Supply Chain Management
2Introducere
2Funciile ntreprinderii
5Planificarea resurselor ntreprinderii (ERP - Enterpri Resource
Planning). Definiii.
6Necesitatea existenei sistemelor ERP
7Evoluia sistemelor ERP
10Funcionaliti ale unui sistem ERP
10Avantajele i dezavantajele sistemelor ERP
12Motivaia implementrii de sisteme ERP
13Durata implementrea unui ERP
13Costul unui sistem ERP
15Probleme ntmpinate n lipsa utilizrii unui sistem ERP
16Furnizori ERP n Romnia i produsele oferite
22Bibliografie
Introducere
Funciile ntreprinderii
Funcia reprezint ansamblul activitilor omogene sau complementare
orientate spre realizarea obiectivelor generale precis stabilite,
rezultate din obiectivele fundamentale ale organizaiei. Astfel,
functia reprezinta un ansamblul de activitati realizate de unul sau
mai multi angajati prin utilizarea unor metode, tehnici si
instrumente specifice, in vederea indeplinirii unor obiective
prestabilite.
ntreprinderea reprezint o verig de baz a economiei n care are
loc: producerea unor bunuri, executarea unor lucruri sau prestarea
unor servicii conform cerinelor pieei.n ceea ce priveste abordarea
ntreprinderilor pe functii specializate, literatura de specialitate
ne pune la dispoziie diverse variante fr a se propune o
standardizare i fr ca cineva s poat considera c o abordare este mai
corect dect alta. Aspectul pragmatic rezid din dorina de a realiza
ulterior o organigram eficient, prin urmare, bazele structurii
organizatorice funcionale pleac de la urmtoarea abordare a
funciilor (fig. 1): funcia comercial, funcia economic
(financiar-contabil),
funcia de producie,
funcia resurse umane (personal),
funcia de cercetare dezvoltare.
Fig. 1: Funciile ntreprinderii.Gruparea activitilor pe funcii se
face pe baza unor criterii:
omogenitate: activiti de aceeai natur sau care necesit aceeai
pregtire profesional; complementaritate: activiti ce se completeaz
reciproc; convergen: activiti ce contribuie la atingerea acelorai
obiective.
Funcia comercial cuprinde activitile prin care sunt puse la
dispoziia clienilor serviciile organizaiei, precum i activitile
legate de procurarea materialelor i mijloacelor de munc.
Principalele activiti din cadrul acestei funciuni sunt:
marketing studierea pieei interne i externe, cunoaterea
comportamentului consumatorilor, ncheierea contractelor;
aprovizionare reunete atribuiile care asigur procurarea
materialelor, combustibilului i echipamentelor necesare
serviciului. Realizeaz depozitarea lor i gestiunea stocurilor;
desfacere asigur expedierea unor produse ctre clieni. Este
nevoie de un sistem de transport extern organizaiei. Marile
companii de servicii trebuie s-i creeze sisteme de livrare dar cele
mai multe organizaii realizeaz vnzarea simultan cu prestarea
serviciului.
Funcia economic (financiar-contabil) cuprinde activitile prin
care se asigur gestiunea resurselor financiare i materiale necesare
atingerii obiectivelor, precum i evidena valoric a ntregului
patrimoniu. Principalele activiti incluse n funciunea
financiar-contabil sunt:
finanarea ansamblul proceselor prin care se determin i se obin
resursele financiare necesare atingerii obiectivelor stabilite;
contabilitatea reunete procesele prin care se nregistreaz i se
evideniaz valoric resursele materiale i financiare. Calitatea
evidenei contabile, care conine un important volum de informaii,
constituie un element cheie ce condiioneaz eficacitatea procesului
de management;
auditul financiar ansamblul proceselor prin care se verific
respectarea normelor de pstrare i utilizare a valorilor materiale.
Scopul este prevenirea, descoperirea i recuperarea pagubelor.
Funcia de producie i prestare servicii cuprinde activitile prin
care se realizeaz serviciile, dintre care amintim:
programarea, lansarea i urmrirea produciei i serviciilor se
determin serviciile ce trebuie realizate, se comunic executanilor,
se verific realizrile;
servirea - executarea produciei i serviciilor conform cerinelor
de calitate i termenelor stabilite. Serviciul trebuie s se desfoare
cu reducerea consumurilor specifice de materiale, ritmic, s
urmreasc sporirea productivitii muncii;
controlul pe fazele procesului de servire;
mentenana (ntreinerea i reparaia echipamentelor) se menin
echipamentele n stare de funcionare normal, prin prentmpinarea
efectelor uzurii fizice;
suportul intern se asigur din surse interne echipamentele,
energia i apa, necesare serviciului.
Funcia resurse umane (personal). Prin activitatea de personal se
asigur resursele umane necesare serviciilor, utilizarea,
dezvoltarea i meninerea acestora. n unele servicii ponderea
manoperei este foarte mare. Unele activiti de personal se desfoar,
n mare msur, de ctre manageri.
Tipuri de activiti:
gestiunea personalului efectueaz selectarea, ncadrarea, evidena,
promovarea, pensionarea i transferul personalului;
instruirea contribuie la orientarea profesional i reciclarea
personalului;
salarizarea pontarea i calculul salariului;
igiena muncii protecia muncii i protecia fa de mbolnviri
profesionale;
sociale cree, aciuni culturale, locuine.
