“CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS” TESINA QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE: LICENCIADO EN CONTADURÍA PRESENTA NIDIA ROMERO MORRUGARES DIRECTORA DE TRABAJO RECEPCIONAL: C.P.A. NORMA NIEVES LUNA PÉREZ COATZACOALCOS VER., A 03 DE ENERO DEL 2012 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración CAMPUS COATZACOALCOS
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“CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS”
TESINA
QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE:
LICENCIADO EN CONTADURÍA
PRESENTA
NIDIA ROMERO MORRUGARES
DIRECTORA DE TRABAJO RECEPCIONAL:
C.P.A. NORMA NIEVES LUNA PÉREZ
COATZACOALCOS VER., A 03 DE ENERO DEL 2012
UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración
CAMPUS COATZACOALCOS
DICTAMEN
Nombre del Estudiante: Nidia Romero Morrugares
Nombre de la tesina: Control interno de inventarios
Título a Recibir: Licenciado en contaduría
Fecha: 03 de enero de 2012
Quién(es) suscribe(n) acreditados por la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Veracruzana como tutor-asesor del trabajo recepcional DICTAMINA(N) que la TESINA arriba mencionada , cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la normatividad de la Universidad Veracruzana para optar por el grado de Licenciatura. Se autoriza al alumno presentarla ante la Dirección de la Facultad para su acreditaci
Atentamente
C.P.A. Norma Nieves Luna Pérez
INDICE
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 5 CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO .................................... 6 1.1 ANTECEDENTES ................................................................................................. 6 1.2 NATURALEZA ...................................................................................................... 8 1.3 CONCEPTO .......................................................................................................... 8 1.4 ENFOQUES DEL CONTROL INTERNO ............................................................. 9 1.5 OBJETIVOS .......................................................................................................... 9 1.6 PRINCIPIOS ........................................................................................................ 10 1.7 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO .................... 11 1.7.1 AMBIENTE DE CONTROL .............................................................................. 12 1.7.2 SISTEMA CONTABLE ..................................................................................... 12 1.7.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ................................................................ 13 1.7.4 CONSIDERACIONES GENERALES ............................................................... 14 1.8 DISEÑO, IMPLANTACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO ............................................................................................ 15 1.8.1 ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO ....................... 16 1.8.2 PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO ........ 16 1.8.3 PLAN DE TRABAJO PARA LA DOCUMENTACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. .................................................................... 17 1.8.4 MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO ...................... 18 1.8.5 MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y REPORTE. ......... 19 1.8.6 MANUALES O GUÍAS DE CONTROL INTERNO ........................................... 19 1.9 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO .............................................. 20 1.10 TIPOS DE CONTROL ....................................................................................... 20 CAPITULO II: INVENTARIOS MANEJO ADMINISTRATIVO .................................. 22 2.1 IMPORTANCIA ................................................................................................... 22 2.2 CONCEPTO ........................................................................................................ 22 2.3 CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS ................................................................. 22 2.4 PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS
INVENTARIOS ...................................................................................................... 24 2.5 ROTACIÒN DE INVENTARIOS ......................................................................... 25 2.6 TÉCNICAS COMUNES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ...... 26 2.6.1 EL SISTEMA ABC ........................................................................................... 26 2.6.2 EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO (CEP) ............. 27 2.6.3 SISTEMA JUSTO A TIEMPO (JIT) ................................................................ 30 2.6.4 SISTEMAS COMPUTARIZADOS PARA EL CONTROL DE RECURSOS ... 31 CAPITULO III INVENTARIOS MANEJO CONTABLE ............................................. 32 3.1 SISTEMAS DE REGISTRO ............................................................................... 32 3.1.1 PROCEDIMIENTO ANALÍTICO O PORMENORIZADO .................................. 32 3.1.1.1 PRINCIPALES VENTAJAS .......................................................................... 32 3.1.1.2 PRINCIPALES DESVENTAJAS ................................................................. 33 3.1.1.3 EJEMPLO DE REGISTRO DE OPERACIONES .......................................... 33
3.1.2 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS ..................................... 36 3.1.2.1 PRINCIPALES VENTAJAS .......................................................................... 36 3.1.2.2 PRINCIPALES DESVENTAJAS ................................................................... 37 3.1.2.3. EJEMPLO DE REGISTRO DE OPERACIONES ......................................... 37 3.2 SISTEMAS DE VALUACIÓN ............................................................................. 40 3.2.1 COSTEO ABSORBENTE ................................................................................ 41 3.2.2 COSTEO DIRECTO ......................................................................................... 41 3.2.3 MÉTODOS DE VALUACIÓN ........................................................................... 42 3.2.3.1 COSTO IDENTIFICADO ............................................................................... 42 3.2.3.2 COSTO PROMEDIO .................................................................................... 46 3.2.3.2.1 MÉTODO DEL PROMEDIO SIMPLE ......................................................... 47 3.2.3.2.2 MÉTODO DEL PROMEDIO PONDERADO .............................................. 48 3.2.3.3 PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS ......................................... 51 3.2.3.4 ÚLTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS ........................................... 58 3.2.3.5 MÉTODO DETALLISTA .............................................................................. 66 3.3 REGLAS DE PRESENTACIÓN ......................................................................... 69 CONCLUSIÓN .......................................................................................................... 71 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 72 GLOSARIO ............................................................................................................... 73
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INTRODUCCIÓN
La importancia de tener un sistema de control interno en las organizaciones se ha
venido incrementando con el paso del tiempo, ya que es una herramienta de gran
utilidad que comprende el plan de organización en todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio, para proteger y
resguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, así
como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para
estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la administración.
Uno de los activos más importantes para las empresas que requiere de un adecuado
sistema de control interno es el rubro de inventarios, el cual representa los bienes
destinados para la venta o producción para su posterior venta, en el ciclo normal de
operaciones.
El presente trabajo está estructurado en tres capítulos; en el primero se menciona la
forma en cómo ha venido evolucionando el control interno a lo largo del tiempo y los
motivos por los que surgió, la importancia que tiene su aplicación en las diversas
operaciones que realizan las empresas, los objetivos que persigue; los principios
en los cuales se sustenta, así como la estructura en la cual se basa para
proporcionar una seguridad razonable en el logro de los objetivos.
El segundo capítulo se refiere al manejo administrativo de los inventarios, los cuales
representan el rubro más importante dentro del activo de una entidad, por lo que se
requiere de un buen control para poder administrarlo adecuadamente y resolver los
diferentes problemas que se presentan día a día.
En el último capítulo se analiza la forma en cómo se lleva a cabo el control contable
de los inventarios, es decir, los diferentes métodos de registro, como son el sistema
analítico y método de inventarios perpetuos, así como las distintas forma de
valuación, entre las cuales se encuentran costos identificados, costo promedio,
Primeras entradas primeras salidas, Últimas entradas primeras salidas, método
detallista y las reglas de presentación.
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CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO
1.1 ANTECEDENTES
Fue en los antiguos imperios europeos donde comenzaron a ejercerse las primeras
formas de control, cuando los soberanos exigían el mantenimiento y vigilancia de las
cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, evidenciando que de
alguna manera se tenían tipos de control para evitar desfalcos. Lo anterior empezó a
vislumbrarse en Europa hacia los años 747 y 814 cuando Carlo I “El Grande” a
través del Miss Dominisi nombró un clérigo y un laico que inspeccionaban las
provincias del imperio. Posteriormente hacia el año 1319, Felipe V daría a su cámara
de cuentas, poderes administrativos y jurisdiccionales para el control de negocios
financieros.
Con el desarrollo del comercio en los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria, entre otros
países del Medio Oriente, se implementó la contabilidad de partida simple. En estas
épocas los sistemas de anotaciones habían sido sencillos debido a la reducida
cantidad de operaciones. Cada individuo habría podido ejercer su propio control. Sin
embargo, con el incremento del comercio en las ciudades italianas durante los años
1400, se produjo una evolución de la contabilidad como registro de las transacciones,
apareciendo los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios.
En este ambiente comercial, el monje veneciano Fray Lucas Pacciolli mejor conocido
como Lucas di Borgo, desarrolló en 1494 la partida doble, analizando el hecho
económico desde 2 puntos de vista: partida y contrapartida.
Para mediados del siglo XVIII, con la Revolución Industrial, iniciada en Inglaterra, se
fueron introduciendo de modo creciente las máquinas que eran operadas por varias
personas, para la producción de artículos industriales, haciéndose cada vez más
complejos los procesos de producción en los cuales intervenían las personas, y
como consecuencia de esto surgió la necesidad de controlar las operaciones.
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En 1862 La ley Británica de Sociedades Anónimas, reconoció la Auditoría como
profesión. Así mismo entre 1862 y 1905, la profesión de Auditor creció en Inglaterra y
su objetivo era detectar el fraude.
Para 1900 llegó la Auditoria a Estados Unidos cuyo objetivo principal era la revisión
independiente de los asuntos financieros y de los resultados de las operaciones. A
partir de ese momento se comienza a desarrollar el modelo de Auditoría Interna y del
Gobierno, lo que permitió el desarrollo de la Auditoría como un proceso integral y de
asesoría al interior de las empresas afianzando el desarrollo de un sistema de control
propio para cada una de ellas.
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la
partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo
XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas
adecuados para la protección de sus intereses.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los
propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo
personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose
forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la
creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o
errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un
control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la
fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa,
reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como
consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades. Así nace
el control como una función gerencial, para asegurar y constatar que los planes y
políticas preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas.
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1.2 NATURALEZA
El control constituye en primera instancia una función dentro del proceso
administrativo de todo negocio, en donde se realizan diferentes actividades
encaminadas a la obtención de objetivos previamente fijados, así como a la
definición de políticas, estrategias, programas y al desarrollo e implantación de
sistemas administrativos adecuados para garantizar el óptimo funcionamiento de la
empresa.
Por lo tanto el control interno en cualquier entidad, reviste mucha importancia, tanto
en la conducción de la organización, como en el control e información de las
operaciones, ya que comprende el plan de organización donde se establecen las
políticas y procedimientos que persigue la entidad, con el fin de proteger y
salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la
información para promover la eficiencia en la operaciones y estimular la aplicación de
las políticas para el logro de metas y objetivos programados.
Mientras más compleja sea una empresa mayor será la importancia del sistema de
control interno, así como la efectividad de éste, la cual va a depender en gran medida
de la integridad y valores éticos del personal que diseña, administra y vigila dicho
sistema.
1.3 CONCEPTO
Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta,
para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la
eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa.
Conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una
organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente
protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la
entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la
gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos.
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El control constituye un proceso mediante el cual se vigilan las operaciones
efectuadas en un negocio ya sea en su conjunto o en una área para
cerciorarse que se realicen de acuerdo a lo planeado corrigiendo en su caso
las desviaciones presentadas.
Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que
en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad en su información financiera, promover la
eficiencia operacional y provocar la adhesión a las políticas precisadas por la
administración.
1.4 ENFOQUES DEL CONTROL INTERNO
Administrativo: Involucra el plan general de organización, sistemas,
procedimientos, métodos utilizados en el negocio para obtener resultados
eficientes, efectivos y económicos.
Contable: Plan general que permite definir políticas, procedimientos, métodos
y sistemas que regulan y reflejan en forma optima la información financiera.
1.5 OBJETIVOS
El sistema de control interno se debe orientar de manera fundamental
al logro de los siguientes objetivos:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan
afectar.
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones
de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de
las funciones y actividades establecidas.
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Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos.
Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la
gestión de la organización.
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la
información y los registros que respaldan la gestión de la organización
Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que
puedan comprometer el logro de los objetivos programados.
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación, de los cuales hace parte la
auditoría interna.
Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos
de planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo
con su naturaleza, estructura, características y funciones.
1.6 PRINCIPIOS El ejercicio del control interno implica que este se debe hacer siguiendo los
principios de:
• Igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar
porque las actividades de la organización estén orientadas
efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos
especiales.
• Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no solo acatando
las normas aplicables a la organización, sino a los principios éticos y
morales que rigen la sociedad.
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• Eficiencia: Vela porque en igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo
costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos
disponibles.
• Economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más
adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.
• Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a
control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la
organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de
competencia.
• Imparcialidad y Publicidad: Consisten en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que
nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de
discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la
información.
• Valoración de costos ambientales: Consiste en que la reducción al
mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante
en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades
rutinarias en aquéllas organizaciones en las cuales su operación pueda
tenerlo.
1.7 ELEMENTOS DELA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consiste
en los siguientes elementos:
a) Ambiente de control.
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b) El sistema contable.
c) Los procedimientos de control.
1.7.1 AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control representa la combinación de factores que afectan las
políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles.
Estos factores son los siguientes:
a) Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos.
b) Estructura de organización de la entidad.
c) Funcionamiento del Consejo de Administración y sus Comités.
d) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
e) Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de
auditoría interna.
f) Políticas y prácticas de personal.
g) Influencias externas que afecten las operaciones y prácticas de la entidad.
La calidad del ambiente de control es una clara indicación de la importancia que la
administración de la entidad le da a los controles establecidos.
1.7.2 SISTEMA CONTABLE
El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar,
reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las
operaciones que realiza una entidad económica.
Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y
registros que:
a) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnen los
criterios establecidos por la administración.
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b) Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que
permita su adecuada clasificación.
c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
d) Registren las transacciones en el período correspondiente.
e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros.
1.7.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Los procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema
contable, que establece la administración para proporcionar una seguridad razonable
de lograr los objetivos específicos de la entidad, constituyen los procedimientos de
control. El hecho de que existan formalmente políticas o procedimientos de control,
no necesariamente significa que éstos estén operando efectivamente. El auditor
debe determinar la manera que la entidad ha aplicado las políticas y
procedimientos, su uniformidad de aplicación y que persona las ha llevado a cabo,
para concluir que efectivamente está operando.
Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en
distintos niveles de organización y del procesamiento de las transacciones. También
pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente de control y del
sistema contable. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de
carácter preventivo o detectivo.
Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores
durante el desarrollo de las transacciones.
Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar
los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no
hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos.
Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos
a) Debida autorización de transacciones y actividades.
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b) Adecuada segregación de funciones y responsabilidades.
c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto
registro de las operaciones.
d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
e) Verificaciones independientes de la actuación de otros y adecuada evaluación
de las operaciones registradas.
1.7.4 CONSIDERACIONES GENERALES
Los factores específicos del ambiente de control, el sistema contable y los
procedimientos de control de una entidad, deben considerara los siguientes
aspectos:
Tamaño de la entidad.
Características de la industria en la que opera.
Organización de la entidad.
Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control
establecidos.
Problemas específicos del negocio.
Requisitos legales aplicables.
El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno, representa
una importante responsabilidad de la administración, para proporcionar una
seguridad razonable de que se logran los objetivos de una entidad. La gerencia
deberá vigilar de modo constante, la estructura de control interno, para determinar si
ésta opera debidamente y si se modifica oportunamente de acuerdo con los cambios
en las condiciones existentes.
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1.8 DISEÑO, IMPLANTACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El diseño de un adecuado sistema de control interno implica no solo un dominio
técnico sobre la materia sino también un conocimiento del medio específico en el
cual se va a aplicar.
Un criterio fundamental, al momento de concebir e implantar tales sistemas, es
considerar constantemente la relación costo beneficio. En particular, el costo de cada
componente del sistema de control interno se debe contrastar con el beneficio
general, los riesgos que reduce al mínimo y el impacto que tiene en el cumplimiento
de las metas de la organización. El reto es encontrar el justo equilibrio en el diseño
del sistema, pues un excesivo control puede ser costoso y contraproducente.
Además las regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de innovación de
los empleados. Es el gerente de la organización, con ayuda de sus colaboradores,
quien está llamado a definir y poner en marcha dentro de los parámetros de orden
legal y estatutario, el sistema de control interno que mejor se ajuste a la misión, las
necesidades y la naturaleza de la organización.
El diseño del sistema de control interno debe comprender, entre otros, los siguientes
aspectos:
Organización de la función de control interno.
Plan de desarrollo de la función de control interno.
Procesos y procedimientos críticos. Formalización y documentación.
Plan de trabajo para la formalización y documentación de los demás procesos
y procedimientos.
Mecanismos e instrumentos de control interno.
Mecanismos e instrumentos de reporte y seguimiento.
Plan de desarrollo de los manuales de control interno por áreas.
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1.8.1 ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO
Aun cuando en teoría no es necesaria la existencia de una oficina especializada en el
área de control interno, en la práctica resulta conveniente crearla con el fin de que
lidere el proceso de diseño e implantación del sistema y, posteriormente, ayude a la
administración de la organización a cumplir su obligación en este campo.
Esto es así porque la operación de un sistema de control interno cuyo ejercicio sea
intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad,
supone un cambio cultural muy profundo y difícil de lograr en el corto plazo,
especialmente si no se cuenta con alguien que lidere el proceso y produzca
resultados rápidamente y, por esta vía, induzca y acelere el cambio de actitud entre
los miembros de la organización.
1.8.2 PLAN DE DESARROLLO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO
La institucionalización de la función de control interno es todo un proceso; no es una
acción puntual. Por esta razón es importante que su desarrollo obedezca a un plan,
en el cual se tengan en cuenta las características propias de la organización y un
grado de avance relativo.
El plan de desarrollo de la función de control interno debe ser un producto
concertado entre la oficina de control interno y las directivas de la organización.
Dicho plan debe contemplar los siguientes elementos básicos:
Definición de la misión del sistema de control interno.
Definición del alcance de las funciones de la oficina de control interno en el
área del control de gestión.
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División del trabajo entre la línea de la organización y la oficina de control
interno en el desarrollo de las actividades de control.
Definición y cronograma de desarrollo de las herramientas computacionales y
de otra naturaleza que servirán de apoyo en el ejercicio de control interno.
Cronograma de formalización, documentación e implantación de los procesos
y procedimientos críticos.
Cronograma para la elaboración y expedición de los manuales de control
interno.
Cronograma de formalización, documentación e implantación de los demás
procesos y procedimientos de la organización.
1.8.3 PLAN DE TRABAJO PARA LA DOCUMENTACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
Cualquiera que sea el diseño adoptado para el sistema de control interno, éste tiene
como prerrequisito la existencia de procesos y procedimientos formalizados.
No todos los procesos y procedimientos deben estar formalizados y documentados
antes de montar el sistema. Este es un proceso que al principio puede resultar lento,
pero que se irá agilizando a medida que las distintas áreas de la organización
comprendan su importancia y comiencen a percibir los beneficios.
Por esta razón lo prioritario es iniciar la actividad con los procesos y procedimientos
que se consideren críticos para la entidad, es decir, aquellos que puedan afectar de
manera significativa la marcha de la organización y sus resultados.
El levantamiento de información de estos procesos y procedimientos debe ser una
responsabilidad de las áreas, bajo la premisa de que ellas son las que poseen la
información y las que, una vez esté operando el sistema, van a recibir los mayores
beneficios.
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La cabeza del área debe liderar el proceso, tomando el tiempo que sea necesario
para analizar los resultados parciales de trabajo y prestando atención especial a la
identificación de los puntos de control que deben quedar incluidos en el proceso o
en el procedimiento.
Los puntos de control son de tres tipos principales:
1.- Los destinados a verificar la eficacia del proceso.
2.-Los dirigidos a asegurar el logro de los parámetros de eficiencia establecidos.
3.-Los relacionados con el cumplimiento del trámite legal.
Los tres tipos de control son importantes para el funcionamiento responsable. Los
dos primeros porque ayudan a controlar el resultado de las operaciones a su cargo y
el ultimo porque le ayuda a cumplir correctamente su responsabilidad legal.
En el desarrollo del proceso de levantamiento de información sobre los procesos y
procedimientos, las áreas deben contar con el apoyo de la oficina de la organización
y métodos o quien desempeñe esta función, no solo para agilizar las tareas, sino
para asegurar la homogeneidad en la documentación respectiva.
1.8.4 MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO
Los mecanismos e instrumentos de control interno son variables, dependiendo no
solo de la naturaleza de la organización, sino de las características del área en la
cual se estén aplicando. En algunos casos, estos pueden tener un carácter
automático como validación de información, verificación de consistencia y
comparación de cifras totalizadoras; entre otros.
En todo caso debe procurar que los mecanismos e instrumentos utilizados hagan
parte, en cuanto sea posible, del proceso mismo y no sean elementos exógenos de
aplicación posterior.
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El diseño de los mecanismos e instrumentos debe ser una actividad compartida entre
los empleados responsables y la oficina de control interno, con el fin de lograr un
compromiso entre la seguridad y la eficiencia. En este sentido cualquier esfuerzo de
sistematización que permita reducir la participación discrecional de las personas
involucradas, mejorar la información agregada, la posibilidad de hacer cruces y la
automatización del control, debe recibir el apoyo de los directivos de la organización.
1.8.5 MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y REPORTE.
Los mecanismos e instrumentos de seguimiento y reporte varían según la naturaleza
de la organización y de las áreas.
Con respecto a este punto, es importante destacar que para que sean útiles, el
seguimiento y el reporte deben tener un periodo inferior al que se ha definido para la
obtención de resultados en el proceso objeto de control. El sistema debe producir
información oportuna; una contabilidad atrasada, un concepto sobre una
actualización administrativa emitido después de que esta se haya formalizado, son
elementos muy poco útiles.
En general, se debe recordar que el control interno es una herramienta cuyo
propósito central es ayudar a la gerencia a cumplir mejor con sus obligaciones.
