Cuidado
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Escuela Prisma de los Andes, Fundacin de BeneficenciaCristo Vive
- Formacin Laboral
TRAMITACIN DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERA1.Circulacin interna
de correspondencia y documentacin en la empresa.Se refiere a
cualquier documento generado en la empresa con destinatario otro u
otros departamentos.Es importante porque: Sirve como medio de
comunicacin Hace que los trabajadores se sientan implicados en la
empresa Mejora las relaciones de los trabajadores y la eficacia de
su trabajoEn cualquier envo aparecen 3 elementos:El remitente es la
persona o empresa que hace el envoEl destinatario es la persona o
empresa que lo recibeLa Correspondencia, objeto que se enva (carta,
paquete, telegrama, )2.Canales y medios de comunicacin internaHay
muchos y cada empresa busca utilizar en cada momento el ms
apropiado para la ocasin segn los objetivos que se proponga. Vamos
a citar los siguientes: Manual del empleado: Recoge toda la
informacin que los empleados necesitan para realizar sus funciones,
las condiciones de trabajo y el reglamento interno de la empresa
Memorando (memorndum): tambin conocido como nota interior Se trata
de una comunicacin breve que deja constancia de instrucciones
internas a realizar por todos o parte de los trabajadores Boletn
informativo o publicaciones internas: informan sobre
acontecimientos, reuniones y novedades en la organizacin.
Actualmente se utilizan medios informticos para su divulgacin.
Correo electrnico: Sistema de mensajes enviados entre ordenadores
conectados en red. Permite adjuntar archivos. Pgina web
institucional(de la empresa): web a la que slo tienen acceso los
trabajadores y que se utiliza para ofrecer informaciones, usar
foros de debate, sugerencias, etc Reuniones: facilitan el dilogo.
En ellas la informacin es ms personal y verifican que se ha
comprendido la informacin. Sistemas de sugerencias y quejas: (buzn)
para recoger ideas y quejas del personal Encuestas: recoge
opiniones de los trabajadores Circulares internas: de informacin
Tabln de anuncios(fsico o en formato digital en la pgina de la
empresa) Informes: documento que detalla de forma ordenada datos,
hechos y conclusiones relacionadas con una actividad concreta que
se ha realizado Acta: documento que resume los acuerdos tomados en
una reunin, adems de incluir quines han asistido a la misma, los
votos emitidos, etc.
3.Servicios de Correos y Mensajera ExternaCualquier empresa
necesita hacer llegar sus comunicaciones escritas al exterior. Para
ello y en general, podra elegir entre tres medios: Correos Una
empresa de Mensajera (externa a la propia empresa) Un servicio
propio de mensajera (contratando sus propios mensajeros)
4.CORREOS. Servicios que ofrece.Se refiere a Correos de Chile,
empresa estatal y autnoma chilena, dedicada al servicio de
correspondencia, giros postales y al mercado de envos y encomiendas
nacionales e internacionales, y cumpliendo con las funciones de
Servicio Postal Universal. Fue creada por el DFLN 10, del24 de
diciembrede1981al disolverse el Servicio de Correos y Telgrafos y
separarse los servicios de correo y tlex, fundndose Tlex-Chile para
este ltimo. Depende administrativamente del Ministerio de
Transporte y Telecomunicaciones de Chile. Por medio del servicio de
Correos se pueden realizar diferentes envos:Cartas y documentos:-
cartas (mx. 2 kg y menos de 60 cm de dimensin)-Tarjeta postal
(cartulina rectangular que incluye espacio para la direccin. Sin
sobre)-Notificaciones administrativas: a la administracin y rganos
judiciales, que requieren seguridad (envo certificado), y prueba de
su entrega, (acuse de recibo tambin llamado aviso de
recibo)Paquetes: Postal Express: servicio urgente que garantiza
entrega en mximo 24h Paquete postal: mercanca de mximo de 2Kg. Es
el ms econmico Paquete azul: para ms de 2KgLibros y publicaciones:
hasta 2Kg de peso mximo. Libros y peridicos, revistasEnvo
publicitario: para envos de publicidad diversaEnvos telegrficos:
Telegrama: mensajes urgentes, a travs del Servicio Telegrfico
Nacional Certificada: envo de documentacin urgente que tiene
carcter de prueba frente a terceros.Apartado Postal: buzn (cajetn)
que est en la oficina de Correos, que se alquila para poder recibir
en l correspondencia. Permite as que una empresa reciba
correspondencia en una ciudad en la que no tiene direccin postal.
