CORESPONDENA OFICIAL
CORESPONDENA OFICIAL
1.1.IMPORTAN I CLASIFICARE.Noiunea de coresponden include forma
scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane (de
obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz
unor persoane juridice sau fizice, acestea alctuiesc obiectul
corespondenei oficiale sau private.
Ca disciplin de studiu, corespondena are ca obiectiv nsuirea, de
ctrecei care i vor desfura activitatea n instituiile de stat sau
private, a principiilor, regulilor, metodelor i formelor pe baza
crora se redacteaz, se prezint, i se folosesc scrisorile i actele
oficiale.
Corespondena oficialcuprinde totalitatea scrisorilor i actelor
care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o
persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele. Actele
emise de o autoritate (persoan juridic) sunt considerate acte
oficiale.
ntre scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane;
actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se
reglementeaz o obligaie etc.
actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai
rar;
actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se
face constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor,
tipizarea este rar ntlnit;
scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele
au numere proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii
i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate
scrisorile nsoitoare ale actelor);
scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu
delegaie de corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect
de funcionari investii printr-o dispoziie expres a unui act
normativ cu aceste drepturi;
actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd
nu se folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat
beneficiarului dect prin luare de semntur;
Categorii de acte oficiale: clasificarea actelor oficiale se
poate face n funcie de mai multe criterii i anume:
Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:
acte cu caracter normativ, care reglementeaz cu putere
obligatorie principalele relaii sociale i se caracterizeaz prin
aplicabilitatea lor repetat, acte a cror ndeplinire este asigurat
prin fora coercitiv a statului (de exemplu, legile, ordonanele
Guvernului, hotrrile normative ale Guvernului sau ale organelor
locale);
acte nenormative sunt acte ce nu prevd atribuii a cror
ndeplinire este asigurat prin for public.
Din punctul de vedere al efectului pe care l produc,sunt:
acte productoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele
emise de organele statului, fie normative, fie nenormative);
acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter
organizatoric, tehnico-funcional etc.).
Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care i produc
efectul,sunt:
acte cu caracter general al cror efect se produce pe ntreg
teritoriul rii (de exemplu: acte emise de Parlament, de Preedintele
Romniei i de Guvern);
acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor
sunt limitate la o anumit unitate administrativ-teritorial (de
exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefecilor i
primarilor).
Din punctul de vedere al organului emitent,sunt:
acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat
(Parlament, Preedintele Romniei etc.)
actele emise de organele administraiei publice centrale i locale
(Guvern, ministere i alte autoriti ale administraiei centrale,
prefecturi, primrii);
actele emise de agenii economici i celelalte uniti i
instituii.
Importana activitii de corespondenconst n faptul c:
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile
economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt
obligate s-i rezolve anumite probleme n comun;
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
constituie un element de nregistrri contabile;
servete ca prob justiie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit
problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete
apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane
juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice;
devine o bogat surs de documentare, prin constituirea unui fond
arhivistic, rednd stadiile evoluiei raporturilor economice, precum
i ale evoluiei vocabularului din domenii diferitede activitate.
Clasificarea corespondeneiCorespondena oficial se poate
clasifica dup mai multe criterii:
a)dup criteriul decircumscriere:
corespondena intern(intre compartimente sau responsabili ai
aceleai organizaii);
corespondena extern(ctre sau de la o instituie spre mediul
exterior alt instituie sau persoan).
b) dup domeniul de activitate:
corespondena juridic(contestaia, ntmpinarea, notificarea,
plngerea, cererea de chemare n judecata etc.);
corespondena administrativ(referatul, rapoartul, darea de seam,
procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziia);
corespondena protocolar(invitaii, scrisori de felicitare,
felicitri, corespondena tehnica a departamentelor de protocol
etc.);
corespondena comercial(cererea de ofert, oferta, comanda,
reclamaia economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie
etc.);
corespondena diplomatic(nota diplomatic, scrisorile de
acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbala
etc.).
c) dup scopul ei:corespondena de solicitare(cererea economic,
juridic etc.);
corespondena de informare(oferta, reclama, raportul, darea de
seama etc.);
corespondena de constatare(procesul verbal etc.);
corespondena de decizie, ndrumare, control(ordinul,
decizia);
corespondena de reclamaie(reclamaia economic, juridic);
corespondena nsoitoare de acte.
d) dup criteriul accesibilitii:corespondena secret(transmis prin
mijloace de securitate organizate, folosit n sistemul
instituionalizat (Birou Documente Secrete BDS);
corespondena deschis(transmis pe cale obinuit i care poate lua
toate formele materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul,
e-mail, telefax etc.).
e)dup iniiativa trimiterii scrisorii:scrisoarea iniial;de
rspuns;de revenire.f) dup criteriul suportului:corespondena clasic
scrisoarea;
corespondena telegrafic telegrama, telexul;
corespondena electronic e-mail-ul.
g) dup modul de ntocmire:
documente tipizate;documente netipizate.h) dup natura i
destinaia exemplarelor:
originalul(primul exemplar care se trimite destinatarului);
copia simpl(de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul
la indigo;
duplicatuloriginalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea
pierderii originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul esteeliberat
tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat
se menioneaz duplicat; are puterea originalului;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se
scrie copie, locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate
fi:
copia certificat are confirmarea c este valabil; se folosete
pentru pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de
secretariatul unitii care pstreaz originalul. Dup colaionare se
scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu,
copia poart semntur i tampil;
copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine
reproducerea exact a coninutului actului, dactilografiat n ir
indian sau xerox, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura
notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se
nscriu ntru-un registru special la notariat;
fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de
dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de
certificare.
1.2.Circulaia corespondeneiCirculaiei corespondenei, att n
interiorul unei instituii, ct i n afara ei, i se acord o atenie
deosebit, tocmai datorit importanei pe care o reprezint scrisorile
pentru orice instituie. Scrisoarea poatecircula astfel:
n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;
transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat
personal. Nu este sigilat n plic (se exclud din aceast categoriile
scrisorile cu regim special de confidenialitate);
scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al
destinatarului i primirea unui bon cu numrul de nregistrare. Se
utilizeaz frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu
cetenii;
transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal
(situaie distinct de curierat). De ex., mesajele ntre efi de state
se transmit prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe.
Corespondena primitSistemul de nregistrare a corespondenei,
organizarea circulaiei corespondenei ntr-o unitate este impus de
necesitatea cunoaterii n orice moment a locului unde se gsesc
documentele, a persoanelor care le dein, precum i a modului de
rezolvare a lor.
n acest scop, se folosesc:
registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att
corespondena primit ct i cea expediat) ofer informaii cu privirea
la identificarea, coninutul, micarea i destinaia actelor i
documentelor;
dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se
claseaz actele, mpreun cu corespondena compartimentelor funcionale
implicate;
condicile de expediere i distribuire a corespondenei;
borderourile de expediie a corespondenei.
Corespondena ptrunde ntr-o instituie prin Registratur sau n
cazul firmelor mici prin secretariat. La Registratur au loc
urmtoarele operaii:
verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac
scrisorile au fost bine ndrumate pe numele i adresa unitii
respective;
deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal,
,,confidenial nu se deschid; plicurile nu se arunc, ci se prind
mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii:
- dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta
figureaz pe plic;
- dac adresa expeditorului de pe plic nu este identic cu cea din
scrisoare;
- dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului
figureaz pe plic;
- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea
mare, pentru a se putea constata dac vina este a potei sau a
expeditorului;
- dac o anex lipsete;
- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data
potei este un punct de plecare sau pentru care exist o dat
limit;
- dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific
ntrzierea rspunsului, n cazul n care scrisoarea a ajuns la
destinatar cu ntrziere.
sortarea corespondenei;
nregistrarea i datarea corespondenei;
ntocmirea unei condici interne de distribuie;
predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru
conducere sunt predate secretarei (asistentei manager).
