REPOBIKANI MADAGASIKARA Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana
AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS
-------------------------COMMISSION NATIONALE DES MARCHES
-------------------------
Autorit de Rgulation des Marchs Publics
Rapport de mission de Contrle posteriori des contrats Passs au
cours du 1er Quadrimestre de lanne 2010 au niveau de 3 institutions
et 21 Ministres
Juillet Aot 20101
TABLE DES
MATIERESGLOSSAIRE.............................................................................................................
3 a) Dmarches
..................................................................................................
5 b)
Evaluation....................................................................................................5
c) Mise en
uvre..............................................................................................6
d) Ressources
humaines...................................................................................6
II. CONSTATATIONS SUR LES DONNES
COLLECTEES................................................7 III.
ANALYSE DES RESULTATS ET
RECOMMANDATIONS..........................................14
Recommandations
:.......................................................................................14
a. La
planification............................................................................................15
Recommandations
:.......................................................................................16
b. Les documents de mise en
concurrence......................................................16
Recommandations
:.......................................................................................16
c. Publication et mise en
concurrence.............................................................16
Recommandations
:.......................................................................................17
d. Evaluation et
attribution.............................................................................17
Recommandations
:.......................................................................................18
e.
Contrats......................................................................................................18
Recommandations
:.......................................................................................19
IV.
CONCLUSION....................................................................................................19
LISTE DES INSTITUTIONS ET MINISTERES
CONTROLES..........................................21 ANNEXE
2.............................................................................................................
21 SYSTEME DE
NOTATION.......................................................................................21
ANNEXE
3.............................................................................................................
23 LISTE DES MEMBRES DE LA CNM ET DES
CONTROLEURS......................................23 ANNEXE
4.............................................................................................................
24 FICHES DE REVUE DETAILLEE PAR
ENTITE............................................................24
MINISTERE DE LA
JUSTICE.................................................................................26
2
MINISTERE DE LA
SANTE...................................................................................29
MINISTERE DES TRAVAUX
PUBLICS....................................................................34
MINISTERE DE LENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE.....................................................................................................39
PRIMATURE.......................................................................................................
42 MINISTERE DE LA
COMMUNICATION..................................................................46
MINISTERE DE LA JEUNESSE ET DES
LOISIRS.....................................................48
MINISTERE DES FORCES
ARMEES......................................................................50
MINISTERE DES FINANCES ET DU
BUDGET........................................................52
MINISTERE DE LA SECURITE
INTERIEURE...........................................................55
MINISTERE DES TELECOMMUNICATIONS DES POSTES ET DES NOUVELLES
TECHNOLOGIES..................................................................................................57
PRESIDENCE DE LA HAUTE AUTORITE DE LA
TRANSITION..................................59 MINISTERE DU
COMMERCE................................................................................61
MINISTERE DE LA CULTURE ET DU
PATRIMOINE................................................66
MINISTERE DES AFFAIRES
ETRANGERES............................................................68
SECRETARIAT DETAT CHARGE DE LENSEIGNEMENT TECHNIQUE ET DE LA
FORMATION
PROFESSIONNELLE.........................................................................71
HAUTE AUTORITE DE LA TRANSITION
(SENAT)...................................................75
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DU TRAVAIL ET DES LOIS
SOCIALES....78 MINISTERE DE
LAGRICULTURE..........................................................................80
MINISTERE DE
LEAU.........................................................................................83
MINISTERE DE
LENVIRONNEMENT....................................................................87
MINISTERE DE LECONOMIE ET DE
LINDUSTRIE................................................90
MINISTERE DE
LENERGIE..................................................................................93
MINISTERE DES
SPORTS....................................................................................96
GLOSSAIRE3
AGPM ARMP CAO CAPM CF CNM CRR DAO ENAM GAC MATD MAE MFB
MINSUPRES MFA MINENVEF MINSAN MSI MTPM MTPNT
: Avis Gnral de Passation de Marchs : Autorit de Rgulation des
Marchs Publics : Commission dAppel dOffres : Calendrier Annuel de
Passation de March : Contrle Financier : Commission Nationale des
Marchs : Comit de Rglementation et de Recours : Dossier dAppel
dOffres : Ecole Nationale de lAdministration Malgache :
Gestionnaire dActivits : Ministre de lAmnagement du Territoire et
de la Dcentralisation : Ministre des Affaires Etrangres : Ministre
des Finances et du Budget : Ministre de lEnseignement Suprieur et
de la Recherche Scientifique : Ministre des Forces Armes : Ministre
de lEnvironnement, des Eaux et Fort : Ministre de la Sant :
Ministre de la Scurit Intrieure : Ministre des Travaux Publics et
de la Mtorologie : Ministres des Tlcommunications, des Postes et
des Nouvelles Technologies
ORDSEC SIGMP PA PHAT PRMP UGPM
: Ordonnateur Secondaire : Systme Intgr de Gestion des Marchs
Publics : Plan dAcquisition : Prsidence de la Haute Autorit de la
Transition : Personne Responsable des Marchs Publics : Unit de
Gestion de la Passation de Marchs
I.
INTRODUCTION1. Contexte et objectifs
4
En vertu des dispositions de lArticle 54, point 2 de la Loi
2004-009 du 26 juillet 2004 portant Code des Marchs Publics ainsi
que de lArticle 31 du Dcret 2005-215 du O3 mai 2005 portant
Organisation et Fonctionnement de lAutorit de Rgulation des Marchs
publics (ARMP), la mission, objet du prsent rapport, s'inscrit dans
le cadre du contrle a posteriori des procdures de passation de
marchs effectues par les ministres et institutions de lEtat, une
des principales attributions de la Commission Nationale des Marchs.
Pour ce premier volet, lintervention de la CNM a essentiellement
pour objectifs : dvaluer laspect organisationnel des organes de la
commande publique ainsi que la pratique des diffrents intervenants
la commande publique en matire de passation des marchs, en faisant
apparaitre les points forts et en dcelant les points faibles ; de
formuler des recommandations en vue damliorer le systme de
passation des marchs publics, en conformit avec les grandes lignes
de la rforme de lachat public entreprise depuis 2000 et les grands
principes dicts par le Code. 2. Mthodologie adopte et droulement de
la mission a) Dmarches La mthodologie adopte repose, - d'une part
pour l'valuation des aspects organisationnels, sur la constatation
sur place de la mise en place et de la fonctionnalisation des
divers organes prvus par le Code au niveau des trois (03)
Institutions et vingt et un (21) ministres cibls (Cf. Annexe 1 :
Liste des institutions et ministres contrls), - et d'autre part,
pour l'examen des pratiques, par la revue des chantillons
reprsentatifs des documents de passation de marchs.
Lareprsentativit a port sur un chantillon de lordre de 20% des
contrats en nombre, en montant et en mode de passation pour chaque
type de march (travaux, fournitures, services).
b) Evaluation La mthodologie a galement inclus un systme de
notation avec trois (03) niveaux dapprciation (Bon, Moyen,
Insuffisant) permettant dtablir un classement sommaire des
Institutions et Ministres concerns (Cf. Annexe 2 : Systme de
notation et Annexe 5 : Classement des entits). Ce systme a t conu
pour permettre dvaluer la capacit de lAutorit contractante sur la
conduite des procdures de commande publique. Il prend en compte
lorganisation gnrale et le fonctionnement des organes de la
commande publique dune part, et la conduite de la passation de la
commande publique dautre part. Des amliorations peuvent tre
apportes5
au fur et mesure de son utilisation et moyen terme, ce systme
tendra vers linstauration dun systme de certification des organes
de commande publique sur la conduite de la passation des marchs. c)
Mise en uvre Aprs les prparatifs effectus au dbut du mois de juin,
la mission proprement dite, y compris la descente sur site, est
entre dans sa phase oprationnelle du 22 Juin au 30 juillet 2010. d)
Ressources humaines La collecte des donnes a t effectue par dix
neuf (19) contrleurs, agents ayant reu une formation approprie ce
contrle, issus de diffrents dpartements au sein de lARMP tandis que
les travaux de compilation, danalyse, et de synthse, assortis des
opinions et recommandations reviennent aux membres de la Commission
Nationale des Marchs (Cf. Annexe 3 : Liste des membres de la CNM et
des contrleurs et Annexe 4 : Fiches de revue dtaille par entit). 3.
Droulement de la mission En gnral, la mission sest droule sans
problme majeur et chaque intervenant a fait montre de beaucoup de
bonne volont et dabngation dans sa tche, nonobstant quelques
cueils, lis lutilisation des fiches de revue dtailles et leur
exploitation, qui seront ncessairement redresss lors de la
prochaine mission. 4. Les limites de la mission Pour cette premire
mission de contrle a posteriori initie par lARMP, force est
dadmettre que les rsultats comportent certaines limites : Dune
part, la priode concerne par la mission porte gnralement sur le
premier quadrimestre de lanne 2010, alors que les crdits allous aux
diffrents dpartements ne sont, en gnral, oprationnels que vers la
deuxime quinzaine du mois de Fvrier; par consquent le nombre de
dossiers examins au niveau de chaque entit est assez rduit. En
effet, certains ministres nont pu passer que peu de contrats, sinon
des acquisitions qui ont t passes uniquement par bon de commande,
dautres, par contre, nont rien pass du tout. Ce qui explique
lchantillonnage trs limit. Dautre part, le contexte sociopolitique
du pays, caractris par les changements frquents des responsables,
na pas toujours facilit lapproche psychoaffective de diffrents
intervenants dont certains ont manifest une rsistance et rticence
certaines lide de se faire contrler et de dballer qui de droit
leurs documents de travail. Il importe de signaler aussi les
impacts du mcanisme de rgulation de lexcution budgtaire qui aurait
fauss les prvisions dachats publics, et donc bouleverse le
calendrier dacquisitions.
-
-
6
Nanmoins, les rsultats obtenus ont dj permis davoir une ide sur
la tendance gnrale au niveau des entits concernes en matire de
gestion de la passation des marchs (Cf. Annexe 5 : Classement des
entits). 5. Les outils utiliss Afin de mener bien la mission, lARMP
sest rfre aux outils suivants : La Loi N 2004-009 du 26 Juillet
2004 portant Code des Marchs Publics et ses textes dapplication,
dont, entre autres : Dcret n 2005-215 du 03 Mai 2005 portant
organisation et fonctionnement de lARMP ; Dcret n 2006-343 du 30
Mai 2006 portant instauration du Code dthique des marchs publics ;
Dcret n 2006-344 du 30 Mai 2006 portant constitution, composition,
attribution et fonctionnement de la Commission dAppel dOffres ;
Arrt n 13838-2008/MFB du 18 Juin 2008 portant application du mode
de computation des seuils et fixant les seuils de passation des
marchs publics et de contrle des Commissions des Marchs ; Arrt n
16869/2008/MFB fixant les modalits de contrle a posteriori exerc
par les Commissions des Marchs Les fiches de revue dtaille labores
partir du Guide de Contrle a posteriori, outils de travail des
contrleurs ; Le systme de notation comportant six critres et des
sous-critres permettant dvaluer la capacit de chaque autorit
contractante dans le systme de gestion de la commande publique ; La
fiche danalyse et de synthse tablie pour chaque autorit
contractante, outil dexploitation labor et utilis par les membres
de la CNM (Annexe 4 : Fiches de revue dtaille par entit).II.
