Anual * Emplear los mecanismos de participación ciudadana de los distintos actores de la región relacionados con la Corporación, en los momentos de la construcción de instrumentos de planeación para los casos que lo establece la Ley. Actas de Consejo Directivo, Actas de comité de Dirección, acuerdos e informes * Dirección General. * Actas y listados de asistencia que evidencien el empleo de los Mecanismos de Participación Ciudadana para la Formulación de los Instrumentos de Planeación. Abril 30 de 2016. Semestral *Realizar evaluaciones periódicas e independientes sobre los diferentes instrumentos de Planeación y el cumplimiento de las actividades propias de cada dependencia Informes de seguimiento Oficina de Control Interno * Evaluaciones realizadas / Evaluaciones programadas. El seguimiento lo presentará Control Interno a 30 de juniio de 2016. * Sensibilizar a las dependencias en el uso apropiado de la información, conforme a las políticas de seguridad informática. Listados de asistencia (Número de sensibilizaciones realizadas/Número de sensibilizaciones programadas)*100 22 DE ABRIL 27 DE ABRIL 28 DE ABRIL Se llevaron a cabo tres jornadas de sensibilización en las direcciones regionales de Sabana Occidente, Ubaté y Magdalena Centro con la participación de 55 asistentes, como también se hizo entrega de la agenda de la oficina de las TIC. JOSE RAUL GONGORA * Realizar seguimiento al cumplimiento de las políticas de seguridad informática en las dependencias. Actas, Plan de Trabajo * (Seguimientos al cumplimiento de las políticas de seguridad informática en las dependencias realizados / Seguimiento al cumplimiento de las políticas de seguridad informática en las dependencias programados)*100 11 DE ABRIL Se llevó a cabo reunión de trabajo el 11 de abril de 2016 con el fin de construir el plan de trabajo relacionado con políticas de seguridad y otros temas, de esta reunión se elaboró acta. JULIANA MENDOZA 3. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN: Definir, socializar e implementar estrategias de comunicación internas y externas hacia los diferentes grupos de interés, mediante la formulación y ejecución de un plan de comunicación, con el propósito de impulsar y posicionar la imagen institucional en el contexto nacional y regional. Presiones del contexto externo (sector político, gremios y medios). Manipular la información base de la comunicación para favorecer los intereses del afectado de la misma, en beneficio particular de quien ejerce esa labor. Deterioro de la imagen Corporativa, perdida de la reputación institucional. 3 10 30 -ALTA Controles Preventivos: * Aplicar el procedimiento interno de emisión de documentos informativos. * Ajustarse a los tiempos estipulados para emisión de documentos. * Validar los documentos por parte de la fuente inicial (quien genera la noticia). 1 10 10 -BAJA Anual *Monitorear la orientación de las noticias generadas por la dependencia durante las reuniones de comité técnico. *Socializar con los periodistas regionales los riesgos de corrupción del proceso. *Documentar todos los controles mencionados. *Definir los responsables del seguimiento de los controles. *Documento seguimiento publicación de la información. *Acta de la reunión * Oficina Asesora de Comunicaciones. * Número de seguimientos de publicación de la infomación / Número de publicaciones emitidas. *Número de periodistas capacitados/Numero total de periodistas *Controles documentados 2 de mayo de 2016 Diariamente la Oficina Asesora de Comunicaciones realiza el seguimiento de medios, con corte a 30 de abril de 320 publicaciones emitidas la OAC realizó seguimiento de información a 6 publicaciones por tener una connotación negativa para la entidad. El día 03 de mayo de 2016 se tiene programada una reunión con todos los periodistas sobre monitoreo, para la cual se envió el sidcar con número de memorando 20163114065 convocando a la capacitación. En cuanto a los controles documentados la OAC maneja una serie documental digital denominada Monitoreo de Prensa, así mismo esta información se esta publicando en el siguiente link: https://issuu.com/car00/docs. Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y grupo de Calidad OAC. 4. GESTIÓN DEL SIGESPU: Dirigir, coordinar y garantizar la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Pública. Ausencia de una estructura de gesn documental del SIGESPU segura. Manipulacin inadecuada de la informacin documental para favorecer interses propios o de terceros. Sanciones Disciplinarias. Demandas. 3 10 30 -ALTA documental del SIGESPU. *Se realizan Backups trimestralmente de la información documental que permita garantizar la trazabilidad de la información. *Se realizan revisiones trimestrales a la documentación consignada en procesos y procedimientos. 2 10 20 -MODERADO *Anual * Definir un control que garantice la labor de los grupos de mejoramiento en la Gestión Documental. *Actualizar y adoptar el procedimiento de elaboración de Control de Documentos y Registros con el control definido en la acción anterior. Software automatización SIGESPU. Actas y Procedimiento ajustado. * Oficina Asesora de Planeación. * Automatización del Sistema Integrado de Gestión Pública - SIGESPU. *Control definido. *Procedimiento actualizado y adoptado. 30 de abril de 2016 *Se adelantó el cargue documental masivo de la información documentada del Sistema Integrado de Gestión de la CAR para la alimentación del módulo de Gestión Documental del software de Automatización del Sistema Integrado de Gestión Pública - SIGESPU. *Se realizó mesa de trabajo con el equipo SIGESPU en la cual se definió el control que garantice la labor de los grupos de mejoramiento en la Gestión Documental. (Acta con Fecha 28 de abril de 2016). Jesus Humberto Patiño la jerárquico, de otro servidor público o de un tercero interesado o a iniciativa del funcionario público. técnicos, con el fin de influenciar la toma de decisiones, para favorecimiento de terceros, en beneficio particular. recursos naturales. 2 20 40 -ALTA Controles preventivos: * Los procedimientos asociados a la identificación de la oferta de recursos. * Socialización Código de Ética. * Socialización Estatuto Anticorrupción. *Actas de Reunión Internas y Externas. * Procedimiento para Investigaciones disciplinarias internas. *Socialización de los instrumentos de planificación ambiental con la comunidad. 