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UNIVERSIDADE TCNICA DE LISBOA INSTITUTO SUPERIOR DE ECONOMIA E
GESTO
MESTRADO EM CINCIAS EMPRESARIAIS
A Implementao de CRM nas Pequenas e Mdias Empresas: Um estudo de
caso
mltiplo em empresas Portuguesas
PEDRO MIGUEL REAL IVENS MONTEIRO
Orientao: Prof. Dra. Cristiane Drebes Pedron
Jri:
Presidente: Prof. Dr. Pedro Lus Pereira Verga Matos
Vogais: Prof. Dra. Ana Maria Marques Ribeiro dos Santos
Lucas
Prof. Dra. Cristiane Drebes Pedron
Abril/2009
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Resumo Actualmente, percebe-se que os clientes no procuram
apenas um produto, pretendem um atendimento personalizado de acordo
com as suas necessidades. O Customer Relationship Management (CRM)
surge como resposta s organizaes que decidem adoptar estratgias de
marketing de relacionamento. Os elevados investimentos na compra de
sistemas tecnolgicos e na adaptao dos procedimentos internos nova
realidade da empresa, fez com que as Pequenas e Mdias Empresas
(PME) se mantivessem num circuito mais tradicional, ao contrrio das
grandes empresas. No entanto, o aumento da concorrncia, a
globalizao dos mercados, o desenvolvimento tecnolgico e a
efemeridade das preferncias dos clientes tem levado a que muitas
PME repensem o seu negcio. Neste contexto, a questo de investigao
definida foi: como efectuada a adopo de CRM nas PME? Portanto, o
objectivo foi: propor uma metodologia de implementao de CRM
adaptada s necessidades das PME. Para que isso fosse possvel a
presente investigao seguiu o mtodo de estudo de casos mltiplos, em
duas empresas portuguesas. Como fonte de recolha de dados
realizaram-se entrevistas e anlise de documentos secundrios. O
principal contributo da tese a proposta de uma metodologia de
implementao de CRM capaz de responder s necessidades especficas das
PME. Pelo facto de estas empresas deterem um peso importante no
tecido empresarial Portugus e pelas poucas investigaes realizadas
neste mbito, esta tese, pode constituir um avano no que se refere s
implementaes de CRM nas PME Portuguesas.
Palavras-chave: Customer Relationship Management, Pequenas e
Mdias Empresas, Metodologias de Adopo
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Abstract Nowadays, customers are not just looking for a product,
they seek a customized service, tailored to their needs. Customer
Relationship Management (CRM) is a response to organizations that
choose to adopt strategies of relationship marketing. High
investments in the purchase of technology systems and adapting
procedures to the new reality of the company, made the Small and
Medium Enterprises (SMEs) remain in a more traditional circuit, as
opposed to big companies. However, increased competition,
globalization of markets, technological development and the fast
changes of customer preferences caused many SMEs to rethink their
business. In this context, the research question was defined as:
how is the adoption of CRM made in SMEs? Therefore, the objective
was: to propose a methodology for implementing CRM tailored to the
SMEs needs. So, this investigation followed the method of multiple
case studies in two Portuguese companies. As a source of data
collection were carried out interviews and obtained secondary
documents. The main contribution of the thesis is to propose a
methodology for implementing CRM that is capable to meet the
specific needs of SMEs. Because these companies hold an important
weight in the Portuguese business community and the few
investigations conducted in this field, this thesis can be a
breakthrough in the case of CRM implementations in SMEs
Portuguese.
Key-words: Customer Relationship Management, Small and Medium
Enterprises, Adoption Methodology.
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Agradecimentos
Esta tese corresponde, no apenas ao culminar de mais um momento
acadmico,
como tambm ao incio de uma nova fase profissional. Pela sua
grande importncia, no
seria possvel conclui-la sem deixar uma palavra de agradecimento
especial s pessoas
que mais contriburam para a sua concluso.
Em primeiro lugar, gostaria de dar um agradecimento muito
especial minha
orientadora Cristiane, pelo tempo dispendido, pelas novas
experincias que me
proporcionou, pela pacincia nos momentos mais difceis e,
sobretudo, por sempre ter
acreditado em mim.
Gostaria, tambm, de agradecer aos meus pais por todo o apoio e a
ajuda que
sempre me deram, pelo facto de serem os principais motivadores
do meu percurso
acadmico e profissional. Um agradecimento, tambm, muito especial
para a minha
namorada, Ana, pela ajuda, apoio e carinho durante cada uma das
fases de elaborao
desta tese.
No poderia deixar de agradecer aos meus colegas de mestrado e
amigos Rute e
Joaquim, por serem sempre disponveis e pela ajuda que sempre me
deram.
Por ltimo, gostaria de deixar um agradecimento aos responsveis
pelo CRM de
cada uma das empresas entrevistadas, pelo tempo que despenderam
e pela pacincia em
explicar cada um dos pormenores da sua implementao.
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Lista de acrnimos
I&D Investigao e Desenvolvimento
CRM Customer Relationship Management
ERP Enterprise Resource planning
PME Pequenas e Mdias Empresas
C-MAT Customer Management Assessment Tool
C-CAM Capital Asset Management
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1
ndice 1. Introduo
.....................................................................................................................
4 2. Reviso de literatura
.....................................................................................................
7
2.1 Conceito de CRM
...................................................................................................
7 2.2 Implementao do CRM
.........................................................................................
9 2.3 Gesto de relacionamentos da empresa com os clientes
...................................... 11 2.4 Metodologias de
implementao de CRM
........................................................... 13
2.4.1 A metodologia de Winer (2001)
....................................................................
14 2.4.2 O modelo dos dez passos estratgicos de Jenkinson e Jacobs
(2002) ........... 15 2.4.3 A metodologia de Zablah et al. (2004)
.......................................................... 17 2.4.4
O mtodo de Stig Jorgensen and Partners (Lindgreen, 2004)
....................... 18 2.4.5 O modelo de Curry e Kkolou (2004)
............................................................. 20
2.4.6 O modelo de Damacena e Pedron (2004)
...................................................... 21 2.4.7 A
metodologia para CRM de Chalmeta (2005)
............................................. 23 2.4.8 A
metodologia de Payne (2006)
....................................................................
25 2.4.9 O modelo de Urbanskiene et al. (2008)
......................................................... 26 2.4.10
Discusso sobre as metodologias
................................................................
27
2.5 PME, CRM e Tecnologias
....................................................................................
30 2.6 Proposta de metodologia de implementao de CRM para PME
........................ 35
3. Metodologia
................................................................................................................
48 4. Estudo de caso mltiplo
..............................................................................................
53
4.1 Empresa Alfa
........................................................................................................
53 4.1.1 A empresa e o CRM
......................................................................................
53 4.1.2 O sistema de CRM
.........................................................................................
56 4.1.3 Os recursos humanos na implementao da empresa
.................................... 57 4.1.4 Segmentao e estratgia
...............................................................................
59 4.1.5 Avaliao e perspectivas futuras da empresa Alfa
........................................ 61
4.2 Empresa Beta
........................................................................................................
61 4.2.1 A empresa e o CRM
......................................................................................
62 4.2.2 O sistema de CRM
.........................................................................................
63 4.2.3 Os recursos humanos na implementao da empresa
.................................... 65 4.2.4 Segmentao e estratgia
...............................................................................
67 4.2.5 Avaliao e perspectivas futuras da empresa Beta
........................................ 68
4.3 A metodologia proposta e a realidade empresarial
............................................... 69 4.3.1 Empresa
Alfa
.................................................................................................
69 4.3.2 Empresa Beta
.................................................................................................
70 4.3.3 Empresa Alfa vs Empresa Beta
.....................................................................
72 4.3.4 Modelo de implementao de CRM adequado realidade das
PME............ 74
5. Consideraes finais
...................................................................................................
77 5.1 Limitaes do Estudo
...........................................................................................
79 5.2 Estudos Futuros
....................................................................................................
80
Referncias
.....................................................................................................................
81 Anexo
.............................................................................................................................
85
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2
ndice de tabelas Tabela 1: Comparao das diferentes metodologias
de implementao de CRM ......... 30 Tabela 2: Cruzamento das
caractersticas das PME com as fases do modelo proposto de
implementao de CRM
.................................................................................................
42 Tabela 3: Comparao das etapas de implementao de CRM entre as
empresas Alfa e Beta.
................................................................................................................................
74
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3
ndice de figuras Figura 1: Relao entre a satisfao e a lealdade
do cliente, e o desempenho organizacional
.................................................................................................................
12 Figura 2: Proposta de modelo de implementao de CRM para PME
........................... 36 Figura 3: Definio das etapas de
investigao
.............................................................. 49
Figura 4: Proposta de modelo de implementao de CRM para PME
validado aps estudo de caso mltiplo
..................................................................................................
75
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4
1. Introduo
A sociedade actual caracteriza-se pelas suas rpidas mudanas quer
em termos
tecnolgicos quer em termos de preferncias dos consumidores, o
que se reflecte no
aumento de concorrncia entre as empresas (Reis, 1999; Donnelly
et al., 2000). Neste
mbito, torna-se importante prestar um servio aos clientes cada
vez mais
personalizado, o que tem levado pequenas e grandes empresas a
investir no Customer
Relationship Management (CRM) (Berry, 2003; Beasty, 2005).
Scott (apud Chalmeta, 2005, p.1016) define CRM como um conjunto
de
processos empresariais e polticas globais destinadas a capturar,
manter e prestar servio
aos clientes. O CRM no apenas uma tecnologia, nem apenas um
sistema de interface
com o cliente. No se trata tambm apenas de uma estratgia, nem
apenas de um
processo de negcio ou uma metodologia, o conjunto de todos os
anteriores
(Greenberg apud Zablah et al., 2003).
A importncia da utilizao de Tecnologias de Informao (TI), que
exigem
elevados investimentos, aliada globalizao dos mercados, ao
desenvolvimento
tecnolgico, s rpidas alteraes das preferncias dos clientes e ao
grande aumento da
concorrncia originou que o CRM tenha vindo a ser, sobretudo,
aplicado por grandes
empresas (Chalmeta, 2005).