La primirea corespondenei, secretara semneaz n condica de
expediie, verific corespondena, o sorteaz (scrisori care necesit
atenia conducerii i scrisori care necesit atenia secretarei)
Scrisorile sunt introduse apoi, n ordinea urgenei, n mapa de
coresponden pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare
document o rezoluie (persoana sau departamentul care l va primi
spre rezolvare, termenul i eventual modalitatea de rezolvare). Dup
ce primete corespondena de la conducere (cu rezoluia pe ea),
secretara o nregistreaz ntr-un caiet (condic) i o va repartiza apoi
persoanelor sau departamentelor pe baz de semntur.
Dac una din scrisorile primite conine un numr de probleme ce
necesit atenia mai multor departamente sau persoane, se va proceda
n aa fel nct fiecare departament/persoan s fie pus la curent cu
problema ce l privete. Exist cteva modaliti de a face acest
lucru:
se ataeaz la scrisoare o noti n care sunt enumerate toate
departamentele interesate i apoi scrisoarea este trimis pe rnd la
toate acestea; pe msur ce fiecare din ele i ndeplinete sarcina, i
bifeaz numele pe noti i o trimite mai departe;
scrisoarea se distribuie departamentului care se ocup de
majoritatea problemelor cuprinse n ea, revenindu-i apoi sarcina de
a o trimite mai departe celorlalte departamente;
se fac copii i se trimite cte una fiecrui departament interesat.
Aceast modalitate este cea mai indicat (scrisoarea original rmne la
secretariat), cu condiia ca soluionarea problemelor s fie
coordonat.
Corespondena expediatde o instituie cuprinde rspunsuri la
scrisorile primite sau scrisori care iniiaz un ciclu de coresponden
cu alte uniti (scrisori ,,iniiale sau din ,,oficiu). Scrisorile de
rspuns se redacteaz, fie de secretar, urmnd indicaiile conducerii,
fie de cel cruia i-a fost repartizat aceast sarcin. Dup redactarea
i dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru
semnat, conducerii, mpreun cu materialul de baz. Dup semnare,
secretara le verific (dac au fost toate semnate, se verific
anexele) i pune tampila pe semntura conducerii. Dac scrisorile sunt
expediate de secretariat, ele vor fi nregistrate (data i numr) sau
vor fi trimise la Registratur de unde vor fi expediate. Operaiile
ulterioare sunt:
sortarea copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor
serviciilor de resort;
clasarea corespondenei n dosare (copiile).
1.3.Sisteme de nregistrare a corespondenei primite i expediaten
vederea pstrrii unei evidene clare a corespondenei care intr n
unitate, precum i a celei emise, secretariatul nregistreaz fiecare
document ntr-un registru de coresponden (n instituiile mari
Registrul de coresponden se pstreaz la Registratura general, iar
secretariatele compartimentelor mai au, fiecare cte un registru n
care i pstreaz evidena corespondenei ce privete domeniul
respectiv). Se practic dou sisteme: unul care folosete un registru
unic de intrare-ieire i altul care evideniaz n registre separate
intrrile i ieirile.
n registrul unic de coresponden, cele dou foi aezate fa n fa
servesc pentru nregistrarea corespondenei (stnga) i a corespondenei
expediate (dreapta). Acest tip de registru este foarte practic,
ntruct ofer posibilitatea informrii imediate i concomitente asupra
corespondenei primite i expediate.
n rubrici separate se nscriu: numrul de nregistrare al scrisorii
care intr n unitate, data nregistrrii, locul de provenien
(denumirea expeditorului i adresa), rezumatul coninutului ei,
serviciul cruia i se repartizeaz, indicatorul dosarului de
clasare.
n cazul n care se expediaz rspunsul la o scrisoare intrat, pe
acelai rnd cu nregistrarea acesteia n stnga, se evideniaz n partea
dreapt modul n care s-a rezolvat, data la care se expediaz,
denumirea destinatarului; scrisoarea de rspuns primete acelai numr
cu care a fost nregistrat la intrare scrisoarea creia i-a fost
expediat rspunsul aceasta se trece la rubrica ,,numr de conexare. n
locul acestui numr la scrisorile expediate ,,din oficiu se trece
numrul nou care se d scrisorii emise de unitate.
Exemplu:
n unitile cu volum mic de acte, nregistrarea se face la
Registratur sau secretariat ntr-un singur registru de
intrare-ieire, eventual n mai multe volume; n unitile cu un volum
mare de acte, nregistrarea se face la Registratur, concomitent n
dou sau patru registre de intrare-ieire, cu so i fr so, cu mai
multe volume fiecare. La sfritul fiecrui an, la terminarea unui
volum de registru de intrare-ieire, sau chiar dac volumul nu este
complet, se ntocmete un proces-verbal de ncheiere a registrului
respectiv.
PROCES-VERBAL
(data)
Subsemnaii eful serviciului Secretariat i .., registrator din ..
(unitatea) am ncheiat registru astzi, data de mai sus.
Registrul cuprinde nregistrrile de la nr data la nr. data..,
totaliznd file scris.
(Semnturile)
Registrele pot fi tipizate, realizate la comand sau pregtite de
ctre persoana responsabil din cadrul compartimentului. Registrele
au un dublu rol: pe de o parte sunt cataloage de nscriere a
circulaiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare
juridic), iar pe de alt parte reprezint un ordonator, un adevrat
ghid n cutarea oricrui document.
La nregistrarea documentelor n registru trebuie s se in seama de
urmtoarele aspecte:
nregistrarea se face de ctre o singur persoan; n cazul absenei,
va fi nlocuit mereu de aceeai persoana; nscrierea se face numai
olograf; nu se pstreaz nici un rnd liber n cazul n care exist
resturi de spaii pe o pagin, acestea se bareaz vizibil.
Nu se nregistreaz: drile de seam periodice, actele expediate
care au numr propriu de ordine, scrisorile i actele de coresponden
intern i nici copiile dup scrisori i acte care se transmit de la un
serviciu la altul (pentrucorespondena intern fiecare departament
ine evidena sa), imprimatele sau formularele primite, registrele
sau condicile, revistele, ziarele i alte publicaii (evidena
acestora fiind inut la magazie sau bibliotec, dup caz).
n cazul expedierii corespondenei prin pot, fiecare scrisoare se
nscrie nominalizat cu datele ei de identificare, ntr-unborderou
deexpediie. Borderoul se ntocmete separat pentru scrisorile simple
i recomandate.
Pentru scrisorile difuzate prin curier se ntocmeteo condic de
expediie, n care se trec datele importante: anul, ziua, luna,
numrul lucrrii, destinatarul, semntura.
De asemenea, corespondena care se repartizeaz compartimentelor
din interiorul unitii se nregistreaz n prealabil ntr-ocondic
internde distribuie cu aceleai rubrici ca i condica de
expediie.
Odat cu apariia calculatorului, tot mai multe instituii care au
un volum mare de coresponden (primriile) nregistreaz toat
corespondena pe calculator. Acest sistem de organizare presupune
existena unui compartiment special creat pentru preluarea ntregii
corespondene (excepie fac documentele cu caracter confidenial) i a
cte unui operator omolog n fiecare dintre compartimentele prevzute
n organigram. Baza acestor registraturi generale este reprezentat
de un soft adecvat i o reea de calculatoare prevzute cu nivele
diferite de acces.[1]Modul de funcionare: exist un compartiment
structurat pe criterii tematice pentru fiecare coresponden, forma
practic fiind ghieele. Ceteanul se prezint la ghieu i i depune
lucrarea. Operatorul nregistreaz documentul, l catalogheaz, verific
criteriile care fac posibil nregistrarea i emite un bon de
registratur cu toate datele care sunt nscrise i n baza de date:
numele depuntorului, numrul i data de nregistrare, problematica
corespondenei, compartimentul unde este direcionat spre rezolvare,
termenul de rspuns, indicativul celui care a fcut nregistrarea.
Sistemul informatic permite ca de la mai multe posturi s se fac
nregistrri, iar calculatorul va ordona singur numerele n cteva
secunde i abia apoi se va salva nregistrarea i se va emite bonul.
Operatorul poate numai introduce date, dar nu i modifica. Dreptul
de modificare sau corectur l are numai eful compartimentului de
registratur pe baz de parol. 1.4. Cerine actuale fade coresponden
oficialDac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele
de stabilire a relaiilor ntre oameni, conform rolului fiecruia,
corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de stricte:
tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc
corespondena o preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea
unor principii ce stau la baza corespondenei. Dintre acestea
amintim:
1)Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea
problemelor ce fac obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie
s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o solicitare vine prompt
(chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem
despre persoana sau instituia respectiv este c tie s-i organizeze
activitatea, c este eficient i c ne respect.
