Corso Sistemi Informativi Aziendali, Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali. Project Management. di Simone Cavalli ([email protected]) Bergamo, Maggio 2010 UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI BERGAMO
Corso Sistemi Informativi Aziendali, Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
Project Management.
di Simone Cavalli ([email protected])
Bergamo, Maggio 2010
UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI BERGAMO
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Pagina 2 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
Progetto:
“Progetto si definisce, di regola, uno sforzo complesso di durata solitamente inferiore ai due anni, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti” (Russel D. Archibald)
Project Management: definizioni
Programma:
Gruppo di progetti con obiettivi strategici comuni gestiti in modo coordinato per la realizzazione di benefici non raggiungibili attraverso una gestione separata dei singoli progetti.
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Pagina 3 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
Differenze tra Progetto e Programma
Ambito
Durata
Complessità
Dimensioni ($)
Confini
Project Management: definizioni
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Pagina 4 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
Project Management
Insieme di tecniche per la gestione sistemica di un’ impresa complessa, unica e di durata determinata, per raggiungere un obiettivo chiaro e ben definito, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate, con vincoli interdipendenti di costi, tempi, qualità.
Project Management: definizioni
Program Management
Coordinamento e gestione della finalità, del timing e del budget di una molteplicità di progetti per raggiungere obiettivi strategici del programma
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Pagina 5 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
Figure 1-1
Definizione Pianificazione Esecuzione Delivery e chiusura
Lev
el o
f effo
rt
1. Goals 2. Specifications 3. Tasks 4. Responsibilities 5. Teams
1. Schedules 2. Budgets 3. Resources 4. Risks 5. Staffing
1. Status reports 2. Changes 3. Quality 4. Forecasts
1. Formazione 2. Trasferimento documenti 3. Release resources 4. Reassign staff 5. Lessons learned
Project Life Cycle
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Pagina 6 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
Il triplo vincolo del Project Management
Tradizionalmente un progetto si basa su tre pilastri fondamentali che ne
costituiscono anche i maggiori vincoli: il tempo, inteso come durata dei
lavori, i costi e le risorse.
Risulta utile ai fini del buon esito del progetto identificare appena possibile
quale di essi sia realmente il fattore determinante (driver), concentrando
tutte le possibili flessibilità sui due restanti
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Pagina 7 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
Pianifica il raggiungimento di obiettivi anche molto complessi, prevedendo fin dall'inizio i tempi di realizzazione delle varie fasi del progetto con le relative consegne intermedie, le modalità di utilizzo delle risorse, ed i flussi di cassa
Riduzione dei tempi Migliore utilizzo delle risorse Previsione delle situazioni future (simulazione) Minimizza i rischi Migliora la comunicazione con cliente e team Accresce la percezione di un’immagine professionale Rappresenta uno strumento di vantaggio competitivo Aumenta le probabilità di successo di un progetto
Perché una metodologia di Project Management?
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Per il management:
Tiene informati sull’avanzamento del progetto Qualità e controllo sono costruiti attraverso la gestione di Punti di revisione concordati Punti di avanzamento o blocco
Incoraggia il coinvolgimento in quanto si sa cosa sta succedendo
Project Management: vantaggi
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Per il progetto:
Programma un tempo sufficiente per : Fare un’indagine completa Documentare
Forza il project manager a valutare e rivalutare avvalendosi del team e del committente Fornisce regole per evitare attività troppo complesse
Project Management: vantaggi
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Per le persone:
Facile rotazione del progetto ad un altro project manager Giustificazione di personale supplementare Quanto, quando e perchè
Assegnazione realistica di compiti in accordo con : Capacità Disponibilità di tempo
Project Management: vantaggi
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Per il committente:
Verificare che il contraente stia rispettando le condizioni contrattuali in termini temporali e quantitativi Individuare con il massimo anticipo la data reale di completamento della fornitura per prevedere le scadenze entro cui reperire le risorse per collaudo, presa in consegna e gestione definitiva dell’oggetto della fornitura
Project Management: vantaggi
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È la fase di analisi e conferma del lavoro necessario a svolgere il progetto, condividendone gli obiettivi, l’ambito ed i benefici attesi.
Include l’approccio all’implementazione, le stime di alto livello e le risorse necessarie.
Deliverable: Management Plan
Project Management: fasi del framework
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Definire l’ambito del progetto (scope) ed individuarne i confini; Identificazione delle attività da svolgere (che cosa fare); Assegnazione dei compiti e delle responsabilità (chi fa che cosa); Programmazione attività (quando); Stima dei costi delle attività (quanto); Assicurarsi che gli stakeholder e il team di progetto abbiano la stessa
visione del progetto
Fase 1: definizione del progetto
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È la fase di pianificazione di dettaglio di come saranno condotte le specifiche fasi di progetto, definendo le attività da portare a temine, la relativa tempistica, le risorse coinvolte.
Obiettivi da identificare • task • relazioni tra i task • deliverable
Principale deliverable: Piani di lavoro di dettaglio (scheduling, risorse, costi)
Fase 2: pianificazione di dettaglio
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È la fase di gestione e controllo continuativi delle attività di progetto rispetto a quanto definito nei work plan di dettaglio definiti in fase 2.
Principali deliverable: • Report di avanzamento • Piani di lavoro di dettaglio (aggiornati) • Management Plan (aggiornato) • Report di performance
Project Management: fasi del framework
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Trasformazione dei deliverable di progetto in attività operative, chiusura del progetto e review post-implementazione.
Principali deliverable:
• Management Plan (aggiornato) • Piani di lavoro di dettaglio per la chiusura • Memo di completamento progetto • Report della review post-implementazione
Project Management: fasi del framework
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È la scomposizione del progetto in parti più piccole (WBE/Task) secondo una struttura ad albero Si ottiene a partire dalle macrofasi del progetto e ogni livello inferiore rappresenta una definizione sempre più dettagliata di un componente del progetto.
Strumenti: la Work Breakdown Structure
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W.B.E.
Codice W.B.S.
Strumenti: la Work Breakdown Structure
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Regole per la costruzione della W.B.S.
Ogni W.B.E. (Work Breakdown Element o Task) rappresenta un’attività per la quale deve essere possibile definire:
una precisa descrizione del lavoro da compiere; la durata; le risorse che realizzeranno l’attività e la responsabilità
dell’esecuzione; il costo; Le rilevazioni di avanzamento lavori.
Ogni W.B.E. é collegato ad uno e solo ad uno degli elementi di livello superiore Il lavoro richiesto per portalo a termine è dato dalla somma del lavoro contenuto in tutti i WBE sottostanti.
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Esempio di W.B.S.
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È una rappresentazione su scala temporale dell'evoluzione del progetto.
Ogni barra rappresenta un'attività (W.B.E.), la lunghezza di ognuna di
esse è proporzionale alla durata dell'attività che rappresenta e viene
collocata sulla scala temporale in rappresentanza dell'attività stessa.
Strumenti: il diagramma di Gantt
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Pagina 22 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
A
B
C
D
GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG
ATTIVITA'
TEMPO
Strumenti: il diagramma di Gantt
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Pagina 23 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
Strumenti: il diagramma di Gantt
Lo scopo di tale rappresentazione è:
definire il "cosa fare" in una certa quantità di tempo (durata);
definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento
definire eventi o date chiave (milestones)
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Pagina 24 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
A
B
C
D
GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG
ATTIVITA'
TEMPO
MILESTONES
Rappresentano un momento importante del progetto (la fine di una fase, una consegna, ecc….
Strumenti: il diagramma di Gantt
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Pagina 25 Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.
Strumenti: il diagramma di Gantt