Sendo que a crescente procura por individualizar os
relacionamentos com os
clientes por parte das grandes organizaes, obriga a que as
Pequenas e Mdias
Empresas (PME) tenham tambm de melhorar a sua gesto de
relacionamentos com
clientes.
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5
Em comparao com as PME, os maiores grupos empresariais dispem de
mais
meios para fazer face s alteraes necessrias para assegurar a sua
subsistncia num
mercado cada vez mais competitivo.
No contexto Portugus, tal como no Europeu, as PME1 desempenham
um papel
essencial na economia do pas. Sendo que no final de 2005
representavam 99,6% das
unidades empresariais Portuguesas, criando 75,2% dos empregos e
realizando 56,4%
dos negcios no pas. De salientar ainda, a importncia das micro e
pequenas empresas2,
que representam 97,3% do total das empresas e so responsveis por
empregar mais de
1,5 milhes de pessoas (IAPMEI, 2008). Neste contexto, torna-se
relevante estudar o
relacionamento destas empresas com os seus clientes.
De acordo com Beasty (2005), as PME tm vindo a aumentar os
seus
investimentos em tecnologias e sobretudo em CRM e na gesto
eficiente dos
relacionamentos com os seus clientes. Tendo em vista algumas
caractersticas
especficas das PME, acredita-se que as implementaes de CRM sejam
diferentes das
efectuadas por parte das grandes organizaes. Algumas destas
caractersticas
importantes a destacar so os recursos financeiros escassos e a
estrutura simples e
familiar (Caldeira, 1998; Balbinot, 2007).
Muitas implementaes de CRM terminam por falhas a diversos nveis,
tais
como poucos esforos com o projecto ou problemas com a
automatizao do negcio
(Bielski, 2004). Os problemas com a implementao, aliados ao
crescente enfoque no
cliente tm feito com que cada vez mais empresas procurem solues
metodolgicas
1 So classificadas como PME as empresas com menos de 250
trabalhadores cujo volume de negcios
no excede 50 milhes de euros Decreto-lei n. 372/2007.
2 Classificam-se como micro empresas as unidades com menos de 10
trabalhadores e um volume de
negcios inferior a 2 milhes de euros; e como pequenas empresas
aquelas que tm menos de 50 trabalhadores e um volume de negcios
inferior a 10 milhes de euros Decreto-lei n. 372/2007.
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integradas, adaptadas sua realidade, para que seja possvel
aumentar o sucesso obtido
com o CRM (Chalmeta, 2001). Assim, tambm as PME, pelas suas
caractersticas
especficas, necessitam de uma metodologia generalista, adaptada
sua realidade, o que
abre espao para uma investigao neste sentido.
A questo de investigao da presente tese Como efectuada a adopo
de
CRM nas PME? Portanto, o objectivo : propor uma metodologia de
implementao de
CRM adaptada s necessidades deste tipo de empresas. Desta forma,
ser possvel
colmatar os poucos estudos acadmicos efectuados nesta rea e
ajudar este tipo de
empresas a melhorar a satisfao dos seus clientes e,
consequentemente, os seus
resultados.
A tese apresentar-se- em cinco captulos. O primeiro constitui a
introduo
investigao. O segundo diz respeito reviso da literatura em que
so apresentadas
questes relevantes sobre CRM, bem como efectuada a apresentao e
comparao
entre abordagens distintas de metodologias de implementao de
CRM, e ainda so
descritas as caractersticas das PME. No final do captulo
definida uma nova proposta
de metodologia de implementao de CRM, tendo em vista a realidade
das PME. O
terceiro captulo diz respeito definio da metodologia seguida na
investigao. No
quarto, descrito o estudo de caso. O quinto captulo apresenta as
concluses da
investigao.
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2. Reviso de literatura
Nos ltimos anos, o aumento da concorrncia, a globalizao dos
mercados, o
desenvolvimento tecnolgico e a efemeridade das preferncias dos
clientes tm
obrigado muitas empresas a uma constante actualizao, no s da
gama de produtos e
servios que disponibilizam, como tambm dos seus sistemas e
procedimentos internos
(Chalmeta, 2001). Em relao aos clientes, percebe-se que estes no
procuram apenas
um produto, pretendem um atendimento personalizado de acordo com
as suas
necessidades. Por esta razo as empresas devem apostar na criao
de valor para o
cliente, no s atravs de um produto ou servio, como tambm de uma
melhor
comunicao (Chen e Popovich, 2003). Assim, o Customer
Relationship Management
surge como resposta a esta necessidade das organizaes.
Neste mbito, e para compreender melhor a importncia do CRM para
a
realidade empresarial, sero abordadas questes relacionadas com o
conceito de CRM,
as dimenses do CRM, a implementao de CRM, a gesto dos
relacionamentos da
empresa com os clientes e a relao entre a lealdade dos clientes
e o desempenho
empresarial.
2.1 Conceito de CRM
Pelo facto de se tratar de um fenmeno recente, o conceito de CRM
adquire
significados diferentes para cada autor (Winer, 2001; Buttle,
2004; Chalmeta, 2005), no
entanto, independentemente do que for designado, CRM uma prtica
de gesto com
enfoque nos clientes (Buttle, 2004). Segundo Buttle (2004), a
sua histria recente
comea com o termo a ser utilizado para descrever aplicaes de
software que
automatizam os processos de marketing, de vendas e outras funes
de prestaes de
servios das empresas. O mercado de software informtico para CRM
comeou em
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1993, com a empresa Siebel Systems Inc., a criar um software que
permite a gesto dos
relacionamentos com os clientes, bem como armazenar a informao
necessria para um
relacionamento personalizado com cada cliente (Buttle,
2004).
Porm, o conceito de CRM muito mais abrangente. Zablah et al.
(2003, p.480)
definem CRM como um processo contnuo que envolve o
desenvolvimento e
alavancagem do mercado com a finalidade de construir e manter
uma carteira rentvel
de relacionamentos com clientes. E de acordo com Payne (2006,
p.4), CRM uma
abordagem de negcio que procura criar, desenvolver e melhorar
relacionamentos com
clientes cuidadosamente segmentados, com o objectivo de aumentar
o seu valor e a
rentabilidade da empresa, e consequentemente maximizar o valor
dos accionistas.
No final do sculo XX muitas empresas encontravam-se numa situao
de
crescimento reduzido pela incapacidade de angariar um elevado
nmero de clientes, isto
, muitos dos mercados estavam maduros (Payne, 2005). Assim, era
necessrio dar
importncia no apenas angariao de novos clientes, mas tambm,
manuteno dos
j adquiridos. Desta forma, passou a atribuir-se um maior enfoque
ao marketing
relacional em detrimento do transaccional.
O enfoque das empresas na manuteno dos relacionamentos com os
clientes
(marketing relacional) visto como a base filosfica do CRM
(Zablah et al., 2003;
Payne, 2005). No entanto, apesar das suas semelhanas, o conceito
de CRM engloba o
de marketing relacional. O CRM, ao contrrio do marketing
relacional no tem o seu
enfoque, apenas no estabelecimento e manuteno de estreitas
relaes de troca
(Zablah et al., 2003, p. 481). O CRM procura no s estabelecer e
manter
relacionamentos com os clientes, como tambm procura assegurar a
maior rentabilidade
desses relacionamentos, podendo tambm incluir relaes de troca
caractersticas do
marketing transaccional e relacional (Zablah et al., 2003).
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Em suma, o CRM um processo estratgico que se preocupa em criar
um
conjunto de relacionamentos nos quais possvel maximizar o lucro,
recorrendo
ferramentas tecnolgicas, enquanto o marketing relacional apenas
procura criar e
manter relacionamentos de troca (Zablah et al., 2003; Lawson,
2006).
De acordo com Buttle (2004), o CRM pode ser visto sob trs
diferentes
perspectivas: estratgica, operacional e analtica. A perspectiva
estratgica refere-se ao
facto do CRM ser colocado no centro da estratgia da empresa, com
o intuito de
angariar e manter clientes, criando mais valor acrescentado do
que os concorrentes. A
perspectiva operacional enfatiza a automatizao das funes da
empresa, ou seja, a
aplicao de sistemas e tecnologias de informao aos servios, fora
de vendas e
marketing. Por ltimo, a perspectiva analtica do CRM refere-se
aplicao do data
mining, isto , recolha dados junto dos clientes que, aps anlise,
serviro para procurar
padres que possam gerar vantagens competitivas, atravs da
segmentao de mercados
(Buttle, 2004).
2.2 Implementao do CRM
A implementao de CRM trouxe a muitas empresas um aumento de
competitividade que se verificou sobretudo no aumento das
receitas e no decrscimo
dos custos operacionais (Chen e Popovich, 2003). Estes autores
defendem que para uma
implementao de sucesso do CRM so necessrias as aplicaes
tecnolgicas e
tambm uma boa organizao dos processos da empresa e dos seus
recursos humanos.
Em suma, tecnologia, processos e pessoas.
O desenvolvimento das TI possibilitou s empresas reestruturaes
mais
aprofundadas, uma organizao mais metdica e pormenorizada da sua
actividade e
tambm coordenar as relaes entre os recursos humanos da empresa
(Caldeira, 1998).
Atravs das aplicaes informticas de CRM possvel armazenar dados
dos clientes e
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tambm analis-los retirando padres de consumo (por meio do data
mining), o que
permite no s conhecer melhor os clientes da empresa, como tambm
gerar melhores
oportunidades de negcio.
Para algumas organizaes, a implementao de CRM uma
problemtica
relacionada com a rea de tecnologia. Esta uma questo que surge
pelo facto das suas
primeiras implementaes terem sido vistas como iniciativas
tecnolgicas. No entanto,
o principal objectivo do CRM criar valor acrescentado para o
cliente e para a empresa,
sendo que as TI apenas facilitam a sua implementao (Buttle,
2004). De salientar o
facto de que nem todas as iniciativas de CRM envolverem elevados
investimentos em
TI, pois o seu enfoque em gerir os relacionamentos com os
clientes. Isto pode ser feito
atravs da alterao de comportamento dos recursos humanos, formao
dos
colaboradores de call-centers e enfoque na empatia criada pelos
vendedores (Buttle,
2004).
