mes de noviembre del año dos mil doce, al solo
efecto de ser presentada en el Instituto Provincial de Salud de Salta.-
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10.3.- CONSTANCIA DE PRESTACIÓN DE UN SERVICIO En el siguiente ejemplo, se transcribe una Constancia de prestación de servicios de una empresa determinada en tal organismo público. Como en este caso, la prestación de servicios se realiza en el marco de un contrato, esto debe dejarse registrado en la Constancia que se elabore.
Dirección General de Defensa Civil
CONSTANCIA
---------- Por la presente, se deja constancia que la Empresa
LIMPIEZA PERFECTA presta servicios en la Dirección General de
Defensa Civil, desde el mes de enero del año 2012 a la fecha,
conforme las condiciones establecidas en el contrato aprobado
mediante Resolución nº 324/12, emanada del Ministerio de
---------- Se firma la presente constancia en la Ciudad de Salta, a los
veintisiete días del mes de noviembre del año dos mil doce, al solo
efecto de ser presentada ante la Unidad Central de Contrataciones.---
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10.4.- CONSTANCIA DE REALIZACIÓN DE TRÁMITES Por último, con respecto a esta clase de documentos, se transcribe un ejemplo de Constancia de realización de trámites, por parte de un agente público, en este caso en la Secretaría de la Función Pública. En la constancia, podemos dejar sentado la temática a que se refieren tales trámites, como así también en virtud de qué decreto fue implementada la gestión. El ejemplo de este tipo de Constancia, quedaría de la siguiente manera:
Secretaría de la Función Pública
CONSTANCIA
---------- Por la presente, se deja constancia que en el día de la
fecha, el Sr. JUAN PEREZ, DNI Nº 18.891.012, agente
dependiente del Ministerio de Derechos Humanos, se presentó a
esta Secretaría, en el horario de 09:30 a 10:30 hs., a realizar
trámites inherentes al concurso de cargos implementado en la
Administración Pública Provincial, en virtud del Decreto nº
---------- Se firma la presente constancia en la Ciudad de Salta,
a los veinte días del mes de noviembre del año dos mil doce.----
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11.- CONVENIO Un Convenio es un pacto, un acuerdo entre dos o más organizaciones o instituciones, mediante el cual, a través de distintas Cláusulas, se establecen las condiciones, compromisos u obligaciones que determinarán la relación entre las partes. A continuación un modelo de Convenio que podría celebrarse en la Administración Pública Provincial, en este caso, entre un organismo público y un órgano externo al Poder Ejecutivo.
CONVENIO ENTRE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y
EL CONCEJO DELIBERANTE DE LA CIUDAD DE SALTA
En la Ciudad de Salta, a los …….. días del mes de ………….. de 2012, la
Secretaría de la Función Pública, en adelante LA SECRETARÍA, con
domicilio legal en el Centro Cívico Grand Bourg, Avenida Los Incas sin
número, Bloque 3, Primer Piso, Salta, representada en este acto por
su titular, Dr. ROBERTO ROBINO y el Concejo Deliberante de la
Ciudad de Salta, en adelante EL CONCEJO, con domicilio legal en el
Avenida del Líbano 950 Salta representada en este acto por su
Presidente, Dn. JUAN PEREZ, celebran el presente Convenio que se
regirá por las cláusulas que se estipulan a continuación:
PRIMERA: El presente convenio tiene por objeto establecer un marco
de colaboración en el cual LA SECRETARÍA, mediante la Escuela de
Administración Pública, brindará formación y capacitación a
empleados, funcionarios y concejales. Este convenio responde a la
necesidad de acercar herramientas de análisis e interpretación de la
realidad económica, sociocultural y política, local, provincial y