CONSTATATIONS SUR LES DONNES COLLECTEES
1. Rappel des principales obligations en matire de passation de
marchs Afin de mieux apprcier la conduite des procdures de
passation des marchs, nous avons rsum dans le tableau qui suit les
principales obligations des organes de commande publique avec les
rfrences des textes y affrent, en particulier pour les marchs en
dessous du seuil de contrle a priori des Commissions des Marchs.
PRINCIPALES TACHES Nomination des RESPONSABLES Marchs et Marchs par
convention bon de commande PRMP7
REFERENCES DES TEXTES
------------
Articles 5 et 6 du CMP
membres de lUGPM et de la CAO
----
DECRET N 2006-344 du 30 mai 2006 Circulaire n001ARMP/DG/CRR/06
du 03 novembre 2006 Article 15 du CMP ARRET N- 11185 / 2006 / MEFB
du 29 juin 2006 Circulaire n002ARMP/DG/CRR/06 du 03 novembre 2006
Article 15 du CMP Circulaire n002ARMP/DG/CRR/06 du 03 novembre 2006
Arrts n12578 / 2007/MFB, n12579/ 2007/MFB et n12580/ 2007/MFB du 30
juillet 2007 Guide de consultation de prix
Elaboration de lAGPM Plan dacquisition
PRMP-UGPM ----------------
---------------ORDSEC
Publication de lAGPM
PRMP-UGPM
----------------
Elaboration des documents de mise en concurrence : DAO/DP/DC
Lettre dinvitation Lancement de la consultation : Publication de
lAvis Spcifique dAppel dOffres Envoi des lettres dinvitation
Evaluation et attribution Ouverture des plis Evaluation des offres
Validation Attribution Information des
PRMPUGPM ----------------
---------------ORDSEC
PRMPUGPM ----------------
----------------
ORDSEC
Article 15 du CMP Arrt 11184/ 2006 / MEFB du 29 juin 2006 Guide
de consultation de prix
PRMP-CAO SCTE PRMP-CAO PRMP
ORDSE C+ valuat eurs ---------------ORDSEC ORDSEC
Article 18 du CMP DECRET N 2006344 du 30 mai 2006 Guide de la
CAO Guide de consultation de prix Article 27 du CMP
PRMP8
candidats non retenus Elaboration signature approbation et
notification du contrat
PRMP
ORDSEC
Articles 5 et 28 du CMP Arrt 13838/2008/ MFB du 18 juin 2008
2. Organisation et fonctionnement des organes de commande
publique Les contrles effectus auprs des entits ont permis de
dgager les constatations suivantes :a) Au niveau des PRMP :
Quelques PRMP sont nouvellement nommes leur poste la suite de
changement et remaniement des membres du Gouvernement. Cette
situation entrane dans la plupart des cas une nouvelle
rorganisation des membres de lorgane de commande publique,
engendrant des difficults sur leur fonctionnement et surtout sur
leur performance quant lexcution de la commande publique. Dun autre
ct, certaines PRMP cumulent dautres fonctions administratives
telles quORDSEC ou DAF, une situation qui entre en contradiction
avec le principe de professionnalisation des organes de lachat
public, tel quil est dfini dans la Circulaire n001-ARMP/DG/06 du 03
novembre 2006. b) Au niveau des membres de la CAO et lUGPM Dans la
majorit des cas, leffectif des membres de la CAO et de lUGPM est
insuffisant par rapport celui prvu par le texte en vigueur qui est
de 10 15 membres pour la CAO , et de 3 9 membres pour lUGPM . Et
dans dautres cas, aucune nomination na t faite dans ce sens jusquau
moment du contrle. Ce fait constitue une infraction vis--vis du
Code, notamment en ses articles 5 et 6, et a une rpercussion
ngative sur le fonctionnement de lorgane de commande publique. De
plus aucun des membres des organes de la commande contrls nest en
rgle vis--vis de larticle 6 du code prescrivant lengagement par
crit de respecter les obligations du Code dthique. c) Sur la
documentation
9
Dune manire gnrale, toutes les entits contrles disposent dune
documentation assez complte en matire de marchs publics, tant sous
sa forme physique que sous sa forme lectronique. d) Sur la
connaissance en marchs publics Une diffrence notable est constate
quant au niveau de connaissance de chacun des membres de lorgane de
commande publique. En effet, la majorit des PRMP ont suivi des
formations assez avances en passation de marchs, ce qui nest pas le
cas pour les membres de la CAO, de lUGPM, et les ORDSEC qui nont pu
bnficier que dune formation sommaire dispense sur le tas.
e) Sur larchivage Dune manire gnrale, les acheteurs publics ne
disposent pas dun local part pour entreposer leurs archives
relatives aux marchs publics. Et pour pallier cette situation,
elles optent pour la rpartition des dossiers archiver au niveau des
directions qui effectuent la commande. Par contre, chaque entit
utilise un systme de classement et de suivi informatique des
dossiers qui a le mrite de faciliter la recherche. 3. Conduite des
passations de marchs a) La planification La premire tape dans la
conduite des oprations de passation de marchs est la planification,
dont les outils principaux sont lAvis Gnral de Passation des Marchs
(AGPM) et le Calendrier Annuel de Passation des Marchs (CAPM) pour
les contrats situs au dessus des seuils de passation des marchs et
le Plan dAcquisition (PA) pour ceux au dessous des seuils. Les
constatations effectues lors de la revue a posteriori ont fait
apparaitre les faits suivants : Pour les contrats situs au dessus
des seuils de passation des marchs, c'est--dire au niveau des PRMP,
la planification est acceptable. Dans la plupart des cas, lAGPM
selon le modle type existe et contient toutes les informations
prvisionnelles des marchs. Toutefois, certaines anomalies mritent
dtre releves. Par exemple, un cart est relev entre les montants
estims des contrats figurant dans les AGPM et les montants rels des
marchs qui en sont issus, ce qui dmontre une mauvaise estimation
des besoins. De mme, cet cart est aussi constat entre la date prvue
pour la mise disposition des DAO et celle de sa disponibilit relle.
Enfin, il y a aussi des cas o lAGPM est disponible mais nest pas
mis jour.10
Pour les contrats situs au dessous des seuils de passation, cest
dire au niveau des ORDSEC, la planification est nettement moins
organise : en effet, la majorit des consultations par voie
daffichage et les consultations de prix restreintes ne sont prvues
dans aucun plan dacquisition. Et si quelques fois, le plan
dacquisition existe, il nest ni dat ni approuv par la PRMP. La
principale consquence de ce manque de planification est le recours
abusif aux pratiques de fractionnement.
b) Les documents de mise en concurrence Le second volet de la
revue concerne les documents de mise en concurrence, qui
comprennent les avis spcifiques de mise en concurrence (Avis dappel
doffres, avis de consultation de prix par voie daffichage ou lettre
dinvitation,). Pour les contrats au dessus des seuils de passation
des marchs : Les documents utiliss pour la mise en concurrence sont
dans la plupart de cas conformes aux modles prvus et acceptables
dans leur contenu. Toutefois, quelques cas mritent dtre soulevs,
dont entre autres : - Le dfaut de prcision sur les formes de la
garantie de soumission entrainant la non-conformit des offres - La
survaluation de la garantie de soumission (allant jusqu 3% du
montant estim du march). - Le dlai excessivement long de la validit
des offres (1 an) qui pourrait entrainer des montants levs des
offres ; - Lomission de mentionner le dlai de validit de loffre do
sa non-conformit.
Pour les contrats au dessous des seuils de passation des marchs
Les anomalies sont plus nombreuses et plus graves, surtout dans le
cas des consultations de prix auprs dau moins 3 prestataires. En
effet, on a pu y rpertorier plusieurs cas dirrgularits dont les
plus flagrants sont les suivants : - les lettres dinvitation qui
font dfaut - si ces lettres existent, elles ne sont pas conformes
aux modles types rglementaires, et surtout ne contiennent pas les
informations essentielles pour une concurrence saine (pas de date
limite de remise des plis, ni de dlai prvu de livraison ou
dexcution des prestations,). - les lettres dinvitation ne
mentionnent pas les quantits des articles commander et ne font que
demander les prix unitaires. Les montants des bons de commande qui
en rsultent ne font ainsi rfrence aucune planification. 11
-
Le nombre minimum de candidats consulter nest pas respect. c)
Publication et mise en concurrence
Pour les appels doffres Dune manire gnrale, la publication des
avis spcifiques dappel doffres dans les journaux a t respecte et
les copies sont archives au niveau des UGPM. Pour les slections par
voie daffichage Des cas de non transmission des avis de
consultation de prix au Contrle Financier ont t observs, mettant
ainsi en doute leffectivit de la mise en concurrence tant donn que
cette transmission est la seule preuve objective de lauthenticit de
laffichage. Pour les comparaisons des prix Le choix des mmes
prestataires pour toutes les consultations effectues au niveau des
ORDSEC est frquent, surtout pour les fournitures o chaque type de
fourniture devient presque lexclusivit dun fournisseur privilgi. On
retient aussi le fait que certains achats sont effectus aprs
consultation de 2 candidats voire mme un seul, ce qui nest pas
conforme la rglementation qui en exige au minimum 3. d) Evaluation
des offres et attribution A ce stade, les quelques entorses
suivantes ont t constates: Pour lappel doffres ouvert et laffichage
:
Non respect des dates et heure douverture des plis Malgr leur
extrme importance, force est de dplorer que la date et lheure
douverture des plis ne soient pas souvent respectes. Des dcalages
allant de quelques heures 1 jour ont t observs, sans que des
reports aient t officiellement annoncs au pralable pour que les
candidats puissent sy prparer. Dans certains cas, labsence des
candidats la sance douverture des plis trouve ses explications par
ces reports non annoncs. Inexistence du registre des procs verbaux
Par ailleurs, toutes les entits ne se sont pas encore conformes la
tenue dun registre des procs-verbaux douverture des plis numrot,
cot et paraph. Irrgularits dans le processus dvaluation Ces
irrgularits et imperfections concernent gnralement les cas suivants
:12
- confusion entre la conformit des offres et la qualification
des candidats, -valuation base uniquement sur les montants mais
sans vrification des spcifications techniques, -dclaration doffres
anormalement basse sans avoir runi des preuves consistantes,
-surtout, la pratique de lvaluation sur la base des prix unitaires.