Funcia de cercetare - dezvoltare cuprinde activitile prin care
se studiaz, se concepe, se elaboreaz i se realizeaz viitorul cadru
operaional i organizatoric al organizaiei. Asfel, se deosebesc
urmtoarele activiti principale:
cercetarea tiinific (concepia tiinific);
ingineria tehnologic (concepia tehnic);
dezvoltarea organizaiei (investiii i construcii).Definirea
activitatilor desfasurate de o ntreprindere se poate identifica
conform schemei prezentate n figura 3.1. Planificarea
strategicPreviziunea afaceriiAnaliza de piaCercetarea de pia
Planificarea misiuniiAlocarea resurselorControlul i planificarea
costurilorManagementul calitii
2. Planificarea tacticPolitica de validare
operaionalPlanificarea resurselor umaneAlocarea resurselor
umane
Planificarea materialelor i materiilor primePlanificarea
calitiiEstimarea costurilor de produciePlanificarea inginerie
concurente
Planificarea sistemului informaticPlanificarea procesului de
reorganizare3. ClieniFacturare
Managementul garanieiInformaii despre produseControlul
debitelorInformaii despre clieni
4. Planificarea i controlul comenzilorAnaliza
comenzilorControlul comenzilorAnularea comenzilor
Validarea comenzilorServiciul de comenzi pentru clieniControlul
financiar al debitelor clienilorControlul creditelor
Serviciul de comenzi rapide5. mpachetare6. Transport7.
Planificarea produciei
Planificarea stocurilorPlanificarea produciei
necesarePlanificarea resurselor necesareAchiziia materialelor i
materiilor prime
Planificarea comenzilor i livrrilorPlanificarea modernizrii
mijloacelor de produciePlanificarea mijloacelor fixePlanificarea
procesului de producie
Planificarea procesului de asamblarePlanificarea controlului
tehnic de calitate8. Recuperare i reclamare defecte9. Managementul
activitii de producie
Planificarea activitii de producieControlul proceselor n
desfurareRaportarea activitii de producieControlul i monitorizarea
procesului de producie
Controlul statistic al procesuluiControlul i planificarea
fluxurilor materialeControlul tehnic de calitateControlul i
managementul informaiilor despre produs
Raportarea producieiRaportarea rebuturilor10. Resurse
umaneTraining i certificare
SalarizareRaportare prezenSecuritateDepistarea performanelor
posturilor
Fia postuluiRaportareAutorizare orelor suplimentareCalitatea
vieii
Planificarea i investirea fondului de pensii11.
AprovizionarePlanificarea aprovizionriiIdentificarea
furnizorilor
Evaluarea furnizorilorAlegerea furnizorilorRecepie i inspecie12.
Controlul i managementul stocurilor
Planificarea stocurilorContabilitatea stocurilorControlul
stocurilor13. Teste de conformitate
14. Controlul i managementul metodelor de evaluare
Fig. 3: Activitile desfurate de o ntreprindere.
Fig. 4: Modelul ISO pentru ntreprinderi.
Planificarea resurselor ntreprinderii (ERP - Enterpri Resource
Planning). Definiii.
Definiia 1: Sistemul de planificare a resurselor ntreprinderii
(abreviat ERP - Enterprise Resource Planning, n limba englez) este
instrumentul software care faciliteaz integrarea tuturor
informaiilor dintr-o organizaie ntr-o platform unic. Scopul ERP
este s asigure transparena datelor n cadrul unei organizaii i s
faciliteze accesul la orice tip de informaie util n desfurarea
activitii.
Definiia 2: Un sistem ERP este o aplicaie multi-modular care
integreaz procesele economice i optimizeaz resursele disponibile
ale ntreprinderiiDefiniia 3: ERP reprezint un set de sisteme bazate
pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea
tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza
planificrii proceselor, dezvoltrii produciei, pn la relaiile cu
furnizorii, clienii sau ali parteneri de afaceri. ERP este
considerat expresia cea mai fidel a interdependenei dintre economic
i tehnologia informaiei.Definiia 4: Planificarea resurselor
ntreprinderii (Enterprise Resource Planning - ERP) reprezint un
cadru pentru organizarea, definirea, i standardizarea proceselor de
afaceri necesare pentru planificarea i controlul eficient al
organizaiei, astfel nct organizaia s poat utiliza cunotinele sale
interne n vederea obinerii unor avantaje externe. (definiie conform
dicionarului APICS)
Definiia 5: Sisteme le ERP sunt sisteme software pentru
managementul afacerii, care ncorporeaz module ce sprijin ariile
funcionale ale afacerii, precum planificarea, producia, vnzri,
marketing, distribuie, contabilitate, financiar, managementul
resurselor umane, managementul proiectului, managementul
inventarului, service i mentenan, transport i afaceri e lectronice
(e -business)[8].
Definiia 6: ERP este, la baz, un concept legat de managementul
ntreprinderii care vizeaz eficientizarea prin planificarea adecvat
a resurselor, urmrire i replanificare.Necesitatea existenei
sistemelor ERP
Un sistem ERP (Enteprise Resource Planning) este o soluie
software din seria aplicaiilor economice, multi-modular, care
integreaz toate procesele economice ale ntreprinderii cu scopul
optimizarii i creterii eficienei acesteia. Un ERP contribuie
decisiv la gestiunea afacerii, ajut n structurarea deciziilor de
management prin furnizarea de rapoarte cu un grad foarte ridicat de
acuratee, asigur un timp de rspuns extrem de mic i un mod de
organizare relaional al datelor.