Se identifica mediante un nmero (Apartado Postal: 1180), y el Cdigo
Postal al que pertenece la oficina de correos5.Modalidades de
envoCorreos ofrece distintas formas de envo, que pueden combinarse
entre s (hacerse de forma conjunta)a) Certificado: es una entrega
de la que correos garantiza que el destinatario la ha recibido. La
garanta es la firma del destinatario cuando recibe el correo. Adems
correos indemniza (paga) si se pierde el envob) Urgente: garantiza
la rapidez del envoc) Reembolso: el destinatario tiene que pagar a
Correos la cantidad que aparece en el documento de envo, cuando
recibe la mercanca. Se utiliza para ventas a distancia. Una vez
entregado el envo y cobrado al destinatario, Correos reembolsa al
remitente la cantidad acordada.d) Aviso de recibo: avisa al
remitente de que el envo ha sido entregado al destinatario, as como
el da y hora de entrega.e) Correo digital: permite enviar una
carta, tarjeta postal o envo publicitario desde la pgina web de
correos, accediendo desde la seccin oficina virtual. Es necesario
estar registrado y que el documento est en Word o pdf. Una vez
hecho el envo, Correos lo imprime, ensobra y deposita en el buzn
del destinatario. 6.Recepcin y Registro de la correspondenciaEn
todas las empresas existe una persona encargada de la manipulacin
de la correspondencia externa. Vamos a dividir la correspondencia
en ENTRANTE y SALIENTE
Entrada de Correspondencia: genera las siguientes tareas:
Recepcin: cuando llega la correspondencia Clasificacin: una vez
recepcionada es necesaria su clasificacin, segn si es carta,
impreso, factura... y a quin va dirigida. Tambin tendremos en
cuenta su urgencia. Apertura y seleccin: existen algunas cartas que
son confidenciales y no debemos abrir, segn a quin vayan dirigidas
y las instrucciones que nos hayan dado en la empresa Registro: a
pesar de no ser obligatorio por ley, la mayora de empresas grandes
tiene un libro de registro de la correspondencia. Sus pginas deben
ser correlativas (es decir, numeradas desde el 1 hasta la ltima
pgina sin que falte ninguna). El formato del libro puede variar de
unas empresas a otras, pero en general lleva la siguiente
informacin:
Distribucin: es la entrega de la correspondencia a quin
corresponda.En algunas empresas se digitalizan todos los documentos
que llegan. Puede ocurrir que un mismo documento interese a ms de
una persona o departamento, por lo que tendremos que
fotocopiarlo
- Salida de Correspondencia: el personal de la empresa y los
departamentos nos entregan correspondencia para enviar fuera de la
empresa. Las tareas ahora son: Registro Plegado y ensobrado
Franqueo y expedicin (ponerle sello y llevarlo a correos)El libro
de registro de correspondencia saliente tiene la siguiente
informacin:
ESQUEMA DE LAS TAREAS DEL RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA1. Abrir
la correspondencia, leer el asunto y clasificarla por
destinatarios2. Registrar la correspondencia en el Libro de
registro de entradas3. Entregar al correspondencia a los
destinatarios (personas y departamentos)4. Revisar los datos de los
destinatarios de la correspondencia saliente, Registrarla en el
Libro de registro de salidas y clasificarla para su envo5.