En dautres termes, le retour lusage de la convention de prix,
notion pourtant non reconnu par le code des marchs publics. Manque
de transparence : Les manquements suivants sont constats par
rapport aux conditions lies la transparence du processus: -dfaut de
notification du procs verbal douverture des plis aux candidats,
-inexistence de la dcision dattribution, -non publication de la
dcision dattribution, -absence dinformation officielle des
candidats retenus ou non retenus. Ces omissions gnralement dues une
ngligence ou une malveillance pourraient tre redresses sans
difficult majeure. Pour les achats par bon de commande :
Pour ce type de procdure, on note labsence de documents de
comparaison des offres, et sils existent, ils sont signs par une
seule personne, ce qui nest pas conforme au principe du double
regard dans le processus de vrification.
e) Contrats Pour les marchs et les conventions Globalement, la
conduite de llaboration du contrat est satisfaisante. On signale
toutefois la lenteur du circuit de signature au niveau de certaines
autorits contractantes, car il est des cas o lon observe un dlai
qui peut courir jusqu quatre (04) mois entre la date de signature
du contrat par le titulaire et la date dapprobation de la PRMP.
Pour les achats par comparaison de prix Sur cet aspect, on peut
noter notamment labsence de bon de commande. En effet, lachat est
effectu directement auprs du titulaire sans aucune formalit, malgr
le fait quun paiement li cette pratique a dj t rejet par le Trsor
pour absence de contrat Paralllement, certains ORDSEC affirment
avoir uniquement pour mission de procder des oprations de
rgularisation des dpenses. En effet, les GAC13
effectuent dabord les achats directement auprs dun prestataire,
et lORDSEC procde ensuite la rgularisation de la dpense en
constituant les 3 factures pro formas ncessaires et le bon de
commande y affrent.III. ANALYSE DES RESULTATS ET
RECOMMANDATIONS
1. Sur lorganisation et le fonctionnement des organes de la
commande publique Les dfaillances constates au niveau de
lorganisation et du fonctionnement de la commande publique rsultent
de plusieurs facteurs : Certaines autorits contractantes ignorent
le caractre exclusif de la fonction de la PRMP, les conduisant la
faire cumuler avec dautres fonctions administratives, Pour
certaines entits, le changement frquent de PRMP ainsi que
lclatement dun ministre en plusieurs autres ministres perturbe la
chane de commande publique et retardent la mise en place de la CAO
et de lUGPM, la plupart des prestations tant fait par bon de
commande, certaines autorits contractantes ne voient pas la ncessit
dinstaurer la CAO et lUGPM, les PRMP ne manifestent pas beaucoup
dinitiative pour renforcer la capacit des membres de lUGPM, de la
CAO et des ORDSEC en matire de passation de marchs publics, la
majorit des entits ne dispose pas suffisamment de bureaux pour
pouvoir amnager un local spcifique destin aux archives.
Recommandations : Ainsi, pour amliorer lorganisation et le
fonctionnement de la commande publique, les recommandations
suivantes sont mises pour lensemble des entits contrles:
professionnaliser la fonction de PRMP en la dotant des moyens
ncessaires pour laccomplissement de sa mission et respecter le
caractre exclusif de la fonction, mettre en place la CAO et lUGPM
et respecter leffectif recommand par le texte en vigueur qui est de
10 15 membres pour la CAO, et de 3 9 membres pour lUGPM,
Sensibiliser chaque membre de lorgane de commande publique sur
lobligation de sengager par crit sur le respect du Code dthique
Etoffer la documentation en se rfrant au site web de lARMP pour les
ventuelles mises jour ou modification des diffrents textes rgissant
les Marchs Publics, Organiser des sances de formation interne ou
avec lappui des formateurs externes pour le renforcement de capacit
de chacun des membres de lorgane de la commande publique. Disposer
dun local spcifique et adapt pour les archives.14
LARMP, de par son rle de rgulation, devra accompagner ces entits
dans lapplication des diverses recommandations mises ci-dessus en
apportant sa contribution et son savoir-faire sur les points
suivants : Assistance technique, notamment sur lorganisation et le
fonctionnement de la commande publique, Renforcement de capacit des
membres de lorgane dachat en prvoyant un programme de formation
spcifique et adapt Sensibilisation sur la ncessit de lengagement
crit relatif au respect des obligations du Code dthique. 2. Sur la
conduite des passations des marchs Concernant la conduite des
procdures de passation de marchs, lanalyse des constatations a
permis davancer les conclusions suivantes : a. La planification Au
niveau de la PRMP, la planification est acceptable, malgr quelques
points amliorer. Cet tat des choses est sans doute d au fait que :
La plupart des PRMP et UGPM, dans le cadre de leur
professionnalisation, ont dj pu bnficier de formations diverses,
Lobligation de dresser et de publier les AGPM et CAPM impose par
les textes depuis quelques annes, et renforce par la mise en place
du SIGMP, commence par tre intriorise par les responsables, Les
alas issus de la conjoncture sociopolitique actuelle qui ont entran
des bouleversements au niveau des responsables (nouveaux PRMP), de
la dtermination des besoins et des priorits, ainsi que les
contraintes au niveau de lexcution budgtaire (rgulation des
engagements), nont pas permis certaines entits de bien grer la
planification des procdures de passation des marchs. Mais cette
situation serait aggrave par une mconnaissance probable par les
Autorits de dcision, des nouvelles rgles de passation des marchs.
Par contre, au niveau des ORDSEC, la planification nest pas
toujours systmatique, voire inexistante. Plusieurs facteurs peuvent
en tre la cause : La plupart dentre eux nont pas encore pu bnficier
de formations spcifiques et soutenues en passation des marchs, Les
textes concernant la planification des procdures pour les contrats
situs au dessous des seuils de passation nont t insrs dans la
Circulaire budgtaire que trs rcemment et beaucoup dORDSEC ne sont
pas encore au courant de ces dispositions.15
Recommandations : Poursuivre et instaurer systmatiquement un
programme de renforcement de capacit des membres de lorgane dachat
A linstar des AGPM et CAPM, rendre obligatoire lutilisation du Plan
dAcquisition notamment par son intgration dans le SIGMP Quelle que
soit la situation sociopolitique, respecter les obligations lies la
gestion de la commande publique b. Les documents de mise en
concurrence Au niveau de la PRMP, les rsultats de la revue ont
montr que la plupart des intervenants maitrisent assez bien
lutilisation des documents de mise en concurrence. Toutefois, la
prsence de quelques anomalies dmontre une certaine lacune dans la
maitrise des divers documents, les garanties, la validit des
offres, Au niveau des ORDSEC, lanalyse des constats peut se rsumer
comme suit : Lexistence de nombreuses anomalies rsulte dune
insuffisance de connaissance sur les documents-type (lettre
dinvitation,) et leur utilisation, La fonction de passation des
marchs semble tre considre comme subsidiaire pour les ORDSEC, qui
cumulent par ailleurs dautres fonctions, Linsuffisance de la
supervision par la PRMP des oprations inities par les ORDSEC
aggravant la carence de formation, La msentente frquente constate
entre la PRMP et lORDSEC. Recommandations : Un renforcement des
capacits devra encore tre initi et continu au niveau de certains
PRMP et UGPM, et surtout au niveau de tous les ORDSEC, en vue de la
bonne utilisation des divers documents de mise en concurrence.
Renforcement de la sensibilisation des responsables de la passation
des marchs, surtout au niveau des ORDSEC, sur les risques encourus
en cas de mconnaissance des rgles (Code dthique) Renforcement de la
supervision par la PRMP des oprations inities par les ORDSEC En cas
de situation conflictuelle entre la PRMP et lORDSEC, leurs chefs
hirarchiques doivent prendre des mesures idoines. c. Publication et
mise en concurrence16
Leffectivit de la publication de lavis de consultation de prix
par voie daffichage est fondamentale puisquelle est la base dune
concurrence transparente, saine et optimale, et lve les risques de
favoritisme. Sa publication dans le dlai rglementaire (minimum 10
jours) dans des emplacements appropris garantit la participation
des candidats potentiels, la prparation dune offre comptitive,
ainsi que la bonne apprhension par les candidats des conditions de
participation. Pour les comparaisons de prix, la mise en
concurrence rpte des mmes candidats et le choix trs frquent du mme
attributaire pourraient tre interprte de clientlisme ou de
favoritisme. En plus, un prestataire se sentant privilgi et
exclusif pourrait en profiter pour imposer ses conditions, cette
situation affecte ainsi la moralit des prix et la qualit des
prestations Recommandations : Procder laffichage de lavis de
consultation de prix dans un nombre maximum demplacements : contrle
financier, service concern, panneau daffichage du ministre, ARMP,
Publier une fois lavis de consultation de prix dans un journal
quotidien si les conditions financires le permettent Diversifier
les fournisseurs pour avantager la comptitivit des prix et la
concurrence saine. Procder un appel pr-qualification dans les
journaux pour tablir une base de donnes de prestataires potentiels
LARMP devrait sensibiliser le Contrle financier pour refuser
dapposer son visa sur une convention dont lavis de consultation de
prix ne lui a pas t transmis officiellement pour affichage. d.
Evaluation et attribution La date et lheure douverture des plis
doivent obligatoirement concider avec la date et lheure limite
fixes pour la remise des offres. Tout cart au respect de cette rgle
constitue une irrgularit. Les raisons avances pour justifier ces
dcalages sont principalement le retard des membres de la CAO.
Pourtant, il convient de rappeler que les membres de la CAO sont
tenus par le code dthique de faire preuve de disponibilit et de
ponctualit. Lors du processus dvaluation des offres, le mlange des
critres de conformit et des critres de qualification pourrait
fausser lvaluation, ne permettant pas ainsi de slectionner la
meilleure offre. Par ailleurs, lors de lvaluation des offres, les
autorits contractantes ont lintention de se focaliser uniquement
sur les montants, en ngligeant la vrification des spcifications
techniques, ce qui peut compltement fausser lvaluation.