2)Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile
unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori
include nu numai papetria i timbrele, ci i costul manevrrii
scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere,
ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai important
dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al
dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe
calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem
scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alt mijloc mai puin
costisitor. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor,
trebuie s inem seama de urmtoarele aspecte:
propoziii scurte i clare;
folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte
(abloanelor), astfel de accesri fiind mult uurate de
calculator;
redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel
nenelegerile i implicit revenirile.
3)Stabilirea obiectivului este important s stabilim de la nceput
obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n funcie de aceasta
vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate
fi:
s informm sau s aflm ceva;
s motivm sau s influenm;
s ne scuzm;
s solicitm sau s oferim ceva;
s acceptm sau s refuzm;
s felicitm.
4)Adecvarea la nivelul ierarhic presupune diferenierea i
limitarea corespondenei pe paliere ierarhice. n acest sens
menionm:
a) corespondena de la un nivel ierarhic superior la unul
inferior este cel mai puin restrictiv, n ceea ce privete condiiile
de adresare. Genuri ale corespondenei care sunt atribuite exclusiv
nivelului ierarhic superior pe aceeai vertical sunt: ordinul,
decizia, normative i regulamente, circulare etc. La redactarea
acestui tip de coresponden trebuie s inem cont de urmtoarele:
- diplomaie sporit n interaciunea cu subalternul (arogana,
intimidarea, impoliteea tind s reduc eficiena comunicrii);
- claritatea scopului mesajul trebuie s conin toate elementele
explicative de care subordonatul are nevoie;
- motivarea o dispoziie trebuie explicat i n acelai timp scoase
n eviden avantajele ce rezult din aplicarea ei.
b) corespondena de la nivelul ierarhic inferior la unul superior
cuprinde urmtoarele genuri de coresponden: raportul, darea de seam,
referatul etc., corespondena protocolar: felicitrile se adreseaz
ntotdeauna de la un nivel cel mult egal la unul superior i nu
invers. (Excepie de la regul: se obinuiete ca Primul-Ministru s-i
felicite membrii cabinetului cu ocazia srbtorilor religioase sau
onomastice. n ultimul timp, chiar angajaii unor firme primesc din
partea conducerii felicitri). n acest tip de comunicare (de jos n
sus) trebuie s inem seama de:
- tact contientizarea poziiei ierarhice i adaptarea tonului
potrivit n ceea ce privete politeea, argumentaia;
- nivelul de detaliu se refer la nevoia de a furniza suficiente
detalii i justificarea concluziilor. Prezentarea de detalii
neprelucrate dovedete lipsa de profesionalism;
- exprimarea de opinii trebuie fcut o delimitare unde se termin
faptele i unde ncep opiniile;
- atitudinea adoptat atitudinile de servilism, de team, de
aprare n faa puterii pot conduce la un ton de nesiguran sau
exagerare.
c)corespondena ce se poart la nivele ierarhice egale:
- corespondena protocolar: scrisori de invitaie, felicitrile; n
relaiile internaionale nu se pot transmite dect ntre omologi;
- schimbul de informaii ntre instituii i persoane de rang
egal.
5)Eficien i credibilitate.Eficiena corespondenei se refer
la:
promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
precizia i caracterul complet al informaiilor;
informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse
i servicii ce pot fi furnizate de firma respectiv.
Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie
esenial n ncheierea unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri
de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii, sunt
unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea
destinatarului, de exemplu:
reclamastrident promisiunile exagerate;
informaiile nefondate i neverificabile;
pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii
sau pe fora major.
6)Corectitudinea i aspectul plcut: mecanica textului (punctuaia
i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie vorbete
despre nivelul de profesionalism al celui care scrie;
alegerea stilului corespunztor;
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris
i dac respect anumite reguli). n general, scrisorile bine
prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea acesta
este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu
ce sentimente s o fac.
7)Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz
ale psihologiei i va fi astfel formulat nct destinatarul s
reacioneze n sensul dorit de expeditor (cazul ideal motivare i nu
manipulare).[1]8)Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea
pozitiv presupune o gndire pozitiv, sentimente pozitive i tendina
de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a asigura
atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i
gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului
scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al
atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul
limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci, de
politee, consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului.
Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncrederea
destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele.
Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De
exemplu, mesajul negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece
fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu
exprimarea pozitiv cererea dumneavoastr va fi rezolvat imediat ce
vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v
pltim cecul la data de / cecul dumneavoastr va fi achitat la data
de..
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu
putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total
neproductiv s-l admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai
productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia
asupra rezolvrii problemei.
Stilul corespondenei oficiale
2.1. Particularitile stiluluiStilul corespondenei oficiale are
caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul
oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile
administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai
conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma
scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena
oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritile sau n
aciunile judiciare; se desfoar ntr-un cadru instituional, local i
temporal, precis. Formele sale textuale pot fi:normative(legi,
decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc),de
documentare(procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia,
contractul etc.),de informare(anunul, declaraia, ntiinarea,
notificarea, formularul de nscriere, telegrama),de serviciu(tabel
nominal, inventarul, factura, diploma),de coresponden(scrisoarea,
oferta etc). n raport cu alte stiluri este nchis la influene,
servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva
variate interne[1]: limbajuljuridic legislativ(conservator,
nedifereniat), limbajuljuridic oratoric(caracter oral, deschis
apariiei stilurilor individuale) i limbajuladministrativ
(diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce
privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de
aceea permite unele elemente stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cea denominativ-referenial i cea
persuasiv (destinatarul fiind avut permanent n vedere la formularea
comunicrilor specifice)[2].
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti
lexicale, morfologice, sintactice i stilistice.
Particulariti lexicaleStilul scrisorilor oficiale reprezint
forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este
folosit n comunicarea gndurilor.
Una din condiiile prin care o scrisoare sau document oficial
poate fi bine ntocmit i neles este alegerea vocabularului celui mai
potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate.
Astfel, se aleg din vocabularul general numai cuvinte i expresii
potrivite cu fondul de noiuni i idei al scrisorii respective,
evitndu-se utilizarea cuvintelor i expresiilor arhaice, regionale,
din argou i jargon.
Se va acorda atenie cuvintelorpolisemantice cuvinte cu form
identic, dar care prezint diferene de sens. De exemplu,
cuvntuladresare n limbajul administrativ dou sensuri:indicaie(pe
scrisori i colete), cuprinznd numele i domiciliul exact al
destinatarului, dar i ocomunicare nscris(scrisoare adresat unei
organizaii sau unei persoane fizice).
De asemenea, trebuie acordat atenie folosirii corecte a unor
cuvinteparonime (cuvinte cu form sonor asemntoare, dar cu neles
complet diferit). De exemplu:original(act) ioriginar(loc de
origine) saualocaie(ajutor n bani pentru copii) ialocuie /
alocuiune(cuvntare ocazional).
Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie s aleag dintr-o
seriesinonimic(cuvinte diferite ca form, dar asemntoare ca sens),
acel cuvnt care s exprime cel mai bine sensul dorit. De exemplu,
ntre baz, fundament, temelie se alege cuvntulbazpentru sintagmabaz
material; ntre cuvintele operare, prelucrare, procesare se
alegeprocesarepentruprocesare de text.
De asemenea, n coresponden trebuie evitatepleonasmulitautologia.
De exemplu: ,,v reamintim nc o dat (pleonasm); ,,ne scuzai
pentruntrzierea i amnarea rspunsului (tautologie).
n ceea ce privete folosireaneologismelor, dei limba romn permite
o exprimare precis i nuanat, atunci cnd nu se pot gsi corespondene
n limb pentru anumii termeni, se impune ntrebuinarea neologismelor.
De exemplu, pentru aparatura modern de birou: computer, hard-disk,
soft, sau termeni n relaiile de pia: marketing, sau pentru referine
la produse: design etc
Folosireaterminologiei de specialitatedin domeniul respectiv d
textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai
exact, concis noiunea sau situaia tratat i poate exprima ideea unei
propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn
la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului.
