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REVISION DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD
El fin primordial de la revisin de los procedimientos de
contabilidad y de control interno
es averiguar cules son los procedimientos empleados y la
eficacia del sistema de control
interno existente, como una base para determinar el alcance de
nuestro examen. Los
trminos en que formulamos nuestro dictamen hacen necesaria esta
revisin. La revisin
no termina con las investigaciones relacionadas sobre cmo
funcionen los procedimientos
de contabilidad y el sistema de control interno; continua a
travs del examen con las
investigaciones adicionales, las comprobaciones de los registros
de contabilidad y la
observacin de las operaciones Importantes necesarias para juzgar
la eficacia de las
medidas de control interno: averiguar si, en realidad, funcionan
como se manifiesta.
Otro objeto de esta revisin es el de tomar nota y llamar la
atencin a cualquier
modificacin prctica a los procedimientos de contabilidad y
control interno que puedan o
deban hacerse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema
existente. Estos aspectos
debern ser cubiertos en memorndum de blue back, para entregarse
el cliente en cada
trabajo de auditoria.
La esencia de un sistema eficaz de control Interno es la
separacin de funciones, de
modo que las personas responsables de la custodia del activo y
de conducir las
operaciones no tomen parte en el mantenimiento de los registros
que establecen en
control contable sobre el activo y las operaciones, ni tengan
acceso a ellos. Las funciones
de los diferentes empleados deben estar divididas de modo a
reducir al mnimo las
posibilidades de colusin, la perpetracin de irregularidades y la
falsificacin de las
cuentas. El objetivo es proporcionar la mxima proteccin posible
en las circunstancias
tomando en consideracin los riesgos que intervienen y el costo
del sistema.
El estudio inicial debe abarcar los procedimientos de
contabilidad y control interno
relacionados con las principales actividades de la compaa. En
general, los
procedimientos de contabilidad y las medidas de control interno
deben revisarse cada ao
como una base para fijar la amplitud de nuestro trabajo. Cuando
no es posible abarcar
todas las actividades cada ao, la revisin debe hacerse sobre una
base de rotacin de
modo que todas las fases del sistema sean abarcadas en un numero
razonable de aos.
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El procedimiento para nuestra revisin y la amplitud del mismo
deber fijarse, por
supuesto, en cada caso, teniendo en cuenta las
circunstancias.
Nuestros papeles de trabajo en relacin con esta revisin se
compondrn de ordinario de
un memorndum separado sobre cada materia como caja, inventarios,
nminas, etc.-
exponiendo los procedimientos y el sistema de control interno.
En algunos casos quizs
sea conveniente suplementar esos memoranda con algunos diagramas
y con copias de
las formas usadas Los memoranda deben presentar un cuadro claro
y conciso de]
sistema existente y deben indicar nuestra conclusin en lo que
respecta a la eficacia del
control interno sobre las transacciones y la contabilizacin de
las mismas. Al final de cada
memorndum debe ponerse una lista de las deficiencias observadas
durante la revisin y
los cambios o las mejoras sugeridos para corregirlos. Los
memoranda deben indicar como
se notificaron a la compaa esas deficiencias y los pasos que va
a tomar para corregir la
situacin.
Adems de las listas de preguntas sobre control interno a que se
hace mencin en los
siguientes prrafos, se incluye una forma que es utilizada para
resumir la revisin de los
procedimientos de contabilidad y de control interno la cual debe
ser completamente
llenada en cada auditora y colocada dentro del legajo de papeles
de trabajo. Es
necesario comprender que el objeto que se persigue al utilizar
esta forma es tener un
resumen, dentro de los papeles de trabajo de cada auditora, del
estado actual que
guardan nuestras revisiones continuas de los procedimientos
contabilidad y control
interno. Esta forma no es, y por lo tanto no debe de ser as
considerada como un sustituto
al trabajo de hacer las revisiones del control interno y
preparar los memoranda
correspondientes.
Para lograr uniformidad en los papeles de trabajo se sugiere
que, de ser prctico, los
memoranda referentes a las revisiones de control interno se
preparen en papel de 14
columnas y se describan los detalles de los memoranda en la
mitad del lado izquierdo
(mecanografiado si es posible) y dejando la parte de la derecha
para anotar cualquier
cambio o en su defecto en hojas suplementarias. Las anotaciones
que se refieran a
cambios deben indicar la fecha en que se anotan y deben evitarse
los cambios por medio
de entrerrenglonamientos en los memoranda originales. Si los
cambios son de
importancia probablemente sea necesario escribir nuevos
memoranda. Los memoranda
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referente al sistema de control interno deben estar firmados por
la persona que hizo la
revisin, deben indicar la fecha en que esta se hizo, archivndose
despus en el
expediente continuo de auditoria en una seccin especial.
Para facilitar estas revisiones se proporcionan las listas
siguientes de puntos a
comprobar, divididas en las siguientes secciones:
Central.
Caja
Embarque, facturacin y cuentas por cobrar.
Inventarios
Documentos por cobrar e inversiones en valores.
Planta y equipo.
Compras, recepcin de mercancas y cuentas por pagar.
Documentos por pagar, deuda a largo plazo y capital social.
Nminas.
Estas listas estn redactadas, en gran parte, en forma de
preguntas; sin embargo, slo
debern utilizarse como guas para decidir cules son los puntos
importantes que deben
tenerse en cuenta al hacer la revisin. Estas listas no son
completas; habr que tener en
cuenta en cada caso otros puntos aplicables nicamente a la
situacin de que se trate.