17
La poursuite de la pratique de la convention de prix (slection
sur la base des prix unitaires) est une irrgularit flagrante, car
elle manque de transparence et fait perdre lconomie dchelle. Cette
recommandation a dj t catgorique lors du contrle a posteriori ralis
en janvier 2008. Pour les achats par bon de commande, labsence ou
la non-conformit du dossier de comparaison de prix pourrait
affecter la transparence du processus, tant donn quil ny pas non
plus de processus formel douverture des plis. La difficult rside
sur le faite que les exigences sur la rgularit du processus
douverture des plis et la comparaison des offres ne sont pas trs
explicites dans les textes rglementaires pour ce type de mise en
concurrence. Il sagit donc de trouver une amlioration qui a pour
but de renforcer la transparence et lintgrit, sans trop alourdir
les tapes du processus. Recommandations : Respecter de faon
rigoureuse la date et lheure douverture des plis. Il faudrait
prvoir la date et lheure qui conviennent tous les membres de la CAO
avant de les fixer dans les DAO. Publier pralablement tout ventuel
report de la date et lheure douverture des plis afin que les
candidats sy prparent Suivre lordre spcifi dans le DAO lors du
processus dvaluation : contrle de la conformit des offres,
correction des erreurs, valuation et comparaison des offres,
vrification de la postqualification des candidats (voir Guide de la
CAO dans le site web de lARMP) Emettre une recommandation ferme au
Contrle financier de procder un rejet systmatique de tout dossier
de convention de prix qui lui est soumis pour visa Pour les achats
par bon de commande, tablir une fiche unique qui servira la fois de
procs verbal douverture des offres et de comparaison des offres
reues. Cette fiche (une page maximum) sera signer par au moins deux
personnes. e. Contrats La lenteur du circuit de signature porte
prjudice lintgrit du processus dattribution, et fait souffrir
lexcution de la dpense et donc met en cause la crdibilit de
lautorit contractante. Elle a galement des impacts ngatifs sur la
planification cause du retard sur le dbut des prestations, surtout
pour les travaux. Enfin, elle pourrait aussi affecter les prix par
lexpiration de la date de validit de loffre du candidat
attributaire. Labsence des bons de commande pour les achats par
comparaison de prix et lopration de rgularisation sont en grande
partie dues aux faiblesses constates au niveau de la planification.
Plusieurs autorits contractantes lutilisent souvent comme solution
de facilit pour faire face des besoins18
classiques mais non planifis. Il faut cependant souligner que ce
sont des irrgularits flagrantes, et mnent toute sorte de risques :
corruption, entente frauduleuse, gaspillage . Recommandations :
Respecter les dlais rglementaires de traitement de dossier au
niveau dune structure signataire, et suivre le circuit de signature
avec rigueur Respecter les tapes du processus dachat :
planification, mise en concurrence, tablissement de contrat
Instaurer une collaboration troite entre lARMP, les autres organes
de contrle et les comptables publics pour radiquer ces cultures
malveillantes qui semblent tre fortement ancres.
IV.
CONCLUSION
Les rsultats du contrle a posteriori effectu auprs de 21
ministres et 03 institutions ont permis lARMP, et en particulier la
CNM, davoir une apprciation gnrale sur la pratique de la passation
des marchs19
actuellement, la suite de la rforme engage depuis 2000. En
effet, plusieurs actions ont t menes depuis la cration de lARMP,
allant de la mise en cohrence des textes rgissant les marchs
publics avec la pratique internationale actuellement reconnue, au
renforcement de la capacit de tous les intervenants dans le
domaine. Les actions entreprises ont port leur fruit, malgr des
dfaillances qui ncessitent des remdes efficaces, prennes et adapts.
Des amliorations notables sont perues quant au respect des grands
principes noncs par le Code des Marchs publics, savoir la
transparence de la procdure, lgalit de traitement des candidats et
la libert daccs la commande publique. Ces amliorations sont
visibles par la gnralisation de la publication de lAGPM et des
documents dappel concurrence, la mise en place progressive des
organes de commande publique et lutilisation systmatique du
logiciel SIGMP pour la gestion de la commande publique. Nanmoins,
de plus importants efforts doivent encore tre engags dune part,
pour amliorer le processus de planification afin dviter le recours
abusif au fractionnement de la commande publique, et dautre part,
pour radiquer les pratiques malveillantes qui persistent toujours
cause du manque de rigueur dans le contrle et suivi dans toutes les
tapes du processus. Ces efforts seront axs principalement, dabord
sur la professionnalisation de la structure de la commande publique
en la dotant des ressources ncessaires (humaines, matrielles,
infrastructures), ensuite sur le renforcement de capacit des
intervenants par llaboration dun programme de formation spcifique
pour chaque organe cible et enfin, sur le renforcement du contrle
tous les niveaux avec la participation de tous les organes concerns
(Inspection Gnrale dEtat, Contrle Financier, Autorit de Rgulation
des Marchs Publics,.). La russite de la mise en application de ces
recommandations ncessite des rflexions et dbats largis quant
lopportunit de procder la revue de certains textes et outils, et
surtout la mise en place dun systme de veille de la commande
publique pour le suivi permanent des pratiques au niveau des
Autorits Contractantes.
ANNEXE 120
LISTE DES INSTITUTIONS ET MINISTERES CONTROLESMINISTERE DE
LINTERIEUR MINISTERE DE LA JUSTICE MINISTERE DE LA PECHE ET DES
RESSOURCES HALIEUTIQUES MINISTERE DE LELEVAGE MINISTERE DE
LENVIRONNEMENT ET DES FORETS MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DU
TRAVAIL ET DES LOIS SOCIALES MINISTERE DE LAMENAGEMENT DU
TERRITOIRE ET DE LA DECENTRALISATION MINISTERE DES FORCES ARMEES
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET MINISTERE DE LA POPULATION
MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS ET DE LA METEOROLOGIE MINISTERE DE
LAGRICULTURE PRESIDENCE DE LA HAUTE AUTORITE DE LA TRANSITION
PRIMATURE MINISTERE DE LENSEIGNEMENT SUPERIEUR MINISTERE DU
COMMERCE MINISTERE DE LA CULTURE ET DU PATRIMOINE MINISTERE DE
LENERGIE MINISTERE DE LA SECURITE INTERIEURE MINISTERE DE LA
COMMUNICATION MINISTERE DE LA JEUNESSE ET DES LOISIRS MINISTERE DE
LECONOMIE ET DE LINDUSTRIE MINISTERE DES SPORTS
ANNEXE 2 SYSTEME DE NOTATIONUn systme de notation a t conu pour
permettre dvaluer la capacit de lAutorit contractante sur la
conduite des procdures de commande publique. Il prend en compte
lorganisation gnrale et le fonctionnement des organes de la
commande publique dune part, et la conduite de la passation de la
commande publique dautre part. Des amliorations peuvent tre
apportes au fur et mesure de son utilisation et moyen terme, ce
systme tendra vers linstauration dun systme de certification des
organes de commande publique sur la conduite de la passation des
marchs. 1. LES CRITERES DE NOTATION
21
Pour permettre une apprciation objective, la notation est base
sur les critres et sous critres ci aprs : CRITERE 1. Organisation
commande archivages des organes publique de et SOUS CRITERE
Existence effective des organes de commande publique : PRMP, CAO,
UGPM : Niveau de connaissance en Marchs publics Documentation en
matire de Marchs publics Conditions darchivage : existence dun
local spcifique, facilit de recherche et suivi informatique des
archives Existence des documents de planification et conformit au
modle type Existence des documents de mise en concurrence et
conformit au modle type Respect de la publication des AOO et AGPM
dans les journaux et affichage Respect de la procdure douverture
des plis Respect de la procdure dvaluation des offres Respect de la
procdure dattribution (dcision dattribution information des
candidats non retenus) Respect des rsultats de lvaluation et
dattribution (attributaire et montant de loffre) Conformit au modle
type de contrat
2. Planification 3. Mise en concurrence 4. Publication 5.
Evaluation et attribution
6. Contrat
2. NOTE ET PONDERATION Une plus grande importance a t accorde
aux phases de mise en concurrence, de publication et de lvaluation
car elles constituent lossature de la passation de marchs, eu gard
aux trois grands principes qui rgissent les Marchs Publics. Des
pondrations moindres ont t donnes aux restes des critres suivant
leur importance dans le processus. Le tableau ci aprs rsume la
valeur des notes attribuer chaque critre ainsi que leur pondration
respective. 22
Pour chaque entit, la notation prend en compte la totalit des
chantillons de contrat contrls tant au niveau de la PRMP quau
niveau des ORDSEC.
