Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas Octubre de 2016
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas
Octubre de 2016
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas2
Gobierno del Estado de MéxicoSecretaría de FinanzasSubsecretaría de AdministraciónDirección General de InnovaciónLerdo poniente núm. 101, edificio Plaza Toluca,puerta Núm. 300, col. Centro, C.P. 50000, Toluca, Estado de México.Edición de la Dirección General de Innovación
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 3
Contenido
Presentación
Objetivos
Marco jurídico
Políticas
Descripción del Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas
Terminología archivística y administrativa
Anexos
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas4
En la actualidad la información documental constituye un recurso necesario e importante, que se genera a través de la gestión adecuada de cada uno de
los procesos gubernamentales; es parte vital y fundamental de toda estructura administrativa y su posesión y disposición para la toma de decisiones es lo que le provee de un alto nivel de competitividad a las diversas instancias del gobierno.
Por ello, no resulta exagerado señalar que el éxito de una institución gubernamental no sólo depende de la manera en que utiliza los recursos materiales, financieros y humanos con que cuenta, sino también de la forma en que se aprovechan los activos intangibles como la información contenida en los documentos que a diario produce.
Si se toma en consideración que la memoria documental de una institución se genera en el ejercicio de sus funciones, entonces el contar con archivos que documenten todas las actividades de la Administración Pública Estatal de manera organizada y sistematizada, se convierte en una premisa necesaria para lograr la consulta veraz y oportuna de la información, que permitirá encauzar correctamente los esfuerzos administrativos y lograr la debida transparencia gubernamental.
En este sentido, y en consideración a que los archivos conservan información documental insustituible, que conforma el testimonio del diario actuar institucional; y a que son al mismo tiempo la base sobre la que descansan la transparencia y el derecho ciudadano de acceso a la información, la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de México ha emprendido acciones encaminadas a fortalecer el proceso de gestión de los documentos administrativos, particularmente en lo referente a la organización y sistematización de los Archivos de Trámite que existen en cada una de las unidades administrativas que la integran.
La correcta gestión y organización de los Archivos de Trámite implica una clasificación archivística de los documentos y expedientes, de acuerdo a una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual han sido creados o recibidos y que permita su localización expedita, además de que garantice su disponibilidad e integridad. Por ello y en respuesta a las acciones emprendidas en el ámbito del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México, en lo relativo a la modernización de los servicios archivísticos y documentales, la Secretaría de Finanzas, a través del Archivo General del Poder Ejecutivo, instancia responsable de cumplimentar las funciones asignadas al Área Coordinadora de Archivos en los Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México, ha elaborado el presente Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), que establece las bases que rigen las actividades inherentes a la clasificación coherente y homogénea de los documentos generados y recibidos en las unidades administrativas de la propia Secretaría.
El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental de un Archivo, con base en las atribuciones y funciones del órgano productor, en el que se establece un principio de diferenciación y estratificación de los diversos grupos documentales que conforman el acervo de un ente público.
1. Presentación
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 5
De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas Fondo, Subfondo, Sección, Serie, Subserie, Expediente y Unidad Documental.
El Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas tiene tres propósitos claramente establecidos:
a) Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de las unidades administrativas de la Secretaría.
b) Eficientar la organización, control y manejo de los documentos y expedientes producidos y recibidos por las Unidades Administrativas de la Secretaría.
c) Agilizar la localización de los documentos y expedientes y facilitar el acceso a la información en ellos contenida.
Por lo anterior, la clasificación archivística debe efectuarse desde la primera etapa del ciclo vital de los documentos, es decir la de trámite, ya que constituye la fase de tratamiento documental que tiene por objeto el análisis de la información contenida en un Fondo de archivo y su estructura conceptual en un sistema objetivo y estable.
La aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística es uno de los pasos más importantes para la debida organización de los Archivos de Trámite de la Secretaría de Finanzas, el cual junto con los demás instrumentos y procedimientos archivísticos, asegurarán la preservación y accesibilidad de la información que diariamente se produce y recibe en todas y cada una de las unidades administrativas adscritas a esta Dependencia.
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas6
General
Crear y aplicar las bases metodológicas para la implantación de un Sistema de Clasificación Archivística, que permitan la codificación de los documentos y expedientes de las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas, con el propósito de optimizar su organización, satisfacer las necesidades de información de la comunidad usuaria interna y externa y dar cumplimiento a lo establecido en las disposiciones jurídicas y administrativas relacionadas con la Administración de Documentos vigentes en el Estado de México y el Sistema Nacional de Archivos.
Específicos
Implementar la metodología necesaria para la aplicación de un Sistema de Clasificación Archivística propio de la Secretaría de Finanzas.
Aplicar los procedimientos generales para la clasificación y codificación de los expedientes de los Archivos de Trámite de las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas.
Delimitar el nombre de las series documentales, a fin de mejorar la integridad del patrimonio archivístico de la Secretaría de Finanzas.
Facilitar la búsqueda y la consulta documental, que permitan recuperar los documentos de trámite de las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas.
Crear un lenguaje de clasificación funcional, de acuerdo con las atribuciones y funciones de las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas.
2. Objetivos
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 7
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.Diario Oficial de la Federación, 5 de febrero de 1917, reformas y adiciones.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.Periódico Oficial del Gobierno del Estado de México, 10, 14 y 17 de noviembre de 1917, reformas y adiciones.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.Diario Oficial de la Federación, 4 de mayo 2015.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 17 de septiembre de 1981, reformas y adiciones.
Ley para la Coordinación y Control de Organismos Auxiliares del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 24 de agosto de 1983, reformas y adiciones.
Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 24 de marzo de 1986, reformas y adiciones.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y municipios.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 4 de mayo de 2016.
Reglamento de la Ley para la Coordinación y el Control de los Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 8 de octubre de 1984, reformas y adiciones.
Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 5 de julio de 2006, reformas y adiciones.
Reglamento Interno del Instituto de Profesionalización de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 9 de julio de 2014.
Acuerdo del Ejecutivo del Estado por el que se crea el Instituto de Profesionalización de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 25 de junio de 2003, reformas y adiciones.
Acuerdo por el que se Establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 24 de febrero de 2005, reformas y adiciones.
3. Marco jurídico
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Acuerdo por el que se establecen las Políticas, Bases y Lineamientos, en materia de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Tribunales Administrativos del Poder Ejecutivo Estatal.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 9 de diciembre de 2013.
Manual General de Organización de la Secretaría de Finanzas.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 13 de julio de 2015.
Manual General de Organización del Instituto de Profesionalización de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 5 de septiembre de 2014.
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 29 de mayo de 2015.
Lineamientos para la valoración, selección y baja de los documentos, expedientes y series de trámite concluido en los Archivos del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 29 de mayo de 2015.
Lineamientos para la organización y conservación de archivos.Diario Oficial de la Federación, 4 de mayo de 2016.
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Las y los titulares de las unidades administrativas señaladas en los Manuales “General de Organización de la Secretaría de Finanzas” y “General de Organización del Instituto de Profesionalización de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México”, son responsables, por si o a través de la o el Responsable de su Archivo, de organizar y controlar sus Archivos de Trámite conforme a lo establecido en el presente Cuadro General de Clasificación Archivística y en la normatividad vigente en la materia, con el propósito de mantener disponible la información que facilite la gestión administrativa y la rendición de cuentas y se garantice el acceso ciudadano a la misma.
Todos los documentos físicos y electrónicos generados y recibidos por las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas y del Instituto de Profesionalización, deberán clasificarse y codificarse conforme a lo establecido en el presente Cuadro General de Clasificación Archivística, como paso previo a su integración al expediente y a su resguardo en el Archivo de Trámite correspondiente.
Los documentos físicos y electrónicos generados y recibidos por las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas y del Instituto de Profesionalización, deben integrarse y obrar en expedientes constituidos por uno o varios documentos, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados entre sí por un mismo asunto, materia, actividad o trámite.
Los expedientes que en conjunto estén vinculados con el ejercicio de una función o atribución genérica, formarán parte de una serie documental. Los expedientes deberán siempre asociarse a la serie documental o función de la que derive su creación y organizarse de conformidad con lo señalado en el presente Cuadro General de Clasificación Archivística.
El Archivo General del Poder Ejecutivo en su función como Área Coordinadora de Archivos de la Secretaría de Finanzas, otorgará asesoría técnica para la aplicación del presente instrumento archivístico.
El Archivo General del Poder Ejecutivo notificará a las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas, cualquier cambio al Cuadro General de Clasificación Archivística.
Para la conservación o baja de las series y subseries documentales establecidas en el presente Cuadro General de Clasificación Archivística, se considerarán las vigencias y valores documentales establecidos en el “Catálogo de Disposición Documental” y en los “Dictámenes de Valoración Documental”, emitidos por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
El Archivo General del Poder Ejecutivo es responsable de coordinar la instrumentación del presente Cuadro General de Clasificación Archivística y de supervisar su correcta aplicación.
Los expedientes que se aperturen en los Archivos de Trámite de la Secretaría de Finanzas deben incluir una portada o guarda exterior, en la que se registren los datos de identificación de los mismos, considerando el presente Cuadro General de Clasificación Archivística.
4. Políticas
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2.
3.