Los resultados de las revisiones debern registrarse en memoranda
minuciosamente
preparadas y no como respuestas a las preguntas incluidas en'
stas listas.
Estas listas de preguntas se han preparado con la idea de cubrir
los puntos principales
que deben tenerse en cuenta en la revisin de un negocio
comercial o industrial trmino
medio; para negocios chicos podrn desecharse algunas preguntas y
para negocios
grandes y especializados corno los servicios pblicos,
instituciones de crdito, etc.,
probablemente es necesario preparar una lista adicional para
cubrir los aspectos
especiales. En los casos en que alguna compaa tenga varias
sucursales o subsidiarias,
probablemente convenga preparar una forma de cuestionario igual
o similar para cada
una de las entidades en forma tal que las contestaciones puedan
compararse y explicarse
las diferencias de procedimientos de una entidad a otra.
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GENERAL.
1. Tenemos una grfica de la organizacin actual?
2. Las funciones de tesorera y de contabilidad estn bien
separadas y definidas?
3. De quin depende directamente el jefe de contabilidad?
4. Tiene la compaa un auditor interno? De quin depende? Describa
brevemente el
alcance del trabajo del auditor interno.
5. Se usa catlogo de cuentas?
6. Hay algn manual o instructivo de contabilidad en uso
actualmente?
7. Se preparan y entregan a la direccin del negocio
mensualmente, estados de
contabilidad y anlisis de las cuentas con comentarios?
8. Se discuten los estados mensuales con los directores de]
negocio, con el consejo de
administracin, con el presidente, con el tesorero, con los jefes
de departamento, etc.,
sobre todo cuando muestran una variacin de importancia con
respecto a los standard, a
los presupuestos o a las cifras de] perodo anterior?
9. Se tiene control presupuesta] de los costos y gastos?
10. Ha definido el consejo de administracin la poltica general
con respecto a seguros y
el monto de los mismos? Se revisan peridicamente por algn
funcionario responsable,
el monto y la cobertura de los seguros?
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11. Respecto a las plizas de diario:
(a) Tienen explicaciones claras y se conservan junto a ellas los
comprobantes que
les dieron lugar?
(b) Estn aprobadas por un funcionario responsable?
12. Qu control ejerce la contabilidad sobre las operaciones de
las sucursales?
Se hacen auditorias internas de las sucursales?
13. Se sigue la poltica de obligar a todos los empleados a tomar
sus vacaciones
anuales y sus trabajos son asignados a otras personas o a otros
empleados en su
ausencia?
14. Algn funcionario o empleado de responsabilidad mantiene un
calendario o en
alguna otra forma control de las fechas en que deben presentarse
declaraciones de
impuestos o informes especiales al gobierno y a las fechas de
prescripcin de las
reclamaciones y en general un control de las fechas determinadas
en que debe hacerse
alguna gestin oficial?
15. Alguno de los accionistas principales o funcionarios estn
relacionados con otras
empresas con las cuales la compaa tiene negocios?
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CAJA
GENERAL :
1. Ha autorizado el Consejo de Administracin todas las cuentas
bancarias?
2. Cuntas cuentas bancarias se tienen abiertas y cul es el
objeto de cada una de
ellas?
3. Si hay alguna cuenta de banco que no tiene movimiento, para
qu se tiene abierta?
4. Est centralizada la responsabilidad por los cobros y los
depsitos de efectivo en el
menor nmero posible de personas?
5. Estn los trabajos dentro del departamento de caja separado de
modo que
proporcionen el control interno mximo posible dentro del mismo
departamento?
6. Estn todos los empleados que participan en los cobros, los
pagos y que manipulan
efectivo y valores:
(a) Adecuadamente afianzados?
(b) Obligados a tomar vacaciones anuales?
7. Estn los empleados de otros departamentos (corno embarques,
facturacin, crditos
y cobros, compras, recepcin, etc.) que pudieran estar en
situacin de participar en
irregularidades que impliquen efectivo u otras formas de activo,
adecuadamente
afianzados?
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8. Desempean los empleados del departamento de caja algunos de
los deberes
siguientes:
(a) Preparan facturas de venta o llevan registros de venta?
(b) Manejan o tienen acceso a los libros de cuentas por cobrar;
ayudan a
comprobar contra el mayor y analizar las cuentas por cobrar por
su antigedad, o
participan en la preparacin y envo por correo de los estados de
cuenta de los
clientes?
(c) Autorizan las concesiones o ampliaciones de crdito o
aprueban los
descuentos, las devoluciones o las rebajas a los clientes?
(d) Gestionan el cobro de las partidas por cobrar o aprueban la
cancelacin de las
partidas incobrables?
(e) Obtienen estados de cuenta de los bancos depositarios,
tienen acceso a esos
estados o concilian las cuentas de los bancos?
(f) Tienen bajo su custodia valores o documentos por cobrar y la
garanta colateral
sobre los mismos?
(g) Manejan el libro mayor o el registro de pliza?
(h) Preparan o aprueban los comprobantes de pagos?
(i) Preparan, firman o envan por correo los cheques de
pagos?
(j) Firman documentos y aceptaciones por pagar?
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(k) Preparan nminas, firman cheques de nmina, o distribuyen
cheques o sobres
de nmina?
(l) Tienen bajo su custodia los salarios no reclamados?
(m) Manejan los registros de los pagos de los clientes o los
empleados?
(n) Tienen bajo su custodia algn inventario, o llevan registros
de inventarios?
(o) Manejan una caja chica o algunos otros fondos especiales, o
tienen acceso a
los mismos?