Concurena acerb existent pe pia, implic nevoia unui management
rapid i performant n condiiile n care volumele de date cu care se
lucreaz sunt imense i sistemele clasice par s fie depite, de aceea
este nevoie de soluii care s permit extragerea rapid a cunotinelor
necesare n procesul de fundamentare inteligent al deciziilor.
Un sistem ERP este un sistem informatic de gestiune, un
instrument software care faciliteaz integrarea tuturor informaiilor
dintr-o ntreprindere ntr-o platform unic. Scopul ERP este s asigure
transparena datelor n cadrul unei organizaii i s faciliteze accesul
la orice tip de informaie util n desfurarea activitii.Programele
pentru planificarea resurselor ntreprinderii, sau ERP, sunt
concepute pentru a fi nucleul unei ntreprinderi, tind s integreze
toate departamentele i funciile unei companii ntr-un singur sistem
informatic ce poate servi tuturor necesitilor particulare ale
oricrui departament.
Proiectarea unui singur produs informatic care s rspund
necesitilor att personalului din departamentul financiar, ct si a
celor de la resurse umane sau a celor de la producie nu este deloc
uoar, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme
informatice specializate i optimizate pentru nevoile particulare
proprii. ns ERP le combin pe toate acestea ntr-un singur program
informatic conectat la o baz de date comun, astfel nct comunicarea
interdepartamental este mult mai facil.
Exemplu: n cazul n care este implementat corect, un ERP, prin
abordarea sa integrat, poate aduce beneficii deosebite companiei
respective. Pentru a ilustra utilitatea deosebit a programelor ERP
se prezint o situaie care ilustreaz ceea ce se ntmpl n lipsa ERP
comparativ cu situaia existenei implementrii acestuia. De exemplu,
n mod clasic, comanda unui client, chiar si n cazul n care este
primit electronic, va trece din Inbox n Inbox pe la mai multe
birouri, acest lucru genernd ntrzieri n prelucrare sau chiar si
rtciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu
poate spune cu adevrat care este stadiul respectivei comenzi la un
anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar nu au cum
s intre in sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu,
si nici invers nu este posibil. Sistemul ERP nlocuieste vechile
programe informatice de la depozit, producie, financiar, resurse
umane cu un singur sistem integrat, divizat n mai multe module ce
aproximeaz funcionalitile vechilor programe. Fiecare departament
lucreaz cu propriile lui programe, numai c diferena este c acestea
sunt conectate ntre ele, fcnd posibil de exemplu ca cei de la
financiar s interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dac o
comand a fost onorat sau nu.
La nceputul anilor 90, sistemele ERP aveau o construcie
monolitic, dar ntre timp productorii acestora le-au fcut din ce n
ce mai flexibile si mai modularizabile, fiind posibil pentru o
anumit companie s instaleze de exemplu doar modulele pentru
financiar si pentru resurse umane si s lase restul departamentelor
pentru mai trziu. Scopul declarat al sistemelor ERP este de a
mbunti activitile corespunztoare etapei dintre obinerea unei
comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comand
precum i plata ei, etap cunoscut sub numele de fulfillment process.
Din acest motiv, ERP se mai numete i back-office software. n
general, nu exist preocupri legate de partea de vnzare a
produselor, (dei exist mai muli furnizori de ERP care au dezvoltat
module de CRM - Customer Relationship Management pentru acest
lucru), ci de optimizarea traseului unei comenzi primite de la
client pn cnd aceasta va fi onorat. Atunci cnd un reprezentant al
serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul
informatic, el va avea n acest fel acces la toate informaiile
necesare i anume:
suma maxim cu care poate fi creditat clientul, informaie ce
poate fi preluat de la departamentul financiar;
istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la
departamentul financiar;
nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;
posibilitile de transport, de la modulul de logistic.
n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce
considerabil costurile companiei i poate accelera procesul
transformrii unei comenzi primite de la un client ntr-o factur
corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt
mult mbuntite.
Sistemul acopera toate segmentele din activitatea unei afaceri
(fig. 5):
gestiunea achiziiilor
gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a
acestora)
planificarea produciei (de la sisteme simple de microproducie pn
la sisteme avansate de lansare a produciei in baza comenzilor)
gestiunea clienilor i furnizorilor (cu urmrirea fluxurilor
cerere de ofert, ofert, factur proform, comand, livrare,
decontare)
gestiune financiar i contabilitate
gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc
auto, etc.
Fig. 5: Segmentele activitii unei afaceri.
Evoluia sistemelor ERPIstoria sistemelor ERP (fig. 6) dateaz din
anii 1960 cnd acest tip de aplicaie software era folosit cu
preponderen pentru asistarea procesului de producie. Primul produs
de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning) [1]. Dei utile
in activitatea de producie, aceste aplicaii nu ii extindeau
functionalitile i spre alte zone de interes pentru o ntreprindere,
precum contabilitate, resurse umane, vnzri.
ncepnd cu anii 90 sistemele ERP au nceput s ia forma aplicaiilor
actuale. Dei dup apariia MRP funcionalitile acestui tip de programe
au inceput s se extind, ERP-ul actual a luat fiin n momentul n care
informaiile au putut fi centralizate ntr-o platform comun i
funcionalitile sale au fost integrate [2].