1 20 20 -MODERADO Cuatrimestral informes tecnicos), asociados tanto lo relacionado con la identificación de la oferta ambiental, como del ordenamiento de los recursos naturales. informe de seguimiento informes técnicos. * Ambiental Territorial. * Dirección de Monitoreo, Modelamiento y Laboratorio Ambiental. asignados )*100 conceptos técnicos entre permisos de vertimientos y ocupación de cauce, aguas subterraneas, caudal ecológico. Los cuales fueron revisados por los contratistas técnicos de campo, supervisores y Director de DMMLA y DGOAT. * Ambiental Territorial. * Dirección de Monitoreo, Modelamiento y Laboratorio Ambiental. autoridades locales para la transgresión de la normatividad que protege el ambiente. para lograr la concertación y aprobación de los Planes de Ordenamiento Territorial - POT y de los Planes de Manejo y Ordenamiento de Cuencas - POMCAS en contra de un desarrollo sostenible ambientalmente coherente con la normatividad vigente, en beneficio de intereses de terceros. recursos naturales. 2 20 40-ALTO recursos y a la concertación de los asuntos ambientales en POT, PP, UPR y demás instrumentos de planificación intermedia. * Socialización Código de Ética. * Socialización Estatuto Anticorrupción. *Actas de Reunión Internas y Externas. *La concertación se realiza por más de un funcionario. *Unificación de criterios para la Concertación de los asuntos ambientales, de manera institucional. * Procedimiento para Investigaciones disciplinarias internas. *Socialización de los instrumentos de planificación ambiental con la comunidad. 1 20 20 -MODERADO Cuatrimestral * Capacitación técnica actualizada y oportuna en el tema de ordenamiento. * Trabajo del Grupo mediante la realización de talleres, ponencias, estudios de casos, tendientes a la unificación de criterios y posición institucional en asuntos ambientales a concertar. * Ambiental Territorial. * Dirección de Monitoreo, Modelamiento y Laboratorio Ambiental. (Numero de capacitaciones realizadas/Numero de capacitaciones programadas)*100 En lo que corresponde al año 2016 se realizaron 14 talleres de capacitación de 14 capacitaciones programadas para el año, precisando que corresponde a los talleres de armonización de instrumentos de planificación y gestión ambiental con los planes de desarrollo municipal, de donde el ordenamiento territorial como instrumento de planificación y ordenamiento territorial es parte fundamental de dicha armonización y por consiguiente tema tratado en estas capacitaciones. En conclusión se cumplió al 100% con el indicador * Ambiental Territorial. * Dirección de Monitoreo, Modelamiento y Laboratorio Ambiental. Acoger un informe técnico, con contenidos errados. Adoptar una decisión equivocada contraria a derecho en el otorgamiento o negación de un permiso, licencia, autorización, concesión o certificación ambiental, por información incompleta, falsa o errada para favorecer a un cliente externo a cambio de dadivas o beneficio particular. Deterioro de los recursos naturales. Perdida de credibilidad en el ejercicio de autoridad ambiental. 3 10 30 -ALTA * Emitir y aplicar la Resolución CAR de delegación de funciones asignadas por el Director General al Director Jurídico y a los Directores Regionales. * Por parte de la Dirección Jurídica efectuar revisiones o filtros, previo a la expedición de los actos administrativos generados en las Direcciones Regionales que se envíen para firma, tanto del Director General y el Director Jurídico. * Realizar revisiones periódicas a los actos administrativos generados en las Direcciones Regionales de acuerdo a las competencias delegadas. * Emisión de conceptos, lineamientos o directrices tanto en aspectos técnicos como jurídicos relacionados con trámites ambientales. * Actualización normativa a través de la agenda legislativa y del contrato con NOTINET. * Realizar socializaciones, tanto a nivel central como en las Direcciones Regionales sobre temas ambientales. 1 10 10-BAJA *Anual *Permanente *Anual *Permanente *Permanente * Realizar cuatro (04) visitas de seguimiento a las Direcciones Regionales para tomar muestras aleatorias de expedientes con el fin de verificar que los cambios de estado en SAE correspondan a la realidad del expediente y al control de la delegación de funciones dadas por el Director General a los Directores Regionales. * Revisar los proyectos de acto administrativos remitidos por las Direcciones Regionales para firma, tanto del Director General como del Director Jurídico, con el fin de establecer la fiabilidad del informe técnico, así como que el acto administrativo que tome la decisión de fondo se ajuste al concepto técnico y a la normatividad ambiental vigente. * Emitir conceptos técnicos a través de circulares para la correcta aplicación de las normas ambientales y realizar socialización en las Direcciones Regionales sobre temas ambientales para ampliar el conocimiento de los profesionales, tanto de planta como contratistas. * Mantener actualizada la Agenda Legislativa y realizar su correspondiente socialización a través del correo institucional, al cual también, NOTINET remite los boletines informativos diarios. * Revisiones a través del Sistema Administrador de Expedientes SAE para ejercer el control a la delegación de funciones del Director General a los Directores Regionales. Actas y/o Listas de Asistencia. Sistema de Administración de Expedientes SAE. Planillas de entrega y devolución de expedientes. Correo Institucional y actas de supervisión del contrato con NOTINET. SIDCAR con observaciones sobre revisión de expedientess en el SAE y/o correos institucionales. *Dirección Jurídica. * Dirección de Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental. 1) (Número de visitas de seguimiento realizadas a las Direcciones Regionales / 4 )*100 2) N° total de expedientes revisados con proyecto de acto administrativo en DJUR / N° total de expedientes allegados con proyecto de acto administrativos a DJUR en la vigencia. 