INGRESOS DE CAJA:
1. Cules son las principales fuentes de ingresos?
2. Dnde y cmo se reciben los ingresos?
3. Incluyen las entradas de caja cantidades relativamente
grandes de dinero en lugar de
cheques o giros?
4. Qu clase de registro se lleva para las entradas de caja y
quin lo lleva?
5. Tienen acceso al efectivo recibido otros empleados adems de
los del departamento
de caja?
6. Recibe el cajero directamente de los clientes los ingresos
por cobros efectuados en el
mostrador?
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7. Si se emplean para comprobar los ingresos de caja, cajas
registradoras, notas de venta
de mostrador, recibidos de cobradores, etc., hace la comprobacin
de los mismos un
empleado independiente del cajero?
8. Abre la correspondencia alguna otra persona distinta del
cajero o de los empleados
que llevan los libros de cuentas por cobrar?
9. Prepara la persona que abre la correspondencia un registro
del dinero y los cheques
recibidos, y utiliza este registro alguna otra persona
independiente del cajero para verificar
el importe registrado y depositado?
10. Se depositan diariamente los ingresos de caja intactos y sin
ningn retraso?
11. Retiene el cajero el control de los ingresos de caja hasta
que se depositan en los
bancos?
12. Alguna persona independiente del cajero y que no tenga
acceso a los registros de
caja y cuentas por cobrar, efecta peridicamente un examen por
sorpresa de las partidas
que figuran en el depsito, confrontndolas con el registro de
ingresos de caja y las fichas
de depsito, despus que se ha preparado ste, controlndolo hasta
su entrega al banco?
13. Recibe un empleado independiente del cajero directamente de]
banco un duplicado
de la boleta de depsito, sellada por el banco? Se comparan esas
boletas de depsito
selladas, por partidas, con los registros de ingresos de
caja?
14. Se entregan directamente a un empleado independiente del
cajero las partidas de
depsito o cobro devueltas por el banco (debido a la
insuficiencia de fondos, etc.)?
15. Paga el cajero cheques con el efectivo recibido?
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16. Se han dado instrucciones escritas a los bancos para que no
hagan efectivo ningn
cheque a nombre de la compaa?
17. Se pasan los ingresos de caja a los libros de cuentas por
cobrar tomando los datos
directamente de los avisos de cobro, en vez de las fichas de
depsito?
18. Si los nombres de los clientes no pueden averiguarse
fcilmente por ilegibilidad de
las firmas de las remesas recibidas (o existen otras condiciones
que hacen no sea
aceptable la remesa recibida):
(a) Hace el cajero el depsito de la remesa sin ningn
retraso?
(b) En caso negativo, entrega el cajero esas remesas a un
empleado responsable
que no tenga acceso a los libros de caja o de cuentas por
cobrar?
(c) Se controlan esas remesas no depositadas registrndolas en
una cuenta
provisional como "remesas no depositadas", etc.?
(d) 0, est en vigor algn otro procedimiento que proporcione un
control adecuado
de esas partidas?
19. Cuando las sucursales efectan cobranzas, se depositan esas
cobranzas localmente
en una cuenta bancaria contra la que slo puede girar la oficina
central?
20. Hay establecido un control contable independiente fuera del
departamento del cajero
sobre los ingresos de caja diversas, como alquileres, intereses,
dividendos, ventas al
contado, ventas de mercancas a empleados, ventas de
desperdicios, etc.?
21. Se depositan los anticipos y depsitos recibidos de clientes
lo ms pronto posible y
se contabilizan en forma adecuada?
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22. Se hacen auditoras por sorpresa (de los informes de cobro,
boletas de venta,
efectivo recibido por correo y otras fuentes originales de
informacin) con el fin de verificar
si todo el efectivo recibido se ha registrado y contabilizado
correctamente?
PAGOS :
1. Qu clase de registro de pagos se lleva y quin lo lleva?
2. Se hacen por medio de cheques todos los pagos, salvo los de
caja chica?
3. Se numeran previamente los cheques y se usa papel especial?
(En Mxico los
cheques normalmente los proporcionan los bancos previamente
numerados y en papel
especial.)
4. Se emplea una Mquina protectora de cheques?
5. Se mutilan o cancelan los cheques anulados para impedir que
vuelvan a usarse y se
adhieren al talonario respectivo?
6. En lo que respecta a los talonarios de cheques en blanco:
(a) Se tienen en un lugar seguro?
(b) Son accesibles solamente a las personas autorizadas para
preparar cheques y
giros?
7. Se prepara una copia de] cheque o se hace un registro del
cheque simultneamente a
su preparacin?
8. Se hacen los pagos solamente basndose en comprobantes
aprobados con la
documentacin original de soporte adjunta?
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9. Revisan los documentos en que se basan los comprobantes y las
aprobaciones de los
mismos las personas autorizadas para firmar los cheques en el
momento de firmarlos?
10. Se hace la anotacin del pago en los documentos
correspondientes para impedir el
pago duplicado? En caso afirmativo, Cmo, cundo y quin hace la
anotacin?
11 - Quines son las personas autorizadas para firmar los
cheques? (Hgase una lista
de los nombres y de los puestos que ocupan.)
12. Necesitan dos firmas todos los cheques que representen
desembolsos de fondos en
general? En caso negativo, Por qu se considera esto
innecesario?
13. Existen limitaciones a los importes de los cheques firmados
por una sola persona?
14. Designa el consejo de administracin las personas que podrn
firmar cheques?