Terminologia folosit n corespondena oficial se mparte n dou
categorii: terminologia creat n practica lucrrilor de secretariat i
coresponden i terminologia creat n diferite domenii de activitate.
Terminologia din prima categorie este limitat la anumite denumiri
de operaii, lucrri, obiecte etc., folosite n munca de birou.
Terminologia de specialitate este destul de numeroas, ndeosebi n
ramurile de activitate cu un pronunat caracter de tehnicitate
(bancar, contabil, transporturi etc.).
Termeni i expresii de specialitate create n practica lucrrilor
de secretariat i coresponden: antet, adres, adeverin, alineat,
anexe, arhivare, borderou, clasarea corespondenei, curriculum
vitae, dosar, deviz, indicativ, ndosariere, mandat, paraf, procur,
procesare, rezoluie, rezolvarea corespondenei, scderea
corespondenei, nuruire etc.
Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie
face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor
exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca:
nesiguran, comoditate, lipsa de informaie, precum i diferiilor
factori de team (de anu omite ceva, de a nu divulga ceva, de a nu
pierde din importan etc.). Ceice utilizeaz cuvinte pretenioase i
savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia
asociaz competena cu parada cuvintelor.
De asemenea, se cere din partea celor care redacteaz
corespondena o informare adecvat prin cursuri din domeniul tiinei
organizrii i conducerii (management), consultarea dicionarelor din
specialitatea n care se redacteaz corespondena etc., toate acestea
n scopul mbogirii cunotinelor aplicabile n domeniul respectiv de
activitate.
Particulariti morfologicen redactarea corespondenei oficiale se
respect formele gramaticale prevzute de gramatica limbii romne, dar
specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor
particulariti, i anume:
se folosete pluralul n loc de singular la pers. I , neconcordana
ntre numrul real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V
rugm s, Confirmm primirea ofertei dv.; semnatarul reprezentnd o
autoritate. La persoana a II-a se utilizeaz formele de politee ale
pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la
plural: Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul
copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv.
suntei reprezentantul firmei.
se folosete neconcordanantre timpul real i cel gramatical, n
unele situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu
scopul de a da impresia de siguran i nu de eventualitate. De ex.:
marfa se livreaz la data n loc de ,, se va livra sau pentru numirea
n funcie: ,,se numete n funcia de n loc de ,, se va numi n funcia
de .
se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: ,,expoziia
s-a deschis... nu ,,expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal
nlocuiete diateza activ: ,,se certific vechimea n funcie ... ,,se
aplic regulamentul .... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul
respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o
implicare personal.
gerunziul folosit la nceput de fraz: acesta la prezent sau la
trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propoziiei principale.
Astfel, formularea :Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule,
asigurarea sentimentelor mele cele mai buneeste greit. Participiul
prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se
adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd
formula: Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii ...
se evit folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n
scrisorile de ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare
de imperativ: ,,a se urmri ndeplinirea formalitilor i viitorul cu
valoare de imperativ ,,Serviciul Personal va aduce la ndeplinire
..., ,,Vor fi sancionai etc.
abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea
prevederilor, n condiiile legii, conform deciziei, n scopul
obinerii);
frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din
infinitive lungi (rezolvare, soluionare, reglementare etc.), a
pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc) a prepoziiilor i
conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive
,,personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil etc.) si
predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul
are dreptul)[3]Particulariti de ordin sintacticn scrisorile i
actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii
romane, dar i n acest domeniu exista anumite particulariti:
- folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i
determinanii si, predicatul i determinanii si); ordinea invers este
preferat de stilul literar, istoric;
- construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica
inversat dau natere la confuzii, producnddificulti n nelegere;
- nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare,
cnd acest mod de construcie scurteaz textul, mrind precizia
exprimrii. n loc de ,,Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la
data de vom spune ,,Marfa din comanda dv. nr. ..., livrat la data
de ;
- evitarea construciilor infinitivale sau construciilor care
exprim generalizare sau eventualitate;
- introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care
exprim cauza (,,din cauza ...) sau consecina (,,de unde rezult c
...), a unor expresii precum ,,drept pentru care am ncheiat
procesul-verbal, ,,n mod nemijlocit., ,,n mod obligatoriu ... (n
loc de ,,nemijlocit, ,,obligatoriu.
Particulariti stilisticePrincipalele caracteristici ale stilului
corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia,
precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea,
naturaleea i simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i
regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n
coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i pentru exigene
speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msura
respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul.
Corectitudinea n coresponden contribuie la evitarea confuziilor i
interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile
gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule,
pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a
ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale,
nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de
perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele
gramaticale, ci i aspectele legate de coninutul propriu-zis al
mesajului (cifre, date, cotaii etc.); scrisoarea poate fi folosit
adesea ca document n relaiile dintre parteneri.
Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n
coresponden, n scrierea documentelor este urmrit cu multa grij,
ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi, obligaii,
rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii
prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor,
expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general
sau care exprim aproximaii, nesiguran, nelesuri alternative.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct
scrierea, multiplicarea, lectura etc, necesit cheltuieli de timp i
materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea
ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin
folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.
Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles
(ex. vom spune ,,dispozitivul esteproductiv n loc de dispozitivul
este bun n ceea ce privete productivitatea, ,,Acest calculator este
foarte performant n loc de ,,acest calculator este de foarte bun
calitate i de aceea prezint performane foarte bune). n acelai timp,
o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la
elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice
omisiune duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de
specialitate, prin folosirea obligatorie a unitilor de msura
oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori
de cte ori este vorba de sume, cantiti etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele
oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal.
Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de
aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate
relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale
trebuie s fie lipsit de ncrctur afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin
definiie un stil al politeii i demnitii. Politeea este ceva
elementar, ceva ce st n firea oricrui om civilizat. Nu cost, dar
poate aduce profit i alte beneficii. A spune ,,mulumesc, ,,va rog,
,,apreciez, ,,sunt recunosctor etc. sunt formulri care trebuie s
fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici
o form, polemica i limbajul de indignare, chiar si atunci cnd
emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite
neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee
asigur aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul
corespondenei este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se
impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem
pentru a exprima i nu pentru a impresiona (prin cuvintele
folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis,
controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a
cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin
calitatea de a fi potrivit situaiei, contextului i destinatarului,
produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de
percepia destinatarului, de ceea ce citete el ,,printre rnduri i n
spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe
care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii
cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei
scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percepia
cititorului, percepie care este strict individual.
2.2. Abrevieri folosite n corespondena oficialFolosirea
abrevierilor prezint un triplu avantaj:economie de timpn ce privete
redactarea, citirea, dactilografierea documentelor;economie de
spaiun pagin ieconomie de materiale(hrtie, panglic n cazulfolosirii
mainii de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor,
att din punct de vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n
fraz.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor, n sensul de a nu
face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea
citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint,
ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de
destinatar.
n corespondena oficial se admit, n general, numai:
abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne,
pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit;
abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare
domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil
etc.);
abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i
coresponden n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba
romn;
abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile
sunt adresate partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule
Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.).
ELABORAREAMESAJULUISCRIS
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei
munci i experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie:
s in seama de termenii de specialitate adecvai;
s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;
s aib un stil agreabil;
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de
transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul.
Un coninut neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale,
tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele
care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie
scrisoarea, ct i firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de
vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce
mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa,
s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem
face personal.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenial
n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora
s-au mbuntit i amplificat de-a lungul anilor, devenind dup unii
autori, aproape o tiin.[1]Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau
se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena ndelungat face,
adesea, inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru
rspunsurile la scrisorile de rutin, se va nota pe margine sau sub
textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot
fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c, datorit tehnicilor de
comunicare, pe de o parte, ct si amplificrii schimburilor la nivel
mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de
transmitere a mesajelor, dar n ciuda existenei telegrafului i a
telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continu
s-i pstreze locul i importana lor.
n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne
de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau
telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau
decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea
expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n
tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o
atenie deosebit, este necesar o pregtire temeinic a acestora.