3. INTERPRETATION DES RESULTATS Diverses interprtations peuvent
tre formules selon les constatations effectues durant le contrle,
mais dune manire gnrale, nous pouvons les regrouper sur trois
grandes catgories suivant la note obtenue par lentit contrle : NOTE
OBTENUE 75 100 APPRECIATIONS GENERALES
Organe de commande publique bien organise. Conduite des
procdures de commande publique satisfaisante. Note Pondrati Note
maximale CRITERE on pondre maximale Organisation des organes de 3 3
9 50 74 Organe archivages commande publique etde commande publique
moyennement organise. Quelques irrgularits constates dans la
conduite des procdures de la 3 5 15 Planification commande
publique.3 24 0 en Organe de commande publique peu ou 8 mal
organise. Des Mise49 concurrence irrgularits et infractions
constates dans la conduite des procdures de la commande publique. 3
8 24 Publication
Evaluation et attribution ContratTOTAL
3 2
8 2
24 4 100
ANNEXE 3 LISTE DES MEMBRES DE LA CNM ET DES CONTROLEURS Les
membres de la CNM Mr TOVOHERIHAVANA Philibert (Prsident) Mr
RAZAFINDRAKOTONIRINA Fidle Mr RAKOTONDRALAMBO Rado Herilalaina Mr
RASAMOELINA Eric Tiana Mr RIJAVOLA Herijaona Andriamihaja Les
contrleurs Mr Andriamiharison Radoniaina Mlle Ramangason Joanne Mr
Andriatombozafy Mermoz Georges Mr Hajatiana Endor Cadet Mr
Rakotoson Mamiharison Benjamin Mme Randrianarijaona Hasiniaina Mr
Randriantina Willys Mr Rakotomamonjy Tahiana23
Mr Rakoto Mitondrasoa Andrianina Mr Jaonasy Anivosoa Mr
Derasoandriamahafaly Jean de Bon Mr Andrianarison Hasina Mme
Ravelojaona Lalao Seheno Mme Randriamanambelo Solohery Mme
Randrianambinintsoa Herimiadana Mme Razafindranaivo Lyva Mr Ialy
RADIO Eric Mr Rasamoelina Rija Mme Ralalarisoa Lydia Mireille
ANNEXE 4
FICHES DE REVUE DETAILLEE PAR ENTITE
24
25
MINISTERE DE LA JUSTICE Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP et
4 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010
Nombre de contrats passs durant la priode : 28 Echantillon de 6
contrats : 1 March de gr gr + 1 March par appel doffres + 4 Bon de
commande
Constat1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP :
PRMP : Magistrat ayant reu plusieurs formations en marchs publics
UGPM : 5 membres ayant tous reu des formations en marchs publics
(ARMP) CAO : la dcision de nomination contient uniquement 5 membres
: insuffisant par rapport au texte rglementaire. Ayant reu des
formations (ENAM, ARMP) Bonne tenue de la documentation Archivage :
class par anne et par contrat, Au niveau des ORDSEC : Membre UGPM :
1 membre (non inclus dans la dcision de nomination de lUGPM ) CAO :
2 membres (non inclus dans la dcision de nomination de la CAO) Sans
formation spcifique en march public reue pour lORDSEC, UGPM et CAO
Documentati on : pas de documentation Archivage : au niveau des
comptables
Notati on
Recommandation
6,75/9
Complter le nombre de la CAO (15 membres)
- Les membres de la CAO doivent tre nomms dans une seule
dcision, mme si certains agissent pour le compte de lORDSEC (mme
chose pour les membres de lUGPM) - Organisation de clinique interne
pour partage de connaissance entre quipe PRMP et quipe ORDSEC
26
Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la part
des membres de lorgane dachat
Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront
sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du
code dthique
2 Planification Au niveau de la PRMP : Ecart assez important
observ entre lestimation des besoins et le montant du march
Planification : acceptable Au niveau des ORDSEC : Des contrats
effectus ne figurent pas dans le plan dacquisition. Plans
dacquisition non dats et non transmis la PRMP Montant prvus dans
les plan dacquisition concidant parfaitement avec le montant du bon
de commande, ce qui semble tre anormal (apparemment une
rgularisation) 3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la
PRMP : forme et contenu DAO : acceptable Au niveau ORDSEC :
Imperfection s sur les lettres dinvitation : non dates, pas de
facture pro forma Informations incompltes : pas de description des
prestations, pas de dlai dexcution, 4 Publication (uniquement PRMP)
- Avis spcifique publi 3 fois dans les 27 16/24 6,88/15 Apporter
plus de prcision et de rigueur dans lestimation et laffinage des
besoins.
Elaborer avec le plus grand soin le plan dacquisition, et avant
toute mise en concurrence : soumettre le plan dacquisition la PRMP
pour approbation transmettr e le plan dacquisition approuv au
contrle financier mettre jour le plan dacquisition chaque fois quil
y a un changement (nouvel achat, modification de montant,
annulation dachat, report de date dachat,)
Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation, en
particulier, y mettre toutes les informations concernant lachat
journaux : acceptable - Photocopies des journaux archives
24/24
5 Evaluation des offres et attribution Au niveau de la PRMP : -
conduite du processus juge acceptable Au niveau ORDSEC : - dcalage
entre lheure limite de remise des offres annonce et lheure
douverture des plis - tableau comparatif des offres ne mentionnant
pas les offres classes 2 et 3 - inexistence de dcisions
dattribution, dcision date aprs visa du CF 6 Contrat Au niveau de
la PRMP : - Acceptable mais circuit de signature assez long :
risque de dpassement de la priode de validit des offres Au niveau
ORDSEC : - acceptable CONSTAT GENERAL : planification et conduite
de la passation de marchs acceptables au niveau PRMP/UGPM Beaucoup
dimperfections au niveau de la planification et de la conduite des
achats au niveau ORDSEC Note total : 74/100 - important effort
faire dans la planification surtout au niveau des ORDSEC dans
ltablissement et laffinage du plan dacquisition - beaucoup de
redressement faire dans la conduite des acquisitions par
comparaison de prix - Formation dispenser pour lquipe de lORDSEC,
et organisation de clinique interne entre PRMP/ORDSEC 28 - Amliorer
le dlai du circuit de signature. Mettre en place une collaboration
troite avec le Contrle financier pour lheure douverture des plis
doit concider avec lheure limite de remise des offres faire figurer
les 3 offres reues dans le tableau comparatif tablir temps la
dcision dattribution 18/24
3,5/4
(moyen)
MINISTERE DE LA SANTE Organes concerns et chantillons : Nombre
total dorgane dachat : 1 PRMP et 8 ORDSEC Priode concerne par le
contrle : janvier juin 2010 Nombre de contrats passs durant la
priode : 223 (source SIGMP) Echantillon de 25 contrats : 3
conventions + 22 bons de commande
Constat
Notati on
Recommandation
1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP : PRMP :
attach dadministration des universits. Ayant assist 4 sminaires en
marchs publics. Nomination trs rcente mais pas de passation avec
lancienne PRMP UGPM : 7 membres, la majorit nayant reu aucune
formation en marchs publics CAO : 15 membres, la totalit nayant reu
aucune formation en marchs publics. Bonne documentation et
archivage en gnral mais insuffisance de mobiliers de rangement Au
niveau des ORDSEC : 8 ORDSEC 29 8,25/9 La passation de service avec
lancienne PRMP doit tre effectue dans les meilleurs dlais
Ncessit de formation en marchs publics pour les membres de lUGPM
et de la CAO
au niveau central, la plupart nayant reu aucune formation en
marchs publics Chaque ORDSEC dispose dun UGPM et dune CAO, mais on
observe toujours les carences en formation Certains ORDSEC ne
dispose pas dune documentation complte (document-type surtout) Sans
engagement crit pour le respect du code dthique de la part des
membres de lorgane dachat
Ncessit de formation en marchs publics pour les ORDSEC et leurs
organes dachat
Etoffer la documentation en utilisant le site de lARMP
(www.armp.mg) Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO,
ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour
le respect du code dthique
2 Planification - Aucun plan dacquisition tabli, mais achats
bass uniquement sur le plan dengagement - Fractionnement de
contrats par suite de mauvaise planification - Montant de contrat
plutt dict artificiellement par le seuil au lieu dtre obtenu par
les vrais besoins Elaborer avec le plus grand soin le plan
dacquisition, et avant toute mise en concurrence : soumet tre le
plan dacquisition la PRMP pour approbation transm ettre le plan
dacquisition approuv au Contrle financier mettre jour le plan
dacquisition chaque fois quil y a un changement (nouvel achat,
modification de montant, annulation dachat, report de date dachat,)
Lapprciation du montant du contrat doit tre effectue avec sincrit
(prise en compte de lhomognit et de lunit fonctionnelle) pour viter
tout risque de fractionnement 3 Document de mise en concurrence
30
5/15
Au niveau PRMP : - Irrgularit dans la conduite de procdures :
achat effectu sous forme de comparaison de prix alors que le
montant dpasse le seuil dappel doffres ouvert - Absence de prcision
sur la forme de la garantie de soumission, entranant le rejet de la
plupart des offres - absence de prcision sur la dure de validit des
offres - acte dengagement incomplet - absence de lEtat des sommes
verses aux tiers
8/24
Une acquisition dont le montant estim est suprieur au seuil de
passation de march doit tre : - annonc dans lAGPM - conduit suivant
le processus dappel doffres ouvert Etablir un DAO contenant toutes
les informations permettant aux candidats de prparer convenablement
leurs offres
Au niveau ORDSEC : Imperfecti ons sur les lettres dinvitation :
lettre non date, pas de date limite de remise des offres, pas de
dlai de livraison, date erron (2009) Lettre dinvitation demandant
uniquement des prix unitaires (convention de prix) pouvant entraner
aprs un panachage 4 Publication Au niveau ORDSEC - inexistence de
preuve de transmission des affichages au Contrle financier 5
Evaluation des offres et attribution Convention - Non respect de la
date et lheure douverture des plis - PV douverture des plis non
remis 31 16/24
Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation, en
particulier, y mettre toutes les informations concernant lachat
(www.armp.mg)
La demande de prix doit imprativement prciser les quantits des
fournitures objet de lachat.
- Pour les procdures par affichage, un avis de consultation de
prix devrait tre transmis officiellement pour affichage au contrle
financier
8/24 La date et lheure douverture des plis doivent concider avec
la date et lheure limite de remise des offres
aux candidats - absence dinformation aux candidats (retenu et
non retenus) - absence de la publication par affichage de lavis
dattribution - non respect des 10 jours dattente aprs lattribution
avant la signature du contrat Bon de commande : - irrgularits des
factures pro formas compares : sans date, sans signature des
candidats - inexistence de tableau de comparaison des offres -
irrgularit des tableaux de comparaison des offres : sign par une
seule personne, non dat, sans dsignation de lattributaire -
comparaison effectue sur les prix unitaires uniquement 6 Contrat Au
niveau ORDSEC : - irrgularits des formes des bons de commandes :
non dats, absence du dlai dexcution (pour les travaux) - la plupart
des bons de commande de fourniture ne prcisent pas lobjet des
prestations mais uniquement prestation de fourniture CONSTAT
GENERAL : Planificatio n non rigoureuse mais dicte uniquement par
les seuils et sapparente des fractionnement - Imperfections dans la
conduite de la passation de marchs : conditions des DAO non
claires, lettres Note total : 2/4 - Etablir les bons de commande
dans les formes rglementaires - Prciser le dlai dexcution/
livraison dans le Bon de commande - Prciser lintitul exact de
lachat dans les bons de commandes Les factures pro formas objet de
la comparaison de prix doivent tre tablis de faon authentique par
les candidats consults (dates, signes, cachets, )
Le tableau de comparaison des offres doit tre tabli et sign par
au moins 2 responsables
48/100
- Assurer une bonne planification partir des besoins rels.
Etablir lAGPM et le Plan dacquisition en se rfrant aux besoins -
Suivre rigoureusement les
32
dinvitation et bons de commandes non rglementaires, - pratique
de la convention de prix
Insuffisan t
conditions prescrites dans les documents de mise en concurrence
et les formes rglementaires des contrats - Pratique de la
convention de prix abandonner car non rglementaire - Formation
organiser pour lensemble de lorgane dachat
33
MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS Organes concerns et chantillons :
Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP et 6 ORDSEC Priode concerne
par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs
durant la priode : 20 (source SIGMP) Echantillon 4 contrats : 1
convention + 3 bons de commande
Constat1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP :
PRMP : Ingnieur des travaux publics ayant reu beaucoup de formation
en marchs publics UGPM : 9 membres dont 5 ayant reu des formations
juges consistantes en marchs publics. Des membres de lUGPM sont
supplants dORDSEC et membre de la CAO CAO : 16 personnes nommes
travers 4 dcisions, une dcision par type de marchs (travaux,
fournitures, services, prestations intellectuelles). 7 membres ont
reu des formations en marchs publics (ENAM, ININFRA). Des membres
UGPM sont en mme temps membre de la CAO et supplant dORDSEC.