Astzi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin
utilizarea internetului pentru eficientizarea funcionalitilor.
Clienii de la mii de kilometri distant pot avea acces la stadiul
propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin
integrarea facilitilor ERP cu aplicaiile WEB.Evoluia sistemelor ERP
poate fi sintetizat n cinci etape situate din puct de vedere
cronologic la distan de o decad.
1960 - Inventory Management & Control. Controlul i
managementul depozitului este combinaia ntre tehnologia informaiei
i procesele business de meninere a stocului ideal ntr-un depozit.
Activitile managementului depozitului cuprind: identificarea
necesitilor depozitului, setare de obiective, furnizarea de opiuni
si tehnici de mbuntire, monitorizarea uzurii echipamentelor,
meninerea balanelor depozitului, evaluarea strii depozitului
etc.1970 - Material Requirement Planning (MRP). Planificarea
necesarului de material sau de producie (Materials Requirement
Planning - MRP) utilizeaza aplicaii software pentru programarea
proceselor de producie. MRP genereaz programri ale operaiilor i
cumprrii de material brut, pe baza necesitaii de producie pentru
realizarea obiectivele propuse; MRP realizeaz structura sistemelor
de producie, nivelul actual ale depozitelor si proceduri de
identificare a lotului.
Fig. 6: Evoluia sistemelor ERP1980 - Manufacturing Requirements
Planning (MRP II). Planificarea necesarului de fabricare (MRP)
utilizeaz aplicaii software pentru coordonarea proceselor de
fabricare, de la planificarea produsului, cumprarea de pri
componente, realizarea inventarului, pn la distribuia produsului
finit.
1990 - Enterprise Resource Planning (ERP). ERP folosete aplicaii
software multi-modulare pentru mbuntirea performanelor procesului
business. Sistemele ERP de cele mai multe ori integreaz activiti
business din departamente ca: planificarea produsului, cumprare de
componente, inventar, distribuia produsului, indeplinirea
obiectivelor, monitorizarea comenzilor. Sistemele software ERP mai
pot conine module de aplicaie pentru marketing, finane,
contabilitate sau resurse umane.2000 Extended Enterprise Resource
Planning (Extended ERP). Utilizarea internetului pentru
eficientizarea funcionalitilor.
Conceptul care st la baza sistemelor ERP este prezentat n figura
7.
Fig. 7. Conceptul sistemelor ERP [8]Sistemele ERP (Enterprise
Ressource Planning) sunt sisteme informatice pentru management,
destinate gestiunii si controlului activitii la nivelul ntregii
companii. De asemenea, prin stabilirea de legturi ntre sistemul de
gestiune de la nivelul companiei cu alte sisteme de gestiune de la
nivelul furnizorilor de produse i de servicii, putem vorbi de
sisteme denumite Supply Chain Management (SCM), iar prin stabilirea
de legturi ntre sistemul de gestiune al companiei i clienii
individuali sau cu alte sisteme de gestiune ale clienilor putem
vorbi de sisteme denumite Customer Relationship Management (CRM)
sisteme pentru gestiunea relaiilor cu clienii. n figura 8 este
prezentat schema unui sistem de gestiune integrat.
SCM (Supply Chain Management manangementul lanului de
aprovizionare/distribuie)
ERP (Enterprise Resource Planning planificarea resurselor
ntreprinderii)
CRM (Customer Relationship Management managementul relaiilor cu
clienii)Fig. 8. Sistem de gestiune integrat.
Funcionaliti ale unui sistem ERP
Sistemele ERP, sunt programe modulare (fig. 9), fiecare arie de
activitate a companiei fiind acoperit de ctre o aplicaie specific.
Modulele unui sistem ERP funcioneaz integrat utiliznd o baz de date
comun, sau pot funciona independent. Astfel, ele acoper: Producie:
planificarea i urmrirea produciei;
Gestiune: evidena stocurilor, a furnizorilor, a plilor i
ncasrilor;
Vnzri: optimizarea activitiilor de vnzare, distribuie i
facturare;
Salarii: calculul salariilor i managementul informaiilor
referitoare la personal;
Fig. 9: Principalele module ale unui sistem ERP.
Contabilitate: evidena contabil;
FRM (Finance Resource Management): evidena financiar;
Imobilizari: evidena mijloacelor fixe i calculul amortizrii;
HRM (Human Resource Management): managementul resurselor
umane;
CRM (Customer Relationship Management): managementul relaiilor
cu clienii;
SCM (Supply Chain Management): manangementul lanului de
aprovizionare;
BI (Business Intelligence): rapoarte, analize, prognoze.
Pentru majoritatea companiilor, realizarea unei creteri
profitabile n contextul actual de afaceri nu este un lucru simplu.