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Los formatos de “Inventario de Archivo” que se elaboren deberán de considerar en uno de sus apartados la información correspondiente al Fondo, Subfondo, Sección, Serie y Subserie, conforme al presente Cuadro General de Clasificación Archivística.
Los expedientes generados a partir de la fecha de publicación del Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas, deben atender la estructura básica de Fondo, Subfondo, Sección, Serie y Subserie para su clasificación, lo cual es una condición para que puedan recibirse en el Archivo General del Poder Ejecutivo cuando se vaya a realizar su transferencia primaria.
Las y los Responsables de los Archivos de Trámite de cada unidad administrativa de la Secretaría de Finanzas, trabajarán en conjunto con el Archivo General del Poder Ejecutivo para actualizar el presente Cuadro General de Clasificación Archivística.
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 11
El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento base para la organización de los Archivos de Trámite de la Secretaría de Finanzas, su estructura
está basada en las funciones de las unidades administrativas de la Dependencia y sirve para clasificar la documentación producida o recibida, facilitando con ello su disposición, localización y consulta.
El Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas, está integrado en categorías de niveles documentales estables, únicos, estructurados y generales, ya que se desprenden de las atribuciones y funciones de las unidades administrativas previstas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, el Reglamento Interior y el Manual General de Organización de la Secretaría de Finanzas, así como en el Reglamento Interno y el Manual General de Organización del Instituto de Profesionalización de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de México.
El Cuadro General de Clasificación Archivística está basado en un Sistema de Clasificación “Funcional”, es decir, conforme a las funciones o actividades de las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas. Por su parte, la estructura del Cuadro es jerárquica, con categorías y subcategorías a las que corresponde una clave o código de identificación, las cuales están representadas en los niveles de Fondo, Subfondo, Sección, Serie y Subserie, a partir de las que se establece la relación o coordinación entre ellas.
La Secretaría de Finanzas constituye el Fondo Documental, el cual está integrado por 6 Subfondos, 60 secciones (sustantivas), 331 Series y 267 Subseries, con las que es posible clasificar cualquier tipo de documento de archivo que se genere o reciba en las unidades administrativas de la Dependencia.
La estructura jerárquica documental u organización intelectual, para la Secretaría de Finanzas, representada en el Cuadro General de Clasificación Archivística, es la siguiente:
5. Descripción del Cuadro General de Clasificación Archivística
Estructura documental (niveles de descripción)
Fondo:
Subfondo:
Sección:
Serie:
Subserie:
Es el conjunto de documentos recibidos o producidos orgánicamente por la Dependencia con cuyo nombre se identifica, es decir comprende toda la documentación generada o recibida por las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas.
Es el conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponden a las subdivisiones administrativas de la Dependencia que lo origina, o sea cada una de las Subsecretarías, Áreas Staff y Procuraduría Fiscal de la Secretaría de Finanzas.
Es cada una de las divisiones del Fondo o Subfondo, basadas en las atribuciones de la Dependencia, de conformidad con las disposiciones legales aplicables; son los documentos agrupados con basen las 60 funciones sustantivas que realiza la Secretaría de Finanzas.Nota: dada la naturaleza y funciones de la Secretaría de Finanzas, el Cuadro General de Clasificación Archivística no contempla funciones comunes.
Es la división de una Sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versa sobre una materia o asunto específico; son las agrupaciones de documentos o expedientes que corresponden a las funciones dentro de las Secciones.
Es el conjunto de documentos que forman parte de una Serie, identificados de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas; son las agrupaciones de los documentos o expedientes, con base en las actividades dentro de las Series.
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas12
Indica el nivel de “Sección”
Indica el código y nombre de la Sección
Indica el nivel de “Serie”
Indica el código y nombre de la Serie
Indica el nivel de “Subserie”
Indica el código y nombre de la Subserie
Los elementos que integran el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas son:
1
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2 5
3 6
2
3
5 6
4
El Fondo Documental, los Subfondos y las Secciones (con su respectiva codificación) que integran el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas son:
Fondo Documental: Secretaría de Finanzas (SF)
Subfondos
Oficina del C. Secretario y Áreas Staff (OSF)
Subsecretaría de Ingresos (SUBI)
Subsecretaría de Planeación y Presupuesto (SUBPP)
Subsecretaría de Tesorería (SUBT)
Subsecretaría de Administración (SUBA)
Procuraduría Fiscal (PF)
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 13
1S Planeación y coordinación de la agenda del titular de la Secretaría de Finanzas
2S Coordinación Administrativa
3S Protección civil y seguridad e higiene
4S Control y evaluación
5S Planeación, programación y evaluación
6S Transparencia, acceso a la información y protección de datos personales
7S Seguimiento y control institucional
8S Apoyo a la administración general
9S Gestión gubernamental
10S Programas gubernamentales y enlace interinstitucional
11S Infraestructura y desarrollo social
12S Política de ingresos
13S Recaudación
14S Administración tributaria
15S Jurídica consultiva
16S Delegaciones fiscales y centros de servicios fiscales
17S Registro Estatal de Vehículos
18S Administración de cartera
19S Atención al contribuyente
20S Vinculación con municipios y organismos auxiliares
21S Fiscalización
22S Planeación estratégica de inteligencia financiera
23S Procedimientos legales y normativos
24S Control y validación
25S Operación regional
26S Verificación aduanera
27S Política fiscal y de ingresos
28S Regulación
29S Leyes, planes, programas y presupuestos de ingresos y egresos
30S Plan Estatal de Desarrollo y Programas de Desarrollo Socioeconómico y de Inversión
Secciones
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas14
31S Programa de Inversión Estatal
32S Sistemas de Programación del Gasto Público
33S Gasto de inversión de las dependencias, entidades públicas y entes autónomos
34S Distribución de recursos federales
35S Registro de operaciones financieras de las dependencias
36S Cuenta pública
37S Administración de fondos y fideicomisos
38S Evaluación del desempeño de la gestión pública
39S Política financiera y crediticia
40S Política de gasto y deuda pública
41S Fondos, valores e inversiones
42S Disponibilidad financiera
43S Financiamiento de proyectos
44S Programas y servicios de administración
45S Programa de Apoyo a la Comunidad
46S Coordinación de servicios aéreos
47S Desarrollo y administración de personal
48S Recursos materiales y adquisiciones
49S Control patrimonial
50S Eventos especiales y servicios generales
51S Centros de servicios administrativos
52S Normatividad y legislación administrativa
53S Organización, desarrollo institucional, simplificación y modernización administrativa
54S Gestión de la calidad gubernamental y vinculación ciudadana
55S Gestión y administración del patrimonio documental
56S Tecnologías de la Información y comunicaciones, gobierno electrónico y Red Estatal de Telecomunicaciones
57S Capacitación, desarrollo y servicio profesional de carrera
58S Consultoría jurídica y asistencia legal
Secciones
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 15
59S Procedimientos y procesos contenciosos fiscales
60S Proyectos legislativos y estudios tributarios
Secciones
Cabe señalar que la descripción de las Secciones, Series y Subseries contenidas en el presente Cuadro General de Clasificación Archivística no es limitativa ni permanente sino, por el contrario, su flexibilidad permitirá adaptarse a los cambios que en un futuro puedan realizarse a los ordenamientos jurídicos y administrativos que integran el marco de actuación de la Secretaría de Finanzas.
Por lo anterior, las nuevas Secciones, Series y Subseries que deban agregarse al Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas, serán incluidas al final de la última Sección, Serie y Subserie que tiene el Cuadro, continuando con la numeración progresiva. Asimismo, en caso de eliminación de alguna Sección, Serie y Subserie, su codificación no volverá a utilizarse.