Document ation : Acceptable Archivage : class par contrat Au niveau
des ORDSEC : 6 ORDSEC au niveau central ayant reu des formations
acceptables (ENAM, ININFRA) Les CAO interviennent pour les
conventions rattaches aux
Notatio n
Recommandation
3,75/9
Les membres de lUGPM ne doivent pas tre membre de la CAO.
Les responsables de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO) ne doivent
en aucun cas faire partie de lorgane dengagement financier
(ORDSEC)
UGPM et CAO renommer en prenant soin de vrifier que : (i) aucun
membre de lUGPM ne soit membre de la CAO (ii) aucun membre de lUGPM
ni de la CAO ne fasse partie de lorgane de engagement financier
(ORDSEC)
Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront
sacquitter de leur devoir dengagement par 34
ORDSEC, mais toujours un mlange des membres UGPM/CAO/ORDSEC Sans
engagement crit pour le respect du code dthique de la part des
membres de lorgane dachat 2 Planification Au niveau de la PRMP :
Existence de prestation annonce comme appel doffres ouvert dans
lAGPM, alors que conduite par voie daffichage Ecart entre la date
annonce de disponibilit de dossier dans lAGPM et la date effective
de lancement 6,25/15
crit pour le respect du code dthique
Le choix du type de mise en concurrence annonce dans lAGPM doit
tre suivi pour respecter lattente lgitime des candidats Apporter
plus de prcision et de rigueur dans la planification et le
calendrier annonc doit tre respect, sinon procder la mise jour de
lAGPM Elaborer avec le plus grand soin le plan dacquisition, et
avant toute mise en concurrence : soum ettre le plan dacquisition
la PRMP pour approbation trans mettre le plan dacquisition approuv
au Contrle financier mettr e jour le plan dacquisition chaque fois
quil y a un changement (nouvel achat, modification de montant,
annulation dachat, report de date dachat,) Lapprciation du montant
du contrat doit tre effectue avec sincrit (prise en compte de
lhomognit et de lunit fonctionnelle) pour viter tout risque de
fractionnement
Au niveau des ORDSEC : - Aucun plan dacquisition tabli au niveau
des ORDSEC - Fractionnement de contrats par suite de mauvaise
planification
35
3 - Document de mise en concurrence Au niveau ORDSEC :
Imperfecti ons sur les lettres dinvitation : pas de date limite de
remise des offres, pas de dlai de livraison Demande de prix ne
suivant aucune disposition rglementaire 4 Publication Au niveau
ORDSEC - Utilisation de la formule les plis seront ouverts
immdiatement aprs lheure limite de remise des offres , ce qui peut
prter confusion dans linterprtation du mot immdiat 5 Evaluation des
offres et attribution Au niveau ORDSEC : CONVENTION : - dcalage
entre lheure limite de remise des offres annonce et lheure
douverture des plis - non pertinence du PV douverture des plis
(plis reus non ouvert sans explication dans la fiche de
dpouillement) - le rapport dvaluation ne suit pas le modle type de
lARMP - le rapport dvaluation ne contient aucune vrification des
spcifications techniques - dclaration dune offre anormalement basse
sur la base dune correspondance tlphonique et des photos, alors que
loffre en question est la moins-disante 36 6/24 16/24 12/24
Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation, en
particulier, y mettre toutes les informations concernant lachat
Au lieu du mot immdiat , annoncer la date et lheure douverture
des plis qui doivent concider la date et lheure limite de remise
des offres
-
-
-
-
-
lheur e douverture des plis doit concider avec lheure limite de
remise des offres Si des plis reus ne sont pas ouverts, en donner
les raisons dans la fiche de dpouillement (retard, pli non ferm,)
le rapport dvaluation devrait suivre le modle type de lARMP, avec
une vrification spare de la conformit des offres et de la
qualification des candidats le rapport dvaluation doit
imprativement comprendre la vrification des spcifications
techniques des offres la dclaration dune offre
BON DE COMMANDE - Date douverture des offres assez prolonge,
suite linexistence de date limite de remise des offres dans la
lettre dinvitation 6 Contrat Au niveau ORDSEC : - certains bons de
commande ne contiennent pas de dlai de livraison Note total :
48/100 3,6/4
anormalement basse doit tre prcde dimportante recherche de
renseignements (facture et date dachat, sousdtail de prix,), ces
renseignements doivent tre joints aux documents dvaluation. la date
douverture des plis ne doit pas excessivement loigne de la date de
la lettre dinvitation (maximum 5 jours)
- Annoncer le dlai de livraison dans le Bon de commande
- beaucoup de cumul de fonctions dans les structures dachat
(UGPM/CAO/ORDSEC) - planification non respecte au dessus du seuil
de passation de marchs et inexistante en dessous - conduite des
valuations des offres prsentant des faiblesses
- bien sparer les diffrentes fonctions dachat - bien respecter
les informations dans lAGPM et tablir le plan dacquisition avant
toute opration dachat - conduire lvaluation en respectant les
conditions du DAO - Formation organiser pour lensemble de lorgane
dachat
Insuffisant
37
38
MINISTERE DE LENSEIGNEMENT RECHERCHE SCIENTIFIQUE
SUPERIEUR
ET
DE
LA
Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP et 4 ORDSEC Priode concerne
par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs
durant la priode : 6 (dont 3 identifis sur FCC) Echantillon de 6
contrats : 1 March par appel doffres + 5 bons de commande :
Constat1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP :
PRMP : Concepteur. Ayant reu des formations en marchs publics UGPM
: 3 membres ayant tous reu des formations en marchs publics (ENAM,
interne au MEN) CAO : 10 membres, insuffisant par rapport au texte
rglementaire surtout pour un Ministre central. Le SG du Ministre
est membre de la CAO. Chacun nayant reu aucune formation Bonne
tenue de la documentation Archivage : class par ordre
chronologique, manque de moyen de rangement Au niveau des ORDSEC :
Membre UGPM : 3 membres CAO : moins de 2 membres (0 parfois) Sans
formation spcifique en march public reue pour lORDSEC, UGPM et CAO,
et souhait de remise niveau manifest Documentati on : pas de
documentation Archivage : pas de classement
Notati on
Recommandation
7,5/9 Complter le nombre de la CAO 15 membres
Le poste de SG nest pas compatible celui dun CAO selon les
dispositions du dcret 2006-344 (disponibilit, diligence, temps
matriels). Par ailleurs, si le SG est ORDSEC, il faut quil ne soit
pas membre de la CAO
Ncessit de formation en marchs publics pour les membres de la
CAO Doter lUGPM et lORDSEC de moyens pour bien tenir un Archivage
oprationnel (mobiliers de rangement)
- lORDSEC peut faire appel aux membres UGPM et CAO rattachs la
PRMP. - Ncessit de formation en marchs 39
publics de lquipe de lORDSEC Sans engagement crit pour le
respect du code dthique de la part des membres de lorgane dachat -
Organisation de clinique interne pour partage de connaissance entre
quipe PRMP et les quipes ORDSEC Les membres de lorgane dachat
(PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront sacquitter de leur devoir
dengagement par crit pour le respect du code dthique 2
Planification Au niveau de la PRMP : acceptable Au niveau des
ORDSEC : Planification 11,25/15
Existence de plans dacquisition mais tous non dats Aucune trace
de lapprobation de la PRMP sur les plans dacquisition
Elaborer avec le plus grand soin le PA, et avant toute mise en
concurrence : soumettre le PA la PRMP pour approbation transmettr e
le PA approuv au CF mettre jour le plan dacquisition chaque fois
quil y a un changement (nouvel achat, modification de montant,
annulation dachat, report de date dachat,)
3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP : forme
et contenu DAO : acceptable Au niveau ORDSEC : Imperfection s sur
les lettres dinvitation : non dates, pas de facture pro forma, pas
de date limite de remise des offres, pas de dlai de livraison
Lettre signe par le GAC mais pas par lORDSEC 4 Publication
(uniquement PRMP) 40 16/24
Suivre la forme rglementaire de la Lettre dinvitation, en
particulier, y mettre toutes les informations concernant lachat
Faire signer la lettre dinvitation par lORDSEC
- Avis spcifique publi 3 fois dans les journaux, - Photocopies
des journaux archives, 5 Evaluation des offres et attribution Au
niveau de la PRMP : - conduite du processus juge acceptable, sauf
valuation des offres TTC pour fournitures Au niveau ORDSEC : -
factures pro formas avec des dates trs loignes, - inexistence de
tableau comparatif des offres ou tableau comparatif non dat -
Comparaison des offres par article et pas sur la totalit de loffre,
risque de panachage 6 Contrat Au niveau de la PRMP : - Acceptable
Au niveau ORDSEC : - dlai important entre la date de la lettre
dinvitation et la date de signature du bon de commande - Bon de
commande non dat CONSTAT GENERAL : Conduite des achats acceptable
au niveau PRMP/UGPM Planification prsentant des imperfections au
niveau ORDSEC Conduite des achats par bon de commande prsentant des
faiblesses : convention de prix, bon de commande non dats,
24/24
Effectuer lvaluation des offres sur les montants hors TVA pour
les marchs de fournitures
Pratique de la convention de prix abandonner car non
rglementaire
13/24
- Amliorer le dlai du circuit de signature
- Etablir les bons de commande suivant la forme rglementaire
Note total : RECOMMANDATIONS GENERALES : - Etablir le plan
dacquisition avant toute opration dachat - Pratique de la
convention de prix abandonner car non rglementaire - Conduire les
achats par bon de commande suivant les tapes et les formes
rglementaires
75/100
Bon
41
- Formation dispenser pour lquipe de lORDSEC, et organisation de
clinique interne entre PRMP/ORDSEC
PRIMATURE Nombre total dorgane dachat : 1 PRMP et 1 ORDSEC
Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre de
contrats passs durant la priode : 31 Echantillon de 11 contrats : 1
March par appel doffres + 2 conventions + 8 bons de commande
Constat1 - Organisation et archivages Au niveau de la PRMP :
PRMP : Ralisateur. Beaucoup de formations en marchs publics UGPM :
4 membres nomms le 15 juillet 2010, soit 5 jours avant le dbut du
contrle a posteriori. LUGPM a pourtant dj opr bien avant sa mise en
place rglementaire. Tous les membres ayant reu des formations en
marchs publics (ENAM, interne) CAO : 8 membres nomms le 19 juillet
2010, soit le jour mme du dbut du contrle a posteriori. La CAO a
pourtant dj opre bien avant sa mise en place rglementaire. Nombre
insuffisant par rapport au texte rglementaire surtout pour une