Se confrunt cu o serie de provocri precum concurena global,
consolidarea de pia, deficitul de specialiti, noi reglementri
legislative i ateptri mai mari din partea clienilor. Pentru a
rspunde acestora, trebuie s aib capacitatea de a reaciona i de a-i
transforma activitatea rapid, eficient din punctul de vedere al
costurilor, fr a sacrifica profitabilitatea, transparena sau
controlul intern.Avantajele i dezavantajele sistemelor ERP
ERP este un sistem vast de planificare a resurselor companiei cu
funcionaliti suplimentare extrem de evoluate i de performante. Prin
achiziia unui ERP, investii n instrumente inovatoare, uor de
folosit, adoptai tehnici de afaceri moderne i mbuntii randamentul
organizaiei.Principalele avantaje ale implementrii unui sistem ERP
constau n [8]: acces la informaii sigure (organizeaz procesele i
activitile de afaceri punnd la dispoziie informaii rapide, concrete
i concise) - soluia ERP stocheaz toate informaiile privind
activitile ntreprinderii ntr-o baz de date comun, oferind informaii
precise i sigure i rapoarte mbuntite. Astfel, angajaii din fiecare
departament au acces la aceleai informaii, pe care le pot vizualiza
i/sau modifica n caz de necesitate. Atunci cnd un departament
finalizeaz activitatea la o anumit comand, aceasta este automat
direcionat de ctre ERP spre urmtorul departament; evitarea
redundanei datelor i operaiilor - se elimin necesitatea
introducerilor multiple de date, ntruct toate modulele sistemului
ERP acceseaz informaiile din baza de date central; de exemplu, odat
ce o tranzacie de vnzare este nregistrat n aplicaie, aceasta devine
accesibil tuturor modulelor sistemului;
reducerea considerabil a timpului de procesare a unei comenzi -
avnd n vedere c parcurgerea traseului se face n mod automatizat,
este evident c timpul este mult diminuat. Astfel, poate fi cunoscut
n fiecare moment stadiul n care a ajuns o comand. Pentru aceasta,
este suficient s te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce
departament a ajuns respectiva comand; reducerea costurilor -
Timpul nseamn bani, iar soluia ERP permite economisirea resurselor
de timp prin oferirea unui control mai bun asupra tuturor
deciziilor organizaionale; grad ridicat de adaptabilitate - soluia
ERP poate fi restructurat i adaptat cu uurin dac ntreprinderea
aduce modificri proceselor sale de afaceri. Astfel, soluia ERP are
abilitatea de a se adapta rapid la schimbrile permanente ale
mediului comercial cu ntreruperi minime ale activitilor
companiei;
flexibilitate - sistemele ERP sunt proiectate ntro manier
structurat i modular, coninnd module de baz ale aplicaiei i o serie
de module suplimentare (de tip add-on), care pot fi adugate n
funcie de necesitile organizaiei. Ofera o interfa de utilizare
modern care va crete productivitatea prin scutirea timpului de
lucru aferent operrii;
mentenan mbuntit - relaia dintre furnizorul sistemului ERP i
ntreprinderea care adopt soluia nu se ncheie odat cu achiziia i
implementarea sistemului n organizaie; furn zorul soluiei ERP va
asigura ntreprinderii asisten pe termen lung;
extindere - soluiile ERP pot fi integrate cu alte aplicaii
importante, cum sunt Managementul relaiei cu clienii (CRM) sau
Managementul lanului de furnizare (SCM); Informatia va fi
prezentata intr-un format gata de utilizat, conform necesitatilor
personalului care utilizeaza aplicatia. Solutia ERP inglobeaza de
asemenea si scenarii de business intelligence gata de utilizat.
Prin urmare, si aspectele problematice dar si posibilitatile de
dezvoltare vor fi mai usor de identificat si de actionat asupra
lor; comer electronic i afaceri electronice - soluiile ERP pot
oferi opiuni pentru comerul pe Internet.Folosind aplicaia ERP
adecvat, se pot spori performanele companiei:
prin luarea deciziilor manageriale pe baze unor informatii
inteligente oferite in timp real; comunicarea ntre companie i
clieni va deveni mai rapid i mai eficient; se gestioneaz mai simplu
structuri complexe, canale de pia i scenarii de afaceri; se
uniformizeaz procesele i tranzaciile de afaceri; se optimizeaz
resursele i activele cu adevrat valoroase ale companiei; se
accelereaz timpul de comercializare i timpul de valorificare; se
mbuntesc serviciile oferite angajailor i clienilor, precum i
satisfacia acestora.Dei avantajele aduse companiei sunt
consistente, n acelai timp i dezavantaje pot fi chiar mai mari dect
avantajele atunci cnd sistemul ERP nu este bine implementat i mai
ales atunci cnd acesta nu este nsoit de schimbri n modul de
organizare a companiei. Principalele dezavantaje pe care le au
sistemele ERP sunt urmtoarele [8]:
costul sistemelor ERP poate fi considerabil - cheltuielile pe
care le implic adoptarea unei soluii ERP n organizaie variaz de la
mii la milioane de Euro, fapt ce le transform ntr-o investiie
riscant. n plus, cel mai adesea funcionalitile unui sistem ERP nu
se muleaz perfect pe nevoile specifice ale ntreprinderii, i drept
urmare organizaia va trebui s reproiecteze unele dintre procesele
sale de afaceri, ceea ce atrage dup sine alte cheltuieli
semnificative.