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas16
Con el propósito de dar cumplimiento a lo señalado en el Lineamiento Décimo Tercero, fracción I, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de
Archivos expedidos por el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (DOF: 04/05/2016), y en los Artículos 50 fracción III y 59 fracción II, de los Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México, expedidos por la Secretaría Técnica del Comité Técnico de Documentación del Sistema Estatal de Documentación (“Gaceta del Gobierno del Estado de México”: 29/05/2015), la Secretaría de Finanzas a través del Archivo General del Poder Ejecutivo elaboró su Cuadro General de Clasificación Archivística, el cual se encuentra integrado por el Fondo, Subfondos, Secciones, Series y Subseries siguientes:
6. Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas
Fondo Documental: Secretaría de Finanzas (SF)
Subfondo Documental: Oficina del C. Secretario y Áreas de Staff (OSF)
1S Planeación y coordinación de la agenda del titular de la Secretaría de Finanzas
2S Coordinación Administrativa
Sección
Sección
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
1S.1 Eventos, reuniones, audiencias, giras, entrevistas y actividades protocolarias
1S.2 Solicitudes realizadas al Secretario de Finanzas
Subserie 1S.2.1 FuncionariosSubserie 1S.2.2 Ciudadanos
1S.3 Acuerdos del Secretario de Finanzas
Subserie 1S.3.1 GobernadorSubserie 1S.3.2 Otros Funcionarios
2S.1 Presupuesto de gasto corriente y de inversión sectorial autorizado a la Secretaría
2S.2 Registros contables, financieros y presupuestales
2S.3 Programa Anual de Adquisiciones y Servicios de la Secretaría de Finanzas
2S.4 Contratación de servicios profesionales
2S.5 Programa de Escalafón de la Secretaría de Finanzas
Series Subserie
Series Subserie
3
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0
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 17
4S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de control y evaluación
4S.2 Programa Anual de Control y Evaluación
Subserie 4S.2.1 Auditorías a ingresosSubserie 4S.2.2 Auditorías a egresosSubserie 4S.2.3 Auditorías administrativasSubserie 4S.2.4 Auditorías operacionales
4S.3 Participación del Órgano de Control Interno en comités, órganos colegiados o grupos de trabajo
4S.4 Instrumentos, sistemas y procedimientos de control y evaluación
4S.5 Actos administrativos y de entrega y recepción de unidades administrativas
4S.6 Procedimientos administrativos, disciplinarios, resarcitorios y de carácter patrimonial
4S.7 Recursos administrativos
4S.8 Quejas y denuncias
4S.9 Demandas interpuestas ante órganos jurisdiccionales y de resolución de recursos de inconformidad
4S.10 Reportes y estadísticas relacionados con el control y la evaluación
5S.1 Informes de Gobierno y anexo estadístico del Informe de Gobierno del sector finanzas
5S.2 Glosa del Informe de Gobierno del Secretario de Finanzas
5S.3 Evaluación de proyectos y programas del sector finanzas
4S Control y evaluación
5S Planeación, programación y evaluación
3S Protección civil y seguridad e higiene
Sección
Sección
Sección
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
3S.1 Unidad Interna de Protección Civil
3S.2 Subcomisiones de Seguridad e Higiene
Series Subserie
Series Subserie
2
10
0
4
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas18
Subserie 5S.3.1 Estadística básica y de registros administrativos Subserie 5S.3.2 Información financiera, económica, programática y presupuestalSubserie 5S.3.3 Sistema Integral de Evaluación del DesempeñoSubserie 5S.3.4 Programa operativo de trabajo de la Secretaría de FinanzasSubserie 5S.3.5 Informes de actividades
5S.4 Estudios, investigaciones y análisis económicos y financieros
5S.5 Coordinación interinstitucional
5S.6 Seguimiento de acuerdos, instrucciones y compromisos
Subserie 5S.6.1 Gobernador del Estado de MéxicoSubserie 5S.6.2 Secretario de FinanzasSubserie 5S.6.3 Conferencia Nacional del GobernadoresSubserie 5S.6.4 Comisión Permanente de Funcionarios Fiscales y otras instancias de coordinación hacendaria
5S Planeación, programación y evaluaciónSección
Serie
Serie
Serie
Series Subserie6 9
6S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales
6S.2 Programas y proyectos
6S.3 Comité de Transparencia
6S.4 Unidades de Transparencia
6S.5 Servidores públicos habilitados
6S.6 Módulo de Acceso a la Información
6S.7 Solicitudes de información pública, acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos personales
6S.8 Recursos de revisión
6S.9 Portal de Transparencia
6S.10 Clasificación de información
6S.11 Sistemas de datos personales
6S.12 Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (INFOEM)
6S Transparencia, acceso a la información y protección de datos personalesSección
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Series Subserie12 0
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 19
7S.1 Control y seguimiento de asuntos encomendados a las Subsecretarías, Direcciones Generales y Organismos Auxiliares
7S Seguimiento y control institucionalSección
Serie
Series Subserie1 0
8S.1 Audiencias y atención a la ciudadanía
8S.2 Giras
Subserie 8S.2.1 Gobernador del Estado de MéxicoSubserie 8S.2.2 Gobernador del Estado de México con titulares de dependencias y organismos auxiliares
8S.3 Información estratégica y de comunicación política
8S.4 Actividades internacionales del Gobernador del Estado de México
8S.5 Migrantes mexiquenses y comunidades mexiquenses en el extranjero
8S.6 Relaciones institucionales y diplomáticas
Subserie 8S.6.1 Dependencias federales, estatales y municipalesSubserie 8S.6.2 Agencias y organismos internacionales
9S.1 Sistema de Información de Programas de Gobierno (SIP-G)
Subserie 9S.1.1 Planeación, diseño, administración, desarrollo, operación y mantenimientoSubserie 9S.1.2 Estándares y criterios de operación para la incorporación de los programas gubernamentales al sistemaSubserie 9S.1.3 Beneficiarios y población susceptible de incorporarse al SistemaSubserie 9S.1.4 Reportes, estadísticas y mapas de cobertura y temáticos del SistemaSubserie 9S.1.5 Arquitectura de aplicaciones incorporadas al SistemaSubserie 9S.1.6 Seguridad de la información y calidad de datosSubserie 9S.1.7 Catálogo de Programas Gubernamentales integrados al Sistema
8S Apoyo a la administración general
9S Gestión gubernamental
Sección
Sección
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Series Subserie
Series Subserie
6
1
4
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas20
10S.1 Operación, seguimiento y evaluación de programas gubernamentales a cargo de la Coordinación de Gestión Gubernamental
10S.2 Programa de atención a compromisos y/o acciones comunitarias
Subserie 10S.2.1 Planeación, programación, control y evaluación de acciones o compromisos gubernamentalesSubserie 10S.2.2 Características técnicas de los proyectos comunitariosSubserie 10S.2.3 Construcción y mantenimiento de obras comunitariasSubserie 10S.2.4 Implicaciones económicas y técnicas de los compromisos comunitarios
10S.3 Convenios y acuerdos con instituciones de los sectores público, social y privado
10S Programas gubernamentales y enlace interinstitucionalSección
Serie
Serie
Serie
Series Subserie3 4
11S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de infraestructura y desarrollo social
11S.2 Proyectos, estudios, investigaciones y acciones estratégicas en materia de infraestructura y desarrollo social
11S.3 Convenios y acuerdos en materia de infraestructura y desarrollo social
Subserie 11S.3.1 Dependencias o entidades federales, estatales o municipalesSubserie 11S.3.2 Sectores social y privado
11S.4 Consejo Mexiquense de Infraestructura y Desarrollo Social
Subserie 11S.4.1 Sesiones ordinarias y extraordinarias del ConsejoSubserie 11S.4.2 Resoluciones y acuerdos del ConsejoSubserie 11S.4.3 Informes anuales del ConsejoSubserie 11S.4.4 Participación en sesiones de órganos de gobierno de organismos auxiliares
11S.5 Innovación de la infraestructura
11S Infraestructura y desarrollo socialSección
Serie
Serie
Serie
Serie
Serie
Series Subserie5 6
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 21
12S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia financiera y fiscal
12S.2 Sistema Nacional de Coordinación Fiscal
12S.3 Convenio de colaboración administrativa en materia fiscal federal
12S.4 Sistema Estatal de Coordinación Hacendaria
12S.5 Convenios de colaboración, coordinación o concertación en materia de recaudación
Subserie 12S.5.1 MunicipiosSubserie 12S.5.2 Entidades FederativasSubserie 12S.5.3 Ciudad de MéxicoSubserie 12S.5.4 Organismos Auxiliares
13S.1 Sistema Integral de Ingresos del Gobierno del Estado de México (SIIGEM)
Subserie 13S.1.1 Contribuciones, aprovechamientos y productos estatalesSubserie 13S.1.2 Contribuciones federales y municipalesSubserie 13S.1.3 Sociedades crediticiasSubserie 13S.1.4 Órganos de coordinación fiscal federales, estatales y municipalesSubserie 13S.1.5 Fondos, valores y fianzasSubserie 13S.1.6 Conciliaciones de ingresosSubserie 13S.1.7 Transferencia de informes de pagoSubserie 13S.1.8 Ingresos obtenidos por los centros autorizados de pagoSubserie 13S.1.9 Cuenta comprobada mensualSubserie 13S.1.10 Ingresos por actos de fiscalización, del Convenio de Colaboración Administrativa y captados en la Caja General de Gobierno
13S.2 Sanciones e infracciones administrativas
12S Política de ingresos
13S Recaudación
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Subfondo Documental: Subsecretaría de Ingresos (SUBI)
