1 PERCORSO D’ ECCELLENZA in PROJECT MANAGEMENT-10/11/2009 PERCORSO D’ ECCELLENZA in PROJECT MANAGEMENT-10/11/2009 Giordano Renato Gariboldi Responsabile Controllo di Gestione e Controllo Progetti Divisione E.& P. g. [email protected]Comitato Direttivo Corsi ANIMP CREAZIONE DI UN SISTEMA DI CREAZIONE DI UN SISTEMA DI COMUNICAZIONE EFFICACE COMUNICAZIONE EFFICACE TRA TUTTI GLI TRA TUTTI GLI “ “ ATTORI ATTORI ” ” DEL PROGETTO DEL PROGETTO
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CREAZIONE DI UN SISTEMA DI COMUNICAZIONE EFFICACE …my.liuc.it/MatSup/2009/Y90102/IUC- COMMUNICATION.pdf · 1 PERCORSO D’ ECCELLENZA in PROJECT MANAGEMENT-10/11/2009 PERCORSO D’
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Comunicazione:principio di base e un commento di McLuhan
Principio base della comunicazione:“per il solo fatto di comunicare
si perde una parte del contenuto che si vuole comunicare”
““Il mezzo Il mezzo èè il messaggio !il messaggio !”” Sta ad indicare che il Sta ad indicare che il vero messaggio che ogni medium trasmette vero messaggio che ogni medium trasmette èècostituito anche dalla natura del medium stesso.costituito anche dalla natura del medium stesso.
““Il medium Il medium èè il massaggio!il massaggio!”” Intende sottolineare che ogni medium condiziona i propri utenti e contribuisce a plasmarne la mente.Li massaggia. Questo va inteso anche nel senso che li rassicura .
I supporti/veicoli principali sono:gestualità, mimica facciale, verbalità (diretta o via telefono-teleconferenza)concetti, espressi mediante parole su supporto cartaceo o elettronico (via nota interna, posta, fax, e-mail, internet), espressi in varie lingue o mediante linguaggi informatici (software)immagini, disegni, schizzi, schemi, diagrammiformule matematiche e calcolimodelli organizzativi, informatici, fisici e matematici
E’ una trasmissione di informazioni da un soggetto ad un altro,
realizzata mediante supporti/veicoli di varia natura, complessità e rendimento.
Comunicazione e persuasione (II) : le qualità “logiche”
Le caratteristiche fondamentali di una comunicazione “logica”e strutturata sono:
Chiarezza premessa, analisi e sintesi Precisione le giuste parole (per tema e destinatari)Distribuzione solo destinatari necessari e sufficientiCompletezza …. cosa manca ? Rapidità “una risposta veloce vale il doppio”Conclusione/proposta pensa allo scopo
Comunicazione e persuasione (III) : le qualità “emotive”
L’etimologia di simpatia è “soffrire insieme”…..
Quindi il PM renderà anche “simpatico” il proprio messaggio stimolando l’emotività dei suoi interlocutori, affinchè lo seguano per gli scopi del Progetto:
senso di “appartenenza”obiettivi di sviluppo personalecoinvolgimento su obiettivi di alto profilo e condivisi
Impostazione ed esecuzione di un Piano di ComunicazionePiano di Comunicazione al servizio di un Progetto:
identificare il target di destinazione e gli obiettivi che la comunicazione si propone definire contenuti, tempi, contesti e tipi dei messaggiselezionare luoghi, tecnologie, durate e mezzi di comunicazionepianificare flussi/processi/supporti e approntare i materialiverificare infrastrutture ed eseguire la comunicazionevalutare risultati e lanciare azioni necessarie
Alcuni dei principali scopi del comunicare sono: – presentare dati affinchè venga presa una decisione (down-top)– avvisare che una decisione è già stata presa (top-down)– chiedere informazioni (richiesta)– dare informazioni (risposta con o senza richiesta)– fare rapporto secondo gerarchia/procedure etc
Piano di Comunicazione:consiste nel trovare il modo migliore di trasmettere messaggi importanti
agli Stakeholders nelmodo più efficace possibile
Il target di destinazione è di conseguenza funzione dello
scopo che la comunicazione si prefigge ed in sostanza è quello
indicato da questa concisa definizione del “Piano di
I “tempi” della comunicazione sono scanditi non solo dall’avvicendarsi delle successive fasi del Progetto, ma anche dalla necessità di:
monitorare ed interpretare lo sviluppo delle attivitàinformare per “prevenire” (proiezioni a finire, scenari di risultati etc )sollecitare decisioni che risolvano concretamente i problemi gestire eventi imprevisti per ricondurre il Progetto ai suoi obiettivi
Per un Piano di Comunicazione efficace un PM inoltre provvede a che: siano trasformati in argomenti di discussione costruttiva gli eventuali temi “personali” e/o polemicisiano utilizzate tecnologie bilanciate in termini di rapporto costo/prestazione/risultatolo “stile” della comunicazione (grafica, diagrammi, tipologia allegati etc) sia predefinito, risulti semplice e diretto, e non cambi durante il Progetto
Occorre verificare l’efficienza sia delle infrastrutture utilizzate per la comunicazione di Progetto che delle loro modalità di accesso e d’uso:
Telefonia fissa e filtri gerarchiciViva voce e teleconferenzeCellulari e/o cercapersoneVideoconferenzeE-mail e InternetLettere, report, grafici …..Sistemi ERP aziendali per gestione di:
• autorizzazioni di varia natura
• acquisti
• budget & cash flow
• progress report
• qualità
• progettazione ………
ATTENZIONE ! Ognuno di questi mezzi ha un
proprio modo “ottimale” di utilizzoche deve essere compreso
Comunicazione:aspetti metodologiciIl PM comunica e fa “relazione” con collaboratori
– motivati– informati– che conoscono l’organizzazione e le relazioni matriciali– che, naturalmente portati ad intrattenere rapporti dinamici, trovino nelle
condizioni operative del Progetto il terreno fertile dove far crescere il “risultato”
– professionisti, che non sono meri esecutori ma determinatori del proprio lavoro, in funzione di obiettivi prefissati e soprattutto di regole e relazioni condivise
Atteggiamenti positivi che il PM deve suscitare:– l’approccio deve essere del tipo: “La nostra mente deve essere occupata a nostra mente deve essere occupata
dalle necessitdalle necessitàà del Cliente !del Cliente !”” evitando invece di trasmettere al Cliente problemi e difficoltà che derivano unicamente dal nostro modo di lavorare.