consumatoare de timp - adoptarea unei soluii ERP aduce modificri
majore ntr-o organizaie, fiind un proces extrem de complex i care
poate conduce chiar la nevoia firmei de a-i modifica cultura
organizaional; implementarea poate fi dificil i de lung durat dei
foarte muli vnztori prezint n reclame c implementarea se realizeaz
n 3-6 luni, de cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani n
medie; implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de
lucru al departamentelor companiei. la nceput poate ncetini
considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii erau obinuii
cu vechile programe iar noul sistem informatic integrat introduce
nu numai noi programe, dar i schimbri n activitatea acestora;
complexitate - un sistem ERP ncorporeaz foarte multe module. Se
pare c sunt puine la numr companiile care exploateaz toate
funciunile soluiei ERP adoptate; mai degrab, principiul 80/20 se
aplic i n domeniul sistemelor ERP, adic 80% dintre organizaiile
care adopt o soluie ERP folosesc doar 20% dintre funciunile
acesteia, i nu mai 20% dintre firme le ca re adopt aceeai soluie
exploateaz 80% dintre funciuni. Pentru a reduce acest dezavantaj,
se recomand organizaiei s implemente zedoar acele module a le
soluiei ERP ca re i sunt cu adevrat necesare.
dependena de furnizorul soluiei - relaia dintre furnizor i
clientul care adopt soluia trebuie s rmn extrem de strns i dup
finalizarea implementrii, datorit serviciilor de mentenan, asisten
tehnic, upgrade la versiuni mai noi, etc.
Avnd n vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce
foarte multe implementri ale sistemelor ERP nu i-au atins scopul
pentru c nu este att de important sistemul informatic, ct
schimbrile n modul de lucru al companiei.
Motivaia implementrii de sisteme ERP
Principalele motive pentru care companiile trebuie s instaleze i
s implementeze un sistem ERP sunt:
Integrarea informaiilor financiare. Atunci cnd managerul unei
companii ncearc s descopere performana de ansamblu a ntregii sale
companii, el poate gsi mai multe versiuni ale strii adevrate a
firmei.
Integrarea informaiilor despre comenzile de la clieni. Sistemul
ERP este locul unde sunt procesate comenzile de la clieni din
momentul n care acestea sunt primite de ctre serviciul de relaii cu
clientii pn n momentul n care produsele sunt livrate i este emis
factura pentru comanda respectiv. Pstrnd aceste informaii ntr-un
singur sistem, poate fi mai uor de urmrit traseul unei comenzi,
stadiul n care ea se afl n orice moment, i de asemenea, pot fi
coordonate mai uor toate departamentele firmei, indiferent de
locaia unde se afl.
Standardizarea i creterea vitezei de producie. Sistemele ERP
ofer premizele pentru a standardiza diferitele etape ale procesului
de producie, standardizare ce reduce costurile, mrete viteza i
productivitatea sectorului respectiv.
Reduce timpul pierdut prin inventariere. Cunoscndu-se n orice
moment situaia stocurilor, pot fi fcute planuri mult mai precise de
livrare a produselor la clieni i coordonarea mult mai bun a
distribuiei acestora.
Standardizeaz informaiile pentru resursele umane. Un sistem ERP
aduce beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat
de urmrire a activitii angajailor i de comunicare ntre
acetia.Durata implementrea unui ERP
n general, durata de implementare a unui ERP se situeaz ntre 2-4
luni, dar poate varia n funcie de mrimea companiei i de gradul n
care managementul companiei i utilizatorii aplicaiei se implic n
reuita proiectului.
Totodat, durata implementrii este strns legat de modul n care au
fost formulate cerinele iniiale ale proiectului (ct de corect au
fost formulate), precum i de modul n care acestea sunt
implementate. Pentru a minimiza timpul i efortul de implementare, n
proiect trebuie s se implice factorii decizionali din managementul
companiei, din toate segmentele de activitate ale acesteia (vnzri,
achiziii, contabilitate, producie, resurse umane, IT, etc).
Costul unui sistem ERP
Achizitia si implementarea unei solutii ERP reprezinta o
investitie pe termen lung, asa ca solutia aleasa de dvs. va avea un
impact major asupra viitorului companiei dvs. Costurile
implementrii unui sistem integrat de tip ERP au mai multe
componente ce pot varia n funcie de tipul e ERP ales i de platforma
pe care acesta este construit. n principal, aceste costuri se refer
la:
aplicaia propriu-zis; echipamentele hardware ce trebuiesc
achiziionate;
numrul de divizii ale companiei care vor fi servite; numrul de
module care vor fi instalate;
munca necesar pentru integrarea sistemelor deja existente;
dorina de schimbare a companiei; training-ul personalului
implicat n utilizarea aplicaiei;
ct de complex se dorete a fi proiectul.