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas22
14S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas establecidas por el Sistema de Administración Tributaria y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público
14S.2 Pronósticos de ingresos tributarios del Estado
14S.3 Formas valoradas oficiales
14S.4 Contribuyentes
Subserie 14S.4.1 Registro Estatal de Contribuyentes y Padrón de ContribuyentesSubserie 14S.4.2 Programas para el cumplimiento de obligaciones federales y estatalesSubserie 14S.4.3 Contribuyentes incumplidos, morosos y omisosSubserie 14S.4.4 Acreditación del cumplimiento de obligaciones fiscalesSubserie 14S.4.5 Diferencias por errores aritméticos en declaraciones de carácter federal, estatal y municipalSubserie 14S.4.6 Declaraciones, multas, requerimientos, solicitudes y avisosSubserie 14S.4.7 Verificadores, notificadores, ejecutores y terceros habilitadosSubserie 14S.4.8 Vigilancia y control de obligaciones federalesSubserie 14S.4.9 Resultados fiscales obtenidos en el Estado de México
15S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia fiscal
Subserie 15S.1.1 Campañas de difusión
15S.2 Información y documentación
Subserie 15S.2.1 Remisión a la Procuraduría Fiscal Subserie 15S.2.2 Remisión al Órgano de Control Interno de la Secretaría de Finanzas
15S.3 Delitos fiscales e infracciones administrativas cometidas por servidores públicos
15S.4 Declaratoria de perjuicio a la hacienda pública estatal
15S.5 Criterios de interpretación para la aplicación de disposiciones fiscales
15S.6 Acuerdos, convenios y tratamientos preferenciales
15S.7 Juicios de amparo y asuntos de carácter legal en colaboración con la Procuraduría Fiscal
15S.8 Devolución de compensaciones y cantidades pagadas indebidamente al fisco estatal
15S.9 Declaración de subsidios, exenciones, condonaciones y devoluciones Subserie 15S.9.1 Condonaciones parciales o totales de multas y recargosSubserie 15S.9.2 Resoluciones de carácter individual no favorables de particulares
14S Administración Tributaria
15S Jurídica consultiva
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 23
17S.1 Registro, autorización y control vehicular de uso particular y particular de carga comercial
Subserie 17S.1.1 Convenios de coordinación o de prestación de servicios en materia de control vehicularSubserie 17S.1.2 Matriculación de vehículosSubserie 17S.1.3 Permisos para circular sin placas y sin tarjeta de circulaciónSubserie 17S.1.4 Permisos para transporte de carga de vehículos particularesSubserie 17S.1.5 Formas valoradasSubserie 17S.1.6 Informes, reportes y estadísticasSubserie 17S.1.7 Vehículos transferidos mediante convenio a agencias distribuidoras de vehículosSubserie 17S.1.8 Licencia de operación estatal para el servicio de traslado de personas
18S.1 Créditos fiscales
Subserie 18S.1.1 Inventarios de créditos fiscales para su fiscalizaciónSubserie 18S.1.2 Registro, seguimiento, cobro, pago y cancelación de créditos fiscalesSubserie 18S.1.3 Guarda, custodia y administración de bienes embargadosSubserie 18S.1.4 Inventario de multas administrativas federales no fiscales
17S Registro Estatal de Vehículos
18S Administración de cartera
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16S.1 Fondos y valores del Estado y fianzas que garantizan la actuación de los servidores públicos
16S.2 Supervisión y evaluación de actividades
16S.3 Orientación y asistencia técnica a oficinas recaudadoras
16S.4 Políticas, criterios, procedimientos operativos, trámites y servicios de las delegaciones fiscales y centros de servicios fiscales
16S.5 Embargos precautorios y garantías
16S.6 Peritos valuadores, especialistas en valuación y dictámenes técnicos y avalúos
16S.7 Procedimientos Administrativos de Ejecución
16S Delegaciones fiscales y centros de servicios fiscalesSección
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Series Subserie7 0
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas24
19S.1 Servicios en materia fiscal
Subserie 19S.1.1 Asistencia y orientación Subserie 19S.1.2 Opiniones, quejas, sugerencias y reconocimientosSubserie 19S.1.3 Evaluación de la calidad de los servicios proporcionadosSubserie 19S.1.4 Informes, reportes y estadísticas
19S.2 Servidores públicos que brindan atención al contribuyente
Subserie 19S.2.1 Capacitación en materia fiscalSubserie 19S.2.2 Programa de cultura fiscalSubserie 19S.2.3 Perfil de puestosSubserie 19S.2.4 Lineamientos y códigos de éticaSubserie 19S.2.5 Modelos de atención al contribuyente
20S.1 Modernización y sistematización de los procesos administrativos y tributarios
20S.2 Convenios de colaboración administrativa
Subserie 20S.2.1 Gobierno del Estado-municipiosSubserie 20S.2.2 Gobierno del Estado-organismos auxiliares
20S.3 Sistemas de información y generación de reportes gerenciales
20S.4 Padrones de catastro e impuesto predial
19S Atención al contribuyente
20S Vinculación con municipios y organismos auxiliares
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 25
21S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de fiscalización
Subserie 21S.1.1 Impuestos federalesSubserie 2S1.1.2 Impuestos estatalesSubserie 21S.1.3 Criterios jurisprudencialesSubserie 21S.1.4 Sistemas, procedimientos, programas y políticas
21S.2 Órganos de coordinación hacendaria federal, estatal y municipal Subserie 21S.2.1 Sistema Nacional de Coordinación FiscalSubserie 21S.2.2 Comisión Nacional Bancaria y de ValoresSubserie 21S.2.3 Sistema Estatal de Coordinación Hacendaria
21S.3 Convenios de colaboración con instancias federales y estatales
21S.4 Programación de actos de fiscalización Subserie 21S.4.1 Subcomité y Comité de ProgramaciónSubserie 21S.4.2 Programa Operativo Anual de FiscalizaciónSubserie 21S.4.3 Auditorías fiscales federales y estatales
21S.5 Dictámenes fiscales Subserie 21S.5.1 Impuestos federales Subserie 21S.5.2 Impuestos estatales
21S.6 Evasión y elusión fiscal
21S.7 Sistema Único de Información para Entidades Federativas Integral (SUIEFI)
21S.8 Impuesto sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal (ISERTP)
Subserie 21S.8.1 Sistema DICTAMEXSubserie 21S.8.2 Padrón de dictaminadores y contadores públicos autorizadosSubserie 21S.8.3 Autorizaciones y otorgamiento de registroSubserie 21S.8.4 Cancelación o baja del registroSubserie 21S.8.5 Sanciones por incumplimiento de obligacionesSubserie 21S.8.6 Registro de Colegios, Asociaciones y Federaciones Profesionales de Contadores PúblicosSubserie 21S.8.7 Dictámenes fiscales estatalesSubserie 21S.8.8 Dictámenes federales presentados por los contribuyentesSubserie 21S.8.9 Ordenes de auditoría, cartas invitación, revisión de papeles de trabajo y de compulsas
21S.9 Ingresos captados en materia de fiscalización
Subserie 21S.9.1 Centros de recaudación del Estado e instituciones bancariasSubserie 21S.9.2 Oficinas rentísticas
21S FiscalizaciónSección
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Series Subserie9 23
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas26
22S.1 Detección de posibles delitos fiscales
22S.2 Infracciones cometidas por contribuyentes
22S.3 Requerimientos y visitas de verificación
22S Planeación estratégica de inteligencia financieraSección
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Series Subserie3 0
23S.1 Asistencia jurídica sobre actos relacionados con impuestos estatales
23S.2 Juzgados de Distrito, Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de México y Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa
Subserie 23S.2.1 Interposición de recursos administrativosSubserie 23S.2.2 Juicios de nulidad y amparosSubserie 23S.2.3 Reposición del procedimiento de fiscalizaciónSubserie 23S.2.4 Cumplimiento de resoluciones y sentencias
23S.3 Condonación de multas
23S.4 Embargos y aseguramientos precautorios
23S.5 Visitadores
23S.6 Resoluciones determinativas de créditos fiscales
24S.1 Delegaciones de fiscalización
Subserie 24S.1.1 Evaluación de la función fiscalizadoraSubserie 24S.1.2 Diagnósticos del funcionamientoSubserie 24S.1.3 Exhortos por irregularidades detectadas o vicios de procedimientos
23S Procedimientos legales y normativos
24S Control y validación
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 27
25S.1 Sistemas y procedimientos de fiscalización
Subserie 25S.1.1 Convenios de colaboración administrativa en materia fiscalSubserie 25S.1.2 Comités de Programación celebrados con las Administraciones Locales de Auditoría Fiscal del SATSubserie 25S.1.3 Comités Internos de Seguimiento y Evaluación de ResultadosSubserie 25S.1.4 Precomités de Programación celebrados con la SHCPSubserie 25S.1.5 Sanciones por infracciones a las disposiciones fiscalesSubserie 25S.1.6 Solicitudes de Entidades Federativas y delegaciones de fiscalizaciónSubserie 25S.1.7 Visitas domiciliariasSubserie 25S.1.8 Revisiones de gabineteSubserie 25S.1.9 Auditorías derivadas de dictámenes fiscales Subserie 25S.1.10 Mecanismos de control y revisión masivaSubserie 25S.1.11 Dictámenes relacionados con actos de fiscalización
25S.2 Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS)
26S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de comercio exterior
26S.2 Programas y modelos para la fiscalización de los impuestos relativos al comercio exterior
26S.3 Auditorías a centros de almacenamiento, distribución o comercialización de mercancías de origen y procedencia extranjera
26S.4 Embargos precautorios de mercancías y vehículos de origen y procedencia extranjera