15. Qu procedimientos se han adoptado para asegurarse que los
nombres de los -
funcionarios autorizados para firmar cheques que dejan de
trabajar en el negocio o son
cambiados para desempear otras funciones dentro de la expresa
incompatibles con la
firma de cheques, no continan en los registros del banco como
personas autorizadas
para firmar cheques?
16. Existe suficiente independencia entre las personas
autorizadas para proporcionar
una proteccin adecuada?
17. Si se emplea algn aparato mecnico para firmar los cheques,
est la matriz de la
firma bajo un control adecuado?
18. Firma alguna de las personas autorizadas, o ambas, alguna
vez cheques en blanco?
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19. Alguna persona autorizada para firmar cheques tiene alguno
de los deberes
siguientes:
(a) Abre la correspondencia o hace una lista de los ingresos de
caja recibidos por
correo?
(b) Acta como cajero o tiene acceso a los ingresos de caja?
(c) Prepara la conciliacin de las cuentas de los bancos?
(d) Prepara o revisa los comprobantes?
(e) Tiene bajo su custodia la caja chica u otros fondos
especiales?
20. Quin tiene acceso a los cheques despus de firmados y quin
los deposita en el
correo o entrega a los proveedores?
21. Se expiden alguna vez cheques pagaderos a:
(a) Funcionarios o empleados (que no sean por remuneracin,
gastos de viaje,
reposicin de fondos de la caja chica, etc.) en el entendimiento
de que el dinero se
emplear para fines de la compaa?
(b) Caja, el portador o a un beneficiario semejante que hace el
cheque pagadero al
portador?
(c) Algn otro beneficiario cuando s quiere ocultar el nombre del
verdadero
beneficiario?
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CAJA CHICA:
1. Se hacen los pagos menores por medio de fondo fijo
reembolsable contra entrega de
comprobantes?
2. Se mezclan los ingresos de caja con el fondo de caja
chica?
3. Recae en una sola persona la responsabilidad por cada
fondo?
4. Estn los pagos de caja chica soportados por documentos
debidamente aprobados?
5. Se comprueban en el momento del reembolso los documentos que
sirven de apoyo a
los pagos de la caja chica?
6. Cuando se reponen los fondos de la caja chica, se cancelan
con el sello de -
"PAGADO" (y la fecha) los comprobantes para evitar el pago
duplicado?
7. Se expiden los cheques para reponer el fondo de caja chica a
la orden de la persona
que tiene a su cargo la custodia de la misma?
8. Si el fondo de caja chica est representado en parte por una
cuenta bancaria:
(a) Se ha notificado al banco que no debe aceptar para su
depsito en la cuenta
ningn cheque pagadero a la compaa?
(b) Se depositan alguna vez en ese cuenta ingresos por
cobros?
9. Existe algn limite al importe de cualquier cheque expedido
sobre la cuenta bancaria
de la caja chica? En caso afirmativo, se indica el hecho
claramente en el anverso de]
cheque?
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10. Se concilia la cuenta bancaria de la caja chica por un
empleado independiente del
encargado de su custodia?
11 . Se pagan cheques de particulares con dinero del fondo? En
caso afirmativo, Se
necesita autorizacin? A nombre de quin se hacen pagaderos? Cmo
se obtiene su
reembolso?
12. Se hacen anticipos de salarlos y sueldos con dinero del
fondo? En caso afirmativo,
se exigen las mismas aprobaciones que si el anticipo se hiciera
por medio de un
cheque?
13. Se revisan los fondos de caja chica mediante recuentos
frecuentes y por sorpresa
por algn auditor interno y otra persona independiente?
CONCILIACION DE CUENTAS BANCARIAS:
1. Se hacen las conciliaciones en el departamento de
contabilidad o en el de auditora
(en lugar de hacerlas en el departamento de tesorera o en el de
caja) por empleados que
no participan en el recibo o desembolso de efectivo y que no
sean personas autorizadas
para firmar cheques?
2. Los estados de las cuentas bancarias son obtenidos por la
persona que hace las
conciliaciones, directamente del banco o de la oficina encargada
de recibir la
correspondencia?
3. Incluye el procedimiento de conciliacin:
(a) La comparacin de los cheques pagados con el libro de caja
para verificar el
nmero y el importe? (1).
(b) Examen de las firmas y endosos, y los cheques endosados
incorrectamente se
devuelven a los bancos para correccin del endoso? (2)
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(c) Revisin de cheques cancelados?
(d) La verificacin de la secuencia numrica de los cheques?
(f) la comprobacin de los detalles que aparecen en los
duplicados de las fichas de
depsito selladas y obtenidas directamente de los bancos,
confrontndolas con los
detalles correspondientes en los registros de ingresos de
caja?.
(g) Se investigan los traspasos entre bancos para ver si se han
realizado sin una
demora excesiva y que la transaccin se ha registrado
correctamente en las
cuentas de los dos bancos?
4. Por lo que respecta a los cheques no presentados al cobro
durante un perodo
excesivamente largo:
(a) Se han investigado esos cheques (por correspondencia con el
beneficiarlo,
etc.)?
(b) Se ha detenido el pago y se ha hecho un asiento reingresando
esas partidas a
caja?
5. Se revisa minuciosamente la conciliacin cada mes por un
funcionario o un empleado
responsable?
(1) En Mxico los bancos no acostumbran devolver los cheques
pagados y debe
sustituirse este procedimiento con la comparacin de los nmeros
de cheques segn
estado de cuenta del banco, con los registros de la compaa.
(2) Procedimiento no aplicable en Mxico debido a que los bancos
no devuelven los
cheques pagados.