3) Dos (02) revisiones a través del Sistema Administrador de Expedientes SAE para ejercer el control a la delegación de funciones del Director General a los Directores Regionales 4) Número de boletines informativos NOTINET remitidos por correo institucional a los funcionarios y/o contratistas CAR 30/04/2016 1) Visita por parte funcionario DJUR -ORLANDO LEÓN ROA, a la Dirección Regional Gualivá los días 28 y 29 de abril de 2016 con el fin de brindar la correspondiente inducción, tanto a funcionarios como a contratistas sobre temas normativos de carácter permisivo y sancionatorio. Además de realizar la revisión física de expedientes Vs. información -SAE y verificación de cumplimiento de delegaciòn de funciones en la expediciòn de los actos administrativos. 2) De acuerdo al correo enviado por Dora Prada se han revisado 890 expedientes con proyecto de acto administrativo/ 1017 de expedientes allegados a la Dirección Juridica. 3) A través de correo por parte de Dora Prada [email protected] se remite la observaciones visualizado en el SAE frente a la competencia para firmar actos administrativos con el fin de que se corrijan las impresiciones que aparecen o se verifiquen el cumplimineto de la delegación de funciones. 4) Durante el primer periodo del año 2016 se realizó un total de 82 publicaciones, las cuales corresponden: Mes de Enero:19 Ediciones Mes de Febrero: 21 Ediciones Mes de Marzo: 20 Ediciones Mes de Abril: 22 Ediciones Johanna Cardona C. Lider Juan Camilo Ferrer T. Alteración o supresión de los documentos que hagan parte dentro de los expedientes ambientales. Alteración o eliminación de la documentación que haga parte dentro de los trámites administrativo ambientales permisivos o sancionatorios para favorecer a un cliente externo a cambio de dádivas o beneficios particulares. Afectación a los recursos naturales. Perdida de credibilidad en el ejercicio de autoridad ambiental. 3 10 30 -ALTA * Correcta foliación y registro del expediente en el sistema SAE. * Cargue de la información que haga parte de los expedientes en el sistema SAE. * Inclusión de los expedientes acumulados a otros trámites administrativos ambientales permisivos o sancionatorios siguiendo las normas de archivo. * Digitalización de los expedientes administrativos ambientales permisivos y sancionatorios 1 10 10-BAJA *Permanente * Revisar la correcta foliación y registro del expediente en el sistema SAE y el cargue de la información en el mismo. * Solicitar a las Direcciones Regionales la revisión de la debida inclusión de los expedientes acumulados a otros trámites administrativos ambientales permisivos o sancionatorios aperturados a partir del 1 de enero de 2007 y establecer el estado en que se encuentra el trámite acumulado. * Digitalizar los expedientes administrativo ambientales permisivos y sancionatorios Reporte Sistema de Administración de Expedientes SAE. Memorando SIDCAR * Dirección Jurídica. * OTIC. * Direcciones Regionales. expedientes remitidos para firma de acto administritivo por las Direcciones Regionales, con el fin de verificar la correcta foliación y registro del expediente en el sistema SAE y el cargue de la información en el mismo. * Por parte de las Direcciones Regionales revisar en el 100% de los expedientes aperturados a partir del 1 de enero de 2007 y que hayan sido acumulados para establecer la debida inclusión los mismos y el estado en que se encuentra el correspondiente trámite. 30/04/2016 de expedientes remitidos para firma del Director Jurídico o Director General. Al igual, memorandos y correos institucionales remitidos a las regionales para advertir la situación verififcada en los expedientes revisados. *Memorando numero 20163113952 del 28 de abril de 2016 solicitando la revisiòn de expedientes acumulados a partir del año 2007 emitido por la DJUR. * 22907 expedientes digitalizados / 25949 expedienetes activos a 27 de abril/2016 Johanna Cardona C. Lider Juan Camilo Ferrer T. 7. GESTIÓN AMBIENTAL PARTICIPATIVA: Promover con los diferentes grupos de interés el fortalecimiento de la cultura ambiental de protección, desarrollo sostenible y manejo eficiente de los recursos naturales renovables dentro del marco normativo y político aplicable. * Sesgamiento de actores en los espacios de participación. * El servicio al usuario no se da en igualdad de condiciones. Limitar la intervención de la ciudadanía en ejercicio del control social, favoreciendo intereses de algunos actores, en beneficio propio. Derechos de petición, tutelas, acciones populares, colectiva y de cumplimiento, y sanciones. No se garantiza el derecho fundamental de la participación ciudadana. 3 10 30 -ALTA * Participación de la comunidad en la construcción y ejecución del Plan de Acción de la Corporación. *Publicación de la Información de la ejecución de la entidad mediante varias alternativas. *Procedimientos de Atención al Usuario. * Aplicar la normatividad pertinente a los mecanismos de participación ciudadana. * Propiciar el ejercicio de Veedurías Ciudadanas y control social. 1 10 10 -BAJA Anual *Realizar audiencias públicas para formular el Plan de acción y para rendición de cuentas de la ejecución del Plan de Acción -PAC. *Realizar Jornadas de trabajo con la comunidad para el desarrollo de los proyectos de cultura ambiental, las cuales se detallan a continuación: * Realizar audiencias de consulta previa con comunidades Indigenas y etnicas. * Realizar 10 mesas de trabjado para formular el Plan de Acción CAR 2016-2019 * Realizar una (1) audiencia pública para presentar el Plan de acción CAR 2016-2019 aprobado * Realizar una (1) Audiencia Pública de rendición de cuentas de la ejecución del Plan de Acción. * 50 reuniones informativas sobre la estrategia de emprendimiento. Realizar 25 reuniones técnicas Agendas Ambientales Sectoriales con Gremios * 30 reuniones de capacitación con productores sobre temas de agricultura y gabadería de conservación y 10 recorridos por fincas en un ejercicio demostrativo (días de campo) * Realizar 4 eventos de de intercambio de conocimiento ambiental y una (1) socializción del plan de acción del gestón e innovación ambiental. * Jornadas con la comunidad para el desarrollo de los proyectos de cultura ambiental. Realizar 69 socializaciones de las cinco (05) actividades que se encuentran