A optimizao dos processos internos da empresa representa, assim,
um passo
muito importante para o sucesso da implementao do CRM. Neste
sentido, Chen e
Popovich (2003) consideram que necessrio que a organizao
construa a sua
estratgia e organize os seus processos em torno do cliente e das
suas preferncias.
O sucesso da adopo de CRM depende, tambm, do envolvimento
dos
colaboradores e da gesto de topo no processo (Chalmeta, 2005).
Para que se possa
efectuar a aplicao tecnolgica e as alteraes dos processos
internos, necessrio
proporcionar formao aos recursos humanos da organizao e garantir
os
investimentos futuros necessrios para aperfeioar o processo
(Chen e Popovich, 2003).
A anlise do prprio conceito de CRM uma etapa necessria para a
uma
implementao de sucesso. A diversidade de definies e perspectivas
leva a que em
muitos casos existam falhas que inviabilizam o sucesso da adopo
de CRM (Payne,
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2005). A viso do que se pretende atingir com o CRM vai depender
de inmeros
factores, nomeadamente da equipa de gestores responsvel pelo
projecto e da forma
como interpretam o relacionamento com o cliente e o grau de
enfoque da estratgia da
empresa nestes. No entanto, de acordo com Greenberg (apud
Chalmeta, 2005), os
sistemas de CRM permitem ter uma viso nica e integrada dos
clientes atravs da
utilizao de ferramentas analticas, efectuar a gesto do
relacionamento com os clientes
de forma eficaz, independentemente do canal que utilizarem para
comunicar com a
empresa, e melhorar a eficcia e a eficincia no que diz respeito
gesto dos
relacionamentos da empresa com os clientes.
2.3 Gesto de relacionamentos da empresa com os clientes
A razo fundamental pela qual as empresas pretendem construir
relacionamentos
duradouros com os clientes econmica. Isto , se estas conseguirem
satisfazer os seus
clientes, ento estes vo manter-se durante mais tempo com a
empresa e gerar maiores
lucros (Buttle, 2004).
Uma vantagem competitiva um nvel de desempenho superior que
uma
empresa apresenta sobre os seus concorrentes, e esta conseguida
sobretudo atravs das
estratgias adoptadas. No entanto, para se tratar de uma vantagem
competitiva real,
necessrio que esta seja: difcil de imitar, nica, sustentvel,
superior concorrncia e
aplicvel a mltiplas situaes (Hitt et al., 2007)
A satisfao e lealdade dos clientes so fontes de vantagens
competitivas, e uma
gesto eficaz destes dois factores pode levar a empresa a traar
uma rota de sucesso. A
satisfao e lealdade so factores crticos de sucesso, uma vez que
geram publicidade
boca a boca por parte dos clientes. No entanto, necessrio ter em
ateno que o
inverso tambm passvel de acontecer, ou seja, se o servio ou
produto for de m
qualidade, ento a publicidade boca a boca pode ser muito
negativa para a empresa.
-
12
Os clientes fiis so menos sensveis variao de preo, e isto
permite reduzir as
despesas com a angariao de novos clientes (Birgelen et al. apud
Rowley e Dawes,
2000), uma vez que os mais fiis ajudam tambm a vender a
marca.
Os clientes podem demonstrar a sua lealdade de formas
diferentes. Estes podem
escolher manter-se com a empresa, aumentar o nmero ou a
frequncia das compras, ou
ambos (Rowley e Dawes apud Lawson et al., 2006). Assim, a
importncia dos clientes
fiis, prende-se com o facto de no s gerarem maiores receitas,
como tambm porque
os custos de angariar novos clientes so muito superiores (Berry
apud Lawson et al.,
2006).
A vantagem do CRM prende-se com o facto de melhorar o
desempenho
empresarial atravs do aumento da satisfao e da lealdade dos
clientes (Buttle, 2004).
A Figura 1 facilita a compreenso desta relao entre a satisfao,
lealdade do cliente e
desempenho do negcio.
Figura 1: Relao entre a satisfao e a lealdade do cliente, e o
desempenho organizacional
Uma organizao que conhea as necessidades, expectativas e
preferncias dos
seus clientes vai certamente criar mais valor para estes e
potenciar a sua satisfao. A
Fonte: Adaptado de Buttle (2004)
-
13
satisfao criada funciona como uma forma de publicidade directa
e, consequentemente,
a lealdade dos clientes para com a organizao sai fortalecida.
Quando os clientes so
fiis empresa, pela satisfao anteriormente criada, ento esta vai
verificar um
aumento do desempenho do negcio (Buttle, 2004).
Muitas empresas esto a utilizar campanhas de fidelizao dos
clientes, com
sistemas de pontos que podem ser trocados mais tarde por
vantagens com a organizao.
Mas o CRM no apenas uma forma complexa de criar um esquema de
fidelizao.
Segundo Buttle (2004), estes esquemas desempenham dois tipos de
funes na
implementao de CRM. Em primeiro lugar, permitem empresa recolher
dados
importantes sobre os seus clientes, que podem ser utilizados
para angariar novos
clientes, reter clientes actuais e desenvolver novas
actividades. Em segundo lugar,
constituem uma barreira sada dos clientes.
Grande parte das empresas afirmam que mantm relacionamentos com
os seus
clientes, no entanto, na maioria das situaes, trata-se apenas de
contactos para efectuar
compras, acordar preos, entre outros (Jia e Oliveira, 2007).
Assim, Swift (apud Jia e
Oliveira, 2007, p. 4) afirma que para que ocorra um
relacionamento, as comunicaes
devem seguir de mo dupla, de forma integrada, registada e
gerida; pois somente com
dados histricos e detalhes das transaces e comunicaes que um
relacionamento
pode ser efectivamente mantido.
2.4 Metodologias de implementao de CRM
O CRM pode trazer muitos benefcios para as empresas, que, para
serem
efectivos importante observar vrias questes relativas sua
implementao. Os
grandes investimentos realizados pelas organizaes, a par do
objectivo de
individualizarem a forma como gerem os seus relacionamentos com
os clientes,
constitui um desafio para a empresa (Payne, 2005). Neste
sentido, importante perceber
-
14
a melhor forma das organizaes implementarem o CRM, atravs da
anlise de
metodologias de vrios autores. Tal como na definio, no existe um
dogma ao nvel
das metodologias de implementao de CRM, estas dependem da forma
como cada
autor percepciona as estratgias de negcio e os relacionamentos
com os clientes.
Assim, pretende-se analisar diferentes perspectivas com o
intuito de propor um
modelo que procure integrar os pontos essenciais para ajudar as
empresas a ultrapassar
as maiores dificuldades e obter a gesto dos relacionamentos com
os clientes desejada.
2.4.1 A metodologia de Winer (2001) O modelo de Winer (2001)
divide-se em sete fases: criao de bases de dados;
anlise das bases de dados; seleco dos clientes; segmentao dos
clientes; criao de
programas de relacionamento; garantia da privacidade; e
monitorizao do processo de
implementao.
O primeiro passo para implementar um CRM de sucesso a construo
de uma
base de dados dos clientes. As empresas que j iniciaram a sua
actividade devero
recorrer ao histrico de contactos para formar a sua base de
dados. A base de dados dos
clientes dever incluir informaes sobre transaces, contactos dos
clientes,
informao descritiva para efeitos de segmentao e respostas a
estmulos de marketing.
A segunda fase diz respeito anlise das bases de dados, no s com
o intuito de definir
segmentos de clientes, como tambm identificar padres de consumo
atravs do data
mining.
O terceiro momento refere-se seleco dos clientes, ou seja,
aqueles que vo
ser alvo das campanhas de marketing. O objectivo que o enfoque
da organizao seja
nos seus clientes mais rentveis. A quarta refere-se segmentao
dos clientes, que diz
respeito escolha da melhor abordagem para comunicar com os
clientes previamente
seleccionados. O quinto passo da metodologia referente criao de
programas de
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15
relacionamento com os clientes, que em grande medida, diz
respeito aos programas de
fidelizao. Para Winer (2001), um relacionamento duradouro no
pode ser conseguido
apenas atravs do envio de e-mails, necessrio estabelecer
contactos que se traduzam
num aumento de satisfao do cliente.
Em sexto lugar, Winer (2001) chama ateno para a importncia da
garantia da
privacidade aos clientes. As empresas necessitam da informao
para que possam
personalizar os seus produtos e servios de acordo com as
preferncias dos seus
clientes, no entanto, esta deve garantir a privacidade. Por
ltimo, a stima etapa consiste
em monitorizar o funcionamento do CRM. Isto , no basta apenas
utilizar indicadores
financeiros como a rendibilidade, quota de mercado ou margens de
lucro, tambm
necessrio incluir indicadores que permitam medir o sucesso da
implementao do
CRM.
2.4.2 O modelo dos dez passos estratgicos de Jenkinson e
Jacobs
(2002) Jenkinson e Jacobs (2002) apresentam um modelo de dez
passos para auxiliar as
empresas a entregarem mais valor aos seus clientes com um
projecto de CRM. Para este
efeito importante que a estratgia de CRM seja benfica para o
cliente, para os
empregados e para a organizao. Os dez passos so: definio do
investimento;
optimizao dos relacionamentos com os clientes; garantia de
reputao; criao de um
servio relevante; criao de valor; gesto dos pontos de contacto;
desenvolvimento da
criatividade; desenvolvimento de um mtodo de aprendizagem;
escolha da tecnologia; e
controle dos ganhos dos stakeholders.
A primeira etapa do modelo a definio do investimento, e esta
inicia-se
atravs de uma auditoria do contexto empresarial para determinar
factores como o nvel
de diferenciao do valor do cliente, a diferenciao e
posicionamento dos valores da
-
16
organizao e a forma como esta gere os relacionamentos com os
seus clientes. A
segunda fase a optimizao dos relacionamentos com os clientes, e
diz respeito s
melhorias institudas nos relacionamentos da empresa com os seus
clientes, com o
intuito de os tornar o mais duradouros e rentveis possvel.
O terceiro passo do modelo a garantia da reputao, e significa
que a
organizao deve procurar manter consistncia e fiabilidade em cada
contacto com o
cliente. A quarta etapa respeitante criao de um servio
relevante. Se o cliente no
for servido de forma relevante, ento este no ter razes para se
manter leal empresa.