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REVISION DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD
EMBARQUE, FACTURACION Y CUENTAS POR COBRAR
EMBARQUE Y FACTURACION:
1. lndquense los procedimientos seguidos desde el momento en que
se recibe el pedido
del cliente, pasando por operaciones de aceptacin, embarque y
facturacin.
2. Se revisan y aprueban los pedidos de los clientes antes de
ser aceptados?
(a) Por el departamento de ventas o el de pedidos, para
comprobar las condiciones
de venta y la disponibilidad de las mercancas?
(b) Por el departamento de crdito, para juzgar el riesgo?
3. Qu documento se entrega al departamento de embarques para
autorizar el envo de
las mercancas? Estn previamente numerados estos documentos y se
lleva control de
los nmeros?
4. Qu registros se llevan en el departamento de embarques?
5. Qu medidas se adoptan para evitar embarques o salidas de
mercancas no
autorizadas o no contabilizadas?
6. Tienen acceso a los almacenes los empleados del departamento
de embarques?
7. Cmo se reciben y se notifican las devoluciones de
mercancas?
8. Cmo se hace la facturacin?
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9. Est el departamento de facturacin completamente separado del
departamento de
cuentas por cobrar y del departamento de embarque?
10. Se emplean facturas previamente numeradas y se lleva un
control de ellas?
11. Confronta el departamento de facturacin todas las facturas
de ventas:
(a) con los registros originales de pedidos para ver si todos
los pedidos se han
despachado?
(b) con los registros del departamento de embarques (documentos
de embarque ,
etc.) para ver si se han facturado todos los embarques?
12. Qu auditoria interna se hace de la exactitud de las facturas
y de los precios
cargados en ellas?
13. Se envan las facturas por correo directamente a los
clientes, por el departamento de
facturacin?
14. Se acumulan en el departamento de facturacin las cifras de
control de ventas para
pasarse al libro mayor?
15. Qu comprobacin se hace de las rebajas por fletes?
REGISTROS DE CUENTAS POR COBRAR:
1. Qu sistema se usa para los registros detallados de cuentas
por cobrar (manuscritos,
archivo de las facturas pendientes, I.B M., mquinas de
contabilidad (ndquese la marca),
etc. )
2. Cuntas clases de cuentas por cobrar hay?
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3. Cuntos libros se llevan? Cmo estn divididos? (por clases,
alfabticamente por
territorios, etc.)?
4. Cules son las condiciones de pago concedidas a los
clientes?
5. Se proporcionan a los clientes estados de cuentas
peridicos?
(a) Con qu frecuencia?
(b) Como se preparan?
(c) Son transcripciones de las partidas pendientes
solamente?
(d) Se emplea la facturacin en serie? En caso negativo, sera
aplicable?
6. Cules son las fuentes utilizadas para los pases a las cuentas
individuales?
7. Tienen los empleados que llevan los libros de cuentas por
cobrar alguno de los
siguientes deberes:
(a) Autorizar la extensin de crdito, o aprobar los descuentos,
las devoluciones o
las rebajas a los clientes?
(b) Gestionar el cobro de las cuentas por cobrar o autorizar la
cancelacin de las
cuentas incobrables?
(e) Manejar o registrar efectivo?
(d) Preparar facturas de venta o llevar registros de venta?
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8. Se hace peridicamente una rotacin de libros o grupos de
cuentas entre los
empleados encargados de los auxiliares de cuentas por
cobrar?
9. Se llevan cuentas de control independientes fuera de la
seccin de cuentas por
cobrar?
10. Se basan esas cuentas de control en cifras de control
(facturas, cobros, notas de
crdito, etc.) obtenidas directamente de las fuentes
originales?
11. Se concilian peridicamente los auxiliares con los controles
independientes?
12. Existe algn programa de auditora interna? En caso
afirmativo, descrbase
13. Las relaciones detalladas y los anlisis de las cuentas por
su antigedad son
revisadas por otros empleados peridicamente?
14. Se confrontan peridicamente los estados de cuenta mensuales
enviados a los
clientes con los libros, se concilian con los controles, y se
envan por correo a los clientes,
por empleados distintos de los que llevan los libros
respectivos?
15. Se hacen peridicamente pruebas selectivas de los saldos de
los clientes por medio
de circulares enviadas por alguna persona que no tenga acceso a
los registros de cuentas
por cobrar o de caja?
16. Revisa los asientos en las cuentas que reflejan anticipos a
los empleados, algn
empleado autorizado independientemente del que lleva dichas
cuentas?
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CREDITOS Y COBROS:
1. En lo que respecta a la concesin de crdito a los
clientes:
(a) Qu aprobaciones son necesarias?
(h) Se establece el importe del crdito que puede concederse a
cada cliente sin la
aprobacin especifica del departamento de crdito?
(c) Se indican esos limites del crdito en los auxiliares de
cuentas por cobrar?
2. Es el departamento de crdito (o el departamento de cobros)
independiente de los
empleados que llevan los auxiliares de cuentas por cobrar, y
verifica el trabajo de stos?
3. Est el departamento de crdito completamente separado de:
(a) El departamento de ventas?
(b) El departamento de caja
4. Se avisa a los clientes cuando llegan a tener saldo acreedor
en su cuenta?
5. Es necesaria la aprobacin del departamento de crdito para
pagar los saldos
acreedores de los clientes?
6. Son las notas de crdito por devoluciones, rebajas, ajustes,
etc.:
(a) Controladas por medio de formas previamente numeradas?
(b) Autorizadas o aprobadas por empleados responsables que no
tienen acceso a
la caja?
(c) Amparadas en el caso de mercancas devueltas, por boletas de
recepcin
firmadas?