3.1.ETAPELE NTOCMIRII UNEI SCRISORIEtapele ntocmiriiunei
scrisori sunt:
1)Stabilirea scopului(ce dorim cu aceast scrisoare);
2)Documentareaconst n culegerea informaiilor necesare pentru
tratarea subiectului; informaiile se pot obine prin:
studiul corespondenei deja existente;
folosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de
tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv;
folosirea jurnalului sau a agendei.
Aceste informai nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt
supuse unui proces de selecie, modificare prin operaiile de analiz,
sintez etc.
3)Sistematizarea materialuluideja cules sub forma unei schie
care poate fi simpl sau dezvoltat;
4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la
obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebitintroducerii(care
constituie cartea de vizit a textului)cuprinsului(care trebuie s se
deruleze logic) incheierii(care sintetizeaz mesajul textului,
reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5)Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul
este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe
fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului
(structura, ierarhizarea i adunarea ideilor), controlnd i corectnd
greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6)Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului saua
mainii descris, apoiformatareaieditarea(scoaterea la
imprimant).
3.2. FORMA GRAFIC I ESTETIC A SCRISORILORAa cum am mai spus
orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o
expediaz. Acest fapt este de o deosebit importan pentru
corespondena de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat
drept reprezentant al firmei care-l trimite, un mesager interesat n
crearea climatului favorabil pentru buna desfurare a unei
tranzacii. De aceea, are importan nu numai corectitudinea redactrii
textului, ci i prezentarea lui din punct de vedere grafic i
estetic. Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin
uneori pericolul ca forma s predomine asupra coninutului. Noile
posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de
art n loc de simple scrisori.
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor
trebuie respectate urmtoarele cerine:
plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie
n funcie de acesta;
pstrarea unei margini fixe n partea stng a colii de hrtie
(3-3,5);
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform
posibil (2-2,5);
Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un
moment de respiro. Nimic mai obositor dect un text care umple toat
pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De asemenea, marginile
sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau
pentru ndosariere.
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului (pe ct
posibil);
dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval
suplimentar fa de rndurile din text, dac scriem la un rnd;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine
minimum dou rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de
text care trebuie s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul
scrisorii;
alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu
scopul scrisorii. Pentru corespondena de afaceri se recomand
fonturi cu mrime de 12-14;
scrierea cu caractereitalice,bolduitsausubliniere, pentru
scoaterea n eviden a unor cuvinte sau poriuni de text;
structurarea enumerrilor n mod diferit:
prin liniue;
prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i
textul);
1. prin cifre;
a) prin litere mici;
textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea
tabelelor, graficelor, figurilor (dac este cazul);
eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe
(liste de preuri, brouri etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii
i n paragraful corespondenei (n partea stng jos);
evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului
impresia unei neglijene din partea expeditorului.
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n
pagin:
forma bloc preferat de firmele americane;
forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca
variante ale lor: forma semi-bloc i forma bloc modificat.
n forma bloctoate elementele scrisorii ncep de la linia marginal
stnga. ntre paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre
rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.
n forma dantelat(numit i forma indentat), primul rnd al fiecrui
paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal
stng, iar rndurile constituind adresa interioar, formula de
ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale
fa de rndul superior.
Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se
dactilografiaz n forma dantelat, rndurile constituind adresa
interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura
plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.
n formabloc modificattextul se dactilografiaz integral n forma
bloc, iar data i rndurile ce constituie formula de ncheiere i
semntura sunt deplasate la dreapta.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are
caracter imperativ, fiecare firm i poate alege forma de prezentare
pe care o consider cea mai potrivit.
Formele de prezentare grafic a documentelor i scrisorilor
constituie elemente de evideniere i difereniere a ideilor
principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei de
altele i, n general, ajut ca textul s fie neles cu uurin de ctre
cel cruia i este destinat. n acest sens, la prezentarea textelor se
utilizeaz:
forme specifice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu
coninut bogat i divers (ordine, decizii, rapoarte etc);
forme comune de evideniere a corespondenei.
Forme specifice de prezentare. La actele i documentele cu
ntindere mare, cu coninut bogat i variat, se folosesc: mprirea
textului n capitole i subcapitole, avnd titluri i subtitluri
distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor cu
note de trimitere, prezentarea bibliografiilor.
mprirea textului n capitole i subcapitole.n cazul unui text cu
ntindere mare, n care sunt prezentate mai multe idei, se mparte
textul n capitole i acestea n subcapitole.
Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri,
indexate cu cifre sau litere. Titlurile i subtitlurile rezum ntr-un
cuvnd, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de text ce
urmeaz. Titlurile i subtitlurile uureaz lectura i nelegerea
textului, ceea ce face ca folosirea lor s fie frecvent indicat.
Titlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de
asemenea, echilibrate, cele de aceeai importan s fie prezentate n
acelai fel, diferenierea realizndu-se chiar fr indici.
Folosirea paragrafelor.Paragrafele sunt pri de text desprite
printr-un alineat nou. Primul cuvnt al paragrafului se scrie la o
distan oarecare spre dreapta de marginea stng a textului.
Folosirea citatelor.Uneori, n cadrul textelor, se face apel la
reproducerea unei pri de text din alte lucrri. Citatele se disting
de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se
amplaseaz fie la nceputul i sfritul textului reprodus, fie la
nceputul fiecrui rnd al citatului. Pentru un citat reprodus n
cuprinsul textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d
ca alineat separat, se folosete, n general, a doua soluie.
Citatele trebuie s fie foarte exacte. Referinele la citate se
plaseaz fie la sfritul citatului, fie ca o ,,trimitere la o not n
subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea se folosete cnd referina
la citat trebuie s fie detaliat, adic s indice sursa: autorul,
lucrara, editura, iar n unele cazuri, chiar alineatul din care s-a
citat. n cazul cnd din citatul folosit, o parte din text poate
lipsi nefiind util scopului citrii, atunci n locul textului din
citat care nu se folosete, se introduce un numr de puncte de
exemplu:
Din textul citatului s-au nlocuit , cu puncte, pri care puteau
lipsi.
Folosirea trimiterilor.n cuprinsul unor texte se ivete uneori
necesitatea introducerii unor explicaii complementare. n acest
sens, n cuprinsul textului, la locul unde este necesar explicaia,
se introduce un indicativ, asterisc (stelu) sau numr, ce corespunde
unei note care se scrie n subsolul paginii, sub o linie orizontal
(la calculator aceasta se face automat, prin comanda ,,note de
subsol), pentru a despri textul de not. Notele se scriu cu
intervale simple, chiar dac textul este scris cu intervale duble.
Nota trebuie, obligatoriu, nceput pe aceeai pagin pe care este
anunat.
Prezentarea bibliografiilor.n cazul cnd o lucrare de proporii se
fundamenteaz pe un material documentar mai amplu, la sfritul
lucrrii trebuie prezentat bibliografia, pentru a se face cunoscute
sursele documentare folosite. La bibliografie, autorii se niruie n
ordine alfabetic. Pentru fiecare lucrare se dau: numele autorului,
scriindu-se nti numele, apoi prenumele, desprite prin virgul;
titlul lucrrii, oraul n care a fost editat lucrarea; denumirea
editurii, anul apariiei. Exemplu:
HARRISON, John.Curs de secretariat,Bucureti: Editura All,
1996.
Tabelele reprezint o form de prezentare sintetizat a unor date
cu caracteristici comune. Ele dau posibilitatea ca prezentarea s
fie sistematic, concis, uor de neles. Un tabel se compune din
urmtoarele pri: titlul, capul tabelului i corpul tabelului.
Diferitele elemente prezentate n tabel sunt desprite prin linii
orizontale i verticale. Liniile verticale separ ,,coloanele
tabelului.Titlul tabeluluise scrie deasupra liniei orizontale care
ncadreaz tabelul la partea de sus i exprim rezumativ, concis,
coninutul tabelului.Capul tabelului, care este partea de sus a
acestuia, cuprinde explicitarea coninutului coloanelor. Uneori, n
cadrul capului tabelului, mai multe coloane se pot grupa sub o
explicitare comun. Avem, n acest caz, de-a face cu o prezentare
,,etajat a capului tabelului. Textul care exprim explicitarea
coloanei poate fi prezentat spaiat sau scris pe mai multe rnduri, n
funcie de lungimea textului i limea afectat coloanei.