dentro del plan estrategico cultura del agua. - Realizar 52 Mesas provinciales meta Ciclo Re Ciclo - Realizar 6 socializaciones regionales del Plan Estratégico de Comunicación Educativa - Realizar 14 socializaciones del Plan de Acción de la Coropración en reuniones Regionales de CIDEAs. * Incorporar los avances trimestrales de las acciones de cultura ambiental ejecutadas para ser publicados en los informes de gestión de la Corporación. * Realizar audiencias de consulta previa con comunidades Indigenas y étnicas. Actas, listas de asistencia, registros gráficos e informes. DCASC : Tabla de retención 700-14 Audiencia Pública de Rendión de Cuentas. * La dependencia o dependencias interesadas con el apoyo de la Dirección de Cultura Ambiental y del Servicio al Ciudadano. *(Número de actividades de participación realizados / Número de actividades de participación programados)*100 *Número de ciudadanos vinculados en los espacios de partipación/ Linea base del año anterior. 30 de abril de 2016 23/255 =9% * Se realizaron 10 mesas de trabajo en el diagnóstico y elaboración del Plan de Acción 2016-2019 con los siguientes actores: Medios de comunicación, Comunidades Indígenas, Sectores Productivos, Academia, Sistema Nacional Ambiental -SINA - Mesa Regional 1: Dirección Regional Gualivá, Dirección Regional - Magdalena Centro, Dirección Regional Bajo Magdalena, Dirección Regional Sabana Occidente. - Mesa Regional 2: Dirección Regional Sumapaz, Dirección Regional Alto - Magdalena, Dirección Regional Tequendama. - Mesa Regional 3: Dirección Regional Sabana Centro, Dirección Regional Rionegro, Dirección Regional Almeidas y Municipio de Guatavita. - Mesa Regional 4: Dirección Regional Ubaté, Dirección Regional Chiquinquirá - Mesa Regional 5: Dirección Regional Bogotá-La Calera, Dirección Regional Soacha * Se presentó en Audiciencia Pública el Plande Acción 2016-2019; en la audiencia se conto con la participación de 1,019 asistentes. * La CAR realizó la presonsulta de la consulta previa en noviembre de 2015. en el marco de la actualización de la ordenación de la Cuenca Rio Bogota. Responsable Direccion de gestión ordenamiento ambiental territorial, la información reposa en esta dependencia. DCASC : Tabla de retención 700-14 Audiencia Pública de Rendión de Cuentas. * Visita diagnóstica Direcciones Regionales Sabana Centro, Occidente y Rionegro * Visita diagnóstica Direcciones Regionales Sumapaz, Alto Magdalena y Soacha * Visita diagnóstica Direcciones Regionales Ubaté y Chiquinrirá * Visita diagnóstica Direcciones Regionales Bajo Magdalena, Gualivá, Magdalema Centro * Visita diagnóstica Dirección Regional almeidas y Mpio de Guatavita * Visita diagnóstica Dirección Regional Tequndama A continuación se relacionan las fechas de las actividades anteriores: 25 de Enero de 2016, 26 de Enero de 2016, 26 de Enero de 2016, 08 de Febrero de 2016, 08 de Febrero de 2016, Monitoreo: Oliva Río/Luis Bernardo Cañon/Carlos Julio Castro/Claudia Marcela López/Sonia Magalie López/Tatiana Muñoz Líder: Guido Bonilla Pardo 8. GESTIÓN HUMANA: Administrar y desarrollar el Talento Humano dentro del marco constitucional y legal, a través de políticas que garanticen la existencia de personal suficiente, competente y motivado, que en un entorno laboral saludable, seguro y con un comportamiento íntegro, contribuya al logro de las metas institucionales. Presiones indebidas en los procesos de selección y vinculación de servidores públicos Omisión de los requisitos legales para el nombramiento o contratación del personal, para efectos de favorecimiento a terceros y a cambio de dadivas. Sanciones disciplinarias para el nominador, la persona que se nombra y para la entidad. Personal no idoneo para el cumplimiento de las funciones para lo cual fue nombrado. 2 10 20 -MODERADA * Actualización y seguimiento al aplicativo del Sistema de Información de Gestión de Empleo Público (SIGEP). * Verificación del Manual de Funciones para la aplicación de los requisitos mínimos al incorporar nuevos funcionarios (nombramiento provisional y libre nombramiento y remoción). *Verificación de soportes de experiencia laboral y de estudios. 1 10 10 -BAJA Permanente * Publicar los actos administrativos de nombramiento en la página WEB de la Corporación . * Verificación de los requisitos al 100% de los aspirantes a ocupar el cargo. Soportes en las Historias laborales. SIGEP. * Oficina de Talento Humano. * Número de Actos Administrativos en Firme / Número de Publicaciones y Actualizaciones en la Página Web de la Corporación. * Número de funcionarios con verificación de soportes/ Número de funcionarios nombrados. *Abril 29 de 2016 * Se han publicado todos los actos administrativos de nombramiento en la página WEB de la Corporación en la ruta: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71407 *(23 / 23)*100 = 100% * Verificación de los requisitos al 61% de los aspirantes a ocupar el cargo. Debido a que hay 10 días habiles contados a partir de la notificación de nombramiento, para que la persona traiga docuemntos y se posesione en el cargo, adicionamente, se pueden pedir ademas de los 10 días hábiles iniciales, otros 10 días habiles para la posesión. (14 / 23) *100 = 61% * Olga Liliana Ramírez Mancera - Jefe OTH * Jorge Enrique Bedoya Velez - Profesional Esp. * Claudia Patricia Ortíz Rincón - Técnico Adm. física y electrónica que se produce, recepciona, distribuye y se organiza durante el ciclo de vida de acuerdo con la normatividad aplicable en la Corporación. destrucción o deterioro de los documentos; no dar cumplimento a los procedimientos de gestión documental; condiciones climáticas que dañan los documentos; y no contar con sistemas que permitan verificar la trazabilidad de los documentos. o documentos para favorecer un tercero interesado, en beneficio propio. con la información completa. No poder dar respuesta al ciudadano por falta de información. 