O quinto ponto do modelo de Jenkinson e Jacobs (2002) diz
respeito criao de
valor ao cliente. Isto , para que os clientes possam estabelecer
uma relao de lealdade
com a empresa, estes precisem de ver uma necessidade sua
satisfeita pelo produto ou
servio em questo. A sexta fase est relacionada com a criao da
lealdade por parte
dos clientes atravs da gesto eficaz dos pontos de contacto da
organizao.
A stima etapa do modelo designa-se desenvolvimento da
criatividade. Este
ponto referente experincia que o cliente obtm quando contacta
com a empresa.
Esta deve procurar proporcionar experincias positivas trazendo
criatividade e criando
empatias com o cliente. A oitava fase deste modelo, esta diz
respeito criao de um
mtodo de aprendizagem. A implementao de CRM no esttica, a
constate alterao
das preferncias e necessidades dos clientes, obriga a que as
empresas estejam em
constante actualizao e em busca de maior conhecimento sobre os
seus clientes.
O nono ponto relativo escolha da tecnologia. A evoluo
tecnolgica
permitiu que a implementao de CRM seja levada a um nvel superior
atravs da
melhoria das comunicaes com os clientes e tambm pelas
funcionalidades ao nvel do
armazenamento e anlise de informao. Por ltimo, a dcima etapa diz
respeito ao
controlo dos ganhos dos stakeholders. Para que a empresa consiga
implementar um
-
17
CRM de sucesso indispensvel que esta tenha em ateno no s a
satisfao dos
clientes, como tambm dos seus empregados e os prprios
investidores. Quando a
implementao de CRM vantajosa para o cliente ento este cria uma
relao de
lealdade com a empresa e ter tendncia a repetir as suas compras.
Em relao aos
empregados, quando estes desempenham as suas funes com satisfao,
ento
conseguem ser mais eficientes, traduzindo-se tambm em satisfao
para o cliente.
Quando os resultados so bons para a empresa e para os seus
investidores, o
investimento em CRM ser encorajado e o ciclo de satisfao ir
iniciar-se novamente.
2.4.3 A metodologia de Zablah et al. (2004) Zablah et al. (2003)
definem como o primeiro passo para a implementao de
CRM a especificao de uma estratgia de gesto de relacionamentos.
As empresas
devero descrever com antecedncia os planos para construir
relacionamentos
duradouros com os clientes e seleccionar os mais rentveis. Aps a
especificao dos
clientes, a empresa est apta a definir o marketing mix
respeitante a cada um deles,
sendo que o objectivo essencial com esta poltica maximizar o
valor dos clientes bem
como a rendibilidade de longo prazo da empresa.
Para uma implementao de sucesso do CRM importante que a empresa
adapte
o seu funcionamento interno estratgia de enfoque no grupo de
clientes previamente
seleccionados. Neste mbito, importante garantir que os processos
internos esto
claramente definidos e so perceptveis para todos no seio da
organizao. Nem todas as
empresas se encontram no momento adequado e podem no dispor das
capacidades
adequadas para implementarem CRM. Por isso, necessrio na etapa
seguinte, que os
gestores avaliem o estado actual das capacidades de CRM da
empresa, para
compreender se possvel executar de forma eficiente todos os
processos previamente
-
18
definidos. Assim, os gestores devero procurar avaliar as
capacidades humanas,
tecnolgicas e organizacionais, e garantir que todos conhecem as
suas funes.
O ltimo ponto do modelo de Zablah et al. (2003) diz respeito
monitorizao e
melhoramentos contnuos de todo o processo de implementao, com o
intuito de
verificar se os objectivos definidos inicialmente esto a ser
cumpridos e de identificar
novas oportunidades de negcio. Desta forma possvel retirar todo
o partido dos
relacionamentos duradouros com os clientes.
2.4.4 O mtodo de Stig Jorgensen and Partners (Lindgreen, 2004)
Lindgreen (2004) apresenta um estudo sobre a implementao do
mtodo
desenvolvido por uma empresa de consultoria, a Stig Jorgensen
and Partners. Este
modelo de implementao de CRM incorpora hard skills (relatrios de
situao,
anlises, estratgia e implementao), e tambm soft skills (empenho
da gesto,
envolvimento dos colaboradores, criao de lealdade, entre
outros). O modelo est
estruturado em oito pontos diferentes: empenho da gesto de topo;
elaborao de um
relatrio de situao; anlise da lealdade; formulao da estratgia;
implementao;
desenvolvimento da gesto; envolvimento dos colaboradores; e
avaliao do processo
de criao de lealdade.
O primeiro passo considerado pelo autor para o sucesso da
implementao de
CRM numa organizao o empenho da gesto de topo. Uma vez que
necessrio que
seja definida a viso que ir servir como orientao e formulao de
objectivos para o
restante processo (p.164).
O segundo ponto do modelo diz respeito elaborao de um relatrio
de
situao. Pretende-se avaliar a situao actual da empresa e a sua
performance com vista
avaliar os pontos de melhoria para mais tarde definir a
estratgia de CRM.
-
19
Em terceiro lugar destaca-se a anlise da lealdade do cliente
face organizao.
Isto , a empresa dever avaliar quo fiis so os seus clientes, e
quais os factores que
esto a influenciar positiva ou negativamente essa lealdade.
A quarta fase a formulao da estratgia. Aps a anlise efectuada
nas trs
fases anteriores, a empresa est apta a definir uma estratgica de
CRM. Esta ser
construda em dois nveis, atravs da determinao dos objectivos
quantitativos e das
iniciativas de CRM. Os objectivos quantitativos dizem respeito s
melhorias no lifetime
value, aumento das receitas, lucros e da lealdade do consumidor,
atribuio de
prioridade reteno de clientes e novas vendas. As iniciativas de
CRM dizem respeito
atribuio de prioridades em projectos relacionados com os
clientes e de projectos
internos, aperfeioamento das estratgias de vendas, marketing,
TI, desenvolvimento de
competncias, salrios e programas de recompensas.
O quinto ponto a implementao. Nesta fase, so iniciados os
projectos
anteriormente definidos, as prioridades devidamente atribudas e
os aperfeioamentos
devidamente planeados. indispensvel uma grande motivao por parte
da
organizao para a implementao de todos os projectos, neste
sentido o empenho da
gesto de topo essencial.
Em sexto lugar, Lindgreen (2004) evidencia o desenvolvimento da
gesto. A
implementao de CRM uma prtica dinmica, pelo que obriga a
organizao a uma
constante actualizao, nomeadamente no que respeita formao quer
dos gestores
quer dos colaboradores.
A stima fase o envolvimento dos colaboradores. A empresa deve
procurar
fomentar a lealdade dos colaboradores tentando identificar como
estes contribuem ou
dificultam os processos internos, criando sinergias e adaptando
a sua formao
estratgia da empresa.
-
20
O ltimo ponto do modelo a avaliao do processo de criao de
lealdade. De
acordo com Lindgreen (2004), a capacidade de gerar lealdade por
parte da empresa vai
determinar se os investimentos em CRM sero ou no rentveis. O
sucesso do
investimento em CRM tem de ser medido atravs de vrios
indicadores, nomeadamente,
a taxa de reteno dos clientes, o aumento da carteira de clientes
e a avaliao de at
que ponto um cliente vai recomendar a empresa a potencias
outros.
2.4.5 O modelo de Curry e Kkolou (2004) Curry e Kkolou (2004)
propem um modelo de implementao de CRM baseado
em cinco etapas: definio da estratgia; implementao de CRM; criao
de sistemas
de medio; descrio dos planos da empresa; e aplicao da
tecnologia.
Para os autores, a implementao de CRM inicia-se com a definio
da
estratgia. Para implementar com sucesso o CRM necessrio que a
estratgia da
empresa tenha o seu principal enfoque no cliente. Curry e Kkolou
(2004) referem que
este tipo de estratgia vai influenciar os recursos humanos da
empresa a irem ao
encontro dos seus objectivos em entregar valor ao cliente. No
entanto, imprescindvel
que a gesto de topo seja a fora motivadora definindo o que se
espera da organizao e
de cada elemento que a compe.
O segundo ponto do modelo diz respeito implementao de CRM
propriamente dita. Aps a formulao da estratgia, necessrio ter em
ateno as
alteraes de procedimentos que sero institudas e a sua importncia
na adaptao dos
colaboradores. Nesta fase essencial atenuar os efeitos da
resistncia mudana,
apostar nas capacidades de resoluo dos problemas por parte dos
colaboradores e
instrui-los a utilizarem as novas ferramentas implementadas.
Para os autores, so os
colaboradores que determinam qual o nvel de enfoque da empresa
no cliente.
-
21
A terceira fase diz respeito criao de sistemas de medio. Para
que a empresa
possa compreender se a implementao de CRM est a ser benfica ou
apenas
investimento perdido, necessrio que esta utilize algum tipo de
ferramenta de
medio. Curry e Kkolou (2004) referem que o Customer Management
Assessment Tool
(CMAT) uma boa ferramenta para efectuar esta monitorizao, pois
avalia o ciclo de
vida do cliente. Outra ferramenta o Customer Capital Asset
Management (C-CAM),
que permite controlar a performance da empresa atravs dos
concorrentes, dos
investimentos em manter relacionamentos duradouros e rentveis
com os clientes e da
medio do valor do cliente num determinado perodo.
A quarta etapa do modelo a descrio dos planos da empresa. Para
os autores,
estes planos dizem respeito aos principais processos que fazem
parte do trabalho dirio
da organizao, e em que muitos deles sero comuns a vrios
departamentos. Em ltimo
lugar a empresa dever implementar uma tecnologia de CRM que
reflicta as suas
caractersticas internas e externas e o seu enfoque no cliente.
As TI a ser utilizadas vo
permitir automatizar os processos, partilhar a informao, gerar
novas oportunidades de
negcio e aumentar a satisfao do cliente.
2.4.6 O modelo de Damacena e Pedron (2004) Os autores fazem uma
proposta de modelo de implementao de CRM baseado
na anlise de literatura, composto por cinco etapas: definio e
planeamento do modelo
de relacionamento; redesenho dos processos de relacionamento com
o cliente; seleco
da ferramenta de CRM; implementao da ferramenta seleccionada; e
avaliao dos
resultados obtidos com a ferramenta de CRM.