Sub textele care exprim coninutul coloanelor, deci sub capul
tabelului, se trage o linie orizontal continu. Sub aceast linie
continu se scriu numerele coloanelor, din stnga spre dreapta, n
ordinea natural a numerelor, ncepnd cu cifra zero.
n cazul cnd un tabel este mai lung dect poate cuprinde o pagin,
el se continu pe pagina sau paginile urmtoare, repetndu-se capul
tabelului sau cel puin numerotarea coloanelor de sub capul
tabelului. Este obligatoriu ca pe paginile urmtoare s se pstreze
aceeai lime pentru coloanele corespunztoare.
Tabelele se creeaz cu uurin n calculator, sub sistemul de
operare WINDOWS, fie cu ajutorul programului specializat EXCEL, fie
cu al programului WORD.
EXCEL permite crearea unor tabele mai complicate de pild,
vizualizarea dinamicii volumului de vnzri, caz n care se folosesc
formule i adnotri. Odat creat un tabel n EXCEL, se poate realiza
rapid graficul aferent. Un alt avantaj l constituie posibilitatea
,,exportrii (transferului) tabelului n WORD, n cadrul unui
text.
Tabelele create n WORD sunt mai simple, de tip liste de adrese,
situaii etc. Exist dou posibiliti de a crea un tabel: fie prin
utilizarea pictogramei din meniul principal TABLE, fie prin comanda
INSERT TABLE din meniul TABLE. Tabelul este conturat pe ecran
imediat dup stabilirea numrului de coloane i de rnduri. n final se
completeaz coloanele. Tabelele trebuie prezentate estetic,
simetric, ordonat, clar. n acest scop, trebuie respectate
urmtoarele reguli:
lungimea tuturor coloanelor trebuie s fie aceeai;
limea coloanelor se stabilete: pentru o coloan cu text, dup
cuvntul sau propoziia cea mai lung, iar pentru coloanele cu cifre,
dup numrul cu cele mai multe cifre ce se ntlnesc n coloan.
Dac dimensiunile tabelului sunt mai mari dect ale hrtiei
documentului, atunci el se constituie ca o anex la text, fcndu-se
referire la el (vezi tabelul nr.). Cnd tabelul nu este mai mare
dect pagina (33 de linii i intervale) se folosete pagina n lime, n
felul acesta se obine posibilitatea cuprinderii n text, n
continuare, a unui tabel cu mai multe coloane.
Textele din cadrul coloanelor se scriu ct mai clar cu putin, cu
intervale simple sau semiintervale:
problemele diferite se separ prin cel puin dou intervale;
prescurtrile obligatorii uneori, pentru enumerarea n coloane a
textelor trebuie s fie fcute astfel nct s nudea posibilitatea
apariiei unor confuzii;
titlul tabelului se scrie n centru, cu caractere care s-l scoat
n eviden;
capetele coloanelor trebuie s fie separate de text prin
intervale vizibile;
paginaia, ncepnd cu pagina a doua, se amplaseaz n locul
obinuit.
Toate aceste operaii i multe altele, pentru scrierea tabelelor
sunt mult uurate prin folosirea programelor din calculator.
Forme comune de evideniereSubliniereaconst n trasarea sub
cuvintele, frazele sau prile de text ce trebuie evideniate, a unor
linii. Abuzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face s se
piard efectul de evideniere i deci trebuie evitat. Se subliniaz
cteva cuvine, o fraz, o porine de text.
Folosirea majusculelorconstituie o form pregnant de evideniere.
Const n scrierea prii ce trebuie evideniat, cu litere mari.
Spaierea literelorconst n scrierea cuvintelor textului ce urmeaz
a fi evideniat, lsndu-se ntre litere spaii mai mari dect cele
normale.
Amplasarea unei fraze n centrul paginiiconst n scrierea frazei
respective la un numr convenabil de spaii ndeprtate de marginile
textului.
Retragerea unei pridin text de la marginea textului este folosit
mai ales la enumerri, pentru c n acest fel toate punctele pot fi
evideniate. La aranjarea n pagin cu retrageri este obligatoriu ca
toate punctele enumerrii, avnd aceeai valoare, s nceap din punct de
vedere gramatical cu aceeai parte de cuvnt, fie printr-un verb, fie
printr-un substantiv etc.
Aranjarea n acoladconst n prezentarea unor diviziuni i
subdiviziuni, pronind de la general ctre particular, cu ajutorul
semnelor de parantez grupate n acolade.
Aranjarea n schemeconst n prezentarea unor diviziuni i
subdiviziuni n csue, legate ntre ele prin linii. Ca i la acolade,
se pornete de la general la particular, de la ansamblu spre
detaliu.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are
hrtia i plicul. Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de
hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosit
hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru
copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie
se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la hrtia satinat,
marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem
seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe
aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat; acelai
lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n
special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100 gr. De asemenea,
Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.
Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n
unele cazuri, mai mult dect necesar, n funcie de aceasta se
orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr.
Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie
confecionat dintr-o hrtie de calitate, iar elementele ce se
menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze
identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:
plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4
mpturite n dou;
plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe
lung;
plicuri dosar pentru coli A4 nempturite.
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au
sigla firmei (instituiei) imprimate cele mai utilizate sunt
tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa
destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac
urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. Aceasta
trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei, strada,
localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se
expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de
transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan.
Ex: n atenia.;
adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau
pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic;
indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul
corespondenei): personal, confidenial, urgent etc., care se scriu n
colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe
verso) sau n stnga jos;
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal,
fie la modul de trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din
meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, post-restant etc.
(acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile
potale, la cererea expeditorului).
3.3.Elementele componente ale scrisoriiConform uzanelor
internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet; numrul i data; referinele; adresa destinatarului; formula
de salut/de adresare; obiectul scrisorii; coninutul; formula de
ncheiere/de salut; semntura; anexe.
ANTETULn general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul
tiprit sau gravat, plasat n partea superioar, pe mijloc sau n
partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n
subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este
dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie
s fie simplu i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile,
ndeplinind, pe lng funciade identificarei informare i pe ceade
publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele
instituiilor centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i
stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea,
codul potal, ara);
numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul
respectiv;
numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel
al rii (n cazul corespondenei cu partenerii strini);
numrul de fax;
e-mail-ul.
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn
la contul bancar nu este indicat n orice situaie. De exemplu,
pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii,
pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu
numele firmei i eventual numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri
din spaiul vorbitor de limb englez, adresa din antet trebuie s fie
aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere
potal (este important ca potaul s neleag unde s duc
corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de
coresponden (un cetean care se adreseaz unei autoriti publice),
obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii,
titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu
trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee: Domnul sau
Doamna.
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRLMihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1Nr.
nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991Cod fiscal P
1533521Cont 542327682 BCR-sector 1Tel/Fax: 2347777,
e-mail:[email protected] de adres internaional a unei firme
romneti de export:
IMPEX SRLStr. Prieteniei, 45Bucureti 7000ROMNIATelephone:
(00401) 6477340Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATANumrul i data nregistrrii unei scrisori sunt
elemente de mare importan. Ele determin identitatea scrisorii,
momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de
a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la
baza clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face
parte din acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n
dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n
litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s
inem seama c data se scrie diferit n alte limbi. Forma britanic
este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i apoi luna
(16thjanuary). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna
i apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este
anul, luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul
emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data
se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de
expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac,
de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un
departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii
precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.
REFERINELESe plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie
sau n acelai rnd cu data, n partea dreapt. Referinele sunt incluse
n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina
se noteaz prin abrevierea Ref. i include iniialele angajatului care
a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face
obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de
secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului
etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei
expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref)
n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUISe plaseaz fie n partea stng a colii de
hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma
semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat
scrisoare);
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul,
sectorul (pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi
precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate formule de adresare sunt:
1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su
complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului,
Doamnei precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei
respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director
ASIROM S.A.
2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu
din cadrul unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau
serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul adresei
interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia
Directorului General / Serviciului Import Export;
3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele
acesteia.
Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:
Domnului Nicolae Nicescu, ManagerSC DISING SRLos. Mihai Bravu
45Bucureti, RomniaSau
S.C. DISING SRLos. Mihai Bravu 45, sector 3Bucureti, Romnian
atenia Directorului General saun atenia Serviciului ExportFORMULA
DE SALUT ( DE ADRESARE)Plasat de la margine sau de la alineat,
formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea
creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic,
cu att aceast inscripie va fi mai evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului.
Dup formula de salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea
cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de
formula pe care am folosit-o anterior.
Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul
exercit o responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule
director, Domnule Ministru etc. Exist funcii care cer un alt
apelativ, de exemplu Sire sauMajestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i
de nume. Primarului unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu,
ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe
responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine
diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom
folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm
rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare
pentru un organism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest
campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar
destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere
ierarhic i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul
propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate
fie de numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin
titluri de politee: Doamna Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie
la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau
Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s
respectm opiunea fiecruia).
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de
salut va fi Stimai Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre
care se tie c sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de
salut este Domnilor urmat de :.
OBIECTULSCRISORIISe scrie ca prim aliniat al scrisorii dup
formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la sau Ref.,
rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea
respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a
corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie
i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este
prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORIIReprezint partea
esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit
atenie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un
spaiu dublu fa de distana dintre rnduri la care este scris
textul.
INTRODUCEREAEste strns legat de obiectul scrisorii la care face
referire sau pe care l conine, de exemplu: confirmarea primirii
unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o
scrisoare anterioar etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar
care nu trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter
personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
Prin prezenta v informm c v aducem la cunotin c Pentru
confirmarea dumneavoastr v comunicm c Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ne folosim de acest prilej pentru Obiectul scrisorii noastre este:s
v informm despre s v anunm s v avertizm de s v atragem atenia n
legtur cu 2) Pentru scrisorile de rspuns:
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de Ne-a fcut
plcere s primim scrisoarea dumneavoast din Referitor la scrisoarea
dumneavoastr nr. din data de Folosim acest prilej pentru a v mulumi
pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de 3) Pentru scrisorile
de revenire:
Revenim la scrisoarea noastrnr. din data de ntruct nici pn astzi
nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .MESAJUL
(CUPRINSUL)Conine punctul de vedere al expeditorului fa de
problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate ct
mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un
ton corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare
idee distinct fcnd obiectul unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema
cuprins n scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul
scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea
fondului de marf pe semestrul II 2002 i concilierea restanelor n
livrri.n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din
cele dou metode:
metoda direct motivare concluzie
ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona
metoda indirect concluzie motivare
Nu putem recepiona mrfurile, ntructnu corespund calitativMetoda
indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode
const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul
scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai
atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din
punctul de vedere al stilului (ton i impact):
pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de
informaii, darea de instruciuni i explicaii),
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor
solicitri, cereri, anunarea promovrii),
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri
pozitive, etc.).
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este
de convingere sau conine elemente ce vin n contradicie cu
interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau
cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care
presupune pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea
metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac este
nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda
direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda
indirect.
NCHEIEREAncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia
logic a punctului de vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate
materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de
continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a
mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a
unor scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.V mulumim pentru
ncrederea /sprijinul/confirmarea acordatV rugm s primii/acceptai
scuzele noastreDorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur
cu propunerea fcut mai sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va
afecta buna noastr cooperare.De asemenea, tot n aceast parte a
scrisorii se poate face referire la documentele care se
anexeaz:
Anexm acestei scrisori FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUTSe plaseaz
la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai
folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimenteV rog s
binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele
distinse/celor mai bune sentimente ale mele.De reinut c, pentru a
respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de
ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre
virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele
consideraii.V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase
sentimente.V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai
profund respect.V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr,
asigurarea ntregii noastre stime.Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este
necunoscut.
Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la
egal la egal sau pe o scar ierarhic superioar.
Cu sentimente alesede la furnizor la client, de la funcionar la
patron.
Cu sinceritateAl dumneavoastrCu cele mai alese gnduri.ntre
parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de
ncheiere/salut pot fi omise.
n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut
este obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul
paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau
de deferen ale semnatarului.
SEMNTURAConstituie un element important al scrisorii, ntruct ea
este cea care d autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului
unitii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri
de text funcia semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un
spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i
prenumele celui care va semna.
TAMPILASe aplic pe semntura conductorului. n documentele
tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i
acestea se scriu sub numele expeditorului principal, n stnga.
Iniialelecelui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos,
desprite prin linie de fracie (bar).
3.4. SCRISOAREA N MEDIUL INTERNAIONALO cantitate tot mai mare de
coresponden, n special corespondena privitoare la managementul
afacerilor i de business, ncepe s fie destinat strintii. n zilele
noastre limba englez este limba afacerilor internaionale; tot mai
muli europeni vorbesc limba englez, aceasta lund locul limbii
franceze i germane. ,,Engleza este destinat s devin limb universal
n urmtoarele secole, cu o rspndire mai mare dect a latinei n trecut
sau dect a francezei astzi aceste cuvinte, rostite n 1780 de unul
din ntemeietorii Statelor Unite ale Americii, s-au adeverit.
Engleza a devenit limb universal. Ea depete, datorit noilor tehnici
de comunicare, noi granie. n rile scandinave engleza este limba
strin principal, la fel i la germani. n Asia i Africa engleza este
limba oficial folosit n activiti formale. Corporaiile multinaionale
folosesc limba englez ca limb oficial. Numeroi termeni n domenii
dezvoltate preponderent n SUA sau Anglia, ca de exemplu cel al
informaticii, sunt preluai ca atare n toate limbile.
Cei care desfoar afaceri internaionale trebuie s tie s vorbeasc
i s scrie n limba englez i sunt probabil recunosctori pentru c
exist o limb pe care o cunoate aproape orice om instruit.
Pentru un om de afaceri vorbitor al limbii romne, care deruleaz
afaceri de export n SUA sau n Arabia Saudit sau care conduce n
Europa o reea de filiale, engleza este vital n comunicarea cu
partenerii strini. Cu siguran c engleza pe care o auzim n New York
sun puin altfel dect engleza din Londra, ca s nu mai vorbim de
Sidney, Bejing sau Sao Paolo, dar important este faptul c oamenii
se pot nelege.
Cunotinele de limb englez care sunt suficiente n vorbirea oral
pentru a ne descurca, n ciuda stpnirii nu tocmai perfecte a limbii,
pot avea urmrii neplcute la corespondena n scris. Aici formulrile
neclare sau ambigue pot s primejduiasc buna desfurare a unei
afaceri sau s mpiedice ncheierea unui contract important. n afar de
aceasta mai este i problema interlocutorului care, dei vorbete
aceeai limb strin, poate s nu cunoasc la fel de bine, s nu poat
scrie n acea limb sau, datorit diferenelor culturale multiple, s nu
neleag acelai lucru prin aceleai cuvinte. Comunicarea n scris,
nebeneficiind de avantajele limbajelor non-verbale i de cel al feed
back-ului imediat, este mult mai susceptibil de efecte negative ale
diferenelor interculturale.De aceea, cel ce scrie n limba englez
i/sau ntr-o alt limb strin trebuie s aib n vedere dou aspecte:
diferenele de limb i diferenele culturale.
Pentru a reduce, sub aspect lingvistic, posibile surse de
distorsionare a mesajelor n comunicarea internaional, se recomand
folosirea ct mai rar a verbelor compuse i a cuvintelor derivate din
specificul cultural (cel mai evident este cazul argoului, care
poate conine cuvinte ce apar i dispar ntr-o cultur, corelat cu
diferite evenimente sau categorii sociale, reclame care au priz la
public. De asemenea, exist anumite cuvinte derivate din activiti
specifice cum sunt sportul, viaa social care pot s nu fie comune
mai multor culturi).
n locul tuturor acestor cuvinte sau grupuri de cuvinte care pot
produce confuzie celor care nu au engleza ca limb matern, dar care
o folosesc ca limb a businessului, trebuie folosite cuvinte
echivalente care s fie uor de gsit n dicionare. De aceea, trebuie
avut n permanen n vedere c, pentru o scriere eficient, nu este
suficient cunoaterea limbii n care se scrie, ci i a culturii a crei
component este, a ,,limbajului gndirii celui cu care se
comunic.