4 10 40 -ALTA *Seguimientos al Proceso de Gestión Documental, a través de Auditorías Internas y Externas. * Transferencias documentales. * Capacitaciones. * Circulares relacionadas con la responsabilidad del Servidor Público (Funcionarios y Contratistas) frente al manejo de los documentos y la información. * Construcción y Ampliación de los Depósitos de Archivo para salvaguardar el Patrimonio Documental de la Corporación. * SIDCAR, SAE y Sistema del Archivo Central. * Reconstrucción de Expedientes. * Aviso a la Dirección de Control Disciplinario Interno 2 10 20 -MODERADA Anual * Continuar con los procesos de digitalización de documentos con el fin de recuperar información por pérdida, daño o deterioro del físico y la protección de datos en los sistemas de información que garanticen la autenticidad, veracidad, disponibilidad y no repudio. Reportes de productividad de los sistemas. * Dirección Administrativa y Financiera (Grupo de Gestión Documental - Archivo Central e Histórico y SIDCAR). * Dirección Jurídica (Grupo de Expedientes Ambientales - SAE). * Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC. * Número de Expedientes Digitalizados / Total de Expedientes Físicos. (TIC) *Número de unidades documentales digitalizadas/ Total de unidades documentales custodiadas que requieran digitalización. *Cantidad de radicados digitalizados y documentos digitales generados/Total de documentos Generados y recibidos. 21/04/2016 * 22.818 Expedientes activos Digitalizados / 25.867 Total de Expedientes activos Físicos. (TIC) * 75 contratos digitalizados (2016)/1.000 contratos para (2016) * 95.903 (145 circulares + 30.279 externo + 18.807 memorandos + 46.672 oficios) / 71.756 Monitoreo: Tatyana Castro, Responsable: Blanca Serrato, Lider del Proceso: Julio Cesar Franco. 10. GESTIÓN FINANCIERA:Administrar los ingresos y gastos de la entidad a través de los instrumentos presupuestales, contables, financieros y jurídicos establecidos en la normatividad vigente. Altas sumas de dinero son mantenidas en cuentas corrientes o en caja sin generar ningún rendimiento. Favorecimiento a entidades bancarias con el propósito de obtener beneficios personales (préstamos, comisiones, etc.). Detrimento patrimonial, sanciones. 2 10 20 -MODERADA Controles preventivos: * Aplicación de norma interna vigente para el manejo del portafolio de inversiones financieras. * Control de cupos por cada entidad financiera. * Consignación diaria de valores recaudados en caja. * Control diario de saldo en cuentas corrientes para evitar dineros ociosos y traslado a cuenta de ahorro. 1 10 10 -BAJA Mensual * Desarrollo del Comité Mensual de Inversiones, el cual aprueba la colocación de recursos y hace seguimiento sobre las inversiones existentes. Actas de comité y Actas de vencimiento. * Dirección Administrativa y Financiera. * Seguimiento a través del desarrollo y/o ejecución del Comité de Inversiones mensualmente. 30-abr-2016 Se ha realizado durante el año 2016 los siguientes comites: Mensuales de Inversiones: 4 De renovación de inversiones: 23 DAF - Tesorería Dr. Ricardo Hoyos Cucunubo * No dar el correspondiente impulso procesal tanto a los trámites sancionatorios como permisivos ambientales por parte de los directores regionales o profesionales adscritos a las direcciones regionales para favorecer a un cliente externo a cambio de dádivas o en beneficio particular. Afectación a los recursos naturales. Perdida de credibilidad en el ejercicio de autoridad ambiental. 3 10 30-ALTA 1 10 10-BAJA * No resolver de fondo los trámites sancionatorios o permisivos ambientales por parte del Director General o Director Jurídico de acuerdo a sus competencias, para favorecer a un cliente externo a cambio de dádivas o en beneficio particular. Afectación a los recursos naturales. Perdida de credibilidad en el ejercicio de autoridad ambiental. 3 10 30-ALTA 1 10 10-BAJA No emitir oportunamente conceptos jurídicos, no presentar o presentar extemporáneamente, las actuaciones propias de la representación judicial de la entidad, para favorecer a a un cliente externo a cambio de dádivas o beneficio particular. Detrimento Patrimonial de la entidad. 3 10 30-ALTA * Revisión mensual de la base de datos ORION en donde constan las últimas actuaciones procesales de la Entidad. * Informe generado por los abogados contratistas que tienen a su cargo la representación judicial de la Entidad. * Informe generado por los dependientes judiciales quienes revisan el cien por ciento de los trámites que cursan ante los diferentes despachos judiciales y administrativos. * La página web de la Rama Judicial. * Sistema ORION. * Sistema LITIGOB. 1 10 10-BAJA *Permanente * Revisar periódicamente en el SIDCAR los trámites relacionados con procesos judiciales y conceptos jurídicos que deba emitir el Grupo de Procesos Jurídicos de la Entidad. * Realizar el reparto de procesos judiciales atendiendo al perfil y experiencia profesional de los abogados contratados para la defensa judicial de la Entidad. * Verificar continuamente el estado de los diferentes procesos judiciales y tomar las acciones encaminadas a su impulso. Reporte SIDCAR Soporte de asignación procesos planilla y/o reporte de revisión presentado por los abogados * Dirección Jurídica, Grupo de procesos. * Reporte remitido por correo electrónico a la OCIN de la revisión de la base de datos ORION /2 informes al año. * Número de procesos judiciales revisados por abogados contratistas y dependientes judiciales / número total de procesos judiciales en los cuales la CAR es parte. * Informe de asignaciones de procesos judiciales remitido por correo electrónico al Director Jurídico / 2 informes al año. 30/04/2016 *De acuerdo al correo enviado por Luis Carlos Suarez se reporta a la fecha: Procesos judiciales revisados 751 / total de procesos judiciales 751 Luis Carlos Suarez Gutierrez Lider Sonia Alexandra un objeto contractual. * Omisión de la aplicación del manual de supervisión e interventoria de la Corporación. * Verificar los registros de los suministros realizados a la maquinaria por mantenimiento. Cuadro comparativo * Gestión de Apoyo Logistico N =(Número de insumos reportados por el contratista en mantenimientos realizados)/(Número de insumos con ingreso a almacén)* 100 30-abr-2016 mantenimiento y reparación del banco de maquinaria propiedad de la Corporación; los ingresos a almacen se realizarón en fechas: 28 de enero 2016 (55 registros9, 28 de enero 2016 (364 registros)16 de marzo 2016 (36 registros) y 18 de abril 2016 (285 registros), para un total