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7. Las rebajas por descuentos que violen las condiciones
regulares de ventas son
autorizadas especficamente por un funcionario?
8. Cul es el procedimiento para gestionar el cobro de las
cuentas por cobrar?
9. Revisa peridicamente un funcionario las cuentas vencidas?
10. Aprueba un funcionario las cancelaciones de cuentas
incobrables y las concesiones
de ajustes por crditos a las cuentas?
11. Se hacen pruebas selectivas de las cuentas incobrables
canceladas por medio de
cartas de conformidad en la fecha de su cancelacin y
peridicamente con posterioridad?
12. Qu control existe sobre las cuentas incobrables despus de
que se han cancelado?
CUENTAS MISCELANEAS POR COBRAR:
1 - Se tienen registros adecuados en la contabilidad para
controlar las cuentas varias por
cobrar tales como:
(a) Reclamaciones por fletes.
(b) Reclamaciones por seguros
(c) Otras reclamaciones
(d) Ventas de desperdicio
(e) Ventas de equipo y maquinaria
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(f) Ingresos por regalas y rentas
(g) Etctera
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REVISION DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD
DOCUMENTOS POR COBRAR
1. Cul es el origen de los documentos?
2. Dnde estn los documentos y el colateral, si existe?
3. La persona que tiene bajo su custodia los documentos y el
colateral es independiente
del cajero y del contador?
4. Se lleva un registro de documentos?
5. Se concilia peridicamente el auxiliar con el control?
6. Estn anotados los pagos parciales en el reverso de los
documentos?
7. Cul es la norma de la compaa en lo que respecta a la
contabilizacin de los
intereses acumulados o cobrados sobre los documentos?
8. Se confirman peridicamente por la compaa con sus
clientes?
9. Se lleva un registro de documentos descontados que muestre el
pasivo contingente
que implican?
10. Estn autorizados por un funcionario responsable los
documentos, las
modificaciones a los mismos y las renovaciones?
11. Son autorizadas por un funcionario responsable las
cancelaciones de saldos por
documentos incobrables y los crditos por descuentos
concedidos?
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12. Qu control se ejerce sobre los documentos incobrables despus
de que han sido
dados de baja?
INVERSIONES EN VALORES
1. Lleva el departamento de contabilidad un registro de cada
valor, incluyendo los
nmeros de los certificados?
2. Estn los valores a nombre de la compaa?
3. Autoriza regularmente el consejo de administracin las
transacciones con valores?
4. Dnde se tienen los valores?
5. Si los tiene la compaa en su poder, los guarda bajo una
proteccin adecuada, con
preferencia en cajas de seguridad?
6. Es necesario que est presente ms de una persona para abrir la
caja de seguridad y
son esas personas independientes del mantenimiento de los
registros?
7. Si los valores estn en custodia, se inspeccionan o se
confirman peridicamente?
8. Cul es la forma en que se contabilizan los intereses y
dividendos?
9. Existen registros apropiados que aseguren adecuada y
rpidamente el cobro de los
dividendos o intereses?
10. Se mantiene un control contable independiente sobre los
valores ajenos
custodiados por cuenta de otros y sobre los ingresos procedentes
de los mismos?
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11. Se requiere autorizacin de un funcionario responsable para
cualquier modificacin a
las estipulaciones de los valores, cancelacin de valores no
productivos, relevo o
aceptacin de fiadores o garantas colaterales, y en general
cualquier traslado fsico de
los valores?
12. Existe un adecuado control contable sobre aquellos valores
que han sido can-
celados o se les ha creado una reserva total? Se hacen esfuerzos
peridicos para lograr
su posible realizacin?
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REVISION DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD
INVENTARIOS
1. Cules son los principales productos de la compaa?
2. Describa de una manera general los procedimientos de
fabricacin
3. Describa de una manera general el sistema de costos empleado
y la base utilizada
para valuar los inventarios.
4. Se han tomado en cuenta todos los elementos directos e
indirectos de los costos para
determinar el sistema y las bases de valuacin de
inventarlos?
5. Si existe la posibilidad de que ocurran prdidas de
inventarios sin que sean reportadas
por mermas en tiendas, daos, etc. , qu reservas se han creado en
los libros para
cubrirlas?
6. Cmo se contabilizan los traspasos o ventas de una planta a
otra o entre compaas
afiliadas?
7. Dnde estn situados los inventarios?
8. Cules son las principales partidas de los inventarios?
9. Qu clasificaciones del inventario se llevan en las
cuentas?
10. Se llevan cuentas apropiadas de control y de subcontrol por
sitios y por clases de
partidas?
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11.- Qu procedimientos se emplean para contar, inspeccionar e
informar sobre las
mercancas recibidas?
12. Qu mtodo se usa para contar los artculos e informar sobre el
movimiento de los
mismos de una operacin a otra durante el proceso de fabricacin y
cundo entran en el
almacn despus de su terminacin?
13. Registros de inventario perpetuo:
(a) Se mantienen registros de esta ndole?
(b) Se muestran los importes y las cantidades y los precios?
(c) En caso afirmativo, se prueban regularmente con los
controles?
(d) Se ajustan a los recuentos fsicos continuos o peridicos?
(e) Si es as, se contabilizan estos ajustes en el mayor?
14. Se almacenan las existencias de una manera ordenada y
sistemtica para facilitar la
manipulacin, el recuento y la localizacin de los artculos?
15. Qu medidas se adoptan para impedir las salidas, las entregas
o los embarques, sin
la presentacin de solicitudes apropiadas o sin ser
registradas?