Exist o regul nescris pe care foarte muli specialisti au
folosit-o pentru a estima costul total al implementrii unui ERP i
anume nmulirea cu cifra 6 a costului licenei. Acum civa ani,
renumita firma de cercetare MetaGroup Inc. a realizat un studiu de
pia pe un eantion format din 63 de companii de toate felurile i din
mai multe industrii, de la companii mici pn la companii uriae,
pentru a descoperi care a fost costul total (TCO - total cost of
ownership) al implementrii sistemului ERP, aici incluznd costul cu
echipamentele hardware, licenele software, serviciile profesionale
i costurile interne ale firmei. Costul mediu rezultat pentru cele
63 de companii participante la studiu a fost de 15 milioane USD,
cel mai mare cost fiind 300 milioane USD, iar cel mai mic cost
total fiind de 400.000 USD. Dei este dificil de obinut concluzii
din urmrirea unui studiu realizat pe companii att de diferite,
totui este foarte limpede c un sistem ERP nu este deloc ieftin, ba
chiar dimpotriv, preul este destul de mare.Afar de acestea, la
implementarea ERP mai exist i nite costuri ascunse, care sunt
destul de dificil de comensurat i de previzionat. Cercettorii i cei
ce implementeaz softuri ERP consider c urmtorii factori sunt cel
mai adesea rspunztori de subevaluarea bugetului:
Pregtirea profesional a angajailor. De obicei acesta este cel
mai important factor care este subestimat la crearea bugetului
pentru implementarea ERP. Cheltuielile cu pregtirea sunt foarte
mari deoarece aproape ntotdeauna angajaii trebuie s nvee noi
proceduri si noi procese, nu doar s se familiarizeze cu o nou
interfa. Mai mult dect att, companiile ce ofer training nu pot
ajuta foarte mult, deoarece ele sunt specializate n oferirea de
suport pentru modul cum funcioneaz programul software efectiv, nu
pentru modul cum se desfsoar afacerea n fiecare companie. De obicei
costul real cu pregtirea depete de dou-trei ori costul bugetat.
Integrarea i testarea. Crearea i testarea legturilor dintre
pachetul ERP i alte componente software pe care le are implementate
compania reprezint de asemenea unul dintre cele mai subestimate
costuri. Crearea legturilor este un proces destul de anevoios, mai
ales atunci cnd componentele soft existente sunt mai vechi i firma
productoare nu mai ofer suport pentru ele sau nu mai exist pe
pia.
Personalizarea. n afar de crearea legturilor ctre componentele
existente ale companiei, mult mai costisitoare i ceva ce trebuie
evitat pe ct posibil este personalizarea nucleului pachetului ERP.
Aceasta trebuie ns efectuat atunci cnd ERP nu acoper unul din
procesele companiei, i trebuie adaptat s realizeze i acest aspect.
Totui se recomand evitarea pe ct posibil a acestui lucru, deoarece
pe lng faptul c este foarte costisitoare, personalizarea nucleului
pachetului ERP face mult mai dificil actualizarea atunci cnd este
disponibil o nou versiune a acestuia.
Conversia datelor. Chiar dac este un adevr admis de puine
companii, totui foarte multe din datele stocate n sistemele vechi
nu sunt de prea mare actualitate i relevan. Transformarea lor i
mutarea n sistemul client-server cerut de ERP cost bani i pune
destul de multe probleme practice.
Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie
combinate cu date prelevate din exteriorul companiei pentru
realizarea de diverse rapoarte. Este necesar astfel ca la costul
pachetului ERP s fie adugat i costul unor instrumente de Data
Warehouse, mpreun cu costul unor specialisti n forarea datelor.
Remprosptarea zilnic a datelor dintr-un mare depozit de date de la
nivelul ntreprinderii poate fi destul de greoaie, deoarece
sistemele ERP nu sunt optimizate pentru a indica ce date au fost
modificate de la o zi la alta.
Plata consultanilor. Implementarea ERP necesit apelarea la
servicii de consultan i training al angajailor ce tind s creasc fr
limite. Pentru a preveni aceasta, la semnarea contractului cu firma
ce asigur consultana trebuie stabilite i date cantitative,
reflectat n necesitatea ca un anumit numr dintre angajaii companiei
s fie capabili s promoveze anumite teste la ncheierea perioadei de
pregtire.
nlocuirea angajailor de top. Piaa sistemelor ERP este o pia
foarte concurenial, astfel c pe msur ce implementarea sistemului
ERP din companie este finalizat si n interiorul companiei se
formeaz specialiti ERP. Astfel este foarte posibil ca firme
concurente s-i atrag acordndu-le salarii i bonusuri mai mari dect
este pregtit compania mam s le ofere. n cazul n care nu va putea fi
mpiedicat plecarea acestora la firme concurente, atunci vor fi
pltite sume duble sau triple acelorai oameni ce se ntorc sub form
de consultani sau a altora pe poziii similare.
Activitatea echipelor de implementare nu se termin niciodat. Dei
majoritatea companiilor tind s trateze implementarea sistemului ERP
la fel ca pe un oricare alt proiect, acest lucru nu este valabil.
Nu este posibil ca dup ce pachetele software sunt instalate,
fiecare angajat s se rentoarc la treaba pe care o realiza nainte.
Din cauz c cei care au muncit la implementare cunosc fiecare
detaliu al procesului de vnzare mai bine chiar dect cei de la
departamentul vnzri si cunosc mai bine procesul de producie dect
cei de la departamentul operaional, aceste persoane sunt foarte
valoroase. Companiile nu-si pot permite s trimit aceste persoane
napoi la activitatea pe care o fceau nainte pentru c sunt foarte
multe lucruri de fcut dup implementarea ERP. Scrierea de rapoarte
pentru a scoate informaii din sistemul ERP va ine echipa ocupat
pentru cel puin nc un an. Din pcate foarte puine companii includ n
buget cheltuieli pentru munca de dup implementarea efectiv a
sistemului, astfel c de multe ori se ajunge la suplimentri de
fonduri i de personal, imediat dup ce sistemul a intrat n
exploatare, cu mult nainte ca beneficiile ERP s poat fi
adunate.