de 740 insumos reportados por almacen; igualmente se solicita al contratista Partequipos reporte los insumos utilizados en reparaciones y manteniemientos al banco de maquinaria propiedad de la Coproración, reportan 740 elementos; se consolida la información y se obtiene: N= (740 Insumos reportados por el contratista / 740 insumos con ingreso a almacen) * 100 N= 100% DIRECTOR OPERATIVO Y DE INFRAESTRUCTURA Director Operativo de Inversiones Profesional Especializado 2028-15 y arrendado). *Verificar que todo el parque automotor cuente con rastreo satelital. * Gestión de Apoyo Logistico (Parque automotor con rastreo satelital/parque automotor total)*100 30-abr-2016 con GPS, sistema de rastreo satelital. En cuanto a los vehículos de propiedad de la Corporación, camionetas, camperos, volquetas y camión, (27 en total), aún no cuentan con el servicio de GPS, se encuentra en etapa precontractual. El banco total de maquinaria CAR 39 maquinas presenta los siguientes tipos para GPS: Con GPS = 18 En trámite = 2 No requieren por especificaciones y modelos= 19 DAF - Transportes Ing. Catalina Galindo Charrys los requisitos o exigencias para favorecer terceros. Cuatrimestral revisados de los contratos de prestación de servicios. 02/05/2016 Total Estudios= 416 Indicador = 59,4 Es de aclarar que para el momento del reporte, tres abogados no habían presentado el informe Claudia Duran la selección se puede favorecer a terceros a traves de los estucios previos, pliegos de condiciones, adendas, entre otros. Trimestral requieran publicar. 02/05/2016 en el SECOP, las cuales están disponibles para consulta. Para el siguiente reporte se evidenció que es necesario actualizar el indicador, ya que se crearon nuevos puntos de control como parte del mejoramiento de esta dependencia donde se creó una base de datos que está completamente actualizada con los documentos actualizados de toda la ejecución precontractual, contractual y poscontractual Claudia Duran permisivo y laxo en el cumplimiento de obligaciones por parte del contratista. El el conociendo el incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista . Aceptar la terminación y recibo a satisfacción del cumplimiento de obligaciones contractuales por parte del contratista, sin el lleno de los requisitos exigidos en el contrato. desarrollar, y liderar el Plan de Servicio al Ciudadano, dentro del marco constitucional y legal, a través del cumplimiento en la atención de los derechos de petición, cultura del servicio y medición de la satisfacción. el o competencia de la Corporación por parte del servidor público. favor de terceros o propios. 3 10 30 -ALTA * Se cuenta con los puntos de control: Interlocutores, autoevaluación de los derechos de petición, tiempos de respuesta, Politica de cultura de servicio. 1 10 10-BAJA Cuatrimestral Corporación. *Restringir el acceso a quienes no tengan la competencias de administrador. *Controlar periodicamente a traves de una muestra aleatoria las personas que tienen acceso a la información. Actas y reportes del SIDCAR y SAE. Ciudadano. DAF- Gestión Documental Oficina de TIC´S Dirección Jurídica información. Abril 28 y 29 de 2016 Mediante radicado 20163114130 se hace requerimiento a Gestión Documental de la entidad, de tres (3) acciones de control : 1. Identificar el personal que tiene acceso a nivel de administrador del SIDCAR de la Corporación. La DCASC requirió con radicado 20163113956 de 28 de Abril , información relacionada con los servidores que a la fecha tienen acceso al SIDCAR. 2. Restringir el acceso a quienes no tengan la competencia de administrador. Para esta acción se solicita como administradores del SIDCAR, que se revise y actualicen las restricciones de acceso, esto teniendo en cuenta el cambio de personal directivo, contratistas o funcionarios de la Corporación. 3. Controlar periódicamente a través de una muestra aleatoria a las personas que tienen acceso a la información. Se solicita que como administradores del sistema en articulación con el SAC del nivel central, se adelante un seguimiento de control cuatrimestral a través de una muestra aleatoria que cubra la totalidad de las dependencias de la entidad, para revisar el adecuado uso y manejo de la información que reporta el SIDCAR. DCASC -SAC GESTIÓN DOCUMENTAL 15. GESTIÓN ANÁLITICA Y METROLÓGICA: Generar resultados confiables de calidad implementando y aplicando metodologías estandarizadas, validadas, acreditadas y/o autorizadas en el análisis y toma de muestras de los parámetros definidos en las Matrices Ambientales, con responsabilidad ambiental para la protección, planificación y conservación de los recursos. Modificación de las condiciones en la toma de la muestra (tipo, tiempo y lugar de muestreo), de la muestra (características físicas, químicas o biológicas) de los datos o resultados reportados. Emitir resultados no confiables para efectos de favorecer a terceros en beneficio propio. Perdida de credibilidad de laboratorio. Perdida de Imagen Incumplimiento de la misión de la Corporación 2 10 20 - MODERADO *Seguimiento y control de procesos a través de: auditorías internas, externas, pruebas de desempeño, trabajo no conforme, revisión primaria y secundaria de datos, Plan de Acción y Cumplimiento, muestras ciegas. *Rotación de personal en los parámetros y comisiones. Control correctivo: Se remite a Control Interno Disciplinario cuando se presente 1 10 10 - BAJA 2016-01-01 a 2016- 04-30 *Aplicar los controles primarios y secundarios a los resultados emitidos. *Realizar inspecciones a las comisiones de campo. *Soportes reporte de resultados. *Acta de reunión, informe de seguimiento. * DMMLA-Laboratorio Ambiental - (Director Operativo Laboratorio Ambiental) *(Datos revisados/ Datos reportados)*100 *(Número de inspecciones realizadas/Número de inspecciones programadas)*100 29/04/2016 (7619 datos validados/7619 datos reportados) 7071/7071 (Agua y Suelo)+ 430/430 (fuentes móviles)+ (118/118 (ruido) No se han realizado inspecciones hasta la fecha. Martha Giselle Rivera 16. MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA: Generar valor a la gestión de la Entidad, promoviendo la eficacia y eficiencia en su operación, a través del ejercicio de la asesoría, acompañamiento y evaluación, en procura de la mejora, sostenibilidad, logro de los objetivos de la Corporación y el cumplimiento de la normatividad aplicable. Posición jerárquica del auditado frente al auditor y presiones de la alta dirección o del funcionario involucrado en el resultado. Presentar informes de Auditoría que no obedezcan a la realidad encontrada, para efectos de favorecer intereses del auditado, a cambio de un beneficio particular. Sanciones de tipo legal disciplinario por no informar oportunamente y veraz la situación real del funcionamiento de la Corporación. 