institution centrale. Tous les membres ayant reu des formations en
marchs publics
Notati on
Recommandation
1,5/9
La nomination des membres UGPM et CAO ne doit pas tre pris la
lgre. En cas de changement des membres dans le futur, procder en
premier lieu la nomination par acte rglementaire, avant que tout
nouveau membre nintervienne dans le processus dachat (UGPM) et ne
sige dans les runions (CAO)
Complter le nombre de la CAO 15 membres
42
(ENAM, MFB) Changement frquent de GAC ayant des impacts sur les
processus dachat Bonne tenue de la documentation Archivage :
acceptable - class par anne Au niveau des ORDSEC : - Un seul ORDSEC
occupant exclusivement le rle dORDSEC (sans autre responsabilit) -
UGPM : 2 membres sans actes de nomination, ayant bnfici des
formations en marchs publics (interne et CCI Ivato) - CAO : 5
membres sans actes de nomination, chacun nayant pas bnfici de
formations - documentation sous forme lectronique - Archivage :
moyen Sans engagement crit pour le respect du code dthique de la
part des membres de lorgane dachat 2 Planification Au niveau de la
PRMP : Bonne planification en gnrale Au niveau des ORDSEC : Plan
dacquisition inexistant ou existant mais non dat Aucune trace de la
transmission et de lapprobation de la PRMP sur les plans
dacquisition Acquisition directe sans procdure de passation de
march rglementaire 43 7,5/15
Les membres de lUGPM doivent tre nomms dans une seule dcision,
mme si certains agissent pour le compte de lORDSEC (mme chose pour
les membres de la CAO) Ncessit de formation pour certains
membres
Les membres de lorgane dachat (PRMP, UGPM, CAO, ORDSEC) devront
sacquitter de leur devoir dengagement par crit pour le respect du
code dthique
Elaborer avec le plus grand soin le Plan dacquisition, et avant
toute mise en concurrence : soumettre le Plan dacquisition la PRMP
pour approbation transmettr e le Plan dacquisition approuv au
contrle financier mettre jour le plan dacquisition chaque fois quil
y a un changement (nouvel achat, modification de montant,
annulation dachat, report de date dachat,)
3 - Document de mise en concurrence Au niveau de la PRMP :
Garantie de soumission trop leve (plus de 3%) Validit des offres
trs longue (1 an) pouvant entraner des offres leves Au niveau
ORDSEC : Imperfection dans les lettres dinvitation : sans
spcifications des fournitures, sans dlai de livraison, 14/24 - si
la garantie de soumission est applicable, elle doit tre de 1 2 % -
la dure de validit des offres ne devrait pas tre suprieure 90 jours
pour des fournitures simples Suivre la forme rglementaire de la
Lettre dinvitation, en particulier, y mettre toutes les
informations concernant lachat Faire signer la lettre dinvitation
par lORDSEC
4 Publication - Avis spcifique publi dans les journaux (avec
parution dans JMP) - Photocopies des journaux archives - Affichage
transmis au Contrle financier 24/24
5 Evaluation des offres et attribution Au niveau de la PRMP : -
confusion conformit des offres et qualification des candidats - le
rapport dvaluation ne contient aucune vrification des spcifications
techniques - inexistence dinformations aux candidats non retenus Au
niveau ORDSEC : - comparaison de prix non dat et sign par une seule
personne 6 Contrat 44 12/24 Suivre le modle de rapport dvaluation
disponible dans le site web de lARMP (Guide de la CAO) Au moment de
lattribution du contrat, assurer linformation des candidats non
retenus
Le tableau de comparaison des prix doit tre dat et sign par au
moins 2 responsables
Au niveau de la PRMP : - Circuit de signature trop long Au
niveau ORDSEC : - irrgularit gnralise pour les achats par bon de
commande : inexistence de bons de commande archivs, mais archive
sarrtant sur la comparaison de prix ; Selon lORDSEC, les achats
sont effectus directement par les GAC, et ensuite lORDSEC procde la
rgularisation des dossiers CONSTAT GENERAL : - nomination des
membres de lorgane dachat pris la lgre - Inexistence de
planification pour les achats en dessous du seuil - procdures
irrgulires dans toutes les acquisitions par bon de commande
(rgularisation) Note total : 1,75/4 - Amliorer le dlai du circuit
de signature
Opration de redressement important faire : tout achat doit tre
prcd dune inscription dans le plan dacquisition, dune comparaison
de prix et dun bon de commande. Collaboration faire avec le Contrle
financier pour que ce dernier ne procde au visa des dossiers que
sils sont complets et en rgle
- Nomination prendre au srieux (UGPM, CAO) - Etablir le Plan
dacquisition avant toute opration dachat - formation consistante
pour les acquisitions par bon de commande pour viter les oprations
de rgularisation
61/100
Moyen
45
MINISTERE DE LA COMMUNICATION Organe objet du contrle : 1 PRMP
et 01 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010
Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 07 Bons
de Commande
Rsum des Constats1 - Organisation et archivages (uniquement
PRMP) PRMP en mme temps Ordonnateur Secondaire Membre UGPM : 02
Membre CAO : 05 nombre insuffisant par manque de personnel Formatio
n en marchs publics : basique Documen tation : complte, en format
lectronique Archivag e : classement par type de contrat et par
ordre chronologique sans suivi informatique, facilit de recherche
moyenne, archives disperses dans diffrents bureaux 2 Planification
Au niveau PRMP Aucun Plan dAcquisition pour les contrats en dessous
du seuil de passation des marchs Au niveau ORDSEC Aucun Plan
dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des
marchs 3 - Document de mise en concurrence Au niveau PRMP nant Au
niveau ORDSEC Pratique courante de convention de prix.
Note obten ue
Recommandations
3/9
Sparer la fonction de PRMP avec dautre fonction administrative
Etoffer le nombre des membres de lUGPM et de la CAO Organiser des
sances de formation interne pour le renforcement de capacit de
chacun des membres de lorgane de lachat Disposer dun endroit
spcifique pour les archives et assurer un suivi informatique
0/15
Elaborer un Plan dacquisition en se conformant au modle type et
le transmettre au Contrle Financier aprs son approbation par la
PRMP (Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et
laffinage des besoins).
8/24 Se conformer aux textes rglementaires en vigueur (la
convention de prix nest plus autorise) 46
Docume nts non conformes au modle type 4 Publication -
Publication dans les journaux : aucun march au dessus du seuil de
passation 5- Documents dvaluation : Au niveau PRMP Au niveau ORDSEC
ouverture des plis : aucune procdure douverture des plis Evaluation
des offres : sur la base dun tableau comparatif sign par lORDSEC
sans autres valuateurs Attribution : sur la base dun tableau de
comparaison aucune dcision dattribution ni information des
candidats non retenus 6- Contrat : Choix du titulaire : conforme au
rsultat de lvaluation sauf pour un cas (convention de prix : 03
Bons de commandes tablis pour chacun des 03 candidats) Corrlation
entre les montants du contrat et ceux figurant dans les documents
dvaluation : conforme Autres constatations : certains prix assez
exorbitants TOTAL 0/0 (non class)
Se conformer aux modles type des dossiers de mise en
concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage,
dossier de consultation.
Se conformer la procdure recommande dvaluation des offres en
incluant dautres valuateurs durant tout le processus. 12/24 Se
conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution -
Information des candidats non retenus
Elargir la consultation pour renforcer la concurrence 3/4
26/76 Soit 34/100
APPRECIATION GENERALE : 1. Organe de commande publique mal
organise avec des dysfonctionnements entre la PRMP et les ORDSEC
dans la conduite des procdures, et surtout cumul de fonction de la
PRMP avec celle dORDSEC 2. Conduite des procdures de passation des
marchs non conforme en gnral avec absence de planification et
quelques irrgularits constates notamment dans le processus
dvaluation.
47
MINISTERE DE LA JEUNESSE ET DES LOISIRS Organe objet du contrle
: 1 PRMP et 01 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er
quadrimestre 2010 Nombre de contrats passs durant la priode :
Echantillon : 2 Conventions et 05 Bons de Commande
Rsum des Constats1 - Organisation et archivages (uniquement
PRMP) Membre UGPM : 03 Membre CAO : 05 dont 04 avec lettre
dengagement nombre insuffisant par manque de personnel Formatio n
en marchs publics : basique Documen tation : complte, en format
lectronique Archivag e : classement par type de contrat sans suivi
informatique, facilit de recherche moyenne 2 Planification Au
niveau PRMP Aucun Plan dAcquisition pour les contrats en dessous du
seuil de passation des marchs Au niveau ORDSEC Aucun Plan
dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des
marchs 3 - Document de mise en
Note obten ue
Recommandations
Etoffer le nombre des membres de la CAO 4.5/9 Organiser des
sances de formation interne pour le renforcement de capacit de
chacun des membres de lorgane de lachat. Disposer d'un endroit
spcifique pour l'archivage et assurer un suivi lectronique
0/15
Elaborer un Plan dacquisition en se conformant au modle type et
le transmettre au Contrle Financier aprs son approbation par la
PRMP (Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et
laffinage des besoins).
48
concurrence Au niveau PRMP conforme au modle type Au niveau
ORDSEC non conforme au modle type 4 Publication - Publication dans
les journaux : facultative mais affichage transmis au Contrle
Financier - Archivage des copies des journaux de publication: copie
des avis de consultation de prix bien archive 5- Documents
dvaluation : Au niveau PRMP ouverture des plis : membres de la CAO
suffisants exemplaire de PV non remis aux candidats Evaluation des
offres : conforme globalement la procdure recommande sauf
participation de la PRMP dans lvaluation Attribution : sur la base
dun PV dadjudication des offres (au lieu de PV de validation)
dcision dattribution information des candidats non retenus
affichage de lattribution Au niveau ORDSEC ouverture des plis :
aucune procdure douverture des plis Evaluation des offres : sur la
base dun tableau comparatif sign par lORDSEC sans autres valuateurs
Attribution : sur la base dun tableau de comparaison aucune dcision
dattribution ni information des candidats non retenus 6- Contrat :
Choix du titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation
entre les
12/24
Se conformer aux modles type des dossiers de mise en
concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage,
dossier de consultation.