A primeira etapa diz respeito definio e planeamento do modelo
de
relacionamento, e inicia-se com uma avaliao prvia dos produtos e
servios, ambiente
externo e interno da empresa, com um intuito de analisar o plano
estratgico e
-
22
estabelecer uma viso para o futuro sobre o que se pretende
atingir com a
implementao de CRM. Damacena e Pedron (2004) referem ainda, que
nesta fase
essencial o empenho da gesto de topo, uma vez que necessrio
alterar a politica de
relacionamento com o cliente da organizao.
A fase seguinte o redesenho dos processos de relacionamento com
o cliente.
Este ponto caracteriza-se por uma anlise da situao actual da
empresa em termos de
processos de interaco com o cliente (Damacena e Pedron, 2004,
p.5). Esta uma
fase importante para a empresa, uma vez que vai permitir
identificar quais os
procedimentos correctos e incorrectos de acordo com a viso
estratgica definida no
ponto anterior.
A terceira etapa definida como a seleco da ferramenta tecnolgica
de CRM.
Ser nesta fase que sero escolhidas as TI pretendidas para que a
estratgia com enfoque
nos clientes, previamente definida e os procedimentos
optimizados sejam
automatizados. essencial que a organizao faa uma anlise de todos
os fornecedores
de software de CRM para verificar qual aquele que se adapta
melhor sua realidade. As
TI vo permitir empresa armazenar e analisar informao essencial
para gerar mais e
melhores oportunidades de negcio.
O ponto seguinte a implementao da ferramenta de CRM
previamente
seleccionada. Neste momento, todos os passos anteriores sero
efectivamente utilizados,
isto , a viso do CRM ser incorporada na estratgia, os processos
sero
implementados aps a sua optimizao, e a ferramenta tecnolgica
previamente
escolhida ser aplicada automatizando os processos de
relacionamento com o cliente,
desde a base de dados de marketing at a cada ponto de contacto
com o cliente.
O ltimo ponto da metodologia de Damacena e Pedron (2004) a
avaliao dos
resultados obtidos com a ferramenta de CRM. O processo de CRM
bastante dinmico,
-
23
isto , mantm uma necessidade constante de melhorias, neste
sentido, importante
compreender quais os pontos em que a empresa conseguiu obter o
maior sucesso e quais
aqueles onde so necessrias as intervenes de melhoria, bem como
avaliar o sucesso
da implementao na rentabilidade dos clientes. De acordo com os
autores, a empresa
vai enfrentar trs dificuldades principais: resistncia mudana,
aprendizagem lenta do
novo sistema e esquecimento rpido da formao que receberam. A
avaliao em
especial destes pontos vai permitir empresa melhorar a sua
performance. Por ltimo,
tambm importante avaliar o sucesso da implementao de CRM ao nvel
dos
resultados com os clientes, atravs de ndices de fidelizao,
aumento das vendas.
2.4.7 A metodologia para CRM de Chalmeta (2005) A metodologia
para implementao de CRM proposta por Chalmeta (2005),
designada IRIS, composta por nove pontos: definio dos
pr-requisitos do projecto;
definio da metodologia organizacional da empresa; definio de uma
estratgia de
clientes; construo de um sistema de relacionamento com os
clientes; criao de um
mapa de processos; gesto dos recursos humanos; construo do
sistema de informao;
implementao do projecto; e monitorizao.
O processo de implementao de CRM inicia-se com a definio de
alguns pr-
requisitos a ter em ateno antes e durante o projecto, para que
possam potenciar o seu
sucesso. Antes do incio do projecto indispensvel sensibilizar os
gestores da
organizao para os objectivos desta implementao. Durante o
projecto importante
garantir que os prazos estabelecidos so cumpridos, tentar
reduzir os efeitos das
resistncia mudana, motivar os colaboradores, medir grau de
participao e controlar
os resultados.
O segundo passo do modelo IRIS a definio da metodologia
organizacional
da empresa, que se inicia com a anlise dos objectivos e da
cultura organizacional. A
-
24
segunda etapa a definio de uma estratgia de clientes. Nesta fase
a empresa deve
comear por identificar os clientes. De seguida importante
analisar a rentabilidade
desses mesmos clientes e segment-los de acordo com as suas
caractersticas
individuais. Por ltimo, necessrio definir os objectivos por
cliente, ou seja, quais as
receitas e os custos esperados por cada cliente e definir
objectivos de vendas.
A quarta fase a criao de um mapa de processos. Para que a
implementao
de CRM seja efectuada com sucesso importante adaptar os
processos internos
previamente existentes ao maior enfoque no cliente, e criar os
processos necessrios
para atingir os objectivos definidos anteriormente. O primeiro
passo ser ento analisar
os processos actuais e definir como se pretende que esses mesmos
processos sejam no
futuro.
O quinto ponto a gesto dos recursos humanos da organizao que
pretende
implementar o CRM fundamental, uma vez que pode determinar o seu
sucesso ou
fracasso. Os colaboradores devero ter sempre conhecimento do
projecto, devendo ser
tidos em ateno pelos gestores os efeitos da resistncia mudana,
bem como as suas
dvidas e receios. Neste sentido, importante dar a conhecer a
toda a organizao as
vantagens da implementao do CRM e garantir uma formao adequada
para
minimizar os custos da adaptao.
A sexta fase do modelo IRIS respeitante construo de um sistema
de
informao. As TI permitem automatizar os processos da empresa e
interligar os
diversos departamentos alinhando-os com a estratgia previamente
definida. Com o
sistema de informao possvel armazenar informao relativa aos
clientes, e
convert-la em conhecimento, ou seja, procurar por padres de
consumo atravs do data
mining e por um lado, gerar novas oportunidades de negcio, e por
outro efectuar um
servio mais satisfatrio.
-
25
A fase seguinte diz respeito implementao da metodologia. Esta
fase
caracteriza-se por fazer uma migrao controlada do velho sistema
para o novo
sistema (Chalmeta 2005, p.1022) previamente definido com o
trabalho desenvolvido
nas restantes etapas. Mais uma vez, torna-se essencial efectuar
uma boa gesto da
mudana para minimizar os seus efeitos perversos. Neste sentido,
importante definir
uma poltica de comunicao interna e criar equipas de
trabalho.
O ltimo passo da metodologia IRIS a monitorizao. O sucesso
da
implementao de CRM tem de ser avaliado durante e no final do
processo. Chalmeta
2005) refere que devem ser utilizados vrios tipos de indicadores
para controlar o
sucesso do projecto, nomeadamente medir as melhorias no valor do
cliente, e que as
datas limite estabelecidas previamente devero ser sempre
cumpridas.
2.4.8 A metodologia de Payne (2006) Payne (2006) faz uma
proposta composta por cinco passos: desenvolvimento da
estratgia; criao de valor; integrao multicanal; gesto da
informao; e avaliao do
desempenho.
A primeira etapa o desenvolvimento da estratgia. Para o autor, a
definio da
estratgia desenrola-se em duas vertentes, a da empresa e a dos
clientes. A vertente da
empresa inicia-se com a anlise da sua situao actual (em termos
estratgicos) com o
intuito de definir um plano estratgico e uma viso de negcio de
acordo com as
capacidades e caractersticas especficas da empresa e da indstria
em que se insere. A
vertente dos clientes prende-se com a definio de quais os
clientes da empresa e a sua
segmentao.
O principal objectivo do CRM criar valor, por isso, o segundo
ponto do
modelo diz respeito ao processo de criao de valor. Nesta fase
importante identificar
a melhor forma de criar valor para o cliente e como maximizar o
valor de cada um deles
-
26
para a empresa. O terceiro passo da metodologia a integrao
multicanal. Isto , a
empresa dever consultar os seus clientes e avaliar quais os
melhores canais de para esta
entrar em contacto com eles e vice-versa. Os pontos de contacto
podero ser fora de
vendas, marketing directo, comrcio electrnico, comrcio mobile,
contactos
telefnicos, entre outros. importante tambm analisar a forma como
o cliente avalia a
experincia de relacionamento com a empresa e guardar essa
informao nas bases de
dados dos clientes para compreender em que poder melhorar.
A quarta etapa do modelo a gesto da informao, e diz respeito
forma como
a empresa organiza a informao recolhida dos clientes. Nesta
fase, os sistemas de
informao representam um ponto essencial na implementao de CRM,
uma vez que
vo permitir a partilha de informao relevante sobre o cliente
dentro da empresa
(interligar o front office e back office), armazenar a informao
relativa s preferncias
dos clientes, e analis-la com o intuito de gerar novas
oportunidades de negcio, mais
rentveis para a empresa.
Por ltimo, para avaliar o sucesso da implementao de CRM
necessrio criar
mtricas de anlise em dois nveis distintos: anlise na ptica dos
accionistas e anlise
da ptica dos clientes. Na ptica dos accionistas importa avaliar
se existiu reduo de
custos, bem como os resultados financeiros da empresa ao nvel
dos empregados,
clientes e accionistas. Na ptica dos clientes imperativo
analisar a satisfao, a
lealdade e os resultados. Desta forma ser possvel verificar os
pontos fortes e fracos da
implementao de CRM por parte da empresa e efectuar todas as
melhorias e
adaptaes necessrias.
2.4.9 O modelo de Urbanskiene et al. (2008) Aps uma anlise de
modelos de implementao de CRM de diversos autores,
Urbanskiene et al. (2008) criaram um modelo composto por sete
fases: auditoria da
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27
situao actual; segmentao dos clientes; construo de bases de
dados; orientao dos
recursos humanos; organizao dos processos internos; escolha das
tecnologias de
informao; e definio dos investimentos.
Para Urbanskiene et al. (2008) o primeiro passo para a
implementao de CRM
a auditoria da situao actual da organizao. Pretende-se que esta
possa identificar
competncias a nvel do trabalho com os clientes, decises
incorrectas e falhas,
concorrentes, parceiros, clientes e tambm a necessidade de
implementao de um
sistema de CRM, com o intuito de definir uma estratgia adequada
realidade da
empresa.