2 10 20 -MODERADA * Capacitaciones en Técnicas de Auditoría a los profesionales de Control Interno y dependencias que desarrollan esta labor. 1 10 10-BAJA Anual * Socializar el rol del auditor interno al interior de la Corporación, en las reuniones de apertura y cierre de las auditorías. * Garantizar a través del Comité de Control Interno, el acatamiento de los resultados de las auditorías y el cumplimiento de los planes de mejoramiento. Actas de comité de control interno Programa de auditoria * Oficina de Control Interno. * Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. * (Número de Socializaciones del Rol del Auditor Interno Realizados / Número de Auditorías Realizadas) x 100. . 16/03/2016 *Se identificaron temáticas para fortalecer el ejercicio del Auditor el cual se envió a OGTH para la formulación del *El programa de auditoría se encuentra programado a partir del mes de mayo en el que se socializará el Rol de Auditor y se tomará los datos del indicador formulado para el proceso. Guillermo Delgadillo Actualizó el formato :Aylín Caro González - OAP. Revisó: José Luis Hernández Bermúdez Fecha de actualización: 13-04-2016 Claudia Duran durante el primer trimestre del año 2016 a las Direcciones Regionales de acuerdo al reporte SAE en aplicación de los semáforos establecidos en el mismo. * Acta de muestreos de expedientes levantada por la funcionaria DORA PATRICIA PRADA frente a la revisión aleatoria de expedientes remitidos para firma del Director Jurídico o Director General. Al igual, memorandos y correos institucionales remitidos a las regionales para advertir la situación verififcada en los expedientes revisados. * Por parte de DJUR y DESCA, se vienen realizando inducción a los nuevos funcionarios del nivel directivo y profesionales de las direcciones regionales sobre correcta aplicaciòn de la normatividad ambiental tanto en trámites permisivos como sancionatorios, verificándose la evidencia en la carpeta de planillas de asistencia de la Oficina de Gestión del Talento Humano y en la carpeta de apoyo de lista de asistencia en la secretaria de la Dirección Juridica. * De acuerdo al correo enviado por Dora Prada se han revisado 890 expedientes con proyecto de acto administrativo/ de 1017 de expedientes allegados a la Dirección Juridica. Johanna Cardona C. Lider Juan Camilo Ferrer T. Orlando Avila -DESCA 20 20-MODERADO Fecha Acciones realizadas con Corte al 30 de abril de 2016 Responsable *Permanente *Semestral *Permanente *Permanente * Diseño y aplicacin dentro del Sistema de Atencin de Expedientes –SAE-, de un mdulo de control de tiempos y semáforos que emita alarmas tempranas sobre vencimiento de términos dentro de los expedientes, tanto permisivos como sancionatorios. * Realizar socializaciones y/o capacitaciones sobre los cambios normativos, normativa ambiental y la correcta aplicación de la Ley 1333 de 2009 y sus correspondientes normas reglamentarias y sobre jurisprudencia a servidores públicos de la CAR. * Expedientes recibidos en Dirección Jurídica para revisión y control del proyecto de Acto Administrativo * Número de boletines de NOTINET remitidos al correo institucional de los funcionarios CAR Reporte Sistema de Administración de Expedientes SAE. Actas y/o listados de asistencia Correo Institucional y actas de supervisión de contrato. * Dirección Jurídica. * Oficina TIC´s. * Dirección de Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental. Desarrollo desequilibrado e inequitativo de la gestión ambiental en el territorio CAR . 6. AUTORIDAD AMBIENTAL: Velar por el uso, aprovechamiento, preservación y conservación de los recursos naturales renovables de manera sostenible, aplicando las políticas y normatividad vigente. 11. GESTIÓN JURÍDICA: Representar a la entidad judicial y administrativamente asegurando que las decisiones y actuaciones de la Corporación se enmarquen dentro de los parámetros previstos en la normatividad legal vigente y ejerciendo la prevención de consecuencias adversas para la entidad. Elaborar los instrumentos de planificación con contendidos para favorecer intereses de terceros a cambio de beneficios particulares. 5. ORDENAMIENTO AMBIENTAL: Identificar la oferta de bienes y servicios ambientales con el propósito de generar la planificación y ordenamiento ambiental en el área de la jurisdicción CAR en el marco del Desarrollo Sostenible. Extraer y/o suministrar información confidencial relacionada con gestión tecnológica. Para poder establecer las reuniones y los contratos y convenios a revisar semestralmente, se está haciendo un inventario desde el grupo de liquidaciones para estimar el estado actual de todos los contratos y convenios, una vez se cuente con el consolidado, se procederá a establecer la fecha de revisión y el grupo que se encargará de la En desarrollo del Contrato 001 de 2016, se construyó el plan de acción cuatrienal 2016-2019, en el cual se alelantaron reuniones con la comunidad y diferentes actores sociales, cuyos soportes se encuentran ( actas, registros de asistencia, etc.) en la serie documental 160.86.04. Igualmente se informa que el Plan de acción 2016- 2019, fue aprobado mediante el Acuerdo CAR 08 de 2016. Indicador Controles * Aplicación del módulo de control de tiempos del Sistema de Atencin de Expedientes –SAE-. * Dos (02) muestras aleatorias de revisión física de expedientes ambientales contra la información contenida en el Sistema Administrador de Expedientes SAE. * Número de socializaciones o capacitaciones realizadas por la Dirección Jurídica y Dirección de Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental, a las Direcciones Regionales, sobre Ley 1333 de 2009 y decretos reglamentarios, así como, los cambios normativos y jurisprudencia de tipo ambiental u otro aplicable a los expedientes ambientales. * (N° total de expedientes revisados con proyecto de acto administrativo en DJUR / N° total de expedientes allegados con proyecto de acto administrativos a DJUR en la vigencia)*100 30/04/2016 * Oficina de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC . Acta de reunión Listados de asistencia Informes de seguimiento a la contratación bimensuales. * Secretaria General. * Todas las Dependencias. * (Número de reuniones realizadas / Número de reuniones programadas)*100 * (Número de talleres realizados / Número de talleres programados)*100 02/05/2016 1 10 10-BAJA convenios para tomar las medidas técnicas y jurídicas pertinentes para el buen desarrollo de los mismos * Realización de talleres semestrales prácticos para la ejecución contractual, en donde se socialice la implementación de los Manuales de Contratación y de Supervisión e Interventoría. * Implementación del sistema de Gestión Contractual en un 100%. 12. GESTIÓN DE APOYO LOGÍSTICO: Administrar y garantizar los bienes y servicios funcionales e infraestructura ambiental, para el normal funcionamiento de la Corporación. Recibir y entregar con pleno conocimiento o desconocimiento de bienes y servicios con atributos que no cumplen con las especificaciones técnicas de una relación contractual, favoreciendo los interés de un tercero, en beneficio propio. Detrimento al patrimonio de la Corporación 2 10 1 2 20 40 - ALTO 4 10 20 -MODERADO especificaciones técnicas del contrato por parte del supervisor del contrato. * Actas firmadas por el Supervisor del Contrato donde se da constancia o visto bueno de que los elementos suministrados están acordes a las especificaciones técnicas del contrato. * Programación semanal de comisiones. * Planilla de Trabajo de los Conductores. * Sistema de Rastreo Satelital para el parque automotor. Anual Controles Preventivos: * Revisión de Comités de Dirección * Mesas de trabajo con las comunidades. * Aprobación del Consejo Directivo. * Presentación a la Asamblea General. * Rendición de Cuentas a Entes de Control 40-ALTA 3 Controles preventivos: * Políticas de Seguridad Informática. * Procedimiento de Administración de Cuentas de Usuarios. Los atributos de calidad del producto y/o servicio contratado no satisfacen las necesidades de la entidad, buscando favorecer al contratista, a cambio de un beneficio propio. Sanciones por incumplimiento Incumplimiento de las metas de la Corporación. 4 10 40 -ALTA Semestral Celebración indebida de contratos, para favorecer a un tercero en beneficio particular. Violación del principio de transparencia de la contratación estatal. Incumplimiento del contrato por no idoneidad del contratista. 3 10 30 -ALTA * Grupo de Apoyo Jurídico. * Sistema de Gestión Contractual. *Actualización permanente de los manuales y procedimientos del proceso de Gestión Contractual. *Actualización constante del SECOP. * Disminución de la carga laboral para los Supervisores. * Separar los manuales dejando el de Contratación por un lado y el de Supervisión e Interventoría por otro, con reglas claras para unos y otros. * Control y seguimiento a las etapas precontractual y contractual de los contratos y convenios para su correcta ejecución. * Grupo de Apoyo Jurídico. 2 10 20 -MODERADA Semestral 1 10 10 -BAJA y convenios que se requieran para adquirir con terceros, bienes y servicios necesarios para el logro de la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad, bajo los principios de transparencia, economía, publicidad y celeridad. Presiones de la alta dirección, de un superior jerárquico, de otro servidor público o de un tercero interesado o a iniciativa del funcionario público para expedir un informe técnico con información errada o expedir un acto administrativo acogiendo un informe técnico errado o demorar la expedición de la decisión de fondo dentro de un trámite ambiental. * En el Sistema de Atencin de Expedientes –SAE-, implementar un sistema de Control de Tiempos y Semáforos, en donde se den alarmas tempranas sobre vencimiento de términos establecidos, tanto para la presentación de los informes técnicos como para la proyección y firma de los actos administrativos de trámite y de fondo. * Realizar socializaciones y/o capacitaciones realizadas sobre los cambios normativos, normativa ambiental y la correcta aplicación de la Ley 1333 de 2009 y sus correspondientes normas reglamentarias y sobre jurisprudencia a servidores públicos de la CAR. * Fortalecer el Grupo Interno de la Dirección Jurídica como apoyo a las 14 Direcciones Regionales en el componente técnico y jurídico * Actualización normativa a los funcionarios de la Corporación a través DE NOTINET y circulares y/o memorandos internos. * Compulsar copia a la Dirección de Control Disciplinario Interno, de los actos administrativos por medio de los cuales se declara la caducidad de la facultad sancionatoria para que se tomen las medidas del caso. *Controlar a través de los Planes de Mejoramiento Interno, las actuaciones sobre los expedientes permisivos ambientales que excedieron los tiempos establecidos en el Acuerdo de Prestación de Servicio. Sanciones para la Corporación, afectación de la gestión de la Corporación. Utilizar información privilegiada para favorecer a un tercero a cambio de un beneficio particular. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2016 Causa Consecuencia Proceso y Objetivo Zona del Periodo de Riesgo 2. GESTIÓN DE TIC,s: Formular lineamientos y buenas prácticas para el manejo de la información y garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información soportada en la infraestructura tecnológica y de comunicaciones con el fin de contribuir al cumplimiento de la misión institucional. 10 30 -MODERADA 1. GESTIÓN ESTRATÉGICA: Establecer los lineamientos estratégicos que orienten y guíen la gestión institucional para garantizar el cumplimiento de la Misión y la Visión en el marco de la normatividad vigente. Presiones de la alta dirección, de un superior jerárquico, de otro servidor público o de un tercero interesado o a iniciativa del funcionario público..