24/24
Se conformer la procdure recommande pour lvaluation des offres
(la PRMP ne doit pas participer au processus dvaluation proprement
dit, tche confie au SCTE) 14/24 Se conformer au modle type de PV de
validation.
Se conformer la procdure recommande dvaluation des offres en
incluant dautres valuateurs durant tout le processus. Se conformer
la procdure dattribution : - Dcision dattribution - Information des
candidats non retenus
Elargir la consultation pour renforcer la concurrence 3/4 49
montants du contrat et ceux figurant dans les documents
dvaluation : conforme Autres constatations : certains prix assez
exorbitants TOTAL
57.5/10 0
APPRECIATION GENERALE : 1. Organe de commande publique
moyennement organise avec des dysfonctionnements entre la PRMP et
les ORDSEC dans la conduite des procdures ; 2. Conduite des
procdures de passation des marchs acceptable mais absence de
planification et quelques irrgularits constates notamment dans le
processus dvaluation.
MINISTERE DES FORCES ARMEES Organe objet du contrle : 1 PRMP et
04 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010
Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 1
Convention et 06 Bons de Commande
Rsum des Constats1 - Organisation et archivages (uniquement
PRMP) Membre UGPM : 04 Membre CAO : 31 pour 3 PRMP au niveau
central Formatio n en marchs publics : significative pour la PRMP
Documen tation : complte, en format papier et lectronique Archivag
e : dans le bureau de la PRMP, classement par type de contrat sans
suivi
Note obten ue
Recommandations
Organiser des sances de formation interne pour le renforcement
de capacit de chacun des membres de lorgane de lachat 6/9 Disposer
dun endroit spcifique pour les archives
50
informatique, facilit de recherche moyenne 2 Planification Au
niveau PRMP AGPM conforme au modle type et mis jour rgulirement Au
niveau ORDSEC existence du Plan dAcquisition pour les contrats en
dessous du seuil de passation des marchs conforme au modle de l
AGPM et transmis au Contrle Financier certains montants des
contrats quivalents au montant estim (Cabinet, DID, SG) nom du
fournisseur inscrit dans le Plan dacquisition (DID) 3 - Document de
mise en concurrence Au niveau PRMP conforme au modle type Au niveau
ORDSEC non conforme au modle type 4 Publication - Publication dans
les journaux - Archivage des copies des journaux de publication 5-
Documents dvaluation : Au niveau PRMP ouverture des plis : membres
de la CAO insuffisants offres et PV non paraphs exemplaire de PV
non remis aux candidats Evaluation des offres : conforme la
procdure recommande incohrence entre le nombre des candidats dans
le PV douverture des plis et dans les documents dvaluation
Attribution : sur la base dun PV de validation de la CAO aucune
dcision dattribution
5/15
Apporter plus de prcision et de rigueur dans l'laboration des
documents de planification. Interpeller les responsables concerns
sur le respect strict des procdures de passation des marchs.
13/24
Se conformer aux modles type des dossiers de mise en
concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage,
dossier de consultation.
24/24
Se conformer la procdure recommande pour louverture des plis
Apporter plus de rigueur dans la conduite du processus dvaluation
11/24
Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution -
Information des candidats non retenus - Affichage de la dcision
51
- information des candidats non retenus aucun affichage de
lattribution Au niveau ORDSEC ouverture des plis : tablissement dun
PV douverture des plis Evaluation des offres : sur la base dun
tableau comparatif contresign par 03 valuateurs Attribution : sur
la base dun tableau de comparaison dcision dattribution mais pas
dinformation des candidats non retenus 6- Contrat : Choix du
titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation entre les
montants du contrat et ceux figurant dans les documents dvaluation
: conforme Autres constatations : TOTAL APPRECIATION GENERALE :
Elargir la consultation pour renforcer la concurrence 4/4
63/100
1. Organe de commande publique moyennement organise avec des
dysfonctionnements entre la PRMP et les ORDSEC dans la conduite des
procdures ; 2. Conduite des procdures de passation des marchs
acceptable mais quelques irrgularits constates notamment dans le
processus de planification et dvaluation.
MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET Organe objet du contrle : 1
PRMP et 11 ORDSEC Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre
2010 Nombre de contrats passs durant la priode : Echantillon : 42
dont 3 Marchs, 04 Conventions et 35 Bons de commande
Rsum des Constats1 - Organisation et archivages
Note obten ue52
Recommandations
(uniquement PRMP) Membre UGPM : 09 Membre CAO : 12 Formatio n en
marchs publics : aucune formation spcifique pour lensemble de
lquipe Documen tation : aucune documentation physique accs
permanent au site web de lARMP Archivag e : aucun endroit spcifique
pour entreposer les documents archiver classement par date et suivi
lectronique des fichiers 2 Planification Au niveau PRMP AGPM
conforme au modle type Au niveau ORDSEC existence du Plan
dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des
marchs conforme au modle de l AGPM mais manque de rigueur dans les
dtails 3 - Document de mise en concurrence Au niveau PRMP conforme
au modle type Au niveau ORDSEC non conforme au modle type pratique
courante de demande de prix unitaires aucune lettre dinvitation
adresse aux candidats pour le cas de DSP 4 Publication -
Publication dans les journaux mais frquence de publication
insuffisante (02) - Archivage des copies des journaux de
publication 5- Documents dvaluation :
Organiser des sances de formation interne pour le renforcement
de capacit de chacun des membres de lorgane de lachat 6/9 Disposer
dun endroit spcifique pour les archives
13/15
Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et
laffinage des besoins. Elaborer avec le plus grand soin le Plan
dAcquisition, et avant toute mise en concurrence : - le soumettre
la PRMP pour avis favorable - le transmettre aprs approbation au
Contrle Financier
12/24 Se conformer aux textes rglementaires en vigueur (la
convention de prix nest plus autorise) Se conformer aux modles type
des dossiers de mise en concurrence: lettre d'invitation, facture
proforma, affichage, dossier de consultation.
22/24
Respecter le nombre minimum de publication de lAGPM
53
Au niveau PRMP ouverture des plis : conforme la procdure
recommande Evaluation des offres : conforme la procdure recommande
Attribution : sur la base dun PV de validation dcision dattribution
mais pas dinformation des candidats non retenus pas daffichage de
lattribution Au niveau ORDSEC ouverture des plis : aucune procdure
douverture des plis sauf pour DIN, DSI DPCB et DGB Evaluation des
offres : sur la base dun tableau comparatif sign seulement par
lORDSEC sauf pour DIN, DSI DOCB et DGB document non sign pour le
cas DPE nombre de candidats consults infrieurs 3 pour DSP
Attribution : sur la base dun tableau de comparaison aucune dcision
dattribution ni information des candidats non retenus 6- Contrat :
Choix du titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation
entre les montants du contrat et ceux figurant dans les documents
dvaluation : conforme Autres constatations : Non respect du dlai de
10 jours avant la notification (cas PRMP) TOTAL
Se conformer la procdure dattribution : - Dcision dattribution -
Information des candidats non retenus 14/24
Formaliser la procdure douverture des plis, notamment en
incluant dautres valuateurs durant toute ltape de lvaluation.
Interpeller les responsables concerns sur le respect strict des
procdures de passation des marchs. Se conformer la procdure
dattribution : - Dcision dattribution - Information des candidats
non retenus
2/4
Elargir la consultation pour renforcer la concurrence Respecter
le dlai de 10 jours avant la notification
69/100
APPRECIATION GENERALE : 1. Organe de commande publique
moyennement organise avec des dysfonctionnements entre la PRMP et
les ORDSEC dans la conduite des procdures ; 2. Conduite des
procdures de passation des marchs acceptable dans lensemble mais
quelques irrgularits constates notamment dans le processus de mise
en concurrence, de planification et dvaluation.
54
MINISTERE DE LA SECURITE INTERIEURE Organe objet du contrle : 1
PRMP Priode concerne par le contrle : 1er quadrimestre 2010 Nombre
de contrats passs durant la priode : Echantillon : 4 Bons de
commande passs sous la conduite de la PRMP
Rsum des Constats1 - Organisation et archivages (uniquement
PRMP) PRMP en mme temps DAF du Ministre Membre UGPM : 03
(nomination en cours) Membre CAO : 14 Formatio n en marchs publics
: basique pour la PRMP et 01 UGPM Documen tation : complte, en
format papier et lectronique Archivag e : archives classes au
niveau divers responsables, classement par type de contrat et
chronologique avec suivi informatique 2 Planification Au niveau
PRMP AGPM conforme au modle type Documen t de planification : Plan
dAcquisition pour les contrats en dessous du seuil de passation des
marchs conforme au modle de l AGPM - montants estims sensiblement
infrieurs 40 000 000 ar pour les travaux (fractionnement abusif)
plan dacquisition mis jour avec les montants rels des contrats
Note obten ue
Recommandations
Sparer la fonction de la PRMP avec la fonction de DAF. Etoffer
le nombre des membres de lUGPM et formaliser leur nomination 4.5/9
Organiser des sances de formation interne pour le renforcement de
capacit de chacun des membres de lorgane de lachat Disposer dun
endroit spcifique pour les archives
7.5/15
Apporter plus de prcision et de rigueur dans lestimation et
laffinage des besoins.
55
3 - Document de mise en concurrence Au niveau PRMP aucune lettre
dinvitation mais candidats invits valuer et prsenter eux-mmes les
devis 4 Publication Publicatio n dans les journaux Archivag e des
copies des journaux de publication 5- Documents dvaluation : Au
niveau ORDSEC ouverture des plis : aucune mention de la procdure
Evaluation des offres : sur la base dun tableau de comparaison sign
par 02 valuateurs Attribution : aucune dcision dattribution ni
information des candidats non retenus 6- Contrat : Choix du
titulaire : conforme au rsultat de lvaluation Corrlation entre les
montants du contrat et ceux figurant dans les documents dvaluation
: conforme Autres constatations : aucun Bon de Commande mais
uniquement OS pour commencer les travaux TOTAL
0/24
Se conformer aux modles type des dossiers de mise en
concurrence: lettre d'invitation, facture proforma, affichage,
dossier de consultation Adresser des lettres dinvitation aux
candidats
24/24
Formaliser la procdure douverture des plis Apporter plus de
rigueur dans la conduite du processus dvaluation, en incluant plus
dvaluateurs. Se conformer la procdure dattribution : - Dcision
dattribution - Information des candidats non retenus Elargir la
consultation pour renforcer la concurrence
12/24
0/4
Interpeller les responsa