– l’elenco dei principali obiettivi del Progetto e dei “valori” del Cliente/ Destinatario deve essere fatto conoscere a tutti i livelli del team.
Comunicazione:come comunicare efficacemente in un Progetto
Riflessione sui vantaggi competitivi della logica di operare perProgetto/Processo (cioè operare per flussi logici di attività invece che
per gerarchia) in una struttura transitoriastruttura transitoria:
cooperazione piuttosto che conflittoorientamento all’obiettivo piuttosto che al proprio settorespecializzazione come prerequisito dell’integrazioneautonomia piuttosto che gerarchiaresponsabilità non necessariamente coincidente con autoritàprocedure come componenti dinamiche di Progetto piuttosto che come mere prescrizioni di operativitàsistemi di monitoraggio e controlli definiti ad hoc per il Progettosistemi di incentivazione coerenti con condizioni e risultati attesi
Sono questi alcuni dei focus piSono questi alcuni dei focus piùù importanti su cui deve basarsi la importanti su cui deve basarsi la comunicazione di Progettocomunicazione di Progetto
Tecniche e comportamenti che un PM potrà (dovrà ?) approfondire:la comunicazione verbale: tecniche di presentazione e linguaggio del corpo la comunicazione scritta: premessa, analisi, sintesi e conclusionequando e come rispondere ? Tecniche di rispostale comunicazioni formali ed informali: vantaggi e rischi della posta elettronica
Le testimonianze che ci indicano il cammino:il ….. silenzio ….. (ad es. dei propri collaboratori)“sentire” ….. ed “ascoltare”la “preghiera” e i ….. Canti Gregorianiun interessante caso di …. vendita
E’ stato infatti accertato mediante estese analisi che ogni individuo percepisce la realtà esterna attraverso i 5 sensi con le seguenti percentuali:
1% attraverso il gusto 1.5 % attraverso il tatto 3.5% attraverso l’olfatto 11% attraverso l’udito 83% attraverso la vista.
Un ulteriore approfondimento ha consentito di verificare che i dati vengono ritenuti da ogni individuo secondo il seguente andamento percentuale :
chi legge memorizza il 10%chi ascolta il 20%chi guarda il 30%chi vede ma anche ascolta, il 50%chi ascolta, ripete e discute, il 70%chi ascolta, ripete, discute e fa, il 90%.
Le teorie della Comunicazione hanno analizzato le modalitàdi apprendimento cui ogni essere umano è normalmente soggetto.
Da Carlo Calabrò “Aspetti e Problematiche Della Comunicazione Verbale e Non Verbale”
La fiducia infatti si sgretola e muore in due modi: Il primo è quando le persone non sono sincere tra di loro. Indorano la pillola
quando c'è da comunicare qualche messaggio sgradevole. Usano uno strano gergo e dicono un sacco di balle apposta per rendere oscuro
quello che dicono, rendendosi così meno affidabili.
L'unico modo di portare la sincerità in azienda è che i capi la identifichino come il massimo dei valori, la professino in prima persona e premino coloro che
Il secondo comportamento che uccide la fiducia è quando le persone dicono una cosa e ne fanno un'altra.
Anche in questo caso, i capi sono i primi responsabili. Spingono le persone a rischiare, ma poi le fanno fuori se falliscono.
Appoggiano budget volitivi e invitano i loro dipendenti a pensare in grande ma poi li silurano se i risultati non sono alI'altezza delle aspettative, anche alla fine
di un anno discreto. Dicono di voler servire il cliente come prima cosa, ma poi permettono all'azienda di mettere sul mercato un prodotto meno che perfetto, per
raggiungere la quota mensile di vendite. O forse, peggio che mai, gridano ai quattro venti di credere nei valori
dell'azienda, ma poi tengono e premiano le persone che non lavorano secondo quei valori semplicemente perché danno buoni risultati
Marshall McLuhan: tra le molte opere “Il villaggio globale” e “La galassia Gutenberg”Carlo Majello, “L’arte di comunicare” - Franco AngeliN. Damascelli, “Comunicazione e Management “– Franco AngeliLuciana Diodato, “Semiotica del corpo” – RubbettinoWalter Passerini, “Il management dell’ascolto”, Franco Angeli