16. Todas las salidas de almacn estn soportadas por
requisiciones autorizadas
algn documento equivalente?
17. Son firmadas de recibido las requisiciones de
materiales?
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18. Son las siguientes clases de inventarios objeto de un
control en contabilidad?
(a) Consignaciones
(b) Materiales en poder de abastecedores, contratistas,
etc.?
(c) Materiales o mercancas en bodegas?
(d) Mercancas embarcadas por medio de simples notas de
remisin?
19. Estn las mercancas en existencia, que no son propiedad de la
compaa
(mercancas de clientes, mercancas recibidas en consignacin, etc.
), fsicamente
separadas y son objeto de un control en contabilidad?
20. Se comprueban fsicamente peridicamente los inventarlos de
mercancas
depositadas en almacenes pblicos?
21. Inventarios fsicos:
(a) Se hacen recuentos fsicos completos una vez por ao cuando
menos?
(b) Cundo se hacen los recuentos fsicos?
(c) Existen instrucciones escritas adecuadas para los
recuentos?
(d) Se emplean tarjetas previamente numeradas y se tiene un
control sobre las
mismas?
(e) Se hacen dobles comprobaciones o recuentos, por lo menos
cuando las
variaciones con respecto al inventario perpetuo son
importantes?
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(f) Hacen los recuentos empleados distintos de los que son
responsables de la
custodia de las mercancas de que se trate?
(g) Se toman medidas para el corte adecuado en los embarques,
produccin
compras, etc.?
(h) Se investigan minuciosamente los sobrantes y los faltantes
importantes?
22. Proporcionan los procedimientos empleados para anotar,
valuar y calcular los
inventarios detallados (compilados partiendo de recuentos fsicos
de registros perpetuos
comprobados por medio de recuentos peridicos o continuos) una
revisin y una
comprobacin suficientes para asegurar la exactitud?
23. Aprueba algn empleado responsable por escrito los ajustes
hechos en los registros
perpetuos basados en los inventarios fsicos?
24. Qu medida se adopta para la revisin sistemtica y el ajuste
de las mercancas con
existencia excesivas y para las partidas obsoletas o de
movimiento lento?
25. Qu procedimientos se tienen implantados de modo que los
inventarios cancelados
en las cuentas como obsoletos no se:
(a) Vuelvan a descargar de las cuentas si posteriormente se
venden o usan?
(b) Incluyan en los inventarios subsecuentes?
26. Qu procedimientos se siguen con respecto a:
(a) Contabilizacin del desperdicio?
(b) Control fsico del desperdicio?
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(c) Certeza de que las ventas de desperdicio son correctamente
contabilizadas?
27. Cul es la norma de la compaa en lo que respecta a tener
aseguradas sus
existencias? Se ajusta rpidamente la cobertura de] seguro cuando
ocurren cambios
importantes en los inventarlos?
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REVISION DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD
DOCUMENTOS POR PAGAR Y DEUDA A LARGO PLAZO
1. Autoriza el consejo de administracin la peticin de
prstamos?
2. Se mencionan concretamente en las actas, los bancos y otros
acreedores a los cuales
se pueda hacer solicitud de prstamos?
3. Se mencionan concretamente en las actas, los funcionarios con
poderes para
concretar prstamos?
4. Qu restricciones existen en los convenios relacionados con
los prstamos que
tengan importancia desde el punto de vista de la
contabilidad?
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CAPITAL SOCIAL
1. Emplea la compaa agentes independientes para el registro y el
traspaso de las
acciones?
2. En caso negativo:
(a) Descrbase el procedimiento de la compaa para manipular los
traspasos de
acciones.
(b) Se lleva un registro de accionistas para mostrar las
acciones en circulacin? 0
bien, se indica esto solamente en los talones de los
certificados?
(c) Quin est encargado de la custodia de los certificados no
emitidos?
(d) Se cancelan pronta y eficazmente los certificados
devueltos?
3. Emplea la compaa un agente independiente para el pago de
dividendos?
4. En caso negativo, indquese los procedimientos seguidos para
preparar y enviar por
correo los cheques por dividendos y para contabilizar los
cheques por dividendos no
reclamados.
5. Qu restricciones existen de importancia contable en las
estipulaciones relacionadas
con las diferentes clases de acciones?
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REVISION DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD
PLANTA Y EQUIPO
1. Dnde estn ubicados los bienes?
2-Describa brevemente los bienes
3. Se llevan cuentas de control apropiadas por ubicaciones y por
clases de bienes?
4. Cules son las normas que rigen la distincin entre los gastos
que hay que capitalizar
y los que hay que cargar a reparaciones y mantenimiento?
5. Se lleva un control sobre las adiciones al activo fijo a
travs de un sistema regular de
autorizaciones?
6. Si las adiciones al activo fijo no son previamente
autorizadas, los aprueba
posteriormente el consejo de administracin o uno o varios
funcionarios?
7. Se mantiene un sistema de rdenes de trabajo para registrar
todos los cargos
aplicables a cada obra?
8. Se llevan registros detallados de tarjetas o en forma de
libros que muestren las
partidas individuales de terreno, edificios, maquinaria y equipo
distinto de las
herramientas, los moldes, los modelos y otras partidas pequeas
anlogas?
9. Concuerdan los registros detallados con los controles y con
el mayor?
10. Se hacen comprobaciones peridicas de las existencias fsicas
comparando las
partidas que aparecen en los registros detallados con las que
estn en servicio?
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11. Si no se llevan registros detallados de los bienes, Cmo es
posible saber que las
cuentas reflejan los bienes en servicio?