Asteptarea imediat a beneficiilor. Una dintre cele mai rspndite
greeli ale companiilor este ateptarea faptului ca imediat dup
implementarea ERP s fie vizibile i beneficiile. De fapt, un recent
sondaj efectuat de Deloitte a scos n eviden faptul c mai mult de un
sfert din firmele chestionate au suferit scderi de performan
imediat dup implementarea ERP, din cauza nenumratelor schimbri pe
care le presupune acesta. Beneficiile se fac simite abia dup
folosirea pentru o anumit perioad de timp i efectuarea de schimbri
n procesul de producie.Probleme ntmpinate n lipsa utilizrii unui
sistem ERP
Lipsa unui sistem automatizat, cu o baz de date centralizat,
care s permit accesul ctre date i update-ul acestora n timp real
poate aduce mari dezavantaje i pierderi pe plan financiar unei
companii. n ceea ce privete departamentul de marketing i vnzri,
lipsa unui sistem ERP poate duce la probleme cum ar fi: preuri
incorecte asociate unor anumite produse ori servicii, numeroase
telefoane ctre client pentru aflarea diferitelor informaii,
ntrzieri n procesarea comenzilor, greirea datelor de furnizare a
comenzilor sau chiar omiterea onorrii unor comenzi. Toate aceste
probleme sunt datorate lipsei unui sistem care s aib central o baz
de date, la care s aib acces toate departamentele (cum ar fi
departamentul de vnzri, departamentul de control al inventarului,
departamentul de achiziie, etc.), putnd vizualiza sau modifica dup
caz informaiile n timp real.Alte probleme probleme sunt cauzate de
greeli ale agenilor de vnzare, cum ar fi greeli n calculul
reducerii pentru un anumit client, erori ce pot fi de asemenea
eliminate prin utilizarea unui sistem ERP. Telefoanele sau vizitele
agentului de vnzri pot fi aadar nlocuite de integrarea n modulul de
marketing i vnzri a unor funcionaliti de comer online. Astfel,
clientul poate vizualiza produsele disponibile, precum i ofertele
de pre asociate acestora, oferte calculate automat n funcie de
cantitatea comandat ori de alte date obinute din bazele de date
relaionate utilizate de sistemul ERP. Comanda poate fi fcut astfel
de ctre client, online, aceasta ajungnd apoi la persoanele
responsabile pentru vezificarea comenzii, care va fi apoi trimis
mai apoi ctre depozit, urmnd ca marfa s fie livrat, factura emis
ctre client i cantitatea de marfa disponibil pe stoc actualizat
automat.O problem des ntlnit i foarte neplcut care apare n lipsa
utilizrii sistemelor de tip ERP este acceea a incapacitii de a
onora o comand la timp. n momentul n care clientul comand anumite
produse, n lipsa unei baze de date centralizate, nu se poate
garanta c toate acele produse exist pe stoc i sunt disponibile
pentru a fi livrate la timp clientului. Chiar dac persoana
responsabil de vnzri ia legatura cu o persoan de la depozitul de
produse pentru a afla dac un produs este disponibil, exist mari
anse s se strecoare anumite erori care pot avea ca i consecin
imposibilitatea livrrii unei comenzi la timp. Spre exemplu, un
produs cerut se afla n depozit, dar acela a mai fost comandat
odata, ns persoana de la depozit fie nu cunoate acest amnunt fie
l-a scpat din vedere; astfel, agentului de vnzri i se va confirma
disponibilitatea produsului, care la rndul su va confirma comanda
clientului. n continuare, vor aprea probleme n momentul onorrii
comenzii, cnd se va constata c produsul nu se mai afl de fapt pe
stoc n cantitatea cerut. Acest lucru va avea cu siguran consecine
nefavorabile, clientul fiind bineneles nemulumit de faptul c nu i
este onorat la timp comanda. Aceast problem poate fi uor eliminat n
cazul utilizrii unui sistem ERP, n urma verificrii i acceptrii unei
comenzi, produsele comandate fiind automat eliminate din stocul
disponibil, eliminnd astfel crearea oricrei confuzii referitoare la
disponibilitatea i cantitatea de produse aflate pe stoc.Totodat
trebuie inut cont i de faptul c anumite produse, dac sunt aduse n
numr prea mare fa de gradul de cerere al acestora pot ajunge s
expire, aducnd pierderi departamentului de vnzri. Utiliznd ns un
sistem de planificare a resurselor, se poate observa tendina de
cerere/vnzare a produselor n timp, deinerea unor astfel de
informaii fcnd posibil determinarea cantitilor optime care ar
trebui s existe pe stoc pentru fiecare produs. Totodat se pot lua
msuri pentru a ncuraja vnzarea produselor care nu sunt att de
cerute, ori al cror termen de valabilitate se apropie de data
curent, prin introducerea unor oferte, a unor reduceri de pre
pentru achiziionarea acelor produse.PAGE Planificarea resurselor
firmei Logistic industrial
15Introducere
_1488788320.doc