A segunda fase segmentao dos clientes. Esta diz respeito escolha
dos
clientes mais rentveis para a empresa e criao de meios
orientados para os clientes
(servios de apoio, recolha de dados e segmentao). O terceiro
passo do modelo refere-
se construo de bases de dados e os canais de interaco, que,
apesar de uma nfase
bastante reduzida no modelo, garantem o funcionamento tecnolgico
do CRM. nesta
fase que se procede ao armazenamento e anlise da informao
recolhida.
2.4.10 Discusso sobre as metodologias
A forma como cada autor aborda a adopo de CRM influenciada pelo
seu
contexto e pela forma como d prioridade a cada uma das fases da
metodologia que
construiu. Para alguns autores, determinada fase da implementao
deve ser atingida
muito mais cedo do que na metodologia de outro autor, como o
caso de Chalmeta
(2005) e Lindgreen (2004). Para Chalmeta (2005), devem ser
tomadas medidas antes
mesmo de se iniciar a implementao, para garantir o seu sucesso
futuro, o caso da
sensibilizao dos colaboradores da empresa para as mudanas que
iro existir, para
minimizar os custos decorrentes da resistncia mudana e
motiv-los. Lindgreen
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28
(2004) considera que o envolvimento dos colaboradores no
processo de implementao
de CRM dever ser feito aps garantir que existem bases
estratgicas j definidas.
Alguns autores consideram etapas mais abrangentes nos seus
modelos, sendo
que uma fase poder corresponder a duas fases na metodologia de
outro autor. Mais
uma vez, as diferenas entre o modelo de Chalmeta (2005) e
Lindgreen (2004) so disso
exemplo. Lindgreen (2004) considera que o primeiro passo para
uma implementao de
sucesso do CRM o empenho da gesto de topo e a sua definio da
viso orientadora
do processo e apenas mais tarde entra no seu modelo a colaborao
dos recursos
humanos. Para Chalmeta (2005), o empenho da gesto de topo e a
motivao para a
participao dos colaboradores no processo comea na sua fase de
pr-requisitos e
retomada mais tarde.
Embora existam muitas diferenas nas construes das metodologias
de cada
autor, possvel identificar a abordagem de determinados pontos
principais em todos
eles. No entanto, alguns autores destacam-se pela definio de
determinadas etapas que
estes consideram essenciais e que nenhum outro as tinha
abordado. exemplo disso, o
facto de Winer (2001) ter sido o nico autor (dos estudados) a
abordar a importncia de
garantir a privacidade aquando da recolha de dados do cliente
para que estes se possam
sentir seguros e continuar a proporcionar informao que permitir
empresa servi-los
de forma cada vez mais eficiente e com maior qualidade.
A tabela seguinte (Tabela 1) sintetiza o posicionamento de cada
autor em
relao implementao ptima de CRM. Esta apresenta um cruzamento
entre o
posicionamento de cada autor e as diversas fases das
metodologias. No entanto, pela
diversidade das caractersticas das vises dos autores,
procurou-se agrupar essas
mesmas fases de forma a poderem ser comparadas mais
facilmente.
-
29
De destacar ainda, que estas foram subdividas em trs
categorias:
planeamento, execuo e controlo. Esta diviso deve-se ao facto
destas categorias
dizerem respeito s fases genricas da implementao de qualquer
projecto. Em
primeiro lugar existe a necessidade de definir um plano de aco
(planeamento), de
seguida executar todas as tarefas que dizem respeito implementao
do projecto
previamente definido (execuo) e, por ltimo, verificar se todo o
processo decorreu
como planeado, de forma a melhorar de futuro (controlo). Todas
estas fases genricas
podem ser identificadas nas abordagens dos autores, pelo que a
sua subdiviso trs um
grande benefcio leitura da informao.
-
30
Tabela 1: Comparao das diferentes metodologias de implementao de
CRM
2.5 PME, CRM e Tecnologias
A implementao de CRM dever ser feita de acordo com as
caractersticas da
organizao e do seu meio envolvente, sendo que as ferramentas
tecnolgicas devero
sempre ter em conta a dimenso das mesmas (Chang, 2004). No caso
das PME, estas
Fonte: Elaborado pelo autor
-
31
apresentam algumas caractersticas especficas que devero ser
tidas em conta aquando
da adopo do CRM. Sendo elas as seguintes:
As PME dispem de poucos recursos financeiros, o que lhes permite
pouca
liberdade de escolha a nvel de ferramentas informticas, de
recrutamento e
seleco, e muitas vezes a incapacidade de recorrer a consultoria
especializada
com a qual seria possvel optimizar os seus processos internos, e
atenuar todos
os pontos de resistncia mudana (Caldeira 1998; Balbinot,
2007).
Dispem de poucos conhecimentos tcnicos e falta de qualificao nos
seus
recursos humanos, e eventualmente, quando possam existir, apenas
alguns
colaboradores o tm (Caldeira, 1998; Balbinot, 2007).
Possuem poucos conhecimentos de gesto tornando as suas
capacidades
administrativas fracas (Caldeira, 1998; Balbinot, 2007).
Os recursos humanos destas empresas possuem pouca experincia na
utilizao
de tecnologias de informao (Balbinot, 2007).
Os gestores da organizao esto envolvidos em todos os processos
da mesma,
e o Chief Executive Officer (CEO) desempenha um papel dominante
(Caldeira,
1998; Balbinot, 2007).
A gesto da organizao tem pouco tempo para se concentrar no
planeamento
estratgico pois desempenham muitas funes em simultneo (Caldeira,
1998).
Muitas vezes dada pouca importncia ao planeamento estratgico (de
notar,
que o planeamento estratgico formal permite melhorar o
desempenho da
organizao), sendo que geralmente no esto definidos prazos
nem
investimentos futuros, e quando estes existem, apenas o CEO
tem
conhecimento dos mesmos (Caldeira, 1998; Balbinot, 2007).
-
32
Os gestores tm pouca confiana nos colaboradores e consultores
para lhes
contar os seus projectos de gesto e de inovao para a empresa
(Caldeira,
1998).
A gesto do conhecimento e a formao feita directamente da gesto
de topo
para os colaboradores, sendo que so efectuadas com pouca
frequncia
(Balbinot, 2007).
A sua estrutura hierrquica simples e pouco formal, o que permite
estabelecer
uma relao muito prxima com o CEO (Caldeira, 1998).
Os processos internos so muito mais simples que os de uma
organizao de
grande dimenso (Caldeira, 1998; Balbinot, 2007).
As PME falham muitas vezes, pelo facto de, por vezes,
estabelecerem
relacionamentos demasiado informais (Caldeira, 1998; Balbinot,
2007).
A sua principal vantagem competitiva oferecerem produtos ou
servios
bastante especializados, que as maiores empresas tm dificuldade
em fazer
(Balbinot, 2007).
Possuem uma estrutura maioritariamente familiar, e so
normalmente, geridas
pelos proprietrios (Caldeira, 1998; Balbinot, 2007).
Muitas PME comeam agora a investir em CRM (Beasty, 2005). No
entanto,
muitas delas efectuam apenas investimentos em TI, e ficam a
aguardar resultados
rpidos. Uma implementao de sucesso de CRM necessita de
planeamento especfico
para a realidade empresarial e de tempo para atingir os
resultados desejados (Berry,
2003). De acordo com as suas caractersticas especficas,
observadas anteriormente, as
PME tm dificuldade em definir planos estratgicos, e no tm
confiana, nem recursos
financeiros, para contratar consultores que possam desempenhar
funes para colmatar
esta necessidade. Por isso, importante desenvolver um tipo de
cultura nas PME que
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33
permita esclarecer os empresrios da importncia do planeamento,
uma vez que vai
permitir adquirir a tecnologia necessria com a dimenso necessria
(poupando recursos
financeiros importantes para outras necessidades) (Berry, 2003)
e direccionar o seu
negcio para aquele em que apresenta maior vantagem competitiva.
Berry (2003)
considera que as PME necessitam de ter em ateno alguns pontos
importantes para
obter sucesso na implementao de CRM. Assim, o autor argumenta
que as empresas
no devero tomar a deciso de acordo com o vendedor de software,
devero comear
por identificar quais os processos internos que podem ser
melhorados e aqueles que
devem ser substitudos. De seguida, Berry (2003) considera
necessrio que as PME
definam um plano estratgico, e s aps esta etapa devero
seleccionar quais as
ferramentas tecnolgicas adequadas. Dever ser tido em ateno, que
pelo facto de estas
empresas terem recursos financeiros limitados, quer a escolha
das TI, quer as decises
de expanso do negcio (pelo rpido crescimento da empresa), devero
ser
cuidadosamente avaliadas.
Devido s caractersticas especficas das PME, nomeadamente aos
recursos
financeiras escassos, estas devero colmatar os seus pontos mais
fracos estabelecendo
parcerias com clientes, fornecedores e outras empresas (Lawson
et al., 2006). Desta
forma possvel a estas empresas com menores capacidades,
desenvolverem projectos
de maior dimenso conseguindo competir com as grandes organizaes,
mantendo a sua
estrutura simples e pouco formal. No entanto, para facilitar a
criao de parcerias e
conhecer a melhor forma de as desenvolver, necessrio que a PME
recolha e armazene
informao relativa s interaces com cada uma das partes,
aumentando assim o
conhecimento sobre elas (Lawson et al., 2006).
Assim, de acordo com as caractersticas observadas, para
implementar o CRM,
as PME devero comear por identificar os clientes, diferenci-los
de acordo com as
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34
suas necessidades, e dar liberdade aos colaboradores para que
possa relacionar-se com
estes da melhor forma possvel (Lawson et al., 2006).
No que diz respeito s TI, os produtores de software de CRM
identificaram as
PME como sendo um segmento bastante lucrativo, uma vez que estas
empresas
apresentam necessidades de melhorar os seus relacionamentos com
os clientes e
instalam tecnologias de pequena dimenso (baixo oramento) e que
necessitam de
pouca manuteno (Beasty, 2005).
Actualmente, existem ferramentas de CRM de distribuio gratuita
na internet
que as PME podem testar para compreender todos os passos
necessrios para a
implementao de CRM, para alm das TI. No entanto, o facto de no
ter custos pode
significar que a assistncia e os passos necessrios para a
implementao tero de ser
dados pela prpria empresa, o que se poder tornar complexo.
Alguns exemplos destas
ferramentas gratuitas so o Compiere3, o Sprinx CRM4, o artCRM5,
entre outros.