12. Qu medidas se adoptan para informar sobre las partidas
retiradas o abandonadas?
13. Qu control se mantiene sobre las partidas retiradas o
abandonadas para asegurar
que se informe sobre las ventas de las mismas?
14. Qu control se ejerce sobre las herramientas, los moldes, los
modelos y otras
partidas pequeas semejantes?
15. Qu norma se sigue en lo que respecta a los bienes totalmente
depreciados?
(a) Se dan de baja cuando llegan a estar totalmente depreciados?
En caso
afirmativo, a cunto ascienden stos?
(b) Se siguen llevando en las cuentas hasta que se retiran del
servicio?
16. Cul es la poltica de la compaa en lo que respecta a seguros
sobre los bienes?
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REVISION DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD
COMPRAS, RECEPCIONES Y CUENTAS POR PAGAR
COMPRAS DE MATERIALES Y ABASTECIMIENTOS:
1. Dnde y quin hace las compras?
2 - Es la compra una funcin debidamente separada de la
contabilidad ( incluyendo los
registros de inventario perpetuo), la recepcin y los
embarques?
3. Se hacen las compras solamente basndolas en solicitudes
firmadas por personas
autorizadas (como los jefes de departamento)?
4. Se preparan pedidos adecuados para todas las compras?
5. Indican los pedidos las condiciones de pago y los
precios?
6. Los pedidos son numerados previamente y se lleva un control
de ellos?
7. Cuntas copias se preparan del pedido y qu distribucin se les
da?
8. Se hacen compras exclusivamente a vendedores o proveedores
incluidos en las listas
de los mismos aprobadas por el tesorero o algn otro departamento
independiente del de
compras?
9. Revisa peridicamente el departamento de contabilidad, o el
auditor interno, los
precios pagados por las mercancas para ver si esos precios no
son superiores a los
corrientes del mercado?
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10. Si se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras
debido a su clase,
cantidad y otras limitaciones, verifica esas aprobaciones el
departamento de contabilidad
o el auditor interno?
11. Pasan las facturas de los proveedores por el departamento de
compras? (Por lo
general, esto no es conveniente). En caso afirmativo, que uso se
hace de ellas, o qu
funciones se cumplen con respecto a ellas?
RECEPCION :
1. Existe en cada planta o local un punto central para la
recepcin de mercancas?
2. Se exige que todas las mercancas, los materiales y los
suministros que llegan pasen
por este punto central de recepcin?
3. Se suministran al departamento de recepcin copias de todos
los pedidos?
4. En caso afirmativo, Se omiten las cantidades con el fin de
asegurar que se haga un
recuento efectivo de las cantidades recibidas?
5. Se preparan informes de recepcin firmados por todas las
mercancas recibidas?
6. Estn numerados previamente los informes de recepcin y se
queda el departamento
de recepcin con una copia de cada informe o se lleva un registro
permanente?
7. Cuntas copias del informe de recepcin se preparan, y qu
distribucin se les da?
8. Qu medidas se adoptan para inspeccionar o comprobar las
especificaciones y la
calidad de las mercancas recibidas?
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CUENTAS POR PAGAR:
1. Mantiene la compaa:
(a) Un sistema de plizas (con un registro de plizas)?
(b) Un sistema de cuentas por Pagar (con un registro de facturas
y un libro de
cuentas por pagar)?
2. Recibe el departamento de contabilidad directamente, de la
oficina encargada de
recibir el correo, las facturas de los acreedores?
3. Se lleva un control de las facturas inmediatamente despus de
recibirlas?
4. Se retienen las facturas en el departamento de contabilidad,
o se envan a otros
departamentos para su aprobacin?
5. Se revisan las facturas en el departamento de contabilidad,
en lugar de hacerlo en el
departamento de compras o en el de tesorera?
6. Incluye esa revisin:
(a) La comprobacin de las multiplicaciones y las sumas?
(b) la verificacin de la distribucin de los cargos?
(c) la comprobacin de la cantidad, calidad, precios y las
condiciones de pago
mediante la confrontacin con los pedidos, las boletas de
recepcin, los informes
de inspeccin, etc.?
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(d) La comprobacin de las facturas de fletes confrontndolas con
los pedidos, las
facturas de venta, etc.?
(e) La verificacin de las facturas de gastos segn aprobacin de
las personas
designadas ?
7. Se adjuntan a los comprobantes los documentos que les sirven
de base y se archivan
con ellos?
8. Aprueban en debida forma personas autorizadas los
comprobantes para su pago?
9. Se concilian regularmente los comprobantes pendientes de pago
con el control del
mayor?
10. En que orden se archivan los comprobantes?
11. Existe un ndice cruzado de los comprobantes llevado
alfabticamente (registro de
tarjetas, o archivo alfabtico de las bolsas que contienen los
duplicados de los
comprobantes)?
12. Se pone claramente en duplicados de las facturas recibidas
de los proveedores el
sello "DUPLICADO" o se identifican de alguna otra manera para
impedir el pago
duplicado?
13. Se concilian regularmente con el pasivo registrado los
estados de cuenta recibidos
de los acreedores?
14. Maneja el departamento de crdito los saldos deudores?
15. Se aprovechan los descuentos concedidos por los
proveedores?
16. En lo que respecta a los embarques parciales de los
proveedores:
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(a) Se mantiene un control que indique claramente en el pedido
de compra,
informacin sobre el pago de los mismos para evitar el pago
duplicado el
completarse el pedido?
(b) Existen algunos otros procedimientos para evitar pagos
duplicados sobre
recibos parciales?