26S.5 Procedimiento administrativo de ejecución en materia aduanera
Subserie 26S.5.1 Actos de fiscalización en materia aduaneraSubserie 26S.5.2 Dictámenes técnicos relacionados con obligaciones fiscales y aduaneras
26S.6 Impuestos al comercio exterior, derechos, accesorios y aplicación de cuotas compensatorias
26S.7 Infracciones a las disposiciones fiscales o aduaneras
26S.8 Estudios e investigaciones relativas a la fiscalización aduanera
26S.9 Autoridades aduaneras federales
25S Operación regional
26S Verificación aduanera
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Series Subserie2 11
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas28
26S.10 Programas de capacitación y asesoría en materia aduanera
26S.11 Comité de Programación de Comercio Exterior
26S.12 Evasión fiscal y contrabando de mercancías de procedencia extranjera
26S.13 Padrones de contribuyentes que realizan importaciones y exportaciones
26S.14 Liquidaciones de actos de fiscalización
26S.15 Recintos fiscales a cargo del Gobierno del Estado de México
27S.1 Política de ingresos del Gobierno del Estado de México
Subserie 27S.1.1 Proyecciones fiscales en materia de ingresosSubserie 27S.1.2 Precios, tasas, cuotas o tarifas de los ingresosSubserie 27S.1.3 Aprovechamientos, productos, precios y tarifas de las dependencias y entidades públicas
27S.2 Estímulos fiscales, subsidios, condonaciones y exenciones
27S.3 Aportaciones federales
Subserie 27S.3.1 Determinación y cálculo de las participaciones federales y estatalesSubserie 27S.3.2 Registro y clasificación de los ingresos provenientes de la FederaciónSubserie 27S.3.3 Constancias de liquidaciónSubserie 27S.3.4 Coordinación administrativa en materia fiscal federal
27S.4 Participaciones federales y estatales para los municipios
27S.5 Recaudación del impuesto predial y derechos de agua de los municipios
27S.6 Estudios de política de ingresos
Subserie 27S.6.1 Relacionados con la coordinación administrativa en materia fiscal federal, participaciones y transferenciasSubserie 27S.6.2 Relacionados con los ingresos tributarios del Estado y con la política fiscal en materia de ingresos
27S.7 Proyectos de reformas a la normatividad en materia de coordinación fiscal
27S.8 Aprovechamientos y productos de las dependencias
26S Verificación aduanera
27S Política fiscal y de ingresos
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 29
28S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de competitividad y ordenamiento comercial
28S.2 Instalación, apertura y funcionamiento de casas de empeño y comercializadoras
28S.3 Registro de valuadores
28S RegulaciónSección
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Series Subserie3 0
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas30
29S.1 Ley de Ingresos
Subserie 29S.1.1 Anteproyecto de Ley de Ingresos
29S.2 Presupuesto de Egresos
Subserie 29S.2.1 Anteproyecto de Presupuesto de EgresosSubserie 29S.2.2 Asesoría para la formulación, ejercicio y evaluación del Presupuesto de EgresosSubserie 29S.2.3 Asesoría para la formulación, ejercicio y evaluación del Programa Anual de Egresos
31S.1 Proyectos de inversión
Subserie 31S.1.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de planeación, presupuestación, ejercicio, control y evaluación de proyectos de inversiónSubserie 31S.1.2 Proyectos de inversión de las dependencias, Procuraduría General de Justicia y entidades públicasSubserie 31S.1.3 Cartera y banco de proyectos de inversiónSubserie 31S.1.4 Programas, convenios y proyectos de inversión con recursos federales y estatalesSubserie 31S.1.5 Presupuesto de inversión de programas federales y estatalesSubserie 31S.1.6 Control del gasto de inversión, evaluación ex-post de proyectos y del Programa de Acciones para el Desarrollo
30S.1 Plan de Desarrollo del Estado de México
30S.2 Programas Regionales
30S.3 Programas Metropolitanos
30S.4 Programas de Inversión y Programas Especiales
30S.5 Planes de Desarrollo Municipales
29S Leyes, planes, programas y presupuestos de ingresos y egresos
31S Programa de Inversión Estatal
30S Plan Estatal de Desarrollo y Programas de Desarrollo Socioeconómico y de Inversión
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Subfondo Documental: Subsecretaría de Planeación y Presupuesto (SUBPP)
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 31
31S.2 Programa de Acciones para el Desarrollo
31S.3 Registro Estatal de Consultores y Asesores Externos
31S.4 Gasto de inversión con recursos estatales
31S.5 Fondos y programas federales aplicados en la Entidad
31S.6 Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado de México y Municipios (COPLADEM)
31S.7 Convenio de Coordinación para el Desarrollo del Estado de México
31S.8 Fondo para la Infraestructura Social Municipal
31S.9 Fondo Estatal de Fortalecimiento Municipal (FEFOM)
32S.1 Planeación, programación, presupuestación, ejercicio y control del gasto público
Subserie 32S.1.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de gasto públicoSubserie 32S.1.2 Convenios, contratos y proyectos en materia de planeación y presupuestoSubserie 32S.1.3 Calendario Programático PresupuestalSubserie 32S.1.4 Adecuaciones presupuestariasSubserie 32S.1.5 Avance programático y ejercicio del presupuestoSubserie 32S.1.6 Registro y control de recursos por concepto de transferencias estatalesSubserie 32S.1.7 Techos presupuestariosSubserie 32S.1.8 Recursos autorizados a las dependencias y entidades públicas
33S.1 Actualización y conciliación del gasto corriente y de inversión
Subserie 33S.1.1 Programas federalesSubserie 33S.1.2 Programas estatalesSubserie 33S.1.3 Programas municipales
33S.2 Catálogo de cuentas
Subserie 33S.2.1 ProveedoresSubserie 33S.2.2 ContratistasSubserie 33S.2.3 Construcciones en proceso
31S Programa de Inversión Estatal
32S Sistemas de Programación del Gasto Público
33S Gasto de Inversión de las dependencias, entidades públicas y entes autónomos
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas32
34S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas para el registro, control y distribución de recursos federales
34S.2 Transferencia de fondos públicos federales
Subserie 34S.2.1 Gobierno del Estado de MéxicoSubserie 34S.2.2 Municipios
34S.3 Registro y seguimiento de recursos federales
Subserie 34S.3.1 Auditorías financieras practicadas por organismos fiscalizadores federales Subserie 34S.3.2 Auditorías financieras practicadas por organismos fiscalizadores estatalesSubserie 34S.3.3 Asesoría y capacitación
35S.1 Sistema de Contabilidad Gubernamental
Subserie 35S.1.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de control financiero, contable y presupuestalSubserie 35S.1.2 Estados financieros, contables y presupuestales de las dependencias y organismos auxiliaresSubserie 35S.1.3 Registro contable y presupuestal de operaciones financieras no sectorizables y globalesSubserie 35S.1.4 Adeudos a favor y obligaciones a cargo del Gobierno del Estado de MéxicoSubserie 35S.1.5 Conciliaciones bancariasSubserie 35S.1.6 Deuda pública directaSubserie 35S.1.7 Pagos a terceros de retenciones efectuadas por el Gobierno del Estado de MéxicoSubserie 35S.1.8 Constancias de percepciones, retenciones y no adeudoSubserie 35S.1.9 Retenciones del ISR en el pago de salarios, honorarios y arrendamientosSubserie 35S.1.10 Boletín de deudores diversosSubserie 35S.1.11 Capacitación y asesoría a municipios
36S.1 Información financiera, presupuestal y contable
Subserie 36S.1.1 Cuenta pública de dependenciasSubserie 36S.1.2 Cuenta pública de organismos auxiliaresSubserie 36S.1.3 Cuenta pública de entes autónomos
34S Distribución de recursos federales
35S Registro de operaciones financieras de las dependencias
36S Cuenta pública
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 33
37S.1 Reglas de operación de fondos y fideicomisos
37S.2 Fondo Metropolitano del Valle de México
37S.3 Fondo Metropolitano del Valle de Toluca
37S.4 Fondos y fideicomisos de inversión y otros vehículos juridico-financieros asignados a la Secretaría de Finanzas
38S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de evaluación de políticas públicas
38S.2 Diagnósticos, estudios e investigaciones en materia de evaluación de políticas públicas
38S.3 Sistema de Evaluación del Desempeño (SED)
38S.4 Presupuesto Basado en Resultados (PbR)
38S.5 Programa Anual de Evaluación (PAE)
38S.6 Programa anual de capacitación en materia de evaluación y cultura organizacional
38S.7 Matrices de Indicadores para Resultados (MIR) e indicadores de desempeño
38S.8 Sistema de Planeación y Presupuesto (SPP)
38S.9 Convenios para la mejora del desempeño y resultados gubernamentales
38S.10 Evaluadores externos
Subserie 38S.10.1 NacionalesSubserie 38S.10.2 Internacionales
38S.11 Registro Estatal de Planes y Programas
37S Administración de fondos y fideicomisos
38S Evaluación del desempeño de la gestión pública
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas34
39S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia financiera y crediticia
39S.2 Planeación, organización, dirección, coordinación, control y evaluación de la política financiera y crediticia del GEM
40S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de gasto y deuda pública
40S.2 Pago del gasto público
40S.3 Operaciones y obligaciones de deuda pública estatal
40S.4 Financiamiento privado para obra pública
40S.5 Pago de nóminas
40S.6 Transferencia de recursos financieros a autoridades federales y estatales
40S.7 Devoluciones a terceros por pagos indebidos al fisco