Fotocopiar y archivar las copias de la correspondencia de entrada y
salida (si en la empresa se exige)6. Guardar la ms estricta
confidencialidad.
EJERCICIO 1: REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA
Registra en el documento correspondiente las siguientes entradas y
salidas de correspondencia y faxes: La empresa FERMOSA, dedicada a
la fabricacin textil, recibe el da 3 de abril los siguientes envos
(el ltimo nmero del registro es el 126): - Carta de Julia Antn
Moreno, de Rancagua. Adjunta pedido de artculos. - Carta de MEDRANO
S.IL, de Valparaso, solicitando catlogos. - Factura de MANUFACTURAS
DEL NORTE, de San Fernando. Mandan solamente la factura 308, sin
ninguna carta que la acompae. - Revista CONSUMIR, desde Santiago,
correspondiente al mes de abril. El departamento comercial est
suscrito a esta publicacin. - TERMODN, de Santiago, en una carta
enva sobre el informe de unas muestras que llegarn a travs de la
agencia MOVEL S.A. - Antonio Jimeno Puente, de Concepcin, comunica
que una partida de colchas lleg mal, las ha devuelto y pide una
solucin al problema. - MODAS PONTES, de La Serena, informa en una
carta sobre la transferencia bancaria que han realizado para
cancelar la cuenta pendiente con la empresa. Envan una fotocopia
del resguardo entregado por el banco. - Catlogos sobre computadoras
que enva INFORMATIC, de Santiago. - Se recibe un sobre dirigido al
Director de Personal y en el mismo se indica confidencial. Completa
el registro anterior si: - El nmero 127 inclua un pedido que se
entrega en el departamento de ventas. - La solicitud de catlogos,
con registro 128 interesa al departamento de ventas. - La factura
correspondiente al nmero 129 interesa al departamento de compras,
al que se entrega una fotocopia, y a contabilidad, que se hace
cargo del original. - Nmero 130: La revista CONSUMIR se entrega en
el departamento comercial. - La carta de TERMODN, nmero 131
informando sobre el envo de muestras, se deja en el departamento de
compras. - De la carta del cliente Antonio Jimeno Puente, se ha
hecho una fotocopia y entregado el original al departamento de
ventas y la copia a almacn, ya que este asunto interesa a ambas
secciones. - De la carta de MODAS PONTES se ha hecho tambin copia
que se ha entregado al departamento de ventas; el original va
destinado a Contabilidad. - Como se desconoce quin ha solicitado
los catlogos de ordenadores a INFORMATIC, stos se entregan al
gerente. - Se deja constancia en el apartado de observaciones que
la carta confidencial, se entrega cerrada al director de personal.
EJERCICIO 2: REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA Anota
en los libros registros correspondientes los documentos que
encontrars ms abajo y que pertenecen a la empresa Aprobados PCPI
S.A con domicilio en Calle La Esperanza 19 13 de Valdivia; tel/fax
926 456 321. El ltimo nmero que se encuentra anotado en el registro
de entrada es el 19, en el de salida 33.a) Carta del 01/02 de Pablo
Chvez Prevost de Via del Mar, solicitando trabajo; adjunta
Curriculum Vitae. b) El banco BBVA Oficina Tobalaba comunica
mediante recibo de fecha 03/01 que se ha efectuado el pago del gas
correspondiente al mes de Diciembre. c) Publicaciones Tobalaba Hoy
nos enva El 04/03 la revista Tuenti Montiel a la que estamos
suscritos. d) El 11/03 se enva fax al banco BBVA Oficina Tobalaba
ordenando el no pago de la Factura N 69 a favor de Timofnica S.A de
Santiago por incumplimiento de contrato. N de fax de destino 926