Diferenele culturale se oglindesc n scriere sub mai multe
aspecte; iat cteva dintre ele:
Forma cteva elemente care in de form:- formatul francezii
folosesc formatul cu paragrafe indentate i foarte rar forma bloc.
Adresa interioar o scriu n partea dreapt, urmat (uneori) de
iniialele secretarei i ale celui care a scris scrisoarea (la
americani i britanici aceste iniiale apar la sfritul scrisorii la
noi la fel);- modul de a scrie data americanii scriu
luna/ziua/anul; modul european este ziua/luna/ anul; modul standard
internaional este anul/ luna/ ziua;
- modul de a scrie ora modul american folosete ciclul de 2x12
ore, iar modul european ciclul de 24 ore, astfel, de exemplul, 5 pm
de la americani devine 17 la europeni;
-modul de a scrie numerele modul american $ 444,000.77; modul
european 444.000,77 $; de asemenea, unele uniti de msur sunt
diferite n Europa i SUA;
- modul de adresare ntr-o scrisoare mult mai formal la japonezi,
germani i francezi dect la americani. Dup formula de adresare la
francezi urmeaz virgula (ca i la noi), n timp ce la americani
urmeaz dou puncte. Franuzoaicele nu obiecteaz cnd primesc o
scrisoare adresat cu Monsieur, dar femeile de afaceri americane
detest acest lucru;
- modul de ncheiere a unei scrisori francezii ncheie mai formal
i mai pretenios dect americanii.
Stiluln general, stilul scrisorilor de afaceri scrise de
americani este mai puin formal, cu mai puine nflorituri i cu
caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai puin
personale, mai pline de curtoazie. n comparaie cu americanii, care
folosesc un stil concret cu multe exemple, francezii folosesc un
limbaj abstract; ei prefer teorie i explicaii teoretice. Acolo unde
un american d un exemplu pentru a clarifica ideea, un francez va
prezenta ideea fr nici un exemplu i, eventual, va introduce un
concept. Diferenele culturale i fac pe americani s fie caracterizai
ca fiind pragmatici. Francezii folosesc timpul condiional mai mult
dect americanii i aceasta determin un limbaj mai politicos i mai
nuanat.
Lungimea ideal pentru propoziie este de 16-20 de cuvinte la
americani, dar mult mai mult la francezi, care folosesc mai multe
adverbe i propoziii complementare. Unele scrisori de afaceri i mai
ales materialele n vederea angajrii se cer a fi scrise de mn la
francezi (pentru studiu grafologic), ceea ce apare total nepotrivit
la americani.
Americanii accentueaz nceperea unei scrisori cu ideea principal,
i o dezvolt de la specific la general. n Frana ordinea este invers,
de la general la specific. Americanii vor ncheia o scrisoare prin
care cer ceva ntr-o manier pozitiv, ceea ce nu este cazul, n
general, la francezi, care vor ncheia prin a te informa despre
msurile pe care le vor lua dac aciunea nu este ndeplinit. n
scrisorile de colectare a unor pli, francezii amenin mai repede;
nu-i intereseaz dac clientul poate plti i dac nu, care sunt
motivele. A cumprat, a tiut preul, trebuie s plteasc pn la data de
pentru c n caz contrar. Americanii fac tot posibilul s pstreze un
client, sugernd chiar modaliti de facilitare sau simplificare a
plii.
n general, francezii favorizeaz folosirea exclusiv a limbii lor.
Ei chiar au o lege prin care, n scrierile formale, nu se accept
folosirea termenilor mprumutai din alte limbi.
Pentru a evita necitirea sau nelegerea greit a mesajului scris,
atunci cnd este posibil, putem ataa o traducere a mesajului n limba
matern a destinatarului. Este un semn de politee i
profesionalism.
TIPURI DE CORESPONDEN
5.1. TIPURI DE SCRISORIn corespondena dintre partenerii de
afaceri i din punct de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor,
se disting urmtoarele tipuri de scrisori:
- scrisori iniiale (din proprie iniiativ;
- scrisori de rspuns;
- scrisori de revenire.
Scrisoarea iniial(din propria iniiativ)este prima scrisoare din
ciclul de coresponden ntre dou firme. Acestui tip de scrisoare i
sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu
care se trimit aceste scrisori. De exemplu:
- Obiectul scrisorii noastre este:
s v informm despre s v anunm c s v comunicm ..- Prin
prezenta:
v informm c. .. v comunicm c . ; v aducem la cunotin c v spunem
c- Avem plcerea:
de a v informa c de a v aduce la cunotin c. - Pentru informarea
dv., v comunicm c. . . .
Scrisoarea de rspuns.Potrivit normelor de politee orice
corespondent este obligat s rspund operativ la scrisorile primite.
Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii n cazul
instituiilor i firmelor, din urmtoarele motive:
- interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune
condiii angajamentele (reciproce) cu partenerii si, cunoscnd c
altfel poate cauza sau suferi prejudicii;
- ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la
scrisorile primite n anumite termene i n condiii legale de
rezolvare. ncazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate
lor deinstituiile bancare i de credit, de organele superioare care
exercit atribuii de control, coordonare etc., la cererile,
reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care
aveau obligaia s rspund n baza unui act normativ, a contractului de
munc, a regulamentului de ordine interioar etc.
Sunt cazuri cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la
timp din motive obiective; n acest caz este obligatorie trimiterea
unei scrisori de scuze i explicaii.
n ceea ce privete rspunsurile la scrisorile protocolare
(invitaii, scrisori de felicitare) adresate unor firme din ar sau
strintate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-i pierde
valabilitatea i implicit efectul dorit.
n introducerea scrisorilor de rspuns apar unele formulri ca:
-Ca rspuns / raspunznd la scrisoarea dv. din- Suntem ncntai:
c am primit. s fim n posesia scrisorii dv din ..-Ne-a fcut
plcere s primim scrisoarea dv. ., din- Ca urmare :
scrisorii / telegramei dv. din convorbirii noastre telefonice
din.-Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea
dv..nr din .-V mulumim pentru invitaia la.- Ne pare ru/regretm
c:
nu am putut rspunde la timp scrisorii dv. scrisoarea dv.
(ulterioar) nu a sosit la timp.Scrisoarea de revenire constituie o
repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i ntr-o
form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat-o. n
principiu, scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece
constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori
produc perturbri n rezolvarea problemelor.
Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin expeditorului
sau destinatarului, dup cum urmeaz:
reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit
s revin asupra scrisorii sale iniiale cnd aceasta conine greeli sau
omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau cnd din
nepricepere a ntocmit o scrisoare neclar care a produs
confuzii;
reveniri din vina destinatarului: n multe cazuri, autorul
scrisorii iniiale este nevoit s revin asupra ei din vina
destinatarului, cnd acesta ntrzie rspunsul, refuz s rspund, d un
rspuns greit, confuz, d dovad de reavoin;
reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este
nevoit s revin asupra acesteia din cauze obiective. De ex., cnd a
intervenit o dispoziie legal nou, care schimb raporturile dintre
corespondeni, sau modul de rezolvare a problemelor, cnd au aprut
situaii sau fapte noi, care schimb datele problemei la care trebuia
s rspund expeditorul, cnd au aprut motive de anticipare sau
ntrziere a rspunsului solicitat, ateptat.
n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se
redacteaz similar, printr-o formul din care trebuie s rezulte ideea
de revenire. Ex.:
,,Revenim la scrisoarea noastr nr. din sau ,, Ne permitem s
revenim la scrisoarea noastr nr. ..din; ,,ntruct nici pn astzi nu
am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .. dinn toate scrisorile
de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm,
iar cnd este nevoie, s seutilizeze formule sau apeluri de
avertizare, pentru intrarea n legalitate.
5.2. CERERILE OFICIALE I PERSONALECererea este o scrisoare de
iniiativ, prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi
adresat att de persoane juridice, ct i de persoane fizice, n funcie
de aceasta distingndu-secererea oficial i cererea pesonal.Cererea
oficial este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti
un drept ce i se cuvine i de care depinde rezolvarea unor activiti
ale unitii.
Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri
de aprobare i autorizaii, cereri de avizare, cereri de remitere de
acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare n judecat sau de
executare silit, cererea de arbitrare etc.