Existem tambm empresas que fornecem o software de forma gratuita
e comercializam
o acompanhamento e a implementao do mesmo. Estas empresas
apresentam os
softwares de CRM open source mais comercializados do mundo6. O
mais utilizado o
Sugar CRM, no entanto, existem muitas outras opes que permitem s
PME uma vasta
gama de solues7.
De salientar ainda, que a internet representa tambm uma forma de
expanso
para as PME, uma vez que possvel reduzir custos criando um
servio de assistncia e
3 ERP e CRM construdo em java e de cdigo aberto:
http://compierebrasil.com.br/2006/index.php
4 Passvel de se obter em http://sprinx-crm.softonic.com.br/
5 Pode obter-se em
http://www.baixaki.com.br/download/artcrm.htm
6
Http://www.insidecrm.com/features/top-open-source-solutions-121307/#comment
7
Http://www.insidecrm.com/features/top-open-source-solutions-121307/#comment
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35
de vendas online que permite uma interaco mais rpida e eficaz
com um grande
nmero de clientes. Com o crescente acesso das populaes internet,
as PME
conseguem no s divulgar o seu negcio, como tambm registar
encomendas e
contactar e responder aos seus clientes, situao esta que s era
possvel at a pouco
tempo, para as grandes empresas (Berry, 2003).
De acordo com Lawson et al. (2006), s PME podero reduzir custos
com o
esclarecimento em tempo real do cliente, dando-lhes acesso
directo sua base de dados.
Dessa forma, os colaboradores da empresa no tero de desperdiar
tempo a responder
aos clientes, podendo tornar-se mais produtivos nas suas tarefas
efectivas.
Berry (2003) refere que apesar das suas caractersticas
especficas, e muitas
vezes limitadoras, as PME podem ter mais facilidade e at mesmo
vantagens na
implementao do CRM do que as grandes organizaes. Uma vez que a
estrutura
simples das PME permite, por exemplo, dar formao de forma mais
rpida e mais
barata, garantindo no entanto, que a empresa tomou todos os e
efectuou o planeamento
necessrio.
2.6 Proposta de metodologia de implementao de CRM para
PME
Aps a anlise da literatura sobre a implementao de CRM e da
compreenso
dos diferentes posicionamentos dos autores, props-se uma
metodologia de aplicao
genrica a qualquer tipo de empresa. Em seguida, foi efectuada
uma anlise que
relaciona as etapas do modelo terico com as caractersticas das
PME, para que seja
possvel compreender qual a influncia destas na forma como este
tipo de empresas
implementa o CRM.
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36
O modelo terico inclui as seguintes etapas: definio da viso do
CRM; gesto
dos recursos humanos; auditoria da situao; construo da base de
dados; definio da
estratgia; definio de uma poltica de relacionamento com os
clientes; organizao
dos processos; implementao dos sistemas de informao; e
monitorizao e
aprendizagem da implementao (Figura 2).
Figura 2: Proposta de modelo de implementao de CRM para PME
Definio da viso do CRM
A primeira etapa do modelo diz respeito definio dos objectivos
relativos
implementao de CRM. importante que sejam definidos os objectivos
e as linhas
orientadoras do projecto a realizar, isto , os nveis de taxa de
reteno, lealdade,
satisfao dos clientes e os resultados financeiros a atingir. Na
fase da definio da
Fonte: Elaborador pelo autor
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37
viso do CRM, a gesto da organizao desempenha um papel muito
importante, no s
atravs do seu empenho para levar o projecto at ao fim, como
tambm, por esta poder,
desde incio, avaliar a capacidade de criar um projecto com rigor
para evitar as
derrapagens de prazos e, consequentemente, oramentais.
Gesto dos recursos humanos
Os recursos humanos so a base da empresa em termos de gesto de
relacionamentos
com os clientes, e sem a sua vontade de melhorar o desempenho da
organizao e sem o
seu empenho para realizar a mudana, muito difcil que um plano,
mesmo muito bem
definido, possa ser levado a cabo com sucesso. Assim, a motivao
dos colaboradores
da empresa para aceitar estas mudanas e utiliz-las com
regularidade deve comear a
ser fomentada logo de incio aps a definio dos objectivos da
empresa (uma vez que
dar a conhecer o projecto a toda a empresa sem ter a certeza da
sua implementao,
pode trazer resultados negativos). Dando a conhecer o projecto e
o seu desenvolvimento
aos recursos humanos da empresa, ento possvel, no s estimul-los
dando-lhes
objectivos participativos, como tambm diminuir os custos
associados resistncia
mudana. Os recursos humanos so transversais ao modelo, isto , a
sua gesto eficiente
durante todo o processo um dos pontos principais numa
implementao de sucesso do
CRM.
Auditoria da situao
A fase seguinte diz respeito realizao de uma auditoria de situao
para que a
empresa possa conhecer a situao actual em que se encontra. A
dificuldade de realizar
um projecto sem que se conhea o que necessrio mudar e o que est
a ser feito de
forma eficiente est na base da necessidade desta anlise. Importa
tambm conhecer as
caractersticas do meio envolvente e as especificidades do
negcio, para que a aplicao
do CRM seja efectuada medida da organizao. Na fase de auditoria,
tambm
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importante que a empresa avalie as suas capacidades de CRM, que
esto relacionadas
com os recursos e formao da empresa para implementar o CRM. Caso
a empresa
apresente um deficit de capacidades (por exemplo falhas na
formao e fracas
estruturas), esta dever tomar medidas imediatas para corrigir
esta situao, dando
formao aos colaboradores e criando as estruturas necessrias
(Zablah et al., 2003).
Construo da base de dados
Para muitas empresas, a adopo de CRM inicia-se com a construo de
uma base de
dados dos clientes. Neste modelo, todas as condies foram
anteriormente criadas para
que o CRM se possa desenvolver de forma estvel na empresa.
Assim, para que a
empresa possa criar uma estratgia de enfoque no cliente
necessrio que esta
personalize o seu produto ou servio, e para isso imprescindvel
um grande
conhecimento sobre os seus clientes. A organizao dever reunir o
mximo de
informao possvel sobre os seus clientes atravs do histrico de
contactos que tenha
efectuado. As fontes dos dados recolhidos devero ser
identificadas (podendo tratar-se
de ficheiros dispersos ou aplicaes tecnolgicas diferenciadas) e
definido o modelo de
dados a utilizar. De salientar o facto de que a empresa dever
ter sempre em ateno a
problemtica da privacidade, para evitar o receio do cliente em
transmitir os seus dados
pessoais (Winer, 2001). Nesta fase dever realizar-se, tambm, a
definio do modelo
de dados, na qual se identificam as diversas fontes dos
mesmos.
Definio da estratgia
Aps a recolha do histrico de transaces e das preferncias dos
clientes possvel
traar o seu perfil. A empresa apresenta nesta fase um
conhecimento muito elevado
sobre os seus clientes, pelo que est apta a segment-los, ou
seja, a dividi-los por
grupos, nos quais poder centrar-se em criar um servio
individualizado. A organizao
deve procurar criar grupos nos quais estejam englobados clientes
com caractersticas
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semelhantes. Dessa forma, possvel saber exactamente quem so os
seus clientes e
como planear uma aco de CRM que atenda as suas expectativas de
relacionamento
com a empresa.
Definio de uma poltica de relacionamento com os clientes
A empresa apresenta boas bases tericas e conhecimentos
suficientes sobre o que
oferecer aos clientes, mas importa ainda definir como o fazer,
ou seja, definir uma
poltica de relacionamento. Esta fase est relacionada com o
conceito de marketing
relacional, uma vez que no basta ter um produto de grande
qualidade que satisfaa as
necessidades dos clientes, fundamental que estes o conheam. A
organizao dever
manter em mente a necessidade de lhes disponibilizar um produto
ou servio relevante
no seu contexto, e ter como principal preocupao a criao de valor
para o cliente
atravs da satisfao das suas necessidades. Assim, a organizao
dever recorrer sua
base de dados para verificar qual o tipo de contacto que cada
cliente prefere e que tipo
de proposta relacional mais adequada.
Organizao dos processos
Esta fase respeitante organizao dos processos internos da
empresa. Tudo se
encontra definido no que diz respeito ao cliente, no entanto,
preciso assegurar que a
organizao ter capacidade de responder s necessidades do cliente
de forma eficiente.
A fase da auditoria da situao permitiu empresa conhecer os seus
pontos fortes e
fracos, podendo nesta fase optimizar os relacionamentos internos
de acordo com a
estratgia previamente definida.
Implementao dos sistemas de informao
Os sistemas de informao so de facto uma ferramenta importante
para o sucesso da
implementao do CRM, no entanto, a sua implementao no faria
sentido sem todos
os pontos previamente descritos. A aplicao da tecnologia vai
permitir empresa uma
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40
integrao de todos os seus canais possibilitando uma resposta
mais rpida a todos os
pedidos dos clientes, bem como proporcionar empresa novas
oportunidades de
negcio decorrentes da aplicao do data mining e da partilha de
informao. A
implementao tecnolgica obriga tambm a empresa a uma adaptao em
termos dos
seus processos, e novamente a formao torna-se essencial. Neste
sentido, as TI devem
ser vistas como facilitadoras do negcio e do estabelecimento de
relacionamentos com
os clientes. Importa salientar, que na fase de implementao
existem diversos passos a
dar, em especial no que respeita escolha da aplicao tecnolgica.
A organizao
dever analisar qual a ferramenta que melhor se adapta s suas
caractersticas e garantir
que todos os pr-requisitos das fases anteriores foram
cumpridos.
Monitorizao e aprendizagem da implementao
A ltima etapa do modelo a monitorizao e aprendizagem. O CRM deve
ser
apercebido como uma estratgia muito dinmica, e para que a
empresa possa ter
estmulo para continuar a investir nas melhorias necessrias, esta
ter de verificar que os
seus investimentos tm sido frutferos, e que aps todo o processo,
a organizao se
tornou mais rentvel. Neste mbito, importante a empresa avaliar
duas vertentes dos
resultados, a vertente organizacional e a dos clientes. Importa
avaliar indicadores de
desempenho organizacional como a rentabilidade, os resultados
por aco, entre outros
resultados financeiros. Tambm ser importante avaliar a vertente
do cliente, ou seja, a
taxa de reteno, a sua lealdade e o lifetime value (Payne,
2005).
Por ltimo importa destacar que na fase da monitorizao sero
obtidos os
feedbacks para avaliar o que ser necessrio melhorar e manter.
Mais uma vez, neste
tema, os recursos humanos so fundamentais para o sucesso da
adaptao da empresa s
melhorias obrigatrias, uma vez que sem a sua motivao para a
mudana, a empresa
dificilmente conseguir efectuar as alteraes necessrias.
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41
Atravs do cruzamento das caractersticas das PME previamente
identificadas
com as fases do modelo de implementao, possvel compreender as
influncias de
cada caracterstica em cada etapa. Na Tabela 2, cada nmero
corresponde forma como
cada caracterstica das PME afecta as fases do modelo de
implementao de CRM. Isto
, sempre que uma dessas caractersticas tiver influncia em
determinada fase do
modelo, ento estar assinalado um nmero no espao correspondente.
Assim, quantos
mais nmeros existirem por linha, maior quantidade de fases do
modelo sero
influenciadas. Seguida da tabela em questo vir a explicao
respeitante s
correspondncias efectuadas na mesma, com o intuito de facilitar
a compreenso.
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42
Tabela 2: Cruzamento das caractersticas das PME com as fases do
modelo proposto de implementao de CRM
1. Os poucos recursos financeiros das PME, so uma das
caractersticas que mais
influncia a implementao de CRM. No entanto, existem fases do
modelo que
no necessitam de grandes investimentos para que se consiga obter
sucesso. As
fases relativas auditoria da situao, construo das bases de dados
e a de
implementao dos sistemas de informao, so as apresentam uma
maior
afectao por parte desta caracterstica das PME. Isto deve-se ao
facto de que
apesar de qualquer uma destas fases ser passvel de implementar
com poucos
Fonte: Elaborador pelo autor
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43
recursos financeiros, o seu sucesso aumenta proporcionalmente ao
investimento
efectuado. Ou seja, possvel avaliar o ambiente externo e interno
da empresa,
bem como construir uma base de dados apenas com recursos da
empresa, no
entanto, se esta tiver a possibilidade de recorrer a consultoria
externa, o trabalho
ser feito de forma mais rpida e eficiente. Por ltimo, importa
destacar que a
dimenso da empresa est tambm relacionada com o nvel de
investimento a
efectuar.
2. O facto de as PME disporem de poucos conhecimentos tcnicos e,
geralmente,
contar com recursos humanos com poucas qualificaes, vai
influenciar
sobretudo a forma como os colaboradores vo lidar com os clientes
e como vo
percepcionar as necessidades desta implementao por parte da
empresa. A
organizao dos processos internos e a implementao dos sistemas
de
informao podero tornar-se difceis pelo facto de os colaboradores
no terem
conhecimentos tcnicos suficientes para compreenderem os
benefcios de alterar
a forma como estavam habituados a desempenhar as suas funes e o
porqu de
serem necessrias TI (que exigem o esforo de aprendizagem),
quando estavam
habituados a utilizar mtodos mais simples. A monitorizao do
processo de
implementao de CRM, ser uma forma de identificar os pontos
fortes e fracos
da PME, no entanto, esta etapa pode ser influenciada pelos
poucos
conhecimentos tcnicos, uma vez que os colaboradores podero
interpretar como
estando procura de responsabilidades por erros cometidos.
3. O facto de os responsveis da empresa terem poucos
conhecimentos de gesto
vai ter influncias sobretudo administrativas. Isto , as fases de
gesto dos
recursos humanos, de definio da estratgia, de definio de uma
poltica de
relacionamento com clientes, e de monitorizao e aprendizagem
da
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implementao sero as mais afectadas. A gesto de recursos humanos
um dos
pontos essenciais do modelo, no entanto, poder requerer alguma
formao de
gesto para que a motivao necessria seja fornecida aos
colaboradores. Os
poucos conhecimentos de gesto podero dificultar a definio da
estratgia, ou
seja, na definio dos clientes da empresa, e tambm na fase de
definio da
poltica de relacionamento com clientes, pois existe a
necessidade de
compreender conceitos como os de segmentao e de marketing. Por
ltimo, a
fase de monitorizao e aprendizagem da implementao requer que
sejam
retiradas concluses de todo o processo, bem como implementadas
melhorias, e
para tal podero ser necessrios conhecimentos de gesto mais
especficos.
4. A pouca experincia dos recursos humanos com a utilizao de
tecnologias
de informao ser problemtica apenas para a fase de implementao
dos
sistemas de informao. Isto porque ser necessria a adaptao
dos
colaboradores para que comecem a exercer as funes que tinham
anteriormente, mas agora recorrendo a TI.
5. O facto de os gestores das PME se encontrarem envolvidos em
todos os
processos da mesma, vai influenciar todas as etapas do modelo.
Cada fase do
modelo requer uma ateno especial, pelo que o facto de os
gestores no estarem
envolvidos com total disponibilidade em cada uma delas, poder
fazer com que
o sucesso da implementao seja comprometido.
6. Mais uma vez necessrio que os gestores da empresa tenham o
tempo
necessrio para se concentrarem no planeamento da implementao
do
CRM, sob pena de no serem estabelecidos objectivos nem definidas
as vrias
etapas do modelo, o que poder ter como consequncia o insucesso
da
implementao.
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7. Na implementao de CRM o planeamento essencial, pois necessrio
definir
em todas as etapas quais os objectivos que se pretendem atingir
e como se
pretende que a empresa desenvolva o seu negcio. Sem o
planeamento
adequado, todas as fases do modelo sero afectadas e como tal
aumenta a
probabilidade de insucesso da implementao de CRM.
8. So os colaboradores da empresa que lidam diariamente com os
clientes, pelo
que essencial comunicar com estes para compreender a melhor
forma de
desenvolver no s o negcio como tambm a implementao de CRM. O
facto
de os gestores das PME terem pouca confiana nos colaboradores
e
consultores para lhes contar os seus projectos de gesto e de
inovao para a
empresa vai fazer com que o sucesso de etapas como da auditoria
da situao,
organizao dos processos e a escolha das TI sejam tendenciosos
(pelo facto de
no serem ouvidos nem consultores, nem os prprios colaboradores
para
perceber quais as ferramentas que estes tero mais facilidade em
utilizar).
Tambm a gesto dos recursos humanos e a prpria monitorizao e
aprendizagem podero ser ditatoriais (criando mau ambiente na
empresa) caso
no sejam englobados os colaboradores em todo o processo. Importa
ainda
destacar, que o facto de os proprietrios no darem a conhecer os
seus planos,
poder fazer com que a definio da estratgia seja afectada se
estes tiverem
poucos conhecimentos de gesto.
9. O facto de a gesto do conhecimento e a formao ser feita
directamente da
gesto de topo para os colaboradores, vai influenciar a forma
como a gesto
dos recursos humanos feita e, consequentemente, a forma como
os
colaboradores vo encarar as melhorias de implementar verificadas
na etapa de
monitorizao.
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10. A estrutura hierrquica simples e pouco formal das PME
influencia
sobretudo os colaboradores da empresa, criando uma maior
proximidade entre
estes e os gestores. As etapas da gesto de recursos humanos,
organizao dos
processos e a monitorizao e aprendizagem da implementao de
CRM
podero sair facilitadas pelo facto de os gestores se encontrarem
muito prximos
dos colaboradores, facilitando identificar quais os pontos de
melhoria e proceder
s alteraes necessrias de forma bastante mais rpida, em comparao
com
uma grande empresa.
11. O facto de os processos internos serem simples vai facilitar
a fase de
organizao dos mesmos, o que se vai traduzir em efeitos positivos
na gesto
dos relacionamentos com os clientes.
12. As PME estabelecem relacionamentos geralmente informais, o
que se pode
traduzir em menor qualidade nos relacionamentos estabelecidos
com os clientes.
Assim, esta caracterstica vai influenciar as fases de definio de
uma poltica de
relacionamento com clientes e de organizao dos processos. Isto ,
os clientes
devem sentir que so tratados com o maior rigor e fiabilidade
possvel, com o
intuito de fomentar a lealdade.
13. O facto de as PME possurem sobretudo vantagem competitiva em
oferecerem
produtos ou servios bastante especializados, vai-se reflectir
nas suas escolhas
estratgicas, e como se organizam em torno dos clientes. Esta
caracterstica vai
influenciar a etapa de definio da estratgia, a de definio de uma
poltica de
relacionamento com clientes, a organizao dos processos, e a
implementao
dos sistemas de informao. A identificao adequada das
vantagens
competitivas da PME ter peso na segmentao dos clientes, na
definio da
melhor forma de comunicar com estes, na organizao dos processos
internos
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para garantir o enfoque no cliente, e a escolha da TI correcta
para fazer face s
necessidades da empresa.
14. As PME possuem uma estrutura maioritariamente familiar, e
so
normalmente geridas pelos proprietrios. Isto influencia a forma
como a gesto
da empresa efectuada, sendo que raramente sero ouvidos
outros
colaboradores nas decises estratgicas e tcticas da empresa.
Assim, reflectir-
se- nas etapas do modelo respeitantes definio da viso, porque
apenas a
viso do proprietrio ser ouvida (o que pode influenciar a deciso
de
implementar o CRM), a gesto dos recursos humanos, uma vez que
sero as
convices do proprietrio que podem criar ou no um bom ambiente
de
trabalho, e a monitorizao e aprendizagem da implementao, porque
ser o
proprietrio que ter de ser a fora motivadora para a realizao das
melhorias
identificadas.
Aps a recolha de informao relativa s diferentes abordagens de
autores
relativas implementao de CRM foi possvel propor uma metodologia
que considera
a realidade das PME. Assim, termina a reviso de literatura
relativa implementao de
CRM, de seguida ser apresentada a metodologia utilizada ao longo
da investigao que
ir avaliar a adequao da metodologia proposta de adopo de CRM
para as PME.
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3. Metodologia
Esta investigao sobre a implementao de CRM em PME foi realizada
com
base no mtodo estudo de caso mltiplo que segue as recomendaes de
Yin (1989).
O autor descr