789 987. Hora de envo 13:55, nmero de pginas 2. e) El 10/01
recepcin de paquete postal de Musical Los Borricos de La Florida
con muestras de portadas para el prximo CD. f) El 08/02 se enva un
fax a Pablo Chvez Prevost para una entrevista de trabajo el da
14/02/10. N de fax de destino 926 689 687. Hora de envo 10:55,
nmero de pginas 1. g) El 15/02 se recibe un fax de Multimedia
Montiel S.A de Almagro en el que se detalla el presupuesto de
instalacin de un puesto de telecomunicaciones en nuestra empresa. N
de fax de origen 926 589 087. Hora de recepcin 11:45, nmero de
pginas 3. h) El 14/03 se enva carta certificada con acuse de recibo
a Pablo Chvez Prevost, trabajador de nuestra empresa en el que se
le comunica su despido laboral. i) El 12/03 se enva carta a
Timofnica S.A de Santiago explicndole las causas del impago de la
Factura N 69. Se adjuntan unas fotos del estado del terminal
telefnico que nos haba facilitado dicha empresa para que pudiramos
realizar nuestras llamadas. j) El 09/02 se recibe fax de la empresa
Pachn Pance S.A anunciando la llegada de su agente de ventas para
el da 14/02/10 para tratar el tema de las nuevas condiciones de
ventas de sus productos. N de fax de origen 969 289 681. Hora de
recepcin 15:55, nmero de pginas 2. k) El 10/03 se recibe fax de
Timofnica S.A reclamndonos el pago de la factura N 69 que se
encuentra impagada. N de fax de origen 91 42 89 681. Hora de
recepcin 17:20, nmero de pginas 2. l) El 20/01 se enva fax a
Musical Los Borricos solicitndole que nos enve una nueva copia de
las muestras de portadas para el prximo CD ya que las que recibimos
se han deteriorado debido a la humedad. N de fax de 91 42 24 681.
Hora de envo 19:20, nmero de pginas 3. m) El 24/01 se enva escrito
a la Agencia Tributaria de Via del Mar con las alegaciones sobre la
sancin que nos han impuesto por el fraude el IVA. Adjuntamos copia
de las facturas emitidas en el ao 2008. n) El 02/02 se enva fax a
la Cmara de Comercio de Providencia confirmndole nuestra asistencia
a la prxima feria del stock que tendr lugar en Providencia entre el
12 y el 14 de febrero. N de fax 926 089 081. Hora de envo 18:40,
nmero de pginas 4. o) Se enva carta el 20/02 a la Cruz Roja de
Rancagua confirmndole nuestra presencia en la entrega de los
premios Con sangre en las venas 2012 el prximo 4 de marzo. Se
adjunta cheque a nombre de Cruz Roja Rancagua con nuestro donativo.
p) El 04/02 se recibe fax de la Agencia Tributaria de Concepcin
para que nos presentemos en sus oficinas y aclaremos nuestro
escrito de fecha 24/01. N de fax de origen 926 890 810. Hora de
recepcin 16:06, nmero de pginas 2. q) Enviamos carta a la oficina
del SEPECAM de Providencia El 14/01 solicitando trabajadores/as
para nuestra empresa. r) Recibimos el 22/02 fax de Cruz Roja de
Rancagua agradecindonos nuestro donativo y confirmndonos la mesa
que tenemos asignada en la entrega de premios. N de fax de origen
944 589 781. Hora de recepcin 19:20, n de pg. 1. s) Enviamos el
13/03 fax a la abogada Margarita Seplveda Peralta para que se
presente en nuestro nombre ante la Agencia Tributaria de Via del
Mar y nos represente en el procedimiento que tenemos abierto. N de
fax de destino 91 42 43 445. Hora de envo 20:20, nmero de pginas 5.
t) Se recibe el 30/03 notificacin de la Agencia Tributaria en la
que se nos comunica que nuestras alegaciones no han prosperado y
debemos hacer frente al pago de una multa de $20.000.000 en el
plazo de 15 das.
PROFESORCURSOCOORDINADORA DOCENTE5
ROBERTO BUSTAMANTE C.SECRETARIADOMARA LUZ ARAYA MARCHANT