40S.8 Proyecciones anuales de ingresos y egresos
40S.9 Pagarés, cheques, contra-recibos y formas valoradas
40S.10 Estados de origen y aplicación de recursos financieros y tributarios
40S.11 Fondo de aportaciones para el fortalecimiento de los municipios y de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal (FORTAMUNDF)
40S.12 Reintegración de recursos a la Tesorería de la Federación
40S.13 Contratación de obra pública financiada
40S.14 Pagos a contratistas y proveedores
40S.15 Anteproyecto de presupuesto de deuda pública
40S.16 Padrones de acreedores
40S.17 Ingresos por financiamientos
39S Política financiera y crediticia
40S Política de gasto y deuda pública
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Subfondo Documental: Subsecretaría de Tesorería (SUBT)
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 35
41S.1 Cuentas corrientes en depósitos de efectivo del GEM
41S.2 Fondos y valores percibidos en las delegaciones fiscales
41S.3 Títulos de crédito expedidos por el GEM
41S.4 Fondo fijo de la Caja General de Gobierno
41S.5 Fondos provenientes de la aplicación de la Ley de Ingresos y otros conceptos percibidos por el GEM
41S.6 Inversiones y valores encomendados a instituciones de crédito
41S.7 Cuantas bancarias del GEM
41S.8 Reportes de la Caja General de Gobierno
41S.9 Arqueo diario de caja
41S.10 Inversiones financieras realizadas por el GEM
41S.11 Emisión de certificados bursátiles
41S.12 Sistema Integral de Tesorería
42S.1 Disponibilidad financiera de organismos auxiliares
42S.2 Constitución de fideicomisos con intervención del Poder Ejecutivo
42S.3 Financiamiento a los Sectores Central y Auxiliar
42S.4 Fideicomiso Irrevocable de Administración y Fuentes de Pago
42S.5 Registro y control de crédito municipal
42S.6 Manejo de recursos financieros y aprovechamiento de fuentes crediticias
41S Fondos, valores e inversiones
42S Disponibilidad financiera
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas36
43S.1 Financiamiento para la ejecución de proyectos de inversión del GEM
43S.2 Recursos financieros obtenidos de los activos del Estado
43S.3 Participación de inversión privada en los proyectos del GEM
43S.4 Mejores prácticas en el financiamiento de proyectos de inversión
43S.5 Proyectos y programas de inversión estatal y municipal
43S.6 Créditos internacionales para el financiamiento de proyectos
43S Financiamiento de proyectosSección
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 37
44S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de racionalidad, austeridad y uso eficiente de los recursos públicos
44S.2 Contratos y convenios
Subserie 44S.2.1 Concertación de acciones con los sectores público, social y privadoSubserie 44S.2.2 Contratos de donación de bienes inmuebles a favor del GEM
45S.1 Acciones y obras sociales
Subserie 45S.1.1 Promovidas por las comunidades a través de los legisladoresSubserie 45S.1.2 Promovidas por las comunidades a través de las dependencias del Ejecutivo Estatal
45S.2 Presupuesto Anual de Inversión para el Programa de Apoyo a la Comunidad
45S.3 Programa de adquisiciones de bienes con base en el presupuesto autorizado
45S.4 Recepción, entrada, registro, salida, transferencia, almacenamiento y suministro de bienes
46S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de control operacional, servicios a bordo y seguridad aérea
46S.2 Servicio aéreo
Subserie 46S.2.1 Contingencias, emergencias médicas, patrullajes y operativos de seguridad públicaSubserie 46S.2.2 Traslado de funcionarios y del titular del EjecutivoSubserie 46S.2.3 Mantenimiento preventivo y correctivo para helicópteros de uso oficialSubserie 46S.2.4 Requisiciones, adquisiciones, suministro de refacciones y componentesSubserie 46S.2.5 Capacitación y desarrollo del personal técnico-aeronáutico
44S Programas y servicios de administración
45S Programa de Apoyo a la Comunidad
46S Coordinación de servicios aéreos
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Subfondo Documental: Subsecretaría de Administración (SUBA)
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas38
46S.3 Boletines
Subserie 46S.3.1 Servicio de alerta ASBSubserie 46S.3.2 Técnicos TBSubserie 46S.3.3 Directivas de aeronavegabilidad ADSubserie 46S.3.4 Mandatorios a motores CEBSubserie 46S.3.5 Servicio SB
47S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de desarrollo y administración de personal
47S.2 Programas, proyectos y estudios en materia de desarrollo y administración de personal
47S.3 Sistema Integral de Información de Personal (SIIP)
47S.4 Política salarial del Poder Ejecutivo del Estado
47S.5 Evaluación del Desempeño
47S.6 Selección, inducción y promoción escalafonaria
47S.7 Bolsa de trabajo
47S.8 Pagos por conceptos de sueldo, prestaciones y otras disposiciones normativas Subserie 47S.8.1 Sistema de emisión de comprobantes de percepciones y deduccionesSubserie 47S.8.2 Depósitos a cuentas bancarias que soportan el pago de la nóminaSubserie 47S.8.3 Pagos por contratos por tiempo y obra determinadaSubserie 47S.8.4 Pagos por lista de rayaSubserie 47S.8.5 Pagos por indemnización, riesgo de trabajo por enfermedad profesional y laudo arbitralSubserie 47S.8.6 Pago de sueldos por finiquito, interinatos por períodos vencidos y por cheques canceladosSubserie 47S.8.7 Pagos por concepto de pensiones por graciaSubserie 47S.8.8 Enteros a terceros por retenciones a los servidores públicos
47S.9 Catálogos de puestos y tabuladores de sueldo
47S.10 Relación laboral con organizaciones sindicales y convenios de sueldos y prestaciones socioeconómicas Subserie 47S.10.1 Sindicato de Maestros al Servicio del Estado de México (SMSEM)Subserie 47S.10.2 Sindicato Único de Trabajadores de los Poderes, Municipio e Instituciones Descentralizadas del Estado de México (SUTEYM)
46S Coordinación de servicios aéreos
47S Desarrollo y Administración de Personal
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Series Subserie3 10
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 39
47S.11 Demandas laborales presentadas por los servidores públicos
Subserie 47S.11.1 En contra de las SecretaríasSubserie 47S.11.2 Ante los Tribunales Estatal de Conciliación y Arbitraje y de lo Contencioso Administrativo
47S.12 Plantillas de plazas de las dependencias y organismos auxiliares
47S.13 Nombramientos y movimientos de personal (altas, cambios, licencias, bajas, horarios especiales, exención de registro de puntualidad y asistencia y compatibilidad de horarios y funciones)
47S.14 Gafete-credencial de identificación
47S.15 Constancias relacionadas con la situación laboral, salarial y de pagos a terceros
47S.16 Ejercicio del Capítulo 1000 (Servicios Personales)
47S.17 Reconocimientos a servidores públicos
47S.18 Recreación e integración en los ámbitos laboral y familiar de los servidores públicos
47S.19 Convenios con empresas prestadoras de servicios
47S.20 Fondos de retiro
Subserie 47S.20.1 Fondo de Retiro para los Servidores Públicos de los Poderes Ejecutivo y Judicial del Gobierno del Estado de México (FOREMEX)Subserie 47S.20.2 Fondo de Retiro para los Servidores Públicos de Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Estado de México (FROA)
47S.21 Fondos de Apoyo a la Vivienda
Subserie 47S.21.1 Fondos de Apoyo a la Vivienda (FOAVI-SMSEM)Subserie 47S.21.2 Fondos de Apoyo a la Vivienda (FOAVI-SUTEYM)
47S.22 Grupo Consultivo para la Instrumentación de Beneficios Socioeconómicos
47S.23 Comisión Mixta de Escalafón
47S.24 Comisión Mixta de Capacitación y Desarrollo
47S.25 Comisión Mixta de Seguridad e Higiene
47S.26 Clima laboral
47S.27 Sistema de Control de Puntualidad y Asistencia (SCPA)
47S.28 Formas valoradas
47S.29 Expediente único de personal
47S.30 Seguro de separación individualizado
47S.31 Seguro de ahorro voluntario
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Series Subserie31 16
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas40
48S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de adquisiciones y de control patrimonial
48S.2 Comité de Adquisiciones y Servicios
48S.3 Programa anual de adquisiciones de bienes y contratación de servicios
Subserie 48S.3.1 Recursos federalesSubserie 48S.3.2 Recursos estatales
48S.4 Adquisición de bienes o contratación de servicios
Subserie 48S.4.1 LicitacionesSubserie 48S.4.2 AdquisicionesSubserie 48S.4.3 Sistema Integral de Compras y Administración del Patrimonio del Estado de México (SICAPEM)Subserie 48S.4.4 Sistema Electrónico de Contratación Pública del Estado de México (COMPRAMEX)Subserie 48S.4.5 Sistema Electrónico de Información Pública Gubernamental (COMPRANET)
48S.5 Catálogos de bienes y servicios, de proveedores de bienes y prestadores de servicios
48S.6 Cédulas de proveedores de bienes y de prestadores de servicios
48S.7 Verificación a establecimientos y centros de distribución, fabricación, manufactura, almacenamiento, acopio y demás relativos a los licitantes, proveedores de bienes o prestadores de servicios
48S.8 Estudios de mercado, verificación de precios, pruebas de calidad y similares
48S.9 Acuerdos de coordinación para la adquisición o contratación de bienes o servicios de organismos descentralizados y fideicomisos públicos de carácter estatal
48S.10 Convocatorias públicas de procedimientos adquisitivos, enajenaciones y contratación de servicios
48S.11 Procedimientos administrativos sancionadores
48S.12 Medios de defensa interpuestos por proveedores de bienes y servicios en contra de actos derivados de los procedimientos adquisitivos
48S Recursos materiales y adquisicionesSección