1.8.6 MANUALES O GUÍAS DE CONTROL INTERNO
Los manuales de control interno son piezas básicas dentro del sistema. Su
elaboración debe ser una de las actividades centrales de la oficina de control interno
y debe estar explícitamente contemplado dentro del plan de desarrollo de la función
de control interno. Con el fin de facilitar el proceso de actualización de estos
manuales, es recomendable adoptar el sistema de hojas intercambiables. Las
actualizaciones se deben producir cada vez que la oficina de control interno, de
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común acuerdo con los empleados responsables, llegue a la conclusión de que el
proceso o procedimiento, o que el mecanismo o instrumento de control utilizado se
debe modificar.
Una vez elaborados, los manuales de control interno constituyen el elemento
primordial del proceso de capacitación de los empleados responsables.
1.9 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO
El control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial, desarrollada
en forma autónoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las
necesidades y requerimientos de cada organización. Además el sistema de control
interno difiere entre organizaciones.
La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios
delegados por lo cual es necesario establecer un sistema de control interno que les
permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se
ajustan en todo a las normas aplicables a la organización.
1.10 TIPOS DE CONTROL
Control gerencial: está orientado a las personas con el objetivo de influir en los
individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con
los objetivos de la organización.
Control contable: Comprende tanto las normas y procedimientos contables
establecidos, como todos los métodos y procedimientos que están
relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la
confiabilidad de los registros contables, presupuestales y financieros de las
organizaciones.
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Control administrativo: está orientado a las políticas administrativas de las
organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están
relacionados, en primer lugar con el debido acatamiento de las disposiciones
legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección
y administración y en segundo lugar con la eficiencia de las operaciones.
Control presupuestario: Consiste en confrontar periódicamente el presupuesto
frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner
en evidencia las desviaciones.
Control de informática: Esta orientado a lograr el uso de la tecnología y la
informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles
automáticos efectivos y oportunos sobre las operaciones.
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CAPITULO II: INVENTARIOS MANEJO ADMINISTRATIVO
2.1 IMPORTANCIA
Los inventarios representan uno de los principales recursos que dispone una entidad
comercial o industrial. Es importante tener un adecuado abastecimiento de
inventarios pues de ello dependen las actividades primarias para las que se
constituyó la organización; es decir, las operaciones de compra venta que concluirán
en utilidades y proporcionaran flujos de efectivo, con lo que se reiniciará el ciclo
financiero a corto plazo tanto de empresas industriales como de empresas
comerciales.
2.2 CONCEPTO
Las Normas de Información Financiera definen a los inventarios como los bienes de
una empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, tales como
materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se
utilicen en el empaque, envase de mercancías o refacciones para mantenimiento que
se consuman en el ciclo normal de operaciones.
Las normas internacionales de contabilidad definen a los inventarios como activos:
a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; b) en proceso de
producción de cara a tal venta, o c) en la forma de material o suministro para ser
consumidos en el proceso de producción, o en el suministro de servicios.
2.3 CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS
Los inventarios se clasifican en:
Materias primas: En la industria son los materiales que sufren la transformación
necesaria para convertirse en artículos terminados.
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Mercancías: Son las que se compran para su reventa, sin hacerles ninguna
modificación.
Artículos en proceso: Son aquéllos, cuyo proceso de fabricación no ha sido
totalmente terminado.
Partes terminadas: Son artículos completos, que pueden venderse o bien utilizarse
en los artículos que se están fabricando.
Artículos terminados: Son los que están listos para su venta.
Mercancías en tránsito: Se refiere a las mercancías adquiridas por la empresa, que
ya le han sido remitidas, las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se
encuentren, físicamente, en sus almacenes.
Mercancías en consignación: Son las que se han enviado con objetos de buscarles
mercados y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.
Mercancías a vistas: Son artículos terminados cuya venta se materializará luego
que el cliente en potencia los vea funcionar o los examine; por lo general, salen en
calidad de muestra.
Mercancías en depósito: Son las que se han entregado para su custodia en algún
almacén de depósito y se encuentran amparadas con el certificado de depósito
respectivo. Estas mercancías, en algunas ocasiones, se encuentran como garantía
de un préstamo obtenido y en estas condiciones se les llama mercancías pignoradas.
Mercancías deterioradas y obsoletas: Si están en condiciones de venderse (a
precios castigados), se ponen con notas especiales. En caso contrario, estas
mercancías no deben incluirse en el inventario.
24
2.4 PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS
La administración de inventarios es de gran trascendencia para el gerente de una
empresa comercial, industrial, etc.; pues mantienen fuertes inversiones que dentro
del activo a corto plazo, son los más importantes en el estado de la situación
financiera del negocio. El instituto norteamericano de contadores públicos, al
respecto, dice: "Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es
determinar debidamente la utilidad a través del proceso de enfrentar los costos
apropiados con los ingresos." El proceso de enfrentamiento radica en precisar cuánto
del costo total de los artículos que forman el inventario inicial más compras netas de
un determinado periodo debe restarse de las ventas efectuadas en este a fin de
determinar el inventario final que debe enfrentarse a las ventas del próximo periodo.
El problema latente que tienen los ejecutivos de una empresa referente a los
inventarios, está en relación con el área que les corresponda , así tenemos al jefe de
departamento de compras, le preocupa la política que afecta a la materia prima en
cuanto al importe de las mismas, calidad, número de unidades existentes que estén
relacionadas con el volumen de la producción, pero sobre todo que le sea solicitada
con razonable anticipación, a modo de poder hacer sus gestiones de compra con
eficiencia.
Al funcionario que tiene a su cargo la producción, le interesa vigilar el proceso de
fabricación y resolver satisfactoriamente, todas las fases por las cuales debe pasar el
artículo que se está fabricando, hasta quedar terminado.
También se tiene al jefe del departamento de ventas, el cual tiene a su cargo la
colocación en el mercado de los artículos que ya están listos para su venta.
El ejecutivo responsable de las finanzas tiene que prevenir los cambios que se
operen en las ventas, mismos que debe sortear según sean las posiciones
cambiantes en los inventarios. "Una buena administración de los inventarios es una
buena administración financiera”.
25
Las existencias deben ser objeto de revisiones constantes y de la información que
se obtenga en este renglón; el financiero tomará las medidas para eliminar los
obstáculos que paralicen la rotación de inventarios o falseen los rendimientos.
El hecho de que algunas empresas no tengan problemas de financiamiento, no
quiere decir que el encargado de este departamento descuide este aspecto, sino, por
lo contario, debe estar siempre pendiente de que se apliquen y respeten las medidas
que tiendan a aumentar la rotación de inventarios y mantener los niveles óptimos de
los mismos.
2.5 ROTACIÒN DE INVENTARIOS
Por rotación entendemos el número de veces que varias partidas de activo como
materias primas, mercancías destinadas para su venta, se reemplazan durante el
periodo específico, por lo general de un año.
Para el administrador financiero de cada empresa, existe una gran responsabilidad
respecto a la existencia de artículos, pues tan perjudicial es para el negocio carecer
de los artículos necesarios para las ventas o materias primas para la producción,
como mantener grandes volúmenes de existencia, que representen fuertes
inversiones que por falta de mercado se encuentren estancadas, pues significan un
serio peligro económico para la negociación.
Se debe considerar, además, que cuando la rotación es excesivamente baja, puede
ser motivada por dos razones: que siempre hubo existencia suficiente para disponer
de las mercancías, en cualquier momento, o bien, puede ser que se encuentre
mercancía obsoleta o de poca demanda.
26
2.6 TÉCNICAS COMUNES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Existen muchas técnicas disponibles para administrar eficazmente el inventario de la
empresa. Se consideran cuatro técnicas utilizados con frecuencia.
2.6.1 EL SISTEMA ABC
Una empresa que usa el sistema de inventarios ABC divide su inventario en tres
grupos: A, B y C. El grupo A incluye artículos con la mayor inversión en pesos. Por
lo general, este grupo está integrado por el 20 por ciento de los artículos de
inventario de la empresa, pero representa el 80 por ciento de su inversión en
inventario. El grupo B está integrado por artículos con la siguiente inversión más
grande de inventario. El grupo C incluye un gran número de artículos que requieren
una inversión relativamente pequeña.
El grupo de inventario de cada producto determina el nivel de supervisión del
artículo. Los artículos del grupo A reciben la supervisión más intensa debido a la
enorme inversión en pesos. Comúnmente, se mantiene un registro de los artículos
del grupo A en un sistema de inventario perpetuo que permite la verificación diaria
del nivel de inventario de cada artículo. Los artículos del grupo B reciben un control
frecuente a través de verificaciones periódicas, quizá semanales, de sus niveles. Los
artículos del grupo C se supervisan con técnicas sencillas, como del control de
inventarios de dos contenedores. Con el control de inventarios de dos contenedores,
el artículo se almacena en dos contenedores. A medida que un artículo se requiere,
el inventario se retira del primer contenedor. Cuando ese contenedor está vacío, se
hace un pedido para rellenar el primer contenedor en tanto que el inventario se retira
del segundo contenedor. El segundo contenedor se usa hasta que se vacía, y así
sucesivamente.
La importante inversión en pesos en los artículos de los grupos A y B sugiere la
necesidad de un mejor método de administración de inventarios que el sistema ABC.
27
2.6.2 EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO (CEP)
Una de las técnicas más comunes para determinar el tamaño óptimo de un pedido de
artículos de inventarios es el modelo de la cantidad económica de pedido (CEP) .El
modelo CEP toma en cuenta diversos costos de inventario y después determina que
tamaño del pedido disminuye al mínimo el costo total del inventario. El modelo CEP
asume que los costos relevantes del inventario se dividen en costos de pedido y
costos de mantenimiento (el modelo excluye el costo real del artículo en
inventario).Cada una de estos costos tiene componentes y características clave.
Los costos de pedido excluyen los costos administrativos fijos de la solicitud y
recepción de pedidos: el costo de redactar una orden de compra, procesar el papeleo
resultante, recibir un pedido y verificarlo contra la factura. Los costos de pedido se
establecen en pesos por pedido.
Los costos de mantenimiento son los costos variables por unidad de artículo
mantenido en inventario durante un periodo específico. Los costos de mantenimiento
incluyen los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro
y desuso, y el costo de oportunidad o financiero de tener fondos invertidos en
inventario. Estos costos se establecen en pesos por unidad por pedido.
Los costos de pedido disminuyen conforme el tamaño del pedido aumenta. Sin
embargo, los costos de mantenimiento se incrementan cuando aumenta el tamaño
del pedido. El modelo CEP analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los
costos de mantenimiento para determinar la cantidad de pedido que disminuye al
mínimo el costo total del inventario.
Desarrollo matemático de CEP
Es posible desarrollar una fórmula para determinar la CEP de la empresa para un
artículo específico de inventario, en la que
S= uso en unidades por periodo
28
O=costo de pedido por pedido
C=costo de mantenimiento por unidad por pedido
Q=cantidad de pedido en unidades
El primer paso consiste en obtener las funciones del costo para el costo de pedido y
el costo de mantenimiento. El costo de pedido se expresa como el producto del costo
por pedido y el número de pedidos. Como el número de pedidos es igual al uso
durante el periodo dividido entre la cantidad de pedido (S/Q), el costo de pedido se
expresa de la manera siguiente:
Costo de pedido = O X S/Q
El costo de mantenimiento se define como el costo de mantener una unidad de
inventario por periodo multiplicado por el inventario promedio de la empresa. El
inventario promedio es la cantidad de pedido dividida entre 2 (Q/2), porque se
supone que el inventario se agota a una tasa constante. Así el costo de
mantenimiento se expresa de la manera siguiente:
Costos de mantenimiento = C X Q/2
El costo total del inventario de la empresa se obtiene sumando el costo de pedido y
el costo de mantenimiento. Por lo tanto, la función del costo total es
Costo total = (O X S/Q) + (C X Q/2)
Puesto que la CEP se define como la cantidad de pedido que disminuye al mínimo la
función de costo total, debemos resolver la función de costo total para la CEP La
ecuación resultante es
CEP=
Aunque el modelo CEP tiene debilidades, es ciertamente mejor que la toma subjetiva
de decisiones. A pesar del hecho de que el uso de modelo CEP está fuera del
control del administrador financiero, este debe estar consciente de su utilidad y
29
proporcionar ciertas recomendaciones, específicamente con respecto a los costos
de mantenimiento del inventario.
Punto de pedido. Una vez que la empresa ha calculado su cantidad económica de
pedido, debe determinar el momento para solicitar un pedido. El punto de pedido
refleja el uso diario que hace la empresa del artículo en inventario y el número de
días necesarios para solicitar y recibir un pedido. Si asumimos que el inventario se
usa a una tasa constante, la fórmula para determinar el punto de pedido es:
Punto de pedido = días de tiempo de entrega x uso diario
Por ejemplo, si una empresa sabe que requiere tres días para solicitar y recibir un
pedido y si usa 15 unidades diarias del artículo en inventario, entonces el punto de es
de 45 unidades de inventario (3 días X 15 unidades /día). Así, tan pronto como el
nivel de inventario del artículo cae hasta el punto de pedido (45 unidades en este
caso), se solicitará un pedido a la CEP del artículo. Si los cálculos del tiempo de
entrega y la tasa de uso son correctos, entonces el pedido llegará exactamente
cuando el nivel de inventario llegue a cero. Sin embargo los tiempos de entrega y las
tasas de uso no son precisos, por lo que la mayoría de las empresas mantienen una
existencia de seguridad (inventario adicional) para evitar la escasez de artículos
importantes.
MAX Company tiene un artículo del grupo A en inventario que es vital para el
proceso de producción. MAX desea determinar su estrategia óptima de pedido del
artículo. Para calcular la CEP, necesitamos las entradas siguientes:
Costo de pedido por pedido =$150
Costo de mantenimiento por unidad por año =$200
Si sustituimos estas entradas en la ecuación, obtenemos:
CEP= =41 unidades
El punto de pedido de MAX depende del número de días que MAX opera al año. Si
asumimos que MAX opera 250 días al año y usa 1,100 unidades de este artículo, su
30
uso diario es de 4.4 unidades (1,100 / 250). Si su tiempo de entrega es de 2 días y
MAX desea mantener una existencia de seguridad de 4 unidades, el punto de pedido
de este artículo es de 12.8 unidades . No obstante, los pedidos se
realizan solo en unidades enteras, por lo que el pedido se solicita cuando el
inventario cae a 13 unidades.
La meta de inventario de la empresa es rotarlo tan rápido como sea posible sin que
se produzcan desabastos. La rotación del inventario se calcula mejor dividiendo el
costo de los bienes vendidos entre el inventario promedio. El modelo CEP determina
el tamaño óptimo del pedido e indirectamente el inventario promedio si se asume un
uso constante. Así, el modelo CEP determina la tasa óptima de rotación del
inventario, dados los costos específicos del inventario de la empresa.
2.6.3 SISTEMA JUSTO A TIEMPO (JIT)
El sistema justo a tiempo (JIT, por las siglas en las siglas en ingles, just-in-time) se
usa para disminuir al mínimo la inversión en inventario. Su filosofía es que los
materiales deben llegar justo en el momento en que se requieren para la producción.
De manera ideal, la empresa tendría solamente inventario de trabajo en proceso.
Como su objetivo es disminuir al mínimo la inversión en inventario, un sistema JIT no
utiliza ninguna existencia de seguridad (o usa muy poca). Debe existir una buena
coordinación entre los empleados de la empresa, sus proveedores y sus empresas
de envío para garantizar que las entradas de materiales lleguen a tiempo. La
dificultad para que los materiales lleguen a tiempo ocasiona una interrupción de la
línea de producción hasta que estos llegan. Asimismo, un sistema JIT requiere que
los proveedores entreguen partes de excelente calidad. Cuando surgen problemas
de calidad, la producción debe detenerse hasta que los problemas se resuelven.
La meta del sistema JIT es la eficiencia de manufactura. Este sistema usa el
inventario como una herramienta para lograr la eficiencia destacando la calidad de
los materiales utilizados y su entrega oportuna. Cuando el sistema JIT funciona
adecuadamente, hace que surjan las deficiencias de los procesos.
31
2.6.4 SISTEMAS COMPUTARIZADOS PARA EL CONTROL DE RECURSOS
En la actualidad, existen varios sistemas disponibles para controlar el inventario y
otros recursos. Uno de los más básicos es el sistema de planificación de materiales
(MRP, por sus siglas en ingles, materials requeriment planning). Se usa para
determinar que materiales ordenar y cuando ordenarlos. El MRP aplica conceptos del
modelo CEP para determinar cuánto material debe pedirse. Con el uso de una
computadora, el MRP simula la lista de materiales, el estado de inventario y el
proceso de manufactura de cada producto. La lista de materiales es simplemente
una lista de todas las partes y materiales que intervienen en la fabricación del
producto terminado. Para un plan de producción especifico, la computadora simula
las necesidades de materiales comparando las necesidades de producción con
saldos de inventarios disponibles. Según el tiempo que se requiere para que un
producto en proceso pase por diversas etapas de producción y el tiempo de entrega
de los materiales, el sistema MRP determina cuando deben solicitarse los pedidos
de diversos artículos de la lista de materiales. El objetivo de este sistema es reducir
la inversión en inventario de la empresa sin afectar la producción.
32
CAPITULO III INVENTARIOS MANEJO CONTABLE
3.1 SISTEMAS DE REGISTRO
Un aspecto fundamental para un adecuado control de inventarios es un sistema de
registro que permita tener información constante y correcta sobre las existencias de
mercancías en el almacén. Este procedimiento de registro de las operaciones de
mercancías, es el de inventarios perpetuos, el cual tiene ventajas sustanciales sobre
el procedimiento analítico o pormenorizado.
3.1.1 PROCEDIMIENTO ANALÍTICO O PORMENORIZADO
Este procedimiento es principalmente utilizado por empresas con grandes volúmenes
de operaciones de compra venta, cuyos artículos tienen tales características que no
se puede determinar en cada operación de venta el importe del costo de venta
respectivo. Este tipo de entidades emplean una cuenta para cada operación de
mercancías, tales como inventarios, compras, gastos de compra, devoluciones sobre
compra, ventas, devoluciones sobre venta y rebajas sobre ventas.
3.1.1.1 PRINCIPALES VENTAJAS
En cualquier momento se puede conocer el importe del inventario inicial, las
compras, los gastos de compra, devoluciones, rebajas y bonificaciones sobre
compra, ventas, devoluciones sobre venta, rebajas y bonificaciones sobre
venta; pues existe una cuenta para cada uno de estos conceptos.
Se dispone de información más clara debido al registro que se hace de las
operaciones de las mercancías.
Facilita la elaboración del estado de resultados, pues se conocen cada uno de
los conceptos que integran la primera parte del mismo.
33
3.1.1.2 PRINCIPALES DESVENTAJAS
Para determinar el importe del inventario final, es necesario tomar un
inventario físico y valorarlo.
No se pueden determinar los errores, robos o extravíos en el manejo de las
mercancías, pues no existe ninguna cuenta que controle las existencias.
Debido a que se desconoce el importe del inventario final no se puede
determinar el importe del costo de ventas ni la utilidad bruta.
3.1.1.3 EJEMPLO DE REGISTRO DE OPERACIONES
Compras
El 10 de enero del 2011, la empresa Vidrioclaro S.A. compra mercancía con un valor
de $ 70000.00 más IVA a Kristal S. A. a crédito, con condiciones 2/10, n/30.
_______1_______
Compras $70,000.00
IVA por acreditar 11200.00
Proveedores
$81,200.00
Para registrar la compra de mercancía a crédito con condiciones 2/10, n/30.
Devoluciones sobre compras
El 15 de enero de 2011, Vidrioclaro, S. A. devolvió mercancía defectuosa adquirida el
10 de enero a Kristal S. A., con un valor de $10000.00 más IVA.
_______2_______
Proveedores $11,600.00
IVA por acreditar $1,600.00
Devoluciones sobre compras
10000.00
Para registrar la mercancía defectuosa.
34
Descuentos sobre compras
El20 de enero de 2011, Vidrioclaro, S.A. liquida su adeudo con Kristal S.A. mediante
el cheque número 7910. Las condiciones de venta son 2/10, n/30 y el pago se realiza
10 días después de la fecha de venta, por lo que tiene derecho al descuento por
pronto pago.
_______3_______ Proveedores $69,600.00 Bancos
$68,208.00
IVA por acreditar
192.00 Descuentos sobre compras 1200.00 Para registrar el pago a proveedores aprovechando el descuento por pronto pago.
Gastos adicionales
La compra de mercancía de Vidrioclaro S.A. fue bajo la condición LAB punto de
embarque por un total de $20000.00 más IVA por concepto de fletes.
_______4_______
Fletes sobre compras $ 20,000.00
IVA acreditable 3200.00
Bancos
$ 23,200.00
Para registrar el pago de fletes sobre compras en
los registros del comprador
Ventas
El 10 de enero de 2011Vidrioclaro S.A. vendió a crédito a Construcciones del Norte
S. A. cinco vitrales para ventana por $10000.00 más IVA cada uno. Las condiciones
de venta fueron 2/10, n/30. El costo de los vitrales es de $5500.00 c/u.
35
_______5_______
Clientes
$58,000.00
IVA por trasladar
$8,000.00
Ventas
$50,000.00
Para registrar la venta de cinco vitrales a Constructores
del Norte S. A. con condiciones 2/10, n/30.
Devoluciones sobre ventas El 12 de enero del 2011 Constructores del Norte S. A., devuelve uno de los vitrales
que adquirió el 10 de enero.
_______6_______
Devoluciones y bonificaciones s/ventas $10,000.00
IVA por trasladar 1600.00
Clientes
$11,600.00
Para registrar la devolución de mercancía
vendida el 10 de enero a Constructores del Norte S. A.
Descuentos sobre ventas
El 21 de enero del 2011 Constructores del Norte S. A. paga su adeudo con
Vidrioclaro y aprovecha el descuento por pronto pago.
_______7_______
Bancos
$45,472.00
Descuentos sobre ventas 800.00
IVA por trasladar 128.00
Clientes
$46,400.00
Para registrar el descuento por pronto pago sobre
la venta realizada el 10 de enero.
36
3.1.2 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS
Este método es empleado por empresas que manejan artículos de precios
relativamente altos, cuyo costo individual puede ser cotejado en el momento de su
enajenación, pues mediante tarjetas auxiliares de almacén se establece un control
particular de los artículos que se venden, lo que permite, en el momento requerido,
contar con información respecto de las unidades en existencia y sus costos, datos
que deberán ser iguales a los reportados por el departamento de contabilidad. Este
sistema permite conocer en cualquier momento el importe del inventario final de
mercancías, por la cuenta de mayor que las controla, además de que se cuenta con
tarjetas auxiliares para cotejar los datos del mayor.
Cuando se emplea el método de inventarios perpetuos, auxiliado por tarjetas de
almacén, al momento de efectuar una compra, se le da entrada al almacén, se lleva
a cabo un registro en la tarjeta del artículo y se le contabiliza a nivel de mayor.
Cuando se realiza una venta, se le da salida del almacén, se opera la disminución en
la tarjeta auxiliar y se contabiliza en el mayor.
Además este procedimiento cuenta con otras ventajas, como saber el costo de
ventas, la detección de robos, extravíos, errores, malos manejos en el control de los
inventarios, etc.
3.1.2.1 PRINCIPALES VENTAJAS
De acuerdo con Meigs & Meigs las ventajas de este procedimiento son:
Control interno más riguroso. Al comparar el inventario físico con los registros
perpetuos, la gerencia se dará cuenta de cualquier faltante o error y podrá
tomar una acción correctiva.
Un inventario físico se puede tomar en fechas diferentes del fin de año o para
diferentes productos o diferentes departamentos en varias fechas durante el
37
año, ya que los registros perpetuos siempre muestran las cantidades que
deben estar disponibles.
Estados financieros mensuales o trimestrales pueden prepararse más
fácilmente debido a la disponibilidad de los valores en pesos del inventario y
del costo de las mercancías vendidas en los registros contables.
3.1.2.2 PRINCIPALES DESVENTAJAS
No se dispone de información clara debido al registro que se hace de las
operaciones de las mercancías, ya que todas las operaciones se engloban en
la cuenta de inventario. Cuando se vende mercancía se requiere la elaboración de dos asientos:
1) Por la venta registrada a precio de venta. 2) Por la reducción en el inventario (registrado al costo).
3.1.2.3. EJEMPLO DE REGISTRO DE OPERACIONES
Compras
El 10 de enero del 2011, la empresa Vidrioclaro S.A. compra mercancía con un valor
de $ 70000.00 más IVA a Kristal S. A. a crédito, con condiciones 2/10, n/30.
_______1_______
Inventarios $70,000.00
IVA por acreditar 11200.00
Proveedores
$81,200.00
Para registrar la compra de mercancía a crédito con condiciones 2/10, n/30.
38
Devoluciones sobre compras
El 15 de enero de 2011, Vidrioclaro, S. A. devolvió mercancía defectuosa adquirida el
10 de enero a Kristal S. A., con un valor de $10000.00 más IVA.
_______2_______
Proveedores $11,600.00
IVA por acreditar $1,600.00
Inventarios
10000.00
Para registrar la mercancía defectuosa.
Descuentos sobre compras
El20 de enero de 2011, Vidrioclaro, S.A. liquida su adeudo con Kristal S.A. mediante
el cheque número 7910. Las condiciones de venta son 2/10, n/30 y el pago se realiza
10 días después de la fecha de venta, por lo que tiene derecho al descuento por
pronto pago.
_______3_______
Proveedores $69,600.00
Bancos
$68,208.00
IVA por acreditar
192.00
Inventarios 1200.00
Para registrar el pago a proveedores aprovechando
el descuento por pronto pago.
Gastos adicionales
La compra de mercancía de Vidrioclaro S.A. fue bajo la condición LAB punto de
embarque por un total de $20000.00 más IVA por concepto de fletes.
39
_______4_______
Inventarios $ 20,000.00
IVA acreditable 3200.00
Bancos
$ 23,200.00
Para registrar el pago de fletes sobre compras en
los registros del comprador.
Ventas
El 10 de enero de 2011 Vidrioclaro S.A. vendió a crédito a Construcciones del norte
S. A. cinco vitrales para ventana por $10000.00 más IVA cada uno. Las condiciones
de venta fueron 2/10, n/30. El costo de los vitrales es de $5500.00 c/u.
_______5_______
Clientes
$58,000.00
IVA por trasladar
$8,000.00
Ventas
50,000.00
Para registrar la venta de cinco vitrales a Constructores
del Norte S. A. con condiciones 2/10, n/30.
_______5a_______
Costo de ventas $27,500.00
Inventarios
$27,500.00
Para registrar el costo de la mercancía vendida.
Devoluciones sobre ventas
El 12 de enero del 2011 Constructores del Norte S. A., devuelve uno de los vitrales
que adquirió el 10 de enero.
40
_______6_______
Devoluciones y bonificaciones s/ventas $10,000.00
IVA por trasladar 1600.00
Clientes
$11,600.00
Para registrar la devolución de mercancía
vendida el 10 de enero a Constructores del Norte S. A.
_______6a_______
Inventarios
$5,500.00
Costo de ventas $5,500.00
Para registrar el costo de la mercancía vendida.
Descuentos sobre ventas
El 21 de enero de 2011 Constructores del Norte S. A. paga su adeudo con
Vidrioclaro y aprovecha el descuento por pronto pago.
_______7_______
Bancos
$45,472.00
Descuentos sobre ventas 800.00
IVA por trasladar 128.00
Clientes
$46,400.00
Para registrar el descuento por pronto pago sobre
la venta realizada el 10 de enero.
3.2 SISTEMAS DE VALUACIÓN
En la determinación del costo de los inventarios intervienen varios factores cuya
combinación ha producido dos sistemas de valuación. En un caso las relaciones se
41
acumulan en relación a su origen o función y en el otro en cuanto al comportamiento
de las mismas. En términos generales los sistemas se refieren a:
1) Costos incurridos directa e indirectamente en la elaboración, independientemente
de que estos sean de características fijas o variables en relación al volumen que se
produzca.
2) Costos incurridos en la elaboración, eliminando aquéllas erogaciones que no
varíen en relación al volumen que se produzca, por considerarlas como gastos del
periodo.
Tomando en cuenta que según las circunstancias las empresas pueden obtener
información más acorde a sus necesidades con tal o cual sistema, se considera que
la valuación de las operaciones de inventarios puede hacerse por medio de costeo
absorbente o costeo directo, y estos pueden llevarse sobre la base de costo
histórico o predeterminado.
3.2.1 COSTEO ABSORBENTE
Se integra con todas aquéllas erogaciones directas y los gastos indirectos que se
considere fueron incurridos en el proceso productivo. La asignación del costo al
producto, se hace combinando los gastos incurridos en forma directa, con los gastos
de otros procesos o actividades relacionadas con la producción. Los elementos que
forman el costo de un artículo bajo éste sistema serán materia prima, mano de obra
y gastos directos e indirectos de fabricación, que pueden ser variables fijos.
3.2.2 COSTEO DIRECTO
En la integración del costo de producción por medio de costeo directo, deben
tomarse en cuenta los siguientes elementos: La materia prima consumida y la mano
de obra y gastos de fábrica que varían en relación a los volúmenes producidos.
42
En este sistema, para determinar el costo de producción no se incluyen los mismos
elementos que los indicados para costeo absorbente, ya que se considera que los
costos no deben verse afectados por los volúmenes de producción.
La segregación de gasto fijo o variable debe hacerse tomando en consideración
todos los aspectos que pueden influir en su determinación, ya que en ocasiones
cierto elemento del costo puede tener características fijas por existir capacidades no
utilizadas. Cuando existan partidas de características semivariables, la política
recomendable es incluirla en el costo o en los resultados de operación, dependiendo
de su grado de variabilidad.
3.2.3 MÉTODOS DE VALUACIÓN
Existen diversos métodos de valuación de inventarios, de acuerdo a las Normas de
Información Financiera son los siguientes.
3.2.3.1 COSTO IDENTIFICADO
Por las características de ciertos artículos, en algunas empresas es factible que se
identifiquen específicamente con su costo de adquisición o de producción.
La NIC 2 establece que el costo de los inventarios de productos que no son
intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios producidos y segregados
para proyectos específicos, debe ser determinado a través del método de
identificación específica de sus costos individuales.
La identificación específica del costo significa que cada tipo de costo concreto se
atribuye a un producto determinado de los inventarios. Este procedimiento es el
tratamiento adecuado para aquéllos productos que se segregan para un proyecto
específico, con independencia de que hayan sido producidos o comprados en el
exterior. Sin embargo, la identificación específica de costos resultará inapropiada,
cuando en los inventarios, exista un gran número de productos que sean
43
habitualmente, intercambiables. En tales circunstancias, el método de seleccionar
que productos individuales van a permanecer en el inventario final podría ser
empleado para producir efectos predeterminados en la ganancia o la pérdida neta del
periodo.
Ventajas: Permite determinar específicamente tanto el costo de ventas como el
inventario final, por lo que es utilizado por empresas como las distribuidoras de
automóviles, en las que cada unidad tiene un número de serie individual, así como
por joyerías, mueblerías y aparatos eléctricos.
Además permite cumplir con el principio de periodo contable, actualmente
incorporado al principio de devengación contable, ya que la correlación de ingresos
con los costos parece muy racional debido a que se adhiere al flujo físico real del
inventario.
Desventajas: La especificación específica puede dar resultados sesgados para
unidades completamente intercambiables. Si unidades idénticas tienen costos
diferentes, la administración, mediante una elección deliberada de las unidades que
se debe entregar puede influir sobre el tamaño del costo de los bienes vendidos y, a
la vez, manipular el monto de las utilidades informadas. Algunos bienes no pueden
mantenerse físicamente separados ni ser identificados en forma específica.
Ejemplo.
1.- Alpha y Omega S. A. de C. V. inicia operaciones el 01 de enero de 2011 con los
siguientes datos de su inventario inicial.
6 artículos A a $250.00 c/u=$1500.00.
Durante el ejercicio realiza operaciones:
2.- Compra mercancías por
44
Primera compra: 5 artículos B $260.00 c/u $1,300.00
Segunda compra: 6 artículos C $270.00 c/u $1,620.00
Tercera compra: 7 artículos D $280.00 c/u $1,960.00
18 artículos $4,880.00
3.- Vende seis artículos en $5525.00 los cuales se identifican de la siguiente manera:
Del inventario inicial 4artículos A
De la primera compra 4 artículos B
De la segunda compra 4 artículos C
De la tercera compra 5 artículos D
Total 17 artículos
_______1_______
Almacén
$1,500.00
6 artículos A a $250.00 c/u
Capital social
$1,500.00
Apertura.
_______2_______
Almacén
$4,880.00
5 artículos B a $260.00 c/u
6 artículos C a $270.00 c/u
7 artículos D a $280.00 c/u
IVA por acreditar 780.80
Proveedores
$5,660.80
Compra de mercancía a crédito.
45
_______3_______
Bancos
$6,409.00
Ventas
$5,525.00
IVA Trasladado
884.00
Ventas al contado.
_______3a_______
Costo de ventas
$4,520.00
Almacén
$4,520.00
4 artículos A a $1000.00
4 artículos B a $1040.00
4 artículos a $1080.00
5 artículos D a $1400.00
Registro de la venta a precio de costo.
VALUACIÓN DEL COSTO DE VENTAS IDENTIFICADO
4 unidades A $250.00 $1,000.00 A precio identificado del inventario inicial.
4 unidades B $260.00 $1,040.00 A precio identificado de la primera compra.
4 unidades C $270.00 $1,080.00 A precio identificado de la segunda compra.
5 unidades D $280.00 $1,400.00 A precio identificado de la tercera compra.
17 unidades $4,520.00 Costo de venta.
46
VALUACIÓN DEL INVENTARIO FINAL
2 unidades A $250.00 $500.00 A precio identificado del inventario inicial.
1 unidad B $260.00 $260.00 A precio identificado de la primera compra.
2 unidades C $270.00 $540.00 A precio identificado de la segunda compra.
2 unidades D $280.00 $560.00 A precio identificado de la tercera compra.
7 unidades
$1860.00 Inventario final.
3.2.3.2 COSTO PROMEDIO
La forma de determinarlo es sobre la base de dividir el importe acumulado de las
erogaciones aplicables, entre el número de artículos adquiridos o producidos.
La fórmula empleada para calcular el precio promedio comprende "el importe
acumulado de las erogaciones aplicables", denominado saldo y "el número de
artículos adquiridos o producidos” denominados existencia. Ambos datos se obtienen
de la tarjeta de almacén.
TARJETA AUXILIAR DE ALMACÉN
UNIDADES COSTOS VALORES
ENTRDA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO PROMEDIO DEBE HABER SALDO
100 $150.00 $15,000.00
200 300 $180.00 $36,000.00 51000.00
47
Después de determinar el precio de costo, ya no se toman en cuenta artículos de
$150.00 ni de $180.00, sino que a todos ellos se les considera en promedio a un
costo de $170.00. La tarjeta de almacén después de haber hecho la determinación
del costo promedio, queda como sigue.
TARJETA AUXILIAR DE ALMACÉN
UNIDADES COSTOS VALORES
ENTRADA SALIDA EXISTENCIA UNITARIO PROMEDIO DEBE HABER SALDO
100 $150.00 $15,000.00
200 300 $180.00 $170.00 $36,000.00 51000.00
3.2.3.2.1 MÉTODO DEL PROMEDIO SIMPLE
Esta técnica consiste en determinar un promedio aritmético simple de los precios
unitarios del inventario inicial más los precios unitarios de todas las compras del
ejercicio, dividiendo este importe entre el número de compras más 1 (del inventario
inicial).
Ejemplo:
PRECIOS DE COSTO
Inventario inicial $250.00
Primera compra: $260.00
Segunda compra: $270.00
Tercera compra: $280.00
Ventajas: El uso del método de promedio simple es fácil de aplicar, objetivo y no
está sujeto a manipulación de las utilidades como lo están otros métodos de
48
valuación de inventarios. Además quienes apoyan los métodos de costo promedio
argumentan que muchas veces es imposible medir un flujo físico y específico de
inventario y que, por consiguiente, es mejor costear las partidas sobre una base de
precios promedios. Este argumento es particularmente persuasivo cuando el
inventario de que se trata es de naturaleza relativamente homogénea.
Desventajas: Para determinar el costo unitario no se toma en consideración el
número de unidades vendidas, sino solo su costo. Por ello una desventaja de este
método es que resulta un tanto ilógico, porque al efectuar el cálculo se le otorga la
misma importancia a las compras de grandes volúmenes como a las de pequeñas
cantidades.
3.2.3.2.2 MÉTODO DEL PROMEDIO PONDERADO
Este enfoque le da importancia relativa al volumen de unidades adquiridas para
determinar el costo.
Ejemplo.
UNIDADES COSTO UNITARIO COSTO TOTAL
Inventario inicial 6 $250.00 $1,500.00
Primera compra: 5 $260.00 $1,300.00
Segunda compra: 6 $270.00 $1,620.00
Tercera compra: 7 $280.00 $1,960.00
TOTAL 24
$6380.00
49
Si consideramos que durante el ejercicio se vendieron 17 unidades en $5525.00 el
costo de venta lo determinaremos utilizando el precio de costo promedio de
$265.83333.
Valuación del costo de ventas
La valuación del inventario final de 7 unidades se obtiene multiplicando el número de
unidades por el precio unitario de $265.8333
Valuación del inventario final
Ventajas: En épocas donde los cambios de precios no son bruscos, este método
limita las distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos
unitarios en el periodo.
Desventajas: Técnicamente es ilógico porque se basa en la idea de que las ventas
se realizan en proporción a las compras y que el promedio ponderado es afectado
por el inventario inicial, las primeras y las últimas adquisiciones, lo que puede
ocasionar un retraso entre los costos de compra y la valuación del inventario, pues
los costos iníciales pueden llegar a influir tanto o más que los costos finales.
Promedio ponderado móvil: Una manera de reducir las desventajas del promedio
ponderado es mantener un procedimiento de inventarios perpetuos y determinar un
nuevo costo promedio por cada compra y ser más prolijos, después de cada
operación realizada con los inventarios.
La valuación del costo de venta se determinará aplicando a la salida de mercancías
el último costo promedio ponderado móvil determinado en la operación anterior y el
inventario final será determinado aplicando a las existencias el último promedio
ponderado móvil.
Ejemplo:
50
UNIDADES
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
COSTO
PROMEDIO
PONDERADO
MÓVIL
Inventario inicial 6 $250.00 $1,500.00 $250.00
Primera compra 5 $260.00 1,300.00
Inventario 11
$2,800.00 $254.5454
Segunda compra 6 $270.00 1,620.00
Inventario 17
$4,420.00 $260.00
Tercera compra 7 $280.00 1,960.00
Inventario 24 $6,380.00 $265.8383
La tarjeta auxiliar de almacén permite observar la determinación de este costo
promedio.
CONCEPTO UNIDADES COSTOS VALORES
ENTRADA
SALIDA
EXISTENCIA UNITARIO
PROMEDIO DEBE HABER SALDO
Inventario inicial 6 6 $250.00 $250.00 $1,500.00 $1,500.00 Primera compra 5 11 $260.00 $254.54 $1,300.00 $2,800.00 Segunda compra 6 17 $270.00 $260.00 $1,620.00 $4,420.00 Tercera compra 7 24 $280.00 $265.83 $1,960.00 $6,380.00
TARJETA AUXILIAR DE ALMACÉN
51
3.2.3.3 PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS
El método PEPS se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar al
almacén o a la producción, son los primeros en salir de él, por lo que las existencias
al finalizar cada ejercicio, quedan prácticamente registradas a los últimos precios de
adquisición, mientras que en resultados los costos de venta son los que
corresponden al inventario inicial y a las primeras compras del ejercicio.
Es conveniente destacar que el manejo físico de los artículos no necesariamente
tiene que coincidir con la forma en que se valúan y para una correcta asignación del
costo deben establecerse las diferentes capas del inventario según las fechas de
adquisición o producción.
A través de este método en época de alza de precios, puede originarse que las
utilidades representadas por incrementos del renglón de inventarios, se deban al
aumento en los costos de adquisición o producción y no a aumentos en el número de
unidades.
Ventajas: Una ventaja es que al valuar los inventarios según la corriente normal de
existencias se logra una política óptima de administración de los inventarios, pues
primero se venderán o enviarán a producción las mercancías o los materiales que
entraron al almacén en primer lugar. Este orden permite que, al finalizar el ejercicio,
las existencias del inventario final queden valuadas prácticamente a los últimos
costos de adquisición o producción del periodo, por lo que con este método el
inventario final que se muestra en el balance general se valúa a costos actuales. Si la
empresa mantiene una adecuada rotación de existencias, se logra que los costos del
inventario final sean cifras muy cercanas a los costos de reposición o reemplazo, por
lo que esta información con cifras actuales le es de mucha utilidad a la gerencia, en
lo que toca al renglón de inventarios y de su capital de trabajo.
Se toma como base la corriente física de las operaciones de compraventa de los
artículos, aunque el manejo físico de las mercancías no debe considerarse
necesariamente en la valuación de los inventarios.
52
Desventajas: No cumple plenamente con el principio del periodo contable o
acumulación en lo relativo al enfrentamiento de los costos actuales de los inventarios
con los precios de ventas actuales, es decir, no permite un adecuado enfrentamiento
de los ingresos con sus costos correspondientes.
Dar salida primero a los costos del inventario inicial, correspondientes al inventario
final del ejercicio anterior (no actualizados), y a los costos de las primeras compras
del ejercicio, que representan el costo de ventas, origina su valuación a costos
antiguos, que deberán enfrentarse con ingresos actuales, da por resultado una
utilidad mayor, pero ficticia, que no proviene de un incremento de ventas, ni de las
políticas de comercialización, sino de un inadecuado enfrentamiento de costos
antiguos con precios de ventas actuales.
Una consecuencia importante de obtener mayores utilidades es que se pagan más
impuestos, es mayor el reparto de utilidades a los trabajadores y se pagan más
dividendos a los socios. Todo este panorama origina la descapitalización de la
empresa, pues se pagarán sobre utilidades irreales.
El método PEPS resuelve a medias los problemas de la valuación, pues presenta
información financiera útil y confiable a valores actuales en lo que respecta al
inventario final que se presenta en el balance general. Sin embargo no ocurre así
con el costo de ventas que se muestra en el estado de resultados.
Ejemplo: Alpha y Omega, S.A. inicia operaciones en el ejercicio 2011 con un
inventario inicial de 6 unidades a $250.00 c/u.=$1500.00 c/u.
53
Durante el ejercicio realiza las siguientes compras:
Primera compra 5 artículos $260.00 c/u $1,300.00
Segunda compra 6 artículos $270.00 c/u $1,620.00
Tercera compra 7 artículos $280.00c/u $1,960.00
18 artículos $4880.00
Durante el ejercicio vende 17 unidades en $5525.00
_______1_______
Almacén
$1,500.00
6 artículos A a $250.00 c/u
Capital social
$1,500.00
Apertura.
_______2_______
Almacén
$4,880.00
5 artículos a $260.00
6 artículos a $270.00
7 artículos a $280.00
IVA por acreditar 780.80
Proveedores
$5,660.00
Compra de mercancías a crédito.
_______3_______
Bancos
$6,409.00
Ventas
$5,525.00
IVA Trasladado
884.00
Ventas de contado.
54
VALUACIÓN DEL COSTO DE VENTAS
6 unidades A $250.00 c/u $1,500.00 A precio de inventario inicial.
5 unidades B $260.00 c/u $1,300.00 A precios identificados de la primera compra.
6 unidades C $270.00 c/u $1,620.00 A precios identificados de la segunda compra.
17 unidades
$4,420.00 Costo de ventas.
Costos de ventas antiguo o no actualizado, valuados a los precios del inventario
inicial y las primeras compras del ejercicio.
_______3a_______
Costo de ventas $4,420.00
Almacén
$4,420.00
6 artículos a $250.00 c/u
5 artículos a $260.00 c/u
6 artículos a $270.00 c/u
Registro de la venta a precio de costo
VALUACIÓN DEL INVENTARIO FINAL
7 unidades a $280.00 c/u $1,960.00 a precios de la ultima compra.
Inventario final actualizado, valuado a los precios de la última compra.
55
Alpha y Omega S. A.
Estado de resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011
Ventas netas
$5,525.00
Inventario inicial $1,500.00
Compras netas 4880
Mercancías disponibles $6,380
Inventario final 1960
Costo de ventas
4420
Utilidad bruta
$1,105.00
Notas: El costo de ventas presenta un importe antiguo no actualizado,
por estar valuado a los costos del inventario inicial y las primeras
Compras del ejercicio.
56
Alpha y Omega S. A.
Balance general al 31 de diciembre de 2011
Activo
Pasivo
A corto plazo
Corto plazo
Bancos $6,409.00
Proveedores $5,660.80
IVA por acreditar 780.80
IVA trasladado 884.00 $6,544.80
Almacén 1960.00 $9,149.80 Capital contable
Capital social $1,500.00
Utilidad neta 1105.00 2605.00
$9,149.80
$9,149.80
Notas: El inventario final muestra un importe actualizado, por estar valuado a los costos
de la última compra del ejercicio.
Devoluciones sobre venta: Deberán ser congruentes con la aplicación del método y
cumplir con el objetivo de valuar el importe del inventario final a precios actuales y
mantener en el costo de ventas los precios antiguos. Por tal motivo cuando se
registra una devolución sobre ventas, lo correcto es darle entrada al almacén a los
artículos de precios más altos hasta agotar las capas de mercancía al precio al que
se les dio salida para luego continuar, en caso de ser necesario, con las capas
anteriores.
Con ello se logra que en el almacén aparezcan los artículos a los precios más
recientes, de las últimas compras del ejercicio, y se obtendrá un costo de ventas
valuado a precios antiguos.
Consideremos que de la venta de 17 unidades, los clientes devuelven 5 unidades.
La salida se opera de la siguiente manera.
57
Costo de ventas
$4,420.00
6 unidades $250.00 $1,500.00 A precio de inventario inicial.
5 unidades $260.00 $1,300.00 A precios de la primera compra.
6 unidades $270.00 $1,620.00 A precios de la segunda compra.
Las capas de mercancías con precio más alto al actual es la de 6 unidades a
$270.00 c/u que, a precio de la segunda compra, son suficientes para cubrir las
unidades de la devolución. Entonces consideremos las 5 unidades de la devolución a
ese precio y nuestro asiento a precio de costo será:
_______x_______
Almacén
$1,350.00
5 unidades a $270.00 c/u
Costo de ventas
$1,350.00
Registro de la devolución sobre venta, a precio de costo.
Después de este asiento, la cuenta de almacén mostrará el siguiente saldo:
Este saldo estará integrado por.
7 unidades $280.00 a precio de la tercera compra. $1,960.00
5 unidades $270.00 a precio de la segunda compra. $1,350.00
12 unidades
$3,310.00
Almacén
s)$1960.00
x)1350.00
$3,310.00
58
Por su parte el costo de ventas presentara un saldo de:
Costo de ventas
s)$4420.00
$1350.00
x)
$3,310.00
Este saldo continúa absorbiendo los costos más antiguos; es decir. Los costos del
inventario inicial y de las primeras compras del ejercicio.
Costo de ventas $3,070.00 6 unidades $250.00 $1,500.00 A precio de inventario inicial.
5 unidades $260.00 $1,300.00 A precios de la primera compra. 1 unidad $270.00 $270.00 A precios de la segunda compra.
3.2.3.4 ÚLTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS
Este método consiste en suponer que los últimos artículos en entrar al almacén o a la
producción, son los primeros en salir de él, por lo que siguiendo este método, las
existencias al finalizar el ejercicio quedan prácticamente registradas a los precios de
adquisición o producción más antiguos, mientras que en el estado de resultados los
costos son más actuales.
Como en el caso del sistema PEPS, el manejo físico de los artículos no
necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan y también deben
establecerse las diferentes capas del inventario según las fechas de adquisición o
producción, para una correcta asignación del costo.
59
A través de la aplicación de éste método, puede llegarse al caso de que por las
fluctuaciones en los precios de adquisición y producción, el costo asignado al
inventario difiera en forma importante de su valor actual.
Ventajas: Al valuar las existencias finales a los precios de las últimas compras del
ejercicio, se obtiene un costo de ventas actualizado, lo cual permite un adecuado
enfrentamiento de los ingresos con sus costos; pues enfrenta costos actuales con
ingresos actuales, lo que da como resultado una utilidad real y justa, que tal vez sea
menor que la obtenida con el método PEPS, pues origina una carga impositiva
menor por concepto de ISR y PTU, así como el pago de dividendos e impuestos
respectivos, lo cual beneficia a la empresa, pues la protege de la descapitalización.
Asimismo el importe del costo de ventas que aparece en el estado de resultados
cumple con las características de la utilidad y confiabilidad pues contiene información
actualizada.
Este método se recomienda en épocas de alza de precios o inflacionaria, pero es
importante tomar en cuenta que la entidad debe cuidarse de no considerar al valuar
el costo de ventas las primeras capas de su inventario (inventario inicial y primeras
compras del ejercicio), pues los costos antiguos de estos conceptos ocasionarían
una desviación del costo de ventas hacia las corrientes de precios bajos, lo que
traería aparejado un inadecuado enfrentamiento con los ingresos y una distorsión de
la utilidad bruta. Además, se debe mantener una adecuada rotación de los
inventarios con reposiciones oportunas.
Desventajas: Se dice que no es congruente con la corriente de mercancías. Sin
embargo, este método no se basa en la corriente de los artículos, sino en la de los
precios, es decir, se toma como base sus costos y no su aspecto físico, pues los
métodos de valuación no necesariamente deben coincidir con la forma en que se
manejan las mercancías.
Su principal desventaja es que el inventario final queda valuado a los precios del
inventario inicial, que es el inventario final del ejercicio, razón por la cual éste queda
valuado a costos antiguos o no actualizados.
60
Por ello el importe que aparece en el balance general impide que este estado
financiero cumpla con las características de utilidad y confiabilidad, pues además de
reducir el importe de los recursos totales del activo, distorsiona o deforma la relación
del capital de trabajo. Al igual que el método PEPS, resuelve los objetivos de la
valuación de inventarios a medias, ya que solo una parte de la información es actual,
útil y confiable (costo de ventas del estado de resultados), no así el balance general
en el rubro de inventarios.
Ejemplo:
Alpha y Omega S.A. comienza a operar en el ejercicio 2011 con un inventario inicial
de 6 unidades a $250.00 c/u= $1500.00.
Durante el ejercicio realiza las siguientes compras:
Primera compra 5 artículos $260.00 $1,300.00
Segunda compra 6 artículos $270.00 $1,620.00
Tercera compra 7 artículos $280.00 $1,960.00
18 artículos
$4,880.00
Durante el ejercicio vende 17 unidades en $5525.00.
_______1_______
Almacén
$1,500.00
6 artículos A a $250.00 c/u
Capital social
$1,500.00
Apertura.
61
_______2_______
Almacén
$4,880.00
5 artículos a $260.00
6 artículos a $270.00
7 artículos a $280.00
IVA por acreditar 780.80
Proveedores
$5,660.80
Compra de mercancías a crédito.
_______3_______
Bancos
$6,409.00
Ventas
$5,525.00
IVA trasladado
884.00
Ventas de contado
VALUACIÓN DEL COSTO DE VENTAS
7 unidades $280.00 $1,960.00 A precios de la ultima compra.
6 unidades $270.00 $1,620.00 A precios de la penúltima compra.
4 unidades $260.00 $1,040.00 A precio de la antepenúltima compra.
17 unidades
$4,620.00 Costo de ventas.
Costo de ventas identificado, valuado a precios específicos o identificados..
62
_______3a_______
Costo de ventas
$4,620.00
Almacén
$4,620.00
7 unidades a $280.00 c/u
6 artículos a $270.00 c/u
4 unidades a $260.00 c/u
Registro de la venta a precio de costo.
VALUCIÓN DEL INVENTARIO FINAL
6 unidades $250.00 $1,500.00
1 unidad $260.00 $260.00
7 unidades
$1,760.00 inventario final
Alpha y Omega S. A.
Estado de resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011
Ventas netas
$5,525.00
Inventario inicial $1,500.00
Compras netas 4880.00
Mercancías disponibles $6,380.00
Inventario final 1760.00
Costo de ventas
4620.00
Utilidad bruta
$905.00
Notas: El costo de ventas presenta un importe actualizado, debido
a que esta valuado a los costos de las últimas compras del ejercicio.
63
Alpha y Omega S. A. Balance general del al 31 de diciembre de 2011 Activo
Pasivo
A corto plazo
Corto plazo
Bancos $6,409.00
Proveedores $5,660.80
IVA por acreditar 780.80
IVA trasladado 884.00 $6,544.80 Almacén 1760.00 $8,949.80 Capital contable
Capital social $1,500.00
Utilidad neta 905.00 2405.00
$8,949.80
$8,949.80 Notas: El inventario final muestra un importe antiguo o no actualizado debido a que esta valuado a los costos del inventario inicial.
Devoluciones sobre ventas:
Al igual que en el método PEPS, es necesario llevar a cabo un adecuado registro de
las devoluciones sobre ventas, las que deberán ser congruentes con la aplicación
del método para cumplir con el objetivo de valuar el importe del costo de ventas a
precios actuales y mantener en el inventario final los precios antiguos
correspondientes al inventario inicial y las primeras compras del ejercicio.
Por tal motivo, cuando se opera una devolución sobre ventas, lo correcto es darle
entrada al almacén a los artículos de precios más bajos o antiguos, hasta agotar las
capas de mercancías al precio al que se les dio salida y continuar, en caso de ser
necesario, con las capas siguientes.
Con ello se logra, por una parte, que en los resultados de operación, en el costo de
venta, aparezcan los artículos a los precios más recientes o actuales, pertenecientes
a los de las últimas compras de mercancías, con lo cual queda valuado a precios
actuales, objetivo perseguido por este método y en el almacén, al abonarlo con los
precios más grandes, se obtendrá que el inventario final continúe valuado a precios
antiguos.
64
Supóngase que de la venta de 17 unidades realizada en el ejemplo los clientes
devuelven 5 unidades.
La salida opera de la siguiente manera
Costo de ventas
$4,620.00
7 unidades $280.00 $1,960.00 a precio de la ultima compra.
6 unidades $270.00 $1,620.00 a precio de la penúltima compra.
4 unidades $260.00 $1,040.00 a precio de la antepenúltima compra.
En este caso como devuelven 5 unidades y la capa de las mercancías con precio
más bajo o antiguo es la de 4 unidades a $260.00 c/u, a precio de la antepenúltima
compra, se toman en consideración, pero como son insuficientes, entonces se toma
la mercancía que falta para completar la devolución de la penúltima compra a
$270.00 y nuestro asiento a precio de costo será de:
_______x_______
Almacén
$1,310.00
4 unidades a $260.00
1 unidad a $270.00
Costo de ventas
$1,310.00
Registro de la devolución sobre venta, a precio de costo.
Después de ese asiento, la cuenta de almacén mostrara el siguiente saldo:
Almacén
s)$1760.00
x)1310.00
$3,070.00
65
Este saldo estaría integrado por:
6 unidades $250.00 $1,500.00 a precio del inventario inicial.
5 unidades $260.00 $1,300.00 a precio de la primera compra.
1 unidad $270.00 $270.00 a precio de la segunda compra.
12 unidades
$3,070.00
Y el costo de venta presentará un saldo de:
Costo de ventas
s)$4620.00 $1310.00 x)
$3,310.00
El cual continúa absorbiendo los costos más recientes, que son los de las últimas
compras del ejercicio, es decir un importe actualizado.
Costo de ventas
$3,310.00
7 unidades $280.00 $1,960.00 a precio de la ultima compra.
5 unidades $270.00 $1,350.00 a precio de la penúltima compra.
66
3.2.3.5 MÉTODO DETALLISTA
En este método el importe de los inventarios es obtenido valuando las existencias a
precios de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para
obtener el costo por grupo de artículos.
Las empresas que se dedican a la venta al menudeo, son las que utilizan
generalmente este método, por la facilidad que existe para determinar su costo de
venta y sus saldos de inventario.
Par tener un adecuado control del método de detallistas deben establecerse grupos
homogéneos de artículos, a los cuales se les asigna su precio de venta tomando en
consideración el costo de compra y el margen de utilidad aprobado.
Para la operación de este método es necesario cuidar los siguientes aspectos:
a) Control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las
nuevas compras, como los ajustes al precio de ventas.
b) Agrupación de artículos homogéneos.
c) Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos.
d) Inventarios físicos periódicos para verificar el saldo teórico de las cuentas y en su
caso hacer los ajustes que procedan.
Ventajas:
a) Es de particular utilidad para cualquier tipo de informe en fechas intermedias
porque se puede hacer una estimación muy rápida y confiable del valor del
inventario.
b) Se utiliza este método cuando se necesitan estimados del inventario a causa de
incendios, inundaciones y otro tipo de siniestros.
c) Es un elemento de control porque explica las desviaciones que resultan del
conteo físico al final del ejercicio.
67
d) El personal de inventarios solo necesita registrar los precios al menudeo de cada
partida. No es necesario consultar el costo de cada factura y así se ahorra tiempo y
dinero.
Desventajas:
a) El método convencional de menudeo sigue un supuesto flujo donde no se asocian
los costos actuales con los ingresos actuales, por lo que se sugiere la adopción del
método UEPS.
b) El método detallista se hace más complicado cuando se abarcan algunas partidas
como fletes de mercancías recibidas, devoluciones sobre compras y descuentos
sobre compras. Los costos de fletes se tratan como parte del costo de la compra; las
devoluciones se consideran como reducción del precio de costo así como del precio
de menudeo; los descuentos sobre compras se consideran normalmente como
reducción al costo de compra.
c) Además muchas partidas especiales requieren un análisis cuidadoso, por ejemplo,
las transferencias internas y los faltantes.
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EJEMPLO:
La información que se ofrece a continuación muestra el inventario final estimado al
31 de diciembre del 2011de Electrodomésticos, S. A. según el método detallista.
Precio al
Costo Menudeo
Inventario 1 de enero de 2011
79000 125266
Mas: Compras
61000 121000
Mas: Fletes sobre compras
10000
Total
150000 246266
Menos: Devoluciones sobre
compras
8000 9600
Mercancía disponible para la venta estimada 142000 236666
Menos: Ventas netas
126400
Inventario final a precio de
menudeo
estimado al 31 de diciembre del
2011
110266
Relación costo a precio al
menudeo
60%
Inventario al costo, estimado
66160
69
3.3 REGLAS DE PRESENTACIÓN
Por la naturaleza de la cuenta de inventarios su presentación en el balance general
debe hacerse dentro del activo a corto plazo, detallando las partidas que lo
componen según se trate de empresas industriales o comerciales (materias primas y
materiales, producción en proceso y artículos terminados; anticipo a proveedores y
mercancías en tránsito).
En virtud de los procedimientos alternativos que pueden usarse para la valuación de
inventarios, estos se presentarán en el balance general con la indicación del sistema
y método a que están valuados, destacando, en su caso, el importe de la
modificación sufrida por efectos del mercado o de la obsolescencia y/o lento
movimiento de los artículos.
En el caso de que el sistema seleccionado sea el costeo directo, deben hacerse las
siguientes aclaraciones:
a) El estado de resultados debe destacar el importe de los gastos fijos de producción
que se absorbieron en el periodo.
b) El costo de ventas debe incluir el de producción más el costo variable de
distribución y venta.
c) El primer concepto de utilidad en el estado de resultados se denominara utilidad
marginal para distinguirla del término utilidad bruta.
Cuando por cualquier circunstancia los sistemas y/o métodos de valuación hubieren
cambiado en relación al ejercicio anterior, será necesario hacer la indicación
correspondiente, explicando los efectos en el rubro de inventarios y en los resultados
de la empresa.
Además de la información mencionada, deben destacarse si existen gravámenes
sobre los inventarios o si estos han sido ofrecidos en garantía, referenciándolos con
el pasivo correspondiente.
70
En empresas industriales cuya capacidad de producción o mano de obra no se utiliza
en su totalidad, el efecto registrado en gastos, deberá destacarse en el estado de
resultados, siempre y cuando su monto sea de importancia.
Para poder decidir sobre la presentación del renglón de inventarios en los estados
financieros, se deberá tener en cuenta que le objeto principal de los mismos es
proporcionar información clara y suficiente para sus lectores. Esta información es
posible proporcionarla, bien sea dentro de cada rubro de los estados o a través de
notas aclaratorias.
71
CONCLUSIÓN
El control interno es una herramienta muy eficaz para salvaguardar los bienes y
recursos de una organización y lograr que las operaciones se realicen
adecuadamente y con la mayor eficacia posible, atendiendo los diversos objetivos
fijados por la gerencia.
Antiguamente el control interno no revestía tanta importancia como la tiene hoy en
día, sin embargo a partir del surgimiento de la revolución industrial a mediados del
siglo XVIII con el notable incremento de la producción en las empresas, los dueños
de los negocios se vieron imposibilitados para seguir atendiendo los problemas
comerciales, productivos y administrativos por lo que tuvieron la necesidad de
delegar funciones dentro de la organización y crear sistemas que permitieran
disminuir fraudes y errores en la operación diaria de las empresas,
Es así como el control interno ha ido adquiriendo importancia en las organizaciones y
es utilizado en distintos campos, sobre todo en las empresas y principalmente para
la protección de sus activos como son los inventarios pues son los bienes o
mercancías que posteriormente serán vendidos y generarán utilidades a las
empresas, es por ello su especial control y administración.
Una efectiva aplicación del control interno disminuye en gran medida los robos y
faltantes de inventarios pues con los diferentes métodos de control que existen se
tiene una mayor vigilancia sobre las operaciones diarias que se realizan con los
artículos terminados o la producción en proceso.
72
BIBLIOGRAFÍA
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Editorial Mc Graw Hill; México; 2001.
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Mc Graw Hill; Colombia; 2000.
• E. Kieso Donald, J. Weygandt; Contabilidad Intermedia; segunda edición;
editorial; Limusa; México; 2003.
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Graw Hill; México; 2004.
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México 2011.
• Instituto Mexicano de Contadores Públicos; Normas y procedimientos de
Auditoria; México; 2011.
• Lawrence J. Gitman; Administración Financiera; decima edición; editorial
Pearson educación; México 2003.
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séptima edición; Trillas; México; 1992.
• Perdomo Moreno Abraham; Fundamentos de control Interno; séptima edición;
editorial Thomson; México 2000.
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Graw Hill; México; 2005.
• http://www.tunja.gov.co/?idcategoria=8440
• http://www.monografias.com/trabajos59/evolucion-control-interno/evolucion-
control-interno2.shtlm.
• http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm.
73
GLOSARIO
Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser
la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades
que atañen a su ámbito de competencia.
CEP: Cantidad económica de pedido.
Control gerencial: Está orientado a las personas con el objetivo de influir en los
individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los
objetivos de la organización.
Control interno: Constituye un proceso mediante el cual se vigilan las operaciones
efectuadas en un negocio ya sea en su conjunto o en un área para cerciorarse que
se realicen de acuerdo a lo planeado corrigiendo en su caso las desviaciones
presentadas.
Mercancías en depósito: Son las mercancías que se han entregado para su
custodia en algún almacén de depósito y se encuentran amparadas con el certificado
de depósito respectivo. Estas mercancías, en algunas ocasiones, se encuentran
como garantía de un préstamo obtenido y en estas condiciones se les llama
mercancías pignoradas.
MRP: Materials requeriment planning.
PEPS: Primeras entradas primeras salidas.
Rotación de Inventario: Se entiende ´por rotación, el número de veces que varias
partidas de activo como materias primas, mercancías destinadas para su venta, se
reemplazan durante el periodo específico, por lo general de un año.
Sistema contable: Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar,
reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las
operaciones que realiza una entidad económica.
UEPS: Últimas entradas primeras salidas.
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