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Series Subserie12 7
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 41
49S.1 Regularización administrativa, jurídica y desincorporación de bienes del patrimonio estatal
49S.2 Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de Inmuebles y Enajenaciones
49S.3 Sistemas Integrales de Control Patrimonial del Poder Ejecutivo Estatal
Subserie 49S.3.1 Sistematización, registro y control del patrimonio inmobiliario estatal y del relativo al sector auxiliarSubserie 49S.3.2 Sistematización, registro y control de bienes muebles asignados a las dependencias y entidades estatalesSubserie 49S.3.3 Peritos valuadoresSubserie 49S.3.4 Asignación, administración, uso, destino, aseguramiento, protección, conservación, aprovechamiento, funcionamiento, mantenimiento, rehabilitación, baja y disposición final de los bienes muebles e inmueblesSubserie 49S.3.5 Fallos de adjudicación en los procedimientos de arrendamiento y adquisición de bienes inmuebles o de enajenación de bienesSubserie 49S.3.6 Contratos de arrendamiento de bienes inmuebles
49S.4 Seguros y fianzas
49S.5 Dictámenes en materia de control patrimonial
49S.6 Convenios y acuerdos de concertación con los sectores social y privado en materia de control patrimonial
49S Control PatrimonialSección
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Series Subserie6 6
50S.1 Servicios de intendencia, reparación y mantenimiento de inmuebles
50S.2 Servicios generales
50S.3 Apoyo logístico para la realización de actos y eventos oficiales
51S.1 Administración de los centros de servicios administrativos
51S.2 Servicios proporcionados en los centros de servicios administrativos
51S.3 Mantenimiento y rehabilitación de las instalaciones de los centros de servicios administrativos
51S.4 Imagen institucional y vinculación
50S Eventos especiales y servicios generales
51S Centros de servicios administrativos
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas42
52S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de organización, vinculación ciudadana y administración de documentos
52S.2 Proyectos de instrumentos jurídicos y técnico-administrativos
52S.3 Simplificación y mejoramiento regulatorio del marco jurídico-administrativo de las dependencias y organismos auxiliares
53S.1 Manuales e instrumentos administrativos
53S.2 Desarrollo institucional
53S.3 Rediseño de procesos
53S.4 Reingeniería de procesos
53S.5 Modernización y simplificación administrativa
53S.6 Mejora regulatoria
53S.7 Dictámenes de propuesta de creación, modificación o supresión de unidades administrativas
53S.8 Automatización e interoperabilidad de procesos administrativos
53S.9 Estructuras organizacionales de las dependencias y organismos auxiliares de la Administración Pública Estatal
54S.1 Diseño, implantación y mantenimiento de sistemas de gestión de la calidad
54S.2 Modernización e innovación de la gestión pública
54S.3 Mejores prácticas administrativas gubernamentales
54S.4 Modelos de gestión pública
54S.5 Revista Reconocer
54S.6 Índice de satisfacción del usuario de los trámites y servicios del GEM
52S Normatividad y legislación administrativa
53S Organización, desarrollo institucional, simplificación y modernización administrativa
54S Gestión de la calidad gubernamental y vinculación ciudadana
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 43
54S.7 Acciones y mecanismos de orientación e información a la ciudadanía
Subserie 54S.7.1 Señalización de oficinas públicasSubserie 54S.7.2 Sistemas de orientación e información a la ciudadaníaSubserie 54S.7.3 Directorios de Servidores Públicos
54S.8 Centro de Atención Telefónica del Gobierno del Estado de México (CATGEM)
55S.1 Gestión, administración y servicios de Archivo
Subserie 55S.1.1 Asesoría técnica y capacitación en materia archivísticaSubserie 55S.1.2 Diagnósticos y estudios en materia archivísticaSubserie 55S.1.3 Transferencias documentalesSubserie 55S.1.4 Préstamo y consulta de expedientesSubserie 55S.1.5 Servicios de información documental
55S.2 Administración y servicios de centros de información y documentación y bibliotecas especializadas
55S.3 Administración y servicios de correspondencia
55S.4 Administración y servicios de microfilmación y reproducción de documentos
55S.5 Coordinación y funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación
55S.6 Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos
Subserie 55S.6.1 Valoración documentalSubserie 55S.6.2 Selección documental
54S Gestión de la calidad gubernamental y vinculación ciudadana
55S Gestión y administración del patrimonio documental
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Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas44
56S.1 Gobierno electrónico
Subserie 56S.1.1 Mercadotecnia y desarrollo de portalesSubserie 56S.1.2 Diseño de contenidosSubserie 56S.1.3 Nuevas tecnologías Subserie 56S.1.4 Estándares de tecnologías y telecomunicacionesSubserie 56S.1.5 Portal del Gobierno del Estado de México
56S.2 Ingeniería de la información
Subserie 56S.2.1 Soporte de nóminaSubserie 56S.2.2 Planeación tecnológicaSubserie 56S.2.3 Desarrollo de sistemas Subserie 56S.2.4 Mantenimiento y soporte de aplicaciones
56S.3 Administración de la infraestructura tecnológica y telecomunicaciones
Subserie 56S.3.1 Red Estatal de Telecomunicaciones y Red Privada de VozSubserie 56S.3.2 Operación y seguridad informáticaSubserie 56S.3.3 Soporte y servicios a telecomunicacionesSubserie 56S.3.4 Centro de datos, nube pública y nube privadaSubserie 56S.3.5 Soporte técnico
56S.4 Normatividad, coordinación de proyectos y evaluación tecnológica
Subserie 56S.4.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de tecnologías de la información y comunicaciones, gobierno electrónico y telecomunicacionesSubserie 56S.4.2 Política informática y calidad de proyectosSubserie 56S.4.3 Dictaminación de proyectos y apoyo a comitésSubserie 56S.4.4 Evaluación tecnológicaSubserie 56S.4.5 Certificados digitalesSubserie 56S.4.6 Convenios y acuerdos en materia de tecnologías de la información y comunicaciones
56S Tecnologías de la información y comunicaciones, gobierno electrónico y Red Estatal de Telecomunicaciones
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Series Subserie4 20
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 45
57S.1 Disposiciones jurídicas y administrativas en materia de formación y desarrollo de los servidores públicos
57S.2 Profesionalización de los servidores públicos del Poder Ejecutivo
57S.3 Sistema de capacitación y desarrollo de los servidores públicos del Poder Ejecutivo
57S.4 Sistema integral de profesionalización de los servidores públicos del Poder Ejecutivo
57S.5 Servicio profesional de carrera administrativa
57S.6 Sistema de diseño de competencias de desempeño
57S.7 Sistema integral de administración de la profesionalización
57S.8 Comisión Mixta de Capacitación y Desarrollo
57S Capacitación, desarrollo y servicio profesional de carrera Sección
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Series Subserie8 0
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas46
58S.1 Criterios de interpretación jurídica de la legislación financiera y administrativa
Subserie 58S.1.1 Asesoría a autoridades estatales y municipalesSubserie 58S.1.2 Asesoría a particulares
58S.2 Procedimientos y juicios relacionados con el requerimiento de pago de pólizas de fianzas a favor del GEM
Subserie 58S.2.1 Adeudo de intereses Subserie 58S.2.2 Actualización en unidades de inversión Subserie 58S.2.3 Accesorios legales generados por pago extemporáneo
58S.3 Convenios, contratos y actos jurídicos relacionados con la Secretaría de Finanzas
Subserie 58S.3.1 DictámenesSubserie 58S.3.2 Registro, resguardo y seguimiento
58S.4 Declaratoria de prescripción de facultades de autoridades fiscales
59S.1 Juicios, procedimientos y procesos de cualquier materia competencia de la Secretaría de Finanzas
59S.2 Recursos administrativos y juicios de nulidad competencia de la Secretaría de Finanzas
Subserie 59S.2.1 Substanciación del procedimiento administrativo de ejecución
59S.3 Asesoría en materia jurídico contenciosa y administrativa
60S.1 Iniciativas de leyes y decretos, proyectos de reglamentos, convenios y otros instrumentos jurídicos
60S.2 Estudios de derecho comparado de los sistemas administrativos, hacendarios y de justicia administrativa
60S.3 Prontuario de Legislación Financiera
58S Consultoría jurídica y asistencia legal
59S Procedimientos y procesos contenciosos fiscales
60S Proyectos legislativos y estudios tributarios
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3
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Subfondo Documental: Procuraduría Fiscal (PF)
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 47
7. Terminología archivística y administrativa
Archivo de trámite:
Conjunto organizado de expedientes de asuntos en gestión, ordenados conforme a un método y cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma de decisiones y el despacho oportuno de los asuntos propios de una Unidad Administrativa. Unidad responsable de la gestión de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa.
Área Coordinadora de Archivos de la Secretaría de Finanzas:
Área responsable de coordinar las acciones de las Unidades de Archivo de la Secretaría de Finanzas, así como de formular criterios en materia de organización, administración y conservación de los archivos existentes en las unidades administrativas de la Secretaría.
Clasificación archivística:
Operación archivística que establece las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del Fondo; es el primer paso del proceso de organización. Consiste en separar los documentos en grupos y categorías según la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o, si se trata de un Fondo de un particular, según las actividades de la persona que generó los documentos, o bien con la temática de los mismos en el caso de las colecciones.
Cuadro General de Clasificación Archivística:
Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental de un Archivo, con base en las atribuciones y funciones del órgano productor, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas Fondo, Sección, Serie, Expediente y Unidad Documental.
Documento de archivo:
Soporte que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable; creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de una Unidad Administrativa, independientemente del soporte en el que se encuentre.
Expediente:
Unidad documental constituida por uno o varios documentos de Archivo, ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite o por ser resultado de un mismo proceso de gestión y de acumulación de los documentos que los constituyen.
Fondo:
Conjunto de documentos recibidos o producidos orgánicamente por una Dependencia con cuyo nombre se identifica.
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas48
Ordenación:
Actividad archivística que se desarrolla dentro del proceso de organización de los expedientes y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales; puede ser cronológica, alfabética o numérica.
Organización:
Operación archivística intelectual y mecánica, por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información; dividiéndose en dos etapas: clasificación y ordenación. Es la suma de la identificación, la clasificación, la ordenación y la descripción.
Sección:
Es cada una de las divisiones del Fondo o Subfondo, basadas en las atribuciones de la Dependencia, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Secretaría de Finanzas:
Dependencia encargada de la planeación, programación, presupuestación y evaluación de las actividades del Poder Ejecutivo; de la administración financiera y tributaria de la hacienda pública del Estado; y de prestar el apoyo administrativo y tecnológico que requieren las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado.
Serie:
Es la división de una Sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versa sobre una materia o asunto específico.
Subfondo:
Conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponden a las subdivisiones administrativas de la Dependencia que lo origina.
Subserie:
Conjunto de documentos que forman parte de una Serie, identificados de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Unidad administrativa:
Unidades administrativas, áreas, oficinas, órganos o equivalentes pertenecientes al Poder Ejecutivo y a los Organismos Auxiliares, en términos de las disposiciones legales aplicables y de las estructuras de organización bajo las cuales operan.
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 49
8. Anexos
Carátula de Expediente de Archivo
203434101/F-01/V. 1.1/2016
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas50
Instructivo para llenar el formato: “Carátula de Expediente de Archivo” (203434101/F-01/V. 1.1/2016)
Objetivo: Registrar los datos que permitan a las unidades administrativas el control de sus expedientes de archivo, así como el acceso oportuno a la información contenida en ellos para la toma de decisiones, la transparencia y el acceso a la información.
Distribución: Una carátula en original por cada uno de los expedientes de trámite.
Destinatario: Unidades Administrativas de la Secretaría de Finanzas.
Clave Programática
Nombre de la Unidad Administrativa
Nombre del Expediente
Núm. del Expediente
Núm. de Legajo
Total de Legajos
Asunto
Apertura
Cierre
Total de documentos al cierre
Fondo Documental
Concepto DescripciónNúmero
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Anotar la clave presupuestal que le corresponde a la Unidad Administrativa conforme a la “Codificación de las Unidades Administrativas de las Dependencias y Organismos Auxiliares de la Administración Pública Estatal”.
Registrar el nombre específico de la Unidad Administrativa así como el de la Dirección General o equivalente a la que pertenece, de acuerdo a la estructura orgánica autorizada de la Secretaría de Finanzas, en caso de que corresponda a una Dirección de Área, Subdirección o Departamento o equivalentes.
Escribir el nombre que identifica al expediente, el cual debe ser acorde al contenido del mismo.
Registrar el número progresivo asignado al expediente, de acuerdo a la numeración que se esté utilizando en la Serie Documental a la que pertenece.
En caso de que por la cantidad de documentos que se ingresen al expediente, este rebase los dos centímetros de espesor, se deberá de realizar una división y aperturar los legajos que sean necesarios, los cuales contendrán su propia carátula con los mismos datos de identificación y serán considerados como parte de un solo expediente, diferenciándolos con el número de legajo que les corresponda, el cual deberá de asentarse en este espacio.
Asentar el número total de legajos de que consta el expediente.
Registrar el asunto específico de qué trata el expediente, el cual tendrá que estar relacionado con el contenido del mismo.
Anotar la fecha del primer documento con el que se realizó la apertura del expediente.
Anotar la fecha del último documento con que se realizó el cierre del expediente al concluir el trámite administrativo.
Registrar la cantidad total de documentos que contiene el expediente al concluir el trámite administrativo.
Anotar el nombre del Fondo Documental “Secretaría de Finanzas”, de conformidad con lo señalado en el Cuadro General de Clasificación Archivística de la propia Secretaría.
Se entiende por “Fondo Documental”, al conjunto de documentos producidos orgánicamente por una Dependencia o Entidad con cuyo nombre se identifica.
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 51
Subfondo Documental
Sección
Serie Documental
Subserie Documental
Valor Documental
Archivo de Trámite
Archivo de Concentración
Archivo Histórico
Concepto DescripciónNúmero
12
13
14
15
16
17
18
19
Registrar, en caso de existir, el nombre del Subfondo Documental (Subsecretaría de Ingresos, Subsecretaría de Planeación y Presupuesto, Subsecretaría de Tesorería o Subsecretaría de Administración), de conformidad con lo señalado en el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas.
Se entiende por “Subfondo Documental”, al conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la Dependencia o Entidad que lo origina.
Anotar el nombre de la Sección a la que pertenece el expediente, de conformidad con lo señalado en el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas.
Se entiende por “Sección”, cada una de las divisiones del Fondo o Subfondo, basadas en las atribuciones de la Dependencia o Entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Asentar el nombre definido de la Serie Documental a la que pertenece el expediente, de conformidad con lo señalado en el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas.
Se entiende por “Serie Documental”, a la división de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versa sobre una materia o asunto específico.
Registrar, en caso de existir, el nombre de la subserie a la que pertenece el expediente, de conformidad con lo señalado en el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas.
Se entiende por “Subserie”, al conjunto de documentos que forman parte de una Serie, identificados de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Marcar con una “X” en el espacio que corresponda, el tipo de valor primario que contienen los documentos que integran el expediente de acuerdo a la naturaleza de los mismos: administrativo, fiscal, jurídico-legal y contable.
Asentar los años que deberá de permanecer en el Archivo de Trámite el expediente una vez concluido su trámite, el cual no podrá ser menor a dos años de conformidad con lo señalado en los Lineamientos para la valoración, selección y baja de los documentos, expedientes y series de trámite concluido en los Archivos del Estado de México (Artículo 20).
Anotar los años que deberá de conservarse el expediente en el Archivo de Concentración, considerando lo establecido en los Lineamientos para la valoración, selección y baja de los documentos, expedientes y series de trámite concluido en los Archivos del Estado de México (Artículo 27, Fracciones I,II, III y IV):
• 6 años para expedientes con información administrativa;
• 6 años como mínimo para expedientes con información fiscal y presupuestal contable;
• 12 años como mínimo para expedientes con información jurídico-legal, obra pública y activo fijo; y
• Más de 12 años cuando así lo establezcan alguna norma jurídica en especial.
Anotar la palabra “Permanente” cuando el expediente deba de conservarse indefinidamente en el Archivo Histórico, de acuerdo a los valores evidenciales, informativos o testimoniales que posean los documentos, de conformidad con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental y los Dictámenes de Valoración emitidos por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
Para uso exclusivo del Archivo de Concentración.
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas52
Clasificación de la información
Observaciones
Concepto DescripciónNúmero
20
21
Conforme a lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios (Art. 4°), en primera instancia toda información es pública.
Esta sección únicamente deberá llenarse cuando la información del expediente haya sido clasificada como reservada o confidencial por el Comité de Transparencia de la Secretaría de Finanzas, de conformidad con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.
Definición de términos:
• De interés Público (Art. 3° Fracción XXII): se refiere a la información que resulta relevante o beneficiosa para la sociedad y no simplemente de interés individual, cuya divulgación resulta útil para que el público comprenda las actividades que llevan a cabo los sujetos obligados.
• Reservada (Art. 3°, Fracción XXIV y Art. 140): información “clasificada con este carácter de manera temporal por las disposiciones de esta Ley, cuya divulgación puede causar daño en términos de lo establecido” por la misma.
• Confidencial (Art. 3°, Fracción XXI y Art. 143 fracción I): “se considera como información confidencial los secretos bancario, fiduciario, industrial, comercial, fiscal, bursátil y postal, cuya titularidad corresponda a particulares, sujetos de derecho internacional o a sujetos obligados cuando no involucren el ejercicio de recursos públicos”.
• Marcar con una “X” en el espacio que corresponda, el tipo de clasificación de la información.
Anotar cualquier información que se considere necesaria o complementaria para la adecuada identificación del expediente y la oportuna recuperación de la información.
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 53
Aplicación impresa
Formato: Fólder CartaMedidas: 22cm x 29.5 cm, sin pestañaRecomendación: Ajustar formato al centro
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas54
Formato: Fólder OficioMedidas: 22cm x 36 cm, sin pestañaRecomendación: Ajustar formato al centro
Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Finanzas 55
DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN